TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1 Tầm quan trọng của vấn đề nghiên cứu
Thời đại công nghệ 4.0 với những phát triển vượt bậc trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các công ty cung cấp dịch vụ công nghệ cũng không ngừng phát triển Để phát triển ổn định, vận hành công ty một cách tối ưu nhất cần có một quy trình vận hành hoàn thiện và tối ưu Đây cũng là một trong những vấn đề quan trọng của các công ty cung cấp dịch vụ và bán hàng Công ty làm sao để quản lý tốt thời gian, nguồn lực và tài chính của mình, có chiến lược đúng đắn Qua đó, việc phân tích và thiết kế hệ thống
Trên cơ sở phát triển của công ty, công ty định hướng phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong tương lai, mở thêm chi nhánh hơn nữa ở các tỉnh thành của đất nước Do đó, số lượng hàng hóa của công ty ngày càng tăng, việc quản lý hàng hóa trong kho trở nên khó khăn hơn do công ty chưa có HTTT quản lý kho.
Vì vậy, công ty muốn phát triển và mở rộng tốt thì ắt hẳn phải có HTTT quản lý kho Để phù hợp nhất với quy trình quản lý và yêu cầu về hệ thống của công ty, việc tự thiết kế hệ thống thông tin sẽ làm giảm được chi phí cũng như tăng độ chính xác, tiết kiệm thời gian cho công tác quản lý kho tại công ty.
1.2 Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Cùng với đó, công ty Cổ phần Viễn thông FPT ngày càng phát triển với quy mô rộng khắp cả nước Công ty có số lượng khách hàng ngày càng tăng, quá trình mua bán, bảo hành các sản phẩn, dịch vụ của công ty tăng mạnh Vậy, công ty làm sao để quản lý được số lượng hàng hóa có trong kho hiện nay một cách dễ dàng nhất, tối ưu thời gian tìm kiếm thông tin sản phẩm cũng như cung cấp được hàng hóa đúng thời điểm? HTTT quản lý kho mà em phân tích và thiết kế sẽ giúp tối ưu được khâu tra cứu thông tin, cập nhật rõ ràng số lượng hàng hóa hiện có trong kho, kết xuất thông tin báo cáo về hàng hóa.
Với tầm quan trọng và ý nghĩa của việc phân tích và thiết kế HTTT quản lý kho cho công ty Cổ phần Viễn thông FPT, em đã chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý kho tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT”.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Hiện nay, vấn đề quản lý kho của công ty rất quan trọng, công ty cung cấp các sản phẩm, dịch vụ tiện ích khá nhiều, hàng hóa của công ty cần được quản lý một các tối ưu nhất Cung cấp đúng sản phẩn và đúng thời gian sẽ góp phần xây dựng nên uy tín cũng như thương hiệu của công ty Do đó, HTTT quản lý kho là rất cần thiết cho công ty Để phân tích và thiết kế HTTT quản lý kho cho công ty Cổ phần Viễn thông FPT cần có mục tiêu nghiên cứu của đề tài cụ thể như sau:
Thứ nhất, tìm hiểu rõ quy trình quản lý kho của công ty
Thứ hai, nghiên cứu ngôn ngữ UML để phân tích và thiết kế HTTT quản lý kho Thứ ba, hoàn thiện tài liệu phân tích và thiết kế của HTTT quản lý kho
Thứ ba, phân tích và thiết kế thành công HTTT quản lý kho cho công ty, đảm bảo đầy đủ các chức năng cũng như yêu cầu đáp ứng được nhu cầu thực tiễn.
Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về HTTT trong doanh nghiệp như: khái niệm, thành phần, các HTTT phổ biến trong doanh nghiệp…
Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý kho, quy trình quản lý kho của công ty, nhập hàng, xuất hàng cũng như quá trình truyền tin qua các bộ phận trong công ty.
Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý kho tại công ty, từ những phân tích đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng, tiến hành phân tích thiết kế HTTT quản lý kho và cài đặt trên hệ quản trị CSDL cụ thể nhằm hòa thiệnHTTT quản lý kho cho phù hợp, đem lại hiệu quả trong công việc.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Để một đề tài nghiên cứu được hoàn thiện tốt nhất cần có phương pháp đúng đắn. Phương pháp nghiên cứu là một phần không thể thiếu trong mỗi đề tài nghiên cứu, để đạt được những mục tiêu đã đề ra em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp phiếu điều tra: Qua việc sử dụng phiếu điều tra em đã hiểu rõ hơn về yêu cầu chung của HTTT, quy trình quản lý hàng hóa ở kho, các chức năng cần có của HTTT quản lý kho tại công ty Qua đó, em đã phân tích, thiết kế và xây dựng các chức năng phù hợp với nhu cầu công ty.
Phương pháp quan sát: Trong quá trình thực tập ở công ty 1 tháng, em đã quan sát và hiểu rõ được quá trình vận chuyển hàng hóa, các khâu cung cấp hàng vào kho và xuất kho Từ đó, em đã hiểu sâu hơn về quy trình quản lý kho của công ty.
Phương pháp phỏng vấn: Ngoài những phương pháp đã đề cập ở trên em đã phỏng vấn nhân viên trong công ty để biết về thói quen, yêu cầu với HTTT.
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp định lượng: Sử dụng phần mềm SPSS để phân tích, thống kê trong một môi trường đồ họa, sử dụng các trình đơn mô tả và các hộp thoại đơn giản để thực hiện hầu hết các công việc thống kê phân tích số liệu.
Phương pháp định tính: Đối với các số dữ liệu thu thập được ở dạng số liệu có thể thống kê phân tích và định lượng được ta sẽ dùng bảng tính Excel để phân tích. Thường sử dụng để đưa ra các bảng số liệu thống kê, các biểu đồ thống kê, đồ thị.
4.3 Phương pháp phân tích, thiết kế
Dữ liệu đã được thu thập sẽ qua chọn lọc để lấy được những thông tin chính xác nhất Sau đó, em tiến hành phân tích, thiết kế HTTT quản lý dự án theo hướng đối tượng Kết quả cuối cùng là bản tài liệu phân tích và tài liệu thiết kế HTTT.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Chương 1: Cơ sở lý luận của về hệ thống thông tin quản lý kho
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng HTTT quản lý kho tại công ty Cổ phần Viễn thông FPT
Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất cho công ty Cổ phần Viễn thôngFPT
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO
Những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý kho
1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung Các phần tử trong hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động, quy trình xử lý…
Hệ thống thông tin là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ thủ công như giấy, bút, hồ sơ… còn hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác.
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính là phần cứng, HTTT, cơ sở dữ liệu,mạng và con người.
Hình 1.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại)
Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin.
HTTT: Là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó.
Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng.
Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó Hệ thống mạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống Hệ thống mạng truyền thông cho phép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các phương tiện điện tử Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống nhất và tập trung.
Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT Trong một HTTT phần cứng và HTTT được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất.
Ngoài 5 thành phần cơ bản trên, trong hệ thống thông tin còn có các quy trình, thủ tục đảm bảo cho sự hoạt động của hệ thống được thống nhất và ổn định Hệ thống thông tin quản lý là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung
1.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết bị được sử dụng để cung cấp những thông tin có ích cho các nhà quản lý ra quyết định []
1.1.3 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý kho a Khái niệm quản lý kho
Quản lý kho là hoạt động lưu trữ, bảo quản, cập nhật tình hình hàng hóa có trong kho một cách chính xác và chi tiết Hệ thống quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp giảm chi phí lưu thông mà còn đảm bảo cho hoạt động sản xuất và cung ứng hàng hóa được diễn ra liên tục, ổn định. b Quy trình quản lý kho
Một quy trình quản lý kho chuẩn sẽ mang lại hiệu quả công việc rất cao, cụ thể quy trình chuẩn như sau:
Khi nhập kho thì cần có những bộ phận cần tham gia:
+ Người giao hàng: Đảm bảo hàng được giao đúng theo quy trình và đầy đủ giấy tờ xác thực hàng hóa.
+ Thủ kho tiến hành kiểm tra hàng tồn kho (có đủ không, chất lượng đảm bảo không) sau đó lập phiếu nhập kho Nếu đúng thì lập giao dịch nhập mua trên hệ thống, in và lấy xác nhận của các bên liên quan Nếu sai thì HTTT quản lý kho sẽ thông báo cho phòng mua hàng hàng nhận được không đúng theo đơn hàng.
+ Thông tin chuyển lên kế toán để ghi nhận vào sổ kế toán kho.
+ Trên phiếu nhập kho, mọi cá nhân/ bộ phân có trách nhiệm liên quan đều phải ký xác nhận.
Hàng hóa được lưu trữ thế nào để đảm bảo hạn chế mất mát, hỏng, lưu kho quá lâu,
…Tùy vào từng loại hàng hóa mà doanh nghiệp kinh doanh để ta bố trí kho bãi cho phù hợp.
Tương tự với phần nhập kho, khi xuất kho ta cũng phải xác định rõ trách nhiệm của những cá nhân/ bộ phân liên quan.
Căn cứ vào HTTT quản lý kho an toàn, hiệu quả yêu cầu xuất kho, kế toán kho lập giao dịch xuất kho trong hệ thống Sau khi lập giao dich kế toán kho thực hiện in phiếu xuất kho để lưu lại thông tin và lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan. Thủ kho căn cứ phiếu xuất kho đã ký duyệt thực hiện xuất kho theo phiếu. Đảm bảo rằng, khi xuất kho bất kỳ hàng hóa nào cũng hạn chế việc xuất sai, không đúng yêu cầu hoặc gian lận.
- Kiểm kê, Báo cáo & thống kê Để kiểm soát hàng hóa tồn kho một cách chặt chẽ ta cần phải thường xuyên tiến hành kiểm kê hàng hóa Dựa vào kết quả kiểm kê ta sẽ xác định được những mặt hàng nào bị mất hàng hóa Hoặc những mặt hàng nào có rủi ro mất mát cao, giá trị hàng hóa mất có lớn không Để từ đó đưa ra quy trình kiểm soát chặt chẽ và phù hợp hơn giúp giảm thiểu mất mát hoặc hỏng hàng. c Khái niệm hệ thống thông tin quản lý kho
Hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System - WMS) là một phần mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý kho hàng của doanh nghiệp nhằm thực hiện các chức năng kiểm soát và theo dõi các chuyển giao và lưu trữ các nguồn lực sẵn có Hệ thống quản lý kho ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng ngày cho nhà quản trị Hệ thống quản lý kho giúp đảm bảo tính thống nhất cao giữa các bộ phận liên quan, đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho.
Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho
1.2.1 Quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin gồm có các giai đoạn sau a Giai đoạn 1: Khảo sát dự án
Khảo sát hiện trạng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra của dự án. b Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Mục tiêu của giai đoạn là xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệ thống, cụ thể như sau:
Xác định yêu cầu của HTTT gồm: các chức năng chính - phụ; nghiệp vụ cần phải xử lý đảm bảo tính chính xác, tuân thủ đúng các văn bản luật và quy định hiện hành; đảm bảo tốc độ xử lý và khả năng nâng cấp trong tương lai.
Phân tích hệ thống qua các biểu đồ hướng đối tượng:
Phân tích bảng dữ liệu Cần đưa vào hệ thống những bảng dữ liệu (data table) gồm các trường dữ liệu (data field) nào? Xác định khóa chính (primary key), khóa ngoại (foreign key) cũng như mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc (constraint) dữ liệu cần thiết. c Giai đoạn 3: Thiết kế
Thông qua thông tin được thu thập từ quá trình khảo sát và phân tích, các chuyên gia sẽ chuyển hóa vào HTTT, công cụ chuyên dụng để đặc tả thiết kế hệ thống chi tiết. Giai đoạn thiết kế qua hai giai đoạn thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết. d Giai đoạn 4: Thực hiện Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:
- Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (SQL Server, Oracle, MySQL, …) và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống.
- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thống (Microsoft Visual Studio, PHP Designer, ).
- Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống (DevExpress, Dot Net Bar, ).
- Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu kỹ thuật hoặc clip hướng dẫn. b Giai đoạn 5: Kiểm thử
Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thống thông tin, chuyển các thiết kế thành các chương trình (HTTT) Thử nghiệm hệ thống thông tin, khắc phục lỗi nếu có, sản phẩm sau cùng hoàn chỉnh. c Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì
Tiến hành triển khai HTTT và hỗ trợ vận hành, nâng cấp bảo trì HTTT trong quá trình vận hành.
1.2.2 Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin a Phương pháp phân tích và thiết kế hướng chức năng
Phương pháp hướng chức năng thường phù hợp với nhiều bài toán nhỏ, có luồng dữ liệu rõ ràng, cần phải t duy giải thuật rõ ràng và người lập trình có khả năng tự quản lý được mọi truy cập đến các dữ liệu của chương trình Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con nhằm đến thực một công việc xác định.
Phân tích hướng chức năng: là sự nghiên cứu, điều tra, xem xét các chức năng của hệ thống một cách tỉ mỉ, toàn diện để xác định những yêu cầu về thông tin và các quá trình của hệ thống cùng với các mối quan hệ giữa các quá trình đó, cũng như quan hệ với hệ thống khác.
Thiết kế hướng chức năng: là việc xác định cấu trúc phần cứng và phần mềm, xác định các modul chương trình, các giao diện và dữ liệu cho hệ thống để thỏa mãn yêu cầu của người sử dụng.
Các bước phân tích hệ thống:
+ Sơ đồ chức năng công việc (BFD): Là sơ đồ mô tả HTTT Sơ đồ này chỉ ra cho ta thấy HTTT cần phải làm những chức năng gì.BFD không chỉ ra HTTT phải làm như thế nào, cũng không chỉ ra những công cụ nào được sử dụng để thực hiện chức năng này.
+ Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Là sơ đồ mô tả HTTT một cách trừu tượng Sơ đồ này cho thấy quá trình vận động của dữ liệu trong HTTT.Trong sơ đồ này chỉ có dòng dữ liệu, các công việc xử lý dữ liệu, các kho dữ liệu, các nguồn và đích của dữ liệu. b Phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng
Phương pháp hướng đối tượng thường được áp dụng cho các bài toán lớn, phức tạp, hoặc có nhiều luồng dữ liệu khác nhau mà phương pháp cấu trúc không thể quản lý được Khi đó người ta dùng phương pháp hướng đối tượng để để tận dụng khả năng bảo vệ giữ liệu ngoài ra còn tiết kiệm công sức và tài nguyên.
UML là một ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất bao gồm những kí hiệu hình học, được các phương pháp hướng đối tượng sử dụng để thể hiện và miêu tả các thiết kế của một hệ thống.
- Các biểu đồ trong UML:
+ Biểu đồ Use Case: Được biểu diễn sơ đồ chức năng của hệ thống Mỗi usecase mô tả một chức năng mà hệ thống cần phải xét từ góc độ người dùng Các biểu đồ usecase có thể phân rã theo nhiều mức khác nhau.
+Biểu đồ lớp: Biểu diễn cái nhìn tĩnh về hệ thống dựa trên các khái niệm lớp, thuộc tính và phương thức Một biểu đồ lớp chỉ ra cấu trúc tĩnh của các lớp trong hệ thống Các lớp là đại diện cho các “vật” được xử lý trong hệ thống.
+ Biểu đồ đối tượng: Là một phiên bản của biểu đồ lớp và thường cũng sử dụng các kí hiệu như biểu đồ lớp Biểu đồ đối tượng sử dụng chung các kí hiệu của biểu đồ lớp, chỉ trừ hai ngoại lệ đó là đối tượng được viết với tên được gạch dưới và tất cả các thực thể trong một mối quan hệ đều được chỉ ra.
T ỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Trong nước và trên thế giới có rất nhiều công trình nghiên cứu về HTTT quản lý kho cho các công ty có quy mô khác nhau Những công trình này có những ưu điểm đã đạt được nhưng vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế.
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Sách “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin” [1] của Nguyễn Văn Ba, tái bản năm
2003, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội, ưu điểm là cuốn sách này trình bày một loạt các phương pháp phân tích thiết kế kinh điển: Phương pháp SA dùng cho phân tích chức nǎng, phương pháp E/A và mô hình quan hệ dùng cho phân tích dữ liệu, phương pháp SART dùng cho phân tích động thái và phương pháp SD dùng cho thiết kế hệ thống Chúng sẽ được vận dụng bổ sung cho nhau, vì mỗi phương pháp đó chỉ là đề cập một phương diện của quá trình PT & TK Nhược điểm là cuốn sách này chỉ có một số ví dụ minh họa cho lí thuyết mà không phân tích, thiết kế một hệ thống cụ thể nào. Đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho tại công ty Công nghệ Phúc Anh” của Nguyễn Minh Anh năm 2016, đề tài đã phân tích rõ các chức năng của hệ thống, thiết kế cơ sở dữ liệu đầy đủ, thỏa mãn yêu cầu của người dùng Nhưng bên cạnh những thành công đạt được thì đề tài còn tồn tại một số hạn chế như: biểu đồ use case chưa có kịch bản use case cụ thể. Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại công ty TNHH Nhựa Bảo Thiên” Đề tài này đã cho thấy tổng quát các chức năng cụ thể của HTTT, giao diện đẹp, dễ sử dụng Tuy nhiên, đề tài còn một số tồn tại như sau: cơ sở dữ liệu xây dựng chưa đáp ứng được yêu cầu khai thác thông tin của người sử dụng.
Nghiên cứu “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Bảo Khánh” đã phân tích và thiết kế chi tiết về chức năng, đã có kịch bản use chi tiết Đề tài này đã đưa ra được mô hình lắp đặt triển khai hệ thống Cùng với những mặt đã đạt được thì đề tài nghiên cứu không chỉ rõ điểm khác biệt trong nghiên cứu của mình. Đề tài “Phân tích thiết kế HTTT tại công ty Thương Mại và Xuất Nhập khẩu HảiPhòng” Qua những phân tích và đánh giá thì đề tài đã đạt được những vấn đề sau: Đã nêu đầy đủ cơ sở lý luận, quy trình quản lý kho, phân tích về chức năng, phi chức năng, đưa ra những mục tiêu cụ thêt Bên cạnh những mặt đạt được thì còn tồn tại hạn chế lớn là bản thiết kế chưa rõ ràng, còn sai lệnh so với khi phân tích dẫn đến HTTT không đáp ứng được hết những chức năng mà người sử dụng yêu cầu.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Cuốn sách “Systems Analysis and Design” [6] , cuốn sách này đưa ra được các khái niệm cơ bản của hệ thống, phân loại cũng như các phương pháp để phân tích, thiết kế hệ thống Nhưng bên cạch những mặt đạt được, cuốn sách chỉ dừng lại ở các khái quát chung, chưa đi sâu vào chi tiết các biểu đồ.
Cuốn sách “Warehouse Management” [7] , cuốn sách này đã trình bày súc tích, cung cấp các khái niệm, các thực tiễn, các kỹ năng hiện đại, các tình huống thực tiễn của việc quản lý kho Từ đó, các công ty có một quy trình quản lý phù hợp với tài chính cũng như nguồn lực của công ty Bên cạnh những mặt đạt được thì cuốn sách vẫn chưa để cập đến vấn đề phân tích và thiết kế một HTTT quản lý kho cho công ty. Cuốn sách “Management information” [8] , tác giả đã đưa ra các khai niệm về hệ thống thông tin và các lý thuyết liên quan đến hệ thống thông tin quản lý Cuốn sách tập trung vào việc phân loại hệ thống thông tin và các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin, với mỗi loại hệ thống thông tin đều có ví dụ thực tế cụ thể giúp người đọc dễ dàng nắm bắt vấn đề Bên cạnh những thành tựu đạt được thì cuối sách vẫn còn một số điểm hạn chế, cụ thể cuốn sách chưa chỉ ra được tính ứng dụng của từng loại hệ thống thông tin và hướng phát triển cho hệ thống thông tin. Đánh giá chung: Qua những phân tích và đánh giá trên bài khóa luận của em đã có những chức năng quản lý chi tiết hơn giúp hỗ trợ tối đa khi quản lý kho cho công ty, không có trùng lặp thông tin với những nghiên cứu trước đó.
CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ
KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
2.1.1.1 Sơ lược về công ty
Tên tiếng anh: FPT Telecom Joint Stock Company
Tên viết tắt: FPT Telecom
Logo của công ty hiện nay:
Trụ sở của công ty: Tòa nhà PVI, số 1 Phạm Văn Bạch, Cầu Giấy, Hà Nội Ngoài ra công ty có 2 chi nhánh là: 182 - 184 Đường 2 tháng 9, Hải Châu, Đà Nẵng và Lô 37-39A, đường 19, KCX Tân Thuận, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, thành phố Hồ Chí Minh.
- Cung cấp hạ tầng mạng viễn thông cho dịch vụ Internet băng rộng
- Cung cấp các sản phẩm, dịch vụ viễn thông, Internet
- Dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng Internet, điện thoại di động
- Dịch vụ tin nhắn, dữ liệu, thông tin giải trí trên mạng điện thoại di động
- Thiết lập hạ tầng mạng và cung cấp các dịch vụ viễn thông, Internet
- Xuất nhập khẩu thiết bị viễn thông và Internet.
- Dịch vụ viễn thông cố định nội hạt.
- Dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng
- Dịch vụ viễn thông cố định đường dài trong nước, quốc tế.
Ngày 31/1/1997: Thành lập Trung tâm Dữ liệu trực tuyến FPT (FPT Online Exchange - FOX)
- Năm 2001: Ra mắt trang báo điện tử đầu tiên tại Việt Nam - net
- Năm 2002: Trở thành nhà cung cấp kết nối Internet IXP (Internet ExchangeProvider)
- Năm 2005: Chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom)
- Năm 2007: FPT Telecom bắt đầu mở rộng hoạt động trên phạm vi toàn quốc, được cấp Giấy phép cung cấp dịch vụ viễn thông liên tỉnh và cổng kết nối quốc tế Đặc biệt, FPT Telecom đã trở thành thành viên chính thức của Liên minh AAG (Asia America Gateway - nhóm các công ty viễn thông hai bên bờ Thái Bình Dương).
- Năm 2008: Trở thành nhà cung cấp dịch vụ Internet cáp quang băng rộng (FTTH) đầu tiên tại Việt Nam và chính thức có đường kết nối quốc tế từ Việt Nam đi Hồng Kông.
- Năm 2009: FPT Telecom đã triển khai thành công dự án thử nghiệm công nghệ Wimax di động với tần số 2,3 Ghz; Triển khai gói dịch vụ viễn thông Triple Play
- tích hợp 3 dịch vụ trên cùng một đường truyền (truy cập Internet, điện thoại cố định và truyền hình Internet) …
- Năm Năm 2010: Thành lập Công ty TNHH Viễn Thông FPT Miền trung thuộc FPT Telecom, mở rộng vùng phủ với 36 chi nhánh tại các tỉnh thành trên toàn quốc.
- Năm 2012: Hoàn thiện tuyến trục Bắc – Nam với tổng chiều dài 4000km đi qua 30 tỉnh thành.
- Năm 2013 Hoàn thiện tuyến trục Bắc – Nam mạch B chiều dài 3.600 km, hoàn thiện tuyến đường trục quốc tế đầu tiên kết nối với Lào.
- Năm 2014: Tham gia cung cấp dịch vụ truyền hình IPTV với thương hiệu Truyền hình FPT.
- Năm 2015: FPT Telecom có mặt trên cả nước với gần 200 VPGD, chính thức được cấp phép kinh doanh tại Myanmar, đạt doanh thu hơn 5,500 tỷ đồng và là một trong những đơn vị dẫn đầu trong triển khai chuyển đổi giao thức liên mạng IPv6.
- Năm 2016: Khai trương Trung tâm Dữ liệu FPT Telecom mở rộng chuẩn Uptime TIER III với quy mô lớn nhất miền Nam Được cấp phép triển khai thử nghiệm mạng 4G taị Việt Nam Hiện nay, Công ty đang hoạt đông theo Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 0103008784 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 28 tháng 07 năm 2005; mã số doanh nghiệp 0101778163 đăng ký thay đổi lần thứ 20 ngày 17 tháng 11 năm 2016 với vốn điều lệ thực góp là 1.370.786.090.000 đồng.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty
2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Hiện nay, công ty hoạt động dưới quyền của hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị Giám đốc là ông Nguyễn Minh Hòa.
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức của công ty
(Nguồn: https://fpt.vn/) 2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ, thành phần các bộ phận trong công ty, cơ cấu nhận lực của công ty Viễn thông FPT.
- Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Quyết định những vấn đề được luật pháp và Điều lệ Công ty quy định, thông qua các báo cáo tài chính hàng năm và phương hướng sản xuất kinh doanh.
- Hội đồng quản trị: Hội đồng Quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh các cổ đông để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty.
- Ban Kiểm soát: Ban kiểm soát gồm 3 đến 5 thành viên với nhiệm kỳ 5 năm do ĐHĐCĐ bầu ra Ban kiểm soát có quyền hạn và trách nhiệm theo quy định tại điều
165 của Luật doanh nghiệp và Điều lệ.
+ Tổng Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước Pháp luật và Đại hội đồng cổ đông về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao và phải báo cáo các cơ quan này khi được yêu cầu.
+ Phó Tổng Giám đốc là người giúp Tổng Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
- Ban nhân sự: Tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo công ty về kết quả công tác tổ chức, nhân sự theo đúng quy định, pháp luật của Nhà nước và quy định của công ty trong các lĩnh vực như nghiên cứu và hoạch định tài nguyên nhân sự.
Ban quan hệ đối ngoại: Trợ giúp ban giám đốc trong công tác giao tiếp đối ngoại với đối tác trong và ngoài nước.
- Ban chất lượng: Tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì, đánh giá và cải tiến Hệ thống chất lượng của Công ty bao gồm nhưng không hạn chế các việc: Xây dựng và ban hành các qui trình hoạt động.
- Ban tài chính kế toán: Quản lý và duy trì, kiểm soát hệ thống quản lý, quản lý tài chính của công ty Nhiệm vụ: Lập kế hoạch tài chính; Quản lý, kiểm soát và thực hiện các công việc Tài chính - Kế toán; Báo các tài chính; Hỗ trợ các đơn vị khác.
- Ban truyền thông: Đơn vị phụ trách hoạt động Xây dựng và phát triển quan hệ giữa phòng ban trong công ty và xã hội.
- Trung tâm chăm sóc khách hàng: Nghiên cứu, xây dựng, phát triển, thực hiện các chính sách chăm sóc khách hàng.
- Trung tâm phát triển kinh doanh: Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển kinh doanh theo định hướng và mục tiêu của công ty.
Ban quản lý và phát triển đường trục: Xây dựng và phát triển hệ thống đường trục liên tỉnh và quốc tế.
- Trung tâm nghiên cứu và phát triển: Tập trung nghiên cứu, phát triển
- Trung tâm phát triển truyền hình: Tìm kiếm các thông tin về khách hàng và sử dụng các mối quan hệ để tiếp cận khách hàng tiềm năng.
- Trung tâm điều hành mạng: Là đơn vị quản lý toàn bộ hoạt động kết nối internet
- trong nước, quốc tế và Dịch vụ Máy chủ của FPT Telecom.
- Trung tâm phát triển và quản lý hạ tầng miền Bắc và miền Nam: Quản lý toàn bộ tài sản và hệ thống hạ tầng thuộc sở hữu của FPT Telecom.
- Trung tâm quản lý kinh doanh quốc tế: Đối với văn phòng trong nước: Thực hiện các công việc hành chính văn phòng như visa hộ chiếu, theo dõi và đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện làm việc, hỗ trợ thanh toán cho cán bộ đi công tác trong và ngoài nước.
- Trung tâm quản lý cước: Thực hiện các hoạt động thu cước, thu hồi công nợ tại nhà, tại quầy giao dịch.
Thực trạng của HTTT quản lý kho của công ty Viễn thông FPT
2.2.1 Quy trình quản lý kho của công ty
Hiện nay, đối tượng tham gia vào quy trình quản lý kho gồm có công ty, nhân viên thị trường, bộ phận xuất nhập kho (kế toán kho thủ kho, nhân viên giao hàng). Công ty đang có quy trình quản lý kho như sau: a Nhập hàng
Khi có lệnh nhập kho từ công ty hoặc phòng thị trường tới bộ phân xuất nhaatpj kho, bộ phận này sẽ tiến hàng nhập sản phẩm theo yêu cầu, cập nhật đầy đủ số lượng nhập và phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được in thành 2 bản, bộ phận nhập kho và bộ phận kế toán mỗi bên giữ 1 liên, kết thúc nhập kho. b Xuất hàng
Bộ phận xuất nhập nhận được lệnh xuất kho từ công ty hoặc phòng ban khác có liên quan, bộ phận xuất nhập kho kiểm tra lượng hàng trong kho có đủ để xuất theo như số lượng yêu cầu hay không Nếu đủ, tiến hàng xuất kho và báo cáo số lượng, chủng loại xuất lên công ty và tiến hành in phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán giữ một liên, bộ phận kho giữ một liên Trường hợp lượng hàng không đủ sẽ báo cho bộ phận yêu cầu xuất về tình hình để đưa ra phương án nhập thêm hàng. c Tồn kho
Nhân viên kho cập nhật lượng hàng tồn trong kho thường xuyên, phân tích về tình hình thực trạng của hàng hóa và báo cáo lên ban quản lý để có phương án nhập kho Bộ phận nhập xuất kho đưa ra thông tin các sản phẩm, hàng hóa tiềm năng sẽ giúp cho quá trình bán hàng của công ty hiệu quả hơn. d Thống kê, báo cáo
Theo như yêu cầu của cấp lãnh đạo mà có thể có các báo cáo theo ngày, theo quý, theo tháng hoặc báo cáo đột xuất Bộ phận xuất nhập kho tiếp nhận và làm báo cáo như yêu cầu.
2.2.2 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Viễn thông FPT
Trong quá trình thực tập tại công ty, thông qua nhiều phương pháp thu thập thông tin, kết hợp với tìm hiểu và quan sát em đã có được một số thông tin chung về công ty, thông tin hệ thống thông tin của công ty Thông tin ứng dụng CNTT của công ty hiện nay.
Số phiếu phát ra: 20 phiếu.
Số phiếu thu về: 20 phiếu
Bảng 2.1 Danh sách cán bộ, nhân viên điền phiếu điều tra
STT Họ và tên Chức vụ
1 Nguyễn Lý Bân Trưởng phòng kĩ thuật
2 Nguyễn Minh Hưng Trưởng phòng kinh doanh
3 Văn Thị Thúy Hành chính nhân sự
4 Nguyễn Văn Duy Điều hành tin
5 Phạm Thị Ngọc Quyên Kế toán trưởng
6 Trần Thị Hòa Trưởng CUS
7 Nguyễn Hoàng Quang Nhân viên lắp đặt mạng
8 Hoàng Quỳnh Như Nhân viên kĩ thuật
9 Đỗ Minh Tuấn Nhân viên kinh doanh
10 Hoàng Minh Thành Nhân viên kinh doanh
11 Đặng Hùng Lâm Nhân viên kinh doanh
12 Vũ Minh Hoa Kế toán
13 Trần Thị Hà Thủ quỹ
14 Mai Anh Tú Nhân viên kĩ thuật
15 Trần Hà My Nhân viên kĩ thuật
16 Vũ Hải Hà Nhân viên hành chính nhân sự
17 Nguyễn Thị Thu Nhân viên hành chính nhân sự
18 Nguyễn Hoàng Nam Nhân viên kĩ thuật
19 Nguyễn Duy Tài Nhân viên kĩ thuật
20 Tạ Hồng Hà Nhân viên kĩ thuật
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty FPT Telecom)
Từ việc thu thập, phân tích và đánh giá thông tin, em đã thấy được tổng quát về tính hình HTTT, CNTT, nguồn lực của công ty Cùng với việc được làm thực tế, bản thân em nắm được rõ hơn về quy trình quản lý kho, lĩnh vực hoạt đồng và mức độ quan tâm của ban lãnh đạo công ty đến đầu tư cho HTTT Cụ thể, kết quả thu được như sau:
-Câu hỏi: Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý kho
Tầm quan trọng của HTTT quản lý kho
Rất quan trọng Quan trọng Không quan trọng
Biểu đồ 2.2 Tầm quan trọng của HTTT quản lý kho (Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty FPT Telecom)
Hệ thống thông tin quản lý kho hiện nay là rất cần thiết cho công ty hiện nay. Theo đánh giá của nhân viên trong công ty chiếm 60% là rất qua trọng, chỉ 10% đánh giá là không quan trọng Điều này cho thấy nhân viên trong công ty cũng như ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm đến việc cần xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho cho công ty.
- Hệ thống thông tin quản lý kho cần có những chức năng nào?
Qua tổng hợp kết quả thì 20/20 nhân viên chọn hệ thống cần có chức năng sau: Quản lý danh mục, quản lý nhập kho, quản lý xuất kho, quản lý tồn kho, báo cáo thống kê Ngoài ra 4/20 nhân viên bổ sung thêm một số chức năng khác như cần có chức năng đăng nhập, đăng xuất.
- Lựa chọn mô hình nào để xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho
M ô hì nh th ác n ướ c
Mô hình xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho
Biểu đồ 2.3: Lựa chọn mô hình để xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty FPT Telecom)
Với công nghệ phát triển hiện nay, có rất nhiều mô hình để xây dựng và phát triển hệ thống thông tin Kết quả khảo sát nhiên viên trong công ty cho thấy 6/10 nhân viên lựa chọn sử dụng mô hình chữ V làm mô hình xây dựng và phát triển HTTT quản lý kho cho công ty.
- Hệ thống thông tin quản lý kho được phân tích thiết kế theo phương pháp nào? Hiện nay, đa số các dự án HTTT đều được phân tích và thiết kế theo hướng đối tượng Kết quả khảo sát cho thấy 18/102phiếu chọn phân tích, thiết kế theo hướng đối tượng, 2/20 phiếu chọn phân tích thiết kế theo hướng chức năng Qua đó, HTTT quản lý kho của công ty sẽ được phân tích, thiết kế theo hướng đối tượng Phương pháp hướng đối tượng giúp chúng ta xử lý các vấn đề phức tạp trong phát triển HTTT và tạo ra các thế hệ HTTT có khả năng thích ứng và bền chắc.
- Lựa chọn phần mềm nào để vẽ biểu đồ UML của hệ thống thông tin quản lý kho?
Enterprise Architect visio Astah Rational Rose 0
Lựa chọn phần mềm nào để vẽ biểu đồ UML của hệ thống thông tin quản lý kho
Biểu đồ 2.4: Lựa chọn phần mềm để vẽ biểu đồ UML của hệ thống thông tin quản lý kho (Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty FPT Telecom)
Phần mềm được lựa chọn để vẽ các biểu đồ phân tích, thiết kế cho HTTT quản lý kho là Enterprise Architect (với 10/20 phiếu chọn) Với khả năng tích hợp quản lý các yêu cầu, Enterprise Architect giúp người dùng có thể truy vết ở mức độ cao những mô hình đặc tả phân tích, thiết kế, thực thi, kiểm thử, bảo trì sử dụng UML và các mô hình chuẩn khác Enterprise architect là một công cụ thiết kế đồ họa đa người dùng hỗ trợ mạnh mẽ một nhóm phát triển và bảo trì hệ thống.
Đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý kho của công ty Cổ phần Viễn thông FPT
Qua tình hình phân tích, đánh giá chung về thực trạng của HTTT quản lý kho của công ty hiện nay đang là vấn đề cấp thiết Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm đến phát triển HTTT, mỗi năm đầu tư hàng tỉ đồng cho việc bảo trì và nâng cấp HTTT. Công ty cũng thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của công ty.
Hiện nay, công ty đã mở rộng quy mô hơn, số lượng hàng hóa trong kho khá nhiều Ban lãnh đạo của công ty chú trọng đầu tư trang thiết bị cũng như các công cụ hỗ trợ làm việc, cụ thể:
- Hạ tầng: Công ty đầu tư đầy đủ máy tính có kết nối với internet hoặc mạng LAN cho nhân viên, số lượng 1 chiếc/1 nhân viên Cơ sở hạ tầng đầy đủ và hoạt động hiệu quả.
- Nhân lực: Công ty đã có bộ phận chuyên trách cho quản lý kho, các bộ phận kết hợp rất hài hòa giúp cho việc quản lý kho thuận tiện hơn Nhân viên trong công ty chăm chỉ học hỏi công nghệ mới.
- Đầu tư cho hệ thống thông tin: Hàng năm, công ty chi hơn 3% doanh thu để đầu tư cho hệ thống thông tin Ban lãnh đạo rất quan tâm đến phát triển hệ thống thông tin cho công ty Công ty đã áp dụng quy trình quản lý kho khoa học, từ khâu nhập kho, xuất kho, tồn kho đến báo cáo các thông tin về hàng hóa đang có trong kho Các quy trình này tạo nên một quá trình quản lý kho hợp lý, đảm bảo cho việc quản lý kho hiệu quả.
2.3.2 Nhược điểm hệ thống thông tin quản lý kho
Công ty ngày càng phát triển thì lượng hàng hóa cũng như quy mô kho hàng của công ty ngày cảng tăng cao Việc quản lý kho trở nên khó khăn hơn bao giờ hết, những nhược điểm về hệ thống thông tin quản lý kho như sau:
- Hệ thống thông tin quản lý kho chưa đáp ứng được nhu cầu về thông tin do việc quản lý thông tin chưa được cập nhật liên tục và kịp thời.
- Việc khai thác, sử dụng, tương tác giữa các bộ phận chưa được chặt chẽ.Những bộ phận trong công ty cần tập trung tương tác hơn nữa để kịp thời cập nhật được thông tin hàng hóa, phụ vụ cho quá trình bán hàng của công ty Các nhân viên trong công ty phải nắm bắt được thông tin, nhiệm vụ được giao.
- Hệ thống thông tin quản lý kho hiện tại còn nhiều yếu điểm và thiếu sót, cụ thể:
+ Tính thời sự của thông tin
+ Nhân sự khó nắm bắt được thông tin
+ Chưa có sự liên kết giữa các cấp
+ Công tác quản lý kho chưa chặt chẽ, rõ ràng, minh bạch, hiệu quả
Qua đây, càng thấy rõ hơn vấn đề phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho cho công ty Cổ phần Viễn thông FPT là cần thiết Hệ thống quản lý kho giúp cho công ty nói chung và người quản lý kho nói riêng dễ dàng làm việc và khai thác thông tin cần thiết, kịp thời, tạo tiền đề cho sự thành công của công ty.
Công ty hiện nay đang trên đà phát triển mạnh với số lượng hàng hóa cũng như số lượng đối tác ngày càng cao, đòi hỏi đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn giỏi và HTTT phải đáp ứng được yêu cầu đặt ra.
- Nhân lực về công nghệ thông tin còn yếu và thiếu
- Chiến lược và chính sách đầu tư cho HTTT, CNTT chưa thỏa đáng
HTTT hiện nay không đáp ứng được hết những yêu cầu đặt ra của người dùng khiến cho công việc trở nên khó khăn hơn Qua đó, để giải quyết được vấn đề này cần xây dựng HTTT quản lý kho cho công ty HTTT quản lý kho giúp cho quá trình tương tác giữa các bộ phận trong công ty dễ dàng hơn, hiệu quả hơn, có thể xem thông tin về tình trạng của hàng hóa bất cứ lúc nào.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHO CÔNG TY CÔNG TY VIỄN THÔNG FPT
Định hướng phát triển của công ty
FPT Telecom mong muốn trở thành một tổ chức kiểu mới, giàu mạnh, bằng nỗ lực, sáng tạo trong khoa học, kỹ thuật và công nghệ, làm khách hàng hài lòng, góp phần hưng thịnh quốc gia, đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển đầy đủ về tài năng và vật chất, phong phú về tinh thần Trong thời gian tới, công ty tập trung cho phát triển hệ thống thông tin trong công ty, bồi dưỡng nhân sự giỏi, mở lớp đào tạo cho nhân viên và tăng cường tuyển dụng nhân sự.
Đề xuất giải pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Viễn thông FPT
3.2.1 Bài toán quản lý kho tại công ty Viễn thông FPT
Hệ thống thông tin quản lý kho cho công ty được phân tích và thiết kế dựa trên tình hình thực tế của công ty hiện nay, cụ thể như sau:
Khi có một hàng hóa trong kho cần nhập hàng Giám đốc hoặc phòng thị trường sẽ xuất lệnh nhập kho gửi đến bộ phận xuất nhập kho Khi có lệnh nhập kho bộ phận này sẽ tiến hành nhập sản phẩm theo yêu cầu, cập nhật đầy đủ số lượng nhập và phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được in thành 2 bản, bộ phận nhập kho và bộ phận kế toán mỗi bên giữ 1 liên, kết thúc nhập kho Thông tin hàng hóa gồm: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, tình trạng hàng Phiếu nhập kho: số phiếu, ngày nhập, số lượng, mã hàng hóa Thông tin nhà chung cấp gồm: mã nhà chung cấp, tên nhà cung cấp, số đăng kí kinh doanh, số điện thoại, địa chỉ.
Khách hàng đặt mua hàng thành công, bộ phận xuất nhập nhận được lệnh xuất kho từ công ty hoặc phòng ban khác có liên quan, bộ phận xuất nhập kho kiểm tra lượng hàng trong kho có đủ để xuất theo như số lượng yêu cầu hay không Nếu đủ, tiến hàng xuất kho và báo cáo số lượng, chủng loại xuất lên công ty và tiến hành in phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán giữ một liên, bộ phận kho giữ một liên Trường hợp lượng hàng không đủ sẽ báo cho bộ phận yêu cầu xuất về tình hình để đưa ra phương án nhập thêm hàng Thông tin phiếu xuất kho gồm: Số phiếu, ngày xuất, số lượng, mã hàng hóa Thông tin khách hàng cần lưu trữ: mã khách hàng, tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ.
Hàng ngày, nhân viên kho cập nhật lượng hàng tồn trong kho thường xuyên,phân tích về tình hình thực trạng của hàng hóa và báo cáo lên ban quản lý để có phương án nhập kho Bộ phận nhập xuất kho đưa ra thông tin các sản phẩm, hàng hóa tiềm năng sẽ giúp cho quá trình bán hàng của công ty hiệu quả hơn Thông tin nhân viên: mã nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, tên nhân viên.
Theo như yêu cầu của cấp lãnh đạo mà có thể có các báo cáo theo ngày, theo quý, theo tháng hoặc báo cáo đột xuất Bộ phận xuất nhập kho tiếp nhận và làm báo cáo như yêu cầu Báo cáo về số lượng hàng tồn, báo cáo thông tin hàng hóa, báo cáo tổng hợp.
3.2.1.2 Đặc tả yêu cầu chức năng
Hệ thống thông tin quản lý kho cần có các chức năng chính sau:
- Quản lý danh mục: Quản lý những thông tin về khách hàng, nhân viên, tài khoản, hàng hóa, nhà cung cấp.
- Quản lý nhập kho : Quản lý phiếu nhập kho, quản lý lệnh nhập kho
- Quản lý xuất kho : Quản lý phiếu xuất kho, quản lý lệnh xuất kho.
- Báo cáo thống kê: Bộ phận kho lập báo cáo, thống kê về hàng hóa, số lượng hàng, tình trạng hàng theo tháng và theo yêu cầu cho ban giám đốc.
3.2.1.3 Đặc tả yêu cầu phi chức năng a Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống
- Thực hiện hiệu quả các chức năng, đáp ứng yêu cầu của người dùng Hỗ trợ các nghiệp vụ chính trong hoạt động quản lý kho của công ty.
- Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi tình hình hàng hóa trong kho tại bất kỳ thời điểm nào.
- Hệ thống có giao diện thân thiện với người dùng, thuận tiện, dễ sử dụng. a Các yêu cầu khác
- Hệ thống thiết kế sao cho tất cả người sử dụng một cách nhanh chóng nhất và ít gặp phải sai sót nhất.
- Hệ thống cần đạt được tính bảo mật dữ liệu đồng thời lại hỗ trợ việc truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
3.2.2 Phân tích HTTT quản lý kho
3.2.2.1 Biểu đồ use case a Biểu đồ use case tổng quát uc tongquat giám đốc nhân viên phòng thị trường
Nhân viên kho quản lý xuất kho quản lý tồn kho quản lý nhập kho báo cáo thống kế đăng nhập đăng xuất quản lý danh mục ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ
Biểu đồ 3.1 biểu đồ use case tổng quát b.Biểu đồ use case chi tiết uc danh muc nhân viên kho quản lý danh mục quản lý hàng hóa quản lý nhân viên quản lý khách hàng thêm khách hàng sửa khách hàng
Xóa khách hàng tìm kiếm khách hàng
Thêm hàng hóa sửa hàng hóa xóa hàng hóa tìm kiếm hàng hóa thêm nhân viên sửa nhân viên tìm kiếm nhân viên Xóa nhân viên quản lý nhà cung cấp thêm nhà cung cấp sửa nhà cung cấp tìm kiếm nhà cung cấp xóa nhà cung cấp ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôincludeằ ôincludeằ ôextendằ ôextendằ ôincludeằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôincludeằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôextendằ ôextendằ ôincludeằ ôextendằ ôextendằ
Biểu đồ 3.2 Biểu đồ use case quản lý danh mục
Kịch bản use case quản lý danh mục:
Tên use case - Use case “quản lý danh mục”
Tác nhân chính - Nhân viên kho Điều kiện vào - Nhân viên đăng nhập vào hệ thống và vào module quản lý danh mục Điều kiện ra - Cập nhật thành công danh mục
Sự kiện chính - Nhân viên đăng nhập vào hệ thống và chọn module quản lý danh mục, chọn danh mục cần cập nhật
- Hệ thống hiển thị giao diện chính của chương trình
- Nhân viên nhập thông tin
- Nhân viên ấn nút chức năng đã chọn(thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, lưu)
- Hệ thống cập nhật thông tin vào CSDL
- Quá trình cập nhật danh mục kết thúc
Sự kiện phụ - Hệ thống yêu cầu nhập user và pass
- Hệ thống thông báo đăng nhập không thành công nếu như đăng nhập không đúng và ngược lại.
- Hệ thống thông báo thông tin không hợp lệ nếu không nhập đủ thông tin.
-Hệ thống báo lưu thành công. uc ban hang
Nhân viên kho quản lý phiếu nhập kho thêm phiếu nhập sửa phiếu nhập tìm kiếm phiếu nhập kho xóa phiếu nhập kho quản lý nhập kho nhân viên phòng thị trường quản lý lệnh nhập kho thêm lệnh nhập kho sửa lệnh nhập kho xóa lệnh nhập kho tìm kiếm lệnh nhập kho ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôincludeằ ôextendằ ôextendằ ôincludeằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôincludeằ ôincludeằ ôextendằ
Biểu đồ 3.3 Biểu đồ use case quản lý nhập kho uc ban hang
Nhân viên kho quản lý phiếu xuất thêm phiếu xuất sửa phiếu xuất tìm kiếm phiếu xuất xóa phiếu xuất quản lý xuất kho nhân viên phòng thị trường quản lý lệnh xuất kho thêm lệnh xuất kho sửa lệnh xuất kho xóa lệnh xuất kho tìm kiếm lệnh xuất kho ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôincludeằ ôextendằ ôextendằ ôincludeằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôincludeằ ôincludeằ ôextendằ
Biểu đồ 3.4 Biểu đồ use case quản lý xuất kho uc thanhtoan nhân viên kho quản lý tồn kho xem số lượng hàng hóa cập nhật tồn tìm kiếm thông tin hàng hóa ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôincludeằ
Biểu đồ 3.5 Biểu đồ use case quản lý tồn kho uc Use Case Model nhân viên kho nhân viên bộ phận thị trường báo cáo thống kê báo cáo tồn kho báo cáo hàng hóa giám đốc báo cáo tổng hợp báo cáo chi tiết ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ
Biểu đồ 3.6 Biểu đồ use case thống kê, báo cáo
3.2.2.2 Biểu đồ lớp class Class Model
+ sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int nha_cung_cap
+ sua(): void + timkiem(): int + them(): void + xoa(): int lenh_nhap_kho
+ sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int tai_khoan
+ khoa(): int + sua(): void + timkiem(): void + them(): void chitiet_PN
+ sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int hang
+ sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int
- tien: float + sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int
+ sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int
Biểu đồ 3.7 Biểu đồ lớp 3.2.2.3 Biểu đồ tuần tự a Biểu đồ tuần tự đăng nhập
Nhân viên khi muốn vào hệ thống cần phải mở hệ thống, form đăng nhập sẽ hiện lên và yêu cầu nhập user và password, nhân viên nhập thông tin vào Điều khiển đăng nhập kiểm tra trong cơ sở dữ liệu tài khoản, nếu có thông tin hiện menu và thông báo đăng nhập thành công Nếu sai thông tin thông báo đăng nhập lỗi. sd nhân viên
Các đề xuất với công ty cổ phần Viễn thông
3.3.1 Đề xuất điều kiện để cài đặt
Hệ thống thông tin quản lý kho được cài đặt trong môi trường sau:
- Hệ điều hành Windowns 7 trở lên, có NET Framework 4.7.2 trở lên
- Toàn bộ máy tính sử dụng hệ thống thông tin quản lý kho cần phải được kết nối với mạng internet hoặc mạng LAN.
3.3.2 Đề xuất phát triển công ty
Công ty cổ phần Viễn thông FPT ngày càng phát triển với quy mô được mở rộng.
Là công ty tiên phong trong chuyển đổi sang thế giới số thông qua việc ứng dụng,chuyển đổi sang nền tảng công nghệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như quản trị nội bộ; đi đầu trong việc số hóa các sản phẩm dịch vụ và các giải pháp phục vụ khách hàng trong nước và quốc tế, cung cấp các dịch vụ trên nền tảng điện toán đám mây/internet vạn vật. Để công ty phát triển hơn nữa thì việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho phục vụ cho việc quản lý kho được thuận tiện, tiết kiệm thời gian và độ chính xác cao hơn Hiện nay, công ty cần đầu tư trang thiết bị bổ sung cho các nhân viên mới Mở lớp huấn luyện, đào tạo chuyên môn cho nhân viên.
Quản lý kho là một lĩnh vực đang được nhiều các tổ chức, doanh nghiệp quan tâm, vì những hiệu quả mà nó mang lại rất ưu việt Xây dựng HTTT quản lý kho giúp cho công tác lưu trữ, tra cứu thông tin một cách khoa học, chính xác, nhanh chóng là một yêu cầu cấp thiết.
Trong thời gian thực hiện làm khóa luận tốt nghiệp, nhờ có sự chỉ bảo tận tình của thầy Th.s Bùi Quang Trường, đến nay em đã hoàn thành được đề tài của mình là
“Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Cổ phần Viễn thông FPT”.
Yêu cầu quản lý kho ở công ty trong thực tế là rất lớn, có nhiều khía cạnh khác nhau trong bài toán, công tác quản lý ngày càng có nhiều thay đổi, người sử dụng luôn bổ sung những tính năng mới Bên cạnh đó, do sự eo hẹp về thời gian cũng như hạn chế về tài liệu và trình độ, nên khóa luận tốt nghiệp của em chưa thể đi sâu vào phân tích đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh trong thực tế Vì vậy, bài khóa luận tốt nghiệp này không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế.
Em sẽ tiếp tục hoàn thiện hơn nữa những chức năng của chương trình và sẽ cố gắng thiết kế và cài đặt, nâng cấp chương trình sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của bài toán trong thực tế.
Cuối cùng một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Trường Đại học Thương Mại và đặc biệt là thầy Th.s Bùi Quang Trường đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài tốt nghiệp này.
[1] Nguyễn Văn Ba (2005), Phát triển hệ thống hướng đối tượng với UML 2.0 và
C++, Nhà xuất bản Đại học quốc gia, Hà Nội.
[2] Nguyễn Văn Ba (2010), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản đại học Quốc gia Hà Nội
[3] Đàm Gia Mạnh (2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản thống kê
[4] Trần Thị Song Minh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản đại học kinh tế quốc dân.
[5] Luận văn Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin tích hợp quản lý doanh nghiệp, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội
[6] John Wiley & Sons, System analysis and design, Prentice Hall International, UK
[7] David Olson (2014), Information Systems Project Management, Prentice Hall International, UK
[8] Brandon, Daniel M (2005), Management Information, Idea Group Inc (IGI)
[9] Website công ty: http://fpt.vn
PHỤ LỤC (phiếu điều tra) PHIẾU ĐIỀU TRA KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT
1) Em xin cam kết giữ bí mật thông tin của công ty và chỉ dùng thông tin cung cấp tại phiếu điều tra này cho mục đích khảo sát tổng hợp làm báo cáo về hệ thống thông tin của công ty cổ phần Viễn thông FPT.
2) Những câu hỏi có câu trả lời, anh(chị) hãy đánh dấu X vào ô [ ] hoặc có câu trả lời thích hợp tương ứng.
3) Ô [ ]: Có thể chọn nhiều hơn một câu trả lời; ô : chỉ chọn một câu trả lời
A Thông tin chung về công ty
1 Họ tên người điền phiếu:………
5 Địa chỉ trụ sở chính:………
6 Năm thành lập công ty:………
9 Số văn phòng giao dịch của công ty:………
11 Trình độ về công nghệ thông tin của nhân viên trong công ty
Dưới 10 tỷ Từ 100-300 tỷ Trên 300 tỷ
Tập đoàn kinh tế, tổng công ty
Công ty trách nhiệm hữu hạn
Loại hình khác (xin ghi rõ):………
14 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty hiện nay:
[ ] Cung cấp các giải pháp hệ thống thông tin và dịch vụ hỗ trợ
[ ] Thiết bị điện, điện tử
[ ] Cung cấp thiết bị viễn thông
15 Thị trường kinh doanh của công ty
16 Hạ tầng kỹ thuật CNTT, HTTT TRONG CÔNG TY
STT Tên trang thiết bị Số lượng hiện tại
Mức độ đáp ứng nhu cầu sử dụng (tốt, khá, trung bình)
Số lượng cần bổ sung, thay thế
Thiết bị kết nối mạng
(hub, swich, thiết bị phát wifi,…)
16 Công ty có áp dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động kinh doanh hay không?
17 Kết nối mạng nội bộ: Có Có Có Không
18 Kết nối Internet: Có Có Có Không
19 Hình thức truy cập Internet?
Kết nối quay số Đường truyền riêng
Kết nối ADSL Không truy cập Internet
Kết nối không dây Đường truyền cáp quang
20 Nhà cung cấp mạng Tốc độ mạng:………
21 Mạng cục bộ của công ty (LAN) đã có hệ thống an ninh mạng chưa? (tường lửa, phòng chống virus, bảo mật, v.v…):
22 Các yêu cầu đối với HTTT quản lý Kho
22.1 Đánh giá tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý kho cho công ty?
22.2 Hệ thống thông tin quản lý kho cần có những chức năng chính nào?
[ ] Báo cáo báo cáo nhập hàng
[ ] Quản lý khách hàng [ ] Quản lý danh mục [ ] Báo cáo thống kê [ ] Quản lý tồn kho
Khác:……… 22.3 Hệ thống thông tin sẽ sử dụng hệ quản trị CSDL nào?
22.4 Hệ thống thông tin được cài đặt trong môi trường nào?
……… 22.5 Giao diện của hệ thống thông tin mới cần đảm bảo những yêu cầu gì? [ ] Đep, dễ sử dụng
[ ] Hỗ trợ tối đa người dùng
[ ]Khác……… 22.6 Lựa chọn phần mềm nào để vẽ biểu đồ UML của hệ thống thông tin quản lý kho?
22.7 Lựa chọn phần mềm nào để thiết kế giao diện của hệ thống thông tin quản lý kho?
22.8 Phương pháp nào được chọn để xây dựng và phát triển HTTT quản lý kho
Mô hình chữ V Mô hình xoắn ốc
Mô hình thác nước Mô hình bản mẫu
22.9 Hệ thống thông tin quản lý kho được phân tích thiết kế theo phương pháp nào?
Phân tích thiết kế theo hướng đối tượng
Phân tích thiết kế theo hướng chức năng
