Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh toàn cầu hóa sâu rộng, hội nhập kinh tế quốc tế và tự do hóa thương mại trở thành xu hướng tất yếu, đặc biệt là với việc Việt Nam gia nhập WTO năm 2008 và ký kết nhiều hiệp định thương mại tự do (FTA) như CPTPP Sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa đã thúc đẩy các dịch vụ hỗ trợ như giao nhận hàng hóa quốc tế, bảo hiểm hàng hóa và thanh toán quốc tế Trong đó, lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế đóng vai trò quan trọng, giúp tăng tốc độ lưu thông hàng hóa giữa Việt Nam và các nước phát triển, đồng thời cải thiện thủ tục pháp lý, phát triển cơ sở hạ tầng và nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam trên thị trường quốc tế.
Sự phát triển nhanh chóng của lĩnh vực vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu đã tạo ra một môi trường năng động, thu hút cả doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài Phương thức vận chuyển chủ yếu là qua đường biển và hàng không, khác với đường sắt và đường bộ dành cho giao nhận nội địa, và yêu cầu nhiều thủ tục pháp lý hơn Những khác biệt này gây khó khăn cho các doanh nghiệp trong ngành, bao gồm Công ty Cổ phần Thương mại và vận chuyển Thiên Phát, khi phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt Để tồn tại và phát triển, công ty cần có các giải pháp và phương án kinh doanh linh hoạt phù hợp với môi trường biến động Do đó, đề tài “Giải pháp đẩy mạnh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu” được lựa chọn.
2 khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Thương mại và vận chuyển Thiên Phát” làm đề tài khóa luận của mình.
Mục tiêu nghiên cứu
Dựa trên việc đánh giá thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Thương mại và vận chuyển Thiên Phát trong giai đoạn 2019-2022, bài viết này đề xuất các giải pháp nhằm thúc đẩy hiệu quả giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty.
• Hệ thống cở sở lý luận về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
Trong giai đoạn 2019-2022, Công ty Cổ phần Thương mại và Vận chuyển Thiên Phát đã gặp nhiều thách thức trong dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển Sự cạnh tranh ngày càng gia tăng cùng với những biến động trong thị trường logistics đã ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty Mặc dù vậy, Thiên Phát đã nỗ lực cải thiện quy trình vận chuyển và tối ưu hóa chi phí để nâng cao chất lượng dịch vụ Công ty cũng chú trọng đến việc áp dụng công nghệ mới nhằm tăng cường khả năng theo dõi và quản lý lô hàng, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
• Giải pháp đẩy mạnh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Thương mại và vận chuyển Thiên Phát
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp phân tích bao gồm việc xem xét các thông số và dữ liệu liên quan đến Công ty nhằm đánh giá tình hình hoạt động hiện tại, xác định những kết quả mà Công ty đã đạt được, cũng như nhận diện các lĩnh vực còn thiếu sót cần cải thiện.
Phương pháp thống kê: Thống kê, tìm hiểu các chỉ tiêu về số lượng giao nhận, các chỉ tiêu về kinh doanh, chỉ tiêu về thị trường giao nhận
Phương pháp logic: Tổng hợp, đánh giá về tình hình hoạt động cũng như đưa ra giải pháp trên cơ sở khoa học và mang tính thực tiễn
Phương pháp quan sát: Quan sát các hoạt động kinh doanh, quy trình giao nhận xuất nhập khẩu, xử lý thông tin nội bộ.
Cấu trúc của đề tài
Đề tài ngoài phần mở đầu và phần kết luận, khóa luận gồm 3 chương chính là:
Chương 1: Cở sở lý luận về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
Chương 2 phân tích thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận chuyển Thiên Phát trong giai đoạn 2019-2022 Trong thời gian này, công ty đã đối mặt với nhiều thách thức và cơ hội, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động logistics Sự phát triển của thị trường xuất nhập khẩu, cùng với những thay đổi trong quy định và công nghệ, đã tác động trực tiếp đến chiến lược và quy trình giao nhận hàng hóa Công ty cần nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quy trình để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và cải thiện năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Chương 3: Giải pháp đẩy mạnh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Thương mại và vận chuyển Thiên Phát
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Khái niệm về dịch vụ giao nhận, người giao nhận
1.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận
Hiện tại, chưa có định nghĩa cụ thể về dịch vụ giao nhận, mà chỉ tồn tại những khái niệm khác nhau Các quan điểm về dịch vụ này phụ thuộc vào góc nhìn của từng quốc gia và tổ chức, dẫn đến sự đa dạng trong cách hiểu từ các nhà kinh tế và các tổ chức liên quan.
Trong thương mại quốc tế, việc vận chuyển hàng hóa giữa người bán và người mua là rất quan trọng và không thể thiếu Hoạt động này được thực hiện bởi người vận tải, đóng vai trò quyết định trong xuất nhập khẩu Để hàng hóa đến tay người mua, cần thực hiện nhiều công việc như đưa hàng ra kho cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp dỡ và giao hàng cho người nhận Tất cả những công việc này được gọi là "nghiệp vụ giao nhận – Forwarding".
Có nhiều khái niệm về giao nhận:
“Giao nhận là một hoạt động kinh tế có liên quan đến hoạt động vận tải nhằm đưa hàng đến đích an toàn”
“Giao nhận là dịch vụ hải quan”
“Giao nhận là dịch vụ có liên quan đến vận tải, nhưng không phải là vận tải”
Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến vận tải, nhằm chuyên chở hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận Theo Bộ Luật Thương Mại Việt Nam 1997, hoạt động giao nhận được đề cập, nhưng Luật Thương mại Việt Nam 2019 đã thay thế bằng khái niệm dịch vụ logistics Cụ thể, tại điều 233, dịch vụ logistics được định nghĩa là hoạt động thương mại mà trong đó thương nhân tổ chức thực hiện nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan và các thủ tục giấy tờ liên quan.
Dịch vụ logistics, hay còn gọi là dịch vụ lô-gi-stíc, bao gồm nhiều hoạt động như tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng và các dịch vụ liên quan khác theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao.
1.1.2 Khái niệm về người giao nhận 1
Người kinh doanh dịch vụ giao nhận, hay còn gọi là "Người giao nhận - Forwarding - Freight Forwarder - Forwarding Agent", có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, kho hàng, hoặc bất kỳ ai có liên quan đến quá trình giao nhận.
Người giao nhận có trình độ chuyên môn như:
- Biết kết hợp giữa nhiều phương thức vận tải khác nhau
- Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ gom hàng
Người giao nhận có vai trò quan trọng trong việc kết hợp vận tải, giao hàng và xuất nhập khẩu, đồng thời duy trì mối liên hệ tốt với các tổ chức liên quan như Hải quan và Đại lý tàu Dịch vụ giao nhận hiệu quả của họ giúp người kinh doanh xuất nhập khẩu hoạt động suôn sẻ và thành công hơn.
Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận
1.2.1 Quyền hạn và nghĩa vụ người giao nhận
Trong luật Thương mại Việt Nam (2019) điều 235 có quy định về quyền và nghĩa vụ của người kinh doanh dịch vụ logistics như sau:
- Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có các quyền và nghĩa vụ:
+ Được hưởng thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác;
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu vì lợi ích của khách hàng có lý do chính đáng, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có quyền thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng cần phải thông báo ngay cho khách hàng về những thay đổi này.
Khi xảy ra tình huống không thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ chỉ dẫn của khách hàng, cần ngay lập tức thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn tiếp theo.
1 Phạm Mạnh Hiền, (2012), Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương, NXB Lao động – xã hội
Khi không có thỏa thuận rõ ràng về thời hạn thực hiện nghĩa vụ với khách hàng, các bên cần thực hiện nghĩa vụ của mình trong một khoảng thời gian hợp lý.
- Khi thực hiện việc vận chuyển hàng hóa, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics phải tuân thủ các quy định của pháp luật và tập quán vận tải
1.2.2 Trách nhiệm của người giao nhận
Khi cung cấp dịch vụ giao nhận cho khách hàng, người giao nhận cần chịu trách nhiệm tương ứng với vai trò của mình, có thể là đại lý hoặc người chuyên chở chính.
Người giao nhận giữ vai trò đại lý phải chịu trách nhiệm về mọi lỗi lầm hoặc sơ suất của bản thân và nhân viên trong quá trình cung cấp dịch vụ Các sai sót có thể bao gồm việc giao hàng không đúng chỉ dẫn, quên mua bảo hiểm hoặc thực hiện sai quy trình bảo hiểm cho hàng hóa, lỗi trong thủ tục hải quan, giao hàng sai địa chỉ, giao hàng mà không thu tiền từ người nhận, tái xuất không đúng quy trình hoặc không hoàn lại thuế.
Người giao nhận có trách nhiệm đối với thiệt hại về người hoặc tài sản mà mình gây ra cho bên thứ ba trong quá trình hoạt động Tuy nhiên, nếu người giao nhận có thể chứng minh đã lựa chọn cẩn thận các bên liên quan như người chuyên chở hay người giao nhận khác, thì họ sẽ không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của những bên này.
Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở chính và là bên nhận ủy thác, chịu trách nhiệm thực hiện các dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng Họ phải chịu trách nhiệm về những sơ suất của người chuyên chở và các bên giao nhận khác mà họ sử dụng Thông thường, người giao nhận thương lượng giá dịch vụ trực tiếp với khách hàng thay vì nhận hoa hồng.
Là người nhận ủy thác, bạn có trách nhiệm đối với bên thứ ba và quyền hạn về giới hạn trách nhiệm Quyền thực hiện bắt giữ hàng cũng tương tự như khi bạn đóng vai trò là đại lý.
Khi đảm nhận vai trò là nhà vận tải chính, chúng tôi cung cấp dịch vụ gom hàng hiệu quả, vận tải đa phương thức linh hoạt và tự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện chuyên dụng.
Trong lĩnh vực vận tải, có bảy loại hình khác nhau mà tiêu chuẩn điều kiện kinh doanh chung không được áp dụng Thay vào đó, các quy định sẽ dựa vào Công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng Thương mại quốc tế ban hành.
1.2.3 Phạm vi dịch vụ giao nhận
Người giao nhận hàng hóa, đại diện cho người xuất khẩu, sẽ lựa chọn tuyến đường, phương thức vận tải và chuyên chở phù hợp dựa trên chỉ dẫn của người gửi hàng Họ sẽ thương thảo cước phí với nhà vận chuyển đã được chọn, nhận hàng và cấp các chứng từ cần thiết như giấy chứng nhận hàng hóa và giấy chứng nhận chuyên chở Ngoài ra, họ cũng sẽ nghiên cứu các điều khoản trong tín dụng thư cùng với các quy định của chính phủ liên quan đến giao hàng tại nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và các nước quá cảnh, đồng thời chuẩn bị các chứng từ cần thiết, đóng gói, lưu kho và cân đo hàng hóa.
Khi đại diện cho người nhận hàng, người giao nhận sẽ giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa theo chỉ dẫn của người nhập khẩu Họ chịu trách nhiệm lo liệu vận tải, kiểm tra chứng từ liên quan, nhận hàng từ người chuyên chở, thanh toán cước phí, khai báo hải quan và trả lệ phí, cũng như sắp xếp lưu kho và giao hàng đã hoàn tất thủ tục hải quan cho người nhận.
Người giao nhận không chỉ thực hiện nhiệm vụ chuyên chở mà còn cung cấp nhiều dịch vụ khác phát sinh trong quá trình vận chuyển, bao gồm cả các dịch vụ đặc biệt như gom hàng lẻ liên quan đến hàng công trình.
Phương thức và nguyên tắc giao nhận
Phương thức giao nhận hàng hóa là quá trình giữa người vận chuyển và người nhận, trong đó người giao nhận có thể là chủ hàng hoặc đại lý giao nhận Các phương thức này bao gồm giao nhận nguyên bao, nguyên kiện, nguyên bó; giao nhận nguyên ham, nguyên cặp chì; cũng như giao nhận theo số lượng, trọng lượng, thể tích và mớn nước; đặc biệt là giao nhận nguyên container.
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá tại các cảng biển Việt Nam như sau:
Việc giao nhận hàng hóa tại cảng biển được thực hiện theo hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác, đảm bảo quy trình diễn ra hiệu quả và đúng quy định.
2 Hà Thị Ngọc Oanh (2009), “Giáo trình kỹ thuật kinh doanh thương mại quốc tế”, NXB Thống kê
Đối với hàng hoá không qua cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao nhận trực tiếp với người vận tải Trong trường hợp này, họ phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ cần thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ cũng như thanh toán các chi phí liên quan.
Việc xếp dỡ hàng hóa tại cảng được tổ chức và thực hiện bởi cảng Nếu chủ hàng muốn sử dụng phương tiện để xếp dỡ, họ cần thỏa thuận với cảng và thanh toán các lệ phí, chi phí liên quan.
₋ Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó
₋ Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ phải nhận hàng hóa ghi trên chứng từ một cách liên tục trong một khoảng thời gian nhất định.
Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển là dịch vụ vận chuyển hàng hoá giữa các quốc gia thông qua phương tiện vận tải biển chuyên dụng Hàng hoá sẽ được đóng vào container phù hợp với tính chất của từng loại hàng.
+ Có khả năng chuyên chở tất cả các loại hàng hóa
+ Các tuyến đường vận tải đường biển đa số là tự nhiên
+ Năng lực chuyên chở của vận tải biển rất lớn
+ Chi phí xây dựng, cải tạo, bảo dưỡng thấp do giao thông tự nhiên
+ Khả năng chuyên chở hàng hóa của các phương tiện lớn, chở được nhiều loại hàng hóa khác nhau với số lượng tương đối lớn
+ Khả năng sử dụng để vận chuyển các container chuyên dụng khá cao
+ Cước phí vận chuyển thấp hơn so với các loại phương tiện vận tải khác, phù hợp với vận chuyển hàng hóa số lượng lớn
Vận chuyển hàng nguyên container (FCL – Full Container Load) là dịch vụ lý tưởng cho những lô hàng lớn và đồng nhất, chiếm trọn một container Khi khối lượng hàng hóa đủ lớn, người gửi hàng có thể thuê một hoặc nhiều container để vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả.
Vận chuyển hàng lẻ (LCL – Less than Container Load) là dịch vụ vận chuyển dành cho các kiện hàng nhỏ lẻ, cho phép người gửi kết hợp hàng hóa của mình với các lô hàng khác trong cùng một container để tiết kiệm chi phí Người gom hàng (Consolidator) sẽ tập hợp, phân loại và đóng gói hàng hóa vào container, thực hiện thủ tục hải quan, sau đó vận chuyển container lên tàu và giao hàng cho người nhận Vận chuyển kết hợp (FCL/LCL – LCL/FCL) là sự kết hợp giữa hai phương thức FCL và LCL, cho phép chủ hàng lựa chọn phương thức gửi hàng phù hợp với điều kiện cụ thể FCL/LCL đề cập đến việc gửi nguyên và giao lẻ, trong khi LCL/FCL là gửi lẻ và giao nguyên, với sự thay đổi trách nhiệm giữa chủ hàng và người chuyên chở trong quá trình giao nhận.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
1.5.1 Quy trình làm hàng xuất
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và kí hợp đồng với khách hàng
- Tiếp nhận các thông tin về: Loại hàng, khối lượng – số lượng hàng, cảng đi cảng đến, từ khách hàng
Khi chào giá cho khách hàng, nếu khách hàng đồng ý, sẽ tiến hành ký hợp đồng ủy thác với công ty giao nhận để thực hiện các thủ tục liên quan đến lô hàng hóa xuất khẩu.
Bước 2: Liên hệ hãng tàu và đặt chỗ
Người giao nhận gửi yêu cầu đặt chỗ từ khách hàng đến hãng tàu để thực hiện việc đặt chỗ Sau khi tiếp nhận, hãng tàu sẽ phản hồi bằng lệnh cấp container rỗng (Booking Confirmation), xác nhận rằng đã chừa chỗ trên tàu cho khách hàng.
Booking Confirmation bao gồm những thông tin sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, giờ cắt mảng,
Bước 3: Đàm phán và kí kết hợp đồng
Đàm phán hợp đồng là bước quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu, quyết định lợi nhuận của công ty Thành công trong cuộc đàm phán đầu tiên với khách hàng tạo dựng uy tín và cơ sở cho các giao dịch tiếp theo Khi ký kết hợp đồng, cần chú ý đến các điều khoản quan trọng như trách nhiệm của bên bán và bên mua, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, loại tàu thuê, và các vấn đề liên quan đến bảo hiểm, bảo hành hàng hóa Ngoài ra, cần có biện pháp cụ thể để xử lý các trường hợp giao hàng chậm hoặc vi phạm hợp đồng, đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan.
Bước 3: Chuẩn bị hàng và kiểm tra tình hình tàu
- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan
- Nắm tình hình tàu hoặc tiến hành lưu cước
- Lập Cargo List gửi hãng tàu
- Kiểm tra về số lượng, trọng lượng, phẩm chất xem có phù hợp với hợp đồng mua bán hay không,
- Xin kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch, nếu cần lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp
Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Nếu hàng hóa được lưu trữ tại kho, sau khi hoàn tất giao hàng, thủ tục hải quan sẽ được thực hiện cho hàng hóa Ngược lại, nếu hàng hóa được đóng tại cảng, cần phải đăng ký thủ tục hải quan trước khi container được hạ xuống.
Để mở tờ khai hải quan, công ty cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết như giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản), tờ khai hải quan (2 bản theo mẫu), hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại và phiếu đóng hàng Hiện nay, hầu hết các thủ tục hải quan đều được thực hiện qua hệ thống hải quan điện tử.
Đăng ký tờ khai hải quan là bước quan trọng, trong đó đăng ký viên dựa vào thông tin đã cung cấp để nhập dữ liệu và trình lãnh đạo hải quan ký duyệt Nếu lô hàng không gặp vấn đề, nó sẽ được đưa vào luồng xanh để thông quan nhanh chóng Ngược lại, lô hàng có thể bị kiểm tra và vào luồng vàng hoặc đỏ tùy thuộc vào quy định.
- Đóng phí: Gồm phí làm thủ tục hải quan
- Lấy tờ khai: Hải quan sẽ ghi số container, số seal và mặt sau của tờ khai
Để thanh lý tờ khai hải quan, người làm thủ tục cần trình bày tờ khai đã hoàn tất cho nhân viên thương vụ, nhằm kiểm tra xem container và seal đã được hạ đúng cách hay chưa Sau khi hoàn tất bước này, container sẽ được nhập vào hệ thống của cảng.
Để vào sổ tàu, container phải được hạ xuống và nhân viên giao nhận cần ký vào biên bản bàn giao để xác nhận tình trạng của container, lưu ý rằng container phải được hạ trước giờ cắt mảng Sau khi giao hàng cho khách, nhân viên giao nhận phải thực hiện thủ tục xuất khẩu cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ như tờ khai hải quan, hợp đồng thương mại và vận đơn đường biển Bước này giúp hải quan quản lý số lượng và giá trị hàng hóa, phục vụ cho việc thu thuế.
- Tính thuế và nộp thuế
Bước 6: Thông quan hàng xuất
Bộ phận hải quan thực hiện việc khai tờ khai xuất khẩu và gửi thông tin tờ khai hải quan Bộ phận hiện trường (Ops) sẽ xuống chỉ cục cảng để tiến hành thông quan trực tiếp Tại đây, Ops sẽ xử lý các luồng liên quan đến quá trình thông quan.
Luồng xanh cho phép miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và không kiểm tra thực tế hàng hóa Cán bộ hải quan sẽ chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục để được duyệt và đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu, xác nhận rằng thủ tục hải quan đã hoàn tất.
Luồng vàng cho phép hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế, với hồ sơ được chuyển đến bộ phận tính thuế để kiểm tra chi tiết Nếu hồ sơ hợp lệ, chúng sẽ được chuyển cho lãnh đạo chỉ cục duyệt và đóng dấu thông quan, xác nhận đã hoàn tất thủ tục hải quan cho tờ khai xuất khẩu.
Luồng đỏ là quá trình hồ sơ được chuyển đến bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa Mặc dù tỷ lệ kiểm tra do lãnh đạo chi cục quy định có thể là 5%, 10% hoặc 100%, sau khi kiểm tra, nếu hàng hóa phù hợp với khai báo và các chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ niêm phong container và ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo Cuối cùng, hồ sơ sẽ được chuyển đến lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan, xác nhận đã hoàn tất thủ tục hải quan cho tờ khai xuất khẩu.
Bước 7: Phát hành vận đơn và gửi SI cho hãng tàu
Bộ phận chứng từ nhận thông tin hướng dẫn vận chuyển (SI) từ bên xuất khẩu để lập vận đơn (BL) và các chứng từ gửi cho bên xuất khẩu Bộ phận Sales giám sát quá trình này, theo dõi tiến độ và bàn giao chứng từ đầy đủ cho bên xuất khẩu giữ Sau khi hoàn tất, bộ phận Sales gửi chứng từ cho khách hàng, chốt xong lô hàng, lập debit note để đòi nợ và thúc giục khách hàng thanh toán cho lô hàng đã xử lý.
Bước 8: Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài
Bộ phận chứng từ sẽ gửi Pre-alert cho hãng tàu hoặc đại lý của công ty bên đầu nhân khẩu để hỗ trợ việc khai báo và nhập hàng của bên nhập khẩu Pre-alert bao gồm các tài liệu quan trọng như vận đơn (MBL HBL), giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) và giấy đòi nợ (Debit note) nếu có.
Bước 9: Lấy chứng từ kế toán và lưu file
Bộ phận chứng từ lưu lại các hồ sơ, chứng từ để tham khảo sau này và tạo thành từng file riêng theo khách hàng
1.5.2 Quy trình làm hàng nhập
Bước 1: Nhận thông tin lô hàng và ký kết hợp đồng
Bộ phận Sale trong phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng cần nhập khẩu hàng hóa, cung cấp báo giá dịch vụ và thu thập đầy đủ thông tin về lô hàng Sau khi hoàn tất, bộ phận sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thương mại.
Bước 2: Tư vấn quy trình nhập khẩu và chuẩn bị các chứng từ cần thiết
Bước 3: Nhận thông báo hàng đến và kiểm tra bộ chứng từ
Nhận thông báo hàng đến
Cơ sở pháp lý về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
1.6.1 Các điều ước quốc tế Điều ước quốc tế điều chỉnh hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủ yếu là Công ước Liên Hiệp Quốc năm 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế (gọi tắt là Công ước Viên năm 1980) Kể từ ngày 01/01/2017, Việt Nam trở thành thành viên của Công ước Viên năm 1980 nên thương nhân Việt Nam khi tham gia mua bán hàng hóa quốc tế phải tuân thủ công ước này Ngoài ra còn có: Công ước Lahaye 1964 về mua bán quốc tế động sản hữu hình; Công ước New York năm 1958 về công nhận và thi hành quyết định trọng tài nước ngoài; Luật mẫu của trọng tài UNCITRAL ban hành năm 1985 Điều ước quốc tế về vận tải biển gồm có:
The International Convention for the Unification of Certain Rules Relating to Bills of Lading, commonly known as the Brussels Convention or Hague Rules, was established on August 25, 1924, and has been in effect since 1931.
- Nghị định thư Visby năm 1968 sửa đổi Công ước Brussels năm 1924, gọi là Quy tắc Hague - Visby, có hiệu lực từ ngày 23/6/1977
- Công ước của Liên hợp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển (The
UN Convention on the Carriage of Goods by Sea) năm 1978, còn gọi là Quy tắc Harmburg, có hiệu lực từ ngày 01/11/1992
The International Convention Relating to the Limitation of the Liability of Owners of Sea-going Ships, established in 1957, came into effect on May 31, 1986 This convention aims to set limits on the liability of ship owners, providing a framework to protect their financial interests while ensuring accountability in maritime operations.
The Convention on Limitation of Liability for Maritime Claims (LLMC 76), signed in September 1976 and effective from December 1, 1986, serves as a replacement for the 1957 convention for participating nations.
The 2009 United Nations Convention on Contracts for the International Carriage of Goods Wholly or Partly by Sea establishes a comprehensive legal framework governing maritime transport agreements This convention aims to harmonize and unify international shipping laws, enhancing the predictability and security of maritime trade By addressing key issues related to liability, documentation, and the rights and obligations of parties involved, it seeks to facilitate smoother international commerce and reduce disputes in the shipping industry.
1.6.2 Các văn bản pháp luật của Việt Nam về vận tải quốc tế bằng đường biển
Các bên nên chủ động lựa chọn luật pháp quốc gia mà họ quen thuộc để áp dụng trong hợp đồng Việc lựa chọn này cần được ghi nhận rõ ràng trong một điều khoản cụ thể của hợp đồng.
1.6.3 Các tập quán quốc tế
Tập quán thương mại quốc tế áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế và giao nhận hàng hóa quốc tế chủ yếu là:
Các điều kiện thương mại quốc tế, hay còn gọi là Incoterms (International Commercial Terms), được ban hành bởi Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) từ năm 1936 và đã trải qua nhiều lần sửa đổi vào các năm 1953, 1967, 1980, 1990, 2000, 2010, và gần đây nhất là năm 2020.
- Quy tắc chung về tập quán và thực hành tín dụng chứng từ - UCP 600
Bộ nguyên tắc của UNIDROIT về hợp đồng thương mại quốc tế, được sửa đổi và bổ sung vào các năm 2010 và 2016, cung cấp các quy phạm chung để điều chỉnh hợp đồng Ngoài ra, quy tắc thống nhất về nhờ thu – URC 522 cũng được đưa ra nhằm tạo sự đồng nhất trong các giao dịch thương mại quốc tế.
Hợp đồng là cơ sở pháp lý quan trọng điều chỉnh quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia, được thỏa thuận và nhất trí giữa các bên Một ví dụ cụ thể là hợp đồng ủy thác giao, thể hiện rõ sự đồng thuận trong các giao dịch.
Hợp đồng mua bán hàng hóa là hợp đồng cơ bản, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các điều khoản như loại hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, cảng đi, cảng đến và thời hạn giao hàng Tất cả các hợp đồng phát sinh khác, bao gồm hợp đồng vận tải và hợp đồng bảo hiểm, đều phải dựa vào các quy định trong hợp đồng mua bán Mối quan hệ chặt chẽ giữa các hợp đồng này yêu cầu các bên tham gia phối hợp nhịp nhàng để đảm bảo quá trình lưu thông hàng hóa diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Luật quốc tế, luật quốc gia và các loại hợp đồng là nền tảng pháp lý thiết yếu cho hoạt động giao nhận, đặc biệt là giao nhận hàng hóa đường biển Việc hiểu rõ và áp dụng hiệu quả các quy định này không chỉ giúp phát huy thế mạnh mà còn hạn chế những điểm yếu, thể hiện nghệ thuật trong công việc của người giao nhận.
Các chứng từ liên quan đến dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển 17 1.8 Các yếu tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển 21 1.8.1 Yếu tố khách quan
Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) là chứng từ quan trọng do người chuyên chở cấp cho người gửi hàng, xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển Vận đơn này có ba chức năng chính: thứ nhất, là biên lai xác nhận hàng hóa đã được nhận; thứ hai, là bằng chứng thực hiện các điều khoản của hợp đồng vận tải đường biển; và thứ ba, là chứng từ sở hữu hàng hóa, quy định ai là người nhận hàng tại cảng đích, từ đó cho phép việc mua bán hàng hóa thông qua việc chuyển nhượng B/L.
Có nhiều loại vận đơn (B/L) khác nhau, bao gồm B/L gốc, B/L sao, B/L đích danh, B/L surrendered, Master B/L và House B/L B/L gốc là loại vận đơn được phát hành bởi người chuyên chở theo yêu cầu của người gửi hàng, dùng để nhận hàng, thanh toán, chuyển nhượng, và khiếu nại Mỗi hãng tàu có cách thể hiện “bản gốc – Original” khác nhau trên vận đơn của họ Trong khi đó, B/L sao không có giá trị lưu thông và thường được sử dụng cho mục đích hành chính, tham khảo hoặc lưu trữ hồ sơ.
Vận đơn đích danh là loại vận đơn được phát hành cho một người nhận hàng cụ thể, chỉ cho phép người đứng tên trên Bill nhận hàng Loại vận đơn này không thể chuyển nhượng cho người khác qua hình thức ký hậu Nếu có nhu cầu chuyển nhượng, cần thực hiện các thủ tục khác.
18 cho người khác nhận hàng thì phải làm thủ tục nhượng quyền theo pháp luật hoặc tập quán ở cảng đến
Vận đơn giao nộp (Surrendered B/L) là loại vận đơn yêu cầu có điện giao hàng để người nhận có thể nhận hàng Người nhận không cần bản gốc của vận đơn, mà chỉ cần bản sao kèm theo điện Telex.
Vận đơn chủ (Master B/L) là tài liệu do người vận tải chính phát hành cho nhà xuất khẩu hoặc người gửi hàng, phục vụ cho dịch vụ giao nhận vận tải Trong khi đó, vận đơn thứ cấp (House B/L) được phát hành bởi người giao nhận, đóng vai trò là cơ sở pháp lý điều chỉnh mối quan hệ giữa nhà cung cấp dịch vụ giao nhận và khách hàng.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là tài liệu quan trọng trong quá trình thanh toán, yêu cầu người mua thanh toán số tiền hàng hóa được ghi trên hóa đơn Hóa đơn này cần nêu rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và phương tiện vận tải Ngoài hóa đơn thương mại, còn có các loại hóa đơn khác như hóa đơn tạm thời, hóa đơn chính thức, hóa đơn chi tiết và hóa đơn chiếu lệ.
Hóa đơn tạm thời là hóa đơn dùng để thanh toán sơ bộ cho hàng hóa khi giá chưa được xác định chính xác, trong khi hóa đơn chính thức được sử dụng để thanh toán toàn bộ hợp đồng Hóa đơn chi tiết giúp phân tích cụ thể các thành phần của giá hàng, còn hóa đơn chiếu lệ có hình thức giống hóa đơn nhưng không được dùng để thanh toán vì không phải là yêu cầu đòi tiền.
Phiếu đóng gói (Packing list) là tài liệu quan trọng liệt kê tất cả các mặt hàng được đóng gói trong kiện hàng, bao gồm thùng hàng, container và pallet Tài liệu này được lập bởi người sản xuất hoặc xuất khẩu khi tiến hành đóng gói hàng hóa, thường được tạo thành ba bản Nội dung phiếu bao gồm thông tin về người bán, người mua, số hiệu hóa đơn, thứ tự kiện hàng, phương thức đóng gói, loại hàng, số lượng hàng trong từng kiện, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì.
Bảng kê chi tiết (Detail List) là tài liệu quan trọng ghi lại thông tin về hàng hóa được mua và bán giữa các công ty khác nhau, nhằm làm rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa Thông thường, bảng kê này đi kèm với các hóa đơn mua bán để xác nhận tính hợp lệ và minh bạch trong giao dịch.
Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality) là tài liệu xác nhận chất lượng hàng hóa thực tế và đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các điều khoản hợp đồng Chứng nhận này có thể được cấp bởi nhà cung cấp hoặc cơ quan giám định hàng hóa, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên trong giao dịch mua bán.
Chứng từ bảo hiểm là tài liệu do tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và điều tiết mối quan hệ giữa hai bên Các loại chứng từ bảo hiểm phổ biến bao gồm đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm Đơn bảo hiểm chứa các điều khoản chính của hợp đồng, trong khi giấy chứng nhận bảo hiểm xác nhận hàng hóa được bảo hiểm theo điều kiện đã thỏa thuận.
Giấy giới thiệu (Referral) là tài liệu quan trọng của doanh nghiệp, được sử dụng để giới thiệu nhân viên đại diện cho doanh nghiệp tại cơ quan hải quan nhằm nhận hoặc xuất hàng Trên giấy giới thiệu cần có dấu mộc của doanh nghiệp, chữ ký và chức vụ của người giới thiệu để đảm bảo tính hợp lệ và uy tín.
Tờ khai thông quan hàng hóa là văn bản quan trọng mà chủ hàng cần kê khai khi xuất hoặc nhập khẩu vào lãnh thổ Việt Nam Tài liệu này giúp hải quan xem xét rõ ràng lô hàng và xác định số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước.
Thông báo hàng đến (Arrival Notice) là thông tin quan trọng mà hãng tàu gửi cho các bên liên quan theo yêu cầu của người đặt chỗ Thông báo này cung cấp chi tiết về địa điểm hàng hóa sẽ đến, ngày cập cảng dự kiến, số container và số seal, giúp các bên chuẩn bị cho việc nhận hàng một cách hiệu quả.
Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O) là tài liệu quan trọng trong quá trình nhận hàng nhập khẩu Khi có thông báo hàng đến, doanh nghiệp cần cử nhân viên đến hãng tàu để thanh toán các khoản phí bốc xếp và lưu kho Sau khi hoàn tất, nhân viên sẽ đến cơ quan hải quan để nhận hàng.
THỰC TRẠNG CỦA DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN CHUYỂN THIÊN PHÁT GIAI ĐOẠN 2019-2022
Giới thiệu chung về công ty Cổ phần Thương mại và vận chuyển Thiên Phát 26 1 Quá trình hình thành và phát triển
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần thương mại và vận chuyển Thiên Phát (THIEN PHAT TRANS., JSC) được thành lập vào ngày 02/03/2010, có địa chỉ đăng ký kinh doanh tại số 24/3 phố Cù Chính Lan, phường Khương Mai, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
Sau 12 năm phát triển, công ty đã xây dựng được hình ảnh uy tín với khách hàng Đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, kỷ luật và có tinh thần trách nhiệm cao cùng với mạng lưới đại lý toàn cầu, cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng tốt nhất, nhanh nhất với giá cả cạnh tranh.
Giám đốc: Bà Trần Thị Phượng
Văn phòng giao dịch chính THIEN PHAT TRANS., JSC tại Hà Nội Địa chỉ: Tầng 15, Tòa Nam Cường, Tố Hữu, La Khê, Hà Đông, Hà Nội
Văn phòng giao dịch tại Hải Phòng Địa chỉ: 137 Trần Hưng Đạo, Đông Hải 1, quận Hải An, thành phố Hải Phòng Tel: (+84) 912616916
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Công ty Thiên Phát sở hữu một bộ máy tổ chức chặt chẽ, với sự liên kết mật thiết giữa các phòng ban, mỗi phòng ban đảm nhận trách nhiệm và chức năng riêng Được thành lập với một giám đốc điều hành và hai phó giám đốc, công ty còn có các phòng ban và hội đồng quản trị hỗ trợ trong việc quản lý và phát triển.
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của THIEN PHAT
Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý tối cao của công ty cổ phần, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Hội đồng quản trị của công ty phải có ít nhất ba thành viên và không quá mười một thành viên, trừ khi Điều lệ công ty quy định khác Các thành viên Hội đồng quản trị không nhất thiết phải là cổ đông của công ty.
Ban kiểm soát của công ty bao gồm từ 03 đến 05 thành viên, trừ khi Điều lệ công ty quy định khác Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát tối đa là năm năm và các thành viên có thể được bầu lại không giới hạn số lần Hơn một nửa số thành viên phải thường trú tại Việt Nam Trưởng Ban kiểm soát cần là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp và phải làm việc toàn thời gian tại công ty, trừ khi có tiêu chuẩn khác cao hơn được quy định trong Điều lệ công ty.
Giám đốc là người điều hành chính trong công ty, chịu trách nhiệm quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày Họ tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư, ban hành quy chế quản lý nội bộ, và có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý Ngoài ra, giám đốc cũng ký kết hợp đồng nhân danh công ty.
Phó giám đốc là người lãnh đạo đứng sau Giám đốc, có nhiệm vụ hỗ trợ và thực hiện các công việc được Giám đốc ủy quyền Khi Giám đốc vắng mặt và ủy quyền quyền điều hành cho Phó giám đốc, người này sẽ có quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh của công ty.
Phòng kế toán – nhân sự là bộ phận thiết yếu của công ty, chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính, kiểm soát tài chính nội bộ, quản lý tài sản và chi phí hoạt động Ngoài ra, phòng cũng đảm nhận việc thanh toán và quyết toán hợp đồng kinh tế, cùng với việc xây dựng kế hoạch tiền lương hàng năm và quy chế trả lương, thưởng Phòng tổ chức nâng bậc lương, xây dựng kế hoạch bảo hộ lao động và đào tạo, đồng thời giải quyết chế độ bảo hiểm cho người lao động và đánh giá chất lượng nhân viên.
Thực hiện thủ tục hải quan và giám sát hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, chuyển cửa khẩu, quá cảnh, cùng với phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh và quá cảnh tại các khu vực hoạt động hải quan và các địa điểm khác theo quy định.
Quản lý và lưu giữ hồ sơ, tài liệu, ấn chỉ thuế là nhiệm vụ quan trọng trong việc tuân thủ pháp luật Đồng thời, việc quản lý và sử dụng phương tiện, trang bị kỹ thuật cũng như kinh phí hoạt động cần được thực hiện một cách hiệu quả để đảm bảo các quy định được thi hành đúng đắn.
Phòng Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ban giám đốc về dịch vụ Logistics, nghiên cứu và phát triển thị trường, cũng như xây dựng và phát triển nguồn khách hàng Phòng này chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về tất cả các hoạt động trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.
Bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi và quản lý hồ sơ chứng từ cùng các công văn liên quan Họ soạn thảo bộ hồ sơ hải quan và các công văn cần thiết để hỗ trợ bộ phận giao nhận hoàn thành công việc hiệu quả Đồng thời, bộ phận này thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng và liên lạc với khách hàng để cung cấp thông tin quan trọng về lô hàng.
- Phòng Hành chính nhân sự
Phòng Hành chính Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ban Giám đốc thực hiện và giám sát các hoạt động liên quan đến tổ chức bộ máy, nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Phòng cũng đảm nhận các nhiệm vụ về pháp chế, thanh tra, bảo vệ an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, thi đua khen thưởng, vệ sinh môi trường, quản trị hành chính, cũng như truyền thông và quan hệ công chúng của Công ty Phòng Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về tất cả các hoạt động trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.
Các lĩnh vực kinh doanh của công ty bao gồm:
- Dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không:
Với kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, đội ngũ tận tâm của công ty chúng tôi cung cấp giải pháp vận chuyển toàn cầu qua mạng lưới trung tâm hàng hóa rộng khắp, bao gồm Hồng Kông, Thượng Hải, Incheon, Singapore, Đài Bắc, Quảng Châu, Bangkok, Tokyo, Thâm Quyến, Osaka, Kuala Lumpur, Manila và Jakarta Hai sân bay chính tại Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không suốt cả năm.
Các dịch vụ của công ty cung cấp một giải pháp tổng thể bao gồm cam kết từ
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
2.3.1 Quy trình làm hàng xuất
Hình 2.6: Quy trình làm hàng xuất tại công ty Thiên Phát
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên kinh doanh thu thập thông tin từ khách hàng bao gồm loại hàng, địa điểm đi và đến, hãng tàu, và thời gian dự kiến xuất hàng Những thông tin này sẽ được chuyển cho bộ phận chăm sóc khách hàng để tiến hành kiểm tra với hãng tàu.
Bước 2: Kiểm tra giá và lịch tàu
Nhân viên chăm sóc khách hàng kiểm tra với hãng tàu về giá cước, lịch trình tàu chạy
Bước 3: Lấy booking từ hãng tàu và gửi khách
2 Kiểm tra giá và lịch tàu
3 Lấy booking từ hãng tàu và gửi khách
7 Phát hành vận đơn và gửi SI cho hãng tàu
5 Chuẩn bị chứng từ hải quan
1 Nhận yêu cầu từ khách hàng
8 Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài
9 Lấy chứng từ kế toán và lưu file
Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ xác nhận thông tin với nhân viên kinh doanh, chốt việc lấy booking và thông báo cho bộ phận Sales để xác nhận lại với bên xuất khẩu.
Bước 5: Chuẩn bị chứng từ hải quan
Bộ phận Sales thu thập thông tin từ nhà xuất khẩu, giám sát quá trình đóng gói hàng hóa và chuyển giao cho bộ phận chứng từ nhằm lập kế hoạch cho việc khai báo hải quan xuất khẩu.
Bộ hồ sơ hải quan gồm:
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản cho người xuất khẩu, 1 bản cho hải quan)
- Hợp đồng mua bán hàng hoả (Sales Contract): 1 bản chính
- Hoá đơn thương mại (Invoice): 1 bản chính
- Phiếu đóng gói (Packing list): 1 bản chính
Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu DN mới xuất khẩu lần đầu)
- Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản
- Một số giấy tờ khác áp dụng cho một số nhóm hàng như gỗ, thực phẩm: Giấy chứng nhận hun trùng, Giấy chứng nhận kiểm dịch,
Bước 6: Thông quan hàng xuất
Bộ phận hải quan thực hiện việc khai tờ khai xuất khẩu và gửi thông tin liên quan, trong khi bộ phận hiện trường (Ops) trực tiếp đến chỉ cục cảng để tiến hành thông quan Tại đây, Ops sẽ xử lý các luồng hàng hóa cần thông quan.
Luồng xanh cho phép miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa Cán bộ hải quan sẽ chuyển hồ sơ cho lãnh đạo chi cục để được duyệt, sau đó đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu, xác nhận đã hoàn tất thủ tục hải quan.
Luồng vàng cho phép miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, với hồ sơ được chuyển đến bộ phận tính thuế để kiểm tra chi tiết Nếu hồ sơ hợp lệ, chúng sẽ được chuyển cho lãnh đạo chỉ cục để duyệt và đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu.
Luồng đỏ là quy trình mà hồ sơ được chuyển đến bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa Dù tỷ lệ kiểm hóa do lãnh đạo chi cục quy định có thể là 5%, 10% hay 100%, sau khi kiểm tra, nếu hàng hóa khớp với khai báo và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ niêm phong container và ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng như đã khai báo.
47 sơ qua lãnh đạo chỉ cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu
Bước 7: Phát hành vận đơn và gửi SI cho hãng tàu
Bộ phận chứng từ nhận thông tin hướng dẫn vận chuyển (SI) từ bên xuất khẩu để lập vận đơn (BL) và gửi các chứng từ cho bên xuất khẩu Bộ phận Sales giám sát quá trình này, theo dõi tiến độ và bàn giao chứng từ đầy đủ cho bên xuất khẩu Sau khi hoàn tất lô hàng, bộ phận Sales gửi chứng từ cho khách hàng, thực hiện việc chốt lô hàng, lập debit note để đòi nợ và thúc giục khách hàng thanh toán để xử lý lô hàng.
Bước 8: Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài
Bộ phận chứng từ sẽ gửi Pre-alert cho hãng tàu hoặc đại lý của công ty bên đầu nhân khẩu để hỗ trợ quá trình khai báo và nhập hàng Pre-alert bao gồm các tài liệu quan trọng như vận đơn (MBL HBL), giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) và giấy đòi nợ (Debit note) nếu có.
Bước 9: Lấy chứng từ kế toán và lưu file
Bộ phận chứng từ lưu lại các hồ sơ, chứng từ để tham khảo sau này và tạo thành từng file riêng theo khách hàng
- Quy trình làm việc email nhóm theo booking
Bước 1: Sale tạo email yêu cầu booking
Bước 2: Sau khi chốt booking, chứng từ sẽ sửa tiêu đề email (subject) và add thêm người liên quan bao gồm cả khách hàng
Tiêu đề email: TÊN SHIPPER//BOOKING SỐ LƯỢNG X 20DC hay 40HC// POL-POD//ETD…//LINE
Bước 3: Quá trình làm hàng như đóng hàng, mở tờ khai, thanh lý, Bill, CO, kiểm dịch, hun trùng,… sẽ trao đổi trên email theo subject này
Hình 2.7: Quy trình làm việc cơ bản trên email nhóm theo booking tại
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp Đóng hàng Khai tờ khai, thanh lý, nộp thuê, INV, PK
Trước khi cut off CY Trước cắt SI, VMG
Sau khi có bill 5 ngày
Bước 1: Nhân viên Sales gửi Debit Note từ phần mềm FMS cho khách hàng, kèm theo thông tin về hạn thanh toán và thông báo về tiền phạt nếu quá hạn Việc gửi Debit Note cần được thực hiện ngay sau khi hoàn thành các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu, và phải bao gồm các chứng từ liên quan cũng như thông tin từ ban giám đốc.
Bước 2: Kế toán xuất hóa đơn cho khách (Tuân theo quy trình thu hồi công nợ)
Bước 3: Kê toán phối hợp Khách hàng để ký biên bản quyết toán theo tháng
- Quy trình thu hồi công nợ
Bước 1: Chứng từ nhắc nợ theo hạn thanh toán trên Debit note
Kế toán cần thực hiện việc đòi nợ quá hạn trong vòng 30 ngày, đồng thời gửi bản cứng chuyển phát nhanh hàng tuần hoặc hàng tháng cho khách hàng, trong đó có thông báo về tiền phạt quá hạn Ngoài ra, cần giữ lại tiền hoa hồng của nhân viên sales trong quá trình này.
Sau 30 ngày quá hạn, kế toán cần thông báo cho Ban giám đốc, Kế toán trưởng và bộ phận Sales để phối hợp trong việc thu hồi nợ, đồng thời loại bỏ khách hàng khỏi danh sách email.
Bước 4: Sau 60 ngày quá hạn, Hội đồng quản trị/ Ban giám đốc quyết định xem có giao dịch tiếp với Khách hàng hay dừng để đòi nợ
Bảng 2.9: Quy trình thu hồi công nợ tại THIEN PHAT TRANS
STT Theo dõi Bộ phận chịu trách nhiệm
Gửi đề nghị thanh toán cho khách hàng ( có kèm hạn thanh toán) + Chuyển phát nhanh biên bản quyết toán theo tuần/ tháng
2 Công nợ quá hạn dưới 15 ngày
1-3 ngày trước khi đến hạn thanh toán: Nhắc nợ lần
CC phòng kế toán+ sales
Nếu khách hàng thanh toán thì xóa nợ Nếu không, gửi Debit note phạt trả chậm
P kế toán 5-7 ngày quá hạn: gửi nhắc nợ lần 2 qua email/ gọi điện
CC phòng chứng từ + sales p Kế toán
14-15 ngày: gửi nhắc nợ lần 3 qua email/ gọi điện
CC phòng chứng từ + sales
Nếu khách hàng thanh toán thì xóa nợ Nếu không, gửi Debit note phạt trả chậm
3 Công nợ quá hạn từ 15-30 ngày
-Kế toán gửi báo cáo chi tiết công nợ+ tiền phạt chậm thanh toán cho Sales
- Sales có nhiệm vụ: Gọi điện hoặc email cho khách hàng+ CC cho kế toán
Email cần ghi rõ tiêu đề đòi nợ lần mấy
Khách hàng thanh toán thì xóa nợ Nếu không áp dụng phí phạt chậm mới nhất
4 Công nợ quá hạn từ 30-60 ngày
-Kế toán chuyển phát nhanh phí phạt cho khách
- Thông báo cho ban giám đốc, Hội đồng quản trị
- Ban lãnh đạo ra quyết định
Khách hàng thanh toán thì xóa nợ Nếu không áp dụng phí phạt chậm mới nhất
5 Công nợ quá hạn quá 60 ngày
Ban giám đốc ra quyết định
2.3.2 Quy trình làm hàng nhập
Hình 2.8 Quy trình giao nhận nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp Bước 1: Nhận thông tin lô hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng
2.Nhận thông báo hàng đến và kiểm tra bộ chứng từ
3 Khi hàng về đến cảng và gửi thông báo hàng về cho khách hàng
7 Nộp thuế, quyết toán và lưu chứng từ
4 Chuẩn bị chứng từ Hải quan và truyền tờ khai hải quan
5 Lấy lệnh giao hàng 6.Giao hàng cho khách
1 Nhận thông tin lô hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng
Tùy thuộc vào loại lô hàng, công ty Forwarder sẽ tiếp nhận thông tin khác nhau từ khách hàng Nếu là lô hàng Free sale, bộ phận kinh doanh sẽ liên hệ; nếu là lô hàng Nominated, Đại lý sẽ chỉ định để thực hiện dịch vụ Khách hàng cần cung cấp các thông tin yêu cầu để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.
- Địa chỉ giao nhận hàng hóa Điều kiện giao nhận hàng hóa (Incoterms)
- Thông tin người gửi hàng
- Các chứng từ khác (nếu có)
Phòng kinh doanh sẽ kiểm tra thông tin, chào giá và tư vấn quy trình nhập khẩu cùng Logistics nhập khẩu dựa trên thông tin khách hàng cung cấp Đồng thời, họ cũng sẽ kiểm tra kỹ chính sách thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa trước khi tiến hành giao nhận Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp nhập khẩu tránh được các chi phí phát sinh không cần thiết khi đưa hàng về Việt Nam.
Nhiều doanh nghiệp nhập khẩu gặp khó khăn khi hàng hóa đã đến cảng nhưng chưa có Giấy phép nhập khẩu hoặc các giấy tờ cần thiết cho thủ tục Hải quan Trong một số trường hợp, doanh nghiệp còn bị xử phạt và phải tái xuất lô hàng do vi phạm quy định hoặc không cung cấp đủ giấy tờ Việc xin Giấy phép cho sản phẩm có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng, trong khi đó, chi phí lưu container và lưu bãi sẽ trở thành gánh nặng lớn nếu lô hàng đã về cảng.
Bước 2: Nhận thông báo hàng đến và kiểm tra bộ chứng từ
- Bộ phận Customer service liên hệ với Đại lý nước ngoài để gửi thông tin lô hàng
Các yếu tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Thiên Phát
2.4.1 Các yếu tố khách quan
Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu của công ty chịu ảnh hưởng lớn từ quốc gia xuất nhập khẩu mà khách hàng thực hiện hợp đồng Chẳng hạn, tại Châu Úc, quy trình kiểm tra hải quan rất nghiêm ngặt, dẫn đến việc làm thủ tục hải quan trở nên phức tạp, với hàng hóa thường xuyên thuộc luồng vàng hoặc luồng đỏ và bị kiểm hoá 100% theo hình thức trực tiếp Điều này không chỉ kéo dài thời gian thực hiện quy trình mà còn gia tăng chi phí cho cả khách hàng và công ty Thêm vào đó, các chính sách xuất nhập khẩu và hiệp định thương mại giữa các quốc gia cũng ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Môi trường chính trị, xã hội
Môi trường chính trị ổn định và chắc chắn trong các chính sách của Chính phủ, như luật quản lý, bạo lực, khủng bố, thuế, tài sản và nhân quyền, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh tế, bao gồm logistics Sự bền vững và tính toàn vẹn của chế độ chính quyền hiện tại sẽ thúc đẩy sự phát triển của các ngành kinh tế, ví dụ như trong việc xuất khẩu nông sản hoặc gỗ.
Bài viết của Trần Nguyễn Hợp Châu (2022) phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động logistics tại khu vực Châu Á Tác giả đưa ra những đề xuất cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả logistics cho Việt Nam, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải thiện cơ sở hạ tầng và ứng dụng công nghệ trong ngành logistics Qua đó, bài viết góp phần cung cấp cái nhìn sâu sắc về thực trạng và giải pháp cho lĩnh vực này tại Việt Nam.
54 cơ quan phụ trách kiểm dịch thực vật và làm thủ tục C/O đã kết hợp, mang lại nhiều thuận tiện và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp Ví dụ, trong trường hợp đơn hàng gừng tươi xuất sang cảng Chittagong của Bangladesh, khi chi cục kiểm dịch cấp chứng thư kiểm dịch xác nhận lô hàng đạt chuẩn và không có gừng Trung Quốc trộn lẫn, quy trình xin cấp C/O của doanh nghiệp đã được rút ngắn Thời gian cấp chứng thư nhanh hơn nhờ việc cơ quan cấp C/O công nhận chứng thư của chi cục kiểm dịch.
Hệ thống thông quan hàng hóa tự động VNACCS và cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ VCIS của Việt Nam đã giúp rút ngắn thời gian khai báo hải quan xuống chỉ còn 2 phút.
Thiên Phát đã rút ngắn thời gian giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển xuống còn 3 ngày, thay vì nhiều ngày như trước đây, giúp giảm chi phí và thời gian cho khách hàng Quy trình thông quan hàng hóa nhanh chóng và dễ dàng đã nâng cao sự hài lòng của khách hàng, từ đó tăng lượng booking và dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty.
Sự phát triển kinh tế của Việt Nam ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động của THIEN PHAT TRANS, đặc biệt là sự ổn định của tỷ giá hối đoái Khi tỷ giá tăng, công ty có thể thu được nhiều tiền hơn từ khách hàng chưa thanh toán bằng cách xuất hóa đơn bằng tiền Việt Nam đồng Tuy nhiên, chi phí vận chuyển và lấy lệnh giao hàng tại hãng tàu cũng tăng theo, tạo ra tác động hai chiều cho THIEN PHAT TRANS Do đó, công ty cần theo dõi sát sao sự thay đổi của tỷ giá hối đoái để điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.
Vận chuyển đường biển thường yêu cầu thời gian dài hơn so với các phương thức khác, nhưng Việt Nam có thời tiết ổn định, ít bị ảnh hưởng bởi mưa bão, điều này giúp các mặt hàng chủ lực của THIEN PHAT TRANS được giao hàng an toàn và không bị hư hỏng Hơn nữa, quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu tình trạng chậm tiến độ và tạo được sự hài lòng cho khách hàng.
Việc giao hàng đến các cảng ở Mỹ, Châu Âu hoặc Nam Phi thường mất thời gian rất dài, từ 40 đến 60 ngày Trong khoảng thời gian này, hàng hóa trên tàu phải đối mặt với nhiều rủi ro như bão và núi lửa phun trào, điều này có thể gây thiệt hại đáng kể cho cả khách hàng và công ty Thiên Phát.
Thị trường giao nhận Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ với sự gia tăng của nhiều công ty trong lĩnh vực này, dẫn đến sự cạnh tranh ngày càng gay gắt cho THIEN PHAT TRANS Kể từ năm 2019, nhiều doanh nghiệp nước ngoài đã được phép hoạt động tại Việt Nam, tạo ra thách thức không chỉ từ các đối thủ nội địa mà còn từ các tập đoàn lớn quốc tế Điều này đặt ra áp lực lớn cho công ty trong việc duy trì và mở rộng thị phần.
2.4.2 Các yếu tố chủ quan
- Cơ sở hạ tầng và thiết bị máy móc
Công ty THIEN PHAT TRANS chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nhưng vẫn phải phụ thuộc vào việc thuê phương tiện vận tải và kho bãi Việc chưa đầu tư vào cơ sở hạ tầng kho và phương tiện vận tải đã dẫn đến chi phí hoạt động cao, ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển Điều này khiến cho giá dịch vụ trở nên không cạnh tranh và lợi nhuận không đạt mức mong muốn.
Đội ngũ nhân viên sáng tạo và nhiệt tình tạo ra môi trường làm việc năng động, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng và tăng cường uy tín cho công ty Tuy nhiên, sự chênh lệch giữa các bộ phận trong đội ngũ nhân viên có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến công ty do khối lượng công việc không đồng đều.
Đội ngũ nhân lực của công ty chủ yếu là những người trẻ, với kinh nghiệm làm việc trong ngành từ 4 năm trở lên Tuy nhiên, nhân viên kinh doanh thường không gắn bó lâu dài với công ty, dẫn đến việc công ty phải chi thêm nhiều chi phí cho tuyển dụng và đào tạo, cũng như thời gian để nhân sự mới làm quen với công việc.
Độ công việc của công ty ảnh hưởng đáng kể đến sự tin cậy của khách hàng mới, vì những khách hàng này thường được tìm kiếm và hợp tác bởi các nhân viên.
Công ty THIEN PHAT TRANS gặp khó khăn trong việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng và thiết bị máy móc do thiếu vốn, dẫn đến việc tăng chi phí dịch vụ Điều này cũng khiến công ty khó khăn trong việc thanh toán hộ khách hàng cho các chi phí phát sinh, đặc biệt là khi đơn hàng lớn, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến tốc độ xử lý quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Đánh giá dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của
Doanh thu từ hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ trong giai đoạn 2019-2022, đặc biệt nổi bật trong các năm 2020 và 2022.
Doanh thu từ dịch vụ tăng trưởng mạnh mẽ từ 20,1 tỷ đồng năm 2020 lên 23,9 tỷ đồng năm 2022, cho thấy sự phát triển rõ rệt Lợi nhuận của công ty cũng ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể trong giai đoạn này, mặc dù có sự giảm sút hơn 20% trong lợi nhuận từ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển vào năm 2019 và 2021 Tuy nhiên, trong những năm tiếp theo, lợi nhuận từ dịch vụ này đã tăng trưởng đều đặn và ấn tượng.
Công ty đã tận dụng và phát triển thế mạnh trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đặc biệt tại các tuyến châu Á như Trung Quốc, Ấn Độ và Trung Đông Với việc nắm vững quy định tại các thị trường quốc tế và mở rộng mạng lưới đại lý logistics, doanh thu từ các tuyến này đã có sự tăng trưởng ổn định trong giai đoạn 2019-2022 Cụ thể, doanh thu từ ba thị trường này thường chiếm trên 45% tổng doanh thu giao nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty, đạt đỉnh điểm vào năm 2020.
57 đến hơn 57% lần lượt là Trung Quốc chiếm 21%, Bangladesh chiếm 25% và Ấn Độ chiếm 11%
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận tải biển xuất nhập khẩu, tập trung vào các mặt hàng mà họ có kinh nghiệm, bao gồm than, bột đá và gỗ.
Doanh thu từ dịch vụ cung cấp cho các nhóm hàng như than, bột đá, viên nén và linh kiện điện tử đã liên tục tăng trưởng, ngoại trừ sự giảm nhẹ vào năm 2021, trước khi phục hồi mạnh mẽ trong những năm tiếp theo Tăng trưởng nổi bật ở các nhóm hàng này đã góp phần tạo ra doanh thu chính cho công ty trong lĩnh vực vận tải biển.
Thứ tư, công ty duy trì khá tốt quan hệ làm ăn với các khách hàng lớn
Công ty Thiên Phát duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt với các hãng tàu như SITC, MSK và ONE, nhờ đó nhận được mức giá ưu đãi từ các đối tác Điều này góp phần quan trọng giúp công ty giữ vững hợp tác với các công ty trong lĩnh vực bao bì.
- Tính thời vụ của hoạt động giao nhận
Hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty Thiên Phát có tính thời vụ cao, chủ yếu diễn ra trong 6 tháng cuối năm Công ty tập trung vào giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, do đó, hoạt động của công ty phụ thuộc nhiều vào thị trường này Trong những thời điểm khác trong năm, hoạt động giao nhận của công ty thường gặp nhiều khó khăn.
Hoạt động giao nhận hàng hóa bị hạn chế vào những thời điểm nhất định đã ảnh hưởng đến doanh thu và kết quả kinh doanh của công ty, dẫn đến sự không đồng đều giữa các tháng và quý Tính thời vụ cũng tác động đến công việc và thu nhập của nhân viên Để phục vụ khách hàng tốt nhất, công ty cần duy trì và sửa chữa máy móc, thiết bị xe chở hàng Mặc dù gặp khó khăn do tính thời vụ, công ty Thiên Phát vẫn nỗ lực mở rộng mối quan hệ hợp tác nhằm duy trì hoạt động giao nhận ổn định.
- Trình độ của đội ngũ nhân viên chưa cao
Đội ngũ nhân viên của công ty Thiên Phát gồm những người được đào tạo chuyên sâu và có nhiều năm kinh nghiệm Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu phát triển toàn cầu, công ty cần cải thiện chất lượng nhân viên, đặc biệt là khi so sánh với các công ty có lịch sử lâu dài và các công ty nước ngoài Theo thống kê, chỉ có 5 hoặc 6 trong số 10 nhân viên đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ Trong bối cảnh cạnh tranh cao trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, việc nâng cấp chất lượng nhân viên là cần thiết để công ty tồn tại bền vững và cung cấp dịch vụ giao nhận tốt nhất, từ đó tạo dựng lòng tin và uy tín với khách hàng.
Đội ngũ xe và phương tiện vận chuyển của công ty hiện tại chưa đáp ứng đủ nhu cầu chuyên chở hàng hóa Mặc dù có sẵn phương tiện, nhưng số lượng vẫn còn hạn chế, chỉ đáp ứng một phần nhu cầu Khi khối lượng hàng hóa tăng cao, công ty buộc phải thuê thêm phương tiện từ bên ngoài, dẫn đến chi phí giao nhận tăng lên.
Tình trạng ùn tắc hàng hóa tại các cảng do lượng hàng lớn gây ra đã làm tăng chi phí vận chuyển, trong khi điều kiện giao thông ở các thành phố lớn hạn chế việc chuyên chở vào giờ cao điểm Đây là một thách thức mà công ty cần khắc phục trong thời gian tới Hệ thống kho bãi hiện tại của công ty chưa đủ lớn, buộc công ty phải thuê kho bãi bên ngoài cho các lô hàng lớn, dẫn đến việc tăng thời gian và chi phí.
- Thị phần giao nhận hạn chế
Công ty Vận tải Thiên Phát đã có 10 năm kinh nghiệm trong ngành vận tải, nhưng do gia nhập lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu muộn, thị phần của công ty vẫn còn khiêm tốn Sự mở cửa hội nhập của Việt Nam đã thu hút nhiều công ty giao nhận quốc tế, làm tăng mức độ cạnh tranh trong ngành Hiện nay, khách hàng không chỉ chú trọng vào chất lượng dịch vụ mà còn rất quan tâm đến giá cước, điều này tạo ra thách thức lớn cho các công ty trong nước, đặc biệt khi các đối thủ nước ngoài đang chiếm ưu thế.
59 thế về lĩnh vực này nhờ nguồn vốn lớn với trình độ công nghệ tốt hơn nên thường chào mức giả thấp hơn nhiều
Thiên Phát hiện đang cung cấp nhiều ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng quen thuộc và triển khai các chương trình chăm sóc khách hàng Tuy nhiên, dịch vụ của công ty vẫn chưa thu hút được đông đảo khách hàng do mức độ cạnh tranh cao trong thị trường.
- Về việc liên hệ hãng tàu để đặt chỗ:
Công ty Thiên Phát chưa thiết lập mối quan hệ mạnh mẽ với các hãng tàu quốc tế lớn như Maersk và One, dẫn đến việc phải thông qua một bên NVOCC khác để đặt chỗ, gây ra sự chậm trễ và tăng chi phí vận chuyển.
Một số tài xế vẫn nhận cont rỗng không đạt tiêu chuẩn, như cont không sạch hoặc bị rỉ sét, dẫn đến việc phải vệ sinh lại hoặc đổi cont Điều này không chỉ làm mất nhiều thời gian mà còn phát sinh thêm chi phí.
GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN CHUYỂN THIÊN PHÁT
Định hướng phát triển chung của công ty
Trong giai đoạn 2019-2022, công ty đã đạt nhiều thành công trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa Đến năm 2030, công ty đặt mục tiêu trở thành đầu cầu kết nối hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam, hỗ trợ các doanh nghiệp sản xuất trong việc vận chuyển nguyên vật liệu và thành phẩm với dịch vụ chất lượng và giá cả hợp lý, giúp tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Công ty sẽ tập trung phát triển thị trường Trung Đông, đồng thời tăng cường hợp tác với các đại lý tại châu Âu và châu Mỹ, nhằm nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của khách hàng.
Công ty hướng tới việc trở thành một phần quan trọng trong chuỗi logistics liên hoàn của Việt Nam, theo định hướng của Chính phủ giai đoạn 2025-2030, nhằm tạo ra một hệ thống logistics cạnh tranh với các đối thủ trong và ngoài nước.
Tận dụng lợi thế vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên, hệ thống cảng biển sẽ được phát triển toàn diện và hiện đại hóa, nhanh chóng hội nhập với các nước tiên tiến trong khu vực Mục tiêu là biến kinh tế cảng biển thành lĩnh vực mũi nhọn hàng đầu, đồng thời đảm bảo quốc phòng và an ninh.
Phát triển đồng bộ cảng biển với hạ tầng sau cảng và hạ tầng công cộng là rất quan trọng Cần chú trọng vào việc đảm bảo kết nối liên hoàn giữa cảng biển và mạng lưới giao thông quốc gia, cũng như hệ thống các trung tâm phân phối hàng hóa và đầu mối logistics trong khu vực.
Định hướng đẩy mạnh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển giai đoạn 2023-2025
Định hướng đẩy mạnh kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2023-2025 cụ thể như sau:
Chúng tôi tiếp tục củng cố thế mạnh trong cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại các tuyến chiến lược ở khu vực Châu Á như Hàn Quốc, Trung Quốc và Ấn Độ Đồng thời, chúng tôi sẽ chú trọng hơn vào thị trường Trung Đông, mở rộng hệ thống đại lý tại Châu Âu và Mỹ, và nỗ lực tiếp cận những doanh nghiệp trong nước có nhu cầu qua các tuyến này.
Củng cố và nâng cao dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển cho doanh nghiệp, đặc biệt là các mặt hàng thế mạnh như gỗ, than và linh kiện điện tử Đồng thời, phát triển tệp khách hàng cho các mặt hàng khác như thời trang và trang sức, cùng với việc nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cần được xây dựng linh hoạt và tự chủ, đồng thời đảm bảo tính kỷ luật Việc thiết lập mối quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng sẽ phát huy sức mạnh tổng hợp của toàn công ty Điều này cũng góp phần phát huy tinh thần đoàn kết và gìn giữ truyền thống tốt đẹp của Công ty.
Chính sách đối với người lao động sẽ tiếp tục được hoàn thiện nhằm khuyến khích và đãi ngộ những nhân viên có tâm huyết, trình độ và đóng góp cho sự phát triển của công ty Đồng thời, công ty sẽ xử lý nghiêm theo quy định pháp luật và nội quy lao động đối với những lao động yếu kém và vô kỷ luật Ngoài ra, chế độ phúc lợi sẽ được duy trì để đảm bảo đời sống tinh thần và vật chất cho người lao động.
Công tác điều hành tập trung vào việc nâng cao năng lực sản xuất và cải thiện chất lượng dịch vụ Đồng thời, cần nâng cao khả năng xếp dỡ và khai thác hiệu quả để đáp ứng nhu cầu phát triển ngày càng tăng.
Giải pháp đẩy mạnh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của THIEN PHAT TRANS
3.2.1 Giải pháp về nghiên cứu và lựa chọn thị trường khai thác của công ty
Giai đoạn 2023-2025, công ty sẽ tập trung củng cố và mở rộng thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển từ Châu Á sang Châu Âu và Mỹ Tuy nhiên, do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, lạm phát gia tăng và các cuộc chiến tranh thương mại, công ty cần nghiêm túc tìm hiểu về những thị trường mới này Do đó, công ty sẽ chỉ phát triển các tuyến thế mạnh và dừng lại ở việc tìm hiểu môi trường kinh doanh giao nhận hàng hóa tại Châu Âu và Châu Mỹ Công ty sẽ liên tục cập nhật tình hình kinh tế quốc tế trước khi quyết định đầu tư và mở rộng thị trường.
Doanh nghiệp cần mở rộng tệp khách hàng bằng cách nắm bắt nhu cầu xuất nhập khẩu của thị trường, đặc biệt là trong lĩnh vực linh kiện điện tử và thiết bị máy móc mà công ty đang vận chuyển.
3.2.2 Giải pháp về nguồn nhân lực
Con người đóng vai trò quyết định trong sự thành công của mỗi doanh nghiệp Vì vậy, các công ty cần xem chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố cạnh tranh cốt lõi và cần phát triển bền vững Điều này đòi hỏi các chính sách liên tục nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng cho đội ngũ lao động.
Trong bối cảnh kinh tế quốc tế và xuất nhập khẩu gặp khó khăn, công ty nên duy trì đội ngũ nhân viên hiện tại, vì họ đã quen thuộc với công việc, giúp giảm bớt áp lực cho công ty Đồng thời, cần nâng cấp nội dung các lớp học nghiệp vụ, không chỉ tập trung vào chia sẻ kinh nghiệm xử lý giấy tờ mà còn tổ chức các buổi học luân phiên giữa các phòng ban Mỗi phòng ban sẽ chia sẻ kiến thức chuyên môn, giúp nhân viên cải thiện kỹ năng và nắm vững quy trình nội bộ, từ đó tăng cường khả năng ra quyết định nhanh chóng trong quá trình xử lý hàng hóa.
Khi nền kinh tế hồi phục, các công ty cần nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên từ khâu tuyển dụng bằng cách ưu tiên những ứng viên được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển Mặc dù việc khắt khe trong tuyển dụng có thể làm tăng chi phí nhân lực, nhưng đây là khoản đầu tư cần thiết để đảm bảo sự phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty.
Công ty hiện nay tập trung vào việc đào tạo nguồn nhân lực trẻ thông qua các chương trình trao đổi sinh viên và hướng dẫn sinh viên từ thực tập thành nhân viên chính thức, nhằm trẻ hóa đội ngũ và phát huy nguồn lực sẵn có Mục tiêu là xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng, có tính cam kết và gắn bó lâu dài với công ty Bên cạnh kiến thức chuyên môn, công ty còn chú trọng trang bị cho nhân viên các kỹ năng mềm như thuyết phục khách hàng, xây dựng và duy trì mối quan hệ, cùng kỹ năng giải quyết vấn đề.
3.2.3 Giải pháp về cơ sở vật chất
Công ty cần điều chỉnh chính sách về cơ sở vật chất theo từng giai đoạn, đặc biệt trong bối cảnh khó khăn hiện tại Việc duy trì cơ sở vật chất hiện có là cần thiết, nhưng khi nền kinh tế phục hồi, công ty nên xem xét đầu tư thêm vào cơ sở vật chất để tăng cường hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Đặc biệt, việc đầu tư xe tải cỡ nhỏ để phục vụ các đơn hàng giao nhận đường biển là hợp lý, kết hợp với việc thuê ngoài dịch vụ giao nhận nội địa khi cần Khi dịch vụ này phát triển, công ty có thể mở rộng đầu tư vào nhiều loại phương tiện vận tải nội địa khác.
Để nâng cao hiệu quả làm việc, việc đầu tư vào hệ thống cơ sở vật chất hiện đại và môi trường làm việc thoải mái là rất quan trọng, giúp nhân viên phát huy tối đa tính sáng tạo.
Mỗi nhân viên nên được trang bị máy tính để bàn và laptop cá nhân để có thể
67 chủ động trong công việc Hệ thống mạng nội bộ giúp cho nhân viên có thể truyền tải dữ liệu giữa các phòng ban nhanh chóng
Công ty hiện vẫn duy trì phương pháp truyền thống trong việc theo dõi lô hàng qua điện thoại và email, do ứng dụng công nghệ thông tin và la bàn chưa thực sự phù hợp với tình hình hiện tại Việc này giúp tránh lãng phí đầu tư vào công nghệ mới, đồng thời đảm bảo độ chính xác và nhanh nhạy trong việc thông báo tình hình lô hàng cho khách hàng, góp phần vào sự suôn sẻ của quá trình vận chuyển Trong tương lai, khi khách hàng đã quen với công nghệ mới và la bàn được nâng cấp ổn định, việc chuyển đổi từ phương pháp truyền thống sang công nghệ mới sẽ trở nên hợp lý.
3.2.4 Tối thiểu hóa các chi phí
Giá cả là yếu tố quyết định quan trọng trong việc lựa chọn đối tác của khách hàng Đưa ra mức giá hợp lý không chỉ tạo lợi thế cạnh tranh mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, giúp công ty thu hút thêm khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong ngành.
Hạn chế chi phí không chỉ giúp nâng cao lợi nhuận cho công ty mà còn tạo cơ hội để đầu tư vào các lĩnh vực kinh doanh có lợi hơn Để giảm thiểu chi phí hiệu quả, công ty cần thực hiện các biện pháp tối ưu hóa quy trình và quản lý tài nguyên một cách thông minh.
+ Tuyển chọn nhân viên đúng người đúng việc hạn chế việc phải tốn chi phí nhiều cho việc đào tạo nhân viên không chuyên môn
+ Giảm chi phí nhân công bằng cách chuyển những công việc giấy tờ bằng hệ thống điện tử
Để giảm thiểu chi phí tổ chức hành chính, doanh nghiệp nên tận dụng cơ hội giảm giá dịch vụ bên ngoài và mua sắm trang thiết bị với mức giá ưu đãi Đồng thời, cần từ chối các dịch vụ không cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.
+ Thương lượng với khách hàng về những khoản chi phí phát sinh trong quá trinh giao nhận, để kiểm soát chi phi tốt hơn
Tận dụng các phương tiện vận tải và kho bãi của công ty không chỉ giúp vận chuyển hàng hóa hiệu quả mà còn đảm bảo việc bảo quản tốt, từ đó giảm thiểu chi phí thuê bên ngoài không cần thiết.
+ Kiểm soát việc sử dụng các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phi, sai mục đích
Mở rộng và duy trì mối quan hệ với các hãng tàu là cách hiệu quả để đạt được những khoản chiết khấu cao hơn, từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và giảm chi phí cho khách hàng.
3.2.5 Các giải pháp khác Đối với các chính sách của công ty
Công ty cần xây dựng chính sách ưu đãi hợp lý cho khách hàng và tổ chức hội thảo để lắng nghe ý kiến của họ, đồng thời quảng bá thương hiệu và dịch vụ mới Cung cấp dịch vụ miễn phí kèm theo hợp đồng sẽ tạo ra giá trị gia tăng mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc giá cả Những dịch vụ này có thể bao gồm tư vấn về thị trường mới, tình hình cạnh tranh và các điều khoản cần thiết trong hợp đồng ngoại thương Hơn nữa, công ty cần giải thích rõ ràng về lợi ích của các dịch vụ này, đảm bảo chúng hấp dẫn với khách hàng nhưng vẫn dễ thực hiện và tiết kiệm chi phí cho công ty.
Kiến nghị đối với Nhà nước và Hiệp hội Logistics Việt Nam (VLA)
3.3.1 Kiến nghị đối với Nhà nước
Nhà nước cần thiết lập chính sách nâng cao cơ sở hạ tầng đường biển hiện đại và đồng bộ để đáp ứng nhu cầu vận chuyển quốc tế Việc nâng cấp và cải tạo các cảng biển hiện có cần được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả Để thành công trong việc nâng cấp hệ thống hạ tầng này, Nhà nước cần tăng cường nguồn lực đầu tư cho hạ tầng biển thông qua việc thúc đẩy xã hội hóa và kêu gọi sự tham gia của nguồn vốn đầu tư tư nhân.
Nhà nước cần triển khai chính sách thúc đẩy công nghệ thông tin trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển, bao gồm việc áp dụng E-documents cho các thủ tục như cấp C/O và khai báo hải quan trực tuyến Việc tin học hóa các quy trình này sẽ nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí và tăng cường lợi thế cạnh tranh, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại và xuất nhập khẩu.
Thứ ba, cần hoàn thiện hệ thống chính sách và pháp luật liên quan đến logistics và giao nhận quốc tế Điều này bao gồm việc cải cách thủ tục hành chính và thủ tục hải quan, đơn giản hóa giấy tờ, cắt bỏ điều kiện kinh doanh không cần thiết và loại bỏ các giấy phép con gây phiền hà Đồng thời, cần tránh trùng lặp và chồng chéo trong quản lý của các Bộ ngành để tạo ra hành lang pháp lý và môi trường đầu tư thông thoáng, từ đó nâng cao hiệu quả trong ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Nhà nước, đặc biệt là Bộ Giáo dục và Đào tạo, cần mở rộng chương trình đào tạo nhân lực cho ngành giao nhận quốc tế Cụ thể, cần thiết lập thêm các ngành học liên quan đến giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các trường đại học với giáo trình rõ ràng và ứng dụng cao trong thực tiễn.
Nhà nước cần triển khai đồng bộ và toàn diện cơ chế thông quan điện tử trên toàn quốc, đồng thời khắc phục kịp thời những hạn chế còn tồn tại.
72 việc khai báo thông tin tàu biển qua mạng Để hoàn thiện hệ thống thông quan điện tử, nhà nước cần thực hiện một số giải pháp như:
Học hỏi kinh nghiệm về Hải quan điện tử từ các quốc gia thành công như Hoa Kỳ và Nhật Bản giúp thúc đẩy quá trình thông quan hàng hóa, đơn giản hóa thủ tục giấy tờ và tiết kiệm nguồn lực.
Cần nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật tại các cơ quan hải quan và tăng tốc độ đường truyền internet, đồng thời sửa chữa thường xuyên đường cáp quang trên biển để tránh tình trạng tắc nghẽn mạng hoặc mất mạng Các cơ quan nhà nước cũng cần quản lý và bảo vệ hệ thống mạng tiếp nhận dữ liệu hải quan một cách khoa học nhằm đề phòng rủi ro khi có sự cố xảy ra.
Thứ sáu, Nhà nước đảm bảo môi trường cạnh tranh lành mạnh về giá cả và chất lượng dịch vụ cho toàn ngành
3.3.2 Kiến nghị đối với Hiệp hội ngành Logistics Việt Nam (VLA) Để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, Hiệp hội cần tuyên truyền rộng rãi, nâng cao nhận thức của các doanh nghiệp trong ngành về những nội dung quy định của các bên liên quan trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua các buổi chia sẻ, tọa đàm cho doanh nghiệp trong ngành tham gia Điều này giúp cho các doanh nghiệp nắm được rõ hơn quy trình xử lý hàng hóa giao nhận xuất nhập khẩu vốn có còn có nhiều thay đổi không rõ ràng, không đồng bộ
Các doanh nghiệp trong nước sẽ tiếp tục tổ chức các buổi gặp gỡ và hội nghị hợp tác với các doanh nghiệp nước ngoài, tạo cơ hội học hỏi và mở rộng mạng lưới đại lý quốc tế.
Hiệp hội đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn và hỗ trợ kiến thức nghiệp vụ cho doanh nghiệp, đặc biệt về pháp lý quốc tế và thông tin thị trường Các hiệp hội cần thường xuyên cung cấp thông tin chiến lược và mở rộng thị trường để bảo vệ lợi ích của hội viên trước các rào cản và tranh chấp thương mại quốc tế Đồng thời, việc thu thập và phổ biến thông tin, cũng như huy động chuyên gia bên ngoài, là cần thiết để giải quyết các yêu cầu nghiên cứu và đánh giá, từ đó hình thành chuẩn mực quản lý và khai thác cảng biển hiện đại, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế Bên cạnh đó, hiệp hội còn giữ vai trò đại diện bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp, tăng cường sự hợp tác và bảo vệ lẫn nhau giữa các cảng trong nước.
Hiệp hội cam kết hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đào tạo và đào tạo lại cán bộ, đồng thời thường xuyên tổ chức các chương trình nâng cao tay nghề cho đội ngũ lao động.