CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Các khái niệm của tiền lương và các khoản theo lương
1.1.1 Khái niệm về tiền lương.
Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động là một loại hàng hóa đặc biệt, có khả năng tạo ra giá trị Do đó, tiền lương phản ánh giá cả của sức lao động, là khoản tiền do thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động theo cơ chế thị trường, đồng thời chịu sự chi phối của các quy định pháp luật, cụ thể là luật lao động và hợp đồng lao động.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tiền lương, nhưng định nghĩa nêu lên có tính khái quát được nhiều người thừa nhận đó là:
Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành theo thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động phù hợp với các quan hệ và các quy luật trong nền kinh tế thị trường.
Nói cách khác, tiền lương là số tiền mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động thanh toán tương đương với số lượng và chất lượng lao động mà họ đã tiêu hao để tạo ra của cải vật chất hoặc các giá trị có ích khác.
1.1.2 Khái niệm về các khoản trích theo lương
Cùng với việc chi trả tiền lương, người sử dụng lao động còn phải trích một só tiền nhất định tính theo tỷ lệ phần trăm (%) của tiền lương để hình thành các quỹ theo chế độ quy định nhằm đảm bảo lợi ích của người lao động Đó là các khoản trích theo lương, được thực hiện theo chế độ tiền lương ở nước ta, bao gồm:
- Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
+ Quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH):
Khái niệm: Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức.
Nguồn hình thành quỹ: Quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ
24% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán
Người sử dụng lao động phải nộp 18% trên tổng quỹ lương và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Nộp 8% trên tổng quỹ lương thì do người lao động trực tiếp đóng góp (trừ vào thu nhập của họ)
Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp bị ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, được tính toán dựa trên cơ sở mức lương ngày của họ, thời gian nghỉ và tỷ lệ trợ cấp BHXH, khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và lập bảng thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với quỹ BHXH.
Quỹ BHXH được quản lý tập trung ở tài khoản của người lao động Các doanh nghiệp phải nộp BHXH trích được trong kỳ vào quỹ tập trung do quỹ BHXH quản lý.
Mục đích sử dụng quỹ: Là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ
Hay theo khái niệm của tổ chức lao động quốc tế (ILO) BHXH được hiểu là sự bảo vệ của xã hội với các thành viên của mình thông qua một loạt các biện pháp công cộng để chống lại tình trạng khó khăn về kinh tế xã hội do bị mất hoặc giảm thu nhập, gây ra ốm đau mất khả năng lao động.
BHXH là một hệ thống 3 tầng:
Tầng 1: Là tầng cơ sở để áp dụng cho mọi người, mọi cá nhân trong xã hội Người nghèo, tuy đóng góp của họ trong xã hội là thấp nhưng khi có yêu cầu nhà nước vẫn trợ cấp
Tầng 2: Là tầng bắt buộc cho những người có công ăn việc làm ổn định.
Tầng 3: Là sự tự nguyện cho những người muốn đóng BHXH cao.
Về đối tượng: Trước đây BHXH chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp nhà nước Hiện nay theo nghị định 45/CP thì chính sách BHXH được áp dụng đối với tất cả các lao động thuộc mọi thành phần kinh tế (tầng 2) Đối với tất cả các thành viên trong xã hội (tầng 1) và cho mọi người có thu nhập cao hoặc có điều kiện tham gia mua BHXH còn quy định nghĩa vụ đóng góp cho những người được hưởng chế độ ưu đãi Số tiền mà các thành viên thành viên trong xã hội đóng hình thành quỹ BHXH.
+ Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT):
Khái niệm: Quỹ BHYT là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh.
Nguồn hình thành quỹ: Các doanh nghiệp thực hiện trích quỹ BHYT như sau: 4,5% trên tổng số thu nhập tạm tính của người lao động, trong đó
1,5% do người lao động trực tiếp nộp (trừ vào thu nhập của họ)
3% do doanh nghiệp chịu (tính vào chi phí sản xuất- kinh doanh)
Mục đích sử dụng quỹ: Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế, những người có tham gia nộp BHYT khi ốm đau bệnh tật đi khám chữa bệnh họ sẽ được thanh toán thông qua chế độ BHYT mà họ đã nộp.
Đối tượng được vay: Người lao động ký hợp đồng lao động dài hạn (không xác định thời hạn) hoặc hợp đồng lao động có thời hạn tối thiểu 3 tháng theo luật lao động hiện hành; người quản lý doanh nghiệp nhận lương theo quy định của pháp luật; cán bộ, công chức, viên chức theo quy định pháp luật.
+ Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp.
Nguồn hình thành quỹ: Các doanh nghiệp thực hiện trích quỹ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động, và doanh nghiệp phải chịu toàn bộ (tính vào chi phí sản xuất- kinh doanh)
Mục đích sử dụng quỹ: 50% KPCĐ thu được nộp lên công đoàn cấp trên, còn
50% để lại chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị.
Về đối tượng: Là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà không phân biệt cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó đã có hay chưa có tổ chức công đoàn cơ sở
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là chế độ bảo hiểm xã hội nhằm hỗ trợ người lao động khi mất việc làm, giúp họ nhanh chóng quay trở lại thị trường lao động Chính sách này giúp đảm bảo cho người thất nghiệp có một khoản thu nhập thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập đã mất Ngoài ra, BHTN còn hỗ trợ học nghề và tìm việc làm cho người lao động tham gia BHTN.
Nguồn hình thành quỹ: Các doanh nghiệp thực hiện trích quỹ BHTN như sau:2% trên tổng số thu nhập tạm tính của người lao động, trong đó
1% do người lao động trực tiếp nộp (trừ vào thu nhập của họ)
1% do doanh nghiệp chịu (tính vào chi phí sản xuất - kinh doanh)
Chức năng của tiền lương
Tiền lương có các chức năng sau đây:
- Chức năng đòn bẩy cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chức năng kích thích người lao động
- Chức năng tái sản xuất sức lao động.
Chế độ tiền lương và các hình thức trả lương
Việc vận dụng chế độ tiền lương thích hợp nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động
Chế độ tiền lương cấp bậc.
Là chế độ tiền lưong áp dụng cho công nhân Tiền lương cấp bậc được xây dựng dựa trên số lượng và chất lượng lao động Có thể nói rằng chế độ tiền lương cấp bậc nhằm mục đích xác định chất lượng lao động,so sánh chất lượng lao động trong các nghành nghề khác nhau và trong từng nghành nghề Đồng thời nó có thể so sánhđiều kiện làm việc nặng nhọc, có hại cho sức khoẻ với điều kiện lao động bình thường Chế độ tiền lương cấp bậc có tác dụng rất tích cực nó điều chỉnh tiền lương giữa các nghành nghề một cách hợp lý, nó cũng giảm bớt được tính chất bình quân trong việc trả lươngthực hiện triệt để quan điểm phân phối theo lao động.
Chế độ lương theo chức vụ
Chế độ này chỉ được thực hiện thông qua bảng lương do Nhà Nước ban hành. Trong bảng lương này bao gồm nhiều nhóm chức vụ khác nhau và các quy định trả lương cho từng nhóm.
1.3.2 Các hình thức trả lương
Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc, cấp bậc lương ( chức danh) và thang lương( hệ số lương) Hình thức này chủ yếu áp dụng cho lao động gián tiếp, công việc ổn định hoặc có thể cho cả lao động trực tiếp mà không định mức được sản phẩm
- Tiền lương ngày: Là tiền lương trích cho người lao động theo mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng
Tiền lương cơ bản của tháng
Tiền lương ngày Số ngày làm việc theo quy định của 1tháng
- Tiền lương tháng: Là tiền lương trả cho công nhân viên theo tháng, bậc lương được tính theo thời gian là 1 tháng.
Tiền Lương tháng = Tiền lương ngày x số ngày làm việc thực tế của người người lao động trong 1tháng
- Tiền lương tuần: Là tiền lương tính cho người lao động theo mức lương tuần và số ngày làm việc trong tháng
- Tiền lương giờ: Lương giờ có thể tính trực tiếp để trả lương theo giờ hoặc căn cứ vào lương ngày để phụ cấp làm thêm giờ cho người lao động Lương giờ trả trực tiếp như trả theo giờ giảng dạy đối với giảng viên.
Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
1.4.1.Nhiệm vụ của kế toán tiền lương
- Tổ chức hoạch toán và thu thập đầy đủ, đúng đắn các chỉ tiêu ban đâù theo yêu cầu quản lý về lao động theo từng người lao động, từng đơn vị lao động Để thực hiện nhiệm vụ này thì doanh nghiệp cần nghiên cứu vận dụng hệ thống chứng từ ban đầu về lao động tiền lương của nhà nước phù hợp với yêu cầu quản lý và trả lương cho từng loại lao động ở doanh nghiệp.
- Tính đúng, tính đủ, kịp thời tiền lương và các khoản liên quan cho từng người lao động, từng tổ sản xuất, từng hợp đồng giao khoản, đúng chế độ nhà nước,phù hợp với các quy định quản lý của doanh nghiệp.
- Tính toán phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lương các khoản trích theo lương, theo đúng đối tượng sử dụng có liên quan.
- Thường xuyên cũng như định kỳ tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động và chỉ tiêu quỹ lương, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan đến quản lý lao động tiền lương.
Một số chứng từ kế toán:
Mẫu số 01-LĐTL: "Bảng chấm công" là chứng từ cơ sở để trả lương theo thời gian làm việc thực tế của từng công nhân viên Bảng này được lập hàng tháng theo thời gian bộ phận (tổ sản xuất, phòng ban) để xác định số ngày làm việc thực tế, số giờ làm việc thực tế của từng cá nhân Dựa trên thông tin này, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tính toán tiền lương và các khoản phụ cấp liên quan.
- Mẫu số 06 – LĐTL :“ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.
- Mẫu số 07 – LĐTL: “ Phiếu làm thêm giờ”
Phiếu này dùng để hạch toán thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên ngoài giờ quy định được điều động làm việc thêm là căn cứ để tính lương theo khoản phụ cấp làm đêm thêm giờ theo chế độ quy định.
Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ khác như:
- Mẫu số 08 – LĐTL: Hợp đồng lao động, các bản cam kết
- Mẫu số 09 – LĐTL: Biên bản điều tra tai nạn
- Một số các chứng từ khác liên quan khác như phiếu thu, phiếu chi, giấy xin tạm ứng, công lệch (giấy đi đường) hoá đơn …
1.4.3 Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán tiền công và các khoản khác với người lao động, tình hình trích lập, sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN kế toán sử dụng tài khoản 334 và tài khoản 338.
Tài khoản 334: Phải trả công nhân viên
- Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334
+ Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động;
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động
+ Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động
Dư nợ (nếu có): số trả thừa cho CNV chức
Dư có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Tài khoản 338: Phải trả phải nộp khác
- Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án (tiền nuôi con khi li dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí, ) giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 338
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý
- Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn
- Xử lý giá trị tài sản thừa thu
- Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ
- Các khoản đã trả đã nộp khác
- Trích KPCĐ, BHXH, BHYT heo tỷ lệ quy định
- Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kì
- Các khoản phải nộp, phải trả hay hộ
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại
Dư nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa Vượt chi chưa được thanh toán
Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý
Tài khoản 338 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan trong quá trình hạch toán như 111, 112, 138
Tổng hợp, phân bổ tiền lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Hàng tháng kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng (bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, ,) và tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định trên cơ sở tổng hợp tiền lương phải trả và các tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện trên Bảng phân bổ tiền lương và Trích BHXH (Mẫu số 01/BPB)
Bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH được sử dụng để ghi chép, phân chia tiền lương thực trả bao gồm lương cơ bản, phụ cấp và các khoản khác Đối với BHXH, BHYT, KPCĐ, các đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm trích nộp hàng tháng theo quy định của pháp luật.
1.4.4 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến tiền lương
- Tính tiền lương phải trả cho công nhân viên
- Hàng tháng, trên cơ sở tính toán tiền lương phải trả cho CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK622 – Chi phí nhân công trực tiếp: Tiền lương phải trả cho CNV trực tiếp sản xuất
Nợ TK 241- XDCB dở dang: Tiền lương công nhân viên XDCB và sửa chữa TSCĐ
Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung ( 6271)
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng ( 6411)
Nợ TK 642- Chi phí QLDN ( 642.1)
Có TK 334- Phải trả CNV
- Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên
Hàng quý hoặc hàng năm tuỳ theo tình hình kinh doanh doanh nghiệp được tính từ lợi nhuận để lập quỹ phúc lợi và quỹ khen thưởng cho người lao động Sau khi được trích lập, quỹ khen thưởng dùng để chi thưởng cho công nhân viên như thưởng thi đua, thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật…
+Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả CNV ( thưởng thi đua… ) kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 431- Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4311)
Có TK 334- Phải trả CNV
- Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp ( Các khoản mà người lao động sử dụng lao động được tính vào chi phí )
Nợ 622 Bộ phận trực tiếp quản lý
Nợ 627.1 Bộ phận quản lý các phân xưởng
Nợ 641.1 Nhân viên bán hàng
Nợ 642.1 Chi phí doanh nghiệp
- Trích BHXH, BHYT ( Phần do CNV phải nộp từ tiền lương của mình)
Nợ TK 334 Các khoản phải trả CNV
- Tính số BHXH phải trả trực tiếp CNV (trường hợp CNV ốm đau, thai sản…) kế toán phản ánh theo quy định khoản thích hợp tuỳ theo quy định cụ thể về việc phân công quản lý sử dụng quỹ BHXH
- Trường hợp phân cấp quản lý sử dụng quỹ BHXH, doanh nghiệp được giữ lại một phần BHXH trích được để trực tiếp sử dụng chi tiêu cho CNV như : ốm đau, thai sản,
… theo quy định; khi tính số BHXH phải trả trực tiếp CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản :
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)
Có TK 334 – Phải trả CNV
Sổ quỹ BHXH để lại doanh nghiệp chi không hết hoặc chi thiếu sẽ thanh toán quyết toán với cơ quan quản lý chuyên trách cấp trên.
Hạch toán lao động và thời gian lao động
Hạch toán lao động và thời gian lao động có mục đích đảm bảo việc quản lý đội ngũ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp Đồng thời, dữ liệu này còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình tính lương chính xác cho từng nhân viên Quá trình hạch toán lao động và thời gian lao động giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý chặt chẽ công việc, tính công, tính lương của nhân viên, từ đó đảm bảo quyền lợi cho người lao động và công tác quản lý nhân sự khoa học, hiệu quả của doanh nghiệp.
Nội dung của hạch toán lao động bao gồm: Hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và chất lượng lao động.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
Lịch sử hình thành và phát triển của Công Ty TNHH Kinh Doanh Khách Sạn
Tên công ty: Công Ty TNHH Kinh Doanh Khách Sạn Blue Star
Tên tiếng Anh: BLUE STAR HOTEL BUSINESS COMPANY LIMITED. Địa chỉ: Lô 31 đường Nguyễn Hoàng,P Mỹ Đình 2,Q Nam Từ Liêm,Hà Nội Điện thoại : 04.37856302 Fax: 04.37856303
Vốn điều lệ là 50.000.000.000 đồng (năm tỷ đồng)
Giấy chứng nhận ĐKKD :do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp Hà Nội cấp
Trong giấy phép đăng ký kinh doanh của mình công ty ghi rõ: Công Ty TNHH Kinh Doanh Khách Sạn Blue Star là công ty hoạt động trong các lĩnh vực: cung cấp các dịch vụ lưu trú ngắn ngày,nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động,dịch vụ phục vụ đồ uống,dịch vụ tắm hơi, massage và các dịch vụ tăng cường sức khoẻ tương tự (trừ hoạt động thể thao).
Chức năng và nhiệm vụ của Công Ty TNHH Kinh Doanh Khách Sạn Blue Star
Khách sạn là một cơ sở phục vụ du lịch: phục vụ lưu trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung khác để đáp ứng nhu cầu về ngủ, nghỉ ngơi, ăn uống, vui chơi giải trí và các nhu cầu khác của khách du lịch trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
Là một đơn vị kinh doanh, Công Ty TNHH Kinh Doanh Khách Sạn Blue Star hoạt động theo nguyên tắc hạch toán độc lập nhằm tạo ra lợi nhuận Khách sạn tổ chức và quản lý tốt các dịch vụ từ khi bắt đầu phục vụ cho đến khi kết thúc quy trình phục vụ đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng và được khách hàng hài lòng.
Sản xuất và cung ứng những loại hàng hoá, dịch vụ đáp ứng được nhu cầu cho khách du lịch về lưu trú, ăn uống, lữ hành, vận chuyển, vui chơi, giải trí…
Hoạt động trong khuôn khổ pháp luật do nhà nước quy định và chịu sự quản lý hành chính của Nhà Nước.
Thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản khác cho Nhà Nước.
Thực hiện các nghĩa vụ với công nhân viên lao động làm việc trong khách sạn về các khoản lương và các khoản trích theo lương Tạo điều kiện để nâng cao đời sống cho nhân viên, thực hiện các chế độ quyền lợi cho người lao động đúng pháp luật.
Do nhu cầu của khách tại của các cơ sở lưu trú ngày càng đa dạng hoá đồng thời do yêu cầu mở rộng phạm vi kinh doanh đa dạng hoá sản phẩm để tăng doanh thu tăng lợi nhuận cũng như do yêu cầu cạnh tranh giữa các khách sạn nhằm thu hút khách mà khách sạn ngày càng mở rộng và đa dạng hoá các loại hình kinh doanh của mình Bên cạnh hai dịch vụ chính lưu trú và ăn uống, khách sạn còn kinh doanh các dịch vụ khác như tổ chức hội nghị, bán hàng lưu niệm, vui chơi giải trí, đổi tiền, dịch vụ điện, điện thoại, internet…và nhiều dịch vụ cần thiết khác tuỳ theo khả năng của khách sạn và yêu cầu của khách Khách sạn thường thực hiện các hoạt động kinh doanh cơ bản sau: Kinh doanh dịch vụ lưu trú: là cung cấp cho khách hàng những phòng đã chuẩn bị sẵn, đầy đủ tiện nghi theo tiêu chuẩn của khách sạn năm sao, đây là dịch vụ cơ bản nhất Sự phát triển của khách sạn phụ thuộc trước hết vào sự phát triển của dịch vụ này, dịch vụ này nó đem lại nguồn thu chủ yếu cho khách sạn.
Kinh doanh dịch vụ ăn uống: đó là chế biến, bán, trao cho khách các món ăn thức uống tạo điều kiện cho việc nghỉ ngơi của khách Đây cũng là nguồn thu đáng kể cho khách sạn.
Tổ chức bộ máy quản lý của Công Ty TNHH Kinh Doanh Khách Sạn Blue Star
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ chức năng mas sage
S âun casi no imp erial res piano bar pano bar royar spa offic e rent al bus sine ss Cen ter tour desk room charge descrept ion
PHÒNG TỔ CHỨC HC & KH
PHÒNG KẾ TOÁN TÀI VỤ secu rity yoshihaa res mas sage casi no imp erial restau ran piano bar pano bar royar spa office rental bussi ness tour desk room charge descrept ion
PHÒNG TỔ CHỨC HC & KH
PHÒNG KẾ TOÁN TÀI VỤ secu rity yoshihara r estaurant
2.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc khách sạn nắm giữ vị trí quyền lực và trách nhiệm cao nhất, là người điều hành trực tiếp các hoạt động kinh doanh của khách sạn, đồng thời giám sát và kiểm tra quá trình thực hiện của từng bộ phận, đảm bảo hoạt động chung của khách sạn diễn ra hiệu quả và suôn sẻ.
Giám đốc khách sạn có trách nhiệm vạch ra các mục tiêu kinh doanh, tổ chức, thực hiện các kế hoạnh, thường xuyên nắm bắt thông tin về thị trường để có các quyết định tối ưu trong kinh doanh.
Giám đốc khách sạn nắm giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành khách sạn Họ chịu trách nhiệm phê duyệt các kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên, đồng thời quản lý và tuyển chọn nguồn nhân lực chất lượng cao Ngoài ra, giám đốc khách sạn còn đảm nhiệm việc đề bạt cán bộ và áp dụng các biện pháp kỷ luật đối với nhân viên Họ cũng có thẩm quyền quản lý tài sản và đảm bảo chất lượng dịch vụ của khách sạn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Phó giám đốc phụ trách lưu trú:
Giúp giám đốc khách sạn điều hành hoạt động kinh doanh lưu trú, chịu trách nhiệm điều hành quản lý trực tiếp đối với bộ phận lễ tân, phòng, buồng Phó giám đốc phải nắm được tình trạng phòng và dự tính số phòng cho thuê trong tuần, tháng, nhận các thông tin từ các tổ chức gửi khách, liên hệ với khách hàng nếu xảy ra các khiếu nại. Phó giám đốc phụ trách nhà hàng:
Giúp giám đốc khách sạn điều hành hoạt động kinh doanh dịch vụ ăn uống của khách sạn, quản lý trực triếp bộ phận nhà hàng và bộ phận bếp; đề ra các quy chế, điều lệ, quy trình và tiêu chuẩn thao tác ăn uống, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc khách sạn về hiệu quả kinh doanh của bộ phận này. Phòng tổ chức hành chính và kế hoạch:
Thực hiện công tác tổ chức và quản lý nhân sự khách sạn, tổng hợp lại số ngày công, số ngày nghỉ của công nhân viên…đồng thời bộ phận kế hoạch xem xét tình hình hoạt động của khách sạn, thông tin về thị trường để lập kế hoạch hoạt động cho khách sạn trong tuần, tháng, quý, năm.
Theo dõi tình hình thu chi của khách sạn, thực hiện việc thu chi theo quyết định của giám đốc và kết quả lãi lổ của khách sạn Ngoài ra còn có nhiệm vụ tìm kiếm vốn và nguồn vốn cho công ty, có quan hệ với các đơn vị hoạt động tài chính trên địa bàn.
Nhận đăng kí phòng, đặt phòng, hủy phòng của khách, làm thủ tục khai báo tạm trú của khách theo đúng quy định Kết hợp với các bộ phận có liên quan đáp ứng kịp thời các dịch vụ mà khách yêu cầu với khả năng của khách sạn, nhận các thông tin khiếu nại (nếu có) của khách Phối hợp với nhân viên kế toán và các bộ phận phòng ngủ để lập hoá đơn thanh toán.
Có nhiệm vụ phục vụ khách đến lưu trú tại khách sạn, làm vệ sinh phòng hằng ngày, bảo quản tài sản cho khách, lập hoá đơn thanh toán các dịch vụ mà khách đã tiêu dùng trong thời gian lưu trú để tiện cho việc liên hệ thanh toán tại bộ phận lễ tân.
Phục vụ khách hàng từ khi đến cho đến khi rời khỏi khách sạn là nhiệm vụ của nhân viên tiếp tân Họ hướng dẫn khách đến nơi giữ xe, hỗ trợ vận chuyển hành lý Ngoài ra, họ còn có trách nhiệm bảo vệ tài sản của khách sạn và đảm bảo an toàn cho khách lưu trú.
Phục vụ cho khách đến ăn uống tại nhà hàng, phục vu các tiệc cưới, hỏi, hội nghị…
Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm khi chế biến món ăn, cũng như chế biến đúng yêu cầu của khách hàng là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhà hàng Bộ phận này sẽ liên hệ với khách để phục vụ ăn uống theo đơn đặt hàng tận nơi cho khách hàng.
Bộ phận bảo trì: Chịu trách nhiệm duy tu, bảo dưỡng, sữa chữa máy móc thiết bị tạo điều kiện sử dụng tối đa công suất, tiết kiệm chi phí kinh doanh cho khách sạn.
Bộ phận Casino: chịu trách nhiệm phục vụ vui chơi giải trí cho khách Đặc biệt bộ phận này chỉ phục vụ cho khách nước ngoài.
Bộ phận Massage sauna: chịu trách nhiệm phục vụ cho khách khi khách có nhu cầu thư giản, tạo cảm giác thoải mái khi khách đến với dịch vụ.
Tổ chức bộ máy kế toán của Công Ty TNHH Kinh Doanh Khách Sạn Blue Star
Ở bất cứ một doanh nghiệp nào, thì bộ máy kế toán là một phần không thể thiếu được Và ở Công Ty TNHH Kinh Doanh Khách Sạn Blue Star cũng thế, nó đóng một vai trò hết sức quan trọng, đảm nhiệm việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ theo dõi việc nhập hàng, xuất hàng cho đến việc tiêu thụ và xác định được kết quả sản xuất kinh doanh Công việc kế toán được ghi chép hằng ngày nhằm phản ánh một cách kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ lập báo cáo tài chính trình lên ban giám đốc và các cơ quan của nhà nước Tại Công Ty TNHH Kinh DoanhKhách Sạn Blue Star, tổ chức bộ máy kế toán đơn vị được thể hiện trên sơ đồ sau:
Giám sát thu ngân, công nợ phải thu
Kiểm soát doanh thu, đối chiếu hàng hoá bán ra
Kế toán chi phí, giá thành
Kế toán tiền mặt, kế toán thuế
Kế toán ngân hàng giám sát thu mua
Kiểm toán đêm, công nợ phải trả
Kế toán bếp Kiểm soát giá thực phẩm
Kế toán hàng hoá, vật liệu
Kho bếp Kho hàng hoá
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán mua
♦ Kế toán trưởng là người đứng đầu phòng Kế toán, có quyền hạn và nghĩa vụ điều hành toàn bộ công tác chuyên môn đối với các nhân viên kế toán trong Công ty Đây là người tham mưu cho Giám đốc về công tác kế toán tài chính, chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về tổ chức và điều hành bộ máy kế toán.Tổ chức bộ máy kế toán, triển khai bộ máy kế toán đã được TGĐ và GĐTC phê duyệt Trực tiếp điều hành bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước ban TGĐ về những sai phạm của nhân viên kế toán Lập các báo cáo tài chính cho công ty, các báo cáo thuế theo luật định Quan hệ với các cơ quan chức năng: thuế, thanh tra, kiểm toán Kiểm soát công tác thu tiền hằng ngày, điều chuyển tiền dư vào tài khoản ngân hàng Kiểm tra và ký các chứng từ kế toán Kiểm soát các hợp đồng liên quan đến chi phí của khách sạn: phụ trách quyết toán các hợp đồng, tổng hợp đầu tư giá trị với thuế, ngân hàng, xây dựng và kiểm soát các quy trình liên quan đến vấn đề tài chính kế toán Kế toán tổng hợp: xử lý và tổng hợp số liệu kế toán từ các phần hành Thực hiện các bút toán ghi sổ tổng hợp cuối tháng Hoàn tất các báo cáo của công ty hàng tháng Quyết toán các hợp đồng còn lại Tổng hợp quyết toán giá trị đầu tư Làm việc trực tiếp với cơ quan thuế, ngân hàng liên quan đến quyết toán công trình.
♦ Kế toán tiền măt, kế toán thuế: Đối với kế toán tiền mặt: Theo dõi tiền mặt VNĐ, tiền măt ngoại tệ các loại Lập phiếu thu chi hằng ngày Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ Kiểm kê quỹ hàng quý Theo dõi và báo cáo thu chi tiền mặt Báo cáo luân chuyển tiền tệ In các bảng kê chứng từ hàng tháng giao cho bộ phận quản lý chứng từ Đối với kế toán thuế: Kiểm tra và báo cáo thuế GTGT đầu vào và đầu ra trước ngày 20 hàng tháng Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn trước ngày 08 hàng tháng Quản lý và theo dõi các khoản phải nộp vào ngân sách nhà nước Soạn thảo các công văn liên quan các văn đề về thuế Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc hổ trợ và giải trình các cơ quan thuế.
Kế toán tham gia quản lý chi phí, giá thành bằng cách theo dõi các khoản chi, đề xuất biện pháp quản lý chi phí, phân tích biến động chi phí Kiểm tra hợp đồng, đảm bảo hạch toán đầy đủ chi phí theo nguyên tắc trích trước Kiểm soát giá cả, dịch vụ hàng hóa Hạch toán và phân bổ chi phí giá vốn thích hợp Đối với công nợ phải trả, kế toán theo dõi hàng hóa mua vào, các khoản phải trả, cập nhật chứng từ bù trừ công nợ Kiểm tra, đối chiếu công nợ phải trả, lập báo cáo tình hình công nợ, thời gian thanh toán, lập kế hoạch thanh toán hàng tháng.
♦ Kế toán TSCĐ, CCDC: Tổ chức ghi chép, phản ánh các số liệu liên quan đến TSCĐ, CCDC như nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí CCDC hàng tháng vào chi phí hoạt động theo các trung tâm chi phí Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá tình hình tăng giảm TSCĐ, CCDC Kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ Báo cáo tình hình bể vỡ của CCDC hàng tháng
♦ Kế toán ngân hàng: Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay tại các ngân hàng, các đối tượng cho vay khác Lên bảng kê vay vốn, thu hồi và kiểm tra các chứng từ gốc vay vốn, sắp xếp và hoàn trả chứng từ gốc cho bộ phận lưu trữ chứng từ Kết hợp với kế toán công nợ phải thu để báo cáo tình hình công nợ phải thu một cách chính xác Lập uỷ nhiệm chi thanh toán cho các nhà cung cấp Theo dõi tình hình thanh toán bằng thẻ tín dụng của khách hàng, lập bút toán điều chỉnh chêch lệch tỷ giá. trình được phê duyệt Điều phối hoạt động, lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất Hướng dẫn công tác mua hàng, nhập hàng, cân đối với hạn mức tồn kho từng loại vật liệu Kiểm tra chọn mẫu hàng tháng về giá, chất lượng.
♦ Kiểm soát doanh thu: Kiểm tra việc hoạch toán, nhập liệu doanh thu hằng ngày của các thu ngân Đối chiếu doanh thu của các bộ phận hàng ngày Kiểm soát giá cả hàng hoá, dịch vụ bán ra Hỗ trợ công tác thu hồi công nợ với kế toán công nợ.
♦ Thống kê, đối chiếu hàng hoá bán ra: Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên captain order (từ
FB và Bếp) với guest check, guest check với hoá đơn GTGT để đảm bảo tính nhất quán của số liệu.
♦ Kế toán công nợ phải thu: Theo dõi, cập nhật công nợ phải thu hàng ngày (TK 131) dựa trên báo cáo doanh thu, báo cáo thu tiền mặt, báo cáo ngân hàng Thực hiện việc đối chiếu công nợ và phát hành thư đòi nợ đến khách hàng hàng tháng Phân tích tình hình công nợ để đưa các chính sách thu hồi nợ hoặc trả nợ hoặc trả nợ và lập dự phòng nợ khó đòi Liên lạc trực tiếp với khách hàng và nhân viên phòng Sales, đốc thúc khách hàng trả nợ Liên kết với kế toán ngân hàng, kế toán tiền mặt và kế toán doanh thu để lên báo cáo công nợ phải thu hàng tháng.
Giám sát thu ngân đảm nhiệm việc lập lịch làm việc theo tuần của nhân viên thu ngân, giám sát thời gian làm việc và nghiệp vụ của họ Họ cũng có trách nhiệm lập biên bản ghi nhận những sai phạm của nhân viên thu ngân và đề xuất các biện pháp kỷ luật thích hợp.
♦ Kế toán công nợ phải trả, kiểm toán đêm: Đối với kế toán công nợ phải trả: Theo dõi hàng hoá mua vào theo từng mặt hàng, nhà cung cấp, hợp đồng Theo dõi các khoản phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp Cập nhật các chứng từ bù trừ công nợ Kết hợp với các kế toán thuộc phân hệ khác để kiểm tra, đối chiếu công nợ phải trả cho các nhà cung cấp Báo cáo tình hình công nợ và thời hạn thanh toán Lập kế hoạch thanh toán hàng tháng. Đối với kiểm toán đêm: Kiểm tra chứng từ, sổ sách và kiểm kê bàn giao tiền mặt tại các quầy thu ngân Chuyển hồ sơ chứng từ đến nhân viên kiểm soát doanh thu Phụ trách thu ngân các quầy từ 23h hàng ngày Kiểm kê và xác nhận hàng huỷ tại bếp mở tầng 3. ngày Báo cáo hàng bể vỡ Báo cáo sự cố, tai nạn và an ninh khách sạn Đóng hệ thống POS.
♦ Kế toán hàng hoá, vật liệu: Kiểm tra, kiểm soát các chứng từ nhập xuất điều chuyển hàng phát sinh tại kho tổng Đối chiếu với các báo cáo sử dụng của các bộ phận Đối chiếu hoá đơn hợp đồng của nhà cung cấp Kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng Lập báo cáo nhập xuất tồn tại kho tổng Báo cáo nhập xuất tồn tại các quầy Báo cáo tình hình hàng tồn kho bán chậm, hàng đến hạng cần xử lý Kiểm tra các biên bản xử lý hàng, hàng trả lại, chuyển kế toán thanh toán Kết hợp với kế toán công nợ để kiểm tra, đối chiếu công nợ phải trả cho các nhà cung cấp.
♦ Kế toán bếp, kiểm soát giá thực phẩm: Đối với kế toán bếp: Kiểm tra, kiểm soát giá vốn trước khi xuất hàng cho bộ phận bếp. Nếu giá trị hàng hoá yêu cầu chêch lệch thấp hơn hoặc vượt quá mức 5% định mức, yêu cầu sự giải thích của bộ phận bếp Kiểm tra hàng tồn kho trước khi kiểm phiếu yêu cầu qua thủ kho Lập phiếu yêu cầu mua hàng để chuyển đến tổ mua hàng Kiểm tra, kiểm soát chứng từ nhập, xuất điều chuyển hàng phát sinh tại kho bếp Kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng, lập báo cáo nhập, xuất tồn, báo cáo chênh lệch tồn kho sổ sách và thực tế Đề xuất biện pháp xử lý Kiểm tra các biên bản huỹ hàng, báo cáo tình hình hàng hư hỏng, kém phẩm chất Kết hợp kế toán công nợ phải trả để kiển tra, đối chiếu công nơ phải trả cho các nhà cung cấp thực phẩm. Đối với kế toán kiểm soát giá cả thực phẩm: Nắm vững hợp đồng cung ứng thực phẩm. Kiểm soát giá cả hàng hoá thực phẩm, nếu phát hiện sự chênh lệch tăng so với hợp đồng hoặc bản báo giá gần nhất yêu cầu tổ mua hàng giải trình.
♦ Thủ kho: Kiểm tra và nhập hàng hoá vào Sắp xếp và lưu trữ hàng hoá một cách khoa học Xuất hàng theo yêu cầu Cập nhật số lượng nhập xuất và chuyển chứng từ trong ngày cho kế hoạch phụ trách Thường xuyên đối chiếu số lượng hàng còn trong kho, so sánh với định mức hàng tồn kho để tiến hành yêu cầu mua hàng Lập biên bản hàng hư hỏng, trả lại và nộp cho kế toán phụ trách (kế toán kho bếp hoặc kế toán vật tư) ngay trong ngày Cuối tháng cùng phụ trách đối chiếu và kiểm kê hàng tồn kho Ký xác nhận
♦ Thủ quỹ: Quản lý, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt quản lý tiền mặt tại quỹ Báo cáo tiền mặt tại quỹ vào cuối mỗi ngày Nộp tiền vào ngân hàng khi tồn quỹ vượt quá hạn mức 3h chiều mỗi ngày với sự hộ tống của một bảo vệ Đối chiếu các chênh lệch tiền mặt tại quỹ ngay sau khi được phát hiện Kiểm kê quỹ định kỳ và lập báo cáo kiểm kê và thời điểm cuối mỗi tháng với sự tham gia của nhân viên kế toán thanh toán Tuân thủ yêu cầu kiểm kê quỹ đột xuất theo yêu cầu của ban giám đốc, có trách nhiệm giải thích các khoản chênh lệch Tuân thủ chính sách tồn tiền mặt tại quỹ hàng ngày, để hạn chế rủi ro khi để tiền mặt với giá trị lớn Chỉ chấp thuận chi tiền ra khi có đầy đủ sự phê duyệt theo đúng quy định Kiểm soát sự biến động của ngoại tệ, đề xuất phương án mua bán ngoại tệ có hiệu quả Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán.
♦ Tổ mua hàng: Tuân thủ quy trình mua hàng đã được Ban Tổng GĐ phê duyệt Chịu trách nhiệm giao nhận hàng hoá đặt mua, ký xác nhận vào biên bản giao nhận hàng hoá. Tìm và để trình ban TGĐ những nhà cung cấp hàng hoá có những tiêu chí phù hợp với những tiêu chuẩn mà khách sạn đề ra Thực hiện lệnh mua hàng từ các yêu cầu mua hàng của các bộ phận: kiểm kê và tìm những nhà cung cấp hợp lý nhất đối với những món hàng cần đặt mua Chịu trách nhiệm trước Ban TGĐ về giá cả, chất lượng hàng hoá đặt mua. Thường xuyên khảo sát thị trường để tìm ra những nhà cung cấp tốt nhất cho khách sạn. Hàng tháng phải báo cáo tình hình mua hàng, phân tích giá cả và đánh giá các nhà cung cấp để trình Ban TGĐ.
Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty TNHH
2.5.1 Công tác quản lý lao động của Công ty
Công Ty TNHH Kinh Doanh Khách Sạn Blue Star với chức năng chính là dịch vụ và kinh doanh khách sạn cho nên việc bố trí và sử dụng lao động tương đối hợp lý, tinh giảm gọn nhẹ bộ máy quản lý, nâng cao bồi dưỡng đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên Từ năm 2010 đến nay tổng số lượng lao động của công ty tăng lên đáng kể.Song song với việc tăng đội ngũ lao động thì đời sống của cán bộ công nhân viên cũng có cải thiện, thu nhập tăng cao chứng tỏ tình hình kinh doanh của công ty ngày càng phát triển Điều nay được thể hiện chi tiết qua bảng sau:
Thu nhập bình quân / người Triệu đồng/người 3,0 3,175 3,346
Qua bảng số liệu trên cho ta thấy tổng số lao động của công ty ngày càng tăng Cụ thể tổng số cán bộ công nhân viên của công ty năm 2013 là 250 người đến năm 2014 là 3000 người tăng 50 người so với năm 2013, tương ứng 120,0% và đến năm 2015 tổng số lao động của công ty tăng 120 người so với năm 2014, tương ứng 140,0%.
Nguyên nhân của sự gia tăng lao động ở công ty là do hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả, do đó công ty mở rộng quy mô sản xuất, đòi hỏi phải bổ sung thêm lao động.
Mặc dù số lượng công ty tăng mạnh mẽ, nhưng lương bình quân hàng tháng của mỗi nhân viên cũng tăng đáng kể Theo bảng số liệu được cung cấp, lương bình quân năm 2013 là 3.000.000 đồng/tháng, đến năm 2014 tăng lên 3.175.000 đồng/tháng, tương đương 117,5% so với năm 2013 Năm 2015 tiếp tục tăng đạt 3.346.000 đồng/tháng, tương ứng 114,6% so với năm 2014 Điều này cho thấy sự bố trí lao động hiệu quả, góp phần quan trọng vào hoạt động của công ty.
Công Ty TNHH Kinh Doanh Khách Sạn Blue Star là một công ty thuộc khối doanh nghiệp tư nhân, có lực lượng lao động làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau Công ty đã bố trí sử dụng lao động hợp lý và với việc tinh giảm gọn nhẹ bộ máy quản lý, nâng cao bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn cho cán bộ công nhân viên Bên cạnh đó, công ty còn đề ra chế độ trách nhiệm vật chất đối với nhân viên thông qua việc khen thưởng, kỷ luật không ngừng khuyến khích đội ngũ cán bộ công nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn,tay nghề dể tăng năng suất lao động từ đó năng suất bình quân của Công ty ngày càng tăng tạo điều kiện cho Công ty ngày càng phát triển
Trình độ Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Đại học 50 70 120
Nguồn : thống kê lao động hàng năm của Công ty.
Qua bảng cơ cấu lao động của Công ty, ta nhận thấy tỷ lệ lao động có chuyên môn, trình độ đại học chiếm một tỷ lệ khá cao trong tổng số lao động của Công ty Hơn nữa, tỷ lệ lao động có trình độ đại học, chuyên môn đều tăng đều đặn qua các năm Nguyên nhân chính là do đặc điểm kinh doanh trên lĩnh vực dịch vụ, do đó dòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ công nhân viên có kiến thức nghiệp vụ vững vàng, giỏi, có khả năng kinh doanh giỏi, lôi kéo được khách hàng và giao tiếp đàm phán tốt
2.5.2 Nội dung quỹ lương và công tác quản lý quỹ lương của Công ty
Quỹ lương được phân phối trực tiếp cho người lao động làm việc trong Công ty không sử dụng vào mục đích khác.
Căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty xác định nguồn quỹ lương tương ứng để trả cho người lao động.
Nguồn quỹ lương bao gồm:
- Quỹ lương theo đơn giá tiền lương được giao.
- Quỹ lương bổ sung theo chế độ của Nhà nước.
- Quỹ lương từ các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ khác ngoài đơn giá tiền lương được giao.
- Quỹ lương dự phòng từ năm trước chuyển sang.
- Quỹ lương trả trực tiếp cho người lao động hoặc chuyển qua tài khoản của người lao động với 2 hình thức lương thời gian hoặc sản phẩm Không kể khen thưởng.
- Quỹ khen thưởng tối đa không quá 10% tổng quỹ lương.
- Quỹ lương khuyến khích người lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, tay nghề giỏi tối đa không quá 2% tổng quỹ lương.
- Quỹ dự phòng cho năm sau tối đa không quá 12% tổng quỹ lương.
2 5 2.2 Công tác quản lý qũy lương
Lãnh đạo và tổ chức thực hiện hoàn thành kế hoạch sản xuất và nghĩa vụ đối với nhà nước Công ty đã xác định quản lý quỹ lương:
+ Bố trí sắp xếp cán bộ công nhân viên theo tiêu chuẩn viên chức doanh nghiệp và nhu cầu thực tế đặt ra
+ Quản lý quỹ chặt chẽ tăng cường kiểm tra, kiểm soát quỹ lương.
2 5 2.3 Chứng từ kế toán sử dụng
Các chứng từ về tiền lương kế toán sử dụng bao gồm:
- Mẫu số 01a-LĐTL - Bảng chấm công: Bảng chấm công do các tổ sản xuất hoặc các phòng ban lập, nhằm cung cấp chi tiết số ngày công của từng người lao động theo tháng.
- Mẫu số 01b-LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ
- Mẫu số 02-LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương
- Mẫu số 03-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng
- Mẫu số 05-LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
- Mẫu số 06-LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Mẫu số 07-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
- Mẫu số 08-LĐTL: Hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 09-LĐTL: Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 10-LĐTL: Bảng kê các khoản trích nộp theo lương
Tài khoản sử dụng: Để tiến hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng một số các tài khoản sau:
TK 334 - Phải trả công nhân viên Tài khoản này dùng để phản ánh tiền lương và các khoản thanh toán trợ cấp BHXH, tiền thưởng… và các khoản thanh toán khác có liên quan đến thu nhập của người lao động.
Kết cấu của tài khoản 334 :
- Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của công nhân viên.
- Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên.
- Kết chuyển tiền lương công nhân viên chức chưa lĩnh.
Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức.
Dư có : Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả công nhân viên chức.
Dư nợ ( nếu có) : Số trả thừa cho công nhân viên chức.
Tài khoản TK 338 - Phải trả, phải nộp được sử dụng để theo dõi và phản ánh các khoản nợ phải trả và nộp của doanh nghiệp đối với các bên như cơ quan pháp luật, tổ chức xã hội, cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, khoản vay, khoản tạm ứng, giá trị tài sản chờ xử lý.
Kết cấu của tài khoản 338.
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ.
- Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn.
- Xử lý giá trị tài sản thừa.
- Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện vào doanh thu bán hàng tương ứng kỳ kế toán
- Các khoản đã trả, đã nộp và chi khác.
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định.
- Tổng số doanh thu thực hiện phát sinh trong kỳ.
- Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ.
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp và giá trị tài sản thừa.
Dư có : Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chừ xử lý.
Dư nợ : (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa và giá trị tái sản thừa chờ xử lý.
Tài khoản 338 có các tài khoản cấp 2:
- 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết.
- 3387 : Doanh thu chưa thực hiện.
- 3388 : Phải trả, phải nộp khác. Để hạch toán lao động Công ty sử dụng những chứng từ sau:
+ Quyết định tuyển dụng hoặc thôi việc
+ Quyết định nghỉ hưu để hưởng chế độ BHXH
+ Bảng chấm công lao động
+ Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội
Bộ phận kế toán lao động và hạch toán tiền lương có nhiệm vụ theo dõi biến động số lượng và chất lượng lao động dựa trên chứng từ và kế hoạch của công ty Mỗi khi có quyết định tuyển dụng hoặc thôi việc, bộ phận này phải phản ánh tình hình vào sổ tăng giảm lao động của công ty để đảm bảo thông tin về lực lượng lao động luôn được cập nhật.
Hợp đồng lao động: là hợp đồng được ký giữa Công ty đối với công nhân lao động trực tiếp, dùng là căn cứ để tính số lượng lao động ở bộ phận trực tiếp ở Công ty.
Việc sử dụng thời gian của người lao động trong Công ty có ý nghĩa rất quan trọng, nó có tác dụng nâng cao ý thức tổ chức kỷ luật của người lao động, là cơ sở để tính lương, tính thưởng, để xác định năng suất lao động Do đó hạch toán lao động phải đảm bảo phản ánh được một số giờ làm việc thực tế của mỗi người lao động trong tháng và trong quý.
Chứng từ dùng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công.
Hạch toán kết quả lao động: Hạch toán kết quả lao động phản ánh kết quả lao động của công nhân viên làm việc trực tiếp sản xuất, biểu hiện bằng khối lượng công việc đã hoàn thành Hạch toán kết quả lao động chỉ áp dụng cho hình thức trả lương theo khối lượng sản phẩm hoàn thành, sản xuất của Công ty.
Hình thức tiền lương áp dụng tại Công ty
Công ty đang áp dụng 2 hình thức trả lương là trả lương theo sản phẩm và trả lương thời gian.
Lương thời gian = Lương + PCCV + PCLĐ x Số ngày làm việc thực tế
26 ngày Áp dụng chi trả cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo trong công ty như giám đốc, phó giám đốc, các trưởng phòng, các cán bộ, chuyên viên bậc cao khác.
- Ngoài mức lương cơ bản tương ứng với hệ số chức vụ mà mỗi cán bộ trong ban lãnh đạo được nhận, họ còn được hưởng thêm phần lương phụ cấp trách nhiệm.
- Số ngày làm việc theo quy định của Nhà nước là 26 ngày/tháng Trên thực tế những cán bộ lãnh đạo này thường phải đi làm từ 28,29,30 ngày do áp lực phải giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền rất nhiều.
Do vậy, cán bộ lãnh đạo đi làm thêm vào ngày lễ, ngày nghỉ thì vẫn được hưởng lương như bình thường cho những ngày lễ, ngày nghỉ đó.
Số ngày nghỉ,ngày lễ làm việc: 4
- Hệ số lương cơ bản: 3,80
- Hệ số lương phụ cấp TN: 0,4
- Tiền lương cơ bản anh Hà được nhận: 1.150.000 x 3,80 = 4.370.000đ
- Lương phụ cấp ăn trưaP0.000
- Lương thực tế anh hà nhận được: 4.370.000+435.000+500.000=5.305.000
- Số tiền mà anh Hà đã tạm ứng: 3.000.000
Do vậy mức lương thực lĩnh của anh Hà:
Trả lương sản phẩm đối với công nhân trực tiếp sản xuất, công thức :
Lương tháng = Khối lương công việc hoàn thành x Đơn giá khối lượng
Kế toán tiền lương đến cuối mỗi tháng thu bảng chấm công của các bộ phận, căn cứ vào hệ số lương kế toán thực hiện tính lương và thanh toán lương cho từng bộ phận. viết phiếu chi và theo dõi trên TK 334, 338.
- Các khoản trích theo lương được thực hiện trích đối với tất cả CBCNV trong công ty theo quy định chung:
Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN như sau :
Tên quỹ % quỹ lương Doanh nghiệp nộp tính vào chi phí
Người lao động nộp trừ vào lương
VD: Tính lương sản phẩm cho nhân viên Trần Kim Huệ (Phụ lục 2)
- Hệ số bình quân 1 sản phẩm: 2.00
Số tiền mà chị Huệ được nhận là = 28 x 70.000 x 2.00 = 3.920.000đ
Ngoài ra chị Huệ còn được hưởng thêm phần lương phụ cấp lưu dộng là: 500.000đ/tháng.
Do đó số lương của chị Huệ là:
Mức lương cơ bản của công ty: 1.150.000đ/thnág
Số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp là:
Nhân viên kinh doanh Huệ đã tạm ứng: 2.000.000 đ
Do vậy mức lương còn lại mà chị Huệ được nhận là:
Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với người lao động
Các khoản khấu trừ vào thu Công nhân trực nhập của công nhân viên tiếp sản xuất
Nhân viên gián tiếp và nhân
TK 3382, 3386 viên quản lý phân xưởng
Phần đóng góp cho Nhân viên bán hàng, nhân viên quỹ BHXH, BHYT viên quản lý doanh nghiệp
Thanh toán lương, thưởng phúc lợi
BHXH và các khoản khác TK 3383 cho công nhân viên BHXH phải trả trực tiếp
- Hàng tháng sau khi tính toán số tiền lương đã trả CBCNV và số đã khấu trừ, kế toán lập kế hoạch rút tiền gửi Ngân hàng về quỹ.
- Khi phát lương và có khoản phụ cấp cho CBCNV
- Khi xác định số tiền lương phải trả CBCNV
- Khi tạm ứng cho CBCNV (PL8 + PL9)
Sau khi đã định khoản kế toán căn cứ vào bảng phân bổ tiến hành phản ánh trên nhật ký chứng từ ghi sổ 153, 154, 156, 157 vào sổ cái TK 334 ( PL 6)
2.7.2 Hạch toán các khoản trích theo lương
Các tài khoản kế toán sử dụng
- TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Chi tiết các TK338 (2), TK 338 (3), TK 338
(4), TK 338(6)… để phản ánh số tiền thanh toán các khoản trích theo lương và BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
Sơ đồ hạch toán thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.
Số BHXH phải trả trực Trích Tính vào chi phí tiếp cho công nhân viên KPCĐ, kinh doanh (24 %)
Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT BHYT
Trừ vào thu nhập của BHTN
Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Thu hồi BHXH, KPCĐ chi hộ chi vượt
- Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ kế toán ghi (PL5)
- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ cho các đối tượng tính vào chi phí sản xuất: (PL7)
- Số tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ nộp lên cơ quan cấp trên
Có TK 112: 68.459.354 nhật ký chứng từ ghi sổ số 90 vào sổ cái TK 338 ( PL 7)
Trợ cấp bảo hiểm xã hội.
Theo chế độ hiện hành thì doanh nghiệp chỉ có trách nhiệm chi trả trợ cấp BHXH cho người lao động có tham gia quỹ BHXH nghỉ việc trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động Đối với ốm đau được trợ cấp BHXH như sau :
Trợ cấp tiền lương căn cứ đóng BHXH của số ngày ốm đau = tháng trước khi nghỉ việc x nghỉ hưởng x 75% phải trả 26 ( hoặc 22 ngày ) trợ cấp
VD : Theo giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH của nhân viên Nguyễn Xuân Hiếu , tính được tiền trợ cấp như sau:
Trợ cấp ốm đau phải trả = (3.450.000/26)*3*75%= 298.558đ
Căn cứ vào phiếu chi cho việc trả trợ cấp BHXH cho CBCNV, kế toán ghi
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KINH DOANH KHÁCH SẠN BLUE STAR
3.1 Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương của các khoản trích theo lương tại Công Ty TNHH Kinh Doanh Khách Sạn Blue Star
Qua nhiều năm hoạt động thì Công ty sản xuất kinh doanh có lãi, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên độ về tiền lương như chế độ phụ cấp đối với người lao động
Công ty sở hữu đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm để đảm nhiệm các nghiệp vụ kế toán phức tạp Hệ thống chứng từ và sổ sách được thiết kế chặt chẽ, phù hợp với hoạt động kế toán của công ty Toàn bộ hệ thống kế toán được tổ chức theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong công tác kế toán.
Kế toán đã vận dụng đầy đủ những quy định về mẫu biểu do Bộ tài chính ban hành và những quy định riêng của Công ty, thực hiện tốt những quy định của chế độ kế toán ban hành.
Công ty đã trang bị máy vi tính, máy in, máy photo cho tất cả các phòng ban trong Công ty Hệ thống máy tính đã được nối mạng Internet và mạng LAN, thuận tiện cho thông tin thông suốt và nhanh chóng. Để nâng cao hiệu quả sản xuất Công ty cần tập trung trí tuệ để có những phương án phân cấp lao động hợp lý hạch toán tiền lương, thưởng chính xác nhằm khuyến khích để nâng cao năng suất lao động của cán bộ CNV trong Công ty.
Công ty sử dụng vốn có hiệu quả, không có tình trạng nợ tồn đọng nhà nước quá nhiều.
3.2 Một số ý kiến đóng góp về công tác kế toán
Tổ chức bố trí lại lao động cho phù hợp với nội dung công việc quy trình công nghệ để tận dụng triệt để khả năng lao động và phân phối tiền lương theo hiệu quả đóng góp lao động Để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, Công ty cần tiến hành phân loại lao động và xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng riêng như phân loại theo thời gian lao động, phân loại theo mối quan hệ với quá trình sản xuất, phân loại theo chức năng của lao động.
Phân loại theo thời gian lao động không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt tổng số lao động mà còn tạo cơ sở để xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và huy động khi cần thiết Đồng thời, phân loại này cũng hỗ trợ doanh nghiệp xác định chính xác các nghĩa vụ với nhà nước Ngoài ra, từ sự phân loại này, doanh nghiệp có thể đánh giá được tình trạng hợp lý của lao động, từ đó đưa ra những biện pháp tổ chức và bố trí lao động phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
+ Phân loại theo chức năng lao động có tác dụng cho việc tổng hợp tập hợp chi phí lao động kịp thời chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
Về Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép
Sổ sách kế toán tiền lương
Sổ chi tiết TK 338 lập thành 3 sổ để theo dõi từng đối tượng trích
Sổ chi tiết TK 334 cũng nên tách ra đối với từng loại lao động để dễ dàng theo dõi và hạch toán
Tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép để đảm bảo đời sống công nhân viên vừa tránh cho Công ty những khoản phát sinh đột biến ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Để đảm bảo được cho việc hạch toán kế toán của Công ty một cách trung thực và chính xác Theo em Công ty nên bố trí thêm đội ngũ cán bộ kế toán nhất là kế toán ở các đội, xí nghiệp, xưởng để đảm bảo chính xác kịp thời
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương về cơ bản đã hoàn thiện Việc xác định đối tượng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là từng công việc, và số ngày công mà công nhân viên trong Công ty đã làm được
Tuy nhiên bảng chấm công chưa thật sự chính xác là do đội trưởng tiến hành chấm công vì vậy công ty nên bố trí người kiểm tra chấm công bất thường để nắm chính xác con số lao động.
Nếu Công ty chỉ sử dụng phần mềm excel thì khối lượng công việc rất nhiều, đôi khi các công thức tính toán khi sao chép từ nơi này sang nơi khác có thể lệch dòng: đưa ra báo cáo không chính xác, báo cáo không được đưa ra kịp thời Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán nhưng mới chỉ tại phòng kế toán mà chưa thiết lập thành mạng chung tới các phòng, ban do đó còn chưa có hiệu quả cao và chưa kịp thời, chưa làm giảm bớt khối chung cung cấp thông tin nhanh chóng.
Công ty cần tập trung đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại hoá nhằm giảm bớt chi lương về thời gian, và sức LĐ nâng cao chất lượng công việc.
Việc tính lương ở Công ty trong trường hợp tính lương hệ số cấp bậc kết hợp với thời gian công tác đối với những công việc không đòi hỏi kỹ thuật cao Do đó dẫn tới tình trạng hao phí LĐ tức là đồng lương trả cho người LĐ chưa phản ánh được tính chất và mức độ công việc mà người LĐ bỏ ra để đảm bảo tiết kiệm chi phí LĐ sống, tăng hiệu quả SXKD và chi trả lương theo đúng trí lực, sức lực người LĐ thì ngoài phần tổ chức
LĐ, tổ chức SX, tăng cường, kiểm tra, kiểm soát Công ty nên áp dụng phương pháp tình lương theo thời gian công tác kết hợp với bình điểm
Trích trước tiền lương nghỉ phép hoặc nghỉ ốm đau thai sản…
Người lao động nhất là công nhân may trong thời kỳ kinh tế hiện nay rất khó khăn. Nếu gặp bất trắc trong cuộc sống họ lại càng khó khăn hơn do đó Công ty nên trích trước tiền lương nghỉ có chế độ giúp người lao động giải quyết luôn được các khó khăn trong cuộc sống giúp họ an tâm công tác hơn và cũng từ đó làm cho họ gắn bó, cống hiến hết mình cho Công ty hơn
Lập quỹ hỗ trợ cho vay: Để giải quyết các khó khăn hiện thời của người lao động
Công ty thành lập quỹ hỗ trợ cho người lao động vay trước, sau đó người lao động sẽ trả dần vào lương hàng tháng của họ Như vậy thể hiện sự quan tâm của Công ty đối với người lao động
