Bài giảng kiểm soát nội bộ ksnb chap7 1

CHƯƠNG 7: KIỂM SOÁT TIỀN GV: TRẦN PHAN KHÁNH TRANG -2018 MỤC ĐÍCH • Hiểu rõ đặc đặc điểm khoản mục tiền • Nhận diện rủi ro trình thu, chi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng thủ tục kiếm sốt q trình thu chi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng số dư tiền ĐẶC ĐIỂM VÀ MỤC TIÊU • Tiền có mối quan hệ mật thiết với chu trình nghiệp vụ chủ yếu • Nghiệp vụ liên quan đến tiền thường phát sinh nhiều • Tiền tài sản nhạy cảm ĐẶC ĐIỂM VÀ MỤC TIÊU • Thu đủ • Chi • Duy trì số dư hợp lý • Sự hữu hiệu hiệu quả: thu chi tiền đúng, đủ, kịp thời giúp đơn vị đạt mục tiêu đề tăng hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh • Báo cáo đáng tin cậy: nghiệp vụ thu, chi tiền cần ghi chép đầy đủ, xác, kịp thời nhằm cung cấp thơng tin luồng tiền, số dư tiền cách trung thực, hợp lý Các báo cáo khác Dự toán tiền, tình hình sử dụng tiền Cũng cần đáng tin cậy • Tuân thủ pháp luật quy định: việc thu, chi tiền phải tuân thủ quy định pháp luật sử dụng ngoại tệ, thu thuế TNCN, tuân thủ quy chế tài đơn vị Nhà nước SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ Đối với thu tiền mặt • Thu trực tiếp từ bán hàng: thu tiền sai tiền bị chiếm dụng, biển thủ a Thu trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ • Thu nợ khách hàng: thu tiền sai (niên độ, số tiền, đối tượng ); tiền bị biển thủ, chiếm dụng không nộp đơn vị kịp thời - Đối với cửa hàng bán lẻ sản phẩm, hàng hố • Thu tiền từ thẻ tín dụng: ghi nhận sai số tiền, khơng cập nhật nghiệp vụ kịp thời, không bảo mật thông tin khách hàng - Đối với DN cung cấp dịch vụ sử dụng vé rạp chiếu phim, khu vui chơi (1) THU TIỀN - Đối với siêu thị - Đối với DN cung cấp dịch vụ nhà hàng, khách sạn - Đối với DN lớn SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ (1) THU TIỀN b Thu nợ sở khách hàng • Thu trực tiếp từ bán hàng: thu tiền sai tiền bị chiếm dụng, biển thủ - Theo dõi công nợ • Thu nợ khách hàng: thu tiền sai (niên độ, số tiền, đối tượng ); tiền bị biển thủ, chiếm dụng không nộp đơn vị kịp thời - Yêu cầu nộp tiền số tiền thu nợ vào cuối ngày • Thu tiền từ thẻ tín dụng: ghi nhận sai số tiền, không cập nhật nghiệp vụ kịp thời, không bảo mật thông tin khách hàng - Tổ chức đội ngũ nhân viên thu nợ - Kế toán công nợ cần lập bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ khách hàng - Đối chiếu công nợ với khách hàng vào cuối tháng SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ (1) THU TIỀN • Thu trực tiếp từ bán hàng: thu tiền sai tiền bị chiếm dụng, biển thủ • Thu nợ khách hàng: thu tiền sai (niên độ, số tiền, đối tượng ); tiền bị biển thủ, chiếm dụng khơng nộp đơn vị kịp thời • Thu tiền từ thẻ tín dụng: ghi nhận sai số tiền, không cập nhật nghiệp vụ kịp thời, không bảo mật thông tin khách hàng c Khách hàng đến DN trực tiếp trả nợ - Kế toán lập phiếu thu hay hố đơn, sau chuyển cho thủ quỹ để thu tiền - Khuyến khích khách hàng lấy phiếu thu, hay hoá đơn nộp tiền d Theo dõi khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại - Phải người có thẩm quyền xét duyệt độc lập với nhân viên bán hàng - Theo dõi riêng khoản - Lập báo cáo theo dõi tình hình hàng bán bị trả lại theo nhân viên - Định kỳ kiểm tra độc lập số nghiệp vụ SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ (1) THU TIỀN • Thu trực tiếp từ bán hàng: thu tiền sai tiền bị chiếm dụng, biển thủ • Thu nợ khách hàng: thu tiền sai (niên độ, số tiền, đối tượng ); tiền bị biển thủ, chiếm dụng khơng nộp đơn vị kịp thời • Thu tiền từ thẻ tín dụng: ghi nhận sai số tiền, khơng cập nhật nghiệp vụ kịp thời, không bảo mật thông tin khách hàng b Thu tiền từ thẻ tín dụng - Mở riêng tài khoản ngân hàng cho khoản thu tiền qua thẻ tín dụng - Hạn chế tiếp cận thơng tin thẻ tín dụng - Đối chiếu khoản thu tín dụng nhật ký thu tiền hàng ngày - Chia nhỏ thơng tin thẻ tín dụng khách hàng lưu trữ vào nhiều hồ sơ khác - Mua bảo hiểm rủi ro thẻ tín dụng - Định kỳ sốt xét quy trình bán hàng tình hình tài nhân viên SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ Đối với chi tiền (2) CHI TIỀN • Ghi chép sai niên độ, số tiền, đối tượng Hoặc phản ánh nghiệp vụ trùng lắp • Chi sai số tiền (so với hoá đơn, chứng từ), sai nhà cung cấp, sai lơ hàng • Chi chưa phê duyệt, khơng phù hợp với sách đơn vị • Chi khơng đúng, khơng kịp thời a Trả tiền cho nhà cung cấp việc mua tài sản - Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng - Theo dõi riêng hố đơn từ nhà cung cấp chưa có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng - Đóng dấu lên hoá đơn toán lưu trữ riêng - Lập danh sách nhà cung cấp với thông tin liên lạc đầy đủ cập nhật thường xuyên SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ (2) CHI TIỀN • Ghi chép sai niên độ, số tiền, đối tượng Hoặc phản ánh nghiệp vụ trùng lắp • Chi sai số tiền (so với hố đơn, chứng từ), sai nhà cung cấp, sai lô hàng • Chi chưa phê duyệt, khơng phù hợp với sách đơn vị • Chi khơng đúng, khơng kịp thời b Thanh tốn khoản chi tiêu khác - Lập phiếu chi cho trường hợp chi tiền mặt Phiếu chi cần đánh STT liên tục trước sử dụng - Hạn chế toán tiền mặt - Sử dụng Phiếu đề nghị tốn - Đối chiếu doanh thu với chi phí hoa hồng SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ Kiểm soát tồn quỹ tiền mặt (3) SỐ DƯ TIỀN • Số tồn quỹ sai lệch thực tế sổ sách • Tiền tồn quỹ bị cắp, chiếm dụng, tham • Tiền tồn quỹ q nhiều - Thủ quỹ kế toán quỹ kiểm kê ngày để xem xét chênh lệch có - Phải sử dụng két sắt bảo vệ, phải niêm phong trước - Tiến hành kiểm kê quỹ định kỳ đột xuất - Xác định mức tồn quỹ thích hợp - Lập dự tốn dòng tiền hàng tuần, hàng tháng đơn vị SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ (1) THU TIỀN • Thu trực tiếp từ bán hàng: thu tiền sai tiền bị chiếm dụng, biển thủ • Thu nợ khách hàng: thu tiền sai (niên độ, số tiền, đối tượng ); tiền bị biển thủ, chiếm dụng khơng nộp đơn vị kịp thời • Thu tiền từ thẻ tín dụng: ghi nhận sai số tiền, không cập nhật nghiệp vụ kịp thời, không bảo mật thơng tin khách hàng Kiểm sốt tiền gửi ngân hàng a Thu nợ khách hàng (khách hàng trả séc) - Phân nhiệm cho nhiều nhân viên mở thư - Đóng dấu “chỉ dùng để ký thác" vào mặt sau séc - Lập danh sách séc nhận hàng ngày lập thành 03 bản: lưu trữ, cho kế tốn cơng nợ thủ quỹ - Lập danh sách séc ký thác vào ngân hàng - Đối chiếu danh sách séc ký thác vào ngân hàng Phản ánh vào sổ kế toán SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ (1) THU TIỀN • Thu trực tiếp từ bán hàng: thu tiền sai tiền bị chiếm dụng, biển thủ • Thu nợ khách hàng: thu tiền sai (niên độ, số tiền, đối tượng ); tiền bị biển thủ, chiếm dụng khơng nộp đơn vị kịp thời • Thu tiền từ thẻ tín dụng: ghi nhận sai số tiền, không cập nhật nghiệp vụ kịp thời, không bảo mật thơng tin khách hàng • Ghi giảm cơng nợ • Điều tra séc chưa đủ thơng tin • Kiểm tra theo dõi séc khơng có tiền bảo chứng SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ c Chi tiền gửi ngân hàng (2) CHI TIỀN • Ghi chép sai niên độ, số tiền, đối tượng Hoặc phản ánh nghiệp vụ trùng lắp • Chi sai số tiền (so với hoá đơn, chứng từ), sai nhà cung cấp, sai lơ hàng • Chi chưa phê duyệt, khơng phù hợp với sách đơn vị • Chi khơng đúng, khơng kịp thời - Tách biệt chức người giữ séc với người phê chuẩn chi tiền; người lập ký séc với người ghi sổ sách kế toán - Tất nghiệp vụ chi qua ngân hàng phải phê chuẩn - Nghiệp vụ chi tiền phải kèm theo chứng từ gốc - Cần có người độc lập xử lý khiếu nại khách hàng việc chưa nhận tiền qua ngân hàng - Phản ánh vào sổ sách kế toán nhận giấy báo Nợ Ngân hàng - Bảo quản riêng séc trắng séc lập, ký SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ (3) SỐ DƯ TIỀN d Kiểm soát số dư • Số tồn quỹ sai lệch thực tế sổ sách • Tiền tồn quỹ bị cắp, chiếm dụng, tham ô - Định kỳ đối chiếu sổ sách kế tốn với sổ phụ ngân hàng • Tiền tồn quỹ quá nhiều - Cất giữ séc nơi an tồn THỦ TỤC KIỂM SỐT CHUNG (1) Sử dụng nhân viên có lực trung thực (2) Phân chia trách nhiệm đầy đủ: tách biệt chức Xét duyệt – Ghi chép – Bảo quản – Thực • Thủ quỹ # Kế tốn tiền; • Chi tiền # Xét duyệt chi; • Bán hàng # Thu tiền # Kế tốn; • Xét duyệt bán chịu # Theo dõi NPT # Thu nợ # Đối chiếu cơng nợ THỦ TỤC KIỂM SỐT CHUNG (3) Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: • Kiểm soát chung: Kiểm soát đối tượng sử dụng (username, password) Kiểm sốt liệu (sao lưu liệu) • Kiểm sốt ứng dụng: Kiểm sốt liệu (tính hợp pháp, hợp lệ, phê duyệt chứng từ) Kiểm sốt q trình nhập liệu (tính xác thơng tin) - Kiểm sốt chứng từ sổ sách: đánh STT liên tục trước sử dụng - Uỷ quyền xét duyệt: trước lập Phiếu chi hay ký séc phải người có thẩm quyền xét duyệt THỦ TỤC KIỂM SỐT CHUNG (4) Phân tích rà soát: xem xét biến động bất thường để đưa biện pháp xử lý kịp thời thoả đáng • Xây dựng kế hoạch chi tiêu • Định kỳ lập báo cáo khoản biến động bất thường (khoản chi có số tiền lớn, nội dung bất thường hay thâm hụt ngân quỹ) • Phân tích biến động lãi tiền gửi • Định kỳ đối chiếu tổng hoá đơn mua hàng chưa toán với số dư Có tài khoản Nợ phải trả nhà cung cấp THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHUNG (5) Bảo vệ tài sản: • Hạn chế việc tiếp cận tiền mặt, séc • Không tồn quỹ vượt mức cho phép, hàng ngày tiền thừa gửi vào Ngân hàng • Ghi chép, báo cáo đầy đủ số thu – chi – số dư tiền mặt hàng ngày • Kiểm kê quỹ, niêm phong quỹ • Đối chiếu sổ sách với thực tế GIAN LẬN VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT • Thủ thuật skimming • Thủ thuật gối đầu • Chiếm dụng hay biển thủ tiền thu nợ khách hàng • Biển thủ ngân quỹ • Khai khống khoản chi tiền thơng qua giả mạo chứng từ gốc • Giả mạo séc để lấy tiền