Luận văn tốt nghiệp công tác quản trị mua hàng của tập đoàn volex asia nghiên cứu điển hình tại công ty tnhh volex việt nam

-1- Lời mở đầu TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Đối với doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại, để tiến hành hoạt động sản xuất hay kinh doanh cần phải có nguồn hàng đầu vào Nguồn hàng đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Do đó, hoạt động mua hàng có vai trị quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Là nghiệp vụ trình sản xuất kinh doanh nên quản trị mua hàng tách rời hoạt động quản trị doanh nghiệp Tuy nhiên, so với hoạt động khác hoạt động mua hàng chưa trọng nhiều hiệu hoạt động mua hàng chưa tốt Là mét doanh nghiệp sản xuất hoạt động lĩnh vực lắp ráp hàng công nghiệp nên yếu tố nguyên vật liệu đầu vào quan trọng Nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đầu Để trở thành nhà cung cấp hàng đầu giới dây điện truyên dẫn có phích cắm, ngồi việc cung cấp hàng hố đảm bảo chất lượng, công ty cần phải giữ uy tín việc thực cam kết cung cấp hàng cho khách hàng Hoạt động mua hàng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, bán hàng doanh nghiệp Tuy cơng ty có vốn đầu tư nước ngồi, kế thừa mơ hình quy trình mua hàng với đầy đủ bước, trình thực hiện, điểm yếu quy trình bộc lộ, hạn chế cơng tác mua hàng hiệu hoạt động công ty khâu sản xuất, kinh doanh Theo đó, tơi định chọn đề tài "Hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng tập đồn Volex Asia (nghiên cứu điển hình cơng ty TNHH Volex Việt Nam)" làm đề tài luận văn thạc sỹ -2- MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN Trên sở phân tích thực trạng hoạt động quản trị mua hàng, ưu điểm, nhược điểm nguyên nhân với định hướng phát triển tập đoàn năm từ đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng cơng ty TNHH Volex Việt Nam nói riêng tập đồn Volex nói chung ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN Đối tượng nghiên cứu Luận văn công tác quản trị mua hàng doanh nghiệp Phạm vi nghiên cứu Luận văn: Công tác quản trị mua hàng Công ty TNHH Volex Việt Nam, thời gian khảo sát từ 2004-2006, định hướng giải pháp đến 2010 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: Luận văn sử dụng phương pháp vật biện chứng vật lịch sử nh phương pháp nghiên cứu chủ yếu Ngoài ra, số phương pháp nghiên cứu cụ thể sử dụng: - Phương pháp thực chứng - Phương pháp chuyên gia KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, Luận văn cấu trúc thành chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận quản trị mua hàng doanh nghiệp Chương Thực trạng công tác quản trị mua hàng công ty TNHH Volex Việt Nam Chương 3: Các giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng cơng ty TNHH Volex Việt Nam -3- CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 mua hàng vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp 1.1.1 Hoạt động mua hàng 1.1.1.1 Khái niệm mua hàng Mua hàng khâu hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Mua hàng hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hoátiền tệ người mua người bán nguyên tắc thoả thuận nhằm mục tiêu đạt lợi Ých hai bên Trong đó, người mua thoả mãn nhu cầu hàng hoá, nguyên vật liệu nhằm đáp ứng đầu vào hoạt động sản xuất tiêu dùng cá nhân, người bán thu lợi nhuận từ hoạt động bán hàng Mua hàng phản ánh quan hệ pháp lý người mua người bán thông qua việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá tiền tệ nghĩa vụ phải toán Mua hàng doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu tổ chức việc định mua hàng lại thuộc cá nhân Do vấn đề tâm lý cá nhân xung đột lợi Ých yếu tố cần quan tâm 1.1.1.2 Các hình thức mua hàng doanh nghiệp Doanh nghiệp thực số hình thức mua hàng khác Để thuận tiện cho việc xem xét, phân loại theo số tiêu thức chủ yếu nh sau: a Căn theo khối lượng hàng hoá mua sau lần mua - Mua hàng theo nhu cầu -4- Đây hình thức mua hàng doanh nghiệp mua hàng theo nhu cầu sử dụng thực tế, tức lần mua mua vừa đủ phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh thời gian định Ưu điểm hình thức việc xác định nhu cầu mua hàng đơn giản nhu cầu mua hàng xác định xuất phát từ kế hoạch bán kế hoạch sản xuất doanh nghiệp, lượng hàng hoá dự trữ đầu kỳ kế hoạch dự trữ cho kỳ Lượng hàng mua theo nhu cầu lượng hàng tối thiểu mà doanh nghiệp phải mua nên vốn hàng hoá sử dụng số vốn tối thiểu, tránh tình trạng ứ đọng vốn hàng hố khâu dự trữ, góp phần tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn hàng hố, giảm chi phí bảo quản hàng hoá thời gian chờ bán, giảm bớt nguy dẫn đến rủi ro biến động giá hay nhu cầu hàng hoá thay đổi, giảm thiểu thiệt hại thiên tai, chiến tranh gây Nhược điểm hình thức nguy thiếu hàng lượng hàng mua vừa đủ theo kế hoạch bán sản xuất mức bình thường dẫn đến hàng trễ dẫn đến việc thiếu hàng, doanh nghiệp phải bỏ lỡ hội kinh doanh đột biến giai đoạn khơng có lượng hàng dư thừa để phục vụ bán sản xuất thêm Chi phí mua hàng thường cao phải mua làm nhiều lần khiến cho doanh nghiệp trả thêm khoản chi phí nh đặt hàng, vận chuyển Thêm nữa, doanh nghiệp lại không hưởng mức chiết khấu hay hạn mức tín dụng từ nhà cung cấp dành cho việc mua hàng với khối lượng lớn - Mua hàng theo lô lớn Đây hình thức mua hàng với số lượng mua lần nhiều nhu cầu sản xuất, kinh doanh thời gian định Tổng chi phí cho việc -5- nhập hàng thấp chi phí dự trữ hàng hố chi phí mua hàng lượng hàng mua vào tối ưu Ưu điểm mua hàng phương pháp giảm chi phí mua hàng Doanh nghiệp nhận ưu đãi nhà cung cấp việc mua với số lượng lớn chủ động nguồn hàng có biến đổi đột biến nhu cầu đầu doanh nghiệp Tuy nhiên, nhược điểm phương pháp phải sử dụng lượng vốn hàng hố lớn, điều gây khó khăn tài cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu sử dụng vốn hàng hố, chi phí bảo quản, bảo hiểm lớn, rủi ro thiên tai, hoả hoạn, cắp, không ưu chuộng… b Căn theo ràng buộc pháp lý người mua người bán - Mua hàng theo đơn đặt hàng hợp đồng mua bán hàng hoá Hợp đồng mua bán hàng hoá giàng buộc người mua người bán, qua u cầu hàng hố quy cách kỹ thuật, màu sắc, kích cỡ…, phương thức giao hàng, phương thức toán, thời gian giao hàng xác định rõ ràng nghĩa vụ quyền lợi bên Hợp đồng mua bán có giá trị lần nhiều lần mua hàng Đơn đặt hàng yêu cầu củ thể mặt hàng mà doanh nghiệp muốn mua thời điểm xác định Mua hàng theo đơn đặt hàng hợp đồng mua bán hàng hố làm hình thức chủ động, người mua người bán có chuẩn bị đảm bảo tính chắn ổn định cho bên bán bên mua Nhưng khơng phải mà doanh nghiệp nhãng việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc giao hàng theo đơn hàng hợp đồng ký kết - Mua hàng không theo hợp đồng mua bán Đây hình thức mua hàng mà bên mua bên bán không ký kết hợp đồng mua bán Mua hàng theo hình thức thường mua đứt bán đoạn, -6- khơng có kế hoạch trước khơng thường xun Ưu điểm hình thức việc mua hàng diễn nhanh chóng, giá theo thị trường Tuy nhiên, với hình thức này, người mua khơng biết chọn lựa hàng hố dễ mua phải hàng khơng qui cách kỹ thuật chất lượng đáp ứng cho việc sản xuất kinh doanh c Căn theo khu vực địa lý nguồn hàng - Mua nước Đây hình thức mua hàng mà nguồn hàng sản xuất phân phối nước hoạt động mua hàng doanh nghiệp tiến hành phạm vi quốc gia - Mua từ nước ngồi Đây hình thức mua hàng mà doanh nghiệp mua hàng từ nước phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh nước hay gọi nhập Có hình thức nhập nhập uỷ thác nhập trực tiếp d Căn vào thời hạn tín dụng - Mua hàng tốn Là hình thức mua hàng mà doanh nghiệp sau nhận hàng từ nhà cung cấp phải tiến hành thủ tục toán cho bên bán - Mua hàng tốn sau Là hình thức mua hàng mà doanh nghiệp sau nhận hàng từ nhà cung cấp tốn cho bên bán sau khoảng thời gian định - Mua hàng tốn trước (một phần tồn bộ) Là hình thức mua hàng mà doanh nghiệp phải ứng trước phần toàn tiền hàng cho nhà cung cấp Hàng hóa giao đến thời hạn giao hàng 1.1.2 Vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp -7- Quản trị mua hàng hiểu hoạt động quản trị liên quan đến việc tạo nguồn hàng, thực thi mua hàng nhằm đáp ứng mục tiêu doanh nghiệp Quản trị mua hàng tiếp cận theo phương diện quản trị chức quản trị tác nghiệp Theo cách tiếp cận quản trị chức năng, quản trị mua hàng tổng hợp hoạt động bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hoạt động mua hàng nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp Theo cách tiếp cận quản trị tác nghiệp, quản trị mua hàng việc triển khai qui trình mua hàng việc xác định nhu cầu, tìm lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng đặt hàng, kiểm tra theo dõi giao nhận hàng hoá đánh giá kết Đây q trình phân tích, lựa chọn để định mua gì? mua ai? mua nào? Đối với doanh nghiệp thương mại hay sản xuất, quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tìm kiếm lựa chọn nguồn hàng tốt ổn định, đáp ứng nhu cầu sản xuất hay bán phục vụ tốt khách hàng nâng cao hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp Mua hàng nghiệp vụ trình sản xuất, kinh doanh nên quản trị mua hàng thiếu công tác quản trị doanh nghiệp Vai trò quản trị mua hàng thể khía cạnh sau: Mua hàng nghiệp vụ trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nên ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động trình sản xuất hay bán Nếu doanh nghiệp không mua hàng, không mua đủ hàng mua phải hàng xấu, hàng giả, hàng không phù hợp với thị hiếu khách hàng yêu cầu sản xuất làm cho sản phẩm, hàng hố khơng đáp ứng yêu cầu khách khàng dẫn đến việc tiêu thụ -8- (bán ra) gặp khó khăn, hàng hố bị ứ đọng, vốn hàng hoá vốn lưu động chậm ln chuyển, chi phí tăng, khơng bù đắp chi phí, lợi nhuận giảm thua lỗ, chất lượng phục vụ khách hàng kém, giảm uy tín doanh nghiệp v.v Nếu mua hàng phù hợp với nhu cầu thị hiếu khách hàng, yêu cầu sản xuất (về khối lượng, chất lượng chủng loại hàng hoá…), phù hợp với thời gian nơi yêu cầu, điều kiện tiên cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, theo kiểu “đầu xuôi, lọt” Do đó, cơng tác quản trị mua hàng đảm bảo hoạt động mua hàng tiến hành cách khoa học, nhịp nhàng liên tục, đồng thời nâng cao chất lượng hàng hoá hạ giá thành sản phẩm Từ đó, giúp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp đảm bảo tính ổn định, chắn, hạn chế tình trạng thừa thiếu, ứ đọng, chậm luân chuyển, hàng phẩm chất…vừa gây chậm trẽ, khó khăn cho khâu dự trữ, bán hàng, vừa ảnh hưởng tới kết hiệu kinh doanh doanh nghiệp Công tác quản trị mua hàng thực tốt tạo nguồn hàng tốt phục vụ tốt cho nhu cầu sản xuất, bán mà có tác dụng tích cực giúp cho hoạt động tài doanh nghiệp thuận lợi, cụ thể: Bớt tình trạng thừa thiếu hàng, ứ đọng hàng, ứ đọng vốn; tránh mua phải hàng chất lượng kém, không sản xuất bán được…Từ đó, thu lời vốn nhanh, có tiền bù đắp chi phí doanh nghiệp, có lợi nhuận để phát triển mở rộng kinh doanh, tăng thu nhập cho người lao động thực đầy đủ nghĩa vụ nhà nước trách nhiệm xã hội khác 1.2 NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG Cũng giống quản trị hoạt động khác doanh nghiệp, quản trị mua hàng bao gồm việc hoạch định sách mua hàng, tổ chức việc mua hàng, lãnh đạo kiểm sốt q trình mua hàng 1.2.1, Hoạch định sách mua hàng -9- Hoạch định sách mua hàng việc xác định mục tiêu mua hàng, nguyên tắc, thủ tục, phương tiện để thực mục tiêu mua hàng 1.2.1.1 Mục tiêu sách mua hàng Mục tiêu chung mua hàng đưa đến cho doanh nghiệp hàng hoá nhằm thoả mãn thường xuyên, đầy đủ cho nhu cầu tiêu dùng mặt số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hố với chi phí thấp Để thực mục tiêu chung doanh nghiệp cần thực mục tiêu cụ thể sau: a Mục tiêu chi phí Trong kinh doanh, hàng hố có chất lượng nhau, giá thấp có lợi cạnh tranh Vì vậy, phấn đấu giảm chi phí yếu tố quan trọng Muốn thực mục tiêu với mặt hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh doanh nghiệp phải phấn đấu mua hàng hoá với chi phí mua rẻ Khi mua với số lượng lớn doanh nghiệp thường giảm giá chiết khấu cịn điều kiện phấn đấu giảm chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng nhiều loại chi phí khác b Mục tiêu chất lượng Chất lượng hàng hoá với tư cách đầu doanh nghiệp có yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiêu thụ khả cạnh tranh thành công doanh nghiệp điều kiện cung có xu hướng lớn cầu Vì vậy, hàng hố với tư cách đầu vào phải đảm bảo chất lượng tối ưu mà tối đa đây, chất lượng theo quan điểm người mua chất lượng phù hợp với nhu cầu xác định c Mục tiêu an toàn Để tránh gián đoạn dự trữ doanh nghiệp, cần phải tìm người cung ứng đảm bảo giao hàng đầy đủ, đặn, thời hạn Giao hàng - 10 - thời hạn đảm bảo doanh nghiệp ln ln có hàng để bán nguyên vật liệu để sản xuất Vì vậy, quan trọng người cung ứng phải tuân thủ thời hạn dự kiến Những mục tiêu có lúc mâu thuẫn với ví dụ giá chất lượng Người mua muốn hàng hố với chất lượng tốt mà giá thấp người bán muốn bán với chất lượng tốt giá cao Vì vậy, tuỳ trường hợp cụ thể mà thiết lập ưu tiên thực mục tiêu việc mua hàng hoá doanh nghiệp 1.2.1.2 Các quy tắc mua hàng có hiệu Thứ nhất, doanh nghiệp nên mua hàng nhiều nhà cung cấp Việc chọn lựa nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu hoạt động mua hàng đảm bảo mục tiêu mua hàng không đơn giản Thông thường, doanh nghiệp có nhu cầu mua nhiều loại hàng hố Mỗi loại hàng hố lại có nhiều nhà cung cấp Trong trường hợp có cạnh tranh người cung cấp Việc lựa chọn hay nhiều nhà cung cấp có ưu nhược điểm định Nếu có nhà cung cấp doanh nghiệp dễ dàng quan hệ, theo dõi, giảm chi phí vận chuyển hàng hoá lấy từ nguồn Tuy nhiên, với nhà cung cấp gây khó khăn cho doanh nghiệp doanh nghiệp chủ động nguồn hàng bị phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp, điều dẫn đến khơng an tồn Nếu doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp có quyền lựa chọn có cạnh tranh mặt chất lượng, giá nhà cung cấp, doanh nghiệp chủ động nguồn hàng Tuy nhiên, với nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp không hưởng ưu đãi đặc biệt hàng hố điều kiện tốn từ phía nhà cung cấp so với trường hợp nhà cung cấp - 110 - khách hàng, tạo điều kiện cho khách hàng tới kiểm tra quy trình sản xuất tạo uy tín cho khách hàng, hỗ trợ khách hàng việc cung cấp hàng đặc biệt khách hàng trọng điểm ưu tiên sản xuất cho khách hàng khách hàng cần gấp hỗ trợ phương tiện vận chuyển tới tận tay khách hàng Tư vấn cho khách hàng thiết kế loại sản phẩm phù hợp với yêu cầu khách hàng, thường xuyên tổ chức thăm hỏi khách hàng để tạo mối quan hệ thường xuyên gắn bó Việc chăm sóc khách hàng khơng nằm ngồi định hướng hoạt động cơng ty nên giải pháp hồn tồn hợp lý cấn thiết Nó khơng có lợi cho việc mua hàng mà cịn có lợi cho việc bán hàng, tạo mối làm ăn ổn định lâu dài với khách hàng - Theo dõi tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh khách hàng, tốc độ phát triển quy luật nhu cầu mua hàng khách hàng để chủ động việc tư vấn dự báo đặt hàng cho khách hàng Cơng ty khai thác nguồn thông tin khách hàng trực tiếp thơng qua thơng cáo báo chí, minh bạch công khai công ty, đánh giá xu hướng tiêu thụ sản phẩm khách hàng thị trường 3.2.5 Tăng cường phối hợp thơng tin phịng ban liên quan đến mua hàng Việc xác định thời điểm mua hàng nh yêu cầu mua hàng công ty tự động hoá phần hệ thống phần mềm Thông tin đầu vào việc xác định nhu cầu mua hàng bao gồm dự báo mua sản phẩm khách hàng, số lượng tỷ lệ nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất sản phẩm, khoảng thời gian ước tính ngày đặt mua nguyên vật liệu đến ngày nhận nguyên vật liệu cơng ty để đưa vào sản xuất, cịn gọi lead - 111 - time Hệ thống phần mềm giúp theo dõi phân loại thời điểm nên yêu cầu mua loại nguyên vật liệu, điều giúp phận kế hoạch nguyên vật liệu giảm nhiều thời gian việc tính tốn theo dõi cách thủ công, hệ thống giúp việc khơng bỏ sót loại ngun vật liệu theo dõi Tuy nhiên, tất thông tin đầu vào hệ thống lại người cung cấp, việc phối hợp thơng tin phòng ban quan trọng Việc tính tốn số lượng tỷ lệ sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm cài đặt sẵn không thay đổi sản phẩm khâu có biến số tác động đến thời điểm xác định yêu cầu mua hàng thời điểm phận bán hàng nhập liệu dự báo mua hàng vào hệ thống số ngày lead time Cả hai biến số liên quan đến phận bán hàng phận mua hàng Do đó, để có thơng tin u cầu mua hàng xác kịp thời phận kế hoạch cần chủ động trao đổi thông tin trực tiếp với hai phận Trong hai biến số nêu trên, việc nhập liệu đặt hàng vào hệ thống yếu tố chủ quan người hạn chế rủi ro yếu tố tốt Vì vậy, phận bán hàng, phận kế hoạch mua hàng phải chủ động thúc giục phận bán hàng nhập liệu vào hệ thống có đơn hàng dự báo mua hàng khách hàng Bộ phận bán hàng cần phải tham gia vào trình xác định yêu cầu mua nguyên vật liệu việc dự báo biến động nhu cầu hàng hố khách hàng để từ cung cấp cảnh báo nhu cầu nguyên vật liệu, từ phận kế hoạch nguyên vật liệu có phương án mua nhiều hay Ýt số loại ngun vật liệu Như trình bày phần phía lead time khoảng thời gian ước tính ngày đặt mua nguyên vật liệu đến ngày nhận nguyên vật liệu - 112 - cơng ty để đưa vào sản xuất Việc tính tốn dựa nhiều yếu tố nh số ngày kể từ đặt hàng đến nhà xuất giao hàng, số ngày vận chuyển phương tiện khác nhau, số ngày làm thủ tục hải quan Việc tính tốn lead time dựa nhiều vào kinh nghiệm thực tế có tính chất tương đối Bộ phận mua hàng logistic phải thường xuyên đánh giá lại kết mua hàng để xác định lead time tương đối sát với thực tế Phần lớn rủi ro dẫn đến việc nguyên vật liệu nhập kho muộn lead time tính tốn mà khơng cân nhắc đến việc kéo dài thời gian vận chuyển rủi ro xảy kéo dài thời gian tập hợp hàng hoá, thời gian làm thụ tục cảng nước hay rủi ro thiên tai Vì vậy, phận mua hàng logistic phải thường xuyên liên lạc để thu thập thơng tin từ hãng vận chuyển hay từ đồng nghiệp nước xuất nguyên vật liệu, đồng thời phải dự trù rủi ro thiên tai bão, lũ hay việc đình cơng cơng nhân bến cảng… Có thể thấy rõ tác dụng việc trao đổi thông tin phận quan trọng việc nâng cao lực làm việc hoạt động công ty việc xác định yêu cầu mua ngun vật liệu 3.2.6 Áp dụng mơ hình giai đoạn theo dõi việc thực giao hàng Mục đích việc mua hàng việc mua loại hàng hố theo u cầu cơng ty Vậy làm để biết việc mua hàng cơng ty có đạt mục đích hay không? Câu trả lời phận mua hàng phải theo dõi việc thực giao hàng nhà cung cấp nhằm đảm bảo việc giao hàng thoả thuận hợp đồng đơn đặt hàng mặt thời gian hàng hoá Như vậy, để đánh giá công tác theo dõi việc thực giao hàng công ty Volex Việt Nam, ta nên chia thành giai đoạn là: giai đoạn giai đoạn tính từ thời điểm gửi đơn đặt hàng cho nhà - 113 - cung cấp đến thời điểm nhận hàng, giai đoạn hai giai đoạn tính từ nhận hàng nhập hàng vào kho Việc chia thành giai đoạn với mục đích đánh giá cơng tác hai góc độ việc thực yêu cầu thời gian giao hàng (giai đoạn 1) việc thực yêu cầu hàng hoá số lượng, chất lượng, quy cách sản phẩm…(giai đoạn 2) Như trình bày phần việc đánh giá nguyên vật liệu mua vào thành công quản trị mua hàng công ty Bộ phận kiểm tra chất lượng làm tốt khâu nên công ty đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đưa vào sản xuất Các thông tin hàng lỗi gửi cho nhà cung cấp kèm theo mẫu nguyên vật liệu lỗi để nhà cung cấp kiểm tra có phương án bồi thường cho công ty Tuy nhiên, việc phản hồi từ nhà cung cấp cịn chậm chạp, cơng ty cần có biện pháp để thúc giục nhà cung cấp phản hồi từ có phương án sản phẩm lỗi Một số giải pháp đưa là: - Quy định cụ thể thời gian cụ thể mà nhà cung cấp phải phản hồi cho công ty nh nhà cung cấp phải phản hồi lại sau ngày kể từ ngày nhận báo cáo ngun vật liệu lỗi từ phía cơng ty - Bộ phận kiểm tra chất lượng nên có người chuyên trách làm công việc theo dõi thúc giục nhà cung cấp phản hồi - Tận dụng mạnh tập đồn có nhiều nhà máy nhiều nước, nhờ hỗ trợ đồng nghiệp nhà máy, cơng ty có trụ sở đóng lãnh thổ với nhà cung cấp Việc hỗ trợ quan trọng công việc nh đàm phán, thương lượng người địa với diễn thuận lợi người khoảng cách xa - Cung cấp thông tin nguyên vật liệu lỗi tới phận khác công ty phận mua hàng để họ thúc giục nhà sản xuất - 114 - đồng thời có phương án mua thêm nguyên vật liệu bù vào đợt sau phận kế toán để tạm thời dừng toán cho nhà cung cấp Để khắc phục nhược điểm giai đoạn 1, công ty cần thay đổi phương pháp theo dõi đơn hàng khoa học (xem Hình 3.1) Chia giai đoạn thành khoảng thời gian Thêi gian s¶n xt Thêi gian vËn chun Thêi gian làm thủ tục hải quan Hỡnh 3.1:Mụ hỡnh phõn chia thời gian giao hàng - Thời gian sản xuất: khoảng thời gian kể từ gửi đơn hàng cho nhà cung cấp đến hàng chuyển lên phương tiện vận tải (tàu biển, máy bay xe tải) - Thời gian vận chuyển: khoảng thời gian kể từ hàng chuyển lên phương tiện vận tải đến hàng đến địa điểm làm thủ tục hải quan - Thời gian làm thủ tục hải quan: khoảng thời gian kể từ làm thủ tục hải quan cho lô hàng hàng nhập kho công ty Lý việc chia nhá giai đoạn quản lý thời gian giao hàng chi tiết theo mốc thời gian - Đối với thời gian sản xuất: phận mua hàng cần thương lượng với nhà cung cấp thời gian sản xuất nguyên vật liệu để từ xác định khoảng thời gian Điều hồn tồn làm người bán hàng sẵn sàng cung cấp thơng tin Khi có thời gian này, phận mua hàng dễ dàng có mốc thời - 115 - gian hàng đưa lên phương tiện vận chuyển Căn vào mốc thời gian này, phận mua hàng theo dõi tiến độ sản xuất nhà cung cấp để thúc giục họ giao hàng hẹn Từ đó, phận mua hàng chủ động thông báo cho phận logistic theo dõi việc vận chuyển thông qua hãng tàu công ty hãng tàu nhà cung cấp (tuỳ thuộc vào điều kiện giao hàng) - Đối với thời gian vận chuyển: Bộ phận logistic phải thường xuyên theo dõi tiến trình vận chuyển hàng hoá cách chủ động liên lạc với hãng tàu công ty đại lý hãng tàu nhà cung cấp để cập nhật thông tin Ngày nay, hãng tàu thay đổi phương thức làm việc trực tuyến, thông tin chuyến tàu, chuyến bay ln cập nhật dễ dàng cho phận logistic theo dõi tình trạng vận chuyển hàng hoá Sự chủ động giúp cho phận logistic nhanh chóng có phương án xử lý trường hợp gặp rủi ro nh việc tàu hỏng, thiên tai… Trong trường hợp khẩn cấp nh vậy, cần phối hợp hỗ trợ phận Công ty mẹ đóng nước xảy rủi ro Nếu cần thiết nhờ hỗ trợ hãng vận chuyển khác Do đó, Cơng ty cần phải tạo dựng mối quan hệ gắn bó với hãng vận chuyển Bộ phận logistic cần phải thông tin tình trạng vận chuyển đơn hàng cho phận mua hàng để phận mua hàng theo dõi, đồng thời thông báo cho phận khác sản xuất, bán hàng để phận có phương án giải kịp thời Thông tin khoảng thời gian - Thời gian làm thủ tục hải quan: Chủ động thời gian vận chuyển giúp phận logistic chủ động thời gian làm thủ tục hải quan Các chứng từ nên chuẩn bị sẵn để hàng nhập - 116 - cảng làm thủ tục hải quan lên kế hoạch chuẩn bị kho bãi nhân cho việc nhập hàng Bộ phận mua hàng theo dõi thời gian nhập kho đẻ tham gia vào khâu kiểm tra nguyên vật liệu mua có với đơn đặt hàng hay không? Việc theo dõi khoảng thời gian nên hệ thống hoá chi tiết để thời điểm nào, phận mua hàng theo dõi thời hạn mốc thời gian Hiện nay, đơn đặt hàng ghi nhận vào hệ thống, hàng hoá nhập kho đơn hàng kết thúc Hệ thống theo dõi thông tin số lượng nguyên vật liệu đơn hàng nhập kho số lượng đơn hàng chưa nhập kho Như vậy, thấy hệ thống chưa hỗ trợ việc theo dõi tiến độ thực đơn hàng nhà cung cấp, Cơng ty nghiên cứu đẻ đưa thơng tin tình trạng đơn hàng theo mốc thời gian kể Từng đơn hàng cập nhật thông tin mốc thời gian dự kiến theo tư vấn nhà cung cấp, hãng vận chuyển, quy định làm thủ tục hải quan Các đơn hàng xếp thứ tự theo mốc thời gian Thời gian gần đơn hàng xếp lên phía Căn vào thông tin tổng hợp hệ thống, phận mua hàng định kỳ theo dõi tình trạng thực tế đơn hàng 3.2.7 Cập nhật kết mua hàng Đánh giá kết mua hàng khâu sau khởi điểm để tiếp tục thực khâu khác trình mua hàng Nếu điều kiện mua hàng thực lại bắt đầu đợt mua hàng điều kiện mua hàng không thực thực khơng đủ phận mua hàng phải xem xét lại khâu để xác định lỗi điều bất cập, từ hồn thiện lại cơng tác mua hàng Việc đánh giá kết mua hàng phương pháp để kiểm sốt hoạt động mua hàng Vì vậy, việc đánh giá cần thiết - 117 - Cơng ty nên tiếp tục trì việc đánh giá định kỳ theo tháng tháng hoạt động mua hàng nhiều, đơn hàng lớn không nhiều nên không thiết phải đánh giá theo đơn hàng Các kết mua hàng nh số lượng hàng đặt mua, số lượng hàng nhập kho, số lượng hàng hỏng, số lượng hàng hạn số lượng hàng giao chậm cần phải cập nhật để tổng hợp đánh giá vào cuối tháng Nội dung cần đánh giá nh sau: - So sánh kết mua hàng với yêu cầu mua hàng nh số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng Từ xác định mức độ hoàn thành chưa hoàn thành việc mua hàng, cần nêu nguyên nhân bước khắc phục cho lần - Đánh giá lực nhà cung cấp tiêu nh chất lượng hàng hoá, thời hạn giao hàng, phản ứng nhà cung cấp với hàng lỗi từ xếp loại lại nhà cung cấp - So sánh chi phí mua hàng phát sinh thực tế với ngân sách để từ đánh giá hiệu việc mua hàng đặc biệt chi phí vận chuyển hàng Tìm hiểu nguyên nhân biến động chi phí, yếu tố khách quan thời tiết, hãng tàu, hay yếu tố chủ quan lực kiểm soát hoạt động mua hàng nhân viên mua hàng nhân viên phận có liên quan - Đánh giá lực đối tác tham gia vào trình mua hàng khách hàng (cung cấp dự báo mua hàng), hãng vận chuyển (cung cấp dịch vụ vận chuyển) để từ có biện pháp khắc phục theo hướng trì hay chuyển đổi cách làm - Đánh giá xu mua hàng kỳ tới để có biện pháp “ứng xử” phận - 118 - - Đánh giá hiệu việc phát triển nguồn cung cấp (số lượng nhà cung cấp mới, nhà cung cấp tiềm năng, chi phí cho việc phát triển nhà cung cấp 3.2.8 Tăng cường biên chế ổn định nhận mua hàng Trong hoạt động quản trị nhận công ty, yếu tố người quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu tất khâu quy trình mua hàng Như trình bày trên, phận mua hàng thuộc phòng kế hoạch, mua logistic Biên chế phận mua hàng có người mà phải đảm nhiệm việc mua hàng nước lẫn nước ngồi Khối lượng cơng việc lớn tạo nên tâm lý mệt mỏi thường xuyên cho nhân viên nên nhân phận thường xuyên thay đổi dẫn đến cơng tác mua hàng khơng có hiệu cao mà tăng chi phí tuyển dụng cho công ty Nhân viên mua hàng phải người có kinh nghiệm thị trường hiểu biết hoạt động công ty nên công ty nên tạo điều kiện để giữ chân nhân viên Để tránh việc nhân viên rời bỏ công việc, công ty nên giảm tải công việc phận cách tuyển thêm nhân sự, bố trí người thực công tác mua hàng nước, người thực cơng tác mua hàng nước ngồi Khi giảm tải họ làm việc tích cực hiểu Thêm nữa, cơng ty cần có sách đãi ngộ nhân viên hợp lý mức lương, thưởng phúc lợi khác để người lao động yên tâm làm việc Đồng thời giải pháp thực tạo điều kiện cho giải pháp khác áp dụng hiệu 3.2.9 Hiện đại hoá việc theo dõi thực giao hàng Với giải pháp trình bày mục 3.2.6, việc theo dõi thực giao hàng chi tiết nhiều giai đoạn kiến nghị cơng ty việc đại hố cơng tác Với tảng hệ thống phần mềm quản lý tổng thể BPCs mà công ty sử dụng, công ty nên mở thêm tính - 119 - theo dõi việc giao hàng tương ứng theo giai đoạn trình bày giải pháp mục 3.2.6 Các thông tin đầu vào ghi nhận vào phần mềm, qua trình xử lý thông tin đầu theo yêu cầu người quản lý Cụ thể việc theo dõi thực giao hàng hệ thống hoá nh sơ đồ sau: Đầu vào Quá trình xử Đầu lý Thông tin Xác định Cảnh báo về hàng mốc thời yêu cầu hoàn hoá gian tương thành Thông tin ứng với các đơn nhà giai đoạn hàng cung cấp theo dõi giai đoạn Thông tin đơn hÃng hàng tàu Sắp xếp Thông tin đơn hàng thủ tục theo mốc hải quan thêi gian vµ nhµ cung cÊpdõi việc thực giao hàng phần Sơ đồ 3.1: Xử lý thông tin theo mềm * Thông tin đầu vào bao gồm: - Thơng tin hàng hố: Chủng loại hàng đặt mua, khối lượng đặt mua, thời gian đặt mua, loại hình vận chuyển - Thơng tin nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp, địa chỉ, cảng xuất hàng, thời gian sản xuất định mức khối lượng sản phẩm đặt mua - Thông tin hãng vận chuyển: Tên hãng vận chuyển, thời gian vận chuyển dự tính tương ứng với khoảng cách vận chuyển từ nhà cung cấp tới cơng ty Ví dụ: hàng hố vận chuyển đường biển, hãng vận chuyển KUEHNE + NAGEL, điểm đi(cảng đi) Shenzhen - Trung Quốc, điểm dến - 120 - (cảng đến) Hải Phòng- Việt Nam, thời gian vận chuyển dự tính với điểm điểm đến nh 10 ngày - Thông tin thủ tục hải quan: Cơ quan làm thủ tục hải quan, thời gian dự tính làm thủ tục hải quan, * Thông tin đầu bao gồm: cảnh báo yêu cầu hoàn thành đơn hàng giai đoạn sản xuất, vận chuyển, làm thủ tục hải quan Các thông tin xếp theo mức độ ưu tiên thời gian, khối lượng hàng hoá Việc theo dõi thực đơn hàng hệ thống giảm tải công việc nhân viên mua hàng, giúp tiết kiệm thời gian công sức theo dõi Đồng thời thơng tin tình trạng đơn hàng cập nhật nên thuận tiện cho việc theo dõi mà phận có liên quan theo dõi thời điểm Việc xây dựng phần mềm theo dõi thực giao hàng tốn nhiều nguồn lực nhìn tương lai, cơng việc đem lại nhiều lợi Ých, hạn chế rủi ro bỏ sót đơn hàng, hay đơn hàng bị trễ Những rủi ro đem đến thiệt hại lớn kinh tế uy tín cơng ty cịng nh tập đồn Trong trường hợp, hệ thống phần mềm đáp ứng công việc này, cơng ty sử dụng hệ thống phần mỊm chun biệt khác thơng qua phần mềm bán sẵn thị trường thuê lập trình phần mềm Công tác không phức tạp nên việc thiết kế phần mềm khơng q khó khăn Một phần mềm mà nhiều công ty sử dụng ERP ( Enterprise Resourse Planning), giải pháp phần mềm quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp, có phần hành mua hàng Đây phần mềm mở nên cơng ty xây dựng theo yêu cầu quản lý 3.2.10 Kiến nghị quan Nhà nước - 121 - Mét giải pháp quản trị mùa hàng cơng ty tìm kiếm nhà cung cấp nước nhiều nguồn hàng lãnh thổ Việt Nam Đây khơng cịn xu hướng riêng công ty Volex Việt Nam mà xu hướng mong muốn tất công ty nước đầu tư vào Việt Nam lợi Ých mà mang lại Đây tín hiệu tốt cho ngành sản xuất nước Do đó, quan Nhà nước cần trọng để tạo điều kiện cho doanh nghiệp sản xuất hàng công nghiệp phát triển Việc gia nhập vào WTO, vừa hội mà thách thức cho doanh nghiệp Việt Nam đặc biệt doanh nghiệp sản xuất hàng công nghiệp, lĩnh vực Việt Nam so với nước khu vực giới Các quan ngành cần hỗ trợ doanh nghiệp nhận thức vấn đề chất lượng hàng hố để hồ nhập với thị trường giới việc: - Tổ chức khoá học đào tạo quản lý chất lượng toàn phần cho doanh nghiệp sản xuất Khuyến khích việc thực tiêu chuẩn ISO quản lý lẫn chất lượng doanh nghiệp - Kết hợp với trường đào tạo kỹ thuật để sinh viên có điều kiện tiếp cận với thực tiễn tham gia nghiên cứu, cải cách kỹ thuật quy trình thực - Có sách ưu đãi doanh nghiệp thuế, hỗ trợ phương tiện việc khuếch trương thương mại Kiến nghị quan Nhà nước: o Tiếp tục cải cách thuế quan thủ tục hải quan theo hướng đơn giản, thực việc khai báo điện tử để giảm chi phí nh thời gian cho công việc - 122 - o Đầu tư sở hạ tầng, đường sá, cầu cống giúp việc lưu thơng hàng hố dễ dàng giảm rủi ro vận chuyển hàng hố từ giảm chi phí mua hàng cho doanh nghiệp o Nâng cấp sở hạ tầng thông tin để thuận lợi cho việc trao đổi thông tin nơi o Tổ chức hội chợ, hội thảo chuyên ngành để giúp doanh nghiệp gặp gỡ tìm kiếm đối tác làm ăn o Có sách phát triển ngành công nghiệp phụ trợ - 123 - KẾT LUẬN Tuy đầu tư vào thị trường Việt Nam công ty TNHH Volex Việt Nam tạo dựng cho vị trí thị trường Việt Nam Hiện tại, chưa có nhà cung cấp mặt hàng dây điện trun dẫn có phích cắm có khả cung cấp mặt hàng có chất lượng, đáp ứng tiêu chuẩn giới nh công ty Chất lượng mạnh cơng ty để trì phát huy mạnh mình, cơng ty cần phải có quy trình mua nguyên vật liệu vừa đảm bảo chất lượng vừa đáp ứng yêu cầu sản xuất giao hàng cho khách hàng Với lợi xây dựng mơ hình hoạt động sản xuất công ty mẹ nên khâu đầy đủ, q trình thực với điều kiện, hồn cảnh thực tế, q trình mua hàng cơng ty cịn nhiều điểm cần thay đổi để hoạt động mua hàng hiệu Bằng việc nghiên cứu vấn đề lý thuyết có từ thực tiễn nghiên cứu cơng ty Volex Việt Nam, đề tài "Hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng tập đồn Volex Asia (nghiên cứu điển hình cơng ty TNHH Volex Việt Nam" hoàn thành thu kết sau đây: - Hệ thống hố sở lý luận mua hàng quản trị mua hàng doanh nghiệp - Phân tích thực trạng công tác quản trị mua hàng, ưu điểm, nhược điểm công tác tập đồn nói chung cơng ty nói riêng - Đưa số đề xuất, kiến nghị công ty việc xác định nhu cầu mua hàng, tạo lập nguồn hàng, theo dõi việc thực giao hàng Trong trình thực luận văn, với trình độ thân cịn hạn chế nên phân tích, đề xuất, giải pháp hồn thiện mà đề tài đưa cịn nhiều thiếu sót Vì vậy, em mong muốn nhận góp ý từ phía thầy cô giáo bạn đọc để hoàn thiện Cuối cùng, em xin chân thành cám ơn thầy cô giáo trường ĐH Thương mại, bạn đồng nghiệp công ty TNHH Volex Việt Nam, đặc biệt Thầy TS Hoàng Văn Hải tận tình giúp đỡ tạo điều kiện cho em hoàn thành luận văn - 124 - DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO A TIẾNG VIỆT Công ty TNHH Volex Việt Nam, Báo cáo kết kinh doanh năm 2004, 2005, 2006 Công ty TNHH Volex Việt Nam, Quy trình thủ tục mua hàng, đánh giá phê duyệt nhà cung cấp, Chứng nhận nguyên vật liệu Trương Hồ Bình, Võ Thị Tuyết- Giảng viên khoa kinh tế, quản trị kinh doanh, ĐH Cần Thơ, Đề cương giảng môn quản trị doanh nghiệp, web http://www.youtemplates.com Cormack MC Mark (Vương Đăng dịch, 2003), Bí thành cơng thương trường, Nhà xuất Văn hố Thơng tin Phạm Vũ Luận (2004), Quản trị doanh nghiệp thương mại, Nhà xuất Thống kê Đồng Thị Thanh Phương (1996), Quản trị sản xuất & Dịch vụ, Nhà xuất Thống kê Đặng Minh Trang (2005), Quản trị sản xuất tác nghiệp, Nhà xuất Thống kê Bích Ương (biên soạn 1998), Tuyệt chiêu vực dậy doanh nghiệp phá sản, Nhà xuất Thống kê Đoàn Thị Hồng Vân (2002), Quản trị cung ứng, Nhà xuất Thống kê 10 Đoàn Thị Hồng Vân (2003), Logistic vấn đề bản, Nhà xuất Thống kê B TIẾNG ANH Michael Hugos (2003), Essentials of Supply Chain Management, John Wiley & Son Inc Heizer J., Render B (1988), Production and Operations Management, Allyn and Bacon, Inc