Ch¬ng I 1 Lời mở đầu 1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Đối với doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại, để tiến hành hoạt động sản xuất hay kinh doanh thì cần phải có nguồn hàng đầu vào Nguồn hàn[.]
-1- Lời mở đầu TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Đối với doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại, để tiến hành hoạt động sản xuất hay kinh doanh cần phải có nguồn hàng đầu vào Nguồn hàng đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Do đó, hoạt động mua hàng có vai trị quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Là nghiệp vụ trình sản xuất kinh doanh nên quản trị mua hàng tách rời hoạt động quản trị doanh nghiệp Tuy nhiên, so với hoạt động khác hoạt động mua hàng chưa trọng nhiều hiệu hoạt động mua hàng chưa tốt Là mét doanh nghiệp sản xuất hoạt động lĩnh vực lắp ráp hàng công nghiệp nên yếu tố nguyên vật liệu đầu vào quan trọng Nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đầu Để trở thành nhà cung cấp hàng đầu giới dây điện truyên dẫn có phích cắm, ngồi việc cung cấp hàng hố đảm bảo chất lượng, công ty cần phải giữ uy tín việc thực cam kết cung cấp hàng cho khách hàng Hoạt động mua hàng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, bán hàng doanh nghiệp Tuy cơng ty có vốn đầu tư nước ngồi, kế thừa mơ hình quy trình mua hàng với đầy đủ bước, trình thực hiện, điểm yếu quy trình bộc lộ, hạn chế cơng tác mua hàng hiệu hoạt động công ty khâu sản xuất, kinh doanh Theo đó, tơi định chọn đề tài " Hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng tập đồn Volex Asia (nghiên cứu điển hình cơng ty TNHH Volex Việt Nam)" làm đề tài luận văn thạc sỹ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN -2- Trên sở phân tích thực trạng hoạt động quản trị mua hàng, ưu điểm, nhược điểm nguyên nhân với định hướng phát triển tập đoàn năm từ đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng cơng ty TNHH Volex Việt Nam nói riêng tập đồn Volex nói chung ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN Đối tượng nghiên cứu Luận văn công tác quản trị mua hàng doanh nghiệp Phạm vi nghiên cứu Luận văn: Công tác quản trị mua hàng Công ty TNHH Volex Việt Nam, thời gian khảo sát từ 2004-2006, định hướng giải pháp đến 2010 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: Luận văn sử dụng phương pháp vật biện chứng vật lịch sử nh phương pháp nghiên cứu chủ yếu Ngoài ra, số phương pháp nghiên cứu cụ thể sử dụng: - Phương pháp thực chứng - Phương pháp chuyên gia KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, Luận văn cấu trúc thành chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận quản trị mua hàng doanh nghiệp Chương Thực trạng công tác quản trị mua hàng công ty TNHH Volex Việt Nam Chương 3: Các giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng cơng ty TNHH Volex Việt Nam CHƯƠNG -3- MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 mua hàng vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp 1.1.1 Hoạt động mua hàng 1.1.1.1 Khái niệm mua hàng Mua hàng khâu hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Mua hàng hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hoátiền tệ người mua người bán nguyên tắc thoả thuận nhằm mục tiêu đạt lợi Ých hai bên Trong đó, người mua thoả mãn nhu cầu hàng hoá, nguyên vật liệu nhằm đáp ứng đầu vào hoạt động sản xuất tiêu dùng cá nhân, người bán thu lợi nhuận từ hoạt động bán hàng Mua hàng phản ánh quan hệ pháp lý người mua người bán thông qua việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá tiền tệ nghĩa vụ phải toán Mua hàng doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu tổ chức việc định mua hàng lại thuộc cá nhân Do vấn đề tâm lý cá nhân xung đột lợi Ých yếu tố cần quan tâm 1.1.1.2 Các hình thức mua hàng doanh nghiệp Doanh nghiệp thực số hình thức mua hàng khác Để thuận tiện cho việc xem xét, phân loại theo số tiêu thức chủ yếu nh sau: a Căn theo khối lượng hàng hoá mua sau lần mua - Mua hàng theo nhu cầu Đây hình thức mua hàng doanh nghiệp mua hàng theo nhu cầu sử dụng thực tế, tức lần mua mua vừa đủ phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh thời gian định -4- Ưu điểm hình thức việc xác định nhu cầu mua hàng đơn giản nhu cầu mua hàng xác định xuất phát từ kế hoạch bán kế hoạch sản xuất doanh nghiệp, lượng hàng hoá dự trữ đầu kỳ kế hoạch dự trữ cho kỳ Lượng hàng mua theo nhu cầu lượng hàng tối thiểu mà doanh nghiệp phải mua nên vốn hàng hoá sử dụng số vốn tối thiểu, tránh tình trạng ứ đọng vốn hàng hố khâu dự trữ, góp phần tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn hàng hố, giảm chi phí bảo quản hàng hoá thời gian chờ bán, giảm bớt nguy dẫn đến rủi ro biến động giá hay nhu cầu hàng hoá thay đổi, giảm thiểu thiệt hại thiên tai, chiến tranh gây Nhược điểm hình thức nguy thiếu hàng lượng hàng mua vừa đủ theo kế hoạch bán sản xuất mức bình thường dẫn đến hàng trễ dẫn đến việc thiếu hàng, doanh nghiệp phải bỏ lỡ hội kinh doanh đột biến giai đoạn khơng có lượng hàng dư thừa để phục vụ bán sản xuất thêm Chi phí mua hàng thường cao phải mua làm nhiều lần khiến cho doanh nghiệp trả thêm khoản chi phí nh đặt hàng, vận chuyển Thêm nữa, doanh nghiệp lại không hưởng mức chiết khấu hay hạn mức tín dụng từ nhà cung cấp dành cho việc mua hàng với khối lượng lớn - Mua hàng theo lơ lớn Đây hình thức mua hàng với số lượng mua lần nhiều nhu cầu sản xuất, kinh doanh thời gian định Tổng chi phí cho việc nhập hàng thấp chi phí dự trữ hàng hố chi phí mua hàng lượng hàng mua vào tối ưu Ưu điểm mua hàng phương pháp giảm chi phí mua hàng Doanh nghiệp nhận ưu đãi nhà cung cấp việc -5- mua với số lượng lớn chủ động nguồn hàng có biến đổi đột biến nhu cầu đầu doanh nghiệp Tuy nhiên, nhược điểm phương pháp phải sử dụng lượng vốn hàng hố lớn, điều gây khó khăn tài cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu sử dụng vốn hàng hố, chi phí bảo quản, bảo hiểm lớn, rủi ro thiên tai, hoả hoạn, cắp, khơng cịn ưu chuộng… b Căn theo ràng buộc pháp lý người mua người bán - Mua hàng theo đơn đặt hàng hợp đồng mua bán hàng hoá Hợp đồng mua bán hàng hoá giàng buộc người mua người bán, qua u cầu hàng hố quy cách kỹ thuật, màu sắc, kích cỡ…, phương thức giao hàng, phương thức toán, thời gian giao hàng xác định rõ ràng nghĩa vụ quyền lợi bên Hợp đồng mua bán có giá trị lần nhiều lần mua hàng Đơn đặt hàng yêu cầu củ thể mặt hàng mà doanh nghiệp muốn mua thời điểm xác định Mua hàng theo đơn đặt hàng hợp đồng mua bán hàng hố làm hình thức chủ động, người mua người bán có chuẩn bị đảm bảo tính chắn ổn định cho bên bán bên mua Nhưng khơng phải mà doanh nghiệp nhãng việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc giao hàng theo đơn hàng hợp đồng ký kết - Mua hàng không theo hợp đồng mua bán Đây hình thức mua hàng mà bên mua bên bán không ký kết hợp đồng mua bán Mua hàng theo hình thức thường mua đứt bán đoạn, khơng có kế hoạch trước khơng thường xun Ưu điểm hình thức việc mua hàng diễn nhanh chóng, giá theo thị trường Tuy nhiên, với hình thức này, người mua khơng biết chọn lựa hàng hố dễ mua phải -6- hàng khơng qui cách kỹ thuật chất lượng đáp ứng cho việc sản xuất kinh doanh c Căn theo khu vực địa lý nguồn hàng - Mua nước Đây hình thức mua hàng mà nguồn hàng sản xuất phân phối nước hoạt động mua hàng doanh nghiệp tiến hành phạm vi quốc gia - Mua từ nước ngồi Đây hình thức mua hàng mà doanh nghiệp mua hàng từ nước phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh nước hay cịn gọi nhập Có hình thức nhập nhập uỷ thác nhập trực tiếp d Căn vào thời hạn tín dụng - Mua hàng tốn Là hình thức mua hàng mà doanh nghiệp sau nhận hàng từ nhà cung cấp phải tiến hành thủ tục toán cho bên bán - Mua hàng toán sau Là hình thức mua hàng mà doanh nghiệp sau nhận hàng từ nhà cung cấp tốn cho bên bán sau khoảng thời gian định - Mua hàng tốn trước (một phần tồn bộ) Là hình thức mua hàng mà doanh nghiệp phải ứng trước phần toàn tiền hàng cho nhà cung cấp Hàng hóa giao đến thời hạn giao hàng 1.1.2 Vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp Quản trị mua hàng hiểu hoạt động quản trị liên quan đến việc tạo nguồn hàng, thực thi mua hàng nhằm đáp ứng mục tiêu doanh nghiệp -7- Quản trị mua hàng tiếp cận theo phương diện quản trị chức quản trị tác nghiệp Theo cách tiếp cận quản trị chức năng, quản trị mua hàng tổng hợp hoạt động bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hoạt động mua hàng nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp Theo cách tiếp cận quản trị tác nghiệp, quản trị mua hàng việc triển khai qui trình mua hàng việc xác định nhu cầu, tìm lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng đặt hàng, kiểm tra theo dõi giao nhận hàng hoá đánh giá kết Đây q trình phân tích, lựa chọn để định mua gì? mua ai? mua nào? Đối với doanh nghiệp thương mại hay sản xuất, quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tìm kiếm lựa chọn nguồn hàng tốt ổn định, đáp ứng nhu cầu sản xuất hay bán phục vụ tốt khách hàng nâng cao hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp Mua hàng nghiệp vụ trình sản xuất, kinh doanh nên quản trị mua hàng thiếu công tác quản trị doanh nghiệp Vai trò quản trị mua hàng thể khía cạnh sau: Mua hàng nghiệp vụ trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nên ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động trình sản xuất hay bán Nếu doanh nghiệp không mua hàng, không mua đủ hàng mua phải hàng xấu, hàng giả, hàng không phù hợp với thị hiếu khách hàng yêu cầu sản xuất làm cho sản phẩm, hàng hố khơng đáp ứng yêu cầu khách khàng dẫn đến việc tiêu thụ (bán ra) gặp khó khăn, hàng hố bị ứ đọng, vốn hàng hoá vốn lưu động chậm ln chuyển, chi phí tăng, khơng bù đắp chi phí, lợi nhuận giảm -8- thua lỗ, chất lượng phục vụ khách hàng kém, giảm uy tín doanh nghiệp v.v Nếu mua hàng phù hợp với nhu cầu thị hiếu khách hàng, yêu cầu sản xuất (về khối lượng, chất lượng chủng loại hàng hoá…), phù hợp với thời gian nơi yêu cầu, điều kiện tiên cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, theo kiểu “đầu xi, lọt” Do đó, cơng tác quản trị mua hàng đảm bảo hoạt động mua hàng tiến hành cách khoa học, nhịp nhàng liên tục, đồng thời nâng cao chất lượng hàng hoá hạ giá thành sản phẩm Từ đó, giúp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp đảm bảo tính ổn định, chắn, hạn chế tình trạng thừa thiếu, ứ đọng, chậm luân chuyển, hàng phẩm chất…vừa gây chậm trẽ, khó khăn cho khâu dự trữ, bán hàng, vừa ảnh hưởng tới kết hiệu kinh doanh doanh nghiệp Công tác quản trị mua hàng thực tốt tạo nguồn hàng tốt phục vụ tốt cho nhu cầu sản xuất, bán mà có tác dụng tích cực giúp cho hoạt động tài doanh nghiệp thuận lợi, cụ thể: Bớt tình trạng thừa thiếu hàng, ứ đọng hàng, ứ đọng vốn; tránh mua phải hàng chất lượng kém, không sản xuất bán được…Từ đó, thu lời vốn nhanh, có tiền bù đắp chi phí doanh nghiệp, có lợi nhuận để phát triển mở rộng kinh doanh, tăng thu nhập cho người lao động thực đầy đủ nghĩa vụ nhà nước trách nhiệm xã hội khác 1.2 NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG Cũng giống quản trị hoạt động khác doanh nghiệp, quản trị mua hàng bao gồm việc hoạch định sách mua hàng, tổ chức việc mua hàng, lãnh đạo kiểm sốt q trình mua hàng 1.2.1, Hoạch định sách mua hàng -9- Hoạch định sách mua hàng việc xác định mục tiêu mua hàng, nguyên tắc, thủ tục, phương tiện để thực mục tiêu mua hàng 1.2.1.1 Mục tiêu sách mua hàng Mục tiêu chung mua hàng đưa đến cho doanh nghiệp hàng hoá nhằm thoả mãn thường xuyên, đầy đủ cho nhu cầu tiêu dùng mặt số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hố với chi phí thấp Để thực mục tiêu chung doanh nghiệp cần thực mục tiêu cụ thể sau: a Mục tiêu chi phí Trong kinh doanh, hàng hố có chất lượng nhau, giá thấp có lợi cạnh tranh Vì vậy, phấn đấu giảm chi phí yếu tố quan trọng Muốn thực mục tiêu với mặt hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh doanh nghiệp phải phấn đấu mua hàng hố với chi phí mua rẻ Khi mua với số lượng lớn doanh nghiệp thường giảm giá chiết khấu điều kiện phấn đấu giảm chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng nhiều loại chi phí khác b Mục tiêu chất lượng Chất lượng hàng hoá với tư cách đầu doanh nghiệp có yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiêu thụ khả cạnh tranh thành công doanh nghiệp điều kiện cung ln có xu hướng lớn cầu Vì vậy, hàng hoá với tư cách đầu vào phải đảm bảo chất lượng tối ưu mà tối đa đây, chất lượng theo quan điểm người mua chất lượng phù hợp với nhu cầu xác định c Mục tiêu an toàn Để tránh gián đoạn dự trữ doanh nghiệp, cần phải tìm người cung ứng đảm bảo giao hàng đầy đủ, đặn, thời hạn Giao hàng - 10 - thời hạn đảm bảo doanh nghiệp ln ln có hàng để bán nguyên vật liệu để sản xuất Vì vậy, quan trọng người cung ứng phải ln tuân thủ thời hạn dự kiến Những mục tiêu có lúc mâu thuẫn với ví dụ giá chất lượng Người mua muốn hàng hố với chất lượng tốt mà giá thấp cịn người bán muốn bán với chất lượng tốt giá cao Vì vậy, tuỳ trường hợp cụ thể mà thiết lập ưu tiên thực mục tiêu việc mua hàng hoá doanh nghiệp 1.2.1.2 Các quy tắc mua hàng có hiệu Thứ nhất, doanh nghiệp nên mua hàng nhiều nhà cung cấp Việc chọn lựa nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu hoạt động mua hàng đảm bảo mục tiêu mua hàng không đơn giản Thơng thường, doanh nghiệp có nhu cầu mua nhiều loại hàng hố Mỗi loại hàng hố lại có nhiều nhà cung cấp Trong trường hợp có cạnh tranh người cung cấp Việc lựa chọn hay nhiều nhà cung cấp có ưu nhược điểm định Nếu có nhà cung cấp doanh nghiệp dễ dàng quan hệ, theo dõi, giảm chi phí vận chuyển hàng hoá lấy từ nguồn Tuy nhiên, với nhà cung cấp gây khó khăn cho doanh nghiệp doanh nghiệp chủ động nguồn hàng bị phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp, điều dẫn đến khơng an tồn Nếu doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp có quyền lựa chọn có cạnh tranh mặt chất lượng, giá nhà cung cấp, doanh nghiệp chủ động nguồn hàng Tuy nhiên, với nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp không hưởng ưu đãi đặc biệt hàng hoá điều kiện toán từ phía nhà cung cấp so với trường hợp nhà cung cấp