Nghiên cứu các giải pháp quản lý thông tin nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh tại công ty xăng dầu bắc thái

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐỒNG THÁI NGỌC NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ THÔNG TIN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ Thái nguyên, năm 2012 Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên Tai ngay!!! Ban co the xoa dong chu nay!!! http://www.lrc-tnu.edu.vn ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐỒNG THÁI NGỌC NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ THÔNG TIN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI Chuyên ngành: Quản lý kinh tế Mã số: 60 - 34 – 01 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN THỊ GẤM Thái nguyên, năm 2012 Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn i LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu nêu luận văn trung thực, giúp đỡ đƣợc cảm ơn Thái Nguyên, tháng năm 2012 Tác giả Đồng Thái Ngọc Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn ii LỜI CẢM ƠN Tôi xin trân thành cảm ơn Thầy Cô Phòng Quản lý Đào tạo sau đại học Trƣờng Đại học Kinh tế Quản trị Kinh doanh thuộc Đại học Thái Nguyên quan tâm động viên suốt thời gian vừa qua Tôi xin cảm ơn Phó giáo sƣ – Tiến Sỹ Nguyễn Thị Gấm tận tình hƣớng dẫn, giúp tơi suốt q trình thực luận văn tốt nghiệp Nhân tơi xin gửi lời cảm ơn đến Quý Thầy, Cô, ngƣời tận tình truyền đạt kiến thức cho tơi hai năm học cao học vừa qua Tôi xin trân thành cảm ơn Cục thống kê Thái Nguyên, doanh nghiệp địa bàn Tỉnh cung cấp thông tin, số liệu cần thiết giúp đỡ q trình tìm hiểu, nghiên cứu Tơi xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo tập đoàn xăng dầu Việt Nam, Lãnh đạo Công ty xăng dầu Bắc Thái gia đình, bạn bè, đồng nghiệp tạo điều kiện giúp đỡ trình học tập nghiên cứu luận văn Thái Nguyên, tháng năm 2012 Học viên Đồng Thái Ngọc Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn iii MỤC LỤC Trang Lời cam đoan i Lời cảm ơn ii Mục lục iii Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt v Danh mục bảng biểu vi Danh mục hình vii MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu chung 2.1 Mục tiêu cụ thể Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tƣợng nghiên cứu 3.2 Phạm vi nghiên cứu Những đóng góp luận văn Bố cục luận văn Chƣơng I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THÔNG TIN, HIỆU QUẢ KINH DOANH VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1.1 Cơ sở lý luận thực tiễn 1.1.1 Cơ sở lý luận 1.1.2 Hiệu kinh doanh doanh nghiệp 19 1.1.2 Cơ sở thực tiễn 25 1.2 Phƣơng pháp nghiên cứu 28 1.2.1 Các câu hỏi đặt mà đề tài cần giải 28 1.2.2 Phƣơng pháp nghiên cứu 29 1.2.3 Hệ thống tiêu nghiên cứu 34 Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn iv Chƣơng II: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN LÝ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI 36 2.1 Khái quát Công ty xăng dầu Bắc Thái 36 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty xăng dầu Bắc Thái 36 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh Công ty 37 38 2.1.4 Môi trƣờng kinh doanh năm qua 40 2.2 Thực trạng hệ thống quản lý thông tin Công ty xăng dầu Bắc Thái 48 2.2.1 Những đầu trung tâm giao dịch thông tin Công ty 48 2.2.2 Hệ thống công nghệ thông tin Công ty 51 2.2.3 Đánh giá hệ thống thông tin quản lý 67 2.2.4 Đánh giá chung hệ thống thông tin công ty 82 Chƣơng III: CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ THÔNG TIN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI ĐẾN NĂM 2015, TẦM NHÌN 2020 84 3.1 Quan điểm - Phƣơng hƣớng - Mục tiêu 84 3.2 Các giải pháp 85 3.2.1 Hệ thống máy tính thiết bị phần cứng 86 3.2.2 Hệ thống phần mềm 87 3.2.3 Thiết bị đầu tƣ khác 92 3.2.4 Con ngƣời 93 3.2.5 Hệ thống an tồn bảo mật thơng tin 93 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 97 Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn v DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT DMN : Dầu mỡ nhờn CHXD : Cửa hàng xăng dầu PBM : Phần mềm quản lý kinh doanh xăng dầu DN : Doanh nghiệp SL : Sản lƣợng HT : Hệ thống ĐVT : Đơn vị tính Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn vi DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Số TT Bảng 2.1 2.2 2.3 2.4 Hệ thống phần cứng giai đoạn 2007-2011 53 2.5 Các phần mềm, chƣơng trình triển khai giai đoạn2007-2011 54 2.6 Nhân công ty giai đoạn 2007-2011 61 2.7 Cơ cấu nhân giai đoạn 2007-2011 62 2.8 Số ngƣời lao động sử dụng máy tính giai đoạn 2007-2011 63 2.9 Số lƣợng chứng từ cập nhật vào PBM giai đoạn 2007 – 2011 70 10 2.10 11 2.11 12 2.12 Nội dung Trang Một số tiêu kết kinh doanh giai đoạn 2007-2011 Thị phần kinh doanh xăng dầu sáng giai đoạn 2007-2011 Các điểm giao dịch thơng tin nội giai đoạn 2007-2011 Bảng tính hiệu triển khai hệ thống PBM Cửa hàng Số lƣợng văn đi, đến cấp phát nội giai đoạn 2007-2011 Chi phí đầu tƣ cho hệ thống CNTT số liệu so sánh Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 47 48 49 71 76 78 vii DANH MỤC CÁC HÌNH Số TT Hình Nội dung Trang 2.1 Diễn biến sản lƣợng doanh thu giai đoạn 2007-2011 47 2.2 Diễn biến lao động tỉ lệ ngƣời sử dụng máy tính 64 2.3 Số lƣợng văn giao dịch văn phịng Cơng ty Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 76 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hoạt động kinh tế thị trƣờng mục tiêu hàng đầu doanh nghiệp tối đa hoá lợi nhuận Muốn vậy, nhà quản lý phải điều hành doanh nghiệp cách có hiệu Để làm đƣợc điều nhu cầu thơng tin trở nên đa dạng cấp thiết Bởi thông tin chất kích thích cho q trình quản lý vận động, tài sản Doanh nghiệp Nếu thiếu thơng tin nhà quản lý gặp nhiều khó khăn việc thực chức nhƣ: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá định Trong đó, có nhiều nguồn thơng tin nhƣ: thông tin nội bao gồm: thông tin tài sản cố định, thông tin công cụ dụng cụ, thông tin định mức chi phí, thơng tin quy trình quản lý, thơng tin hàng hóa tồn kho, giá thị trƣờng, thơng tin khách hàng, thơng tin hệ thống sách, pháp luật Nhà nƣớc Để doanh nghiệp thực bƣớc vững tiến xa địi hỏi doanh nghiệp, đơn vị phải ln ln có đƣợc hệ thống thơng tin quản lý phù hợp mang lại hiệu quản cao Sự phát triển đầy động chế thị trƣờng tạo điều kiện thuận lợi cho trình phát triển doanh nghiệp, song bộc lộ nảy sinh nhƣợc điểm ẩn chứa nhiều khuyết tật Các tổ chức kinh doanh phải cạnh tranh để tồn Vì vậy, việc thiết lập hệ thống quản trị nguồn thông tin giúp cho hoạt động kinh doanh nâng cao hiệu cần thiết Trong thực tế hầu hết định kiểm sốt hệ thống thơng tin liên lạc gồm nhiều bƣớc Tại bƣớc thơng tin đƣợc đƣa vào, lấy khỏi hệ thống hay tích luỹ so sánh với mục tiêu kế hoạch Một trục trặc điểm trình tự "gây nhiễu" tất kết Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 83 sách nhà nƣớc thay đổi, cơng nghệ thông tin bùng nổ mạnh mẽ Cùng với sức ép thị trƣờng, lãnh đạo công ty sáng suốt lựa chọn giải pháp quản lý thông tin thời gian vừa qua, Tập đoàn xăng dầu có sách thay đổi mạnh mẽ phải tái cấu trúc cổ phần hóa Tuy nhiên, cịn điểm hạn chế nhƣ, xác chứng từ cập nhật tay, thông tin thu nhận từ phía khách hàng, số liệu nội đơn vị gửi về, phản ánh khách hàng Tính kịp thời bƣớc đáp ứng cho việc điều hành kinh doanh, nhƣng thông tin khả toán khách hàng, thông tin công nợ nội thiếu kịp thời, việc dẫn đến nguy rủ cao Tính bảo mật thơng tin cơng ty đƣợc đánh giá mức trung bình Độ tin cậy thơng tin công ty tốt Hệ thống thông tin cịn nhiều quy trình nghiệp vụ chƣa đƣợc hệ thống hóa, thơng tin phục vụ cho chiến thuật chiến lƣợc hầu hết đƣợc tổng hợp thủ cơng, tính đầy đủ kịp thời thấp Việc ghi nhận thông tin khách hàng theo dõi thông tin thị trƣờng chƣa thành hệ thống Để doanh nghiệp phát triển theo hƣớng bền vững, cần xây dựng hệ thống thơng tin tiên tiến, hệ thống có thơng tin tác nghiệp quản trị điều hành thay hệ thống thông tin thống kê, đầu năm 2012 ban lãnh đạo công ty định triển khai dự án EBT (dự án tái cấu trúc lại Công ty xăng dầu Bắc Thái) Với mục tiêu: Nhằm chuẩn hóa cấu tổ chức, nội quy, quy chế, quy trình quản lý, chế, sách Cơng ty - Đổi phƣơng pháp đánh giá lực, kết công việc cán bộ, ngƣời lao động khách quan, công Xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm đơn vị cá nhân, tăng suất lao động hiệu kinh doanh Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 84 Chƣơng CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ THÔNG TIN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI ĐẾN NĂM 2015, TẦM NHÌN 2020 3.1 Quan điểm - Phƣơng hƣớng - Mục tiêu Thơng tin có vai trị quan trọng thời điểm nay, tài sản vô giá giúp doanh nghiệp hay tổ chức dự đoán, lên kế hoạch, định, điều hành tác nghiệp tất cấp độ từ chiến lƣợc, chiến thuật đến tác nghiệp Để có hệ thống thơng tin tốt đáp ứng u cầu về: độ tin cậy, tính đầy đủ, tính thích hợp, tính tồn vẹn tính kịp thời trình thu thập liệu, xử lý, lƣu trữ, cung cấp tiếp nhận thông tin phản hồi từ nguồn tin từ bên nhƣ: Nhà nƣớc cấp trên, khách hàng, doanh nghiệp cạnh tranh, doanh nghiệp có liên quan, nhà cung cấp nguồn tin nội cơng ty nhƣ: hàng hóa (chủng loại, chất lƣợng, tồn kho, giá bán ), văn điều hành, nhân sự, tài sản, vốn, hiệu quả, kiểm sốt hệ thống quản lý thơng tin cần xây dựng Với định hƣớng bƣớc hoàn thiện hệ thống, khắc phục điểm yếu, phát huy điểm mạnh, lựa chọn giải pháp thực theo lộ trình có định hƣớng mục tiêu rõ ràng theo giai đoạn cụ thể Để xây dựng hệ thống thông tin quản lý công ty đáp ứng yêu cầu cho phát triển, khắc phục hạn chế phân tích nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ngày hiệu quả, tăng sức cạnh tranh doanh nghiệp cần phải có chiến lƣợc xây dựng phát triển cụ thể rõ mục tiêu kế hoạch triển khai Với quan điểm thông tin đƣa vào hệ thống phải từ đầu, có liên kết, chia sẻ thơng tin tồn hệ thống, hệ thống tác nghiệp phát sinh đâu thơng tin đƣợc cập nhật đó, tránh trùng lập, tam thất bản, tận dụng đƣợc tài nguyên hệ thống, đồng thời có đƣợc báo cáo tức Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 85 thời cho vị trí cần sử dụng thơng tin để tác nghiệp điều hành, phán đoán định Để làm đƣợc yêu cầu trên, công ty cần phải bƣớc xây dựng hồn thiện quy trình tác nghiệp, từ phân định rõ luồng thơng tin, giao thoa sử dụng liệu thông tin hệ thống khác nhau, từ đƣợc liên kết thiết kế hệ thống trung gian kết nối thông tin, quyền hạn ngƣời sử dụng thơng tin, từ có phƣơng án xây dựng hệ thống cách tốt 3.2 Các giải pháp Một vấn đề thời đại thơng tin đặt thông tin thời gian thực, để thực đƣợc điều này, cơng ty có chiến lƣợc bƣớc xây dựng hệ thống tự động hóa thu thập liệu thông tin Cụ thể hệ thống thông tin bán hàng, tồn kho, công nợ, hiệu quả, khách hàng, nhân sự, tiền lƣơng, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, văn bản, chích sách pháp luật, quy trình nghiệp vụ, nội quy, quy chế, chế độ, chƣơng trình mục tiêu Các thơng tin đƣợc tự động cập nhật chuyển đến ngƣời sử dụng xác, kịp thời Cụ thể hóa vấn đề nêu trên, tác giả đƣa vài định hƣớng cụ thể: - Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ tốt cho công tác bán hàng, điều hành công ty: Chính xác, kịp thời, an tồn, ổn định - Hiện đại hóa sở vật chất CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển tƣơng lai với mức chi phí hợp lý - Chuẩn bị triển khai tốt hệ thống ERP, EGAS phần mền khác Tập đoàn triển khai - Đào tạo cán chuyên trách công nghệ thông tin ngƣời dùng đáp ứng yêu cầu chung hệ thống - Xây dựng hệ thống quy định, quy trình cần thiết để hệ thống hoạt động tốt đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, xác, tin cậy Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 86 - Đầu tƣ xây dựng hệ thống phần mềm đủ mạnh đáp ứng yêu cầu quản lý giai đoạn.Căn vào mục tiêu xây dựng hệ thống thông tin quản lý, để bƣớc khắc phục điểm hạn chế hệ thống thông tin quản lý, đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống nhƣ sau: 3.2.1 Hệ thống máy tính thiết bị phần cứng Hệ thống máy tính thiết bị phần cứng tảng xây dựng hệ thống thông tin đại Với phát triển mạnh mẽ hệ thống phần cứng công nghệ internet thiết bị di động Việc lựa chọn phƣơng án đầu tƣ với hệ thống đủ mạnh đáp ứng yêu cầu tác nghiệp đồng thời đảm bảo chi phí hợp lý mang lại hiệu Tác giả đề xuất phƣơng án đầu tƣ hệ thống thiết bị phần cứng nhƣ sau: - Hệ thống máy chủ:Bổ sung thêm máy chủ với cấu hình chuẩn theo Tập đồn, có đủ hệ thống dự phịng lƣu trữ liệu, nhƣ đến năm 2015 Công ty cần đầu tƣ máy chủ văn phịng cơng ty máy, chi nhánh xăng dầu Bắc Kạn máy - Hệ thống mạng: Hiện ta có 1hệ thống mạng hoạt động tốt, nhiên, để đảm bảo cho phần mền hoạt động online theo thời gian thực cần xây dựng bổ sung 01 hệ thống mạng dự phòng nhà cung cấp khác ngồi VNPT (Tập đồn bƣu viễn thông Việt Nam) Nâng cấp hệ thống mạng LAN với tốc độ tối thiểu Gigabit, bao gồm đầu tƣ trang thiết bị nhƣ sau: Tủ mạng, Switch Gigabit, cáp mạng 6e, wifi chuẩn n + Hệ thống mạng WAN: nâng cấp lên cáp quang xây dựng 01 đƣờng dự phòng + Hệ thống mạng internet: Tại đơn vị, tối thiểu phải có 01 đƣờng mạng, trƣờng hợp cần thiết xây dựng bổ sung 01 đƣờng dự phòng - Hệ thống máy trạm, máy in: + Máy trạm: Với vòng đời sử dụng thiết bị máy trạm năm, công ty tiến hành thay bƣớc, không thay đồng loạt, lấy thiết bị thu hồi Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 87 làm thiết bị dự phịng làm cơng cụ đào tạo nghiệp vụ, lý thiết bị khơng sử dụng đƣợc thực khơng có nhu cầu sử dụng Nhƣ để đáp ứng yêu cầu quản lý, đến năm 2015 công ty cần thay khoảng 100 máy trạm Máy đạt cấu hình chuẩn chung hệ thống Tập đoàn, đảm bảo tƣơng thích hoạt động ổn định nên mua máy tính có thƣơng hiệu tốt + Máy in: Cơng ty tập trung đầu tƣ cho hệ thống cửa hàng đảm bảo cửa hàng có máy in, máy in kim dùng để in hóa đơn, 01 máy in laser dùng để in báo cáo văn cần thiết Các máy in cần lựa chọn máy in có cơng suất loại nhỏ, hầu hết báo cáo đƣợc thực phần mềm quản lý - Hệ thống camera theo dõi giám sát: Với doanh thu bán lẻ cửa hàng lớn, chủ yếu tiền mặt, nguy sẩy rủi ro lớn, cơng ty cần có phƣơng án xây dựng hệ thống theo dõi giám sát hình ảnh, việc lắp đặt camera cịn có tác dụng giám sát hành vi khách hàng nhƣ nhân viên giúp hệ thống đƣợc kiểm soát hoạt động tốt hơn, nâng cao uy tín doanh nghiệp, mang lại niềm tin cho khách hàng 3.2.2 Hệ thống phần mềm Xây dựng hay lựa chọn đầu tƣ hệ thống phần mềm vấn đề khó khăn doanh nghiệp Đã khơng dự án thất bại, mà hầu nhƣ ngƣời sử dụng máy tính biết đến hệ điều hành Windows, có phiên đời thất bại nhƣ phiên Windows Vista, việc triển khai phần mềm quản lý nhiều thất bị nhƣ phần mềm Easybiz, quản trị nhân mà công ty triển khai, bên cạnh có nhiều phần mềm thành cơng mang lại lợi ích lớn Sự lựa chọn phần mềm, cách thức triển khai, khâu khảo sát, phân tích, thiết kế hệ thống với việc kết hợp quy trình nghiệp vụ thực tế vơ Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 88 quan trọng Tác giả nghiên cứu đề xuất giải pháp phần mềm theo nhóm nhƣ sau: 3.2.2.1 Phần mềm hệ thống Công ty sử dụng phần mềm hệ thống phổ thông giới, tiếp tục sử dụng phần mềm này, đảm bảo tƣơng thích tồn ngành, đồng thời mua quyền để nhận đƣợc đầy đủ trợ giúp nhà cung cấp Trong việc đầu tƣ năm tới nhƣ sau: + Về hệ điều hành máy chủ: Sử dụng quyền máy chủ windows server với phiên thời điểm đầu tƣ, đảm bảo tƣơng thích với quy mơ phần mềm hệ thống nâng cấp từ hệ thống Hiện phiên windows 2008 server R2 + Hệ điều hành cho máy trạm: Hiện công ty sử dụng phổ biến windows Xp windows Để đáp ứng yêu cầu bảo mật, nhƣ tƣơng thích với phần mềm quản lý mới, công ty nên đầu tƣ windows windows với phiên 32bit + Các phần mềm trợ giúp công tác hoạt động văn phòng: Với phƣơng trâm mua đầy đủ quyền để đáp ứng yêu cầu quản lý Định hƣớng trang bị phần mềm theo định hƣớng tập đoàn 3.2.2.2 Phần mềm quản lý Hệ thống phần mềm quản lý, hệ thống quan trọng giải pháp quản lý thông tin doanh nghiệp Hiện giới nhƣ Việt Nam, doanh nghiệp sử dụng giải pháp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprice Resource Planning) Hệ thống bao gồm nhiều phần mềm với nhiều phân hệ khác đƣợc kết nối với nhau, chia sẻ thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp mơ ƣớc Tuy nhiên việc lựa chọn giải pháp quản lý vấn đề khó khăn nhất, theo số tác giả tìm hiểu thơng tin đại chúng thất bại triển khai ERP nhiều thành công Vậy giải pháp cho Cơng Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 89 ty xăng dầu Bắc Thái? Đối với Công ty xăng dầu Bắc Thái, việc lựa chọn giải pháp ERP lại khơng có lựa chọn chủ động phụ thuộc chung vào hệ thống Tập đoàn xăng dầu Việt Nam Tập đoàn xăng dầu Việt Nam khởi động dự án ERP từ cuối năm 2008 đầu 2009 ký hợp đồng thức với Cơng ty cổ phần phát triển đầu tƣ công nghệ FPT làm đơn vị tƣ vấn triển khai dự án với phần mềm SAP Đức Tuy nhiên, tập đoàn xăng dầu Việt Nam triển khai phân hệ kinh doanh kế toán với phân hệ nhỏ nhƣ: Bán hàng, mua hàng, vận chuyển, kế toán quản trị, kế tốn tài chính, cơng cụ dụng cụ tài sản cố định Nhƣ ERP tập đoàn đáp ứng đƣợc phần thông tin doanh nghiệp Do khơng có lựa chọn khác, phần mềm SAP-ERP Petrolimex thay cho phần mềm quản trị kinh doanh công ty (PBM) với phạm vị triển khai văn phịng cơng ty chi nhánh Nhƣ vậy, điểm giao dịch thông tin cửa hàng phải sử dụng phần mềm khác để quản lý - Giải pháp quản trị kinh doanh (phần mềm SAP – ERP): Theo kế hoạch, hệ thống SAP-ERP đƣợc triển khai vào cuối năm 2012 đầu 2013 Để triển khai dự án lớn với sở liệu tiên tiến, quy trình quản lý chặt chẽ cách thành công, công ty cần: Chuẩn bị sở hạn tầng bao gồm mạng máy tính, chuẩn bị ngƣời phải đƣợc đào tạo tốt, lựa chọn nhân có khả tiếp nhận cơng nghệ tốt, đảm bảo chuyển giao công nghệ thành công, đồng thời chuẩn hóa quy trình, tiến tới áp dụng quy trình theo hệ thống cách tốt Một yếu tốt tránh thất bại triển khai hệ thống là: Một là: Lãnh đạo cao phải trực tiếp đạo triển khai dự án 50% cơng việc, có ý trí tâm triển khai Hai là: Quán triệt nghiêm túc nghiên cứu, tuân thủ quy trình chung tập đồn, tập trung cán có kiến thức am hiểu hệ thống tìm hiểu Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 90 khai thác liệu cách tốt nhất, từ xây dựng hệ thống trung gian kết nối liệu với hệ thống khác công ty Ba là: Có hƣớng giải phù hợp ứng dụng hệ thống nảy sinh việc sung đột lợi ích, đồng thời giải tỏa đƣợc áp lực triển khai hệ thống Đây yếu tố kho khăn áp dụng hệ thống vào quản lý Bốn là: Có phƣơng án đào tạo phù hợp, việc đào tạo với chi phí đào tạo số hạt nhân chuyên sâu, sau triển khai hệ thống đào tạo cho ngƣời xung quanh Dự án SAP - ERP triển khai thành công áp dụng thống quy trình nghiệp vụ từ phịng ban nghiệp vụ tập đồn Petrolimex đến phịng ban nghiệp vụ cơng ty xăng dầu thành viên (gồm chi nhánh, xí nghiệp, kho tổng kho) với mục tiêu phục vụ tốt yêu cầu tác nghiệp, điều hành hỗ trợ định Bên cạnh hệ thống tích hợp thơng tin phòng ban; tập trung chia sẻ thơng tin từ tạo hệ thống thơng tin theo thời gian thực, xác, tin cậy Dự án giúp Petrolimex có chế kiểm sốt cơng việc cách hợp lý, với khả phân định trách nhiệm rõ ràng… - Giải pháp quản lý cửa hàng: Tại cửa hàng sử dụng chƣơng trình PBM cửa hàng Tuy nhiên, theo định hƣớng Tập đoàn, cửa hàng sử dụng phần mềm EGAS EGAS dự án phần mềm mà Tập đoàn đặt hàng với Công ty cổ phần viễn thông tin học Petrolimex, đơn vị công ty ngành, có am hiểu nghiệp vụ quản lý cửa hàng xăng dầu đƣợc cho tốt Do vậy, cơng ty khơng có phƣơng án lựa chọn phần mềm quản lý lĩnh vực mà phải tập trung để triển khai nhƣ dự án ERP nêu Ngồi dự án trên, cơng ty thiếu hệ thống tối ƣu thông tin chiến lƣợc chiến thuật, thông tin phụ thuộc lớn vào việc hồn Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 91 chỉnh quy trình tác nghiệp, quy định quản lý vận hành máy điều hành kinh doanh công ty Công ty cần xây dựng hệ thống chuyển đổi kết nối liệu từ hệ thống riêng lẻ nhƣ: EGAS, SAP-ERP, Quản trị nhân phục vụ cho việc điều hành định thông tin tác nghiệp chiều cấp dƣới cấp trên, đơn vị nội bộ, công ty, đặc biệt hệ thống thông tin khách hàng, đánh giá công việc cá nhân, giao việc, quản lý văn Nhƣ phần thực trạng nêu, công ty triển khai dự án EBT, để đảm bảo thành công dự án cần: Xây dựng hệ thống quy trình nghiệp vụ có tính liên kết chia sẻ thông tin hệ thống cách tốt nhất, đảm bảo thành công hệ thống Các phần mềm cần cho hệ thống thông tin cần thiết cho điều hành là: - Thơng tin thị trƣờng bao gồm: Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, thù lao, tồn kho cần có hệ thống theo dõi dự báo tốt Những thông tin mang ý nghĩ lớn việc định điều hành sách giá, sách chăm sóc khách hàng, chiếm lĩnh thị trƣờng Đồng thời bao gồm việc tiếp nhận thông tin phản hồi khách hàng - Hệ thống quản lý nhân sự: Vận hành tốt chƣơng trình quản lý nhân tập đồn triển khai, có phƣơng án xây dựng modul kết nối chƣơng trình với nghiệp vụ khác tiền lƣơng, bảo hiểm, quản lý đảng viên - Chƣơng trình quản lý đảng viên: Do Đảng khối doanh nghiệp cấp, phải thƣờng xuyên đƣợc cập nhật có phát sinh nghiệp vụ mà phần mềm quản lý, đồng thời đồng sở liệu với cấp trên, đảm bảo thông tin quản lý đảng viên Tập đoàn đơn vị quản lý cấp trang bị, phận CNTT có trách nhiệm cài đặt, hỗ trợ kỹ thuật tốt cho ngƣời dùng - Chƣơng trình quản lý văn đánh giá cơng việc: hiên Việt Nam có nhiều giải pháp quản lý văn tiến trình giao việc, Tuy nhiên, hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc cá nhân cịn chƣa có tiêu Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 92 chuẩn đánh giá công việc Để thực tốt công việc này, lãnh đạo công ty cần thuê tƣ vấn triển khai Đây nghiệp vụ quản lý khó, địi hỏi việc xây dựng hệ thống có trình độ kinh nghiệm, đồng thời ảnh hƣởng đến lợi ích nhiều cá nhân công ty, việc thuê tƣ vấn bên tất yếu đảm bảo thành công hệ thống, nhƣ hiệu hệ thống kinh doanh - Hệ thống phần mềm quản lý theo yêu cầu: Tuỳ theo giai đoạn, theo yêu cầu nghiệp vụ lãnh đạo, phòng ban nghiệp vụ phận CNTT có trách nhiệm tƣ vấn, xây dựng mua để đáp ứng yêu cầu quản lý chung hệ thống 3.2.2.3 Hệ thống website Website kênh thơng tin thống công ty tới khách hàng nội cách nhanh, với chi phí thấp, hội tụ đƣợc nhiều ƣu điểm vấn đề truyền tin Do vậy, công ty cần triển khai xây dựng phát triển tốt hệ thống webside có, bƣớc phối hợp với tập đoàn hoàn thiện chức theo nhu cầu thực tế thời kỳ Cụ thể: + Webpublic bacthai.petrolimex.com.vn bƣớc hoàn thiện theo yêu cầu tập đồn, kênh thơng tin thức để Công ty công bố với công chúng Cập nhật tin tức hoạt động công ty, giúp khách hàng nhận diện đƣợc thƣơng hiệu Petrolimex, phân biệt với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu khác + Web nội bộ: Đây web tập đoàn triển khai để lƣu trữ thông tin, văn điều hành nội Cơng ty, giúp cho q trình tra cứu tình kiếm thơng tin cơng ty cách nhanh tốt 3.2.3 Thiết bị đầu tư khác Tuỳ theo yêu cầu cụ thể giai đoạn, yêu cầu nghiệp vụ, lƣu trữ thông tin, cơng ty có phƣơng án đầu tƣ mua sắm thiết bị khác nhƣ: Máy quét, máy ảnh, máy chiếu, máy quay để phục vụ nhu cầu thông Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 93 tin công ty, truyền tải thông tin đến tổ chức cá nhân đƣợc thuận lợi, chung tay xây dựng ngơi nhà Petrolimex, có nhƣ mang lại hiệu kinh doanh 3.2.4 Con người Cơng ty có sách đãi ngộ phù hợp cho ngƣời có cơng xây dựng phát triển hệ thống thơng tin, khen thƣởng khích lệ kịp thời với sáng kiến tiến kỹ thuật, ứng dụng khoa học công nghệ làm tăng hiệu kinh doanh, đồng thời có chế tài để nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc, nhƣ tinh thần đóng góp xây dựng cơng ty Có tiêu yêu cầu cụ thể đối tƣợng trọng hệ thống nhƣ: - Đối với ngƣời quản trị: Thƣờng xuyên tham gia lớp học nâng cao quản trị hệ thống, an ninh mạng chƣơng trình Tập đồn triển khai, tự học nghiên cứu phát triển ứng dụng theo yêu cầu Lãnh đạo Công ty giao - Đối với ngƣời dùng: Phải sử dụng thành thạo phần mềm theo tác nghiệp hàng ngày hoạt động Cơng ty 3.2.5 Hệ thống an tồn bảo mật thông tin Công ty cần bƣớc nâng cấp hệ thống phần cứng phần mềm bảo mật thơng tin, đồng thời xây dựng sách an tồn thơng tin với quy định chặt chẽ định hƣớng cho việc xây dựng hệ thống thông tin vận hành trì ổn định Cụ thể: - Hàng năm ngƣời lao động phải ký cam kết an tồn bảo mật thơng tin, nêu rõ việc phải làm việc không đƣợc làm - Đối với việc bảo mật thông tin mật khẩu: Có sách áp đặt cho ngƣời dùng phải đặt mật với độ phức tạp cao, định kỳ phải thay đổi mật khẩu, cá nhân không đƣợc phép cho mƣợn mật - Có kiểm tra theo dõi việc cấp thu quyền theo nhiệm vụ đƣợc giao theo giai đoạn cụ thể Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 94 - Có hệ thống theo dõi giám sát thƣờng xun vấn đề an tồn, bảo mật thơng tin, kịp thời phát ngăn chặn truy cập trái phép cách: Bảo trì hệ thống kiểm tra hệ thống theo định kỳ - Thƣờng xuyên đào tạo nâng cao trình độ ngƣời tham gia hệ thống, có kiến thức để phịng tránh rủi ro an tồn - Có phƣơng án dự phịng đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục ngƣời, thiết bị, nhà cung cấp - Định kỳ đánh giá hệ thống, vấn đề có nguy an tồn, từ xây dựng phƣơng án phịng chống bổ sung cho phù hợp Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 95 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Quản lý thông tin việc tổ chức sử dụng phƣơng thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến loại bỏ cách hiệu thông tin tổ chức Các thơng tin bao gồm ghi đƣợc cấu trúc lẫn thông tin chƣa đƣợc cấu trúc Thông qua quản lý thông tin, tổ chức đảm bảo giá trị thơng tin đƣợc xác lập sử dụng tối đa để hỗ trợ cho hoạt động nội tổ chức nhƣ góp phần nâng cao hiệu phận cung cấp thông tin Thông tin đƣợc coi loại tài sản quan trọng tổ chức Không riêng doanh nghiệp mà tổ chức hoạt động lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động đƣợc dùng vào việc xử lý thông tin Tất cấp phủ cần đến thơng tin để hỗ trợ cho cơng việc điều hành giúp ích nhiều việc thực mục tiêu hoạt động, chứng cho thấy cách thức phủ điều hành cơng việc trao đổi thơng tin phủ đƣợc thực Doanh nghiệp có tồn đƣợc hay khơng hoạt động kinh doanh có phải có hiệu quả, tăng sức cạnh tranh cuối lợi nhuận Một giải pháp quản lý thơng tin tốt Để có hệ thống thơng tin tốt thời đại thơng tin có nhiều việc cần phải làm Tuy nhiên đặt thù của việc kinh doanh xăng dầu với tuý thƣơng mại, nguồn hàng ổn định, hàng hóa mặt hàng thiết yếu, có nhiều điểm khác so với doanh nghiệp khác Luận văn phân tích đánh giá hiệu số chƣơng trình quản lý thực tế đƣa vào áp dụng công ty xăng dầu Bắc Thái làm Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 96 tăng hiệu số chƣơng trình khơng hiệu ngừng hoạt động Đây kinh nghiệm cho doanh nghiệp để định hƣớng đầu tƣ xây dựng hệ thống thông tin quản lý ngày tốt hơn, giúp doanh nghiệp ngày phát triển bền vững Kiến nghị Đối với Công ty xăng dầu Bắc Thái thông tin đƣợc coi nhƣ tài sản, hệ thống thông tin quản lý cần bƣớc khắc phục điểm cịn hạn chế, hồn thiện quy trình nghiệp vụ, tăng cƣờng đầu tƣ vào cơng nghệ, đảm bảo an tồn an ninh, hệ thống hoạt động ổn định để hồn thiện hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cách tốt Việc đầu tƣ xây dựng hệ thống cần phải có phân tích kỹ lƣỡng, có tƣ vấn chuyên gia xây dựng hệ thống, lựa chọn phƣơng án xây dựng hệ thống có tính mở, an tồn bảo mật với chi phí phù hợp Đảm bảo các nhân tố cho thành công hệ thống là: - Tất nhân viên sẵn sàng truy cập tất thông tin họ cần để thực công việc tất cấp độ công ty - Tài sản thông tin đƣợc khai thác tối đa thơng qua q trình chia sẻ thông tin nội công ty đối tác - Chất lƣợng thông tin công ty phải đƣợc trì thơng tin sử dụng kinh doanh phải xác, đáng tin cậy, ln đƣợc cập nhật, tồn diện qn - Các yêu cầu mặt luật pháp nhƣ yêu cầu khác nhƣ vấn đề bảo mật tính riêng tƣ, bí mật, tính xác thực tồn vẹn thông tin phải đƣợc thực thi - Thông tin cần phải đƣợc đƣa tới ngƣời tiếp nhận cách thuận tiện thông qua nhiều kênh khác - Tổ chức đạt đƣợc mức độ cao việc tính hiệu hoạt động xử lý thông tin Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn 97 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Ngô Minh Cách - Đào Thị Minh Thanh (2008) Giáo trình marketting bản, Nhà xuất Tài chính, Hà Nội Nguyễn Thành Độ - Nguyễn Ngọc Huyền (2011), Quản trị kinh doanh, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Nguyễn Thành Độ - Nguyễn Ngọc Huyền –Nguyễn Ngọc Diệp (2012), Quản trị văn phòng, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Vũ Trọng Hùng - ngƣời dịch (2006) , Quản trị marketting – Philip Lotler , Nhà xuất Thống kê, Hà Nội Trƣơng Đức Lực - Nguyễn Đình Trung (2011), Giáo trình quản trị tác nghiệp, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Bùi Đức Triệu (2012), Giáo trình thống kê kinh tế, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Chu Văn Tuấn (2010), Giáo trình thống kê doanh nghiệp, Nhà xuất tài chính, Hà Nội Số hóa Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn