Hoạt động quản lý kho tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ hbs việt nam

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG -o0o - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HBS VIỆT NAM SINH VIÊN THỰC HIỆN : PHẠM KHÁNH VÂN MÃ SINH VIÊN : A37280 NGÀNH : LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG HÀ NỘI – 2023 BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG -o0o - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HBS VIỆT NAM Giáo viên hướng dẫn : TS.Trần Đình Tồn Sinh viên thực : Phạm Khánh Vân Mã sinh viên : A37280 Ngành : Logistics Quản lý chuỗi cung ứng HÀ NỘI – 2023 Thư viện ĐH Thăng Long LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận này, em xin gửi lời cảm ơn đến Quý Thầy cô Khoa Kinh tế quản lý Chuyên ngành Logistics Quản lý chuỗi cung ứng Trường Đại học Thăng Long tạo hội cho học tập, rèn luyện tích lũy kiến thức, kỹ để thực khóa luận Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn đến Giảng viên hướng dẫn Thầy Trần Đình Tồn tận tình dẫn, theo dõi đưa lời khuyên bổ ích giúp em giải vấn đề gặp phải q trình nghiên cứu hồn thành đề tài cách tốt Do kiến thức thân hạn chế thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung khóa luận khó tránh thiếu sót Em mong nhận góp ý, dạy thêm từ Quý Thầy cô Cuối cùng, em xin chúc Quý Thầy Cô thật nhiều sức khỏe đạt nhiều thành công công việc Trân trọng LỜI CẢM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận cơng trình nghiên cứu riêng em nội dung trình bày khóa luận hồn toàn trung thực Những số liệu, bảng biểu phục vụ cho việc phân tích dẫn dắt đề tài thu thập từ nguồn tài liệu khác ghi mục tài liệu tham khảo thích bên bảng biểu Ngồi ra, tài liệu diễn giải để làm rõ thêm luận điểm phân tích trích dẫn phần phụ lục thích nguồn gốc liệu Thư viện ĐH Thăng Long MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Tổng quan kho hàng .3 1.1.1 Khái niệm kho hàng 1.1.2 Vai trò kho hàng 1.1.3 Hệ thống kho hàng 1.1.4 Các chi phí vận hành kho 1.1.5 Trang thiết bị bố trí mặt kho hàng 1.2 Tổng quan hoạt động quản lý kho hàng 1.2.1 Khái niệm quản lý kho 1.2.2 Vai trò quản lý kho 10 1.2.3 Quá trình hoạt động kho hàng 11 1.3 Một số vấn đề liên quan đến quản lý hàng lưu kho 16 1.3.1 Hàng lưu kho 16 1.3.2 Quản lý hàng lưu kho 17 1.3.3 Rủi ro trình quản lý hàng lưu kho 17 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HBS VIỆT NAM 18 2.1 Giới thiệu công ty HBS Việt Nam .18 2.1.1 Lĩnh vực kinh doanh 19 2.1.2 Nhân lực đơn vị 21 2.1.3 Tình hình tài đơn vị 22 2.2 Tổng quan kho hàng Công ty HBS Việt Nam 23 2.2.1 Kho hàng 24 2.2.2 Kho hàng 25 2.3 Hoạt động quản lý kho hàng Công ty HBS Việt Nam 28 2.3.1 Các loại hàng hóa kho cơng ty 28 2.3.2 Quá trình hoạt động kho hàng công ty 30 2.4 Kiểm kê hàng lưu kho Công ty HBS Việt Nam 39 2.5 Tóm tắt ưu, nhược điểm cơng tác quản lý kho hàng Công ty HBS Việt Nam 43 2.5.1 Ưu điểm công tác quản lý kho hàng 43 2.5.2 Nhược điểm công tác quản lý kho hàng 44 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HBS VIỆT NAM 46 3.1 Giải pháp 1: Nâng cao, bố trí, xếp lại vị trí hàng hóa kho 46 3.2 Giải pháp 2: Quản lý kho xác với QR code/ Barcode 47 3.3 Giải pháp 3: Áp dụng phương pháp FIFO, kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất – nhập kho 48 3.4 Giải pháp 4: Thiết lập mức tồn kho tối ưu .49 3.5 Giải pháp 5: Sử dụng phầm mềm quản lý kho 50 KẾT LUẬN 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 Thư viện ĐH Thăng Long DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Bảng 2.1 Danh mục loại hình sản phẩm nhập năm 2022 20 Bảng 2.2 Cơ cấu nhân Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ HBS Việt Nam21 Bảng 2.3 Bảng kiểm kê giá trị hàng hóa cơng ty từ tháng 6/2022 – 10/2022 40 Bảng 2.4 Bảng kiểm kê số lượng hóa chất lưu kho cơng ty từ 6/2022 – 10/2022 41 Bảng 2.5 Bảng kiểm kê số lượng lưu kho băng keo, màng bọc PE công ty từ 6/2022 – 10/2022 41 Bảng 2.6 Bảng kiểm kê số lượng lưu kho Schneider, Omron, ABB, Bosch công ty từ 6/2022 – 10/2022 42 Bảng 2.7 Bảng kiểm kê số lượng lưu kho vật tư tiêu hoa phòng công ty 6/2022 – 10/2022 42 Bảng 2.8 Đánh giá tiêu mức độ xác báo cáo tồn kho 43 Biểu đồ 2.1 Danh mục loại hình sản phẩm nhập năm 2022 20 Biểu đồ 2.2 Tình hình tài Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ HBS Việt Nam 2017-2022 22 Hình 2.1 Hệ thống HBS Online tạo đơn hàng 32 Hình 2.2 File PI có xác nhận đónh dấu nhà cung cấp 32 Hình 2.3 Phiếu đề xuất mua hàng 33 Hình 2.4 Lộ trình lô hàng 33 Hình 2.5 Phiếu nhập kho 34 Hình 2.6 Quy cách đóng gói hàng hóa 37 Hình 2.7 Phiếu xuất kho 38 Hình 3.1 Quản lý hàng hóa kho QR code/barcode 48 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức Công ty HBS Việt Nam 19 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ kho hàng 24 Sơ đồ 2.3 Sơ đồ kho hàng 25 Sơ đồ 2.4 Sơ đồ trình hoạt động kho hàng Công ty HBS Việt Nam 31 LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh tế nay, Việt Nam hội nhập quốc tế sâu sắc, hoạt động thương mại hàng hoá ngày tăng lên quy mô cấu thị trường Các doanh nghiệp thương mại dịch vụ có nhiều hội tham gia vào thị trường, nhiên bên cạnh hội cạnh tranh ngày trở nên mạnh mẽ Các doanh nghiệp thường quan tâm nhiều nâng cao lực cạnh tranh việc hoàn thiện hoạt động logistics hoạt động mua hàng, quản lý nhà cung ứng, yếu tố vận chuyển đầu vào, lưu kho bảo quản hàng, …muốn tồn phát triển doanh nghiệp phải có khác biệt, tạo ưu chiếm lĩnh thị trường Với xu hướng mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế, sân chơi bình đẳng tất thành phần kinh tế Để thành cơng kinh doanh địi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải nhận thức đúng đắn thân doanh nghiệp, thị trường, đối thủ cạnh tranh từ có chiến lược phù hợp để chiến thắng thương trường Đặc biệt doanh nghiệp thương mại gặp nhiều khó khăn hàng hóa nhập từ nguồn khác với chất lượng nhà cung cấp khác Do đó, doanh nghiệp muốn đưa thị trường sản phẩm cạnh tranh chất lượng dịch vụ, buộc doanh nghiệp Việt phải tìm cách cắt giảm chi phí tối đa Bởi yếu tố cấu thành nên giá sản phẩm bao gồm nhiều loại thuế phí khác như: chi phí quản lí doanh nghiệp, chi phí maketing, chi phí quản lý kho bãi, vận chuyển, mặt bằng, loại thuế… Trong hoạt động logistics nói chung quản lý kho hàng nói riêng đóng vai trị quan trọng, quản lý kho hàng tạo hữu dụng thời gian đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho khách hàng nhờ đảm bảo cho trình cung ứng diễn theo đúng nhịp độ định, góp phần nâng cao chất lượng hạ giá thành sản phẩm, quản lý kho hiệu góp phần tiết kiệm giảm chi phí lưu thơng phân phối hàng hóa, sử dụng hiệu vốn kinh doanh doanh nghiệp Q trình tồn cầu hóa kinh tế làm cho hàng hóa vận động chúng phong phú phức tạp nhiều lần so với trước đây, đòi hỏi quản lý chặt chẽ, đặt yêu cầu hoạt động quản lý logistics nói chung quản lý kho hàng nói riêng Hàng hóa phải bảo quản tốt, an tồn, đảm bảo đúng chất lượng để giao đến tay khách hàng Đồng thời để tránh hàng tồn kho nhiều làm đọng vốn doanh nghiệp phải tính tốn để lượng hàng lưu kho thấp Sự phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin cho phép kết hợp chặt chẽ trình cung ứng, sản xuất, lưu kho hàng hóa, tiêu thụ với vận tải giao nhận, làm cho q trình hiệu hơn, nhanh chóng phức tạp Do vậy, quản lý kho hàng giữ vai trị trọng yếu q trình lưu trữ, bảo quản hàng hóa, đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho khách hàng Cơng ty Cổ phần thương mại dịch vụ HBS Việt Nam công ty hoạt động lĩnh vục phân phối thiết bị điện thiết bị phòng cho nhà máy sản xuất lớn Thư viện ĐH Thăng Long nước Trong q trình thực tập cơng ty em nhận thấy hoạt động quản lý kho hàng công tác quan trọng, nhiên hoạt động chưa quan tâm đúng mức cần hoàn thiện thêm Nhận thấy vấn đề nên em định chọn đề tài “Hoạt động quản lý kho Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ HBS Việt Nam” để em hồn thành Khóa luận tốt nghiệp  Mục tiêu nghiên cứu: Phân tích hoạt động quản lý kho hàng nói chung vào thực tiễn hoạt động quản lý kho hàng Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ HBS Việt Nam qua đưa nhận xét đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quản lý kho công ty  Đối tượng phạm vi nghiên cứu:  Đối tượng nghiên cứu: kho hàng hoạt động quản lý kho hàng nói chung cụ thể hoạt động quản lý kho hàng Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ HBS Việt Nam  Phạm vi nghiên cứu: thời gian 2021-2022 Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ HBS Việt Nam CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Tổng quan kho hàng 1.1.1 Khái niệm kho hàng Là nơi để bảo quản, lưu trữ hay chứa hàng tạm thời vùng đệm chuỗi cung ứng Là điểm trung chuyển, nơi tất hàng hóa tiếp nhận gửi nhanh nhất, hiệu Đóng vai trị kho tĩnh – với mục đích kết nối sẵn có hàng hóa phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng, đáp ứng nhu cầu kịp thời hiệu chi phí 1.1.2 Vai trị kho hàng Kho góp phần cung cấp tốt dịch vụ khách hàng: đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng khách hàng, đúng nơi, đúng lúc, đúng tình trạng, đúng giá Kiểm sốt hàng hóa kho: giúp dễ dàng theo dõi quản lý lượng lớn hàng lưu kho nhằm đảm bảo tính liên tục q trình sản xuất phân phối Cung cấp nguồn nguyên vật liệu đúng thời điểm cho việc sản xuất hàng hoá Đảm bảo tính liên tục: trì nguồn cung ổn định để đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng thị trường biến động Tối ưu chi phí sản xuất: kho hàng giúp cho việc xác định lơ hàng có quy mơ kinh tế trình sản xuất phân phối bắt đầu, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển, lưu kho quản lý kho Dịch vụ trở nên chuyên nghiệp hơn: hàng hố ln đảm bảo nguồn cung xảy biến động, từ giữ trạng thái giá bình ổn, vận chuyển nhanh chóng, tiết kiệm nhiều thời gian 1.1.3 Hệ thống kho hàng  Kho nguyên vật liệu:  Các kho chứa nguyên vật liệu linh kiện gần điểm khai thác gần điểm sản xuất Nguyên vật liệu thô phải dự trữ để đảm bảo trình sản xuất liên tục  Những vật liệu bao gồm nhựa, kim loại quý, cát, ca cao thành phần thực phẩm khác, Thư viện ĐH Thăng Long 38 hàng Hàng nhập về kho để kiểm tra đóng gói theo quy cách cơng ty sau xuất kho giao cho khách hàng Những hàng hóa thường khơng kho lâu sau kiểm tra đóng gói giao cho khách hàng theo đúng hạn hợp đồng, tùy nhiên làm theo quy trình nhập kho xuất kho cập nhật đầy đủ số liệu lên hệ thống để thống kê số lượng nhập xuất tháng Hình 2.7 Phiếu xuất kho (Nguồn: Phịng kho) * Hồn hàng: Một điều hiển nhiên khơng cơng ty lại mong muốn hàng hóa bị hồn lại, thực tế tránh khỏi Đối với việc hồn hàng cơng ty HBS Việt Nam có lý - Về chất lượng hàng hóa khơng đáp đúng nhà máy u cầu - Sai sót, nhầm lẫn model sản phẩm - Thời gian giao hàng hạn Trong năm 2021 công ty có tổng 49 đơn hàng bị hồn lại, nguyên nhân chủ yếu sai sót việc soạn hàng không đúng mã hàng, nhầm lẫn Đối với đơn hàng 39 chưa sát ngày giao hàng điều động lại số lượng để trả hàng cho nhà máy, đơn hàng mà việc điều lại hàng cho nhà máy lại hạn giao hàng bị hoàn lại trở kho hàng Để cải thiện tình hình cơng ty đưa số phương án là: - Nhân viên soạn hàng đảm bảo soạn đúng theo phiếu xuất kho cho đơn hàng thủ kho phải kiểm tra lại trước đóng gói hàng Nhân viên giao hàng giao đúng đủ số kiện hàng theo phiếu xuất kho tương ứng - Nhân viên mua hàng dự đoán đúng thời gian lượng hàng thiếu để báo với kế tốn thủ kho xem xét có kịp trả hàng đúng thời hạn cho nhà máy trước tiếp nhận đơn hàng hay không - Sau vận chuyển đến nhà máy theo địa phiếu xuất kho, ký nhận phiếu nhận hàng gửi lại cho phòng kế tốn thủ kho Phải ln có chữ kí nhận người nhận hàng trước nhân viên giao hàng rời khỏi nơi cần giao hàng Sau thủ kho cập nhật lại nhật ký xuất kho số lượng tồn kho cịn lại xuất hóa đơn cho nhà máy - Bộ phận kho đặt hàng theo nhu cầu dự tính nhân viên hoạch định cịn đặt hàng theo cơng trình u cầu khách hàng Tuy vậy, có trường hợp thực tế bán hơn, dẫn đến tồn kho lâu ngày, làm tăng chi phí dự trữ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm - Một số vấn đề phát sinh việc xuất kho - nhập kho lấy nhầm mẫu hàng, soạn sai số lượng khách hàng yêu cầu, khiến vận chuyển hàng hóa nhiều lần, gây tốn thời gian công sức, khách hàng đôi lúc khơng hài lịng 2.4 Kiểm kê hàng lưu kho Cơng ty HBS Việt Nam Trong q trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn áp dụng phương pháp hạch toán hàng lưu kho: Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) phương pháp Kiểm kê định kỳ (KKĐK) Việc lựa chọn phải thích hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thực quán năm tài Trong cơng ty HBS Việt Nam lựa chọn phương pháp kiểm kê thường xuyên để thường xuyên theo dõi quản lý hàng hóa  Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX): sử dụng phiếu lập kho, phiếu xuất kho, biên kiểm kê vật tư, hàng hóa để hạch tốn biến động hàng lưu kho Nội dung phương pháp sau:  Theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống  Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn đầu kỳ cuối kỳ hàng hóa Cơng thức tính : Tổng giá trị hàng= Trị giá hàng tồn + Trị giá hàng nhập – Trị giá hàng xuất Thư viện ĐH Thăng Long 40 Bảng 2.3 Bảng kiểm kê giá trị hàng hóa cơng ty từ tháng 6/2022 – 10/2022 Đơn vị: VNĐ Sản phẩm Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng 10 Hóa chất 70,245,000 54,574,000 65,252,000 67,024,000 42,000,000 Băng keo 15,41,000 17,142,000 16,214,000 15,332,000 14,152,000 Màng bọc PE 13,214,000 15,124,000 9,120,000 7,124,000 3,652,000 Schneider 17,564,021 18,635,000 16,241,000 14,000,00 12,012,000 Omron 12,014,000 14,014,000 15,214,000 15,365,000 17,214,000 ABB 15,852,000 18,140,000 13,512,000 11,213,000 15,412,000 Bosch 11,235,000 18,541,000 13,541,000 19,214,000 13,241,000 Tiêu hao phòng 21,014,000 12,010,000 18,245,000 12,014,000 16,231,000 (Nguồn: Phòng kho) 41 Từ bảng thấy sản phẩm theo phân loại có biến động khác nhau, cơng ty chưa có mức độ lưu kho tối thiểu cho sản phẩm Giá trị lưu kho nhiều mặt hàng hóa chất vật tư tiêu hao phịng Có thể thấy cơng ty chưa có mức độ tính tốn cụ thể mà dựa cảm tính khách quan để điều động nhập hàng hóa kho Bảng 2.4 Bảng kiểm kê số lượng hóa chất lưu kho công ty từ 6/2022 – 10/2022 Đơn vị: pcs Sản phẩm Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng 10 Keo dán loctite 44 15 32 27 12 Keo Chemlok 35 29 18 13 10 10 Bột Phenolic 12 24 41 35 24 Keo dán chịu nhiệt Maxbond 52 58 63 41 34 Keo kết dính Plexus MA310 52 40 12 21 54 Polym Aluminium Chloride (Nguồn: Phòng kho) Bảng 2.5 Bảng kiểm kê số lượng lưu kho băng keo, màng bọc PE công ty từ 6/2022 – 10/2022 Sản phẩm 3M #244 Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng 10 1144 857 962 624 421 3M Scotch super 33+ 900 200 1500 800 300 3M safety-walk 630 B 1200 1350 400 600 500 Băng keo 1000 850 500 200 800 Băng keo màu 900 700 500 800 100 Màng bọc PE 100 50 120 40 10 (Nguồn: Phòng kho) Thư viện ĐH Thăng Long 42 Bảng 2.6 Bảng kiểm kê số lượng lưu kho Schneider, Omron, ABB, Bosch công ty từ 6/2022 – 10/2022 Sản phẩm Tháng Công tắc Schneider 200 Tháng Tháng Tháng 10 125 51 20 150 150 140 50 280 100 Cảm biến quang Omron E3Z-LS81 2M 120 135 40 600 60 Điều khiển nhiệt độ Omron 85 150 40 20 200 Relay Omron LY4N DC48 90 170 50 80 100 Công tắc giới hạn OMRON 100 90 12 40 10 28 52 42 67 52 37 25 80 20 55 10 Mũi khoan Bosch 210 140 160 20 70 Đĩa cắt đá Bosch 45 150 50 200 60 Cảm biến hồng ngoại Tháng CCT56P001 Schneider E5CN-C2MTD-W-500 D4B-2117N Encoder Omron E6FCWZ5G 1000 P/R 2M Contactor ABB 9A/Coil 220V Cơng tắc ABB (Nguồn: Phịng kho) Bảng 2.7 Bảng kiểm kê số lượng lưu kho vật tư tiêu hoa phịng cơng ty 6/2022 – 10/2022 Sản phẩm Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng 10 44 12 62 24 21 Khăn lau phòng 900 1200 1500 800 200 Con lăn dính bụi phịng 120 350 420 65 31 Nhíp gắp linh kiện 1000 505 414 220 804 Găng tay phủ PU 259 702 157 275 100 Thảm dính bụi phịng (Nguồn: Phịng kho) 43 Cơng ty kiểm kê theo phân loại hàng hóa để thấy số lượng cịn lại kho mã sản phẩm, dễ dàng cho việc kế toán xác nhận đơn hàng trước nhân viên mua hàng tiếp nhận đơn đặt hàng Tuy nhiên báo cáo làm thủ công, thủ kho tự kiểm đếm thống kê lên file excel dẫn đến nhiều lúc số liệu bị sai sốt dẫn đến khơng xác Có chênh lệch thực tế số liệu gây ảnh hưởng đến q trình điều vận đơn hàng Khơng thể kiểm sốt ngun nhân xác thiếu hụt hàng hay việc thủ kho cập nhập sai số liệu lên file excel Bảng 2.8 Đánh giá tiêu mức độ xác báo cáo tồn kho Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Số báo cáo khơng xác 24 19 11 Tổng số báo cáo 60 60 60 60% 68% 82% Mức độ xác báo cáo tồn kho (Nguồn: Phịng kho) 2.5 Tóm tắt ưu, nhược điểm công tác quản lý kho hàng Công ty HBS Việt Nam 2.5.1 Ưu điểm công tác quản lý kho hàng Công ty HBS Việt Nam cơng ty hoạt động có tiếng việc cung cấp hàng cho nhà máy có chỗ đứng định lịng khách hàng Vì vậy, việc thực quy trình, kiểm sốt kho hàng thực theo đúng yêu cầu kế hoạch đề ra, hạn chế tối đa vấn đề gây phát sinh chi phí cơng tác quản lý Từ đó, cơng ty hoạch định chiến lược kinh doanh hợp lý đạt kết kinh doanh ổn định tăng trưởng qua năm Rất nhiều mặt hàng khác kho được phân loại theo khu vực cụ thể dễ dàng cho việc nhập xuất hàng Công ty phân chia nhóm mặt hàng khác chưa vào cụ thể chi tiết mặt hàng Cùng với phát triển cơng nghệ thơng tin, nhờ tiện ích mang lại nên việc quản lý tồn kho thực máy tính Giảm sức người, tính tốn có độ xác cao hơn, Việc kiểm tra đánh giá số lượng chất lượng hàng hóa diễn dễ dàng Việc ghi chép, nhập liệu liệu đầy đủ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, giúp hạch tốn xác kết kinh doanh Chứng từ lập đầy đủ chi tiết cho nghiệp vụ phát sinh Thư viện ĐH Thăng Long 44 Quản lý kho hàng doanh nghiệp phân cho cá nhân, cá nhân phụ trách việc riêng biệt có liên quan đến nhau, thuận lợi cho việc phân công nhiệm vụ truy cứu trách nhiệm có cố xảy Cơng ty áp dụng việc kiểm kê lượng hàng tồn kho hàng tháng để ác định mức độ cân mức đầu tư cho hàng tồn kho đáp ứng nhu cầu nhà máy Mặc dù sở vật chất hạn chế việc đáp ứng nhu cầu khách hàng mục tiêu đặt lên hàng đầu cơng ty Vì mà thời gian, chu kì khối lượng hàng lúc có sẵn đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng Với kỹ thống kê, phân tích dự đốn phương diện phương tiện vận chuyển thời gian vận chuyển giúp cho công ty HBS ngày kết nối với nhiều khách hàng So với công ty đối thủ cạnh tranh Công Ty Tnhh Lata, Công Ty Tnhh AHT, Công Ty TMDV Huy Khôi,… cùng công ty thương mại công ty lựa chọn việc tối thiểu chi phí việc đặt hàng theo mơ hình QDM (đặt hàng theo chiết khấu) dựa ưu đãi nhà cung cấp theo đợt khuyến 2.5.2 Nhược điểm công tác quản lý kho hàng Do sở hạ tầng – kỹ thuật kho doanh nghiệp nhiều hạn chế nên số hàng hóa trình bốc dỡ, bảo quản bị rách vỏ bao bì, trầy xước vẻ thẩm mỹ sản phẩm Chưa xác định lượng đặt hàng tối ưu, dẫn tới phát sinh chi phí khơng đáng có (lượng đặt hàng lớn so với mức hàng lưu kho làm trì hỗn thời gian giao hàng đơn hàng bị hủy cơng ty khơng có khả cung ứng, lượng đặt hàng thấp so với mức hàng tồn kho làm sinh rủi ro biến tính, giảm chất lượng, thiếu hụt, mát trình bốc dỡ, bảo quản) Cơng ty cịn áp dụng phương pháp thủ công để kiểm đếm số lượng, chủ yếu dựa vào sức người, sổ sách Excel Vì dễ xảy tình trạng sai sót việc kiểm tra chất lượng số lượng hàng hóa Thay sử dụng phần mềm tiên tiến mã vạch dẫn đến việc sai sót tốn chi phí nhân lực Một số mặt hàng bị xếp cao, gây cản trở cho việc lấy hàng khơng an tồn tầng hàng hóa khơng vững Hàng vào thường xuyên việc hàng hóa đưa vào trước bị đẩy vào dẫn đến tồn kho lâu ngày ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Chưa áp dụng phương pháp FIFO (first in – first out) dẫn đến nhiều mặt hàng keo dán hóa chất bị hết hạn hư hỏng Bộ phận kho đặt hàng theo nhu cầu dự tính nhân viên hoạch định cịn đặt hàng theo cơng trình yêu cầu khách hàng Tuy vậy, có trường hợp thực 45 tế bán hơn, dẫn đến tồn kho lâu ngày, làm tăng chi phí dự trữ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Một số vấn đề phát sinh việc xuất kho - nhập kho lấy nhầm mẫu hàng, soạn sai số lượng khách hàng yêu cầu, khiến vận chuyển hàng hóa nhiều lần, gây tốn thời gian công sức, khách hàng đơi lúc khơng hài lịng Thư viện ĐH Thăng Long 46 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HBS VIỆT NAM Nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác quản lý kho hàng đối vối tồn phát triển Công ty, ban lãnh đạo doanh nghiệp đưa nhiều giải pháp nhằm khắc phục hạn chế công tác quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp, cụ thể là: Mở khóa đào tạo cán nhân viên công ty nghiệp vụ quản lý kho nhằm nâng cao nghiệp vụ, khả phản ứng nhanh với tình xảy có liên quan đến tồn kho thiết bị phục vụ tồn kho gặp cố, khu vực xung quanh bị thiên tai, phát người vào kho với mục đích khơng đứng đắn làm hỏng hàng hóa thiết bị kho, trộm cắp hàng hóa, trà trộn hàng chất lượng vào nhằm làm giảm uy tín cơng ty Thường xun cử giám sát xuống kho để kiểm tra tình hình kho Quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần nhân viên cơng ty nói chung nhân viên kho nói riêng để nâng cao trung thành họ với công ty, tăng tinh thần tự giác làm việc nhân viên cơng ty Ngồi ra, em xin đưa số giải pháp sau trực tiếp tiếp xúc làm việc với công việc xuất kho - nhập kho Quản lý kho công việc khơng đơn giản, khơng đơn quản lý vấn đề hàng hóa xuất – nhập kho, doanh nghiệp cần biết cần nên nhập sản phẩm nào, số lượng đủ, doanh nghiệp cần phải để ý đến số lượng tồn kho, làm để số lượng tồn kho cần tối ưu 3.1 Giải pháp 1: Nâng cao, bố trí, xếp lại vị trí hàng hóa kho Để quản lý kho hàng cách hiệu nhất, doanh nghiệp cần phải giải vấn đề từ bước đầu, xếp kho hàng cho khoa học, thuận lợi cho việc tìm kiếm hàng hóa, tránh lãng phí thời gian cho việc tìm kiếm hàng hóa cho nhân viên Để đạt hiệu định vị nơi lưu trữ hàng, định chọn thiết bị xếp dỡ phù hợp nhất, lắp đặt hệ thống lưu trữ chọn hình thức lấy hàng người quản lý kho tiến hành phân tích ABC đầy đủ chuyển động kho lượng hãng dự trữ  Phương pháp dựa sở phân tích theo nguyên tắc gọi Pareto, phương pháp có nghĩa bạn kiểm sốt tốt 20% hàng hóa dễ dàng kiểm sốt 80% cịn lại mang lại lợi nhuận cao Mơ hình quản lý hàng hóa chia theo kiểu: 47  Nhóm A: Là hàng hóa chiếm giá trị cao khoảng tầm 70-80% giá trị tồn kho doanh nghiệp Đặc điểm nhóm hàng cần nhập rời kho thường xuyên Cần xác thời gian cung cấp sản phẩm  Nhóm B: Bao gồm mặt hàng có giá trị thấp hơn, bao gồm hàng hóa dự trữ, mặt hàng chiếm tầm 15% tiêu bán cửa hàng doanh nghiệp  Nhóm C: Đây nhóm hàng có giá trị dự trữ, lưu trữ thấp kho hàng chiếm 5% Nhóm hàng thời gian đặt hàng rời rạc dài hạn  Sắp xếp kho theo SKU để dễ tìm, dễ lấy: SKU viết tắt Stock Keeping Unit mã hàng hóa bao gồm chuỗi ký tự (số chữ) dùng để đánh dấu vị trí mặt hàng hóa lưu trữ nhà kho Khi nhìn mã SKU, nhân viên kho nhanh chóng nhìn khu vực lưu trữ hàng hóa Ví dụ: Với phân loại hàng Omron ta có sản phẩm danh mục sau :  Cảm biến quang Omron E3Z-LS81 2M  Điều khiển nhiệt độ Omron E5CN-C2MTD-W-500  Relay Omron LY4N DC48  Công tắc giới hạn OMRON D4B-2117N  Encoder Omron E6F-CWZ5G 1000 P/R 2M Đối với danh mục riêng lẻ ta in mã vạch riêng thích kí hiệu model tương ứng mã vạch Kí hiệu sản phẩm mã vạch tuân thủ theo quy tắc “ Chữ hãng-model sản phẩm” Tương ứng kí hiệu viết tắt là: O-E3Z-LS81 2M O-E5CN-C2MTD-W-500 O-LY4N DC48 O-D4B-2117N O-E6F-CWZ5G 1000 P/R 2M 3.2 Giải pháp 2: Quản lý kho xác với QR code/ Barcode Quản lý sản phẩm mã vạch nhiều doanh nghiệp sử dụng Việc tạo mã vạch cho sản phẩm giúp quản lý kho nhân viên dễ dàng quản lý với số lượng hàng hóa lớn mà cịn tốn thời gian so với phương pháp cũ Thư viện ĐH Thăng Long 48 Doanh nghiệp dán mã vạch cho sản phẩm gói sản phẩm khác Mã vạch sản phẩm thiết lập theo lô, loại sản phẩm Mỗi sản phẩm loại có mã số seri với thứ tự thiết lập tăng dần Các doanh nghiệp sản xuất có hệ thống kho hàng với nhiều mã sản phẩm việc quản lý vơ cùng khó khăn với nhiều thơng tin như: mã hóa sản phẩm, tên sản phẩm, lơ sản xuất, quy trình sản xuất, số lượng sản phẩm/ lô, ngày sản xuất Khi doanh nghiệp sử dụng việc quản lý kho QR Code/barcode thơng tin tự động mã hóa, người sản xuất in để dán lên sản phẩm xuất kho Và đương nhiên mã QR code bao hàm tất thơng tin sản phẩm Mã QR code Barcode đọc máy đọc mã vạch smartphone có chức chụp ảnh với ứng dụng chuyên biệt để quét mã vạch Như vậy, xuất kho nhập kho hàng hóa, nhân viên cần quét mã QR Code/Barcode thiết bị chuyên dụng thông tin hiển thị Đồng thời hệ thống ghi nhận tự động tạo phiếu xuất, nhập kho, với tất thông tin sản phẩm Như vậy, cơng việc quy trình đơn giản nhiều Việc quản lý không áp dụng xuất nhập kho mà công tác kiểm kho phát huy hiệu Quản lý kho QR code/barcode phương pháp quản lý kho hàng thông minh, đại giúp doanh nghiệp khắc phục điểm yếu quản lý kho theo cách truyền thống Bên cạnh đó, việc sử dụng quản lý kho QR Code/barcode giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân cho doanh nghiệp đảm bảo hiệu quản lý kho đạt mong đợi Hình 3.1 Quản lý hàng hóa kho QR code/barcode 3.3 Giải pháp 3: Áp dụng phương pháp FIFO, kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất – nhập kho FIFO (First In First Out), sản phẩm lưu kho trước ưu tiên vận chuyển trước Do hàng hóa lưu kho thời gian ngắn, đó, chi phí tồn kho sản phẩm giảm Lẽ tất nhiên, điều giúp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp 49 Với đặc thù luân chuyển hàng hóa liên tục, doanh nghiệp kiểm sốt chất lượng sản phẩm tốt hơn, tránh việc hàng hóa sản xuất từ lâu thời điểm xuất kho Khi có lỗi phát sinh, khó truy xuất nguồn gốc Với luân chuyển liên tục hình thức “Nhập trước – xuất trước”, hàng hóa lưu trữ hàng hố cần xếp theo chiều ưu tiên từ cửa kho tiến dần vào trong, tầng trước tầng sau để đáp ứng yêu cầu bốc dỡ hàng hóa thường xuyên Một điều quan trọng khác để việc xuất kho xác hơn, kệ hàng, chí lơ hàng phải ghi thẻ kho với thông tin chi tiết Đặc biệt ngày sản xuất nhập kho, nhằm thuận tiện cho việc xuất kho hàng hóa Với doanh nghiệp nay, việc đơn hàng hàng tháng khơng kiểm sốt kỹ đơn hàng xuất kho gặp rủi ro giao nhầm số lượng, chưa kiểm tra kỹ chất lượng trước giao, … Vậy nên cơng đoạn hàng hóa xuất kho cần theo dõi chặt chẽ, để tránh rủi ro xảy  Xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ hồ sơ, chứng từ yêu cầu nhập, xuất hàng lưu chuyển hàng hóa  Ghi lưu trữ tồn hóa đơn xuất - nhập kho  Theo dõi kiểm kê định kỳ tồn kho để đối chiếu xác với tồn kho hệ thống Đây coi quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm trước xuất kho đảm bảo chất lượng sản phẩm số lượng trước đến tay khách hàng Việc kiểm tra hàng hóa tránh nhiều chi phí vào rủi ro xảy Không quản lý xuất kho, mà sản phẩm nhập kho cần kiểm soát chặt chẽ, số lượng sản phẩm nhập vào kho, tránh sai sót số liệu 3.4 Giải pháp 4: Thiết lập mức tồn kho tối ưu Định mức tồn kho số lượng hàng hóa xác định ln trì kho để đảm bảo cung ứng kịp thời có nhu cầu sử dụng phát sinh giúp trì hoạt động kinh doanh diễn liên tục, không bị gián đoạn Quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng doanh nghiệp thiết lập mức tồn kho tối thiểu tối đa cho sản phẩm, tức số lượng mặt hàng khơng xuống định mức tối thiểu vượt định mức tối đa Để xác định tồn kho tối ưu, cần phải vào tiêu chí như:  Lượng tồn thực tế kho  Căn vào số lượng đơn đặt hàng khách hàng  Căn vào tình hình cung cấp hàng hóa nhà cung cấp hàng hóa Thư viện ĐH Thăng Long 50  Tình hình tiêu thụ mặt hàng Định mức tồn kho thay đổi theo thời gian Doanh nghiệp nên kiểm tra thường xuyên định kỳ (khoảng vài lần năm) để biết định mức cịn phù hợp với trạng cơng ty hay khơng, khơng cịn phù hợp đừng ngại điều chỉnh để quản lý kho chặt chẽ hiệu 3.5 Giải pháp 5: Sử dụng phầm mềm quản lý kho Phần mềm quản lý kho WMS: Nâng cao hiệu cho người quản lý WMS viết tắt Warehouse Management System có nghĩa hệ thống quản lý kho hàng, thiết kế để tối ưu việc quản lý kho hàng Hệ thống WMS giúp bạn nắm bắt hàng tồn kho cách chi tiết theo thời gian thực, điều cải thiện đáng kể suất làm việc nhân viên khả dự báo nhu cầu quy trình thực đơn hàng nhà kho Bên cạnh đó, WMS đóng vai trò quan trọng việc loại bỏ quy trình thủ cơng đốn, thay vào việc số hóa quy trình quản lý kho, cung cấp thơng tin nhanh xác diễn bên nhà kho mà không cần tiến hành kiểm tra kho liên tục Thông tin giúp nhà quản lý kho hàng xác định vấn đề cần cải thiện theo dõi tiến độ để thúc đẩy tối ưu hóa tồn chuỗi cung ứng, từ thời điểm hàng tồn kho cập bến tải đến hàng tồn kho vận chuyển đến điểm đến 51 KẾT LUẬN Với doanh nghiệp thương mại quản lý kho hàng chuẩn giúp cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp diễn liên tục Doanh nghiệp ln có sẵn, đầy đủ hàng hóa để cung ứng ngồi thị trường, sẵn sàng đáp ứng kịp thời trước biến động thị trường, khách hàng, từ giúp gia tăng “cơ hội kinh doanh” cho doanh nghiệp Hàng hóa xuất thị trường đúng lúc với số lượng vừa đủ mục tiêu mà hầu hết doanh nghiệp nhắm tới, có Cơng ty HBS Việt Nam Cơng ty HBS Việt Nam coi cơng ty có uy tín việc phân phối sản phẩm vật tư tiêu hao cho nhà máy Việc nhà máy cần hàng thời gian định không ổn định với việc cạnh tranh với nhiều công ty thương mại nay, nhằm tối ưu hóa các hoạt động quản lí doanh nghiệp để tối thiểu hóa chi phí phát sinh, nhằm đưa mức giá mang tính cạnh tranh cao Đây yêu cầu cấp thiết khiến doanh nghiệp bán lẻ nói chung Cơng ty HBS Việt Nam nói riêng cần trọng đến hoạt động quản lý kho hàng Qua trình tìm hiểu với vốn kiến thức thân học trường, em hồn thành đề tài đạt số kết định Qua trình quan sát làm việc, thu thập số liệu nghiên cứu liên quan đến đề tài nghiên cứu đến thực tập tiếp xúc với môi trường làm việc cơng ty, em có nhìn tổng quan tổ chức công tác quản lý kho đáp ứng mục tiêu nghiên cứu đề tài đặt ban đầu phản ánh thực trạng công tác quản lý kho hàng xác định kết kinh doanh Công ty HBS Việt Nam Đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác quản lý kho hàng xác định kết kinh doanh cơng ty Và từ đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý kho hàng doanh nghiệp Trên toàn nội dung khóa luận tốt nghiệp đề tài “Hoạt động quản lý kho Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ HBS Việt Nam” Do kiến thức cịn chưa sâu rộng, thời gian trình độ cịn hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy để khóa luận em hoàn thành tốt Sau em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ thầy Trần Đình Tồn thầy cô khoa Kinh tế Quản lý chuyên ngành Logistics quản lý chuỗi cung ứng trường Đại học Thăng Long, Ban lãnh đại, nhân viên Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ HBS Việt Nam giúp đỡ em hoàn thành khóa luận Thư viện ĐH Thăng Long 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản lý kho (24/12/2020) – Bộ môn Logistics Quản lý chuỗi cung ứng Đại học Thăng Long Giáo trình Quản lý Logistics (22/09/2020) – Bộ môn Logistics Quản lý chuỗi cung ứng Đại học Thăng Long https://itgtechnology.vn/quy-trinh-quan-ly-kho/ https://www.gosell.vn/blog/kinh-nghiem-quan-ly-kho-hang/ https://thuannhat.com.vn/quan-ly-kho-la-gi-vai-tro-cua-quan-ly-kho/ https://intech-group.vn/cac-phuong-phap-quan-ly-kho-hang-khoa-hoc-hieu-quabv385.htm