Nâng cao nhận thức của sinh viên chuyên ngành logistics về hệ thống quản lý kho

ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NĂM HỌC 2019 – 2020 Tên sáng kiến: NÂNG CAO NHẬN THỨC CỦA SINH VIÊN CHUYÊN NGÀNH LOGISTICS VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO (WMS: WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM) Tên người viết sáng kiến: Lê Thị Mộng Linh Chức danh: Giảng viên Đơn vị: Khoa Quản trị kinh doanh Tp Hồ Chí Minh – Tháng 02/2020 MỤC LỤC Phần mở đầu 1.Đặt vấn đề 1.1 Lý chọn sáng kiến kinh nghiệm 1.2 Mục đích sáng kiến kinh nghiệm 2 Tổng quan Phần nội dung 1.Cơ sở lý luận vấn đề Cơ sở thực tiển Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề Hiệu sáng kiến kinh nghiệm 10 Những học kinh nghiệm rút từ trình áp dụng sáng kiến kinh nghiệm, giải pháp thân 11 Kết luận Kiến nghị 12 1.Kết luận 12 2.Kiến nghị 12 Tài liệu tham khảo 13 Phụ lục 14 DANH MỤC BIỂU BẢNG SỐ LIỆU Bảng 1: Thống kê kết khảo sát nhận thức sinh viên WMS 10 Bảng 2: Hiệu sáng kiến kinh nghiệm 11 DANH MỤC HÌNH Hình 1: Sơ đồ chu chuyển thơng tin hệ thống quản lý nhà kho Phần mở đầu 1.Đặt vấn đề 1.1 Lý chọn sáng kiến kinh nghiệm Ngành logistics toàn cầu khu vực có bước chuyển rõ rệt tác động cách mạng công nghiệp 4.0 Trong xu hướng phát triển đó, Việt Nam không ngoại lệ, ngành Logistics Việt nam đà phát triển với gia tăng hoạt động xuất nhập hàng hóa Theo thống kê cuối năm 2018, số lực quốc gia Logistics (LPI) đạt số điểm xếp thứ khu vực ASEAN (sau Singapore vị trí thứ Thái Lan vị trí 32) cho thấy Qua cho thấy Logistics nước ta tăng trưởng mạnh giai đoạn Điều đồng nghĩa với số lượng khách hàng lượng hàng hóa nhập xuất vào kho hàng ngày nhiều hơn, không khách hàng nội địa mà có khách hàng quốc tế Do đó, để đảm bảo yêu cầu đặc thù ngành Logistics lĩnh vực hoạt động kho bãi, nhân viên vận hành hoạt động kho bãi phải thực công việc hiệu đáp ứng yêu cầu ngày cao khách hàng (nhân viên vận hành kho bãi phải thực đúng: Đúng sản phẩm, số lượng, chất lượng, thời gian địa điểm) Trước u cầu đó, kho bãi khơng thể vận hành theo kiểu kiểm điếm, ghi nhớ vị trí, số lượng, sản phẩm, tồn kho, khách hàng,…bằng cách nhân viên kho phải nhớ mà thay vào hỗ trợ tích cực, hiệu thơng qua hệ thống quản lý kho Hệ thống quản lý kho (tiếng Anh: Warehouse Management System - WMS) phần mềm ứng dụng thiết kế để hỗ trợ việc quản lý kho hàng doanh nghiệp nhằm thực chức kiểm soát theo dõi chuyển giao lưu trữ nguồn lực sẵn có.Hệ thống quản lý kho (WMS) đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có nhìn tổng quát tình hình hoạt động kho hàng thời gian thực (real-time: thuật ngữ quan trọng công tác quản lý); kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng ngày cho nhà quản trị Hệ thống quản lý kho giúp đảm bảo tính thống cao phận liên quan, đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất q trình xuất nhập kho Trong đó, với khảo sát sơ ban đầu 100 sinh viên chuyên ngành Logistics, bậc đào tạo trình độ Cao đẳng khóa tuyển sinh năm 2019 hiểu biết WMS kết thu có 95 sinh viên trả lời: chưa biết thuật ngữ WMS, sinh viên trả lời biết thuật ngữ WMS chưa hiểu Trên sở này, định chọn đề tài: Nâng cao nhận thức sinh viên chuyên ngành Logistics Hệ thống quản lý kho (WMS: Warehouse Management System) để làm đề tài sáng kiến kinh nghiệm năm học 2019-2020 1.2 Mục đích sáng kiến kinh nghiệm Tác giả thực sáng kiến kinh nghiệm nhằm nâng cao nhận thức sinh viên chuyên ngành Logistics Hệ thống quản lý kho Tổng quan Sáng kiến kinh nghiệm thực Khoa Quản trị kinh doanh trường Cao đẳng Công nghệ Thủ đức từ tháng 09 năm 2019 đến tháng 01 năm 2020 Hiện tại, nghiên cứu khoa học sư phạm ứng dụng trường cao đẳng Công nghệ Thủ đức tính đến ngày 07/10/2019, theo cơng bố website Phịng Khoa học cơng nghệ chưa có đề tài nghiên cứu nội dung đồng thời sáng kiến kinh nghiệm chưa có thực Theo Quyết định 200/QĐ/Thủ tướng, số mục tiêu phát triển cụ thể ngành logistics đến năm 2025, tốc độ tăng trưởng 15-20%, tỷ trọng đóng góp vào GDP từ 8-10%; tỷ lệ th ngồi 50-60%; chi phí logistics tương đương 16-20%; xếp hạng số lực quốc gia từ 50 trở lên Theo Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam, nước có khoảng 3.000 doanh nghiệp tham gia cung cấp dịch vụ logistics, đó, 70% có trụ sở thành phố Hồ Chí Minh 1.300 doanh nghiệp hoạt động tích cực (bao gồm 89% doanh nghiệp 100% vốn nước lại doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi) Tuy nhiên, ngành logistics Việt Nam đối diện với nhiều thách thức, đặc biệt vấn đề nhân lực Nhân lực chưa đáp ứng yêu cầu ngành dịch vụ logistics, thiếu số lượng chất lượng nguồn nhân lực chất lượng cao Hiện có khoảng 200.000 nhân viên chuyên nghiệp tổng số gần 1triệu người Nhân lực ngành logistics thiếu kiến thức tồn diện, trình độ ICT (Information & Communication Technologies - Công nghệ thông tin Truyền thơng) cịn hạn chế, chưa theo kịp tiến độ phát triển logistics giới Trong đó, nhu cầu sử dụng nhân lực Quốc gia đến năm 2025 khoảng 300.000 nhân viên chun nghiệp, có trình độ chuyên môn, ICT tiếng Anh đáp ứng yêu cầu điều kiện Cách mạng công nghiệp 4.0, số khoảng 1,2 triệu người hoạt động lĩnh vực logistics Theo khảo sát 108 doanh nghiệp hiệp hội doanh nghiệp tháng 9/2017, có đến gần 50% cơng ty có nhu cầu tuyển thêm từ 15 - 20% nhân viên thời gian tới Trong sáng kiến kinh nghiệm này, tác giả trình bày số nội dung khái niệm WMS, vai trò WMS hoạt động nhà kho, sơ đồ luồng thông tin thể qua WMS, kết việc phổ biến sáng kiến kinh nghiệm đến sinh viên chuyên ngành Logistics Phần nội dung 1.Cơ sở lý luận vấn đề Các khái niệm - Nhận thức: Theo Bách khoa tồn thư mở (Wikipedia) Nhận thức (tiếng Anh: cognition) hành động hay trình tiếp thu kiến thức am hiểu thông qua suy nghĩ, kinh nghiệm giác quan, bao gồm qui trình tri thức, ý, trí nhớ, đánh giá, ước lượng, lí luận, tính toán, việc giải vấn đề, việc đưa định, lĩnh hội việc sử dụng ngôn ngữ Theo "Từ điển Bách khoa Việt Nam", nhận thức trình biện chứng phản ánh giới khách quan ý thức người, nhờ người tư không ngừng tiến đến gần khách thể Theo quan điểm triết học Mác-Lênin, nhận thức định nghĩa trình phản ánh biện chứng thực khách quan vào óc người, có tính tích cực, động, sáng tạo, sở thực tiễn Sự nhận thức người vừa ý thức, vừa vô thức, vừa cụ thể, vừa trừu tượng mang tính trực giác Q trình nhận thức sử dụng tri thức có sẵn tạo tri thức - Logistics: Theo Hội đồng quản trị Logistics Mỹ " Quản trị logistics trình hoạch định, thực kiểm soát cách hiệu chi phí lưu thơng, dự trữ ngun vật liệu, hàng tồn ho trình sản xuất sản phẩm dịng thơng tin tương ứng từ điểm xuất phát đến điểm tiêu dùng cuối nhằm mục đích đáp ứng u cầu khác hàng" Dưới góc độ quản trị chuỗi cung ứng, logistics trình tối ưu hóa vị trí, lưu trữ chung chuyển tài nguyên yếu tố đầu vào từ điểm xuất phát nhà cung cấp, qua nhà sản xuất, người bán buôn, bán lẻ, đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt hoạt động kinh tế Theo luật Thương mại Việt Nam Quốc Hội thông qua ngày 14/6/2005 nghị định 140/2007NĐ-CP Chính Phủ quy định chi tiết luật Thương mại điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics có đưa khái niệm: Dịch vụ logistics hoạt động thương mại Theo đó, thương nhân tổ chức thực nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi kĩ mã hiệu, giao hàng dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao - Hệ thống quản lý kho (tiếng Anh: Warehouse Management System - WMS) phần mềm ứng dụng thiết kế để hỗ trợ việc quản lý kho hàng doanh nghiệp nhằm thực chức kiểm soát theo dõi chuyển giao lưu trữ nguồn lực sẵn có Hệ thống quản lý kho (WMS) đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có nhìn tổng quát tình hình hoạt động kho hàng thời gian thực (real-time: thuật ngữ quan trọng công tác quản lý); kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng ngày cho nhà quản trị Hệ thống quản lý kho giúp đảm bảo tính thống cao phận liên quan, đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất q trình xuất nhập kho Cơ sở thực tiển Hiện tại, Chuyên ngành Logistics Khoa Quản trị kinh doanh trường Cao đẳng Công nghệ Thủ đức tuyển sinh hai khóa với số lượng gia tăng đáng kể ( khóa tuyển sinh năm 2018 số lượng 80 sinh viên; khóa tuyển sinh năm 2019 số lượng 100 sinh viên) Theo khảo sát sơ ban đầu 100 sinh viên chuyên ngành Logistics, bậc đào tạo trình độ Cao đẳng khóa tuyển sinh năm 2019 hiểu biết WMS kết thu có 95 sinh viên trả lời: chưa biết thuật ngữ WMS, sinh viên trả lời biết thuật ngữ WMS chưa hiểu Đồng thời theo nghiên cứu tổng quan nhu cầu nhân lực ngành Logistics Nhân lực ngành logistics thiếu kiến thức tồn diện, trình độ ICT cịn hạn chế, chưa theo kịp tiến độ phát triển logistics giới; nhu cầu sử dụng nhân lực Quốc gia đến năm 2025 khoảng 300.000 nhân viên chun nghiệp, có trình độ chuyên môn, ICT tiếng Anh đáp ứng yêu cầu điều kiện Cách mạng công nghiệp 4.0 Đây sở thực tiển để tác giả thực sáng kiến kinh nghiệm nhằm nâng cao hiểu biết sinh viên hệ thống quản lý nhà kho Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề Sáng kiến kinh nghiệm tác giả thực thông qua bước: Bước 1: Khảo sát nhu cầu muốn tìm hiểu WMS sinh viên Trong tuần học kỳ năm học 2019-2020, tác giả khảo sát thống kê nhu cầu muốn tìm hiểu WMS hoạt động quản lý kho 100 sinh viên khóa tuyển sinh năm 2019, kết khảo sát cụ thể có 95 sinh viên trả lời: chưa biết thuật ngữ WMS, sinh viên trả lời biết thuật ngữ WMS chưa hiểu Bước 2: Đề xuất giải pháp đáp ứng nhu cầu Trong bước này, tác giả trình bày nội dung mà sinh viên mong muốn tìm hiểu theo phần thống kê bước Tác giả trình bày tổng quan WMS chẳng hạn vai trò, chức năng, lợi ích, sơ đồ luồng chu chuyển thơng tin nhằm đáp ứng nhu cầu sinh viên việc tìm hiểu WMS Vai trị WMS Trong tình hình kinh doanh tại, doanh nghiệp logistics có lượng khách hàng ngày gia tăng, số lượng hàng hóa ngày nhiều, số lượng mặt hàng lưu chuyển vào kho ngày tăng, tần suất xuất nhập hàng hóa ngày cao, yêu cầu khách hàng ngày cao xuất nhập hàng hóa, Xuất phát từ thực tế trên, hoạt động nhà kho phải đảm bảo thực logistics (Đúng sản phẩm, số lượng, chất lượng, thời gian địa điểm) Bên cạnh đó, việc thống kê kiểm đếm số lượng hàng hóa cịn kho thực cách đếm tính tay tồn nhiều sai sót tính xác khơng cao Trong WMS giải tồn WMS hoạt động quản lý nhà kho thể số vai trị kiểm sốt lượng hàng dự trữ, truy tìm thơng tin sản phẩm, truy xuất nguồn gốc sản phẩm, quản lý báo cáo Chức WMS WMS thể số chức cụ thể hệ thống quản lý nhà kho kiểm sốt hàng tồn kho, kiểm sốt vị trí lưu trữ, kiểm soát chất lượng sản phẩm, thu thập đơn hàng, bổ sung hàng tồn kho tự động, lên kế hoạch xuất nhập hàng hóa, điều hành hoạt động sản xuất, tổng hợp thực báo cáo Lợi ích WMS Khi sử dụng WMS mang lại số lợi ích đáng kể cho hoạt động điều hành nhà kho như: Giảm hàng tồn kho, giảm việc kiểm tra đơn hàng, nâng cao hiệu khai thác giảm số lượng nhân viên, nâng cao tính xác đơn hàng, giảm đơn hàng dự trữ, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, nâng cao vòng lưu trữ, nâng cao chất lượng môi trường làm việc, nâng cao mối quan hệ với nhà cung cấp, giảm sai sót đơn hàng, nâng cao quản lý chất lượng Sơ đồ chu chuyển thông tin hệ thống quản lý kho Hệ thống quản lý kho cho phép người quản lý quản lý liệu, quản lý người, quản lý bãi Bảo vệ (Gate in-out) Bảo vệ thực nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu thông tin vận tải ra/vào nhà kho với hệ thống: biển số xe, thời gian xe vào cổng, tên khách hàng, tên tài xế, số điện thoại tài xế, chứng minh nhân dân Cập nhật thông tin lên hệ thống Văn phòng kho (Counter) Tài xế nộp chứng từ Nhân viên kiểm tra chứng từ Nhân viên chuyển chứng từ sang nhóm liệu nhập/xuất Nhóm liệu nhập/xuất (Documents inbound/outbound) Nhân viên nhận chứng từ từ nhân viên văn phòng nhập/xuất liệu (SO, PO, SKU, Q.ty) vào/ra WMS (hệ thống) – có số liệu Packing list In chứng từ nhập/xuất (packing list, label, RTR, sơ đồ xe, biển số xe) chuyển sang phận điều bãi, điều người Nhận chứng từ sau nhập/xuất từ phận điều bãi/điều người update vào hệ thống WMS Bộ phận điều bãi/điều người (Workforce assignment) Nhận chứng từ từ nhóm liệu nhập/xuất vào WMS để điều xe, điều người Điều xe vào khu vực làm hàng, line hàng vào line out Điều người phụ trách nhập/xuất hàng (1 tally, forklift, công nhân) Tally nhận kiểm tra chứng từ nhập/xuất trước xuống trường (khu vực làm hàng) Nhận chứng từ sau nhập/xuất từ tally chuyển chứng từ phận liệu nhập/xuất Cập nhật thông tin nhân lên hệ thống Quản lý Super visor/ Manag er Khu vực làm hàng (Working line) Xác nhận xe vào line, người vào line Nhóm phụ trách nhập/xuất hàng thực nhiệm vụ Nhóm phụ trách nhập/xuất hàng thực nhiệm vụ xong, chuyển chứng từ phận điều bãi, điều người Bộ phận nhân (Human Resource) Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, đổi ca lên hệ thống để làm sở cho phận điều bãi/điều người thực điều người nhập/xuất hàng Kiểm tra KPI nhân viên từ hệ thống (hệ thống xuất số ngày công, số cơng, số khối nhâp/xuất,… Hình 1: Sơ đồ chu chuyển thông tin hệ thống quản lý nhà kho Bước 3: Vận dụng đề xuất vào thực tiển Sau biên soạn nội dung đáp ứng nhu cầu sinh viên mong muốn tìm hiểu thơng tin WMS, tác giả tiến hành triển khai đến hai lớp chuyên ngành Logistics khóa tuyển sinh 2019 (lớp CĐ19GL1 CĐ19GL2) học kỳ năm học 2019-2020 khoa Quản trị kinh doanh hình thức trình bày sơ lược trước lớp thông tin WMS phát tài liệu phát tay (phụ lục) cho sinh viên nghiên cứu thời gian tuần (từ 04/11/2019 đến 07/12/2019) Bước 4: Tổng kết, đánh giá Trong bước này, tác giả tiến hành khảo sát thống kê số tiêu chí giúp đánh giá nhận thức sinh viên WMS Tác giả tiến hành khảo sát thực tế hai lớp thực nghiệm hình thức đặt câu hỏi, sinh viên trả lời thơng qua hình thức giơ tay, tác giả thống kê lại kết Các câu hỏi khảo sát sau: Các em có biết WMS khơng? WMS hệ thống quản lý kho (tiếng Anh: Warehouse Management System WMS) hay sai? WMS phần mềm ứng dụng thiết kế để hỗ trợ việc quản lý kho hàng hay sai? Doanh nghiệp có cần sử dụng WMS hoạt động vận hành nhà kho không? WMS giúp doanh nghiệp thực chức kiểm soát theo dõi chuyển giao, lưu trữ nguồn lực sẵn có hay sai? Nhà quản lý logistics cần sử dụng WMS không? WMS cho phép người quản lý quản lý liệu, quản lý người, quản lý bãi hay sai? Sau tiến hành khảo sát, tác giả thống kê kết sau: Bảng 1: Thống kê kết khảo sát nhận thức sinh viên WMS Câu hỏi Có/Đúng Khơng/Sai Câu 80 20 Câu 78 22 Câu 74 26 Câu 74 26 Câu 70 30 Câu 72 28 Câu 70 30 Nguồn: Tổng hợp tính tốn Hiệu sáng kiến kinh nghiệm Từ kết vận dụng sáng kiến kinh nghiệm cho thấy sinh viên có thay đổi tích cực nhận thức WMS Chúng ta thấy rõ hiệu thông qua bảng biểu sau: 10 Bảng 2: Hiệu sáng kiến kinh nghiệm Câu Trước áp dụng Sau áp dụng sáng Chênh lệch tỷ lệ % sinh hỏi sáng kiến kinh nghiệm kiến kinh nghiệm viên trả lời câu hỏi Câu 5% 80% 75% Câu 5% 78% 73% Câu 5% 74% 69% Câu 5% 74% 69% Câu 3% 70% 67% Câu 5% 72% 67% Câu 2% 70% 68% Nguồn: Tổng hợp tính tốn Chúng ta thấy hiệu mang lại sáng kiến kinh nghiệm thể qua chênh lệch tỷ lệ phần trăm sinh viên trả lời câu hỏi khảo sát hiểu biết sinh viên WMS Những học kinh nghiệm rút từ trình áp dụng sáng kiến kinh nghiệm, giải pháp thân Sự thay đổi nhận thức sinh viên chuyên ngành Logistics WMS việc làm cần thiết phù hợp với thực tiển nghề nghiệp thân sinh viên Đây phần mềm hỗ trợ tích cực cho người làm nghề Logistics Sinh viên sau tốt nghiệp có nhận thức đắn vận dụng WMS góp phần đáng kể việc đạt hiệu cơng việc Vì thế, tác giả giới thiệu nội dung sáng kiến kinh nghiệm đến tất sinh viên chuyên ngành Logistics mà tác giảng dạy học kỳ 11 Kết luận Kiến nghị 1.Kết luận Sáng kiến kinh nghiệm có giá trị thiết thực chuyên ngành Logistics Khoa Quản trị kinh doanh, giúp sinh viên chuyên ngành có nhận thức đắn tầm quan trọng WMS thực tiển nghề nghiệp, từ sinh viên ý thức nhiều việc nghiên cứu WMS ngồi ghế nhà trường Việc làm góp phần hình thành lực nghề nghiệp thân sinh viên tạo thuận lợi cho sinh viên thực vấn tìm việc làm sau tốt nghiệp WMS cơng cụ khơng thể thiếu hoạt động Logistics 2.Kiến nghị Giảng viên chuyên ngành Logistics sử dụng kết sáng kiến kinh nghiệm để giới thiệu cho sinh viên chuyên ngành Logistics, đặc biệt giảng viên hướng dẫn học phần nhập môn Logistics Khi sử dụng kết sáng kiến kinh nghiệm để giới thiệu cho sinh viên chuyên ngành giảng viên giới thiệu khái niệm Logistics mục 1.1 bước Đề xuất giải pháp đáp ứng nhu cầu mục nội dung trình bày WMS Các mục khác trình bày theo quy định thực sáng kiến kinh nghiệm 12 Tài liệu tham khảo https://vi.wikipedia.org/wiki/Nh%E1%BA%ADn_th%E1%BB%A9c truy cập lúc 10h40 ngày 26/9/2019 https://vi.wikipedia.org/wiki/H%E1%BB%87_th%E1%BB%91ng_qu%E1%BA%A3n_l%C3 %BD_kho truy cập lúc11g50 ngày 26/9/2019 https://vi.wikipedia.org/wiki/Nh%E1%BA%ADn_th%E1%BB%A9c truy cập lúc 10h40 ngày 26/9/2019 https://vi.wikipedia.org/wiki/H%E1%BB%87_th%E1%BB%91ng_qu%E1%BA%A3n_l%C3 %BD_kho truy cập lúc 11g50 ngày 26/9/2019 https://isocus.vn/logistics-va-chuoi-cung-ung.html truy cập ngày 27/9/2019 lúc 10h16 13 Phụ lục TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO WMS: WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM Các khái niệm - Khái niệm Logistics Theo Hội đồng quản trị Logistics Mỹ " Quản trị logistics q trình hoạch định, thực kiểm sốt cách hiệu chi phí lưu thơng, dự trữ ngun vật liệu, hàng tồn ho trình sản xuất sản phẩm dịng thơng tin tương ứng từ điểm xuất phát đến điểm tiêu dùng cuối nhằm mục đích đáp ứng yêu cầu khác hàng" Dưới góc độ quản trị chuỗi cung ứng, logistics q trình tối ưu hóa vị trí, lưu trữ chung chuyển tài nguyên yếu tố đầu vào từ điểm xuất phát nhà cung cấp, qua nhà sản xuất, người bán buôn, bán lẻ, đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt hoạt động kinh tế Theo luật Thương mại Việt Nam Quốc Hội thông qua ngày 14/6/2005 nghị định 140/2007NĐ-CP Chính Phủ quy định chi tiết luật Thương mại điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics có đưa khái niệm: Dịch vụ logistics hoạt động thương mại Theo đó, thương nhân tổ chức thực nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi kĩ mã hiệu, giao hàng dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao - Hệ thống quản lý kho (tiếng Anh: Warehouse Management System - WMS) phần mềm ứng dụng thiết kế để hỗ trợ việc quản lý kho hàng doanh nghiệp nhằm thực chức kiểm soát theo dõi chuyển giao lưu trữ nguồn lực sẵn có Hệ thống quản lý kho (WMS) đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có nhìn tổng qt tình hình hoạt động kho hàng thời gian thực (real-time: thuật ngữ quan trọng công tác quản lý); kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng ngày cho nhà quản trị Hệ thống quản lý kho giúp đảm bảo tính thống cao phận liên quan, đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất q trình xuất nhập kho 14 Vai trị WMS Trong tình hình kinh doanh tại, doanh nghiệp logistics có lượng khách hàng ngày gia tăng, số lượng hàng hóa ngày nhiều, số lượng mặt hàng lưu chuyển vào kho ngày tăng, tần suất xuất nhập hàng hóa ngày cao, yêu cầu khách hàng ngày cao xuất nhập hàng hóa, Xuất phát từ thực tế trên, hoạt động nhà kho phải đảm bảo thực logistics (Đúng sản phẩm, số lượng, chất lượng, thời gian địa điểm) Bên cạnh đó, việc thống kê kiểm đếm số lượng hàng hóa cịn kho thực cách đếm tính tay tồn nhiều sai sót tính xác khơng cao Trong WMS giải tồn WMS hoạt động quản lý nhà kho thể số vai trị kiểm sốt lượng hàng dự trữ, truy tìm thơng tin sản phẩm, truy xuất nguồn gốc sản phẩm, quản lý báo cáo Chức WMS WMS thể số chức cụ thể hệ thống quản lý nhà kho kiểm sốt hàng tồn kho, kiểm sốt vị trí lưu trữ, kiểm soát chất lượng sản phẩm, thu thập đơn hàng, bổ sung hàng tồn kho tự động, lên kế hoạch xuất nhập hàng hóa, điều hành hoạt động sản xuất, tổng hợp thực báo cáo Lợi ích WMS Khi sử dụng WMS mang lại số lợi ích đáng kể cho hoạt động điều hành nhà kho như: Giảm hàng tồn kho, giảm việc kiểm tra đơn hàng, nâng cao hiệu khai thác giảm số lượng nhân viên, nâng cao tính xác đơn hàng, giảm đơn hàng dự trữ, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, nâng cao vòng lưu trữ, nâng cao chất lượng môi trường làm việc, nâng cao mối quan hệ với nhà cung cấp, giảm sai sót đơn hàng, nâng cao quản lý chất lượng Sơ đồ chu chuyển thông tin hệ thống quản lý kho Hệ thống quản lý kho cho phép người quản lý quản lý liệu, quản lý người, quản lý bãi 15 Bảo vệ (Gate in-out) Bảo vệ thực nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu thông tin vận tải ra/vào nhà kho với hệ thống: biển số xe, thời gian xe vào cổng, tên khách hàng, tên tài xế, số điện thoại tài xế, chứng minh nhân dân Cập nhật thơng tin lên hệ thống Văn phịng kho (Counter) Tài xế nộp chứng từ Nhân viên kiểm tra chứng từ Nhân viên chuyển chứng từ sang nhóm liệu nhập/xuất Nhóm liệu nhập/xuất (Documents inbound/outbound) Nhân viên nhận chứng từ từ nhân viên văn phòng nhập/xuất liệu (SO, PO, SKU, Q.ty) vào/ra WMS (hệ thống) – có số liệu Packing list In chứng từ nhập/xuất (packing list, label, RTR, sơ đồ xe, biển số xe) chuyển sang phận điều bãi, điều người Nhận chứng từ sau nhập/xuất từ phận điều bãi/điều người update vào hệ thống WMS Bộ phận điều bãi/điều người (Workforce assignment) Nhận chứng từ từ nhóm liệu nhập/xuất vào WMS để điều xe, điều người Điều xe vào khu vực làm hàng, line hàng vào line out Điều người phụ trách nhập/xuất hàng (1 tally, forklift, công nhân) Tally nhận kiểm tra chứng từ nhập/xuất trước xuống trường (khu vực làm hàng) Nhận chứng từ sau nhập/xuất từ tally chuyển chứng từ phận liệu nhập/xuất Cập nhật thông tin nhân lên hệ thống Quản lý Super visor/ Mana ger Khu vực làm hàng (Working line) Xác nhận xe vào line, người vào line Nhóm phụ trách nhập/xuất hàng thực nhiệm vụ Nhóm phụ trách nhập/xuất hàng thực nhiệm vụ xong, chuyển chứng từ phận điều bãi, điều người Bộ phận nhân (Human Resource) Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, đổi ca lên hệ thống để làm sở cho phận điều bãi/điều người thực điều người nhập/xuất hàng Kiểm tra KPI nhân viên từ hệ thống (hệ thống xuất số ngày cơng, số cơng, số khối nhâp/xuất,… 16 Hình 1: Sơ đồ chu chuyển thông tin hệ thống quản lý nhà kho