kỹ năng mềm

Để hiểu rõ hơn về kỹ năng mềm, bạn có thể tham khảo các kỹ năng mềm đang được giảng dạy một số nước: Tại Mỹ: có 13 kỹ năng cơ bản cần thiết để thành công trong công việc: 1.. Phân tích

KHOA MÁY TÀU THỦY

022014 – MTT - BGCT Trang 2

MỤC LỤC

TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG MỀM 6

CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH S.W.O.T (S.W.O.T ANALYSIS) 10

1.1 Khái niệm S.W.O.T 10

1.1.1 Thế nào là điểm mạnh, điểm yếu của bản thân? 10

1.1.2 Cơ hội và thách thức là gì? 11

1.2 PHÂN TÍCH S.W.O.T 14

1.2.1 Khái niệm ma trận S.W.O.T 14

1.2.2 Cách lập ma trận S.W.O.T: 16

1.2.3 Phân tích ma trận S.W.O.T 17

CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 20

2.1 TỔNG QUAN: 20

2.2 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 21

2.2.1 Xác định tình huống 21

2.2.2 Phân tích khán giả và diễn giả: 22

2.2.3 Xác định mục đích, mục tiêu: 24

2.2.4 Trang phục 25

2.2.5 Phương tiện, tuyến đường di chuyển và địa điểm thuyết trình 26

2.2.6 Thiết bị hỗ trợ 27

2.2.7 Tập luyện trước khi thuyết trình 28

2.3 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH 28

2.3.1 Dàn bài cơ bản 28

2.3.2 Cách thể hiện các phần chính 30

2.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH 32 2.4.1 Sắp xếp nội dung theo trình tự lôgic 32

2.4.2 Âm điệu giọng nói thuyết phục 32

022014 – MTT - BGCT Trang 3

2.4.3 Ngôn từ thích hợp 33

2.5 NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 35

2.5.1 Tính toán thời gian hợp lý 35

2.5.2 Nội dung phù hợp 35

2.5.3 Làm bài thuyết trình thêm hấp dẫn 35

2.5.4 Lập dàn ý cho riêng mình: 35

2.5.5 Luyện nói thật to: 35

2.5.6 Dẹp bỏ sự lo lắng 36

2.5.7 Sôi nổi và nồng nhiệt 36

2.5.8 Nghĩ trước tất cả những câu hỏi mà bạn sẽ hỏi khán giả và cả những câu hỏi mà khán giả có thể hỏi bạn 36

2.5.9 Tuân thủ nguyên tắc thuyết trình: 3T 37

2.6 BÍ QUYẾT ĐỂ THUYẾT TRÌNH THÀNH CÔNG TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG 37

2.6.1 Phải biết mình nói gì 37

2.6.2 Thực hành, nhưng không cần quá nhiều 37

2.6.3 Hãy là chính mình 37

2.6.4 Xem khán giả là bạn bè 38

2.6.5 Hãy tin rằng bạn sẽ làm được 38

2.7 CÁC YẾU TỐ LÀM CẢN TRỞ BÀI THUYẾT TRÌNH 39

2.7.1 Sai số liệu 39

2.7.2 Lỗi thiết kế file thuyết trình 39

2.7.3 Quay lưng về phía người nghe 39

2.7.4 Kết thúc không tốt 40

2.7.5 Không tìm hiểu kĩ về người nghe 40

2.7.6 Bỏ qua các rủi ro 40

2.8 KỸ THUẬT KÉO DÀI VÀ RÚT NGẮN BÀI THUYẾT TRÌNH 40

2.8.1 Kỹ thuật kéo dài bài thuyết trình 40

2.8.2 Kỹ thuật rút ngắn bài thuyết trình 41

022014 – MTT - BGCT Trang 4

2.9 CÁCH SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG TIỆN HỖ TRỢ 41

2.9.1 Nguyên tắc sử dụng các phương tiện hỗ trợ trong thuyết trình 41

2.9.2 Một số phương tiện hỗ trợ và cách sử dụng 41

CHƯƠNG 3: KĨ NĂNG THIẾT LẬP MỤC TIÊU 44

3.1 Mục tiêu & cách thiết lập mục tiêu 44

3.1.1 Mục tiêu là gì? 44

3.1.2 Tại sao phải sống có mục tiêu? 44

3.1.3 Phân loại mục tiêu: 45

3.1.4 Các bước thiết lập mục tiêu 47

3.2 Mục tiêu nhóm 48

3.2.1 Các đặc trưng của mục tiêu nhóm 48

3.2.2 Tại sao phải có mục tiêu nhóm 48

3.2.3 Thiết lập mục tiêu nhóm 49

3.2.4 Công cụ sử dụng 49

3.3 Mục tiêu “thông minh” SMART 50

3.3.1 Khái niệm 50

3.3.2 Ví dụ về mục tiêu SMART 51

CHƯƠNG 4: LẬP KẾ HOẠCH NGHỀ NGHIỆP & PHÁT TRIỂN BẢN THÂN – CHUYÊN MÔN 53 4.1 Kế hoạch là gì? 53

4.2 Lập kế hoạch nghề nghiệp 53

4.2.1 Lập kế hoạch phát triển (KHPT) nghề nghiệp là gì & tại sao? 54

4.2.2 Các bước lập KHPT nghề nghiệp 55

4.3 Phát triển bản thân & chuyên môn 58

4.3.1 Phát triển bản thân là gì & phát triển như thế nào là đúng? 58

4.3.2 Phát triển chuyên môn 60

CHƯƠNG 5: VĂN BẢN TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH 61

5.1 Tiếp nhận văn bản 61

022014 – MTT - BGCT Trang 5

5.1.1 Khái quát về văn bản 61

5.1.2 Đặc trưng văn bản 62

5.1.3 Phân tích một văn bản 64

5.1.4 Tóm tắt văn bản 65

5.1.5 Mục đích 65

5.2 Hướng dẫn xây dựng một số thể loại văn bản 67

5.2.1 Khái niệm về soạn thảo văn bản 67

5.2.2 Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính 67

5.2.3 Kỹ thuật lập đề cương 68

022014 – MTT - BGCT Trang 6

TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG MỀM Trong buổi phỏng vấn thi tuyển vào công ty Unilever, đang trao đổi về nghiệp

vụ kinh doanh, bất ngờ nhà tuyển dụng hỏi: “Theo em, nếu phi một con dao vừa dùng để phết bơ thì mặt nào sẽ tiếp đất, mặt phết bơ hay không phết bơ?”

Trước câu hỏi bất thình lình như thế, bạn sẽ lúng túng hay bạn sẽ mỉm cười và đáp lại câu hỏi bằng một câu trả lời đầy thuyết phục? Thật ra, ý đồ của các nhà tuyển

dụng chính là nằm ở những câu hỏi "vu vơ" này là nhằm kiểm tra kỹ năng mềm của

các ứng viên Với những câu hỏi này, không có một đáp án cụ thể nào cả mà quan trọng là ứng viên phải thuyết phục được nhà tuyển dụng tin vào đáp án của mình

Thế nào là kỹ năng, kỹ năng mềm, kỹ năng cứng?

Kỹ năng là khả năng thực hiện một công việc nhất định, trong một hoàn cảnh,

điều kiện nhất định, đạt được một chỉ tiêu nhất định Các kỹ năng có thể là kỹ năng sống, kỹ năng mềm và kỹ năng nghề nghiệp Mỗi người học nghề khác nhau thì có các kỹ năng khác nhau nhưng các kỹ năng sống và kỹ năng mềm là các kỹ năng cơ bản thì bất cứ ai làm nghề gì cũng nên có và cần phải có

022014 – MTT - BGCT Trang 7

Kỹ năng mềm (soft skills) – trí tuệ cảm xúc: là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ

năng quan trọng trong cuộc sống con người - thường không được học trong nhà trường, không liên quan đến kiến thức chuyên môn, không thể sờ nắm, càng không phải là kỹ năng cá tính đặc biệt mà phụ thuộc chủ yếu vào cá tính của từng người Nhưng, kỹ năng mềm lại quyết định bạn là ai, làm việc thế nào, là thước đo hiệu quả cao trong công việc

Hay có thể định nghĩa ngắn gọn hơn: Kỹ năng “mềm” (hay còn gọi là Kỹ năng thực hành xã hội) là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người như: kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản

lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới

Ngược lại, kỹ năng cứng (hard skills) – trí tuệ logic: chính là khả năng học

vấn của bạn, kinh nghiệm và sự thành thạo về chuyên môn Những kiến thức đó dù học tốt tới đâu trong 4 - 5 năm đại học thì nó cũng chỉ là một phần nhỏ trong cái đại dương mênh mông kiến thức sau này của đời con người

Thực tế cho thấy kỹ năng cứng tạo tiền đề, và kỹ năng mềm tạo nên sự phát triển Người thành đạt chỉ có 25% là do những kiến thức chuyên môn, 75% còn lại được quyết định bởi những kỹ năng mềm họ được trang bị Chìa khóa dẫn đến thành công thực sự là bạn phải biết kết hợp cả hai kỹ năng này một cách khéo léo

Để hiểu rõ hơn về kỹ năng mềm, bạn có thể tham khảo các kỹ năng mềm đang được giảng dạy một số nước:

Tại Mỹ: có 13 kỹ năng cơ bản cần thiết để thành công trong công việc:

1 Kỹ năng học và tự học (Learning to learn)

2 Kỹ năng lắng nghe (Listening skills)

3 Kỹ năng thuyết trình (Oral communication skills)

4 Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills)

5 Kỹ năng tư duy sáng tạo (Creative thinking skills)

6 Kỹ năng quản lý bản thân và tinh thần tự tôn (Self esteem)

7 Kỹ năng đặt mục tiêu/ tạo động lực làm việc (Goal setting/ motivation skills)

8 Kỹ năng phát triển cá nhân và sự nghiệp (Personal and career development skills)

9 Kỹ năng giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ (Interpersonal skills)

10 Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork)

11 Kỹ năng đàm phán (Negotiation skills)

022014 – MTT - BGCT Trang 8

12 Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả (Organizational effectiveness)

13 Kỹ năng lãnh đạo (Leadership skills)

Tại Úc các kỹ năng hành nghề bao gồm có 8 kỹ năng như sau:

1 Kỹ năng giao tiếp (Communication skills)

2 Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork skills)

3 Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills)

4 Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative and enterprise skills)

5 Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc (Planning and organising skills)

6 Kỹ năng quản lý bản thân (Self-management skills)

7 Kỹ năng học tập (Learning skills)

8 Kỹ năng công nghệ (Technology skills)

Tại Canada có 6 kỹ năng đươc đào tạo:

1 Kỹ năng giao tiếp (Communication)

2 Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving)

3 Kỹ năng tư duy và hành vi tích cực (Positive attitudes and behaviours)

4 Kỹ năng thích ứng (Adaptability)

5 Kỹ năng làm việc nhóm (Working with others)

6 Kỹ năng nghiên cứu khoa học, công nghệ và toán (Science, technology and mathematics skills)

Tại Anh cũng đưa ra danh sách 6 kỹ năng quan trọng bao gồm:

1 Kỹ năng tính toán (Application of number)

2 Kỹ năng giao tiếp (Communication)

3 Kỹ năng tự học và nâng cao năng lực cá nhân (Improving own learning and performance)

4 Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (Information and communication technology)

5 Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving)

6 Kỹ năng làm việc nhóm (Working with others)

Tại Singapore người ta thiết lập hệ thống các kỹ năng hành nghề gồm 10 kỹ năng:

1 Kỹ năng công sở và tính toán (Workplace literacy & numeracy)

4 Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative & enterprise)

5 Kỹ năng giao tiếp và quản lý quan hệ (Communication & relationship management)

6 Kỹ năng học tập suốt đời (Lifelong learning)

7 Kỹ năng tư duy mở toàn cầu (Global mindset)

8 Kỹ năng tự quản lý bản thân (Self-management)

9 Kỹ năng tổ chức công việc (Workplace-related life skills)

10 Kỹ năng an toàn lao động và vệ sinh sức khỏe (Health & workplace safety) Trong thực tế, tùy vào điều kiện cụ thể ở mỗi quốc gia, mỗi ngành nghề, người

ta đã xây dựng ra các chương trình đào tạo kỹ năng mềm mà trong đó các kỹ năng được chọn phù hợp với đối tượng nhắm đến Đối với các đối tượng là sinh viên các ngành học tại Trường Đại học Giao thông vận tải TPHCM, chúng tôi đã lựa chọn ra một số kỹ năng thiết thực và bố trí chia thành hai môn học là Kỹ năng mềm 1 và Kỹ năng mềm 2 Trong môn học kỹ năng mềm 1, chúng tôi nhắm đến việc đào tạo sinh viên xây dựng được các kỹ năng có liên quan đến việc xác định, đánh giá khả năng của mỗi cá nhân và dựa trên cơ sở đó sinh viên có thể tự thiết lập cho mình các mục tiêu sống, kế hoạch học tập và phát triển bản thân cũng như công việc như:

1 Kỹ năng phân tích S.W.O.T

2 Kỹ năng thuyết trình

3 Kỹ năng thiết lập mục tiêu

4 Kỹ năng thiết lập kết hoạch phát triển bản thân (P.P.D) và nghề nghiệp (C.P.D)

5 Kỹ năng thiết lập văn bản Tiếng Việt

022014 – MTT - BGCT Trang 10

CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH S.W.O.T (S.W.O.T ANALYSIS)

S.W.O.T là tập hợp viết tắt những chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức) Phân tích S.W.O.T là một công cụ rất hiệu quả để xác định các

ưu điểm, khuyết điểm của một tổ chức, các cơ hội để phát triển và cả thách thức, nguy cơ mà cá nhân, tổ chức đó sẽ phải đương đầu Thực hiện phân tích S.W.O.T giúp chúng ta tập trung các hoạt động của chúng ta vào những lĩnh vực mà chúng ta đang

có lợi thế và nắm bắt được các cơ hội mà chúng ta có được

Phân tích S.W.O.T ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các ngành nghề kinh doanh và các lĩnh vực khác, tuy nhiên trong tài liệu này chỉ đề cập đến việc phân tích S.W.O.T cho các cá nhân nhằm giúp các bạn sinh viên hiểu và phân tích được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân; xác định được cơ hội và thách thức đối với

họ trong giai đoạn bắt đầu việc học tập tại trường để có thể xác định và đưa ra những công việc cụ thể nhằm phát triển bản thân cho phù hợp Ngoài ra, các bạn sinh viên sau khi làm quen còn có thể tiếp tục rèn luyện và phát triển thành một kỹ năng quan trọng để áp dụng vào công việc thực tiễn sau này

1.1 Khái niệm S.W.O.T

1.1.1 Thế nào là điểm mạnh, điểm yếu của bản thân?

Điểm mạnh (Strenghts): Là những nhân tố tích cực nổi trội bên trong bản thân

mỗi người, có thể kiểm soát được và ta cần duy trì và phát huy các yếu tố này

Điểm yếu (Weaknesses): Là những nhân tố tiêu cực bên trong bản thân mỗi

người có thể kiểm soát được mà ta cần loại bỏ hoặc khắc phục

Một số ví dụ về điểm mạnh, điểm yếu của cá nhân:

Kĩ năng nghề nghiệp chưa cao

Kĩ năng giao tiếp, ứng xử kém Đặc điểm cá nhân tiêu cực

…

022014 – MTT - BGCT Trang 11

1.1.2 Cơ hội và thách thức là gì?

Cơ hội (Opportunities): là những sự việc bên ngoài không thể kiểm soát

được, chúng có thể là những đòn bẩy tiềm năng mang lại nhiều cơ hội thành công, bao gồm:

- Các xu hướng triển vọng

- Nền kinh tế phát triển bùng nổ

- Cơ hội nghề nghiệp mới rộng mở

- Một dự án đầy hứa hẹn được giao phó

- Học hỏi được những kỹ năng hay kinh nghiệm mới

- Sự xuất hiện của công nghệ mới

- Những chính sách mới được áp dụng

Thách thức (Threats): là những yếu tố gây ra các tác động tiêu cực cho sự

nghiệp, mức độ ảnh hưởng của chúng còn tùy thuộc vào những hành động ứng biến Các thách thức hay gặp là:

- Sự cơ cấu và tổ chức lại ngành nghề

- Những áp lực khi thị trường biến động

- Một số kỹ năng trở nên lỗi thời

- Bạn không sẵn sàng với phát triển của công nghệ

- Sự cạnh tranh gay gắt, với công ty cũng như với cá nhân

Thảo luận: Xác định cơ hội và thách thức đối với ngành vận tải biển trong thời điểm hiện nay?

Tham khảo: Theo dự báo của các chuyên gia, giai đoạn từ năm 2012 - 2014 nền kinh

tế vẫn còn nhiều khó khăn, chưa thể thoát ra được cuộc khủng hoảng chung toàn cầu Cũng như nhiều ngành nghề khác trong cả nước, lĩnh vực vận tải biển sẽ gặp rất nhiều thách thức

Những thành tựu và chiến lược phát triển

Với lợi thế về vị trí địa lý, vận tải biển là lĩnh vực phát triển mạnh mẽ nhất trong

số lĩnh vực vận tải công nghiệp ở Việt Nam Từ nhiều năm nay, lượng hàng hóa thông qua cảng biển tăng trưởng bình quân đạt tốc độ 15%/năm Theo báo cáo của Cục Hàng hải Việt Nam, năm 2011 lượng hàng hóa thông qua cảng biển Việt Nam đạt xấp

022014 – MTT - BGCT Trang 12

xỉ 290 triệu tấn Dự báo lượng hàng thông qua toàn bộ hệ thống cảng biển như sau:

500 - 600 triệu tấn/năm vào năm 2015; 900 - 1.100 triệu tấn/năm vào năm 2020; 1.600 - 2.100 triệu tấn/năm vào năm 2030

Có thể thấy, quy hoạch phát triển hệ thống cảng biển Việt Nam đến năm 2020, định hướng đến năm 2030 đã có những thay đổi có tính chiến lược, nhằm phát triển

hệ thống cảng biển xứng tầm quốc tế, thu hút được sự quan tâm của hãng tàu lớn, nhà khai thác cảng hàng đầu thế giới đến đầu tư và thúc đẩy phát triển ngành Hàng hải Việt Nam Cụ thể, tập trung xây dựng một số cảng nước sâu cho tàu trọng tải lớn đạt tiêu chuẩn quốc tế như Vân Phong - Khánh Hòa để tiếp nhận được tàu container sức chở 9.000 - 15.000 TEU hoặc lớn hơn, tàu chở dầu 30 - 40 vạn DWT; cảng cửa ngõ quốc tế tại Hải Phòng, Bà Rịa - Vũng Tàu để tiếp nhận được tàu trọng tải 8 - 10 vạn DWT, tàu container sức chở 4.000 - 8.000 TEU và vùng kinh tế trọng điểm khác khi có điều kiện; cảng chuyên dùng cho các liên hợp hóa dầu, luyện kim, trung tâm nhiệt điện chạy than (tiếp nhận được tàu trọng tải 10-30 vạn DWT hoặc lớn hơn)

Khó khăn và thách thức

Cục hàng hải cho biết, năm 2012 do tác động chung của hoạt động hàng hải - thương mại thế giới và những khó khăn trong nước (thiếu tàu dầu, tàu chở khí hóa lỏng, tàu container; giá cước vận tải giảm, giá nhiên liệu tăng, trượt giá ) nên phần lớn các doanh nghiệp vận tải biển (nhất là các chủ tàu tư nhân) đều có lợi nhuận thấp

và vẫn gặp nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh, phổ biến là tình trạng khan hiếm nguồn hàng; không ít phương tiện chỉ vận tải hàng một chiều hoặc chạy “rỗng”; nhiều tuyến phải đỗ dài ngày do thiếu hàng chuyên chở Do đó thu không đủ bù chi phí, riêng phần trả lãi ngân hàng có thời điểm lãi suất vay lên tới 21% năm Nhiều doanh nghiệp bị nợ quá hạn kéo dài, nguy cơ dẫn đến phá sản là không thể tránh khỏi Bên cạnh đó, các doanh nghiệp vận tải biển lại bị thiệt thòi bởi khó tiếp cận với nguồn tài chính hỗ trợ thông qua các gói kích cầu của Chính phủ

Bên cạnh đó, hiện nay, hạ tầng giao thông kết nối cảng biển với các khu dân cư, khu công nghiệp mặc dù đã được Chính phủ quan tâm đầu tư xây dựng, tuy nhiên vẫn chưa đồng bộ với đầu tư xây dựng hạ tầng cảng biển, chưa đáp ứng được nhu cầu lưu thông hàng hóa xếp dỡ qua hệ thống cảng biển Tình trạng trên là một trong những nguyên nhân dẫn đến ách tắc giao thông và ứ đọng hàng hóa tại các cảng biển

Đáng chú ý, thời gian gần đây, tai nạn hàng hải có xu hướng tăng lên Tai nạn xảy ra trên hải phận quốc tế và trên các luồng hàng hải Việt Nam Đã xảy ra tàu vận tải Việt Nam bị cướp biển tấn công bắt giữ tống tiền Những vấn đề này dẫn đến tổn thất to lớn về người và tài sản cho các doanh nghiệp hàng hải Việt Nam Bên cạnh đó,

022014 – MTT - BGCT Trang 13

số lượng tàu vận tải của các doanh nghiệp Việt Nam bị lưu giữ tại các cảng nước ngoài do khiếm khuyết kỹ thuật vẫn chưa giảm, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh và sự phát triển chung của Ngành

Ngoài ra, vận tải hàng hóa bằng đường biển đang gặp khó khăn do sự cạnh tranh khốc liệt với đội tàu trong và ngoài nước Cước phí vận tải giảm trong khi giá nhiên liệu tăng Giá xếp dỡ hàng hóa tại cảng biển (đặc biệt là hàng container) thấp do đội tàu Việt Nam không giành được quyền vận tải và bị các hãng tàu nước ngoài ép phí THC (phí xếp dỡ tại cảng) Như vậy, trong khi nhà xuất khẩu của Việt Nam vẫn phải trả phí THC cao mà các nhà khai thác cảng của Việt Nam chỉ thu được một phần (khoảng một nửa), phần còn lại các hãng tàu nước ngoài thu mà không phải bỏ ra bất

cứ khoản chi phí nào cả

Mô hình quản lý cảng theo các chuyên gia đánh giá vẫn còn nhiều bất cập Mặc

dù có nhiều cơ quan, tổ chức đồng thời tham gia vào công tác quản lý hoạt động tại cảng biển, nhưng chưa có cơ quan chịu trách nhiệm điều phối chung về sự đồng bộ trong đầu tư khai thác hạ tầng cảng biển và hạ tầng kết nối cảng biển, dẫn đến hiệu quả khai thác cảng thấp

Giải pháp nào để vượt qua khó khăn, thách thức của ngành vận tải biển?

Thực trạng nêu trên cho thấy, để phát triển năng lực vận tải biển Việt Nam đáp ứng nhu cầu lưu thông hàng hóa, hành khách quốc tế và giữa các vùng miền trong nước, ngành Hàng hải phải chú trọng thực hiện các biện pháp cấp bách trong năm

2012 này, cùng với đó cần tiếp tục thực hiện những chiến lược dài hơi hướng tới sự phát triển bền vững ổn định của ngành vận tải biển

Cụ thể, về chiến lược lâu dài ngành hàng cải cần quyết liệt trong chỉ đạo triển khai bảo đảm chất lượng, tiến độ các dự án đầu tư phát triển kết cấu hạ tầng giao thông vận tải nối cảng với mạng lưới giao thông quốc gia đã được phê duyệt và đẩy nhanh tiến độ chuẩn bị đầu tư các dự án khác, đặc biệt là những dự án ở các khu trọng điểm phía Bắc, khu vực thành phố Hồ Chí Minh - Đồng Nai - Bà Rịa Vũng Tàu và đồng bằng sông Cửu Long Bên cạnh đó, cần triển khai các dự án luồng hàng hải như

dự án luồng Cái Mép-Thị Vải cho tàu có trọng tải lớn trên 160.000 DWT, luồng vào các cảng trên sông Hậu… Đặc biệt, cần tập trung chỉ đạo nhằm tăng cường hiệu quả xây dựng pháp luật, chính sách phát triển và đề xuất ký kết, gia nhập điều ước, thỏa thuận quốc tế an toàn hàng hải, an ninh hàng hải và bảo vệ môi trường mà Việt Nam tham gia, nhất là pháp luật trong nước và các Điều ước quốc tế có liên quan Tăng cường công tác kiểm tra của Nhà nước tại cảng biển (PSC) đảm bảo tàu trong điều kiện kỹ thuật thật sự an toàn mới được rời cảng

022014 – MTT - BGCT Trang 14

Ngoài ra, trong năm 2012, ngành hàng hải cần ban hành mức giá sàn xếp dỡ áp dụng cho các cảng; áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, điều hành và các hoạt động của các dịch vụ một cách có hiệu quả; liên kết chặt chẽ với nhau, xây dựng một hiệp hội có tiếng nói thống nhất để tạo sức mạnh cạnh tranh đối với các đội tàu nước ngoài Có chính sách huy động nguồn vốn đầu tư nhằm hiện đại hóa và phát triển đội tàu biển Việt Nam; phát triển các trung tâm phân phối hàng hóa gắn liền với các bến cảng container, đặc biệt là ở các cảng cửa ngõ, cảng trung chuyển quốc tế; phát triển dịch vụ logistics và dịch vụ vận tải đa phương thức; áp dụng chính sách ưu đãi cho đội tàu biển Việt Nam được giảm giá hoặc hỗ trợ giá xăng dầu trong giai đoạn khó khăn như hiện nay

Một việc cần phải chú trọng nữa, đó là nghiên cứu đổi mới phương thức đào tạo, tiêu chuẩn đào tạo lực lượng lao động vận tải biển như ưu tiên và đãi ngộ kinh phí đào tạo cho học viên ngành Hàng hải, đầu tư công nghệ cao cho các trường hàng hải Đồng thời, nghiên cứu, đề xuất chính sách ưu đãi đối với lực lượng lao động trong Ngành, nhằm khuyến khích lực lượng lao động gắn bó lâu dài với nghề

Cuối cùng, cần nghiên cứu xây dựng cơ quan quản lý cảng đủ mạnh (có thể theo

mô hình chính quyền cảng) phù hợp với thông lệ quốc tế và điều kiện của Việt Nam và

áp dụng thí điểm để điều hành và liên kết các cảng trong khu vực, bảo đảm thống nhất quản lý toàn diện quy hoạch phát triển, nhu cầu thị trường, cạnh tranh giữa các cảng, quy hoạch nguồn nhân lực, ban hành các thể chế, quy định vận hành chung các cảng

1.2 PHÂN TÍCH S.W.O.T

Mô hình phân tích S.W.O.T là một công cụ rất hữu dụng cho việc nắm bắt và

ra quyết định trong mọi tình huống đối với bất cứ mỗi cá nhân hay tổ chức kinh doanh nào nhằm cung cấp một công cụ phân tích chiến lược, rà soát và đánh giá vị

trí, định hướng phát triển của mỗi người hay của một dự án, một đề án S.W.O.T phù

hợp với làm việc và phân tích theo nhóm hoặc đối với một cá nhân, được sử dụng trong việc lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, tiếp thị, phát triển sản phẩm và dịch vụ

1.2.1 Khái niệm ma trận S.W.O.T

Để nhận biết đâu là ưu và nhược của bản thân, trước tiên bạn phải hiểu vai trò của chính bạn, nghĩa là hiểu cách bạn làm việc, cách bạn học, cách bạn đối phó với khó khăn Bạn có thể lập một ma trận S.W.O.T ngắn gọn, trong đó liệt kê những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức

022014 – MTT - BGCT Trang 15

Ma trận S.W.O.T

022014 – MTT - BGCT Trang 16

1.2.2 Cách lập ma trận S.W.O.T:

1 Lập một bảng gồm bốn ô, tương ứng với bốn yếu tố của mô hình S.W.O.T

2 Trong mỗi ô, nhìn nhận lại và viết ra các đánh giá dưới dạng gạch đầu dòng, càng rõ ràng, ngắn gọn, chính xác càng tốt

3 Thẳng thắn và không bỏ sót trong quá trình thống kê Bạn cũng nên quan tâm đến những quan điểm của mọi người

4 Biên tập lại để xóa bỏ những đặc điểm trùng lặp, gạch chân những đặc điểm riêng biệt, quan trọng

5 Phân tích ý nghĩa của chúng

6 Vạch rõ những hành động cần làm, như củng cố các kỹ năng quan trọng, loại

bỏ các mặt còn hạn chế, khai thác các cơ hội, bảo vệ bản thân khỏi các nguy cơ, rủi ro

7 Định kỳ cập nhật biểu đồ S.W.O.T, làm tăng thêm tính hoàn thiện và hiệu quả cho kế hoạch gây dựng sự nghiệp, chắc chắn tìm ra con đường dẫn đến thành công, và hạn chế tối đa những rủi rõ có thể gặp phải

Tình huống thảo luận:

Ông Hùng dự định mở một cơ sở sửa chữa mua bán trao đổi phụ tùng xe máy, đặc biệt là xe tay ga tại quốc lộ 13, thành phố Thủ Dầu Một Ông Hùng đã tốt nghiệp khóa học sửa xe gắn máy tại Trung Tâm Dạy Nghề Sửa Xe Gắn Máy Bình Dương vào tháng 09/2010 Do khó khăn trong tài chính và mặt bằng ông phải đi làm công cho một cơ sở sửa xe gắn máy nổi tiếng tại Thủ Dầu Một Ở đây ông có điều kiện trau dồi thêm kỹ năng nghề và giao tiếp tốt với khách hàng Thị trường xe gắn máy ngày càng phát triển Dân cư thành phố ngày càng đông đúc, tuy đó có một số tiệm sửa xe trên địa bàn nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Nắm bắt được thông tin thị trường cộng với sự giúp đỡ của gia đình bạn bè, ông Hùng nhận thấy mình có thể đáp ứng được nhu cầu khách hàng ông quyết định mở cơ sở hành nghề

Theo bạn ông Hùng có cơ hội thành công?

Kết quả S.W.O.T:

1 Nhiều đối thủ cạnh tranh

2 Giá cả nguyên liệu phụ sinh hoạt tăng

(Cơ sở mới mở có thể ảnh hưởng tới giá thành)

1.2.3 Phân tích ma trận S.W.O.T

Phân tích S.W.O.T thực chất là công việc phân tích ma trận mà ta đã xây dựng được, trên cơ sở đó ta có thể nhìn nhận một cách thấu đáo hơn về bản thân và các điều kiện cụ thể của bản thân để đưa ra các chiến lược nhằm cải thiện bản thân tốt hơn Ta có thể thấy các chuyến thuật cụ thể như sau (tham khảo hình vẽ):

1 S.O: tận dụng cơ hội kết hợp với điểm mạnh để phát huy tốt hơn các điểm mạnh

2 S.T: Phát huy các điểm mạnh để khắc chế, ngăn chặn các thách thức, đôi khi có thể biến thách thức thành cơ hội

3 W.O: Tận dụng cơ hội để khắc phục các điểm yếu

4 W.T: rất hiếm khi ta có thể đương đầu với thách thức để sửa đổi các điểm yếu của mình

……

Nhìn chung phân tích S.W.O.T là mộ công cụ rất linh hoạt và hữu hiệu trong việc đánh giá bản thân và đưa ra các hành động cần thiết để cải thiện bản thân Tùy

022014 – MTT - BGCT Trang 18

vào mỗi cá nhân và điều kiện cụ thể, mỗi người sẽ có cách tổng hợp khác nhau và hiệu quả của nó vì hế cũng rất khác nhau Hãy sử dụng nó thành thạo bạn sẽ có thể tạo cho mình một kỹ năng để phân tích quen thuộc trước khi bạn muốn thực hiện một công viêc nào đó

022014 – MTT - BGCT Trang 19

1 Chú trọng lao động

có kĩ năng, nhiệt tình

2 Có nhiều khóa học

và học bổng tài trợ

3 Sách dạy kĩ năng xuất hiện nhiều

1 Yêu cầu kinh nghiệm ở một số việc làm

2 Cuộc sống hiện đại với nhiều áp lực nặng nề

ST

S1,S3,T1: Tìm kiếm trải nghiệm qua các công việc, hoạt động

Weaknesses 1 Nóng vội,

thiếu tính kiên trì

WO

W1,O2,O5: Rèn luyện tính kiên trì qua việc đọc sách, tham gia các khóa học

WT

W1,T1: Rèn luyện tính kiên trì và tích lũy kinh nghiệm thực tế

THỰC HÀNH

Hãy lập ma trận SWOT cho bản thân?

Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng rất quan trọng, một người

có kĩ năng thuyết trình tốt sẽ có khả năng truyền đạt ý kiến của mình trước nhiều người một cách hiệu quả, vì thế khả năng thành công của họ sẽ cao hơn rất nhiều

Trong cuộc sống hằng ngày, mỗi chúng ta sẽ có những lúc phải trình bày về một vấn đề gì đó cho ai đó hiểu, nhưng đa số chúng ta lại gặp phải những cảm giác lo lắng, hồi hộp, không kiểm soát được lời nói, hành động của bản thân mỗi khi trình bày, nhất là khi phải trình bày trước nhiều người dẫn đến kết quả của bài thuyết trình thường không cao Vì vậy, mục đích của bài này là hướng dẫn cho sinh viên các kiến thức cơ bản trong quá trình thuyết trình nhằm nâng cao chất lượng của bài thuyết trình Khi đã nắm vững được các kiến thức cơ bản, kết hợp với quá trình tập luyện, thực hành thường xuyên thì sinh viên sẽ có được kĩ năng thuyết trình hiệu quả, giúp cho sinh viên dễ dàng thành công hơn trong tương lai

022014 – MTT - BGCT Trang 21

2.2 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH

Trong cuộc sống, chúng ta

cần lưu ý một vấn đề, đó là:

“Không chuẩn bị là chuẩn bị cho

thất bại” Trong quá trình thuyết

trình luôn phát sinh các tình

huống bất ngờ, khó xử, do đó

công tác chuẩn bị càng trở nên

quan trọng Chuẩn bị càng kỹ, tỉ lệ

rủi ro càng nhỏ và cơ hội thành

công của chúng ta càng lớn Sau

đây là các công việc chuẩn bị mà

Khi chuẩn bị một chủ đề,

thông thường ta có rất nhiều

điều muốn nói Tuy nhiên, nếu

cố gắng nói hết những điều đó

thì bài thuyết trình sẽ trở nên

lan man và không có trọng tâm

Để tránh tình trạng này thì

ngay từ khi chuẩn bị nội dung,

ta phải phân tích xem: đâu là ý

chính, đâu là ý phụ, ý nào “bắt

buộc” phải nói, ý nào “cần nói”

và ý nào “nên nói” Thông

thường ta sẽ ưu tiên nói những

022014 – MTT - BGCT Trang 22

ý “bắt buộc” trước, còn thừa thời gian thì sẽ cho thêm các ý “cần nói” và các ý “nên nói” để thuyết trình sau cùng

2.2.1.2 Đánh giá môi trường bên ngoài:

Trong thời đại thông tin như hiện nay, mọi thứ thay đổi rất nhanh Do đó, ta cần cập nhật thông tin và đánh giá môi trường bên ngoài Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề sẽ thuyết trình sẽ giúp ta tự tin hơn và trả lời linh hoạt các câu hỏi của khán giả khi thuyết trình Đặc biệt với những lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi từng ngày, từng giờ, thì trước khi thuyết trình ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thông tin, dẫn chứng ta đưa ra đã phải là mới nhất và đúng nhất hay chưa

2.2.2 Phân tích khán giả và diễn giả:

“Biết mình, biết người, trăm trận, trăm thắng” Thành công của một bài thuyết trình không chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của diễn giả mà còn cả của khán giả Phân tích diễn giả và khán giả giúp chúng ta có những giải pháp hữu hiệu cho bài thuyết trình của mình

2.2.2.1 Phân tích khán giả:

Càng hiểu về khán giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu của họ Những thông tin chúng ta cần thu thập để phân tíchlà: Thông tin cá nhân (tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn và chuyên môn, vị trí công việc), quan điểm, mối quan tâm của họ, giá trị riêng của từng người hoặc nhóm người… Tốt nhất là chuẩn bị trước những bảng danh sách phân loại khán giả để dễ dàng tiếp cận hơn Nếu biết một số người nghe có quan điểm cứng rắn thì hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề gây tranh cãi khi chúng ta đã có những chứng cứ, lập luận thuyết phục Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước là cần thiết, nhưng đôi khi không đúng lúc lại trở thành phản cảm với khán giả Do vây, chỉ sử dụng những câu chuyện vui, lời nói đùa đúng lúc để mang lại hiệu quả cao nhất

022014 – MTT - BGCT Trang 23

Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu bài thuyết trình Nếu chỉ có ít người nghe, chúng ta có thể trả lời những câu hỏi của người nghe một cách cụ thể, hoặc đề nghị họ cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày Nếu có đông người nghe thì buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều, người nghe ít có cơ hội đặt ra các câu hỏi chất vấn, do đó trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình

2.2.2.2 Phân tích diễn giả:

Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu:

- Chúng ta muốn gì?

- Mong muốn đạt được điều gì?

- Quan hệ của chúng ta với khán giả ra sao?

- Chúng ta có thể ảnh hưởng tới khán giả như thế nào?

- ………

Sau khi trả lời hết các câu hỏi trên thì chúng ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình

022014 – MTT - BGCT Trang 24

2.2.3 Xác định mục đích, mục tiêu:

Khi thuyết trình thì hiển nhiên là chúng ta phải biết mục đích của bài thuyết trình là gì, mục tiêu cụ thể sau khi thuyết trình cần đạt được những gì Tuy nhiên, đôi khi chúng ta lại coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau khi kết thúc thuyết trình khán giả vẫn không hiểu rõ ràng chúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm

gì, tại sao lại như thế v.v Những điều càng cơ bản thì chúng ta lại càng phải xác định

rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan Một bài thuyết trình được coi là thành công nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau:

- Không làm mất thời gian của người nghe

- Cấu trúc bài thuyết trình tốt

- Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn

- Nhấn mạnh được những điểm quan trọng

- Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe

2.2.3.1 Mục đích tổng quát

Khi đã có chủ đề rồi thì chúng ta cần phải xác định rất rõ ràng ta muốn gì:

- Mục đích cung cấp thông tin gì cho khán giả?

- Mục đích thuyết phục khán giả thực hiện điều gì?

- Hay chỉ đơn thuần là giải trí?

- Cụ thể, rõ ràng (Specific)

- Có thể lượng hoá hoặc kiểm tra được (Measurable)

- Có thể đạt được (Attainable)

- Hướng đến kết quả (Relistic)

- Thời gian thực hiện (Time – bound)

2.2.4 Trang phục

Trong mọi trường hợp, chúng ta chỉ có khoảng 90 giây để tạo cho người khác

ấn tượng tốt về mình Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, 93% ấn tượng đầu tiên đó được tạo bởi những tín hiệu không lời như: Cách chúng ta nói, vẻ bề ngoài và cách cư xử

Vì thế, để có thể tự tin đứng trước đám đông khán giả thì chúng ta phải hoàn toàn tự tin về bề ngoài của mình

Tóc: Tóc phải được cắt tỉa gọn gàng, có thể sử dụng một ít gel để giữ dáng cho tóc,

nhất là trong các buổi thuyết trình dài, trong điều kiện nóng nực tóc của bạn có thể

bị rối và xõa xuống, điều này sẽ gây ra ấn tượng không tốt

022014 – MTT - BGCT Trang 26

Trang phục: Hãy chọn bộ trang phục mà bạn cảm thấy thoải mái và hoàn toàn tự tin,

bởi toàn bộ ánh mắt của khán giả sẽ tập trung vào bạn Hãy chọn bộ trang phục phù hợp với nội dung bài nói, tránh những trang phục quá chật, khó cử động bởi nó sẽ làm cho khan giả không tập trung vào những gì bạn nói, mà chú ý đến vẻ không thoải mái của bạn Một bộ trang phục vừa người hoặc hơi rộng hơn chút ít sẽ làm bạn thoải mái và tự tin hơn

Nếu bạn hơi mập, bụng hơi to thì bạn nên chọn một bộ vest vừa người, có cài khuy, hạn chế sử dụng các loại áo khoác có mở nút trước Một điều cũng rất nên làm, nếu

có thể, đó là kiểm tra trước xem sân khấu hay bục mà bạn sẽ đứng nói có màu sắc như thế nào để bạn chọn một bộ trang phục có màu sắc tương phản, hoặc một màu

gì đó tôn bạn lên, như vậy bạn sẽ tránh được trường hợp màu trang phục của bạn bị hòa vào màu sân khấu

Ngoài ra, màu trang phục còn phải hợp với màu da cũng như màu tóc Nếu bạn có vóc dáng bé nhỏ thì các trang phục màu sang sẽ giúp bạn nổi bật hơn trước đám đông khán giả

Trước khi lên nói cần kiểm tra, chỉnh trang lại vẻ bề ngoài, bỏ hết các thứ không cần thiết ra khỏi túi quần, túi áo, hoặc các thứ có thể đung đưa, phát ra tiếng kêu khi bạn

di chuyển

Bạn nên mang theo một bộ trang phục dự phòng, bởi bạn có thể gặp phải một vài sự

cố bất ngờ, nhất là khi bạn phải tiếp tục thuyết trình sau bữa ăn, mà trong bữa ăn bạn vô tình để rơi đồ ăn lên áo…

Bạn không nên mặc bộ đồ mà bạn định mặc lên thuyết trình để đi một quáng đường

xa, bụi bặm vì nó sẽ trở nên nhàu nát và nhạt màu…

Giày: Đánh bóng đôi giày để hoàn tất vẻ bề ngoài lịch sự và chứng tỏ bạn tôn trọng

khán giả

Kính: Nếu bạn đeo kính thì hãy đảm bảo nó không phải là mắt kính phản quang, tốt

nhất là bạn nên sử dụng kính sát tròng để bạn có thể giao tiếp bằng mắt với khán giả

2.2.5 Phương tiện, tuyến đường di chuyển và địa điểm thuyết trình

Chúng ta phải nắm rõ được loại phương tiện, tuyến đường di chuyển để đảm bảo đến địa điểm thuyết trình đúng như dự kiến, tốt nhất là chúng ta đến trước 30 phút đề phòng kẹt đường, hỏng xe…

Đến sớm kiểm tra địa điểm sẽ thuyết trình để chắc chắn chỗ đứng của bạn, chỗ ngồi của khán giả cùng với những thiết bị hỗ trợ như bảng trắng, bảng đen, ánh

022014 – MTT - BGCT Trang 27

sáng, vị trí màn hình máy chiếu, hệ thống âm thanh… đều thuận tiện cho bạn Đến sớm đồng thời giúp bạn có thể làm quen với khán giả và có thời gian chuẩn bị tinh thần, chỉnh trang lại trang phục, đầu tóc và giảm bớt căng thẳng, hồi hộp Chào hỏi và nói chuyện với một vài khán giả khi họ đến Như chúng ta biết, nói chuyện với một nhóm bạn chắc chắn sẽ dễ hơn với những người xa lạ, vì vậy đến sớm để nói chuyện, làm quen trước với khán giả là một điều quan trọng

2.2.6 Thiết bị hỗ trợ

Cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị hỗ trợ mà bạn dự định sẽ sử dụng, đảm bảo tất cả chúng phải hoạt động tốt và bạn biết cách sử dụng chúng

022014 – MTT - BGCT Trang 28

2.2.7 Tập luyện trước khi thuyết trình

Bước cuối cùng quan trọng nhất và thường bị bỏ qua nhất đó là tập luyện trước khi thuyết trình Để tập các động tác cơ bản, chúng ta có thể tập trước gương Tuy nhiên để tự tin và hiệu quả hơn, ta nên tập luyện trước một vài người, một nhóm nhỏ, rồi đến tập luyện với những điều kiện

giống như khi ta thuyết trình thật Quá trình đó sẽ

khiến ta thu thập thêm rất nhiều ý kiến, ý tưởng

mới được người khác đóng góp, những ý tưởng do

quá trình tập luyện ta nảy sinh thêm “Thao trường

có đổ mồ hôi thì chiến trường mới bớt đổ máu”

Luyện tập dần dần từng bước nhỏ là bí quyết thành

công lớn nhất của người thuyết trình Tập làm sao

để nói to, rõ ràng, thong thả, không quá nhánh, quá

chậm, có điểm nhấn, điểm dừng nói thu hút được

người nghe luôn tập trung về phía mình

Tối ưu nhất là đặt camera ghi hình lại để phân tích và điều chỉnh hành vi của chính mình Quá trình tập luyện sẽ giúp ta biến những động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất cả các động tác thành phản xạ tự nhiên thì ta chỉ cần tập trung vào nội dung chúng ta cũng có một bài thuyết trình sinh động

2.3 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH

Một công trình tồn tại vững chắc với thời gian là nhờ có kết cấu hợp lí Cũng làm từ cácbon nhưng than bùn thì siêu rẻ còn kim cương thì siêu đắt là bởi vì chúng

có cấu trúc khác nhau Tương tự như vậy, một bài thuyết trình có ấn tượng, có chặt chẽ, thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bài thuyết trình đó

2.3.1 Dàn bài cơ bản

Cấu trúc của một bài thuyết trình gồm có 3 phần: Mở đầu, thân bài và kết luận Vấn đề quan trọng là chúng ta phải biết tổ chức và thể hiện các phần cho thật hiệu quả Khi chuẩn bị bài thuyết trình, chúng ta thường có những câu hỏi kiểu như:

- Làm thế nào để có một mở bài sắc nhọn lôi cuốn, ấn tượng?

- Làm thế nào để có một thân bài chặt chẽ phù hợp?

- Làm thế nào để có một kết luận chắc chắn, dễ nhớ và đi vào lòng người?

022014 – MTT - BGCT Trang 29

Cả ba câu hỏi trên có thể trả lời bằng một câu: Hãy thiết kế bài thuyết trình của ta giống như “cái đinh”

 Phần mở bài: Phần mở bài giống như cái mũi đinh Mũi đinh phải sắc nhọn

thì mới xuyên được qua lớp gỗ đầu tiên Vì vậy phần mở bài phải sắc sảo để có thể:

- Thu hút người nghe ngay từ khi bắt đầu thuyết trình

- Tạo bầu không khí hào hứng ban đầu

- Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái chú ý lắng nghe

 Phần thân bài: Phần thân bài giống như cái thân đinh Thân đinh cần chắc

chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Như vậy phần thân của bài thuyết trình cần được thiết kế phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của khán giả, thời gian và bối cảnh của khán phòng Một bài thuyết trình quá ngắn với một khoảng thời gian quá dài không khác gì lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền Ngược lại một bài thuyết trình quá dài, nội dung phức tạp trong một khoảng thời gian quá ngắn thì không khác gì lấy đinh đóng thuyền để đóng guốc Vậy yêu cầu là bài thuyết trình phải có một độ dài và nội dung phù hợp với người nghe

 Phần kết luận: Phần kết luận giống như mũ đinh Hai mảnh gỗ không thể kết

dính chặt chẽ vào nhau nếu như chiếc đinh không có mũ Vậy khi kết thúc thuyết trình, người nghe cũng không thể nhớ được nội dung chính bài thuyết trình nếu như không có kết luận Phần kết luận giúp cho khán giả nắm được những điểm chính của bài thuyết trình và lưu lại những ấn tượng về diễn giả

và bài thuyết trình

Khi đã xây dựng được dàn bài cơ bản thì chúng ta sẽ tiến hành khai triển các ý lớn, các luận điểm lớn thành các ý nhỏ nhằm thể hiện nội dung của bài thuyết trình một cách sắc sảo, thú vị và thuyết phục nhất có thể

có tiếp tục nghe hay không phụ thuộc rất nhiều vào những giây phút đầu tiên và cách

ta thu hút sự chú ý của họ ngay từ ban đầu Đây là phần khó khăn nhất trong thuyết trình vì chúng ta “không có cơ hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu”

Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau Một số cách phổ biến hay được

sử dụng là:

- Dùng các ví dụ minh họa: Ví dụ: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài giảng

“cấu trúc bài thuyết trình”

- Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể một câu chuyện về tiết

kiệm để bắt đầu một bài thuyết trình về huy động tiết kiệm

- Sử dụng các số liệu thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn

- Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để

có được sự đồng cảm của khán giả

- Hài hước hoặc những câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề mình sẽ

nói cũng là một cách mà những người có khiếu hài hước hay làm để thu hút sự chú ý của khán giả

- Còn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra, hoặc đơn giản chỉ bằng việc kết hợp nhiều cách lại với nhau

 Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính của bài thuyết trình:

Sau khi có được sự chú ý của khán giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó Mục tiêu thuyết trình không rõ ràng thì rất khó có thể thành công

Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái quát những nội dung chính và lịch trình làm việc Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình

2.3.2.2 Phần thân bài

 Lựa chọn nội dung quan trọng:

- Thứ hai: sợ khán giả không hiểu những gì mình nói Nhưng chúng ta cần

nhớ: “Đa thư thì loạn tâm”, nếu chúng ta đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại là làm khán giả rối trí không nhớ được gì

Vì vậy, trong phần thân bài cần thiết xác định được đâu là thông tin quan trọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng đâu là thông tin nên truyền đạt Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép ta sắp xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin cần và cuối cùng là thông tin nên biết Thách thức lớn nhất đối với người thuyết trình đó là giới hạn các điểm chính hay còn gọi là lựa chọn nội dung quan trọng để trình bày

 Chia thành các phần dễ tiếp thu

Một bài thuyết trình thông thường được chia làm 2 - 6 phần Các phần này được sắp xếp với nhau theo một trật tự lôgíc nhất định Lôgíc có thể theo trình tự thời gian, có thể theo quan hệ nguyên nhân - kết quả

 Phân bổ thời gian cho từng nội dung

Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải phân bổ thời gian phù hợp cho từng nội dung Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho khán giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung

 Thông báo trước khi kết thúc

Việc thông báo này có thể thể hiện bằng những cụm từ như: tóm lại ; để kết thúc, tôi tóm tắt lại ; Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày

2.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH

Để thành công trong việc thuyết trình trước đám đông thì bạn phải là người làm chủ được mọi tình huống, để đạt được điều đó thì bạn cần tự đặt ra các câu hỏi như sau:

- Bạn sẽ thuyết trình cái gì?

- Thuyết trình như thế nào?

- Người nghe sẽ cảm nhận như thế nào?

- Người nghe sẽ thay đổi như thế nào?

Để trả lời một cách hiệu quả các câu hỏi trên, bạn cần giải quyết tốt các vấn đề sau đây:

2.4.1 Sắp xếp nội dung theo trình tự lôgic

Sắp xếp những nội dung bạn phải nói theo một trình tự thật hợp lý Sự lô-gic của bài thuyết trình sẽ giúp người nghe chú ý và dễ dàng tiếp thu những gì bạn nói hơn Hãy làm cho bài thuyết trình lôi cuốn để khán giả không có cảm giác bị lãng phí thời gian khi ngồi nghe bạn thuyết trình Có như vậy

người nghe mới luôn tập trung chú ý và chờ đợi

những thứ bạn sẽ trình bày

2.4.2 Âm điệu giọng nói thuyết phục

Âm điệu và giọng nói đóng vai trò rất qua trọng

trong thuyết trình Nói chậm rãi, phát âm rõ ràng, biểu

lộ cảm xúc hợp lí với những điều bạn trình bày sẽ giúp

bạn thiết lập được mối liên hệ với khán giả và khán giả

022014 – MTT - BGCT Trang 33

sẽ tập trung theo dõi bạn hơn Hãy cố gắng nói đủ lớn để người ngồi xa nhất cũng có thể nghe thấy bạn Thường xuyên thay đổi âm điệu của bạn và kịch tính hoá nếu cần thiết Nếu dùng mic thì hãy điều chỉnh mic và giọng nói cho phù hợp

2.4.3 Ngôn từ thích hợp

Sử dụng ngôn từ thích hợp rất quan trọng đối với thuyết trình Ngoài ngôn từ bằng lời nói còn sử dụng ngôn ngữ phi ngôn từ (ngôn ngữ cơ thể) Khán giả thích chúng ta đứng hoặc di chuyển với cử chỉ và nét mặt biểu cảm hơn là ngồi ì một chỗ, cúi đầu dán mắt cặm cụi đọc một bài diễn văn đã được chuẩn bị từ trước

Thỉnh thoàng chúng ta có thể liếc nhìn vào giấy, vào màn hình máy tính hoặc màn chiếu nhưng không được nhìn quá lâu Nói dõng dạc, rõ ràng và tự tin, không nói lí nhí sẽ làm người nghe cảm thấy bạn đang nắm vững những gì bạn đang nói Nếu bạn mắc lỗi thì xin lỗi khán giả một cách ngắn gọn, sửa lỗi và tiếp tục bài thuyết trình của bạn Không cần phải viện cớ này nọ hay xin lỗi quá rườm rà

Dùng mắt tiếp xúc với khán khán giả một cách thân mật Chú ý đến nguyên tắc

3 giây, nghĩa là nếu có nhìn thẳng vào một vị khán giả nào đó thì cũng chỉ trong vòng

3 giây Trao đổi bằng mắt trực tiếp với một số người trong đám đông và thỉnh thoảng liếc qua toàn bộ khán giả khi đang nói Việc nhìn vào ai đó khiến họ cảm thấy

họ đang thực sự tham gia vào vấn đề Tuy nhiên, không nên nhìn thẳng vào mắt khán giả quá lâu vì như vậy sẽ làm họ bối rối và đôi khi chính bản thân diễn giả cũng trở

Nếu những gì bạn chuẩn bị hoàn toàn không thể làm cho người nghe hiểu thì bạn phải tùy cơ ứng biến thay đổi kế hoạch nếu bạn đã lường trước được điều này Nhớ rằng giao tiếp là chìa khoá của một buổi thuyết trình thành công nên trước hết bạn phải nắm vững kĩ năng về giao tiếp

Nếu bạn thiếu thời gian, nên biết phần nào có thể bỏ qua Nếu bạn thừa thời gian, nên biết thông tin nào cần bổ sung để bài thuyết trình hiệu quả hơn Hãy luôn chuẩn bị cho những tình huống đột xuất

Tạm dừng để chính bạn và khán giả có một chút thời gian để suy nghĩ và nghiền ngẫm Đừng trình bày vội vã và để rồi người nghe cũng như chính bạn không thật sự hiểu bạn đang nói gì, và hơn nữa chính bạn và khán giả sẽ cảm thấy mệt mỏi

Thêm chất hài hước: Để có một thuyết buổi trình tốt và để lại ấn tượng thì nên

có thêm yếu tố hài hước Hài hước là chất xúc tác tuyệt vời, tuy nhiên hài hước phải đúng lúc, đúng chỗ, phải biết sử dụng nó vào những thời điểm phù hợp, một cách có chừng mực

Cần nắm được thời điểm ngừng bài thuyết trình Bạn nên sử dụng đồng hồ bấm giờ để tính thời gian khi bạn luyện tập ở nhà Khi kết thúc bài thuyết trình thì nhất thiết phải tóm tắt những ý chính giống như khi viết phần kết của một bài thuyết trình Cuối cùng bạn cần cảm ơn khán giả vì đã chú ý lắng nghe bạn nói và chúc họ những lời chúc tốt lành

Để thuyết trình thành công bạn cần biết kết hợp hiệu quả giữa các yếu tố: Ngôn từ, phi ngôn từ, sự thông minh, sáng tạo, hài hước và vốn kiến thức về vấn đề

đó

Thường thì thuyết trình không chỉ có nói không mà còn có các thiết bị và công

cụ hỗ trợ Các thiết bị và công cụ hỗ trợ chủ yếu được sử dụng khi thuyết trình hiện nay là Projector (máy chiếu) dùng để chiếu các slide (chuẩn bị bằng phần mềm Power Point), video hoặc các file sử dụng phần mềm khác; bảng trắng, bảng đen, biểu đồ, sơ đồ, hình vẽ… Như vậy, điểm mấu chốt của thuyết trình không chỉ là nói giỏi mà còn biết phối hợp tốt giữa nói và các thiết bị hỗ trợ Vì vậy, diễn giả cũng cần

022014 – MTT - BGCT Trang 35

phải nắm rõ các kiến thức về các thiết bị hỗ trợ để sử dụng chúng một các có hiệu quả

2.5 NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH

2.5.1 Tính toán thời gian hợp lý

Lên kế hoạch, chuẩn bị và

luyện tập trước sao cho bài

thuyết trình chỉ chiếm khoảng

75% lượng thời gian ước lượng,

25% thời gian còn lại để người

nghe cùng tham gia Tuy nhiên,

các bạn cũng cần phải chuẩn bị

sẵn phương án để lấp đầy 25%

thời gian dành cho khán giả nếu

khán giả không nhiệt tình tham

gia như bạn dự kiến Tránh

trường hợp khán giả không tham gia đóng góp ý kiến mà bạn cũng không còn gì để nói thì bài thuyết trình sẽ kết thúc sớm hơn dự kiến, như thế sẽ không tốt

2.5.2 Nội dung phù hợp

Khi chuẩn bị bài thuyết trình, bạn hãy xác định những nội dung “phải”, “nên”

và “có thể” đưa đến cho người nghe Hãy hạn chế nội dung tùy theo thời gian thuyết trình và sự quan tâm của người nghe

2.5.3 Làm bài thuyết trình thêm hấp dẫn

Đưa vào bài thuyết trình các câu chuyện, giai thoại, phép ẩn dụ, một chút hài hước để bài thuyết trình thêm thuyết phục và lôi cuốn thay vì chỉ đưa ra những dữ liệu đơn thuần

2.5.4 Lập dàn ý cho riêng mình:

Hãy gạch ý đầu dòng và sử dụng các từ khóa thay vì dùng cả câu văn dài dòng Bôi đậm những chỗ quan trọng để dễ theo dõi

2.5.5 Luyện nói thật to:

Hãy tập nói thật to trước khi thuyết trình, khi luyện tập nhiều bạn sẽ nói rất

tự nhiên và tự tin với những gì bạn đang nói