Sử dụng ngôn từ thích hợp rất quan trọng đối với thuyết trình. Ngoài ngôn từ bằng lời nói còn sử dụng ngôn ngữ phi ngôn từ (ngôn ngữ cơ thể). Khán giả thích chúng ta đứng hoặc di chuyển với cử chỉ và nét mặt biểu cảm hơn là ngồi ì một chỗ, cúi đầu dán mắt cặm cụi đọc một bài diễn văn đã được chuẩn bị từ trước.
Thỉnh thoàng chúng ta có thể liếc nhìn vào giấy, vào màn hình máy tính hoặc màn chiếu nhưng không được nhìn quá lâu. Nói dõng dạc, rõ ràng và tự tin, không nói lí nhí sẽ làm người nghe cảm thấy bạn đang nắm vững những gì bạn đang nói. Nếu bạn mắc lỗi thì xin lỗi khán giả một cách ngắn gọn, sửa lỗi và tiếp tục bài thuyết trình của bạn. Không cần phải viện cớ này nọ hay xin lỗi quá rườm rà.
Dùng mắt tiếp xúc với khán khán giả một cách thân mật. Chú ý đến nguyên tắc 3 giây, nghĩa là nếu có nhìn thẳng vào một vị khán giả nào đó thì cũng chỉ trong vòng 3 giây. Trao đổi bằng mắt trực tiếp với một số người trong đám đông và thỉnh thoảng liếc qua toàn bộ khán giả khi đang nói. Việc nhìn vào ai đó khiến họ cảm thấy họ đang thực sự tham gia vào vấn đề. Tuy nhiên, không nên nhìn thẳng vào mắt khán giả quá lâu vì như vậy sẽ làm họ bối rối và đôi khi chính bản thân diễn giả cũng trở
022014 – MTT - BGCT Trang 34
nên bối rối. Trong một hội trường lớn với một lượng đông khán giả thì cách nhìn tốt nhất là nhìn theo hình chữ W hoặc M.
Nói chuyện với khán giả, lắng nghe những câu hỏi và trả lời khán giả đem lại hiệu quả rất cao cho bài thuyết trình, vì khán giả sẽ cảm thấy họ thực sự được tham gia vào bài thuyết trình và các nội dung bạn đang nói là khách quan vì có sự đóng góp ý kiến của mọi người.
Nếu những gì bạn chuẩn bị hoàn toàn không thể làm cho người nghe hiểu thì bạn phải tùy cơ ứng biến thay đổi kế hoạch nếu bạn đã lường trước được điều này. Nhớ rằng giao tiếp là chìa khoá của một buổi thuyết trình thành công nên trước hết bạn phải nắm vững kĩ năng về giao tiếp.
Nếu bạn thiếu thời gian, nên biết phần nào có thể bỏ qua. Nếu bạn thừa thời gian, nên biết thông tin nào cần bổ sung để bài thuyết trình hiệu quả hơn. Hãy luôn chuẩn bị cho những tình huống đột xuất.
Tạm dừng để chính bạn và khán giả có một chút thời gian để suy nghĩ và nghiền ngẫm. Đừng trình bày vội vã và để rồi người nghe cũng như chính bạn không thật sự hiểu bạn đang nói gì, và hơn nữa chính bạn và khán giả sẽ cảm thấy mệt mỏi.
Thêm chất hài hước: Để có một thuyết buổi trình tốt và để lại ấn tượng thì nên có thêm yếu tố hài hước. Hài hước là chất xúc tác tuyệt vời, tuy nhiên hài hước phải đúng lúc, đúng chỗ, phải biết sử dụng nó vào những thời điểm phù hợp, một cách có chừng mực.
Cần nắm được thời điểm ngừng bài thuyết trình. Bạn nên sử dụng đồng hồ bấm giờ để tính thời gian khi bạn luyện tập ở nhà. Khi kết thúc bài thuyết trình thì nhất thiết phải tóm tắt những ý chính giống như khi viết phần kết của một bài thuyết trình. Cuối cùng bạn cần cảm ơn khán giả vì đã chú ý lắng nghe bạn nói và chúc họ những lời chúc tốt lành.
Để thuyết trình thành công bạn cần biết kết hợp hiệu quả giữa các yếu tố: Ngôn từ, phi ngôn từ, sự thông minh, sáng tạo, hài hước và vốn kiến thức về vấn đề đó.
Thường thì thuyết trình không chỉ có nói không mà còn có các thiết bị và công cụ hỗ trợ. Các thiết bị và công cụ hỗ trợ chủ yếu được sử dụng khi thuyết trình hiện nay là Projector (máy chiếu) dùng để chiếu các slide (chuẩn bị bằng phần mềm Power Point), video hoặc các file sử dụng phần mềm khác; bảng trắng, bảng đen, biểu đồ, sơ đồ, hình vẽ…. Như vậy, điểm mấu chốt của thuyết trình không chỉ là nói giỏi mà còn biết phối hợp tốt giữa nói và các thiết bị hỗ trợ. Vì vậy, diễn giả cũng cần
022014 – MTT - BGCT Trang 35
phải nắm rõ các kiến thức về các thiết bị hỗ trợ để sử dụng chúng một các có hiệu quả.