2.8.1 Kỹ thuật kéo dài bài thuyết trình
Nếu nội dung của bài thuyết trình ít hơn so với thời gian của buổi thuyết trình thì bạn có thể sử dụng một số phương pháp sau đây để kéo dài thời gian thuyết trình:
022014 – MTT - BGCT Trang 41
- Kể vài mẩu chuyện để minh họa thêm cho những nội dung đã trình bày. - Tạo ra tình huống nhập vai.
- Cùng khán giả tổng kết lại những điểm chính đã trình bày.
2.8.2 Kỹ thuật rút ngắn bài thuyết trình
Ngược lại, nếu nội dung của bài thuyết trình dài hơn so với thời gian của buổi thuyết trình thì bạn có thể sử dụng một số phương pháp sau đây để rút ngắn thời gian thuyết trình:
- Loại bỏ bớt các hoạt động, các nội dung ít quan trọng. - Tập trung vào những điểm chính của bài trình bày.
- Nêu vấn đề và khẳng định sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau.
2.9 CÁCH SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG TIỆN HỖ TRỢ
Các phương tiện hỗ trợ là không thể thiếu trong quá trình thuyết trình trước đám đông. Phần này sẽ nêu ra các điểm chúng ta cần lưu ý khi sử dụng các phương tiện hỗ trợ thuyết trình.
2.9.1 Nguyên tắc sử dụng các phương tiện hỗ trợ trong thuyết trình
Khi sử dụng các thiết bị hỗ trợ thuyết trình cần đảm bảo các yếu tố sau đây: - Đảm bảo tất cả khán giả đều nhìn thấy được.
- Thông tin viết không mâu thuẫn với thông tin nói.
- Thu hút khán giả bằng cách sử dụng màu sắc: cần chú ý rằng việc trang trí này nhằm hỗ trợ chứ không được làm sao lãng các thông tin.
- Thông tin trình bày trên các phương tiện hỗ trợ phải rõ nghĩa, chính xác, cô đọng và trình bày đẹp.
- Cần phải nhấn mạnh được các điểm chính. - Phải có tiêu đề cho từng phần.
2.9.2 Một số phương tiện hỗ trợ và cách sử dụng dụng
Bảng trắng:
- Kiểm tra đúng loại bút viết bảng và bút phải có mực.
022014 – MTT - BGCT Trang 42
- Có khăn lau bảng tránh dùng giấy để lau.
- Chữ viết rõ ràng và đủ lớn để mọi người có thể nhìn thấy…
Bảng giấy
- Sử dụng bút nhiều màu và bút phải có mực. - Đậy nắp sau khi sử dụng.
- Đủ số lượng giấy và bút. - Tiêu đề nên viết chữ in hoa.
- Chữ viết rõ ràng và đủ lớn để mọi người có thể nhìn được.
Thẻ màu
- Chọn màu bút thích hợp với màu giấy. - Không viết quá sát lên mép trên. - Viết theo chiều ngang của thẻ.
- Chọn màu phù hợp với từng mục tiêu. - Viết ý chính của nội dung cần trình bày.
Trang chiếu (slides) và máy chiếu (LCD Projector)
Trang chiếu được thiết kế trong phần mềm Powerpoint. Khi thiết kế trang chiếu cần tuân theo các nguyên tắc sau:
- Không quá 6 ý trên một slide.
- Một ý không quá 2 dòng (không quá nhiều chữ).
- Điều chỉnh cỡ chữ phù hợp với không gian và số lượng người nghe. - Ngôn từ nhất quán.
- Gam màu và hình ảnh thích hợp (không sử dụng gam màu nóng). - Trang chiếu cân đối.
022014 – MTT - BGCT Trang 43
- Tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra máy và các công cụ phụ trợ (nếu có) trước khi thuyết trình.
- Kiểm tra kết nối điện và đầu dây nối với máy tính.
- Điều chỉnh độ nét của trang chiếu và kích thước của trang chiếu cho phù hợp với màn hình (focus và zoom).
- Sử dụng chuột từ để điều khiển trang chiếu từ xa. - Không đi qua trước ống kính máy chiếu.
022014 – MTT - BGCT Trang 44
CHƯƠNG 3: KĨ NĂNG THIẾT LẬP MỤC TIÊU
3.1 Mục tiêu & cách thiết lập mục tiêu
Trong chương này chúng ta sẽ thảo luận xem làm thế nào để lên kế hoạch cho tương lai tốt hơn bằng cách đặt ra các mục tiêu. Những người luôn đề ra mục tiêu cho tương lai thường gặt hái thành công và tránh được những sai lầm lớn mà có thể cản trở con đường tiến tới giấc mơ của họ. Chúng ta sẽ cùng thảo luận xem mục tiêu là gì và các bước xây dựng mục tiêu như thế nào?
3.1.1 Mục tiêu là gì?
Hãy cùng nhau suy ngẫm!!!
Hãy cho tôi biết ước mơ của bạn là gì?
Bạn thường mong muốn điều gì nhất?
Bạn đã làm gì để thực hiện ước mơ hay mong muốn của bạn?
Theo bạn thì bao giờ ước mơ hay mong muốn đó trở thành hiện thực?
Liệu bạn có thể biến mơ ước hay mong muốn của mình thành sự thật?
Trả lời được những câu hỏi trên, ta có thể hiểu được khái niệm mục tiêu: Mục tiêu là những thành tựu mà chúng ta muốn đạt được trong tương lai. Chúng ta sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu nếu chúng ta lập kế hoạch trước. Mục tiêu được tạo thành dựa trên 5 yếu tố sau:
- Một giấc mơ/mong muốn - Có thể thực hiện được - Ước lượng được - Có hạn định
- Trong tầm kiểm soát
3.1.2 Tại sao phải sống có mục tiêu?
Mục tiêu là thứ giúp chúng ta tồn tại và đi mãi trên những đoạn đường đời. Một khi chúng ta mất mục tiêu, mất phương hướng thì chúng ta trở nên bồn chồn, lo âu, không biết phải làm gì.
022014 – MTT - BGCT Trang 45
“Nếu không biết mình đang đi đâu thì mọi ngọn gió đưa đẩy con thuyền đều là ngọn gió đúng và nếu bạn cứ đi theo mọi hướng gió thì thuyền của bạn sẽ chạy lòng vòng”. (Ken Loughnan)
“If I had eight hours to chop down a tree, I'd spend six hours sharpening my axe” (Abraham Lincoln)
3.1.3 Phân loại mục tiêu:
Một mục tiêu có thể là mục tiêu ngắn hạn hoặc mục tiêu dài hạn.
3.1.3.1 Mục tiêu ngắn hạn
Mục tiêu trước mắt là kế hoạch có thể hoàn thành trong vòng 1 – 2 tháng. Ví dụ:
- Hôm nay, tôi sẽ lau nhà.
- Tôi sẽ vượt qua kì thi trong hai tháng tới.
022014 – MTT - BGCT Trang 46
Đặt ra mục tiêu ngắn hạn có thể giúp bạn lập kế hoạch để hoàn thành những công việc sẽ xảy ra trong tương lai gần. Khi bạn đề ra những mục tiêu thì hãy viết ra và lên kế hoạch làm thế nào để đạt được chúng như vậy bạn sẽ dễ dàng hoàn thành mục tiêu hơn.
Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là giành được điểm tốt trong kì thi hai tháng tới thì hãy ngồi xuống và ghi ra bạn sẽ chuẩn bị như thế nào để có thể làm tốt bài thi. Bạn sẽ xắp xếp thời gian học như thế nào (hàng ngày hay tuần ba buổi...)? Bạn sẽ học ở đâu? Ai sẽ động viên bạn? Bạn sẽ học với thời gian bao lâu? Nếu bạn thực hiện theo kế hoạch, có thể bạn sẽ làm tốt bài thi. Như vậy bạn sẽ đạt được mục tiêu của mình.
3.1.3.2 Mục tiêu dài hạn
Mục tiêu dài hạn là kế hoạch có thể hoàn thành trong một năm hoặc lâu hơn. Chẳng hạn như:
- Tôi sẽ đi học đại học để trở thành bác sĩ.
- Tôi sẽ sinh hai đứa con và chúng nó sẽ học ở những trường có chất lượng. - Tôi sẽ có một doanh nghiệp tư nhân sau 5 năm nữa.
- Tôi sẽ tậu một mảnh vườn.
Mục tiêu dài hạn là những kế hoach giúp bạn đạt được ước mơ của mình. Khi bạn lập ra kế hoạch làm thế nào để đạt được mục tiêu bạn sẽ tránh được những hành vi có thể cản trở việc bạn đạt được ước mơ đó.
Mục tiêu dài hạn được hoàn thành nhờ việc hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn. Ví dụ, nếu bạn muốn học ở một trường đại học uy tín bạn cần phải lập ra các kế hoach ngắn hạn để giành được điểm tốt ở trường, để sau này có thể làm tốt bài thi đại học và tránh xa các tệ nạn xã hội có thể làm bạn mất cơ hội đặt chân vào cổng
022014 – MTT - BGCT Trang 47
trường đại học. Nếu bạn bỏ qua những việc mà bạn cần phải làm ngay từ bây giờ để thì có nghĩa bạn đang đánh mất cơ hội để thực hiện ước mơ của mình. Khi đã thực sự muốn giành được mục tiêu của mình thì bạn cần phải nỗ lực hết mình để giành được mục tiêu đó.
3.1.4 Các bước thiết lập mục tiêu
3.1.4.1 Phương pháp xác lập mục tiêu
Thiết lập mục tiêu thực tế
Thật chính xác
Đặt ưu tiên
Viết mục tiêu ra
Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ
Đừng xác lập những mục tiêu quá dễ dàng
3.1.4.2 Các bước xây dựng mục tiêu
Xác định mục tiêu tiềm năng
Sắp xếp và lựa chọn các mục tiêu của bạn
Viết ra các mục tiêu của bạn
Lên kế hoạch thực hiện các mục tiêu của bạn
Theo đuổi các mục tiêu của bạn và theo dõi quá
trình thực hiện Đánh giá mục tiêu Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 6 Bước 5 Bước 1
022014 – MTT - BGCT Trang 48
Ví dụ thiết lập mục tiêu
Bạn có 15 phút để thiết lập mục tiêu của cá nhân bạn trong 10 năm tới và liệt kê rõ ràng các mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn.
Hãy chia sẻ các mục tiêu đó với chúng tôi một cách ngắn gọn nhất nhé!
3.2 Mục tiêu nhóm
3.2.1 Các đặc trưng của mục tiêu nhóm
Thiết thực
Cụ thể
Rõ ràng
Có tiêu chí đánh giá
Vừa sức với mỗi thành viên
Phù hợp với từng thành viên trong nhóm
Được sự đồng thuận của các thành viên
3.2.2 Tại sao phải có mục tiêu nhóm
Có mục tiêu nhóm và đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu, bạn có thể: - Tập trung vào những gì quan trọng nhất phải thực hiện hàng ngày, hàng
tuần, hàng năm…
- Tạo hướng thực hiện thống nhất cho nhóm
- Thực hiện được nhiều hơn các nhiệm vụ mà lại chi phí ít công sức hơn - Thúc đẩy nhóm của bạn hoàn thành nhiệm vụ chung
022014 – MTT - BGCT Trang 49
3.2.3 Thiết lập mục tiêu nhóm
Nhóm trưởng trao đổi với các thành viên và chịu trách nhiệm thiết lập mục tiêu chung và mục tiêu của từng thành viên.
Có 2 phương pháp thiết lập mục tiêu phổ biến nhất:
- Kiểm soát thuận: Nhóm trưởng thiết lập mục tiêu chung, các thành viên xây dựng mục tiêu cá nhân hỗ trợ thực hiện mục tiêu chung
- Kiểm soát ngược: Các thành viên thiết lập mục tiêu cá nhân, nhóm trưởng tổng hợp thành mục tiêu chung
Tạo danh sách các mục tiêu cần thực hiện.
Đảm bảo rằng các mục tiêu của bạn phù hợp với các mục tiêu chung.
Viết ra các mục tiêu và để sao bạn có thể thấy được.
Nếu có thể thì tổng hợp công việc từ nhiều mục tiêu khác nhau.
3.2.4 Công cụ sử dụng
- Biểu đồ phát triển các mục tiêu - Checklist xây dựng mục tiêu SMART
022014 – MTT - BGCT Trang 50
- Biểu đồ mục tiêu và công việc cần làm - Biểu đồ các yếu tố thành công
- Biểu đồ Vướng mắc/giải pháp - Checklist đánh giá mục tiêu
3.3 Mục tiêu “thông minh” SMART 3.3.1 Khái niệm 3.3.1 Khái niệm
Một mục tiêu hiệu quả thường tuân theo quy tắc SMART trong đó các chữ cái đầu lần lượt đại diện cho:
S
Attainable: Có thể thực hiện được Ví dụ: Học được 50 từ vụng tiếng Anh mỗi ngày
A R
Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu Ví dụ: thức dậy lúc 6h sáng để đi học
M Measurable: Đo đếm được
Ví dụ: đi bơi một tuần 2 lần
Realistic: thực tiễn
Ví dụ: Đạp xe đi học mỗi ngày Time-bound: Có hạn định
Ví dụ:Tôi sẽ góp đủ tiền mua vé xem phim
vào thứ 7 này.
022014 – MTT - BGCT Trang 51
3.3.2 Ví dụ về mục tiêu SMART
Mục tiêu thông thường Mục tiêu SMART
Tôi muốn giảm cân Tôi sẽ giảm 5 kg trong vòng 1 tuần Tôi sẽ liên hệ thực tập ở dưới tàu Tôi sẽ nộp đơn xin đi thực tập vào
công ty vận tải dầu khí FALCON Nhóm sẽ góp tiền để giúp đỡ bạn A do
hoàn cảnh khó khăn
Nhóm sẽ góp đủ 500.000 để giúp bạn A trong học kỳ 1
Cả nhóm sẽ đi xem phim với vào cuối tuần
Chúng ta sẽ mua vé xem phim vào lúc 19h00 thứ 7 tuần này nhé.
Xưởng chúng ta sẽ tăng ca để nâng cao năng suất
Chúng ta tăng ca để tăng năng suất thêm 20%
022014 – MTT - BGCT Trang 52
Xác định chính xác kết quả bạn muốn có được
Mục tiêu phải bao gồm khối lượng công việc chính xác, ngày tháng, vv…để có thể đo lường mức độ thành công của mục tiêu đó
Phải đảm bảo mục tiêu đặt ra có khả năng thực hiện được nếu không bạn sẽ dễ dàng mất tự tin và thấy nản lòng
Mục tiêu đặt ra phải thích hợp với điều kiện hiện tại
Mục tiêu nhất thiết phải có hạn định
Thường xuyên theo dõi và điều chỉnh các mục tiêu theo hướng tốt hơn (SMARTER)
Bài thực hành: Xây dựng mục tiêu SMART
Dựa vào kết quả bài tập các bạn đã làm, hãy chỉnh sửa để biến các mục tiêu đó thành các mục tiêu SMART.
022014 – MTT - BGCT Trang 53
CHƯƠNG 4: LẬP KẾ HOẠCH NGHỀ NGHIỆP & PHÁT TRIỂN BẢN THÂN – CHUYÊN MÔN
Khi được hỏi: “Bạn dự định sau này sẽ làm gì?”, hầu hết tất cả các bạn sinh viên đều sẽ trả lời: “Tôi sẽ làm chủ một doanh nghiệp, sẽ làm máy trưởng hạng nhất, sẽ làm giám đốc một công ty, hay muốn thành đạt, muốn được cống hiến…”. Nhưng đa phần trong chúng ta chưa hề có một kế hoạch cụ thể để hiện thực hóa kế hoạch đó.
Nguyên nhân chủ yếu của việc không tập trung hoặc không thể xác định được kế hoạch cho mình là do chúng ta thiếu mục tiêu hoặc các mục tiêu ấy mơ hồ, không cụ thể. Do vậy, để tránh không bị những vướng mắc trên, việc đưa ra một kế hoạch được chuẩn bị kĩ lưỡng và được cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp chúng ta có được những bước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng của các công việc mình làm trong quá trình thực hiện dự định của mình.
Thông qua việc đánh giá sở thích, sự đam mê, kỹ năng, tính cách, điểm mạnh, điểm yếu, bản kế hoạch này sẽ chỉ cho chúng ta thấy con đường tối ưu nhất để đạt được mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai.
4.1 Kế hoạch là gì?
Kế hoạch là một tập hợp các hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra.
022014 – MTT - BGCT Trang 54
4.2.1 Lập kế hoạch phát triển (KHPT) nghề nghiệp là gì & tại sao?
4.2.1.1 Khái niệm
Việc lập một bản kế hoạch phát triển nghề nghiệp giống như một bản đồ dẫn dắt bạn đi từ điểm xuất phát A (khi bạn còn chưa quyết định công việc mình muốn làm) để đến được điểm B (được làm công việc mình mong muốn) hay thậm chí có thể là C hay Z khi bạn đã thăng tiến trong nghề nghiệp.
Lập KHPT nghề nghiệp là một quá trình (diễn ra hầu như trong suốt cuộc đời con người) giúp người ta định hướng được những hoạt động cần thiết phải thực hiện để thành công trong sự nghiệp.
Lập kế hoạch để phát triển kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết cho một công việc.