Hãy cùng tham khảo tài liệu “Cẩm nang chuyển đổi số thành công” từ Công ty FSI để có thêm những hiểu biết quan trọng trước khi bắt tay vào triển khai chuyển đổi số tại doanh nghiệp của mình nhé. Tài liệu được tải miễn phí tại đây
CẨM NANG CHUYỂN ĐỔI SỐ THÀNH CƠNG: MƠ HÌNH TRIỂN KHAI GIAI ĐOẠN DÀNH CHO KHỐI DOANH NGHIỆP (UPDATE 2022) BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN CẦU 53% tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn chuẩn bị sẵn sàng với chiến lược chuyển đổi số quy mô tồn doanh nghiệp (Theo IDC) 74% tổ chức có kế hoạch loại bỏ hoàn toàn hồ sơ giấy vòng năm tới (Theo nghiên cứu Iron Mountain, tháng năm 2022) Với mục tiêu nâng cao trải nghiệm khách hàng, thu hút thêm nhân tài cải thiện khả cạnh tranh thương trường thời 4.0, doanh nghiệp đẩy mạnh q trình chuyển đổi số, tích cực áp dụng cơng nghệ thơng tin vận hành, đồng thời, hồn thiện quy trình làm việc mơi trường số Theo dự đoán IDC, từ năm 2022 đến năm 2024, vốn đầu tư vào chuyển đổi số 6.3 nghìn tỷ đơ-la, chiếm 55% tổng đầu tư cho cơng nghệ thơng tin truyền thơng tồn cầu (ICT) Yếu tố cốt lõi góp phần giúp chuyển đổi số thành cơng đại hóa hệ thống quản lý thơng tin liệu, giảm bớt tài liệu giấy quy trình làm việc thủ cơng truyền thống doanh nghiệp Thành công việc phụ thuộc vào yếu tố: 01 Sự ủng hộ từ Ban điều hành cơng ty (1) 02 Một quy trình triển khai mang tính (2) chiến lược đắn Trước bối cảnh tồn cầu kể trên, doanh nghiệp khơng bắt tay vào thực chuyển đổi số tụt hậu so với đối thủ cạnh tranh Vậy doanh nghiệp bạn có kế hoạch chuyển đổi số chưa? Hãy tham khảo tài liệu “Cẩm nang chuyển đổi số thành cơng” từ FSI để có thêm hiểu biết quan trọng trước bắt tay vào triển khai chuyển đổi số doanh nghiệp Cẩm nang chuyển đổi số thành cơng Bạn dễ dàng nhận thấy hầu hết tài liệu doanh nghiệp khởi tạo môi trường số, nhiên, tài liệu giấy tồn yêu cầu đặc thù từ luật pháp quy định riêng doanh nghiệp CHUYỂN ĐỔI SỐ: NHƯ NÀO VÀ BẮT ĐẦU TỪ ĐÂU? Việc lưu trữ sử dụng song song hai loại tài liệu vật lý tài liệu điện tử doanh nghiệp bạn cần cẩn trọng, tránh tình trạng quản lý chồng chéo, thiếu khoa học, lãng phí nguồn lực tổ chức 93% doanh nghiệp bước đầu thực việc “dọn dẹp”, số hóa, chuyển đổi liệu, tiến tới lưu trữ tập trung khoa học toàn tài liệu, liệu họ (Theo nghiên cứu từ Economist Impact) Chuyển đổi số doanh nghiệp cải thiện phương thức quản lý thông tin liệu doanh nghiệp Để làm điều đó, bạn cần có hướng dẫn cụ thể, rõ ràng khả thi Dưới mô hình bước giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công mà bạn không nên bỏ qua! BUỚC 1: CHỈNH LÝ Xác định tài liệu vật lý cần bảo lưu, cần loại bỏ, hay cần số hóa 67% nhà điều hành doanh nghiệp cho việc xác định tài liệu cần số hóa yếu tố tiên để cải thiện phương thức quản lý thông tin liệu tổ chức, tiến tới chuyển đổi số thành công (Theo nghiên cứu Iron Mountain) Bạn đưa định nắm rõ thông tin, liệu, tài liệu mà doanh nghiệp bạn sở hữu Tiến hành chỉnh lý tài liệu để phân loại, thống kê xếp thông tin khoa học bước quan trọng để khởi động q trình chuyển đổi số tồn diện cho doanh nghiệp Khi hoàn tất khâu chỉnh lý, người đứng đầu doanh nghiệp dễ dàng định xem đâu tài liệu vật lý có giá trị cao, cần lưu giữ, tài liệu cần loại bỏ cần số hóa Mặc dù, việc giữ lại tất tài liệu tổ chức lựa chọn vô hấp dẫn, nhiên, phương án tồn nhiều rủi ro tiềm ẩn như: Hao tổn chi phí: Lưu trữ tài liệu giấy gây lãng phí ngân sách cho nhân cơng, khơng gian thiết bị lưu trữ, in ấn, bảo quản tài liệu Nguy mất, hỏng, rò rỉ: Các tài liệu vật lý khó kiểm sốt tài liệu điện tử khơng có khả phục hồi gặp cố Giảm sút hiệu suất: Một nhân viên trung bình tốn tới 25% thời gian làm việc tuần để thực tác vụ thủ công nhập liệu, chép, lập mục truy xuất tài liệu Do đó, việc xác định tài liệu cứng cần bảo lưu, cần loại bỏ, hay cần số hóa tối quan trọng để khởi động hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp Cẩm nang chuyển đổi số thành công BUỚC 2: SỐ HĨA Xây dựng “văn phịng khơng giấy” cho doanh nghiệp Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp bạn khai thác hiệu giá trị thông tin sở hữu, kể đến như: Truy cập liệu cơng ty an tồn linh hoạt nơi, cho dù làm việc từ xa hay văn phịng Tìm kiếm, trích xuất chia sẻ thơng tin nhanh chóng phịng ban Tối ưu hóa quy trình làm việc để cải thiện trải nghiệm khách hàng giảm bớt áp lực nhân viên Giúp nhân đưa phản hồi nhanh chóng định sáng suốt 42% tài liệu giấy doanh nghiệp nên số hóa, tài liệu cịn lại lưu trữ kho tài liệu vật lý tiêu hủy, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng quy định tổ chức (Theo nghiên cứu Iron Mountain) Cải thiện hiệu suất toàn doanh nghiệp Sau bạn hoàn tất phân loại, chỉnh lý số hóa tài liệu, bước lựa chọn chọn phương án để lưu trữ xử lý tất liệu, thông tin doanh nghiệp cách hiệu BƯỚC 3: LƯU TRỮ TRÊN NỀN TẢNG SỐ Tìm kiếm, chia sẻ, quản lý tài liệu điện tử với kho liệu số tập trung, bảo mật cao Sau thực số hóa, doanh nghiệp bạn cần lưu trữ tài liệu số tảng, cho phép nhân viên truy cập thơng tin nhanh chóng, tìm kiếm chia sẻ dễ dàng 64% doanh nghiệp tin việc nâng cấp tích hợp cơng nghệ lưu trữ đám mây cần thiết với tổ chức bối cảnh (Theo nghiên cứu Iron Mountain) Nhờ áp dụng công nghệ tảng số tiên tiến để lưu trữ tài liệu, doanh nghiệp bạn nhận nhiều lợi ích như: Bảo đảm an ninh thơng tin Tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất Chia sẻ thông tin nội nhanh chóng, tiện lợi Truy cập tìm kiếm liệu dễ dàng, thuận tiện cho công tác tổng hợp, báo cáo, phân tích Tuy nhiên, bạn cần lưu ý lựa chọn hình thức, dịch vụ lưu trữ liệu điện tử phù hợp với doanh nghiệp để đạt hiệu mong muốn, tiết kiệm chi phí vận hành thời gian triển khai Cẩm nang chuyển đổi số thành công Dưới hình thức phổ biến tảng lưu trữ liệu số mà bạn tham khảo: ON-PREMISES (Lưu trữ tài liệu nội bộ) OFFSITE (Lưu trữ trung tâm liệu bên ngoài) ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM Lưu trữ hệ thống nội doanh nghiệp lựa chọn tiện lợi khơng có tham gia bên thứ 3, khơng tốn thời gian chi phí chuyển giao liệu hạn chế tối đa rủi ro an tồn thơng tin Việc lưu trữ lượng lớn liệu nội thực với đầu tư nguồn lực khổng lồ vào sở hạ tầng thuê thêm nhân viên phụ trách Các trung tâm liệu dùng chung cung cấp giải pháp với chi phí hấp dẫn khả tăng, giảm quy mô lưu trữ linh hoạt Cùng với đó, doanh nghiệp bạn tận dụng khơng gian, nguồn lực nhân nhà cung cấp, giúp trì cơng tác bảo mật, vận hành hỗ trợ 24/7 Bạn cần phải sử dụng dịch vụ bên thứ ba chuyển liệu tổ chức bạn đến địa điểm bên định Rủi ro đến từ phía nhà cung cấp doanh nghiệp bạn phụ thuộc nhiều vào họ Lưu trữ liệu offsite phương án đáng cân nhắc nhờ mức chi phí tốt so với trung tâm lưu trữ tư nhân, đồng thời, giải phóng nhân IT doanh nghiệp bạn khỏi công tác quản lý kho lưu trữ, để họ tập trung vào tác vụ, dự án quan trọng CLOUD (Lưu trữ đám mây) ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM Với tính linh hoạt độ tin cậy cao, khả mở rộng dễ dàng, chi phí bảo trì thấp, lưu trữ đám mây lựa chọn lý tưởng giúp nhân truy cập liệu cần thiết làm việc từ xa cộng tác dễ dàng Đây giải pháp tối ưu chi phí dành cho doanh nghiệp Do truy cập dễ dàng từ máy tính hay người dùng bất kỳ, lưu trữ đám mây tồn rủi ro bị đánh cắp thông tin Nếu lựa chọn phương án lưu trữ ‘cloud’, tổ chức bạn cần xem xét triển khai biện pháp bảo mật tăng cường, nhằm chống lại lỗ hổng hệ thống, rò rỉ liệu ARCHIVE STORAGE (Lưu trữ liệu lâu dài) Đây giải pháp cho phép kết nối 24/7 hay khả truy cập liệu theo yêu cầu Tuy nhiên, so với giải pháp kể trên, phương pháp lưu trữ liệu lâu dài tốn kém, u cầu bảo trì hơn, đồng thời, có mức tiêu thụ lượng tổng chi phí đầu tư thấp Hiện nay, nhiều nhà cung cấp xây dựng giải pháp lưu trữ đám mây tập trung khai thác mạnh dung lượng lưu trữ khả mở rộng Một số khác lại tập trung phát triển giải pháp thiết kế đặc biệt để quản lý liệu doanh nghiệp, tối ưu bảo mật Vì vậy, bạn tìm kiếm giải pháp lưu trữ ‘cloud’ để tối ưu cho tổ chức mình, lựa chọn gói dịch vụ chuyên biệt dành cho khách hàng doanh nghiệp BƯỚC 4: TỰ ĐỘNG HÓA Tối ưu quản lý liệu để thúc đẩy cộng tác tự động hóa quy trình làm việc Tới giai đoạn này, bạn hồn tất việc xếp, số hóa lưu trữ thông tin doanh nghiệp theo cấu trúc chặt chẽ khoa học Giờ lúc để triển khai tự động hóa quy trình nghiệp vụ thủ công vốn chiếm lượng lớn thời gian làm việc nhân sự, đặc biệt phịng ban có số lượng hồ sơ, tài liệu lớn Hành - Nhân sự, Tài - Kế tốn Mức đầu tư cho tự động hóa quy trình làm việc tăng từ mức tỷ USD vào năm 2018 lên 26 tỷ USD vào năm 2025 (Theo nghiên cứu Forbes) 75% tổ chức tăng cường đầu tư vào công nghệ đám mây công cụ kỹ thuật số để cải thiện trình tự động hóa quy trình làm việc kể từ đại dịch COVID bắt đầu (Theo nghiên cứu Iron Mountain) Cụ thể, việc lưu trữ tài liệu tập trung tảng số đem tới hiệu đột phá phịng kế tốn tất doanh nghiệp triển khai Nếu lúc trước, hóa đơn nhà cung cấp thường đến nhiều từ nhiều nguồn, nhiều định dạng (giấy kỹ thuật số), theo nhiều bố cục ngôn ngữ khác nhau, đồng thời, chuyển tới người dạng tệp đính kèm email đến nhóm Kế tốn trụ sở để đối chiếu, phê duyệt hóa đơn đơn đặt hàng Đây quy trình thủ cơng, tốn thời gian, hiệu thường dẫn đến việc toán chậm cho nhà cung cấp, làm giảm gắn kết mức độ hài lòng với nhà cung cấp Để tối ưu hóa quy trình phịng kế toán, giải pháp áp dụng kết hợp số hóa tài liệu cơng nghệ đại trí tuệ nhân tạo (AI) học máy (Machine Learning) Nhờ đó, thư viện kỹ thuật số tạo ra, giúp tự động trích xuất liệu quan trọng từ tài liệu điện tử để đưa thông tin phù hợp đến người, bước quy trình doanh nghiệp Tự động hóa quy trình, tác vụ thủ cơng giúp doanh nghiệp bạn vận hành hiệu giải phóng nhân viên để họ tập trung vào ý tưởng chiến lược, tạo giá trị cao cho tổ chức Cẩm nang chuyển đổi số thành công BƯỚC 5: KHAI PHÁ Ứng dụng kết liệu giúp xác định xu hướng khuôn mẫu quan trọng Đây giai đoạn cuối trình chuyển đổi kỹ thuật số tổ chức bạn Sau bạn xác định cần giữ loại bỏ, cần phải số hóa; xác định nơi để lưu trữ liệu triển khai tự động hóa quy trình thủ công; lúc để khai thác áp dụng hiểu biết quan trọng thu từ liệu doanh nghiệp vào điều hành, kinh doanh, sản xuất Doanh nghiệp chuyển đổi số thành công doanh nghiệp có khả tận dụng liệu để khám phá giá trị ẩn, đem tới mơ hình kinh doanh mới, trải nghiệm khách hàng mới, phương thức vận hành Với kết hợp công nghệ tiên tiến Al ML, bạn dễ dàng phân loại trích xuất liệu, tìm kiếm phân tích thông tin từ nhiều nguồn lưu trữ Bằng cách tổng hợp trực quan hóa tồn liệu thơng qua hình báo cáo tảng nhất, bạn cấp quản lý có thông tin chi tiết sát thời gian thực để đưa định kinh doanh sáng suốt Tận dụng phân tích nâng cao, bạn dễ dàng xác định hình mẫu xu hướng tương lai, trở thành đơn vị tiên phong thị trường lĩnh vực Đồng thời, việc áp dụng kết liệu vào kinh doanh giúp phát luồng doanh thu mới, ngách thị trường mà doanh nghiệp bạn chưa xem xét trước 90% tổ chức khảo sát triển khai công nghệ tiên tiến trí tuệ nhân tạo (AI) Machine Learning (ML) (Theo nghiên cứu Iron Mountain) ĐẢM BẢO HIỆU QUẢ CỦA KHOẢN ĐẦU TƯ CHO CHUYỂN ĐỔI SỐ Sự phát triển mạnh mẽ công nghệ hay chuyển đổi số tác động mạnh mẽ đến tổ chức, quy mô, lĩnh vực Quá trình chuyển đổi số tái định hình trải nghiệm nhân viên khách hàng khắp nơi, theo chiều hướng tích cực, chí đột phá Tuy nhiên, trình hao tổn doanh nghiệp bạn khơng nguồn lực nhân sự, thời gian ngân sách Hãy vững tin, làm đúng, bạn sớm nhận “trái ngọt”, nâng cao sức cạnh tranh tổ chức lên tầm mới, vượt trội so với đối thủ thị trường, đảm bảo cho phát triển bền vững doanh nghiệp “ Hãy bắt tay xây dựng chiến lược chuyển đổi số với định hướng rõ ràng quy mô phù hợp với đơn vị hơm Với “Cẩm nang chuyển đổi số thành công”, FSI hy vọng bạn nắm vững lộ trình triển khai chuyển đổi số (5 giai đoạn) cho doanh nghiệp Việc thực hồn chỉnh giai đoạn vơ quan trọng, giai đoạn đóng vai trị tảng thiết yếu cho trình tiếp theo, để doanh nghiệp bạn tiến tới chuyển đổi số toàn diện thành công Đừng dừng lại đây! Tiếp tục nghiền ngẫm chia sẻ hiểu biết với cấp quản lý, nhân IT, toàn thể đội ngũ bạn cách nhanh để thúc đẩy tổ chức chuyển đổi số Chúc bạn doanh nghiệp tự tin vững bước hành trình chuyển đổi số! 10 Cẩm nang chuyển đổi số thành công Nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam Với 15 năm kinh nghiệm tư vấn triển khai thực tế chuyển đổi số, số hóa cho 5500 khách hàng thuộc khối hành cơng khối doanh nghiệp, FSI nỗ lực không ngừng để sáng tạo, cải tiến giải pháp công nghệ cao, thúc đẩy quan, tổ chức, doanh nghiệp nước chuyển đổi số thành công, đạt hiệu suất đột phá điều hành kinh doanh Nhờ trí tuệ tâm huyết đội ngũ 300 kỹ sư, chuyên gia công nghệ đầu ngành lĩnh vực chuyển đổi số, số hóa, liệu lớn, FSI đem tới hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số lấy liệu làm trung tâm, gồm 30 dịch vụ, phần mềm công nghệ tiên tiến, lực triển khai tổng thể xuất sắc top thị trường 15+ 300+ 5500+ 30+ 50+ 500+ NĂM KINH NGHIỆM KHÁCH HÀNG GIẢI THƯỞNG CHUYÊN GIA KỸ SƯ VÀ CÔNG NGHỆ GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ CHUYỂN ĐỔI SỐ ĐẠI LÝ TOÀN QUỐC CHI NHÁNH Hà Nội Cần Thơ Đà Nẵng Hồ Chí Minh 11 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CƠNG NGHỆ FSI Văn phịng Hà Nội (Trụ sở chính) Tầng 5A, tịa nhà Lâm Viên, số 107A Nguyễn Phong Sắc, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội Văn phịng Hồ Chí Minh Tầng 9, Tồ nhà Lottery Tower, số 77 Trần Nhân Tôn, Phường 9, Quận 5, TP Hồ Chí Minh Email: support@fsivietnam.com.vn Hotline: 0904 805 255 12 www.fsivietnam.com.vn www.sohoatailieu.com www.doceye.vn www.ionetech.vn