Đang tải... (xem toàn văn)
SOÅ TAY NGHIEÄP VUÏ SOSOÅÅ TAY NGHIETAY NGHIEÄÄP VUP VUÏÏ KIEKIEÅÅM KEÂ TOM KEÂ TOÀÀN KHON KHO TATAØØI LIEI LIEÄÄU THAM KHAU THAM KHAÛÛO DAO DAØØNH CHONH CHO GIAGIAÙÙM M ÑÑOOÁÁC, KEC, KEÁÁ TOATOAÙÙN T[.]
SỔ TAY NGHIỆP VỤ KIỂM KÊ TỒN KHO TÀI LIỆU THAM KHẢO DÀNH NH CHO GIÁM ĐỐC, C, KẾ TOÁN TRƯỞNG NG VÀ KIỂM TOÁN VIÊN NỘI DUNG Các mục tiêu kiểm kê: Phục vụ công tác kế toán đơn vị Phục vụ kiểm toán Theo yêu cầu (DN, bên thứ 3, lãnh đạo…) Phục vụ tư vấn Chuẩn bị kiểm kê: Quyết định kiểm kê Kế hoạch kiểm kê Hướng dẫn kiểm kê Thực kiểm kê: Tổ chức kiểm kê Chương trình kiểm kê Cơ chế kiểm soát kiểm kê NỘI DUNG (tt) KTV quan sát kiểm kê: Phân tích hệ thống ng Thử nghiệp kiểm soát Thử nghiệm Hoàn thành kiểm kê: Tổng hợp kết kiểm kê Biên kiểm kê Báo cáo kiểm kê Xử lý chênh lệch kiểm kê Thư quản lý Họp tổng kết rút kinh nghiệm TẦM QUAN TRỌNG NG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG NG TỒN KHO Mọi trình sản xuất kinh doanh đơn vị có ảnh nh hưởng ng trực tiếp đến Hàng ng-Tiền-Tài sản trình chính: Mua-SX-Bán: ảnh nh hưởng ng HTK Quản lý HTK tốt trọng ng tâm ảnh nh hưởng ng trình sản xuất kinh doanh công ty Hàng ng tồn kho phận chịu rủi ro cao nhất: mát (tình trạng ng bảo quản), hết hàng ng (gián đoạn sản xuất kinh doanh), thừa hàng ng (lãng phí) Trung bình hàng ng tồn kho chiếm 15-25% tổng ng tài sản tài sản ngắ n hạn có tỷ trọng ng lớn TẠI SAO PHẢI KIỂM KÊ (LUẬT KẾ TOÁN) Điều 39 Kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn có thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu sổ kế toán Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trường hợp sau: a) Cuối kỳ kế toán năm, trước lập báo cáo tài chính; b) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; c) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; d) Xảy hỏa hoạn, lũ lụt thiệt hại bất thường khác; đ) Đánh giá lại tài sản theo định CQNN có thẩm quyền; e) Các trường hợp khác theo quy định pháp luật Sau kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết kiêm kê Trường hợp có chênh lệch số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân phải phản ánh số chênh lệch kết xử lý vào sổ kế toán trước lập BCTC TẠI SAO KTV PHẢI CHỨNG NG KIẾN KIỂM KÊ TỒN KHO ? CHUẨN MỰC KIỂM TOÁN: “Đơn vị kiểm toán phải thiết lập thủ tục kiểm kê thực kiểm kê vật hàng tồn kho năm lần làm sở kiểm tra độ tin cậy hệ thống kê khai thường xuyên lập báo cáo tài chính.” (đoạn VSA 501) “Trường hợp hàng tồn kho xác định trọng yếu BCTC KTV phải thu thập đầy đủ chứng kiểm toán thích hợp hữu tình trạng hàng tồn kho cách tham gia công việc kiểm kê vật, trừ việc tham gia thực được.” (đoạn VSA 501) TẠI SAO KTV PHẢI CHỨNG NG KIẾN KIỂM KÊ TỒN KHO ? Theo VSA 501 thì: “các khoản mục kiện đặc biệt kiểm toán BCTC, thường gồm: - Hàng tồn kho; - Các khoản phải thu; - Các khoản đầu tư dài hạn; - Các vụ kiện tụng tranh chấp; - Thông tin lónh vực khu vực địa lý Các khoản mục kiện xác định đặc biệt tuỳ thuộc vào đơn vị kiểm toán theo đánh giá KTV Khi xác định khoản mục kiện đặc biệt KTV phải tiến hành công việc sau đây: Tham gia kiểm kê hàng tồn kho…” MỤC TIÊU KIỂM KÊ (KTV) Việc chứng ng kiến kiểm kê nhằm nhiều mục đích: Quan sá t tổ ng ng ng quan thực địa đố i t ượ n g kiể m toá n Theo dõi tài sản hữu hình hữu thực tế Phát hư hỏng ng, mát, lỗi thời, giảm giá, chậm luân chuyển… tồn kho Phát tình trạng ng nhà kho, cho thuê kho, mượn kho, ngưng sản xuất, hàng ng giữ hộ, hàng ng ký gởi, công tác PCCC, đặc tính kỹ thuật… tồn kho đơn vị Phát hội tư vấn hoàn thiện, tái cấu trúc… MỘT SỐ CHUẨN BỊ KHI KTV ĐI CHỨNG NG KIẾN KIỂM KÊ Ktv phải cân nhắc đến HTKSNB kho (phương pháp cân đong đo đếm, NXT, xem sổ kho thẻ kho) Nơi lưu hàng ng tồn kho ý nghóa tồn kho nơi (cân nhắc đến vận trù, công thái học, an ninh…) Những rủi ro tiềm tàng ng liên quan đến tồn kho Hoạt động ng kiểm soát tồn kho khách ch hàng ng (có không? Hiệu lực, thực chất? Có hồ sơ hóa công bố đến nhân có trách ch nhiệm không?) Cân nhắ c khả huy độ ng ng chuyên gia cù ng ng Các phương tiện (máy tính, máy ảnh nh, giấy bút…) CÁC MỤ C TIÊU KIỂM TOÁN TỒN KHO ĐẦY ĐỦ: tồn kho đường ng, ký gởi, bên thứ trông giữ không kiểm kê ? HIỆN HỮU: tồn kho kiểm kê nhiều lần không tồn ? CHÍNH XÁ C: C: tồ n kho đượ c kiể m đ ế m không hợ p lý ? ĐÁNH NH GIÁ: tồn kho bị đánh nh giá sai, không cân nhắc giá trị hợp lý (lỗi thời, chậm luân chuyển, hư hỏng ng) ? QUYỀN SỞ HỮU: tồn kho bên thứ bị ghi nhận vào tài sản đơn vị trình kiểm kê ? TRÌNH BÀY: Y: tồn kho dùng ng cầm cố không khai báo ? TẦM QUAN TRỌNG NG CỦA “KẾ HOẠCH CH KIỂM KÊ” • “Việc lập kế hoạch chu đáo cần thiết góp phần quan trọng cho hiệu hiệu lực kiểm kê (một hoạt động thường tốn thường diễn lần năm).” NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH CỦA “HƯỚNG NG DẪN KIỂ M KÊ” Người chịu trách nhiệm Phương pháp kiểm đếm Nhãn kiểm kê (nếu cần) in sẵn chừa trống Phương pháp xếp hàng hóa kho Thời điểm phương pháp khóa sổ hàng kho Bổ nhiệm nhân viên kiểm kho và/hoặc chuyên gia Cơ chế kiểm soát kiểm kho Danh sách hệ thống kho, sơ đồ tổ chức kho Những rủi ro nguy hiểm, công tác an toàn lao động kiểm kho (với số kho hàng đặc thù) KTV phải nhận HDKK từ khách hàng trước ngày kiểm kê, họ chưa lập HDKK, KTV tư vấn giúp NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH CỦA “BẢN KIỂM KÊ” Số thứ tự Bản/phiếu kiểm kê (trường hợp danh mục hàng nhiều, số nhóm kiểm kê nhiều: có nhiều bảng/phiếu…) Hàng hóa kiểm (mã số/tên gọi/miêu tả…) Số lượng thực tế kiểm kê (phải có đơn vị tính) Chất lượng hàng kiểm Vị trí hàng hóa kho Vị trí hàng công đoạn sản xuất (trường hợp xuất khỏi kho, chuyền…) Ngày kiểm kê Các chữ ký NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH CỦA “NHÃN KIỂ M KÊ” Miêu tả hàng hóa Số mặt hàng Số lượng kiểm kê Đơn vị tính Điều kiện mặt hàng Ngày vào sổ Ngày kiểm Địa điểm để hàng Chữ ký người kiểm kê người kiểm tra 10 Số bảng/phiếu/nhãn kiểm kê Nhãn nên có dấu treo, loại dán keo khó tróc, nhòe… NHÃN THƯỜNG CHỈ DÙNG CHO KIỂM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ! MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT KHI KIỂM KÊ KIỂM SOÁ T CHUNG Việc kiểm kê tiến hành nhân viên nhân viên khác kiểm tra lại (1 nhóm có tối thiểu người: đếm – ghi người không nên thuộc phận quản lý kho đó) (trường hợp hàng hóa đặc thù đòi hỏi việc kiểm đếm phức tạp… nhóm phải kỹ thuật hướng dẫn trước có nhân viên kho cùng) Các hàng hóa hư hỏng, chậm luân chuyển… phải phát ghi chép đầy đủ trình kiểm kho Các điều chỉnh trình kiểm phải quản lý chặt (báo cáo người phụ trách ghi lại biên kiểm kê) Bảng kiểm kê hỏng phải lưu lại đủ, ghi rõ lý KHÓA SỔ ĐỐI VỚI HÀNG NG TỒN KHO Bảo đảm hàng ng kho ghi nhận sổ mua hàng ng chư a đượ c ghi sổ bán hà ng ng Ghi lại số phiếu nội dung chi tiết PNK PXK sau ng ng (1-10 phiế u tù y l ưu lượ n g nhậ p xuấ t kho ) Mở sổ chi tiết ghi chép tất cá c hoạt động ng nhập xuất hàng ng hó a suố t trì nh kiể m kho (nế u có )) ĐẢM BẢO MỖI MẶT HÀNG CHỈ ĐƯC KIỂM MỘT LẦN Đánh số trước phiếu kiểm kho Lên bảng tổng hợp nhóm-phiếu-địa điểm-danh mục thời gian kiểm kê (bảng kiểm soát) Quản lý chặt chẽ phiếu kiểm kho (phát phiếu, cho phải thu hồi đủ) Thống kê chi tiết phiếu kiểm kho (Số thứ tự, sử dụng hay chưa,…) thời điểm kết thúc kiểm kê Các khoảng trống lại phiếu kiểm kho phiếu chưa sử dụng phải gạch chéo Người phát / nhận phiếu thường người tổng hợp số liệu máy tính – người kiểm tra ĐẢ M BẢO TẤT CẢ MỌI MẶT HÀNG NG ĐỀ U ĐƯ C KIỂ M KÊ Dán nhãn tất hàng ng kiểm để lại phiế u / ba ûng ng kiểm kê cho người quản lý nơi kiểm kê Quá trình kiểm kê phái tiến hành nh từ vị trí xuất phát, không kiểm nhảy cóc (dù lý cu øng ng loại hàng ng… chẳng ng hạ n) KIỂM KÊ SẢN PHẨM DỞ DANG ? – Đối với sản phẩm dở dang, xác định số lượng ng mức độ hoà n nh nh sản phẩm Riêng sả n phẩ m dở dang đơn vị xây lắp bao gồm sản phẩm xây lắp chính, xây lắp phụ; cần xác định khối lượng ng giá trị xây lắp theo tiêu chí khoản mục chi phí – Nên khuyế n kh ích ngừng ng sả n xuấ t, hạ n chế tối đ a SPDD (vì kiểm thường ng khó xác) Với số loại hình sản xuất, có SPDD chuyền, ngừng ng sản xuất, ươcù lượng ng theo phương pháp HỘP ĐEN MỘT SỐ LƯU Ý KHÁC Mỗi mặt hàng ng phải kiểm lần năm “Hướng ng dẫn kiểm kê” phải chuẩn bị chi tiết trước kiểm kê công bố dạng ng văn thức Đối với DN có nhiều kho khác nhau, tiến hành nh kiểm kho kho ng lúc (tránh nh tình trạng ng luân chuyển hàng ng kho) Kiểm tra kho thông báo trống ng (trong hệ thống ng kho công ty) tránh nh bỏ sót hàng ng (CSDL đầy đủ) ) Việc tổng ng hợp bảng/phie ng/phiếu kiểm kê nên làm ng máy tính sau có bang/phie û ng/phiếu hoàn tất gởi (việc người chịu trách ch nhiệm kiểm tra/tổng ng hợp làm/ m/được phân công từ trước) CHUẨN MỰC QUY ĐỊNH “Để đảm bảo thủ tục kiểm kê đơn vị quy định thi hành nghiêm chỉnh, KTV phải giám sát việc thực thủ tục kiểm kê tham gia trực tiếp kiểm kê chọn mẫu KTV phải kiểm tra lại độ xác đầy đủ phiếu kiểm kê cách chọn kiểm tra lại số mặt hàng thực tế tồn kho để đối chiếu với phiếu kiểm kê chọn kiểm tra số phiếu kiểm kê để đối chiếu với hàng thực tế tồn kho Trong phiếu kiểm kê kiểm tra, KTV cần phải xem xét nên lưu giữ phiếu kiểm kê để giúp cho việc kiểm tra soát xét sau này.” (đoạn 14 VSA 501) CHUẨN MỰC QUY ĐỊNH “Trường hợp hàng tồn kho bên thứ ba kiểm soát bảo quản KTV phải yêu cầu bên thứ ba xác nhận trực tiếp số lượng tình trạng hàng tồn kho mà bên thứ ba giữ hộ cho đơn vị Tuỳ theo mức độ trọng yếu số hàng tồn kho này, KTV cần phải xem xét nhân tố sau: - Tính trực độc lập bên thứ ba; - Sự cần thiết phải trực tiếp tham gia kiểm kê để KTV công ty kiểm toán khác tham gia kiểm kê; - Sự cần thiết phải có báo cáo KTV khác tính thích hợp hệ thống kế toán HTKSNB bên thứ ba để đảm bảo công việc kiểm kê hàng tồn kho giữ gìn cẩn thận; - Sự cần thiết phải kiểm tra tài liệu liên quan đến hàng tồn kho bên thứ ba giữ; Ví dụ: PNK, bên khác xác nhận giữ cầm cố tài sản này.” (đoạn 19 VSA 501) CUỐI CÙNG NG Chênh lệch ch kiểm kê xác định phải tìm nguyên nhân (tái kiểm, thông báo để phát thiếu sót ) Lập biên kiểm kê, báo cáo kiểm kê Tấ t đề u phả i đư ợ c l ưu hồ sơ ( nhấ t la ø : l ưu BGĐ / phòng ng kế toán / trưởng ng ban kiể m kê ) Xác định phương thức xử lý chênh lệch ch kiểm kê Họp tổng ng kết, rút kinh nghiệm HOÀN TẤT THÂN CHÚC CÁC BẠN MỘT MÙA KIỂM KÊ VUI VẺ VÀ MỘT NĂM MỚI HẠNH NH PHÚC & THÀNH NH CÔNG !