NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN
Khái quát về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho
Theo Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS 02) thì: “Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường hoặc đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán hoặc dưới dạng nguyên vật liệu, vật dụng sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ” Hàng tồn kho theo chuẩn mực này bao gồm: hàng hóa mua về để bán, gồm hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi bán, thành phẩm tồn kho, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, chi phí dịch vụ dở dang. Như vậy IAS 02 đã đưa ra khái niệm hàng tồn kho, phạm vi hàng tồn kho và khái quát được những đặc điểm của hàng tồn kho giúp cho việc xác định được nội dung cụ thể của HTK trong doanh nghiệp.
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02 (Ban hành theo Quyết định số
149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) hàng tồn kho được định nghĩa: “Là những tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.”
Theo Chuẩn mực này hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
- Chi phí dịch vụ dở dang.
Thông tư số 200/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày
22 tháng 12 năm 2014 quy định: “Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm: Hàng mua đang đi trên đường; Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ; Sản phẩm dở dang; Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán; Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp”
Như vậy, theo hệ thống kế toán quốc tế và theo Chuẩn mực kế toán VN thì hàng tồn kho có thể định nghĩa khác nhau, nhưng nhìn chung thì HTK của DN bao gồm những tài sản mà DN giữ hoặc dự trù để bán hoặc cho quá trình sản xuất trong kỳ SXKD của DN.
1.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho là khoản mục luôn tồn tại trong các doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương mại Theo đó, hàng tồn kho có những đặc điểm cơ bản như sau:
Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp, có hình thái vật chất, có thể luân chuyển qua kho, được đo lường bằng đơn vị vật lý trước khi đánh giá giá trị tiền tệ ghi sổ của hàng tồn kho và hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. Thứ hai, hàng tồn kho thường rất đa dạng và có thể chịu ảnh hưởng lớn bởi hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình thông qua các hình thái biểu hiện như bị hư hỏng trong thời gian nhất định, dễ bị lỗi thời, lỗi mốt, do đó, trong quản lý hàng tồn kho đòi hỏi phải có sự hiểu biết về đặc điểm từng loại hàng tồn kho, xu hướng biến động của nó trên bình diện ngành để có thể xác định chính xác tổn thất tiềm tàng về hàng tồn kho.
Thứ ba, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, các công trình xây dựng cơ bản, đồ cổ, kim khí quý
Thứ tư, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm khác nhau, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất, lại do nhiều người quản lý Do đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý và bảo quản sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn.
Thứ năm, hàng tồn kho trong quá trình kinh doanh thường có các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên với tần suất nhiều, luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật để chuyển hoá thành những hình thái tài sản khác nhau như tiền, các khoản nợ phải thu
1.1.3 Phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Có rất nhiều cách thức để phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp, dưới đây là một số cách thức phân loại hàng tồn kho phổ biến:
* Theo mục đích sử dụng: Khi phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp xác định được đúng tính chất hàng hóa và thể hiện cụ thể trong báo cáo của kế toán Nhờ đó, giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho tốt hơn và đưa ra những phương án kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp
Cụ thể, nếu căn cứ theo mục đích sử dụng, có thể phân loại hàng tồn kho thành:
- Nguyên vật liệu: Được hiểu là các nguyên liệu dùng cho hoạt động sản xuất để tạo nên sản phẩm cuối cùng Đây là yếu tố quan trọng nhất trong quy trình sản xuất thành phẩm, nếu không có nguyên vật liệu sẽ không có sản phẩm cuối cùng để bán ra thị trường.
- Sản phẩm bán thành phẩm: Mỗi công đoạn của quy trình sản xuất sẽ tạo nên những sản phẩm bán thành phẩm Vì thế, nếu có nhiều công đoạn sản xuất thì các sản phẩm bán thành phẩm sẽ càng nhiều
- Thành phẩm: Đây được hiểu là các sản phẩm đã được sản xuất thành công Sau đó, thành phẩm được gửi bán đi hoặc tồn kho trong doanh nghiệp Có nhiều nguyên nhân để xuất hiện thành phẩm tồn kho như chờ các thành phẩm cho đủ lô sản xuất, các sản phẩm được bán theo thời vụ,…
* Theo nguồn hình thành: Căn cứ vào nguồn gốc hình thành sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát, sử dụng và quản lý hàng tồn kho đúng mục đích hơn Cụ thể, hàng tồn kho được phân loại thành:
- Hàng tồn kho được mua vào: Là các sản phẩm được hình thành từ việc mua sản phẩm ở bên ngoài hoặc các đơn vị trực thuộc khác trong cùng hệ thống của doanh nghiệp
- Hàng tồn kho tự sản xuất: Là các sản phẩm được doanh nghiệp gia công, sản xuất
- Hàng tồn kho hình thành từ các nguồn khác: Đó là hàng tặng cho, nhập từ liên doanh,…
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.1 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho là 1 loại tài sản ngắn hạn chiếm phần lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp, vì vậy quản lý hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Dựa theo đặc điểm của hàng tồn kho mà yêu cầu quản lý đối với từng doanh nghiệp có những điểm khác nhau Tuy nhiên cần đảm bảo các yêu cầu cụ thể sau:
- Thứ nhất, doanh nghiệp phải theo dõi hàng tồn kho ở mọi khâu như thu mua, sử dụng, bảo quản… cho đến từng người phụ trách thực hiện (thủ kho, nhân viên bán hàng, nhân viên vật tư…) Quản lý hàng tồn kho phải theo dõi chặt chẽ chất lượng, số lượng, quy cách, chủng loại, chi phí, tiến độ mua hàng, đảm bảo kịp thời với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật, giữa các số liệu chi tiết và tổng hợp, giữa số liệu ghi sổ và số liệu thực tế tồn kho.
- Thứ ba, trong việc quản lý hàng tồn kho cần phải có những biện pháp quản lý chặt chẽ tương ứng với từng giai đoạn tồn tại của hàng tồn kho, cụ thể:Trong dự trữ bảo quản: cần xác định chính xác mức dự trữ tồn kho đảm bảo cung ứng kịp thời cho sản xuất, tổ chức bến bãi, kho hàng đúng tiêu chuẩn bảo quản Thông tin kịp thời định mức hàng tồn kho để có cảnh báo điều chỉnh kịp thời, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong sử dụng hàng tồn kho: tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, theo dõi, nắm bắt được hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện.
1.2.2 Nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Vận hành theo mô hình kinh tế thị trường như hiện nay, công tác kế toán hàng tồn kho trong các DN cần không ngừng đổi mới nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho việc tính toán hiệu quả của hoạt động kinh doanh của DN, từ đó giúp DN nhìn nhận một cách đúng đắn thực trạng tình hình hàng tồn kho để đưa ra các quyết định hữu hiệu trong việc quản lý hàng tồn kho, nhằm tiết kiệm các chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng hàng tồn kho, tăng lợi nhuận cho DN, giúp cho các lãnh đạo xác định được định hướng kinh doanh, mặt hàng chiến lược của DN để tìm chỗ đứng vững trên thị trường và tạo tiền đề phát triển trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh Nhiệm vụ của kế hoạch hàng tồn kho trong doanh nghiệp như sau:
- Thứ nhất, thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán đầy đủ, kịp thời về tình hình nhập – xuất – tồn hàng tồn kho ở DN về mặt giá trị và hiện vật tính toán phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng tiêu thụ
- Thứ hai, kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình xuất, nhập hàng tồn kho
- Thứ ba, theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng, giảm giá hàng Tổ chức kiểm kê hàng theo đúng quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho
- Thứ tư, vận dụng các phương pháp tính giá hàng tồn kho phù hợp nhằm phản ánh chính xác chi phí.
- Thứ năm, tuân thủ nguyên tắc về thủ tục chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hóa, ghi chép, phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động của hàng tồn kho, trên cơ sở đó ngăn ngừa và phát hiện kịp thời những hành vi tham ô,thiếu trách nhiệm làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
- Thứ sáu, kế toán phải cùng với các bộ phận khác trong doanh nghiệp thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê định kỳ với hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số vật tư, hàng hóa thực tế trong kho.
Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp trên phương diện kế toán tài chính
1.3.1 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của Chuẩn mực kế toán quốc tế
Chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS) là quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán hàng tồn kho, gồm: xác định giá trị và kế toán hàng tồn kho vào chi phí; ghi giảm giá hàng tồn kho cho phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện được và phương pháp tính giá trị hàng tồn kho làm cơ sở ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Hàng tồn kho đề cập trong Chuẩn mực này gồm:
- Hàng hoá mua về để bán, gồm hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán.
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán
- Sản phẩm dở dang, gồm sản phẩm chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho.
- NVL, công cụ, dụng cụ tồn kho và đã mua đang đi trên đường.
- Chi phí dịch vụ dở dang
Theo Chuẩn mực kế toán quốc tế, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá trị gốc thì được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Trong đó giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiệu quả.
Chi phí thu mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua.
Về phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, theo chuẩn mực gồm 4 phương pháp: phương pháp tính theo giá đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước, xuất trước và phương pháp nhập sau - xuất trước.
Khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho.
1.3.2 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam
* Về nguyên tắc ghi nhận
Hiện nay, các nguyên tắc ghi nhận này được quy định theo Chuẩn mực VAS 01 cụ thể qua các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong Chuẩn mực kế toán cụ thể
- Nguyên tắc nhất quán: Để đảm bảo tính so sánh của các thông tin số liệu kế toán giữa các thời kỳ trong việc đánh giá tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán, tức là các chính sách kế toán và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã lựa chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Trường hợp có sự thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và sự ảnh hưởng của sự thay đổi đó đến các thông tin kế toán.
- Nguyên tắc phù hợp: “Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó” Theo đó việc ghi nhận giá gốc của HTK đã bán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ phải luôn đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu.
- Nguyên tắc thận trọng “Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập ra các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập, không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí, doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có các bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí” Như vậy, khi HTK của DN có khả năng bị giảm giá trên thị trường thì HTK sẽ phải ghi nhận ngay khoản lỗ có thể xảy ra ngay khi chưa có bằng chứng pháp lý chắc chắn.
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam – VAS 02, Chuẩn mực này quy định và hướng dẫn các nguyên tắc kế toán hàng tồn kho gồm: Xác định giá trị và kế toán hàng tồn kho vào chi phí, Ghi giảm giá trị hàng tồn kho cho phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện được và phương pháp tính giá trị hàng tồn kho làm cơ sở ghi sổ kế toán và lập BCTC.
* Xác định giá trị hàng tồn kho
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam – VAS 02, hàng tồn kho được tính theo giá gốc Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. a) Chi phí mua: Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua. b) Chi phí chế biến:
- Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm.
- Chi phí sản xuất chung cố định là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường không thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí khấu hao, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng, và chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng sản xuất.
- Chi phí sản xuất chung biến đổi là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí nguyên liệu, vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp.
Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp theo quan điểm của kế toán quản trị
1.4.1 Xây dựng định mức và lập dự toán hàng tồn kho a Xây dựng định mức Định mức là một phần không thể thiếu được trong việc xây dựng cơ chế kiểm soát của DN Hệ thống định mức NVL là công cụ để quản lý chi phí HTK dựa trên cơ sở loại bỏ sự bất hợp lý trong hoạt động SXKD.
Cơ sở xây dựng định mức: Dựa trên các đặc điểm, tiêu chuẩn của sản phẩm do bộ phận vật tư, kỹ thuật cung cấp, dự toán HTK do bộ phận kế toán cung cấp,
Nội dung định mức NVL xây dựng được chia làm 2 loại:
- Định mức về lượng NVL: Là định mức phản ánh lượng cần thiết để sản xuất một sản phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường Lượng NVL tiêu hao cho một sản phẩm là dữ liệu quan trọng để định mức chi phí NVL trong kỳ dự toán.
- Định mức về giá NVL: Là định mức phản ánh giá mua NVL bao gồm giáNVL cộng với các chi phí mua và trừ đi khoản chiết khấu được hưởng Định mức giá NVL do bộ phận mua hàng xác định Bộ phận mua hàng cần lựa chọn những nhà cung cấp NVL có chất lượng cao với mức giá hợp lý nhất Trên cơ sở kết hợp thông tin giữa phân tích quá khứ và nghiên cứu xu hướng biến động giá trong tương lai do kế toán quản trị cung cấp, nhà quản trị sẽ lựa chọn một mức giá dự kiến hợp lý đối với NVL doanh nghiệp sử dụng.
Phương pháp xây dựng định mức NVL thường dựa trên phương pháp thống kê kinh nghiệm, kinh tế kỹ thuật hay thử nghiệm trực tiếp Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể, doanh nghiệp lựa chọn áp dụng các phương pháp xây dựng định mức NVL phù hợp với thực tế của mình. b Lập dự toán dự trữ hàng tồn kho cuối kỳ
Dự toán HTK cuối kỳ được lập nhằm đảm bảo được lượng hàng hóa cuối kỳ dự trữ và vẫn còn đủ cho nhu cầu sử dụng, tiêu thụ của kỳ sau.
Dự trữ là những nguồn vật chất (nguyên vật liệu, CCDC, sản phẩm dở dang, hàng hóa, thành phẩm,…) được cất trữ có chủ đích của DN nhằm đáp ứng cho nhu cầu sử dụng trong tương lai.
Theo Đặng Thị Loan (2001), NVL tồn kho cuối kỳ được xác định theo công thức:
Khối lượng NVL tồn kho cuối kỳ dự kiến
= Lượng NVL dự trữ tiêu thụ dự kiến x Tỷ lệ % tồn kho cuối kỳ dự kiến
Hàng hóa, thành phẩm tồn kho cuối kỳ được xác định theo công thức (Phạm Công Đoàn, 2012):
Khối lượng hàng hóa, thành phẩm tồn kho cuối kỳ dự kiến
= Lượng hàng hóa, thành phẩm tiêu thụ dự kiến x Tỷ lệ % tồn kho cuối kỳ dự kiến
- Tỷ lệ % tồn kho: Đây là chỉ tiêu mà các nhà quản trị DN quan tâm để nhằm mục đích tính toán được tỷ lệ tồn kho hợp lý Bộ phận sản xuất và tiêu thụ thì mong có nhiều hàng hóa dự trữ để kip thời cung ứng với nhu cầu tiêu thụ của thị trường, đẩy mạnh doanh thu cho DN Bộ phận tài chính muốn giảm bớt số lượng dự trữ để giảm các khoản chi phí, tránh tình trạng ứ đọng, gây lãng phí vốn của DN.
Các DN đều dựa vào các chỉ tiêu: mức độ tồn kho tối thiểu, thời gian đặt hàng, số lượng đặt hàng, nhu cầu của sản phẩm, năng lực tài chính,… để đưa ra một tỷ lệ tồn kho hợp lý Các yếu để xem xét dự toán tồn kho hợp lý:
- Tình hình nhu cầu sử dụng: Cần tổng hợp số liệu về lượng hàng hóa bán ra, hàng tồn kho thực tế, quan sát và tìm hểu nhu tiêu thụ của thị trường kết hợp với kế hoạch sản xuất của DN để đưa ra dự toán về nhu cầu sản xuất, tiêu thụ hàng hóa trong tương lai Ngoài ra DN cần quan tâm, tính toán các yếu tố về giá vốn, thị trường, giá trị mua vào, chi phí mua hàng, bảo quản, vận chuyển hàng hóa, chi phí tồn kho,… để lên dự toán một cách cụ thể và chính xác nhất.
- Thời gian đặt hàng: Là khoảng thời gian tính từ lúc đặt hàng cho đến lúc nhận hàng Nếu thời gian này kéo dài, DN cần phải tính trước để có các biện pháp nhằm tránh tình trạng ứ đọng Nghĩa là DN cần dự trữ lượng hàng bán được cũng như lượng hàng phải dự trù trong trường hợp rủi ro
- Số lượng đặt hàng: Từ những phân tích về lượng cung – cầu hàng hóa, DN có thể đưa ra các tính toán lượng tồn kho Có các mô hình để DN tính toán dự trữ hàng tồn kho như sau:
+ Mô hình EOQ (Ecocomic Oder Quantity): Là mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản căn cứ vào tỷ lệ nhu cầu, thời gian đặt hàng, chi phí đặt hàng, hạng mục sản phẩm, được xác định theo công thức:
TC: Tổng chi phí dự trữ hàng năm
I: Chi phí bảo quản tính theo phần trăm của giá trị dự trữ
P: Giá mua của sản phẩm
D: Nhu cầu hàng năm của hàng dự trữ
+ Mô hình POQ (Production Order Quantity): Là mô hình dự trữ được ứng dụng khi lượng hàng được đưa đến liên tục hoặc khi sản phẩm vừa được tiến hành sản xuất, vừa tiến hành bán ra Mô hình này thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, và được tính toán qua công thức
Khối lượng đặt hàng tối ưu là: Q=√ 2 IP DS x √ p−d p
p: Mức cung ứng hoặc sản xuất hàng tháng
+ Mô hình QDM (Discount Quantity Model): Là mô hình dự trữ khấu trừ theo sản lượng, có tính đến sự thay đổi của giá cả phụ thuộc vào khối lượng hàng trong mỗi lần đặt hàng Mô hình được thực hiện qua các bước:
Bước 1: Xác định mức sản lượng tối ưu ở từng mức khấu trừ
Bước 2: Điều chỉnh sản lượng những đơn hàng không đủ điều kiện lên mức tối thiểu
Bước 3: Tính tổng chi phí theo mức sản lượng đã điều chỉnh
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG
Tổng quan về Công ty TNHH Hòa An
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển tại Công ty TNHH Hòa An
Công ty TNHH Hòa An khởi đầu là cửa hàng Bánh ngọt Hòa An, sản xuất theo quy mô gia đình Đến năm 1994 Công ty đã được cấp giấy chứng nhận kinh doanh số: 0402044740 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Hải Dương cấp ngày 22 tháng 3 năm 1994 với tổng số vốn đầu tư là 770 triệu đồng và số công nhân khoảng 15 người.
Kể từ khi thành lập, Công ty TNHH Hòa An liên tục tăng doanh số kinh doanh, đồng thời thường xuyên cải tạo nâng cấp nhà xưởng, tạo môi trường làm việc tốt cho người lao động tại Công ty Là một doanh nghiệp sản xuất mặt hàng thuộc ngành thực phẩm, công ty đặc biệt quan tâm đến vấn đề chất lượng Từ định hướng: “Luôn đảm bảo tính ổn định và nâng cao chất lượng sảm phẩm”, Công ty đã xây dựng và thực hiện hàng loạt các giải pháp chất lượng: Nâng cấp nhà xưởng, cải thiện môi trường lao động, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Một trong những biện pháp chất lượng mang tầm chiến lược của Công ty TNHH Hòa An, đó là tháng 8 năm 2005 công ty đã xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 Hệ thống này đã thực sự trở thành công cụ quản lý hữu ích, góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm, tính kỷ luật cho người lao động; giúp tăng năng suất, tăng hiệu quả quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm
Từ những hiệu quả đã đạt được của việc áp dụng Hệ thống ISO 9001 –
2000, công ty đã đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng và áp dụng Hệ thống phân tích mối nguy và kiểm soát điểm tới hạn HACCP Đây là hệ thống quản lý được xây dựng trên cơ sở khoa học và được đúc rút qua thực tiễn đảm bảo chất lượng VSATTP trên thế giới, hiện đang là công cụ hữu hiệu cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thực phẩm.
Tháng 11 năm 2006, công ty TNHH Hòa An đã đăng ký với Tổng cục đo lường chất lượng để được tư vấn hỗ trợ trong việc xây dựng hệ thống HACCP.
Công ty đã đầu tư hàng trăm triệu đồng để cải tạo nhà xưởng, nâng cấp trang thiết bị, máy móc đáp ứng các yêu cầu của HACCP Tháng 10 năm 2009 Công ty đã chuyển đổi và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008, hệ thống phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn HACCP 5603 : 2008
Trong những năm tới, Công ty TNHH Hòa An định hướng phát triển như sau:
- Phát triển hệ thống các nhà phân phối và đại lý phủ khắp các tỉnh phía Bắc và hướng tới thị trường phía Nam, luôn luôn đảm bảo việc phân phối hàng được thông suốt và kịp thời Với năng lực, kinh nghiệm và nhiều năm gắn bó, hệ thống các nhà phân phối và đại lý của công ty đã góp phần đáng kể cho sự trưởng thành và phát triển của Công ty
- Đầu tư phát triển nguồn nhân lực, coi con người là nguồn lực quan trọng, quan tâm xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, từng bước nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trình độ quản lý, tay nghề cho người lao động trong công ty
2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty TNHH Hòa An
2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
Công ty TNHH Hòa An chuyên sản xuất kinh doanh hàng thực phẩm công nghệ (Bánh đậu xanh, Bột đậu các loại) Các dòng sản phẩm tiêu biểu của Công ty bao gồm:
Bánh đậu xanh truyền thống
Bánh đậu xanh đặc biệt
Bánh đậu xanh trà xanh
Bánh đậu xanh sầu riêng
Bánh đậu xanh Thỏi Vàng
Bánh dành cho lễ cưới hỏi
Bột đậu các loại Được chọn lọc từ những hạt đậu xanh nguyên chất kết hợp với các nguyên liệu sạch, an toàn từ thiên nhiên khác như: đường kính, dầu thực vật, hương vani,
… Kết hợp áp dụng dây truyền sản xuất tự động, các sản phẩm bánh đậu xanh của Hòa An luôn đảm bảo được chất lượng cũng như sự an toàn cho người tiêu dùng.
* Quy trình sản xuất của công ty
Là một công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bánh đậu xanh nên NVL chủ yếu của công ty là đậu xanh Các khâu sản xuất như nghiền bột,hoán đường, trộn, cho đến khi đóng gói và hoàn thiện sản phẩm của Công ty đều xuất phát từ một quy trình chung cơ bản để dễ quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm một cách hiệu quả nhất
Sơ đồ 2.1: Quy trình sản xuất của công ty
(Nguồn: Phòng sản xuất Công ty TNHH Hòa An)
NVL đầu vào là đậu xanh Luộc Rang
Trộn bột đâu với đường, vani bột đậu xanh
(A) Nghiền mịn Sàng Bột đậu
- Trộn đường với bơ, vani, dầu ăn (B)
- Trộn (B) với bột đậu và hương liệu tùy từng loại bánh (bột trà xanh, khoai môn, sen, dừa) Đóng gói thủ công
Bột đậu được công nhân đóng khuôn và vào hộp Thành phẩm bánh đậu xanh Nhập kho Đóng gói bằng máy
Bột đậu được đưa vào máy và dập thành khuôn chuyển vào dây chuyền đóng gói chuyển sang kho 2 vào hộp
2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Hòa An
Bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hòa An theo mô hình trực tuyến, chức năng, cơ cấu tổ chức được sắp xếp một cách chuyên nghiệp và phân bổ phòng ban một cách khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thể trách nhiệm của mỗi thành viên và phòng ban trong công ty Sơ đồ tổ chức được bố trí giúp cho công ty hoạt động một cách hiệu quả nhất, giúp các phòng ban phối hợp nhau chặt chẽ để cùng phát triển vững mạnh (Phụ lục 2.1) Chức năng của các phòng ban công ty như sau:
- Giám đốc: Là đại diện pháp lý của công ty, chịu trách nhiệm điều hành, quản lý mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về mặt pháp lý với các bên liên quan và Nhà nước.
- Phó giám đốc: Hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành, quản lý hoạt động của công ty và cùng với giám đốc chịu trách nhiệm pháp lý với các bên liên quan và Nhà nước
- Các phòng ban chức năng:
Phòng kế hoạch kinh doanh: Có chức năng tham mưu về tổ chức xây dựng kế hoạch phục vụ hoạt động SXKD; Quản lý tổ chức sản xuất và kinh doanh; Triển khai, hướng dẫn, chỉ đạo và tổ chức thực hiện các quyết định chỉ thị của công ty
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH HÒA AN
Ưu điểm
3.1.1.1.Kế toán hàng tồn kho trên góc độ tài chính kế toán
*Về việc tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung là hợp lý Đảm bảo hiệu quả hoạt động của phòng kế toán Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức chặt chẽ, phù hợp với đặc điểm và quy mô của công ty, mọi công việc đều được thực hiện tuần tự và giám sát chặt chẽ từ trên xuống dưới Các quy định, chỉ đạo của ban lãnh đạo được nhanh chóng chuyển tới đối tượng thực hiện, ngược lại các thông tin báo cáo cũng được phản hồi một cách nhanh chóng, chính xác giúp những người chịu trách nhiệm thực hiện từng công đoạn hoàn thành tốt công việc và kế hoạch được triển khai của công ty Với mô hình tổ chức các phòng, các bộ phận được quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ ít xảy ra chồng chéo công việc tránh gây ra lãng phí về thời gian và đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
*Về tổ chức hạch toán kế toán hàng tồn kho
-Chứng từ kế toán: Công tác hạch toán ban đầu được kế toán sử dụng đầy đủ các loại chứng từ cần thiết để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý và cập nhật kịp thời giúp cho kế toán tổng hợp được thông tin chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán được nhanh chóng và chính xác Việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ phát sinh có sự liên kết hợp lý giữa các bộ phận với phòng kế toán công ty Các thủ tục Nhập – Xuất kho tương đối chặt chẽ, mọi nguyên vật liệu đến kho đều được kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại.
- TK kế toán: Nhìn chung công ty đã áp dụng đúng các tài khoản theoThông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính với các tài khoản cấp 1 Ngoài ra công ty linh hoạt, mở thêm một số tài khoản cấp 2 để phục vụ cho việc kế toán
- Tính giá hàng tồn kho : Công ty tuân thủ theo chế độ ban hành Giá Nhập kho được xác định theo giá gốc, giá xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền phù hợp, đúng với chế độ tài chính hiện hành.
-Về tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho:
Kế toán hàng tồn kho đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho, cân đối được số lượng và giá trị hàng hóa Công ty hiện đang áp dụng phương pháp “Thẻ song song” để tổ chức hạch toán HTK Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng
- Về tổ chức công tác kế toán tổng hợp hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình Nhập – Xuất – Tồn kho vật tư hàng hóa giúp cho việc giám sát chặt chẽ tình hình biến động của hàng tồn kho trên cơ sở bảo quản hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị Từ đó giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được tình hình sử dụng các loại nguyên vật liệu cách chính xác, đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Về sổ kế toán: Sổ sách kế toán được ghi chép 1 cách đầy đủ và chính xác, tuân thủ chế độ kế toán do Bộ Tài chính & Nhà nước quy định Kế toán hàng tồn kho đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho, cân đối được số lượng và giá trị hàng hóa.
3.1.1.2.Kế toán hàng tồn kho dưới góc độ kế toán quản trị
- Đối với việc xây dựng định mức và lập dự toán hàng tồn kho:Trên cơ sở đặc điểm về hàng tồn kho tại công ty, kế toán vật tư đưa ra hệ thống sổ sách ghi chép, xây dựng các định mức và dự toán hàng tồn kho một cách gần như rất chính xác Giúp hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty vận hành liên tục, không bị gián đoạn.
-Đối với công tác nhập- xuất NVL-CCDC: Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa thì các bộ phận đã lập Phiếu yêu cầu đề nghị Sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ và được ban lãnh đạo xét duyệt mới tiến hành xuất sử dụng (NVL, CCDC có sẵn) hoặc đề nghị thu mua (NVL, CCDC không có sẵn) Do vậy, nguyên vật liệu, CCDC được cung cấp một cách chính xác, có căn cứ, kịp thời mà vẫn tránh được hao hụt, lãng phí.
-Đối với công tác bảo quản hàng, dự trữ tồn kho: Các kho bảo quản lưu trữ được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư, hàng hóa Hệ thống kho rộng rãi, thoáng mát, đủ sáng, thuận tiện cho việc nhập xuất và kiểm kê hàng tồn kho Nguyên vật liệu được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc nhập – xuất và kiểm tra Công việc kế toán tại kho được thực hiện nghiêm túc, thường xuyên được kiểm tra đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu.
- Hệ thống chứng từ, tài khoản công ty đang sử dụng một mặt phục vụ yêu cầu kế toán hàng tồn kho dưới góc độ kế toán tài chính đã cơ bản đạt được mục đích phục vụ kế toán quản trị hàng tồn kho Thông qua việc mở các tài khoản chi tiết từ đó kiểm soát được tình hình hàng tồn kho và dễ dàng quy trách nhiệm
- Việc phân tích, cung cấp thông tin và xây dựng các báo cáo quản trị về hàng tồn kho tại công ty đã bước đầu đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà quản trị.
Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm có tác động tích cực đến việc tiết kiệm chi phí hàng tồn kho thì kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Hòa An còn một số hạn chế khiến cho công ty gặp không ít khó khăn.
3.1.2.1 Hạn chế dưới góc độ kế toán tài chính
*Về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ là rất cần thiết, nhưng do Công ty luôn phải liên tục nhập – xuất hàng hóa và luôn phải nắm bắt tình hình kinh doanh của ngành nên Công ty luôn phải đổi mới để phù hợp với thực tế, trong đó có bộ máy kế toán Bộ máy kế toán Công ty theo hình thức tập trung nên khối lượng chứng từ, sổ sách đều tập trung về phòng kế toán của Công ty nên khối lượng công việc khá lớn Bộ phận kho sau khi nhập – xuất hàng có chứng từ đầy đủ hợp lệ đều gửi về Công ty Tuy nhiên, khối lượng hàng hóa sản phẩm của Công ty nhiều và liên tục nên đôi khi xảy ra tình trạng bộ phận kế toán không nhận được số liệu, chứng từ không kịp thời cập nhật trong khoảng thời gian nhanh nhất
*Về tổ chức hạch toán kế toán hàng tồn kho
-Chứng từ kế toán: lưu trữ hồ sơ mua, bán hàng đóng riêng lẻ như hoá đơn riêng, hợp đồng theo lô hàng hoặc xác nhận đơn hàng đối với hợp đồng nguyên tắc riêng, biên bản giao nhận hàng riêng làm cho việc kiểm tra, đối chiếu quá trình bán hàng không liền mạch, chưa gắn kết.
- Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho Mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, thông tin trên hóa đơn mua hàng còn sai sót.
-Về sổ sách kế toán:
Công ty chỉ mở sổ cái, sổ chi tiết NVL, sổ chi tiết CCDC, sản phẩm cho từng mã hàng nhưng chưa mở sổ tổng hợp như: sổ tổng hợp mua hàng, sổ tổng hợp bán hàng,… để theo dõi số lượng hàng trong Công ty một cách cụ thể và chi tiết hơn
Số lượng nguyên vật liệu được xuất dùng rất nhiều cho các phân xưởng vậy mà công ty lại không lập bảng phân bổ nguyên vật liệu Nếu không có bảng này công ty sẽ rất khó nắm bắt được tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xưởng như thế nào đã phù hợp với kế hoạch của công ty chưa.
Các nguyên vật liệu của công ty mua ngoài của công ty hầu như được giao nhận trực tiếp và làm thủ tục nhập kho sau khi mua về Khi mua về tuy công ty có thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm tra số lượng , chất lượng, quy cách của nguyên vật liệu nhưng công việc nhưng việc lập biên bản kiểm nghiệm lại chưa được thực hiện nghiêm túc
Công ty hiện đang áp dụng phương pháp “Thẻ song song” để tổ chức hạch toán HTK chưa hợp lý do tại Công ty số lượng NVL, hàng hóa, thành phẩm đa dạng và liên tục, tình hình nhập – xuất diễn ra thường xuyên Do đó, Công ty nên áp dụng phương pháp phù hợp hơn như phương pháp “ghi sổ số dư” để hạch toán chi tiết HTK.
-Về tài khoản sử dụng: Không mở TK 151 – Hàng mua đi đường
Trong thực tế, nhiều trường hợp công ty mua hàng, bên bán đã bàn giao hóa đơn và các chứng từ liên quan nhưng hàng hóa đang đi trên đường chưa về nhập kho Kế toán không hạch toán vào TK 151 mà chỉ lưu chứng từ Điều này ảnh hưởng đến việc phản ánh nghiệp vụ không chính xác, xảy ra sai sót
-Về tính giá hàng tồn kho
Cách tính theo đơn giá bình quân gia quyền đơn giản, dễ thực hiện. Nhưng lại có nhược điểm là độ chính xác không cao, đến cuối tháng kế toán mới thực hiện tính giá vốn xuất kho, không cung cấp kịp thời thông tin cho mỗi nghiệp vụ.
3.1.2.1 Hạn chế dưới góc độ kế toán quản trị
*Về công tác lập dự toán và xây dựng định mức
Công tác kế toán quản trị nói chung và kế toán hàng tồn kho nói riêng trong Công ty chưa được thực hiện một cách đồng bộ Kế toán quản trị hàng tồn kho tại Công ty đã xây dựng định mức vật tư, hàng hóa song định mức xây dựng chủ yếu dựa vào kinh nghiệm sản xuất Bên cạnh đó, hiện tại ở công ty khi bán và gửi bán sản phẩm cho các đại lý hoặc siêu thị đều có chính sách cho đổi trả hàng khi không bán được hoặc khi mặt hàng gần hết hạn sử dụng Khi sản phẩm được nhập lại kho, các sản phẩm này sẽ được mang ra trộn hoặc nấu lại chung với các nguyên liệu mới để tạo ra các sản phẩm mới Điều này gây ra các sai phạm về việc tính định mức của sản phẩm, gây khó khăn trong khâu quản lý hàng tồn kho.
Do các nhân tố môi trường tác động đến giá cả các yếu tố đầu vào của sản xuất chưa được cập nhật một cách thường xuyên làm cho hệ thống định mức, dự toán chưa phù hơp với thực tế Việc phân tích các chỉ tiêu hàng tồn kho còn sơ sài, chưa chú trọng đến việc tổng hợp và phân tích số liệu nhằm đánh giá hiệu quả của hàng tồn kho và công tác quản trị hàng tồn kho
Việc lập dự toán định mức cũng chưa thực hiện cụ thể Vì vậy khó tính toán chính xác được mức tồn kho bao nhiêu là hợp lý, đặt mua vật liệu vào thời điểm nào, mua bao nhiêu thì mang lại hiệu quả cao trong quá trình quản lý và sử dụng và chế biến sản phẩm.
*Về thu thập thông tin kế toán
Việc thu thập thông tin về hàng tồn kho tại các doanh nghiệp hiện nay vẫn còn chưa được chặt chẽ Các báo cáo kế toán phục vụ cho yêu cầu công tác quản trị hàng tồn kho còn hết sức đơn giản, chưa thực sự hỗ trợ cho công tác quản lý hàng tồn kho.
*Về công tác kiểm kê hàng tồn kho
Công ty chưa được thực hiện một cách đều đặn theo hàng tháng nên tình trạng bị mất mát, hao hụt có thể xảy ra, thể hiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty chưa chặt chẽ.
Yêu cầu hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Hòa An
Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Hòa An là một vấn đề rất được quan tâm do những ảnh hưởng của nó đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như định hướng phát triển của công ty Để nội dung hoàn thiện kế toán hàng tồn kho có cơ sở khoa học, cụ thể và mang tính hiện thực cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
- Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho của Công ty TNHH Hòa An phải phù hợp với các thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế, phải tuân thủ các chế độ, chuẩn mực kế toán, chính sách của Nhà nước Việt Nam về hàng tồn kho nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của Nhà nước một cách thống nhất, cung cấp thông tin tài chính trung thực, hợp lý cho các đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện quy định, chế độ, chính sách hiện hành.
- Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của công ty về tổ chức bộ máy, về lĩnh vực hoạt động kinh doanh , phải xuất phát từ tình hình thực tế của Công ty nhằm đáp ứng được yêu cầu quản lý, từ đó mang lại hiệu quả kinh doanh tối ưu nhất.
- Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Hòa An phải dựa trên cơ sở thực trạng hiện có của đơn vị, có tính đến các nhân tố liên quan như định hướng phát triển của ngành bánh kẹo trong thời gian tới, năng lực, trình độ quản lý và bộ máy kế toán đơn vị Nội dung hoàn thiện phải chọn lọc những nội dung đã có, xây dựng thêm những nội dung chưa có hoặc chưa hoàn thiện, không phá vỡ cơ cấu tổ chức hiện tại, đảm bảo cho việc hoàn thiện mang tính thực tế và có ý nghĩa.
- Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Hòa An phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học cao vì mục tiêu của công ty là kinh doanh có lãi với hiệu quả cao nhất Phải giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích thu được trong quá trình thực hiện nghĩa là việc hoàn thiện phải có sự tính toán, cân đối sao cho tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất.
- Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Hòa An phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý của các đơn vị cũng như toàn công ty Thông tin do kế toán cung cấp bao gồm thông tin kế toán tài chính được công bố cho các đối tượng bên ngoài có quan tâm đến tình hình tài chính của đơn vị và thông tin kế toán quản trị được phục vụ cho chức năng ra quyết định của nhà quản lý đơn vị.Trong nền kinh tế thị trường, do yêu cầu phải nhạy bén và nắm bắt nhanh các cơ hội kinh doanh đa dạng nên thông tin kế toán cần phải linh hoạt, nhanh chóng,thích hợp với quyết định của nhà quản lý để đảm bảo khả năng cạnh tranh thế mạnh của đơn vị trước xu thế cạnh tranh ngày càng quyết liệt trên thị trường.
Các đề xuất hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Hòa An
Công ty TNHH Hòa An là một công ty sản xuất, với những sản phẩm mang tính đa dạng và có tính thời vụ Do vậy, việc quản lý và sử dụng hàng tồn kho cần được chú trọng hoàn thiện hơn Sau đây là một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty.
3.3.1.Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho dưới góc độ kế toán tài chính
* Về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Để tiến hành xử lý nhanh, chính xác số liệu thì Công ty TNHH Hòa An cần phải có nhân viên có trình độ chuyên môn cao, thành thạo máy vi tính Vì vậy, công ty nên cần có kế hoạch đào tạo chuyên môn và thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng kế toán nâng cao kiến thức cho nhân viên kế toán.
Mặt khác, công ty nên cập nhật các phần mềm kế toán mới, các thông tư nghị định mới về chế độ kế toán để giảm thiểu công việc của kế toán trong việc tính giá NVL, CCDC xuất kho và việc hạch toán được khoa học và chính xác hơn Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp công ty tránh việc số các chứng từ được đánh một cách tùy tiện, hạn chế những sai sót không đáng có.
* Về tổ chức hạch toán kế toán hàng tồn kho
Vận dụng các nguyên tắc, phương pháp về lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty Cụ thể hóa và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ kế toán đã được quy định để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ Công ty…Trong quá trình kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện ra có chứng từ không đúng với quy định, chế độ kế toán và quy trình của DN thì phải dừng việc hạch toán (Không thanh toán, xuất quỹ,…) và báo ngay cho Trưởng đơn vị hoặc ban giám đốc để kịp thời có biện pháp xử lý.
Bên cạnh đó, để tránh tình trạng mất mát và hư hỏng chừng từ mà không biết quy trách nhiệm cho ai, thì việc lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban là điều cần thiết Mỗi khi luân chuyển chứng từ, các bên giao và nhận ký vào sổ giao nhận chứng từ Nếu xảy ra mất mát hay hư hỏng chứng từ thì trách nhiệm sẽ được quy đúng người, đúng bộ phận để có biện pháp xử lý Từ đó, công tác quản lý chứng từ sẽ chặt chẽ hơn và góp phần nâng cao trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong công ty đối với việc giữ gìn bảo quản chứng từ Mẫu sổ giao nhận chứng từ theo (Phụ lục 3.1).
-Về sổ sách kế toán: Công ty TNHH Hòa An cần căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính ban hành để bổ sung thêm các sổ kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động Việc bổ sung hoặc thiết kế các nội dung của sổ kế toán không được làm sai lệch nội dung các chỉ tiêu đã quy định trên sổ kế toán Công ty có thể thiết kế các mẫu sổ phù hợp với yêu cầu quản lý theo các loại hàng tồn kho, theo từng bộ phận, từng công việc và các yêu cầu khác của kế toán quản trị Công ty có thể mở thêm một số sổ tổng hợp mua hàng, sổ tổng hợp bán hàng,.… để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh của từng nhóm HTK như: NVL, hàng hóa, CCDC,… (Phụ lục 3.2 và 3.3)
-Về tài khoản kế toán: Như trên đã nói, tại Công ty TNHH Hòa An chưa sử dụng TK 151 - “Hàng mua đang đi trên đường” để theo dõi hàng tồn kho đi đường Tài khoản này sử dụng trong trường hợp khi hàng hóa đang trên đường về, kế toán kho hạch toán vào TK 151 “ Hàng mua đang đi trên đường” để kế toán bán hàng làm phiếu xuất kho cho khách hàng xuất từ hàng hóa của kho
151, tránh được tình trạng gây âm kho (Do đặc thù kinh doanh đối với khách hàng ngoài tỉnh, kế toán phải hoàn thiện toa hàng xuất cho khách vào ngày hôm trước để kho kịp đóng hàng sáng mai xe đi giao cho khách).
Tài khoản này còn được sử dụng trong trường hợp chứng từ về trước nhưng hàng cuối tháng chưa về nhập kho Tại Công ty TNHH Hòa An khi có trường hợp này xảy ra, kế toán lưu chứng từ lại đến khi hàng về mới hạch toán, dẫn đến việc phản ánh không đúng hàng tồn kho tại đơn vị Để khắc phục tình trạng này, Công ty nên sử dụng TK 151 theo quy định để phản ánh chính xác tình hình hàng tồn kho cuối kỳ Cụ thể, cuối mỗi tháng, căn cứ vào hoá đơn mua vật tư, hàng hoá của các loại vật tư, hàng hoá đã mua nhưng chưa về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Hàng đang đi đường (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112,331,…: Tổng số tiền phải trả Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Có TK 151-Về tính giá HTK: Công ty TNHH Hòa An đang sử dụng phương pháp bình quân gia quyền Tuy nhiên phương pháp này khá mất thời gian, độ chính xác không cao Thay vì sử dụng phương pháp tính giá trên kế toán có thể tính giá theo phương pháp Nhập trước xuất trước ( FIFO) để tính được ngay giá vốn hàng xuất kho của từng lần xuất hàng Do vậy kế toán có thể cung cấp số liệu kịp thời để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh Phương pháp này áp dụng dựa trên giả sử là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập trước hoặc sản xuất trước và thực hiện theo trình tự cho đến khi chúng được xuất ra hết.
-Các giải pháp khác Để hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho, công ty TNHH Hòa An cần hoàn thiện hệ thống kho bảo quản vật tư, hàng hóa, các kho cần được nâng cấp, bố trí khoa học, thuận tiện cho việc theo dõi Khi hàng hóa được mua về, cần được phân chia vào các kho, các kho lớn nên phân chia thành các kho nhỏ hoặc các khu riêng biệt để phân loại được nguyên vật liệu như NVL chính, NVL phụ, khu hàng hóa bị trả lại, để thuận tiện cho việc theo dõi, bảo quản kiểm kê vật tư cũng như quá trình nhập xuất được dễ dàng hơn. Đối với hàng bị trả lại, công ty nên có các chính sách đối với các bạn hàng về việc đổi trả hàng Giả sử có thể khuyến khích các đại lý, siêu thị chia lượng hàng cần lấy thành nhiều lần nhỏ thay vì lấy một lần với số lượng lớn để hạn chế việc sản phẩm bị tồn đọng nhiều, không bán kịp trước khi hết hạn sử dụng.
3.3.2 Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho dưới góc độ kế toán quản trị
* Hoàn thiện công tác lập dự toán, định mức hàng tồn kho
Hiện tại, công tác lập dự toán, định mức hàng tồn kho của Công ty TNHH Hòa An còn hạn chế, khi việc lập dự toán, định mức hàng hóa khá sơ sài Công ty mới xây dựng được định mức của từng loại vật tư để cấu thành lên sản phẩm mà chưa lập dự toán cụ thể về việc mua hàng, cũng như mức dự trữ hàng tồn kho an toàn Do đó, trong hoàn thiện công tác lập dự toán, định mức hàng tồn kho, Công ty TNHH Hòa An cần quan tâm hoàn thiện các khía cạnh
Trước hết bộ phận kế hoạch sẽ xem xét, phân tích thị trường trong kỳ để dự trù nhu cầu hàng hóa Để việc dự trù nhu cầu hàng hóa nhanh chóng, chính xác, ở các doanh nghiệp thường do các nhân viên tại các kho dự trù thông qua yêu cầu mua những mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu Các yêu cầu mua hàng này sẽ được gửi về bộ phận kế hoạch, bộ phận này sẽ kiểm tra lại một lần nữa các nhu cầu xem có phù hợp với nhu cầu thị trường không và có những điều chỉnh hợp lý Mặt khác nhu cầu đặt hàng còn phụ thuộc lớn vào các đơn đặt hàng từ các khách hàng quen thuộc và các khách hàng mới
Sau khi dự trù nhu cầu, kết hợp với báo cáo mức tồn kho do phòng kế toán gửi lên, bộ phận kế hoạch sẽ lập kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng cần phải dựa vào các căn cứ sau:
+ Căn cứ vào dự toán hàng tồn kho cuối kỳ
+ Căn cứ vào đơn giá hàng mua trong kỳ kế hoạch
Công ty có thể sử dụng mẫu sau để lập kế hoạch mua hàng Để biết kết quả tiêu thụ của các mặt hàng, cuối quý có thể tổ chức kiểm tra mức tồn kho Đối với mặt hàng nào tỷ lệ mức tồn kho so với mức mua hàng trong kỳ cao, có nghĩa là tiêu thụ kém thì sẽ không tiến hành đặt mua nữa, và có thể loại trừ khỏi danh sách mua hàng.
Điều kiện thực hiện giải pháp
Lượng hàng tồn kho ở mức cần phải mua thêm
3.4.1.Công ty TNHH Hòa An
Xây dựng chính sách kế toán thống nhất trong doanh nghiệp Nghiên cứu và xây dựng mô hình tổ chức kế toán phù hợp với tình hình tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh và đặc điểm hoạt động để có được thông tin thích hợp khi đánh giá Vận dụng có chọn lọc các quy định của kế toán quốc tế cũng như các thông lệ quốc tế, chế độ kế toán về hàng tồn kho hiện hành để đáp ứng trước mắt nhu cầu của đơn vị, đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý các đối tượng sử dụng cũng như chế độ báo cáo theo đúng quy định của Nhà nước Thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ theo hướng thông tin phục vụ cho việc kiểm soát hiệu quả nhất là kiểm soát hàng tồn kho nhằm có được thông tin đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng báo cáo này Hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải được quan tâm hơn nữa, đảm bảo thông tin minh bạch, rõ ràng, tăng cường kiểm soát các hoạt động, tránh các sai sót và gian lận trên báo cáo tài chính.
Nâng cao trình độ hiểu biết của các nhà quản lý tại doanh nghiệp khi đọc các thông tin trình bày trên báo cáo tài chính, báo cáo quản trị để các báo cáo này là công cụ hữu ích cho việc kiểm soát và ra các quyết định liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp
Xây dựng hệ thống kế toán quản trị phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ trang thiết bị cũng như trình độ đội ngũ kế toán viên trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần có chính sách phát triển nguồn nhân lực, tăng cường đào tạo bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ cho các nhà quản lý và nhân viên kế toán
Về việc áp dụng tổ chức kế toán quản trị hàng tồn kho, bộ phận chuyên trách trực thuộc bộ máy kế toán cần đi đầu trong việc áp dụng lĩnh vực mới mẻ này, phối hợp cùng các bộ phận có liên quan, căn cứ vào những quy định, hướng dẫn hiện hành của Nhà nước, vận dụng vào đặc thù thực tế của công ty đang nghiên cứu xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh thích hợp với việc xây dựng mô hình kế toán quản trị tại công ty.
Công ty cần hiểu được tầm quan trọng của kế toán nói chung, kế toán hàng tồn kho nói riêng trong việc cung cấp những thông tin cho nhà quản lý ra các quyết định kinh doanh phù hợp nhằm mục đích cuối cùng là nâng cao hiệu quả kinh tế và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
3.4.2.Từ phía Nhà Nước Để thực hiện tốt các giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho đòi hỏi phải có các điều kiện và biện pháp cụ thể từ phía Nhà nước và các cơ quan chức năng.
Nhà nước cần hoàn thiện môi trường pháp lý Muốn vậy Nhà nước cần có các chính sách mở rộng thị trường tài chính, ổn định thị trường tiền tệ, hoàn thiện hệ thống pháp luật kinh tế, tạo sự bình đẳng giữa các doanh nghiệp thuộc các thành phần kin tế khác nhau
Mặt khác trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế để đảm bảo cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các công ty ngành bánh kẹo nói riêng có thể đứng vững và phát triển trong môi trường cạnh tranh, đòi hỏi Nhà nước phải có những đổi mới trong chính sách tài chinh trong tiến trình hội nhâp Nhà nước cần tiếp tục xây dựng và hoàn thiện khuôn khổ pháp lý kế toán đồng bộ, thống nhất: hoàn thiện luật kế toán, nghị định hướng dẫn luật và việc ban hành chuẩn mực kế toán trên cơ sở đảm bảo tính đồng bộ và khả thi, thống nhất
Cần thống nhất các quy định và hướng dẫn về lập và trình bày hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn kho từ đó để phổ biến rộng rãi đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng, phục vụ cho công tác nghiên cứu cũng như áp dụng trong thực tiễn Các bộ ban ngành cần tổ chức, chủ trì các cuộc hội thảo về kế toán quản trị hàng tồn kho, phương pháp xử lý kế toán đối với một vài nghiệp vụ kế toán đặc thù liên quan đến hàng tồn kho của các công ty quốc gia trên thế giới.
Từ đó khái quát thành văn bản công bố trên các phương tiện để tiện cho việc nghiên cứu tiếp theo, đồng thời có thể vận dụng trong môi trường kinh doanh ở Việt Nam
Bộ tài chính cần tiếp tục rà soát, cập nhật và hoàn thiện nội dung của các chuẩn mực liên quan đến hàng tồn kho đã ban hành…hoàn chỉnh, bổ sung những điểm chưa phù hợp, chưa thống nhất, bỏ đi những điểm không còn phù hợp với điều kiện hiện nay Những năm qua các chuẩn mực kế toán quốc tế có những thay đổi, đòi hỏi phải cập nhật đảm bảo nhất quán với chuẩn mực kế toán quốc tế.
Nhà nước cần có những chính sách để nâng cao chất lượng đào tạo kế toán- kiểm toán Để có đội ngũ kế toán viên tay nghề cao, trình độ chuyên môn giỏi Nhà nước cần có chính sách thích hợp trong đào tạo.
Trong Chương 3, luận văn đã tìm ra những điểm đã đat được cũng như những mặt còn tồn tại trong kế toán hàng tồn kho và nguyên nhân dẫn đến những tồn tại đó tại Công ty TNHH Hòa An Trên cơ sở đó, để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp cũng như đưa ra một số điều kiện để thực hiện giải pháp từ phía nhà nước và doanh nghiệp.
Kế toán hàng tồn kho trong các DN đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp sản xuất nói chung và tại Công ty TNHH Hòa An nói riêng Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công Ty nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng hóa, góp phần làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong nền kinh tế Những nội dung được hoàn thiện tại Công ty giúp kế toán phản ánh đúng tình trạng kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp, giúp cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán đưa ra những quyết sách phù hợp cho từng giai đoạn cu thể.
