Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập, việc phát triển bền vững nền kinh tế Việt Nam yêu cầu có những chiến lược hiệu quả, bao gồm mối quan hệ kinh tế và các giải pháp tài chính tiền tệ Đối với các doanh nghiệp, nhà quản lý cần nhận thức rõ vai trò của thông tin kinh tế và tài chính, đặc biệt là thông tin về hàng tồn kho (HTK), để đưa ra quyết định quản lý và đầu tư hợp lý HTK, là một phần quan trọng của tài sản lưu động, bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, và thành phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Thông tin về HTK giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nghiệp vụ kinh tế, duy trì sản xuất mà không gây ứ đọng vốn, đồng thời ảnh hưởng đến báo cáo tài chính Do đó, HTK đóng vai trò thiết yếu trong sự phát triển của doanh nghiệp và nền kinh tế.
Quản lý hàng tồn kho (HTK) là một vấn đề thiết yếu mà các doanh nghiệp (DN) cần chú trọng, vì việc quản lý không hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng thâm hụt hoặc tồn kho ảo, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của DN.
Công ty TNHH Habisco chuyên cung cấp linh kiện và phụ tùng cho các loại xe công nghiệp, bao gồm xe bơm và xe trộn bê tông Sản phẩm của chúng tôi đa dạng, phù hợp với từng loại xe và thương hiệu khác nhau, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Mẫu mã sản phẩm thường xuyên thay đổi do nhập từ nhiều nhà cung cấp, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm đếm các linh kiện nhỏ như ốc vít, gây ra tình trạng thâm hụt hoặc tồn kho ảo Đối với các dòng xe bơm và xe trộn bê tông có giá trị lớn, việc nhập hàng ồ ạt gặp khó khăn do hạn chế về vốn và diện tích kho bãi Điều này yêu cầu các nhà quản lý doanh nghiệp phải lập kế hoạch dự toán hàng tồn kho một cách hiệu quả Do đó, việc thiết lập dự toán và kế hoạch theo dõi số lượng sản phẩm trở thành một vấn đề cấp thiết cho công ty hiện nay.
Việc hoàn thiện kế toán hàng tồn kho (HTK) là rất quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt là công ty TNHH Habisco Dựa trên những ưu và nhược điểm đã phân tích, học viên đã quyết định chọn đề tài "Kế toán HTK tại công ty TNHH Habisco" cho luận văn thạc sĩ của mình.
Tổng quan các công trình nghiên cứu đã công bố liên quan đến kế toán HTK
Mặc dù kế toán hàng tồn kho (HTK) không phải là một đề tài mới, nhưng vai trò của nó trong các doanh nghiệp là rất quan trọng, dẫn đến nhiều công trình nghiên cứu khoa học đã được thực hiện Mỗi nghiên cứu mang đến một góc nhìn và nhận định riêng của tác giả Để đảm bảo tính phù hợp và toàn diện trong nghiên cứu về kế toán HTK tại doanh nghiệp, tôi đã tham khảo một số công trình của các tác giả trong nước Qua đó, tôi rút ra được những điểm cần học hỏi và những vấn đề cần tiếp tục giải quyết trong quá trình nghiên cứu của mình.
Luận văn thạc sĩ kinh tế của Hoàng Lệ Nga (2017) với đề tài “Kế toán HTK tại Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ An Nguyên” đã tổng hợp các vấn đề lý luận cơ bản về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ, trình bày rõ đặc điểm, nội dung và yêu cầu quản lý hàng tồn kho Tác giả cũng phân tích và hệ thống hóa nội dung kế toán hàng tồn kho từ góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị Dựa trên việc chỉ ra những hạn chế trong kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH An Nguyên, luận văn đã đề xuất các giải pháp hoàn thiện cho cả kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Luận văn thạc sĩ kinh tế của Nguyễn Thị Quỳnh Trang (2017) với chủ đề “Kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Dệt 19.5 Hà Nội” đã phân tích lý luận về hàng tồn kho và kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, luận văn khảo sát thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Dệt 19.5 Hà Nội và đề xuất các biện pháp cải thiện công tác kế toán hàng tồn kho, đặc biệt là trong phương pháp tính giá và kế toán hàng tồn kho từ góc độ kế toán quản trị.
Luận văn thạc sỹ kinh tế của Cao Huyền Trang (2018) với đề tài "Kế toán HTK tại Công ty Cổ phần Sube Phốt Phát và Hóa Chất Lâm Thao" nghiên cứu kế toán hàng tồn kho từ góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị Luận văn đã đánh giá thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty và đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế trong công tác kế toán.
Luận văn thạc sỹ kinh tế của Nguyễn Thị Minh Thúy (2019) với đề tài “Kế toán HTK tại Công ty Cổ phần xây dựng A&D Việt Nam” nghiên cứu về hàng tồn kho từ góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị Nghiên cứu đã đánh giá thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kế toán này.
Luận án tiến sĩ của Phan Hương Thảo (2020) nghiên cứu tổ chức kế toán quản trị hàng tồn kho (HTK) trong doanh nghiệp sản xuất giấy tại Việt Nam Nghiên cứu trình bày lý luận về quản lý HTK, tổ chức kế toán quản trị HTK, các yếu tố ảnh hưởng và kinh nghiệm quốc tế trong lĩnh vực này Tác giả cũng phân tích thực trạng tổ chức kế toán quản trị HTK tại các doanh nghiệp sản xuất giấy Việt Nam, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện hiệu quả quản lý HTK trong ngành.
Các nghiên cứu khoa học về kế toán hàng tồn kho (HTK) đã chỉ ra lý luận cơ bản và thực trạng kế toán HTK tại các doanh nghiệp Tuy nhiên, tác giả nhận thấy rằng vẫn tồn tại một số hạn chế trong các công trình nghiên cứu này, cần được xem xét để hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán HTK trong doanh nghiệp.
Nghiên cứu về hàng tồn kho (HTK) chủ yếu tập trung vào kế toán tài chính, trong khi kế toán quản trị HTK vẫn chưa được chú trọng đúng mức Số lượng công trình nghiên cứu về HTK từ góc độ kế toán quản trị còn hạn chế, mặc dù vai trò và vị trí của kế toán quản trị HTK ngày càng trở nên quan trọng trong doanh nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu của các công trình khoa học chủ yếu tập trung vào các doanh nghiệp sản xuất, trong khi số lượng nghiên cứu về hệ thống kho (HTK) tại các doanh nghiệp thương mại vẫn còn hạn chế Điều này là đáng chú ý, bởi vì doanh nghiệp thương mại hiện nay chiếm một tỷ lệ đáng kể trong tổng số doanh nghiệp.
Kế toán hàng hóa nhập khẩu tại Việt Nam chưa được nghiên cứu đầy đủ, mặc dù hoạt động nhập khẩu diễn ra sôi động do sự hội nhập kinh tế toàn cầu Việc hiểu rõ cơ sở lý luận và thực trạng của kế toán hàng hóa nhập khẩu là cần thiết để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế hiện nay.
Đến thời điểm hiện tại, chưa có nghiên cứu khoa học nào về kế toán hàng tồn kho (HTK) tại Công ty TNHH Habisco Do đó, tác giả sẽ tiếp tục nghiên cứu và tìm hiểu sâu hơn về kế toán HTK trong các phần tiếp theo của luận văn.
Mục đích nghiên cứu của đề tài
Bài viết phân tích các vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến kế toán hàng tồn kho (HTK) trong doanh nghiệp thương mại Nghiên cứu thực trạng kế toán HTK tại công ty TNHH Habisco nhằm chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm hiện có Cuối cùng, bài viết đề xuất các giải pháp để hoàn thiện quy trình kế toán HTK tại công ty TNHH Habisco.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
Đề tài nghiên cứu kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Habisco đã thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn tài liệu quan trọng, bao gồm Luật kế toán 2015, Chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 02, và các chuẩn mực kế toán Việt Nam như VAS 01 và VAS 02 Ngoài ra, chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam từ Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC cũng được xem xét Tác giả còn tham khảo các công trình nghiên cứu khoa học về kế toán hàng tồn kho cùng với tài liệu nội bộ và các chứng từ kế toán, sổ kế toán, và báo cáo tài chính của Công ty TNHH Habisco Để thu thập dữ liệu, tác giả đã áp dụng ba phương pháp thu thập dữ liệu đồng thời.
Phương pháp phỏng vấn là một kỹ thuật thu thập thông tin thông qua giao tiếp bằng lời nói, với mục đích cụ thể Tác giả áp dụng phương pháp này để thu thập thông tin về đặc điểm hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý và công tác kế toán tại công ty.
TNHH Habisco Quá trình thu thập dữ liệu được thực hiện thành hai giai đoạn:
Giai đoạn 1 trong quá trình phỏng vấn bắt đầu bằng việc xác định đối tượng phỏng vấn, bao gồm cán bộ quản lý và nhân viên phòng kế toán như kế toán trưởng và kế toán viên Tác giả chuẩn bị một bộ câu hỏi dự kiến để trao đổi, tập trung vào các khía cạnh như tổ chức hoạt động kinh doanh, cấu trúc quản lý và quy trình kế toán hàng tồn kho tại công ty (Phụ lục 1.1).
Sau khi chuẩn bị nội dung câu hỏi phỏng vấn, tác giả tiến hành phỏng vấn các đối tượng liên quan trong bối cảnh đại dịch COVID-19 phức tạp Do giãn cách xã hội tại Việt Nam và hạn chế ra vào tại Công ty TNHH Habisco, tác giả đã thực hiện phỏng vấn chủ yếu qua điện thoại, Zalo và Gmail Thông tin thu thập được từ các cuộc phỏng vấn đã được tổng hợp và tóm tắt trong phụ lục.
Quan sát là phương pháp ghi lại có kiểm soát các sự kiện và hành vi của con người Tại Công ty TNHH Habisco, tác giả đã áp dụng phương pháp này bằng cách sử dụng các giác quan và thiết bị hỗ trợ như ultraview, smartphone, và máy scan để ghi nhận tổ chức công tác kế toán Phương pháp quan sát giúp tác giả tiếp cận trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày và hiểu rõ hơn về nội dung tổ chức công tác kế toán của công ty.
Để thu thập dữ liệu phục vụ cho nghiên cứu, tác giả đã tiến hành nghiên cứu các tài liệu nội bộ của công ty, bao gồm giấy phép đăng ký kinh doanh, quy chế nội bộ, đặc điểm hệ thống kho (HTK), định hướng phát triển trong tương lai, cùng với các báo cáo tài chính năm 2018 và 2019 Bên cạnh đó, tác giả cũng xem xét các chuẩn mực kế toán quốc tế như IAS 02, chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 01, VAS 02), chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam (Thông tư 133/2016/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC), cùng với giáo trình kế toán tài chính, kế toán quản trị doanh nghiệp và các tạp chí tài chính liên quan.
Phương pháp phân tích dữ liệu:
Sau khi thu thập dữ liệu cần thiết cho nghiên cứu, tác giả tiến hành phân tích dữ liệu theo các bước cơ bản.
Trong quá trình tổng hợp và xử lý thông tin, các tài liệu được thu thập từ phỏng vấn, quan sát và nghiên cứu tài liệu sẽ được phân loại thành hai nhóm chính Nhóm đầu tiên bao gồm các dữ liệu thuộc cơ sở lý luận, như luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, văn bản hướng dẫn và chính sách tài chính kế toán Nhóm thứ hai chứa dữ liệu thực tiễn liên quan đến Công ty TNHH Habisco, bao gồm thông tin chung về công ty và dữ liệu kế toán hàng tồn kho tại công ty.
Tác giả tiến hành so sánh giữa cơ sở lý luận và thực tiễn tại công ty, phân tích việc tổ chức công tác kế toán, áp dụng chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành Qua đó, tác giả chỉ ra những vấn đề mà công ty đã thực hiện đúng quy định, những vấn đề chưa tuân thủ và các trường hợp thực hiện khác với quy định hiện tại.
Tác giả tiến hành phân tích và đánh giá kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Habisco dựa trên dữ liệu thu thập được Các phương pháp được sử dụng bao gồm sắp xếp thông tin theo trình tự hạch toán, phân tích dựa trên kết quả so sánh và áp dụng công thức tính toán Kết quả phân tích giúp tác giả đánh giá nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả kế toán và đề xuất các giải pháp hữu ích nhằm cải thiện tình hình.
6, Ý nghĩa đề tài nghiên cứu
Về lý luận, đề tài tập trung nghiên cứ kế toán HTK trong công ty thương mại trên góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị
Đề tài khảo sát thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Habisco nhằm đưa ra các giải pháp cải thiện hiệu quả kế toán hàng tồn kho, từ đó góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững cho công ty.
Các giải pháp tác giả đề xuất trong đề tài nghiên cứu sẽ góp phần hoàn thiện kế toán HTK tại Công ty TNHH Habisco trong thời gian tới.
Qua quá trình nghiên cứu, tác giả đã hiểu rõ hơn về hàng tồn kho (HTK) và kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại Tác giả cũng đã tiếp thu được nhiều kiến thức, kỹ năng và thái độ nghiên cứu khoa học nghiêm túc từ người hướng dẫn.
7, Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì đề tài được kết cấu gồm 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán hàng tồn kho trong DN thương mại
Chương 2: Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Habisco.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại công tyTNHH Habisco.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HTK TRONG DN THƯƠNG MẠI
Những vấn đề cơ bản về HTK trong DN thương mại
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Hiện nay, khái niệm hàng tồn kho được hiểu theo nhiều cách khác nhau trong các doanh nghiệp.
Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường, bao gồm hàng hóa mua vào để bán ra, thành phẩm tồn kho trong kỳ, vật dụng chuẩn bị đưa vào quá trình sản xuất và giá trị của sản phẩm dở dang Theo Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS 02), hàng tồn kho được định nghĩa là tài sản được giữ để bán, đang trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh dở dang để phục vụ cho việc bán Tuy nhiên, hàng tồn kho không bao gồm chi phí xây dựng dở dang phát sinh từ các hợp đồng xây dựng, công cụ tài chính, gia súc, gia cầm, nông lâm sản và các quặng khoáng sản của các nhà sản xuất.
Theo Điều 3 CMKT Việt Nam về HTK - VAS 02, hàng tồn kho (HTK) bao gồm các tài sản được giữ để bán trong quá trình sản xuất và kinh doanh bình thường HTK bao gồm hàng hóa mua về để bán, thành phẩm tồn kho, sản phẩm dở dang, nguyên liệu và vật liệu đang trong quá trình sản xuất, cũng như chi phí dịch vụ dở dang Cụ thể, HTK của doanh nghiệp có thể là hàng hóa tồn kho, hàng đang vận chuyển, hàng gửi đi bán hoặc gia công chế biến, và các công cụ, dụng cụ cần thiết cho hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ.
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, hàng tồn kho (HTK) của doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm các tài sản mua vào để sản xuất hoặc bán trong kỳ kinh doanh, như hàng mua đang vận chuyển, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm và hàng hóa Tuy nhiên, các sản phẩm, hàng hóa, vật tư không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp sẽ không được coi là HTK Tóm lại, HTK là tài sản mà doanh nghiệp nắm giữ để bán hoặc sử dụng trong sản xuất và cung cấp dịch vụ, với HTK của doanh nghiệp sản xuất chủ yếu là nguyên liệu, vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm, còn doanh nghiệp thương mại chủ yếu chứa hàng hóa.
Trong doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho (HTK) chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng tài sản lưu động HTK trong doanh nghiệp thường bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có vai trò và công dụng riêng, đồng thời cũng mang những đặc điểm cơ bản riêng biệt.
HTK (Hàng Tồn Kho) là một bộ phận tài sản lưu động quan trọng trong quá trình kinh doanh và sản xuất Thông tin chính xác và kịp thời về HTK giúp doanh nghiệp quản lý các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày, đảm bảo có đủ vật tư và hàng hóa cho hoạt động sản xuất mà không gây ứ đọng vốn hay gián đoạn kinh doanh Điều này cũng cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch kế toán mua HTK để duy trì mức dự trữ hợp lý, phù hợp với hệ thống kế toán quốc tế và quy định tại Việt Nam.
HTK trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, dẫn đến giá gốc HTK cũng có sự chênh lệch Việc xác định đầy đủ các yếu tố chi phí cấu thành giá gốc không chỉ giúp tính toán chính xác giá gốc mà còn tạo cơ sở để xác định chi phí HTK, từ đó ảnh hưởng đến việc tính toán lợi nhuận thực hiện trong kỳ.
HTK tham gia toàn bộ quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, nơi các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra liên tục và có sự biến động về hình thái hiện vật Qua đó, các tài sản này được chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác nhau, bao gồm cả tiền.
HTK trong doanh nghiệp có nhiều loại với đặc điểm và điều kiện bảo quản khác nhau, dẫn đến nguy cơ mất mát cao Việc kiểm kê và quản lý bảo quản hàng tồn kho trở nên khó khăn và tốn kém.
Việc xác định chất lượng và giá trị hàng tồn kho (HTK) là một nhiệm vụ phức tạp và đầy thách thức Nhiều loại HTK, như tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử và đồ cổ, thường gặp khó khăn trong việc phân loại và định giá chính xác.
Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng hóa mua đang đi trên đường, hàng gửi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến
Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán
Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và san rphaamr hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm
Nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua mang đi đường
HTK có nhiều loại, tùy theo tiêu thức phân loại khác nhau ta có những loại HTK khác nhau:
(1) Phân loại HTK theo nguồn gốc hình thành:
Hàng mua từ bên ngoài là toàn bộ HTK được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của DN.
Hàng mua nội bộ là toàn bộ hàng tồn kho (HTK) mà doanh nghiệp thu mua từ các nhà cung cấp trong hệ thống tổ chức của mình, bao gồm việc mua sắm giữa các đơn vị trực thuộc cùng một công ty hoặc tổng công ty.
HTK tự sản xuất và gia công bao gồm toàn bộ sản phẩm được chế tạo và gia công tại nội bộ Trong khi đó, HTK nhập khẩu từ các nguồn khác bao gồm những sản phẩm được nhập từ liên doanh, liên kết, cũng như các sản phẩm được biếu tặng.
Việc phân loại các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho (HTK) là cần thiết để tính toán chính xác giá gốc HTK từ từng nguồn hình thành Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp (DN) đánh giá đúng mức độ ổn định của nguồn HTK mà còn hỗ trợ trong việc quản lý tài chính hiệu quả.
HTK được mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định giá trị HTK của doanh nghiệp khi lập BCTC hợp nhất.
(2) Phân loại HTK theo yêu cầu sử dụng:
HTK trong kinh doanh phản ánh giá trị của hàng tồn kho được quản lý hợp lý, đảm bảo hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
HTK chưa cần sử dụng: Phản ánh HTK được dự trữ ở mức cao hơn.
Phân loại hàng tồn kho (HTK) là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp (DN) đánh giá tính hợp lý của HTK, xác định các đối tượng cần lập dự phòng cũng như xác định mức độ dự phòng giảm giá HTK cần thiết.
(3) Phân loại HTK theo địa điểm bảo quản:
HTK trong DN: Phản ánh toàn bộ HTK đang được bảo quản tại DN như hàng trong kho, trong quầy.
Kế toán HTK trong DN thương mại theo góc độ kế toán tài chính
1.2.1 Quy định kế toán hàng tồn kho theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam
Dựa trên các chuẩn mực kế toán quốc tế và điều kiện thực tế tại Việt Nam, Bộ Tài chính đã ban hành các chuẩn mực kế toán liên quan đến hàng tồn kho, bao gồm VAS.
01 – Chuẩn mực chung; VAS 02 – Hàng tồn kho.
Quy định về kế toán hàng tồn kho theo VAS 01:
Theo điều 3 VAS 01, khi đánh giá hàng tồn kho, kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau:
Tài sản cần được ghi nhận theo giá gốc, được xác định bằng số tiền đã trả hoặc giá trị hợp lý tại thời điểm ghi nhận Giá gốc này không được thay đổi, trừ khi có quy định khác trong các chuẩn mực kế toán cụ thể.
Giá gốc của hàng tồn kho (HTK) được xác định dựa trên giá mua hoặc giá thành sản xuất, bao gồm tất cả các chi phí thực tế liên quan đến việc hình thành HTK Đối với hàng hóa mua ngoài, giá gốc bao gồm toàn bộ chi phí đơn vị để có được hàng hóa, bao gồm giá trị mua và các chi phí phát sinh trong quá trình mua Trong khi đó, đối với hàng tự sản xuất, giá gốc là tổng số chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để tạo ra hàng hóa đó.
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí cần phải tương thích, nghĩa là khi một khoản doanh thu được ghi nhận, phải có một khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí này có thể bao gồm chi phí trong kỳ tạo ra doanh thu cũng như chi phí từ các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng vẫn liên quan đến doanh thu của kỳ hiện tại.
Việc ghi nhận giá gốc của hàng tồn kho (HTK) đã bán vào chi phí sản xuất trong kỳ cần tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí Giá vốn hàng hóa mua vào và sản phẩm sản xuất ra phải được ghi nhận là chi phí trong kỳ bán hàng Nếu không tuân thủ nguyên tắc này, thông tin trên báo cáo tài chính (BCTC) sẽ bị sai lệch, ảnh hưởng đến sự phản ánh thực tế của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp cần áp dụng thống nhất các chính sách và phương pháp kế toán đã chọn trong ít nhất một kỳ kế toán năm Nếu có sự thay đổi về chính sách và phương pháp kế toán, doanh nghiệp phải giải trình lý do cũng như ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp cần áp dụng các chính sách và phương pháp kế toán hàng tồn kho (HTK) một cách thống nhất trong ít nhất một năm tài chính Điều này giúp đảm bảo tính so sánh của số liệu và thông tin kế toán HTK qua các kỳ, từ đó hỗ trợ việc đưa ra các quyết định phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.
Thận trọng trong kế toán yêu cầu việc xem xét và phán đoán để thiết lập các ước tính trong điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc này bao gồm việc lập các khoản dự phòng hợp lý, không đánh giá cao giá trị tài sản và thu nhập, đồng thời không đánh giá thấp giá trị nợ phải trả và chi phí Doanh thu chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu lợi ích kinh tế, trong khi chi phí cần được ghi nhận khi có chứng cứ về khả năng phát sinh.
Để bù đắp các tổn thất về hàng tồn kho (HTK), kế toán cần thận trọng trong việc đánh giá tình hình thực tế của doanh nghiệp và thị trường Việc này giúp phán đoán và ước tính lập dự phòng giảm giá HTK một cách chính xác.
Vào cuối niên độ kế toán, nếu giá trị hàng tồn kho (HTK) không thu hồi đủ do hàng lỗi, hỏng hoặc chi phí tăng lên, cần ghi giảm giá gốc HTK theo giá trị thuần có thể thực hiện Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK được xác định bằng giá bán ước tính trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, trừ đi chi phí hoàn thiện sản phẩm và chi phí cần thiết để tiêu thụ hàng hóa.
Để thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (HTK), cần xác định số dự phòng này, chính là chênh lệch giữa giá trị gốc của HTK và giá trị thuần có thể thực hiện được của nó.
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01, kế toán hàng tồn kho (HTK) được hướng dẫn chi tiết hơn tại Chuẩn mực kế toán số 02 Chuẩn mực này quy định các nguyên tắc và phương pháp kế toán HTK, bao gồm việc xác định giá trị và ghi nhận HTK vào chi phí, cũng như ghi giảm giá trị HTK phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện được Bên cạnh đó, phương pháp tính giá trị HTK cũng được xác định để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Xác định giá trị HTK
HTK được xác định dựa trên giá gốc Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì cần tính toán theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá gốc hàng tồn kho (HTK) bao gồm các yếu tố như chi phí mua hàng, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác cần thiết để đưa HTK về trạng thái và địa điểm hiện tại.
(1) Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa
Giá gốc của nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC) và hàng hóa mua ngoài bao gồm giá mua trên hóa đơn, các loại thuế (nếu có), chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại và bảo hiểm Tất cả các chi phí này liên quan đến quá trình thu mua từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, cùng với số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có).
Kế toán HTK trong DN thương mại theo góc độ kế toán quản trị
Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quyết định của nhà quản trị bằng cách hướng dẫn quản lý chi phí, thiết lập trung tâm chi phí và phân tích quyết định Nó cung cấp các công cụ quản lý hàng tồn kho, phân loại chi phí từ nhiều góc độ và phân bổ chi phí chính xác cho các đối tượng liên quan Qua đó, kế toán quản trị giúp các nhà kế toán thiết kế và tổ chức hệ thống kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhà quản trị.
1.3.1 Định mức và dự toán HTK
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho (HTK) thường là tài sản có giá trị lớn nhất, chiếm từ 40% đến 50% tổng giá trị tài sản Do đó, việc kiểm soát hiệu quả hàng tồn kho là vô cùng cần thiết và có thể coi là yếu tố sống còn trong quản trị doanh nghiệp.
Xây dựng dự toán HTK
Việc lập dự toán hàng tồn kho (HTK) của doanh nghiệp (DN) dựa vào đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý, thông qua nghiên cứu thị trường và các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh Sau khi tổng hợp, đóng góp ý kiến và chỉnh sửa, dự toán sẽ được phê duyệt và trở thành chính thức Để lập dự toán HTK cuối kỳ hợp lý, các DN thường sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm, kết hợp với các dự án và hợp đồng hiện có Việc xác định số lượng hàng đặt mỗi lần, thời điểm đặt hàng và mức dự trữ an toàn chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của các nhà quản lý.
Số lượng hàng tiêu thụ dự kiến được xác định từ dự toán tiêu thụ mà doanh nghiệp lập ngay từ đầu quá trình lập dự toán kinh doanh Dự toán này dựa trên các hoạt động tiêu thụ của kỳ trước, kế hoạch tiêu thụ cho kỳ tiếp theo, cùng với các điều kiện cụ thể của thị trường và hoạt động của đối thủ cạnh tranh Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu dự toán tiêu thụ tại Phụ lục 1.19.
Doanh nghiệp ước tính tỷ lệ % tồn kho dựa trên các yếu tố như mức tồn kho tối thiểu quy định, thời gian đặt hàng, nhu cầu hàng hóa, năng lực kho và khả năng tài chính.
Trong doanh nghiệp thương mại, định mức đơn giá hàng tồn kho (HTK) là chỉ số phản ánh tổng chi phí mua hàng, bao gồm giá mua, các chi phí liên quan và thuế không hoàn lại, sau khi trừ đi các khoản giảm trừ (nếu có) Định mức này thường được bộ phận mua hàng xác định dựa trên việc phân tích thông tin lịch sử về HTK và xu hướng biến động giá cả trên thị trường, thông tin này được cung cấp bởi bộ phận kinh tế vĩ mô.
Dự toán HTK cuối kỳ có thể được thiết kế theo mẫu tại Phụ lục 1.20
Xây dựng kế hoạch đặt hàng
Việc lập kế hoạch HTK của các DN căn cứ vào lượng tồn kho thực tế tại các kho
Xác định được tâm lý khách hàng chính là yếu tố quan trọng hàng đầu của các
Khi xây dựng kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp cần nắm rõ nhu cầu của khách hàng thông qua việc nghiên cứu thị trường Việc xác định dung lượng thị trường là cần thiết để biết số lượng và phương thức mua hàng phù hợp Đây là bước quan trọng trong việc lập kế hoạch mua hàng, vì sai lầm trong việc xác định nhu cầu có thể dẫn đến tổn thất kinh doanh Để đạt được mục tiêu, doanh nghiệp cần tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, đảm bảo cả số lượng và chất lượng hàng hóa nhập kho.
Một số tiêu chí giúp DN lựa chọn nhà cung cấp phù hợp có thể kể đến như:
Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng
Thời gian giao hàng đúng hẹn
Chất lượng dịch vụ khách hàng
Dựa trên các tiêu chí đã nêu, doanh nghiệp thương mại cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với yêu cầu của mình Việc linh hoạt trong việc ký kết hợp đồng với nhiều nhà cung cấp không chỉ giúp đảm bảo nguồn cung hàng hóa mà còn giảm thiểu rủi ro trong quá trình cung ứng.
Trước khi quyết định chọn nhà cung cấp, các doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng để hiểu rõ những đặc thù riêng của từng nhà cung cấp Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và lợi nhuận cuối cùng của tổ chức Vì vậy, việc lựa chọn nhà cung cấp là một yếu tố quan trọng trong lĩnh vực thương mại.
Dự toán hàng mua là việc xác định số lượng và giá trị của từng loại hàng hóa cần mua trong một kỳ để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Để lập dự toán này, doanh nghiệp cần dựa vào dự toán tiêu thụ, dự toán hàng tồn kho cuối kỳ và đơn giá hàng mua trong kỳ kế hoạch Thông thường, các doanh nghiệp chỉ lập dự toán cho những mặt hàng chủ lực hoặc các hợp đồng kinh tế lớn, do sự đa dạng và phong phú của hàng hóa trong lĩnh vực thương mại, việc lập dự toán cho tất cả các loại hàng sẽ gây phức tạp và tốn kém về thời gian, công sức và chi phí.
Dự toán hàng mua trong kỳ được xây dựng dựa trên nhu cầu tiêu thụ dự kiến, số lượng hàng tồn kho (HTK) cuối kỳ dự kiến, số lượng HTK đầu kỳ (là số lượng HTK thực tế cuối kỳ trước chuyển sang) và định mức đơn giá HTK.
Số lượng hàng cần mua vào trong kỳ
Số lượng hàng tiêu thụ dự kiến
Số lượng HTK cuối kỳ dự kiến
- Số lượng HTK đầu kỳ
Sau khi xác định lượng hàng cần mua trong kỳ, kế toán tính toán giá trị hàng mua dự kiến bằng cách nhân lượng hàng cần mua với định mức đơn giá mua của hàng tồn kho Dự toán hàng mua có thể được thiết kế theo mẫu cụ thể.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, bộ phận kinh doanh cần xác định mức tồn kho dựa trên số lượng hàng xuất ra hàng ngày, nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường trong khoảng ba đến bốn tuần Việc lên kế hoạch mua hàng cần dựa trên các yếu tố quan trọng để duy trì mức tồn kho hợp lý.
Để xác định số lượng đặt hàng hợp lý, doanh nghiệp cần nắm bắt nhu cầu thị trường thông qua việc thu thập dữ liệu về số lượng hàng bán ra, hàng tồn kho thực tế và đơn hàng chưa giải quyết Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần theo dõi động thái thị trường, kế hoạch phát triển sản phẩm mới, chương trình khuyến mại và phản hồi từ khách hàng Hiện nay, các mô hình EOQ và POQ có thể được áp dụng để tính toán mức dự trữ hàng tồn kho hiệu quả.
1.3.2 Thu thập và xử lý thông tin HTK kế toán quản trị HTK trong DN không chỉ thu nhận, xử lý, cung cấp các thông tin quá khứ về tình hình quản lý và sử dụng HTK một cách kịp thời, chi tiết theo yêu cầu quản lý mà còn thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin mang tính chất dự báo tương lai, dự báo về lượng hàng tiêu thụ, phục vụ cho mục đích ra quyết định của nhà quản trị, từ đó phục vụ việc xây dựng kế hoạch đặt hàng cụ thể cũng như việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín có thể hợp tác lâu dài Nói cách khác, nhờ thông tin của kế toán quản trị HTK, nhà quản trị có thể lập kế hoạch xác định nhu cầu hàng hóa cần cho tiêu thụ là bao nhiêu, mua vào thời điểm nào với lượng mua mỗi lần là bao nhiêu sẽ đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý, tiêu thụ sản phẩm.