Bài thảo luận kinh tế doanh nghiệp thương mại dịch vụ phân tích quy trình mua hàng tại công ty bách hóa số 5 nam bộ

1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào đ

Mở đầu

Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đó và đang chuyển hoỏ mạnh

mẽ sang cơ chế thị trường, theo định hướng xó hội chủ nghĩa cú sự quản lý củanhà nước Cùng với đó là sự ra đời và phát triển của hàng loạt các doanh nghiệpthơng mại, các doanh nghiệp này đã góp phần không nhỏ vào thành tựu chungcủa nền kinh tế quốc dân trong những năm gần đây

Vận hành theo cơ chế thị trờng, các doanh nghiệp rất cần chú ý đến khâutiêu thụ vì có bán đợc hàng doanh nghiệp mới có thể bù đắp đợc chi

phí và tìm kiếm đợc lợi nhuận Do đó, ngời ta tìm mọi biện pháp để làm sao tiêuthụ đợc nhiều hàng, nhng việc bán hàng lại phụ thuộc vào việc mua hàng Vìvậy, nắm đợc kiến thức về mua hàng trong kinh doanh là một điều hết sức cầnthiết Tuy nhiên, trên thực tế hoạt động mua hàng vẫn cha thực sự đợc quan tâm

đúng mức Cỏc doanh nghiệp quan tõm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanhnghiệp hơn là quan tõm đến tiết kiệm chi phớ mua hàng Việc mua hàng chưađược đỏnh giỏ tương xứng với vị trớ của nú Trong khi mua hàng lại là khõutiờn, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp tồn tại và phỏt triển Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất chohoạt động bỏn hàng, hoạt đụng bỏn hàng cú được tốt hay khụng phụ thuộc rấtnhiều vào hoạt động mua hàng Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợinhuận Do vậy, nhóm 4 chúng em xin đợc lấy một doanh nghiệp cụ thể là công

ty Bách hóa số 5 Nam Bộ làm ví dụ để phân tích quy trình mua hàng tại cácdoanh nghiệp thơng mại hiện nay

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận bài tiểu luận gồm 3 phần chính

Phần 1: Cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

thng mại

Phần 2: Khảo sỏt và đỏnh giỏ về cụng tỏc quản trị mua hàng tại cụng ty

bỏch hoỏ số 5 Nam Bộ

Phần 3: Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc quản trị mua hàng

tại cụng ty bỏch hoỏ số 5 Nam Bộ

Phần 1:

Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối vớidoanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịpthời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu củakhách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp

Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bánhàng Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá vàdịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thìmua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điềukiện mua hàng tốt Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người vớingười

Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét,tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện muabán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vậnchuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chấtlượng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho kháchhàng với chi phí thấp nhất

+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp, đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại,mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn Trong cơ chếthị trường thì bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo ralượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanhnghiệp Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh củadoanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt được lợi nhuận Trên thực tế khâubán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành

vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanhnghiệp và các nhà kinh doanh

+ Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ:

- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Các doanhnghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải cóyếu tố đầu vào Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệucủa doanh nghiệp Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ

đó bán ra thị trường Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mongmuốn phấn đấu để mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãntốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của kháchhàng để thu hút khách hàng về phía mình Mục đích kinh doanh của doanhnghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng

và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp Mua hàng góp phần nâng cao khả năngcạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường Điều này thể hiện chi phí muahàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và nhữngchi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặthàng, chi phí vận chuyển ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ

đó làm cho giá bán cao

- Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêucầu của họ Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải hàngkém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp,lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó Mà khách hàng

đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạthiệu quả Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấyhài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng Khách hàng là ngươìcuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngươì quyếtđịnh sự tồn tại của doanh nghiệp hay không Cho nên có khách hàng thì doanh

nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận Mua hàng phù hợp vớiyêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt độngkinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được tốc độ lưuchuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh.Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sảnxuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sốngcán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới

1.1.2 Mục tiêu của mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điềukiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để côngtác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng

là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, và mua hàng vớichi phí thấp nhất

- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số ượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá haygián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá Mặt khác hàngmua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêudùng sản phẩm do công ty bán ra Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vàokhách hàng Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặprủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ) Chẳng hạn nhưđúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúngtính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việcgiao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu ngạch

l-” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của

họ bị giảm sút

- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng

mà khách hàng có thể chấp nhận được Quan điểm phổ biến hiện nay trong cảsản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưuchứ không phải có chất lượng tối đa Chất lượng tối đa là mức chất lượng mà

tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậyngười bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất Còn chấtlượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụngcác yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặcthấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào củadoanh nghiệp chưa tối ưu

- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợicho việc xác định giá bán hàng Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn cácđối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình Chi phí mua hàng khôngchỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng

là bao nhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất

1.1.3 Qu¸ tr×nh mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồnhàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiệntốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựachọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá

cả và các điều kiện thanh toán như thế nào ? Đây là một quá trình phức tạpđược lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quảphân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng như đánh giá môi

trường chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thịtrường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương mại,giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vậntải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trongnớc và ngoài ước, chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác Để quá trìnhmua hàng được tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình muahàng

Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

5

Xác định

nhu cầu

Tìm và lựachọn nhàcung cấp

Thương lượng vàđặt hàng

Theo dõi vàthực hiệngiao hàng

Thoả mãn Không thoả mãn

a ) Xác định nhu cầu mua hàng:

Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàngnhà quản trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗithời kì Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì, muabao nhiêu, chất lượng như thế nào

- Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu vầu bán ra để xác định Mua cái gì doanhnghiệp cần tức là thị trường cần

Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiêncứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoảmãn Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu,

từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và muahàng Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại

để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loạihàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ralợi nhuận hợp pháp, hiệu quả

Mua với số lượng bao nhiêu? để xác định được số lượng hàng hoá muavào là bao nhiêu trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưuchuyển

M + D dk = B + D ck + Dhh

Trong đó:

M - Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh

B – Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì

D dk- Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh

D ck –Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanhtiếp theo

Chất lượng mua vào như thế nào? xác định theo nhu cầu bán ra củadoanh nghiệp Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về sốlượng, chất lượng, cơ cấu

Yêu cầu về chất lượng:

+ Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hoá mua vào + Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêuchất lượng tối đa Chất lượng tối ưu là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốtnhất một chu cầu nào đo của người mua và như vậy người bán hay người sảnxuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất Còn chất lượng tối đa là mức chấtlượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào đểtạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chấtlượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưatối ưu

+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu

mã, thời gian để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn

Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượnghàng tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cungcấp cho phù hợp

b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai Để thực hiện được mục tiêutrên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp Câu hỏi đặt ra là doanhnghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào

Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại cóthể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng Doanh nghiệp có thể tìm thông quacác hình thức:

+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp

+ Thông qua hội chợ, triển lãm

+ Thông qua đơn thư chào hàng

+ Thông qua hội nghị khách hàng

Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt

Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụngmột cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ” Muốnvậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyếtđịnh chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trongviệc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá

rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giáthành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ýnghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị

Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp Quan điểmtruyền thống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế mới

có thể lựa chọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất Họthường thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên tính toán lựachọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng

Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn ngườicấp hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá

Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắcnhững người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình.Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là:

+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượngmua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thểtrở thành khách hàng truyền thống nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhàcung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanhnghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng đểbán, đôi khi bị ép giá

+ Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảmđược độ rủi ro, tránh được sự ép giá nhưng lại có hạn chế là không được giảmgiá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định

về giá cả và chất lượng không cao các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý.Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:

+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức lànhững mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếmcác nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhàcung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ ”

+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanhcủa doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thìcần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp

Phương pháp đê lựa chọn:

+ Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để cóquyết định lựa chọn

Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp dựatrên các tiêu thức khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng đã xác định

Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:

+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường( so với các nhà cungcấp khác)

+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển

+ Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định vàphát triển với tình hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và cókhó khăn về tài chính

+ Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việcgiao nhận hàng hoá( đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm)

+ Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp

+ Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hưởng đến khẳ năng giao hàng + Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trường nói chung và nhữngđòi hỏi của doanh nghiệp nói riêng đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phảixem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ phản ứng trước yêu cầu thay đổi

Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có gắn với hệ sốquan trọng, từ đó xác định được tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp Dựa vàotổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp

c) Thương lượng và đặt hàng

Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanhnghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bánvới họ

Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giảibài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràngbuộc bằng các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng Những ràng này liên quan đến

số lượng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lượng hàng hoá,giá cả, các điềukiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu như vi phạm hợpđồng và để có thể đi được đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân chiacác ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng

Trong quá trình thương lượng và đặt hàng thì thương luợng giữ một vịtrí quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua hàng Các vấn đề cầnthương lượngbao gồm:

- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lượng,phương tiện và phương pháp kiểm tra

- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng cóbiến động

- Phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xácđịnh thời hạn thanh toán

- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàng liên quan đến chi phívận chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng,ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai…

Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, doanh nghiệp phảilựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt

Có như vậy, doanh nghiệp mới đạt được các mục đích của mình trong đàmphán

Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấpnhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản.Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó làbằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế Hợp đồng đơn hàng phải được lập thànhnhiều bản (ít nhất là hai bản) Doang nghiệp tiến hành đặt hàng với các nhacung cấp bằng một trong những hình thức sau:

+ Kí kết hợp đồng mua – bán đây là hình thưc mang tình pháp lí cao nhất.Nội dung của hợp đồng mua – bán bao gồm:

Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diện cho các bên

Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá

Đơn giá và phương định giá

Phương pháp và điều kiện giao nhận

Điều kiện vận chuyển

Phương thức và điều kiện thanh toán(thời hạn thanh toán, hình thức vàphương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có)

+ Đơn đặt hàng ( đứng tên người mua) đây là hình thức mang tính pháp líthấp hơn hình thức trên

+ Hoá đơn bán hàng ( đứng tên người bán) đây là hình thức mang tính pháp

lí thấp nhất

Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợp đồng doanhnghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật

d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:

Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cầnđôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tìnhtrạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thông Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quátrình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi tronghợp đồng không Cụ thể:

+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không sẽảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằmnâng cao uy tín của công ty

+ Kiểm tra số lượng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểmtra kiện hàng, kiểm kê số lượng Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhậnhàng

+ Kiểm tra chất lượng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tratên hàng hoá, mẫu mã, chất lượng Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng khôngphù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lậpbiên bản và báo ngay cho người cung cấp

Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vàobiên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản chongười cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc

e) Đánh giá kết quả thu mua:

Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánhgiá kết quả và hiệu quả mua hàng Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêumua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt độngmua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp Cóthể xảy ra hai trờng hợp:

+ Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng đượccác cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định Như vậyquyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả

+ Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanhnghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới,tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó

Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng nhưnhững mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường sự đóng góp của cácthành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cánhân và mỗi bộ phận

Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quảntrị luôn gắn liền với từng bước của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâukếtthúc Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đến kếtquả mua hàng, từ đó ảnh hưởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp

PhÇn 2:

Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty bách

hoá số 5 Nam Bộ.

2.1 Vài nét sơ lược về công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một công ty kinh doanh tổng hợp,

nguyên là cửa hàng Bách Hóa Cửa Nam cũ Công ty được thành lập tháng 5năm 1954 trong nền cơ chế kế hoạch hóa tập trung, hoạt động kinh doanh theophưung thức hạch toán báo số Nhiều năm liền cửa hàng bách hóa Cửa Nam là

lá cờ đầu trong ngành thương nghiệp quốc doanh của thủ đô

Sau khi nền kinh tế nước ta có sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường

có sự quản lý của nhà nước Để phù hợp với sự chuyển đổi đó ngày 30/3/1993,cửa hàng Bách hóa Cửa Nam được phép tách ra thành một doanh nghiệp độclập theo quyết định số 853/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội Với tư cách

là một pháp nhân kinh tế, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có giấy phép kinhdoanh số 1050 (UBND), có vốn điều lệ là 530 000 000 VNĐ Có trụ sở, condấu riêng và cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.Công ty hoạt động và hạch toán độc lập, tự chủ và chịu trách nhiệm về hoạtđộng của mình trước pháp luật khi tham gia vào các hoạt động kinh tế xã hội

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty đã tìm hiểu và nắm bắt xuhướng phát triển, hành vi mua bán của khách hàng và công ty nhạy bén mở rahai gian hàng siêu thị và một quầy thời trang tự chọn Chỉ qua vài năm hoạtđộng, siêu thị số 5 Nam Bộ đã rất phát triển và được đánh giá là một trongnhững siêu thị lớn nhất Hà Nội Hiện nay, công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ đã cómột bề dày truyền thống hoạt động kinh doanh, tổ chức lãnh đạo Hiệu quảhoạt động kinh doanh của công ty ngày càng được nâng lên, thể hiện thông quaviệc đóng góp ngân sách nhà nước ngày càng tăng Công ty đã lập được nhiều

thành tích suất sắc và được nhà nước tặng thưởng nhiều huân chưong bằngkhen, cờ thi đua của thành phố và sở thương mại

2 2 Phân tích và đánh giá tình hình mua hàng của công ty trong thời gian qua.

2.2.1 Tình hình và kết quả mua hàng theo các mặt hàng chủ yếu

(biểu 2)

Nhìn vào biểu 2 ta thấy tổng trị giá mua vào của 3 năm đều tăng Năm

2009 doanh số mua vào tăng so với năm 2008 Năm 2010 tỷ lệ tăng doanh sốmua vào là 17 25% Như vậy có thể đánh giá được rằng doanh nghiệp đãkhông ngừng tăng quy mô kinh doanh, đầu vào tăng lên chứng tỏ đầu ra cũngtăng do công ty luôn tổ chức mua hàng dựa trên kế hoạch, kế hoạch lại dựa trên

dự đoán nhu cầu, nên số lượng hàng hóa mua vào tăng lên được đánh giá là hợp

lí so với kế hoạch bán ra

Đi sâu vào từng mặt hàng ta thấy:

Mặt hàng lương thực, thực phẩm qua 3 năm đều có tỷ trọng và tỷ lệ tăng.Năm 2009 tỷ trọng tăng 3.84% tương ứng với tỷ lệ tăng lên là 26 47% Sangnăm 2010 tỷ trọng và tỷ lệ tăng lên đều thấp hơn so với sự tăng lên của năm

2009 sự tăng lên tương ứng là 1.12% và 20.31% Nhìn chung sự tăng lên nàybáo hiệu dấu hiệu tốt vì đây là mặt hàng chủ lực của công ty

Đồ hộp đông lạnh chiếm tỷ trọng cao nhất trong ngành hàng này và cótốc độ tăng lên rất cao Đây là mặt hàng chủ yếu làm cho ngành hàng lươngthực, thực phẩm này tăng lên Năm 2010 tỷ lệ này tăng lên 28.15% so với năm

2009 Đồ hộp đông lạnh chiếm tỷ trọng lớn và đều tăng chứng tỏ mặt hàng thuhút được khách hàng

Mặt hàng bánh kẹo, đường sữa chiếm tỷ trọng khá lớn và tăng giảm cũngthất thường Năm 2010 tỷ lệ cũng giảm xuống 13.94% so với năm 2009 Đây lànhững mặt hàng mà hàng hóa nhập khẩu tràn vào với giá rẻ hơn mà chất lượng

thì không thua kém gì hàng trong nước Công ty nên chú trọng hơn nữa vào mặthàng này

Đối với mặt hàng lương thực đây cũng là mặt hàng chiếm tỷ trọng khálớn và có nhiều biến động thất thường Năm 2009 tỷ trọng này giảm xuống còn

8 84% và sang năm 2010 tỷ trọng tăng lên 12.85% Năm 2010 đánh dấu mặthàng này kinh doanh rất hiệu quả

Ngoài các mặt hàng lương thực, thực phẩm thì các mặt hàng khác cũng

có sự tăng lên qua các năm như điện tử và hàng mỹ phẩm Trong đó mặt hàng

mỹ phẩm chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng giá trị hàng mua vào Năm 2010 tỷtrọng này tăng lên so với năm 2009 là 0.46% và tỷ lệ tăng 22.53% trong tổng trịgiá hàng mua vào của toàn công ty

Đồ gia dụng có tỷ trọng khá cao, đứng thứ hai trong các măt hàng củacông ty chứng tỏ sự tăng giảm của mặt hàng này cũng có ảnh hưởng lớn đến sựtăng giảm của tỷ trọng hàng mua vào của toàn công ty Sang năm 2010 mặc dù

tỷ trọng giảm xuống so với năm 2009 là 1.62% nhưng tỷ lệ mau vào vẫn tănglên 7.88% theo sự tăng lên của tổng trị giá hàng mua vào toàn công ty

Trong các mặt hàng trên thì hàng may mặc trong cả ba năm đều có sựgiảm mạnh về cả tỷ trọng lẫn tỷ lệ Năm 2009 tỷ trọng giảm rất nhiều 4 02%tương ứng với số tiền giảm xuống 798174 nghìn đồng và tỷ lệ giảm xuống21.09% Sự giảm xuống mạnh như này là do hàng may mặc vốn là hàng thayđổi mẫu mốt liên tục, trong khi đó công ty không nghiên cứu chi tiết nhu cầucủa khách hàng về mặt hàng này, không có sự thay đổi thường xuyên về mẫu

mã chủng loại nên hàng hóa để lỗi mốt Sang năm 2010 công ty đã có sự điềuchỉnh kịp thời làm cho tỷ trọng tuy vẫn giảm nhưng giảm ít 0.5% so với năm

2009

Nhìn lại phân tích tình hình mua hàng của công ty bách hóa số 5 Nam Bộqua các mặt hàng chủ yếu ta thấy rằng năm qua là năm có nhiều biến độngtrong công tác mua hàng Có nhiều mặt hàng tăng nhanh về số lượng nhưng

cũng có nhiều mặt hàng do nhiều yếu tố tác động làm cho số lượng hàng muavào qua các năm có xu hướng giảm

2.2.2 Tình hình và kết quả mua hàng của công ty theo nguồn hàng (biểu 3.3

Đối với doanh nghiệp thương mại hàng hóa mua vào thường được mua

từ nhiều nguồn khác nhau Để đạt được hiệu quả cảo trong kinh doanh đòi hỏidoanh nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình mua hàng theo từng nguồnhàng để thấy được sự biến động tăng, giảm từ đó tìm ra những ưu điểm, lợi thếcũng như những điểm tồn tại, vướng mắc trong những nguồn hàng mua, làm cơ

sở cho những căn cứ cho việc lựa chọn nguồn cung cấp có lợi, mang lại hiệuquả kinh doanh

Qua biểu 3 ta thấy công ty chủ yếu mua hàng trong nước Hàng trongnước chiếm tỷ trọng và doanh số mua rất cao Năm 2008 chiếm 89.13% tỷtrọng trên tổng doanh số mua vào của toàn công ty Mặc dù sang năm 2009 tỷtrọng có giảm xuống 0.37% nhưng doanh số mua vào vẫn tăng lên tương ứngvới tỷ lệ tăng 14.77% Sang năm 2010 tỷ trọng tăng 0.26% tương ứng với tỷ lệtăng là 17.86% Cụ thể:

- Công ty mua hàng từ rất nhiều nhà cung cấp khác nhau nhưng công tychiếm tỷ trọng lớn nhất là hãng Unilever Riêng hãng này chiếm 10.32% tỷtrọng của toàn công ty Và tỷ trọng của hãng này cũng tăng lên qua các năm.Năm 2009 tăng 0.71% về tỷ trọng Sang năm 2010 tỷ trọng này tiếp tục tănglên 0.26

- Ngoài hãng Unilever thì công ty LTTP Vissan và công ty đồ hộp Hạ Longcũng có tỷ trọng tăng qua các năm Năm 2009 tỷ trọng mua vào của công tyVissan tăng lên 0 42% tương ứng với tỷ lệ tăng là 22.45% trong khi công ty đồhộp Hạ Long thì tỷ trọng tăng lên 0.71% tương ứng với tỷ lệ tăng lên là 26.13%

so với năm 2008 Sang năm 2010 tỷ trọng này tăng lên lớn hơn so với sự tănglên của năm trước Năm 2010 ở công ty Vissan tỷ trọng tăng 1.09% tương ứngvới tỷ lệ tăng là 35.46% còn ở công ty đồ hộp Hạ Long thì tỷ trọng tăng lên

0.98% với tỷ lệ tăng là 31.51% Công ty đồ hộp Hạ Long có tỷ trọng tăng rấtcao điều đó chứng tỏ các sản phẩm của công ty này đã được thị trường củacông ty bách hóa số 5 Nam Bộ chấp nhận Công ty cần tập trung vào mặt hàngnày để tận dụng tối đa ưu điểm mà mình có được

- Công ty dệt kim Đông xuân có doanh thu và tỷ trọng giảm qua các năm, tỷtrọng giảm dần qua các năm từ 2.83% năm 2008 còn 2.19% năm 2009 và1.87% năm 2010 điều đó chứng tỏ mặt hàng của công ty đang dần mất kháchhàng

- Các công ty khác chiếm tỷ trọng khá lớn, lớn chiếm 39% năm 2008 và có xuhướng giảm dần xuống còn 35.87% năm 2010

Đối với các mặt hàng mua từ nước ngoài mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ sovới tổng trị giá hàng mua vào nhưng cũng có xu hướng tăng Tỷ trọng năm

2009 tăng lên 0.37% so với năm 2008 Mặc dù năm 2010 tỷ trọng có giảmxuống 0.26% nhưng tỷ lệ doanh số mua vào vẫn tăng lên 14.80% Trong đóhàng mua từ Thái Lan chiếm tỷ trọng nhiều nhất và tăng giảm qua các năm.Năm 2010 tỷ trọng này tăng lên 0.18% tương ứng với tỷ lệ tăng 24.59%

Nhìn chung công ty đã có những biện pháp đúng đắn trong việc lựa chọncác nguồn hàng cung ứng vừa đảm bảo duy trì và phát triển các mặt hàngtruyền thống, đảm bảo sự đều đặn trong hoạt động kinh doanh của công ty

2.2.3 Tình hình và kết quả mua hàng theo phương thức mua (biểu 4)

Nhìn vào biểu 4 ta thấy lượng hàng mua vào trực tiếp từ các cơ sở sản xuấtchiếm tỉ trọng nhỏ và ngày càng giảm xuống trong khi đó lượng hàng mua quatrung gian thì tăng lên và chiếm tỉ trọng lớn trong tổng trị giá hàng mua vào Cụthể:

- Năm 2009 doanh số mua vào trực tiếp chiếm tỉ trọng 21.19% trên tổngdoanh só hàng hóa mua vào của toàn công ty tỉ trọng 2009 lại giảm so với năm

2008 là 2.56% Năm 2010 doanh số mua và trực tiếp tăng so với năm 2009 với

tỉ lệ tăng là 9.53% nhưng tỉ trọng lại giảm xuống 1.44% do tổng trị giá mua vào

của năm 2010 tăng lên so với năm với tỉ lệ tăng là 17.25% nên làm cho số tiềnmua trực tiếp tăng lên

- Hình thức mua qua trung gian chiếm tỉ trọng rất lớn Năm 2010 tỉ trọngnày lại tăng lên và tăng 1.44% so với năm 2009 tương ứng với số tiền tăng là

5243021 nghìn đồng chiếm tỷ lệ tăng là 19.66%

Nguyên nhân của sự tăng lên tỉ trọng hàng mua của nhà cung cấp vàgiảm tỉ trọng lượng hàng nhập trực tiếp từ các cơ sở sản xuất là do ngày nay xuhướng chuyên môn hóa ngày càng cao Các nhà sản xuất nếu như trước kia làmtrọn gói từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ thì bây giờ họ chỉ tập trung vàochuyên môn chính của họ là sản xuất còn khâu tiếp thị, khâu bán hàng họchuyển cho các nhà đại lý hoặc các đại lý độc quyền để các trung gian đó tiếptục quá trình sản xuất Thực ra trong thời buổi ngày nay không phải cứ mua quatrung gian là bị mua với giá đắt hơn Vì các trung gian đã được hưởng hoa hồngcủa các nhà sản xuất nên các doanh nghiệp thương mại khi mua hàng ở các đại

lí họ vẫn có thể mua được với giá rẻ như tại nơi sản xuất hoặc nếu có đắt hơncũng không đắt hơn nhiều tuy nhiên thủ tục mua nhanh hơn và gọn hơn ở đâycông ty cũng đã có sự lựa chọn các mặt hàng mua qua trung gian vì mua quatrung gian với khối lượng không lớn lăms sẽ có thuận lợi như tiết kiệm chi phívận chuyển vì các nhà trung gian thường giao đến tận cửa hàng, đơn giản huntrong giao nhận hàng hóa, đặc biệt chất lượng hàng hóa nhập kho, phương tiệnthanh toán thuận tiện từ đó công ty có thể kịp thời cung cấp hàng hóa đáp ứngyêu cầu của khách hàng

2.2.4 Tình hình và kết quả mua hàng theo thời gian (biểu 5)

Đối với các doanh nghiệp thương mại mua vào là để bán ra, thu lợinhuận Mua vào có quan hệ mật thiết với bán ra Biểu 5 thể hiện sự tác động,ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của mua vào ở các thời điểm khác nhautrong năm Nhìn vào biểu 5 ta thấy qua các năm tổng trị giá hàng mua vào củacông ty đều tăng Năm 2009 tổng trị giá hàng mua tăng lên tương ứng với tỷ lệtăng là 15.25% Sang năm 2010 tỷ lệ này tăng lên 17 2% lớn hơn so với sự

tăng lên của năm 2009 Điều này chứng tỏ năm 2010 công ty làm ăn có hiệuquả Nhìn vào biểu trên ta thấy doanh số mua vào của công ty ở qúy một luôn

là cao nhất sau đó giảm dần trong qúy II và qúy III và lại bắt đầu tăng lên trongqúy IV Cụ thể:

Qúy I năm 2008 chiếm tỷ trọng là 28.11% chiếm gần bằng1/3 so với tổng

tỷ trọng mua vào của toàn công ty Sang năm 2009 tỷ trọng có giảm xuống mộtchút là 0.06% so với năm 2008 nhưng tỷ lệ mua hàng vẫn tăng lên 15% Năm

2010 tỷ trọng này tăng lên là 2.02% tương ứng với tỷ lệ tăng là 25 98%

Sang qúy II và qúy III là qúy có lượng hàng mua vào thấp vì đây là thờiđiểm mà nhu cầu về các loại hàng hóa thấp do đó để giảm lượng hàng tồn kho,

dự trữ, giảm chi phí bảo quản, kinh doanh Năm 2008 lượng hàng mua vào củaqúy III chiếm tỷ trọng nhỏ nhất là 23.05% Sang năm 2009 thì lượng hàng muavào qúy II lại chiếm tỷ trọng nhỏ nhất 23.44% và tỷ trọng giảm so với năm

2008 là 0.73% Năm 2010 qúy III vẫn là qúy chiếm tỷ trọng nhỏ nhất là21.73% và giảm 2.31% so với tỷ trọng của năm 2009

Đối với qúy IV thì đây là qúy mà tỷ trọng doanh số mua vào luôn nhỏhơn qúy I nhưng lại luôn lớn hơn qúy II và qúy III Do đây là cuối năm nên nhucầu mua sắm bắt đầu tăng lên hơn nữa đây cũng là giai đoạn giáp tết nên ngườitiêu dùng tranh thủ mua sắm để chuẩn bị cho Tết Tổng lượng mua vào năm

2009 chiếm 8273819 nghìn đồng tương ứng với tỷ trọng 25 46% tăng 0.79%

so với năm 2008 Năm 2010 tỷ trọng giảm xuống 0.96% nhưng tỷ lệ vẫn tănglên 17.70%

Qua điều này ta thấy sự biến động của lượng hàng mua vào theo qúy làtheo một quy luật Cứ qúy I tổng trị giá hàng mua vào bao giờ cũng chiếm tỷtrọng lớn nhất Đó là do qúy I có dịp Tết nguyên Đán Đây là dịp mà nhu cầu

về hàng tiêu dùng là rất lớn do trong tiềm thức của người Việt Nam thì Tết làmột cái gì đó rất quan trọng và thiêng liêng Hơn nữa đây là cuối năm là thờiđiểm mà công ty nào cũng có tiền lương và tiền thưởng rất nhiều nên ngườiđang cũng thoải mái hơn trong mua săm Sang qúy II và qúy II nhu cầu này

giảm xuống điều này thể hiện tỷ trọng mua hàng ở hai qúy này bao giờ cũngnhỏ nhất

2.2.5 Tình hình mua hàng của công ty theo các đơn vị kinh doanh (biểu 6)

Trị giá mua vào của các đơn vị kinh doanh của công ty bách hóa số 5 Nam

Bộ qua các năm đều có sự thay đổi và tỷ trọng của hàng mua vào của các đơn

vị trên tổng doanh số mua vào của công ty đều có sự biến động không theo mộtquy luật chung nào Hầu hết trị giá mua vào của các đơn vị kinh doanh qua cácnăm đều tăng trong mối quan hệ chung với sự tăng của tổng trị giá hàng muavào của toàn công ty Cụ thể:

- Siêu thị năm 2008 chiếm tỉ trọng 58.85% trên tổng doanh số mua vào củatoàn công ty Nă năm 2010 doanh số mua vào của siêu thị chiếm 61.35% trêntổng số hàng mua vào của công ty tăng 2.33% so với năm 2009 Đây là đơn vị

có tỷ trọng doanh số mua vào lớn nhất Tỷ trọng mua vào qua các năm đềutăng, tỷ trọng hàng hóa mua vào của siêu thị tăng thể hiện vai trò của đơn vịtăng trong việc mở rộng quy mô kinh doanh trong sự phát triển chung của toàncông ty Đây là thành tích đáng kể nhất trong 3 năm qua

- Trong số các đơn vị trên thì quầy hàng mỹ phẩm, quầy hàng điện tử,quầy hàng quạt máy có doanh số mua vào qua các năm đều tăng chứng tỏ cácđơn vị kinh doanh này làm ăn có hiệu quả Trong 3 đơn vị trên thì quầy hàng

mỹ phẩm chiếm tỷ trọng lớn nhất chiếm 11.23% trong năm 2010 tăng so vớinăm 2009 1.08% so với tỷ trọng của hàng mỹ phẩm tương ứng với tỷ lệ tăng là

30 02% và quầy quạt máy chiếm tỷ trọng nhỏ nhất chỉ chiếm 2.79 tăng 0.18 sovới tỷ trọng năm 2009 tương ứng với tỷ lệ tăng 25.62% trong 3 đơn vị kinhdoanh trên

- Có ba đơn vị kinh doanh có tổng doanh số tăng giảm qua các năm khôngtheo một quy luật nào Các đơn vị này có tỷ trọng mua vào trên tổng doanh sốmua vào của toàn công ty tăng giảm qua các năm đó là quầy kính mắt, quầy va

li túi sách, quầy băng đĩa nhạc Cụ thể:

- Quầy va li, túi xách: năm 2010 chiếm tỷ trọng lớn nhất trong 3 năm đạt 2.

70 %, năm 2010 tăng lên so với năm 2009 là 0 85 nhưng năm 2009 lại giảm sovới năm 2008 là 0.1 %

- Quầy băng đĩa nhạc: Năm 2010 thì lại giảm cả về doanh số lẫn tỷ trọng,năm 2010 giảm xuống 0 51% điều này chứng tỏ mặt hàng này đang có nguy cơlỗi mốt doanh nghiệp cần chú trọng tới nghiên cứu nhu cầu thị trường vì đây làmặt hàng biến động theo nhu cầu và thị hiếu người tiêu dùng và là một thịtrường rất nhạy cảm

Các đơn vị còn lại có tỷ trọng giảm xuống trong cả 3 năm đó là quầyhàng cơ khí, xe đạp, quầy hàng thủ công mỹ nghệ và quầy hàng thời trang Cácquầy hàng này có tốc độ giảm xuống khá nhanh như:

- Quầy hàng thời trang: đây là quầy hàng chiếm tỷ trọng lớn thứ hai sausiêu thị nhưng lại có tỷ trọng giảm rất lớn Năm 2010 thì tốc độ này giảmxuống rất nhanh tỷ trọng giảm xuống 2.9% Đây là mặt hàng mà thay đổi mẫu

mã thường xuyên với một loại mẫu mã ngày hôm nay nếu chưa tiêu thụ hếtngày mai nó đã có thể lỗi mốt cho nên khi mà cả doanh số lẫn tỷ trọng trong banăm đều giảm trong khi đây là mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong công

ty thì công ty nên đặc biệt chú ý Công ty phải đi tìm nguyên nhân của sự làm

ăn không có hiệu quả này để kịp thời có chính sách kinh doanh hợp lý nhằmtránh tổn thất cho công ty

2.2.6 Phân tích tình hình mua hàng và tồn kho hàng hoá

Để phục vụ tốt hoạt động kinh doanh của đơn vị mình, công ty bách hoá

số 5 Nam Bộ đã tiến hành tổ chức lại khâu cung ứng hàng hoá cho hoạt độngbán hàng của công ty Với số vốn lưu động bình quân khoảng ba tỷ đồng màphần lớn lại là vốn do vay mượn, huy động từ cán bộ công nhân viên trongcông ty nhưng công ty đã cố gắng quay vòng vốn kinh doanh do đó trị giá hàngmua vào năm 2009 tăng 4475510 nghìn đồng so với năm 2008 tương ứng tỷ lệtăng là 15.24% điều này ghi nhận sự nỗ lực cố gắng của công ty trong công tácmua hàng Sang năm 2010 giá trị mua vào tăng so với năm 2009 là 5926390

nghìn đồng tỷ lệ tăng là 17.52% Tỷ lệ tăng năm 2010 so với năm 2009 lớn hơn

tỷ lệ tăng của năm 2009 so với năm 2008 Điều này chứng tỏ quy mô kinhdoanh của doanh nghiệp đã được mở rộng

Bên cạnh nguồn hàng mua vào thì hàng hoá tồn kho cũng là một vấn đềquan trọng đảm bảo cho công tác bán hàng của công ty Trị giá hàng tồn khonăm 2009 so với 2008 tăng 1.06% Mặc dù trị giá hàng tồn kho tăng nhưngthấp hơn tỷ lệ tăng của doanh thu (15.94%) Năm 2009 tỷ lệ tăng của trị giáhàng tồn kho là 4.76% so với năm 2008

2.2.7 Đánh giá kết quả mua hàng trong mối quan hệ với bán hàng và dự trữ hàng hoá (Biểu 8)

Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy quý I là quý mà các chỉ tiêu luôn lớnnhất Vời mức dự trữ đầu kì là kết quả tồn kho cuối kì trước doanh nghiệp đãđịnh mức mua vào rất hợp lí để lượng hàng bán ra sát với mức mua vào và dựtrữ đầu kì Cụ thể mức dự trữ cuối kì của quý I là thấp nhất mặc dù các chỉ tiêukhác đều cao nhất Hơn nữa mức mua vào nhỏ hơn mức bán ra Mua vào là

1195316 nghìn đồng nhưng bán ra lại là 12287325 nghìn đồng Điều đó chứng

tỏ doanh nghiệp đã định mức để mua vào khá hợp lí tránh tình trạng hàng tồnkho trong quý nhiều làm tăng chi phí bảo quản của doanh nghiệp

Quý II và quý III là quý mà hoạt động tiêu thụ chậm nhất trong năm kéotheo các hoạt động khác chiếm trị giá thấp như mua vào, dự trữ…Hai quý nàyđều có tổng trị giá mua vào thấp nhất trong năm như mua vào quý III chỉ có

8638715 nghìn đồng Hai quý có mức mua vào lớn hơn mức bán ra cộng thêmmức dự trữ đầu kì nên làm cho mức dự trữ cuối kì cao Như quý III mức muavào là 8638715 nghìn đồng trong khi đó mức dự trữ đầu kì là 1153434 nghìnđồng nên với mức bán ra là 7258691 nghìn đồng làm cho mức dự trữ cuối kì

2533458 nghìn đồng Đây là mức dự trữ khá lớn làm tăng chi phí kinh doanhcủa doanh nghiệp

Sang quý IV mức tiêu thụ tăng lên nên các chỉ tiêu khác cũng tăng lêntheo Mua vào nhỏ hơn so với bán ra Mua vào là 9738774 nghìn đồng trong