Sử dụng bảng tính cơ bảntài liệu ôn tập modun 04 sử dụng bảng tính cơ bản

H P U TÀI LIỆU ÔN TẬP MODUN 04: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN H Hà Nội, 2019 MỤC LỤC DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT BÀI KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH Khái niệm bảng tính 1.1 Khái niệm cơng dụng bảng tính 1.2 Xây dựng ứng dụng bảng tính Phần mềm bảng tính 12 2.1 Một số phần mềm bảng tính 12 2.2 Các thành phần bảng tính 13 H P 2.3 Chức phần mềm bảng tính Microsoft Excel 13 Câu hỏi tự lượng giá 15 BÀI SỬ DỤNG PHẦN MỀM BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL 2013 16 Làm việc với phần mềm bảng tính 16 1.1 Khởi động chương trình Microsoft Excel 2013 16 1.2 Màn hình giao diện Microsoft Excel 2013 16 U 1.3 Thiết lập tham số mặc định cho bảng tính 23 Làm việc với bảng tính 27 2.1 Mở, đóng bảng tính 27 H 2.2 Sử dụng cơng cụ phóng to, thu nhỏ xem bảng tính 28 2.3 Tạo bảng tính theo mẫu cho trước 30 2.4 Thêm/chọn/chèn bảng tính 34 2.5 Lưu, đổi tên, xố bảng tính 35 2.6 Di chuyển thay đổi vị trí trang bảng tính 38 2.7 Bảo mật cho trang bảng tính 39 Câu hỏi tự lượng giá 42 BÀI THAO TÁC VỚI Ô TÍNH 43 Nhập liệu vào ô 43 1.1 Khái niệm ô 43 1.2 Kiểu liệu ô 44 1.3 Chọn, đánh dấu trang tính 44 1.4 Nhập nội dung vào ô 45 1.5 Sử dụng lệnh hủy kết vừa làm, lấy lại kết vừa làm 48 Biên tập nội dung, xếp thứ tự ô 48 2.1 Xóa, sửa đổi nội dung 48 2.2 Tìm thay nội dung trang tính 49 2.3 Sắp xếp ô theo số tiêu chí 51 Sao chép, di chuyển nội dung ô 53 3.1 Sao chép, cắt, dán nội dung 53 3.2 Sử dụng công cụ tự động điền nội dung, công cụ chép tự động sinh dãy số 59 Câu hỏi tự lượng giá 61 H P BÀI THAO TÁC TRÊN TRANG TÍNH 64 Dòng cột 64 1.1 Các cách chọn dòng, cột 64 1.2 Chèn, xóa dịng, cột trang tính 64 - Chèn thêm dòng (hàng): 64 U 1.3 Sửa đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng 66 1.4 Ẩn/hiện, cố định / cố định tiêu đề dòng, cột 67 Trang tính 71 H 2.1 Thêm trang tính mới, đóng lại, xóa trang tính mở 71 2.2 Vai trò cách đặt tên trang tính 72 2.3 Chuyển từ trang tính sang trang tính khác 72 2.4 Sao chép, di chuyển trang tính bên bảng tính 72 Câu hỏi tự lượng giá 75 BÀI BIỂU THỨC VÀ HÀM 77 Biểu thức số học 77 1.1 Khái niệm biểu thức địa ô 77 1.2 Tạo biểu thức số học đơn giản cách sử dụng phép tính số học 79 1.3 Các lỗi gặp phải sử dụng biểu thức 79 - Các lỗi thông dụng: 79 Hàm 80 2.1 Nhóm hàm ngày tháng 84 2.2 Nhóm hàm tìm kiếm tham chiếu 88 2.4 Nhóm hàm thống kê 90 2.5 Nhóm hàm xử lý chuỗi 92 2.6 Nhóm hàm luận lý 93 2.7 Hàm toán học lượng giác 94 Câu hỏi tự lượng giá 98 BÀI ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 101 6.1 Kiểu số, ngày tháng, tiền tệ 101 H P 6.1.1 Các định dạng số thập phân cụ thể cách định dạng 102 6.1.2 Cách định dạng để hiển thị tỷ lệ phần trăm 103 1.3 Cách định dạng ô chuyển đổi cách hiển thị đơn vị số, kiểu ngày tháng, ký hiệu tiền tệ 104 6.2 Văn 105 2.1 Thay đổi định dạng phông chữ kiểu hiển thị 105 U 2.2 Định dạng màu khác nội dung ô, ô 106 2.3 Sao chép định dạng từ ô, dãy ô tới ô khác, dãy ô khác 106 Căn chỉnh, tạo hiệu ứng viền 108 H 3.1 Áp dụng việc cuộn văn nội dung ô, dãy ô 108 3.2 Điều chỉnh hướng thể nội dung ô 109 3.3 Tách (split)/ghép (merge) ô tiêu đề, nội dung ô tách/ghép 111 6.3.4 Cách thêm đường viền (nét, màu) cho ô, dãy ô 112 6.4 Tìm kiếm liệu 113 Sắp xếp lọc liệu 117 5.1 Sắp xếp liệu 117 5.2 Lọc liệu 118 Câu hỏi tự lượng giá 133 BÀI BIỂU ĐÒ 135 Tạo biểu đồ 135 1.1 Tạo biểu đồ từ liệu bảng tính 135 1.2 Cách thay đổi loại biểu đồ 136 Chỉnh sửa, cắt, dán, di chuyển, xóa biểu đồ 138 2.1 Chỉnh sửa, di chuyển tiêu đề, ghi cho biểu đồ 138 2.2 Thêm, di chuyển nhãn liệu cho biểu đồ 141 2.3 Thay đổi màu nền, màu phụ đề màu sắc hình biểu đồ 144 2.4 Thay đổi kích cỡ phơng chữ, màu tiêu đề biểu đồ, trục biểu đồ, giải biểu đồ kích thước biểu đồ 145 2.5 Cắt, dán, di chuyển xóa biểu đồ 148 Câu hỏi tự lượng giá 148 BÀI KẾT XUẤT VÀ PHÂN PHỐI TRANG TÍNH, BẢNG TÍNH 150 H P Định dạng trang in 150 Xem thực in ấn 158 Phân phối trang tính 161 3.1 Lưu trang tính, bảng tính kiểu tệp khác 162 3.2 Đặt mật để kiểm sốt truy nhập tệp trang tính, bảng tính 164 U 3.3 Đính kèm trang tính theo thư điện tử 171 3.4 Lưu trang tính mạng (dịch vụ lưu trữ liệu trực tuyến) 173 Một số thao tác khác 174 H Câu hỏi tự lượng giá 186 Tài liệu tham khảo 188 DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT IE Internet Explorer EDI Electronic Data Interchange ISP Internet Service Provider IAP Internet Access Provider IXP Internet Exchange Provider DAS Direct Attached Storage NAS Network Attached Storage SAN Storage Area Network SMS Short Message Services VoIP Voice over Internet Protocol IM Instant Messaging MMS Multimedia Messaging Service PDA Personal Digital Assistant PC Personal Computer LAN Local Area Network WAN Wide Area Network RAM Random Access Memory ROM Read Only Memory ID Identification H P U H BÀI KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH Mục tiêu: Học xong học viên có khả năng: - Trình bày khái niệm cơng dụng bảng tính - Liệt kê bước để xây dựng ứng dụng bảng tính thơng thường - Nhận biết số phần mềm bảng tính khác - Xác định thành phần tạo nên bảng tính Khái niệm bảng tính 1.1 Khái niệm cơng dụng bảng tính H P Phần mềm xử lý bảng tính hay bảng tính phần mềm ứng dụng dùng để tổ chức, phân tích lưu trữ liệu thơng qua bảng biểu Bảng tính phát triển mơ máy tính bảng tính tốn giấy Chương trình hoạt động liệu nhập vào ô bảng Mỗi ô chứa liệu số văn bản, kết công thức tự động tính tốn U hiển thị giá trị dựa nội dung ô khác Một bảng tính tài liệu điện tử Người dùng bảng tính điều chỉnh giá trị lưu trữ H quan sát ảnh hưởng giá trị tính tốn Điều làm cho bảng tính hữu ích cho phân tích "Nếu - thì" nhiều trường hợp tính tốn nhanh chóng mà khơng cần tính tốn lại tay Phần mềm bảng tính có nhiều sheet tương tác, hiển thị liệu dạng văn chữ số, dạng đồ họa Ngoài việc thực chức số học toán học bản, bảng tính cịn cung cấp chức xây dựng hoạt động tài thống kê chung Các tính tốn giá trị độ lệch chuẩn áp dụng cho liệu dạng bảng với chức lập trình sẵn cơng thức Ứng dụng bảng tính cung cấp biểu thức điều kiện, chức để chuyển đổi văn số, chức hoạt động chuỗi văn Bảng tính thay hệ thống giấy khắp giới doanh nghiệp Mặc dù chúng phát triển cho nhiệm vụ kế toán sổ sách, chúng sử dụng rộng rãi hoàn cảnh mà danh sách bảng biểu xây dựng, xếp 1.2 Xây dựng ứng dụng bảng tính a Các kiểu liệu bảng tính Dữ liệu bảng tính lưu trữ bảng tính nhằm phục vụ cho việc xử lý, tính tốn liệu theo u cầu người dùng Mỗi bảng tính chứa kiểu liệu - Dạng chuỗi ký tự (Text): Bắt đầu chữ a…z, A…Z, ký tự đặc H P biệt (!, @, #, %, *, $ ) Dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số, v.v trước nhập liệu dạng số vào bảng tính, ký tự phải bắt đầu dấu nháy đơn (‘) sau đó, thực nhập liệu dạng số Các có liệu chuỗi dạng số khơng có giá trị việc thực cơng thức, hàm tính tốn bảng tính Excel Theo mặc định, liệu dạng chuỗi U sang lề trái ô - Dạng số (Number): Bắt đầu số từ 0…9, dấu +, -, (, *, $ (hoặc dấu đơn vị tiền khác tuỳ thuộc vào việc đặt thông số quốc tế H Windows) Theo mặc định, liệu dạng số sang lề phải ô - Dạng công thức (Formulas): Bắt đầu dấu “=” dấu “+” Sau nhấn phím Enter công thức nhập vào thể công thức cịn kết thể ô - Dữ liệu dạng ngày (Date), (Time): Cách trình bày liệu kiểu ngày tháng định nghĩa sau: DD số ngày; MM số tháng; YY số năm Dữ liệu dạng ngày, tháng, năm mặc định theo thông số quốc tế định dạng nhập theo dạng MM/DD/YY MM/DD/YYYY Ví dụ: muốn nhập liệu người sinh ngày 27 tháng năm 2004 người dùng phải gõ vào ngày sinh 09/27/04 (dữ liệu ngày tháng theo chuẩn quốc tế) Để nhập liệu dạng ngày tháng theo kiểu DD/MM/YY DD/MM/YYYY người dùng chỉnh Control Panel chọn Region and Language, chọn Additional Setting thực thay đổi định dạng ngày, tháng ô Short date (DD/MM/YYYY) Tab Date Tương tự người dùng thực việc thay đổi cách nhập liệu kiểu Theo mặc định, liệu theo kiểu ngày tháng sau nhập sang lề phải ô - Dữ liệu kiểu logic: Gồm giá trị: True (đúng), False (sai) - Các ký tự đặc biệt: Ký tự đặc biệt ký tự khơng có bàn phím Cách nhập biên tập liệu, cơng thức vào bảng: - Nhập liệu vào ô bảng tính: Nhấn chuột vào nhập liệu H P - Kết thúc nhập liệu: Nhấn phím Enter dùng phím mũi tên, phím Tab nhấn chuột nơi khác - Nhập liệu tăng dần đều: (Cho loại số ngày) nhập giá trị vào hai ô (ô thứ giá trị bắt đầu, ô thứ hai bước nhảy), chọn ô nhập giá trị, trỏ chuột vào góc bên phải thứ hai xuất dấu cộng U (+) di chuyển chuột đến ô cuối thả chuột - Chỉnh sửa lại liệu nhập: Chọn cần chỉnh sửa nhấn phím F2 nhấn đúp chuột vào ô nhấn chuột lên cơng thức Sau tiến hành chỉnh sửa H - Xố liệu: Chọn có chứa liệu cần xố nhấn phím Delete b Tính toán liệu cách áp dụng phép tính, biểu thức, hàm Cơng thức hàm ln bắt đầu với dấu (=), phía sau số, tốn tử hàm Excel Một số công thức, hàm đơn giản Excel: =2*5+8 (Cơng thức nhân sau cộng thêm 8) =A2*A3-A5 (Giá trị ô A2 nhân với giá trị ô A3 trừ giá trị ô A5) =SUM(B1:B10) (Sử dụng hàm tính tổng SUM để tính tổng giá trị ô từ B1 đến B10) =TODAY() (Sử dụng hàm TODAY để trả giá trị ngày tại) =UPPER("hello") (Hàm UPPER dùng để chuyển đổi văn chữ thường thành chữ hoa, kết chuyển "hello" thành "HELLO") =IF(A1>0) (Hàm điều kiện IF để kiểm tra xem A1 có chứa giá trị lớn hay không) Các phần cơng thức Excel: Cơng thức Excel cịn bao gồm số tất thành phần sau đây: hàm, tham chiếu, toán tử số Cùng tham khảo ví dụ đây: H P Hàm: Hàm PI() trả giá trị số pi: 3,142 Tham chiếu: A2 trả giá trị ô A2 Hằng số: Giá trị văn nhập trực tiếp vào công thức, ví dụ Tốn tử: Tốn tử * (dấu sao) để nhân số ^ (mũ) để nâng số lên U bậc lũy thừa đó, Nhập công thức Excel: H - Đặt trỏ vào ô cần nhập công thức hiển thị kết - Gõ dấu “=” - Nhập biểu thức muốn tính, ví dụ: A5+E5 Với cơng thức cộng giá trị A5 với E5 - Sau nhập cơng thức, nhấn phím Enter Kết phép tính hiển thị ô vừa nhập - Nếu công thức bị lỗi, thông báo lỗi hiển thị bắt đầu dấu # Nhập miền tham chiếu trỏ: - Đặt trỏ vào ô cần hiển thị kết cơng thức - Nhập cơng thức để tính cột hay miền giá trị Ví dụ gõ cơng thức =E2+E5, có nghĩa giá trị E2 cộng giá trị E5 - Sử dụng phím mũi tên, di chuyển trỏ ô từ ô tham chiếu 10 H P Trong hộp thoại Save as, chọn ổ mạng lưu trữ Dropbox nhấn để hoàn thành Một số thao tác khác Trong phần bạn định dạng bảng tính để U in máy in cách vận dụng học từ ban đầu tới Ngoài phần chúng tơi giúp bạn thực số thao tác tính tốn đơn giản bảng tính, nội dung quan trọng mà H bạn cần nắm nghiên cứu Excel Tuy nhiên phần yêu cầu đặt bạn cần làm theo hướng dẫn, đề cập vấn đề làm việc với liệu, sử dụng hàm, công thức phần Để theo dõi nội dung phần bắt đầu với bảng tính thơ sau tính tốn chỉnh nội dung kết cuối hình đây: 174 Đầu tiên chuẩn bị liệu thơ hình đây: H P U H Trên số liệu bảng lương nhân viên phịng ban cơng ty A Dữ liệu cột Lương bản, ngày công, phụ cấp, tạm ứng cho trước Các cơng việc cịn lại mà phải làm sau: Tính cột lương tháng = Lương / 26 * Ngày công Lương = Lương tháng + Phụ cấp – Tạm ứng Tính tổng cộng cột Lương bản, Lương tháng, Phụ cấp, Tạm ứng, Lương Định dạng bảng tính hình Căn vào u cầu chia cơng việc thành bước nhỏ sau đây: Bước 1: Tính giá trị cột lương tháng - Bạn nhấp chuột chọn ô F4 (ô liệu cột Lương tháng) 175 - Nhấp đúp chuột nhấn phím F2 để điền công thức vào cho ô này, trỏ chuột nhấp nháy ô bạn nhập vào nội dung sau đây: =D4/26*E4 Sau nhấn Enter, thao tác điền vào ô F4 công thức (trong Excel nội dung bắt đầu với dấu = hiểu bắt đầu công thức) Sau Enter kết cơng thức tính hình đây: H P - Nhiệm vụ bạn tính tốn cho cịn lại cột, bạn nhấp chọn lại F4 sau di chuyển chuột xuống chấm đen cuối khung hình chữ U nhật (Fillhand) trỏ chuột đổi thành hình dấu cộng bạn kéo xuống tới ô F15 H Sau thả chuột ra, kết tất ô từ F4 đến F15 điền giá trị với công thức tương ứng dựa công thức ô F4 176 Bước 2: Tính cột Lương - Chọn I5 sau nhập vào cơng thức (Lương tháng + Phụ cấp – Tạm ứng): H P =F4+G4-H4 Sau nhấn Enter để xác nhận liệu U - Tiếp theo bạn kéo Fillhand cho cịn lại cột (từ I5 tới I15) H Bước 3: Tính hàng tổng cộng - Để tính hàng tổng cộng bạn nhấp chọn ô D16 nhập vào công thức sau: =SUM(D4:D15) 177 Nhấn Enter để xác nhận công thức - Tiếp theo bạn kéo FillHand sang bên phải từ ô D16 đến ô I16 để điền công thức tương ứng cho ô hàng H P U Bước 4: Định dạng bảng tính: Sau điền đầy đủ nội dung tiến hành H định dạng bảng tính sau: - Định dạng tiêu đề cho bảng tính: Bạn gộp từ B1 đến I1, chọn cỡ chữ 16 để kiểu chữ đậm - Kẻ khung cho bảng tính: Các đường kẻ bảng tính mà nhìn thấy thực chất để phân định hàng cột, chúng không in Nếu muốn 178 bảng tính kẻ ô cần tạo đường viền (border) cho bảng tính Cách thực sau: + Chọn vùng kẻ border từ B3 đến I16 hình đây: H P + Từ Ribbon nhấp chọn Tab Home, nhóm lệnh Font nhấp chọn mũi tên bên trái biểu tượng More borders All Borders Danh sách đổ xuống bạn chọn lệnh U H + Như toàn vùng chọn kẻ khung 179 Tuy nhiên cần hiệu chút mầu sắc Borders bạn tiếp tục nhấp chọn mũi tên bên trái biểu tượng More borders Trong danh sách đổ xuống bạn di chuột tới mục Line Color, chọn mầu định bảng mầu bên tay phải H P (menu thu gọn để dễ dàng quan sát hơn) - Định dạng dòng tiêu đề danh sách Dòng tiêu đề danh sách B3 đến I3, để định dạng bạn chọn vùng U liệu B4:I4 Nhấp phải chuột chọn Format Cells… H Hộp thoại Format Cells xuất bạn chọn tới Tab Alignment 180 H P Trong mục Horizontal Vertical bạn chọn giá trị Center, thiết lập thuộc tính có tác dụng nội dung vào Cell Tiếp theo tích chọn mục Wrap text, cell thiết lập thuộc tính nội dung vượt độ rộng Cell tự động xuống dòng tăng độ cao dòng phù hợp với nội dung U Tiếp tục nhấp chọn Tab Font mục Font style bạn chọn Bold để tô đậm chữ dòng tiêu đề H 181 Sau thiết lập xong thuộc tính cho Cells Tab Alignment Tab Font bạn nhấp chọn Tab Fill để đặt mầu cho Cells Tab Fill xuất bạn chọn tới mầu xám hình đây: H P Cuối nhấp Ok để thực thay đổi Kết sau bước U hình đây: H - Định dạng dịng tổng cộng danh sách: Để định dạng dòng tổng cộng bạn chọn vùng Cell từ B16 đến I6, nhấp phải chuột chọn Format Cells… Hộp thoại Format Cells xuất bạn nhấp chọn tab Font 182 Trong mục Font style chọn giá trị Bold để bôi đậm chữ Tiếp tục chọn tới Tab Fill để thiết lập mầu cho dòng tổng cộng Trong Tab bạn chọn mầu đậm H P chút so với dòng tiêu đề U H Cuối nhấp Ok để thực thay đổi Sau bước bảng tính hình đây: - Định dạng cột số: Các cột số bảng tính chưa định dạng theo quy cách (có dấu phân cách hàng nghìn) tương đối khó nhìn Để định 183 dạng cột bạn cột D bạn chọn ô từ D4 đến D16 sau nhấn phím Ctrl chọn tiếp vùng thứ hai từ F5 đến I17 kết hình đây: Tiếp theo bạn nhấp phải chuột chọn Format Cells, hộp thoại Format cells xuất H P bạn chọn Tab Number U H + Category: Bạn chọn mục Number + Decimal places: (khơng có số lẻ sau dấu phẩy) + Tích chọn mục Use 1000 Separator (,) Sử dụng dấu phẩy dấu ngăn cách hàng nghìn + Negative numbers: Chọn giá trị Cuối nhấp Ok để hoàn tất, sau bước hồn thành tính tốn định dạng cho bảng tính 184 H P U H 185 Câu hỏi tự lượng giá Câu 1: Trình bày bước thay đổi kích thước lề (trên, dưới, trái, phải) trước in cho bảng tính Excel Câu 2: Trình bày bước thay đổi khổ giấy A4 in theo chiều ngang cho bảng tính Excel Câu 3: Thực thao tác điều chỉnh để nội dung trang tính khớp với trang in khổ giấy A4 cho bảng tính Excel Câu 4: Thực thao tác đánh số trang in cho bảng tính Excel Câu 5: Thực thao tác hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin tên H P tập tin cuối trang in Câu 6: Thực thao tác sửa lỗi phép tính, lỗi văn bảng tính chuẩn bị in sau: U H Câu 7: Thực thao tác xem nội dung trang bảng tính trước in Câu 8: Thực thao tác in vùng liệu từ A1:H15 bảng tính sheet Câu 9: Thực thao tác lưu vùng liệu từ A1:H15 bảng tính Excel sang kiểu tệp PDF Câu 10: Thực thao tác thiết lập mật để kiểm soát truy nhập file Excel Câu 11: Thực thao tác thiết lập mật để kiểm sốt truy nhập trang bảng tính (Sheet) Câu 12: Thực thao tác thiết lập mật để kiểm sốt truy nhập số trang bảng tính (Sheet) Câu 13: Thực thao tác thiết lập mật người dùng thao tác thay đổi sheet file 186 Câu 14: Thực thao tác đính kèm trang tính theo thư điện tử Câu 15: Thực thao tác lưu trang tính mạng (dịch vụ lưu trữ liệu trực tuyến) H P U H 187 Tài liệu tham khảo [1] Thạc Bình Cường, Lương Mạnh Bá, Bùi Thị Hịa, Đình Hùng, Giáo trình tin học văn phòng, Nhà Xuất Giáo dục, 2006 [2] Dương Xuân Thành, Giáo trình tin học đại cương, Nhà Xuất Giao thông vận tải, 2003 [3] Nguyễn Thanh Hải, Giáo trình tin học đại cương, Nhà Xuất Văn hố thơng tin, 2007 [4] PGS.TS Bùi Thế Tâm, Giáo trình tin học đại cương, Nhà Xuất Hồng Đức, 2015 [5] Phạm Quang Hiển - Phạm Phương Hoa, Tự học Excel hình H P ảnh, Nhà Xuất Thanh Niên, 09/2017 [6] Nguyễn Công Minh, Tự học kỹ excel 2013 cho người sử dụng, Nhà Xuất Hồng Đức, 2012 [7] Thanh Hải, Thành Đông, Hướng dẫn sử dụng phần mềm excel, Nhà Xuất Thời đại, 2015 U [8] KS Hồng Hoàng Quang, Excel cho người bắt đầu, Nhà Xuất Văn hóa – Thơng tin, 2011 H 188