Sử dụng trình chiếu cơ bảntài liệu ôn tập modun 05 sử dụng trình chiếu cơ bản

H P TÀI LIỆU ÔN TẬP U MODUN 05: SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU CƠ BẢN H Hà Nội, 2019 MỤC LỤC BÀI KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BÀI THUYẾT TRÌNH VÀ TRÌNH CHIẾU Kiến thức thuyết trình trình chiếu 1.1 Bài thuyết trình 1.1.1 Khái niệm yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình 1.1.2 Xác định mục tiêu thiết kế thuyết trình 10 1.2 Phần mềm trình chiếu 11 1.2.1 Một số phần mềm trình chiếu 11 1.2.2 Chức phần mềm trình chiếu Microsoft Powerpoint 12 H P Câu hỏi tự lượng giá 13 BÀI SỬ DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH CHIẾU MICROSOFT POWERPOINT 2013 14 Sử dụng phần mềm Microsoft Powerpoint 14 2.1 Làm việc với phần mềm Microsoft Powerpoint 14 2.1.1 Mở đóng phần mềm Microsoft Powerpoint 14 U 2.1.2 Màn hình làm việc phần mềm Microsoft PowerPoint 17 2.1.3 Sử dụng chức trợ giúp, chức hướng dẫn thực theo bước có sẵn 26 H 2.2 Làm việc với thuyết trình 29 2.2.1 Mở, đóng thuyết trình 29 2.2.2 Tạo thuyết trình theo mẫu 30 2.2.3 Lựa chọn chế độ hiển thị làm việc với thuyết trình 35 2.2.4 Lưu thuyết trình vào thư mục 38 2.2.5 Mở nhiều thuyết trình chuyển từ thuyết trình sang thuyết trình khác 40 2.3 Làm việc với trang thuyết trình 40 2.3.1 Khái niệm trang thuyết trình 40 2.3.2 Các khái niệm kèm trang thuyết trình 40 2.3.3 Khái niệm bố cục trang thuyết trình 43 2.3.4 Khái niệm mẫu thiết kế, chủ đề cho thuyết trình 43 2.3.5 Khái niệm trang thuyết trình chủ 44 2.3.6 Biên tập trang thuyết trình chủ 44 2.3.7 Áp dụng trang thuyết trình chủ thuyết trình 46 2.3.8 Sao chép, cắt, dán, dịch chuyển trang thuyết trình 49 2.3.9 Xóa trang thuyết trình 49 2.3.10 Sử dụng lệnh hủy kết quả, lấy lại kết vừa làm 50 Câu hỏi tự lượng giá 51 BÀI XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH 52 3.1 Tạo định dạng văn 52 3.1.1 Các thủ thuật dẫn để xây dựng trang thuyết trình tốt 52 H P 3.1.2 Nhập văn chỗ, chế độ hiển thị 52 3.1.3 Biên tập văn bản, chép, di chuyển văn thuyết trình 54 3.1.4 Cách xóa văn 55 3.1.5 Thay đổi phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ kiểu hiển thị 55 3.1.6 Áp dụng màu khác cho văn 58 U 3.1.7 Căn lề văn khung văn 63 3.2 Danh sách 66 3.2.1 Trình bày nội dung dạng danh sách liệt kê 66 H 3.2.2 Trình bày nội dung dạng danh sách 66 3.2.3 Dãn dòng, thụt lề cho danh sách 67 3.3 Bảng 68 3.3.1 Nhập, biên tập văn trang thuyết trình dạng bảng 68 3.3.2 Chọn dịng, cột, chọn tồn bảng 74 3.3.3 Chèn, xóa dịng/cột sửa đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng 75 Câu hỏi tự lượng giá: 78 BÀI 4: BIỂU ĐỒ VÀ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TRONG TRANG THUYẾT TRÌNH 79 Đưa biểu đồ, sơ đồ tổ chức vào trang thuyết trình 79 4.1 Biểu đồ 79 4.1.1 Các hình dạng biểu đồ sẵn 83 4.1.2 Nhập liệu để tạo biểu đồ thuyết trình 84 4.1.3 Thao tác chọn, thay đổi kiểu, biên tập tiêu đề, bổ sung nhãn liệu cho biểu đồ 87 4.1.4 Thay đổi màu nền, thay đổi màu hình dạng biểu đồ 88 4.2 Sơ đồ tổ chức 90 4.2.1 Khái niệm sơ đồ tổ chức 90 4.2.2 Thay đổi cấu trúc phân cấp sơ đồ tổ chức 91 Câu hỏi tự lượng giá 92 BÀI ĐƯA CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA VÀO TRONG TRANG THUYẾT TRÌNH 93 H P 5.1 Chèn thao tác với đối tượng đồ họa có 93 5.1.1 Biết cách chèn đối tượng đồ họa (tranh, ảnh, hình vẽ, biểu đồ) có vào trang thuyết trình 93 5.1.2 Các thao tác làm việc với biểu đồ 96 5.1.3 Thay đổi kích cỡ, xóa đối tượng đồ họa 97 U 5.1.4 Quay, lật, chỉnh vị trí đối tượng đồ họa trang thuyết trình 97 5.2 Vẽ hình 100 H 5.2.1 Vẽ đối tượng đồ họa vào thuyết trình 100 5.2.2 Thay đổi màu nền, nét vẽ, tạo bóng đối tượng vẽ 103 5.2.3 Ghép nhóm/bỏ ghép nhóm đối tượng vẽ trang thuyết trình 105 5.2.4 Đưa đối tượng vẽ lên lớp trên/xuống lớp 106 Câu hỏi tự lượng giá 108 BÀI TRÌNH CHIẾU VÀ IN BÀI THUYẾT TRÌNH 109 Chuẩn bị trình chiếu 110 6.1.1 Khái niệm cách chuyển trang, hiệu ứng động trình diễn thuyết trình 110 6.1.2 Áp dụng, thay đổi kiểu chuyển trang, hiệu ứng động cho phần tử khác trang thuyết trình 113 6.1.3 Thêm phần ghi cho trang thuyết trình 123 6.1.4 Chọn định dạng đầu thích hợp cho trang thuyết trình 126 6.1.5 Hiện/ẩn trang thuyết trình 126 6.2 Kiểm tra, in, trình diễn 128 6.2.1 Kiểm tra chỉnh sửa tả thuyết trình 128 6.2.2 Thay đổi hướng (dọc, ngang) kích cỡ trang thuyết trình 131 6.2.3 Các phương án in khác 131 6.2.4 Các cách trình chiếu thuyết trình 136 Câu hỏi tự lượng giá 140 Tài liệu tham khảo 141 H P H U BÀI KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BÀI THUYẾT TRÌNH VÀ TRÌNH CHIẾU Mục tiêu: học xong học viên có khả năng: - Trình bày khái niệm thuyết trình nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình - Biết bước để tạo thuyết trình - Trình bày số phần mềm trình chiếu thơng dụng chức phần mềm trình chiếu Microsoft Powerpoint - Kể tên số phần mềm trình chiếu chức chúng - Thực thao tác tạo thuyết trình H P Kiến thức thuyết trình trình chiếu 1.1 Bài thuyết trình 1.1.1 Khái niệm yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình a Khái niệm thuyết trình U Thuyết trình hình thức truyền đạt ý tưởng thông điệp lời trước người nghe vấn đề nhằm cung cấp thông tin thuyết phục gây ảnh hưởng đến người nghe H Bài thuyết trình hiểu cách đơn giản diễn đạt người khác hiểu rõ nội dung muốn truyền tải Một người diễn đạt tốt người thời gian để truyền tải thông tin ngưới khác hiểu cặn kẽ rõ rang thông tin truyền tải Để chuẩn bị tốt thuyết trình người thiết kế phải trả lời câu hỏi sau: - Trình bày gì? - Đối tượng nghe ai? - Tại phải thuyết trình? - Thuyết trình đâu? - Thuyết trình bao lâu? - Làm để chuyển giao nội dung thông tin tốt nhất? b Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình - Chuẩn bị nội dung: chuẩn bị nội dung, bạn phải phân tích, liệt kê ý chính, ý phụ xếp theo trình tự ưu tiên cịn thời gian cho thêm ý phụ minh họa cho diễn thuyết Trong thời đại công nghệ thông tin này, thứ cập nhật đổi liên tục Vì vậy, thơng tin thuyết trình phải thơng tin cập nhậ nhất, xác nhất, thơng tin bạn thu thập từ nhiều nguồn Tuy nhiên thông tin, ý tưởng phải xếp cách logic thêm, bớt cần thiết - Khán giả: yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành cơng thuyết trình Một người thuyết trình khơng tìm hiểu thơng tin, đặc điểm khán giả như: giới tính, tầng lớp, trình độ, nghề nghiệp … khơng xác định H P phương pháp tác động phù hợp Tùy thuộc vào đặc điểm khán giả mà người thuyết trình lựa chọn phương pháp tương ứng Khi thuyết trình trước nơng dân kĩ thuật chăm sóc trồng phương pháp trực quan, sinh động, tốc độ thuyết trình chậm, rõ rang thu hiệu cao Trong đó, thuyết trình trước chuyên gia hay đồng nghiệp chuyên mơn địi hỏi U thuyết trình mang tính học thuật cao với lập luận logic, chặt chẽ thuyết phục họ Thuyết trình trước niên có u cầu hồn tồn khác so với lứa tuổi trung niên người lớn tuổi để đánh giá H khán giả, trước thuyết trình, bạn nên liên hệ với đơn vị tổ chức để hỏi thăm thông tin khán giả Trên sở thơng tin đó, bạn xác định phương pháp hình thức thuyết trình phù hợp với đặc điểm khán giả hiệu thuyết trình đánh giá cao nhất, đạt đến mong đợi tốt c Một số yếu tố để tạo nên thuyết trình tốt - Chuẩn bị thật kỹ càng: bạn nên tìm hiệu đối tượng tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn mặc ấn tượng phù hợp, chuẩn bị tâm lý tác phong giao tiếp Tuy nhiên, bạn nên nhớ tảng kiến thức sâu rộng tạo nên kỹ thuyết trình trước đám đông - Biết tạo cầu nối người thuyết trình với thính giả: thơng thường buổi thuyết trình, bạn chăm với việc chuyền tải nội dung bản, khán giả, họ lại kiếm tìm bạn giá trị khác gây thiện cảm tạo niềm tin cho họ Bởi vậy, bạn không nên cứng nhắc mà giao lưu với khán giả qua ánh mắt cử thân thiện, ngôn từ giản dị, dễ hiệu, pha chút hài hước nhẹ nhàng - Trình bày ngăn gọn thuyết phục: đơi bạn có phút cho thuyết trình, bạn tự tin truyền đạt thông tin cần thiết, khơng nên xin lỗi khán giả trước hay đề cập đến việc bạn khơng có nhiều thời gian Hãy vào đề chia nhỏ nội dung để thuyết trình mạch lạc - Đi thẳng vào nội dung quan trọng: đừng nói lan man làm thính giả khơng hiểu bạn muốn nhấn mạnh vấn đề gì, nội dung chủ yếu mà bạn muốn H P nói đến Bạn tập trung vào nội dung quan trọng mà bạn biết chắn giúp bạn giành ý đối tác, thúc khách hàng tiềm mua sắm sản phẩm bạn Cũng khơng nên níu kéo người để “cho phép bổ sung …”, sau buổi thuyết trình kết thúc - Điều chỉnh giọng nói: kể bạn có thời gian, bạn khơng U thiết phải nói thật nhanh, khiến khán giả khó bắt kịp nội dung, chưa kể người nói nhanh hay vơ tình tạo cho người nghe cảm giác thiếu trung thực Có thể bạn thuyết phục lơi khán giả bạn nói tốc H độ vừa phải, có giọng điệu tự tin, phát âm chuẩn rõ rang, nhấn mạnh từ xen kẽ vài khoảng lặng bạn muốn người tập trung - Minh họa: trình trình bày gặp vấn đề khó diễn đạt người thuyết trình đưa ví dụ minh họa để làm rõ thêm nội dung trình bày câu chuyện ngắn gọn, súc tích trích dẫn tình tiết tiêu biểu đó, giúp khán giả hình dung rõ ràng cụ thể nội dung cần truyền đạt tránh lợi dụng câu chuyện làm nhiều thời gian người nghe bị đánh giá người thiếu nghiêm túc - Biết thắt nút gỡ nút thuyết trình: khách hàng nhà đầu tư khó chiuej bạn nói mà khơng bàn đến kế hoạch tương lai, nói đến khó khăn mà khơng có giải pháp cụ thể, nhắc đến ngân quỹ khổng lồ mà không cho biết số tiền sử dụng hiệu … Hãy tỉnh táo để biết nói gì, bình tĩnh dễ làm bạn lỡ lời hay phát ngơn thiếu xác - Kỹ dàn dựng sử dụng PowerPoint: cách thuyết trình sử dụng PowerPoint, bạn tạo nên khung hồn chỉnh họa thuyết trình với hệ thống biểu đồ, số liệu thống kê nhằm giúp khán giả tiện theo dõi Bên cạnh đó, slide trình bày khoa học ấn tượng thu hút khán giả hơn, giúp bạn tránh phương hướng thuyết trình Nếu bạn khéo léo cài vào chương trình chút âm nhạc nhẹ nhàng, phù hợp với không gian, bạn chinh phục khách hàng nhà đầu tư khó tính H P - Luyện tập trước: bạn nên luyện tập công ty hay nhà, trước gương lớn nhờ bạn bè, đồng nghiệp nghe góp ý Điều giúp bạn ccos phong cách tự tin hút hơn, nắm vững nội dung cần thuyết trình, đặc biệt điều khiển tốc độ nói để ước lượng thời gian - Chuẩn bị trả lời câu hỏi: đừng quên bạn phải trả lời vài câu U hỏi hóc búa khách hàng nhà đầu tư sau buổi thuyết trình, bên cạnh việc trang bị kiến thức, bạn nên học hỏi cách ứng xử khéo léo Chẳng hạn lời nói “Cảm ơn câu hỏi thú vị anh/chị xin trả lời …” H - Biết từ chối khéo léo: để buổi thuyết trình hiệu quả, bạn nên từ chối trả lời số điều mang tính chất “kiêng kỵ” lần gặp hay hội thảo đông người, chẳng hạn câu hỏi chi phí, tài nói chung Bạn nên biết cách “lái” câu hỏi này, từ chối nhẹ nhàng, lịch sự: “tôi e đề cập vấn đề sớm”, hay “bản thân chưa nhận định cụ thể …” - “Đợi hồi sau rõ”: trước vài phút giải lao, bạn không nên thông báo cụ thể nội dung Thay vào câu hỏi gợi tị mị mang tính mời mọc người nghe tiếp tục theo dõi: “Tôi tiết lộ điều sau vài phút …” Khán giả náo nức chờ đợi thuyết trình bạn phần - Ngôn ngữ hình thể: bạn đứng yên chỗ với dáng thẳng bạn tự làm cho buổi thuyết trình trở nên nhàm chán đơn điệu Nhưng khán giả cảm thấy bực bội bạn lặp lại động tác, cử định Hãy làm chủ không gian bạn cách linh hoạt di chuyển khán phịng, tìm cách tiếp cận người nghe thấy cần thiết dạng hóa cử chỉ, điệu - Nhận thức vai trị bạn: bạn nhà thuyết trình, góp phần đáng kể cố gắng nhằm mang lại hội cho công ty Cho dù bạn nhà lãnh đạo, bạn thay mặt họ phổ biến kinh nghiệm công ty bạn trải qua để đạt uy tín ngày này, quan trọng H P kêu gọi khánh hàng nhà đầu tư ký kết hợp đồng kinh doanh 1.1.2 Xác định mục tiêu thiết kế thuyết trình - Xác định mục tiêu thuyết trình: thuyết trình thành cơng người thuyết trình phải biết kết đạt sau thuyết trình gì? Đâu thơng điệp muốn truyền tải chủ đề đặt ra? Từ xây U dựng cho mục tiêu chung mục tiêu cụ thể phải đạt thuyết trình - Thiết kế, biên tập nội dung trang thuyết trình cần ý: H Về trình bày nội dung văn trình chiếu: + Một chủ đề trình bày slide + Tiêu đề slide cần bật + Mỗi slide khơng nên trình bày nhiều dịng (chỉ khoảng – dòng) + Cân nhắc áp dụng nguyên tắc 6-6 (mỗi slide khoảng dòng, dòng khoảng chữ) 8-8 (mỗi slide khoảng dòng, dòng khoảng chữ) Về thiết kế: + Font cỡ chữ: có hai nhóm font chữ chính: nhóm chữ khơng có chân (sans serif) nhóm có chân Nhóm sans serif bao gồm Arial, Comic Sans, Papyrus, v.v… Nhóm font chữ có chân bao gồm Times New Roman, Courier, Script, v.v Về cỡ chữ (size), phần lớn chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ chữ (size) từ 18 trở lên Nếu dùng font chữ với cỡ