phần iv chương trình bảng tính

PHẦN IV CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH (16 tiết) BÀI 1 : LÀM QUEN VỚI EXCEL Microsoft Excel là một chương trình bảng tính cho phép bạn tổ chức, định dạng v à tính toán dữ liệu số. Excel hiển thị dữ liệu theo dạng thức hàng -và-cột, với đường đứt quãng ngăn giữa các hàng và cột, tương tự như các sổ cái kế toán hay giấy đồ thị. Kết quả là Excel rất phù hợp để làm việc với dữ liệu số đối với kế toán, nghiên cứu khoa học, ghi dữ liệu thống kê, và nhiều tình huống khác mà việc tổ chức dữ liệu dưới dạng thức như bảng có th ể có ích. Giáo viên thường ghi thông tin điểm của học viên trong Excel, và người quản lí thường cất danh sách dữ liệu - như bản ghi kho hay bản ghi nhân viên - trong Excel. Bài học này giúp bạn làm quen với Excel thông qua một số thao tác cơ bản như khởi động Excel, tạo sổ tính mới và lưu sổ tính vào đĩa cứng. Nội dung bài học bao gồm: o Khởi động Excel o Thám hiểm cửa sổ Excel o Giới thiệu về sổ tính và trang tính o Mở một hoặc nhiều sổ tính o Tạo sổ tính mới o Lưu sổ tính v à thoát khỏi Excel Kết thúc b ài học này học viên có thể: o Nắm được các khái niệm cơ bản về Excel: Cửa sổ làm việc, sổ tính và trang tính. o Khởi động Excel, tạo một sổ tính mới rồi lưu sổ tính vào đĩa cứng. 130 1.1 KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH EXCEL Để khởi động Excel, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau: Cách 1: Từ nút Start của Windows Nhấp chuột vào nút Start , chọn Programs , chọn Microsoft Office , chọn Microsoft Office Excel 2003 . Cách 2: Sử dụng biểu tượng lối tắt Excel trên màn hình nền của Windows. Nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình nền. Sau khi khởi động, của sổ chương trình Excel xuất hiện như dưới đây: 131 1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ EXCEL Giao diện của chương trình bảng tính Excel có các thành phần chính như minh họa dưới đây: Thanh công th ức Thanh thực đơn Các thẻ trang tính Thanh công cụ Thanh tiêu đề VÙNG TRANG TÍNH Thanh trạng thái Thanh cuộn ngang/ dọc Giải thích các thành phần trong cửa sổ Excel:  Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên của tệp tin đang được mở.  Thanh công cụ: Cung cấp các nút lệnh cho phép thao tác nhanh với bảng tính thông qua thao tác nhấp chuột vào các nút lệnh này.  Thanh công thức: Hiển thị địa chỉ ô dữ liệu, nội dung ô dữ liệu, cho phép nhập và chỉnh sửa nội dung dữ liệu cũng như công thức chứa trong ô hiện tại.  Thanh cuộn ngang/dọc: Cho phép hiển thị các nội dung bị che khuất.  Vùng trang tính: Là nơi chứa dữ liệu của trang tính.  Thanh trạng thái: Hiển thị thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản… 132  Thẻ trang tính: Cho bạn biết đang l àm việc với trang tính nào và cho phép bạn di chuyển giữa các trang tính. 1.3 KHÁI NIỆM VỀ SỔ TÍNH VÀ TRANG TÍNH Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta có một sổ tính ( workbook ). Trong sổ tính có nhiều trang tính ( worksheet ). Một sổ tính có thể chứa tối đa 255 trang tính. Mỗi trang tính gồm 256 cột được đánh chỉ số theo vần chữ cái A,B,C Z, AA , AB, AC…và 65536 hàng được đánh số từ 1, 2, 3, …, 65536. Dưới đây là hình minh họa cách đánh chỉ số hàng, cột trong Excel: Theo mặc định mỗi lần tạo sổ tính mới, Excel tạo ra 3 trang tính và đặt tên là Sheet1 , Sheet2 , Sheet3 , sau này bạn có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên tăng dần là sheet4, sheet5,… Hình minh họa các trang tính Sheet1, Sheet2, Sheet3 133  Ô – Cell Ô của trang tính l à giao của một cột và một hàng. Ô trên trang tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái t ên cột đứng trước và số thứ tự hàng đứng sau. Ví dụ địa chỉ ô đầu tiên là A1 và địa chỉ của ô cuối cùng trên bảng tính là IV65536 . Địa chỉ ô A1 1.4 MỞ MỘT HOẶC NHIỀU SỔ TÍNH  Mở một sổ tính 1) Nhấp chuột vào biểu tượng Open hoặc mở thực File , chọn lệnh Open . Hộp thoại Open xuất hiện. 2) Chọn thư mục chứa sổ tính cần mở thông qua ô Look in . 3) Chọn sổ tính cần mở rồi nhấp Open , hoặc: Nhấp đúp chuột vào tên bảng tính cần mở.  Mở nhiều sổ tính cùng lúc 1) Nhấp chuột vào biểu tượng Open hoặc mở thực File , chọn lệnh Open . Hộp thoại Open xuất hiện. 2) Chọn thư m ục chứa các sổ tính cần mở thông qua ô Look in . 3) Nhấp chuột v ào sổ tính đầu tiên, ấn và giữ phím Ctrl . 4) Nhấp chuột v ào các sổ tính cần mở. 5) Nhấp nút Open . Chú ý: Để mở nhiều bảng tính li ên tiếp nhau, thay vì ấn phím Ctrl sau khi chọn bảng tính đầu ti ên, bạn ấ n, giữ phím Shift rồi nhấp chuột v ào bảng tính cuối cùng trong dãy các bảng tính cần mở rồi nhấp nút Open . 134 1.5 TẠO SỔ TÍNH MỚI  Tạo sổ tính mới theo mẫu khuôn mặc định Bạn nhấp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N .  Tạo sổ tính mới theo khuôn mẫu lựa chọn Khuôn mẫu sổ tính: Thông thường, khi làm việc với các sổ tính, bạn muốn sử dụng cùng một cách trình bày dữ liệu hay cấu trúc của bảng tính. Mỗi khi tạo một sổ tính mới, bạn có thể vẽ lại từ đầu hoặc sử dụng từ một khuôn mẫu sổ tính đã có sẵn. Các khuôn mẫu sổ tính được lưu với phần mở rộng là .xlt và khi chúng được sử dụng để tạo ra sổ tính mới, một bản sao của bảng gốc được tạo ra. Cấu trúc và định dạng của bảng gốc vẫn được giữ nguyên. Để tạo khuôn mẫu sổ tính, trước tiên bạn cần tạo mới một sổ tính chứa tất cả các thành phần định dạng, sau đó lưu lại dưới dạng tệp tin .xlt . Bạn thực hiện các bước sau để mở một số tính mới theo khuôn mẫu sẵn có: 1) Mở thực đơn File, chọn lệnh New . Ô New Templates xuất hiện bên phía phải cửa sổ Excel. 2) Trong phần Templates, chọn On my computer . Hộp thoại Templates xuất hiện. 135 3) Nhấp chuột vào khuôn mẫu rồi nhấp nút OK . 1.6 LƯU SỔ TÍNH VÀ THOÁT KHỎI EXCEL  Lưu sổ tính Bạn thực hiện các bước sau đây để lưu sổ tính: 1) Nhấp chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ chuẩn hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + S. Hộp thoại Save as xuất hiện. 2) Nhấp vào ô Save in để chọn thư mục sẽ lưu sổ tính (mặc định là thư mục My Document). 3) Nhập tên sổ tính vào ô File name . 4) Nhấp nút Save hoặc ấn phím Enter để ghi sổ tính. 136  Đóng sổ tính Để đóng sổ tính sau khi l àm việc, bạn mở thực đơn File , chọn lệnh Close hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + W . Chú ý: Nếu bạn chưa lưu sổ tính và chọn chức năng này, chương trình Excel sẽ hiển thị thông báo nhắc bạn lưu sổ tính. oChọn Yes : Sẽ xuất hiện hộp thoại Save as để bạn đặt tên cho sổ tính (hoặc tự động lưu thêm nội dung vào sổ tính đã được đặt tên) sau đó Excel sẽ đóng sổ tính lại. oChọn No : Excel sẽ không lưu các sửa đổi mà bạn vừa thực hiện, sau đó đóng sổ tính đang làm việc. oChọn Cancel : Hủy bỏ hộp thoại n ày, tiếp tục quay về làm việc với sổ tính. TỔNG KẾT B ÀI Trong bài học n ày bạn đã học các nội dung: o Khởi động Excel o Thám hiểm cửa sổ Excel o Khái niệm về sổ tính và trang tính o Mở một hoặc nhiều sổ tính đã có o Tạo sổ tính mới o Lưu sổ tính và thoát khỏi Excel CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Ô (cell) trong Excel là gì? 2. Một sổ tính hỗ trợ tối đa bao nhi êu trang tính? 3. Số trang tính mặc định trong một sổ tính là bao nhiêu? 4. Địa chỉ của ô giao điểm giữa hàng thứ hai và cột thứ hai là gì? 5. Mở chương trình Excel rồi tạo ba sổ tính mới và đặt tên cho các sổ tính này là BAITAP1.xls, BAITAP2.xls, BAITAP3.xls. Đóng chương trình Excel. 137 BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI Ô, HÀNG, CỘT, TRANG TÍNH Khi làm việc với Excel, bạn nhập dữ liệu (dạng số, dạng văn bản, dạng ngày tháng) vào ô. Nếu kích thước ô không hiển thị hết nội dung của dữ liệu, bạn phải tăng độ rộng/chiều cao ô. Nếu bạn cần tạo một bảng biểu mới, bạn thường thêm một trang tính mới; Bạn cũng có thể thêm một cột để chèn thông tin vào bảng hoặc xóa một dòng thôn g tin không cần thiết. Như vậy, trong quá trình làm việc với Excel bạn luôn phải thực hiện các thao tác đối với trang tính, hàng, cột và ô. Bài học này sẽ hướng dẫn bạn các thao tác cơ bản đó để bạn có thể tạo một bảng biểu phù hợp với nội dung cần thể hiệ n. Nội dung bài học bao gồm: o Trang hiện h ành và ô hiện hành o Các loại con trỏ o Nhập dữ liệu v ào ô o Các thao tác chọn o Thêm, xoá hàng, cột o Thay đổi kích thước hàng, cột o Chèn, xoá ô, hàng, cột o Giấu và bỏ giấu hàng cột o Cố định và bỏ cố định hàng/cột tiêu đề o Di chuyển giữa các trang tính o Thêm, xoá, nhân bản, đổi tên trang tính o Tìm kiếm và thay thế o Sắp xếp dữ liệu Kết thúc bài học này bạn có thể: o Thành thạo các thao tác đối với bảng tính, hàng, cột và ô. o Nhập các loại dữ liệu vào ô o Tìm kiếm và thay thế dữ liệu o Sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí b ạn đề ra. 138 2.1 Ô HIỆN H ÀNH, TRANG HIỆN HÀNH  Trang hiện hành Trên sổ tính đang l àm việc, tại một thời điểm bạn chỉ có thể thao tác với các ô trên một trang tính, trang này được gọi là trang hiện hành. Sheet1 là trang tính hiện hành. Để chuyển tới trang tính khác, bạn chỉ việc thực hiện một thao tác rất đơn giản là nhấp chuột vào tên của trang tính đó.  Ô hiện hành Trên trang hiện hành, tại một thời điểm bạn chỉ có thể làm việc với một ô, ô đó được gọi là ô hiện hành . Ô A1 là ô hiện hành. 2.2 CÁC LOẠI CON TRỎ Trên trang hiện hành bạn sẽ thấy các loại con trỏ sau:  Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành trên trang. Một đường bao đậm sẽ xuất hiện xung quanh ô hiện hành.  Con trỏ soạn thảo: Có hình dạng thanh đứng màu đen, nhấp nhá y, xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô. 139  Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc từng vị trí của nó trên bảng tính. 2.3 NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô  Các phím thường dùng - Phím Tab : di chuyển con trỏ ô sang phải một cột. - Phím Enter : di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc nhập/sửa dữ liệu. - Các phím mũi tên ←↑→↓ : di chuyển con trỏ ô sang trái, lên trên, sang phải và xuống dưới một cột/hàng. - Ctrl + Home : di chuyển con trỏ ô về ngay ô A1 .  Nhập dữ liệu - Di chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu. - Nhập v ào d ữ liệu từ bàn phím, s ử dụng các phím Backspace và Delete để xóa kí tự. Sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh đến h àng cần nhập. - Nhấn phím ESC nếu muốn kết thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã nhập. Nhấn Enter để đưa dữ liệu vừa nhập cho ô và kết thúc nh ập.  Chỉnh sửa dữ liệu Để chỉnh sửa dữ liệu trong ô sau khi nhập, bạn thực hiện như sau: - Di chuyển con trỏ ô đến ô cần sửa dữ liệu rồi ấn phím F2 hoặc Nhấp đúp chuột trái vào ô cần sửa. - Chỉnh sửa dữ liệu - Nhấn Enter để kết thúc chỉnh sửa . Chú ý: Để xóa dữ liệu trong ô, bạn chọn ô cần xóa dữ liệu rồi ấn phím Delete trên bàn phím.  Nhập dữ liệu kiểu số Dữ liệu kiểu số được tạo bởi các kí tự chữ số: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 và một số kí tự khác: + - ( ), / $ % . E e. Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08 140 Nếu muốn nhập số âm, bạn đánh dấu "-" trước số đó hoặc nhập số v ào giữa cặp ngoặc đơn ( ) . Để nhập số có phần thập phân, bạn sử dụng dấu "." để ngăn cách phần nguy ên với phần thập phân.  Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng Dữ liệu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số. Kiểu v iết ngày tháng được hệ điều hành quy định trong mục Regional Settings trong cửa sổ Control Panel . Thông thường là nhập theo khu ôn mẫu dạng: tháng - ngày - năm . Ví dụ: Nếu bạn nhập vào ô nội dung 22-06-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuất hiện trong ô là 22-06-06, đây không phải là trị kiểu số (do bạn gõ không đúng kiểu viết ngày tháng). Nếu bạn nhập vào ô nội dung 06-22-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuất hiện trong ô là 6/22/06, đây là giá trị kiểu số (do bạn gõ đúng kiểu viết ngày tháng). Excel tự động điều chỉnh số chữ số để hiển thị hết dữ liệu trong một ô. Nhưng nếu một ô đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số không thể hiển thị được hết thì bạn sẽ nhìn thấy dạng thông báo "#######". Chú ý: o Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng t a thay đổi lại khuôn dạng hiển thị dữ liệu tr ên màn hình. o Khi nhập dữ liệu kiểu số, mặc định dữ liệu sẽ được căn lề phải ô dữ liệu.  Nhập dữ liệu kiểu văn bản Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự chữ, số hoặc khoảng trống. Ví d ụ : - 10A109: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự A. - 207 128: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự trắng (dấu cách). 141 Khi số kí tự nhập v ào lớn hơn độ rộng của của ô và ô bên phải còn trống thì Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự c òn lại của ô đó sang bên phải. Khi số kí tự nhập vượt quá độ d ài của ô và ô bên phải đã có dữ liệu thì Excel che dấu các kí tự vượt quá ô. Điều này không làm ảnh hưởng đến giá trị đã nhập của ô. Để nhập dãy số theo kiểu văn bản, ví dụ nhập vào dãy số chứng minh nhân dân của một người, chúng ta nhập kí tự đầu tiên là kí tự ép kiểu, gồm: kí tự nháy đơn ( ' ), kí tự nháy kép ( " ). Sau khi nhập, dữ liệu của ô không chứa kí tự ép kiểu. [...]... các trang tính Một sổ tính có nhiều trang tính Để chuyển tới một trang tính, bạn nhấp chuột vào tên trang tính (hoặc ấn các tổ hợp phím Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown)  Thêm trang tính ược đặt tên Mặc định mỗi sổ tính bảng tính khi mới tạo sẽ có 3 trang tính đ êm trang bảng tính bạn thực hiện các bước sau: là Sheet1, Sheet2, Sheet3 Để th ào tên của một trang tính bất kỳ chọn 1 Nhấp chuột phải v Insert... Trong hộp To book: nhấp chọn tên sổ tính sẽ chứa bản sao của trang bảng tính vừa chọn 4) Trong mục Before sheet: nhấp chọn vị trí đặt bản sao (bản sao này sẽ được đặt trước trang bảng tính nào) 5) Nhấp vào ô Creat a copy để tạo bản sao (nếu không chọn mục này, Excel sẽ thực hiện chức năng di chuyển trang tính) 6) Nhấp nút OK  Đổi tên trang tính 1) Nhấp đúp vào tên trang tính cần đổi tên 2) Nhập vào tên... liệu số được căn theo lề nào? 2 Trình bày cách áp dụng đường viền cho một ô hoặc m ột vùng ô 3 Trình bày cách hợp nhiều ô thành một ô 164 theo chiều thẳng đứng 4 Trình bày cách căn lề đây rồi lưu sổ tính vào ổ 5 Tạo một sổ tính mới, nhập bảng dữ liệu dưới tên Bai3.xls) cứng (dưới 165 BÀI 4: LÀM VIỆC VỚI BIỂU ĐỒ Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng rất được ưa thích của bảng tính Excel Các biểu đồ, đồ thị... ĐỊNH DẠNG CÁC THÀNH PHẦN CỦA BIỂU ĐỒ  Di chuyển các thành phần của biểu đồ Biểu đồ được tạo ra từ các thành phần rời rạc, do vậy muốn di chuyển thành phần nào bạn chỉ việc nhấp chuột vào thành phần đó, giữ và kéo đến vị trí mới, kết thúc thả phím chuột  Định dạng các thành phần của biểu đồ Bạn thực hiện các bước sau để định dạng một thành phần của biểu đồ: 1) Nhấp đúp chuột vào thành phần cần định dạng... hiện 151 2 Chọn mẫu trang tính cần th 3 Nhấp nút OK êm mới trong thẻ General  Xóa trang tính 1) Nhấp chọn trang tính cần xóa 2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete Sheet (hoặc nhấp chuột phải vào tên trang bảng tính cần xóa, chọn Delete) Chú ý: khi thực hiện thao tác này bạn sẽ không thể khôi phục lại được dữ liệu trong trang tính vừa xóa, do vậy bạn cần hết sức lưu ý  Nhân bản trang tính Với thao tác này... trang tính ên trang tính oThêm, xoá, nhân bản, đổi t à thay thế oTìm kiếm v oSắp xếp dữ liệu CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1 Hình dáng con trỏ ô, con trỏ nhập như thế nào? 2 Tại một thời điểm bạn có thể nhập dữ liệu vào mấy ô? 3 Trình bày hai cách nhập số âm 4 Trình bày cách tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel 5 Trình bày cách sắp xếp dữ liệu trong Excel 6 Trình bày cách thêm 5 hàng 7 Mở Excel và tạo một bảng. .. trang tính Với thao tác này bạn sẽ tạo ra các trang tính giống hệt nhau, điều này là rất quan trọng khi bạn làm việc trên các sổ tính có cấu trúc tương tự nhau, ví dụ: bảng lương, bảng bán háng hóa,… Bạn thực hiện chức năng này như sau: 1) Nhấp chọn trang tính cần tạo bản sao ào tên 2) Mở thực đơn Edit, chọn Move or Copy (hoặc nhấp phải chuột v trang tính cần tạo bản sao, chọn Move or Copy từ hộp lệnh... bạn chọn As new sheet: biểu đồ được tạo và nằm trên mộ t trang bảng tính mới 169 tạo và nằm ở trang bảng o Nếu bạn chọn As object in: biểu đồ sẽ được ên cạnh tính mà bạn chọn trong ô b 7) Nhấp nút Finish để kết thúc Biểu đồ được hiển thị như dưới đây À XÓA BIỂU ĐỒ 4.2 DI CHUYỂN, ĐỔI CỠ V à một đối tượng ri Biểu đồ l êng biệt trong trang tính Sau khi tạo ra chúng, ãn kích thước và sao chép như một đối... trang tính có nhiều cột, nhiều h nh àng và cột trên trang tính trong khi các hàng và cột tiếp theo vẫn được một số h cuộn Bạn thực hiện việc này như sau: 1) Nhấp chọn ô nằm sau các cột/hàng cần cố định 2) Mở thực đơn Window, chọn Freeze panens  Hủy bỏ cố định hàng/cột tiêu đề Mở thực đơn Window, chọn Unfreeze panens 2.9 CÁC THAO TÁC ĐỐI VỚI TRANG TÍNH  Di chuyển giữa các trang tính Một sổ tính có... dọc, với các lựa ên ( ( chọn: căn lề tr Top), căn lề dưới Bottom), căn giữa ô (Center) 5) Nhấp nút OK 3.5 TẠO ĐƯỜNG VIỀN BẢNG Khi quan sát một trang tính, bạn sẽ thấy có các đường kẻ ngang và dọc tạo thành các ô địa chỉ Thực chất đây là các đường viền ảo, để tạo đường viền cho bảng tính, bạn thực hiện như sau: 1) Chọn vùng ô cần tạo đường viền 162 2) Mở thực đơn Format, chọn Cells Hộp thoại Format cell . PHẦN IV CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH (16 tiết) BÀI 1 : LÀM QUEN VỚI EXCEL Microsoft Excel là một chương trình bảng tính cho phép bạn tổ chức, định dạng v à tính toán . khởi động, của sổ chương trình Excel xuất hiện như dưới đây: 131 1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ EXCEL Giao diện của chương trình bảng tính Excel có các thành phần chính như minh. + PageDown ).  Thêm trang tính Mặc định mỗi sổ tính bảng tính khi mới tạo sẽ có 3 trang tính đ ược đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Để th êm trang bảng tính bạn thực hiện các