82 2.1 MỞ TỆP TIN Để mở một tài liệu Word đã có, bạn thực hiện các bước sau: 1 Nhấp chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ hoặc chọn lệnh Open trong thực đơn File... o Biết cách tạ
Trang 1PHẦN IIICHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
(16 tiết)
BÀI 1: LÀM QUEN VỚI WORD
Microsoft Word là một chương trình xử l ý văn bản. Nó cho phép bạn tạolập một cách nhanh chóng và dễ dàng các bản ghi nhớ, báo cáo, thư từ, sơ đồ vàbản tin. Bạn cũng có thể đưa đồ hoạ hoặc chuyển dữ liệu vào trong tài liệuWord. Ngoài ra, Word cũng còn cho phép bạn kiểm tra chính tả và chỉnh sửa lạitài liệu trước khi in
Bài học này giúp bạn làm quen với Microsoft Word thông qua các thaotác cơ bản như: đóng, mở Word, nhập văn bản vào tài liệu Word, lưu văn bảnvào đĩa cứng
Trang 2Chú ý: Phụ thuộc vào phiên bản hệ điều hành mà biểu tượng Microsoft Office Word 2003 có thể được đặt tại các vị trí khác nhau.
Bạn cũng có thể khởi động Word bằng cách nhấp đúp chuột vào biểutượng lối tắt của Microsoft Office Word 2003 trên màn hình nền
1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ WORD
Sau khi khởi động, màn hình làm việc của word được hiển thị như sau
77Thanh tiêu đề
Thanh thực đơnThước kẻ
Thanh công cụVùng soạn thảo
Thanh cuộn dọcThanh trạng thái Thanh cuộn ngang
Trang 3 Thanh tiêu đề: Hiển thị biểu tượng, tên ứng dụng và tên tài liệu hiện
thời
Thanh thực đơn : chứa các nhóm lệnh: File , Edit , View , Insert , Format,
Tools , Table , Window và Help
tự mà chúng ta muốn đưa vào vùng soạn thảo. Vị trí điểm chèn được xác địnhduy nhất bởi cặp số thứ tự của dòng và cột. Điểm chèn chỉ di chuyển đượctrong phạm vị vùng soạn thảo
Điểm chèn văn bản
Ln 1: Dòng 1;
Col 2: Cột 2
Trang 479giữ tài liệu vào đĩa cứng. Mỗi tài liệu Word được lưu trên đĩa cứng dưới một
Trang 5tài liệu mà không hiển thị hộp thoại Save As nữa.
1.5 ĐÓNG TÀI LIỆU VÀ RA KHỎI WORD
Sau khi soạn thảo xong tài liệu, bạn có thể đóng nó lại để làm việc vớ i cáctài liệu khác hoặc đóng cửa sổ Word
Nút đóng cửa sổ tài liệu hiện thời
3. Khởi động word. Soạn thảo một tài liệu mới gồm vài dòng văn bản.Lưu tài liệu vào thư mục My Documents trong tệp tin có tên Bai1.doc
4. Mở tài liệu thứ hai. Quan sát tên mặc định mà Wo rd tự đặt
Trang 6BÀI 2: BIÊN TẬP TÀI LIỆU
Bài này giúp bạn làm quen với các thao tác cơ bản khi bắt đầu việc soạnthảo văn bản, chẳng hạn cách mở một tệp văn bản đã có, cách di chuyển qua lạitrong tài liệu Word và cách cuộn văn bản
o Biết cách chọn văn bản, chẳng hạn chọn một từ, chọn một câu, chọn một đoạn văn…, để có thể thực hiện các thao tác định dạng.
o Phân biệt được sự khác nhau giữa hai chế độ nhập văn bản, đó là: chế
độ chèn và chế độ ghi đè.
o Biết cách xóa văn bản sử dụng hai phím: Delete và Backspace trên bàn phím.
o Biết cách sử dụng hai chức năng thường sử dụng khi soạn thảo là: Làm lại (Undo) và hoàn tác (Redo) để hủy bỏ thao tác vừa thực hiện và thực hiện lại một thao tác vừa hủy bỏ.
o Biết cách lưu văn bản dưới một tên khác để có thể giữ lại phiên bản cũ của văn bản.
82
2.1 MỞ TỆP TIN
Để mở một tài liệu Word đã có, bạn thực hiện các bước sau:
1) Nhấp chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ hoặc chọn lệnh
Open trong thực đơn File
Trang 72) Định vị thư mục chứa tài liệu thông qua thực đơn thả xuống Look In 3) Nhấp đúp vào tệp tin cần mở hoặc chọn tệp tin rồi nhấp Open.
2.2 DI CHUYỂN QUA LẠI TRONG TÀI LIỆU
Để thay đổi văn bản hay để soạn thảo, bạn phải di chuyển điểm chèn về vịtrí bạn muốn thay đổi. Con trỏ chuột, các phím mũi tên trên bàn phím và cácthanh cuộn là các công cụ điều hướng giúp bạn di chuyển qua lại trong tài liệu
Để di chuyển điểm chèn bằng chuột, bạn di chuột (con trỏ chuột trôngnhư chữ I hoa) đến vị trí cần thay đổi rồi nhấp chuột. Bạn cũng có thể sử dụngbàn phím để di chuyển điểm chèn. Bảng sau liệt kê từng phím hay tổ hợp phím
có thể được dùng để di chuyển nhanh chóng điểm chèn
83
Trang 82.3 CUỘN VĂN BẢN
Cửa sổ tài liệu thông thường chỉ hiển thị được một phần nội dung củatrang tài liệu. Do vậy, để xem được các phần hoặc trang khác, bạn phải cuộn tàiliệu bằng thanh cuộn ngang và cuộn dọc
Trang 9Ở chế độ ghi đè, ký tự nhập được chèn ngay tại vị t rí điểm chèn và điểmchèn dịch sang phải một cột. Nếu trước khi ghi đè, tại vị trí điểm chèn đã cómột ký tự thì ký tự đó biến mất, các ký tự bên phải của nó (nếu có) giữ nguyên
vị trí
Kéo hộp cuộn đứng Liên tục tiến tới hay lui qua tài liệu Kéo hộp cuộn ngang Liên tục sang trái hay phải qua tài
liệu Nhấp nút trang trước Về đầu trang trước.
Nhấp nút trang sau Về đầu trang tiếp.
Trang 10Chú ý: Để thay đổi giữa hai chế độ, bạn bấm phím Insert
2.5 CHỌN VĂN BẢN
Để thực hiện thao tác sao chép, cắt hoặc xóa dữ liệu, bạn cần biết cáchchọn khối văn bản cần thao tác. Bảng sau tóm tắt các phương pháp bạn có thể
Dãy văn bản bất
kỳ Nhấp chuột vào ký tự đầu dãy rồi di chuột đến ký tựcuối dãy Toàn bộ tài
liệu Nhấn phím Ctrl và nhấp bất kì đâu trong miền lựachọn, hay nhấp ba lần vào bất kì đâu trong miền
chọn.
Trang 11Delete, hay vào bên phải của kí tự và nhấn Backspace. Để xoá toàn bộ từ bằng
bàn phím, bạn định vị điểm chèn vào bên trái của từ và nhấn Ctrl + Delete, hay
dụng lệnh Undo để hủy bỏ thao tác đó. Khi đã sử dụng Undo mà bạn lại muốn
xóa từ đó, bạn sử dụng lệnh Redo
Để hoàn tác hay làm lại nhiều hành động, nhấp mũi tên xuống ở bên phải
của nút Undo hay Redo và chọn hành động bạn muốn hoàn tác hay làm lại
2.7 LƯU TÀI LIỆU BẰNG TÊN KHÁC
Trong trường hợp bạn thay đổi tài liệu nhưng vẫn muốn giữ lại phiên bảntrước đây, bạn có thể lưu tài liệu dưới một tên khác
Trang 124. Mở một tài liệu Wor d sẵn có trên máy tính của bạn. Thực hành việccuộn và di chuyển điểm chèn. Lưu tài liệu dưới một tên khác. Thực hành nhậpvăn bản vào tài liệu ở cả chế độ chèn và chế độ ghi đè. Thực hành việc xóa vănbản. Thực hành sử dụng lệnh Undo và Redo
88
BÀI 3: SỬ DỤNG KHUÔN MẪU VÀ TRÌNH CÀI ĐẶT
Trang 13o Biết cách tạo một khuôn mẫu riêng để sử dụng nó cho các công việc hàng ngày, chẳng hạn tạo tiêu đề chung cho các tài liệu của công ty để mỗi khi soạn tài liệu cho công ty, bạn không cần gõ phần tiêu đề nữa.
89
3.1 SỬ DỤNG KHUÔN MẪU
Mọi tài liệu Word đều dựa trên một khuôn mẫu. Khuôn mẫu này xác địnhcấu trúc cơ bản của tài liệu và các thiết lập tài liệu như bố cục, căn lề, kiểu chữ,
cỡ chữ và phông chữ
Đa số các văn bản đều được tạo trên nền khuôn mẫu thông thường(normal template). Đây là khuôn mẫu mặc định của word. Khi bạn nhấp vào nút
New Blank Document trên thanh công cụ, một văn bản trắng mới được tạo ravới khuôn mẫu thông thường
Word được thiết kế với rất nhiều khuôn mẫu định dạng đi kèm, chúngđược phân loại theo từng dạng, cho phép bạn tạo văn bản cho các mục đích sử
Trang 15Bạn soạn thảo một tài liệu mẫu, chẳng hạn soạn thảo tiêu đề dùng chung cho các tài liệu của công ty.
2) Chọn mục Save trong thực đơn File: Hộp thoại Save as xuất hiện.
Tên khuôn mẫu Document templateKiểu tài liệu là
91
3) Trong ô Save as type , chọn Document Template
4) Đăt tên cho khuôn mẫu
Khuôn mẫu bạn tạo sẽ được hiển thị trong thẻ General của hộp thoại Templates.
Tạo khuôn mẫu từ khuôn mẫu
Bạn cũng có thể tạo khuôn mẫu mới từ một khuôn mẫu sẵn có. Bạn thựchiện các bước sau:
1) Chọn mục New trong thực đơn File
Chọn Template
Trang 164) Trong ô Create New , chọn Template.
Trong ví dụ dưới đây, bạn sử dụng trình cài đặt sẵn có Memo Wizard đểtạo một bản ghi nhớ:
1) Mở thực đơn File Chọn New
Trang 175) Nhấp nút Next
93
Hộp thoại trình cài đặt tiếp theo xuất hiện yêu cầu chọn kiểu bản ghi nhớ mong muốn.
6) Chọn Elegant sau đó nhấp Next
Hộp thoại cài đặt tiêu đề xuất hiện. Mục lựa chọn Yes. Use this text đã được đánh dấu chọn.
7) Gõ “BIÊN BẢN HỌP 03” vào ô Subject , và nhấp nút Next
Hộp thoại Heading Fileds xuất hiện .
8) Trong ô From (đã được chọn mặc định) gõ Nguyễn Văn A
9) Trong ô Subject, gõ “HỌP GIAO BAN”
Trang 18Trình Memo Wizard kết thúc. Bạn đã có một bản ghi nhớ theo ý mình trong cửa sổ soạn thảo mới.
TỔNG KẾT BÀI HỌC
Trong bài học này, bạn đã học:
o Cách tạo tài liệu từ một khuôn mẫu sẵn có.
o Cách lưu tài liệu dưới dạng khuôn mẫu và tạo một khuôn mẫu mới từ khuôn mẫu sẵn có.
4. Dùng Fax Wizard và các thông tin sau để tạo một bản fax sẽ được in ravới nội dung gồm một tờ bìa với một ghi nhớ và có thể gửi tới các máy fax khácnhau. Địa chỉ gửi fax tới Ông Nguyễn Văn B, số fax (04) 8546568. Chọn bìa códạng Chuyên nghiệp (professinal) bao gồm tên và địa chỉ theo địa danh sau:
95Name: Nguyễn Văn B
Trang 1996
BÀI 4: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
Trong bài học này, bạn sẽ học cách áp dụng định dạng để làm cho vănbản đậm, gạch dưới, và nghiêng, và bạn sẽ học cách đổi kích cỡ và kiểu dángphông chữ của văn bản. Khi bạn soạn thảo một tài liệu, bạn thường cần dichuyển hay sao chép văn bản hoặc các đối tượng từ chỗ này sang chỗ nọ. Trongbài học này, bạn sẽ học các phương pháp khác nhau để cắt và dán văn bản vàđối tượng. Bạn sẽ thực hành sao chép và dán văn bản giữa các tài liệu khácnhau. Bạn cũng sẽ học cách sửa đổi dáng vẻ của đoạn bằng việc dóng thẳng vănbản
Nội dung bài học bao gồm:
o Định dạng phông chữ
o Căn lề văn bản
o Cắt, sao chép và dán văn bản
Trang 20o Rút ngắn thời gian và công sức soạn thảo bằng cách s ử dụng các chức năng: cắt, sao chép Word cung cấp.
o In tài liệu của bạn ra giấy.
97
4.1 THANH CÔNG CỤ ĐỊNH DẠNG
Với Word, bạn có thể thay đổi dáng vẻ của văn bản theo nhiều cách khácnhau, tuy nhiên việc dùng thanh công cụ Định dạng là cách nhanh nhất và dễnhất để thực hiện hầu hết những thay đổi văn bản. Thanh công cụ Định dạng có
nhiều nút và danh sách bạn có thể dùng để thay đổi thuộc tính văn bản. Thuộc tính là một đặc trưng như định dạng đậm, nghiêng, chữ thường, gạch dưới,
2) Nhấp vào thực đơn thả xuống Font trên thanh công cụ rồi chọn loạifont chữ mong muốn
3) Nhấp chuột vào thực đơn thả xuống Font Size rồi chọn kích thướcfont chữ mong muốn
Trang 21Lưu ý: Bạn có thể dùng bàn phím để tăng hoặc giảm cỡ chữ
- Chọn khối văn bản bạn muốn thay đổi cỡ chữ
98
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + ] (dấu ngoặc vuông đóng) để tăng cỡ chữ lên 1điểm
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + [ (dấu ngoặc vuông mở) để giảm cỡ chữxuống 1 điểm
Định dạng font chữ sử dụng hộp thoại FONT
Bạn có thể thực hiện tất cả các thao tác định dạng font chữ thông qua hộp
thoại Font Bạn nhấp chuột vào thực đơn Format rồi chọn Font để mở hộp
thoại Font
- Ô Font: Cho phép bạn chọn phông chữ
- Ô Font style: Cho phép bạn chọn kiểu chữ (đậm, nghiêng…)
- Ô Size: Cho phép bạn chọn kích thước chữ. Bạn có thể chọn những giátrị có sẵn trong danh sách hoặc nhập trực tiếp giá trị cỡ chữ vào ô này
Trang 22- Ô Font color: Cho phép bạn đổi mầu font chữ.
- Ô Effects: Cho phép bạn chọn các hiệu ứng font chữ
4.3 CĂN LỀ VĂN BẢN
Word cho phép bạn căn lề văn bản theo nhiều cách: căn trái (chế độ mặcđịnh), căn phải, căn hai bên và căn giữa. Để căn lề văn bản, trước tiên bạn cần
99chọn khối văn bản cần căn lề, sau đó nhấp chuột các biểu tượng căn lề trên
2) Nhấp chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ Standard
hoặc chọn lệnh Copy trong thực đơn Edit
3) Chuyển điểm chèn đến vị trí cần bản sao
4) Nhấp chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ Standard
hoặc hoặc chọn lệnh Paste trong thực đơn Edit
Di chuyển văn bản: Bạn thực hiện các bước sau:
1) Chọn khối văn bản muốn di chuyển
2) Nhấp chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ Standard
hoặc chọn lệnh Cut trong thực đơn Edit
3) Chuyển điểm chèn đến vị trí mới
4) Nhấp chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ Standard
hoặc hoặc chọn lệnh Paste trong thực đơn Edit
4.5 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN
Tìm kiếm văn bản
Word cung cấp công cụ tìm kiếm một từ hoặc cụm từ trong tài liệu. Bạnthực hiện các bước sau để tìm kiếm văn bản:
1) Mở thực đơn Edit , chọn Find (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F)
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện như hình dưới.
Trang 232) Nhập từ/cụm từ cần tìm kiếm vào hộp Find what
3) Kích vào nút Find next để tiến hành tìm kiếm
Văn bản tìm đ ược sẽ tự động được bôi đen.
Để kết thúc tìm kích nút Cancel
Thay thế văn bản
Ngoài chức năng tìm kiếm, Word còn cung cấp chức năng thay thế vănbản. Chức năng này thường được dùng để chỉnh sửa hàng loạt các từ, cụm từviết sai trong một tài liệu một cách nhanh chóng, giảm nhiều công sức chongười soạn thảo. Bạn thực hiện theo các bước sau:
1) Mở thực đơn Edit , chọn Replace (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + H)
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.
2) Nhập nội dung cần tìm vào hộp Find what
3) Nhập nội dung cần thay thế trong hộp Replace with
4) Nhấp Find next để thực hiện tìm kiếm
Trang 24này vào tài liệu, bạn giữ phím Shift rồi nhấn phím tương ứng
Ngoài những kí tự đặc biệt đã có trên bàn phím, bạn cũng có thể chènthêm các biểu tượng khác như … vào vùng soạn thảo, các bước t hựchiện như sau:
102
đó lưu kiểu dáng trong bảng kiểu dáng. Sau đó, bạn có thể áp dụng kiểu dángvừa tạo vào tài liệu để tiết kiệm thời gian định dạng nhiều lần các đoạn văn bản
Trang 254.8 XEM TRƯỚC TÀI LIỆU
Chức năng xem trước tài liệu (Print Preview) cho phép bạn xem tài liệugiống như khi nó được in ra. Nó rất hữu ích khi bạn cần chỉ nh sửa tài liệu trướckhi in
Để xem trước tài liệu, bạn thực hiện các bước sau:
1) Mở thực đơn File , chọn Print Preview (hoặc kích vào biểu tượng
Print Preview trên thanh công cụ chuẩn)
Trang 26- Để in nhiều bản, nhập số bản sao cần in vào ô Number of copies trong
Trang 27vùng Copies.
- Để in các trang chẵn hoặc lẻ, chọn Even pages hoặc Old pages trong
thực đơn thả xuống Print (nằm ở góc trái, bên dưới của hộp thoại)
Trang 28BÀI 5: THAY ĐỔI CÁCH TRÌNH BÀY TÀI LIỆU
Thay vì sử dụng các thiết lập ngầm định mà Word đã cung cấp, bạn có thể
sử dụng những thiết lập và công cụ khác để thay đổi hình thức hiển thị của cáctài liệu. Một trong những cách thức để nhanh chóng tùy chỉnh một tài liệu làthay đổi hình thức hiển thị của văn bản trên trang bằng cách thay đổi các lềtrang, thiết lập lại căn chỉnh của đoạn, thay đổi th iết lập của Tab, và tạo các đầutrang và chân trang. Khi bạn tạo một tài liệu, bạn không chỉ định dạng văn bản
mà còn có khả năng thay đổi bố cục trang của tài liệu bằng cách thay đổi hìnhthức hiển thị của văn bản trong trang
ta có thể đặt vài thông tin như số tran g, tiêu đề văn bản vào vùng không gian
Trang 303) Nhập trực tiếp giá trị cho các lề vào 4 ô: Top (lề trên), Bottom (lề
dưới), Left (lề trái), Right (lề phải). Theo thói quen ta thường đặt lề trái lớnhơn lề phải
Cách đặt lề này có ưu điểm là kích thước các lề chính xác theo mongmuốn
Trang 315.3 THIẾT LẬP DẤU TAB
Thông thường khi bạn nhấn phím Tab trên bàn phím thì điểm chèn sẽđược “nhảy” sang phải một khoảng nhất định (mặc định là 1,27 cm). Trên cơ sở
đó, Word tạo ra dấu Tab cho phép điểm chèn được nhảy tới vị trí xác định ( Tab stop), đồng thời thực hiện việc căn chỉnh văn bản từ vị trí đó theo hướng: trái,phải, giữa … Dấu Tab được đặt ở đầu mút trái trên thanh thước nằm ngang
Trang 33- Nhấp chuột vào ký hiệu Tab và kéo nó khỏi thanh thước ngang, hoặc
112
- Mở thực đơn Format , chọn Tabs Trong hộp thoại Tabs, chọn các
Tab cần xóa ở phần Tab stop position rồi nhấp Clear
oĐể di chuyển dấu Tab: Nhấp chuột vào ký hiệu Tab trên thanh thướcngang, kéo sang phải hoặc sang trái đến vị trí cần thiết
4) Nếu không cần hiển thị số trang ở trang đầu tiên của tài liệu (trang
bìa) thì bỏ chọn ô Show number on first page
5) Nhấp OK
5.5 TẠO ĐẦU TRANG VÀ CHÂN TRANG
Đầu trang (header) và chân trang (footer) là những vùng nằm ở trên vàdưới nội dung văn bản. Vùng này được sử dụng để chứa những thông tin nhưtên tài liệu, tên tác giả, số trang… Nó cho người đọc biết họ đang đọc tài liệu gì