NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT
Hoạt động giao dịch tại ngân hàng thương mại
1.1.1 Khái niệm về giao dịch
Ngân hàng thương mại đã hình thành, tồn tại và phát triển hàng trăm năm gắn liền với sự phát triển của kinh tế hàng hoá Sự phát triển hệ thống NHTM đã có tác động rất lớn và quan trọng đến quá trình phát triển của nền kinh tế hàng hoá, và ngược lại, kinh tế hàng hoá phát triển mạnh mẽ đến giai đoạn cao nhất là nền kinh tế thị trường thì NHTM cũng ngày càng được hoàn thiện và trở thành những định chế tài chính không thể thiếu được Hoạt động kinh doanh ngân hàng là một lĩnh vực kinh doanh đặc biệt bởi hàng hoá trong quá trình kinh doanh là tiền tệ Chính tính đặc biệt riêng có này của tiền tệ mà hoạt động kinh doanh ngân hàng vừa là một loại hoạt động đem lại hiệu quả rất lớn đối với nền kinh tế,nhưng cũng là một lĩnh vực mà có nhiều khả năng xảy ra rủi ro.
Tại ngân hàng thương mại, hoạt động chính diễn ra thường ngày là hoạt động giao dịch tại quầy Tùy thuộc vào từng ngân hàng thương mại mà có sự thống nhất cách thức tổ chức giao dịch với khách hàng tại quầy giao dịch riêng, nhằm đơn giản hoá thủ tục, tạo điều kiện thuận tiện cho khách hàng khi giao dịch với ngân hàng. Vậy hoạt động giao dịch tại ngân hàng là gì? Để hiểu về hoạt động giao dịch tại NHTM trước tiên ta hãy tìm hiểu khái niệm về giao dịch
“Nếu hai bên cam kết trao đổi đã đàm phán,đạt được và thực hiện một thỏa thuận thì ta nói một giao dịch đã diễn ra.”
Khi một khách hàng đến thực hiện một giao dịch tại ngân hàng thương mại, điều đó có nghĩa là giữa khách hàng và ngân hàng đã đạt được một thỏa thuận nào đó Và trong các hoạt động giao dịch này, ngân hàng là người đưa ra các thỏa thuận có sẵn, nếu khách hàng chấp nhận với các thỏa thuận đó thì giao dịch đã được hoàn thành.
Ví dụ: Một khách hàng đến thực hiện giao dịch tiền gửi tiết kiệm tại ngân hàng, khách hàng sẽ được tham khảo một bảng niêm yết lãi suất tùy theo từng kỳ hạn gửi và từng loại hình tiết kiệm riêng Và dựa vào nhu cầu và khả năng của mình mà khách hàng sẽ lựa chọn được loại hình tiền gửi tiết kiệm phù hợp Như vậy, khách hàng và ngân hàng đã đạt được một thỏa thuận là khách hàng gửi tiền tiết kiệm vào ngân hàng với kỳ hạn x, loại hình y, ngược lại ngân hàng phải trả cho khách hàng một khoản lãi suất là z, kèm theo các điều kiện khác (nếu có).
Tương tự, với một giao dịch chuyển tiền, khách hàng thực hiện một giao dịch chuyển tiền và chấp nhận chịu một mức phí nhất định do ngân hàng đề ra,và ngược lại, ngân hàng có trách nhiệm chuyển món tiền đó đến cá nhân, tổ chức mà khách hàng mong muốn trong một thời gian nhất định.Trong cả hai hành động trên, ta nói khách hàng đến ngân hàng và đã thực hiện giao dịch tiết kiệm và giao dịch chuyển tiền.
Trong hệ thống ngân hàng thương mại, giao dịch bao gồm những giao dịch được hạch toán kế toán và giao dịch nhập liệu thông tin trên hệ thống máy chủ. Giao dịch nhập dữ liệu thông tin là những giao dịch liên quan đến việc khai báo, cập nhật các đặc tính hoặc tham số hệ thống có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình xử lý, hạch toán (thay đổi thông tin tỷ giá, lãi suất, phí…) hoặc tạo lập thông tin quản lý (thông tin khách hàng) Còn giao dịch được hạch toán kế toán là những giao dịch kinh tế phát sinh giữa ngân hàng và khách hàng, như giao dịch tiết kiệm, giao dịch chuyển tiền, mua bán ngoại tệ…
Một hoạt động giao dịch tại ngân hàng thương mại thì các thành viên tham gia giao dịch bao gồm: Khách hàng, các cán bộ, nhân viên ngân hàng liên quan đến việc quản lý, xử lý nghiệp vụ.
Khách hàng: là các tổ chức, cá nhân có quan hệ giao dịch với ngân hàng. Các cán bộ, nhân viên ngân hàng liên quan đến việc quản lý, xử lý nghiệp vụ bao gồm: Người phê duyệt, Kiểm soát viên, Giao dịch viên,Thủ quỹ
Giao dịch viên ( Thanh toán viên- Teller) : Là nhân viên ngân hàng chịu trách nhiệm giải quyết giao dịch phát sinh theo quy định, trực tiếp thực hiện giao dịch và hạch toán theo nhiệm vụ được phân công trong phạm vi thẩm quyền, hạn mức được giao.
Kiểm soát viên: Là nhân viên ngân hàng được giao nhiệm vụ thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát giao dịch trong phạm vi trách nhiệm được phân công.
Kiểm soát viên có thể là Giám đốc/Phó Giám đốc chi nhánh; Trưởng/Phó phòng nghiệp vụ; Giám đốc/Phó giám đốc Phòng giao dịch; Tổ trưởng/Tổ phó tại Phòng giao dịch; hoặc nhân viên có đủ năng lực được giao thực hiện nhiệm vụ này. Người phê duyệt: Là nhân viên ngân hàng được ủy quyền/giao/phân công thực hiện phê duyệt các giao dịch theo quy định hiện hành
Thủ quỹ: Là nhân viên của NHTM được giao nhiệm vụ quản lý tiền mặt; thực hiện thu - chi tiền mặt, tài sản quý với giao dịch viên và khách hàng.
Tùy từng hình thức tổ chức giao dịch của mỗi NHTM mà giao dịch viên có thể đồng thời kiêm luôn nhiệm vụ thủ quỹ hay riêng biệt, người phê duyệt và kiểm soát viên là một.
1.1.2 Những hoạt động giao dịch cơ bản tại NHTM
Như ta đã biết, NHTM là tổ chức tín dụng thực hiện các hoạt động huy động tiền gửi của công chúng, sử dụng tiền gửi huy động được để cấp tín dụng Chương III của Luật các tổ chức tín dụng nêu ra hoạt động của NHTM bao gồm: hoạt động huy động vốn, hoạt động cấp tín dụng, hoạt động dịch vụ thanh toán, hoạt động ngân quỹ và các hoạt động khác như góp vốn, mua cổ phần, tham gia thị trường tiền tệ, kinh doanh ngoại hối, kinh doanh vàng… Tuy nhiên, trong khuôn khổ bài luận văn có hạn, tác giả xin phép được tập trung vào các hoạt động giao dịch cơ bản tại quầy của NHTM Theo đây, ta cũng chia các giao dịch tại quầy thành các nhóm hoạt động: Huy động vốn, tín dụng, thanh toán và ngân quỹ, giao dịch chi tiêu nội bộ a, Giao dịch về huy động vốn:
Bao gồm các giao dịch sau:
+ Nhận tiền gửi và phát hành các chứng chỉ có giá dưới các hình thức tiền gửi
+ Thực hiện các giao dịch liên quan đến huy động vốn như chi lãi, rút một phần,tất toán sổ tiết kiệm, tiền gửi không kỳ hạn, kỳ phiếu và các chứng chỉ tiền gửi khác.
+ Tiếp nhận và giải quyết các thắc mắc, khiếu nại phát sinh từ giao dịch huy động vốn như : báo mất, di chúc, thừa kế, ủy quyền lĩnh sổ tiết kiệm, sổ tiền gửi … b, Giao dịch về tín dụng:
+ Thu nợ gốc, lãi, tất toán khoản vay.
Kiểm soát giao dịch trong NHTM
1.2.1 Khái niệm kiểm soát giao dịch
Kiểm soát giao dịch tại ngân hàng thương mại là tập hợp các biện pháp (quy trình) được tổ chức, được định hình và mang tính thường xuyên do ban lãnh đạo ngân hàng đó lựa chọn và được cán bộ quản lý ở tất cả các cấp thực hiện nhằm đảm bảo sự thông suốt trong hoạt động giao dịch Các quy trình này nhằm đảm bảo mục tiêu: Thực hiện tốt và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động giao dịch, bảo vệ tài sản và nguồn lực tài chính, độ tin cậy của thông tin kế toán và tài chính, tuân thủ luật và các quy định, chất lượng của hoạt động giao dịch.
1.2.2 Vai trò của kiểm soát giao dịch tại Ngân hàng thương mại
Hoạt động giao dịch là một trong những hoạt động chính của ngân hàng thương mại, mang lại nguồn thu từ các hoạt động dịch vụ, là kênh huy động vốn chính yếu của NHTM, là cầu nối gắn kết giữa NHTM với khách hàng Tuy nhiên, vì hoạt động giao dịch là một quy trình phức tạp liên quan đến loại hàng hóa đặc biệt mà NHTM kinh doanh đó là “tiền tệ”, do đó việc kiểm soát các hoạt động giao dịch này là một tất yếu, không thể thiếu
- Kiểm soát giao dịch có vai trò giúp cho NHTM phát hiện những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện biện pháp đối phó Nhờ có kiểm soát giao dịch mà có thể phát hiện được những điểm bất hợp lý trong chế độ giao dịch của NHTM từ đó kiến nghị, đưa ra được những biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện quy trình giao dịch của mỗi ngân hàng.
- Kiểm soát giao dịch là một quy trình được thiết kế sao cho có thể hướng các hoạt động giao dịch xảy ra theo đúng nguyên tắc quy định, nhằm ngăn chặn kịp thời các sai phạm, nhầm lẫn hay cố ý có thể gây thất thoát tiền bạc hoặc tài sản của ngân hàng, gây ra thiệt hại trong kinh doanh Như vậy, kiểm soát giao dịch góp phần phòng ngừa, phát hiện các sai phạm trong hoạt động giao dịch của ngân hàng thương mại.
- Ngân hàng thương mại cũng như các doanh nghiệp khác, để đảm bảo sự cạnh tranh với các đối thủ khác thì sản phẩm dịch vụ của ngân hàng cũng thường xuyên thay đổi theo chiều hướng đa dạng,hấp dẫn và linh hoạt hơn.Bên cạnh đó, NHTM hoạt động dưới sự điều tiết và giám sát của ngân hàng nhà nước, chính sách, sản phẩm của các NHTM chịu sự tác động của các văn bản, luật theo từng thời kỳ Điều này kéo theo sự thay đổi, làm mới thường xuyên của các nghiệp vụ giao dịch Do đó, kiểm soát các giao dịch đảm bảo cho việc ghi chép, hạch toán được đầy đủ,chính xác và đúng thể thức các giao dịch phát sinh của ngân hàng, đảm bảo cho các nhân viên ngân hàng có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình.
- Ngành nghề của NHTM là kinh doanh tiền tệ, lượng giá trị tài sản giao dịch hàng ngày rất lớn, nếu không có những biện pháp kiểm soát rủi ro sẽ dẫn đến sự thất thoát về tài sản một cách vô tình hoặc hữu ý Ngoài ra,những thông tin về khách hàng đòi hỏi sự bảo mật cao độ tránh bị lợi dụng gây thiệt hại về kinh tế cho khách hàng Kiểm soát giao dịch đóng vai trò đảm bảo cho tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.2.3 Nội dung của kiểm soát giao dịch tại NHTM
Phân theo đối tượng kiểm soát, nội dung của kiểm soát giao dịch gồm:
- Kiểm soát hạch toán kế toán và chứng từ
- Kiểm soát tiền mặt, kho quỹ
- Kiểm soát ấn chỉ quan trọng
* Kiểm soát chứng từ và hạch toán kế toán
Chứng từ kế toán ngân hàng chủ yếu do khách hàng của NHTM lập theo mẫu của ngân hàng và nộp vào để giao dịch nên vì nhiều lí do khách quan hoặc chủ quan đẫn đến có thể có nhiều sai sót Do đó, tất cả các chứng từ kế toán phải được kiểm soát chặt chẽ trước khi thực hiện các nghiệp vụ (hạch toán, thanh toán ) Kiếm soát chứng từ có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của hoạt động giao dịch.
Nội dung của kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng gồm:
+ Kiểm soát tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính; kiểm soát tính hợp lý ( hợp lệ ) của nghiệp vụ đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán, định mức kinh tế.
+ Kiểm tra tính chính xác, khớp đúng của các chỉ tiêu số lượng, giá trị ghi trong chứng từ.
+ Kiểm soát việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại hình nghiệp vụ giao dịch.
Dựa vào các chứng từ do khách hàng lập, giao dịch viên sẽ tiến hành việc nhập dữ liệu và hạch toán kế toán vào mạng máy tính của ngân hàng
Kiểm soát hạch toán kế toán và chứng từ sẽ thực hiện kiểm soát việc hạch toán kế toán có đảm bảo tuân thủ theo quy định về kế toán và thống kê không, giám định tính chính xác,kịp thời, khách quan và đầy đủ của việc thực hiện hạch toán kế toán so với chứng từ gốc
* Kiểm soát tiền mặt, kho quỹ
Là việc kiểm soát việc chấp hành các chế độ thể lệ có liên quan tới công tác ngân quỹ bao gồm:
+ Sự khớp đúng giữa việc đối chiếu số lượng tiền mặt, tài sản quý tồn quỹ thực tế hàng ngày với số dư đối chiếu doanh số thu chi hạch toán trên hệ thống kế toán.
+ Việc chấp hành các chế độ về quản lý kho quỹ, chế độ ra vào kho, chế độ giữ và bảo quản chìa khóa kho, chế độ bàn giao, ủy quyền khi người giữ chìa khóa đi vắng…
* Kiểm soát ấn chỉ quan trọng Ấn chỉ quan trọng được hiểu nôm na là phôi trắng của các chứng từ có giá như sổ tiết kiệm, kỳ phiếu, séc trắng chưa qua in ấn, sử dụng Cũng như kiểm soát kho quỹ và tiền mặt, kiểm soát ấn chỉ quan trọng là việc kiểm soát:
+ Sự khớp đúng giữa số tồn ấn chỉ thực tế với số dư đối chiếu trên sổ sách kế toán ( Số dư ấn chỉ tồn, đã sử dụng, bị hỏng hay mất…)
+ Việc sử dụng ấn chỉ có đúng quy định theo chế độ kế toán hiện hành hay không?
+ Kiểm soát việc chấp hành chế độ về bảo quản ấn chỉ, tránh hư hỏng, hay mất mát có thể gây ra hậu quả khôn lường.
1.2.4 Phân loại kiểm soát giao dịch
Tùy theo từng tiêu chí khác nhau mà kiểm soát giao dịch được phân thành nhiều loại
+ Theo cấp độ kiểm soát: Gồm có kiểm soát trực tiếp và kiểm soát gián tiếp
* Kiểm soát giao dịch trực tiếp: Là phương thức kiểm soát trực tiếp tại chỗ giao dịch của ngân hàng thương mại Kiểm soát trực tiếp bao gồm tất cả các công việc giám sát, kiểm soát trực tiếp ở mọi hoạt động giao dịch, các quy trình nghiệp vụ, các quyết định diễn ra hàng ngày nhằm ngăn ngừa các sai sót, các vi phạm có thể xảy ra ngay trong công việc mỗi ngày Kiểm soát trực tiếp trước hết được thực hiện bởi chính người thực hiện nghiệp vụ đó là thanh toán viên hay giao dịch viên, sau đó mới đến sự kiểm soát của kiểm soát viên hay người phê duyệt
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT GIAO DỊCH TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CHI NHÁNH GIA LÂM .32 2.1 Khái quát về ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Chi
Quá trình hình thành và phát triển
Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (Agribank) CN Gia Lâm được thành lập ngày 15/08/1988, trực thuộc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Thành phố Hà Nội Đến ngày 01/09/1995,chi nhánh trở thành chi nhánh cấp 1 trực thuộc Agribank Việt Nam Trải qua 26 năm xây dựng và trưởng thành, hoạt động kinh doanh của chi nhánh phát triển mạnh mẽ và đã khẳng định được vị thế của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trên địa bàn huyện Gia Lâm (bao gồm quận Long Biên và huyện Gia Lâm hiện nay)
Tính đến nay tổng số cán bộ của chi nhánh là 111 người, do Giám đốc chi nhánh điều hành, trong đó số cán bộ công nhân viên có trình độ trên đại học là 6.3%, đại học và cao đẳng chiếm 83.7%, 91% cán bộ có trình độ tin học cơ bản, 77% cán bộ có trình độ Anh văn B trở lên, còn lại cũng đang được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ của ngành ngân hàng Đội ngũ lãnh đạo ngân hàng có trình độ cao, được đào tạo cơ bản về quản lý và điều hành, có kỹ năng chuyên sâu về các nghiệp vụ ngân hàng và ngoại ngữ.
Về cơ cấu tổ chức
Ban Giám đốc của chi nhánh bao gồm Giám đốc và ba Phó Giám đốc Giám đốc là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị của Agribank Việt Nam Các Phó Giám đốc đảm nhiệm từng lĩnh vực mình phụ trách và có trách nhiệm giúp đỡ Giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của chi nhánh Cơ cấu tổ chức của Agribank chi nhánh Gia Lâm được miêu tả qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Agribank chi nhánh Gia Lâm
(Nguồn: Đề án tái cơ cấu Agribank Gia Lâm)
Với mô hình tổ chức như vậy, việc quản trị điều hành của chi nhánh được kịp thời, thống nhất từ trụ sở chính tới các đơn vị trực thuộc, nhờ đó mà hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động huy động vốn nói riêng được chú trọng, đạt hiệu quả cao.
Về mạng lưới hoạt động :
Mạng lưới hoạt động của Agribank Gia Lâm gồm 01 Hội sở, 07 phòng giao dịch trực thuộc Trong đó hội sở đóng tại thị trấn Trâu Quỳ huyện Gia Lâm, 03
PHÓ GIÁM PHÓ GIÁM ĐỐC ĐỐC
Các PGD thuộc huyện Gia Lâm
Các PGD thuộc quận Long Biên
- Địa chỉ chi nhánh: đường Nguyễn Đức Thuận, thị trấn Trâu Quỳ, huyện Gia Lâm, thành phố Hà Nội.
- Đặc điểm về địa lý: Nằm trên mặt đường quốc lộ 5, thuận tiện đi lại, giao lưu, quảng bá thương hiệu tốt, môi trường kinh doanh thuận lợi, khách hàng chủ yếu là người địa phương hoặc đóng trên địa bàn gần chi nhánh, mức độ cạnh tranh quyết liệt, tính chất của chi nhánh chủ yếu phục vụ khách hàng cá nhân, khu vực nông nghiệp nông thôn, doanh nghiệp vừa và nhỏ Số liệu mạng lưới chi nhánh, PGD của các ngân hàng khác trên cùng địa bàn của trụ sở Chi nhánh (cùng địa bàn huyện Gia Lâm) có 8 đơn vị trong đó có 01 chi nhánh cấp 1 và 02 phòng giao dịch của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam, 01 phòng giao dịch của Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam, 01 phòng giao dịch của Ngân hàng chính sách xã hội, còn lại 05 phòng giao dịch của các ngân hàng cổ phần khác.
Tổng số phòng giao dịch: 07 phòng gồm có các PGD Yên Viên, PGD Đức Giang, PGD Sài Đồng, PGD Đại học Nông Nghiệp I, PGD Đa Tốn, PGD Phú Thị và PGD Ninh Hiệp, trong đó các phòng giao dịch cùng địa bàn chi nhánh đóng trụ sở,cùng huyện là 04 phòng giao dịch.
Các phòng giao dịch của Agribank chi nhánh Gia Lâm hoạt động tốt, có hiệu quả, phù hợp với địa bàn huyện Gia Lâm và có nhiều lợi thế cho vay, là một trong số 4 ngân hàng được Ngân hàng nhà nước chỉ định thực hiện gói cho vay mua nhà thu nhập thấp 3000 tỷ với mức lãi suất ưu đãi Trong điều kiện hiện nay trên địa bàn huyện Gia Lâm vẫn đang thực hiện việc giải phóng mặt bằng để triển khai dự án đầu tư nên việc bố trí các phòng giao dịch như hiện tại để thực hiện việc huy động vốn là cần thiết.
Những thuận lợi và khó khăn
Qua nhiều năm hoạt động trên địa bàn, Agribank chi nhánh Gia Lâm có những thuận lợi và khó khăn như sau:
- Nhận được sự quan tâm, giúp đỡ tạo điều kiện của các cấp ủy, chính quyền địa phương Ngân hàng luôn có mối quan hệ mật thiết với các cấp, các ngành của địa phương.
- Tình hình kinh tế xã hội phát triển ổn định, xu hướng đô thị hóa tăng nhanh, giải phóng mặt bằng với quy mô lớn trên địa bàn huyện Gia Lâm đã tạo ra những tiềm năng cho huy động vốn
- Trên địa bàn huyện, do số lượng ngân hàng TMCP chưa nhiều nên sự cạnh tranh chưa khốc liệt, mặt khác Agribank Gia Lâm lại có lịch sử phát triển lâu đời, do đó nhận được sự tin tưởng, ủng hộ từ nhân dân địa phương và nhiều doanh nghiệp.
Song bên cạnh những thuận lợi, hoạt động kinh doanh của chi nhánh có những khó khăn:
- Năm 2013, Ngân hàng nhà nước đã ban hành nhiều văn bản điều hành, hướng dẫn thực hiện giảm lãi suất huy động và lãi suất cho vay, cụ thể lãi suất cho vay giảm xuống 7% thấp nhất trong vòng 5 năm qua Bên cạnh đó, kinh tế địa phương năm 2013 vẫn còn nhiều khó khăn, hoạt động kinh doanh của một số doanh nghiệp trên địa bàn bị ngừng trệ, năng lực tài chính giảm sút, thị trường bất động sản còn trầm lắng, nợ rủi ro vẫn còn nhiều.Tất cả những yếu tố này gây ảnh hưởng lớn đến nguồn vốn lẫn tín dụng của ngân hàng, đặt ra những khó khăn, thách thức đối với hoạt động kinh doanh của Agribank Gia Lâm năm 2014.
- Tuy số lượng NHTMCP chưa nhiều nhưng có nhiều hình thức cạnh tranh, khuyến mãi hấp dẫn và có xu hướng tăng lên về số lượng, lôi kéo một lượng không nhỏ khách hàng, làm giảm thị phần của ngân hàng trên địa bàn hoạt động. Ý thức được rõ những điều kiện trên, Agribank chi nhánh Gia Lâm luôn nỗ lực khắc phục khó khăn, phát huy thuận lợi, củng cố nội lực để hoàn thành mọi mục tiêu đề ra, giữ vững được vị thế của chi nhánh ngân hàng thương mại Nhà nước lớn trên địa bàn
Một số kết quả kinh doanh của Agribank chi nhánh Gia Lâm
Agribank nói riêng, trong những năm qua Agribank chi nhánh Gia Lâm đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận thông qua các hoạt động chủ yếu của ngân hàng.
Ta có bảng số liệu về kết quả kinh doanh chung năm 2013 của Agribank Gia Lâm so với kế hoạch và năm 2012 như sau:
Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh 2013 – Agribank Gia Lâm Đơn vị: tỷ đồng
2 Huy động bình quân/ người 27.12
4 Dư nợ bình quân/ người 11.23
5 Tỷ lệ nợ xấu (%Tổng Dư nợ) 1.3 65 76
6 Thu nợ đã xử lý rủi ro 1.5 9.38 57.69
7 Doanh thu từ hoạt động dịch vụ 11.3 100 115
8 Tài chính ( Thu- chi chưa lương) 60.7 101.17 105.93
Theo bảng trên ta có thể thấy chênh lệch thu chi chưa lương năm 2013 của Agribank Gia Lâm đạt hơn 60.7 tỷ đồng, tăng 3.4 tỷ đồng so với năm 2012 ( tăng 5.93% ), đạt 101.17% kế hoạch được giao Chênh lệch tài chính bình quân đầu người đạt 552 triệu đồng/ người ( toàn hệ thống Agribank là 227 triêu người), hệ số tiền lương đạt 1.2 lần.
Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh còn được thể hiện cụ thể ở các mặt sau:
Về công tác huy dộng vốn
Hoạt động huy động vốn tại Agribank chi nhánh Gia lâm trong giai đoạn 2007-2011 gặp nhiều khó khăn do sự tác động từ nhiều phía như: môi trường kinh tế vĩ mô, tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt giữa các ngân hàng khác trong hoạt động huy động vốn do áp lực phải huy động đủ vốn cho kinh doanh, nhiều ngân hàng (chủ yếu là ngân hàng cổ phần) như đua tranh tăng lãi suất huy động vốn, đồng thời áp dụng nhiều hình thức khuyến mại, tặng quà…
Với tình hình như vậy, nguồn vốn huy động của Agribank chi nhánh Gia Lâm gặp nhiều thách thức và có nhiều biến động Nguồn vốn có lúc tăng trưởng rất nhanh do kịp thời triển khai được các đợt huy động vốn từ các dự án đền bù đất trên địa bàn huyện Gia Lâm và quận Long Biên Điển hình như đền bù đất cho dự án Vincom; Him Lam tại phường Sài Đồng, quận Long Biên Nhưng có những lúc nguồn vốn huy động giảm nhanh, làm mất cân bằng giữa kế hoạch Agribank Việt Nam giao và số thực hiện được tại chi nhánh, như cuối năm 2010 chi nhánh tăng trưởng vượt kế hoạch trên 400 tỷ đồng nhưng quý I/2011 chi nhánh giảm đột ngột trên 500 tỷ đồng.
Biểu đồ 2.1: Tổng vốn huy động từ năm 2007 – 2013
Tổng vốn huy động (tỷ đồng)
(Đơn vị: Tỷ đồng)(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh Agribank - Gia Lâm) Đến năm 2012-2013, tuy thị trường bất động sản chưa phục hồi, tình hình kinh tế vẫn còn nhiều khó khăn nhưng do các danh mục đầu tư vốn như vàng, cổ phiếu, bất động sản gặp nhiều rủi ro nên khách hàng đã lựa chọn hình thức gửi tiền vào ngân hàng nhằm đảm bảo an toàn vốn và sinh lời Do đó, nguồn vốn huy động được tại Agribank Gia Lâm năm 2013 đã đạt được nhiều khởi sắc Tổng nguồn vốn huy động nội tệ đến ngày 31/12/2013 là 2857 tỷ đồng, đạt 102.04% KH ,so với cuối năm 2012 tăng 11.2% Nguồn vốn huy động ngoại tệ (USD) đạt 6422 ngàn đô la
Mỹ, đạt 91.7% so với kế hoạch, so với cuối 2012 tăng 18.5%, bình quân huy động vốn trên một CBVC đạt 27.12 tỷ đồng.
Về công tác tín dụng
Ta có biểu đồ tăng trưởng tín dụng giai đoạn 2007-2011
Biểu đồ 2.2: Tăng trưởng tín dụng từ 2007 – 2013
Tổng dư nợ (tỷ đồng) Đơn vị: Tỷ đồng(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh Agribank - Gia Lâm)
Nhìn vào biểu đồ có thể thấy dư nợ liên tục tăng từ năm 2007 và đỉnh điểm là năm 2009, mức tổng dư nợ của chi nhánh cao nhất, đạt 1327 tỷ đồng, năm 2010-
2012, dư nợ lại giảm dần do chi nhánh vướng vào vụ lừa đảo thế chấp sổ đỏ giả, nợ xấu tăng cao kéo theo sự sụt giảm của hoạt động tín dụng Đến năm 2013, hoạt động tín dụng bắt đầu vực lại, tổng dư nợ cho vay đến 31/12/2013 đạt 1247 tỷ đồng tăng 125 tỷ đồng so với năm 2012 và đạt 98.7% kế hoạch được giao ; tỷ lệ tăng trưởng tín dụng là 11.14% so với 2012, bình quân dư nợ trên một CBCNV đạt 11,23 tỷ đồng
Tuy mức dư nợ đã tăng lên vào năm 2013 nhưng tỉ lệ nợ xấu, nợ lãi, nợ không sinh lời của chi nhánh vẫn còn cao, ảnh hưởng bất lợi đến kết quả tài chính Điều này là do một số nguyên nhân tồn tại như sau:
- Việc xử lý, phát mại các tài sản thế chấp gặp nhiều khó khăn, ngoài tác động của yếu tố thị trường còn do vướng mắc về các quy định của pháp luật chưa đồng bộ Năng lực của một số ít cán bộ làm tín dụng còn nhiều hạn chế, chất lượng thẩm định dự án, phương án vay vốn chưa đạt yêu cầu, còn nhiều sai sót, nợ xử lý rủi ro có tài sản thế chấp nhưng rất khó bán hoặc bán không thu đủ nợ gốc, lãi Thị trường bất động sản chưa được cải thiện, ảnh hưởng đến công tác xử lý thế chấp.
- Một số khách hàng đã được cơ cấu lại nợ từ năm 2012 nhưng vẫn không tháo gỡ được khó khăn phải chuyển sang nợ xấu để thực hiện các biện pháp xử lý nợ.
- Khách hàng chây ỳ, không hợp tác nên phải kiện ra cơ quan pháp luật, mất nhiều thời gian, tón kém chi phí Các cá nhân có liên quan đến nợ xấu còn thụ động, chưa thực sự quyết liệt trong việc xử lý nợ xấu Tâm lý cán bộ tín dụng ngại cho vay, lo sợ trách nhiệm.
- Các doanh nghiệp đang quan hệ tín dụng tại chi nhánh gặp nhiều khó khăn về tài chính do tình hình kinh doanh đình trệ, hàng tồn kho lớn, các công trình nhà nước bị tạm dừng nên một số công trình đã hoàn thành nhưng doanh nghiệp cũng chưa được thanh quyết toán, tình hình doanh nghiệp khó khăn.
Về các hoạt động dịch vụ giao, tăng 1.5 tỷ đồng so với cuối năm 2012, tỷ lệ tăng 15% Bình quân thu dịch vụ/ CBCNV là 10.2 triệu đồng.
* Hoạt động thanh toán quốc tế
Từ đầu năm 2000,chi nhánh bắt đầu triển khai sản phẩm mới đó là sản phẩm thanh toán xuất nhập khẩu.Sau 10 năm thực hiện, chi nhánh đã đạt những kết quả nhất định
Biểu đồ 2.3:Doanh số thanh toán hàng xuất khẩu từ năm 2007 - 2011
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh Agribank - Gia Lâm)
Có thể thấy thanh toán hàng xuất khẩu chưa phải là hoạt động thế mạnh của chi nhánh Doanh số hàng xuất khẩu ở mức thấp, số lượng các món còn ít so với các chi nhánh khác Cụ thể: Năm 2009 là năm chi nhánh có doanh số hàng xuất cao nhất, đạt 1.3 triệu USD với 56 món Sang năm 2010 doanh số giảm xuống còn 643 nghìn USD, số món chỉ còn 44 món Còn lại các năm khác doanh số và số món hầu như không đáng kể.
Phương thức thanh toán của khách hàng tại chi nhánh chủ yếu là TT, số món thanh toán qua DP và L/C rất ít, vì vậy phí dịch vụ thu được từ hoạt động xuất khẩu không cao Ngoài ra, với những doanh nghiệp xuất khẩu trên địa bàn chi nhánh chưa có hướng tiếp cận đúng đắn, hoặc khi tiếp cận được, các sản phẩm hỗ trợ đi kèm lại thiếu, chưa đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất vì vậy thiếu tính bền vững trong việc phát triển của sản phẩm
Thực trạng hệ thống kiểm soát giao dịch tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Gia Lâm
và phát triển nông thôn chi nhánh Gia Lâm
2.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy giao dịch tại Agribank Gia Lâm
Trước tháng 04/2014, Agribank Gia Lâm thực hiện tổ chức bộ máy giao dịch theo mô hình giao dịch một cửa, nghĩa là trong quá trình thực hiện giao dịch giữa khách hàng và Agribank, khách hàng chỉ cần đến giao dịch tại một quầy giao dịch nhất định và nhận kết quả từ quầy giao dịch đó.
Tuy nhiên từ 01/04/2014, thực hiện theo quyết định số 149 /QĐ-HĐTV-TCKT về ban hành Quy định tổ chức giao dịch với khách hàng trong hệ thống Agribank do
Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam ban hành ngày 28/02/2014, Agribank Gia Lâm đã tổ chức lại bộ máy giao dịch theo mô hình hỗn hợp Trong đó phân ra làm quầy giao dịch loại 1 và quầy giao dịch loại 2.
Quầy giao dịch loại 1 là quầy giao dịch mà ở đó bố trí 2 nhân viên (01 Giao dịch viên, 01 Thủ quỹ) cùng giao dịch phục vụ khách hàng theo nhiệm vụ phân công: Giao dịch viên trực tiếp xử lý nghiệp vụ, hạch toán kế toán; Thủ quỹ trực tiếp thu- chi tiền mặt với khách hàng
Quầy giao dịch loại 2 là quầy giao dịch bố trí 01 giao dịch viên phục vụ khách hàng, Giao dịch viên vừa hạch toán kế toán vừa trực tiếp thu - chi tiền mặt với khách hàng trong phạm vi hạn mức được giao
Như vậy trong cách tổ chức mô hình giao dịch mới tại Agribank, có sự kết hợp giữa mô hình giao dịch một cửa và mô hình giao dịch hai cửa Với những khách hàng giao dịch với món tiền lớn, vượt quá hạn mức giao dịch, thì sẽ thực hiện giao dịch ở quầy giao dịch loại 1 (giao dịch 2 cửa) Với những món tiền nhỏ hơn, khách hàng chỉ cần thực hiện giao dịch ở quầy giao dịch loại 2 (giao dịch 1 cửa). Để nắm rõ hơn về mô hình này, trước tiên ta sẽ tìm hiểu một số khái niệm cơ bản liên quan sau:
- IPCAS: Hệ thống thanh toán nội bộ và kế toán khách hàng của Agribank
- Quầy giao dịch: Là nơi khách hàng đến thực hiện giao dịch Việc phân loại quầy giao dịch căn cứ theo hạn mức giao dịch tiền mặt Gồm có quầy
- Khách hàng: Là các tổ chức, cá nhân có quan hệ giao dịch với Agribank
- Giao dịch viên: Là nhân viên Agribank chịu trách nhiệm giải quyết giao dịch phát sinh theo quy định, trực tiếp thực hiện giao dịch và hạch toán theo nhiệm vụ được phân công trong phạm vi thẩm quyền, hạn mức được giao. Ở đây, phân ra làm giao dịch viên quầy loại 1 và giao dịch viên quầy loại 2. Giao dịch viên quầy loại 1 là giao dịch viên chỉ thực hiện nhiệm vụ xử lý nghiệp vụ, hạch toán kế toán vào mạng dữ liệu
Giao dịch viên quầy loại 2 là giao dịch viên vừa hạch toán kế toán vừa trực tiếp thu - chi tiền mặt với khách hàng nhưng chỉ trong hạn mức được giao.
- Kiểm soát viên: Là nhân viên của Agribank được giao nhiệm vụ thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát giao dịch trong phạm vi trách nhiệm được phân công Kiểm soát viên đồng thời là người phê duyệt giao dịch.
Kiểm soát viên có thể là Giám đốc/Phó Giám đốc chi nhánh; Trưởng/Phó phòng nghiệp vụ; Giám đốc/Phó giám đốc Phòng giao dịch; Tổ trưởng/Tổ phó tại Phòng giao dịch; hoặc nhân viên có đủ năng lực được giao thực hiện nhiệm vụ này. -Thủ quỹ: Là nhân viên của Agribank được Giám đốc chi nhánh giao nhiệm vụ quản lý tiền mặt; thực hiện thu - chi tiền mặt, tài sản quý với Thủ quỹ chính, Giao dịch viên và khách hàng Mỗi chi nhánh có một số Thủ quỹ, từng Thủ quỹ chịu trách nhiệm trong phạm vi tài sản được giao.
- Thủ quỹ chính: Là nhân viên thuộc bộ phận kho quỹ của Agribank, thực hiện nhiệm vụ quản lý kho quỹ của chi nhánh theo quy định, thu - chi tiền mặt, tài sản
- Hạn mức giao dịch gồm có: hạn mức giao dịch nghiệp vụ, hạn mức giao dịch tiền mặt, hạn mức tồn quỹ tiền mặt.
Hạn mức giao dịch nghiệp vụ của Giao dịch viên: Là giá trị tối đa của một giao dịch mà Giao dịch viên được phép thực hiện giao dịch không cần có sự phê duyệt của Kiểm soát viên ngay tại thời điểm thực hiện giao dịch Hạn mức giao dịch nghiệp vụ được quy định tùy theo từng loại nghiệp vụ.
Hạn mức giao dịch tiền mặt là giá trị tối đa của một giao dịch bằng tiền mặt mà Giao dịch viên được phép thực hiện hạch toán giao dịch.
Hạn mức tồn quỹ tiền mặt: Là số dư tiền mặt tồn quỹ tối đa mà Giao dịch viên được phép giữ tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch.
Ta có sơ đồ mô tả mô hình tổ chức giao dịch tại Agribank Gia Lâm như sau:
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức giao dịch hiện tại của Agribank CN Gia Lâm
Như trên sơ đồ có thể thấy, khách hàng khi đến giao dịch sẽ được chia vào hai loại quầy, đó là quầy loại 1 và quầy loại 2 Tại quầy loại 1, sẽ có hai nhân viên thực hiện giao dịch đó là giao dịch viên và thủ quỹ với nhiệm vụ hạch toán kế toán và thu- chi tiền mặt Ở quầy loại 2, khách hàng giao dịch với một mình giao dịch viên để hoàn tất công việc của mình Cả giao dịch viên quầy loại 1 và giao dịch viên quầy loại 2 đều chịu sự kiểm soát của kiểm soát viên đối với những nghiệp vụ cần được phê duyệt.
Bộ máy tổ chức giao dịch cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát giao dịch tại Agribank chi nhánh Gia Lâm
2.3.1 Một số tiêu chí phản ánh chất lượng của hệ thống kiểm soát giao dịch tại Agribank Gia Lâm
Như đã đề cập trong phần 1.3 chương I của luận văn, chất lượng kiểm soát giao dịch được thể hiện thông qua các chỉ tiêu phản ánh rủi ro trong hoạt động giao tài, bên cạnh những thông tin, số liệu thu thập được từ nguồn dữ liệu Agribank Gia Lâm, tác giả cũng có thực hiện hai cuộc khảo sát, phỏng vấn với 120 đối tượng khách hàng và 48 đối tượng là cán bộ giao dịch viên đang công tác tại Agribank Gia Lâm (khảo sát kín) về chất lượng KSGD, mức độ hài lòng của KH đối với quy trình KSGD Câu hỏi phỏng vấn và kết quả phỏng vấn được thể hiện ở phụ lục 01-05 của luận văn.Từ bảng kết quả và những số liệu thu thập được, tác giả đã đưa ra được những nhận xét về các tiêu chí phản ánh chất lượng của hệ thống kiểm soát giao dịch tại Agribank Gia Lâm, cụ thể như sau:
+ Về mức độ hoàn thiện chứng từ: Trước năm 2009, chi nhánh chưa triển khai bộ phận hậu kiểm, chỉ có kiểm soát viên làm nhiệm vụ kiểm soát chứng từ giao dịch hàng ngày, do đó tỉ lệ sai sót chứng từ khá lớn Những lỗi phổ biến mắc phải của giao dịch viên là khuyết thiếu thông tin trên chứng từ, số tiền bằng chữ không khớp với số tiền bằng số, thu phí sai tài khoản… Bắt đầu từ năm 2010, bộ phận hậu kiểm đi vào hoạt động đã khắc phục, hạn chế được phần lớn sai sót, sửa chữa trong chứng từ kế toán Ngoài ra, sự tham gia của bộ phận hậu kiểm vào quy trình kiểm soát cũng góp phần lớn vào việc sửa chữa kịp thời những sai phạm do lỗi chủ quan, khách quan mang lại, giúp cho quá trình kiểm soát giao dịch được chặt chẽ hơn nhằm ngăn ngừa gian lận trong giao dịch.
Kết quả bảng khảo sát kín đối với giao dịch viên cũng thể hiện rõ điều này ( phụ lục 05): Ở câu hỏi số 8, số 10: 96% số cán bộ được hỏi cho rằng bộ phận hậu kiểm làm việc hiệu quả, 100% cán bộ tin rằng sau khi có bộ phận hậu kiểm thì mức độ hoàn thiện chứng từ tốt hơn.
Tất nhiên điều đó không có nghĩa là phủ nhận vai trò của kiểm soát viên Đội ngũ kiểm soát viên của chi nhánh làm việc khá hiệu quả 53% người được hỏi cho rằng, kiểm soát viên là người đầu tiên phát hiện ra lỗi sai của giao dịch viên Như vậy, kiểm soát viên là chốt kiểm soát vừa trực tiếp vừa gián tiếp và có hiệu quả trong việc phát hiện kịp thời những sai sót trong quá trình hoạt động nghiệp vụ của giao dịch viên.
+ Số vụ gian lận: Đo bằng số vụ gian lận bên trong và bên ngoài
Ta có bảng thống kê sau:
Bảng 2.2: Số lượng vụ gian lận tại Agribank Gia Lâm 2007-2013
Gian lận nội bộ (vụ) 1 0 0 0 0 0
Năm 2007,trước khi triển khai hệ thống dữ liệu IPCAS, lợi dụng sự lỏng lẻo trong kiểm soát tiền mặt và hệ thống thông tin, Hoàng Văn Luận tổ trưởng tổ kế toán thuộc PGD Sài Đồng Agribank Gia Lâm đã dùng thủ đoạn lập chứng từ chuyển tiền khống, sửa lại sổ sách kế toán để rút ruột 7 tỷ đồng chơi cá độ Đây là một vụ gian lận nội bộ nghiêm trọng bởi sự gian lận của Hoàng Văn Luận kéo dài hơn một năm mới bị phát hiện, tổng thiệt hại lớn trong khi số tiền thu hồi được rất ít do toàn bộ tiền gian lận đã bị thủ phạm dùng vào việc cá độ bóng đá và tiêu xài. Điều này chứng tỏ công tác kiểm soát giao dịch của chi nhánh thời điểm 2007 rất yếu kém.
Từ năm 2007 đến nay, chi nhánh chưa có vụ gian lận nội bộ nào xảy ra trong quá trình giao dịch,tuy nhiên năm 2013, chi nhánh đã gặp phải một trường hợp gian lận bên ngoài Rất may, sự việc đã bị phát hiện và không để lại hậu quả nghiêm trọng Đó là trường hợp một khách hàng của chi nhánh bị mất cắp túi xách Trong túi xách có 2 sổ tiết kiệm, mỗi sổ trị giá 50.000.000đ và chứng minh thư nhân dân đều mang tên khách hàng Người lấy cắp đã mang 2 sổ tiết kiệm và chứng minh thư của khách hàng đến hai phòng giao dịch của chi nhánh để rút tiền nhưng giao dịch viên không cho rút với lý do chữ ký khác so với chữ ký lưu tại ngân hàng Người không xem kỹ chứng minh thư và không kiểm tra chữ ký khách hàng, một nhân viên thử việc mới đã hạch toán tất toán hai sổ tiết kiệm nói trên bằng user của giao dịch viên hướng dẫn Đến lúc kẻ gian mang tiền đi khỏi ngân hàng thì mới bị phát hiện Nhờ có sự giúp đỡ của công an phường Sài Đồng đã truy tìm ra thủ phạm và thu hồi lại được số tiền bị mất Tuy nhiên, trong quá trình chờ thu hồi lại tiền bị mất, hai nhân viên sai phạm đã phải tạm ứng tiền riêng để bồi thường thiệt hại Ở đây, trách nhiệm không chỉ thuộc về một mình nhân viên thử việc mà còn do giao dịch viên hướng dẫn Giao dịch viên hướng dẫn đã vi phạm quy chế của chi nhánh về việc quản lý user, để lộ mật khẩu, cho người khác thực hiện giao dịch trên user của mình mà không kiểm soát Lỗi sai của nhân viên thử việc là tự tiện sử dụng user của người khác để hạch toán Trong quá trình giao dịch, lại không kiểm soát các yếu tố trên sổ tiết kiệm như chữ ký và chứng minh thư mà vẫn thực hiện tất toán sổ tiết kiệm
+ Khiếu nại và tranh chấp của khách hàng: Nhìn chung, tại chi nhánh không có vụ khiếu nại và tranh chấp nào với khách hàng có liên quan đến tòa án Nhưng những vụ khiếu nại nhỏ, lẻ, giải quyết nội bộ tại chi nhánh vẫn thường xuyên diễn ra tại hội sở và các phòng giao dịch Hầu hết các khiếu nại là do khách hàng chưa hiểu, chưa nắm rõ hoặc không nhớ về các giao dịch mình đã thực hiện Tuy nhiên, cũng có một số khiếu nại xuất phát từ lỗi của giao dịch viên không kiểm soát kỹ, hoặc chi sai, thừa thiếu tiền mặt của khách hàng.
+ Lỗi, sai sót về nghiệp vụ kho quỹ: trong quá trình làm việc, sai sót là điều không thể tránh khỏi Trong chi nhánh, có khá nhiều vụ sai sót về tiền mặt do chi thừa – thiếu tiền cho khách hàng Hầu hết các vụ sai sót lớn về tiền mặt đều tìm ra nguyên nhân nhưng có một số vụ không xác định được nguyên nhân và giao dịch viên là người phải đứng ra đền bù cho sai sót của mình Có thể kể đến một số sai sót như:
- Năm 2009, một khách hàng đến rút tiền tại chi nhánh, giấy lĩnh tiền mặt ghi số tiền là 10 triệu đồng, giao dịch viên hạch toán 10 triệu đồng nhưng khi chi tiền,giao dịch viên đưa cho khách hàng 1 bó tiền 100.000 đồng ( tức là 100 triệu đồng).
Cuối ngày, số dư thực tế của giao dịch viên bị chênh thiếu so với số dư trên hệ thống 90 triệu đồng Xem lại bảng kê thu chi tiền mặt, tất cả đều khớp đúng với chứng từ Nhờ có hệ thống camera, giao dịch viên đã tìm ra nguyên nhân do chi nhầm 1 bó tiền 100.000đ với 1 cọc tiền 100.000đ Sau khi liên hệ, khách hàng đã hoàn trả lại đầy đủ số tiền chi thừa Tương tự, một số giao dịch viên cũng gặp phải trường hợp chi nhầm/ chi thừa/ chi thiếu do cộng sai số tiền, đưa nhầm lượng tiền, loại tiền,.… nhưng đòi lại được từ khách hàng.
- Năm 2010, một giao dịch viên của ngân hàng phải đền bù 20 triệu đồng do sai sót không rõ nguyên nhân Ngoài ra, có rất nhiều giao dịch viên cũng phải đền bù các khoản nhỏ, lẻ do các lỗi về thu ngân như kẹp díp tiền, thu nhầm tiền giả, lẫn loại tiền, quên thu tiền nhưng không liên lạc được với khách hàng để đòi lại ( như phí chuyển tiền, phí rút khác chi nhánh)…
- Năm 2012, một giao dịch viên tại phòng giao dịch của chi nhánh khi kiểm quỹ cuối ngày nhận thấy số tồn thực tế của mình chênh thiếu 20 triệu so với tồn quỹ trên máy Đối chiếu sổ sách với hạch toán kế toán, thu/ chi tiền mặt, giao dịch viên không phát hiện được lỗi sai nằm ở đâu Kết quả là khi quỹ chính trung tâm kiểm tra trong số tiền GDV xuất về ( out) có một bó tiền loại 200 nghìn đồng ( theo quy định là 10 xấp tiền, mỗi xấp tiền có 100 tờ - tương đương 200 triệu đồng) của GDV đó có tới 11 xấp tiền 100 tờ 200 nghìn ( tương đương 220 triệu đồng).
Theo quan sát của tác giả, trung bình mỗi năm có khoảng 1-2 vụ sai sót liên quan đến nghiệp vụ kho quỹ có thể thống kê được Số vụ không thống kê được, giao dịch viên tự âm thầm giải quyết hoặc đền bù không hề nhỏ, tuy nhiên thường là ở mức độ thiệt hại ít hoặc có thể khắc phục được Bằng chứng là trong cuộc khảo sát(Phụ lục 05) 94% giao dịch viên thừa nhận đã từng để ra sơ xuất về tiền mặt, số tiền nhầm lẫn khá lớn ( từ 1-10 triệu: 54%, dưới 1triệu là 31%, trên 10 triệu: 15%);nguyên nhân chủ yếu là nhầm lẫn trong thu chi, tính toán (58%), tiếp theo là do hạch toán sai 100% sai sót từ nguyên nhân không phát hiện được tiền giả có thiệt hại dưới 1 triệu đồng. một cửa), để thực hiện 1 giao dịch ( 1 bút toán) mất khoảng 3-10 phút/1 giao dịch tùy theo lượng tiền và mức độ phức tạp của giao dịch Sau tháng 04/2014, có sự thay đổi, một số quầy giao dịch một cửa trở thành hai cửa, thời gian thực hiện một giao dịch tại quầy giao dịch hai cửa tăng lên 10-20 phút Lượng khách hàng tại mỗi quầy cũng tăng lên do thu hẹp số quầy giao dịch vì lượng nhân viên không đổi và một số giao dịch viên bị rút ra để làm nhiệm vụ thủ quỹ. Đa phần khách hàng trong cuộc khảo sát ( Phụ lục 03) chấp nhận và hài lòng với tốc độ xử lý cũng như thủ tục kiểm soát giao dịch tại Agribank Gia Lâm ( 43%
KH cho rằng nhanh, 36% cho rằng bình thường, còn lại 21% đánh giá là chậm) + Vi phạm quy định: Chi nhánh chưa có trường hợp nào vi phạm quy định của cơ quan/ luật pháp.
+ Chính sách sản phẩm dịch vụ: Chi nhánh luôn chấp hành mọi chỉ đạo từ ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam về phát triển sản phẩm dịch vụ, do đó không có số sản phẩm nào được đưa ra nhưng không hoàn thành đúng chương trình
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT GIAO DỊCH TẠI AGRIBANK CN GIA LÂM
Định hướng và mục tiêu công tác kiểm soát giao dịch tại Agribank Gia Lâm
3.1.1 Định hướng phát triển chung hoạt động kinh doanh của Agribank Gia Lâm
Agribank Gia Lâm từ khi thành lập (15/08/1988) đến nay luôn khẳng định vai trò là ngân hàng thương mại lớn trên địa bàn huyện Gia Lâm, thực hiện sứ mệnh dẫn dắt thị trường, đặc biệt trong lĩnh vực phát triển nông nghiệp nông thôn, đi đầu trong việc nghiêm túc chấp hành và thực thi các chính sách của Đảng, nhà nước, sự chỉ đạo của chính phủ, ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam Agribank Gia Lâm là ngân hàng lớn, dẫn đầu về vốn, tài sản, nguồn nhân lực và mạng lưới hoạt động trong hệ thống ngân hàng TMCP đóng tại huyện Gia Lâm Do đó tập trung huy động vốn là nhiệm vụ hàng đầu của chi nhánh, đặc biệt là nguồn vốn huy động từ dân cư, các tổ chức kinh tế và tổ chức xã hội khác Chú trọng huy động nguồn vốn trung và dài hạn cả nội tệ và ngoại tệ.
Bên cạnh mục tiêu huy động vốn, Agribank Gia Lâm cần phải từng bước thực hiện nâng cao chất lượng tín dụng, lấy tín dụng nông nghiệp nông thôn là nhiệm vụ trọng tâm, kiên trì bám mục tiêu hoạt động cho “tam nông” Rà soát hoàn chỉnh hồ sơ các khách hàng đang còn dư nợ, tìm mọi giải pháp thu hồi nợ đã xử lý rủi ro. Nâng cao chất lượng đánh giá, thẩm định đối với những khoản tín dụng cho vay mới.
Trong những năm gần đây, doanh thu từ hoạt động dịch vụ không ngừng tăng cao và đóng góp không nhỏ vào kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh Do đó, cần mở rộng mảng hoạt động dịch vụ, nâng cao sản phẩm dịch vụ toàn diện,triển khai các sản phẩm mới có hiệu quả, thị hiếu trong cơ chế thị trường, chú trọng vào các biện pháp marketing nhằm tăng nguồn thu ngoài tín dụng và nâng cao sức cạnh tranh cho chi nhánh trên địa bàn.
Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực cũng là một trong những mục tiêu lâu dài của chi nhánh Tiếp tục triển khai kế hoạch thực hiện đào tạo, đào tạo lại toàn diện các mặt nghiệp vụ, nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ, khả năng ứng dụng, khai thác công nghệ hiện đại cho cán bộ nhân viên chi nhánh.
Tăng thu, giảm chi cho những danh mục không cần thiết nhằm đảm bảo quỹ thu nhập và nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên, từ đó khích lệ tinh thần làm việc hăng hái và tăng năng suất lao động.
3.1.2 Định hướng và mục tiêu nâng cao chất lượng công tác kiểm soát giao dịch tại Agribank Gia Lâm Để đạt được mục tiêu là nâng cao chất lượng kiểm soát giao dịch, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chi nhánh Gia Lâm cần tập trung vào một số nội dung sau:
Một là, đẩy mạnh và nâng cao chất lượng của công tác kiểm soát giao dịch, toàn diện trên các mặt, vừa giảm thiểu tối đa được rủi ro trong hoạt động, vừa đạt hiệu quả kinh doanh cao, đồng thời mang lại sự hài lòng cho khách hàng khi đến giao dịch tại chi nhánh; tạo lập được một môi trường kiểm soát hiệu quả.
Hai là, vận dụng một cách linh hoạt, mềm dẻo hệ thống cơ chế chính sách, văn bản nội bộ phù hợp với điều kiện, khả năng thực hiện của chi nhánh mà vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật, của ngân hàng Nhà nước, của ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam.
Ba là, rà soát, chỉnh sửa, bổ sung chức năng nhiệm vụ của các phòng ban tại chi nhánh, đảm bảo hệ thống kiểm tra kiểm soát giao dịch được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện trong từng bộ phận nghiệp vụ ở tất cả các phòng giao dịch trực thuộc.
Bốn là, trang bị đủ các điều kiện,phương tiện làm việc, nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, bổ sung các cán bộ công nghệ thông tin có trình độ chuyên môn cao nhằm tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp hoạt động kiểm soát giao dịch thực
Năm là, tiếp tục củng cố bộ máy hậu kiểm, kiểm soát nội bộ, kiểm soát viên, bổ sung các cán bộ có năng lực, có chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp, đổi mới phương thức kiểm tra, tăng cường các nguồn thông tin và chất lượng thông tin, nắm rõ thực trạng hoạt động của từng phòng ban.
Sáu là, thường xuyên kiểm tra, đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát giao dịch đã được thiết lập, tham mưu cho ban lãnh đạo chấn chỉnh kịp thời những tồn tại của hệ thống có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro trong hoạt động giao dịch của chi nhánh.
Bẩy là, tổ chức đào tạo, đào tạo lại nghiệp vụ cho bộ phận giao dịch trực tiếp, nhất là các kiến thức về tin học, các dịch vụ ngân hàng hiện đại như : dịch vụ thẻ, ngân hàng điện tử… Thường xuyên phổ biến, cập nhật các văn bản, quy trình nghiệp vụ mới để nâng cao năng lực làm việc của mỗi cán bộ nhân viên chi nhánh. Tám là, xây dựng được một cơ chế thưởng – phạt phân minh, rõ ràng, tạo động lực khuyến khích cho các cán bộ nhân viên chi nhánh làm việc có hiệu quả, nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc, tăng năng suất lao động, giảm tỉ lệ sai sót trong hoạt động nghiệp vụ.
Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác kiểm soát
* Về bố trí tổ chức bộ máy giao dịch, kiểm soát giao dịch
+ Có sự bố trí nhân sự hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế tại các phòng, tránh tình trạng có những địa điểm giao dịch quá tải trong khi một số phòng khác lại quá nhàn rỗi
+ Chỉ thực hiện luân chuyển giữa các cán bộ đang đảm nhận công việc tương đương, không thực hiện luân chuyển chéo nhiệm vụ, tạo điều kiện cho các cán bộ nhân viên chi nhánh có được sự yên tâm trong công tác, trau dồi kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ với mảng công việc được giao.
+ Không nhất thiết mỗi phòng giao dịch phải bố trí đầy đủ nhân sự cho quầy giao dịch loại 1 và quầy giao dịch loại 2 mà căn cứ vào tình hình thực tế tại mỗi phòng, có thể chỉ bố trí toàn bộ quầy giao dịch loại 2 (một cửa) ( chẳng hạn như đối với những phòng lượng giao dịch ít, số lượng mỗi món tiền giao dịch nhỏ).
+ Quy hoạch lại chỗ ngồi, bàn quầy, bố trí hai nhân viên thủ quỹ và quầy giao dịch loại 1 ngồi cùng một cửa, để tạo sự thuận tiện khi giao dịch cho khách hàng. + Có sự phân công nhiệm vụ linh hoạt, quy định hạn mức giao dịch tiền mặt phù hợp với từng phòng giao dịch, không đánh đồng một mức đối với tất cả các phòng.
* Về chính sách nhân sự trong hoạt động kiểm soát giao dịch
+ Có chính sách quy định trách nhiệm và quyền lợi riêng của thủ quỹ tại phòng giao dịch, đưa nhiệm vụ kiểm tra tồn quỹ tiền mặt cuối ngày của mỗi giao dịch viên vào quy trình bắt buộc đối với thủ quỹ, đồng thời trích phụ cấp riêng đối với nhân viên thủ quỹ thực hiện nhiệm vụ này.
+ Thường xuyên tổ chức tập huấn, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho các bộ phân giao dịch trực tiếp cũng như bộ phận kiểm soát giao dịch gián tiếp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động nghiệp vụ và chất lượng kiểm soát giao dịch.Mạnh tay rà soát, lựa chọn các cán bộ có đủ trình độ năng lực tương xứng với vị trí mình đảm nhận.
+ Tăng cường kiểm tra, kiểm soát của phòng kiểm soát nội bộ và các cấp quản lý nhằm duy trì ý thức tuân thủ chế độ của cán bộ nhân viên ngân hàng Trong bất kỳ hoàn cảnh nào, môi trường nào cũng không được buông lỏng, lơ là việc tuân thủ chế độ, văn bản, và quy trình hoạt động nghiệp vụ.
+ Không ngừng bồi dưỡng , giáo dục đạo đức đối với cán bộ, thường xuyên theo dõi diễn biến về tư tưởng để kịp thời phát hiện, uốn nắn những dấu hiệu khác thường của cán bộ
* Về xử lý sai sót, vi phạm
+ Khi phát hiện ra sai phạm gây thiệt hại cho chi nhánh, phải thông tin báo cáo kịp thời để có các giải pháp khắc phục, ngăn ngừa hoặc xử lý tổn thất Đồng thời kiên quyết xử lý đối với những cá nhân để xảy ra sai sót, vi phạm và chấn chỉnh kịp thời, tránh tái phạm. vào phát hiện lỗi sai thì cũng cần quan tâm tới cách thức, quy trình xử lý sai sót của cán bộ thực hiện nghiệp vụ.
+ Có một cơ chế thưởng – phạt phân minh, rõ ràng, đảm bảo hài hòa giữa quyền lợi và trách nhiệm, thi đua công tác cùng hướng tới các mục tiêu chung của chi nhánh
+ Tăng cường việc phối kết hợp giữa các ban phòng trong việc giám sát các mặt nghiệp vụ Thường xuyên tổng kết, đánh giá những sai sót trong quản trị điều hành để rút kinh nghiệm và có các biện pháp ngăn ngừa, chấn chỉnh, không tái diễn.
* Về nghiệp vụ ngân quỹ
+ Chi nhánh cần tổ chức các buổi tập huấn cho giao dịch viên/ thủ quỹ về phân biệt tiền thật/ giả đối với các loại tiền VNĐ, ngoại tệ.
+ Mỗi giao dịch viên nên có bảng kê tiền excel trên máy tính, khi thu/ chi tiền mặt thực hiện nhập/ kê loại tiền trên máy tính sau đó mới tiến hành kê tiền vào sau mỗi chứng từ Điều này tránh được tình trạng giao dịch viên tính nhầm số tiền, nhầm tổng số tiền đồng thời giúp cho việc kê tiền được chính xác hơn, giảm thiểu tối đa sai sót trong nghiệp vụ ngân quỹ.
* Một số giải pháp khác:
+ Làm tốt công tác thăm dò ý kiến cán bộ sau khi triển khai các sản phẩm, dịch vụ hay quy trình nghiệp vụ mới, từ đó thu được những đóng góp hiệu quả cho quá trình kiểm tra, kiểm soát giao dịch.
+ Quán triệt 100% đăng kí khách hàng mới phải có chứng minh thư trong hạn, rà soát phần scan chữ ký khách hàng và bổ sung thêm chữ viết “họ và tên” nhập vào mạng dữ liệu để dễ so sánh, bổ sung số điện thoại khách hàng vào phần thông tin khách hàng.
Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác kiểm soát giao dịch tại Agribank Gia Lâm
3.3.1 Kiến nghị với Ngân hàng Nhà nước
+ Với vai trò là đầu tàu dẫn dắt các ngân hàng thương mại trong lĩnh vực hoạt động tiền tệ, tín dụng, Ngân hàng Nhà nước cần phải hoàn thiện thể chế và cơ sở hạ tầng hỗ trợ giám sát tài chính ngân hàng Cụ thể:
- Hoàn thiện các dự Luật về ngân hàng theo hướng chính quy và phù hợp với mặt bằng luật pháp quốc tế như : Hoàn thiện khung pháp lý về giám sát tài chính ngân hàng, hoàn thiện quy chế kiểm toán nội bộ độc lập đối với các tổ chức tín dụng cho phù hợp với thực tiễn Việt Nam và thông lệ quốc tế.
- Đẩy mạnh hiện đại hóa công nghệ ngân hàng trên cơ sở tăng cường áp dụng các thông lệ, chuẩn mực quốc tế về hoạt động ngân hàng thương mại, ngân hàng trung ương và giám sát ngân hàng.
+ Ngân hàng Nhà nước cũng cần phải sớm xây dựng và triển khai khuôn khổ quy trình và phương pháp thanh tra, giám sát dựa trên cơ sở tổng hợp và rủi ro; xây dựng hệ thống giám sát rủi ro trong hoạt động ngân hàng có khả năng cảnh báo sớm đối với các tổ chức tín dụng các vấn đề về các rủi ro hoạt động ngân hàng.
3.3.2 Kiến nghị với ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển Nông Thôn Việt Nam
Về quy trình, chính sách hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm soát giao dịch
+ Hoạt động ngân hàng mang tính đặc thù cao, tiềm ẩn nhiều rủi ro bởi vậy những quy định của pháp luật đối với những hoạt động ngân hàng thường rất chặt chẽ nghiêm ngặt, và thường xuyên có sự sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế cho phù hợp điều kiện cũng như chủ trương phát triển của nền kinh tế trong từng thời kỳ. Việc tuân thủ các quy định của pháp luật luôn luôn phải được đặt lên hàng đầu, vì vậy cần phải chú trọng đến việc cập nhật, hệ thống hóa các văn bản pháp luật từ đó xây dựng, thiết lập các chính sách, quy trình nội bộ đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật, đáp ứng được yêu cầu quản lý nhằm: giảm thiểu rủi ro, chống gian lận đem lại an toàn hiệu quả cho hoạt động ngân hàng Trong các chính sách, quy trình đó phải thiết kế cài đặt các chốt kiểm soát đầy đủ, hợp lý hiệu quả đảm bảo các nguyên tắc: Phân công phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn; cụ thể:
+ Hiện nay nay một số văn bản, quy trình, quy định của Ngân hàng Nông ngân hàng cần thực hiện tốt công tác thăm dò ý kiến đóng góp, rà soát, sửa đổi để chấn chỉnh phù hợp hơn với tình hình kinh doanh thực tế.
+Tiếp tục xây dựng hoàn thiện bổ sung cơ chế chính sách trong kiểm soát giao dịch: quy chế, quy trình, kế hoạch kiểm soát cụ thể theo sát với chuẩn mực; Đồng thời xây dựng,ban hành cẩm nang hướng dẫn cụ thể việc thực hiện kiểm soát đối với từng nghiệp vụ giao dịch của ngân hàng
Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, mạng dữ liệu nội bộ
+ Công nghệ thông tin là một trong những trợ thủ đắc lực và hiệu quả nhất trong quy trình kiểm soát giao dịch Tuy nhiên, tình trạng lỗi mạng, treo hệ thống vẫn thường xuyên xảy ra, điều này gây khó khăn cho quá trình tác nghiệp của ngân hàng cũng như tạo ra sự khó chịu, bất tiện cho khách hàng Bên cạnh đó, có một số nghiệp vụ giao dịch, công nghệ thông tin vẫn chưa làm tốt vai trò quản lý, giám sát, kiểm soát của mình Do đó, cần nghiên cứu cải tiến hệ thống phần mềm để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao trong giai đoạn mới ( Như nên có chương trình nhận diện khách hàng bằng dấu vân tay, tăng tính bảo mật cũng như giúp giao dịch viên dễ dàng thực hiện công việc nhận dạng khách hàng của mình)
+ Tuyển dụng các nhân sự giỏi để có thể xử lý nhanh các tình huống khi hệ thống mạng dữ liệu nội bộ gặp trục trặc, tránh gây ảnh hưởng lớn trên toàn diện rộng.
Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn Việt Nam chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự đầu vào cho các chi nhánh Do vậy, trình độ nguồn nhân lực của chi nhánh phụ thuộc rất nhiều vào chính sách tuyển dụng, cũng như đào tạo, đãi ngộ của ngân hàng trung ương Do đó, tác giả xin đề cập một số kiến nghị như sau:
Về chính sách tuyển dụng: Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn về chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp Công tác tuyển dụng phải đảm bảo trung thực khách quan nhằm tuyển dụng được các cán bộ đủ năng lực, trình độ, đạo đức Trên cơ sở quy mô tăng trưởng hoạt động và quy mô lao động của toàn hàng, phải tính toán số lượng cán bộ kiểm tra cần thiết để tuyển dụng đầy đủ, kịp thời đáp ứng yêu cầu của công việc.
Về chính sách đào tạo: Hàng năm phải tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, cập nhật kiến thức cho cán bộ, đặc biệt là cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát phải có chương trình đào tạo theo chuẩn mực Việt Nam và chuẩn mực quốc tế, các đào tạo về kinh nghiệm kiểm tra thực tế tại chi nhánh.
Về chính sách đãi ngộ: Phải có chế tài thưởng phạt công bằng minh bạch nhằm khuyến khích nhân viên trong công tác nghiệp vụ Chế tài thưởng phạt cũng có tác dụng trong việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận và sai sót (rủi ro nghiệp vụ) trong ngân hàng, khuyến khích nhân viên tự hoàn thiện việc thực hiện nhiệm vụ, có ý thức tuân thủ đúng các quy định, có ý thức nhắc nhở và tố giác những hành vi sai phạm trong ngân hàng Do đó việc thiết lập được một chế tài: thưởng, phạt công bằng và minh bạch sẽ là động lực thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro.
Trên cơ sở định hướng phát triển chung hoạt động kinh doanh của Agribank chi nhánh Gia Lâm, chương III luận văn đã đề xuất một cách có hệ thống và khá chi tiết các nhóm giải pháp đối với Agribank chi nhánh Gia Lâm và những kiến nghị tớiNgân hàng Nhà Nước Việt Nam cũng như Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam nhằm giải quyết những hạn chế còn tồn tại đồng thời nâng cao chất lượng hệ thống KSGD tại Agribank chi nhánh Gia Lâm.
