CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ DỰ TRỮ TẠI DOANH NGHIỆP
Hàng dự trữ trong doanh nghiệp
2.1.1.Khái niệm hàng dự trữ
Hàng dự trữ là những hạng mục hàng hóa nhàn rỗi đang chờ để đưa vào sử dụng trong tương lai Hàng dự trữ bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng cụ phụ tùng, thành phẩm dự trữ,… Các loại hệ thống sản phẩm sản xuất khác nhau sẽ có mức dự trữ khác nhau và xu hướng dự trữ cũng khác nhau.
Trong lĩnh vực sản xuất, sản phẩm phải trải qua một quá trình chế biến dài, từ nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra Hàng dự trữ bao gồm hầu hết các loại từ nguyên vật liệu, bán thành phẩm trong dây chuyền và thành phẩm đến tận tay người tiêu dùng Trong sản xuất chế tạo, xu hướng dự trữ thường ở mức cao. Trong lĩnh vực thương mại, hàng dự trữ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị bán Vì vậy trong các doanh nghiệp thương mại không co dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất Trong thương mại, các nhà bán buôn, bán lẻ đầu tư vào dự trữ hàng hóa với tỷ lệ rất cao.
Hàng dự trữ được phân chia theo nhiều cách:
Dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ chuẩn bị, dự trữu theo mùa vụ.
Dự trữ tĩnh (đang trong kho) và dự trữ động (đang ngoài đường)
Dự trữ đơn kỳ (chỉ dự trữ 1 lần, không có ý định tái tạo dự trữ), dự trữ đa kỳ ( hàng hóa được dự trữ với một lượng nhất định, trong khoảng thời gian nhất định và sẽ được tái tạo khi đến mức cần phải tái tạo).
2.1.2 Sự cần thiết hàng dự trữ
Trong lĩnh vực thương mại, hàng dự trữ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị bán Việc đầu tư vào dự trữ hàng hóa với tỷ lệ rất cao trên tổng tài sản.Hàng dự trữ đảm bảo sự gắn bó, liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các giai đoạn của quá trình sản xuất Khi cung và cầu về một loại hàng hóa nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ, việc duy trì thường xuyên một lượng dự trữ nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là việc làm hết sức cần thiết Nhờ duy trì dự trữ, quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh được tiến hành liên tục, tránh được sự thiếu hụt đứt quãng của quá trình sản xuất.
Hàng dự trữ đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng trong bất kỳ thời điểm nào Đây cũng là cách tốt nhất để duy trì và tăng số lượng khách hàng của doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường, việc duy trì khách hàng là rất khó khăn, ngược lại để mất đi một khách hàng là rất dễ Vì vậy, Doanh nghiệp cũng cần phải bỏ ra một số chi phí nhất định để thỏa mãn nhu cầu của họ.
Từ đó, góp phần bảo đảm ổn định sản xuất và số lượng lao động khi nhu cầu biến động, khắc phục sai sót trong dự báo cầu, bảo vệ doanh nghiệp trước các sự kiện làm đình trệ hoạt động kinh doanh như đình công, thiên tai, chiến tranh, có thể giảm thiểu được một số chi phí khi mua hàng.
2.1.3 Phân loại hàng dự trữ theo kỹ thuật phân tích ABC
Hàng dự trữ thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp Vì vậy, việc quản lý, kiểm soát tốt hàng dự trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm tiến hành liên tục và có hiệu quả. Tuy nhiên, không phải mọi loại hàng hóa dự trữ đều có vai trò như nhau, được quan tâm như nhau trong việc bảo quản.Để quản lý, kiểm soát hàng dự trữ có hiệu quả cần phải phân nhóm hàng dự trữ.
Kỹ thuật phân tích ABC trong phân nhóm hàng dự trữ được đề xuất dựa vào nguyên tắc Pareton (Pareto là một nhà kinh tế Italia vào thế kỷ thứ 19) Theo đó, toàn bộ hàng dự trữ của Doanh nghiệp được phân thành 3 nhóm A, B và C căn cứ vào mối quan hệ giữa giá trị và số lượng chủng loại hàng hóa dự trữ hàng năm. Giá trị hàng hóa dự trữ hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá một đơn vị dự trữ với lượng dự trữ hàng năm.
Số lượng chủng loại hàng hóa là số lượng các loại hàng hóa dự trữ của doanh nghiệp trong năm.
Nhóm A gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm 70-80% tổng giá trị hàng hóa dự trữ, về số lượng chủng loại chỉ chiếm khoảng 15% tổng số chủng loại hàng dự trữ.
Nhóm B gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình, khoảng 15-25% tổng giá trị hàng dự trữ về số lượng chủng loại chiếm khoảng 30% tổng số chủng loại hàng dự trữ.
Nhóm C gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm ở mức thấp, giá trị hàng năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị hàng hóa dự trữ, về số lượng chủng loại chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng dự trữ.
Có thể biểu diễn bằng đồ thị các phân nhóm ABC như sau:
Kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị dự trữ có những tác dụng sau: Các nguồn vốn dùng mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C, do đó cần ưu tiên thích đáng vào nhóm A.
Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên hơn trong cách bố trí, kiểm tra, kiểm soát, về hiện vật Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.
Trong dự báo nhu cầu dự trữ chúng ta cần áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau Nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các nhóm khác.
Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tăng lên không ngừng, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng.
Nội dung của quản trị dự trữ trong doanh nghiệp
2.2.1 Khái niệm quản trị dự trữ
Quản trị dự trữ theo cách tiếp cận quá trình: gồm các hoạt động quản trị liên quan đến hoạch định, tổ chức, kiểm soát hàng hóa dự trữ trong doanh nghiệp nhằm đặt được các mục tiêu xác định.
Quản trị dự trữ cách tiếp cận theo nội dung: Quản trị hàng hóa được tiến hành trên ba phương diện chính là quản trị dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật, quản trị kinh tế dự trữ và quản trị dự trữ về mặt giá trị.
Quản trị dự trữ trong doanh nghiệp phải giải quyết được hai vấn đề trái ngược nhau, đó là một mặt doanh nghiệp cần phải có dự trữ để sản xuất liên tục không bị gián đoạn, đảm bảo đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất kỳ tình huống nào, nhưng mặt khác phải làm thế nào để khi dự trữ tăng lên, doanh nghiệp chỉ tốn thêm chi phí dự trữ ở mức thấp nhất.
2.2.2 Vai trò của quản trị dự trữ
Quản trị dự trữ hàng hóa đảm bảo cho hàng hóa trong kho đủ về số lượng, đáp ứng được nhu cầu của sản xuất, có cấu bán ra của doanh nghiệp, không làm cho quá trình bán ra của doanh nghiệp bị gián đoạn, tránh ứ đọng hàng hóa.
Quản trị dự trữ hàng hóa đảm bảo cho lượng vốn hàng hóa tồn tại dưới hình thái vật chật ở mức tối ưu.
Quản trị dự trữ hàng hóa góp phần tránh gây tổn thất tài sản của doanh nghiệp.Quản trị dự trữ hàng hóa tốt sẽ góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp.
Chi phí dự trữ có thể được xác định là toàn bộ các chi phí có liên quan đến hoạt động dự trữ của Doanh nghiệp, bao gồm các chi phí cơ bản sau đây:
Chi phí mua hàng (C mh ): (Giá trị lô hàng): Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưởng nhiều đến việc lựa chọn mô hình dự trữ, trừ mô hình khấu trừ theo lượng mua.
Cmh= P*Q Trong đó: P là giá mua đơn vị sản phẩm, Q là số lượng (khối lượng) hàng cần mua.
Chi phí đặt hàng: Là toàn bộ các chi phí phát sinh theo mỗi lần đặt hàng và nhận hàng Nó bao gồm các chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại), các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc chuyển hàng hóa đến kho của Doanh nghiệp
Cđh = S* Q D Trong đó: S: chi phí cho một lần đặt hàng
D: Nhu cầu hàng hóa trong kỳ kế hoạch (1 năm)
Q: Số lượng (Khối lượng) cho một lần đặt hàng.
Chi phí đặt hàng tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng và nhận hàng, tỷ lệ nghịch với số lượng (khối lượng) hàng hóa trong một đơn hàng, càng nhiều lần đặt hàng thì chi phí này càng cao và ngược lại.
Chi phí lưu kho: Là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động bảo quản dự trữ trong khoảng thời gian nhất định.
C lk = H* Q 2 ; H = I *Pr Trong đó: H là chi phí lưu kho trên một đơn vị sản phẩm dự trữ.
I : Tỷ lệ chi phí lưu kho
Pr: Giá mua đơn vị hàng hóa
Chi phí này tỷ lệ thuận với số lượng hàng hóa lưu trữ trong kho, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp và từng sản phẩm khác nhau, tuy nhiên nó có thể bao gồm những chi phí có thể được thống kê theo bảng dưới đây:
Nhóm chi phí Tỷ lệ so với giá trị dự trữ
Chi phí về nhà cửa và kho tàng:
Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa
Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng
Chi phí thuê nhà đất chiếm 3-10%
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện:
Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị
Chi phí vận hành thiết bị chiếm 1-4%
Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản trị hàng dự trữ chiếm từ 3-5%
Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ
Thuế đánh vào hàng dự trữ
Chi phí bảo hiểm hàng dự trữ chiếm từ 6-24%
Thiệt hại hàng hóa dự trữ do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được chiếm từ 2-5%
Tỷ lệ từng loại chi phí trên chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào từng loại Doanh nghiệp, địa điểm phân bổ, lãi suất hiện hành Thông thường, chi phí lưu kho hàng năm chiếm xấp xỉ 40% giá trị hàng dự trữ
Từ đó ta có thể tính được tổng chi phí dự trữ:
TC = C đh + C lk hay TC = S ¿ Q D + H * Q 2
Trong điều kiện nhất định, dự trữ quá cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư vào dự trữ, dự trữ thấp sẽ tốn kém chi phí trong việc đặt hàng, chuyển đổi lô hàng, bỏ lỡ cơ hội thu lợi nhuận.
Thiệt hại do thiếu hụt dự trữ: Là những chi phí phát sinh khi hàng hóa dự trữ bị thiếu không đủ để đáp ứng cầu Những chi phí này bao gồm việc bỏ lỡ cơ hội bán hàng hiện tại, bỏ lỡ cơ hội thu lợi nhuận trong tương lai Đây là những chi phí cơ hội do thiếu dự trữ.
Các chi phí tăng lên khi tăng dự trữ:
Chi phí lưu kho : là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc lưu trữ như:
Chi phí về vốn: đầu tư vào dự trữ phải được xét như tất cả cơ hội đầu tư ngắn hạn khác Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng dự trữ phải chấp nhận phí tổn cơ hội về vốn Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào dự trữ là tỷ suất sinh lợi của dự án đầu tư cơ hội cao nhất.
Chi phí kho: Bao gồm chi phí lưu giữ dự trữ như chi phí kho bãi, tiền lương nhân viên quản lý kho, chi phí sử dụng các thiết bị phương tiện trong kho (giữ nóng, chống ẩm, làm lạnh,…)
Mô hình khấu trừ theo số lượng QDM
Để tăng khuyến khích mua hàng, nhiều công ty thường áp dụng chính sách chiết khấu khi lượng mua tăng lên, đó là chính sách khấu trừ theo số lượng Khi mua nhiều mỗi lần, dự trữ sẽ tăng lên làm cho chi phí lưu kho tăng , nhưng chi phí đặt hàng lại giảm.
Mục tiêu đặt ra là chọn mức đặt hàng sao cho tổng chi phí hàng dự trữ hàng năm ( gồm chi phí mua, chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho) là nhỏ nhất.
Mô hình QDM áp dụng cho bên mua (hoặc bên nhận hàng một lần hoặc nhận hàng nhiều lần) trong điều kiện giá cả mua hàng hóa thay đổi theo lượng mua mỗi lần.
Tổng chi phí hàng dự trữ hàng năm xác định theo công thức:
TC = D×P r + Q D × S+ Q 2 × I × Pr ( nhận hàng 1 lần)
Hoặc: TC = D×P r + Q D × S+ Q 2 × ( 1− d p ) × I × Pr (nhận hàng nhiều lần)
Trong đó: Pr là giá mua đơn vị hàng hóa.
D× Pr là chi phí mua hàng/năm
I là chi phí lưu kho tính theo giá mua
Bước 1: Ứng với mức giá Pri xác định quy mô đơn hàng Q * i:
Q * i = √ I × Pri×〔 2 D × S 1− p d 〕 (Nhận hàng nhiều lần) Bước 2: Xác định lượng hàng điều chỉnh Q ** theo mỗi mức khấu trừ khác nhau Ở mỗi mức khấu trừ, nếu lượng hàng đã tính ở bước 1 thấp không đủ điều kiện để hưởng mức giá khấu trừ, chúng ta điều chỉnh lượng hàng lên đến mức tối thiểu để được hưởng mức giá khấu trừ Ngược lại, nếu lượng hàng cao hơn, ta điều chỉnh về mức giá tối đa.
Nếu Qi * € Ri Qi **= Qi *
Nếu Qi * < Rimin Qi **= Rimin
Nếu Qi * > Rimax Qi **= Rimax
Trong đó: Ri là mức ngưỡng giá i: [Ri min, Ri max]; Qi ** là quy mô đơn hàng điều chỉnh.
Bước 3: Xác định tổng chi phí hàng năm:
2 × I × Pri¿ ¿ ( nhận hàng 1 lần) Hoặc: TC = D×Pri +
2 × ( 1− d p ) × I × Pri ¿ ¿ (nhận hàng nhiều lần)
Bước 4: Chọn Q ** nào có tổng chi phí hàng dự trữ thấp nhất đã tính ở bước 3. Đó chính là lượng hàng tối ưu trong một đơn hàng.
Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị dự trữ tại doanh nghiệp
2.4.1 Các nhân tố bên trong
Nhân lực là một nguồn lực rất quan trọng vì nó đảm bảo nguồn sáng tạo trong mọi tổ chức Trình độ nguồn nhân lực thực hiện công tác quản trị dự trữ thể hiện ở trình độ quản lý của các cấp lãnh đạo, trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên, trình độ tư tưởng văn hoá của mọi thành viên trong doanh nghiệp Trình độ nguồn nhân lực cao sẽ bao hàm lượng chất xám cao, thể hiện trong hiệu quả công việc mà họ đảm nhận Đội ngũ con người này càng có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm dày, cùng với trình độ văn hóa tốt sẽ làm nâng cao sức mạnh tập thể của doanh nghiệp Doanh nghiệp sẽ ngày càng phát triển, tạo được vị trí vững chắc của mình trên thương trường và trong lòng công chúng, hướng tới sự phát triển bền vững. Việc lựa chọn đội ngũ nhân viên trong công tác quản trị dự trữ cũng hết sức là quan trọng Công ty không thể giao nhiệm vụ tùy ý cho bất kỳ ai mà phải có sự lựa chọn kỹ lưỡng, dựa trên các tiêu chuẩn, yêu cầu công việc đã được mô tả trước đó. Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của Công tác quản trị dự trữ Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên của mình nên họ phải nắm rõ được về nhân viên, phải nắm rõ được khả năng của từng người, biết được người nào có khả năng đảm nhận tốt công việc được giao, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn.
Ví dụ: Đối với Nhân viên mua hàng
Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại hành vi dễ sai lầm nhất là mua hàng Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh Doanh nghiệp không thể giao hàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng được mà doanh nghiệp phải có sự lựa chọn Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:
Kiến thức phong phú: Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm được các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trường và biết phân tích ảnh hưởng của thị trường, nắm được chính sách kinh tế của nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua.
Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị trường về nhu cầu và giá cả.
Có khả năng giao tiếp :Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm phán kinh doanh.
Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng Chọn được một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp.
2.4.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
Cơ cấu tổ chức của Bộ máy quản trị công ty cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quản trị dự trữ của công ty Một bộ máy quản trị tốt, là một bộ máy được tổ chức và hoạt động theo chức năng nhiệm vụ cụ thể Các bộ phận chức năng hoạt động độc lập, có sự tương hỗ với nhau sẽ làm giảm sự chồng chéo, giảm được thời gian khi ra quyết định, thông tin sẽ được trao đổi, phản hồi một cách liên tục, giúp nhà quản trị sớm nắm bắt được tình hình, để có những giải pháp kịp thời khi có biến cố xảy ra.
2.4.1.3 Đặc tính về sản phẩm, chất lượng sản phẩm và công tác tiêu thụ sản phẩm Đặc tính về sản phẩm, chất lượng sản phẩm Đặc tính về sản phẩm, chất lượng sản phẩm cũng là một trong những vấn đề được quan tâm và chú trọng trong quản trị dự trữ hàng hóa Để đảm bảo hiệu quả của Công tác quản trị dự trữ, nhà Quản trị cần phải am hiểu rõ về đặc tính của sản phẩm như sản phẩm như thế nào, điều kiện bảo quản ra làm sao, thời gian sử dụng của sản phẩm được bao lâu,…để đảm bảo được chất lượng khi đưa vào lưu thông Khi nắm bắt được đặc tính về sản phẩm, Công ty sẽ chủ động trong việc lập kế hoạch dự trữ cũng như công tác lưu kho và bảo quản để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.
Công tác tiêu thụ sản phẩm
Chiến lược kinh doanh: có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình theo chiến lược Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hướng đi của mình Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lí.
Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanh nghiệp sẽ bán cái gì? cho đối tượng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh, có chính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp Muốn đạt được kết quả trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có một chính sách sản phẩm hợp lí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất Khi có chính sách sản phẩm doanh nghiệp sẽ hình thành được phương hướng kinh doanh, đầu tư nghiên cứu đúng hướng Với mỗi sản phẩm luôn gắn liền với một chu kì sống nhất định nên để có một chính sách sản phẩm đúng đắn thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu chu kì sống của sản phẩm nhằm xác định xem sản phẩm đó đang ở giai đoạn nào của chu kì sống Mặt khác với mỗi sản phẩm doanh nghiệp phải đi nghiên cứu xem tình hình tiêu thụ của sản phẩm đó trên thị trường và của bản thân doanh nghiệp đó nh nào.
Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng cung ứng Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lượng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra Nếu kế hoạch không hợp lí sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn.
Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thường kinh doanh nhiều mặt hàng Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định Có những mặt hàng giữ vị trí chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu Những mặt hàng chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí số lượng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có sự chọn lựa Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải trả lời câu hỏi :
Câu hỏi “Mua cái gì “ : Để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết được nhu cầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là người bán cái khách hàng cần mua chứ không phải cái doanh nghiệp có.
Câu hỏi “Mua khi nào”: xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất và đúng thời điểm nhất.
Câu hỏi “Mua của ai”: Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp cần Thông thường doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số nhà cung cấp phụ Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trường và giá cả. Câu hỏi “Mua với giá bao nhiêu”: Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tình hình thị trường Nếu mua được hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Câu hỏi “Mua với số lượng bao nhiêu”: doanh nghiệp cần phải tính toán được chính xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lượng hợp lí không thừa cũng không nên thiếu
Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau Ví dụ giữa giá cả và chất l- ượng, cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có được thứ tự ưu tiên Chính sách mua hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hướng dẫn chỉ đạo trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng.
Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trước Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ như thế nào, và nếu có được kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng được một kế hoạch hợp lí hơn.
2.4.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Kinh nghiệm quản trị dự trữ tại một số doanh nghiệp
Tùy vào chiến lược kinh doanh cụ thể mà các doanh nghiệp trong ngành có những chiến lược dự trữ khác nhau. Đối với các nhà cung ứng nước ngoài như Hockley (Anh Quốc), BASF (Pháp), họ có sức mạnh của vị thế thương hiệu, họ chỉ sản xuất theo các đơn đặt hàng và không tổ chức bán trực tiếp đến tay người tiêu dùng, nên công tác quản trị dự trữ nguyên vật liệu đầu vào phục vụ sản xuất được lập theo 1 quy trình sẵn Kế hoạch sản xuất họ nắm bắt được chính xác số lượng cần sản xuất trong năm, định mức thời gian sản xuất cũng như định mức hao hụt cũng được tính toán kỹ lưỡng,nhằm đảm bảo tốt được quá trình sản xuất được liên tục, mà chi phí cho dự trữ đầu vào vẫn ở mức tối ưu Và ở các Doanh nghiệp này, họ đã và đang áp dụng mô hình quản trị dự trữ JIT trong quản trị nguyên vật liệu đầu vào thông qua sự hỗ trợ củaCông nghệ thông tin Nhờ áp dụng mô hình này, Luồng “nguyên vật liệu” lưu hành trong quá trình sản xuất và phân phối được lập chi tiết cho từng bước sao cho công đoạn tiếp theo thực hiện được ngay sau khi công đoạn trước hoàn thành Không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi sản phẩm đầu vào Mô JIT tăng cường sự kết hợp chặt chẽ giữa các Doanh nghiệp này và nhà cung cấp, giảm được 40%-45% lượng hàng tồn kho so với các năm trước khi áp dụng JIT, chất lượng sản phẩm được tốt hơn, tăng 15% năng suất do giảm thời gian chờ đợi, giảm 35% số lượng lao động gián tiếp, và quan trọng hơn nữa là giảm được áp dụng của khách hàng. Đối với các nhà sản xuất trong nước, hay là các Văn phòng đại diện của một số hàng nước ngoài như Syngenta, Map Pacific Singapore, thì các nhà cung ứng này thực hiện công tác quản trị dự trữ khá tương đồng với công ty TNHH Ứng dụngKHKT và Dịch vụ Minh Quang mà tôi đang nghiên cứu Các nhà cung ứng này đều phải dự báo cầu sản phẩm để lập được kế hoạch dự trữ đầu vào và cả đầu ra nhằm đảm bảo đáp ứng được cầu thị trường.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH ỨNG DỤNG KHKT VÀ DỊCH VỤ MINH QUANG 37
Giới thiệu chung về Công ty TNHH Ứng dụng KHKT và Dịch vụ
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
• 10/2010 Công ty được thành lập được sự cho phép của Sở kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội tại Trụ sở là Tập thể Viện sốt rét – Ký sinh trùng – Công trùng TƯ. Công ty là đại lý phân phối hóa chất diệt muỗi và côn trùng gây hại cho các công ty hoá chất Sumitomo(Nhật Bản), Map Pacific (Singapore), Syngenta (Bỉ) ,BASF (Đức) Công ty Cổ phần Anh Quốc, Công ty hóa chất Nam Việt (TP HCM)…tại thị trường Việt Nam
• 08/2012 Công ty đã được trở thành nhà phân phối độc quyền sản phẩm Permethrin 50EC – dung tích 200ml của Map Pacific tại toàn bộ thị trường Việt Nam.
• 10/2012 Công ty đã được trở thành nhà phân phối độc quyền toàn bộ các sản phẩm của Công ty hóa chất Nam Việt tại thị trường Miền Bắc – Việt Nam
• 03/2013 Công ty đã được trở thành nhà phân phối độc quyền sản phẩm Icon 2.5CS của Syngenta Việt Nam tại toàn bộ thị trường Việt Nam.
• 01/2014 Công ty đã được lựa chọn là nhà phân phối độc quyền sản phẩm Ale 10CS (sau khi được đưa vào thị trường Việt Nam) của Map Pacific tại toàn bộ thị trường Việt Nam.
• 06/2014 Công ty đã được trở thành nhà phân phối độc quyền sản Icon 10CS, Klerax của Syngenta tại toàn bộ thị trường Việt Nam.
• Công ty duy trì cơ cấu tổ chức gồm 5 bộ phận: Sale, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính kế toán, Bộ phận kho và Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng Khkt trong diệt và kiểm soát côn trùng hại
• 21 đại lý phân phối cấp 1 tại 18 tỉnh thành trên cả nước: Lạng Sơn, BắcNinh, Bắc Giang, Lào Cai, Yên Bái, Thái Nguyên, Quảng Ninh, Hải Phòng, Hà
Nội, Hưng Yên, Hải Dương, Thái Bình, Nam Định, Ninh Bình, Nghệ An, Thanh Hóa, Hà Tĩnh, Đà Lạt.
Sứ mạng: Trở thành nhà phân phối hóa chất diệt và kiểm soát côn trùng hại với những ứng dụng công nghệ tiên tiến nhất Tìm kiếm và nghiên cứu các giải pháp hữu ích giúp người tiêu dùng có thể diệt và kiểm soát được côn trùng gây bệnh, nông dân cải thiện mùa màng, tăng năng suất thông qua những công nghệ độc quyền Mang đến nhiều lợi ích cho khách hàng thông qua việc sử dụng những sản phẩm hóa chất và kiểm soát dịch hại an toàn do công ty phân phối Xây dựng đội ngũ nhân viên vững mạnh, đoàn kết, hỗ trợ cùng nhau đưa công ty lên tầm cao mới.
Tầm nhìn:Trở thành nhà phân phối hàng đầu trong nước với các sản phẩm chất lượng cao, an toàn, giá cả cạnh tranh, mang đến nhiều lợi ích cho người tiêu dùng với năng suất cao, chất lượng tốt
3.1.2.Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Công ty
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức Bộ máy quản trị công ty
Bộ máy quản trị công ty được bố trí theo mô hình trực tuyến chức năng: mỗi bộ phận, phòng ban có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đảm bảo hỗ trợ, song hành hoạt động và quản trị lẫn nhau Lãnh đạo công ty (Giám đốc) trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty.
Bộ phận Sale Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Bộ phận kho
Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng KHKT diệt và kiểm soát côn trùng hại
Ban Giám đốc Công ty: Đảm nhiệm nhiệm vụ tổ chức hoạt động, quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty.
Có toàn quyền quyết định mục tiêu, phương hướng , nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của Công ty và những vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty phù hợp với pháp luật.
Bộ phận Sale: Có nhiệm vụ đón tiếp khách hàng, trưng bày hàng hóa tại văn phòng giới thiệu sản phẩm, hướng dẫn và tư vấn khách hàng về các chủng loại sản phẩm Khi khách hàng có nhu cầu mua, nhân viên bán hàng có nhiệm vụ là lập phiếu đặt hàng và tiếp nhận thanh toán của khách hàng Ngoài ra, nhân viên bán hàng còn phải tiếp nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng, báo cáo lên giám đốc Công ty để có những giải pháp phù hợp và kịp thời nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Bộ phận kho: có nhiệm vụ tiếp nhận hàng hóa nhập kho, bảo quản và dự trữ hàng hóa, sãn sang phục vụ cho quá trình bán hàng.
Phòng Kinh doanh: có nhiệm vụ lập kế hoạch , chiến lược kinh doanh sao cho hiệu quả kinh doanh là cao nhất dựa trên sự nghiên cứu thị trường: nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, đối thủ cạnh tranh, … nhằm giúp giám đốc đưa ra quyết định đúng đắn Ngoài ra, bộ ph ận kinh doanh còn kết hợp với các bộ phận khác như kế toán trong công việc quản lý công nợ với các nguồn cung cấp hàng, với các đại lý, quản lý hệ thống mã vạch, mã hàng, thực hiện các công việc nghiệp vụ về quản lý kho, xuạt nhập kho, quy định giá bán hàng Phòng Kinh doanh còn đảm nhiệm cả công tác mua hàng đầu vào cho Công ty.
Phòng kế toán: có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ cảu quá trình kinh doanh theo kỳ kinh doanh Lập các bản báo cáo tài chính của năm, căn cứ để phân tích hoạt động của Công ty trong năm, từ đó đưa ra các đánh giá theo các bộ tiêu chí đánh giá hoạt động tài chính Từ đó, kịp thời đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của sử dụng vốn kinh doanh.
Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng KHKT diệt và kiểm soát côn trùng hại: có chức năng, nhiệm vụ là nghiên cứu, tìm hiểu, thử nghiệm các loại hóa chất diệt côn trùng để xác định được độ kháng của hóa chất theo từng khu vực địa lý mà Công ty đang phân phối, từ đó tìm ra được phương pháp diệt hiệu quả thông qua các tỷ lệ pha hóa chất, sự kết hợp giữa các nhóm hóa chất trên tiêu chí là hiệu quả diệt cao nhất trong nồng độ cho phép với chi phí là hợp lý nhất
Bộ phận bảo vệ: có nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự trong và ngoài cửa hàng giới thiệu sản phẩm, giúp khách hàng xếp xe và trông giữ xe cho khách hàng Ngoài ra, bảo vệ còn trông kho hàng của Công ty tránh việc trộm cắp, thất thoát.
Mô hình này có ưu điểm: việc truyền đạt các mệnh lệnh, chỉ thị của giám đốc cũng như việc phản ánh lại tình hình thực hiện mệnh lệnh được trực tiếp và nhanh chóng Tuy nhiên, mô hình này lại đòi hỏi phải có sự phối kết hợp và hỗ trợ một cách hợ lý và nhiệt tình về công việc, trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận khác nhau trong Công ty.
Chức năng: Công ty TNHH Ứng dụng KHKT và Dịch vụ Minh Quang là một đơn vị kinh tế hoạt động trên lĩnh vực thương mại dịch vụ Chức năng chủ yếu của công ty là hoạt động dưới hình thức phân phối các sản phẩm hóa chất diệt côn trùng gây hại và cung câp các giải pháp cũng như dịch vụ xử lý diệt côn trùng hại.
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị dự trữ tại Công ty TNHH Ứng dụng KHKT và Dịch vụ Minh Quang
+ Các nhân tố bên trong:
Nhân lực: Nguồn nhân lực tham gia vào công tác quản trị dự trữ tại Công ty là nhân sự phòng kinh doanh kết hợp với lại bộ phận kho.
Bảng 3.12: Cơ cấu, trình độ, kinh nghiệm của Nhân viên quản trị dự trữ
Phòng Kinh doanh Bộ phận kho SL
Nguồn: Phòng Kê toán Với nhân sự phòng kinh doanh, họ đảm nhiệm trực tiếp xây dựng bảng dự trù dự trữ cho năm kinh doanh kế hoạch (dự trữ cái gì, số lượng dự trữ trong khoảng thời gian xác định là bao nhiêu, thời điểm đặt hàng như thế nào) và họ đảm nhận luôn công tác mua hàng Đội ngũ nhân sự này nhìn nhận chung là có kiến thức, trình độ kinh nghiệm chuyên môn về kinh doanh, phân phối sản phẩm, am hiểu thị trường, có trình độ văn hóa tốt Tuy nhiên, đội ngũ nhân sự này thực sự chưa có kiến thức khoa học về các phương pháp dự báo dự trữ, hay áp dụng các mô hình dự trữ vào trong quản trị dự trữ, mà họ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm rút kết từ bản thân trong quá trình thực hiện công tác quản trị dự trữ Nên hiệu quả công tác quản trị dự trữ vẫn chưa được tối ưu.
Nhân sự bộ phận kho, đội ngũ nhân sự tuy chỉ là trình độ chuyên môn ở mức độ cao đẳng và trung cấp, nhưng lại có nhiều năm kinh nghiệm Về cơ bản, họ cũng đáp ứng được nhu cầu công việc như lập chứng từ kho (sổ lưu kho, chứng từ xuất nhập kho, biên bản kiểm kê hàng hóa,…),tiếp nhận hàng nhập kho, xuất hàng khỏi kho, bốc xếp hàng vào kệ trong kho đúng quy định Tuy nhiên, do kho ở xa công ty, lại có đông người, nên việc thất thoát hàng hóa vẫn còn xảy ra Điều này, làm công ty chưa thực sự nắm rõ được số lượng hàng dự trữ thực có, ảnh hưởng tới kế hoạch kinh doanh của công ty như: không có hàng bán, không cung cấp đủ hàng hóa cho khách hàng như hợp đồng đã cam kết.
Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản trị:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty theo mô hình trực tuyến chức năng Cơ cấu này, nó giúp cho quá trình truyền đạt thông tin đi nhanh giữa bộ phận chức năng và Ban giám đốc Từ đây, giúp Ban giám đốc nắm bắt kịp thời thông tin, đưa ra những giải pháp kịp thời nhằm giảm thiểu được rủi ro trong công tác quản trị dự trữ. Đặc tính sản phẩm: Hàng hóa Công ty phân phối là hàng hóa mang tính thời vụ, hàng hóa sẽ được tiêu thụ nhiều và nhanh vào quý 1 và quý 4, tuy nhiên nó sẽ chậm lại ở quý 2 và quý 3 Hàng hóa có thời hạn sử dụng là 2 năm kể từ ngày sản xuất nếu như sau 1năm kể từ ngày sản xuất mà hàng vẫn chưa được lưu thông, thì sẽ rất khó tiêu thụ, để tiêu thụ phải giảm giá bán hoặc tăng chiếu khấu gây thiệt hại không nhỏ đến lợi nhuận kỳ vọng của công ty Do đặc thù quy luật là quý 1 và quý
4 là hàng bán rất chạy, đây cũng là điều thuận lợi cho việc dự trữ và lưu thông hàng hóa Cụ thể là hàng hóa dự trữ quý 4 của năm trước đang còn dư thì có thể chuyển sang quý 1 của năm sau bán được Vì vậy, Công ty phải am hiểu sản phẩm của mình, cần có những nghiên cứu định lượng kết hợp với định tính để xác định được chu kỳ sống của sản phẩm, từ đó đưa ra được các mức dự trữ tối ưu tránh rủi ro về mặt doanh số.
Cơ sở vật chất, kỹ thuật:
Theo như bảng cơ sở vật chất, kỹ thuật đã trình bảy ở trên, ta thấy về cơ bản cơ sở vật chất, kỹ thuật của công ty về cơ bản là đầy đủ Có kho rộng rãi, kệ hàng đầy đủ, được sắp xếp bố trí khoa học, công tác bốc xếp được hỗ trợ bởi 1 máy nâng và 3 xe tải các cỡ từ 0.5 tấn -1.5 tấn Công ty trang bị 2 máy tính có cài đặt phần mềm kho Misa SME 2012 và 2 máy in cho việc lập các chứng từ kho Việc trang bị cơ sở vật chất đầy đủ như vậy, giúp công việc bộ phận kho giảm tải đáng kể mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc Tuy nhiên, nhân viên chưa được trang bị thiết bị bảo hộ lao động, làm giảm hiệu quả tiếp cận hàng hóa vì mùi rất khó chịu, kho chưa được lắp camera giám sát dẫn đến còn tình trạng mất cắp xảy ra.
Bảng 3.13: Cơ cấu vốn vay trên vốn chủ sở hữu năm 2014
Số tiền (tỷ đồng) Tỷ trọng
Năng lực tài chính của công ty khá tốt, nguồn vốn kinh doanh lớn, cơ cấu nợ/vốn chủ sở hữu là mức thấp đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch tổ chức hoạt động kinh doanh nói chung và công tác quản trị dự trữ hàng hóa nói riêng được đúng kế hoạch đề ra, không bị lỡ kế hoạch dự trữ cũng sẽ giúp đảm bảo tốt kế hoạch tiêu thụ, từ đó đảm bảo được doanh số bán ra.
Từ bảng thu nhập bình quân người lao động (Bảng 2), nhìn chung thù lao lao động của công ty chi trả cho công nhân viên đảm bảo được đời sống của công nhân viên, điều này giúp nhân viên có thể yên tâm làm tốt các công việc của mình được giao, hạn chế được những tiêu cực không đáng có xảy ra.
+ Các nhân tố bên ngoài:
Thông tin rất là quan trọng đối với hoạt động dự trữ của công ty, thông tin giúp cho công ty biết những thông tin cần thiết và kịp thời trong việc lập kế hoạch dự trữ hay là điều chỉnh kế hoạch dự trữ phù hợp với điều kiện thực tế Ví dụ, trong năm 2015, Cục Y tế dự phòng Hà Nội có kế hoạch phun xử lý dịch sốt xuất huyết toàn Thành phố Hà Nội vào tháng 10 sẽ ảnh hưởng tới doanh số bán ra của công ty trong quý 4 năm 2015 Nếu biết được thông tin này sớm, Công ty sẽ điều chỉnh giảm lượng dự trữ hàng hóa cho quý 4 năm 2015.
Yếu tố thời tiết, khí hậu: Đặc thù nhóm hàng hóa này là phụ hóa chất vào yếu tố thời tiết rõ rệt, mùa nắng thì hàng bán chậm hơn mùa mưa Tuy nhiên, ở Việt Nam, Từ năm 2011 đến hết năm 2014, thời tiết cũng khá là ổn định, tuân theo quy luật có thể dự đoán được trước theo từng mùa, nên việc dự trữ hàng hóa cũng không gặp nhiều khó khăn.
Khách hàng, nhà cung ứng, đối thủ cạnh tranh:
Khách hàng: Hiện nay Công ty TNHH Ứng dụng KHKT và Dịch Vụ Minh Quang đang phân phối hàng hóa qua 21 đại lý cấp 1 và 114 đại lý cấp 2 Đại lý cấp
1 mua hàng trực tiếp từ công ty sau đó bán cho hệ thống đại lý cấp 2 và bán trực tiếp cho người tiều dùng Hệ thống đại lý cấp 2 sẽ bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Một đại lý thường phân phối hàng hóa cho nhiều Công ty kinh doanh hóa chất khác nhau, nên giữ vai trò rất quan trọng và có ảnh hưởng rất lớn đến chiến lược cạnh tranh của công ty nói chung và công tác quản trị dự trữ nói riêng Với hệ thống đại lý rông lớn, đã đóng góp to lớn vào sự tăng trưởng của công ty trong thời gian qua.
Hệ thống phân phối của công ty hoạt động khá ổn định, trung thành, ít biến động và ngày càng phát triển cùng công ty.
Việc tìm kiếm nhà cung ứng là hết sức quan trọng với công ty trong lĩnh vực thương mại nói chung và Công ty TNHH Ứng dụng KHKT và Dịch vụ Minh Quang nói riêng Hiện tại, Công ty đã xây dựng được mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung ứng, cam kết đáp ứng hàng hóa đảm bảo về chất lượng, số lượng cũng như thời gian giao hàng, đảm bảo cho công tác dự trữ của công ty Tuy nhiên, thời gian gần đây công ty đang chịu sức ép với nhà cung ứng sản phẩm Permethrin 50EC(Hockley-Anh Quốc) khi nhà cung ứng này yêu cầu tăng khối lượng nhập khẩu hàng trong năm do có một đối thủ cạnh tranh khác đang muốn nhảy vào phân phối loại sản phẩm này và họ cam kết nhập với số lượng cao hơn khi hợp đồng nguyên tắc của công ty và nhà cung ứng hết hạn vào cuối năm 2017 Đây là một sản phẩm chiến lược mà công ty đã mất nhiều năm làm công tác thị trường, tốn kém rất nhiều chi phí và công sức Vì vậy, Công ty cần phải có những giải pháp khôn ngoan để có thể giải quyết khó khăn này. Đối thủ cạnh tranh:
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều đối thủ cạnh tranh với các sản phẩm của công ty, các sản phẩm chính thống của các đối thủ này thì thường là các hàng kém chất lượng và ít có khả năng cạnh tranh với sản phẩm của công ty hiện tại Tuy nhiên, doanh thu của các công ty này lại có từ việc kinh doanh các sản phẩm hàng giả, hàng nhái giống sản phẩm nhập khẩu và phân phối độc quyền của công ty. Nhóm hàng hóa này được đóng chai giống đến 90-95%, giá cả chỉ bẳng 80% so với giá mà công ty đang kinh doanh, gây không ít khó khăn cho việc tiêu thụ của công ty, làm ảnh hưởng đến quản trị dự trữ của công ty.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ DỰ TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH ỨNG DỤNG KHKT VÀ DỊCH VỤ MINH QUANG
Phương hướng phát triển của Công ty trong giai đoạn 2015 – 2018
Định hướng phát triển ngành kinh doanh hóa chất diệt muỗi và côn trùng gây bệnh giai đoạn 2015 – 2018:
Phát triển bền vững với tốc độ tăng trưởng cao, đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng trong nước.
Cung cấp sản phẩm ngày càng đa đạng và phong phú, sản phẩm ngày càng có chất lượng cao hơn với giá thành cạnh tranh tốt nhất.
Nâng cao giá trị thương hiệu trên thương trường.
Tốc độ tăng trưởng doanh thu bình quân đạt 8%/ năm.
Công ty sẽ mở rộng thị trường trong nước, tăng thị phần trong ngành.
Nâng cao thu nhập, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho người lao động,giữ gìn và phát triển văn hóa công ty lên tầm cao mới.
Các giải pháp hoàn thiện quản trị dự trữ
Để đạt được mục đích là hoàn thiện quản trị dự trữ tại Công ty TNHH Ứng dụng KHKT và Dịch vụ Minh Quang, thì mục tiêu chính là tối ưu hóa chi phí dự trữ.
Vấn đề này tuy được quan tâm, nhưng do chưa có giải pháp hiệu quả, chi phí cơ hội do vốn bị tồn đọng ở các sản phẩm chiến lược của công ty chưa tối thiểu hóa. Trong khi công ty đang quản trị dự trữ dựa trên kinh nghiệm và chưa áp dụng một phương pháp, mô hình quản trị mang tính khoa học nào Để đạt được mục tiêu, việc nghiên cứu, tìm hiểu và áp dụng một mô hình quản trị dự trữ là điều hết sức cần thiết Tuy nhiên, việc lựa chọn mô hình phải phù hợp với các điều kiện đặc thù của công ty hiện nay.
Việc áp dụng mô hình quản trị dự trữ cũng yêu cầu nhà quản trị phải cập nhật,nắm bắt thường xuyên hơn đến vấn đề tồn kho, đến mối quan hệ giữa các nhà cung ứng, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng trong bộ máy hoạt động của công ty Làm tốt được vấn đề trên, sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty được diễn ra nhịp nhàng và liên tục.
4.2.1 Áp dụng mô hình ABC để phân loại hàng dự trữ
Mục tiêu của việc phân loại dự trữ để thấy được tầm quan trọng của một hoặc một số sản phẩm, nhóm sản phẩm , để từ đó, Ban giám đốc Công ty có các chính sách thích hợp, sự đầu tư, quan tâm đúng mục hơn.
Với kỹ thuật phân tích ABC, ta phân loại các sản phẩm, các nhóm sản phẩm của Công ty thành 3 nhóm như sau:
Bảng 3.14: Bảng phân loại sản phẩm, nhóm sản phẩm theo kỹ thuật ABC
Tên sản phẩm/nhó m sản phẩm
% so với tổng số loại sản phẩm
Lượng yêu cầu hàng năm
Giá mua một đơn vị
% về giá trị so với tổng giá trị hàng năm
Dựa vào bảng phân tích ABC trên, ta thấy rằng các sản phẩm nhóm A gồm cóPermethrin 50EC (Hockley), Permethrin 50EC (Map), Fendona 10SC (BASF) cần phải được quan tâm đặc biệt Nguồn vốn đầu tư vào mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm B, C Do đó cần sự quan tâm, ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A Các sản phẩm nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát thường xuyên hơn về mặt hiện vật Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiện thường xuyên hơn, tối thiểu là 1 lần/1 quý nhằm bảo đảm tính chính xác về số lượng và chất lượng của sản phẩm.
Trong dự báo nhu cầu dự trữ, Công ty cần áp dụng biện pháp dự báo hợp lý cho các nhóm hàng khác nhau, tuy nhiên nhóm A cần được đầu tư thời gian và chất xám vào dự báo hơn các nhóm B và nhóm C.
Nhóm B và Nhóm C tuy chiếm tỷ trọng về mặt giá trị không cao, nhưng công ty cũng cần phải quan tâm một cách thích hợp, vì nó cũng đem lại một phần doanh thu nhất định vào thời điểm ngoài thời vụ chính.
4.2.2 Áp dụng phương pháp dự báo nhu cầu dự trữ cho nhóm sản phẩm chiến lược Đối với sản phẩm Permethrin 50EC (Hockley), Fendona 10SC (BASF): Đánh giá sự phù hợp: Nhận thấy các sản phẩm có xu hướng cầu thực tế tăng liên tiếp trong các năm 2011 đến năm 2014 Như vậy, khi sử dụng phép hoạch định xu hướng giúp ta dự báo nhu cầu trong tương lai tốt hơn, dựa trên một tập hợp các dữ liệu có xu hướng trong quá khứ Mặc dù, số liệu chỉ thu thập được là hạn chế trong 4 năm kể từ ngày đi vào hoạt động kinh doanh, nên độ chính xác cũng chưa cao Tuy nhiên đây là cơ sở để xác định dự báo cầu cho các năm tiếp theo Nếu cầu thực tế của các năm tiếp theo có xu hướng tăng, ta sẽ vẫn tiếp tục áp dụng phương pháp dự báo này, khi quy mô số liệu càng lớn thì độ tin cậy ngày càng cao Áp dụng :
Cầu thực tế của 2 sản phẩm trên được thống kê như sau: ĐVT: nghìn lít
Kết quả tính toán cụ thể như sau:
Sản phẩm Permethrin 50EC(Hockley)
30−4∗2,5 2 =8,302 và aG.5-8,302*2.5 &,745 Phương trình xu hướng của sản phẩm Permethrin 50EC (Hockley) có dạng như sau:
Từ phương trình xu hướng trên, tôi xin đưa ra dự báo cầu dự trữ cho năm 2015 như sau:
Cuối năm 2015, sau khi có kết quả doanh số thực tế, nếu còn thấy sự phù hợp, tiếp tục áp dụng để dự báo cầu cho năm kế tiếp.
Sản phẩm Fendona 10SC (BASF)
Phương trình xu hướng của sản phẩm Fendona 10SC có dạng như sau:
Từ phương trình xu hướng trên, tôi xin đưa ra dự báo cầu dự trữ cho năm 2015 như sau:
Cuối năm 2015, sau khi có kết quả doanh số thực tế, nếu còn thấy sự phù hợp, tiếp tục áp dụng để dự báo cầu cho năm kế tiếp. Đối với sản phẩm Permethrin 50EC (Map) Đánh giá sự phù hợp: Nhận thấy mức cầu dự trữ thực tế của sản phẩm này mới được thống kê trong vòng 4 năm kề trước, nhu cầu của các giai đoạn này ít biến động lớn, xoay quanh một giá trị trung bình nhất định, nên tôi áp dụng phương pháp dự báo bình quân giản đơn. Áp dụng:
Năm Cầu thực tế (lít) Nhu cầu dự trữ dự báo
Tôi sử dụng phương pháp bình quân giản đơn để dự báo nhu cầu dự trữ cho năm
2015, như vậy, tôi xác định được để số lượng hàng dự trữ của sản phẩm Permethrin
50EC (Map) trong năm là 40.100 lít Tương tự như vậy, khi xác định được cầu thực tế của năm 2015 ta sẽ xác định được nhu cầu cần dự trữ cho năm kế tiếp.
4.2.3 Áp dụng mô hình khấu trừ theo số lượng với sản phẩm Permethrin 50EC (Hockley) và Fendona 10SC (BASF) Đánh giá sự phù hợp các giả thuyết của mô hình QDM:
Từ các đặc điểm của 2 sản phẩm này đã được mô tả ở trên, ta thấy nó khá là phù hợp với mô hình quản trị dự trữ QDM.
Về nhu cầu dự trữ hàng năm (D): được xác định dựa vào các dự báo cầu sản phẩm trong các kế hoạch kinh doanh cho năm kế hoạch Cụ thể, tôi xin đưa ra các số lượng sản phẩm cần dự trữ để đưa vào lưu thông trong năm 2015:
Chi phí đặt hàng phụ thuộc vào số lượng hàng hóa mỗi lần nhập, tuy nhiên nó có thể xác định được bằng cách lấy trung bình của các lần nhập hàng làm con số tính toán như sau:
Lượng đặt hàng mỗi lần Chi phí đặt hàng (USD)
Chi phí trên bao gồm:
Chi phí cho nhân viên thực hiện công tác mua hàng
Chi phí kiểm định chất lượng lô hàng, do Vinacontrol thực hiện Điện phí, phí L/C,
Một số chi phí khác
Chi phí lưu kho đơn vị (H)
Chi phí lưu kho được Công ty xác định là chi phí cơ hội của việc đầu tư vào mua sản phẩm dự trữ Chi phí này được xác định trên cơ sở là lãi suất vay ngắn hạn của ngân hàng, chi phí huy động vốn chủ sở hữu Tại Công ty, phòng tài chính kế toán đang xác định chi phí lưu kho I % giá mua (Pr). Được hưởng chính sách chiết khấu theo số lượng:
Theo như Hợp đồng nguyên tắc đã cam kết với nhà cung ứng, Công ty sẽ được hưởng chính sách mua hàng với 3 mức giá khác biệt như sau:
Quy mô đơn hàng Giá (USD/ đơn vị sản phẩm)
Công ty chỉ nhận hàng 1 lần:
Toàn bộ khối lượng hàng hóa của đơn hàng sẽ giao cùng thời điểm, do đây là mặt hàng thời vụ, lượng hàng bán trong 1 ngày không tuân theo quy luật, có độ lệch khá rõ ràng, vì vậy công ty chọn giải pháp là nhận hàng 1 lần cho toàn bộ đơn hàng.
Một số kiến nghị
Cấm các hóa chất độc hại vốn đã bị cấm ở Mỹ và Châu Âu
Hiện nay có một số loại hóa chất diệt hóa chất diệt côn trùng gây hại có chứa thành phần bị cấm ở châu Âu – Mỹ nhưng lại đang được sử dụng ở các nươc Châu Á, trong đó có Việt Nam cụ thể là các loại hóa chất có chứa thành phần: Cypermethrin, Propiconazole, Fipronil, vốn đang được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam Nhà nước cần sớm có những giải pháp hợp lý để nghiêm cấm những loại thành phần này.
Nhà nước có chính sách ưu đãi cho doanh nghiệp kinh doanh hóa chất diệt muỗi và côn trùng gây hại nói chung, như là có chính sách cho vay vốn với lãi suất ưu đãi, tạo điều kiện thuận lợi cho Doanh nghiệp trong việc huy động và sử dụng vốn giá thấp, hàng hóa nhập về sẽ kịp thời, số lượng đảm bảo nguồn cung, có giá thành thấp hơn, nâng cao năng lực cạnh tranh với các sản phẩm hóa chất nhập lậu từTrung Quốc, vốn có chất lượng không được kiểm soát gây ảnh hưởng tới môi trường, ảnh hưởng tới sức khỏe người sử dụng.
