ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ NV
Đặc điểm lao động tại Công ty
1.1.1 Tính chất, số lượng lao động của công ty
Do tính chất ngành nghề kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh thương mại liên quan đến các sản phẩm của ngành công nghệ thông tin nên đa số lao động trong công ty đều là nam, trừ một số nhân viên như kế toán, hành chính, nhân sự là nữ.
Về năng lực chuyên môn, từng cán bộ nhân viên đều có sự hiểu biết, có năng lực, trình độ tổ chức, điều hành công việc, có kỹ năng và sự nhạy cảm, sáng tạo trong xử lý nghiệp vụ, đặc biệt là năng lực xử lí các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong một nền kinh tế năng động và hội nhập Còn về phẩm chất và đạo đức nghề nghiệp thì đều trung thực, khách quan và bản lĩnh nghề nghiệp, thuộc lĩnh vực công tác Công ty đã xây dựng được một đội ngũ cán bộ nhân viên được đào tạo có hệ thống và có kinh nghiệm trong hoạt động nghề nghiệp, dám vượt qua thử thách, khó khăn, dễ thích nghi với hoàn cảnh mới, đa số thực sự yêu nghề, tận tụy và say sưa nghề nghiệp, sẵn sàng tiếp cận và tiếp thu cái mới Ham học hỏi, có chí tiến thủ, có ý thức tuân thủ, kỷ cương kỷ luật Đội ngũ CBCNV của Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV không ngừng trưởng thành và phát triển toàn diện cả về số lượng lẫn chất lượng qua các năm Trong năm 2009, khi công ty chính thức được thành lập, tổng số CBCNV là 10 người thì tính đến ngày 31/05/2014 tổng số CBCNV trong Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV là 32 người được làm việc trong môi trường ổn định Trong đó:
- Ban giám đốc có 02 người.
- Phòng Kế toán có 05 người.
- Bộ phận thu mua 06 người.
- Bộ phận bán hàng 17 người.
Bảng 1.1: Cơ cấu nguồn nhân lực của Công ty qua các năm Đơn vị: Người
Chi tiết phòng ban Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Tháng 5 năm 2014
(Nguồn: Phòng hành chính) 1.1.2 Phân loại lao động của công ty
Theo độ tuổi Đội ngũ lao động của công ty tương đối trẻ, CBCNV nằm trong độ tuổi từ 25-45 chiếm khoảng 65,625% với số lượng cụ thể là 21 người, còn CBCNV nằm trong độ tuổi 50 chiếm 6,25% với số lượng cụ thể là 02 người, còn lại là lao động từ 20-25 chiếm 28,125% với số lượng cụ thể là 09 người.
Theo tính chất của ngành nghề kinh doanh thì số lượng nam trong công ty có khoảng 25 người chiếm tỷ lệ 78,125%, còn lại 07 người là nữ chiếm 21,875%.
Theo trình độ chuyên môn
Dựa vào số lượng CBCNV hiện tại của công ty thì trình độ thạc sĩ có
01 người chiếm tỷ lệ 3,125%, trình độ cao đẳng và đại học có 24 người chiếm tỷ lệ 75%, trình độ trung cấp có 07 người chiếm tỷ lệ 21,875%.
Trong những năm qua công ty luôn không ngừng đầu tư cho công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Công ty luôn tạo điều kiện cho các cán bộ quản lý đi học Cao học, và khuyến khích cho các công nhân viên đang ở trình độ Cao Đẳng và Trung cấp đi học để có bằng Đại học.
Các hình thức trả lương tại Công ty
Chế độ tiền lương tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV bao gồm các chế độ về lương, thưởng và các chế độ khác cho CBCNV Việc trả lương, thưởng cho từng cá nhân, từng bộ phận nhằm khuyến khích CBCNV làm việc, hoàn thành tốt mọi công việc, đảm bảo đời sống cho nhân viên.
Chế độ về tiền lương và xét nâng lương:
- Theo quy định của Công ty, trước khi ký hợp đồng lao động với Công ty, CBCNV sẻ thử việc trong thời gian 2 tháng, với mức lương thử việc được hưởng là 70% lương cơ bản Ngày làm việc trung bình 8 giờ Một tháng làm từ 26 đến 27 ngày công, được nghỉ chiều thứ bảy và ngày chủ nhật mỗi tuần.
- Lương nhân viên được hưởng tùy theo năng lực, bậc lương, thời gian làm việc và chất lượng công việc hoàn thành Với mức lương tối thiểu đang được áp dụng bắt đầu từ 01/4/2014 tại Công ty là 1.150.000đ.
- Hàng tháng, vào ngày 05 của tháng sau CBCNV sẽ được lĩnh lương của tháng trước đó Việc trả lương được thực hiện mỗi tháng một lần, khi cần thiết, nhân viên có thể tạm ứng lương nhưng mức lương tạm ứng không vượt quá 1.000.000đ
- Mỗi năm, Công ty xét nâng lương cho nhân viên một lần vào tháng thứ 04 của năm Những nhân viên đã có đủ thời gian làm việc một năm, hưởng ở một mức lương (kể từ ngày xếp lương lần kế với ngày xét lên lương mới) và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao khi được xét nâng lương.
- Ngoài việc nâng lương định kỳ hàng năm Công ty còn thực hiện nâng lương đột xuất với những nhân viên làm việc tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao Mức nâng lương của mỗi bậc lương từ 10% - 30% mức lương hiện tại và tùy theo kết quả kinh doanh của Công ty trong năm đó.
Các khoản tiền phụ cấp và trợ cấp:
Các khoản phụ cấp, trợ cấp cho nhân viên của Công ty bao gồm:
- Phụ cấp trách nhiệm (phụ cấp chức vụ):
+ Đối với cấp quản lý được hưởng tiền trách nhiệm hàng tháng, mức thưởng là bằng lương tối thiểu nhân với hệ số trách nhiệm, hệ số trách nhiệm có ba mức là 0,1; 0,2; 0,3 tương ứng với cấp bậc quản lý là Phó trưởng phòng, Trưởng phòng, Giám đốc.
+ Đối với cấp quản lý bộ phận bán hàng thì mức phụ cấp trách nhiệm được Công ty quy định là 500.000đ/tháng
- Phụ cấp ăn trưa: Mức phụ cấp ăn trưa Công ty quy định là 20.000đ/người Riêng với nhân viên bán hàng do làm theo ca lên không được hưởng phụ cấp ăn trưa.
- Tiền công tác phí (Nếu có):
Với mỗi lần công tác trong nội thành thành phố Hà Nội thì được phụ cấp từ 100.000đ - 200.000đ/lần Còn công tác ngoài tỉnh thì mức công tác phí được tùy theo thời gian đi công tác và quãng đường đi.
Ngoài ra, những ngày được nghỉ hưởng nguyên lương, bao gồm: nghỉ lễ, bản thân kết hôn (nghỉ 03 ngày), con kết hôn (nghỉ 01 ngày), người thân qua đời (nghỉ 03 ngày) Thời gian nghỉ phép hưởng lương là 12 ngày/năm.
- Thưởng ngày lễ 30/4 và 01/5, ngày Quốc khánh 02/9, tết Dương lịch: số tiền thưởng từ 200.000đ – 1.000.000đ/người, tùy thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty và thời gian làm việc của nhân viên.
- Thưởng lương tháng 13 (thưởng tết Nguyên đán): Vào dịp cuối năm theo lịch âm, Công ty sẽ tiến hành thưởng Tết và cũng là thưởng cuối năm cho nhân viên Mức thưởng cụ thể của từng nhân viên tùy thuộc thời gian làm việc tại Công ty, sự đóng góp công sức, chất lượng công tác và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong năm Thông thường mức thưởng là một tháng lương bình quân của từng cá nhân.
Phòng Kinh doanh đạt doanh thu do Ban Giám đốc giao được thưởng phần trăm doanh thu của từng đơn hàng, từng dự án nhận được Tùy vào giá trị của từng dự án mà phần trăm mức thưởng cũng khác nhau Và tiền thưởng này sẽ được tính và trả vào cuối năm
Nguyên tắc tính lương:
Phải tính lương cho từng CBCNV Việc tính lương, trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả cho CBCNV được thực hiện tại phòng Kế toán của Công ty Hàng tháng, phải căn cứ vào các tài liệu hạch toán về thời gian, kết quả lao động và chính sách xã hội về lao động tiền lương, BHXH do Nhà nước ban hành và điều kiện thực tế tại Công ty, kế toán tiền lương tính lương, các khoản trợ cấp BHXH và các khoản phải trả khác cho CBCNV.
Căn cứ vào các chứng từ như: "Bảng chấm công", "Phiếu xác nhận làm thêm giờ",…kế toán tính tiền lương, tiền ăn ca cho CBCNV Tiền lương được tính cho từng người và tổng hợp theo từng bộ phận sử dụng lao động tại Công ty và phản ánh vào "Bảng thanh toán tiền lương" Căn cứ vào "Bảng thanh toán tiền lương" của từng bộ phận để chi trả, thanh toán tiền lương cho
Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại Công
ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
1.3.1 Quỹ tiền lương tại công ty
Quỹ tiền lương của Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV bao gồm những khoản như sau:
- Tiền lương chính tính theo thời gian và phụ cấp các loại.
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng làm việc do nguyên nhân khách quan như mưa, bão lũ, thiếu hàng hóa, trong thời gian được điều động công tác làm nghĩa vụ theo chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học.
- Các loại phụ cấp đi làm đêm, làm thêm giờ, ngày.
- Các khoản tiền lương có tính chất không thường xuyên.
Khi lập kế hoạch về quỹ tiền lương, Công ty còn phải tính đến các khoản như trợ cấp, BHXH cho công nhân viên khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động Tuy nhiên cần lưu ý là quỹ tiền lương không bao gồm các khoản tiền thưởng không thường xuyên như: phát minh, sáng chế,…và các khoản trợ cấp thông thường xuyên như: trợ cấp khó khăn đột xuất, công tác phí, bảo hộ lao động.
Về phương diện hạch toán kế toán, tiền lương cho công nhân viên trong Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV được chia làm hai loại là tiền lương chính và tiền lương phụ.
- Tiền lương chính: Là tiền lương phải trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ chính của họ, nghĩa là thời gian có tiêu hao thực sự sức lao động bao gồm: tiền lương phải trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp đi làm đêm, đi làm thêm giờ, ngày).
- Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian công nhân viên được nghỉ theo đúng chế độ (nghỉ phép, nghĩ lễ, nghỉ tết đi học, đi họp, nghỉ vì ngừng hoạt động kinh doanh).
Việc phân chia tiền lương thành tiền lương lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác hạch toán kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm.
Quỹ tiền lương được hình thành từ doanh thu của hoạt động kinh doanh.
Vì vậy, quản lý chi tiêu quỹ tiền lương phải nằm trong mối quan hệ với việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty nhằm vừa chi tiêu tiết kiệm hợp lý quỹ tiền lương, vừa đảm bảo hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch kinh doanh của Công ty trong thời gian tới.
1.3.2 Chế độ trích lập, nộp, sử dụng BHXH
Hiện nay, các khoản trích theo lương được áp dụng tại Công ty bao gồm BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
Thực hiện theo quy định của Luật BHXH, Nghị định 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006 của Chính phủ hướng dẫn một số điều của của Luật BHXH về BHXH bắt buộc, từ ngày 01/01/2014 Công ty áp dụng mức trích lập BHXH theo tỷ lệ mới Cụ thể tỷ lệ trích BHXH đang được áp dụng tại Công ty là 26% mức lương cơ bản, trong đó Công ty chịu 18% (tính vào chi phí kinh doanh), CBCNV đóng 8% (trừ vào lương nhân viên).
Như vậy, hiện nay các khoản trích theo lương tại Công ty là 34,5% lương cơ bản Trong đó:
- Công ty trích 24% tính vào chi phí kinh doanh (bao gồm 18% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% KPCĐ).
- Còn lại 10,5% trừ vào thu nhập của CBCNV (bao gồm 8% BHXH,1,5% BHYT, 1% BHTN) Định kỳ hàng tháng phòng Kế toán thanh toán tại Công ty sẽ tiến hành trích lập các khoản trích theo lương.
Công ty thực hiện đóng bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội và hạn nộp chậm nhất các khoản này là ngày 20 hàng tháng Việc nộp và sử dụng các quỹ bảo hiểm tại Công ty được cụ thể hóa như sau:
BHXH là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của CBCNV khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết,…trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH. Đối với các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Thương Mại
Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV nói riêng, là những người sử dụng lao động thì BHXH là khoản đóng góp bắt buộc phải tham gia theo quy định của Nhà nước.
Quỹ BHXH là quỹ được hình thành từ việc trích lập 26% trên tổng lương cơ bản của cán bộ nhân viên trong Công ty, nhằm trợ cấp trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản,…Toàn bộ số trích BHXH được kế toán thanh toán nộp lên cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm ở quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội trước ngày 20 hàng tháng.
Tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ
NV, khi có phát sinh liên quan đến BHXH, kế toán thanh toán căn cứ vào mức lương ngày của nhân viên đó, thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ), tỷ lệ trợ cấp BHXH để tiến hành chi trả BHXH cho nhân viên bị ốm đau, thai sản,
…Cuối quý, lập danh sách nhân viên nghỉ hưởng BHXH trình lên cơ quan quản lý quỹ BHXH để quyết toán.
Tỷ lệ hưởng BXH được quy định tại Công ty như sau:
- Trường hợp ốm đau được hưởng 75% lương.
- Trường hợp tai nạn lao động, thai sản được hưởng 100% lương.
1.3.3 Chế độ trích lập, nộp, sử dụng BHYT
Là quỹ được hình thành từ việc trích lập 4,5% tổng lương cơ bản của cán bộ công nhân viên Công ty.
Quỹ này được nộp toàn bộ cho cơ quan bảo hiểm (dưới hình thức mua thẻ BHYT cho nhân viên trong Công ty) và trợ cấp cho CBCNV thông qua mạng lưới y tế.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ NV
Kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển
2.1.1 Chứng từ sử dụng tại Công ty
Các chứng từ ban đầu dùng để hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu như sau:
- Mẫu số 01a – LĐTL: Bảng chấm công
- Phiếu báo làm thêm giờ
- Mẫu số 02 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương
- Mẫu số 06 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Mẫu số 11 – LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
Ngoài ra còn có các phiếu chi, các chứng từ, tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan Các chứng từ trên có thể là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán.
2.1.2 Phương pháp tính lương tại Công ty
Việc xác định tiền lương phải trả cho nhân viên vào hệ số LCB, tiền lương tối thiểu, phụ cấp các loại.
Trong trường hợp với bộ phận bán hàng tại Công ty thì được hưởng lương tháng, mức lương tháng này được thỏa thuận giữa hai bên và tùy thuộc vào từng vị trí công việc đảm nhận.
Lương thời gian là số tiền lương mà Công ty trả cố định hàng tháng cho CBCNV Tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV, thì CBCNV được lĩnh lương duy nhất vào ngày 5 của tháng sau.
Lương thời gian được tính theo công thức sau:
Lương thời gian = Lương cơ bản + Các khoản phụ cấp khác (nếu có).
Lương cơ bản Hệ số
Số ngày công thực tế + PCTN
26 Phụ cấp trách nhiệm = Lương tối thiểu x Hệ số trách nhiệm
Phụ cấp trách nhiệm gồm ba mức lần lượt: 0,1; 0,2; 0,3 so với mức lương tối thiểu lần lượt so với cấp bậc quản lý là phó trưởng phòng, trưởng phòng và Giám đốc. Để đi sâu vào nghiên cứu sau hơn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty, em xin trình bày các mẫu biểu, chứng từ phát sinh liên quan đến tiền lương trong tháng 5/2014 của Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV như sau :
Loại hợp đồng lao động mà Công ty thường ký kết với các nhân viên tại Công ty là hợp đồng lao động 1 năm, nên cứ đầu mỗi năm sau khi hết hạn hợp đồng cũ toàn bộ nhân viên trong Công ty sẽ được ký hợp đồng lao động mới ví dụ biểu 2.1
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công
Biểu 2.1: Hợp đồng lao động 02/HĐLĐ/2014
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Chúng tôi, một bên là Ông Nguyễn Minh Thanh Quốc tịch: Việt Nam
Chức vụ: Giám đốc Đại diện cho : Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV Điện thoại: (04) 6327.6552 Địa chỉ: Số 42 Phường Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội
Và một bên là Bà: Vũ Thị Như Hoa Quốc tịch: Việt Nam
Sinh ngày 01 tháng 10 năm 1977 tại Hà Nội
Nghề nghiệp: Kế toán Địa chỉ thường trú: 245 Thanh Xuân – Hà Nội
Số CMTND: 112356847 cấp ngày 06/08/2000 tại CA Hà Nội
Thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm đúng những điều khoản sau đây: Điều 1: Thời hạn và công việc hợp đồng
- Loai hợp đồng lao động: 1 năm
- Từ ngày 01 tháng 01 năm 2014 đến ngày 31 tháng 12 năm 2014
- Địa điểm làm việc: Số 42 Phường Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội
- Chức danh chuyên môn: Kế toán trưởng Chức vụ (nếu có): Trưởng phòng kế toán
- Công việc phải làm: Trực tiếp quản lý, chị đạo bộ phận kế toán làm việc, đối chiếu sổ sách, lên báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị khác. Điều 2: Chế độ làm việc
- Thời giờ làm việc: 8h/ ngày: sáng từ 7h30’ – 11h30’, chiều 1h – 5h
- Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm: 1 laptop HP DV4, 1 điện thoại iphone 4s. Điều 3: Nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động
- Phương tiện đi lại làm việc: Tự túc
- Mức lương chính hoặc tiền công: 1.150.000 x 4.49 = 5.163.500
- Hình thức trả lương: Tiền mặt
- Phụ cấp gồm: PCTN 500.000 đ/ tháng
- Được trả lương vào các ngày 05 hàng tháng
- Tiền thưởng: lương thưởng tháng 13, thưởng công việc
- Được trang bị bảo hộ lao động gồm: Tự túc
- Chế độ nghỉ ngơi (nghỉ hàng tuần, phép năm, lễ tết ): Theo quy định
- Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế: Theo quy định
- Hoàn thành những công việc đã cam kết trong hợp đồng lao động.
- Chấp hành lệnh điều hành sản xuất - kinh doanh, nội quy kỷ luật lao động, an toàn lao động
- Bồi thường vi phạm và vật chất: Nếu sảy ra vi phạm ảnh hưởng sẽ bị phạt và bồi thường tuỳ theo mức độ nghiêm trọng. Điều 4: Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động
- Bảo đảm việc làm và thực hiện đầy đủ những điều đã cam kết trong hợp đồng lao động.
- Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn các chế độ và quyền lợi cho người lao động theo hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
- Điều hành người lao động hoàn thành công việc theo hợp đồng (bố trí, điều chuyển, tạm ngừng việc?)
- Tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động, kỷ luật người lao động theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) và nội quy lao động của doanh nghiệp Điều 5: Điều khoản thi hành
- Những vấn đề về lao động không ghi trong hợp đồng lao động này thì áp dụng qui định của thỏa ước tập thể, trường hợp chưa có thỏa ước tập thể thì áp dụng quy định của pháp luật lao động.
- Hợp đồng lao động được làm thành 02 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ một bản và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2014 Khi hai bên ký kết phụ lục hợp đồng lao động thì nội dung của phụ lục hợp đồng lao động cũng có giá trị như các nội dung của bản hợp đồng lao động này.
Hợp đồng này làm tại Công ty ngày 02 tháng 01 năm 2014
(Ký tên) Ghi rõ họ và tên
Người sử dụng lao động
(Ký tên, đóng dấu) Ghi rõ họ và tên
Công ty trả lương vào ngày 05 hàng tháng, nhưng trong tháng nhân viờn cú thể được tạm ứng lương nếu cần, số tiền tạm ứng khụng được quỏ ẵ tiền lương thực tế nhận được.
Biểu số 2.2: Giấy đề nghị tạm ứng
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Bộ phận: Phòng kế toán
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Số: 01/5 Kính gửi : Ban Giám đốc
Tên tôi là: Vũ Thị Như Hoa Địa chỉ: Phòng kế toán tài chính - Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Lý do: Tạm ứng lương tháng 5 năm 2014 để đi khám bệnh Đề nghị tạm ứng số tiền (bằng số): 1.000.000đ
Số tiền (bằng chữ): Một triệu đồng chẵn./.
Thời hạn thanh toán: Trừ vào lương tháng 5 năm 2014
Người đề nghị tạm ứng
Căn cứ vào phiếu giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên, khi có đủ chứ ký duyệt của các bên thủ quỹ chi tiền theo phiếu chi số 200, biểu 2.3
Biểu số 2.3: Phiếu chi số 200
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Bộ phận: Phòng kế toán
Họ tên người nhận tiền: Vũ Thị Như Hoa Địa chỉ: Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Lý do chi: Tạm ứng lương tháng 5 năm 2014 để đi khám bệnh
Viết bằng chữ: Một triệu đồng chẵn./.
Kèm theo: 01 chứng từ Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn./
Cuối mỗi tháng phòng kế toán sẽ căn cứ vào bảng chấm công của các nhân viên trong Công ty do phòng kế toán chấm công và lập bảng chấm công.
Biểu số 2.4: Bảng chấm công – phòng kế toán
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Bộ phận: Phòng kế toán
Ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ
Ngày trong tháng Quy ra công
Số công hưởng lương SP
Số công hưởng lương thời gian
Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng % lương
Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng lương
1 Vũ Thị Như Hoa KTT x 0 x x 22 4
2 Vũ Thị Hồng Thắm KTTH x 0 x x 26
Biểu số 2.5: Bảng chấm công - bộ phận bán hàng
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ
Ngày trong tháng Quy ra công
Số công hưởng lương SP
Số công hưởng lương thời gian
Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng % lương
Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng lương
Biểu số 2.6: Phiếu báo làm thêm giờ số 01/5
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Bộ phận: Phòng kế toán
PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ
Số: 01/5 Tên công ty: Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV Địa chỉ: Số 42 Phường Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội.
Họ và tên: Vũ Thị Như Hoa
Bộ phận: Phòng kế toán
Lý do làm thêm: Hoàn thiện báo cáo thuế Tháng 5 năm 2014.
Người theo dõi Phụ trách bộ phận Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu số 2.7: Phiếu báo làm thêm giờ số 02/5
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ
Số: 02/5 Tên công ty: Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV Địa chỉ: Số 42 Phường Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội.
Họ và tên: Trần Thị Nhung
Lý do làm thêm: Tăng cường bán hàng trong Tháng 5 năm 2014.
Người theo dõi Phụ trách bộ phận Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Tiền phụ cấp ăn trưa của Công ty cho mỗi công nhân viên là 20.000đ/bữa.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ NV
Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích
Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV luôn thực hiện tốt những quy định của Bộ luật lao động về việc trả lương cho cán bộ quản lý, công nhân viên khi làm việc, làm thêm giờ, làm vào đêm. Việc trích thưởng theo lợi nhuận còn lại sau đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước để thưởng cho cán bộ quản lý, công nhân viên là một việc làm mang ý nghĩa tích cực, một mặt khuyến khích được cán bộ quản lý, công nhân viên làm việc hăng say, nhiệt tình với công việc Một mặt, chứng tỏ được khả năng lãnh đạo của Ban giám đốc về việc kinh doanh của công ty luôn làm ăn có lợi nhuận.
Bên cạnh đó, thì đội ngũ nhân viên làm kế toán của Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV là những người có năng lực, có trình độ, có chuyên môn, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Nên việc vận dụng các hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành trong công tác kế toán ở Công ty được thực hiện khá tốt.
Kế toán tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV thực hiện tính tiền lương cho cán bộ quản lý, công nhân viên đầy đủ, chính xác, đảm bảo lợi ích cho họ, giúp họ yên tâm làm việc, gắn bó lâu dài với Công ty
Hình thức ghi sổ Nhật ký chung mà áp dụng ở Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV rất phù hợp với đặc điểm của công tác kế toán của Công ty và đặc biệt rất thuận tiện trong công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương với đặc điểm là có ít nghiệp vụ phát sinh, các nghiệp vụ hạch toán tiền lương đơn giản, dễ hiểu, dễ phản ánh.
Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV rất quan tâm đến tình hình lao động cũng như đời sống của công nhân viên Chính điều này, đã làm cho công nhân viên cảm thấy yên tâm về công việc cũng như Công ty mà mình đã chọn để cống hiến sức lao động một cách thật đúng đắn Đặc biệt, để động viên kịp thời cán bộ, công nhân viên trong Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV nhân dịp Tết nguyên đán hàng năm, Công ty đã trích từ tổng quỹ lương, trích từ lợi nhuận và các nguồn thu khác để thưởng cho cán bộ, công nhân viên tháng lương thứ 13 căn cứ vào năng suất và chất lượng làm việc mà họ hoàn thành trong năm Chính sự quan tâm, động viên kịp thời này, đã kích người lao động hăng say làm việc mang lại năng suất lao động cao cho Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV và góp phần thúc đẩy Công ty ngày một phát triển.
Về hạch toán các khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ cũng đượcCông ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV quan tâm một cách thích đáng, cụ thể là Công ty luôn hoàn thanh nộp đầy đủ các quỹ này đủ và đúng thời hạn Điều này thể hiện được tinh thần trách nhiệm cao của Công ty đối với các quyền lợi của cán bộ quản lý, công nhân viên.Khi gia đình bản thân cán bộ quản lý, công nhân viên khó khăn hoặc người thân cán bộ quản lý, công nhân viên gặp khó khăn thì đồng thời Công tyTNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV cho nghỉ việc hưởng lương và cho ứng trước tiền lương Khoản tiền lương tạm ứng này phải được khẩu trừ dần vào tiền lương không tính lãi Đồng thời, Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV còn lập ra các quỹ để giúp đỡ cán bộ quản lý, công nhân viên trong trường hợp không may mắn xảy ra rủi ro phải tạm nghỉ việc hoặc ốm đau, thai sản Công ty đã sử dụng quỹ KPCĐ rất hợp lý
Do sự giám sát quản lý giữa các văn phòng còn buông lỏng, do vậy, chứng từ về tiền lương, BHXH… đôi khi cũng chưa thật sự chính xác và hợp lý Vì vậy, Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ
NV cần phải đưa ra những chính sách quản lý thật nghiêm túc, chặt chẽ để công tác quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương hoạt động hiệu quả hơn, chính xác hơn.
Do trả lương theo hình thức trả lương theo thời gian nên đối với một số phòng như phòng kinh doanh tổng hợp, phòng thiết kế kỹ thuật mang tính chất bình quân và không khuyến khích người lao động tích cực trong công việc.
Hiện tại, Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV vẫn áp dụng phương pháp tính lương thủ công, chưa áp dụng phần mềm kế toán khiến cho công việc tính lương chưa thật nhanh chóng và chính xác.
Trong chứng từ ban đầu sử dụng hạch toán thời gian là bảng chấm công của Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV, việc ghi chép không được rõ ràng, thống nhất.
Thứ nhất : 3 cột cuối của trong mục quy đổi trên bảng chấm công của
Công ty, do không có hướng dẫn cách ghi cụ thể của kế toán cho nên người chấm công thường hay bị nhầm lẫn, có tháng người chấm công có ghi thì lại không ghi đúng quy định nào cả.
Việc này, tuy kế toán tiền lương ở Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV cho là chuyện nhỏ nhưng thực chất nó gây không ít khó khăn và ảnh hưởng xấu đến quá trình tính lương cho người lao động Nếu nhìn vào bảng chấm công có ghi gì ở phần Quy đổi này, kế toán sẽ phải mất thời gian quy đổi bảng chấm công vào các cột (làm thay cho phân việc của người chấm công) để làm căn cứ tính lương cho người lao động Còn trường hợp người chấm công có ghi chép ở các cột "quy đổi" thì cũng ghi tuỳ tiện, kết toán sẽ không chắc được là người chấm công ghi số liệu gì ở đó (nội dung của số liệu được tính), có thể là ngày công thực tế làm việc của nhân viên trong tháng hoặc là tổng số này công thực tế và số ngày được hưởng phép của nhân viên,…
Thứ hai, việc theo dõi thời gian làm việc của người lao động để chấm không có mặt "N" hay nghỉ có phép "P" không có giấy nghỉ phép theo quy định Chỉ cần người lao động nghỉ có báo miệng trước cho người chấm công thì coi như ngày nghỉ đó của họ là có phép và được tính lương theo 100% lương cơ bản Thêm vào đó, Công ty cũng như không có quy định số ngày nghỉ phép tối đa được hưởng lương Đây là một sơ hở rất lớn của lãnh đạo Công ty và kế toán lương vốn rất biết điều này nhưng không hề có góp ý với phòng hành chính nhân sự, nơi theo dõi chấm công và quy định ngày công, là một sai sót không đáng có và cũng không nên tiếp tục để tình trạng này tồn tại, tái diễn trong thời gian tới vì nó sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến kỷ luật của Công ty.
Thứ ba, Hiện tại, ở Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa
Học Công Nghệ NV đang sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian làm thêm giờ của người lao động (là bảng chấm công thứ hai được lập song song với bảng chấm công theo dõi thời gian làm việc chính) với mẫu số bảng chấm công Làm như vậy là rất không khoa học bởi vì thời gian làm thêm thực tế thường là tính theo ngày.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
* Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương : Đối với hình thức trả lương theo thời gian hiện tại đang áp dụng cho bộ phận văn phòng, quản lý Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV cần bổ sung thêm các chế độ thưởng đối với những cá nhân có thành tích xuất sắc và phạt đối với những cá nhân không hoàn thành công việc theo yêu cầu được giao Số tiền thưởng, phạt có thể tính bằng một số tiền nhất định hoặc tính theo phần trăm tiền lương và tuỳ thuộc vào từng công việc, từng vị trí.
Tiền lương cần phải tính đúng, tính đủ dựa trên cơ sở giá trị sức lao động chẳng hạn những người có tài năng hoặc những người làm việc có hiệu quả cao thì cần phải thực hiện việc trả lương không chỉ theo công việc mà còn phải theo số lượng và hiệu quả của người đó chứ không chỉ tuân thủ bằng cấp, vị trí Vì bằng cấp, thực sự chỉ là một yếu tố để bố trí công việc để tính mức lương ban đầu không phải là yếu tố quyết định tiền lương của người lao động.
* Về tài khoản sử dụng phương pháp kế toán :
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV nên áp dụng các tài khoản chi tiết cho tiền lương, ví dụ như:
Thay vì theo dõi chi tiết cho các phòng ban như hiện nay Riêng lương doanh thu có thể được áp dụng riêng cho phòng Kinh doanh nhằm động viên khích lệ khi đạt hiệu quả kinh doanh.
* Về chứng từ và luân chuyển chứng từ :
Do chứng từ là bằng chứng về nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ ghi sổ và là để đối chiếu kiểm tra khi cần thiết nên Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV cần giám sát chặt chẽ hơn nữa ở các phòng ban về việc đảm bảo tính chính xác, tính pháp lý, tính hợp lý của các chứng từ Tránh tình trạng chứng từ bị ghi sai, chưa đủ chữ ký hay có các khoản mục chưa hợp lý.
Việc ghi chép vào Bảng chấm công cần phải được quan tâm chặt chẽ hơn nữa tới đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, cần nêu rõ trường hợp đi muộn về sớm thậm chí làm nửa ngày để đảm bảo sự công bằng cho những người thực hiện nghiêm chỉnh giờ hành chính tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV. Để bảng chấm công của công ty được rõ ràng và thống nhất, kế toán lương của Công ty thay vì sử dụng mẫu biểu Bảng chấm công như hiện nay sẽ sử dụng mẫu biểu Bảng chấm mới cho toàn bộ Công ty TNHH Thương Mại
Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV như sau: Trong bảng chấm công mới này, phần Quy đổi gồm 3 cột với nội dung giống như cũ nhưng tên cột được ghi rõ hơn để người chấm công chỉ cần đọc tên cột là có thể hiểu được ghi rõ hơn để người chấm công chỉ cần đọc tên cột là có thể hiểu được cách ghi ở mỗi cột Tuy nhiên, bên cạnh đó, kế toán lương Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV cũng cần ra quy định bắt buộc, các bảng chấm công trước khi gửi lên phòng kế toán phải đã được tính toán, ghi chép số liệu vào các cột "Quy đổi" theo đúng quy định, nếu có sai sót trong tính toán phần này, người chấm công và người có trách nhiệm kiểm ra bảng chấm công phải hoàn toàn chịu trách nhiệm Có như vậy, việc thực hiện nghiêm chỉnh các quy định trong công tác kế toán tiền lương mới được nhân viên công ty tiếp thu và chấp hành nghiêm chỉnh
Việc ghi chép thời gian làm thêm của người lao động như hiện giờ không theo dõi được chính xác số giờ công lao động của công nhân viên do nhẩm giời làm theo trí nhớ gộp lại ghi công dẫn đến dễ bị thiếu hoặc thừa giờ công) gây nên sự thiếu công bằng trong việc tính lương.
Theo em, có thể giải quyết vấn đề này một cách đơn giản là kế toán Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV xây dựng nên mẫu bảng chấm công làm thêm giờ và áp dụng thống nhất cho toàn công ty (ở các bộ phận tính lương) Mẫu bảng chấm công giờ công làm thêm mới có thể như sau:
Bảng 3.1: Bảng chấm công làm thêm giờ Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV Địa chỉ: Số 42 Phường Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ
TT Họ và tên Ngày trong tháng Cộng giờ làm thêm
NT: Làm thêm ngày làm việc (Từ giờ… đến giờ……… )
NN: Làm thêm ngày thứ 7, chủ nhật (Từ giờ……… đến giờ……)
NL: Làm thêm ngày lễ, tết (Từ giờ………… đến giờ……… ) Đ: Làm thêm buổi đêm (Từ giờ………… đến giờ……… )
Xác nhận của bộ phận Người chấm công (Người duyệt)
3.3 Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện
Trong những năm gần đây, tình hình phát triển kinh tế của nước ta rất ấn tượng nhưng đi cùng với nó lại những bất cập trong hệ thống pháp lý và tình trạng quan liêu tham nhũng Hệ thống pháp lý là một nhân tố khách quan ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV, bởi Công ty hoạt động dưới sự kiểm soát của nhà nước và pháp luật Tuy nhiên, cho đến thời điểm này, hệ thống pháp luật của nước ta còn nhiều bất cập, các văn bản quyết định của nhà nước Chính phủ các bộ và các ngành chồng chéo lên nhau và thường xuyên thay đổi Hệ thống quản lý, chính sách thiếu tính minh bạch, nhiều hoạt động gian lận và tham nhũng thường xuyên xảy ra Điều này có ảnh hưởng xấu tới quá trình kinh doanh, kéo dài thời gian kinh doanh và làm chậm quá trình quay vòng vốn của Công ty Bởi vậy, trong thời gian tới Nhà nước cần ban hành các chính sách, chế độ kịp thời, phù hợp với thực tế của tình hình kinh tế của các doanh nghiệp tư nhân.
3.3.2 Về phía Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Tổ chức hợp lý, đúng đắn công tác kế toán tiền lương sẽ tạo ra một hệ thống chứng từ sổ sách và sự vận động quần chúng phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ
NV áp dụng yêu cầu thông tin kịp thời, chính xác và hoàn thiện cho việc quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế trong quá trình hoạt động Việc tổ chức công tác kế toán tiền lương sẽ tạo một sự kết hợp nhịp nhàng giữa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các công việc kế toán trong bộ máy kế toán.
Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán vì nó là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính nó góp phần tích cực trong công việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Tổ chức công tác kế toán bao gồm: Việc tổ chức hệ thống chứng từ, luân chuyển chứng từ, tổ chức kế toán sổ sách kế toán và tổ chức bộ máy nhằm thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ kế toán.
Tổ chức quản lý trong quá trình hạch toán bao gồm khâu lập chứng từ và luân chuyển chứng từ Chứng từ kế toán là những chứng minh về giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Thông qua việc lập chứng từ kế toán có thể kiểm tra được tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ, mặt khác chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trong sổ kế toán và cho mọi sổ thông tin kinh tế trong đơn vị Nó cũng là căn cứ kiểm tra ý thức chấp hành chính sách, nguyên tắc, là căn cứ để xác minh trách nhiệm vật chất của người lao động, cuối cùng là bằng chứng để giải quyết mọi tranh chấp khiếu nại có thể xảy ra Trong việc hoàn thiện chứng từ cần phải đảm bảo tính pháp lý của chứng từ, đảm bảo đúng thời gian và địa điểm phát sinh. Hoàn thiện chứng từ kế toán còn phải để cập nhật đến vấn đề tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện chế độ ghi chép của từng cá nhân, cán bộ trong đơn vị đảm bảo học họ có thể hạch toán chính xác, kịp thời, trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh.
Cùng với việc nâng cao chất lượng lao động, Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV phải tổ chức lực lượng lao động với một cách hợp lý, người lao động phải có trình độ tay nghề, có sức khoẻ, và được bố trí phù hợp với khả năng để họ phát huy, tạo thuận lợi cho việc hoàn thành kế hoạch Đồng thời công ty phải quản lý và sử dụng tốt thời gian lao động nhằm nâng cao năng suất lao động cho công ty Ngoài ra, Công ty phải không ngừng nâng cao, hoàn thiện trang thiết bị, TSCĐ của Công ty để phát huy khả năng lao động nhằm nâng cao thu nhập và cải thiện đời sống cho lao động thông qua số tiền lương mà người lao động được hưởng. Đồng thời phải luôn cải tiến để nâng cao công tác quản lý lương và các khoản trích theo lương như thường xuyên kiểm tra, xem xét để rút ra những hình thức và phương pháp trả lương một cách khoa học, công bằng với những lao động, để sao cho tiền lương phải thực sự là thước đo giá trị lao động và tạo động lực cho người lao động.
