Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là một doanh nghiệp được thành lập theo Quyết định số 1744/QĐTM của Bộ Thương Mại ngày 27/06/2005.
Tên giao dịch Việt Nam là : Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị.
Tên giao dịch quốc tế: Friendship High Quality Confectionery Join Stock Company
Trụ sở chính tại 122 Định Công – Hoàng Mai – Hà Nội.
Website: http:// www.huunghi.com.vn
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch đầu tư thành phố
Hà Nội cấp số: 0103014796, đăng ký lần đầu ngày 01/12/2006, đăng ký thay đổi lần 1 ngày 17/12/2007.
Ngành nghề kinh doanh chính là : Kinh doanh vật tư nguyên liệu, hàng tiêu dùng, hàng thực phẩm tươi sống, thực phẩm công nghệ, kinh doanh kho bãi, sản xuất chế biến bia, nước giải khát, bánh kẹo thực phẩm (không bao gồm kinh doanh quán bar) Xuất nhập khẩu các mặt hàng mà công ty kinh doanh
Vốn điều lệ đăng ký: 22.500.000.000 VND (Hai mươi hai tỷ, năm trăm triệu đồng)
Từ khi bắt đầu thành lập đến nay trải qua hơn 10 năm (từ năm 1997) công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị đã có những bước phát triển và đã thay đổi tên gọi cho phù hợp với tình hình sản xuất thực tế.
Ban đầu là Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Công ty thực phẩm Miền Bắc Do đó quá trình hình thành và phát triển của công ty gắn liền với sự hình thành và phát triển của công ty thực phẩm Miền Bắc Công ty thực phẩm Miền Bắc được thành lập theo Quyết định số 699/QĐTM-TCCB của Bộ Thương Mại Khi mới thành lập công ty đã gặp rất nhiều khó khăn nhưng nhờ sự mạnh dạn nhiệt tình của Ban giám đốc Công ty thực phẩm Miền Bắc đã đầu tư dây chuyền sản xuất bánh Cookíe của Công hoà Liên Bang Đức với công suất 10 tấn/ ngày Đây là một dây chuyền sản xuất tiên tiến về trang thiết bị hiện đại với lò nướng được điều khiển đốt bằng ga tự động Sau một thời gian lắp đặt chảy thử thành công, nhà máy đã chính thức đi vào hoạt động theo Quyết định số 1260 ngày 08/12/1997 do Ban giám đốc Công ty thực phẩm Miền Bắc ký với tên gọi Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị thực hiện sản xuất các loại bánh quy, bánh kem xốp, kẹo, lương khô… và các loại sản phẩm khác mang tên Hữu Nghị.
Một bước ngoặc quan trọng trong quá trình phát triển của công ty là năm 1999 nhà máy đã nhận chuyển giao công nghệ và tổ chức sản xuất thành công sản phẩm bánh quy xốp của hãng Meiji Nhật Bản Công ty trở thành cơ sở duy nhất sản xuất các loại bánh mang thương hiệu Meiji Nhật Bản tại ViệtNam.
Một bước ngoặc quan trọng với công ty, với mục đích phát triển hơn nữa và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và để phù hợp hơn với tình hình thực tế của nên kinh tế nước ta ngày 27/06/2005 theo Quyết định 1744/QĐTM của Bộ Thương Mại, nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị được chuyển thành Công ty Cổ phần Bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, tên giao dịch quốc tế Friendship High Quality Confectionery Join Stock Company, trở thành một công ty hoạt động hoàn toàn độc lập.
Tháng 12/2006, công ty chính thức đi vào hoạt động với 51,4% vốnNhà nước, là công ty Thực phẩm Miền Bắc; 48,6% vốn được bán cho cán bộ công nhân viên của công ty.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần bánh kẹo
Đặc điểm tổ chức sản xuất tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì công nghệ sản xuất là yếu tố ảnh hưởng lớn đến việc quản lý nói chung và công tác hạch toán kế toán nói riêng.Tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị sản phẩm của công ty bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, mỗi chủng loại sản phẩm có một quy trình sản xuất và chế biến riêng biệt Do đó công ty xây dựng một hệ thống trang thiết bị, máy móc phục vụ công tác sản xuất kinh doanh.
Công ty có hệ thống máy móc, thiết bị sản xuất hiện đại cùng dây chuyền sản xuất tiên tiến được nhập khẩu từ các nước có công nghệ hiện đại. Toàn bộ dây chuyền sản xuất được bố trí chặt chẽ và có khoa học tại các phân xưởng sản xuất, việc kết hợp giữa lao động thủ công và máy móc tại công ty đã tạo nên quy trình sản xuất đảm bảo chất lượng và có năng suất cao.
Từ khi đưa nguyên vật liệu vào chế biến đến khi nhập kho thành phẩm diễn ra liên tục, khép kín, không bị gián đoạn về mặt thời gian và kỹ thuật Vì vậy việc tổ chức và quản lý sản xuất cũng mang tính đặc thù riêng biệt Ở tất cả các khâu, công việc sản xuất luôn thực hiện không ngừng và luôn có bộ máy kiểm tra thường xuyên đối với quy trình hoạt động
Tại công ty có nhiều phân xưởng sản xuất các loại bánh, kẹo khác nhau Mỗi sản phẩm của công ty lại có quy trình sản xuất và chế biến khác nhau phù hợp với từng loại sản phẩm Tuy nhiên, quy trình sản xuất công nghệ của các phân xưởng cũng có nét tương đồng và ta có thể khái quát như sau:
Sơ đồ 1.2: Quy trình sản xuất công nghệ
NVL Phân xưởng lương khô
Nghiền phối trộn Ép bánh
KCS Đóng thùng Lưu kho bảo quản
Bánh không đạt yêu cầu
Bao gói Bánh đạt yêu cẩu
Qua sơ đồ trên ta thấy quá trình sản xuất diễn ra liên tục, tuy nhiên chất lượng sản phẩm phụ thuộc chủ yếu vào nguyên vật liệu đầu vào Do đó trong quá trình sản xuất việc giám sát chất lượng các khâu sản xuất được thực hiện rất chặt chẽ, qua rất nhiều khâu kiểm soát chất lượng nhất là các nguyên liệu đầu vào Vì chất lượng của nguyên liệu đầu vào chính là chất lượng của các sản phẩm được tạo ra.
Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại công ty giản đơn nhưng được chế biến liên tục, khép kín, sản xuất với số lượng lớn và công tác sản xuất được tiến hành theo hướng cơ giới hoá có sự tham gia một phần thủ công Chu kỳ sản xuất ngắn và đối tượng sản xuất là bánh kẹo, khi kết thúc ca máy cũng là khi sản phẩm hoàn thành Do vậy công ty không có sản phẩm dở dang trong danh mục hàng tồn kho.
Các nhà máy của công ty được xây dựng trong các khu công nghiệp có quy hoạch, thuận lợi trong giao thông vận chuyển đi các tỉnh thành Tại các nhà máy đều được đầu tư hệ thống dây chuyền thiết bị hiện đại và có năng suất cao, do đó công tác sản xuất của công ty luôn đạt được kết quả cao.
Công ty có hệ thống máy móc thiết bị như sau:
Biểu số 1.5 : Dây chuyền thiết bị sản xuất của công ty tại chi nhánh Hà Nội
Nhà máy Phân xưởng sản xuất Xuất xứ thiết bị
Nhà máy tại Định Công Phân xưởng 1: Cracker
01 Dây chuyển thiết bị của Đức
02 Dây chuyển thiết bị của Đức
Phân xưởng 3: Bim Bim, kẹo…
01 Dây chuyển thiết bị của Đài Loan
01 Dây chuyển thiết bị của Đức
01 Dây chuyển thiết bị của Malaixia
08 Dây chuyển thiết bị của Đài Loan
Hệ thống máy móc thiết bị của công ty hiện nay mới được đầu tư, giá trị lớn hiện đại mức độ tự động hóa cao Dây chuyển sản xuất của công ty được thực hiện theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001-2000 đảm bảo vệ sinh an toàn, đảm bảo chất lượng sản phẩm trong vận chuyển và sử dụng. năng lực sản xuất đáp ứng tốt nhu cầu tiêu thụ kinh doanh hiện tại ( hầu hết các dây chuyền này được đầu tư bằng nguồn vốn vay trung hạn, và thuê mua tài chính).
Công ty có 6 phân xưởng chính sau:
Phân xưởng bánh tươi, bánh trung thu, mứt tết
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ các phân xưởng sản xuất
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
PX bánh tươi, trung thu, mứt tết
Công ty CP bánh kẹo cao cấp HỮU
Dựa vào nguyên tắc quản lý và xuất phát từ thực tiễn tổ chức sản xuất, bộ máy kế toán công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị được xây dựng theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán của công ty được tập trung tại phòng kế toán tài chính Ngoài ra trong cơ cấu tổ chức của công ty, tại mỗi phân xưởng, cửa hàng đều bố trí một nhân viên kế toán nhưng chỉ hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ gửi toàn bộ chứng từ liên quan về phòng kế toán.
Phòng kế toán của công ty thực hiện tổ chức hạch toán kế toán, theo dõi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp lên các báo cáo Tất cả đều được thực hiện dưới sự chỉ đạo chuyên môn trực tiếp của Kế toán trưởng và sự quản lý chặt chẽ của Ban giám đốc.
Sơ đồ 1.4 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty CP bánh kẹo cao cấp Hữu
Ghi chú: : quan hệ chỉ đạo
Kế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành trực tiếp các công việc của phòng kế toán tài chính, có trách nhiệm bao quát toàn bộ tình hình tài chính của cả công ty, thông báo cụ thể cho giám đốc về mọi hoạt động tài chính, lập các báo cáo tài chính theo đúng quy định của Nhà nước và đúng thời hạn quy định.
Phòng kế toán công ty có 2 phó phòng, tuy nhiên các phó phòng đang kiêm nhiệm cả kế toán các phần hành như phần hành tiêu thụ, chi phí - giá thành.
TGNH Kế toán vật tư Kế toán
Kế toán lương, chi phí giá thành
Kế toán tiêu thụ, công nợ phải thu
Kế toán công nợ phải trả
Kế toán tiền mặt : Là người chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết về tiền mặt lên sổ chi tiết tiền mặt các nghiệp vụ liên quan, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ gốc,từ đó lập các phiếu thu, phiếu chi cho các nghiệp vụ tiền mặt, theo dõi công nợ nội bộ, huy động vốn
Kế toán tiền gửi ngân hàng : Là người chịu trách nhiệm hạch toán các nhiệm vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, thực hiện các quá trình thanh toán giữa công ty với các đối tượng khác thông qua hệ thống ngân hàng, định kỳ lập biểu thuế về các khoản mà công ty phải thanh toán với Nhà nước, giám sát việc thu chi qua hệ thống ngân hàng.
Kế toán vật tư ( nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ): Là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Đồng thời theo dõi quá trình thanh toán giữa công ty với nhà cung cấp, tính ra giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho các mục đích khác nhau và giá trị tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Hiện nay kế toán vật tư đã được tách riêng thành kế toán nguyên vật liệu và kế toán công cụ dụng cụ.
Kế toán TSCĐ: theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của
TSCĐ, tính ra mức khấu hao TSCĐ, phản ánh các chi phí và quyết toán công trình đầu tư xây dựng cơ bản.
Kế toán tiền lương, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Là người có trách nhiệm hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương để phân bổ vào chi phí trong kỳ, theo dõi tình hình lập và sử dụng các quỹ như khen thưởng ,phúc lợi…; Tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm, trên cơ sở đó tính đúng và đủ giá thành các sản phẩm hoàn thành trong kỳ.
Giúp việc cho kế toán trưởng, có nhiệm vụ thay mặt cho kế toán trưởng giải quyết các công việc khi kế toán trưởng đi vắng, cùng chịu trách nhiệm với trưởng phòng các phần việc được phân công.
Kế toán tiêu thụ: Là người chịu trách nhiệm hạch toán quá trình bán hàng lên doanh thu, theo dõi giá vốn, theo dõi công nợ phải thu của khách hàng và đôn đốc tình hình thanh toán của khách hàng cho công ty Kế toán tiêu thụ còn kiêm nhiệm chức danh phó phòng, giúp đỡ và thay kế toán trưởng giải quyết các công việc khác của phòng.
Kế toán công nợ phải trả : Là người chịu trách nhiệm hạch toán quá trình mua hàng, nguyên vật liệu…, theo dõi công nợ phải trả và đôn đốc tình hình thanh toán với nhà cung cấp của công ty Hàng tháng tổng hợp hàng nhập, đối chiếu với thủ kho và lên cân đối hàng nhập gửi báo cáo tới Kế toán trưởng, kê khai thuế đầu vào, đề xuất các vấn đề cần giải quyết liên quan đến công việc của mình.
Thủ quỹ : Là người chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt, quản lý tiền mặt tồn tại quỹ của công ty phục vụ cho các hoạt động kinh tế của công ty Thực hiện việc ghi sổ quỹ tiền mặt kịp thời theo quy định, định kỳ đối chiếu với sổ chi tiết tài khoản tiền mặt với kế toán tiền mặt; nhận các khoản tiền mặt thu về của công ty và phát lương cho toàn bộ CNV trong công ty, chi trả các khoản chi khác của công ty theo quy định.
Đặc điểm vận dụng chính sách kế toán
Chế độ kế toán áp dụng trong công ty là theo Quyết định số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Đơn vị tiền tệ sử dụng chính thức trong công ty là Đồng Việt Nam.Ngoài ra công ty còn sử dụng một số ngoại tệ khác Ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá ngân hàng.
Niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12.
Kỳ hạch toán theo tháng, quý, năm
Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc và hạch toán theo phương pháp kế khai thường xuyên Giá trị vốn hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.
Tài sản cố định được ghi nhận theo nguyên giá và giá trị còn lại Khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng Thời gian khấu hao được áp dụng theo Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003.
Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ
Thuế suất thu nhập doanh nghiệp phải nộp là 25%.
Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/QĐ- BTC ngày 30/6/2006.
Hiện nay công ty sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo đúng chế độ kế toán hiện hành Tuy nhiên công ty chi tiết hoá các tài khoản theo từng đối tượng cụ thể để phù hợp với yêu cầu quản lý và sản xuất kinh doanh.
Hiện tại công ty chưa sử dụng các tài khoản ghi đơn và một số tài khoản khác như TK 151, 213,.
Đặc điểm hệ thống chứng từ kế toán
Công ty vận dụng hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp theo
Quyết định số 15/2006/ QĐ_ BTC và một số văn bản pháp luật khác Công ty sử dụng hệ thống chứng từ về tiền tệ, tài sản cố định, hàng tồn kho, lao động,tiền lương, bán hàng, theo đúng quy định của Nhà nước Ngoài ra công ty còn sử dụng các chứng từ do công ty lập phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và được Bộ Tài chính chấp nhận.
Cụ thể, hệ thống chứng từ mà doanh nghiệp sử dụng gồm:
Hạch toán tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01- TSCĐ); Thẻ tài sản cố định (mẫu số 02-TSCĐ); Biên bản xử lý TSCĐ (mẫu số 03-TSCĐ); Biên bản đánh giá lại TSCĐ (mẫu số 04-TSCĐ); Biên bản kiểm kê TSCĐ (mẫu số 05-TSCĐ), bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (mẫu số 06- TSCĐ)…
Đối với hạch toán hàng tồn kho:
Các chứng từ sử dụng về nhập vật liệu: Phiếu kiểm nghiệm vật tư; Hợp đồng bán hàng của người bán (mẫu số 01 – BH); Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01-GTGT); Phiếu yêu cầu nhập kho; Phiếu nhập kho vật tư (mẫu số 01-VT)…
Các chứng từ sử dụng về xuất vật tư: Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư; Phiếu lĩnh vật tư; Phiếu xuất vật tư (mẫu số 02-VT); Thẻ kho (mấu số 06-VT)…
Đối với hạch toán thanh toán: Biên bản đối chiếu công nợ; Giấy báo Có; Phiếu thu (mẫu số 01-TT); Phiếu chi (mẫu số 02-TT); Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (mẫu số 04-TT); Sổ bảng kê của ngân hàng kèm chứng từ gốc…
Đối với hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và thanh toán với người lao động: Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL); Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (mẫu số 04-TT); Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (mẫu số 10-LĐTL); Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (mẫu số 11-LĐTL); Bảng thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ (mẫu số 06-LĐTL); Bảng chấm công (mẫu số 01a – LĐTL)…
Đối với hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Phiếu nhập kho thành phẩm ( mẫu số 01-VT); Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (hoá đơn giá trị gia tăng); Báo cáo nhập - xuất - tồn kho thành phẩm; Thẻ kho…
Đối với hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội; Bảng phân bổ vật liệu; Công cụ dụng cụ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; Các chứng từ khác phản ánh chi phí bằng tiền khác…
Đặc điểm hệ thống sổ kế toán
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ Phần mềm kế toán trên máy vi tính do công ty tự thiết kế vừa kết hợp giữa kế toán thủ công và kế toán trên máy.
Hiện công ty đang sử dụng các loại sổ kế toán tổng hợp như là:
Sổ nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 7, 8, 9, 10
Sổ cái được mở cho tất cả các tài khoản mà công ty đang sử dụng Các loại sổ kế toán chi tiết là :
Sổ tiền gửi Ngân hàng
Sổ tài sản cố định
Thẻ tài sản cố định
Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm
Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm
Sổ chi tiết tiền vay
Sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ.
Ngoài ra công ty còn sử dụng một số loại sổ chi tiết khác nhằm phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh do công ty tự thiết kế đã được sự đồng ý của Bộ tài chính như là sổ chi tiết bao bì…
Đặc điểm hệ thống báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính của công ty được lập tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 về chế độ báo cáo tài chính. Định kỳ theo quý, năm, phó phòng kế toán lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước dưới sự giám sát chỉ đạo của kế toán trưởng.
Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN): Công ty sử dụng theo đúng mẫu để lên báo cáo Đối với các chỉ tiêu không sử dụng công ty để trống trên báo cáo Các chỉ tiêu này thường bao gồm các mã số 120, 134, 135,
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02-DN): Công ty sử dụng theo mẫu quy định
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DN): Công ty sử dụng theo mẫu quy đinh Có nhiều mã số thường có ghi giá trị 0 trên báo cáo gồm: 25, 31, 32, 61
Thuyết minh báo cáo tài chính: Bản thuyết minh theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
Việc lập các báo cáo trên của công ty được thực hiện vào cuối tháng, quý kỳ kế toán (cuối năm tài chính).
Một số báo cáo quản trị phục vụ nội bộ doanh nghiệp:
Do yêu cầu quản lý doanh nghiệp, phòng kế toán lập 1 số báo cáo quản trị phục vụ đắc lực cho công tác quản lý tài chính tại công ty Các báo cáo quản trị cung cấp thông tin về tình hình công nợ, khả năng thanh toán, dự kiến các chi phí phát sinh Bao gồm: Báo cáo thanh toán tạm ứng; Báo cáo về công nợ của khách hàng; Báo cáo về tình hình sử dụng hoá đơn, Báo cáo dự toán các chi phí theo tháng Các báo cáo này phục vụ cho công tác kế hoạch là chính.
Phần hành kế toán máy đang đươc sử dụng tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Hiện tại công ty đang sử dụng phần hành kế toán máy ADVAN ACCOUNTING là phần hành kế toán máy do công ty tự thiết kế nên phù hợp với hoạt động của công ty.
ADVAN ACCOUNTING gồm các phân hệ sau:
3 Kế toán công nợ phải thu
4 Kế toán công nợ phải trả
6 Kế toán tiền gửi ngân hàng
7 Kế toán chi phí và giá thành
8 Kế toán nguyên vật liệu
9 Kế toán công cụ dụng cụ
10.Kế toán tài sản cố định
Sơ đồ 1.5 Trình tự xử lý số liệu của phần mềm kế toán ADVAN
Chứng từ, tài liệu (về nghiệp vụ kinh tế)
Nhập dữ liệu vào máy(nhập các thông tin trên chứng từ)
Khai báo các yêu cầu với máy
Máy tự xử lý thông tin
Lập báo cáo sổ sách theo yêu cầu
Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING
1 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
4 Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ tương ứng
5 Các tệp nhật ký chứng từ
6 Chuyển sang sổ cái các TK
7 Tệp sổ cái các TK
9 Báo cáo kế toán, sổ sách kế toán.
Trước khi sử dụng phần mềm kế toán phải khai báo các tham số hệ thống và hệ thống các danh mục cho phân mềm Trong quá trình sử dụng cũng có thể khai báo thêm hoặc khai báo lại cho phù hợp với công việc kế toán, đúng với chính sách chế độ kế toán của Nhà nước
CHƯƠNG - 3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
2.1 Một số đặc điểm của nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Một trong những điều kiện thiết yếu của quá trình sản xuất là nguyên vật liệu, nguyên vật liệu được thể hiện dưới dạng vật chất chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và giá trị của nó được chuyển dịch ngay vào giá trị của thành phẩm Tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị do đặc điểm là công ty sản xuất bánh kẹo, các mặt hàng thực phẩm nên nguyên vật liệu chính mà công ty sử dụng cũng mang tính đặc thù riêng: các loại đường, bột mỳ, tinh dầu, mạch nha, bơ, sữa, các loại gia vị….Với khối lượng sản phẩm sản xuất hàng năm hơn 8000 tấn sản phẩm, với nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau, nên nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng về chủng loại và yêu cầu về nguyên vật liệu cũng rất phức tạp Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là hàng thực phẩm mang tính thời vụ và phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện thời tiết và công tác sản xuất của ngành nông nghiệp Nguyên vật liệu công ty sử dụng có thời gian sử dụng ngắn yêu cầu bảo quản cao, nếu để quá hạn hoặc bảo quản không tốt sẽ bị biến đổi tính chất do đó làm ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm, qua đó sẽ ảnh hưởng tới uy tín của công ty.
Do đặc điểm của sản xuất nông nghiệp tại nước ta mang tính thời vụ,không ổn định chịu ảnh hưởng nhiều của thời tiết nên chất lượng và sản lượng của nguyên vật liệu mà công ty thu mua cũng không được ổn định Mặt khác giá cả nguyên vật liệu cũng thay đổi theo thời vụ và thay đổi theo năm, trong khi đó quá trình sản xuất của công ty thì luôn phải diễn ra liên tục không thể để gián đoạn, do đó công ty cần phải có kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu linh động và phù hợp với thực tế
Ngoài ra số lượng, chủng loại nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng, nguyên vật liệu là các chất hữu cơ rất dễ bị phân huỷ, chịu ảnh hưởng nhiều bởi điều kiện môi trường bảo quản nên mỗi loại nguyên vật liệu cần phải có điều kiện bảo quản cẩn thận đúng tiêu chuẩn và có khoa học.
2.2 Đặc điểm công tác quản lý và thu mua nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Quản lý nguyên vật liệu là một khâu rất quan trọng trong quá trình sản xuất, quản lý tốt các khâu thu mua, dự trữ, và sử dụng tốt nguyên vật liệu sẽ làm tăng chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí giảm giá thành và do đó làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm nên công tác quản lý và thu mua nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện rất kỹ càng. Các kế hoạch về thu mua, dự trữ được công ty chuẩn bị cận thận , hợp lý và có hiệu quả. Đối với khâu thu mua nguyên vật liệu: Do đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là sản phẩm của sản xuất nông nghiệp, có tính thời vụ nên các kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng trên kế hoạch sản xuất và tình hình thực tế về nông nghiệp, các kế hoạch không chỉ được lập cho một tuần,tháng mà phải được lập cho cả năm Hàng tháng, quý, năm dựa vào khả năng sản xuất và khả năng tài chính của công ty, căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các loại sản phẩm, công ty xây dựng kế hoạch thu mua và thực hiện công tác thu mua nguyên vật liệu cho sản xuất Nguyên vật liệu trước khi thu mua và trước khi nhập kho đều được kiểm tra chặt chẽ bởi phòng KCS về tất cả các mặt chủng loại, số lượng, chất lượng… Đối với khâu bảo quản: công ty có khối lượng nguyên vật liệu lớn và phần lớn là hàng thực phẩm dễ hỏng, khó bảo quản nên khâu bảo quản được công ty rất chú trọng Tai mỗi cơ sở sản xuất công ty đều xây dựng kho bảo quản nguyên vật liệu cạnh các phân xưởng sản xuất Các kho nguyên vật liệu đảm bảo đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, có đầy đủ phương tiện thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong kho được sắp xếp gọn gàng, có quy tắc thuận lợi cho việc nhập xuất nguyên vật liệu Mỗi kho có trưởng kho trực tiếp quản lý công việc tại kho và các nhân viên kho phục vụ cho công tác bảo quản nguyên vật liệu và công tác nhập xuất nguyên vật liệu Tại kho công ty có trang bị hệ thống thiết bị như máy tính, máy in… phục vụ cho công tác bảo quản nguyên vật liệu và hỗ trợ công việc cho các nhân viên kho Đối với khâu sản xuất: Nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất đều đã được kiểm tra chất lượng bởi phòng KCS của công ty Nguyên vật liệu đưa vào sử dụng theo đúng định mức đã được lập và nhu cầu sản xuất, thường không có hiện tượng xuất thừa hoặc thiếu do các khâu từ xây dựng định mức tới việc xuất nguyên vật liệu và sản xuất được tổ chức chặt chẽ và có khoa học Tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng được theo dõi chặt chẽ và được phòng kế hoạch vật tư tổng hợp lại, từ đó xây dựng nên định mức sử dụng nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm và từng phân xưởng Công ty cũng có chính sách khuyến khích việc tiết kiệm nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Đối với khâu dự trữ: Để tránh sự biến động của thời tiết và giá cả thị trường không làm gián đoạn quá trình sản xuất, công ty xây dựng định mức dự trữ đối với từng loại vật tư dựa trên kế hoạch sản xuất và nhu cầu sản xuất thực tế đối với từng loại sản phẩm và từng phân xưởng Đặc biệt đối với các loại nguyên vật liệu mang tính thời vụ thì thường có kế hoạch dự trữ cho cả năm.
Phân loại nguyên vật liệu tại công ty
Do sự đa dạng, và khối lượng nguyên vật liệu tại công ty rất lớn nên việc phân loại nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó không chỉ để phục vụ cho nhu cầu sản xuất mà còn phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhất là đối với công tác bảo quản nguyên vật liệu Tại công ty, nguyên vật liệu được phân loại như sau:
Nguyên vật liệu chính: Bao gồm: đường, sữa, bột mỳ, bột gạo, mạch nha, thịt lợn… đây chính là cơ sở vật chất chính cấu thành nên sản phẩm. Công ty có hơn 300 loại nguyên vật liệu chính.
Vật liệu phụ: Bao gồm Các loại bao gói để đóng gói sản phẩm, các loại hương liệu, nhãn mác, chất chống ẩm, phẩm màu…Các vật liệu này vừa tạo thêm hương vị, màu sắc giữ được cho sản phẩm lâu hỏng, tạo hình thức bên ngoài của sản phẩm, nâng cao tính năng và mẫu mã cho sản phẩm.
Các loại nhiên liệu: Bao gồm than, dầu Diezel, gas, dầu…dùng cho các loại máy móc trong phân xưởng,
Các phụ tùng thay thế để sửa chữa: Bao gồm pin, dây curoa, bánh răng, bulong… dùng để thay thế và sữa chữa các bộ phận của máy móc khi có hiện tượng hư hỏng nhằm tránh sự gián đoạn của quá trình sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục.
Phế liệu thu hồi: Bao gồm thùng cactong, bao bì hỏng… Đây là các loại nguyên vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất
Tính giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Tất cả nguyên vật liệu của công ty đều là do mua ngoài, do đó căn cứ tính giá là các hoá đơn mua hàng, hoá đơn vận chuyển…Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá trị nguyên vật liệu không bao gồm thuế GTGT.
Giá trị thực tế nguyên vật liệu mua nhập kho được xác định như sau:
NVL mua ngoài nhập kho
Giá mua chưa có thuế GTGT
Chi phí thu mua thực tế phát sinh
Các khoản được giảm trừ
Giá mua chưa có thuế GTGT: là giá được ghi trên hoá đơn mua hàng. Chi phí thu mua thực tế phát sinh: là các chi phí phát sinh trong quá trình mua nguyên vật liệu nhập kho: chi phí bốc dỡ, chi phí vận chuyển…
Các khoản được giảm trừ : là giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại…
Theo hoá đơn số 0089867 ngày 14/1/2008 công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị mua 200 Kg Super Rise SSL của công ty TNHH TM-DV Nam Giang với giá 61.198,00 đồng / Kg ( giá chưa có thuế GTGT), hoá đơn mua hàng có kèm theo vận đơn với giá chưa thuế là 600.000,00
Như vậy, giá của lô hàng trên là:
Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Hiện tại công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền theo tháng Hàng ngày, khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng, đến cuối tháng mới tiến hành xác định đơn giá bình quân và giá trị thực tế xuất kho Đơn giá và giá thực tế xuất kho được xác định theo công thức sau:
Giá đơn vị bình quân
NVL xuất kho = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ số lượng thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * Giá đơn vị bình quân
Vào cuối tháng 11 năm 2008, số liệu về nguyên vật liệu bột mỳ của công ty như sau:
Biểu số 2.1 Tính giá NVL xuất kho
Chỉ tiêu Số lượng(kg) Đơn giá Thành tiền
Cộng tồn và nhập trong tháng 10.525 78.511,25 Giá đơn vị bình quân trong tháng Xuất dùng trong tháng 9.030 7,4595 67.359,285
Nhờ sử dụng phần mềm kế toán máy nên công việc tính giá nguyên vật liệu tại công ty trở nên đơn giản hơn rất nhiều Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu nhập các chứng từ : Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… vào máy Cuối tháng, máy tính sẽ tự động tính ra giá bình quân cả tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu theo công thức trên, như vậy độ chính xác sẽ cao hơn và giảm bớt sự phức tạp cho kế toán nguyên vật liệu.
Tổ chức chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ vật tư tại công
Các chứng từ về nhập kho nguyên vật liệu
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL, công ty sẽ tiến hành tìm hiểu về thị trường, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng mua bán nguyên vật liệu và nhập kho.
Các chứng từ được sử dụng:
Đối với hoá đơn mua hàng, thường là hoá đơn GTGT do nhà cung cấp giao, công ty giữ liên thứ 2 (hoá đơn đỏ) có ghi đầy đủ các thông tin cần thiết theo mẫu của bộ tài chính đã ban hành, tuy nhiên công ty cũng có mẫu hóa đơn trên phần mềm kế toán của công ty, khi nhận được hóa đơn, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào màn hình nhập liệu Mẫu hóa đơn trên phần mềm kế toán của công ty như sau:
Biểu số 2.2 Mẫu hóa đơn nhập hàng
Biểu số 2.3 Hóa đơn mua hàng
AA/2008N mua hàng Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 14 tháng 11 năm 2008 0089878 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ:
Số tài khoản: Điện thoại:
Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Địa chỉ: 122 Định Công, Q Hoàng Mai, Hà Nội
Hình thức thanh toán: ….TM/CK……MS 01 021009239
STT Tên hàng hoá,dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Super Rise SSL (25kg/carton)
Cộng tiền hàng 18.359.400 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT 1.835.940 Cộng tiền thanh toán 20.195.340
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu một trăm chín mươi lăm nghìn ba trăm bốn mươi đồng chẵn
(Ký, ghi rõ họ tên)
(ký, ghi rõ họ tên)
(ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Trước khi nhập kho, nguyên vật liệu còn phải được kiểm tra về chất lượng, mẫu mã, số lượng…, đối chiếu với hợp đồng mua hàng và hoá đơn GTGT bởi phòng KCS của công ty Việc kiểm nghiệm về nguyên vật liệu
CTY TNHH TM-DV NAM GIANG
133/11 Hồ Văn Huệ - P9 – Q.PN MST: 0301442146-1
Số TK: 102010000110460-NH CÔNG THƯƠNG CN2-TP HCM được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số ) Nếu vật tư đủ tiêu chuẩn sẽ tiến hành cho nhập kho.
Biếu số 2.4 Biên bản kiểm nghiệm
C.TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BM-KS.03.01-BBKN
(Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Ngày…14… tháng….11 năm 2008 Căn cứ HĐ số ………… ngày …24 tháng… 11… năm 2008
Của đơn vị…….CTy TNHH TM - DV Nam Giang
Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại:
STT Tên nhãn hiệu hàng hóa Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Lượng sai quy cách Super Rise SSL
KCS ĐẠI DIỆN BÊN GIAOHÀNG
_ Căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu sẽ căn cứ vào các chứng từ trên viết phiếu nhập kho (Biểu số ) Phiếu nhập kho nguyên vật liệu có thể được lập cho nhiều nguyên vật liệu cùng loại trong cùng một lần nhập. Các thông tin trên phiếu nhập kho được thực hiện theo đúng quy định của bộ tài chính Chủ yếu do kế toán nguyên vật liệu nhập các thông tin về nguyên vật liệu nhập kho lên phần mềm kế toán máy và in thành 3 liên
Liên 1 lưu tại phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán chi tiết
Liên 2 thủ kho giữ và là căn cứ ghi vào thẻ kho
Liên 3 phòng kế hoạch vật tư giữ
Sau khi nhập liệu các chứng từ, các hóa đơn, các thông tin có liên quan trên phần mềm kế toán của công ty ta có ví dụ về nhập kho nguyên vật liệu tại ông ty trên màn hình nhập liệu sau:
Biếu số 2.5 Hóa đơn nhập hàng (nhập dữ liệu về PNK trên máy)
Biếu số 2.6 Phiếu nhập kho nguyên vật liệu
(Ban hành theo QĐ số:
HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội
Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362
115/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Số: PNK 160309-006
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Hồng Phương – Vũ Thị Như Ngọc
Lý do nhập: Phiếu nhập kho
Nhập tại kho: Kho nguyên liệu
Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá)
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười tám triệu ba trăm năm mươi chín ngàn bồn trăm đồng chẵn
2.5.2 Các chứng từ xuất kho nguyên liệu
Khi các phân xưởng có nhu cầu sử dụng vật tư (khi tiến hành sản xuất) sẽ lập Giấy đề nghị cấp vật tư Căn cứ vào nhu cầu cụ thể như là : loại vật tư sử dụng, số lượng sử dụng… các phân xưởng sẽ ghi vào Giấy đề nghị cấp vật tư và nộp cho ban giám đốc Ban giám đốc công ty sẽ xem xét nhu cầu và Giấy đề nghị cấp vật tư, căn cứ vào định mức sử dụng vật tư sẽ quyết định cho xuất hay không cho xuất vật tư Nếu yêu cầu sử dụng vật tư là hợp lý sẽ đồng ý cho xuất vật tư Việc xuất kho nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất là theo định mức do phòng kế hoạch vật tư đã xác định, các phân xưởng sẽ căn cứ vào định mức và kế hoạch sản xuất để lập Giấy đề nghị cấp vật tư.
Sau khi nhận được sự phê duyệt của ban giám đốc công ty, các phân xưởng sẽ gửi Giấy đề nghị cấp vật tư cho phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho và có sự xét duyệt của Kế toán trưởng. Phiếu xuất kho được lập 3 liên theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
Liên 1: được lưu tại phòng kế toán và là căn cứ để kế toán nguyên vật liệu ghi sổ chi tiết và các phân hệ kế toán khác như xác định chi phí và tính giá thành.
Liên 2: lưu tại kho, do thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho.
Liên 3: lưu tại phòng kế hoạch vật tư làm căn cứ xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu và các vấn đề phục vụ nhu cầu quản lý.
Biếu số 2.7 Phiếu xuất kho nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP
HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội
Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362
(Ban hành theo QĐ số: 115/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Số: PNK 160309-006
Họ tên người nhận hàng: ………
Lý do xuất kho: Phiếu xuất kho
Xuất tại kho: Kho nguyên liệu
Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá)
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền(viết bằng chữ): Mười ba triệu chín trăm sáu mươi hai nghìn sáu trăm đồng
Kế toán sẽ tiến hành nhập liệu các vấn đề liên quan đến xuất kho, như là phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, mã hàng hóa xuất kho trên màn hình nhập liệu của phần mềm kế toán máy của công ty.
Các chứng từ đối với nguyên vật liệu xuất kho
kẹo cao cấp Hữu Nghị
Trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty đang được thực hiện đồng thời tại kho và tại phòng kế toán theo phương pháp thẻ song song Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại công ty được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Tổ chức hạch toán tại kho
Công ty mở thẻ kho cho tất cả các danh điểm nguyên vật liệu chính và phản ánh các nghiệp vụ nhập - xuất vật tư vào thẻ kho hàng ngày căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, ngay khi có nghiệp vụ nhập - xuất vật tư. Trên thẻ kho không phản ánh giá trị của nguyên vật liệu xuất - nhập mà chỉ phản ánh về mặt số lượng của vật tư nhập vào, xuất ra hay tồn kho
Biểu số 2.8 Thẻ kho nguyên vật liệu
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
Tên vật liệu: ……….Super Rise SSL (25kg/carton……… Trang:
Quy cách phẩm chất:……… Đơn vị tính: Kg
Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất
30/11 004621 Xuất sx LK 120 100 Đối với các nghiệp vụ nhập kho: căn cứ vào PNK thủ kho dựa vào cột số lượng thực nhập ghi vào thẻ kho, mỗi phiếu ghi vào một hàng trên thẻ kho.
Thủ kho phải ghi đầy đủ các thông tin như ngày tháng, số hiệu chứng từ, nội dung … Đối với các nghiệp vụ xuất kho: căn cứ vào số lượng vật tư thực xuất và căn cứ vào PXK, phiếu yêu cầu xuất vật tư… thủ kho ghi đầy đủ các thông tin như ngày tháng, số hiệu chứng từ, số lượng xuất kho, tồn… Mỗi lần xuất ghi vào một hàng trên thẻ kho.
Cuối tháng, thủ kho cộng trên thẻ kho số lượng vật liệu thực nhập và thực xuất để tính ra số tồn kho cho mỗi loại nguyên vật liệu để đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu trên sổ chi tiết vật tư về mặt số lượng Đồng thời thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ về nhập kho, xuất kho và chuyển lên phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Định kỳ, kế toán nguyên vật liệu xuống kho kiểm tra việc ghi chép vào thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời, thủ kho còn phải lập Bảng Xuất – Nhập nguyên liệu Đây là cơ sở để phòng kế hoạch vật tư tính ra định mức đối với từng loại nguyên vật liệu Bảng Xuất – Nhập nguyên vật liệu phải có sự xác nhận của thủ kho( người giao nguyên vật liệu ) người nhận nguyên vật liệu , thủ kho nhận(người nhận nguyên vật liệu ) và người giao
Biểu số 2.9 Bảng Xuất- nhập nguyên vật liệu
CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
PHÒNG KẾ HOẠCH – VẬT TƯ
Mẫu số : PX-CT-01 Lần ban hành: 01 Ngày :01/01/2008
BẢNG XUẤT-NHẬP NGUYÊN LIỆU BÁNH MỲ STAFF…
Ca sản xuất : I Thu Quản đốc phân xưởng : A.Thắng Loại bánh Mỳ ruốc staff Mỳ D.d ưỡng Mỳ lucky
Stt Danh mục ĐVT Xuất
(Ký, ghi rõ họ tên)
(ký, ghi rõ họ tên)
(ký, ghi rõ họ tên)
Thủ kho nhận (ký, ghi rõ họ tên)
Người giao (ký, ghi rõ họ tên) Nhận bổ sung
(ký, ghi rõ họ tên)
Tổ chức kế toán tại phòng kế toán
Hàng ngày, khi nhận được PNK, PXK kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ kế toán Công việc ghi sổ được thực hiện như sau:
Bước 1: Kiểm tra danh điểm vật tư xem đã cập nhập thông tin về vật tư hay chưa ( nếu là PNK) Nếu chưa có thì tiến hành khai báo vật tư mới vào danh mục vật tư mới.
Bước 2: Nhập dữ liệu từ PNK, PXK… vào máy vi tính
Quy trình nhập dữ liệu như sau:
Sơ đồ 2.2 Quy trình nhập dữ liệu nghiệp vụ vật tư
Từ PNK và hóa đơn mua hàng… kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết nhập vật liệu nhằm theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu trong tháng cả về mặt giá trị và số lượng.
Biểu số 2.10 Bảng kê chi tiết nhập vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU
NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội
Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362
BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP VẬT LIỆU
Tháng 11 năm 2008 Kho: Nguyên liệu Đơn vị tính: Đồng
Tên hàng hóa vật tư Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Mỗi nghiệp vụ nhập vật tư được phản ánh trên một dòng và phản ánh đầy đủ các thông tin theo trình tự ngày tháng.
Từ PXK và các chứng từ có lien quan kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết xuất vật tư nhằm theo dõi tình hình nhập vật tư trong cả tháng chỉ về mặt số lượng, cuối tháng khi tính được đơn giá xuất thì kế toán mới theo dõi về mặt giá trị Bảng kê chi tiết xuất vật tư được mở chi tiết theo từng phân xưởng, khi xuất nguyên vật liệu nào cho phân xưởng nào thì sẽ nhập dữ liệu vào bảng kê chi tiết nguyên vật liệu xuất kho của phân xưởng đó
Biểu số 2.11 Bảng kê chi tiết xuất vật tư Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội
Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362
BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT VẬT TƯ
Tháng 11 năm 2008 Đơn vị tính:
Tên sản phẩm Đường RS(Kg)
Hàng ngày căn cứ Bảng kê chi tiết xuất vật tư kế toán sẽ lấy số liệu để ghi vào Sổ chi phí nguyên vật liệu nhưng chỉ ghi ở mục số lượng Đến cuối tháng sau khi tính được đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ thì mới ghi vào mục giá trị Sổ này được lập để theo dõi tình hình xuất nguyên vật liệu cả về mặt giá trị và mặt số lượng và cũng là cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm.
Biểu số 2.12 Sổ chi phí nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU
NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội
Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362
SỔ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU
Tổng nguyên vật liệu Bánh staff hương dâu …
SL ĐG TT SL TT …
(Ký, họ tên gười ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đồng thời với việc phản ánh về mặt giá trị, kế toán phản ánh tình hìnhNhập – Xuất – Tồn từng loại nguyên vật liệu trong tháng lên Sổ chi tiết nguyên vật liệu Sổ chi tiết nguyên vật liệu được mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu Kế toán thực hiện ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu trên màn hình nhập liệu của phần mềm kế toán máy Ta có mẫu màn hình nhập liệu của công ty trên máy như sau:
Biểu số 2.13 Màn hình nhập liệu sổ chi tiết nguyên vật liệu
Biểu số 2.14 Sổ chi tiết nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội
Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362
Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006)
SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Vật liệu : Đường RSTháng 11 năm 2008 Đơn vị: kg Đơn vị tính: nghìn đ ồng
SH NT SL TT SL TT SL TT
Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành ghi vào bảng tổng hợp Nhâp – Xuất – Tồn Bảng này giúp kế toán viên dễ dàng trong việc theo dõi nguyên vật liệu và tiến hành đối chiếu thẻ kho, báo cáo tồn kho do thủ kho lập, đồng thời là căn cứ để phòng kế hoach vật tư có kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu cho phù hợp với kế hoạch sản xuất.
Biểu số 2.15 Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội
Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU
Kho: Nguyên vật liệu Tháng 11 năm 2008 Đơn vị tính: nghìn đồng
T Tên vật tư Đơn vị
Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
SL TT SL TT SL TT SL TT
(Ký, họ tên) Đồng thời với việc ghi vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu đối với các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu kế toán còn phải ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán Ta có mẫu màn hình nhập liệu sổ chi tiết thanh toán với người bán như sau
Biểu số 2.16 Màn hình nhập liệu sổ chi tiết thanh toán với người bán
Ngoài ra cuối mỗi quý phòng kế toán còn lập Bảng cân đối nguyên liệu nhằm theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quý
Biểu số 2.17 Bảng cân đối nguyên liệu quý III năm 2008
CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ
BẢNG CÂN ĐỐI NGUYÊN LIỆU QUÝ III NĂM 2008
T Tồn đầu Nhập mua Nhập khác Xuất sx Xuất sx
(MT) Xuất khác Xuất bán Tồn cuối Lượn g Tiền Lượn g Tiền Lượn g Tiề n Lượn g Tiền Lượn g Tiề n Lượn g Tiền Lượn g Tiề n Lượn g Tiền Tổng cộng
2.6 Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Hiện tại công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do đó nguyên vật liệu nhập kho không bao gồm thuế GTGT
Với phương pháp kê khai thường xuyên, và tính thuế theo phương pháp khấu trừ công ty sử dụng các TK sau:
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu của công ty theo giá trị.
Do số lượng nguyên vật liệu của công ty rất nhiều nên công ty không chi tiết hóa TK 152, tuy nhiên phần mềm kế toán của công ty đã mã hóa tất cả các danh điểm nguyên vật liệu, khi ghi sổ các nghiệp vụ về nguyên vật liệu kế toán chỉ cần nhập số hiệu TK 152 và lựa chọn đối tượng nguyên vật liệu trong danh mục vật tư.
TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK này phản ánh các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp tạo nên sản phẩm TK này được chi tiết hóa theo từng phân xưởng ( chỉ ở cấp 2)
Ngoài ra đối với các nghiệp vụ vật tư kế toán còn sử dụng các TK khác như là
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ để hạch toán kế toán Đối với các nghiệp vụ về nguyên vật liệu, quy trình ghi sổ của công ty như sau:
Biểu số 2.3 Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Chứng từ gốc (PNK,PXK…)
Nhật ký chứng từ số 1,2 Sổ chi tiết TK
331 Bảng phân bổ NVL Sổ chi tiết
Nhật ký chứng từ số 5 Bảng kê số 4, 5
331 Nhật ký chứng từ số 7 Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng Đối chiếu
Các sổ sách sử dụng đối với các nghiệp vụ về vật tư:
Hiện tại công ty sử dụng các loại sổ sau:
NKCT số 1: Phản ánh các phát sinh Có của TK 111 và phát sinh
Nợ của các TK đối ứng ( cụ thể là TK 152)
NKCT số 2: Phản ánh các phát sinh Có của TK 112 và phát sinh
NKCT số 5: Phản ánh tình hình thanh toán với nhà cung cấp về nguyên vật liệu
NKCT số 7: Phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh ( cụ thể là chi phí nguyên vật liệu)
Bảng kê số 4: Phản ánh các phát sinh Nợ của các TK 621, 627,
… đối ứng với các phát sinh Có của TK 152
Bảng kê số 5: Phản ánh các phát sinh Nợ của TK 641, 642… đối ứng với các phát sinh Có của TK 152
Bảng phân bổ nguyên vật liệu : Phản ánh tình hình phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho các phân xưởng…
Sổ cái TK 152: Phản ánh tình hình sử dụng nguyên vật liệu của toàn bộ công ty, là căn cứ để lập các báo cáo kế toán Sổ cái TK được mở cho tất cả các tháng trong năm.
2.6.2 Hạch toán các nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu
TH 1: Nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán ngay cho người bán
Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu trả ngay cho người bán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào hóa đơn, phiếu chi, giấy báo Nợ… kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi ngân hàng ghi vào
NKCT số 1( trả ngay bằng tiền mặt): Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 111 hoặc NKCT số 2 (trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng): Ghi Nợ TK 152 và ghi Có TK 111
Biểu số 2.18 Nhật ký chứng từ số 1 Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội
Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006)
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi có TK 111- Tiền mặt Tháng 11 năm 2008 Đơn vị: nghìn đồng
Ghi có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng Có
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu số 2.19 Nhật ký chứng từ số 2 Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội
Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006)
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2
Ghi Có TK 112- TGNH Tháng 11 năm 2008 Đơn vị: nghìn đồng
Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK Cộng Có
(Ký, họ tên, đóng dấu)
TH 2: Nguyên vật liệu mua ngoài chưa thanh toán cho người bán
Hình thức thanh toán thường gặp tại Công ty CP bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là thanh toán chậm bởi vì nhà cung cấp của công ty chủ yếu là các nhà cung cấp quen thuộc thậm chí là cổ đông tham gia góp vốn của công ty. Để theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp, công ty mở Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Các nghiệp vụ kiểm kê nguyên vật liệu
3.1.1 Những ưu điểm đã đạt được
Về công tác tổ chức kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo nguyên tắc tập trung đảm bảo được sự thống nhất và giúp công tác kế toán phát huy được hết hiệu quả của nó.
Các cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ cao, đạo đức tốt, và không ngừng tự bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, có tinh thần trách nhiệm trong công việc
Phòng kế toán có sự phân công phân nhiệm giữa các phần hành kế toán, không có sự chồng chéo và luôn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phần hành kế toán
Công việc kế toán đã được thực hiện trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING là một phần mềm kế toán được thiết kế riêng với những đặc tính nổi bật phù hợp với đặc điểm của công ty Phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING cung cấp đầy đủ các báo cáo theo quy định của Nhà nước, bao gồm các báo cáo theo quy định của Nhà nước: báo cáo tài chính, các NKCT…Ngoài ra phần mềm kế toán còn cung cấp một số các báo cáo theo yêu cầu của khách hàng như: Báo cáo thống kê, Báo cáo nhanh… ADVAN ACCOUNTING được thiết kế có thể dễ dàng sửa đổi và mở rộng khi có sự thay đổi về quy mô, cách thức quản lý…Phần mềm kế toánADVAN ACCOUNTING còn tự động xử lý các chứng từ trùng trong quá
Đánh giá khái quát về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Những ưu điểm đã đạt được
Về công tác tổ chức kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo nguyên tắc tập trung đảm bảo được sự thống nhất và giúp công tác kế toán phát huy được hết hiệu quả của nó.
Các cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ cao, đạo đức tốt, và không ngừng tự bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, có tinh thần trách nhiệm trong công việc
Phòng kế toán có sự phân công phân nhiệm giữa các phần hành kế toán, không có sự chồng chéo và luôn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phần hành kế toán
Công việc kế toán đã được thực hiện trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING là một phần mềm kế toán được thiết kế riêng với những đặc tính nổi bật phù hợp với đặc điểm của công ty Phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING cung cấp đầy đủ các báo cáo theo quy định của Nhà nước, bao gồm các báo cáo theo quy định của Nhà nước: báo cáo tài chính, các NKCT…Ngoài ra phần mềm kế toán còn cung cấp một số các báo cáo theo yêu cầu của khách hàng như: Báo cáo thống kê, Báo cáo nhanh… ADVAN ACCOUNTING được thiết kế có thể dễ dàng sửa đổi và mở rộng khi có sự thay đổi về quy mô, cách thức quản lý…Phần mềm kế toánADVAN ACCOUNTING còn tự động xử lý các chứng từ trùng trong quá trình nhập dữ liệu, tự động phân bổ, kết chuyển… giúp cho việc tổng hợp dữ liệu kế toán thuận tiện hơn.
Hơn thế nữa phân mềm kế toán được bảo mật chi tiết tớ tận các chứng từ , các loại báo cáo…với phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING người sử dụng còn có thể xem hoặc in được những dữ liệu đã khóa sổ nhưng không sửa được các dữ liệu.
Hiện tại, phòng kế toán của công ty đang sử dụng phiên bản ADVAN ACCOUNTING 2009 cho công tác kế toán Đây là phiên bản mới đã có sự sửa đổi cho phù hợp với công ty nên rất thuận lợi cho các kế toán viên trong công việc hàng ngày của mình.
Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Tại công ty, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành sản phẩm cũng như toàn bộ chi phí của công ty Do đó công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty rất được chú trọng.
Nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện khá tốt, đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty Kế toán nguyên vật liệu, thủ kho đã phản ánh đúng, đủ về tình hình hạch toán nguyên vật liệu và đã góp phần lớn vào việc đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
Quá trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu đã được thực hiện tốt từ các khâu thu mua, dự trữ và sử dụng Sự phối hợp giữa các phòng ban tương đối chặt chẽ nên công tác kế toán nguyên vật liệu tiến hành nhịp nhàng có hệ thống góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty Cụ thể:
Phòng kế hoạch vật tư là nơi trực tiếp tổ chức thu mua, nhập kho vật liệu đã có nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn hàng, tổ chức tốt công tác vận chuyển cho quá trình sản xuất kinh doanh
Phòng kỹ thuật và phòng kế toán, phòng kế hoạch vật tư đã xác định được định mức tiêu hao nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm tương đối chính xác Thông qua đó đã xây dựng được kế hoạch thu mua, sản xuất, dữ trữ tốt tránh được tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn lãng phí nguồn vốn của công ty
Công ty có hệ thống kho bảo quản vật tư khá tốt, các kho của công ty đảm bảo đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật: rộng rãi, thoáng mát, có hệ thống thiết bị bảo quản tốt…
Các kho nguyên vật liệu của công ty được sắp xếp có hệ thống, đội ngũ thủ kho có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức nhập kho- bảo quản – xuất kho nguyên vật liệu được thực hiện tốt không gây tình trạng gián đoạn sản xuất.
Về tính giá nguyên vật liệu Đối với nguyên vật liệu nhập kho, công ty sử dụng phương pháp tính theo giá thực tế Đây là cách tính đơn giản và hợp lý, đồng thời cũng phản ánh được giá trị nguyên vật liệu thực tế nhập kho. Đối với các nguyên vật liệu xuất kho, công ty áp dụng phương pháp tính bình quân cả kỳ dự trữ Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép, tính toán hàng ngày của kế toán, rất thích hợp với công ty Công ty có rất nhiều danh điểm nguyên vật liệu, số lượng nghiệp vụ về nguyên vật liệu xảy ra thường xuyên nên phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ là phương pháp thich hợp nhất, giảm bớt mức độ phức tạp và khối lượng công việc cho nhân viên đồng thời cũng đảm bảo tương đối mức độ chính xác về giá cả của nguyên vật liệu.
Về tổ chức, sử dụng hệ thống chứng từ kế toán
Công tác tổ chức chứng từ kế toán của công ty được thực hiện khá tốt,các nghiệp vụ vật tư phát sinh được phản ánh kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin về quản lý như số lượng, chất lượng về các vấn đề nhập vào, xuất ra và tồn kho Chứng từ được lập, bảo quản, dự trữ theo đúng quy định của chế độ hiện hành Việc luân chuyển chứng từ giữa Phòng kế hoạch vật tư, Phòng kế toán tài chính và kho được thực hiện nhịp nhàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán nguyên vật liệu hiệu quả, chính xác và nhanh chóng.
Về hạch toán ban đầu các nghiệp vụ về nguyên vật liệu
Những nhược điểm cần khắc phục
Bên cạnh những ưu điểm mà công ty đã đạt được, công tác kế toán của công ty vẫn còn một số những nhược điểm mà em đã phát hiện được như sau
Về tổ chức, sử dụng chứng từ kế toán
Trong mẫu Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho không có chữ ký của Giám đốc công ty Điều này công ty đã chưa tuân theo mẫu Phiếu xuất kho của Bộ tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC Các chứng từ vật tư của công ty phát sinh hàng ngày rất nhiều nhưng thường được gửi lên phòng kế toán khá muộn, thường là cuối tháng do đó thường có độ trễ về lập và kiểm tra chứng từ Trong khi đó công việc của kế toán thường tập trung vào cuối tháng (khi xác định được đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ) do đó việc chậm trễ về chứng từ làm khối lượng công việc kế toán vào cuối tháng lớn ảnh hưởng tới các phần hành kế toán khác, chậm tiến độ của công ty
Mặt khác công ty có nhiều chi nhánh ở khắp nơi trên cả nước nên việc luân chuyển chứng từ và quản lý chứng từ của công ty gặp nhiều khó khăn.
Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Tuy phương pháp tính giá xuất kho là bình quân cả kỳ dự trữ đã giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán viên hàng ngày nhưng công việc kế toán lại dồn vào cuối tháng Số lượng nguyên vật liệu của công ty lại lớn, nghiệp vụ xuất nhập xảy ra thường xuyên, công ty chỉ có một nhân viên kế toán phần hành nguyên vật liệu nên vào cuối tháng công việc thường quá tải, phần nào ảnh hưởng tới tiến độ của phòng kế toán lập báo cáo kế toán
Vấn đề hạnh toán tổng hợp
- Vấn đề kiểm kê nguyên vật liệu
Công ty không sử dụng Tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381) không đúng với chế độ kế toán Mặt khác việc hạch toán này sẽ làm sai lệch giá trị thực của TK 138
Công ty sử dụng một số lượng rất lớn nguyên vật liệu trong khi đó sản phẩm chính của công ty là bánh kẹo, đây là những loại sản phẩm, vật liệu mang tính chất mùa vụ vì sản xuất tập trung rất lớn vào những dịp tết Do đó công ty thường xuyên phải dự trữ một khối lượng lớn nguyên vật liệu đảm bảo cho sản xuất Thế nhưng công ty lại không thiết lập bất cứ một khoản dự phòng nào trong khi giá cả thị trường lại luôn luôn biến động và việc giá trị nguyên vật liệu thấp hơn giá cả thị trường là điều khó tránh khỏi Do đó, xét về góc độ kế toán, công ty chưa phản ánh đúng thực chất của chi phí sản xuất
- Vấn đề hạch toán khi mua ngoài nguyên vật liệu mà hóa đơn về trước, cuối tháng hàng chưa về Đối với trường hợp này kế toán dùng Tài khoản Hàng mua đang đi đường (TK151) mà chỉ đến khi hàng về đến công ty rồi mới phản ánh Do đó, kế toán cũng không sử dụng NKCT số 6 Như vậy là trong tháng đó nguyên vật liệu đã là tài sản của công ty nhưng lại không được kế toán phản ánh Kế toán đã không phản ánh tình hình biến động tài sản của công ty Do đó, cách hạch toán không qua Tài khoản 151 như trên là không tuân theo chế độ kế toán.
Vấn việc ứng dụng máy vi tính
Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán AVAND ACCOUNTING, tuy nhiên mọi công việc từ tính toán hạch toán hàng ngày như tính giá, lên sổ, lập các báo cáo đều do các kế toán viên tự thực hiện trên Microsoft Excel Phần mềm kế toán của công ty đã không đáp ứng được yêu cầu này
Tại kho và phòng kế toán đều được trang bị máy vi tính nhưng không nối mạng với nhau do đó việc luân chuyển chứng từ và cập nhập, so sánh đối chiếu giữa thủ kho và kế toán vật tư đều thực hiện bằng thủ công nghĩa là gọi điện và trực tiếp xuống trao đổi, việc này làm tốn kém nhiều thời gian đối với kế toán vật tư và cả với thủ kho, thậm chí làm gián đoạn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty.
3.2 Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cố phần bánh kẹo cáo cấp Hữu Nghị
Tuy mới cổ phần hoá nhưng công ty Cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị đã có những bước phát triển vượt bậc và trở thành đơn vị có uy tín trên thị trường.
Tuy trong giai đoạn nền kinh tế thế giới đang suy thoái nhưng công ty vẫn giữ vững được tốc độ phát triển và duy trì được thương hiệu cũng như uy tín của công ty ngày càng được củng cố Thành công đó của công ty nhờ chính sách tiết kiệm - sản xuất có hiệu quả Để làm được điều đó, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng được hoàn thiện, vững chắc Vì đặc điểm của công ty là sản xuất mặt hàng thực phẩm nên sự đòi hỏi về chất lượng là rất khắt khe và việc tiết kiệm sản xuất chính là tiết kiệm các khoản chi phí sản xuất, trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm phần quan trọng nhất.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong 3 yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất Đối với công ty, giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Việc đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì thường xuyên, liên tục, góp phần tăng tốc độ luân chuyển vốn Quản lý tốt nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Hiện nay công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị đã tổ chức công tác kế toán khá tốt đã tuân theo những chính sách chế độ kế toán của Nhà nước Tuy nhiên trong công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty còn một số vấn đề mà theo em vẫn chưa đựơc tốt Và để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty em xin có một số đề xuất sau:
3.2.2 Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Về tổ chức chứng từ ban đầu
Do hiện tại chứng từ của công ty về các nghiệp vụ xuất - nhập vật tư vẫn chưa có phần chữ ký của Giám đốc, để đảm bảo việc tuân theo hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ mà Bộ tài chính đã ban hành theo Quyết định 15/2006/ QĐ-BTC, trong Phiếu xuất kho có thêm phần chữ ký của Giám đốc công ty.
Về hạch toán tổng hợp
- Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho
Cuối niên độ kế toán nếu giá trị thuần có thể thực hiện được (giá thị trường) của số nguyên vật liệu tồn kho thấp hơn giá gốc thì ta cần phải lập dự phòng Số dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho được lập là chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được số nguyên vật liệu tồn kho đó…
- Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu hóa đơn về trước
Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
Về tổ chức chứng từ ban đầu
Do hiện tại chứng từ của công ty về các nghiệp vụ xuất - nhập vật tư vẫn chưa có phần chữ ký của Giám đốc, để đảm bảo việc tuân theo hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ mà Bộ tài chính đã ban hành theo Quyết định 15/2006/ QĐ-BTC, trong Phiếu xuất kho có thêm phần chữ ký của Giám đốc công ty.
Về hạch toán tổng hợp
- Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho
Cuối niên độ kế toán nếu giá trị thuần có thể thực hiện được (giá thị trường) của số nguyên vật liệu tồn kho thấp hơn giá gốc thì ta cần phải lập dự phòng Số dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho được lập là chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được số nguyên vật liệu tồn kho đó…
- Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu hóa đơn về trước
Cuối tháng nguyên vật liệu vẫn chưa về, kế toán phải phản ánh giá trị nguyên vật liệu qua TK 151: Hàng mua đang đi đường Giá trị của hàng mua được phản ánh căn cứ vào giá trị ghi trên hóa đơn.
Như vậy khi nhận được hóa đơn, kế toán vật tư phản ánh vào Sổ chi tiết công nợ nghiệp vụ mua vật tư: Nợ TK 151 Thuế GTGT cũng được phản ánh (Nợ Tk 13316) Cuối tháng, máy tính sẽ tổng hợp cộng số liệu ghi Có TK
331, Nợ TK 151 phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 5
Sang tháng sau khi nguyên vật liệu về nhập kho, để phản ánh nghiệp vụ hàng mua đang đi đường về nhập kho, kế toán mở thêm Nhật ký chứng từ số 6: ghi Có TK 151, Nợ TK 152.
- Vấn đề kiểm kê nguyên vật liệu
Công ty nên sử dụng Tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381) và Tài khoản tài sản thừa chờ xử lý (TK 3381) khi kiểm kê nguyên vật liệu cho đúng chế độ kế toán của Nhà nước.
Về trang bị thiết bị hiện đại cho nhân viên kế toán
Hiện nay công ty đã đầu tư trang thiết bị hiện đại cho phòng kế toán. Việc sử dụng các phần mềm kế toán trong quá trình hạch toán kế toán hiện nay trở nên rất quan trọng Nó giúp cho nhân viên kế toán có thể dễ dàng làm việc một cách nhanh chóng, chính xác Tuy nhiên phần mềm kế toán hiện nay của công ty vẫn còn một số nhược điểm mà công ty cần khắc phục Theo em để hạn chế độ phức tạp khi tính toán công ty nên đưa hệ thống bảng tính vào phần mềm kế toán máy của công ty Khi đó khi cần tính toán nhân viên kế toán có thể tính ngay mà không cần phải mở bảng tính EXCEL bên ngoài và chuyển lại vào phần mềm kế toán.
Ngoài ra công ty nên có hệ thống mạng nội bộ cho cả doanh nghiệp,giữa các phòng ban, giữa các phòng và kho, phân xưởng… như vậy quá trình luân chuyển chứng từ của công ty sẽ nhanh chóng và thông tin được cập nhập kịp thời hơn thuận tiện cho việc ra các quyết định quản lý của công ty.
