Lý luận chung về kế toán mua hàng
Đặc điểm của nghiệp vụ mua hàng
Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tiến hành thờng xuyên ,liên tục ,không bị gián đoạn các doanh nghiệp phải có một lợng hàng dự trữ nhất định.Tuy nhiên để phù hợp với tình hình luôn biến động của nền kinh tế thị trờng doanh nghiệp cần chủ động xây dựng cho mình một kế hoạch mua hàng cũng nh tiêu thụ một cách cụ thể,chi tiết phù hợp vớt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thơng mại là chức năng lu thông hàng hoá và tiếp tục quá trinhf sản xuất trong lĩnh vực lu thông,tổ chức quá trình vận động hàng hoá từ sản xuất đến tiêu dùng.Thông qua mua hàng ,quan hệ trao đổi và quan hệ thanh toán tiền hàng giữa ngời mua và ngời bánvề giá trị hàng hoá đợc thực hiện.Cũng qua quá trình mua hàng,vốn củab doanh nghiệp đợc chuyển hoá từ hinhg thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá,nghĩa là doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về hàng hoá nhng lại mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cÊp.
Trong doanh nghiệp thơng mại hàng hoá đợc coi là hàng mua khi thoả mãn đồng thời 3 điều kiện sau:
+Phải thông qua một phơng thức mua bán,thanh toán tiền hàng nhất định.
+Doanh nghiệp đã nắm quyền sở hữu về hàng và mất quyền sở hữu về tiền hay một loại hàng hoá khác.
+Hàng mua về nhằm mục đích bán ra.
Ngoài ra hàng mua về vừa dùng cho hoạt động kinh doanh vừa dùng cho tiêu dùng nội bộ doanh nghiệp mà cha phân biệt rõ giữa các mục đích thì vẫn coi là hàng mua.
2-Yêu cầu quản lý của kế toán mua hàng. Để công tác quản lý mua hàng đợc chặt chẽvà có tính thống nhất trong các doanh nghiệp thơng mại đòi hỏi phải đảm bảo các yêu cầu sau:
-Tài liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính thống nhất nghĩa là nội dung ,phơng pháp tính toán các tài liệu kế toán mua hàng phải thống nhất với nội dung ,phơng pháp tính toán với các tài liệu quy định,đảm bảo cho hạch toán kế toán thực hiện kiểm tra ,giám sát tình hình thực hiện các chỉ tiêu mua hàng đã đề ra,nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu của ngời tiêu dùng,giúp cho việc chỉ đạo quản lý các hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.
-Tài liệu kế toán cung cấp phải phản ánh chính xác và khách quan. Khi mua hàng về nhập kho kế toán phải phản ánh một cách chính xác đúng với thực tế số hàng đã mua,không ghi thừa hoặc ghi thiếu.
-Tài liệu kế toán cung cấp phải kịp thời.
Các nghiệp vụ mua hàng diễn ra thờng xuyên do đó kế toán phải hết sức chú ý để ghi chép các nghiệp vụ đó sao cho kịp thời để cấp trên nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp đợc liên tục,từ đó có biện pháp xử lý thiÕt thùc.
-Tài liệu kế toán cung cấp phải đầy đủ.
Kế toán là ngời nắm bắt và ghi chép lợng hàng mua ,do đó phải phản ánh đầy đủ lợng hàng mua là bao nhiêu ,không phản ánh sai ,không khớp với số liệu thực tế.
-Tài liệu kế toán cung cấp phải rõ ràng ,rễ hiểu,không tẩy xoá,không viết ký hiệu và con số ghi chép phải rõ ràng.
-Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm đảm bảo cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao,góp phần nâng cao hiệu quả chung của toàn doanh nghiệp.
III/nguyên tắc chung để hạch toán quá trình mua hàng
Kế toán nhập-xuất-tồn kho hàng hoá phải phản ánh theo trị giá thực tế. -Trị giá thực tế hàng hoá mua vào bao gồm giá mua theo hoá đơn,thuế nhập khẩu(nếu có) và chi phí trong quá trình thu mua ,vận chuyển,bốc xếp ,bảo quảnhàng từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp và theo dõi phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí mua hàng hoá.
-Kế toán quá trình mua hàng sử dụng các chứng từ sau:
+Hoá đơn GTGT phản ánh số lợng ,chất lợng,trị giá hàng mua,thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán với ngời bán là cơ sở để thanh toán tiền hàng và ghi sổ kế toán.
+Phiếu nhập kho do phòng kinh doanh hoặc bộ phận kho lập,phản ánh số lợng ,chất lợng và trị giá hngf nhập kho là cơ sở giao trách nhiệmcho thủ kho và ghi sổ kế toán.
+Biên bản kiểm nhận hàng hoá phản ánh số lợng,chất lợng trị giá của hàng hoá nhập nhập kho của chứng từ giao chênh lệch thừa (thiếu) tại thời điểm nhận hàng thời điểm hàng hoá nhập kho là cơ sở quy trách nhiệm cho cá nhân hoặc tập thể trong quá trình thu mua,vận chuyển hàng hoá.
-Hàng hoá mua về sử dụng cho hoạt động sản xuất,kinh doanh hàng hoá,dịch vụ chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá trị thực tế của hàng hoá mua vào đợc phản ánh theo giá mua cha có thuế GTGT(nếu doanh nghiệp sử dụng khấu trừ thuế).
-Trờng hợp hàng mua về vừa dùng cho hoạt động kinh doanh vừa để tiêu dùng nội bộ mà cha phân biệt rõ mục đích thì vẫn coi là hàng mua. Ngoài ra hàng mua còn bao gồm cả hàng hoá hao hụt trong quá trình mua Trong trờng hợp này theo hợp đồng bên mua phải chịu.
IV/ Nhiệm vụ của kế toán và nội dung tổ chức kế toán mua hàng ở Công ty cổ phần thơng mại Cầu giÊy
1-Nhiệm vụ của kế toán. Để tổ chức kế toán nghiệp vụ mua hàng,kế toán mua hàng trong doanh nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu sau:
Chỉ tiêu mua hàng ở công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy và yêu cầu cơ bản trong công tác quản lý hàng mua ở công ty
lý hàng mua ở công ty
1) Chỉ tiêu mua hàng ở công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy
- Do đặc thù kinh doanh của công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy là kinh doanh các nghành bách hoá-điện máy, thực phẩm công nghiệp, vật liệu xây dựng, rợu bia, thuốc lá xăng dầu, chất đốt, quần áo may mặc Do vậy chỉ tiêu cơ bản trong công tác mua hàng ở Công ty cổ phần thơng mại Cầu giấy là việc tập trung các nguồn hàng vào trong tay của doanh nghiệp để phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng của ngời dân.
- Ngoài ra để phục vụ tốt cho mục đích bán ra của hàng hoá sản phẩm, Công ty cổ phần thơng mại Cầu giấy đã thực hiên tốt các chỉ tiêu: mua vào bán ra và dự trữ của chỉ tiêu lu chuyển hàng hoá giúp cho quá trình vân động của sản phẩm vật chất từ sản xuất đến tiêu dùng diễn ra hợp lý Điều đó cũng có nghĩa công ty hoạt động rất tốt và thu đợc nhiều lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh này.
Nh vậy đối với doanh nghiệp thơng mại nói chung và công ty cổ phần thơng mại Cầu giấy riêng, chỉ tiêu mua vào là để bán là chỉ tiêu quan trọng nhất giúp cho doanh nghiệp có thể tồn tại đợc và ngày càng phát triển hơn để đáp ứng với nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của ngời dân.
2) Yêu cầu cơ bản trong công tác quản lý hàng mua ở Công ty.
- Công ty cổ phần thơng mại Cầu giấy là công ty kinh doanh thơng mại, hoạt đông chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán, bán lẻ các nghành hàng bách hoá điện máy, thực phẩm công nghiệp, vật liệu xây dựng, rợu bia, thuốc lá, xăng dầu, chất đốt Vì vậy công tác quản lý hàng hoá ở công ty là rất quan trọng.
- Yêu cầu cơ bản trong công tác quản lý mua hàng của các doanh nghiệp nói chung và của Công ty cổ phần thơng mại Cầu giấy nói riêng không chỉ đảm bảo về mặt số lợng, mẫu mã,cỡ loại hàng hoá bên mua yêu cầu mà còn đảm bảo giá cả phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng Ngày nay khi thu nhập của ngời dân đã tăng lên thì nhu cầu về đời sống vật chất và tinh thần cũng đợc nâng lên một cách rõ rệt Nh vậy nắm bắt đợc nhu cầu của ngời tiêu dùng và đáp ứng đợc nhu cầu đó thì doanh nghiệp cần phát huy tốt quá trình marketing để tìm hiểu thị trờng và kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần thơng mại Cầu giấy đã chứng minh điều đó
Nh vậy để kinh doanh có hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng kịp thời nhu cầu của ngời tiêu dùng nhng để đáp ứng đợc những yêu cầu đó không phải là dễ mà các nhà quản lý phải nắm bắt đợc nhu cầu của ngời tiêu dùng ở từng thời kỳ.Họ phải nghiên cứu xem khách hàng cần những thứ hàng gì? Số lợng bao nhiêu? Mẫu mã nh thế nào và đặc biệt giá cả của những hàng hoá đó ra sao?.Có nh vậy mới có thể thoả mãn nhu cầu của ng- ời tiêu dùng ngày càng tăng của ngời dân,từ đó doanh nghiệp mới tạo đợc niềm tin của khách hàng và thu hút đợc khách hàng về với doanh nghiệp của mình.Cũng chính về điều đó mà kế toán mua hàng có vai trò hết sức quan trọng.Công tác mua hàng có ổn định,hợp lý sẽ hạn chế đợc tình hình d thừa,thiếu hụt,ứ đọng hàng hoá,không ảnh hởng đến lu thông hàng hoá.Đồng thời tạo uy tín với khách hàng,mặt khác vốn luân chuyển nhanh nên khả năng thu hồi vốn lớn ,doanh nghiệp bù đắp chi phí ,mở rộng quy mô kinh doanh,tăng lợi nhuận,tăng thu nhập đảm bảo đời sống cho ngời lao động và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với nhà nớc phÇn II: thực trạng về tổ chức công tác kế toán mua hàng ở công ty cổ phần thơng mại cầu giấy
Đặc điểm tình hình ở công ty cổ phần thơng mại cầu giấy
1.Quá trình hình thành và phát triển.
- Công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy nằm ở 139 đờng Cầu giấy, ph- ờng Quan Hoa,Quận Cầu Giấy, Hà Nội.Công ty đợc thành lập từ năm 1956,từ hợp tác xã quận 5 và quận 6.Đến tháng 7 năm 1961 theo quyết định số 78CP,Công ty đổi tên thành Hợp tác xã mua bán Từ LIêm
-Đến năm 1979 theo quyết định số 3439/QĐUB của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội đổi tên là công ty Bán lẻ Công Nghệ Phẩm Từ LIêm.
-Đền 09/12/1992 theo quyết định số 3550/QĐUB của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội đổi tên là công ty thơng mại Từ Liêm.
-Đến 05/02/1999 căn cứ vào quyết định số 705/QĐUB đã đổi tên là Công ty thơng mại,thuộc Quận Cầu Giấy Quản lý.
-Qua gần 40 năm hình thành và phát triển,đến ngày 29/12/2000 đợc sự cho phép của Uỷ Ban Nhân Dân Thành Phố Hà Nội theo quyết định số 7580/QĐUB đã chuyển doanh nghiệp nhà nớc Công ty thơng mại thành công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy.Công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp số 13/99/QH10 ngày 12/06/1999 của Quốc Hội Nớc Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam và Nghị Quyết số 44/CP.
-Tại thời điểm năm 2003,Công ty đã trải qua nhiều năm xây dựng và phát triển,Công ty đã tổ chức kinh doanh có hiệu quả,bảo toàn vốn kinh doanh,đảm bảo đầy đủ việc làm và nâng cao đời sống thu nhập cho ngời lao động góp phần thiết thực vào việc thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội của đất nớc.
Nhìn lại quãng thời gian xây dựng và trởng thành đó,với sự lãnh đạo không mệt mỏi của lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty,Công ty đã nhận đợc rất nhiều phần thởng cao quý của Nhà Nớc trao tặng.
Tuy nhiên,đây là những năm đầu tiên Công ty hoạt động theo hình thức cổ phần nên còn gặp nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh.Vì vậy,toàn thể cán bộ và lãnh đạo công ty luôn cố gắng học tập chế độ,chính sách về cổ phần hoá,chuyên môn để hoàn thành tốt các nhiệm vụ và mục tiêu của công ty.
- Các đồng chí lãnh đạo qua các thời kì: a) Từ năm 1956 đến 1961.
Hợp tác xã mua bán Quận 5
Hợp tác xã mua bán Quận 6:
- Nguyễn Thuyên. b)Từ năm 1961 hợp nhất thành hợp tác xã mua bán Từ Liêm.
- Nguyễn văn Hồi 07/1975 đến 12/1979. c) Từ 01/1980 đổi tên là Công ty bán lẻ tổng hợp Công nghệ phẩm Từ Liêm.
- Nguyễn Hữu Khuê 07/1983 đến 12/1992. d) Từ 12/1992 đổi tên là Công ty thơng mại Từ Liêm.
- Nguyễn Viết Tú 04/1993 đến 12/1996. e)Từ 02/1999 đổi tên là Công ty thơng mại trực thuộc Quận Cầu Giấy.
- Phạm Thị Tiến. f)Từ 01/2001 chuyển thành Công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy.
- Lê Thị Ngọc Lan - Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị 01/2001.
- Nguyễn Đức Tuyên – Giám Đốc Điều Hành.
*) Từ khi thành lập đến nay,Công ty hoạt động theo điều lệ của công ty quy định:
Công ty Cổ phần thơng mại Cầu Giấy là công ty:
- Có t cách pháp nhân theo Pháp luật Việt Nam.
- Tên tiếng Việt : Công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy.
- Tên giao dịch quốc tế:
- Trụ sở chính đặt tại139 đờng Cầu Giấy phờng Quan Hoa Quận Cầu Giấy Hà Nội.
- Điều lệ về tổ chức và hoạt động,bộ máy quản lý và điều hành
- Vốn và tài sản chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số vốn do công ty quản lý,
- Con dấu,đợc mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng Từ Liêm,Ngân hàng nông nghiệp Quận Cầu Giấy.
- Bảng CĐKT,các quỹ tập trung theo quy định của chính phủ,hớng dẫn của bộ tài chính Cụ thể về cơ sở vật chất, kĩ thuật, công ty thơng mại cầu giÊycã:
- Trung tâm thơng mại Cầu Giấy.
- Cửa hàng thơng mại Láng.
-Cửa hàng thơng mại Dịch Vọng.
- Cửa hàng thơng mại Mai dịch.
- Cửa hàng thơng mại Cổ Nhuế.
- Cửa hàng thơng mại Nhổn.
- Cửa hàng thơng mại Đại Mỗ.
Nh vậy, qua quá trình hình thành và phát triển cơ sở vật chất,kĩ thuật, trang thiết bị một số đã xuống cấp.Tuy nhiên,trong mấy năm gần đây Công ty đã tu sửa tân trang lại phục vụ tốt cho tình hình kinh doanh đang phát triển của công ty.
Chỉ với số vốn ban đầu là 810.000.000 đ(Vốn ngân sách nhà nớc cấp:142.000.000đ, vốn doanh nghiệp tự bổ xung 667.900.000 đ).Ngày nay,Công ty đã có một số vốn lớn đáp ứng kịp thời số vốn dùng cho hoạt động kinh doanh,xây dựng,thay mới các thiết bị,dụng cụ đã cũ,mở rộng mặt bằng,tạo công ăn việc làm cho con em cán bộ trong công ty.
2 Chức năng,nhiệm vụ của công ty. a) Chức năng:
-Trong nền kinh tế thị trờng,cùng với sự chuyển mình của đất nớc cũng nh các nghành kĩ thuật khác trong cả nớc.Nghành thơng mại đã có nhiều nỗ lực,cố gắng trong việc đổi mới phơng hớng hoạt động kinh doanh nhăm hoà nhập vào cơ chế cạnh tranh trên thị trờng.
- Công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy có chức năng kinh doanh ban buôn,bán lẻ các nghành hàng bách hoá, điện máy, thực phẩm công nghiệp, vật liệu xây dựng, rợu bia, thuốc lá, xăng dầu, chất đốt.
- Công ty thực hiện chức năng lu thông hàng hoá và tiếp tục quá trình sản xuất trong quá trình tổ chức quá trình vận động của hàng hoá từ nơi sản xuất đến tiêu dùng.Công ty mua hàng hoá từ nhà sản xuất,nhà bán buôn bán lại cho ngời tiêu dùng.
- Thông qua việc hoạt động sẽ mang lại lợi nhuận,nâng cao lợi ích của công ty đồng thời có nguồn tài chính đảm bảo cho công ty hoạt động có hiệu quả. b) Nhiệm vụ:
- Công ty,xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng hoá,công nghệ phẩm,hàng vải sợi,kim khí điện máy,hàng chế biến nông sản,nớc giải khát đáp ứmg tốt nhu cầu của nhân dân trong Quận,góp phần ổn định giá cả và đa các doanh nghiệp t nhân vào quỹ đạo phục vụ nhân dân.Ngoài ra doanh nghiệp phải tự tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh và quản lý khai thác sử dung có hiệu quả vốn,đảm bảo đầu t mở rộng sản xuất,đổi mới trang thiết bị,bù đắp chi phí và làm tròn nghĩa vụ với nhà n- ớc,tuân thủ chế độ chính sách,chế độ quản lý kinh tế hiện hành của nhà nớc và thực hiện đúng cam đoan trong hợp đồng kinh doanh có liên quan.Nghiên cứu và thực hiện biện pháp nâng cao chất lợng hàng hoá kinh doanh,mở rộng thị trờng,góp phần thu ngân sách nhà nớc và phát triển kinh doanh của công ty.Thực hiên đúng chế độ quản lý tài sản,tài chính,lao động,tiền lơng
Bảng1: Sơ đồ mạng lới kinh doanh
Làm tốt công tác phân phối theo lao động, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá nghiệp vụ trong nghề cho mỗi ngời lao động. Làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, môi trờng và an ninh.
Số liệu về chỉ tiêu chủ yếu:
Kết quả lợi nhuận 1151585000 1462580000 thu nộp ngân sách 633729000 709864000
Cửa hàng th ơng mại Láng
Cửa hàng th ơng mại Mai Dịch
Cửa hàng th ơng mại Cổ NhuÕ
Cửa hàng th ơng mại Nhổn
Cửa hàng th ơng mại Dịch vọng
Cửa hàng th ơng mại Đại Mỗ
Công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy có thị trờng hoạt động rất lớn, là đầu mối giao lu kinh tế của khu vực phía bắc và cả nớc, nó đợc phân bổ đến các cửa hàng, đơn vị trực thuộc trong khu vực địa bàn hoạt động tại Hà Nội Chính vì thế mà các mặt hàng của công ty đa số đợc cung cấp từ các nhà sản xuất trong nớc, do có chất lợng và mẫu mã phù hợp, có uy tín trên thị trờng, từ đố giúp công ty kinh doanh ngày càng phát triểnvà mở rộng thị trờng Mạng lới kinh doanh của cửa hàng cho đến nay đã lên tới 7 cửa hàng. Các cửa hàng đã đợc sửa chữa,cải tạo, nâng cao khang trang, đã tạo thành mạng lới cửa hàng phủ kín trong khu vực Hà Nội Do phát triển kinh doanh, công ty đã tạo thêm việc làm mới cho con em cán bộ trong nghành tại địa bàn Hà Nội.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán mua hàng ở công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy
1) Công tác quản lý chung về kế toán mua hàng. a).Đặc điểm về mua hàng:
Công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy là một doanh nghiệp nhà n- ớc,chức năng chính lá lu thông hàng hoá và tiếp tục quá trình sản xuất trong quá trình lu thông.
Nhiệm vụ chính của công ty là xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh thơng mại , hàng năm tiến hành tổ chức kinh doanh mua bán, dự trữ hàng hoá Để thực hiện đợc nhiệm vụ bán ra và mua bán vật t hàng hoá thì tổ chức mua hàng rất quan trọng, mua vật t hàng hoá loại gì để bán ra có hiệu quả mà không bị ứ đọng, tiêu thụ nhanh, phù hợp với yêu cầu tiêu dùng, sản xuất kinh doanh trong nớc Vì vậy công tác tổ chức mua vật t hàng hoá là một chỉ tiêu quan trọng mang tính quyết định sự thắng lợi của doanh nghiệp, khâu bán ra có lợi hay không có lợi ích kinh tế Do đó công tác tổ chức nhập hàng tại nơi sản xuất hoặc nhập hàng từ các cơ sở sản xuất trong nứơc đảm bảo về mặt chất lợng , cỡ loại, chủng loại, phân cấp phù hợp với khâu tiêu dùng, giá mua hợp lý thì mới mang lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Nếu không tổ chức tốt khâu mua hàng này sẽ dẫn đến tình trạng,nhập mua ồ ạt, kém mất phẩm chất, giá cả và nh thế thì sẽ bị ứ đọng vốn,không thu hồi đợc vốn Doanh nghiệp không tiêu thụ đợc hàng sẽ bị chịu lãi suất ngân hàng, kinh doanh thua lỗ và nguy cơ phá sản ở doanh nghiệp sẽ xảy ra. b) Tình hình công tác quản lý mua hàng ở công ty cổ phần thơng mại CÇu GiÊy :
- Mua hàng là khâu quan trọng trong quá trình lu chuyển hàng hoá, do đó để thực hiệnm tốt nhiệm vụ này thì công tác quản lý nghiệp vụ mua hàng phải đợc thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm ngặt.
Hàng năm cuối năm trớc hoặc đầu năm sau, căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, công ty tiến hành ký hợp đồng kinh tế với các bên có liên quan về số lợng, quy cách, phẩm chất, đơn giá và thời gian giao hàng một cách nghiêm ngặt và chính xác Muốn làm tốt công việc này yêu cầu công ty phải khảo sát và ký trực tiếp với khách hàng Việc kí kết các hợp đồng đều do giám đốc trực tiếp kí Giám đốc chỉ nhợng quyền kí duyệt những lô hàng dới 100.000.000đ cho phó giám đốc ( khi giám đốc đi vắng), những lô hàng dới 50.000.000đ cho trởng phòng và cửa hàng trởng ký và họ phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc về kết quả của lô hàng mà họ đã ký cơng quyết không nhận những lô hàng không đúng nh hợp đồng đã ký, để khỏi ảnh hởng trực tiếp đến khâu bán hàng.
- Công ty dự kiến những số lợng mặt hàng, chủng loại mặt hàng bán lẻ hoặc dự trữ đầu tháng sau, không dự trữ những lô hàng bán chậm hoặc dùng sai quy định Vì vậy từng phơng án nhận hàng kế toán và giám đốc công ty phải trực tiếp duyệt và cân đối nguồn thu- chi, nguồn trả tiền trên từng phơng án Nếu đơn vị nào tự ý nhập về kho để dự trữ tồn kho thì phải chịu lãi suất 0.65%/ tháng, quá 3 tháng không tiêu thụ đợc phải chịu lãi suất 2% trừ vào lơng của đơn vị, trởng đơn vị và đính chính công tác để tổ chức tiêu thụ lô hàng đó nếu thủ kho tự ý nhập, công ty phát hiện thì trởng đơn vị đó và thủ kho bị kỉ luật đuổi khỏi đơn vị sau khi bán thu hôì vốn.
- Về công tác kế toán : phòng kế toán bố trí theo dõi mua hàng giao trực tiếp cho từng cá nhân theo dõi đến từng cửa hàng ở cửa hàng bố trí một kế toán theo dõi chung quá trình mua- bán, dự trữ vật t hàng hoá và kết quả kinh doanh của từng đơn vị đến từng cơ sở khách hàng mua và dự trữ vật t kế toán đơn vị hạch toán báo cáo sơ hàng ngày về công ty, kế toán công ty có trách nhiệm tổng hợp chừng từ hàng ngày vào nhật ký và bảng kê số 5 theo dõi kịp thời, chính xác đến từng chứng từ mua của hàng và theo dõi công nợ tồn kho của đơn vị Còn đơn vị theo dõi đến từng khách hàng và cuối tháng kế toán đơn vị và kế toán công ty đối chiêú số hàng hoá mua vào, trị giá hàng hoá mua vào, trị giá hàng hoá đã thanh toán để rút ra tồn kho đến từng mặt hàng, chủng loại thờng xuyên báo cáo và phản ánh kịp thời với kế toán trởng và giám đốc cồg ty về tình hình mua hàng của từng cửa hàng Kết quả tồn kho đến từng mặt hàng, chủng loại mà đơn vị đã nhập về, thời gian dự trữ Kế toán cơ sở phải báo cáo với cửa hàng trởng tr- ởng, giám đốc công ty, để họ có biện pháp kịp thời giải phóng vốn Hàng quý công ty tiến hành kiểm kê thực tế để xác định số lợng, phẩm chất, chủng loại của từng loại hàng hoá, thông thờng công ty tiến hành kiểm kê vào ngày cuối tháng của tháng thứ 3 và báo cáo lên kế toán trởng và giám đốc công ty biết để có biện pháp giải quyết trong quá trình quản lý doanh nghiệp.
- Cuối tháng kế toán mua hàng có trách nhiệm tổng hợp bảng kê nhật ký chứng từ gửi cho kế toán tổng hợp để vào sổ theo dõi đối chiếu số phát sinh công nợ tồn kho. c) Phơng pháp tính toán phân bổ: Để xác định giá thực tế nhập kho ngoài giá trị mua hàng ra nếu có phát sinh chi phí vận chuyển, bốc xếp, khâu đầu nhập đối với hàng nội địa và thuế nhập khẩu, thuế thu đối với hàng nhập khẩu để xác định giá trị nhập kho và giá thành nhập kho.
Trị giá mua hàng hoá là số tiền doanh nghiệp phải trả cho ngời bán theo hợp đồng.
Chi phí mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá, chi phí kiểm điểm thuê kho, thuê bãi, bảo quản hàng hoá trong quá trình mua hàng, chi phí hao hụt tự nhiên trong khâu mua, hoa hồng đại lý trong khâu mua Ngoài ra chi phí mua hàng còn bao gồm cả những khoản chi phí sơ chÕ (nÕu cã) trong kh©u mua.
2.Các thủ tục cần quản lý và chế độ hạch toán ban đầu:
2.1 Các thủ tục cần quản lý: Để theo dõi nghiệp vụ mua hàng kế toán hàng hoá cần quản lý: a) Chứng từ: tuỳ theo phơng thức mua hàng mà kế toán hàng hoá mua hàng sử dụng chứng từ để phù hợp với từng phơng thức. thông thờng kế toán nhận đợc các chứng từ sau:
- Các chứng từ của bên bán:
+ Hoá đơn GTGT ( liên 3 : liên giao cho khách, hoá đơn màu đỏ)+Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn của bên bán.
- Các biên bản kiểm nghiệm, kiểm nhận ( do doanh nghiệp lập, chịu trách nhiệm kiểm nghiệm số lợng, chất lợng hàng nhập kho ).
- Phiếu nhập kho do doanh nghiệp lập để xác định số lợng gía trị,chủng loại hàng hoá nhập kho.
- Phiếu gửi hàng,hoá đơn bán hàng giao thẳng.
- Biên bản giữ hộ hàng,nhận bán hàng đại lý. b) Tài khoản sử dụng.
Kế toán mua hàng đợc sử dụng các tài khoản sau:tài khoản 151,156,133,331,…
-Tài khoản151: Hàng mua đang đi đờng.
- Tài khoản 133:Thuế GTGT đầu vào.
- Tài khoản 331:Số tiền phải trả bên bán. c) Sổ.
+ Nhật ký chứng từ tài khoản 151 (NKCT số 6)
+ Nhật ký chứng từ tài khoản 156 (NKCT số 8)
+ Nhật ký chứng từ tài khoản 133 (NKCT số 10)
+ hật ký chứng từ tài khoản 331 (NKCT số 5)
+ Bảng kê Nhập-xuất-tồn
+ Sổ chi tiết công nợ.
2.2.Chế độ hạch toán ban đầu: Để hoàn thành tất cả các khâu của quá trình mua hàng đòi hỏi công ty cần có các chế độ hạch toán ban đầu cho tốt Nó đợc thể hiện ở các điểm sau:
- Chứng từ và sổ cái: Căn cứ vào hoá đơn mua( hoá đơn GTGT liên đỏ) do bên bán hàng giao kèm với sao kê chứng từ của thủ kho sau khi đã làm xong các thủ tục nhập hàng Nếu có hiện tợng thừa, thiếu, kém phẩm chất, cỡ loại đều phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân khách quan,chủ quan để gửi về kế toán trởng, giám đốc công ty quyết định sử lý.
- Khi có ý kiến giải quyết của kế toán trởng và giám đốc công ty thì thủ kho mới đợc sao kê chứng từ Căn cứ vào chứng từ nhập hàng ngày, thủ kho vào thẻ kho cho từng loại hàng, nghành hàng theo cơ cấu ,chủng loại.
- Giao hoá đơn mua hàng và sao kê nhập trong ngày cho từng nghành hàng về từng cửa hàng Kế toán cửa hàng kiểm tra đầy đủ và vào sổ theo dõi nhập, khi vào sổ xong thì lu lại một liên sao kê nhập, còn 2 liên sao kê kèm theo hoá đơn mua hàng gửi về phòng kế toán của công ty Phòng kế toán của công ty căn cứ vào đó để kiểm tra, ghi chứng từ, vào sổ sách kế toán, lu một liên kèm theo chứng từ nhập hàng, biên bản( nếu có), ký vào sổ nhập, lu giữ chứng từ sau khi đã vào xong hệ thống sổ sách, một liên sao kê nhập, một liên sao kê kiểm tra xong.
- Cuối tháng kế toán hàng mua công ty đối chiếu với kế toán của cửa hàng kí nhận số liệu, nếu phát hiện sai chứng từ kế toán là chứng từ cơ sở để xác định số liệu, ai sai ngời ấy sửa, nếu kế toán cửa hàng sai phải chỉng cả thủ kho.
Công tác phân tích kinh tế về kinh tế mua hàng Công ty Cổ phần thơng mại Cầu Giấy
Công tác phân tích kinh tế ở Công ty Cổ phần thơng mại Cầu Giấy đã tiến hành nhng cha phân tích sâu sắc.
- Công tác phân tích kinh tế là quá trình đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch kim ngạch của một doanh nghiệp Nó cho thấy đợc những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp đợc bộc lộ trong quá trình hoạt động kinh doanh Từ đó nhà quản lý doanh nghiệp có thể rút ra đợc những kết luận chính xác nhằm phát huy điểm mạnh vốn có, khắc phục điểm yếu để kỳ kinh doanh sau có thể có kết quả tốt hơn kỳ kinh doanh trớc Chính vì vậy, công tác phân tích kinh tế là một công việc cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thơng mại Hơn nữa đối với kế toán mua hàng thì công việc này quả là cần thiết vì nếu nh quá trình mua hàng đợc thực hiện tốt theo đúng kế hoạch đảm bảo đúng số lợng, đúng chất lợng thì mới đáp ứng đợc yêu cầu bán ra trong kỳ kinh doanh Doanh số bán ra càng tăng thì lợi nhuận đạt đợc càng nhiều, đó chính là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp.
- Đi sâu vào công tác phân tích kinh tế ta có bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần thơng mại Cầu Giấy qua n¨m 2001 – 2002 nh sau:
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 So sánh
10 Thuế thu nhập phải nép
Nh vậy, nhìn vào báo cáo kết quả kinh doanh năm 2002 so với năm
2001 ta thấy năm 2002 doanh thu tăng thêm là 1.709.620.000đ vì vậy lợi gộp chỉ tăng 387.160.000đ hay tăng 48% Nhìn vào kết quả trên ta thấy mặc dù giá vốn hàng hoá tăng lên nhng vẫn không có ảnh hởng gì lớn và doanh nghiệp vẫn thu đợc lợi nhuận Đi sâu vào phân tích ta thấy:
Năm 2001 trong 100đ doanh thu thuần thì giá vốn hàng bán chiếm tỷ lệ 94,1%; lợi nhuận gộp chỉ còn 59% trong đó chi phí bán hàng chiếm 1,5% chi phí quản lý chiếm 1,6% và lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chỉ còn 2,8%.
Năm 2002 trong 100đ doanh thu thuần thì giá vốn hàng hoá chiếm tỷ lệ 92,6% và lợi nhuận gộp chỉ còn 7,4% trong đó chi phí bán hàng chiếm 1,25%, chi phí quản lý chiếm 1,6% và lợi nhuận gộp còn lại là 4,89%.
Tóm lại, năm 2002 so với năm 2001 lợi nhuận thuần tăng 100,6% kết quả này là do giá gốc vốn hàng bán tăng lên đáng kể.
Năm 2002 so với năm 2001 giá vốn hàng bán tăng 9% làm cho lợi nhuận thuần tăng 411.181.000đ tuy nhiên do công tác quản lý của doanh nghiệp tốt đã làm cho chi phí quản lý và chi phí bán hàng giảm đi đáng kể. Chi phí bán hàng giảm 3% làm cho lợi nhuận thuần tăng lên 1 lợng tơng ứng là 411.181.000đ và chi phí quản lý giảm 86% làm cho lợi nhuận thuần tăng lên 1 lợng tơng ứng là 411.181.000đ
Qua trên ta thấy lợi nhuận thuần của doanh nghiệp vẫn tăng mặc dù giá vốn hàng hoá tăng Nh vậy là công tác quản lý mua hàng của doanh nghiệp vẫn cha thực sự tốt tuy nhiên do tình hình biến động của nền kinh tế khu vực và trên thế giới đã ảnh hởng trực tiếp đến nền kinh tế của nớc ta làm cho giá đầu vào của hàng hoá tăng lên và đã ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trong nớc Giá vốn hàng háo tăng làm cho lợi nhuận thu đợc của từng doanh nghiệp giảm đi nhng đó không phải là lỗi cuả doanh nghiệp mà đó là nhân tố ảnh hởng đến nền kinh tế nói chung Cái cần chú ý ở đây là doanh nghiệp đã có sự chỉ đạo quản lý tốt của ban lãnh đạo làm cho chi phí bán hàng và chi phí quản lý giảm xuống Trong 2 khoản đó lại bao gồm cả chi phí trong quá trình mua vào của hàng hoá và cũng có thể hiểu là đã có sự cố gắng, nỗ lực của kế toán và của nhân viên trong quá trình mua hàng góp phần làm giảm tối thiểu chi phí trong quá trình thực hiện Giảmchi phí sẽ làm tăng lợi nhuận và thực hiện việc giảm chi phí không phải là một công việc dễ, trong khi vẫn đảm bảo đợc đúng yêu cầu quản lý đề ra Đó chính là kết quả mà cán bộ công nhân viên của nghiệm vụ mua hàng đán đợc khen thởng và biểu dơng Đây chính là điểm mạnh mà ban quản lý cũng nh nhân viên trong toàn công ty nói chung và cán bộ công nhân viên kế toán quá trình mua hàng nói riêng cần phải phát huy vào các kỳ kinh doanh tiếp theo.
Bên cạnh đó công ty cần cố gắng tạo thêm thị trờng mới, tìm đầu vào cho sản phẩm làm sao ở mức giá thành thapá nhất để có thể làm giảm giá vốn, tăng lợi nhuận cho công ty.
Tuy nhiên, trong những năm qua doanh nghiệp vẫn hoàn thành vợt mức kế hoạch đặt ra, đảm bảo cho lợng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và vẫn đảm bảo cho lợng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và vẫn đảm bảo lợng hàng dự trữ để phục vụ cho quá trình kinh doanh Do đó doanh nghiệp không phải gặp tình trạng thiếu hàng hoá xuất ra do khâu mua vào thực hiện không tốt.
Do vậy Công ty CPTM Cầu Giấy là một doanh nghiệp hoạt động tốt và vẫn đạt đợc mục đích lợi nhuận đặt ra.
Về nguồn hàng Công ty đã mở rộng thị trờng , tìm nguồn hàng để đáp ứng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, về số lợng chất lợng, quy cách, cỡ loại,… bên cạnh đó Công ty đã lựa chọn một số nhà cung cấp có uy tín, có độ vững vàng cao về tài chính để đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn đề ra nh Công ty may Nhà bè, Công ty sữa Việt Nam, Công ty xi măng Bỉm Sơn… Mặc dù vậy vẫn còn có những nhân tố làm ảnh hởng đến kết quả kinh doanh nh gia mua, chi phí vận tải, tác động của giá cả thị trờng … Vì vậy công ty phải tìm hiểu thị trờng, tìm đợc nguồn hàng và giá cả thích hợp để hạ thấp giá thành và tiêu thụ một cách nhanh nhất về tiến độ nhập hàng là t- ơng đối ổn định và phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty Để đạt đợc lợi nhuận mong muốn Công ty đã có kế hoạch nhập hàng một cách khoa học và chặt chẽ Công ty không nhập hàng ồ ạt, bừa bãi do đó tránh đợc tình trạng ứ động hàng, không tiêu thụ đợc hàng dẫn đến vốn kinh doanh không xoay vòng đợc Đây cũng là một điểm mạnh của Công ty mà cần đợc phát huy nhiều hơn Việc tìm nguồn hàng và tiến độ nhập hàng là một trong những nhân tố ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty Do vậy ban lãnh đạo Công ty đã có những biện pháp và những thông tin chính xác cần thiết giúp cho quá trình mua hàng đợc tiến hành nhanh gọn, giúp cho mục đích cuối cùng là lợi nhuận của Công ty đạt kết quả cao nhất.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện.
I/ Xét về công tác kế toán mua hàng ở công ty cổ phần thơng mại Cầu giấy
Sau một thời gian thực tập tại công ty cổ phần thơng mại Cầu giấy,đợc tìm hiểu và tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung,công tác kế toán mua hàng nói riêng ở công ty.Cùng với vốn kiến thức đã đợc học tại trờng em xin mạnh dạn nêu lên một số nhận xét của mình về công tác kế toán mua hàng ở công ty nh sau:
Thứ nhất: Công ty cổ phần thơng mại Cầu giấy thuộc sở hữu của các cổ đông đợc thành lập trên cơ sở cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nớc hoạt động theo luật doanh nghiệp số 13/1999 QH10 ngày 12/6/1999 của Quốc hội nớc CHXHCNVN,công ty đã có nhiều thuận lợi,có điều kiện tiếp cận với những quy luật mới của nền kinh tế hiện đại,vận dụng một cách khoa học Chính vì vậy cơ chế quản lý ở công ty có nhiều thay đổi phù hợp với nền kinh tế thị trờng.
Thứ hai:Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.Công ty cổ phần thơng mại Cầu giấy là một công ty có quy mô lớn với mạng lới chi nhánh,đại lý,cửa hàng trực thuộc trong khu vực địa bàn hoạt động tại Hà Nội và các vùng lân cận.Chính vì vậy việc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hợp lý,đảm bảo đợc hiệu quả của phòng kế toán Các nhân viên kế toán đợc phân công công việc khá khoa học,hợp lý.Chính vì vậy họ luôn hoàn thành công việc đợc giao mặc dù công ty mới chuyển sang hình thức cổ phần.
Là hình thức cổ phần hoá doanh nghiệp nên các cán bộ của công ty th- ờng là vẫn giữ nguyên nên có nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý,đặc biệt là kế toán.
Các kế toán viên cũng đợc lựa chọn kỹ,có trình độ cao và tơng đối đồng đều,làm việc hết sức nhiệt tình và có trách nhiệm.Với việc phân công lao động nh vậy đã khai thác đợc năng lực của từng nhân viên,đảm bảo đợc các nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán,cung cấp đầy đủ,kịp thời chính xác các thông tin cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện
Phơng pháp hoàn thiện
Để kinh doanh có hiệu quả đòi hỏi công tác quản lý nguồn hàng là rất quan trọng.Hàng hoá mua về phù hợp với mẫu mã,kiểu dáng,bền đẹp,có chất lợng sẽ tạo đợc lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.Tuy nhiên hàng hoá mua về phải đảm bảo sẵn sàng khi khách có nhu cầu,số l- ợng không nhiều cũng không ít quá Vì vậy kế toán mua hàng cần quản lý tốt lợng hàng hoá đó để nâng cao hiệu quả kinh doanh trong công ty Để làm tốt quá trình này cần thực hiện các phơng hớng hoàn thiện sau:
-Kế toán mua hàng phải phù hợp và đảm bảo cho nhu cầu thông tin trong toàn công ty và quản lý kinh tế Thông tin kế toán là nguồn thông tin chính xác và tin cậy nhất trong hệ thống thông tin phục vụ quản lý kinh tế,tài chính.Nó cung cấp các thông tin cho các nhà quản trị trong công ty để có các quyết định đúng đắn,hiệu quả,cung cấp cho ngời lao động những thông tin liên quan mà họ quan tâm đến.Kế toán mua hàng nhập kho cung cấp thông tin nhanh chóng,kịp thời,chính xác về tình hình mua hàng ở công ty cổ phần thơng mạI Cầu giấy nhằm phục vụ cho lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh trong công ty.Đồng thời hoàn thiện kế toán mua hàng hoá tên cơ sở tôn trọng các chuẩn mực,các nguyên tắc kế toán quốc tế.
-Kế toán mua hàng nhập kho phải thực sự là công cụ quan trọng trong công tác quản lý,điều hành doanh nghiệp,quản lý tình hình nhập -xuất -tồn kho hàng hoá.Kế toán mua hàng nhập kho liên quan đến việc cung cấp các thông tin về tình hình hàng hoá ở công ty,nhất là công ty cổ phần thơng mại Cầu giấy mà hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn lu động.Vì vậy để trở thành công cụ quan trọng trong công tác quản lý,điều hành doanh nghiệp,quản lý tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng hoá,kế toán mua hàng ở công ty phải phản ánh chính xác,kịp thời trung thực các chỉ tiêu sau:
+Số hàng tồn đầu kỳ
+Số hàng nhập trong kỳ
+Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng
+Số hàng còn lại đến cuối kỳ
-Hình thức tổ chức, phơng pháp kế toán phải khoa học, hiện đại để đáp ứng đợc yêu cầu kinh doanh thơng mại trong cơ chế mới, thì hình thức tổ chức, phơng pháp kế toán phải khoa học và có sự trang bị phơng tiện kỹ thuật hiện đại, đồng thời thời phải có sự phân công , phân nhiệm nhân viên kế toán hợp lý,hiệu quả Và để đảm bảo nhu cầu thông tin kịp thời , chính xác thì việc trang bị các phơng tiên kỹ thuật hiện đại nh máy vi tính ,máy in là điều hết sức cần thiết Đây là một trong những điều đảm bảo cho kế toán mua hàng nhập kho phát huy tốt vai trò , nhiệm vụ của mình một cách tiết kiệm và hiệu quả.
2 Hoàn thiện kế toán mua hàng ở công ty cổ phần thơng mại Cầu GiÊy
_Qua qúa trình nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán ở công ty em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác mua hàng ở công ty nh sau a) Để đảm bảo nhu cầu thông tin kịp thời chính xác thì việc trang bị phơng tiện kỹ thuật hiên đại nh máy tính, máy in là điều cần thiết
Hệ thống hoạch toán kế toán của công còn thủ công, cha đa vào máy vi tính do đó theo ý kiến của em thì việc hoạch toán kế toán nên đa vào máy vi tính để giảm bớt lợng nhân viên, giảm chi phí, các thông tin chính xác và nhanh chóng Vì đây cũng là một điểm yếu cuả công ty cần đợc khắc phục. b) Đối với công tác tổ chức báo cáo ,Bộ tài chính đã có thông t ban hành những mẩu biểu ,bảng có sửa đổi Để phù hợp với điều kiện kinh doanh mới áp dụng thuế GTGT Kế toán doanh nghiệp nói chung và kế toán mua hàng nói riêng phải nghiên cứu để thực hiện việc lập và ghi các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính đúng quy định c) Về việc hoàn thiện vận dụng hệ thôngs chứng từ kế toán
Trong tất cả khâu của công tác kế toán thì khâu đầu tiên đòi hỏi sự chính xác đó là chứng từ hoá đơn Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán và chứng từ là một bộ phận hợp thành các hệ thống doanh nghiệp. -Hệ thông chứng từ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với kế toán doanh nghiệp nói chung và kế toán mua hàng nói riêng Chứng từ kế toán giúp cho kế toán có đầy đủ bằng chứng làm căn cứ để ghi sổ kế toán để hệ thống hoá thông tin phục vụ yêu cầu quản lý.Chứng từ kế toán làm căn cứ pháp lý phục vụ cho công tác kiểm tra nội bộ của doanh nghiệp và của các cơ quan quản lý chức năng để phát hiện , ngăn ngừa ,xử lý các trờng hợp tham ô , lãng phí hay các hành vi vi phạm chế độ , chính sách quản lý tài chính và các gian lận khác ở công ty ,các nghiệp kinh tế pháp sinh nhiều , lại hoạt động trên địa bàn rộng thì việc tách độc lập kế toán hàng hoá với kế toán thuế là hợp lý cho việc đối chiếu giữa các bộ phận Theo đó kế toán thuế sẽ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trởng còn các chứng từ liên quan đến việc mua hàng sẽ đợc chuyển cho bộ phận kế toán thuế Bộ phận này thu thập chỉ tiêu cần thiết sau đó chuyển sang các bộ phận kế toán khác để phân loại chỉnh lý và bảo quản Theo các quy định lu trữ chứng từ của công ty , công việc cụ thể của kế toán thuế và tiến hành ghi chép tình hình mua hàng theo từng nhóm hàng hoặc theo từng nhóm thuế suất nhập
Nh vậy thì công tác quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật ,giá trị và viêc tính toán các khoản thuế liên quan đến hàng hoá sẽ đợc tính chính xác hơn , đáp ứng tốt yêu cầu hoạch toán kinh doanh và chấp hành nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc
Về việc hoàn thiện sổ kế toán và báo cáo tàI chính
Trong đIều kiện mới áp dụng thuế GTGT,chế độ kế toán đã bổ xung thêm một số nhân viên kế toán phục vụ cho công tác kế toán Kế toán trởng cần hớng dẫn cho các nhân viên kế toán thực hiện việc mở sổ và khóa sổ theo quy định nhằm cung cấp những thông tin về tình hình mua hàng nói riêng và tình hình thực hiện nghĩa vụ ngân sách nhà nớc
Các loại sổ sách ,bảng kê ,bảng ,biểu tài liệu kế toán phải rõ ràng ,dễ hiểu phục vụ cho việc kiểm tra của nhà nớc,Công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy áp dụng hình thức kế toán là hình thức kế toán nhật ký chứng từ, kế toán ghi vào bảng kê , cuối tháng tổng hợp số liệu ghi vào nhật ký chứng từ hợp lý
-Báo cáo tài chính là sản phẩm cuối cùng của công tác kế toán là đối t- ợng quan tâm của nhiều ngời Do đó các chỉ tiêu ghi trong báo cáo tài chính phảI rõ ràng, chính xác, trung thực đảm bảo những nguyên tắc, chuẩn mực,tính toán Kế toán trởng có trách nhiệm hớng dẫn kiểm tra,tuân thủ chế độ báo cáo tàI chính đã ban hành và sửa đổi Đặc biệt mẫu biểu báo cáo nên đợc thực hiện nghiêm túc , thống nhất đối với tất cả các doanh nghiệp để tiện cho việc kiểm tra,đối chiếu của bản thân doanh nghiệp cũng nh các cơ quan quản lý chức năng của nhà nớc.
Trong các doanh nghiệp thơng mại hàng hoá có vị trí hết sức quan trọng,nó là nhân tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp và nó chiếm khoảng 80-90% trong tổng số vốn lu động.Nh vậy muốn kinh doanh có hiệu quả thì doanh nghiệp đó phải có lợng hàng hoá phù hợp với nhu cầu ngời tiêu dùng về số lợng , cỡ loại ,màu sắc và chất lợng phải đảm bảo Để làm tốt quá trình thu mua đầu vào Vì vậy việc tổ chức tốt công tác kế toán mua hàng là điều cần thiết để quản lý tốt quá trình này
Là một sinh viên chuyên nghành kế toán doanh nghiệp,trải qua quá trình học tập,rèn luyện tại trờng và thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty cổ phần thơng mại Cầu giấy em nhận thấy công tác kế toán mua hàng ở công ty có những điểm mạnh nhất định song vẫn tồn tại một số điểm còn cha hoàn thiện.Do thời gian thực tập tại công ty quá ít và vốn hiểu biết có hạn cho nên trong chuyên đề này em mơí chỉ có thể đi vào nghiên cứu một số vấn đề cơ bản trong công tác kế toán mua hàng tại công ty.
Các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng là quá trình nghiên cứu đợc trình bày ở trên cơ sở lý luận cơ bản và đợc vận dụng thực tế của công ty.Em hy vọng chuyên đề của em sẽ đợc công ty cổ phần thơng mạI Cầu giấy nghiên cứu và áp dụng,tuy chỉ là những đề xuất nhỏ. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô Trần thị Miến và các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán đã giúp đỡ em có những kiến thức cơ bản trong kế toán mua hàng.Đồng thời em xin chân thành cảm ơn các cô,chú,anh ,chị trong ban lãnh đạo và phòng kế toán tài chính của Công ty cổ phần thơng mại cầu giấy đã tận tình giúp đỡ và tạo đIều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này.
Hà Tây, ngày 7 tháng 8 năm 2003
Bảng 4 nhật ký chứng từ số 5 (sau tr.35)
Ghi có TK 331 phải trả cho ngời bán
Số d đầu tháng Ghi có tk, ghi nợ các tàI khoản theo dõi thanh toán ghi nợ 331 Số d cuối tháng
Tổng céng Đã ghi sổ cái ngày tháng năm ngày tháng năm
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng
( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Bảng 5 : nhật ký chứng từ số 8
Ghi có tài khoản 156 Tháng năm 2003
STT Số hiệu các tài khoản các tài khoản ghi có các tài khoản ghi nợ
Kế tóan ghi sổ kế toán tổng hợp Kế toán trởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
( Dùng cho các tài khoản 131,331) Tài khoản 331: phải trả cho ngời bán Đối tợng
Ngày tháng ghi sổ chứng từ Diễn giải tài khoản đối ứng Thời hạn đ- ợc triết khấu
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
Bảng 7: nhật ký chứng từ số 10 (tr.51)
Số d đầu tháng ghi nợ TK133,ghi có TK ghi có TK133,ghi nợ TK Số d cuối tháng
Nợ Có Cộng nợ TK 133 Cộng có
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Ngày tháng năm
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên)
Bảng kê số 8 nhập xuất tồn kho (tr.51)
- Hàng hoá (TK156) Tháng năm D đầu tháng:
STT chứng từ Diễn giải ghi nợ TK,ghi có các TK ghi có TK ,ghi có các TK
Cộng nợ TK Cộng có TK
Số hiệu Ngày SL giá
TT SL giá HT giá TT SL giá
Kế toán ghi sổ D cuối kỳ
(ký,họ tên) Ngày tháng năm 2003
Kế toán trởng (ký,họ tên)
Bảng 15 (tr.50) Đơn vi:Công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy sổ nhật ký mua hàng tháng 5 năm 2003 ngày tháng ghi sổ
Phải trả ngời bán (ghi
Số Ngày tháng Hàng hoá NVL Tài khoản khác có)
Sè trang tríc chuyÓn sang
03 Mua công cụ,dụng cụ 153 8000 8.000
06 Mua vật liệu,hàng đang đI đ- êng 151 6.000 16.000
08 Mua công cụ,dụng cụ 153 12.000 12.000
Bảng 16: sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (tr.50)
( Dùng cho các tài khoản 131,331)
TàI khoản 331 phảI trả cho ngời bán Đối tợng A Loại tiền Đơn vị: đồng
Thời hạn đợc chiết khÊu
Sè hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
03 12/5 Chuyển tiền gửi ngân hàng trả ngời bán 112 4500000
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Bảng 17: sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (tr.51)
( Dùng cho các tài khoản 131,331)
TàI khoản 331 phảI trả cho ngời bán Đối tợng B Loại tiền Đơn vị: đồng
Thời hạn đợc chiết khÊu
Sè hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Tổng, tổng cục Đơn vị Nhật ký chứng từ số 5
Ghi có tàI khoản 331 – PhảI trả cho ngời bán
Tên đơn vị hoặc ngêi bán
Sè d ®Çu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ các tàI khoản Theo dõi thanh toán (nợ 331) Số d cuối tháng
Tổng céng 5.2 3.0 0.8 5.5 5.2 4.5 4.5 5.2 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Ngày tháng năm
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Bảng 19: Bảng kê số 8 nhập xuất tồn kho (tr.51)
STT chứng từ Diễn giải ghi nợ TK 156,ghi có các TK ghi có TK ,ghi có các TK
111 331 Cộng nợ TK 157 Cộng có TK
Số hiệu Ngày SL giá
TT SL giá HT giá TT SL giá
Kế toán ghi sổ D cuối kỳ
(ký,họ tên) Ngày tháng năm 2003
Kế toán trởng (ký,họ tên)
Bộ, tổng cục TàI khoản 331: số tiền phảI trả cho bên bán Đơn vị
Ghi cã các tàI khoản, đối ứng nợ các tàI khoản này
Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng
Bộ, tổng cục TàI khoản 331: số tiền phảI trả cho bên bán Đơn vị
Ghi cã các tàI khoản, đối ứng nợ các tàI khoản này
Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng
Bộ, tổng cục TàI khoản156: số tiền phảI trả cho bên bán Đơn vị
Ghi có các tàI khoản, đối ứng nợ
Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng
11 Tháng 12 các tàI khoản này
Kế toán trởng( ký, họ tên) môc lôc
Phần I: Lý luận chung về kế toán mua hàng 3
I/ Vai trò của mua hàng trong quá trình tái sản xuất sản phẩm nói chung và trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng 3
1.Vai trò của mua hàng trong quá trình tái sản xuất sản phẩm 3
2.Vai trò của mua hàng trong sản xuất kinh doanh 3
II/ Đặc điểm và yêu cầu quản lý của kế toán mua hàng 4
1 Đặc điểm của nghiệp vụ mua hàng 4
2-Yêu cầu quản lý của kế toán mua hàng 5
III/ Nguyên tắc chung để hạch toán quá trình mua hàng 6
IV/ Nhiệm vụ của kế toán và nội dung tổ chức kế toán mua hàng ở Công ty cổ phần thơng mại Cầu giấy 7
1-Nhiệm vụ của kế toán 7
2-Nội dung tổ chức kế toán mua hàng trong doanh nghiệp 7
2.2/ Thời điểm xác định hàng mua và phơng thức mua hàng 9
2.3 /Phơng thức thanh toán tiền hàng 10
2.4/ Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX) 11
2.4.4 Trình tự kế toán mua hàng 14
2.5/ Kế toán mua hàng theo phơng pháp kiểm kê định kỳ 17
2.5.1 Trờng hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp khấu trõ 18
2.5.2 Trờng hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiÕp 19
V) Chỉ tiêu mua hàng ở công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy và yêu cầu cơ bản trong công tác quản lý hàng mua ở công ty 20
1) Chỉ tiêu mua hàng ở công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy 20
2) Yêu cầu cơ bản trong công tác quản lý hàng mua ở Công ty 21
VI/ Tóm lại 21 phần II: thực trạng về tổ chức công tác kế toán mua hàng ở công ty cổ phần thơng mại cầu giấy 23
I Đặc điểm tình hình ở công ty cổ phần thơng mại cầu giấy 23
1.Quá trình hình thành và phát triển 23
2 Chức năng,nhiệm vụ của công ty 26
4 Tình hình lao động và tổ chức bộ máy: 28
5 Đặc điểm về vốn kinh doanh: 30
6 Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán: 31
II Thực trạng tổ chức công tác kế toán mua hàng ở công ty cổ phần thơng mại Cầu Giấy 34
1 Công tác quản lý chung về kế toán mua hàng 34
2 Các thủ tục cần quản lý và chế độ hạch toán ban đầu: 37
2.1 Các thủ tục cần quản lý: 37
2.2.Chế độ hạch toán ban đầu: 38
3 Tổ chức công tác kế toán mua hàng ở công ty cổ phần thơng mại Cầu GiÊy: 39
III Công tác phân tích kinh tế về kinh tế mua hàng Công ty Cổ phần thơng mại Cầu Giấy 52
