Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại tổng công ty thương mại hà nội

TỔNG QUAN CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Thương mại Hà Nội

Tổng công ty Thương mại Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước được thành lập theo quyết định số 125/2004/QĐ-UB ngày 11/08/2004 của UBND thành phố

Hà Nội thí điểm hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con.

Tên giao dịch tiếng Việt :TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Tên giao dịch quốc tế :HANOI TRADE CORPORATION

Trụ sở giao dịch :38-40 Lê Thái Tổ, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại :38267984 Fax :844-4-8267983

Tiền thân của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội là Công ty SX-XNK Nam Hà Nội (Haprosimex Saigon) được thành lập vào đầu năm 1999 Từ đó đến nay, công ty đã trải qua ba lần sáp nhập doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước và ba lần nhận giao vốn Nhà nước tại các công ty cổ phần.

Lần thứ nhất sáp nhập doanh nghiệp: Ngày 02/01/1999, UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định số 07/QĐ-UB sáp nhập chi nhánh Công ty SX-XNK Tổng hợp Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh và Xí nghiệp phụ tùng xe đạp xe máy Lê Ngọc Hân, đổi tên thành Công ty SX-XNK Nam Hà Nội (Haprosimex Saigon).

Lần thứ hai sáp nhập doanh nghiệp: Ngày 12/12/2000, UBND Thành phố

Hà Nội ra quyết định số 6908/QĐ-UB sáp nhập Công ty ăn uống dịch vụ Bốn mùa vào Công ty SX-XNK Nam Hà Nội và đổi tên thành Công ty SX-DV &

XNK Nam Hà Nội trực thuộc Sở Thương mại Hà Nội, vẫn lấy tên là Haprosimex Saigon.

Lần thứ ba sáp nhập doanh nghiệp: Ngày 20/03/2002 UBND Thành phố

Hà Nội ra quyết định số 1757/QĐ-UB sáp nhập Xí nghiệp Giống cây trồng Toàn Thắng thuộc Công ty giống cây trồng Hà Nội – Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn vào Công ty SX-DV & XNK Nam Hà Nội để thực hiện dự án xây dựng khu sản xuất, chế biến thực phẩm liên hợp.

Ngoài ba lần sáp nhập doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước, Tổng công ty còn ba lần nhận giao vốn Nhà nước tại các công ty cổ phần:

- Ngày 10/12/2002 UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 8513/QĐ-

UB giao phần vốn 7,8 tỷ đồng (61,2%) tại công ty cổ phần Simex.

- Ngày 22/07/2003 UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định 4201/QĐ-

UB giao 1,22 tỷ đồng (64,5%) tại công ty cổ phần Sứ Bát Tràng.

- Ngày 23/10/2003 UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định số 6359/QĐ-

UB giao phần vốn 7,2 tỷ đồng (40%) tại công ty cổ phần Thăng Long.

Sau ba lần sáp nhập công ty và ba lần nhận giao vốn Haprosimex Saigon đã trở thành một doanh nghiệp có quy mô lớn và lĩnh vực hoạt động phong phú đang dạng Tổng Công ty Thương mại Hà Nội ra đời và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 29/9/2004 theo quyết định phê duyệt Đề án thành lập Tổng Công ty Thương mại Hà Nội số 129/2004/QĐ-TTg ngày 14/7/2004 của Thủ tướng Chính phủ và quyết định số 125/2004/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội.

Doanh thu của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội đã tăng trưởng đáng kể từ 1.872,8 tỷ đồng năm 2004 lên 2.242,788 tỷ đồng năm 2008 Tương tự, kim ngạch xuất khẩu cũng tăng mạnh từ 9,077 triệu đô la Mỹ năm 2004 lên 81,2 triệu đô la Mỹ năm 2008 Hiện nay, Tổng công ty đã mở rộng giao dịch với hơn 70 quốc gia và xuất khẩu sang 60 quốc gia trên toàn thế giới Bên cạnh hoạt động kinh doanh, Tổng công ty cũng chú trọng đảm bảo việc làm ổn định cho người lao động, đồng thời không ngừng nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.

Dưới đây là một số chỉ tiêu tài chính thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội trong hai năm gần đây:

Biểu số 1.1: Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội (Đơn vị: Triệu đồng)

Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh

8.Thu nhập BQ 1LĐ/tháng 2,534 2,792 + 0,258 10,18

9.Tỷ suất LNST/Tổng TS 1,083 0,760 - 0,323 29,82

10.Tỷ suất LNST/Vốn CSH 3,37 2,48 - 0,89 26,4

Qua các chỉ tiêu tài chính hai năm 2007 và 2008 thể hiện ở Biểu số 1.1 ta có thể thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty đang phát triển theo chiều hướng tích cực Tổng Tài sản Tổng công ty năm 2008 tăng 30% so với năm 2007 là do Tổng công ty đã đầu tư thêm vào TSCĐ để mở rộng sản xuất. Điều này chứng tỏ tình hình tài chính năm 2008 của Tổng công ty rất ổn định. Bên cạnh đó, các chỉ tiêu khác bao gồm: Vốn CSH, Thu nhập bình quân đầu người năm 2008 cũng tăng so với năm 2007, đời sống người lao động không ngừng được nâng cao.

Tuy nhiên, các chỉ tiêu LNTT và LNST năm 2008 đều giảm so với năm

2007 mặc dù năm 2008 doanh thu bán hàng thuần tăng 13,9% so với năm 2007.

Sở dĩ như vậy là vì năm 2008, tình hình kinh tế trong nước và quốc tế biến động lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đền tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Thời tiết những tháng đầu năm rét đậm kéo dài, cuối năm lại hứng chịu đợt mưa lớn những ngày đầu tháng 11 khiến thị trường chao đảo Việc thu mua nguồn nông sản, thực phẩm tươi sống gặp rất nhiều khó khăn, giá thu mua đắt do nguồn hàng khan hiếm Điều này làm cho Giá vốn hàng bán tăng cao so với năm 2007 Bên cạnh đó các chi phí bán hàng cũng tăng do việc vận chuyển hàng hóa không thuận lợi, hàng hóa bị hư hỏng nhiều sau trận mưa kỷ lục Tất cả những nhân tố khách quan trên khiến cho LNTT năm 2008 giảm so với năm

2007 cho dù Doanh thu bán hàng thuần tăng Đây cũng là tình hình chung của tất cả các doanh nghiệp trong năm 2008.

Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội

1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty

Sơ đồ 1.1 Bộ máy tổ chức Tổng công ty Thương mại Hà Nội

Tổng Công ty Thương mại Hà Nội (Hapro) hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con, do Hội đồng quản trị lãnh đạo Cấu trúc tổ chức của Tổng công ty được thiết kế theo mô hình chức năng trực tuyến, có nghĩa là các phòng ban được nhóm theo chức năng chuyên môn.

BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC

Các phòng ban quản lý

Các đơn vị trực thuộc TCT

Các công ty thành viên TCT

Các công ty liên doanh liên kết

Hội đồng quản trị: là cơ quan đại diện trực tiếp của chủ sở hữu Nhà nước tại Tổng Công ty, có quyền nhân danh Tổng Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu nhiệm vụ, quyền lợi của Tổng Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của đại diện chủ sở hữu Tổng Công ty (UBND TP Hà Nội) HĐQT có nhiệm vụ kiểm tra giám sát Tổng giám đốc, Giám đốc các công ty con; Kiến nghị Thủ tướng Chính phủ và UBND TP Hà Nội một số quyết định các dự án đầu tư ra nước ngoài và chịu trách nhiệm trước đại diện chủ sở hữu và pháp luật về mọi hoạt động của Tổng Công ty.

Ban Kiểm soát là cơ quan do Hội đồng quản trị (HĐQT) thành lập với nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác, trung thực trong hoạt động kinh doanh, ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính, cũng như việc chấp hành điều lệ Tổng công ty, Nghị quyết, Quyết định của HĐQT và Chủ tịch HĐQT Ban Kiểm soát thực hiện nhiệm vụ theo sự ủy quyền của HĐQT, báo cáo và chịu trách nhiệm trước HĐQT.

Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc do UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm, là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động của Tổng Công ty theo những mục tiêu, kế hoạch, nghị quyết, quyết định của HĐQT phù hợp với điều lệ của công ty; Chịu trách nhiệm trước HĐQT và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.

Các phó Tổng Giám đốc: Các Phó Tổng Giám đốc do UBND Thành phố

Hà Nội bổ nhiệm theo đề nghị của HĐQT Tổng Công ty, là người giúp việc cho Tổng Giám đốc, thay mặt Tổng Giám đốc điều hành Tổng Công ty theo phân công và ủy quyền được giao; Chịu trách nhiệm trước UBND, HĐQT, TGĐ và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền.

Kế toán trưởng: Kế toán trưởng do UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm theo đề nghị của HĐQT Tổng công ty Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán của Tổng Công ty; giúp Tổng Giám đốc kiểm tra, giám sát tài chính tại Tổng Công ty, chịu trách nhiệm trước UBND, HĐQT, TGĐ và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc được ủy quyền

Các phòng ban quản lý bao gồm:

Phòng tổ chức nhân sự: Thực hiện chức năng giúp việc cho ban lãnh đạo

Tổng Công ty về công tác tổ chức cán bộ, tuyển dụng, đào tạo và phát triển; công tác tiền lương, khen thưởng, kỷ luật; giải quyết chính sách cho người lao động; quản lý hồ sơ nhân sự; thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, công tác vệ sinh an toàn lao động, bảo hộ lao động; giải quyết các khiếu nại trong phạm vi quyền hạn.

Văn phòng Tổng Công ty: Tham mưu cho lãnh đạo Tổng Công ty thực hiện quản lý công tác hành chính, bảo vệ an ninh trật tự, tổ chức thực hiện và điều hành công tác lưu trữ bảo mật; mua sắm trang thiết bị, chuẩn bị các hội thảo, hội nghị của Tổng Công ty.

Ban kế toán tài chính và kiểm toán thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ lãnh đạo quản lý các hoạt động tài chính, kế toán và tín dụng Ban chịu trách nhiệm tổng hợp, lập và gửi báo cáo tài chính cũng như các báo cáo khác theo quy định Ngoài ra, Ban còn tiến hành theo dõi, đánh giá và phân tích hoạt động tài chính của Tổng Công ty, đồng thời hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên thực hiện các chính sách và chế độ tài chính kế toán hiện hành.

Phòng kế hoạch và phát triển: Tham mưu cho ban lãnh đạo Tổng Công ty xây dựng kế hoạch phát triển Tổng Công ty; xây dựng các phương án đầu tư, liên doanh, liên kết với các đối tác; Lập các kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm; Xây dựng các phương án phối hợp kinh doanh giữa công ty mẹ và các công ty con, giữa các công ty con với nhau.

Ban đối ngoại và tiếp thị: Có chức năng tham mưu cho TGĐ trong việc xúc tiến, quản lý hoạt động đối ngoại của Tổng Công ty; Thiết lập, duy trì, phát triển và khai thác các mối quan hệ, các mối liên hệ với các Bộ, Ban, NgànhTrung ương; các Sở, Ban, Ngành địa phương, các doanh nghiệp, các cơ quan, tổ chức; xây dựng, duy trì, phát triển mối quan hệ với tổ chức quốc tế, cơ quan ngoại giao, các đối tác nước ngoài.

Trung tâm đầu tư và phát triển hạ tầng TM: Phối hợp với các tổ chức tư vấn lập dự án đầu tư, tư vấn lựa chọn nhà đầu tư, nhà thầu; Thực hiện trách nhiệm của chủ dự án đầu tư trong việc quản lý giám sát thực hiện và đánh giá nghiệm thu dự án; Quản lý hệ thống hạ tầng TM của Tổng công ty.

Ban pháp lý hợp đồng: Ban pháp lý hợp đồng có chức năng cập nhật các văn bản pháp luật của Việt Nam liên quan tới mọi lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty để tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty; Tiếp nhận và xử lý các tranh chấp, khiếu nại liên quan tới Tổng công ty tại tòa án; xây dựng các quy chế, quy định, các văn bản pháp lý của Tổng công ty trên cơ sở các văn bản pháp luật hiện hành.

Phòng phát triển thị trường nội địa: Phòng phát triển thị trường nội địa có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình phát triển thị trường nội địa và các kế hoạch thực hiện chương trình; Xây dựng các tiêu chí cần có đối với điểm kinh doanh trong hệ thống; tham mưu đầu tư xây dựng chuỗi bán lẻ hiện đại; nghiên cứu đề xuất các giải pháp hỗ trợ cho sự phát triển thị trường nội địa và nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống kinh doanh bán buôn bán lẻ của Tổng công ty.

Công ty trực thuộc gồm: TT xuất khẩu phía Bắc, TT KD hàng miễn thuế, XN gốm Chu Đậu, Cty siêu thị Hà Nội, TT KD chợ Đầu mối phía Nam…

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Do đặc điểm hoạt động kinh doanh là đa ngành nghề, địa bàn hoạt động kinh doanh rộng nên Tổng Công ty đã áp dụng mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán.

Theo mô hình này, ở đơn vị tổ chức kế toán riêng được thành lập phòng kế toán cơ sở để thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh tại đơn vị mình và định kỳ lập báo cáo tài chính để gửi phòng kế toán tài chính Tổng Công ty Còn ở cơ sở không tổ chức hạch toán riêng thì phòng kế toán Tổng Công ty bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán, thu nhận và kiểm tra chứng từ để cuối kỳ kế toán gửi các chứng từ về phòng kế toán Tổng Công ty.

Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán Tổng Công ty Thương mại Hà Nội

Với số lượng 12 người, công tác kế toán tại phòng Kế toán Tài chính Tổng Công ty Thương mại Hà Nội được phân công như sau:

- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chung về tổ chức và điều hành mọi công việc trong phòng, những công việc chung có tính chất toàn công ty Theo dõi và chỉ đạo trực tiếp bộ phận thanh toán tiền mặt và tiền quỹ, ngân hàng; xem xét những vấn đề về chế độ kế toán tài chính, báo cáo quyết toán, xây dựng kế hoạch tài chính.

- Phó phòng (2 phó phòng): phụ trách các công việc về báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán tài chính, báo cáo quyết toán, xây dựng kế hoạch tài chính.

- Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm trực tiếp về việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán tổng hợp; lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Kế toán ngân hàng: do 3 kế toán viên đảm nhận thực hiện các nhiệm vụ: lập kế hoạch vay vốn, trả nợ vay; chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng, các nghiệp vụ mở L/C; theo dõi và tính toán chi phí lãi vay định kỳ.

Kế toán tại các đơn vị trực thuộc

- Kế toán tiền mặt: thực hiện các công việc sau: lập phiếu thu chi quỹ tiền mặt; theo dõi các khoản thu chi, tạm ứng cho CBCNV và hoàn thu tạm ứng theo quy định; lưu giữ các hợp đồng kinh tế có liên quan.

Kế toán hàng hóa đảm nhiệm theo dõi diễn biến nhập xuất tồn kho của vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, ghi chép đầy đủ số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của chúng Kiểm toán viên tính toán trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa, công cụ nhập xuất kho và hàng tiêu thụ; theo dõi nợ phải trả; dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

- Kế toán thuế: thực hiện các công việc lập báo cáo thuế GTGT đầu vào của chi phí hàng tháng và tập hợp hồ sơ chứng từ liên quan cho bộ hồ sơ hoàn thuế định kỳ; lưu giữ các hợp đồng kinh tế có liên quan.

- Thủ quỹ: Thủ quỹ có nhiệm vụ lập thủ tục rút, gửi tiền vào tài khoản tiền gửi, tiền vay, thu chi quỹ tiền mặt theo dõi thu chi tạm ứng; hàng ngày đối chiếu chứng từ tồn quỹ tiền mặt; lưu trữ và quản lý hồ sơ.

1.3.2 Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán

Tổng Công ty Thương mại Hà Nội áp dụng kế toán trên máy vi tính theo hình thức Chứng từ ghi sổ Phần mềm kế toán áp dụng tại Tổng Công ty là phần mềm Fast Accouting 2006 xây dựng theo chế độ kế toán Nhà nước và được chia thành 11 phận hệ nghiệp vụ.

- Quy trình ghi sổ kế toán:

Hàng ngày, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đồng thời, xác định các tài khoản ghi Nợ và các tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các phân hệ và bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Fast Accounting 2006.

Khi nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, các số liệu đó sẽ được tự động chuyển vào các bảng kê (số 1, 2, 5, 9, 10, v.v.) và các nhật ký chứng từ (số 1, 2, 3, 5, 8, v.v.) Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và công sức, cũng như đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong công tác kế toán.

Số liệu tổng hợp của các bảng kê sau khi khóa sổ cuối tháng, cuối quý sẽ được dùng để ghi vào nhật ký chứng từ sau đó ghi vào sổ cái tài khoản có liên quan.Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện hoàn toàn tự động theo phần mềm kế toán được lập trình và luôn đảm bảo tính chính xác theo các dữ liệu đã được nhập trong kỳ.

Cuối kỳ kế toán kế toán thực hiện các thao tác cộng sổ hay khóa sổ và lập báo cáo kế toán Các bút toán phân bổ, điều chỉnh hay kết chuyển đều được thực hiện tự động Sau khi in các báo cáo, kế toán có thể đối chiếu số liệu trên sổ kế toán và số liệu trên các báo cáo Các thao tác in báo cáo kế toán phải được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính.

THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

Đặc điểm về hàng hóa và các phương thức bán hàng

2.1.1 Đặc điểm về hàng hóa

Tổng công ty Thương mại Hà Nội là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu tổng hợp nên danh mục, chủng loại hàng hóa của Tổng công ty rất phong phú và đa dạng Hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn trong hàng tồn kho (chiếm gần 90% giá trị hàng tồn kho) Các đơn vị kinh doanh thuộc khối văn phòng Tổng công ty cung cấp các nhóm mặt hàng sau:

- Hàng điện tử, điện lạnh: Tủ lạnh, quạt, máy điều hòa nhiệt độ, máy sấy tóc…

- Hàng thủ công mỹ nghệ: các mặt hàng thủ công mây tre đan, gốm sứ…

- Hàng mỹ phẩm: Các loại mỹ phẩm nhập khẩu như son, phấn, kem dưỡng da, nước hoa…

- Hàng may mặc: các loại quần áo thời trang may đo sẵn, phụ kiện may mặc

- Máy móc, thiết bị, vật tư kỹ thuật: các máy móc thiết bị nhập khẩu, phụ tùng xe máy, nhựa thông…

- Hàng tiêu dùng: đồ gia dụng, chảo, nồi, bình nước…

- Hàng nông sản, hải sản: các loại nông sản đã sơ chế, tinh chế, các loại hải sản đông lạnh đã qua chế biến…

Danh mục hàng hóa phong phú, đa dạng, các đặc điểm của các loại hàng hóa cũng khác nhau đòi hỏi bảo quản lưu giữ ở những điều kiện khác nhau.Chính vì vậy hàng hóa của Tổng công ty được bảo quản ở rất nhiều kho bãi khác nhau để thuận tiện cho việc bảo quản và lưu chuyển hàng hóa như kho công ty,kho Chương Dương… Tại mỗi kho phân công một thủ kho chịu trách nhiệm trực tiếp về việc bảo quản, nhập, xuất hàng hóa theo đúng số lượng ghi trênPhiếu nhâp kho, Phiếu xuất kho Thủ kho tiến hành mở thẻ kho cho từng loại hàng hóa ở mỗi kho để phản ánh tình hình Nhập-Xuất-Tồn của từng loại hàng hóa theo số lượng, cuối mỗi tháng thủ kho cộng số lượng hàng nhập, xuất, tính ra số tồn kho trên từng thẻ kho.

Vào cuối năm, số lượng hàng tồn kho sẽ được kiểm kê định kỳ để đối chiếu với số liệu ghi chép trong sổ sách Trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá ghi sổ, bộ phận kế toán hàng hóa sẽ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh giá trị thực tế của hàng tồn kho.

Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, Tổng công ty Thương mại Hà Nội đảm bảo độ chính xác của giá trị hàng tồn kho Mỗi kho hàng, chủng loại và cửa hàng đều được theo dõi chi tiết để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.

2.1.2 Các phương thức bán hàng

Trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải năng động, sáng tạo, hàng hóa của doanh nghiệp phải tiêu thụ được càng nhiều càng tốt Để làm được điều đó phải nâng cao chất lượng, mẫu mã sản phẩm hàng hóa, giảm giá thành sản xuất cũng như giá gốc hàng hóa thu mua, đồng thời doanh nghiệp phải kết hợp với những phương thức bán hàng hợp lý, linh hoạt Dựa trên những đặc tính của hàng hóa cũng như đặc điểm tổ chức của mình, Tổng Công ty Thương mại Hà Nội đã tiến hành bán hàng theo hai phương thức chính đó là bán buôn và bán lẻ hàng hóa, mỗi phương thức bán hàng trên lại được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như bán vận chuyển thẳng, bán trực tiếp qua kho…

Theo phương thức bán buôn hàng hóa, hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết với khối lượng lớn, cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn là các hợp đồng kinh tế đã được ký kết và các đơn đặt hàng của khách hàng Hiện nay, để đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hóa, các đơn vị kinh doanh thuộc công ty mẹTổng công ty đã chủ động hơn trong việc giao dịch với khách hàng để ký kết hợp đồng, các mặt hàng bán buôn chủ yếu của Tổng công ty Thương mại HàNội là máy móc thiết bị, phụ tùng xe máy, hàng gia dụng điện máy… Hai hình thức bán buôn được áp dụng chủ yếu ở Tổng công ty là bán buôn vận chuyển thẳng và bán buôn trực tiếp qua kho:

- Bán buôn vận chuyển thẳng thường được sử dụng trong các trường hợp nhập khẩu hàng hóa về bán trực tiếp theo đơn đặt hàng, khi hàng về nhập cảng nhưng xa kho của Tổng công ty và gần địa điểm của khách hàng hoặc hàng hóa cồng kềnh khó tháo dỡ Lúc này Tổng công ty sẽ cử cán bộ phòng kinh doanh đến cảng làm thủ tục nhận hàng Căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, phòng kế toán lập hóa đơn GTGT giao 2 liên cho phòng kinh doanh Cán bộ phòng kinh doanh vận chuyển thẳng số hàng hóa tại cảng cùng hóa đơn GTGT đến giao cho khách hàng không qua kho của công ty Số hàng hóa này được coi như được tiêu thụ khi người mua ký xác nhận trên chứng từ, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.

- Bán buôn trực tiếp qua kho: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa, đơn vị kinh doanh Tổng công ty sẽ thiết lập hợp đồng bán hàng Sau khi hợp đồng được phê duyệt và ký kết, phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng bán hàng lập hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho Cán bộ phòng kinh doanh mang hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho đến kho hàng làm thủ tục xuất kho, giao hàng cho người mua Số hàng hóa này được coi là đã tiêu thụ khi người mua ký xác nhận trên hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. Đối với phương thức bán buôn hàng hóa, Tổng công ty Thương mại HàNội cho phép khách hàng có thể lựa chọn các hình thức thanh toán khác nhau như thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, chuyển tiền qua bưu điện hoặc chuyển khoản qua ngân hàng…Tùy thuộc vào từng khách hàng Tổng công ty có thể cho phép hàng thanh toán chậm sau một thời gian được quy định trong hợp đồng.Hiện nay, khi nền sản xuất và lưu thông hàng hóa càng phát triển, để thúc đẩy cho quá trình bán hàng thì việc bán hàng chịu có xu hướng tăng để tạo ra sự hấp dẫn khách hàng, tăng doanh thu bán hàng, tuy nhiên bán chịu cũng có nhược điểm là doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và có khả năng bị mất vốn.

Phương thức bán lẻ hàng hóa: Các mặt hàng bán lẻ chủ yếu của Tổng công ty Thương mại Hà Nội là hàng gia dụng, thực phẩm, đồ uống, quần áo… Việc bán lẻ hàng hóa được thực hiện thông qua các của hàng giới thiệu sản phẩm Hapro, các cửa hàng bán lẻ thuộc quản lý của khối văn phòng Đối với những khách hàng mua hàng với nhiều chủng loại hàng hóa, căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hóa viết hóa đơn GTGT cho số hàng hóa bán lẻ, đây là căn cứ để ghi nhận doanh thu bán hàng. Đối với phương thức bán lẻ hàng hóa Tổng công ty áp dụng phương thức thu tiền trực tiếp tại các quầy hàng khi khách hàng đến mua hàng.

2.1.3 Quy trình hạch toán bán hàng

Tổng công ty Thương mại Hà Nội có các đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng công ty, tại mỗi đơn vị kinh doanh này có một bộ phận bán hàng phụ trách công tác bán hàng của các đơn vị này Quá trình tiêu thụ hàng hóa và luân chuyển chứng từ tại bộ phận bán hàng được quy định như sau:

- Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ hàng hóa của bộ phận bán hàng, phòng kế toán sẽ cấp hóa đơn GTGT cho các bộ phận bán hàng, khi sử dụng gần hết số hóa đơn GTGT đã được cấp, bộ phận bán hàng viết đơn đề nghị cấp thêm hóa đơn.

- Tại mỗi bộ phận bán hàng sẽ bố trí một kế toán và một thủ kho đảm nhận những nhiệm vụ sau:

Thủ kho dựa trên các phiếu nhập kho, xuất kho và hóa đơn để cập nhật số liệu lên thẻ kho Cuối tháng hoặc quý, thủ kho sẽ tổng hợp số lượng hàng hóa nhập, xuất để tính toán số lượng hàng hóa tồn kho hiện tại theo từng thẻ kho Sau đó, số liệu nhập-xuất-tồn hàng hóa sẽ được đối chiếu với số liệu của bộ phận kế toán.

 Kế toán: Theo dõi hàng hóa nhập-xuất-tồn hàng ngày, viết hóa đơn khi bán hàng, lập bảng kê khai thuế tiêu thụ, lập báo cáo hàng tháng, hàng quý về tiêu thụ hàng hóa; Cuối mỗi tháng, quý đối chiếu số liệu với ghi chép của thủ kho trên các thẻ kho.

- Trình tự luân chuyển chứng từ:

 Đối với các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, giá trị nhỏ, kế toán tại các bộ phận bán hàng lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng ghi nhận nợ hoặc thu trực tiếp tiền bán hàng Với các nghiệp vụ bất thường hoặc có giá trị lớn, bộ phận bán hàng phải viết phiếu đề nghị lập hóa đơn gửi cho phòng kế toán để phòng kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT cho hợp đồng bán hàng hóa.

 Cuối mỗi ngày, bộ phận bán hàng có trách nhiệm nộp tiền hàng đã bán được về phòng Kế toán kèm theo bảng kê bán hàng.

 Cuối tháng, kế toán tại bộ phận bán hàng có nhiệm vụ: đối chiếu số liệu nhập-xuất-tồn hàng hóa với thủ kho; lập bảng kê khai thuế tiêu thụ theo mẫu; tập hợp các hóa đơn GTGT và nộp về phòng kế toán trước ngày 5 của tháng tiếp theo.

Kế toán thu mua và dự trữ hàng hóa

Tổng công ty Thương mại Hà Nội hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Do điều kiện về kho bãi không cho phép bảo quản riêng từng lô hàng hóa nhập kho nên hàng tồn kho được tính theo giá thực tế bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ).

Hiện nay Tổng công ty Thương mại Hà Nội có hai nguồn mua hàng chính là mua hàng nội địa và mua hàng nhập khẩu, các đơn vị kinh doanh của Tổng công ty chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc thu mua hàng hóa trong nước và nhập khẩu hàng hóa.

2.2.1 Thủ tục mua hàng tại Tổng công ty

Dựa trên nhu cầu của thị trường cũng như tốc độ luân chuyển hàng hóa của Tổng công ty, các đơn vị kinh doanh của Tổng công ty sẽ xác định nhu cầu hàng hóa cần mua vào trong kỳ Việc mua hàng hóa sẽ trực tiếp do bộ phận mua hàng thuộc đơn vị kinh doanh đảm nhận Trên cơ sở nhu cầu hàng hóa cần mua vào trong kỳ, bộ phận mua hàng sẽ xây dựng chính sách và tổ chức triển khai các hoạt động xúc tiến nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nguồn hàng trong nước và quốc tế để nhập hàng hóa Sau khi nghiên cứu thị trường và tìm được đối tác, bộ phận mua hàng sẽ cử cán bộ làm các thủ tục cần thiết để ký kết các hợp đồng cung cấp hàng hóa cho Tổng công ty.

Khi nhà cung cấp giao hàng hóa cùng hóa đơn GTGT, đơn vị kinh doanh sẽ cử cán bộ đến kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa và lập “Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa” Nếu hàng hóa không đảm bảo, cán bộ phòng kinh doanh sẽ ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa” có chữ ký xác nhận của người giao hàng, đồng thời thông báo về Tổng công ty và nhà cung cấp để có biện pháp xử lý Nếu số hàng hóa đã đảm bảo, cán bộ phòng kinh doanh sẽ ký xác nhận vào

“Biên bản giao nhận hàng hóa” do nhà cung cấp lập để tiếp tục làm thủ tục nhập kho.

Thủ kho chịu trách nhiệm làm các thủ tục nhập kho cho hàng hóa Bộ phận mua hàng lập “Phiếu nhập kho” theo số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, thủ kho sau khi kiểm kê số lượng hàng hóa sẽ ghi số lượng hàng hóa thực nhập vào “Phiếu nhập kho” “Phiếu nhập kho” là căn cứ để thủ kho lên các thẻ kho.

Sau khi hàng đã nhập kho, phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng mua hàng,hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho… để làm các thủ tục thanh toán với nhà cung cấp Đơn giá của hàng hóa ghi trên “Phiếu nhập kho” là giá mua hàng hóa trên hóa đơn GTGT của nhà cung cấp không có VAT trừ chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán Kế toán dựa trên “Phiếu nhập kho” để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán trên máy vi tính.

Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có của hàng hóa tồn kho, xuất kho, nhập kho trong kỳ báo cáo TK này có kết cấu nội dung:

Bên Nợ: + Trị giá mua, nhập kho của hàng hóa nhập kho trong kỳ.

+ Trị giá hàng thuê gia công, chế biến nhập kho + Chi phí thu mua hàng hóa

Bên Có: + Trị giá vốn xuất kho của hàng hóa

+ Trị giá vốn của hàng hóa xuất trả lại người bán + Trị giá vốn của hàng hóa thiếu hụt coi như xuất Tài khoản 156 được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2:

+ TK 1561: Giá mua của hàng hóa

+ TK 1562: Chi phí mua hàng hóa

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng

+ TK 112(1) Tiền Việt Nam gửi ngân hàng + TK 1121A Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam

+ TK 1121B Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển. + TK 1211D Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Đông Á

+ TK 1211S Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Sài Gòn Thương Tín + TK 112(2) Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng

- TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Chi tiết TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

- TK 331: Phải trả cho người bán

 Các chứng từ sử dụng

- Hợp đồng cung cấp hàng hóa

- Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa

Ví dụ1: Ngày 16/12/2008, theo hợp đồng số 207/08-XNK1, Tổng công ty Thương mại Hà Nội mua của Công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương( SunHouse)

180 chiếc nồi 1 đáy Inox SH 365 Đơn giá 239.000đ chưa bao gồm VAT

Theo thỏa thuận ký kết trong hợp đồng, tiền hàng sẽ thanh toán sau 30 ngày bằng chuyển khoản

Theo thủ tục mua hàng như đã trình bày ở trên ta có mẫu hóa đơn GTGT

(Biểu số 2.1) ; Phiếu nhập kho (Biểu số 2.2); Thẻ kho (Biểu số 2.3)

Sau khi đã ghi thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho của số hàng vừa nhập kho lên phòng kế toán Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán hàng hóa sẽ vào phần hành kế toán máy “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả” và nhập dữ liệu vào phần “Phiếu nhập mua” Sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu vừa nhập vào Sổ chi tiết hàng hóa (Biểu số 2.4); Bảng kê số 8 ( Biểu số 2.14) ; Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 2.15);

Biểu số 2.1 Mẫu hóa đơn GTGT liên 2 của Công ty CP Ngôi Nhà Ánh

CÔNG TY CP SUNHOUSE JSC Địa chỉ: số 24-26 Phan Văn Trị, Đống Đa, Hà Nội

Liên 2:Khách hàng Ngày 16 tháng 12 năm 2008

Tên khách hàng: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Địa chỉ: 38-40 Lê Thái Tổ, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

Mã số thuế: 01 001 01273 Điện thoại:

Hình thức thanh toán: Trả chậm Số tài khoản:

STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Nồi 1 đáy Inox SH 365 Chiếc 180 239.000 43.020.000

Cộng tiền hàng: 43.020.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.302.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 47.322.000

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bảy triệu ba trăm hai mươi hai nghìn đồng chẵn./.

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Biểu số 2.2 Phiếu nhập kho

TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số 01-

38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số: 42/12 Người giao hàng: Nguyễn Văn Nam

Theo hóa đơn GTGT số 31192 của công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương ngày 16 tháng 12 năm 2008.

Nhập tại: Kho phòng XNK 1

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa)

Mã số Đơn vị tính

Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn mươi ba triệu không trăm hai mươi nghìn đồng chẵn./.

Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn GTGT số 31192

Biểu số 2.3 Thẻ kho nồi 1 đáy Inox SH 365 Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S12 - DN Tên kho: Kho phòng XNK 1

Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Nồi 1 đáy Inox SH 365 Đơn vị tính: Chiếc

Số lượng Ký xác nhận của KT

Số Ngày Nhập Xuất Tồn

Sổ này có 06 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 06.

Biểu số 2.4 Sổ chi tiết hàng hóa – Nồi 1 đáy Inox SH 365 Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S10 - DN Địa chỉ: Số 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội

SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA

Năm: 2008 Tài khoản: 156 Tên kho: Kho phòng XNK1 Nồi 1 đáy Inox SH 365 Đơn vị tính: 1.000 đồng.

TK đối ứng Đơn giá

SH NT SL TT SL TT SL TT chú

Kế toán bán hàng

2.3.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu

2.3.1.1 Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa

Theo nội dung trên, phân tích hoạt động tiêu thụ hàng hóa của Tổng công ty Thương mại Hà Nội cho thấy công ty thực hiện theo hai phương thức chính: bán buôn và bán lẻ Điểm khác biệt giữa hai phương thức này nằm ở trình tự thực hiện và đặc điểm kế toán tiêu thụ hàng hóa.

- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Kết cấu: Bên Nợ: + Số thuế phải nộp tính trên doanh số bán ra trong kỳ.

+ Các khoản giảm trừ doanh thu + Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh.

Bên Có: + Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực hiện trong kỳ.

Chi tiết: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm

TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ Ngoài ra Tổng công ty còn mở chi tiết một số tài khoản cấp 3,4 để theo dõi chi tiết doanh thu tiêu thụ như:

TK 511111: Doanh thu các cửa hàng.

TK 511112: Doanh thu phòng XNK1

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng

- TK 131: Phải thu của khách hàng

- TK 33311: Thuế GTGT đầu ra

- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế

- Phiếu thu, Giấy báo Có…

2.3.1.1.1 Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa theo phương thức bán lẻ.

Phương thức bán lẻ hàng hóa được thực hiện tại các của hàng giới thiệu sản phẩm Hapro và các cửa hàng bán lẻ thuộc quản lý của công ty mẹ Tổng công ty. Đối với phương thức bán lẻ hàng hóa, khi khách hàng mua hàng hóa trên 100.000 đ hoặc dưới 100.000 đ nhưng khách hàng yêu cầu hóa đơn, kế toán tại quầy hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa bán lẻ như bình thường cho khách hàng Khi khách hàng mua hàng dưới 100.000 đ và không yêu cầu có hóa đơn, kế toán tại quầy hàng sẽ lập “ Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” trong đó ghi đầy đủ số lượng và đơn giá bán của số hàng hóa bán lẻ chưa có hóa đơn và nộp bảng kê này lên phòng kế toán Tổng công ty Kế toán hàng hóa của phòng kế toán sẽ căn cứ vào “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” để viết hóa đơn GTGT cho số hàng đã tiêu thụ.

Ví dụ 2: Ngày 24/12/2008, kế toán quầy hàng bán và giới thiệu sản phẩm Hapro lập “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” ( Biểu số2.5) gửi lên Phòng kế toán Tổng công ty

Căn cứ vào “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ”, Kế toán bán hàng sẽ viết Hóa đơn GTGT cho số hàng hóa trong bảng kê ( Biểu số 2.6)

Kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn GTGT vào phần mềm “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” và nhập dữ liệu vào phần “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” Phần mềm kế toán Fast sẽ tự động kết chuyển số liệu vừa nhập vào các sổ: Sổ chi tiết tài khoản 51112 (Biểu số2.11 ); Bảng kê số 8 (Biểu số2.14); Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số2.15)

Biểu số 2.5 Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ

BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA DỊCH VỤ

Tên cửa hàng: Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm Hapro Địa chỉ: 38 Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.

STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá(*) Thành tiền

1 Nước uống Pha lê Chai 38 7.500 285.000

Tổng số tiền bằng chữ: Một triệu ba trăm tám mươi mốt nghìn năm trăm đồng chẵn./.

Chú thích (*): Đơn giá bán chưa bao gồm VAT

Biểu số 2.6 Hóa đơn GTGT cho số hàng hóa bán lẻ

TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Địa chỉ: 38-40 Lê Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Liên 1: Lưu Ngày 25 tháng 12 năm 2008

Tên khách hàng: Bán lẻ tại của hàng bán và giới thiệu sản phẩm Địa chỉ: 38, Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Mã số thuế: Điện thoại:

Hình thức thanh toán: Thanh toán ngay Số tài khoản:

Cộng tiền hàng: 1.381.500 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 138.150

Số tiền viết bằng chữ: Một triệu năm trăm mười chín nghìn sáu trăm năm mươi đồng chẵn./.

2.3.1.1.2 Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa theo phương thức bán buôn.

Khi bán hàng hóa theo hợp đồng bán buôn, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho Với khách hàng mua nhiều hàng ít loại, hóa đơn ghi trực tiếp thông tin hàng hóa Với khách hàng mua nhiều loại hàng, hóa đơn ghi chung tên hàng và đính kèm bảng kê chi tiết Nhân viên mang hóa đơn và phiếu xuất kho đến kho để thủ kho xuất hàng, cập nhật thẻ kho và đối chiếu số liệu tồn kho với báo cáo nhập - xuất - tồn Kế toán cập nhật số liệu bán hàng dựa vào các chứng từ liên quan.

Ví dụ3: Ngày 20/12/2008 Phòng XNK1 Tổng công ty Thương mại Hà Nội bán cho Công ty TNHH TM&DV Việt Hàn, địa chỉ 80B Nguyễn Khoái, Hai Bà Trưng, Hà Nội (theo hợp đồng số 356/08-XNK1) 250 chảo chống dính 18mm, đơn giá 270.000đ chưa bao gồm VAT Theo thỏa thuận bên mua thanh toán sau

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, phòng kế toán lập Hóa đơn GTGT

Khi có đủ các loại chứng từ liên quan là Phiếu nhập kho (Biểu số 2.7) và Phiếu xuất kho (Biểu số 2.8), nhân viên sẽ chuyển chúng xuống kho để thực hiện thủ tục xuất kho Thủ kho sẽ kiểm tra các chứng từ này, sau đó tiến hành xuất kho hàng hóa và ghi lại số lượng hàng hóa đã xuất kho vào Thẻ kho (Biểu số 2.9).

Sau khi điền đầy đủ thông tin vào Phiếu xuất kho và Thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển Phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT lên phòng kế toán Dựa vào đó kế toán hàng hóa sẽ vào phần mềm “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” và nhập dữ liệu vào phần “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” Phần mềm kế toán Fast sẽ tự động kết chuyển số liệu vừa nhập vào các sổ: Sổ chi tiết hàng hóa (Biểu số

2.10) ; Sổ chi tiết tài khoản 511112 (Biểu số 2.11); Nhật ký chứng từ số 8 ( Biểu số 2.15) ; Sổ cái TK 511 (Biểu số 2.17)

Biểu số 2.7 Hóa đơn GTGT số 02454

TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Địa chỉ: 38-40 Lê Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Liên 1: Lưu Ngày 20 tháng 12 năm 2008

Tên khách hàng: Công ty TNHH TM & DV Việt Hàn Địa chỉ: 80B, Nguyễn Khoái, Hai Bà Trưng, Hà Nội.

Mã số thuế: 0100107216 Điện thoại:

Hình thức thanh toán: Trả chậm Số tài khoản:

1 Chảo chống dính 18mm Chiếc 250 270.000 67.500.000

Cộng tiền hàng: 67.500.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 6.750.000

Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi bốn triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./.

Biểu số 2.8 Phiếu xuất kho số 58/12

TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số 02-VT

Số: 58/12 Người nhận hàng: Lê Thị Hồng

Theo hóa đơn GTGT số 02454 ngày 20 tháng 12 năm 2008.

Xuất tại: Kho phòng XNK 1

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư

(sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính

1 Chảo chống dính 18mm CHAO18 Chiếc 250 250 270.000 67.500.000

Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Sáu mươi bảy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn./.

Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn GTGT số 02454

Phiếu xuất kho ghi đơn giá bán là do đơn giá hàng tồn kho được Tổng công ty tính theo giá đơn vị bình quân trong kỳ dự trữ.

Biểu số 2.9 Thẻ kho chảo chống dính 18mm Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S12 - DN Tên kho: Kho phòng XNK 1

Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Chảo chống dính 18mm Đơn vị tính: Chiếc

Số lượng Ký xác nhận của KT

Số Ngày Nhập Xuất Tồn

Sổ này có 06 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 06.

Biểu số2.10 Sổ chi tiết hàng hóa – Chảo chống dính 18mm Đơn vị: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Mẫu số S10 - DN Địa chỉ: Số 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội

SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA

Năm: 2008 Tài khoản: 156 Tên kho: Kho phòng XNK1 Chảo chống dính 18mm Đơn vị tính: 1.000 đồng.

TK đối ứng Đơn giá (*)

SH NT SL TT SL TT SL TT chú

Chú thích (*): Đơn giá xuất bán hàng hóa do phần mềm kế toán tự động tính vào cuối mỗi quý.

Biểu số 2.11 là Sổ chi tiết tài khoản 511112, dùng để ghi chép doanh thu phòng XNK1 Loại sổ này được sử dụng tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội có địa chỉ tại số 38-40 Lê Thái Tổ, phường Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội Mẫu số của biểu mẫu này là S38 - DN.

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Tài khoản: 511112 – Doanh thu phòng XNK1

Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Đơn vị: 1.000đồng

Số phát sinh Số dư

NT SH Nợ Có Nợ Có

Số phát sinh trong kỳ

02436 Bán hàng cho công ty CP

02437 Bán hàng cho công ty

TNHH TM&DV Việt Hàn

02438 Bán hàng cho cty TNHH

02454 Bán hàng cho công ty

02455 Bán hàng cho công ty CP

02470 Bán lẻ hàng hóa tại cửa hàng

56/12 Nhập kho HBBTL của cty

2.3.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Để tăng cường sức cạnh tranh, Tổng công ty Thương mại Hà Nội triển khai nhiều biện pháp thu hút khách hàng, bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá và chính sách cho phép trả lại hàng Nhờ đó, khách hàng sẽ cảm thấy tin tưởng và quyền lợi được đảm bảo khi mua sắm tại Tổng công ty.

Tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội, việc theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu không thực hiện trên các tài khoản 521, 531, 532 mà điều chỉnh trực tiếp trên tài khoản 511.

2.3.1.2.1 Kế toán chiết khấu thương mại.

Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà Tổng công ty đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho khách mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế.

Kế toán xác định kết quả bán hàng

Chi phí bán hàng là những khoản chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ trong kỳ, ví dụ như chi phí vận chuyển, bao gói, bốc dỡ, bảo hành sản phẩm Doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản 641 - Chi phí bán hàng để hạch toán và tập hợp các chi phí phát sinh này vào cuối kỳ kế toán.

Tài khoản 641 được chi tiết thành một số tài khoản cấp 2:

- TK 6411- Chi phí nhân viên

- TK 6412- Chi phí vật liệu, bao bì

- TK 6413- Chi phí dụng cụ đồ dùng phục vụ khâu bán hàng

- TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng

- TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài

- TK 6418- Chi phí bằng tiền khác

Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán dựa vào các chứng từ gốc (Phiếu chi, hóa đơn GTGT, bảng thanh toán lương) để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Phần mềm sẽ tự động kết chuyển số liệu lên sổ chi tiết TK 641, nhật ký chứng từ số 8, sổ cái TK 641 và các sổ liên quan Cuối kỳ, kế toán tổng hợp dữ liệu từ các bảng phân bổ vật tư, tiền lương, trích theo lương và khấu hao TSCĐ để lập Phiếu kế toán làm căn cứ thực hiện các bút toán phân bổ chi phí bán hàng.

Ví dụ9: Tình hình hạch toán chi phí bán hàng phát sinh trong Quý IV/2008 tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội được thể hiện qua:

- Sổ chi tiết TK 6417 (Biểu số2.27)

- Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 2.15), Bảng kê số 5(Biểu số 2.26)

- Sổ cái TK 641 (Biểu số2.28)

- Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ (Biểu số 2.31)

- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Biểu số 2.33)

- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (Biểu số 2.32)

Tập hợp: Chi phí bán hàng (TK 641) Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 153 TK 214 TK 334 TK338 TK331

Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng chi phí thực tế trong tháng

CP dụng cụ, đồ dùng 3.320.300 5.621.300 8.941.600

CP dịch vụ mua ngoài 44.235.070 53.487.700 9.028.680 106.751.450

CP nhân viên quản lý 75.325.000 18.831.250 94.156.250

CP đồ dùng văn phòng 1.260.000 15.346.720 16.606.720

CP dịch vụ mua ngoài 8.689.600 26.252.150 34.941.750

SỔ CHI TIÊT TÀI KHOẢN

Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh

01 PC 1125 Thanh toán cước vận chuyển 112 1.142.857

03 PC 1131 Chi tiền in Bacode cho khách 111 1.000.000

04 PC 1132 Thanh toán cước vận chuyển 111 376.800

Tổng số phát sinh Nợ: 106.751.450 Tổng số phát sinh Có: 106.751.450

Biểu số2.28 Sổ Cái TK 641

Tài khoản 641- Chi phí bán hàng

Ghi Có các TK, đối ứng

Nợ với TK 641 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng

Cộng số phát sinh Nợ 281.596.050 527.693.050

Tổng số phát sinh Có 281.596.050 527.693.050

Số dư cuối kỳ Nơ

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của Tổng công ty mà không thể tách riêng cho bất kỳ hoạt động nào, bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác.

Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội được sử dụng để ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Để đảm bảo tính chi tiết trong hạch toán, tài khoản 642 được chia thành nhiều tài khoản cấp 2, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý các khoản chi phí quản lý cụ thể.

- TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý

- TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý

- TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng

- TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ

- TK 6425: Thuế, phí và lệ phí

- TK 6426: Chi phí dự phòng

- TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài

- TK 6428: Chi phí bằng tiền khác

Các chứng từ được sử dụng và trình tự ghi sổ giống như với kế toán chi phí bán hàng Khi có nghiệp vụ phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển thông tin sang sổ chi tiết TK 642, nhật ký chứng từ số 8, Sổ cái TK 642 và các sổ khác có liên quan.

Ví dụ10: Tình hình hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong Quý IV/2008 tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội được thể hiện qua:

- Sổ chi tiết TK 6427 (Biểu số 2.29)

- Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 2.15); Bảng kê số 5 (Biểu số2.26 )

- Sổ cái TK 642 (Biểu số 2.30)

- Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ (Biểu số 2.31)

- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Biểu số 2.33)

- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (Biểu số 2.32)

SỔ CHI TIÊT TÀI KHOẢN

Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh

01 PC 1125 Thanh toán cước vận chuyển 112 1.142.857

03 PC 1131 Chi tiền in Bacode cho khách 111 1.000.000

04 PC 1132 Thanh toán cước vận chuyển 111 376.800

Tổng số phát sinh Nợ: 34.941.750 Tổng số phát sinh Có: 34.941.750

Biểu số 2.30 Sổ Cái TK 642

Tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Ghi Có các TK, đối ứng

Nợ với TK 642 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng

Cộng số phát sinh Nợ 196.872.420 312.086.000

Tổng số phát sinh Có 196.872.420 312.086.000

BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ

Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Đơn vị tính: đồng

2 6423- Chi phí quản lý DN 113.916.528 113.916.528

Biểu số2.32 Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

2 6424- Chi phí quản lý DN 75.000.000 75.000.000

Biểu số2.33 Bảng phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương

BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

TK ghi Nợ 334 338 Tổng cộng

2 6424- Chi phí quản lý DN 237.225.000 45.072.750 282.297.750

2.4.3 Kế toán xác định kết quả bán hàng của Tổng công ty Tổng công ty lập các báo cáo tài chính và xác định kết quả bán hàng theo từng quý Để hạch toán kết quả hoạt động bán hàng, Tổng công ty sử dụng TK 911-

“Xác định kết quả sản xuất kinh doanh” và tài khoản 421- “Lợi nhuận chưa phân phối”.

Kết quả bán hàng = Doanh thu bán hàng thuần – Giá vốn hàng bán – Chi phí bán hàng – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Doanh thu bán hàng thuần = Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Các khoản giảm trừ doanh thu.

Các khoản giảm trừ doanh thu = Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng bán + Hàng bán bị trả lại.

Cuối kỳ, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu trên các Sổ Cái TK 511, TK

632, TK 641, TK 642 để lập các Phiếu kế toán làm căn cứ ghi sổ cho các nghiệp vụ kết chuyển:

- Kết chuyển doanh thu thuần sang bên Có TK 911

- Kết chuyển GVHB trong kỳ sang bên Nợ TK 911

- Kết chuyển CPBH sang bên Nợ TK 911

- Kết chuyển CP QLDN sang bên Nợ TK 911.

Nếu bên Có TK 911 > bên Nợ TK 911: Phần Lãi sẽ được kết chuyển sang bên Có TK 421.

Nếu bên Có TK 911 < bên Nợ TK 911: Phần Lỗ sẽ được kết chuyển sang bên Nợ TK 421.

Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với

Cộng số phát sinh Nợ 17.636.250.322 17.636.250.322

Tổng số phát sinh Có 17.636.250.322 17.636.250.322

Biểu sô2.35 Sổ cái TK 421

TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Mẫu số S05-DN

Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với

Cộng số phát sinh Nợ …… ………

Tổng số phát sinh Có 5.423.500.190 5.423.500.190

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

Đánh giá thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội

Cùng với việc mở cửa nền kinh tế trị trường, Tổng công ty Thương mại Hà Nội đã không ngừng phát triển, hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước giao phó Trên cơ sở thị trường truyền thống sẵn có, Tổng công ty không ngừng tổ chức các đoàn cán bộ đi tìm hiểu thị trường quốc tế, tìm kiếm thị trường mới, thiết lập quan hệ với với các công ty nước ngoài, đóng vai trò tiên phong trong viêc mở rộng thị trường tại một số quốc gia, vùng lãnh thổ Là một doanh nghiệp Nhà nước tự chủ về mặt kinh doanh, tổng công ty không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh để dành được vị trí vững chắc trên thị trường như hiện nay Tổng công ty Thương mại Hà Nội đã tự khẳng định mình bằng những kết quả đã đạt được trong suốt những năm qua: hoạt động kinh doanh có lãi và không ngừng phát triển về qui mô, mở rộng thị trường, phát huy lợi thế so sánh trong hợp tác và phân công lao động để thành công ở thị trường trong nước và quốc tế Trong sự phấn đấu nỗ lực cũng như thành tích chung của toàn Tổng công ty không thể không kể đến sự phấn đấu và hiệu quả đạt được của công tác kế toán, thể hiện là một công cụ hữu hiệu trong quản lý và hạch toán kinh doanh của Tổng công ty.

Bộ máy quản lý của Tổng công ty Thương mại Hà Nội được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Mô hình này được tổ chức khá hợp lý, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Tông công ty Giữa ban lãnh đạo Tổng Công ty và các phòng ban chức năng luôn có mối quan hệ chặt chẽ tạo nên sự thống nhất và kịp thời trong công việc Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ công nhân viên có độ tuổi trung bình khá trẻ, có năng lực và rất tâm huyết với nghề, nỗ lực làm việc vì sự và tiềm năng phát triển của Tổng công ty trong những năm tới.

Tổng công ty Thương mại Hà Nội là doanh nghiệp hoạt động chuyên về kinh doanh thương mại và XNK tổng hợp, sản phẩm hàng hóa của Tổng công ty rất đa dạng và phong phú Thêm vào đó, thị trường XNK của Tổng công ty rất ổn định, vững chắc và không ngừng được mở rộng Tổng công ty ngày càng có nhiều khách hàng truyền thống, uy tín và vị thế của Tổng công ty ngày càng tăng cao ở thị trường trong nước và quốc tế Tuy nhiên hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty rất đa dạng với nhiều lĩnh vực khác nhau, bên cạnh những lĩnh vực kinh doanh đem lại hiệu quả cao vẫn còn những lĩnh vực chưa phát huy được hiệu quả tối ưu do việc phân bổ nguồn lực không đồng đều cho các lĩnh vực kinh doanh.

Bộ máy kế toán tại văn phòng Tổng công ty được phân công rõ ràng và khoa học cho từng kế toán viên, giúp nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, trình độ chuyên môn cao, sử dụng thành thạo máy vi tính Lãnh đạo phòng kế toán với trình độ học vấn cao, giàu kinh nghiệm, đảm bảo chỉ đạo và tổ chức các hoạt động kế toán chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý của Tổng công ty.

Các chứng từ được sử dụng phù hợp với yêu cầu và là cơ sở pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ được sử dụng theo mẫu Bộ Tài chính ban hành Chứng từ sau khi lập sẽ được chuyển tới phòng Kế toán tài chính Tổng công ty để đảm bảo theo dõi và phản ánh kịp thời tình hình biến động tăng giảm các khoản mục Tài sản, Nguồn vốn, Thêm vào đó, các chứng từ thường xuyên được các cán bộ kế toán kiểm tra, giám sát chặt chẽ Kế hoạch lưu chuyển chứng từ được thực hiện tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo trình tự thời gian trước khi lưu trữ. định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất, kế toán công ty đã lựa chọn những tài khoản phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh để vận dụng vào công tác kế toán Đông thời còn mở thêm các tài khoản chi tiết thuận tiện cho việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, cung cấp các thông tin kế toán một cách chính xác và kịp thời.

Việc trang bị máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Fast Accounting

Ứng dụng kế toán máy tính năm 2006 đảm bảo tính khoa học, kịp thời và đơn giản hóa công tác kế toán Việc ghi chép trùng lặp được hạn chế khi số liệu chỉ cần nhập một lần từ chứng từ gốc vào máy tính Mạng nội bộ kết nối các máy tính trong phòng kế toán giúp kiểm tra, theo dõi công tác kế toán thường xuyên và tiết kiệm thời gian Lưu trữ số liệu kế toán bằng máy tính tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán.

Tuy nhiên, do thực hiện kế toán máy mỗi nhân viên kế toán chỉ đảm nhận một phần hành kế toán của mình mà không biết đến quy trình cập nhật số liệu ở các phần hành khác, vô tình đã làm ảnh hưởng chung đến tiến độ kế toán của Tổng công ty Thêm vào đó, số nhân viên kế toán thành thạo trình độ ngoại ngữ chưa nhiều làm hạn chế hiệu quả hoạt động của công tác kế toán tại Tổng công ty.

Việc lập hóa đơn bán hàng chậm trễ so với chế độ kế toán quy định là một trong những sai phạm phổ biến tại Tổng công ty Đối với khách hàng quen, kế toán thường trì hoãn lập hóa đơn thời điểm giao dịch phát sinh mà chỉ lập khi thanh lý hợp đồng kinh tế Nguyên nhân là do Tổng công ty áp dụng chính sách trả chậm với các khách hàng lâu năm Nếu thanh toán trong thời hạn thỏa thuận, khách hàng không phải trả lãi, nhưng nếu trả chậm sẽ chịu lãi suất trên tổng giá trị thanh toán Do đó, kế toán thường chờ đến khi hợp đồng kết thúc mới lập hóa đơn.

3.1.2 Đánh giá về công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa

Qua thời gian thực tập tại phòng Kế toán – Ban Kế toán và Kiểm toán Tổng công ty Thương mại Hà Nội, đặc biệt đi sâu nghiên cứu về công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa, em nhận thấy có nhiều ưu điểm cần được tích cực phát huy tuy nhiên bên cạnh đó còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục. Ưu điểm

Quá trình kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội được triển khai khá hoàn thiện, từ khâu kế toán mua hàng, kế toán bán hàng đến xác định kết quả kinh doanh đều có sự phân công khoa học cho từng kế toán viên Các chứng từ được sử dụng phù hợp với yêu cầu thực tế và hợp pháp cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tổ chức luân chuyển chứng từ được thực hiện khoa học, chặt chẽ dưới sự kiểm tra giám sát nghiêm ngặt Các chứng từ và sổ sách được sắp xếp theo trình tự thời gian trước khi lưu trữ.

Ngoài việc sử dụng các tài khoản ban hành kèm theo quyết định 15 của Bộ tài chính, Tổng công ty còn mở thêm một số tài khoản cấp 2, 3, 4 để theo dõi hạch toán chi tiết các đối tượng kế toán, cung cấp thông tin chi tiết cho việc quản lý và ra các quyết định.

Tổng công ty có qui mô lớn, số lượng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, bên cạnh đó đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao nên việc lựa chọn hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ và thực hiện trên máy tính hoàn toàn phù hợp với công tác kế toán ở Tổng công ty

Việc áp dụng linh hoạt các hình thức thanh toán trong quá trình tiêu thụ hàng hóa góp phần không nhỏ vào việc đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ Công tác kế toán tượng khách hàng, đảm bảo sự chặt chẽ trong việc quản lý công nợ.

Nhìn một cách tổng quan, tình hình thực hiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Tổng công ty đã thể hiện tốt vai trò là một trong những phần hành kế toán quan trọng nhất của một công ty kinh doanh thương mại Tuy nhiên còn một số tồn tại trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa có thể khắc phục, hoàn thiện tốt hơn nữa.

Thứ nhất, phần mềm kế toán Fast 2006 do công ty sử dụng không cho phép kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ theo từng nhóm mặt hàng Do vậy, việc tổ chức đánh giá hiệu quả bán hàng đối với từng nhóm mặt hàng không được thực hiện. Điều này ảnh hưởng lớn đến quyết định kinh doanh, phương án, định hướng hoạt động của Tổng công ty trong tương lai.

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội

3.2.1 Về hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán

- Việc kế toán đợi đến thời điểm thanh lý hợp đồng mới lập hóa đơn GTGT vi phạm chế độ kế toán về tính kịp thời Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán cần tiền hành lập hóa đơn GTGT ngay thời điểm nghiệp vụ phát sinh nhằm đảm bảo tính kịp thời và tránh bỏ sót các nghiệp vụ.

- Việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu cần thực hiện đúng theo chế độ quy định: hạch toán trên các tài khoản 521, 531, 532 thay vì chỉ điều chỉnh trên tài khoản 511.

Khi chấp nhận cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay nhận hàng bán bị trả lại, kế toán ghi:

Nợ TK 521- Chiết khấu thương mại

Nợ TK 531- Hàng bán bị trả lại

Nợ TK 532- Giảm giá hàng bán

Nợ TK 33311- Thuế GTGT đầu ra tương ứng

Có TK 131- Phải thu của khách hàng. sang bên Nợ TK 511.

Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 521-Chiết khấu thương mại

Có TK 531- Hàng bán bị trả lại

Có TK 532- Giảm giá hàng bán

3.2.2 Về phương thức ghi chép

- Tổng công ty cần có sự điều chỉnh về phần mềm kế toán Fast để có thể theo dõi tình hình tiêu thụ theo từng nhóm mặt hàng Bên cạnh việc mở các sổ chi tiết GVHB, DT… cho từng đơn vị kinh doanh, cần mở thêm các sổ chi tiết cho từng nhóm hàng hóa Nhờ đó có thể xác định được kết quả tiêu thụ của từng nhóm mặt hàng, biết được việc kinh doanh mặt hàng nào hiệu quả, mặt hàng nào kém hiệu quả để có biện pháp khắc phục và ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

- Đối với các hàng hóa trong kho của Tổng công ty, dù thời gian lưu kho và giảm giá so với giá trị thuần có thể thực hiện được không nhiều kế toán vẫn phải tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho số hàng hóa bị giảm giá.

Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo

Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán

Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào mức trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi:

Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK)

Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Cuối kỳ kế toán sau, tính mức dự phòng cần lập, nếu: giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập thêm:

Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK)

Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Ngoài ra, khoản chênh lệch giữa mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm thấp hơn mức đã trích lập năm trước sẽ được hoàn nhập về dự phòng Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ ghi nhận lại giá trị hàng tồn kho đã trích lập dự phòng trước đó, dẫn đến tăng giá trị của hàng tồn kho và lợi nhuận trong báo cáo tài chính.

Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 632-Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK)

- Với trường hợp hàng mua vận chuyển thẳng cho khách hàng không qua kho, kế toán không được hạch toán vào tài khoản 156- Hàng hóa mà hạch toán qua tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường.

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, bán hàng vận chuyển thẳng không qua kho, kế toán ghi:

Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331- Phải trả người bán.

Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán

Có TK 151- Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng

Có TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 33311- Thuế GTGT đầu ra.

Nền kinh tế thế giới hiện nay đang chìm trong cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu và nền kinh tế nước ta cũng không nằm ngoài vùng ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng này Bên cạnh đó, nền kinh tế đất nước mở cửa tạo điều kiện cho việc thâm nhập thị trường nội địa của rất nhiều các doanh nghiệp nước ngoài Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt đó, các doanh nghiệp trong nước muốn đứng vững và phát triển phải tìm cho mình chiến lược phát triển hiệu quả, phát huy tối đa thế mạnh nguồn lực hiện có, đồng thời khắc phục những nhược điểm còn tồn tại.

Tổng công ty Thương mại Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động kinh doanh có hiệu quả và đã tìm được chỗ đứng trên thị trường Tuy nhiên, trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay, Tổng công ty vẫn cần rất nhiều nỗ lực để tiếp tục phát triển và cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài cũng như các doanh nghiệp trong nước, khẳng định lại vị thế của mình trên thị trường.

Như đã nói ở trên, hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty rất đa dạng với nhiều lĩnh vực khác nhau, bên cạnh những lĩnh vực kinh doanh đem lại hiệu quả cao vẫn còn những lĩnh vực chưa phát huy được hiệu quả tối ưu do việc phân bổ nguồn lực không đồng đều cho các lĩnh vực kinh doanh Trước hết, Tổng công ty cần xem xét lại danh mục lĩnh vực hoạt động, lĩnh vực nào hoạt động hiệu quả thì cần tiếp tục phát huy thế mạnh, lĩnh vực nào hoạt động kém hiệu quả thì phải tìm ra nguyên nhân để khắc phục hoặc cắt giảm bớt để tập trung nguồn lực phát triển các lĩnh vực khác Ví dụ như mặt hàng Nem hải sản đông lạnh của Hapro ít được người tiêu dùng biết tới và chủ yếu được tiêu thụ tại chuỗi cửa hàng Hapro Mart. Để tiếp thị hình ảnh của mình đến gần hơn với người tiêu dùng, Tổng công ty cần đầu tư nhiều hơn cho chi phí quảng cáo sản phẩm, thương hiệu Đây là một cách hữu hiệu để người tiêu dùng gần gũi hơn với sản phẩm của Hapro, tăng sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác cùng ngành nghề. và hợp lý hơn Có rất nhiều điểm kinh doanh của Tổng công ty có vị trí rất thuận lợi nhưng chưa được đầu tư mặt bằng cửa hàng sang trọng, lịch sự, vì vậy không thu hút được nhiều khách hàng Đây là một điều rất đáng tiếc Về khoảng cách giữa các điểm kinh doanh cần được bố trí một cách hợp lý hơn, các cửa hàng kinh doanh cùng các nhóm hàng không nên bố trí quá gần nhau gây lãng phí chi phí mà không đem lại hiệu quả.

Ngoài ra, để phát triển bền vững, Tổng công ty cần chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ chuyên môn, nâng cao tinh thần làm việc thông qua các chính sách lương, thưởng, xây dựng văn hóa làm việc riêng choTổng công ty và lấy đó làm nền tảng cho sự phát triển của Tổng công ty.

Trong điều kiện ngày nay, cạnh tranh trên thị trường diễn ra ngày càng gay gắt, việc tiêu thụ hàng hóa có tính chất quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp Trong thời gian thực tập tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội, em đã có cơ hội nghiên cứu việc áp dụng lý luận vào thực tiễn và tìm hiểu cụ thể về quá trình hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hóa tại một Tổng công ty.

Qua việc tìm hiểu đề tài “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại

Trong suốt quá trình thực tập tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội, tôi đã nhận thấy vai trò thiết yếu của kế toán lưu chuyển hàng hóa đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, bao gồm cả Tổng công ty, trong việc cung cấp dữ liệu để các nhà quản lý ra quyết định đúng đắn và kịp thời Kết hợp kiến thức lý thuyết với kinh nghiệm thực tế, tôi xin đề xuất một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán tại Tổng công ty.

Tuy đã cố gắng tìm hiểu nhưng do thời gian thực tập có hạn cũng như trình độ còn hạn chế, chuyên đề thực tập của em khó tránh khỏi thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp của cô và các cán bộ phòng kế toán Tổng công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các cán bộ phòng Kế toán- Ban

Kế toán và Kiểm toán, phòng Tổ chức cán bộ Tổng công ty Thương mại Hà Nội và cô giáo PGS.TS Phạm Thị Gái đã chỉ bảo tận tình, giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này!

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 3

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Thương mại Hà Nội 3

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội 6

1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty 6

1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 10

1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 11

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 11

1.3.2 Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán 13

1.3.3 Một số đặc điểm kinh tế tài chính khác 15

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 16

2.1 Đặc điểm về hàng hóa và các phương thức bán hàng 16

2.1.1 Đặc điểm về hàng hóa 16

2.1.2 Các phương thức bán hàng 17

2.1.3 Quy trình hạch toán bán hàng 19

2.2 Kế toán thu mua và dự trữ hàng hóa 20

2.2.1 Thủ tục mua hàng tại Tổng công ty 21

2.3.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu 28

2.3.1.1 Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa 28

2.3.1.1.1 Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa theo phương thức bán lẻ 29

2.3.1.1.2 Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa theo phương thức bán buôn 32

2.3.1.2.1 Kế toán chiết khấu thương mại 39

2.3.1.2.2 Kế toán giảm giá hàng bán 40

2.3.1.2.3 Kế toán hàng bán bị trả lại 40

2.3.2 Kế toán giá vốn hàng bán 41

2.3.3 Kế toán các khoản thanh toán 50

2.3.3.1 Kế toán thanh toán với khách hàng 50

2.3.3.2 Kế toán thanh toán với ngân sách 55

2.4 Kế toán xác định kết quả bán hàng 59

2.4.1 Kế toán chi phí bán hàng 59

2.4.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 62

2.4.3 Kế toán xác định kết quả bán hàng 65

CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 67

3.1 Đánh giá thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội 67

3.1.2 Đánh giá về công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa 70

3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội 72

3.2.1 Về hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán 72

3.2.2 Về phương thức ghi chép 73

3.3 Phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh 75

Sơ đồ 1.1 Bộ máy tổ chức Tổng công ty Thương mại Hà Nội 6

Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán Tổng Công ty Thương mại Hà Nội 12

Sơ đồ 1.3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 14

Biểu số 1.1: Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội (Đơn vị: Triệu đồng) 5

Biểu số 2.1 Mẫu hóa đơn GTGT liên 2 của Công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương 24

Biểu số 2.2 Phiếu nhập kho 25

Biểu số 2.3 Thẻ kho nồi 1 đáy Inox SH 365 26

Biểu số 2.4 Sổ chi tiết hàng hóa – Nồi 1 đáy Inox SH 365 27

Biểu số 2.5 Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ 30

Biểu số 2.6 Hóa đơn GTGT cho số hàng hóa bán lẻ 31

Biểu số 2.7 Hóa đơn GTGT số 02454 34

Biểu số 2.8 Phiếu xuất kho số 58/12 35

Biểu số 2.9 Thẻ kho chảo chống dính 18mm 36

Biểu số2.10 Sổ chi tiết hàng hóa – Chảo chống dính 18mm 37

Biểu số2.11 Sổ chi tiết tài khoản 511112: Doanh thu phòng XNK1 38

Biểu số2.12 Phiếu kế toán 44

Biểu số2.13 Sổ chi tiết tài khoản 632 45

Biểu số 2.14 Bảng kê số 8 46

Biểu số 2.15 Nhật ký chứng từ số 8 47

Biểu số2.15 Nhật ký chứng từ số 8(tiếp) 48

Biểu số2.16 Sổ cái TK 632 49

Biểu số2.17 Sổ cái TK 511 49

Biểu số2.19 Sổ quỹ tiền mặt 52

Biểu số 2.20 Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng 54

Biểu số 2.21 Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng 54

Biểu số2.23 Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào 57

Biểu số 2.24 Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra 57

Biểu số2.25 Tờ khai thuế GTGT 58

Biểu số 2.26 Bảng kê số 5 60

Biểu số 2.27 Sổ Chi tiết TK 6417 61

Biểu số2.28 Sổ Cái TK 641 61

Biểu số2.29 Sổ Chi tiết TK 6427 63

Biểu số 2.30 Sổ Cái TK 642 63

Biểu số2.31 Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ 64

Biểu số2.32 Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ 64

Biểu số2.33 Bảng phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương 64

Biểu sô2.34 Sổ cái TK 911 66

Biểu sô2.35 Sổ cái TK 421 66

Trách nhiệm hữu hạn Ủy ban nhân dân Thành phố

Xuất nhập khẩu Sản xuất – Dịch vụ Tài sản cố định Chủ sở hữu Doanh thu Lợi nhuận Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế Sản xuất kinh doanh Tài khoản

Lao động Thu nhập doanh nghiệp Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Hàng tồn kho Giá trị gia tăng Quản lý doanh nghiệp Doanh nghiệp

Tiêu đề	Hoàn Thiện Kế Toán Lưu Chuyển Hàng Hóa Tại Tổng Công Ty Thương Mại Hà Nội
Tác giả	Nguyễn Diệu Thúy Giang
Người hướng dẫn	PGS.TS Phạm Thị Gỏi
Trường học	trường đại học
Chuyên ngành	kế toán
Thể loại	chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	85
Dung lượng	0,94 MB