ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ
Đặc điểm lao động của công ty
Eurowindow là công ty sản xuất kinh doanh, có quy mô lớn do đó số lượng lao động nhiều và thành phần lao động đa dạng Do sản phẩm của công ty là vật liệu cho ngành công nghiệp xây dựng do đó nhu cầu sản phẩm là thường xuyên, không mang tính chất theo mùa vì thế hoạt động của toàn công ty là liên tục, tính chất lao động của công ty có ổn định.
Với quy mô 4 nhà máy ở các tỉnh Bình Dương, Vĩnh Phúc, Đà Nẵng cùng với nhiều showroom ở nhiều tỉnh thành và các trụ sở giao dịch, số lao động công ty lên đến 1945 lao động.
Do số lượng lao động nhiều, tính chất công việc lớn do đó lao động trong công ty gồm nhiều thành phần Có nhiều tiêu thức để phân loại lao động trong công ty, phân loại theo thời gian lao động, phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất, phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân loại theo giới tính và phân loại theo trình độ, cấp bậc. a Phân loại theo thời gian lao động
Toàn bộ lao động trong công ty được phân loại thành 2 nhóm sau:
- Lao động thường xuyên trong danh sách: là số lao động do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương bao gồm công nhân viên trực tiếp sản xuất kinh doanh cơ bản và công nhân viên thuộc các hoạt động khác.
- Lao động tạm thời tính thời vụ: là lực lượng lao động hoạt động trong doanh nghiệp nhưng không do doanh nghiệp chi trả lương như cán bộ chuyên trách đoàn thể, sinh viên thực tập b Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất
- Lao động trực tiếp sản xuất: là những lao động trực tiếp tiến hành sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm hay trực tiếp tiến hành các công việc hoạt động nhất định Là doanh nghiệp sản xuất số lao động trực tiếp sản xuất chiếm tỷ trọng lớn, chiếm 52%, tương ứng 1011 nhân viên.
- Lao động gián tiếp sản xuất: là những người tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, bao gồm lao động quản lý phân xưởng, lao động hành chính…lao động bộ phận này chiếm 49%, tương ứng 934 lao động, hoạt động ở các bộ phận hỗ trợ cho bộ phận trực tiếp sản xuất. c Phân loại lao đông theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh
- Lao động theo chức năng sản xuất: Gồm những lao động tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ, gồm công nhân viên ở nhà máy, trực tiếp hoặc gián tiếp tiến hành sản xuất sản phẩm Bộ phận này chiếm tỷ lệ lớn nhất trong công ty, chiếm 62% tổng số lao động tương ứng với 1205 lao động.
- Lao động theo chức năng bán hàng: là những lao động thực hiện các hoạt động về tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ dịch vụ, ví dụ như nhân viên bán hàng, nhân viên markting, nhân viên showroom Với hoạt động bán hàng quy mô lớn, nhiều showroom, cửa hàng…do đó số nhân viên hoạt động chức năng này chiếm tỷ lệ thứ 2, chiếm 21%, tương ứng với 408 nhân viên.
- Lao động theo chức năng quản lý doanh nghiệp: gồm những lao động tham gia vào hoạt động quản lý của công ty: nhân viên quản lý kinh tế, hành chính, kế toán Số lao động hoạt động chức năng này gồm 332 nhân viên, chiếm 17%. d Phân loại theo giới tính
Với đặc tính sản phẩm của ngành sản xuất là các sản phẩm công nghiệp xây dựng do đó công nhân lao động hầu hết là nam giới Với 4 nhà máy sản xuất lượng lao động trong công ty có tỷ lệ nam là 57 % tương ứng 1109 người, nữ chiếm 43% tương ứng 836 người e Phân loại theo trình độ
Công ty có quy mô lớn, do đó lao động trong công ty có tính đa dạng, có nhiều bằng cấp, trình độ
Số lao động (người) Tỷ lệ (%)
Cao đẳng 346 17.79 Đại học và trên đại học 548 28.17
Chế độ tiền lương và các hình thức trả lương của công ty
I.2.1 Chế độ tiền lương của công ty
Quỹ tiền lương của công ty gồm toàn bộ số tiền lương mà công ty trả cho tất cả công nhân viên thuộc danh sách lao động công ty quản lý.
Quỹ tiền lương công ty bao gồm:
- Tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian làm việc thực tế (tiền lương theo thời gian và tiền lương sản phẩm).
- Các khoản phụ cấp thường xuyên như phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ
- Tiền lương trả cho công nhân trong thời gian ngừng sản xuất vì các nguyên nhân khách qua, thời gian hội họp, nghỉ
Quỹ tiền lương của công ty gồm hai bộ phận:
- Tiền lương chính: là khoản tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực hiện công việc chính gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (phụ cấp làm đêm, phụ cấp làm thêm giờ )
- Tiền lương phụ: là khoản tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ tết, hội họp, nghỉ phép được hưởng lương theo chế độ của nhà nước.
Việc quản lý chi tiêu tiền lương được đặt trong mối quan hệ với thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty nhằm chi tiêu tiết kiệm hợp lý quỹ tiền lương và thực hiện vượt mức kế hoạch sản xuất của công ty
I.2.1.2 Điều kiện để trả lương
Theo bản quy định của công ty về tiền lương được thông qua, các điều kiện để trả lương gồm:
- Phải quy định hợp lý thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, định mức lao động cho các chức danh công việc,
- Phải xác định được kết quả và chất lượng công việc trong từng thời kỳ trả lương gồm sản phẩm và doanh thu.
- Phải có các định mức lao động (đối với công nhân nhà máy)/ mô tả công việc cho các vị trí (đối với viên chức quản lý và viên chức làm các nghiệp vụ chuyên môn).
- Xác định rõ các thông số và phương pháp đánh giá chất lượng các nội dụng công việc.
- Phải có bảng chấm công việc theo dõi số công làm việc thực tế có xác nhận của lãnh đạo đơn vị làm cơ sở tính và trả lương.
Khi làm việc ngoài giờ người lao động được thanh toán tiền làm ngoài giờ theo quy định tại Điều 61 Luật lao động Thủ tục đăng ký và thanh toán tiền làm ngoài giờ theo quy định của công ty Người lao động làm thêm giờ được trả lương theo đơn giá tiền lương sau:
- Vào ngày nghỉ hàng tuần là 200%
- Vào ngày lễ ngày nghỉ có hưởng lương là 300%
I.2.1.4 Các chế độ chính sách khác cho người lao động
Ngoài những chính sách về tiền lương tìên công công ty còn quan tâm đến người lao động trong những ngày lễ tết và thăm hỏi hiếu hỷ:
- Ngày sinh nhật:100,000 đồng/ người/ lần
- Ngày 8/3 đối với phụ nữ: 100,000 đồng/ người
- Ngày truyền thống công ty: 100,000 đồng/ người
- Ngày cưới của người lao động: 1,000,000 đồng/ người
- Hàng năm công ty đài thọ cho người lao động đi nghỉ mát một đợt từ 2 đến 4 giờ vào mùa hè.
I.2.2 Các hình thức trả lương của công ty
Hiện tại công ty đang áp dụng hai hình thức trả lương, hình thức trả lương theo thời gian và hình thức trả lương theo sản phẩm. a Hình thức trả lương theo thời gian: đây là hình thức trả lương cho người lao động theo thời gian làm việc cấp bậc, chức danh, thang bậc lương theo quy định.
Hình thức trả lương theo thời gian gồm các hình thức:
- Hình thức trả lương giản đơn: là hình thức mà tiền lương được tính theo thời gian làm việc và theo đơn giá lương thời gian.
Tiền lương = thời gian làm việc thực tế × đơn giá tiền lương (mức lương thời gian)
Tiền lương tháng: là tiền lương trả cho CNV cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động hoặc trả cho người lao động theo thang bậc lương quy định gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp cấp bậc hay phụ cấp khu vực
Tiền lương tháng áp dụng cho các nhân viên quản lý quản lý hành chính, quản lý kinh tế, lao động không có tính chất sản xuất Tiền lương tháng gồm tiền lương tháng và các khoản phụ có tính chất lương.
Tiền lương chính được xác định dựa vào cấp bậc, trình độ của người lao động, tính chất công việc và thời gian công tác
Ta có công thức tính tính lương = Mi × Hi
Trong đó: Hi - hệ số cấp bậc lương bậc i
- Mn: mức lương tối thiểu
- PC: phụ cấp lương là khoản phải trả cho người lao động chưa được tính vào lương chính
Tiền lương tuần: là tiền lương phải trả cho người lao động trong 1 tuần làm việc
Tiền lương phải trả 1 tuần = Tiền lương phải trả trong một tháng × 12
Tiền lương ngày: là tiền lương phải trả cho người lao động trong 1 ngày làm việc, nó cũng là căn cứ để trả lương cho công nhân viên những ngày hội họp, học tập và lương hợp đồng.
Tiền lương 1 ngày = Tiền lương phải trả trong một tháng
Tiền lương giờ: là tiền lương phải trả trong một giờ làm việc, nó được tính để làm căn cứ tính tiền công làm thêm giờ.
Tiền lương ngày = Tiền lương phải trả trong một ngày
- Hình thức trả lương có thưởng: đây là hình thức trả lương kết hợp giữa tiền lương giản đơn và chế độ tiền thưởng trong sản xuất. có thưởng giản đơn chất lương b Hình thức trả lương theo sản phẩm
Là hình thức trả lương cho người lao động theo số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm, công việc hoàn thành, đảm bảo đúng quy cách, chất lượng.
- Tiền lương sản phẩm trực tiếp: Tiền lương trả cho người lao động tính theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, chất lượng.
Tiền lương SP = Khối lượng sản phẩm hoàn thành × đơn giá tiền lương SP
Hình thức này áp dụng tính tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.
- Tiền lương sản phẩm gián tiếp: được áp dụng trả lương cho CNV phục vụ sản xuất ở bộ phận sản xuất như quản đốc phân xưởng, công nhân vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc Tiền lương của người lao động thuộc bộ phận này được tính căn cứ vào kết quả sản xuất của lao động trực tiếp sản xuất.
Tiền lương SP gián tiếp = Đơn giá tiền lương gián tiếp × số lượng sản phẩm
- Tiền lương sản phẩm có thưởng: là hình thức tiền lương kết hợp giữa tiền lương theo sản phẩm và chế độ thưởng của phân xưởng, nhà máy.
Chế độ, chính sách các khoản trích theo lương
Tiền lương cấp bậc được dùng làm căn cứ ký kết hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế và làm căn cứ để hưởng các chế độ BHXH theo quy định của nhà nước.
I.3.1 Bảo hiểm xã hội (BHXH)
Quỹ BHXH là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ quy định 22% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho cán bộ nhân viên của công ty.
Quỹ BHXH được hình thành do trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả CNV trong kỳ, hàng tháng doanh nghiệp tiến hành trích lập quỹ bảo hiểm trên tổng số tiền lương thực tế phải trả người lao động trong tháng,trong đó 16% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty, 6% trừ vào
Quỹ BHXH của công ty góp phần trợ cấp cho lao động của công ty trong trường hợp bị mất khả năng lao động:
- Trợ cấp CNV ốm đau, thai sản
- Trợ cấp CNV khi bị tai nạn lao động nghề nghiệp
- Trợ cấp cho CNV khi nghỉ hưu, mất sức lao động
- Chi công tác quản lý quỹ BHXH.
Theo quy định của công ty tất cả lao động của công ty đều phải đóng BHYT Quỹ BHYT của công ty được tính toán và trích lập theo tỷ lệ quy định là 4,5% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty nhằm phục vụ, trợ cấp cho người lao động như khám chữa bệnh, viện phí, tiền thuốc thang.
Quỹ BHYT được thành lập từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định, 4,5% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả CNV trong tháng, trong đó 3% tính vào chi phí của doanh nghiệp và 1,5% trừ vào lương của người lao động.
Kinh phí công đoàn là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ quy định là 2% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời nó nhằm duy trì hoạt động của công đoàn tại doanh nghiệp Tỷ lệ trích 2% được trừ hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty.
Công ty tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho tất cả cán bộ công nhân viên ký hợp đồng lao động từ đủ 12 tháng trở lên, mức đóng bảo hiểm thất nghiệp là 1% mức lương cấp bậc Bảo hiểm thất nghiệp được áp dụng từ ngày 1/ 1/ 2010. Bảo hiểm thất nghiệp được lập để hỗ trợ cho người lao động khi người lao động nghỉ việc tại công ty, đang trong quá trình tìm việc mới.
I.3.5 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được trích vào thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính Mức trích quỹ dự phòng thất nghiệp là 3% tổng quỹ lương đóng Bảo hiểm xã hội Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được lập thực hiện theo thông tư 82/2003/TT-BTC nhằm trợ cấp cho người lao động trong quá trình người lao động nghỉ việc, và đang tìm công việc mới.
Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại công ty
Phòng hành chính nhân sự và các đơn vị bộ phận có nhu cầu tuyển dụng nhân sự chịu trách nhiệm phỏng vấn, kiểm tra kỹ năng và thẩm tra quá tình làm việc của từng ứng viên Chủ tịch, tổng giám đốc chỉ phê duyệt quyết định tuyển dụng khi phòng hành chính nhân sự và đơn vị, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng đồng ý tuyển dụng.
Việc tuyển dụng lại nhân viên đã nghỉ việc phải được Trưởng các đơn vị và bộ phận có liên quan và tổng giám đốc chấp thuận trước, trên cơ sở xem xét từng trường hợp một. Để quản lý 1945 lao động về mặt số lượng, công ty sử dụng sổ danh sách lao động Sổ này do phòng lao động tiền lương lập (lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm rõ tình hình phân bổ, sử dụng lao động trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng căn cứ vào sổ lao động (lập riêng cho từng lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động.
Trong hạch toán việc sử dụng thời gian lao động nhằm đảm bảo phản ánh chính xác số lượng công việc hoàn thành của từng CNV để làm căn cứ tính lương, trả lương, kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động tốt của từng lao động trong công ty, vì vậy chứng từ sử dụng để hạch toán là bảng chấm công Bảng chấm công do tổ trưởng hoặc trưởng các phòng ban trực tiếp ghi và để ở nơi công khai nhằm phán ánh tính minh bạch, do đó toàn thể cán bộ, công nhân viên có thể giám sát thời gian lao động của từng người. lương cho từng bộ phận Việc hạch toán này nhằm đảm bảo phản ánh đúng khối lượng công việc hoàn thành của từng CNV để làm căn cứ tính lương và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động của từng nhân viên trong công ty.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHÂN CỬA SỔ NHỰA CHÂU ÂU
Đặc điểm chung kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần hành mang tính đặc thù, khối lượng nghiệp vụ phát sinh và các chứng từ làm căn cứ để kế toán nhập vào hệ thống chủ yếu được tập trung vào thời điểm cuối tháng Song các quy trình kế toán như: ghi nhận, lưu chuyển chứng từ, lên sổ kế toán…của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đều tuân theo quy trình chung của hệ thống kế toán công ty.
Hiện tại, công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy Bravo, phần mềm này đã được đưa vào sử dụng 6 năm Với phần mềm kế toán, việc luân chuyển chứng từ, ghi nhận số liệu, lên sổ…thực hiện theo quy trình kế toán máy chung thể hiện qua sơ đồ kế toán sau:
Sơ đồ 1: Quy trình kế toán máy
Với phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, cuối tháng khi tập hợp các chứng từ gốc như bảng chấm công, phiếu chi, giấy chứng nhận ốm hưởng BHXH, giấy tạm ứng…kế toán tập hợp theo nghiệp vụ phát
Phần mềm kế toán BRAVO
Sổ kế toán: sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái
Báo cáo sinh, nhập số liệu vào máy, hệ thống xử lý, hạch toán và lên sổ Nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết và sau đó lên báo cáo.
Hệ thống sổ sách trên phần mềm kế toán công ty đang sử dụng là Nhật ký chung.
+ Đặc điểm: Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Số liệu ghi trên nhật ký sổ cái được dùng để làm căn cứ để ghi vào sổ cái
+ Sổ sách: Nhật ký chung bao gồm các loại sổ:
+ Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ, kế toán nhập số liệu, hệ thống ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Công ty theo dõi qua sổ chi tiết do đó đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh Sau đó kiểm tra đối chiếu số khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết thì dùng lập Báo cáo Tài Chính.
Sơ đồ trình tự ghi sổ NKC:
GHI CUỐI THÁNG ĐỐI CHIẾU, KIỂM TRA
Sơ đồ 2: Sơ đồ trình tự ghi sổ nhật ký chung
Với phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc nhập vào máy theo các nghiệp vụ phát sinh theo ngày, hệ thống cho lên Sổ nhật ký chung như tiền lương phải trả, thanh toán lương, người lao động tạm ứng… đồng thời ghi nhận vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến lương và các khoản trích theo lương như: TK 334, TK 338, TK 351,
TK 622…Cuối tháng hệ thống xuất sổ cái các TK 334, TK 338… kế toán in sổ và trình cấp trên phê duyệt.
Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Kế toán lao động và tiền lương tại công ty eurowindow
II.2.1 Chức năng nhiệm vụ kế toán lao động và tiền lương
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, trong sản xuất tiền lương là 1 bộ phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm sản xuất, do đó hạch toán tiền lương có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo vấn đề lao động cho doanh nghiệp và hạch toán chính xác chi phí, giá thành sản phẩm từ đó xác định đúng lợi nhuận của doanh nghiệp.
II.2.1.1 Chức năng của kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương là quá trình thanh toán ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương cho công nhân viên trong doanh nghiệp, do đó việc hạch toán phải căn cứ vào những chứng từ gốc hợp lệ hay nói cách khác kế toán chỉ định khoản ghi vào sổ sách khi có chứng từ đúng sự thật, đúng quy cách theo quy định của nhà nước.
II.2.1.2 Nhiệm vụ của hạch toán tiền lương Để đáp ứng yêu cầu quản lý của chặt chẽ và hiệu quả, kế toán bộ phận tiền lương thực hiện theo quy định của công ty như sau:
- Ghi chép, phản ánh tổng hợp kịp thời chính xác số lượng chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động đạt được
- Phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời vào chứng từ sổ sách khi có nghiệp vụ phát sinh.
- Kiểm tra, giám sát vấn đề trả lương, theo dõi chính sách lao động trong công ty, cập nhật những thay đổi trong chế độ lương của công ty cũng như của nhà nước.
- Định kỳ phân tích những thay đổi trong tình hình lương, từ đó đưa ra những kiến nghị cho cấp trên để có những giải pháp kịp thời cải thiện tình hình lao động trong doanh nghiệp tốt hơn.
Do đặc điểm công ty quy mô lớn, số lượng lao động nhiều, công ty hoạt động rộng ở nhiều tỉnh thành do đó để đáp ứng được những nhiệm vụ của kế riêng, do hai kế toán thực hiện tại phòng kế toán trụ sở chính của công ty Việc hạch toán thực hiện theo đúng quy định của bộ tài chính về chứng từ sử dụng, tài khoản và quy trình hạch toán.
II.2.2 Kế toán hạch toán số lư ợng, thời gian và kết quả lao động
II.2.2.1 Hạch toán số lượng lao động
Căn cứ vào chứng từ ban đầu do các phòng ban, các bộ phận, các tổ nhóm gửi lên phòng kế toán (Bảng chấm công), kế toán lao động tiền lương tập hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng chấm công kế toán có thể theo dõi ngày nghỉ, ngày làm việc của nhân viên để tập hợp lên cho phòng nhân sự và phòng quản lý tiền lương.
Hàng ngày tổ trưởng hoặc những người được chỉ định chấm công có trách nhiệm chấm công cho người tham gia làm việc thực tế trong ngày tại nơi mình quản lý, cuối tháng các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công về phòng kế toán, kế toán tiền lương xem xét, tập hợp hạch toán số lượng công nhân viên lao động trong tháng.
II.2.2.2 Hạch toán thời gian lao động
Kế toán hạch toán thời gian lao động căn cứ chủ yếu vào Bảng chấm công Bảng chấm công là bảng tổng hợp theo dõi ngày công của người lao động, bao gồm ngày làm việc, nghỉ việc, thời điểm đi làm, thời điểm nghỉ làm, thời gian nghỉ hưởng BHXH…từ đó nhà quản lý theo dõi được tình hình làm việc của nhân viên, đông thời nó là căn cứ để tính trả lương cho từng lao động của công ty Hằng ngày tổ trưởng các phòng ban căn cứ vào thực tế để chấm công cho từng người trong ngày và đánh dấu vào các ngày tương ứng trong các cột từ cột
1 đến cột 31 Riêng tại trụ sở giao dịch chính của công ty, hình thức chấm công được thực hiện bằng máy Người lao động được theo dõi qua mã số, hằng ngày khi đi vào trụ sở, nhân viên tự động khai báo việc đi làm bằng cách ghi nhận qua vân tay để máy xác nhận Hệ thống tự động cập nhật ngày giờ đi làm, nghỉ của nhân viên, sau đó khai báo vào cuối tháng qua bảng chấm công Bảng chấm công giờ…được tập hợp tại phòng kế toán vào cuối tháng, bộ phận kế toán tiền lương xem xét kiểm tra đối chiếu quy ra công để tính lương và các khoản trích theo lương Ngày công quy định của công ty là 8 tiếng, bắt đầu làm việc từ 8h sáng và kết thúc vào lúc 17h 30.
II.2.2.3 Hạch toán kết quả lao động
Hạch toán kết quả lao động, kế toán căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, từ đó làm căn cứ cho việc lập thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành được lập thành hai liên: một liên lưu và một liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động Phiếu đạt yêu cầu khi nó đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt.
II.2.3 Kế toán hạch toán tiền lương
II.2.3.1 Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng trong hạch toán tiền lương công nhân viên công ty căn cứ trên các chứng từ chủ yếu liên quan đến đối tượng lao động bao gồm:
- Bảng thanh toán tiền lương
- Danh sách người lao động hưởng bảo hiểm xã hội
- Phiếu báo làm thêm giờ
- Bảng thanh toán tiền lương a Bảng chấm công
Mục đích lập: Bảng chấm công được lập để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc nghỉ hưởng BHXH để có căn cứ trả lương, tính bảo hiểm xã hội.
Phạm vị sử dụng: Áp dụng cho tất cả các bộ phận, tất cả các phòng ban đều phải lập bảng chấm công hàng tháng Hình thức chấm công ở hai bộ phận hành chính và sản xuất khác nhau.
Kế toán các khoản trích theo lương
Các khoản trích trong doanh nghiệp bao gồm:
- Trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
Tài khoản hạch toán các khoản trích theo lương là TK 338 Tk 338 được chi tiết theo khoản trích và theo đối tượng.
Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương:
Trích KPCĐ, BHXH, BHYT Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT tính vào chi phí
TK 334 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào thu nhập của
TK 111, 112 Trợ cấp BHXH cho người lao động Nhận tiền cấp bù của
Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương
Căn cứ để hạch toán các khoản trích theo lương là Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
Bảng 12: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
II.3.1 Kế toán khoản trích Bảo hiểm xã hội
II.3.1.1 Chứng từ sử dụng Để hạch toán các khoản trích theo lương kế toán căn cứ vào các chứng từ quy định sau:
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
- Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH a Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Bảng phân bổ tiền lương là cơ sơ để xác định khoản trích BHXH cho mỗi nhân viên trong công ty Bảng phân bổ tiền lương ghi rõ tỷ lệ trích BHXH, và mức trích BHXH. b Danh sách người lao động đóng BHXH
Danh sách người lao động nạp BHXH là danh sách số người lao động trong công ty có hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên phải đóng BHXH Hiện tại danh sách lao động trong công ty đóng BHXH là 1706 người.
2.3.1.2 Cách tính mức trích BHXH
Theo quy định mới của Bộ tài chính về mức trích BHXH của người lao động trong doanh nghiệp là 22%, trong đó 16% cho vào khoản chi phí của công ty, còn 6% người lao động nộp Song hiện tại trong 3 tháng đầu năm 2010, công ty đang áp dụng trích theo mức cũ là 20%, 15% cho vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và 5% trừ vào lương của người lao động do hệ thống kế toán chưa điều chỉnh mức trích trong phần mềm Cuối quý I, kế toán điều chỉnh mức trích, và có bút toán bổ sung.
Tiền lương cấp bậc được dùng làm căn cứ để trích và hưởng chế độ BHXH.
Ví dụ: Chị Nguyễn Thị Hương Thảo, công nhân nhà máy 1, có hệ số lương là 2.73, mức lương cơ bản theo quy định của nhà nước là 650,000 đồng. Mức lương hàng tháng chị Thảo nhận là 650,000 2.73 = 1,774,500 đồng. Mức trích BHXH chị Thảo đóng là: 1,774,500 0,06 = 106,470 đồng
2.3.1.3 Cách tính tiền trợ cấp BHXH phát sinh trong tháng
Ví dụ: Tháng 12/ 2009 chị Nguyễn Thị Hương Thảo, công nhân nhà máy
1 bị ốm, theo chế độ số tiền trợ cấp BHXH của chị Thảo là 423,460 đồng.
Cách tính mức BHXH được hưởng:
II.3.1.4 Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng để hạch toán trích BHXH là 3382- Bảo hiểm xã hội
TK 3383: phán ánh tình hình trích và thanh toán BHXH của công ty
Chi tiết TK 3382 gồm các tài khoản:
Trong ví dụ trên cách tính số tiền BHXH của Nguyễn Thị Hương Thảo như sau:
Hệ số lương BHXH của chị Nguyễn Thị Hương Thảo là: 2.73
Lương tháng đóng BHXH của Nguyễn Thị Hương Thảo:
Số tiền hưởng BHXH: = 1,774,500 0.75 7 423,460 đồng
- TK 33831: HN bảo hiểm xã hội
- TK 33832: ĐN bảo hiểm xã hội
- TK 33833: HCM bảo hiểm xã hội
- TK 33834: BD bảo hiểm xã hội
- BHXH phải trả cho CNV
- Số BHXH đã nộp cho cơ quan quản lý BHXH
- Trích BHXH khấu trừ vào lương CNV
- Số BHXH đã chi trả cho CNV khi được cơ quan BHXH thanh toán
- BHXH đã trích chưa nộp cho cơ quan nhà nước
- Phản ánh số đã nộp nhiều hơn số phải nộp
- Số BHXH đã chi cho CNV chưa được thanh toán
II.3.1.5.Hạch toán kế toán trích BHXH
Hàng tháng dựa vào bảng tính lương, kế toán nhập các số liệu lương tháng của công ty, phần mềm kế toán sẽ tự động tính mức trích BHXH, đồng thời tự hạch toán bút toán:
Nợ TK 334: Trích BHXH trừ vào lương của CNV (6% tổng quỹ lương)
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp (16% tổng quỹ lương)
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung (16% tổng quỹ lương)
Nợ TK 642: Chi phí quản lý (16% tổng quỹ lương)
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng (16% tổng quỹ lương)
Ví dụ: Tháng 1/ 2010 tổng lương nhà máy 1 là 591,022,253 đồng, lương nộp BHXH là 407,813,500 , theo quy định cũ tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó 15% cho vào chi phí, 5% trích vào lương công nhân viên Từ ngày 1/ 1/ 2010 công ty áp dụng quy định mới của Bộ tài chính, mức trích BHXH là 22%, trong đó 16% doanh nghiệp chịu, còn 6% trích vào lương người lao động Song, do phần mềm kế toán chưa sửa đổi do đó trong 3 tháng đầu năm tỷ lệ trích vẫn là 20% Vì thế hệ thống định khoản bút toán:
Có TK 3383: 81,562,700 đồng Máy tự động lên sổ chi tiết TK 622, TK 627, TK 641, TK 642, TK 334,
TK 338, và bảng phân bổ tiền lương và BHXH Sau đó lên sổ chi cái các TK tương ứng.
- Trường hợp nộp BHXH cho cơ quan quản lý kế toán căn cứ vào phiếu chi, và xét duyệt của cơ quan đó, kế toán nhập số liệu vào máy, hệ thống phần mềm ghi nhận vào nhật ký chung, sổ cái TK 3383, TK 111, đồng thời định khoản bút toán:
Có TK 112: Nộp qua ngân hàng Cuối tháng 1, công ty tạm nộp 120,234,405 đồng Hệ thống hạch toán:
- Trường hợp trong tháng công ty có nhân viên nghỉ ốm đau, thai sản…kế toán dựa vào giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH để nhập vào hệ thống, máy định khoản:
Nợ TK 3383: Phải trả BHXH
Có TK 334: Phải trả người lao động MẪU SỐ 03: GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ VIỆC HƯỞNG BHXH
MẪU SỐ 04: PHÂN BẢO HIỂM XÃ HỘI
MẪU SỐ 05: DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG HƯỞNG TRỢ CẤP BHXH
DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG HƯỞNG TRỢ CẤP
BHXH Tên cơ quan: Cty CP cửa sổ nhựa Châu Âu EUROWINDOW
Tổng số người lao động: 1945 người.
Tên cơ sở y tế Mẫu số: C66a
Số KB /BA Quyển số: 983
GIẤY CHỨNG NHẬN NA 07 Số
Họ và tên: Nguyễn Thị Hương Thảo Đơn vị công tác: Công nhân nhà máy 1
Lý do nghỉ việc: Nghỉ ốm
Số ngày cho nghỉ: 07 ngày
(Từ ngày 13/1/2010 đến hết ngày 19/1/2010)
XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH BÁC SĨ KCB
Số ngày thực nghỉ: 07 ngày (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
1 Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 07 ngày0
2 Luỹ kế ngày nghỉ cùng chế độ: Ngày
CÁN BỘ CƠ QUAN BHXH PHỤ TRÁCH BHXH ĐV
TT Họ và tên Số sổ
TL tháng đóng BHXH Đơn đề nghị Cơ quan BHXH duyệt
Luỹ kế từ đầu năm
MẪU SỐ 12: SỔ CHI TIẾT BHXH Đơn vị: Cty CP cửa sổ nhựa Châu Âu EUROWINDOW
MẪU 06: SỔ CHI TIẾT BẢO HIỂM XÃ HỘI
(Đơn vị tính: VNĐ) Chứng từ
Số phát sinh trong tháng
22/01 102 Chi hộ chế độ BHXH 111 795,147,000
28/01 198 BHXH chuyển trả chế độ 112 230,560,240
31/01 trích BHXH cho CNV trực tiếp 622 166,967,875
31/01 Trích BHXH cho CNV phục vụ
31/01 Trích BHXH cho CNV quản lý
31/01 Khấu trừ BHXH vào lương 334 34,395,910
31/01 203 Nộp BHXH cho cấp trên 112 120,234,405
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯƠI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
II.3.2 Kế toán trích Bảo hiểm y tế
II.3.2.1 Chứng từ sử dụng
Hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, sổ bảo hiểm y tế, danh sách người nạp BHYT, từ đó nhập dữ liệu vào máy, hệ thống tự động trích lập BHYT theo tỷ lệ quy định rồi ghi nhận lên bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, sau đó hạch toán lên sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản
334, TK 3382, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642.
II.3.2.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản hạch toán khoản trích BHYT trong công ty là TK 3382 Tài khoản 3384 phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế theo quy định.
TK 3384 có 4 TK chi tiết theo lao động từng địa điểm lao động của công ty.
TK 33841- HN Bảo hiểm y tế
TK 33842- ĐN Bảo hiểm y tế
TK 33843- HCM Bảo hiểm y tế
TK 33844- BD Bảo hiểm y tế
TK 33845- CNV khác Bảo hiểm y tế
- Số BHYT đã nộp cho cơ quan quản lý BHYT
- Trích BHYT vào chi phí sản xuất kinh doanh
- Trích BHYT khấu trừ vào lương của công nhân viên
- BHYT đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý
II.3.2.3 Tính mức trích BHYT Áp dụng theo quy định cũ, tỷ lệ trích BHYT trong công ty là 3%, trong đó công ty đóng 2%, còn người lao động đóng 1% Năm 2010, công ty áp dụng quy định mới, mức trích BHYT của công ty là 4,5%, trong đó 3% đưa vào chi phí của công ty, còn 1,5% trừ vào lương của nhân viên Nhưng trong 3 tháng đầu năm 2010, công ty vẫn tạm tính mức trích BHYT theo tỷ lệ cũ do hệ thống phần mềm kế toán chưa được nâng cấp Cuối năm công ty điều chỉnh, để nạp bổ sung cơ quan quản lý.
II.3.2.4 Kế toán hạch toán Bảo hiểm y tế
Khi kế toán hạch toán lương trả cho công nhân viên phần mềm kế toán sẽ tự tính khoản trích BHYT 1% tổng quỹ lương, đồng thời kế toán hạch toán bút toán trích BHYT:
Nợ TK 334: Trích BHYT người lao động đóng
Khi kế toán trích BHYT tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty, hệ thống tự động tính 3% trích nộp BHYT Hệ thống định khoản:
Nợ TK 622: chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 3384: Bảo hiểm y tế
Do công ty có nhiều bô phận, nhiều nhà máy, và nhiều sản phẩm do đó kế toán chi tiết củ thể theo từng đối tượng
Ví dụ: Tháng 1/ 2010 tiền lương và làm thêm giờ của công nhân viên nhà máy 1 là 591,022,253 đồng, trong đó có 407,813,500 đồng lương nhân viên trích BHYT Phần mềm kế toán tự tính và hạch toán trích BHYT như sau ( theo tỷ lệ trích cũ)
- Cuối quý, khi thay đổi tỷ lệ trích trong phần mềm, kế toán nhập lệnh trích thêm BHYT, hệ thống hạch toán:
- Khi nộp BHYT cho cơ quan quản lý, kế toán căn cứ vào giấy nộp BHYT, phiếu chi, nhập số liệu, bút toán hạch toán:
Ngày 10/ 2/ 2010 công ty nạp BHYT cho cơ quan quản lý 12,234,405 đồng, hệ thống ghi nhận lên sổ nhật ký chung, sổ cái TK 3384, TK 112 đồng thời hạch toán:
Cuối tháng kế toán kiểm tra nhật ký chung, sau khi xem xét, phê duyệt kế toán lập sổ chi tiết TK 3384, sau đó in và trình kế toán trưởng xét duyệt.
MẤU SỐ 07: SỔ CHI TIẾT BHYT Đơn vị: Cty CP cửa sổ nhựa Châu Âu EUROWINDOW
SỔ CHI TIẾT BẢO HIỂM Y TẾ
Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh trong tháng
31/01 Trích BHYT cho CNV trực tiếp
31/01 Trích BHYT cho CNV phục vụ SX
31/01 Trích BHYT cho CNV quản lý DN
31/01 Khấu trừ BHYT vào lương 334 8,428,792
31/01 203 Nộp BHYT cho cấp trên 112 -
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
II.3.3 Kế toán hạch toán trích Kinh phí công đoàn
Kinh phí công là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn trong công ty. Kinh phí công đoàn được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số quỹ lương phải trả cho người lao động tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh Theo quy định của công ty thì khi trích kinh phí công đoàn thì một nửa nộp cho công tổ chức công đoàn cấp trên, còn một nửa được sử dụng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn của công ty.
II.3.3.1 Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng làm căn cứ để kế toán nhập vào hệ thống là bảng lương của công ty.
II.3.3.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng hạch toán khoản trích KPCĐ trong công ty là 3382-
TK 3382 phản ánh tình hình trích nộp kinh phí công đoàn trong công ty.
TK 3382 chi tiết theo đối tượng quản lý:
- TK 33821: HN - Kinh phí công đoàn
- TK 33822: ĐN - Kinh phí công đoàn
- TK 33823: HCM - Kinh phí công đoàn
- TK 33824- BD - Kinh phí công đoàn
- Chi tiêu kinh phí công đoàn tại công ty
- Nộp KPCĐ cho công đoàn cấp trên
Trích KPCĐ tính vào chi phí sản xuất - kinh doanh
Số dư bên có: KPCĐ chưa chi, chưa nộp
Số dư bên Nợ: KPCĐ chưa nộp chưa chi
II.3.3.3 Hạch toán trích Kinh phí công đoàn đồng thời tính khoản trích KPCĐ Cuối tháng khi kế toán đã hạch toán bảng lương, máy định khoản bút toán trích KPCĐ như sau:
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn Ngày 31/ 1/2010 kinh phí công đoàn trích cho người lao động ở nhà máy 1 là 88,900,195 đồng Bút toán hạch toán trên hệ thống:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY EUROWINDOW
Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty và phương hướng hoàn thiện
Tuy công ty có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, nhiều nhà máy ở các tỉnh khác nhau nhưng việc quản lý hoạt động cũng như công tác kế toán của công ty được thực hiện khá chặt chẽ, đảm bảo đầy đủ quyền lợi của người lao động Công ty đã tổ chức bộ phận cán bộ quản lý riêng theo dõi, thực hiện các vấn đề về BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ.
Bên cạnh đó công ty luôn nghiên cứu áp dụng việc bố trí lao động, tính toán, trả lương cho công nhân viên một cách khoa học góp phần giảm bớt sai sót, giảm bớt hao phí lao động.
Tại bộ phận kế toán của công ty, các cán bộ tài chính kế toán của công ty luôn cập nhật các thông tư, quyết định mới của Bộ tài chính về hạch toán lương và các khoản trích theo lương nhằm hoàn thiện hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản của công ty, hệ thống sổ sách và phương pháp hạch toán
III.1.1.1 Bộ máy kế toán
Công ty Eurowindow có quy mô lớn, bộ máy kế toán tập trung, phòng kế toán tài chính của công ty gồm 25 nhân viên được phân công theo từng phần hành Phần hành tiền lương do 3 nhân viên phụ trách, 3 nhân viên phụ trách có trình độ chuyên môn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, hiểu biết về luật lao động các chính sách lao động, nhờ đó vấn đề hạch toán được thực hiện tập trung, nhanh và chính xác Như vậy có thể thấy được so với quy mô của công ty thì bộ máy kế toán của công ty khá gọn nhẹ do việc phân công khoa học và cán bộ phòng kế toán có trình độ chuyên môn Với hình thức kế toán tập thuận lợi để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng.
III.1.1.2 Công tác tổ chức hạch toán
Công ty áp dụng kế toán máy với phần mềm kế toán Bravo, đã giảm bớt số lượng công việc đáng kể, tiết kiệm được chi phí tiền lương cho bộ phận lao động gián tiếp Thêm vào đó sử dụng phần mềm kế toán nâng cấp thường xuyên do đó đã đảm bảo được việc hạch toán đúng nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành. Mức lương của cán bộ nhân viên bộ phận kế toán khá cao thêm vào đó chính sách đãi ngộ tốt, môi trường làm việc thoải mái đã phát huy được khả năng làm việc của người lao động, hiệu quả công việc cao
* Về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán: các chứng từ, sổ sách kế toán mà
DN sử dụng đều theo đúng quy định của Bộ tài chính Hệ thống tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và theo đúng quy định theo chế độ kế toán do nhà nước ban hành
* Về hình thức sổ kế toán: Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung, đây là hình thức sổ đơn giản, tiện cho người sử dụng theo dõi, phù hợp với hình đặc điểm quy mô lón của công ty, số chứng từ làm căn cứ để hạch toán thường về theo kì trong tháng chứ không theo ngày, lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều.
Về hệ thống sổ sách kế toán: các chứng từ, sổ sách kế toán mà DN sử dụng đều theo đúng quy định của Bộ tài chính Hệ thống tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và theo đúng quy định theo chế độ kế toán do nhà nước ban hành
Về hệ thống tài khoản: hệ thống tài khoản kế toán công ty không chỉ áp dụng theo quy định của Bộ tài chính, mà còn được chi tiết cụ thể theo từng loại, từng nhóm đối tượng…ví dụ như: TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp được chi tiết thành:
+ 6221: Nhà máy 1 – chi phí nhân công trực tiếp
+ 6223: Nhà máy 1- chi phí nhân công trực tiếp- BP sx Kính an toàn
+ 6224: Nhà máy 1 – chi phí nhân công trực tiếp – Vách nhôm
- TK 6221 lại được chi tiết thành
+ TK 62211: NM1- lương và làm thêm giờ
+ TK 62212: NM1- BHXH, BHYT, BHTN.
Với hệ thống tài khoản chi tiết là một ưu điểm nổi bật của hệ thống kế toán đang được áp dụng, nó phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh nhiều sản loại sản phẩm, và địa bàn hoạt động rộng của công ty
* Về tổ chức hạch toán lao động và tính tiền lương phải trả công nhân viên
Công ty vận dụng hình thức trả lương rất hợp với hoạt động sản xuất của mình, đó là: Trả lương theo thời gian với lao động khối văn phòng hành chính, và hình thức trả lương theo sản phẩm đối với bộ phận sản xuất nhà máy Chính vì hình thức trả lương này đã góp phần kích thích và động viên toàn thể công nhân viên toàn Công ty lao động, làm việc hăng say.
Không những vậy, công ty vẫn đang tiếp tục xây dựng, rà soát lại định mức lao động cho lao động các nhà máy sát với thực tế hơn Chính nhờ sự vận dụng đúng đắn mà thu nhập của người lao động luôn được nâng cao Đó là kết quả chứng tỏ cách trả lương của xí nghiệp tương đối phù hợp, có tác dụng kích thích người lao động trong việc nâng cao năng suất lao động.
Hiện công ty đang triển khai hệ thống máy chấm công trên tất cả các bộ phận của công ty, với hình thức chấm công này không chỉ chính xác mà còn giảm sai sót, tránh những khiếu nại của người lao động về ngày công Hình thức này được đưa vào sẽ làm cho việc hạch toán tiền lương thuận lợi hơn, do hệ thống các máy chấm công sẽ cập nhất tình hình hằng ngày về số ngày công cho công ty thông qua hệ kết nối máy với trụ sở giao dịch chính.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đạt được, hệ thống kế toán công ty còn tồn tại một số nhược điểm.
III.1.2.1.Vấn đề luân chuyển chứng từ và tính kịp thời của chứng từ ghi nhận kế toán
Nhược điểm lớn mà hệ thống kế toán công ty Eurowindow đang tồn tại đó là do công tác kế toán hầu hết tập trung tại bộ phận kế toán tại trụ sở chính của công ty, trong lúc đó địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty rộng, do đó vấn đề quản lý chứng từ gặp khó khăn, hiện tượng mất chứng từ còn tồn tại, không chỉ thế cũng do nhà máy xa, do đó việc cập nhật chứng từ chậm, vấn đề giải quyết các vấn đề phát sinh khó, mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ ghi nhận sổ sách Riêng với kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, chứng từ tập trung về tại thời điểm cuối tháng, do đó công việc của bộ phận k dồn vào thời gian này, chính vì thế trường hợp tồn tại các sai sót thường xảy ra.
Do tiền lương là một phần của chi phí sản xuất sản phẩm vì vậy việc hạch toán chậm, và có sai sót trong kế toán tiền lương sẽ ảnh hưởng đến các phần hành kế toán khác Đây đang là điểm bất cập tại công ty hiện nay.
II.1.2.2.Vấn đề phần mềm kế toán
Một số kiến nghị hoàn thiện việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Eurowindow
III.2.1 Sự cần thiết hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Eurowindow
Nền kinh tế thị trường mang lại nhiều cơ hội và thách thức cho các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh Mọi doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, song bên cạnh đó vấn đề nâng cao đời sống lao động trong công ty là một vấn đề đang ngày càng được công ty quan tâm Để đạt được điều này, đòi hỏi các doanh nghiệp phải sử dụng đồng bộ các biện pháp, phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau Kế toán là 1 trong những bộ phận quan trong góp phần hướng tới mục đích đó của công ty Vì thế việc đặt ra yêu cầu hoàn thiện kế toán luôn là một vấn đề xuyên suốt quá trình hoạt động của công ty.
Cùng với yêu cầu hoàn thiện toàn bộ hệ thống kế toán của công ty thì vấn đề hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một yêu cầu quan trọng
Hạch toán đúng, chính xác, kịp thời lương và các khoản trích theo lương là điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán chi phí của công ty Mục đích của việc hoàn thiện kế toán tiền lương là nhằm quản lý tốt lao động, hiệu quả lao động, giảm chi phí lao động để tối thiểu hóa chi phí sản xuất Bên cạnh đó, hoàn thiện kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương nhằm giúp cho nhà quản lý theo dõi tình hình sử dụng lao động của công ty, theo dõi đời sống của cán bộ nhân viên, qua đó có các chính sách nhằm nâng cao đời sống người lao động.
Với tầm quan trọng như vậy, việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp nói chung và của công ty Eurowindow nói riêng luôn được đặt lên hàng đầu.
III.2.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Eurowindow
Từ đặc điểm công tác kế toán thực tế tại công ty Eurowindow, cùng với những kiến thức tiếp thu trong quá trình học tập, dưới góc độ là một sinh viên thực tập, em xin đưa ra một số ý kiến mang tính chất đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần Cửa sổ nhựa châu Âu.
Thứ nhất: Hệ thống tài khoản
Năm 2010, công ty hạch toán BHTN theo quyết định 82 của Bộ tài chính, do chưa có hướng dẫn củ thể về tài khoản sử dụng do đó công ty đã hạch toán BHTN vào TK 3388 – Phải trả khác Khi lên báo cáo, bảng cân đối đã gây nhầm lẫn cho người sử dụng, gây hiểu nhầm về bản chất BHTN là một khoản phải trả khác của công ty Trên thực tế BHTN là 1 khoản phải nộp cho cơ quan quản lý, giống với BHXH và BHYT Vì thế việc thay đổi tài khoản hạch toán BHTN là cần thiết Bảo hiểm thất nghiệp được quy định tại điểm b khoan1 Điều 2 tại Luật Bảo hiểm Xã Hội, do đó thực chất BHTN thuộc BHXH Vì thế ta có thể hạch toán khoản trích BHTN như sau:
TK 3382: Kinh phí công đoàn (2%)
Việc hạch toán BHTN vào TK 33832 sẽ tránh nhầm lẫn và hiểu sai bản chất của khoản trích này.
Thứ 2: Cách hạch toán tiền lương
Hiện nay trong công ty tài khoản 334 có số dư ở bên Nợ và bên Có, Bên có là những khoản tiền lương mà công ty phải trả cho người lao động trong tháng. Trường hợp nếu như công ty đã chuẩn bị đủ cho người lao động, nhưng vì lý do nào đó người lao động chưa nhận, khi đó kế toán vẫn treo khoản tiền chưa trả đó vào khoản phải trả cho người lao Đế tháng sau, khi người lao động nhận tiền sữ ghi giảm Có 334 Việc hạch toán này cũng gây nhầm lẫn cho người sử dụng, nếu trong tháng trường hợp người lao động chưa nhận tiền nhiều, khoản chưa trả đó được treo vào phải trả người lao động tháng sau, về bản chất là không sai nhưng khi đó khoản phải trả dư cuối kỳ lớn, người sử dụng có thể hiểu nhầm khả năng thanh toán tiền cho người lao động của công ty kém, khi các đối tượng quan tâm về tình hình thanh toán của công ty trong tháng sẽ thấy khả năng thanh toán của công ty kém Vì thế trong trường hợp này để tránh hiểu nhầm như thế, khi phát sinh trường hợp người lao động chưa nhận tiền, kế toán sẽ treo vào khoản 3388 – phải trả khác, coi như công ty giữ hộ cho người lao động Kế toán hạch tóan:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động
Có TK 3388: Phải trả khác Khi người lao động nhận tiền kế toán ghi:
Nợ TK 3388: Phải trả khác
Có TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH
Thứ 3: Hệ thống phần mềm kế toán
Hiện công ty đang sử dụng phần mềm Bravo, phần mềm này đã đưa vào sử dung 6 năm, chính vì thế nó không đáp ứng được yêu cầu công việc lớn hiện tại của công ty Do đó thường xảy ra lỗi, treo máy khi kế toán nhập nhiều Việc thay thế một phần mềm khác là điều cần thiết lúc này Trên thực tế công ty đang triển khai phần mềm kế toán mới, phần mềm kế toán Oarcle Phần mềm này là phần mềm kế toán quốc tế, nó có ưu điểm là có thể xử lý được một lượng lớn công việc, đặc biệt phần mềm này nằm trong hệ thống quản lý ERP đang triển khai cho toàn hệ thống công ty Do đó việc cập nhật dữ liệu của phòng kế toán nhanh, và quan trọng nhất là với phần mềm này quản lý cấp trên có thể theo dõi được tình hình, tiến độ làm việc của các bộ phận công ty nói chung, và của bộ phận kế toán nói riêng đang thực hiện, đồng thời có thể theo dõi được các sai sót phát sinh từng ngày, vì thế sửa chữa kịp thời bên cạnh đó nó còn giúp cho nàh quản lý đánh giá được ý thức làm việc, trình độ của từng nhân viên Vì vậy việc đẩy nhanh tốc độ triển khai phần mềm này đưa vào sử dụng là rất cần thiết, nó giải quyết được các nhược điểm tồn tại của phần mềm Bravo lúc này.
Giao diện làm việc trên phần mềm Oracle
Thứ 4: Quản lý lao động tại công ty
Sử dụng hệ thống chấm công tự động là một cải tiến mới cho quản lý lao động tại công ty, song nó không theo dõi được thời gian làm việc thực tế của nhân viên, vì vậy phương pháp chấm công thủ công không nên xóa bỏ triệt để mà cần phải duy trì Tức là vẫn duy trì một tổ trưởng theo dõi thời gian làm việc thực tế của nhân viên Nhờ đó mà có thể phát huy ý thức làm việc của người lao động.
Hiện tại cách tính lương cho bộ phận văn phòng hành chính là tính lương theo thời gian giản đơn Với cách tính lương này không phát huy được ý thức làm việc của nhân viên, không tạo ra môi trường cạnh tranh do đó hiệu quả công việc không cao Do đó cần có cách tính lương phù hợp để người lao động tự phát huy khả năng của mình Công ty có thể áp dụng phương pháp tính lương theo thời gian có thưởng hàng tháng ngoài tiền lương theo hợp đồng, công ty sẽ trả thêm cho người lao động, nếu người lao động đó hoàn thành công việc tốt, nhanh, và tiền thưởng cho những nhân viên có ý kiến đóng góp thiết thực hiệu quả Với phương pháp này không chỉ nâng cao chất lượng làm việc mà còn phát huy tính sáng tạo của mỗi nhân viên.
Thứ sáu: Trích trước tiền lương công nhân sản xuất nghỉ phép Để đảm bảo sự ổn định của chi phí nhân công trực tiếp trong tổng giá thành sản phẩm sản xuất ra, kế toán sẽ tiến hành tính toán quỹ lương nghỉ phép của công nhân sản xuất trong một năm trên cơ sở tổng quỹ lương cơ bản của công nhân sản xuất trong năm, số công nhân sản xuất của năm và tổng số ngày nghỉ phép theo chế độ quy định hiện hành của công nhân sản xuất.
Tiền lương nghỉ phép phải trả cho CNSX
Tiền lương cơ bản một CNSX x Số CNTTSX trong tháng x
Tổng số ngày nghỉ phép
Kế toán tiến hành trích một phần tổng số tiền đã trích trước này vào giá thành để đảm bảo giá thành không bị biến động và ảnh hưởng của số lao động nghỉ phép thực tế phát sinh Số tiền trích trước hàng tháng được tính:
Mức trích trước tiền lương nghỉ phép của CNSX hàng tháng theo kế hoạch
Số tiền lương chính phải trả cho CNSX trong tháng
tiền lương nghỉ phép của CNSX phải trả theo kế hoạch
tiền lương chính phải trả cho CNSX trong năm theo kế hoạch Để theo dõi khoản chi phí này, kế toán cần mở thêm TK 335.
Mức trích trước tiền lương của lao động trực tiếp = Tiền lương chính phải trả cho lao động trực tiếp trong kỳ x Tỉ lệ trích trước
Tiền lương phép kế hoạch năm của lao động trực tiếp x 100% Tiền lương chính kế hoạch năm của lao động trực tiếp
-Trích trước số tiền lương nghỉ phép của lao động trực tiếp: Nợ TK 622
-Khi có lao động nghỉ phép: Nợ TK 335
-Cuối niên độ kế toán, thực hiện quyết toán tiền lương nghỉ phép thực tế và số trích trước:
+ Số tiền trích trước < CF thực tế phát sinh: Nợ TK 622
+ Số tiền trích trước > CF thực tế phát sinh: +Nợ TK 335
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần cửa sổ nhựa châu Âu, em nhận thấy doanh nghiệp đã xác định được tầm quan trọng của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Bên cạnh đó, công tác kế toán nói chung, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng ở công ty còn rất nhiều tồn tại cần phải khắc phục trong thời gian tới Do đó, công ty cần phải vận dụng một cách sáng tạo lý luận vào thực tiễn một cách khoa học, hợp lý để công tác kế toán phát huy vai trò của mình trong quá trình quản lý kinh tế của doanh nghiệp.
Những bài học thực tế trong thời gian thực tập tốt nghiệp giúp cho em củng cố và nắm vững những kiến thức đã học trong nhà trường Trên cơ sở lý thuyết và thực tiễn với lòng mong muốn được góp phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty Cổ phần cửa sổ nhựa châu Âu Em hy vọng rằng những ý kiến đã đề cập trong khóa luận này có tính khả thi, phù hợp với đặc điểm của công ty để không ngừng nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Cuối cùng, một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của Thầy giáo Trần Đức Vinh cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này Em xin chân thành cám ơn!
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán – Trường Đại học kinh tế
Quốc Dân – Nhà xuất bản Tài Chính
2 Giáo trình Kế toán tài chính Trường Đại học Kinh tế quốc dân
3 Giáo trình tổ chức hạch toán kế toán trường Đại học Kinh Tế
4 Sách Luật lao động của Bộ Lao động và Thương binh Xã hội www.webketoan.vn
8 Báo Pháp luật & Đời sống của hội luật gia Việt Nam
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
1 BHXH: Bảo Hiểm Xã Hội
3 KPCĐ: Kinh Phí Công Đoàn
4 BHTN: Bảo Hiểm Thất Nghiệp
7 TGNH: Tiền Gửi Ngân Hàng
CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ
LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY 3
I.1 Đặc điểm lao động của công ty 3
I.2 Chế độ tiền lương và các hình thức trả lương của công ty 5
I.2.1 Chế độ tiền lương của công ty 5
I.2.1.2 Điều kiện để trả lương 6
I.2.1.4 Các chế độ chính sách khác cho người lao động 7
I.2.2 Các hình thức trả lương của công ty 7
I.3 Chế độ, chính sách các khoản trích theo lương 9
I.3.1 Bảo hiểm xã hội (BHXH) 9
I.3.5 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 11
I.4 Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại công ty 11
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHÂN CỬA SỔ NHỰA CHÂU ÂU 13
II.1 Đặc điểm chung kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 13
II.2 Kế toán lao động và tiền lương tại công ty eurowindow 16
II.2.1 Chức năng nhiệm vụ kế toán lao động và tiền lương 16
II.2.1.1 Chức năng của kế toán tiền lương 16
II.2.1.2 Nhiệm vụ của hạch toán tiền lương 16
II.2.2 Kế toán hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động 17
II.2.2.1 Hạch toán số lượng lao động 17
II.2.2.2 Hạch toán thời gian lao động 17
II.2.2.3 Hạch toán kết quả lao động 18
II.2.3 Kế toán hạch toán tiền lương 18
II.2.3.1 Chứng từ sử dụng 18
II.2.3.2 Phương pháp tính lương 23
II.2.3.3 Tài khoản sử dụng 24
II.2.3.4 Hạch toán tiền lương 24
II.3 Kế toán các khoản trích theo lương 24
II.3.1 Kế toán khoản trích Bảo hiểm xã hội 24
II.3.1.1 Chứng từ sử dụng 24
2.3.1.2 Cách tính mức trích BHXH 24
2.3.1.3 Cách tính tiền trợ cấp BHXH phát sinh trong tháng 24
II.3.1.5.Hạch toán kế toán trích BHXH 24
II.3.2 Kế toán trích Bảo hiểm y tế 24
II.3.2.1 Chứng từ sử dụng 24
II.3.2.2 Tài khoản sử dụng 24
II.3.2.3 Tính mức trích BHYT 24
II.3.2.4 Kế toán hạch toán Bảo hiểm y tế 24
II.3.3 Kế toán hạch toán trích Kinh phí công đoàn 24
II.3.3.1 Chứng từ sử dụng 24
II.3.3.2 Tài khoản sử dụng 24
II.3.3.3 Hạch toán trích Kinh phí công đoàn 24
II.3.4 Kế toán trích Bảo hiểm thất nghiệp 24
II.3.4.1 Chứng từ hạch toán BHTN 24
II.3.4.2 Tài khoản sử dụng 24
II.3.4.3 Hạch toán trích Bảo hiểm thất nghiệp 24
II.3.5 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 24
II.3.5.1 Tài khoản sử dụng 24
CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY EUROWINDOW 24
III.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty và phương hướng hoàn thiện 24
III.1.1.1 Bộ máy kế toán 24
III.1.1.2 Công tác tổ chức hạch toán 24
III.1.2.1.Vấn đề luân chuyển chứng từ và tính kịp thời của chứng từ ghi nhận kế toán 24
II.1.2.2.Vấn đề phần mềm kế toán 24
II.1.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán 24
II.1.2.4 Cách tính lương và việc thực hiện các chính sách lương 24
II.1.2.5 Hạch toán tiền lương nghỉ phép 24
II.1.2.6 Hình thức chấm công 24
III.2 Một số kiến nghị hoàn thiện việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Eurowindow 24
III.2.1 Sự cần thiết hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Eurowindow 24
III.2.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Eurowindow 24
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 24
