TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN
Tên dự án
-Xây dựng khu sân Tennis và bóng rổ thuộc khu chung cư cao cấp Đại Kim.
- Địa điểm: Trần Duy Hưng – Cầu Giấy Hà Nội
Ban quản lý dự án
- Nhóm quản lý dự án 1
Chủ đầu tư
Ý tưởng
- Vòng xoay cuộc sông vốn đã vội vã lại càng trở nên tất bật với những người thành đạt Những chuyến công tác dài ngày, những dự án thực hiện trong nhiều năm tại Việt Nam, những người nước ngoài cò khi phải mang theo cả gia đình sang để yên tâm nghiên cứu, làm việc…
- Sau một ngày làm việc bận rộn và đầy áp lực khiến họ cảm thấy căng thẳng và mệt mỏi Mong muốn đựoc thư giãn, vận động để quên đi sự mệt mỏi căng thẳng trong công việc cũng như tăng cường sức khoẻ Nhưng giữa Hà Nội chật chội và đông đúc thế, điều đó thật khó thực hiện Hiểu được nhu cầu cấp thiết đó, ý tưởng về một khu thể thao giải trí cao cấp để cho thuê đã ra đời với sự tán thành nhiệt liệt của tất cả thành viên trong nhóm.
Mục tiêu, mục đích và lợi ích của dự án
_Mang lại sức khỏe và vẻ đẹp cho mọi người.
_Nâng cao chất lượng cuộc sống.
_Tạo cơ hội việc làm cho hàng ngàn lao động trong khu vực
_Cung cấp cho Hà Nội và quốc gia một điểm vui chơi thể thao, tiên tiến, hiện đại và đa dạng đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của xã hội.
_Cung cấp cho quốc gia một điểm du lịch văn hóa có ý nghĩa thu hút một lượng lớn khách du lịch nước ngoài, các chuyên gia tìm hiểu, khảo sát, nghiên cứu về văn hóa, truyền thống Việt Nam.
_Cung cấp cho quốc gia 1 địa điểm thư giãn, nâng cao sức khỏe, xả stress sau những giờ làm việc căng thẳng.
Các bên liên quan
- Ban quản lý dự án: Nhóm 1
- Sở quy hoạch Thành phố.
- Các đơn vị đấu thầu.
- Ban thẩm định kiểm tra.
Thuận lợi, khó khăn khi thực hiện dự án
_Dự án được sự ủng hộ của đông đảo nhân dân thủ đô cũng như được sự quan tâm và hỗ trợ của Ủy ban nhân dân thành Phố Hà Nội
_Do nhu cầu về nghỉ dưỡng và giải trí của người dân càng ngày càng được nâng cao, trong khi đó tại Hà Nội và các vùng lân cận ít có khu vui chơi giải trí nào đáp được nhu cầu của người dân cũng như tương xứng với tầm vóc của thu đô 1000 năm tuổi
_Dự án được triển khai ngay tại trung tâm của Hà Nội nên việc đi lại của du khách sẽ rất thuận tiên đây cũng là thế mạnh của Khu vui chơi giải trí.
_Do được xây dựng trên một diện tích lớn do dó việc giải phóng mặt
_Do đây là dự án lớn, nhất là trong lĩnh vực vui chơi giải trí do đó cần phải có đội ngũ quản lý có kinh nhiệm và đủ khả năng quản lý khu vui chơi.
Thời gian thực hiện dự án
- Thời gian thực hiện dự án: 7 tháng 13 ngày
- Hoàn thành vào: tháng 10 năm 2011
HÌNH ẢNH SÂN BÓNG RỔ
QUẢN TRỊ DỰ ÁN
QUẢN TRỊ TÍCH HỢP (Project integration management)
Đảm bảo các thành phần của dự án được phối hợp chính xác và đầy đủ.
Quản trị tích hợp dự án
Lập kế hoạch tổng thể
-Đầu ra của các kế hoạch khác
-Các chính sách có liên quan
2.Công cụ và kỹ thuật
-Phương pháp lập luận kế hoạch
-Kỹ năng và kiến thức của người quản trị
-Hệ thống thông tin quản trị dự án
-Kế hoạch tổng thể dự án
-Các tài liệu phụ trợ chi tiết
-Kế hoạch tổng thể dự án
-Các tài liệu phụ trợ chi tiết
-Chính sách có liên quan
-Các hành vi sửa chữa, điều hoà
2.Công cụ và kỹ thuật
-Kỹ năng quản lý nói chung
-Hệ thống thông tin quản trị dự án
-Kỹ năng và kiến thức về sản phẩm -Hệ thống phân cấp công việc
-Thủ tục hành chính trong tổ chức
-Các kết quả công việc -Các đề xuất thay đổi
Kiểm soát những thay đổi tổng thể
1 Đầu vào -Kế hoạch tổng thể dự án -Các báo cáo hoạt động -Các đề xuất thay đổi
2.Công cụ và kỹ thuật
-Hệ thống kiểm soát thay đổi
-Đánh giá hoạt động -Lập kế hoạch bổ sung -Hệ thống thông tin quản trị dự án
-Cập nhật kế hoạch tổng thể dự án
-Các hành vi điều hoà sửa chữa
1 Lập kế hoạch tổng thể
- Các thành phần phổ biến của kế hoạch dự án:
Tổng quan về dự án
Mô tả về cách tổ chức dự án.
Các qui trình quản lý và kỹ thuật dùng trong dự án.
Thông tin về các việc phải làm, lịch biểu, và ngân sách.
2 Thực thi kế hoạch của dự án a) Các bước thực thi dự án:
Giám sát quá trình thực thi dự án.
So sánh và đánh giá kết quả dự án với mục tiêu kế hoach đặt ra.
Điều chỉnh những nội dung do có biến cố phát sinh. b) Các kỹ năng quan trọng để thực thi kế hoạch dự án:
Các kỹ năng quản lý tổng quát như kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, chính trị.
Kỹ năng về sản phẩm và kiến thức.
Dùng các công cụ và kỹ thuật chuyên dụng. c) Các chức năng trong giai đoạn thực hiện :
Giám sát: thu nhập, xử lý và lập báo cáo về các thông tin liên quan đến tất cả các khía cạnh hoạt động của dự án.
Đánh giá: đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc hoạt động của dự án.
Kiểm soát: sử dụng các thông tin liên quan nhằm kiểm soát quá trình hoạt động và hướng các hoạt động đáp ứng được các mục tiêu theo kế hoạch. d) Các công cụ và kỹ thuật thực thi dự án:
Hệ giao việc (Work Authorization System): một phương pháp bảo đảm con người đủ điều kiện làm việc đúng lúc và đúng trình tự.
Họp đánh giá tình trạng (Status Review Meetings): các buổi họp
Phần mềm quản trị dự án (Project Management Software): phần mềm đặc biệt hỗ trợ quản lý các dự án.
3.Kiểm soát những thay đổi về tổng thể dự án
Thực tế cho thấy: Kế hoạch và thực tế không bao giờ giống nhau. a) Phân loại thay đổi:
Thay đổi quan trọng: lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng cho dự án Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án.
Thay đổi nhỏ: không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phục. b) Xem xét tác động của thay đổi:
Ảnh hưởng tới công việc, thời gian.
Ảnh hưởng tới kinh phí.
Ảnh hưởng tới con người: phải làm thêm việc phản ứng tiêu cực.
Ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của dự án. c) Xét xem thay đổi nào cần ưu tiên thực hiện trước
Lập danh sách những thay đổi.
Xác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, rất thấp, không cần phải thay đổi.
Từ đó có kế hoạch đáp ứng: người, thời gian, tiền, d) Thủ tục kiểm soát thay đổi
Phát hiện ra những lỗi lầm trong kế hoạch đang thực hiện.
Gặp những thay đổi quá lớn, nếu không làm lại kế hoạch thì không thể đi tiếp được.
Phải lập kế hoạch lại và khi lập kế hoạch lại có thể phải thay đổi lại một phần hay toàn bộ dự án yêu cầu thời gian, kinh phí Làm lại kế hoạch, tức là có thể thay đổi lại tất cả những nội dung đã xây dựng: mục đích, mục tiêu, mô tả sản phẩm, ước lượng thời gian, kinh phí, lịch biểu,
Cần tận dụng những kết quả, kinh nghiệm đã có trong lần lập kế hoạch trước cần có 1 kế hoạch tốt hơn.
Xác định rõ những lý do, nguyên nhân phải lập lại kế hoạch.
Xác định rõ những thay đổi cần có trong kế hoạch mới (khác với kế hoạch cũ).
Phải được sự đồng thuận của Ban Quản lý dự án, nhà tài trợ (có thể cả của khách hàng).
Thời gian chi phí cho việc lập lại kế hoạch:
Nếu nhiều quá: ảnh hưởng đến tiến độ dự án
Nếu ít quá kế hoạch có thể sơ sài, tiềm ẩn những sai lầm
Tránh lập lại kế hoạch nhiều lần.
QUẢN TRỊ PHẠM VI ( Project scop management )
Quản trị phạm vi dự án bao gồm quá trình xác định và kiểm soát các công việc thuộc về dự án và phải thực hiện để đảm bảo dự án kết thúc thành công.
1 Lập kế hoạch phạm vi:
Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian chi phí và tài nguyên
Mô tả quy trình lập kế hoạch chiến lược, lựa chọn dự án phân tích NPV…
Giải thích quy trình lập kế hoạch phạm vi và nội dung của tuyên bố về dự án
Thảo luận quy trình phạm vi và xây dựng WBS
Hiểu tầm quan trọng của phạm vi và điều khiển thay đổi phạm vi để tránh vượt quá phạm vi
Mô tả sự hỗ trợ phần mềm trong quản lý dự án, các tiếp cận phát triển WBS là:
Tiếp cận tương tự là xem lại WBS của các dự án tương tự và sửa đổi cho phù hợp với dự án hiện hành
Tiếp cận từ trên xuống là bát đầu với thành phần lớn nhất của dự án sau đó đến các phần nhỏ dần.
2 Xác định phạm vi a Phạm vi sản phẩm:
Khu Sản phẩm Mục tiêu Tiêu chí đánh giá Yếu tố thành công
- Tạo một nơi tin cậy cho những người có nhu cầu chơi thể thao
- Độ chính xác, hiệu quả.
- Không gian thoáng đãng, đạt tiêu chuẩn.
- Đáp ứng nhu cầu của người có nhu cầu muốn thư giãn nhờ thể thao. b Phạm vi dự án:
Sau khi hình thành ý tưởng và xác định mục tiêu chung của toàn dự án, để dự án đạt kết quả tốt nhất, ban quản lý dự án sẽ phải quyết định và chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề có liên quan đến việc lo liệu thủ tục chuẩn bị về pháp lý, lập khái toán và tổ chức quản lý thi công xây dựng, nâng cấp công trình và cuối cùng là kết hợp với chủ đầu tư nghiệm thu công trình.
Công việc của ban quản lý dự án bắt đầu từ khi ký kết hợp đồng với chủ đầu tư và sẽ kết thúc khi dự án được hoàn tất Tất cả những công việc liên quan đến việc xây dựng, nâng cấp cụ thể cho từng phần của dự án đều không thuộc phạm vi trách nhiệm của nhóm quản lý dự án.
Tuy nhiên vẫn phải đưa ra được một tiến trình công việc của dự án trong đó có những công việc thuộc phần việc của Nhóm quản lý dự án, có những công việc thuộc phần việc của các bên liên quan như các nhà thầu thiết kế, thi công
CƠ CẤU PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC CỦA DỰ ÁN - PROJECT WBS
STT WBS CÔNG VIỆC GHI CHÚ
1 1 KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI CHỦ ĐẦU TƯ
Ban điều hành chịu trách nhiệm
3 1.2 Thương thảo, ký kết hợp đồng
4 2 THỰC HIỆN CÁC THỦ TỤC
Ban điều hành (Giám đốc ĐH) tiến hành họp tổng thể các ban, phân công nhiệm vụ cho từng ban, cụ thể hóa bằng văn bản Các ban phân công công việc cho từng ban thành viên.
6 2.2 Họp toàn bộ các bên liên quan
7 2.3 Khảo sát lại địa hình
8 2.4 Thống nhất ý tưởng thiết kế và nhiệm vụ thiết kế
9 2.5 Bố trí vị trí và thiết kế sơ bộ
10 2.6 Tiến hành thực hiện các thủ tục pháp lý
12 3 LỰA CHỌN NHÀ THẦU THIẾT KẾ Ban kỹ thuật, ban thông tin, ban tư vấn trình lên ban điều hành
16 3.4 Lựa chọn nhà thầu trúng thầu và ký kết hợp đồng
17 4 THIẾT KẾ KỸ THUẬT THI CÔNG Các ban nhóm khác hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình dưới sự giám sát Ban kiểm tra và giám sát
18 4.1 Nhà thầu thiết kế thực hiện công việc
BQL phối hợp với nhà thầu thiết kế để lựa chọn, chỉnh sửa phương án thiết kế
21 5.1 Kết hợp chủ đầu tư duyệt bản thiết kế
Ban điều hành, ban thiết kế , ban tư vấn, ban thông tin và ban tài chính chịu trách nhiệm
Trình chủ đầu tư, giải ngân chi phí thiết kế.
23 6 LẬP DỰ TOÁN CHI TIẾT Ban tài chính
24 7 LỰA CHỌN NHÀ THẦU THI
Trưởng các ban tiến hành họp tiểu ban, kiểm tra nhiệm vụ cho từng thành viên, phải chịu trách nhiệm hoàn thành công việc được giao
25 7.1 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu thi công các hạng mục công trình
Phát hành hồ sơ mời thầu và chấm thầu
27 7.3 Lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng Ban điều hành dự án
28 8 TRIỂN KHAI THI CÔNG XÂY
DỰNG CÔNG TRÌNH - Thi công xây dựng công trình là công việc của nhà thầu thi công.
- Ban quản lý dự án cùng đội ngũ tư vấn của mình phối hợp kiểm tra, giám sát các nhà thầu thi công thực hiện công việc
29 8.1 Thi công xây dựng toà nhà chính
30 8.2 Thi công xây dựng các sân chơi thể thao ngoài trời
31 8.3 Thi công xây dựng khu văn hóa
32 8.4 Thi công xây dựng khu cung cấp điện nước
33 8.5 Kiểm tra và giám sát công việc của các nhà thầu
34 8.6 Lập kế hoạch tài chính và giải ngân cho các nhà thầu
Kiểm soát chất lượng và tiến độ công trình
36 9 GIAI ĐOẠN KẾT THÚC DỰ ÁN - Tiến hành nghiệm thu công trình và
37 9.1 Nghiệm thu, bàn giao và quyết toán công trình quyết toán với chủ đầu tư
- Ban QLDA họp tổng kết dự án
Tổng kết thành quả dự án và kết thúc dự án
3 Kiểm soát thay đổi phạm vi
Tính chất của việc kiểm soát thay đổi phạm vi
Rất khó tạo được tuyên bố phạm vi tốt và WBS tốt cho một dự án.
Kiểm tra phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổi phạm vi là điều khó hơn.
Các đề xuất giảm các yêu cầu không đầy đủ và thay đổi yêu cầu.
Vì tính chất khó khăn của kiểm soát phạm vi, chính vì vậy trong quy trình kiểm soát thay đổi yêu cầu các tuân thủ nghiêm ngặt sau:
Các yêu cầu phải được viết ra và giữ chúng luôn hiện hành.
Phải có thử nghiệm thoả đáng và phải thử nghiệm trong suốt chu trình sống của dự án.
Xem xét những thay đổi từ góc nhìn hệ thống.
Nhấn mạnh những ngày hoàn tất để giúp tập trung vào những gì quan trọng nhất.
Phân bổ tài nguyên đặc thù để xử lý các yêu cầu thay đổi hoặc nâng cấp.
4 Nhiều dự án phảichịu tình trạng “scope creep” :
Kiểm soát thay đổi phạm vi :
Các đề xuất giảm các yêu cầu không đầy đủ và thay đổi yêu cầu:
Tuân thủ qui trình quản lý yêu cầu.
Dùng các kỹ thuật prototyping, use case modeling và JAD để làm cho người dùng dính líu nhiều hơn.
Các yêu cầu phải được viết ra và giữ chúng luôn hiện hành.
Phải có thử nghiệm thỏa đáng và phải thử nghiệm trong suốt chu trình sống của dự án.
Xem xét những thay đổi từ góc nhìn hệ thống.
Nhấn mạnh những ngày hoàn tất để giúp tập trung vào những gì quan trọng nhất.
Phân bổ tài nguyên đặc thù để xử lý các yêu cầu thay đổi hoặc nâng cấp.
Dùng phần mềm để quản trị phạm vi dự án:
Phần mềm xử lý các văn bản giúp tạo các tài liệu liên quan đến phạm vi dự án.
Các bảng tính giúp thực hiện các tính toán tài chính, tạo mô hình tính điểm có trọng số và phát triển các biểu đồ, đồ thị.
Phần mềm giao tiếp như email và web giúp làm rõ hơn và truyền đạt tốt hơn thông tin về phạm vi dự án.
Phần mềm quản trị dự án giúp tạo WBS, nền tảng cho các công việc trong biểu đồ Gantt.
Có thể dùng các phần mềm chuyên dùng để áp dụng các phương pháp bảng điểm cân đối (balanced scorecard), mind maps, quản lý yêu cầu.
Ứng dụng phần mềm để quản trị phạm vi dự án.
QUẢN TRỊ THỜI GIAN DỰ ÁN (Project time management)
1 Xác định công việc cần thực hiện:
Do khối lượng công việc của dự án lớn nên được thực hiện theo trình tự sau:
1 Ký hợp đồng với chủ đầu tư
2 Thực hiện thủ tục chuẩn bị
4 Thiết kế, lên kế hoạch chi tiết
6 Hoàn thiện thiết kế bản quy hoạch dự án
7 Họp tổng kết dự án
Bảng cơ cấu phân tách công việc xem trong phần quản trị phạm vi.
Các giai đoạn STT Công việc Kế hoạch thời gian
1 Tiếp nhận và ký kết hợp đòng với chủ đầu tư Tháng 5/2010
2 Thành lập ban quản lý và họp các bên liên quan Tháng 6/2010
3 Chuẩn bị hồ sơ thủ tục pháp lý Tháng 7/2010
4 Thuê khảo sát địa hình Tháng 8/2010
5 Lập bản thiết kế quy hoạch Tháng 10/2010
6 Thẩm định và phê duyệt quy hoạch Tháng 11/2011
7 Lập dự toán về mặt quản lý Tháng 1/2011
8 Chuẩn bị đấu thầu và tổ chức đấu thầu Tháng 2/2011
9 Đánh giá hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu Tháng 3/2011
10 Phê duyệt và thông báo kết quả trúng thầu Tháng 4/2011
11 Báo cáo kết quả đấu thầu cho chủ đầu tư Tháng 4/2011
12 Thương thảo, ký kết hợp đồng với đơn vị trúng thầu Tháng 5/2011
13 Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công việc Tháng 7/2011
14 Hoàn thiện và trình cơ quan thẩm định bản quy hoạch Tháng 8/2011
15 Cơ quan thẩm định nhận xét và phê duyệt
16 Sửa chữa, hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch
Giữa tháng10/2011Họp ban quản lý, rút kinh nghiệm Cuối tháng
Trước Tên Công Việc Công Việc
B A Thương thảo, ký kết hợp đồng C
C B Tiếp nhận mặt bằng quy hoạch D
D C Họp toàn bộ các bên liên quan E
F E Bố trí vị trí và thiết kế sơ bộ G
G F Họp thống nhất thiết kế H
J I Chuẩn bị hồ sơ mời thầu thiết kế K
M L Lựa chọn nhà thầu trúng thầu và ký kết hợp đồng N
N M Thiết kế lên kế hoạch chi tiết O, P
O N Nhà thầu thiết kế thực hiện công việc Q
P N Bản thiết kế thiết kế phần thô và khu quản lý Q
Q P, O Thẩm định bản thiết kế R, S
R Q Kết hợp chủ đầu tư duyệt bản thiết kế T
Trình chủ đầu tư, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán theo hợp đồng thiết kế ký kết
T R Tiếp nhận và thẩm định mẫu qui hoạch U
U S, T Duyệt bản và sửa bản qui hoạch V
V U Nghiệm thu và bàn giao toàn bộ bản quy hoạch W
W V Lắng nghe ý kiến và mức độ hài X lòng của chủ đầu tư
X W Tổng kết và kết thúc dự án
3 Ước tính thời gian thực hiện
BẢNG ƯỚC TÍNH THỜI GIAN Đơn vị tính : ngày
B Thương thảo, ký kết hợp đồng 4 6 7 6
C Tiếp nhận mặt bằng quy hoạch 30 45 50 35
D Họp toàn bộ các bên liên quan 1 2 3 2
F Bố trí vị trí và thiết kế sơ bộ 4 8 12 8
G Họp thống nhất thiết kế 2 5 7 5
J Chuẩn bị hồ sơ mời thầu thiết kế 3 5 7 5
M Lựa chọn nhà thầu trúng thầu và ký kết hợp đồng 1 2 4 2
N Thiết kế lên kế hoạch chi tiết 20 30 45 30
O Nhà thầu thiết kế thực hiện công việc 70 84 108 86
P Ban thiết kế thiết kế phần thô và khu quản lý 20 25 35 25
Q Thẩm định bản thiết kế 10 15 20 15
R Kết hợp chủ đầu tư duyệt bản thiết kế 5 7 10 7
Trình chủ đầu tư, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán theo hợp đồng thiết kế ký kết 6 8 11 8
T Tiếp nhận và thẩm định mẫu 7 12 15 13 qui hoạch
U Duyệt bản và sửa bản qui hoạch 5 12 14 12
V Nghiệm thu và bàn giao toàn bộ bản quy hoạch 7 14 28 15
W Lắng nghe ý kiến và mức độ hài lòng của chủ đầu tư 1 2 3 2
X Tổng kết và kết thúc dự án 1 2 3 2
Thời gian ngắn nhất hoàn thành dự án là: 245 ngày
Thời gian hoàn thành dự án thường gặp là: 357 ngày
Thời gian dài nhất hoàn thành dự án là: 731 ngày
Thời gian dự tính thực hiện dự án là: 352 ngày tương đương 1 năm
Phương pháp sơ đồ Pert
Thời gian đường găng: 352 ngày
CV ES EF LF LS TGDT TP TGDT TD
4 Lập kế hoạch tiến độ:
Xong giai ðoạn mở ðầu
Bắt ðầu giai ðoạn thực hiện
Xong giai ðoạn thực hiện
Bắt ðầu giai ðoạn kết thúc
Xử lý phân tích các số liệu thực hiện
So sánh giá trị thực tế và giá trị kế hoạch
Xác định độ vênh với tiến độ thực hiện Điều chỉnh khác có liên quan đến kế hoạch
Hình thành kế hoạch tiến độ quy hoạch mới
Tìm hiểu tình hình tiến triển hoạt động Đề xuất biện pháp thay đổi
Phân tích nguyên nhân sinh ra sai lệch và ảnh hưởng đối với việc tiếp tục hoạt động quy hoạch Thực hiện kế hoạch tiến độ quy hoạch
IV.QUẢN TRỊ CHI PHÍ DỰ ÁN (Project cost management)
1.Lập kế hoạch chi phí a.Cơ sở lập dự toán
- Thông tư 99/2007/N Đ_CP ngày 13/6/2007 của chính phủ về quản lý chi phí đấu thầu
- Thông tư 116/2007/TT_BTC hướng dẫn quản lý chi phí QLDA
- Chi phí lập quy hoạch xây dựng áp dụng theo quy định tại Quyết định số 06/2005/QĐ-BXD ngày 03/02/2005 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành Định mức chi phí quy hoạch xây dựng
- Chủ đầu tư lập dự toán chi phí trên cơ sở nội dung công việc quy hoạch phải thực hiện, sản phẩm đồ án quy hoạch các chế độ chính sách có liên quan Khi lập dự toán chi phí, chủ đầu tư có thể tham khảo mức chi phí của đồ án quy hoạch tương tự về quy mô, tính chất, sản phẩm đồ án quy hoạch
- Khối lượng theo bản vẽ thiết kế.
- Đơn giá thiết kế được lập theo định mức dự toán do BXD ban hành b.Phần mền quản lý chi phí
- SARA Financials 2007 - giải pháp tài chính kế toán hoàn thiện cho các doanh nghiệp, được xây dựng dựa trên những nghiệp vụ phát sinh trong thực tế kết hợp với những chuẩn mực kế toán mới nhất do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành SARA Financials 2007 là phần mềm kế toán chuyên nghiệp, trợ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí, đẩy mạnh công tác hoạt động sản xuất kinh doanh Đây là công cụ quản lý rất hiệu quả được rất nhiều đơn vị sử dụng
2 Bảng tổng hợp chi phí dự án
- Chi phí giải phóng đền bù và san lấp mặt bằng là 17.509.004.695 VND a.Chi phí xây 4 sân Tennis
2 Chi xây làm mặt sân 2.240.000.000
4 Phần điện đèn cho sân 661.120.000
5 Trang thiết bị thi đấu 240.700.000
-Chi phí giám sát chiếm 3% giá trị của công trình
Chi tiết trang thiết bị
STT Tên hạng mục thiết bị Số lượng Đơn giá ĐVT Thành tiền
2 Số m2 thảm thì đấu 1200 1000000 VND 1.200.000.000
4 Dàn chiếu sang dây cáp điện
8 Số Kg lưới bảo vệ B40 5950 2.100 VND 124.590.000
9 Kg thép ống tròn 3420 23000 VND 78.660.000
14 Xi măng PC30 (Kg) 15000 930 VND 13.950.000
100 36.750 VND 3.675.000 b.Chi phí xây 2 sân bóng rổ
STT HẠNG MỤC CHI PHÍ
2 Chi xây làm mặt sân 798.000.000
4 Phần điện + đèn cho sân 158.470.000
5 Trạng thiết bị thi đấu 147.580.000
-Chi phí giám sát chiếm 3% giá trị của công trình
Chi tiết trang thiết bị
STT Tên hạng mục thiết bị Số lượng Đơn giá ĐVT Thành tiền
2 Số m2 thảm thì đấu 476 1000000 VND 476.000.000
4 Dàn chiếu sang dây cáp điện 8 35.370.000 VND 282.960.000
8 Số Kg lưới bảo vệ B40 2975 2.100 VND 62.295.000
9 Kg thép ống tròn 1710 23000 VND 39.330.000
13 Xi măng PC30 (Kg) 7000 930 VND 6.510.000
3.Kiểm soát chi phí a.Quản lý tổng mức đầu tư
-Khi lập dự án chúng tôi đã xác định tổng mức đầu tư để tính toán hiệu quả đầu tư từ đó đưa ra số vốn dự trù yêu cầu chủ đầu tư.
-Nếu có sự thay đổi từ phía chủ đầu tư chúng tôi sẽ có thông báo kịp thời đến nhà thầu để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp b.Quản lý tổng dự toán, dự toán công trình
-Tổng dự toán dự toán công trình trước khi phê duyệt đều phải qua Hội đồng thẩm định Nội dung thẩm định cụ thể như sau:
-Kiểm tra sự phù hợp giữa khối lưọng thiết kế và khối lượng dự toán.
-Lên kế hoạch lập dự phòng chi phí cho dự án với 10% tổng chi phí: 3.750.308.500 VNĐ Khoản dự phòng này sẽ được sử dụng trong trường hợp chi phí có sự thiếu hụt cần bổ sung do những yếu tố khách quan lạm phát
-Kiểm tra tính đúng đắn của việc áp dụng các định mức kinh tế kỹ thuật định mức chi phí đơn giá và các chế độ chính sách liên quan.
-Xác định tổng dự toán dự toán công trình được thẩm định
-Giám đốc dự án phê duyệt tổng dự toán dự toán công trình và phải c.Quản lý định mức dự toán
-Căn cứ vào yêu cầu kỹ thuật biện pháp thi công tiến độ chúng tôi sẽ có định mức tương tự đã sử dụng ở các công trình khác làm cơ sở xác định gói thầu.
- Chúng tôi sẽ rót vốn theo tiến độ công trình Cụ thể như sau:
Hạng mục Tiến độ Rót vốn
Khảo sát địa hình Có mặt bằng 100%
Mua nguyên vật liệu cho việc thiết kế 20%
Hoàn thành cơ bản thiết kế sơ bộ 20% Hoàn thành thiết kế gói thầu 40%
Bàn giao công trình 20% Đào tạo nhân sự Giai đoạn khởi đầu 100%
Tư vấn Hoàn thành và từng tháng 100%
Trả lương CNV Từng tháng 100%
Thưởng cuối năm Hoàn thành 100%
4.Quản lý tổng mức đầu tư thiết kế
-Khi lập dự án chúng tôi xác định tổng mức đầu tư để tính toán hiệu quả đầu tư Từ đó đưa ra số vốn dự trữ yêu cầu của chủ đầu tư.
-Nếu có sự thay đổi từ phía nhà đầu tư chúng tôi sẽ có thông báo kịp thời đến nhà thầu để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp
-Tổng dự toán dự toán công trình trước khi phê duyệt đều phải thông qua Hội đồng thẩm định Nội dung thẩm định cụ thể như sau: i Kiểm tra sự phối hợp giữa khối lượng thiết kế và khối lượng dự toán ii Kiểm tra tính đúng đắn của việc áp dụng các định mức kinh tế kỹ thuật định mức chi phí đơn giá và các chế độ chính sách liên quan iii Xác định tổng dự toán dự toán công trình được thẩm định. iv Giám đốc dự án phê duyệt tổng dự toán dự toán công trình và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả thẩm định của mình.
QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG (Project quality management)
1 Quản trị chất lượng dự án
1.1 Lập kế hoạch chất lượng
- Quản trị chất lượng trong phạm vi dự án, không vượt quá mức phạm vi của dự án. a/ Quản trị chất lượng ký kết hợp đồng và quản trị hợp đồng: Đảm bảo việc ký kết hợp đồng được diễn ra tốt đẹp Được sự đồng ý của các bên liên quan. Đảm bảo mọi điều khoản của hợp đồng được thực hiện một cách chính xác Đặc biệt là các điều khoản về sai lệch trong hợp đồng. b/ Quản trị chất lượng thuê khảo sát địa hình:
Bao hàm cả khảo sát địa chất, thuỷ văn, khảo sát hiện trạng, đo đạc địa hình… của dự án cần quy hoạch.
Chất lượng phải được đảm bảo theo các tiêu chuẩn về đất xây dựng của tổng cục tiêu chuẩn và đo lường chất lượng từ TCVN 4195:1995 đến TCVN 4202:1995 Đồng thời, dự báo những thay đổi địa chất công trình, từ đó có phương án dự phòng và đảm bảo an toàn cho khu vực xung quanh công trình c/ Quản trị chất lượng thiết kế kiến trúc:
Quản lý chất lượng thiết kế công trình được phân làm hai giai đoạn chính đó là chất lượng thiết kế thực hiện và chất lượng thẩm định thiết kế Về mặt bản chất việc quản lý chất lượng thẩm định thiết kế nằm trong quy trình quản lý chất lượng thẩm định, tuy nhiên do tính chất đặc thù về mặt kỹ thuật nên việc thẩm định được xếp cả vào nhóm quản trị thiết kế Nó gần như là một bước chuyển đổi trung gian giữa hai giai đoạn chính này.
Bản thiết kế phải thể hiện tính hiện đại, tiện dụng và tính thẩm mỹ với các công trình xung quanh, phù hợp với tổng thể.
Các hạng mục được thiết kế phải phù hợp với tiêu chuẩn về quy hoạch, và theo nghị định hướng dẫn của chính phủ số16/2005/Nghị định-CP.
Bảng tiêu chuẩn chất lượng
SH tiêu chuẩn Tiêu đề
TCVN 6160:1996 Phòng cháy chữa cháy
TCVN 5176-90 Chiếu sáng nhân tạo
TCVN 5674:1992 Công tác hoàn thiện xây dựng Thi công và nghiệm thu
TCVN 5687:1992 Thông góp, điều tiết không khí, sưởi ấm Tiêu chuẩn thiết kế TCVN 4612-88 Hệ thống thiết kế xây dựng Kết cấu bê tông cốt thép
TCVN 4614-88 Hệ thống tài liệu thiết kế xây dựng Ký hiệu quy ước các bộ phận cấu tạo công trình.
TCVN 4615-88 Hệ thống tài liệu thiết kế xây dựng Ký hiệu quy ước trang thiết bị kỹ thuật vệ sinh TCVN 4513-88 Cấp nước bên trong Tiêu chuẩn thiết kế
TCVN 4519-88 Hệ thống cấp thoát nước bên trong nhà và công trình.
Quy phạm nghiệm thu và thi công TCVN 4605-88 Kỹ thuật nhiệt Kết cấu ngăn che Tiêu chuẩn thiết kế TCVN 2231-89 Vôi canxi cho xây dựng
TCVN 4732-89 Đá ốp lát xây dựng Yêu cầu kỹ thuật
TCVN 4453:1995 Kết cấu bê tông và bê tông cốt thép toàn khối
TCVN 2737:1995 Tải trọng và tác động
TCVN 6065:1995 Gạch xi măng lát nền
TCVN 6073:1995 Sản phẩm sứ vệ sinh Yêu cầu kỹ thuật
TCVN 6025:1995 Bê tông Phân mác theo cường độ nén
TCVN 2546-78 Bảng điện chiếu sáng
TCVN 4055-85 Tổ chức thi công
TCVN 4057-85 Hệ thống chỉ tiêu chất lượng sản phẩm xây dựng
TCVN 1453-86 Ngói xi măng-cát
TCVN 4430-87 Hàng rào công trường
TCVN 4431-87 Lan can an toàn
TCVN 4474-87 Thoát nước bên trong Tiêu chuẩn thiết kế
TCVN 4506-87 Nước cho bê tông và vữa Yêu cầu kỹ thuật
TCVN 4260-86 Bể bơi Tiêu chuẩn thiết kế
TCVN 4036-85 Hệ thống tài liệu thiết kế xây dựng Ký hiệu đường ống trên hệ thống kỹ thuật vệ sinh
TCVN 1771-87 Đá dăm, sỏi và sỏi dăm dùng trong xây dựng Yêu cầu kỹ thuật TCVN 1772-87 Đá, sỏi trong xây dựng Phương pháp thử
TCVN 4252-86 Quy trình lập thiết kế tổ chức xây dựng và thiết kế thi công
QPVN 16-79 Quy phạm phòng trừ mối mọt cho các công trình xây dựng TCVN 5574:1991 Kết cấu bê tông và bê tông cốt thép
TCVN 5576:1991 Hệ thống cấp thoát nước Quy phạm quản lý kỹ thuật TCVN 5639:1991 Nghiệm thu thiết bị đã lắp đặt xong
TCVN 5637:1991 Quản lý chất lượng xây lắp công trình xây dựng
TCVN 5718:1993 Mái và sàn bê tông cốt thép trong công trình xây dựng TCVN 3786:1994 ống sành thoát nước và phụ tùng
TCVN 6220:1997 Cốt liệu nhẹ cho bê tông Sỏi, dăm sỏi và cát keramzit TCVN 6221:1997 Cốt liệu nhẹ cho bê tông Sỏi, dăm sỏi và cát keramzit TCVN 6250:1997 Ống polyvinyl clorua cứng (PVC-U) dùng để cấp nước
TCVN 6883:2001 Gạch gốm ốp lát Gạch granit Yêu cầu kỹ thuật
“Quy chế đánh giá và công nhận công trình, sản phẩm quy hoạch xây dựng đạt chất lượng cao của ngành xây dựng.”
Nghị định số 08/2005/NĐ-CP,ngày 24 tháng 01 năm 2005 của Chính phủ về Quy hoạch xây dựng.
Thông tư số 15/2005/TT-BXD ngày 19 tháng 8 năm 2005 của Bộ xây dựng, hướng dẫn lập, thẩm định và phê duyệt đồ án quy hoạch xây dựng
Các quy định của bản “Quyết định về Quy Chuẩn kỹ thuật Quốc gia về Quy hoạch xây dựng Số 04/2004/QĐ-BXD.”
Ban điều hành phải thường xuyên nắm rõ tình hình chất lượng các bản thiết kế thông qua báo cáo của ban thông tin. Đối với bản thiết kế 3 khu chính: bản thiết kế phải được đảm bảo chính xác, phù hợp theo yêu cầu của dự án đã được chúng tôi đề ra lúc ban đầu.
Dự tính được các sai sót có thể xảy ra và đưa ra được các phương án khắc phục trong thời gian sớm nhất.
Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dự án, áp dụng công nghệ quản lý tiên tiến như phần mềm quản lý chất lượng, hệ thống thông tin hiện đại Ở dự án này chúng tôi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 làm cơ sở đánh giá hoạt động của dự án.
Sử dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000:1994, lập kế hoạch chất lượng cụ thể cho thiết kế.
Bảng dưới đây cho thấy mối liên quan giữa yêu cầu của ISO 9000 với quản lý chất lượng dựa trên dữ liệu thực tế.
Phân tích dữ liệu ISO 9000:1994
Yêu cầu trong tiêu chuẩn Mục 4.2 trong ISO 9000:1994
Mục đích Để kiểm soát và xác nhận khả năng của quá trình sản xuất và đặc tính của sản phẩm
Các chức năng chủ yếu Đánh giá năng lực quá trình và đặc tính của sản phẩm Yêu cầu áp dụng Tuỳ chọn, phụ thuộc vào doanh nghiệp
Các hoạt động chủ yếu Không qui định cụ thể
Các kỹ thuật áp dụng Hướng dẫn trong ISO 9000
Cách dẫn giải yêu cầu Là một yêu cầu độc lập
Yêu cầu về văn bản hoá Phải xây dựng và duy trì văn bản thủ tục
QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ( Project human management)
Phó giám đốc tài chính
Phó Giám đốc chuyên môn
Ban kiểm tra và Ban thiết kế và thi Ban tư vấn Ban môi trường Ban tài chính Ban thông tin
Bước 1: Đăng tin tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng như: TV, báo, tạp chí, internet (trang web vietnamworks.com)
Bước 2: Nhận hồ sơ và tiến hành chọn lọc những hồ sơ có đủ tiêu chuẩn được phỏng vấn (yêu cầu chuyên môn kỹ thuật, trình độ văn hoá, kinh nghiệm…) Tiếp đó gửi thông báo tới các hồ sơ đạt yêu cầu phỏng vấn qua địa chỉ mail và điện thoại.
Bước 3: Phỏng vấn lần 1 để xác định năng lực, trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm mà các ứng viên đã có Các ứng viên được phỏng vấn do trực tiếp trưởng phòng nhân sự phụ trách.
Bước 4: Những ứng viên đạt yêu cầu trong phần phỏng vấn 1, tiếp tục phỏng vấn lần 2 do Giám đốc dự án hoặc Phó Giám đốc dự án thực hiện Lần này sẽ đưa ra quyết định lựa chọn các ứng viên tham dự án.
3 Kế hoạch quản lý nhân sự, phân công chức năng và nhiệm vụ a Ban điều hành quản lý dự án
Giám đốc dự án : Chịu trách nhiệm pháp lý về các quyết định liên quan đến những vấn đề thuộc thẩm quyền trong quá trình thực hiện dự án Phân công công việc cụ thể cho từng ban, từ đó đưa ra thời gian bắt đầu và kết thúc dự án Theo dõi, kiểm tra điều hành tiến độ làm việc của các ban.
Phó giám đốc chuyên môn : Chịu trách nhiệm chung đối với toàn bộ hoạt động về lĩnh vực chuyên môn xây dựng như kỹ thuật, thi công, giám sát các quy trình Giải quyết mọi vấn đề liên quan đến chuyên môn để đảm bảo tiến độ, chất lượng cũng như hiệu quả công việc Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc dự án.
Phó giám đốc tài chính : Kiểm soát và phân tích kinh phí theo tiến độ dự án; tình hình mua sắm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; quản lý việc lập ngân sách, dự phòng cho toàn bộ dự án; hạch toán chi phí và các hoạt động tài chính của ban tài chính.
Có khả năng lãnh đạo, quản lý.
Biết cách phân bổ công việc tới từng bộ phận một cách hợp lý.
Có tinh thần trách nhiệm và kiến thức về chuyên môn cao để xử lý thông tin chính xác.
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA BAN ĐIỀU HÀNH
S Tên công việc Ghi chú
1 1.0 Tổ chức đấu thầu Có văn bản
Họp toàn bộ các ban và lên kế hoạch cụ thể
Truyền đạt ý tưởng và mục đích cho các ban Có văn bản
Phân công, công việc cụ thể cho từng ban, đưa ra thời gian bắt đầu và kết thúc
Trưởng các ban sẽ chịu trách nhiệm phân công, công việc cho các thành viên trong ban mình
4 4.0 Ký kết hợp đồng với nhà thầu
Có tham khảo ý kiến của các ban
5 5.0 Theo dõi, kiểm tra, điều hành tiến độ công việc của các ban 6
Họp tổng kết và rút ra kinh nghiệm b.Ban môi trường:
Ban môi trường gồm 3 người: có nhiệm vụ kiểm tra quy trình xử lý rác thải, thiết kế sạch sẽ, đảm bảo tiêu chuẩn và chất lượng của môi trường. c Ban thiết kế và thi công
* Số lượng: gồm 7 người (1 trưởng phòng, 3 kiến trúc sư và 3 kỹ sư xây dựng)
Có chuyên môn về thiết kế, quy hoạch.
Sử dụng thành thạo các phần mềm đồ hoạ.
Sáng tạo, có khả năng đưa ra những tư vấn cần thiết cho ban điều
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA BAN THIẾT KẾ
STT WBS Tên công việc Ghi chú
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành
Văn bản hoá thông tin.
2 2.0 Họp bàn & thiết kế bản quy hoạch.
Bám sát ý tưởng và yêu cầu từ phía chủ đầu tư.
3 2.1 Xác định địa hình, vị trí thực hiện các công việc.
4 2.2 Lên kế hoạch thiết kế tổng thể.
5 3.0 Phối hợp với các ban liên quan để điều chỉnh cho phù hợp.
Hoàn thiện bản thiết kế.
Có sự đóng góp của các ban liên quan.
7 5.0 Trình bản thiết kế lên Ban điều hành dự án và chủ đầu tư.
Bao gồm toàn bộ bản vẽ tổng thể các hạng mục. d.Ban tư vấn
Tư vấn cho chủ đầu tư về các giấy tờ pháp lý để thực hiện dự án.
Tiếp nhận nhu cầu và nguyện vọng của chủ công trình thông qua Ban điều hành, dự trù quy mô và dự trù các khoản phải thu khác của công trình dựa trên các tiêu chí đã đưa ra.
Có kinh nghiệm, chuyên môn.
Xử lý nhanh nhạy các vấn đề về pháp lý cũng như kinh tế.
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA BAN TƯ VẤN
STT WBS Tên công việc Ghi chú
1.0 Tiếp nhận các thông tin về dự án
1.1 Tiếp nhận yêu cầu từ Ban điều hành Có văn bản kèm theo
2.1 Tìm hiểu nhu cầu thực tế
3.0 Giải quyết và tư vấn về pháp luật, sự tranh chấp bất đồng giữa các bên.
3.1 Tư vấn lựa chọn các nhà cung ứng hàng hoá, dịch vụ
3.2 Tư vấn lựa chọn nhà thầu
4 4.0 Tổng hợp báo cáo lên Ban điều hành
Phối hợp với Ban điều hành và Ban thi công để xem xét đánh giá bản quy hoạch
5.1 Phối hợp với các bên liên quan để xem xét đánh giá các phương án e Ban tài chính
* Số lượng: gồm 4 người: 1 kế toán trưởng, 1 phó thủ quỹ, 1 nhân viên kế toán.
Quản lý điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch vốn.
Kiểm tra dự toán, quá trình thanh quyết toán.
Giải ngân phù hợp với trình tự thực hiện dự án, đảm bảo theo đúng
Thanh toán và lập các báo cáo tài chính cho Ban điều hành và chủ đầu tư.
Báo cáo các thay đổi về tài chính sảy ra trong quá trình thực hiện dự án và báo cáo đề xuất liên quan đến tài chính với Ban điều hành dự án.
Trung thực, có trình độ và kinh nghiệm trong quản lý tài chính.
Xử lý linh hoạt các tình huống xảy ra.
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA BAN TÀI CHÍNH
STT WBS Tên công việc Ghi chú
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban giám đốc dự án Văn bản hóa.
2 1.1 Phân tích thông tin Khách quan.
Phải đảm bảo chính xác và đầy đủ. Báo cáo phải văn bản hóa.
4 1.3 Báo cáo cho ban điều hành.
5 2.0 Lập kế hoạch chi phí Được sự thống nhất bằng văn bản của các ban liên quan.
6 2.1 Phân bổ chi phí cho từng giai đoạn Theo văn bản đã thống nhất.
7 3.0 Lập báo cáo định kỳ Vào cuối mỗi tháng.
8 3.1 Lập báo cáo thanh quyết toán Vào cuối mỗi quý.
Thanh quyết toán số tiền còn lại khi kết thúc dự án.
Báo cáo trực tiếp cho ban điều hành và chủ đầu tư, gồm các hóa đơn chứng từ liên quan. f Ban thông tin
Quản trị nguồn thông tin đến và đi, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bí mật cho những thông tin nội bộ.
Đảm bảo thông suốt về thông tin giữa các bộ phận.
Ghi chép đầy đủ các biên bản họp của Ban điều hành.
Lập báo cáo thường xuyên lên Ban điều hành.
Có khả năng cập nhật và xử lý thông tin.
Ngoại giao và truyền tải thông tin tốt.
Sử dụng thành thạo phần mềm quản trị dự án và quản trị TT.
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA BAN THÔNG TIN
STT WBS Tên công việc Chú thích
1.0 Tiếp nhận công việc tới giám đốc dự án.
Nội dung công việc được văn bản hóa.
1.1 Xử lý, phân tích thông tin đến
Tham khảo ý kiến của các ban liên quan.
2.0 Truyền đạt thông tin đến cho các ban chức năng Bám sát ý tưởng và mục đích.
2.1 Thu thập thông tin phản hồi từ các ban.
2.3 Phân tích và trao đổi thông tin.
3.0 Lên kế hoạch lấy thông tin từ bên ngoài.
Bao gồm các dự án xây dựng thư viện khác.
3.1 Kiểm tra và chọn lọc thông tin.
4.0 Báo cáo kết quả cho ban giám đốc dự án Kèm theo cả bảng phân tích.
4.1 Họp các ban chức năng và truyền Sau khi đã tổng hợp toàn bộ
Giám sát quá trình thực hiện dự án, kịp thời phát hiện các sai sót.
Kiểm tra chất lượng từng bộ phận.
Theo dõi tiến độ thi công các hạng mục.
Tổng hợp và báo cáo thường xuyên lên bộ phận điều hành.
Hiểu biết sâu sắc về các tiêu chuẩn về thiết kế cũng như kỹ thuật xây dựng.
Có khả năng làm việc độc lập với các bộ phận.
Làm việc có trách nhiệm, trung thực, hiệu quả.
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA BAN KIỂM TRA
STT WBS Tên công việc Ghi chú
Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành Kèm văn bản hoá thông tin
1.1 Lên kế hoạch kiểm tra giám sát
Họp bàn và phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên
Căn cứ vào trình độ chuyên môn
Phối hợp chặt chẽ với Ban TT
3.0 Đưa ra kế hoạch giám sát cụ thể Trình cho cấp trên trước khi tiến hành giám sát
3.1 Tiến hành giám sát báo cáo lên Ban điều hành
Thường xuyên báo cáo cho cấp trên bằng văn bản hóa. Giám sát đặc biệt với bộ phận thi công của nhà thầu
4 Phát triển nhóm dự án Để có được những nhân sự tốt nhất, ngoài những yêu cầu chuyên môn, người quản lý dự án cần phải có những đức tính như sau :
Tầm nhìn xa trông rộng
Khi tuyển dụng được đội ngũ nhân viên phù hợp, có khả năng đáp ứng công việc cần thiết, cần có những chính sách khuyến khích nhân viên:
Khuyến khích nhân viên làm việc và tạo sự cạnh tranh trong công việc.
1 năm tăng lương 1 lần Ngày lễ tết đều có thưởng, thưởng cuối năm bằng 1 tháng lương.
Tổ chức các hoạt động ngoại khoá cho nhân viên Tạo không khí thoải mái, dễ chịu khi làm việc.
QUẢN TRỊ THÔNG TIN DỰ ÁN (Project communications management)
Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc
Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin
1 Lập kế hoach thông tin.
3 Báo cáo tình hình hoạt động.
1 Lập kế hoạch thông tin: Đây là dự án xây dựng nên những thông tin cần cho dự án là những thông tin liên quan đến công tác xây dựng như: mời thầu, đấu thầu, chọn nhà thầu, triển khai xây dựng, giám sát, nghiệm thu.
1.1.Các yêu cầu về thông tin
Các nội dung thông tin:
- Thông tin về các nghị định, thông tư của chính phủ về luật xây dựng
- Thông tin về giá đấu thầu, cách mời thầu
- Thông tin về nhân công , giá nguyên vật liệu xây dựng
- Thông tin về quá trình triển khai dự án
- Thông tin về kết cấu hạ tầng, địa điểm quy hoạch
- Thông tin phải được khai thác tối đa.
- Thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ.
- Thông tin phải được chắt lọc, lưu trữ và xử lý tốt
-Công nghệ truyền thông là các phương tiện truyền thông được sử dụng để thông tin liên lạc giữa các bên
- Thông tin thường được truyền đi bằng:
Bộ đàm liên lạc giữa ban quản lý dự án với nhau.
-Tính xác thực của thông tin, thời gian thông tin là yếu tố rất quan trọng đối với những người có trách nhiệm và tham gia vào truyền thông
- Với các thông tin đặc biệt thì có cách thức truyền thông riêng để không làm ảnh hưởng tới tính bảo mật của thông tin, không được dùng các hình thức thông tin công cộng để truyền thông
-Với những thông tin mang tính pháp lý thì phải gửi bằng văn bản, có sao lưu, có chữ ký và con dấu của người trực tiếp quản lý
Thông tin đến không kịp thời hoặc không chính xác.
Thông tin bảo mật bị rò rỉ
Rủi ro trong quá trình truyền thông:tín hiệu bị nhiễu , bộ đàm không liên lạc bi hỏng không liên lạc được , máy fax bị trục trặc …
Kế hoạch quản trị thông tin:
Phân loại thông tin: a Các nguồn thông tin vào:
Nhận thông báo về tiến độ thực hiện dự án, sự cân đối giữa hoàn thành và chưa hoàn thành từ phía các bên có liên quan.
Là nơi tiếp nhận mọi thắc mắc của các bên về chất lượng, khối lượng của công trình.
Công cụ và kỹ thuật (trong quản lý luồng thông tin vào): Đối tượng liên quan Trách nhiệm Công cụ
Người sở hữu thông tin Bảo đảm về một mục tin cụ thể cũng như tính chính xác, sẵn sàng để sử dụng và
_ Lưu trữ giấy tờ, sổ sách cẩn thận, thông tin đưa ra phải từ nguồn tin cụ thể._ Sử dụng hệ thống
Người quản lý thông tin
Bảo trì thiết bị truyền thông tin và các vấn đề liên quan tới công nghệ thông tin.
_ Sử dụng hệ thống truyền tin nội bộ: mạng Lan.
_ Sử dụng bộ đàm, điện thoại đảm bảo thông tin được truyền tải thông suốt và kịp thời.
Người sử dụng (trong và ngoài tổ chức)
Truy cập và sử dụng các thông tin do người sở hữu thông tin chỉ định và được người chăm quản lý thông tin cho phép.
_ Truy cập thông tin được phân quyền qua mạng nội bộ.
_ Truy cập thông tin thong thường qua Internet. b.Các nguồn thông tin ra
Các nội dung, quy chế hoạt động của ban điều hành phải được truyền tải một cách chính xác nhất đến các thành viên của công ty và các bên có liên quan.
Thông báo về tiến độ thực hiện dự án, sự cân đối giữa hoàn thành và chưa hoàn thành cho các bên liên quan.
2 Phân phối thông tin: Đầu vào:
- Cuối mỗi ngày đều phải có báo cáo công việc thực thi trong ngày.
- Mỗi ngày làm việc phải có biên bản đẻ bàn giao cho ngày tiếp theo.
- Ban quản lý chỉ đạo tiến độ thi công và phân công phân bổ công việc cho từng thời kỳ và từng quản lý bộ phận
Công cụ và kỹ thuật:
Kịp thời điều chỉnh khi có những thông tin khác với dự kiến ban đầu.
Liên lạc giữa các bộ phận liên tục thông qua bộ đàm, điện thoại, trực tiếp, văn bản. Đầu ra:
- Các báo cáo thường xuyên cập nhật trong suốt quá trình thông tin.
Phân tách công việc cho mỗi bộ phận.
Bộ phận có nhiệm vụ báo cáo về sự hoàn thành mức độ công việc của bộ phận mình: Hoàn thành được đến đâu và bao giờ hoàn thành xong toàn bộ khối lượng công việc được giao.
Kịp thời thông báo những sự cố bất ngờ hoặc sai sót trong quá trình thi công để ban điều hành dự án nhanh chóng đưa ra những cách giải quyết khắc phục sai sót hoặc sự cố.
Mô hình hóa như sau:
( Sơ đồ luồng thông tin nội bộ )
BẢNG KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ THÔNG TIN
TT Công việc Phương thức Trách nhiệm Thời gian
1 Tiếp nhận chỉ thị điều chỉnh từ chủ đầu tư, nhà thầu, các tổ chức khác, các thông tin, văn bản quan trọng có liên quan trực tiếp tới dự án chuyển tới ban điều hành.
Thông qua các cuộc họp từ ban quản trị, ban dự án bằng văn bản, báo cáo.
Theo từng tháng hoặc từng quí.
2 Tiếp nhận những thay đổi trong qui chế hành chính,
Thông qua cuộc họp từ hội đồng
Ban quản lý dự án.
Ban quản lý dự án
Các thành viên trong qui trình quản lý dự án từ chủ đầu tư tới các phòng ban. quản trị Ban thông tin.
3 Tiếp nhận từ phía chủ đầu tư tới ban quản lý dự án.
Gặp gỡ trực tiếp hoặc bằng văn bản.
Ban quản lý dự án.
4 Ghi nhận phản hồi từ ban quản lý, các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện của từng bộ phận.
Kiểm tra và giám sát trực tiếp các bộ phận.
Ban giám sát Thường xuyên
5 Quản lý thông tin, tổng hợp, phân tách truyền tin lưu trữ.
Phần mềm quản lý và bộ phận lưu trữ.
6 Cập nhật văn bản qui phạm pháp luật về ngành xây dựng quy hoạch.
Luật xây dựng, các phương tiện truyền thông.
7 Báo cáo kết quả hoạt động định kỳ, các văn bản hành chính công khai với các thành viên quản trị.
Các cuộc họp, văn bản, email.
Các phòng ban Định kỳ.
Thông tin chung: là thông tin được công khai cho mọi đối tượng có liên quan Ví dụ như:
Tiến độ thực hiện dự án
Thông tin chuyên môn: là thông tin được truyền tới ban phụ trách trực tiếp vấn đề có liên quan.
Bản vẽ thiết kế tổng thể và chi tiết toàn bộ công trình được chuyển tới ban “Thiết kế và quy hoạch tổng thể”
Tổng chi phí hoàn tất dự án được chuyển tới ban “Tài chính”.
Thông tin mật: là nguồn thông tin nhạy cảm Thông tin này chỉ có các cấp lãnh đạo, những người trực tiếp liên quan được phép tiếp cận.
Thông tin về báo cáo tài chính thực tế và bảng cân đối kế toán thực tế
Sự thay đổi nhạy cảm trong quy trình thực hiện dự án
Cuối mỗi ngày đều phải có báo cáo công việc thực thi trong ngày.
Mỗi ngày làm việc phải có biên bản đẻ bàn giao cho ngày tiếp theo.
Ban quản lý chỉ đạo tiến độ thi công và phân công phân bổ công việc cho từng thời kỳ và từng quản lý bộ phận.
Công cụ và kỹ thuật:
Kịp thời điều chỉnh thi công khi có những thông tin khác với dự kiến ban đầu.
Liên lạc giữa các bộ phận liên tục thông qua bộ đàm, điện thoại, trực tiếp, văn bản.
Các báo cáo thường xuyên cập nhật trong suốt quá trình thông tin.
3 Báo cáo tình hình hoạt động
Báo cáo thường xuyên trong ngày với những sự cố phát sinh trong quá trình thi công.
Báo cáo tiến độ thi công theo tuần, theo tháng.
Báo cáo những công việc cụ thể sẽ thực hiện tiếp theo.
Dựa vào báo cáo kết quả công việc của các bộ phận khác nhằm đánh giá tính hiệu quả hoặc những thiếu sót
Dự báo dự án, tiên đoán trạng thái tương lai của dự án dựa trên thông tin quá khứ và xu hướng phát triển cho tương lai
Tổ chức các buổi họp đánh giá hoặc đề xuất các phương án thay đổi (nếu cần).
Quản trị thông tin có liên hệ mật thiết đối với các phần quản trị khác: quản trị nhân sự, quản trị rủi ro, quản trị chi phí… Nếu hệ thống thông tin hoạt động thông suốt, độ chính xác cao, thời gian công bố thông tin phù hợp với tiến trình công việc sẽ giúp các bộ phận khác đạt hiệu quả công việc cao hơn, ví dụ : thông tin các công việc đầy đủ sẽ xác định được hết các rủi ro cần tránh, thông tin cập nhật về giá cả nguyên liệu, vật liệu, chính xác nhất sẽ xác định được tổng chi phí hợp lý, tiết kiệm nhất…
Ngược lại, nếu hệ thống thông tin bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của toàn dự án.Vì vậy, trước hết cần có các công cụ thông tin đầy đủ, hiện đại đảm bảo truyền tải một cách tốt nhất.
Ngoài khuôn mẫu hệ thống thông tin sắp đặt sẵn, ban quản lý dự án cần có biện pháp xử lý đặc biệt riêng mỗi khi có sự cố thông tin đột xuất, khó kiểm soát để không ảnh hưởng đến sản phẩm của dự án. Đầu vào:
Tài liệu nhận xét, đánh giá về quá trình hoạt động kinh doanh.
Biên bản ghi nhận kết quả hoạt động kinh doanh.
Biên bản ghi nhận phát sinh ngoài dự kiến.
Báo giá nguyên liệu, vật liệu.
Kết quả của dự án
Kết luận: xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh là một phần không thể thiếu trong mỗi dự án Và việc quản trị thông tin, đảm bảo duy trì hệ thống thông tin ấy hoạt động một cách hiệu quả thì càng quan trọng hơn.
QUẢN TRỊ RỦI RO DỰ ÁN ( Project risk management)
Rủi ro là yếu tố không thể tránh khỏi trong mọi hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình thực hiện một dự án Do vậy để dự án được thực hiện một cách suôn sẻ, nhà quản trị dự án cần phải nhận diện rủi ro và mức độ ảnh hưởng để đưa ra các biện pháp đối phó thích hợp.
Chương trình quản lý rủi ro quản lý rủi ro
Nhận diện phân loại rủi ro loại rủi ro Đánh giá mức độ rủi Đánh giá mức độ rủi ro ro
Hoạt động quản lý rủi ro rủi ro
Phát triển chương trình phòng chống rủi trình phòng chống rủi ro ro
1 Nhận diện rủi ro a Phân loại rủi ro và mức độ ảnh hưởng
Rủi ro về thiết kế, quy hoạch:
- Nhà thiết kế được lựa chọn không đáp ứng được yêu cầu của dự án,
- Thiết kế, quy hoạch không hợp lý,
- Bản thiết kế, quy hoạch không đáp ứng được đúng mục đích dự án đề ra.
Rủi ro trong đấu thầu và rủi ro từ phía nhà thầu:
- Lựa chọn nhà thầu không phải là tối ưu nhất,
- Nhà thầu không đáp ứng được yêu cầu dự án,
- Nhà thầu không đảm bảo được đúng tiến độ, chất lượng.
Rủi ro về yếu tố nhân lực:
Rủi ro trong quá trình quản lý nhân lực:
- Trình độ lao động không đáp ứng được yêu cầu của công việc,
- Trách nhiệm của người lao động không cao (rủi ro đạo đức)
Rủi ro giữa các bộ phận:
- Chậm tiến độ do việc phối hợp giữa các bộ phận không ăn khớp
- Một số chi tiết của bản thiết kế chưa phủ hợp với địa hình thực tế
Rủi ro về tài chính:
- Giá nguyên vật liệu tăng cao so với dự tính ban đầu
- Lãi suất ngân hàng thay đổi
- Chi phí dự phòng không đủ
- Xảy ra tranh chấp trong quá trình thi công ( ví dụ như:tranh chấp về đất đai…)
Rủi ro về phía chủ đầu tư:
- Chủ đấu tư chậm rót vốn, làm chậm tiến độ thi công
- Thời gian hoàn thành của dự án phải rút ngắn do yêu cầu của chủ đầu tư
- Nhà đầu tư bị phá sản dẫn đến dự án bị đình laị giữa chừng
Rủi ro do yếu tố khác:
- Xảy ra cháy nổ hoả hoạn do nhiều nguyên nhân
- Thời gian thực hiện dự án bị thay đổi do yếu tố thời tiết
* Mức độ ảnh hưởng của rủi ro
Thay đổi quan trọng: lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng cho dự án Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án
Thay đổi nhỏ: không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phục.
MA TRẬN ĐÁNH GIÁ RỦI RO
Mức độ ảnh hưởng % Giải pháp xử lý
1 Quy trình lập và thẩm định dự án không chuẩn
Thực hiện quy trình theo đúng quy định của pháp luật
Nhờ sự hỗ trợ của các chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn
2 Không thống nhất các phương án thiết kế, xây dựng
Họp bàn thống nhất,có sự tham gia tư vấn của tổ chuyên gia và các bên liên quan
3 Chủ đầu tư có Khả năng tài chính hạn hẹp
Tìm hiểu kỹ các thông tin về tình hình tài chính của chủ đầu tư
Thỏa thuận trên cơ sở hợp đồng, văn bản quy định rõ về vấn đề thanh toán, và trách nhiệm của các bên liên quan
4 CĐT có ít kinh nghiệm thực hiện dự án
Ban quản lý dự án quản lý và báo cáo với chủ đầu tư
Nhờ sự hỗ trợ của các nhà tư vấn
5 Sai sót trong các bản thiết kế H4 H4 16 4.2
Yêu cầu ban thiết kế kiểm tra vè thực hiện lại
Tăng cường kiểm tra, phát hiện sai sót kịp thời
6 Thiết kế lạc hậu không đáp ứng được nhu cầu sử dụng
Thông báo với bộ phận thiết kế về vấn đề của bản thiết kế.
Chỉ ra phương hướng điều chỉnh cho phù hợp với mục đích, nhu cầu sử dụng
7 Thiếu thiết kế chi tiết H4 M3 12 3.2
Nêu rõ yêu cầu thiết kế chi tiết
Phát hiện kịp thời, yêu cầu bổ sung thêm phần thiết kế chi tiết nếu thiếu.
8 Thiết kế không đồng bộ, tương thích giữa các bộ phận
Yêu cầu các nhà thầu điều chỉnh lại bản thiết kế cho phù hợp
Giám sát sự phối hợp thực hiện
9 Bản thiết kế không phù hợp với địa hình nơi thi công
Khảo sát địa hình thật kĩ càng trước khi thiết kế bản vẽ cho công trình
Có được bản đồ địa hình của khu đất xây dựng công trình
10 Chậm tiến độ do các bộ phận phối hợp không ăn khớp
Lên lịch trình cho công việc cụ thể, khoa học, hợp lý bằng văn bản tạo cho việc phối hợp thực hiện giữa các nhóm không bị chồng chéo, ảnh hưởng lẫn nhau.
Khi phát sinh sự chồng chéo phải nhanh chóng giải quyết, không để ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.
11 Thiếu dự toán, chi tiết M3 M3 9 2.4
Xem xét tính lại dự toán chi tiết cho từng khoản mục
Trình lại cho chủ đầu tư
12 Dự toán có đơn giá không phù hợp với giá thị trường hiện tại
Tính lại dự toán theo đơn giá mới
Trình chủ đầu tư xem xét, điều chỉnh cấp vốn cho phù hợp
13 Thông tin đi và đến không đầy đủ hoặc sai lệch
Thường xuyên kiểm tra độ chính xác của các thông tin theo nguyên tắc đa phương.
Kiểm tra sự ăn khớp giữa các thông tin đến và đi
Giao nhiệm vụ rõ ràng cho người quản trị thông tin.
Thường xuyên trao đổi về thông tin cần thiết với các nhóm và kiểm tra chéo thông tin thu nhập đựơc của từng người trong nhóm.
Liên lạc thường xuyên với các đối tượng phát thông tin đến, theo dõi kịp thời các thay đổi. Điều chỉnh ngay khi phát hiện ra sai lệch.
14 Giá nguyên vật liệu tăng cao H4 H4 16 4.2
Lập quỹ dự phòng tài chính
Thỏa thuận với chủ đầu tư
15 Giá bỏ thầu quá thấp H5 H4 20 5.3
Cho các nhà thầu chào lại giá hoặc tiến hành đấu thầu lại
16 Liên kết giữa các nhà thầu để tạo ưu thế cho 1 nhà thầu
Xem xét kỹ quan hệ giữa các nhà thầu
Thông báo cho chủ đàu tư và cơ quan chức năng để có quyết định giải quyết ( đấu thầu lại …)
17 Nhà thầu không đủ năng lực H4 H5 20 5.3
Thực hiện nghiêm túc, khách quan quá trình đánh giá kinh nghiệm,năng lực tài chính và năng lực kỹ thuật của nhà thầu
Lựa Chọn người có năng lực kinh nghiệm tham gia quá trình đấu thầu
18 Nhà thầu không được cung cấp đủ các thông tin cần thiết
Thông báo đấu thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng Trong đó nêu rõ các thông tin của gói thầu: Các yêu cầu kinh nghiệm, tài chính, kỹ thuât và phân tách rõ các công việc trong từng gói thầu
Làm dõ cho các nhà thầu cần tìm biết them thông tin về gói thầu
19 Tiêu cực và để lộ thông tin nhạy cảm trong quá trình đấu thầu
Quản lý thông tin chặt chẽ: hồ sơ dự thầu được quản lý theo chế độ hồ sơ mật
Nếu để lộ thông tin thì xin chỉ thị của cơ quan chức năng, tiến hành đấu thầu lại
20 Yêu cầu đấu thầu quá cao H4 M3 12 3.2
Xin ý kiến của cơ quan có thẩm quyền
Chọn nhà thầu có các yêu cầu về tài chính, kỹ thật phù hợp( gần với yêu cầu nhất nếu không có nhà thầu nào đạt yêu cầu
21 Chậm giải phóng mặt bằng H5 H5 25 6.6
Kết hợp với các cơ quan chắc năng của nhà nước để đẩy nhanh quá trình giải tỏa
Đàm phán tìm ra những vướng mắc để tìm hướng khắc phục
22 Chi phí giải phóng mặt bằng quá lớn, vượt quá dự toán
Xem xét lại khung giá đền bù và nguyên do phát sinh
Trình chủ đầu tư phương án giải quyết: điều chỉnh giá, cưỡng chế…
23 Vướng phải các công trình hạ tầng kỹ thuật khác
Xin ý kiến chỉ đạo của các cơ quan, ban ngành có trách nhiệm.
Ban Điều hành đàm phán với chủ đầu tư về tiến độ hoặc thay đổi địa điểm
24 Khó khăn trong việc xin giấy phép
Tăng cường vận động hành lang, lập ra bản kế hoạch chi tiết trình cơ quan nhà nước phê duyệt lại
25 Xung đột với người dân xung quanh công trình
Tăng cường an ninh khu vực xung quanh
Đàm phán để giải quyết
Yêu cầu sự hộ trợ của chính quyền
26 Tái chiếm sau giải tỏa M3 L2 6 1.6
Hỗ trợ việc xây dựng các khu tái định cư
Kết hợp với các cơ quan chắc năng tiến hành cưỡng chế với các hành vi tái chiếm.
27 Rủi ro về nhân sự
(thiếu nhân sự, không đáp ứng được yêu cầu của dự án, tai nạn lao động, công nhân xin nghỉ hoặc bỏ việc )
Lựa chọn các thành viên thực hiện có trình độ chuyên môn cao.
Cần chuẩn bị sẵn các nguồn nhân lực thay thế trong quá trình thực hiện dự án.
Thực hiện đầy đủ các chế độ về y tế, lương bổng, bảo hiểm xã hội cho toàn nhân sụ tham gia dự án.
Tạo môi trường làm việc thân thiện, thuận tiện để kích thích tinh thần làm việc của nhân viên.
Công khai thưởng - phạt, khuyến khích tăng năng suất lao động.
Đảm bảo an toàn lao động, có biện pháp xử lý kịp thời khi xảy ra tai nạn.
28 Các yếu tố: thời tiết, hỏa hoạn, thiên tai làm chậm tiến độ dự án
Theo dõi dự báo thời tiết trong thời gian dài để lập lịch trình công việc hợp lý.
Thiết kế phương pháp kỹ thuật, tổ chức thi công sao cho phù hợp với yêu cầu của ban Điều hành và chủ đầu tư.
Trang bị các phương tiện phòng cháy chữa cháy, đảm bảo các điều kiện phòng chỗng cháy nổ
Trong đó, khả năng rủi ro và tác động của nó đến dự án được đánh giá theo thang điểm từ 1 đến 5
Các yếu tố chính làm tăng chi phí và chậm tiến độ dự án
Mức độ ảnh hưởng (%) Không biết
Lớn Trung bình Không ảnh % hưởng
1 Yếu kém của ban/ công tác quản lý dự án
2 Tổ chức quản lý thực hiện và giám sát yếu kém
3 Khả năng tài chính của chủ đầu tư không đáp ứng được yêu cầu của dự án
4 Khả năng tài chính của nhà thầu không đáp ứng được các yêu cầu thi công
5 Dự toán, các khoản dự trù thiếu chính xác
6 Phương pháp công nghệ lạc hậu không phù hợp
8 Các công việc phát sinh 30 45 20 5
9 Sự biến động giá cả trên thị trường
10 Các sai sót trong quá trình thực hiện
11 Chậm trễ/ thiếu trao đổi thông tin giứa các bên tham gia trong dự án
11 Hợp đồng không chặt chẽ, thiếu ràng buộc
12 Sự yếu kém của thầu phụ 20 70 5 5
13 Chậm trễ trong việc nghiệm thu công việc đã hoàn thành
3 Phương pháp kiểm soát rủi ro:
Thông qua các cuộc họp có sự tham gia của nhiều thành phần với những chức năng và quan điểm khác nhau để hạn chế rủi ro Với ưu thế số đông sẽ tính toán trước 1 cách tương đối những sai lệch trong dự án Đồng thời tích cực xác định căn nguyên của những rủi ro này.
Phân chia trách nhiệm xử lý rủi ro nghiêm trọng cho từng thành viên
Trong trường hợp rủi ro đã xảy ra, hậu quả kéo theo những khoản chi phí phát sinh khá lớn làm chậm trễ lịch trình hoặc phá hỏng kết quả sau cùng thì áp dụng những phương pháp quản lý có khả năng thích ứng với hoàn cảnh như sau:
Tăng số lượng thành viên tham gia vào các nhiệm vụ nhỏ
Khuyến khích bàn giao kết quả sớm.
Tuyển thêm hoặc huấn luyện những người có khả năng học hỏi và thích nghi với tình hình mới
Giảm tính phụ thuộc vào các công cụ ra quyết định có tính dự báo.
Sửa đổi lại các ước lượng thời gian và chi phí.
QUẢN TRỊ ĐẤU THẦU DỰ ÁN (Project procurement management)
Các bước trong quá trình đấu thầu được ban quản lý dự án tiến hành theo đúng trình tự quy định của luật đấu thầu
Trình tự cụ thể như sau:
Chủ đầu tư : Công ty CP tư vấn đầu tư và thiết kế xây dựng Việt Nam
Bên mời thầu : Nhóm 06 - Lớp quản lý dự án, trường đại học Thăng Long.
Hình thức đấu thầu: Đấu thầu rộng rãi
Phưng thức đấu thầu: Đấu thầu 1 túi hồ sơ
Thời gian lựa chọn nhà thầu: Trong 7 ngày
Tổ chức đấu thầu Đánh giá hồ sơ dự thầu
Thẩm định và phê duyệt kết quả
Thương thảo,ký kết hợp đồng
Dự án: Quy hoạch khu thể thao và văn hóa dân gian SỨC SỐNG MỚI
Thời gian thực hiện : 1 năm 5 tháng
Gói thầu số 1 : Quy hoạch 4 sân tennis
Gói thầu số 2 : Quy hoạch 2 sân bóng rổ
Giá gói thầu như sau:
Tên gói thầu Chi phí
Chỉ dẫn với nhà thầu:
Địa điểm bán hồ sơ: trụ sở Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và thiết kế xây dựng Việt Nam tòa nhà CIC-CDC, 37 Lê Đại Hành, quận Hai Bà Trưng TP Hà Nội
Thời gian bán hồ sơ: 18/2/2010
Thời gian mở thầu: 15 ngày sau khi bán hồ sơ mời thầu
Giá hồ sơ mời thầu :1.000.000 đồng/ bộ
Hồ sơ mời thầu có hiệu lực 180 ngày kể từ ngày đóng thầu
Đảm bảo dự thầu: 10% giá trị gói thầu
Đảm bảo dự thầu: 10% giá trị gói thầu
Sau khi lập xong, kế hoạch đấu thầu được trình cho chủ đầu tư phê duyệt trong vòng 10 ngày, sau đó chúng tôi tiến hành tổ chức đấu thầu.
2.1.1 Lập hồ sơ mời thầu.
Theo quy định của luật đấu thầu, và đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động đấu thầu, cũng như của dự án, nội dung của hồ sơ bao gồm các điểm sau:
Đảm bảo dự thầu : 10% trị giá gói thầu
Đơn xin tham dự đấu thầu: Theo mẫu có sẵn
Yêu cầu về mặt kỹ thuật:
- Phía nhà thầu phải đáp ứng được các yêu cầu theo quy định chung
- Biểu đồ thực hiện hoàn thành sớm hơn hoặc đúng với tiến độ
- Có đầy đủ máy móc thiết bị thực hiện công trình:
- Nhân sự: Có ít nhất 2 kỹ sư hơn 5 năm kinh nghiệm chịu trách nhiệm thực hiện
- Chúng tôi xem xét, chấm điểm yêu cầu kỹ thuật là 70%
- Nhà thầu phải chứng minh được kinh nghiệm và năng lực của mình trong việc thực hiện những công trình lớn hơn hoặc tương đương khác trước đó: từng thực hiện ít nhất 3 dự án có quy mô và mức độ tương đương
Yêu cầu về mặt tài chính:
- Giá chào và biểu giá chi tiết phải phù hợp,đồng thời phải đảm bảo các tiêu chuẩn chung về mặt kỹ thuật,chất lượng mà hồ sơ mời thầu đặt ra.
- Có đủ năng lực tài chính để thực hiện xong toàn bộ gói thầu đúng tiến độ: Báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm liên tiếp gần nhất đều dương.
- Có phương án tài chính tối ưu, hiệu quả, thời gian hoàn vốn ngắn.
- Phương thức thanh toán: chuyển khoản qua ngân hàng.
- Đồng tiền dự thầu :VNĐ
Tư cách hợp lệ của nhà thầu: Đảm bảo các điều kiện sau
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh,giấy chứng nhận đầu tư được cấp quy định của pháp luật hoặc có quyết định thành lập với các nhà thầu không có đăng ký kinh doanh
Hoạch định kinh tế độc lập.
Không bị cơ quan có thẩm quyền kết luận về tình hình tài chính không lành mạnh đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ đọng không có khả năng chi trả,hay đang trong quá trình giải thể. Đánh giá
Chúng tôi đánh giá nhà thầu dựa trên 3 yếu tố : Kinh nghiệm, năng lực kỹ thuật và năng lực tài chính.
Về mặt kỹ thuật: Thang điểm 100
- Bao gồm các nội dung chính sau:
Kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu 20
Nhân sự của nhà thầu 40
Các giải pháp và phương pháp xử lý với các yêu cầu cụ thể của gói thầu
Về mặt tài chính: 100 điểm
- Giá bỏ thầu thấp nhất (sau khi hiệu chỉnh) là yếu tố được ưu tiên hàng đầu.
Điểm tổng kết = 70% Điểm kỹ thuật + 30% Điểm tài chính
- Sau khi hoàn thành, được duyệt kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu chúng tôi tiến hành thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin: thông báo 3 kỳ liên tiếp trên báo liên quan đến đấu thầu (báo Hà Nội mới …) và trên trang web đấu thầu: vnexpress.net , www.dauthau.mpi.gov.vn
- Thông báo mời thầu nêu khái quát được nội dung kế hoạch đấu thầu.
Phát hành hồ sơ mời thầu.
Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu: Chúng tôi tiếp nhận hồ sơ và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ mật.
Mở thầu: Sau khi đóng thầu thì tiến hành mở thầu
Việc mở thầu được tiến hành công khai
Thông tin chính nêu trong hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu được chúng tôi công bố trong buổi mở thầu, được ghi lại trong biên bản mở thầu có chữ ký xác nhận của đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu.
2.3 Đánh giá hồ sơ dự thầu.
Trước tiên cần điều chỉnh và làm rõ hồ sơ mời thầu:
Sửa chữa các lỗi số học
Hiệu chỉnh các sai lệch
Đưa về cùng mặt bằng giá để so sánh
Quy đổi ra 1 loại tiền chung là VNĐ
- Làm rõ hồ sơ dự thầu
Làm rõ được thực hiện dưới hình thức trao đổi trực tiếp, nhưng đảm bảo không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp
Nội dung làm rõ được thể hiện bằng văn bản và được bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu
Việc thực hiện làm rõ được tiến hành với bên nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần làm rõ, tránh trường hợp để lộ thông tin.
Loại bỏ những hồ sơ không hợp lệ, không đảm bảo các yêu cầu quan trọng của hồ sơ mời thầu
Kiểm tra tính hợp lệ: Đơn dự thầu được điền đầy đủ, chính xác, có
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết địnht hành lập
Số lượng bản chính bản sao :1 bản gốc, 7 bản sao
Tính hợp lệ của đảm bảo dự thầu.
Giá đề nghị trúng thầu không vượt qua giá gói thầu
Xếp hạng hồ sơ dự thầu theo giá đánh giá.Hồ sơ dự thầu có giá đánh giá thấp nhất được xếp thứ nhất.
- Trình lên chủ đầu tư phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu theo giá đánh giá
- Sau đó tổ chuyên gia đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu được xếp thứ nhất.
- Khi năng lực và và kinh nghiệm của nhà thầu xếp thứ nhất không đáp ứng yêu cầu thì tiếp tục đánh giá năng lực và kinh nghiệm của các nhà thầu được xếp hạng tiếp theo.
- Nếu cần thiết có thể báo cáo với chủ đầu tư cho phép thương thảo sơ bộ về hợp đồng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thương thảo và hoàn thiện hợp đồng sau khi có kết quả trúng thầu
Nhà thầu được xem là trúng thầu khi đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Có hồ sơ dự thầu hợp lệ
- Đáp ứng được yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, giải pháp kỹ thuật
- Có điểm tổng hợp về mặt kỹ thuật và tài chính cao nhất
- Có chi phí thấp nhất trên cùng 1 mặt bằng
- Có giá trúng thầu không vượt quá giá gói thầu được duyệt
2.4 Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu.
- Sau khi chọn được nhà thầu thích hợp, bên mời thầu tiến hành lập báo cáo về kết quả đấu thâu trình lên chủ đầu tư.Chủ đầu tư sẽ trình lên có quan có thẩm quyền xem xét thẩm định
- Chủ đầu tư dựa trên báo cáo kết quả đấu thầu và báo cáo thẩm định, xem xét và phê duyệt kết quả đấu thầu Sau đó lập văn bản phê duyệt gồm các nội dung:
Tên nhà thầu trúng thầu
Thời gian thực hiện hợp đồng
Các nội dung lưu ý khác
- Nếu không có nhà thầu trúng thầu ,trong văn bản phê duyệt kết quả cần phải nêu rõ không có nhà thầu nào trúng thầu và hủy đấu thầu và thực hiện lựa chọn theo quy định của luật này.
2.5 Thông báo kết quả đấu thầu.
