QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
Quá trình hình thành
Những năm đầu của thập kỷ 90, Việt Nam đang trong thời kỳ đầu của quá trình mở cửa, nền kinh tế đất nước có những chuyển biết rõ rệt và đang từng bước hội nhập vào nền kinh tế của khu vực và trên thế giới Nhu cầu giao dịch mua bán hàng hoá ngày càng tăng cao Nhận thấy được điều này Hội Đồng Trung Ương Liên Minh Các Hợp Tác Xã Việt Nam đã quyết định thành lập Công Ty Thương Mại Dịch Vụ Tổng Hợp theo Quyết Định Số 04/QĐ-UB ngày 14/05/1994 của Uỷ Ban Nhân Dân TP Hồ Chí Minh và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 200652 ngày 28/05/1994.Trụ sở chính của Công ty lúc bấy giờ đặt tại địa chỉ: 59 Lý Tự Trọng, Quận 1.
Ra đời trong cơ chế thị trường với không ít khó khăn và thử thách với số vốn ban đầu không nhiều nhưng được sự lãnh đạo của Liên Minh Các Hợp Tác XãViệt Nam và sự đồng tình ủng hộ tạo mọi điều kiện của các cơ sở ban nghành cộng với sự nhạy bén của ban lãnh đạo đã dần đưa Công ty từng bước đi lên.Tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty luôn cố gắng khắc phục mọi khó khăn, liên doanh liên kết với các thành phần kinh tế tạo thêm và mở rộng số vốn ban đầu, tạo cho công ty một vị thế vững chắc trên thị trường trong nước cũng nhử quoỏc teỏ.
Cô caáu voán cuûa Coâng ty:
Vốn kinh doanh của Công ty khi thành lập :241 000.000đ
Trong đó: Vốn cố định :68.000.000đ
Chức năng chính của Công ty lúc bấy giờ là:
Kinh doanh các mặt hàng nông, lâm, hải sản, lương thực, thực phẩm, hàng công nghệ phẩm… để xuất khẩu và tiêu thụ nội địa;
Nhập khẩu hàng hoá, vật tư thiết bị theo giấy phép của cơ quan có thẩm quyền;Hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh doanh trong và ngoài nước.
Quá trình phát triển
Sau hơn một năm hoạt động kinh doanh, Công ty đã thu được một số thành quả đáng kể Tháng 12/1995 Công ty quyết định tăng vốn điều lệ thêm 260.000.000đ và tổng số vốn của Công ty thời điểm này là 501.000.000đ, đồng thời đăng kýmở rộng, bổ sung nghành nghề kinh doanh cụ thể là mua bán vật liệu xây dựng và hàng trang trí nội thất.
Tháng 05/1998 Công ty đăng ký bổ sung nghành nghề kinh doanh: Khai thác đá, cát, sỏi, san lấp mặt bằng, mua bán vật tư hoá chất, hàng kim khí điện máy, điện lạnh, điện tử, máy vi tính và phụ kiện, dịch vụ sửa chữa hàng điện tử, máy vi tính-tin học Đồng thời tăng số vốn hiện có lên: 6.536.000.000đ.
Ngày 04/11/1998, được sự chấp thuận của Sở Kế Hoạch và Đầu tư, Công ty dời trụ sở giao dịch đến 173 Hai Bà Trưng, P6, Q3 TP Hồ Chí Minh cho đến nay Và từ đó Công ty cũng bổ sung nhiều lĩnh vực kinh doanh
Ngày 30/06/2005 Công ty được chuyển đổi thành Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp( GECOSEX.JSC) theo quyết định số 733/2005/ Qẹ-QLDN
Hiện nay, Công ty đã hoàn thiện mô hình kinh doanh với nhiều lĩnh vực, nghành nghề kinh doanh khác nhau:
Xây dựng dân dụng và các công trình giao thông( vừa và nhỏ);
Sản xuất hàng may mặc, hàng tiểu thủ công nghiệp;
Kinh doanh các mặt hàng nông, lâm, hải sản, hàng công nghệ phẩm để xuất khẩu và tiêu dùng nội địa;
Mua bán vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất, vật tư hoá chất,kim khí điện máy, điện lạnh, điện tử, máy vi tính và phụ kiện;
Kinh doanh các loại xăng, dầu, nhớt, các loại sản phẩm tre, nứa, gỗ chế bieán;
Kinh doanh dụng cụ và trang thiết bị y tế;
Nhập khẩu hàng hoá vật tư, thiết bị theo giấy phép của cơ quan có thẩm quyeàn;
Hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước;
Dịch vụ vận tải, sữa chữa các loại xe ô tô, cơ giới ngành giao thông vận tải;
Đào đắp, nạo vét kênh nương thuộc các dự án nhóm C;
Đầu tư và kinh doanh nhà đất;
Khai thác, xử lý và mua bán nước sạch;
Vận tải xăng dầu bằng ôtô;
Vận chuyển hành khách theo hợp đồng;
Dịch vụ sửa chữa hàng điện tử, máy vi tính;
Kinh doanh lữ hành quốc tế và nội địa;
Đại lý bán vé máy bay;
Dịch vụ quảng cáo thương mại;
Tổ chức hội chợ, triển lãm;
Dịch vụ tổ chức lễ hội.
Lắp đặt pano, bảng hiệu;
In trên bao bì( không in tại trụ sở);
Thi công các công trình cấp, thoát nước, công trình kỹ thuật hạ tầng đô thò;
Mua bán vải, sợi, than;
Mua bán rượu, bia, nước giải khát ;
Cho thuê văn phòng, nhà ở;
Sản xuất, mua bán hàng bảo hộ lao động
CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY
Chức năng của công ty
Là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại dịch vụ tổng hợp, xây dựng Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp có chức năng kinh doanh trong rất nhiều lĩnh vực thuộc tất cả các nghành nghề đã đăng ký.
Nhieọm vuù cuỷa Coõng ty
– Bảo tồn và phát triển nguồn vốn hiên có.
– Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh có hiệu quả, kinh doanh theo đúng nghành nghề đã đăng ký và đúng quy định của pháp luật.
– Kịp thời đáp ứng nhu cầu của thị trường góp phần bình ổn giá cả một số mặt hàng thiết yếu
– Chăm lo đời sống, nâng cao trình độ chuyên môn và quản lý tốt đội ngũ cán bộ công nhân viên, tổ chức phân bổ lao động hợp lý
– Ưùng dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào hoạt động kinh doanh nhằm đạt được hiêu quả cao nhất.
– Tăng cường cơ sở vật chất, nâng cao năng suất lao động, xây dựng nền tảng cho công ty ngày càng vững chắc
– Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước
ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
– Đứng đầu là Giám đốc công ty, là người điều hành chung và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty với cơ quan chức năng và trước toàn coâng ty.
– Phó giám đốc công ty: Là người tham mưu cho giám đốc trong phần điều hành công việc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần nhiệm vụ được giao.
Phòng kế hoạch nghiệp vụ:
– Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh theo từng tháng, quyù, naêm.
– Dự thảo phương án kinh doanh tổng hợp để trình lên giám đốc quyết định – Tổ chức nghiên cứu thị trường, tham mưu kịp thời cho ban giám đốc những biến động và xu hướng của thị trường và các định hướng để điều chỉnh thích hợp.
Phòng keá hoạch nghieọp vuù
Phòng tổ chức hành chánh
Phòng kế toán tài vuù
Phòng xuaát nhập khaồu Ban Giám Đốc
Các đơn vị trực thuộc
– Hoàn tất các thủ tục, soạn thảo hợp đồng kinh tế.
Phòng tổ chức hành chính:
– Quản lý nhân sự, tuyển dụng nhân viên theo yêu cầu của các phòng ban – Quản lý hành chính và thực hiện các chế độ, chính sách cho người lao động.
– Thực hiện việc tiếp nhận, chuyển giao lưu trữ các công văn, tài liệu và quản lý con dấu Ký phát các công văn giấy tờ thuộc phạm vi, nhiệm vụ. – Quản lý các thiết bị văn phòng, phân bổ và cấp phát văn phòng phẩm cho từng bộ phận nhằm phục vụ tốt cho công tác.
Phòng kế toán tài vụ:
– Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm.
– Phụ trách toàn bộ các vấn đề về tài chính, tình hình thu chi toàn công ty – Lập sổ sách ghi chép kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
– Quản lý và bảo toàn và phát triển nguồn vốn của công ty.
– Thực hiện đầy đủ và kịp thời tất cả các báo cáo theo yêu cầu của Bộ Tài Chính.
– Ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá,
– Duy trì và mở rộng quan hệ với các đối tác nước ngoài
– Thường xuyên nghiên cứu tìm hiểu thị trường mới trên cơ sở duy trì vững chắc thị trường truyền thống.
Tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty
Trạm kinh doanh thửụng mại dịch vuù soá 1 soá 2
Trạm kinh doanh vật tư
CN Xaây dựng Thửụng Mại Dòch Vuù ẹNai Đ ội thi coâng xaây dựng giao thoâng
Trung taâm thửụng mại dũch vuù toồng hợp
Trung taâm đầu tư phát triển và xaây dựng
Xí nghieọp kinh doanh vận tải và xây dựng
Trạm kinh doanh thửụng mại dịch vuù tổng hợp
1.3.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của các trạm, trung tâm trực thuộc:
Trạm kinh doanh thương mại dịch vụ số 1&2: Kinh doanh các sản phẩm, thực phẩm đồ hộp, sữa tươi, cung cấp các sản phẩm ăn uống, bánh keùo cho heọ thoỏng sieõu thũ
Trạm kinh doanh vật tư: Mua bán, xuất nhập khẩu xăng,dầu, cung cấp cho nhu cầu tiêu thụ trong nước.
Trạm kinh doanh thương mại dịch vụ tổng hợp: Kinh doanh các mặt hàng nông, lâm, hải sản, lương thực, hàng tiểu thủ công nghiệp, cao su, vật tư, hoá chất, kim khí điện máy, dịch vụ vận tải, xăng dầu nhớt các loại, sửa chữa các loại xe ô tô, xe cơ giới.
Trung tâm đầu tư phát triển và xây dựng: Kinh doanh nhập khẩu vải, sợi, mua bán ván ép, vỏ xe các loại, nhập khẩu dụng cụ y tế.
Xí nghiệp kinh doanh vận tải và xây dựng: Mua bán, chuyên chở các loại vật liệu xây dựng như: cát, đá, xi măng… Xây dựng và mua bán nhà cửa
Văn phòng Công ty: Xuất nhập khẩu trực tiếp, uỷ thác, mua bán cao su.
Tình hình nhân sự tại công ty
Hiện nay, công ty có tổng cộng 60 nhân viên Trong đó:
* Lao động phổ thông: 8 ngườiSố lao động trên là lao động thường xuyên Ngoài ra công ty còn ký hợp đồng dưới hình thức hợp tác tay nghề và lao động thời vụ khoảng 15 – 20 người sử dụng trong các bộ phận bán hàng Công ty rất coi trọng yếu tố con người thể hiện qua tiêu chuẩn tuyển dụng , nguồn tuyển dụng và đặc biệt là đào tạo sau tuyển dụng Hàng năm, những nhân viên có năng lực và đạt thành tích cao trong công tác sẽ được công ty có chế độ khen thưởng phù hợp nhằm khuyến khích động viên họ tiếp tục phát huy năng lực góp phần đưa công ty ngày càng phát triển hơn nữa.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Sơ đồ
Công ty đang áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung, vừa phân tán Khi có nghiệp vụ phát kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán của các trạm, trung tâm, chi nhánh sẽ tiến hành ghi chép ban đầu, hạch toán chi phí, doanh thu hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra tại đây Sau đó lập bảng kê, cân đối kế toán của chi nhánh, trạm, bảng kê có liên quan gởi về phòng kế toán của công ty.
Tại phòng kế toán của Công ty, các nhân viên kế toán sẽ tiến hành kiểm tra cách ghi chép của những đơn vị trực thuộc về số liệu, cách ghi chép… xem có phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không, nếu cần có sự điều chỉnh thì sẽ yêu cầu nhân viên của đơn vị trực thuộc bổ sung, sửa ngay trước khi lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, phân tích tình hình hoạt động kinh tế của Công ty.
Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán
Là người giúp Ban Giám Đốc, Hội đồng quản trị tổ chức, điều hành mọi hoạt động của phòng kế toán
Theo dõi, giám sát việc thực hiện công tác kế toán tại Công ty
Ký duyệt các chứng từ, các bản báo cáo kế toán, tuân thủ chế độ kế toán nhà nước quy định.
Kiêm vai trò của một kế toán tổng hợp.
Phản ánh, ghi chép vào tài khoản tiền mặt một cách chính xác, kịp thời tình hình thu, chi trên cơ sở các chứng từ thu, chi hợp pháp, hợp lệ.
Thuû quyõ KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế toán các đơn vị trực thuộc
Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, chi tạm ứng, chi lương, chi BHXH, các khoản trợ cấp, phụ cấp khi các nghiệp vụ phát sinh.
Thường xuyên đối chiếu với thủ quỹ để đảm bảo số liệu trên sổ kế toán phù hợp với số liệu trên sổ quỹ.
Kế toán tiền gửi ngân hàng :
Theo dõi tình hình thu, chi của tài khoản tiền gửi ngân hàng, là người làm việc, giao dịch với ngân hàng khi phát sinh nghiệp vụ.
Khi có các nghiệp vụ, chứng từ phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi vào tài khoản tiền gửi ngân hàng.
Đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp với số dư trên sổ kế toán của ngân hàng để tránh sai sót.
Theo dõi tình hình nhập – xuất - tồn kho của hàng hóa theo từng mặt hàng, nhóm hàng Tính giá xuất kho, hạch toán hàng tồn kho một cách phù hợp, chính xác.
Cùng với thủ kho kiểm kê hàng hóa, lập báo cáo tình hình lưu chuyển hàng hóa.
Đối chiếu số liệu hàng hóa trên sổ kế toán với thẻ kho nhằm tránh sai sót.
Theo dõi, ghi chép một cách đầy đủ, kịp thời số ngày, thời gian làm việc của người lao động, phản ánh đầy đủ các khoản trong thành phần quỹ lương của người lao động.
Tính toán và phân bổ chính xác tiền lương phải trả cho công nhân viên vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình sử dụng quỹ lương của doanh nghieọp.
Là người nắm giữ ngân sách Công ty
Thu, chi khi có xác nhận của cấp trên
Chi lương cho cán bộ công nhân viên
Phân bổ tình hình thu, chi cho các trạm
Kiểm tra quỹ mỗi ngày để phù hợp với số liệu trên báo cáo quỹ
Kế toán các đơn vị trực thuộc : Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh ban đầu ngay tại chi nhánh, trạm Cuối tháng lập các báo cáo tổng hợp nộp lên trụ sở Công ty theo yêu cầu của kế toán trưởng cuả Công ty
Hệ thống tài khoản
Hiện tại Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định số 14/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
Hệ thống tài khoản đang được sử dụng tại Công ty :
Tiền mặt Tieàn Vieọt Nam Ngoại tệ Vàng bạc, đá quý, kim khí 112
Tiền gởi ngân hàng Tieàn Vieọt Nam
Ngân hàng Công thương Việt Nam Ngân hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn VietCom Bank CN2 Tân Thuận
Ngân hàng Đầu Tư & Phát Triển Việt Nam Ngân hàng TMCP Á Châu – ABC
Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín Ngân hàng TMCP EXIM BANK
Ngoại tệ Vàng bạc, đá quý, kim khí 131
Phải thu khách hàng Hàng hóa
Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT hàng hóa Thuế GTGT tài sản cố định Thueỏ GTGT dũch vuù
Phải thu nội bộ Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc Phải thu nội bộ khác
Phải thu khác Tài sản thiếu chờ xử lý Phải thu về cổ phần hoá Phải thu khác
Tạm ứng Phòng nghiệp vụ Phòng xuất nhập khẩu Phòng tổ chức hành chánh
Chi phí chờ kết chuyển 144
Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn Tieàn Vieọt Nam
151 Hàng mua đang đi đường
Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu phu ùNhieõn lieọu
Coõng cuù duùng cuù Coõng cuù duùng cuù Bao bỡ luaõn chuyeồn 154
Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Chi phí kinh doanh
Hàng hóa Giá mua hàng Chi phí mua hàng
Tài sản cố định hữu hình Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc, thiết bị Phương tiện vận tải, truyền dẫn Thiết bị, dụng cụ quản lý
Tài sản cố định khác
214 Hao mòn tài sản cố định
244 Ký cược, ký quỹ dài hạn
Vay ngắn hạn Tieàn Vieọt Nam Ngoại tệ
Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Thuế GTGT phải nộp
Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế tiêu thụ đặt biệt
Thuế xuất nhập khẩu Thueá TNDN
Thuế nhà đấtCác loại thuế khácPhí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
334 Phải trả công nhân viên
Phải trả, phải nộp khác Tài sản thừa chờ xử lý Kinh phí công đoàn Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Phải trả, phải nộp khác
414 Quỹ đầu tư phát triển
Lãi chưa phân phối Lãi năm trước Lãi năm nay
431 Quỹ khen thưởng phúc lợi
451 Quỹ quản lý của cấp trên
Doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng Doanh thu cung caỏp dũch vuù 515
Doanh thu hoạt động tài chính Chênh lệch tỷ giá hối đoái Lợi nhuận góp vốn liên doanh 632
Giá vốn hàng bán Hàng hóa
Chi phí bán hàng Chi phí nhân viên bán hàng Chi phí bằng tiền khác 642
Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý nhân viên Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phớ khaỏu hao TSCẹ Chi phí bằng tiền khác
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Chi phí thuế thu nhập hiện hành Chi phí thuế thu nhập hoãn lại
911 Xác định kết quả kinh doanh
Hệ thống sổ sách tại Công ty
Hiện nay, tại Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký – Sổ cái”.
Các loại sổ Công ty đang sử dụng:
2 Sổ tiền gởi ngân hàng
3 Sổ chi tiết các tài khoản
5 Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán
6 Sổ chi tiết bán hàng
7 Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
– Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào Nhật Ký - Sổ Cái theo các tài khoản kế toán thích hợp Trong trường hợp chứng từ kế toán cùng loại phát sinh nhiều kế toán sẽ lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi vào Nhật Ký - Sổ Cái
– Những chứng từ gốc sau khi ghi vào Nhật Ký – Sổ Cái sẽ chuyển đến các bộ phận kế toán có liên quan để ghi vàosổ kế toán chi tiết, sổ quỹ.
– -Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết sau đó tiến hành đối chiếu với từng tài khoản tương ứng trên Nhật Ký – Sổ Cái Sau khi đối chiếu khớp đúng, kế toán tiến hành lập Báo cáo tài chính
– -Các đơn vị trực thuộc sau khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ban đầu, vào cuối tháng sẽ nộp lên công ty các bảng tổng hợp , bảng cân đối kế toán… Tại văn phòng kế toán của Công ty sẽ kiểm tra các số liệu báo cáo của những đơn vị này và tiến hành lập Báo cáo tài chính cho toàn coâng ty.
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Các phương pháp kế toán cơ bản
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
Tại doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Theo phương pháp này, kế toán phải thường xuyên theo dõi, kê khai quá trình nhập –xuất kho vật tư hàng hóa và xác định số dư hàng tồn kho trên sổ kế toán ở mọi thời điểm phải phù hợp với số tồn kho thực tế Vì vậy, kế toán phải thường xuyên đối chiếu kết quả kiểm kê để phát hiện chênh lệch và kịp thời xử lý.
Phương pháp tính giá xuất kho: theo phương pháp nhập trước – xuất trước: Theo phương pháp này thì hàng nào nhập kho trước sẽ được xuất trước và giá trị của hàng xuất này sẽ được tính theo giá nhập vào ở thời điểm đầu kỳ.
Hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua ở thời điểm cuối kỳ và giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá nhập kho ở thời điểm cuối kỳ
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định:
Công ty áp dụng tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Aùp dụng cho mọi tài sản liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghieọp.
NHẬT KÝ - SỔ CÁI BẢNG TỔNG
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC
Mức trích KH TSCĐ Nguyên giá tài sản cố định
BQ hàng năm thời gian sử dụng
Mức trích KH BQ Mức trích khấu hao năm hàng tháng 12
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ
Khi phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá có hoá đơn hợp lệ thì kế toán sẽ tách riêng phần thuế GTGT đầu vào và đầu ra trong tổng giá thanh toán.Phần thuế GTGT đầu vào sẽ được khấu trừ với số thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra.
Tổ chức trang thiết bị phục vụ công tác kế toán tại Công ty
Công ty trang bị đầy đủ phương tiện làm việc cho từng nhân viên kế toán, mỗi nhân viên kế toán có một bộ máy vi tính để làm việc Ngoài ra còn có máy in, máy Fax, máy Photocopy…
Hiện nay, Công ty chưa có phần mềm kế toán riêng, vẫn áp dụng hình thức kế toán bằng tay và sử dụng Excel để xử lý số liệu.
Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng tại Công Ty
- Niên độ kế toán : Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng
01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng : Đồng Việt Nam
- Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : Dựa trên tỷ giá liên Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam.
KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY TRONG NĂM 2007 .16 1 Kết quả Kinh doanh năm 2007
Cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn
Bảng cân đối kế toán phản ánh tài sản và nguồn vốn của Công ty tại một thời điểm nhất định, qua đó ta có thể đánh giá tình hình biến động của tài sản và nguồn vốn qua các kỳ kế toán. Để đánh giá cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Công ty trong năm 2007 ta dựa vào bảng cân đối kế toán của Công Ty tại ngày 31 tháng 12 năm 2007.
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP
173 HAI BÀ TRƯNG PHƯỜNG 6- QUẬN 3
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN NĂM 2007
SỐ CUỐI NĂM SỐ ĐẦU NĂM CHÊNH LỆCH
I-Tiền vá các khoản tương đương tieàn 10,462,771,148 10.50 3,440,937,485 5.08 7,021,833,663 204.07
II-Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn - - - -
III-Các khoản phải thu ngắn hạn 24,862,530,385 24.95 25,977,633,079 38.33 (1,115,102,694) (4.29) IV-Hàng tôn kho 32,062,949,548 32.18 22,601,048,617 33.35 9,461,900,931 41.86 V-Tài sảnngắn hanù khỏc 10,409,028,467 10.45 2,721,435,191 4.02 7,687,593,276 282.48
I-Các khoản phải thu dài hạn - - -
II-Tài sản cố định 21,159,456,633 21.24 12,424,451,207 18.33 8,735,005,426 70.30
III Bất động sản đầu tư - - - -
IV-Các khoản đầu tư tài chính dài hạn - - - -
V-Tài sản dài hạn khác 682,547,308 0.69 603,856,349 0.89 78,690,959 13.03
SỐ CUỐI NĂM SỐ ĐẦU NĂM CHÊNH LỆCH
1.6 MỘT SỐ NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CUÛA COÂNG TY:
Các yếu tố bên ngoài
Với chính sách mở cửa và khuyến khích đầu tư kinh doanh của nhà nước, hiện nay có rất nhiều công ty được thành lập và tham gia vào lĩnh vực thương mại, dịch vụ đã gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình tồn tại và phát triển Nhưng đây cũng là một nguồn động lực giúp Công ty tự hoàn thiện và phấn đấu đi lên. Đối thủ cạnh tranh là một trong những nhân tố quan trọng tác động trực tiếp và mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh của Công ty về khách hàng, doanh số, chi phí và thị phần của Công ty, làm cho Công ty hoạt động trong điều kiện khó khăn hơn, lợi nhuận có nguy cơ bị giảm sút Vì vậy việc nắm bắt, hiểu biết về đối thủ cạnh tranh của Công ty là điều rất quan trọng để từ đó đưa ra những chiến lược, kế hoạch và phương hướng kinh doanh có hiệu quả hơn.
Trụ sở giao dịch chính của Công ty đặt tại Q3, một quận trung tâm của thành phố và có hệ thống các trạm, chi nhánh, cửa hàng rộng khắp thành phố nên có điều kiện trong việc nắm bắt thị trường một cách kịp thời và nhanh chóng tạo thuận lợi cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty.
Các yếu tố bên trong
Môi trường bên trong có vai trò quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của Coâng ty:
Về lao động: lực lượng cán bộ, công nhân viên của công ty đều có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm cùng với bầu không khí làm việc thân tình, hợp tác và liên kết chặt chẽ nhau đã tạo tiền đề cho việc mở rộng qui mô và phát triển ngành nghề kinh doanh của công ty Đây chính là một thế mạnh tiềm năng của công ty.
Về vốn: từ khi thành lập đến nay, Công ty đã từng bước nâng cao vốn điều lệ của mình lên rất nhiều Điều này chứng tỏ quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty đã đạt được hiệu quả to lớn và ngày càng phát triển tạo điều kiện cho quá trình mở rộng về qui mô kinh doanh và ngành nghề kinh doanh tại Công ty.
NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA COÂNG TY
Những thuận lợi và khó khăn
Công ty kinh doanh với nhiều mặt hàng đa dạng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Do đó, rất thuận lợi trong quá trình mở rộng qui mô hoạt động kinh doanh, dễ dàng tìm kiếm nơi tiêu thụ trong nước cũng như xuất khẩu, đồng thời phản ứng kịp thời với sự thay đổi đột ngột của môi trường kinh doanh trong nước cũng như trong khu vực.
Khách hàng và thị trường truyền thống trong và ngoài nước của Công ty đều ổn định, có mối quan hệ tốt đẹp, bền vững.
Qui mô kinh doanh của Công ty còn nhỏ do thiếu vốn, chủ yếu dựa vào vốn vay, vốn liên doanh, liên kết với các bạn hàng trong và ngoài nước.
Do giá cả thị trường thường xuyên biến động, giá xăng dầu, nhiên liệu, cước phí vận chuyển cao làm ảnh hưởng khá nhiều đến lợi nhuận của Công ty
Phương hướng phát triển
Trong thời gian tới Công ty sẽ mở rộng thêm một số mặt hàng kinh doanh nhằm đa dạng hóa các mặt hàng đồng thời có thể mở rộng được quy mô họat động.
Đi sâu vào nghiên cứu tìm hiểu nhu cầu của thị trường để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp
Xác định mặt hàng nào là chiến lược, chủ chốt của Công ty để đi vào đầu tư sâu hơn nữa.
Xây dựng củng cố, mở rộng hơn nữa mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp trên tinh thần hợp tác phát triển.
SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HOÁ TRONG NƯỚC 20 2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HOÁ
KHÁI NIỆM HÀNG HOÁ
Hàng hoá là những sản phẩm lao động được các doanh nghiệp thương mại mua về để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu.
Hàng hóa trong kinh doanh thương mại thường được phân chia theo các ngành hàng như sau:
* Hàng vật tư, thiết bị
* Hàng công nghệ thực phẩm tiêu dùng
* Hàng lương thực-thực phẩm
NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA KẾ TOÁN HÀNG HOÁ
– Ghi chép, phản ảnh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển hàng hóa ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật Tính toán phản ảnh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn hàng hóa tiêu thụ.
– Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch về quá trình mua hàng và bán hàng Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hóa Đồng thời chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất kho, bán hàng hóa và tính thuế Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết về hàng hóa kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
– Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa, tổ chức kiểm kê hàng hóa theo đúng qui định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho.
KẾ TOÁN MUA HÀNG TRONG NƯỚC
2.2.1.Các phương thức mua hàng:
Theo phương thức này doanh nghiệp sẽ cử nhân viên đến trực tiếp bên bán để mua hàng và vận chuyển về bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài Khi nhận hàng và hoá đơn thì hàng hoá đã thuộc sở hữu của bên mua Mọi tổn thất xảy ra( nếu có) trong quá trình vận chuyển hàng về doanh nghiệp do doanh nghiệp chịu trách nhiệm.
2.2.1.2 Mua hàng theo phương thức chuyển hàng :
Theo phương thức này doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng với bên bán hàng, bên bán hàng căn cứ vào hợp đồng sẽ chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm đã quy định trong hợp đồng bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài Chi phí vận chuyển do bên nào phải trả tùy thuộc vào điều kiện qui định trong hợp đồng Khi chuyển hàng đi, hàng mua vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán Hàng mua chỉ thuộc quyền sở hữu của bên mua khi bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán.
2.2.2.Đánh giá hàng hoá khi nhập kho :
Giá thực tế của hàng hóa mua vào được ghi chi tiết theo 2 chỉ tiêu: giá mua và chi phí mua hàng hóa.
2.2.3 Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho; Bảng kê mua hàng; Phiếu nhập kho; Biên bản kiểm nghiệm…
TK : 156 "Hàng hoá" gồm 2 tài khoản cấp 2
TK 1561"Giá mua hàng hoá " : Dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hoá mua vào đã nhập kho theo giá mua
Giá mua vào của hàng hóa = Giá mua chưa có thueá GTGT + Chi phí thu mua
SDĐK : Gía thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ -Khoản giảm giá được hưởng do hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất. -Trị giá mua vào của hàng hoá chưa có thuế GTGT -Gía mua của hàng đã mua nhưng trả lại nguời bán -Thuế nhập khẩu hay thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp -Gía thực tế của hàng xuất kho để bán, gởi đại lý
-Trị giá của hàng bán bị trảlại
-Trị giá hàng thừa phát hiện khi kiểm kê.
- Trị giá hàng gia công xong nhập kho -Trị giá hàng xuất đi gia công chế biến. SDCK : Gía thực tế của hàng hóa tồn kho cuối kỳ
TK 1562 "Chi phí mua hàng" : Dùng để phản ánh chi phí có liên quan đến quá trình thu mua hàng hoá.
SDĐK : Chi phí mua hàng đầu kỳ Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ SDCK : Chi phớ thu mua toàn cuoỏi kyứ
TK 151 "Hàng mua đang đi trên đường "
Phản ảnh giá trị các loại hàng hóa mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
- Giá trị vật tư, hàng hóa đang đi đường.
- Giá trị vật tư, hàng hóa đã về nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho khách hàng.
CK : Giá trị vật tư, hàng hóa đã mua còn đang đi đường cuối kỳ.
2.2.4.1 Mua hàng nhập kho bình thường :
Gía thanh toán Gía mua chưa thuế các khoản giảm giá được hưởng
Xuất hàng trả lại người bán
Nhập lại kho hàng gởi bán, Xuất hàng gởi bán, gia công chế biến
2.2.4.2 Nhập kho có phát sinh thiếu :
(1) : Trị giá hàng thực nhập
(2) : Gía trị thiếu hụt chờ xử lý
(3) : Bên bán bổ sung số hàng thiếu
(4) : Trừ vào khoản phải trả
(5) : Xử lý bắt bồi thường
(6) : Tính vào chi phí khác
2.2.4.3.Trường hợp mua hàng có phát sinh thừa
* Trường hợp : Lập biên bản cho số hàng thừa
(1a) : Trị giá hàng nhập theo hoá đơn
(1b) : Trị giá số hàng thừa
(2) : Bên bán xuất bổ sung hoá đơn bán luôn số hàng thừa khi bên mua chấp nhận mua thêm.
(3) : Xuất kho hàng thừa trả lại bên bán
(4) : Trị giá hàng thừa không rõ nguyên nhân, đưa vào thu nhập khác
* Trường hợp : Lập biên bản giữ hộ số hàng thừa
(1a), (1b) : Lập phiếu nhập kho theo số lượng trên hoá đơn, đồng thời lập biên bản giữ hộ (TK 002)
(2a), (2b) : Bên bán lập bổ sung hoá đơn cho số hàng thừa khi bên mua đồng ý mua thêm Bên bán lập biên bản trả hàng giữ hộ.
(3) :Bên bán giao nhầm, bên mua xuất kho trả lại
(4a), (4b) : Hàng thừa không rõ nguyên nhân, lập biên bản về số hàng thừa và ghi vào thu nhập khác.
KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG NƯỚC
2.3.1 Các phương thức bán hàng :
Là việc bán hàng cho các đơn vị thương mại khác hoặc những đơn vị sản xuất để tiếp tục sản xuất Đặc điểm của bán buôn là hàng hoá chưa đến tay người tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện đầy đủ.
Có hai phương thức bán hàng:
* Bán hàng qua kho : Hàng hoá được mua vào dự trữ trong kho sau đó xuất ra bán Có hai cách bán hàng :
– Bán hàng tại kho : nghĩa là bên bán giao hàng tại kho bên bán, người đại diện bên mua nhận hàng tại kho bên bán, ký vào hóa đơn bán hàng và nhận hàng cùng với hoá đơn bên dành cho bên mua Khi giao hàng xong kế toán bên bán ghi nhận doanh thu bán hàng và hàng đang đi trên đường. Trách nhiệm hàng hoá chi phí thuộc về bên mua.
– Bán hàng theo phương thức chuyển hàng : Bên bán chuyển hàng từ kho của mình cho bên mua tại địa điểm do bên mua quy định đã thoả thuận ghi trên hợp đồng bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài Chi phí vận chuyển bên nào chịu tuỳ thuộc vào điều kiện quy định trong hợp đồng. Hàng hoá trong quá trình chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán. Thời điểm xác định tiêu thụ đối với phương thức này là khi bên mua nhận được hàng, đồng thời đã thanh toán cho bên bán hoặc chấp nhận thanh toán cho bên bán.
*Bán hàng vận chuyển thẳng :
– Xét theo tính chất vận chuyển hàng hoá, hàng hoá được mua đi bán lại ngay mà không phải nhập kho
– Xét theo tính chất đối tượng tham gia thì có ít nhất ba đối tượng cùng tham gia mua bán Nhà cung cấp, người mua, người bán.
– Nếu bên bán có tham gia thanh toán : Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp và chuyển đi bán thẳng cho người mua bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài Hàng hoá gởi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán( doanh nghiệp) Khi bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì bên bán mới ghi nhận doan thu.
– Nếu hàng hoá được vận chuyển thẳng tới bên mua và bên mua không tham gia thanh toán : Bên cung cấp sẽ chuyển hàng cho bên mua, bên bán đã phát hành hoá đơn GTGT thu tiền cho người mua và trả tiền cho nhà cung cấp Trong trường hợp này, kế toán chỉ theo dõi số hoa hồng được hưởng từ nghiệp vụ môi giới cho nhà cung cấp và cho khách hàng.
Là bán trực tiếp cho người tiêu dùng và thu tiền ngay Thời điểm xác định tiêu thụ là ngay khi hàng hoá được giao cho khách hàng
Có hai hình thức bán lẻ :
*Bán hàng thu tiền tập trung :
– Phương thức này tách rời hai nghiệp vụ bán hàng và thu tiền Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hoá đơn thu tiền giao cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao.
– Cuối ngày hoặc cuối ca nhân viên thu ngân sẽ tổng hợp tiền , kiểm tiền và xác định doanh số bán ra Nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo hoá đơn lập báo cáo bán hàng, đối chiếu số hàng hiện còn để xác định số hàng thừa, thiếu.
*Bán hàng thu tiền trực tiếp :
– Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách
– Cuối ca hoặc cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm tiền và làm giấy nộp tiền, kiểm kê hàng hoá hiện còn ở quầy và xác định lượng hàng bán ra. Sau đó lập báo cáo bán hàng để xác định doanh số bán ra.
2.3.2.Đánh giá hàng hoá khi xuất kho :
Hàng nhập kho được tính theo giá thực tế Khi xuất kho, để tính giá thực tế của hàng hoá, kế toán phải tách riêng 2 bộ phận: Giá mua và chi phí thu mua để tính toán.
Trị giá vốn hàng xuất bán = Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho + Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã bán
Đối với trị giá mua : có thể sử dụng một trong bốn phương pháp tính giá xuất kho:
+ Phương pháp “ Nhập trước- xuất trước”(FIFO): phương pháp này giả thiết rằng hàng mua vào trước sẽ bán ra trước, hàng mua vào sau sẽ bán ra sau để lần lượt căn cứ vào giá mua của lần nhập trước tính ra giá mua của hàng xuaát.
+ Phương pháp “ Nhập sau- xuất trước”(LIFO): phương pháp này giả thiết rằng hàng mua vào sau sẽ xuất ra bán trước Do đó căn cứ vào giá mua của lần sau cùng để tính lần lượt giá mua của hàng hoá bán ra.
+ Phương pháp” Bình quân gia quyền”: phương pháp căn cứ vào giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ để đánh giá bình quân một đơn vị hàng hoá.
Bỡnh quaõn gia quyeàn coỏ ủũnh
Bình quân gia quyền liên hoàn: mỗi lần nhập kho hàng hoá là phải tính lại đơn giá bình quân hàng mua Cách tính tương tự trên.
+ Phương pháp” Thực tế đích danh”: Giá vốn được ghi nhận cho hàng bán ra chính là giá thực tế mua của hàng hoá đó.
Đối với chi phí thu mua: được phân bổ cho hàng tiêu thụ và chưa tiêu thụ Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ Giả sử lấy trị giá mua làm tiêu thức phân bổ.
2.3.3 Chứng từ, tài khoản sử dụng :
Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi , biên bản kiểm nghiệm, bảng kê bán hàng, giấy nộp tiền bán hàng
– TK 131 “Phải thu khách hàng”
– TK 156 “ Hàng hoá”: Phản ánh trị giá xuất kho hàng xuất bán
– TK 33311“Thuế GTGT đầu ra”
– TK157 “Hàng gửi đi bán”: Phản ánh trị giá của số hàng gởi đi cho khách hàng theo hợp đồng mua bán và nhờ đại lý bán.
– TK 632” Giá vốn hàng bán”: phản ánh giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kyứ.
– TK 511” Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ kinh doanh.
– TK 512” Hàng bán bị trả lại”: phản ánh trị giá của hàng hoá đã tiêu thụ, bị khách trả lại.
– TK 532 “ Giảm giá hàng bán”:phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán
2.3.4.Phương pháp hạch toán nghiệp vụ bán hàng
2.3.4.1 Trường hợp bán hàng bình thường, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả Đối với bán buôn
(1) Hàng bán đã xác định tiêu thụ nhưng người mua chưa trả tiền.
(2) Người mua thanh toán tiền hàng.
(3) Giỏ vốn của hàng bỏn đó xỏc định tiờu thu.ù
(4) Trị giá hàng gửi đi bán.
(5) Giá vốn hàng gửi đi bán.
(6) Trường hợp bán hàng vận chuyển thẳng.
(7) Trường hợp mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba.
(8) Hàng bán bị trả lại.
(9) Giảm giá hàng bán. Đối với bán lẻ
+ Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, cho quầy
Nợ TK 156: chi tiết kho, quầy, cửa hàng nhận bán Có TK 156: kho hàng hoá (kho chính)
+ Cuối ngày khi nhận được báo cáobán hàng và giấy nộp tiền, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111: tổng số tiền bán hàng thu được nhập quỹ
Có TK 511: doanh thu bán hàng CóTK 33311: thuế GTGT đầu ra
2.3.4.2.Bán hàng phát sinh thừa, thiếu
Bán hàng phát sinh thiếu
(1a) Hàng xuất gửi bán trong trường hợp bán hàng qua kho theo phương thức chuyển hàng.
(1b) Hàng xuất gửi bán trong phương thức bán hàng vận chuyển thẳng.
(2) Ghi nhận doanh thu theo số hàng hóa bên mua thực nhận
(3) Giá vốn hàng bán theo số hàng hóa bên mua thực nhận.
(4) Theo dõi số hàng thiếu.
(5) Nếu bán hàng bị thiếu do xuất nhầm, sau đó bên bán giao tiếp cho đủ và bên mua đã nhận hàng.
(5a) Lập bút toán điều chỉnh nhưng không cần lập phiếu nhập kho.
(5b) Gửi tiếp hàng hóa cho đủ số.
(5c) Ghi nhận doanh thu của số hàng gửi tiếp đã xác định tiêu thụ.
(5d) Giá vốn hàng xuất bán bổ sung.
(6) Nếu bán hàng bị thiếu do tinh thần trách nhiệm của nhân viên áp tải hoặc bên vận chuyển, bên bán bắt người có trách nhiệm bồi thường.
(7) Nếu bán hàng thiếu không rõ nguyên nhân
Bán hàng phát sinh thừa
(1a) Hàng xuất gửi bán trong trường hợp bán hàng qua kho theo phương thức chuyển hàng.
(1b) Hàng xuất gửi bán trong phương thức bán hàng vận chuyển thẳng.
(2) Doanh thu theo hóa đơn.
(3) Giá vốn hàng bán theo hóa đơn.
(4) Theo dõi số hàng thừa.
(5) Nếu hàng thừa do xuất nhầm, sau đó bên bán đề nghị bên mua mua luôn số hàng thừa và bên mua đã đồng ý.
(5a) Lập thêm phiếu xuất kho, căn cứ vào đó kế toán ghi sổ.
(5b) Lập thêm hóa đơn bán hàng, ghi nhận doanh thu bán hàng bình thường. (5c) Kết chuyển hàng thừa giao cho khách hàng
(6) Nếu hàng thừa do xuất nhầm, sau đó bên mua đã gửi lại và bên bán đã nhập lại kho hàng hóa.
(7) Nếu hàng thừa không rõ nguyên nhân, người bán chở hàng về nhập kho (7a, 7b).
(8) Nếu hàng thừa không rõ nguyên nhân, người bán bán luôn số hàng thừa cho người mua và người mua đồng ý (8a, 8b, 8c).
* KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG:
Khái niệm: Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá Bao gồm: Chi phí bảo quản, đóng gói, chi phí vận chuyển, bốc dỡ…
TK 641 “ Chi phí bán hàng”
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HOÁTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP
KẾ TOÁN MUA QUÁ TRÌNH MUA HÀNG TRONG NƯỚC
Bên bán gởi bảng báo giá cho Công ty xem trước, sau khi xem xét bảng báo giá , Công ty gởi đơn đặt hàng cho bên bán qua fax và đề nghị bên bán trả lời những yêu cầu trong đơn đặt hàng.
Sau khi hai bên thỏa thuận xong Công ty sẽ ký hợp đồng mua hàng với bên bán. Tại công ty áp dụng cả hai hình thức mua hàng trực tiếp và mua hàng theo phương thức chuyển hàng.
Mua hàng theo phương thức trực tiếp : Nhân viên của công ty sẽ đến tận nơi mua hàng để mua, sau đó vận chuyển thẳng về kho của Công ty bằng phương tiện vận chuyển của Công ty hoặc thuê ngoài vận chuyển.
Mua hàng theo phương thức chuyển hàng : Công ty thường ký kết hợp đồng mua hàng với bên bán Bên bán sẽ giao hàng tới địa điểm quy định trong hợp đồng
Khi mua hàng trực tiếp thường thì nhân viên đi mua hàng sẽ thanh toán tiền ngay cho nguời bán Đối với mua hàng theo hình thức chuyển hàng thì Công ty sẽ thanh toán qua Ngân hàng.
Trong một số trường hợp khách hàng yêu cầu ứng trước tiền hàng thì Công ty sẽ tiến hành chuyển tiền trước cho khách hàng (một phần giá trị của lô hàng) Số tiền còn lại sẽ được Công ty thanh toán đầy đủ khi bên bán giao đủ số hàng đã mua.
3.1.3 Chứng từ sử dụng và tài khoản sử dụng
+ Hoá đơn giá trị gia tăng + Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản giao nhận hàng + Các chứng từ thanh toán khác như : Phiếu chi, giấy uỷ nhiệm chi + Giấy đề nghị tạm ứng
- Hoá đơn giá trị gia tăng : Là chứng từ do bên bán cung cấp cho Công ty khi mua hàng hoá, dịch vụ Trên hóa đơn giá trị gia tăng ghi đầy đủ các nội dung như tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch tại ngân hàng của đơn vị bán và của Công ty Ghi rõ tên hàng, đơn vị tính , số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế giá trị gia tăng và tổng tiền phải thanh toán Đối với trường hợp các loại hàng còn có các khoản lệ phí, phụ thu phải ghi rõ các khoản này trên hóa đơn giá trị gia taêng.
- Hợp đồng kinh tế : Là biên bản thỏa thuận giữa Công ty và bên bán trong đó quy định trách nhiệm quyền hạn của mỗi bên trong việc cung ứng hàng hoá, giá cả, phương thức vận chuyển, phương thức thanh toán.
- Biên bản giao nhận hàng : Là căn cứ để xác nhận việc giao nhận hàng giữa
Công ty và bên bán Trên biên bản giao nhận hàng phải nêu rõ mặt hàng, số lượng giao, ngày và địa điểm giao, chữ ký xác nhận của hai bên.
- Phiếu chi : Do kế toán tiền mặt lập khi có nghiệp vụ thanh toán cho người bán.
Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng và giám đốc để chi tiền.
- Ủy nhiệm chi : Do Công ty lập và gởi đến ngân hàng nơi Công ty có tài khoản, đề nghị ngân hàng dùng tiền của Công ty để trả tiền cho người mà Công ty yêu caàu.
- Giấy đề nghị tạm ứng: Khi nhân viên phòng kế hoạch nghiệp vụ đi mua hàng trực tiếp sẽ làm một phiếu đề nghị tạm ứng ứng trước một số tiền để thanh toán cho người bán trong trường hợp đi mua hàng trực tiếp hoặc do người bán yêu cầu ứng trước tiền mua hàng.
- Phiếu nhập kho : Do bộ phận mua hàng của Công ty lập và thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu Sau khi nhập kho xong thu kho cùng người nhập ký vào phiếu Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
Liên 2 : Bộ phận kế toán
Sau khi bên bán lập hóa đơn giá trị gia tăng thì giao lại cho nhân viên mua hàng của Công ty Công ty cần kiểm tra các chứng từ do bên bán giao để đảm bảo rằng chứng từ hợp lý, hợp lệ và chính xác Khi chứng từ về Công ty thì kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng đã ký kết, tính toán lập thủ tục thanh toán ( đối với trường hợp trả tiền ngay), sau đó kế toán sẽ tiến hành ghi chép vào sổ sách Phiếu nhập kho được lập ghi nhận đúng số thực nhập để thủ kho theo dõi toàn bộ hàng hóa kinh doanh ở Công ty và cùng với kế toán tiện trong việc kiểm tra, đối chiếu.
Quá trình lập và luân chuyển chứng từ
Quy trình lập chứng từ
Phòng kế hoạch nghiệp vụ: khi nhận được yêu cầu mua hàng của phía đối tác, đưa ra giá chào bán Sau đó liên hệ với nhà cung cấp, cân đối giá mua và giá bán nếu thấy có hiệu quả sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua hàng Hợp đồng được ký và lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản Phòng nghiệp vụ giữ 1 bản và 1 bản chuyển phòng kế toán tài vụ.
Trong phương thức qui định tại hợp đồng, nếu có điều khoản ứng trước cho người bán (thường ứng trước 60% trị giá tiền hàng), phòng kế hoạch nghiệp vụ sẽ lập phiếu đề nghị chi tiền Phiếu đề nghị chi tiền phải được trưởng phòng kế hoạch nghiệp vụ, lãnh đạo duyệt chi Phòng kế toán căn cứ vào phiếu đề nghị chi tiền đã được ký duyệt, lập ủy nhiệm chi gửi ngân hàng Nếu không có số dư tiền gửi ngân hàng, kế toán tiền gửi ngân hàng lập hồ sơ vay gửi ngân hàng xin vay Khi hồ sơ vay hợp lệ, ngân hàng chấp thuận cho vay, kế toán căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng ghi nghiệp vụ chi tiền vào sổ chi tiết phải trả người bán 331, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng 112 hoặc sổ chi tiết tiền vay 331
(331 được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng).
KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG TRONG NƯỚC
3.2.1 Phương thức bán buôn hàng hóa :
Bán buôn hàng hóa là việc Công ty bán hàng cho các đơn vị kinh doanh thương mại khác, các nhà máy sản xuất Mọi hoạt động bán buôn của Công ty đều thông qua phòng kế hoạch nghiệp vụ, khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa và Công ty đồng ý Công ty chỉ quyết định bán hàng cho đối tác khi đã biết rõ về tình hình tài chính cũng như uy tín của đối tác trên thương trường.
Tại Công ty thì nghiệp vụ bán buôn hàng hóa theo cả hai phương thức : Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng, phương thức bán hàng qua kho.
3.2.1.1 Phương thức chuyển hàng : Đây là phương thức Công ty thường sử dụng nhất Khi người mua muốn mua hàng họ sẽ yêu cầu báo giá, Công ty sẽ fax bảng báo giá qua cho cho người mua, nếu người mua đồng ý thì họ sẽ tiến hành ký hợp đồng mua hàng với Công ty, căn cứ vào hợp đồng Công ty sẽ chuyển hàng đến giao cho bên mua theo địa điểm đã qui định trước trong hợp đồng Trong trường hợp này hàng hóa trong quá trình chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty Thời điểm xác định tiêu thụ đối với phương thức này là khi bên mua nhận được hàng, đồng thời đã thanh toán tiền hàng cho Công ty hoặc chấp nhận thanh toán.
Trường hợp hai bên thỏa thuận qua điện thoại, qua fax không có chứng từ cụ thể hoặc người nhận ở xa không ký nhận hóa đơn được thì trên hóa đơn giá trị gia tăng Công ty phải ghi rõ dòng chữ “bán hàng qua điện thoại (fax)”.
3.2.1.2 Phương thức nhận hàng trực tiếp :
Khách hàng sẽ đến nhận hàng trực tiếp tại kho của Công ty, hàng hóa được xác định tiêu thụ khi bên mua đã nhận được hàng và ký vào hóa đơn mua hàng.
Hàng hóa bán ra thường được thanh toán bằng chuyển khoản khi hàng hoá có giá trị lớn, thanh toán bằng tiền mặt khi hàng hoá có giá trị không cao, cũng có khi kết hợp thanh toán cả tiền mặt lẫn chuyển khoản
Khi đó, trên hoá đơn GTGT thường ghi rõ hình thức thanh toán là Tiền mặt hoặc chuyển khoản hoặc cả hai.
3.2.1.4 Chứng từ , tài khoản sử dụng:
- Hoá đơn giá trị giá tăng
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Hoá đơn cước vận chuyển
- Các giấy tờ chứng nhận thu hồi nợ hoặc các chứng từ thanh toán khác(phiếu thu, giấy báo có …)
Tùy từng giao dịch mà Công ty sử dụng các chứng từ thích hợp.
* Hóa đơn giá trị gia tăng : Do phòng kế hoạch nghiệp vụ lập khi giao hàng cho bên mua, là cơ sở để yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng và là cơ sở để ghi sổ kế toán Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên :
Liên 1 : Lưu ở phòng kế toán
Liên 2 : Giao cho người mua
Liên 3 : Dùng để theo dõi, kế toán căn cứ để ghi sổ kế toán
* Hợp đồng kinh tế : Được thỏa thuận do hai bên Công ty và bên mua ký kết trong đó qui định rõ về nội dung, phương thức thanh toán , hợp đồng kinh tế của Công ty được lập thành 4 bản , mỗi bên giữ 2 bản.
* Giấy báo có : Do ngân hàng lập và gởi cho Công ty thông báo về việc đã nhận được tiền do người mua gởi vào tài khoản tiền gởi của Công ty tại ngân hàng.
* Phiếu thu : Do kế toán thanh toán lập khi thu tiền
* Phiếu xuất kho : Là căn cứ để Công ty xác định mặt hàng, số lượng hàng xuất kho trong kỳ Phiếu xuất kho của Công ty được lập thành 3 liên :
Liên 1 : Dùng để lưu kho
Liên 2 : Chuyển cho kế toán
Liên 3 : Chuyển cho phòng nghiệp vụ
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ :
Quy trình lập chứng từ
Phòng kế hoạch nghiệp vụ chủ động chào hàng, khách hàng trả lời hoặc khách hàng trực tiếp gửi thư đặt hàng cho công ty Hai bên thoả thuận và ký hợp đồng kinh tế Hợp đồng kinh tế được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản Hợp đồng kinh tế là căn cứ pháp lý để thực hiện việc mua bán.
Phòng kế hoạch nghiệp vụ căn cứ các quy định trên hợp đồng để thực hiện hợp đồng Hàng hóa giao cho khách hàng có thể là hàng trong kho hoặc là ký kết hợp đồng với người cung ứng, người cung ứng giao hàng thẳng cho khách hàng Nếu bán hàng qua kho thì phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng, lập lệnh xuất kho (lệnh xuất kho phải được ký duyệt của giám đốc hoặc phó giám đốc) Lệnh xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu ở phòng kế hoạch nghiệp vụ, liên 2 chuyển xuống kho, liên 3 chuyển cho phòng kế toán. Đến ngày giao hàng bộ phận giao nhận xuống kho đem theo lệnh xuất kho, thủ kho căn cứ theo lệnh xuất kho giao hàng cho khách hàng Thủ kho lập phiếu xuất kho (phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người giao nhận, chữ ký của khách hàng) Phiếu xuất kho lập thành 3 liên : liên 1 lưu tại kho, liên
2 chuyển cho phòng kế toán, liên 3 chuyển cho phòng kế hoạch nghiệp vụ Sau khi nhận phiếu xuất kho, kế toán kiểm tra đối chiếu phiếu xuất kho với lệnh xuất kho và hợp đồng Phòng kế hoạch nghiệp vụ căn cứ phiếu xuất kho lập hóa đơn, hóa đơn gồm 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho người mua, liên 3 chuyển cho kế toán hàng hóa Căn cứ vào hóa đơn, kế toán hàng hóa ghi sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết giá vốn hàng hóa, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, sổ chi tiết bán hàng.
Khách hàng có thể trả tiền qua ngân hàng hoặc trả bằng tiền mặt Nếu trả qua ngân hàng căn cứ giấy báo có, kế toán tiền gửi ngân hàng ghi nhận nghiệp vụ thanh toán vào sổ chi tiết phải thu khách hàng , sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Nếu trả bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt lập phiếu thu, thủ quỹ thu tiền Căn cứ phiếu thu kế toán tiền mặt ghi nhận nghiệp vụ vào sổ chi tiết qũy tiền mặt, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, còn thủ quỹ ghi nhận nghiệp vụ vào sổ quỹ.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Khách hàng Phòng kế hoạch nghiệp vụ Kế toán Bộ phận kho
Lập hợp đồng bán hàng
Ghi nhận vào sổ sách kế tóan
Nhật ký Sổ cái, sổ chi tiết
Xuất kho, lập phieáu xuaát kho
TK 131 “Phải thu khách hàng”
TK 157 “Hàng gửi đi bán”
TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra”
TK 511 “Doanh thu bán hàng”
TK 632 “Giá vốn hàng bán”
TK 641 “Chi phí bán hàng”
* Một số nghiệp vụ minh họa
Ngày 15/6/2007 Công ty xuất hoá đơn số 0068406, ký hiệu BU/2007 bán cho Công ty TNHH một thành viên thương mại quốc tế Hải Phòng 110 tấn cao su SVR 10, giá xuất kho: 30.800.000đ/tấn, giá bán 31.500.000đ/tấn, thuế VAT 5% Thanh toán bằng hình thức chuyển khoản
Kế toán sẽ hạch toán như sau:
- Khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng, kế toán sẽ hạch toán như sau:
Ngày 25/6/2007 Công ty xuất hoá đơn số 0068408, ký hiêụ BU/2007N bán cho Cty TNHH TM DV Đỗ Kim Thành 28 tấn cao su SVR 10, giá xuất kho 30.000.000đ/tấn, giá bán 31.000.000đ/tấn, thuế VAT 10% Thanh toán ngay tiền mặt 500.000.000đ, số còn lại thanh toán bằng chuyển khoản
Kế toán sẽ hạch toán như sau:
- Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng thông báo về việc khách hàng thanh toán tiền hàng cho Công ty, kế toán sẽ hạch toán như sau:
Tại công ty chi phí bán hàng như phí vận chuyển không được hạch toán vào TK
641 mà hạch toán ngay vào TK 632 “ Giá vốn hàng bán”
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Hiện nay, công ty đang áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán Ưu điểm của mô hình này là vừa đảm bảo sự tập trung thống nhất, chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán Quy mô hoạt động của Công ty khá lớn, hệ thống các đơn vị trực thuộc phân bổ rộng khắp trong thành phố Do đó, áp dụng mô hình này là khá phù hợp Kế toán các đơn vị trực thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu các nghiệp vụ phát sinh ban đầu gởi về phòng kế toán nên công việc tại phòng kế toán của Công ty được gọn nhẹ hơn, tạo thuận lợi cho quá trình hạch toán sổ sách thực hiện nhanh chóng và kịp thời.
Tuy nhiên vì các đơn vị trực thuộc phân bổ rộng khắp trong thành phố và cả ở tỉnh Đồng Nai nên việc tập hợp các chứng từ kế toán về phòng kế toán thường xảy ra tình trạng chậm trễ gây khó khăn cho kế toán của Công ty trong việc rà soát kiểm tra khi có sai sót đối.
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CÔNG TY ĐANG ÁP DỤNG
Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo đúng quy định thống nhất của Bộ Tài Chính Những thay đổi bổ sung từ Bộ đều được phòng kế toán cập nhật kịp thời Việc xây dựng tài khoản cấp I, cấp II là khá phù hợp với đặc điểm kinh doanh cuả Công ty và hình thức kế toán Nhật ky ù- Sổ cái giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ hiểu
Tuy nhiên, nhiều tài khoản Công ty còn ghi chung chung, chưa rõ ràng. Chẳng hạn, Công ty không sử dụng TK 641 “ chi phí bán hàng Tài khoản 642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp không có một số tài khoản cấp II như 6425” thuế, phí, lệ phí”, 6427 ”chi phí dịch vụ mua ngoài” Điều này làm cho việc phản ánh chi phí của Công ty không được rõ ràng.
Là Công ty thương mại nhưng Công ty không sử dụng tài khoản 521 “ chiết khấu bán hàng”, 532 “ giảm giá hàng bán” để khuyến khích ưư đãi những khách hàng mua với số lượng lớn và là những bạn hàng lâu năm của Công ty Vì vậy Công ty nên sử dụng thêm những tài khoản này để chiết khấu giảm giá nhằm làm tăng doanh thu của Công ty đồng thời giữ gìn mối quan hệ làm ăn tốt đẹp với những bạn hàng truyền thống, mở rộng quan hệ mua bán vơí bạn hàng cuả những đối thủ cạnh tranh.
TỔ CHỨC CHỨNG TƯ ỉSỔ SÁCH VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
Tại Công ty việc tổ chức và luân chuyển chứng từ đơn giản nhưng khá chặt chẽ hợp lý, quy định cụ thể, rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân, phòng ban, bộ phận, đảm bảo tuân thủ đúng quy định chế độ kế toán hiện hành Mọi chứng từ , sổ sách được lưu trữ theo trình tự thời gian, theo phần hành kế toán nên rất thuận tiện trong việc tìm kiếm lại những chứng từ, sổ sách cũ.
HÌNH THỨC KẾ TOÁN ÁP DỤNG
Việc Công ty áp dụng hình thức Nhật Ký – Sổ Cái nên công việc ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ nhìn, dễ kiểm tra đối chiếu Tuy nhiên việc di chuyển, bảo quản sổ này không tiện lợi vì nó có khổ khá lớn và chỉ có một quyển sổ Nhật ký – Sổ cái là sổ tổng hợp nên khó phân chia công việc ghi chép, theo dõi.
Các phương pháp hạch toán và tính giá tại Công ty:
Phương pháp tính giá hàng tồn kho có ảnh hưởng trực tiếp đến kết qủa lãi lỗ của Công ty Vì vậy việc lựa chọn phương pháp tính giá sao cho phù hợp, đảm bảo hoạt động kinh doanh là rất cần thiết.
Hiện tại Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp” nhập trước xuất trước là phù hợp với các mặt hàng đang được Công ty kinh doanh nhất là những sản phẩm đồ uống, thực phẩm bánh kẹo, nông lâm hải sản đảm bảo chất lượng và thời hạn sử dụng của những mặt hàng này.
Vì các sản phẩm Công ty kinh doanh rất đa dạng, nên cũng rất dễ nhầm lẫn trong việc tính giá xuất kho theo phương pháp này Do đó, Công ty cần phải tổ chức sắp xếp, lưu trữ hàng trong kho một cách hợp lý để việc áp dụng phương pháp này đạt hiệu quả hơn
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thừơng xuyên : Việc áp dụng phương pháp này giúp kế toán theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập – xuất - tồn hàng hoá, vật tư , đồng thời phản ánh kịp thời tình hình mua bán hàng hoá cuả Công ty tránh được những hao hụt, mất mát có thể xảy ra Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này khá tốn kém và mất nhiều thời gian
Phương pháp khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng;
Aùp dụng phương pháp này rất đơn giảm và dễ thực hiện Tuy nhiên, khoản chi phí khấu hao Công ty không tính vào chi phí từng tháng mà trích một lần vào cuối năm làm cho chi phí cuối năm của Công ty tăng lên một cách bất thường.
Vì vậy Công ty cần phải điều chỉnh, xem xét lại vấn đề này nhằm phản ánh đúng hiệu quả cuả phục vụ cuả tài sản cố định theo từng tháng.
4.5 TÌNH HÌNH TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI COÂNG TY
Hiện nay, việc áp dụng tiến bộ công nghệ thông tin phục vụ cho công tác kế toán trong các doanh nghiệp là khá phổ biến Tuy nhiên , tại công ty vẫn chưa có một phần mềm kế toán riêng, do đó công tác kế toán tại Công ty vẫn còn khá thủ công Như vậy vừa tốn kém thời gian và công sức lại không đạt được độ nhanh chóng, chính xác tối đa.
