Đề tài nckh hệ thống quản lý phòng thông tin thư viện

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN  BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHỊNG THƠNG TIN_THƯ VIỆN Giáo viên hướng dẫn: Thầy: Đặng Thành Trung Sinh viên thực hiện: Dương Thu Hà – K54C Hà Nội, 4/2008 MỤC LỤC Đề tài NCKH: Hệ thống Quản lý phịng thơng tin_thư viện Phần một: Giới thiệu toán Phần hai: Khảo sát Phân tích nghiệp vụ I Khảo sát trạng .2 Khảo sát trung tâm thông tin thư viện trường ĐHSPHN 2 Khảo sát phòng thông tin_thư viện khoa CNTT, ĐHSPHN Đề xuất hệ thống 10 II Phân tích 13 Phân tích hệ thống chức .13 Phân tích hệ thống liệu 23 Phần ba: Thiết kế hệ thống .26 I Thiết kế tổng thể 26 Phân biệt ranh giới thủ cơng – máy tính 26 Phân chia hệ thống thành hệ thống .26 Kiến trúc hệ thống 27 II Thiết kế chi tiết 27 Thiết kế kiểm soát 27 Thiết kế liệu .27 Thiết kế chi tiết chức 30 Phần một: Giới thiệu toán Sinh viên thực hiện: Dương Thu Hà Lớp K54_C Đề tài NCKH: Hệ thống Quản lý phịng thơng tin_thư viện Sử dụng máy tính để quản lý thư viện trở nên phổ biến nhiều trường đại học nước Tuy nhiên việc quản lý phịng thơng tin_thư viện nhỏ phạm vi khoa thuộc trường đại học chưa quan tâm đầu tư thích đáng Có sách chun ngành thư viện khoa có, chưa có quản lý tốt phịng thơng tin_thư viện nên sinh viên đọc sách Cán quản lý phịng thơng tin_thư viện chưa quản lý tốt đầu sách, tài liệu…như việc xếp giá, đánh kí hiệu sách… Do phịng thơng tin_thư viện cần quản lý tốt việc tăng cường hoạt động chuyên môn nghiệp vụ việc xử lý tài liệu, xếp giá hình thức hoạt động, quản lý độc giả, quản lý sách…để đáp ứng tài liệu học tập, nghiên cứu sinh viên cán khoa Phần hai: Khảo sát Phân tích nghiệp vụ I Khảo sát trạng Khảo sát trung tâm thông tin thư viện trường ĐHSPHN 1.1 Giới thiệu chung tổ chức, sở vật chất Lịch sử phát triển Trung tâm thông tin_thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội (ĐHSPHN) gắn liền với trình xây dựng phát triển trường ĐHSP Hà Nội 50 năm qua Thư viện đóng góp phần khơng nhỏ vào nghiệp đào tạo đội ngũ giáo viên có chất lượng cao tất cấp học Với chức nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xử lý, thông báo nhằm cung cấp thông tin tư liệu lĩnh vực khoa học bản, khoa học giáo dục ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật, Thư viện góp phần tích cực vào cơng tác đào tạo nghiên cứu khoa học nhà trường Với tư cách “Giảng đường thứ hai”, Thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin tư liệu, giáo trình, sách tham khảo cho chuyên ngành đào tạo lĩnh vực tri thức khác Trong năm gần đây, với chủ trương đa dạng hố loại hình đào tạo thay đổi phương thức phục vụ Thư viện trường ĐHSP Hà Nội Chính vậy, lượng bạn đọc đến Thư viện ngày đông, kéo theo số tài liệu Sinh viên thực hiện: Dương Thu Hà Lớp K54_C Đề tài NCKH: Hệ thống Quản lý phịng thơng tin_thư viện sử dụng tăng lên, vòng quay sách ngày lớn Cụ thể tháng cao điểm có tới 36.000 lượt bạn đọc đến Thư viện số tài liệu phục vụ 20.000 Hiệu suất sử dụng tài liệu tiếng Việt lên tới 80-90% tiếng nước 20-30% Vốn tài liệu Thư viện có vốn tài liệu phong phú đa dạng: Sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn, băng hình, băng tiếng, đĩa CD_ ROM với tổng số là: 450.000 cuốn, cụ thể:  Tạp chí: 25.000  Tài liệu tra cứu: 3.500  Luận án, luận văn: 8.242  Tài liệu dạng sách: 415.847 o Sách tiếng Việt: 303.119 o Sách tiếng Anh: 24.728 o Sách tiếng Nga: 85.000 o Sách ngôn ngữ khác: 3.000  Tài liệu điện tử: o Băng Video: 85 băng o Băng catssette: 140 băng o Đĩa CD-ROM: 402 đĩa  Cơ sở liệu: Tổng số 47.396 biểu ghi, đó: o CSDL sách: 28.793 biểu ghi o Tạp chí: 819 biểu ghi o Bài trích tạp chí: 10.921 biểu ghi o Luận án, luận văn: 5.734 biểu ghi o Đề tài NCKH: 930 biểu ghi Đối tượng độc giả: Sinh viên thực hiện: Dương Thu Hà Lớp K54_C Đề tài NCKH: Hệ thống Quản lý phịng thơng tin_thư viện Ngồi đối tượng phục vụ sinh viên, nghiên cứu sinh cán giáo viên, Thư viện phục vụ đối tượng học sinh lớp chuyên trường ĐHSP Hà Nội đào tạo số bạn đọc ngồi trường có nhu cầu tài liệu Thư viện Hiện có tới khoảng 12.000 bạn đọc làm thẻ Thư viện, có 8.148 thẻ sinh viên, lại cán bộ, giáo viên, cao học, nghiên cứu sinh đối tượng khác Các phương thức phục vụ Bạn đọc đến Thư viện đọc, mượn tài liệu với hình thức tra cứu khác nhau: Trên máy tính, mục lục truyền thống, qua thư mục thơng báo sách Hình thức phục vụ mở rộng hệ thống kho đóng (thủ thư tự lấy tài liệu cho bạn đọc), kho mở (bạn đọc tự tìm tài liệu giá) giúp bạn đọc tự lựa chọn tài liệu cần nhiều trình lựa chọn tài liệu giúp bạn đọc nảy sinh nhu cầu Đội ngũ cán Thư viện gồm có 34 cán cơng nhân viên Cơ sở vật chất, trang thiết bị  Mặt diện tích Thư viện ngơi nhà gồm tầng với tổng diện tích sử dụng gần 5.000m thiết kế dành riêng cho hoạt động đặc thù Thư viện Phần lớn diện tích nói ưu tiên dành cho phòng phục vụ Hệ thống phịng bố trí sau: o Tầng 1: Phịng Giám đốc, phòng Nghiệp vụ, phòng Làm thẻ, phòng Mượn sách giáo trình, phịng Bảo vệ phịng dịch vụ khác o Tầng 2: Phòng Mượn sách tham khảo, phịng Đọc báo_Tạp chí mở, phịng Hội thảo o Tầng 3: Phịng Đọc sách kho đóng, phịng Đọc sách kho mở o Tầng 4: Phịng Đọc báo_tạp chí, luận án kho đóng; phịng khai thác Internet, phịng đọc đa phương tiện  Trang thiết bị Sinh viên thực hiện: Dương Thu Hà Lớp K54_C Đề tài NCKH: Hệ thống Quản lý phịng thơng tin_thư viện o Phần mềm chun dùng: Hiện Thư viện sử dụng phần mềm Libol công ty cổ phần công nghệ Tinh Vân với 11 module đảm bảo cho việc hoạt động đồng dây chuyền thông tin tư liệu Thư viện Hiện đưa vào hoạt động module là: OPAC (tra cứu), bổ sung, biên mục, lưu thông (mượn trả) quản lý bạn đọc CSDL tài liệu: 43.396 biểu ghi CSDL bạn đọc: 8.148 biểu ghi o Hệ thống máy vi tính: Tồn hệ thống máy tính phục vụ chức quản lý Cơ sở liệu, tra tìm tài liệu phục vụ bạn đọc qua hệ thống phương tiện nghe, nhìn đại Hiện nay, Thư viện có 140 máy tính nối mạng (số lượng lớn chủ yếu để phục vụ bạn đọc tra cứu tài liệu truy cập Internet) máy chủ với lưu điện, chống sét o Hệ thống thiết bị: Hệ thống máy in mạng (8 máy); máy in lazer độc lập (4 máy); máy photocopy (5 máy); máy in mã vạch (4 máy); đầu đọc mã vạch (12 bộ); máy in thẻ từ (2 máy) Hệ thống camera quan sát, hệ thống báo cháy đặt phòng phục vụ tầng Về bản, trang thiết bị Trung tâm Thông tin Thư viện có đủ điều kiện để vận hành theo mơ hình Thư viện đại Cơ cấu Trung tâm Thông tin_ Thư viện trường ĐHSPHN: Ban Giám đốc: Có trách nhiệm điều hành tồn hoạt động Thư viện chịu trách nhiệm trước trường ĐHSPHN đơn vị Hệ thống phịng ban chức năng: Gồm phòng: Nghiệp vụ, phòng Đọc, phòng Mượn phòng Tin học Phòng Nghiệp vụ: Đảm trách nhiệm vụ sau Sinh viên thực hiện: Dương Thu Hà Lớp K54_C Đề tài NCKH: Hệ thống Quản lý phịng thơng tin_thư viện Nghiên cứu, thu thập, chọn lựa, bổ sung xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống tìm tin truyền thống đại  Là địa điểm tiếp xúc bạn đọc đến với Thư viện Tại tiến hành hoàn tất thủ tục cần thiết cho việc đọc mượn bạn đọc thông qua việc cấp thẻ đọc, mượn thủ tục khác  Là điểm cuối bạn đọc để tiến hành thủ tục trường việc cấp giấy xác nhận để bạn đọc nhận tốt nghiệp sau trả hết tài liệu cho Thư viện  Thực chương trình giảng dạy sử dụng Thư viện cho bạn đọc sinh viên năm thứ sau nhập học trường ĐHSPHN  Phát hành thường kỳ thông báo sách với định kỳ tháng số Hệ thống phịng Đọc: Bố trí tầng 2, 3, với phòng như: đọc sách, đọc báo, tạp chí, tra cứu theo hình thức đóng mở Chức phịng Đọc tổ chức, bảo quản tài liệu cung cấp cho bạn đọc tài liệu cần thiết để đọc chỗ  Phịng đọc sách đóng (T.3- P.301): Gồm sách giáo trình sách tham khảo  Phịng đọc sách mở (T.3- P.302): Gồm tài liệu đạo, từ điển, bách khoa thư, sổ tay…  Phòng đọc báo, tạp chí đóng (T.4- P.401): Cung cấp tất loại báo, tạp chí định kỳ, khơng định kỳ, luận án, luận văn từ cấp Thạc sĩ trở lên  Phịng đọc báo, tạp chí mở (T.2- P.203): Cung cấp báo, tạp chí nhất, lưu giữ theo thời gian quy định theo khối chuyên ngành  Hệ thống phịng Mượn: Gồm có phịng mượn Giáo trình phòng mượn Tham khảo Sinh viên thực hiện: Dương Thu Hà Lớp K54_C Đề tài NCKH: Hệ thống Quản lý phịng thơng tin_thư viện Phịng mượn giáo trình (T.1- P.101): Chức tổ chức, lưu trữ, bảo quản tài liệu phục vụ mượn tài liệu giáo trình nhà  Phịng mượn tham khảo (T.2- P.201): Tại phục vụ bạn đọc chủ yếu cán bộ, giáo viên, cao học, nghiên cứu sinh có quỹ lương trường Đối với bạn đọc khơng có quỹ lương trường sinh viên trường mượn làm thủ tục đặt tiền ký cược theo giá trị tài liệu Phòng Tin học: Gồm phòng Internet phòng đọc đa phương tiện  Phòng Internet (T.4- P.404, 405): Phục vụ bạn đọc truy cập mạng Internet có giấy chứng nhận Thư viện  Phòng đọc đa phương tiện (T.4- P.402): Phục vụ bạn đọc học tập nghiên cứu thiết bị hỗ trợ casseett, tivi, đầu đọc CD.Rom… với dạng tài liệu đại như: băng hình, băng tiếng, sở liệu… 1.2 Mơ tả quy trình quản lý thư viện Sau sách về, sách phân cho kho chức (kho đọc, kho mượn…), kho sẽ: phân chia ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp…), chia khổ sách (khổ lớn, khổ vừa, khổ nhỏ) Tiếp xử lý hình thức tài liệu: Đóng dấu trang sách (trang 17); đăng ký vào sổ đăng ký cá biệt, xử lý phiếu máy: Các yếu tố mô tả, định ký hiệu phân loại, từ khố, tóm tắt… nhập liệu vào máy in nhãn sách nhãn mã số, mã vạch dán vào sách; tiếp kiểm tra cuối đưa lên giá kho Về công tác phân loại - biên mục, phòng Nghiệp vụ triển khai nghiên cứu, xây dựng hoàn chỉnh, bước đưa vào áp dụng chuẩn nghiệp vụ quốc tế tiên tiến chuẩn biên mục MARC21, quy tắc mô tả Anh - Mỹ AACR2, bảng phân loại UDC cho việc xử lý tài liệu Bảng UDC có 17 mơn loại: kí hiệu số mục chia ký hiệu hỗn hợp chữ số Ả rập chữ cái, chữ nằm kí hiệu hỗn hợp thường chữ đầu môn loại khoa học kỹ thuật Các phần  Sinh viên thực hiện: Dương Thu Hà Lớp K54_C Đề tài NCKH: Hệ thống Quản lý phịng thơng tin_thư viện chia mục chủ yếu dùng số thập phân Hiện phòng Nghiệp vụ thư viện trường ĐHSP Hà Nội phân loại theo “phân loại UDC” xuất năm 1991 phòng phân loại biên mục thư viện Quốc Gia Việt Nam Ngoài việc phân loại theo UDC phòng đọc mở thư viện phân loại theo bảng ký hiệu Dewey Tuỳ theo chức phịng mà sách có ký hiệu khác nhau, việc đánh dấu ký hiệu theo kí hiệu phân loại hay kí hiệu sách.Ví dụ:  Phịng đọc: VV-D2/3397-98 Hà Nội tơi Tiểu thuyết/ Hồng Tiến  Phịng mượn giáo trình: 510/G119 Bài tập Giải Tích Tập 2/ Triệu Khuê Việc xếp sách lên giá sách kho có khác tuỳ theo phịng.Ví dụ:  Phịng đọc: sách xếp theo số hiệu đăng ký cá biệt theo số tự nhiên  Phịng mượn giáo trình phòng đọc mở sách xếp lên giá sách theo ký hiệu phân loại theo ngành khoa học tạo điều kiện gom tài liệu có chuyên ngành khoa học gần nhau, tạo điều kiện cho việc tra tìm tài liệu bạn đọc dễ dàng, nhanh chóng Thư viện có sổ tổng hợp để ghi lại thông tin tất sách như: tên, ký hiệu cá biệt…theo mốc thời gian(theo tháng, năm) Phòng nghiệp vụ có mẫu phiếu nhập để nhập thơng tin sách vào máy Các thông tin phiếu nhập xác định vào nguyên tắc miêu tả ISBD (miêu tả chuẩn quốc tế); nguyên tắc miêu tả MARC 21, AACR (biên mục Anh_Mỹ) cấu tạo cứng phần mềm Libol Các thông tin: Tên tác giả, tên sách, nơi, năm xuất bản, số lượng trang, yếu tố khác (tên sách khác, tập, đề phụ trên…) kí hiệu phân loại, từ khố, tóm tắt… Việc tìm kiếm thủ cơng dựa hộp phích: Có hai kệ đựng hộp phích: kệ Mục lục phân loại kệ MLCC tên sách Tiếng Việt Sinh viên thực hiện: Dương Thu Hà Lớp K54_C Đề tài NCKH: Hệ thống Quản lý phịng thơng tin_thư viện Trên kệ mục lục phân loại có hộp phích, thứ tự hộp phích có tên xếp theo bảng phân loại UDC Ví dụ: Phích 0: Tổng loại; Phích 1: Triết học_Tâm lý học_Lơgic học; Phích 2: Chủ nghĩa vơ thần_Tơn giáo… Trong hộp phích có phân chia, xếp kí hiệu để bạn đọc dễ tìm kiếm Ví dụ: Kệ Mục lục phân loại_ hộp phích 30 có xếp:  V24_Ký, truyện ký xếp tác phẩm theo chữ cái:A_I, K_S, T_Z  V25_Tiểu luận, tạp văn Việt Nam sau CMT8/1945  V26_Thư tín Việt Nam sau CMT8/1945  V29_Các thể văn khác Hiện thư viện sử dụng phần mềm thư viện điện tử Libol công ty Tinh Vân phần mềm giúp cho:  Giải nhanh chóng khâu xử lý tài liệu, (chỉ nhập thơng tin có lần), bạn đọc tra cứu nhanh chóng, xác  Quản lý liệu, tài liệu xác, đầy đủ  Quản lý hồ sơ bạn đọc Thực qua module: Bổ sung, biên mục, tra cứu (OPAC), quản lý bạn đọc, lưu thông, quản lý hệ thống Khảo sát phịng thơng tin_thư viện khoa CNTT, ĐHSPHN 2.1 Hệ thống Trong Website khoa có trang web thư viện giúp bạn đọc tra cứu sách, tạp chí, ấn điện tử, luận văn, địa số website Các thông tin sách, tạp chí…cũng chưa ghi đầy đủ như: kí hiệu sách, nhà xuất bản, năm xuất bản…Trang web giới thiệu cho người biết khoa CNTT có sách, tạp chí, ấn phẩm Phịng thơng tin_thư viện chủ yếu quản lý sách giáo trình chuyên ngành tin học với số lượng khơng nhiều, khố luận năm từ K51, số tạp chí như: tạp chí khoa học, nguyệt san trường ĐHSPHN, tạp chí tin học…Phịng hoạt động cịn hạn chế: Khi có sách hay tài liệu thủ 10 Sinh viên thực hiện: Dương Thu Hà Lớp K54_C Đề tài NCKH: Hệ thống Quản lý phịng thơng tin_thư viện c Biểu đồ Luồng liệu mức  Chức Quản lý Người quản trị: Dùng để Phân quyền Người sử dụng hệ thống, cần thiết phải đăng nhập để quản trị toàn hệ thống Chức phân thành chức con: Đăng nhập, Kiểm tra Đăng ký Nếu thông tin nhập vào (có sở liệu) Người sử dụng có quyền đăng nhập ngược lại nhập sai chưa đăng ký với hệ thống Người sử dụng phải nhập lại thông tin làm đăng ký 1.1 Đăng nhập Yêu cầu Đăng nhập Người quản trị (Thủ thư) Cho Đăng nhập 1.2 Kiểm tra Người đăng nhập Người quản trị 1.3 Đăng ký Hình 4_ Biểu đồ phân rã chức Quản lý Người quản trị 19 Sinh viên thực hiện: Dương Thu Hà Lớp K54_C Đề tài NCKH: Hệ thống Quản lý phịng thơng tin_thư viện Đầu đề: Tên chức năng: Quản lý Người quản trị Đầu vào: Họ tên: Ngày sinh: Giới tính: Email: Tên truy cập: Mật khẩu: Đầu ra: Thông tin Người quản trị Thân: Nếu Thông tin nhập vào quy định Thì Đưa vào CSDL (kho hồ sơ Người quản trị) Khơng u cầu nhập lại  Chức Quản lý sách: Được phân rã thành chức con: Nhập sách, Cập nhật sách, Huỷ thơng tin sách Trong đó:  Chức Nhập sách quản lý việc: Nhập giáo trình, Nhập tạp chí, Nhập khoá luận Người quản trị hệ thống tuỳ theo loại tài liệu mà nhập theo mẫu phiếu tài liệu đó, Người quản trị nhập sai thơng tin hệ thống đưa thông báo lỗi yêu cầu nhập lại Nếu thông tin nhập hệ thống lưu vào kho liệu Đầu đề: Tên chức năng: Nhập sách Đầu vào (thông tin chung cho tài liệu) Đăng ký cá biệt: Tiêu đề: Tác giả: Mã tác giả: Nhà xuất bản: Mã nhà xuất bản: Năm XB: Mã năm: 20 Sinh viên thực hiện: Dương Thu Hà Lớp K54_C