Mục tiêu của đề tài Phát triển và quản lý nguồn lực thông tin số tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Kiến trúc Hà Nội là nhằm đưa ra các giải pháp tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin số tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Kiến trúc Hà Nội nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu sử dụng dạng thông tin này đối với các nhóm người dùng tin.
Trang 1TRUONG DAI HQC VAN HOA HA NOI
HOANG SON CONG
PHAT TRIEN VA QUAN LY NGUON LUC
THONG TIN SO TAI TRUNG TAM THONG TIN THU VIEN
TRUONG DAI HOC KIEN TRUC HA NOI
Chuyên ngành : Khoa học Thư viện Mã số : 60.32.20
LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS: NGUYEN VIET NGHIA
Trang 2MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
MO BAU 4
CHUONG 1: NGUON LUC THONG TIN SO VA VAI TRÒ ĐÓI VỚI CÔNG
TAC GIAO DUC, DAO TAO 7
TAI TRUONG DAI HOC KIEN TRUC HA NOL
1.1 Nguồn lực thông tỉn số
1.1.1 Một số khái niệm
ea
uh
1.1.2 Đặc trưng của nguôn lực thông tin số
1.1.3 Những thay đổi của môi trường công nghệ mạng ảnh hưởng đến xu thể phát triển và quản lý nguôn lực thông tin so tai các thuc viện đại học 14 1.2 Vai trò của nguồn lực thông tin số đối với hoạt động đào tạo trong trường đại học 23 1.2.1 Môi trường thông tin và các mối quan hệ thông tin trong trường đại học 23 1.2.2 Vai trò của nguôn lực thông tin số với hoạt động giảng dạy,
nghiên cứu, học tập trong trường đại học 25
1.3 Nhu cầu sử dụng nguồn lực thông tin số của các đối tượng người dùng tin
tại trường Đại học Kiến trúc Hà Nội 29
1.3.1 Vai nét tổng quan về các hoạt động giảng dạy, đào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập tại trường Đại học Kiên trúc 29
1.3.2 Như cầu sử dụng nguồn lực thông tin số của các nhóm người
dùng tin tại trường Đại học Kiến trúc Hà Nội 30
Tiêu kết chương 1 37
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÁT TRIÊN VÀ QUẢN LÝ NGUÒN LỰC
THONG TIN SO TAI TRUNG TAM THONG TIN THU VIEN TRUONG ĐẠI
HỌC KIỀN TRÚC HÀ NỘI : 38
2.1 Thực trạng phát triển nguồn lực thông tin số tại Trung tâm Thông tin Thur
viện trường Đại học Kiến trúc Hà Nội 38
2.1.1 Nguôn lực thông tin số 38 2.1.2 Nguôn lực thông tin có tiềm năng só hóa 51
2.2 Thực trạng quản lý nguồn lực thông tỉn số tại Trung tâm Thông tin Thur
viện trường Đại học Kiến trúc Hà Nội 67
2.2.1 Phần cứng 67
2.2.2 Phan mêm, công cụ quản lý 68
2.2.3 Nhân sự 72
Trang 3CHUONG 3: CAC GIAI PHAP PHAT TRIEN VA QUAN LY NGUON LUC
THONG TIN SO TAI TRUNG TAM THONG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI
HOC KIEN TRUC HA NOL : - 71
3.1 Mục tiêu, kế hoạch thực hiện phát triển và quản lý nguồn lực thông tin số
tại Trung tâm Thông tin Thư viện T1
3.1.1 Mục tiêu 1
3.1.2 Nguyên tắc thực hiện 77 3.2.3 Kế hoạch thực hiện việc phát triển và quản lÿ nguồn lực thông
tin số Tổ
3.2.4 Bản quyên tác giả khi thực hiện việc số hóa tài liệu 81 3.2 Giải pháp lựa chọn đối với quy trình phát triển nguồn lực thông tin số tại
Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Kiến trúc 82
3.2.1 Xây dựng quợ trình số hóa 82
3.2.2 Lựa chọn thành phân tài liệu số hóa 83
3.2.3 Số hóa tài liệu 87 3.2.3 Sir dung cng nghé va phan mềm để tô chức nguôn lực thông
tin số 9
3.2.3 Vận hành dữ liệu : 100
3.3 Giải pháp quản lý nguồn lực thông tin số 101
3.2.1 Quản lý tài nguyên thông tin 101
3.2.1 Quản lý phân quyền 103
Trang 4MO DAU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Sự phát triển của khoa học công nghệ thế giới trong nửa cuối thế kỷ 20 đã thúc đẩy sự phát triển về mọi mặt của xã hội Sự ra đời của máy tinh, mang
máy tính và mạng toàn cầu Internet đã tạo ra một sự đột phá về khả năng cung
cấp thông tin cho con người trên mọi lĩnh vực về cả chất lượng và số lượng, tham gia vào mọi hoạt động kinh tế, chính trị và văn hóa xã hội Trong lúc
này, thông tin số đã trở thành một nguồn thông tin vô cùng quan trọng và bộc
lộ những ưu điểm rất lớn so với các dạng thông tin truyền thống, đặc biệt trong việc truyền tải, lưu trữ, tổ chức, quản lý và sử dụng, khai thác Trên cơ
sở hạ tầng của công nghệ thông tin, các dạng thông tin số đã thay đôi rất
nhiều quan điểm cũ về không gian và thời gian truyền tin, không gian lưu trữ thông tin cũng như cách thức sử dụng khai thác thông tin Đây cũng là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các ngành công nghệ thông tỉn,
thông tin học, thư viện học trong mối quan hệ cung cầu thông tin đối với
người dùng tin và các hệ thống cung cấp thông tin
Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội là một trong những trường đại học
hàng đầu của Việt Nam về đảo tạo các bậc đại học và trên đại học theo các
chuyên ngành kiến trúc, xây dựng, quy hoạch Đây là một môi trường thông tin học thuật có chất lượng cao và chính điều đó đã đặt ra những đòi hỏi
thiết thực về các dạng thức thông tin hiện đại, đặc biệt là thông tin số Việc khai thác và cung cấp thông tin về học thuật tại nhà trường trong xu thế phát
triển đã có những chuyền hướng rõ ràng đối với những đề án, dự án phát triển thư viện số, xây dựng nguồn lực thông tin số, dịch chuyền các dạng tài liệu từ dạng ấn phẩm truyền thống sang dạng só hóa
Trung tâm Thông tin Thư viện của nhà trường với vai trò quản lý, xây dựng, phục vụ nhu cầu thông tin của các nhóm người dùng tin trong nhà trường cũng đã có những chuyển đổi rất cơ bản theo xu thế này Đây là một
Trang 5thư viện truyền thống sang thư viện điện tử và đã định hướng được sự phát
triển của mình trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho các hoạt động
nghiên cứu, giảng dạy và học tập trong nhà trường
Trước sự thay đổi cơ bản về các dạng thông tin, nhu cầu đòi hỏi và xu thế phát triển của xã hội, các yêu cầu thông tin chất lượng cao từ các nhóm
người dùng tin, việc tập trung và ưu tiên phát triển nguồn lực thông tin số trong nguồn lực thông tin của nhà trường là nhiệm vụ trọng tâm của Trung tâm trong một tương lai gần Sự phát triển này cần có những định hướng ở
tầm vĩ mô, các chiến lược thực hiện cũng như các giải pháp cụ thể Đề tài “Phát triển và quản lý nguồn lực thông tin số tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Kiến trúc Hà Nội” ra đời phần nào đề xuất được các giải
pháp phát triển và quản lý nguồn lực thông tin số đủ khả năng cung ứng tốt
nhất mọi nhu cầu thông tin của các nhóm người dùng tin, đáp ứng sư phát triển của nhà trường trong các hoạt động giảng dạy, nghiên cứu và học tập 2/ Lịch sử nghiên cứu:
'Vấn đề phát triển và quản lý nguồn lực thông tin số là vấn đề đã được
quan tâm của nhiều cơ quan chức năng, các đơn vị kinh doanh cũng như các
trường đại học bởi đây là một nhu cầu bức thiết đối với sự phát triển của các
đơn vị trong tiến trình phát triển xã hội thông tin Do đó, đã có nhiều đè tài
nghiên cứu và các dự án thực thi đề cập đến vấn đề phát triển và quản lý
nguồn lực thông tin số, tuy nhiên hầu hết các đề tài thường tập trung vào các
vấn đề thuộc cơ quan, tổ chức của mình mà chưa có một nghiên cứu sâu về
quy trình chung áp dụng cho tất cả đơn vị, tô chức, trong đó các trường đại
học
Tại trường Đại học Kiến trúc Hà Nội, đã có một số đề tài nghiên cứu về vấn đề công nghệ thông tin, các giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ hay phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin nhưng hiện chưa có đề tài khoa học
nào nghiên cứu sâu về vấn đề phát triển và quản lý nguồn lực thông tin số
Trang 6
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài nhằm đưa ra các giải pháp tổ chức và
quản lý nguồn lực thông tin số tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại
học Kiến trúc Hà Nội nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu sử dụng dạng thông tin này đối với các nhóm người dùng tin
4/ Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là việc tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin hiện tại và các phương hướng phát triển và quản lý nguồn lực thông, tin số tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Kiến trúc Hà Nội 5/ Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của dé tài là việc tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin tai Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Kiến trúc Hà Nội
Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề liên quan đến thực trạng phát triển nguồn lực thông tin của Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Kiến trúc Hà Nội từ năm 2001 đến 2007 và đề ra các giải pháp phát triển nguồn lực thông tin số, ứng dụng cho giai đoạn đến năm 2015 (thời điểm trường Đại học Kiến trúc thực hiện xong giai đoạn phát triển 2001 - 2010) đồng thời đưa ra kế hoạch phát triển đến năm 2020
6/ Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp nghiên cứu sử dụng trong đề tài là phương pháp nghiên cứu tài liệu, phân tích tổng hợp, thống kê và thực nghiệm mô hình
7/ Kết cầu của đề tài:
Kết cấu của đề tài ngoài Lời mở đầu, Kết luận, Khuyến nghị và Danh mục tài liệu tham khảo gồm 3 chương
Chương 1: Nguồn lực thông tin số và vai trò đối với công tác giáo dục đào
tạo tại trường Đại học Kiến trúc Hà Nội
Chương 2: Thực trạng phát triển và quản lý nguồn lực thông tin số tại
én trite
Trang 7
CHƯƠNG 1: NGUÒN LỰC THÔNG TIN SO VA VAI TRO DOI VOT CÔNG TÁC GIÁO DỤC, ĐÀO TẠO
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIÉN TRÚC HÀ NỘI 1.1 Nguồn lực thông tin số
1.1.1 Một số khái niệm
- Cơ sở dữ liệu: (viết tắt CSDL - tiếng Anh là database) được hiểu theo
cách định nghĩa kiểu kĩ thuật là một tập hợp thông tin có cấu trúc Tuy nhiên, thuật ngữ này thường dùng trong công nghệ thông tin và thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay băng Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu [18]
- Sách điện tử (tiếng Anh: electronic book; viét tit: eBook) la mét
phương tiện số tương ứng của các loại sách in thông thường Loại sách này ngày càng phổ biến do việc đễ dàng phân phát, chia sẻ trên Internet
Với dung lượng nhỏ gọn nhưng chứa đựng một lượng tri thức lớn sách
điện tử là một lựa chọn hữu ích cho nhu cầu lưu trữ và đọc sách mọi lúc, mọi
nơi trên những thiết bị điện toán cá nhân như máy vi tính, máy tính bỏ túi
(pocket PC), máy điện thoại
'Ngày này nhiều nhà xuất bản bên cạnh việc phát hành các bản sách trên giấy còn phát hành thêm loại hình sách điện tử vời giá cả phải chăng hơn cho một bộ phận người đọc Chỉ phí phát hành và in ấn của sách điện tử rất thấp nên mang lại nhiều thuận lợi về kinh tế cho cả nhà xuất bản và bạn đọc
Sự bùng nỗ của Internet giúp cho sách điện tử ngày càng được nhiều người quan tâm Hầu hết các cuốn sách giấy nỗi tiếng đã được chuyển thành
sách điện tử để chia sẻ trên mạng thơng tin tồn cầu này Nhiều trang web đã
được lập ra để bán hoặc chia sẻ sách điện tử [18]
- Số hóa tài liệu: là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số
Trang 8qua công đoạn xử lý bằng các thiết bị chuyên ngành và phần mềm img dung sẽ được số hóa thành các bit mang thông tin dữ liệu có thể sử dụng trên máy
tính, là yếu tố tạo nên những cơ sở dữ liệu số, đễ dàng tìm kiếm, trao đổi và
chia sẻ kiến thức một cách thuận tiện nhất [18]
- Tài nguyên thông tin số là tập hợp có tổ chức những bộ sưu tập thông
tin kiến thức của các đối tượng số (digitized objects) hoặc đã được số hoá,
được lưu trữ theo các công nghệ đặc biệt mà có thể truy cập, chia sẻ, khai thác theo các giao thức và thủ tục tiêu chuẩn xác định trong môi trường điện tử
Với các ưu điểm vốn có, tài nguyên thông tin số có vai trò rất lớn trong hoạt
động thông tin [18]
- Nguén luc théng tin (Information Resource): Nguồn lực thông tin là tổ
hợp các tài liệu phản ánh những kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người, có thể tổ chức, quản lý và chia sẻ
'Nguồn lực thông tin theo nghĩa này sẽ không chứa các yếu tố như nhân lực thông tin, trang thiết bị, kinh phí mà các yếu tố này đóng vai trò là “những bộ phận ngang nhau, độc lập với nhau nhưng liên hệ hữu cơ với
nhau, rằng buộc lẫn nhau ” Với quan điểm này, các yếu tố được đề cập đến
trong đề tài như nhân sự, trang thiết bị sẽ là các yếu tố hỗ trợ cho việc phát
triển và quản lý nguồn lực thông tin [17]
- Nguồn lực thông tin số: (Digital Information Resource) là nguồn lực thông tin với các thông tin dạng số hóa có thể khai thác sử dụng trên máy tính và hệ thống mạng [18],
- Phần mềm quản lý thư viện là phần mềm ứng dụng với nhiệm vụ thực hiện tin học hoá các quá trình quản lý các hoạt động thông tin trong lĩnh vực ưu trữ và khai thác thông tin đối với các trung tâm lưu trữ hay thư viện [18]
- Phần mềm mã nguồn mở (Open Source) là phần mềm với mã nguồn được công bố và sử dụng một giấy phép nguồn mở Giấy phép này cho phép bắt cứ ai cũng có thể nghiên cứu, thay đổi và cải tiến phần mềm, và phân phối
Trang 9cho rằng thuật ngữ phần mềm tự do nên được thay thế bằng phần mềm nguồn
mở vì thuật ngữ này ít mơ hồ hơn và đễ sử dụng hơn cho giới doanh nghiệp Định nghĩa Nguồn mở, được dùng bởi Tổ chức Sáng kiến Nguồn mớ, thể hiện
một triết lí nguồn mở và xác định ranh giới về việc sử dụng, thay đổi và tái phân phối phần mềm nguồn mở Giấy phép phần mềm cung cấp cho người dùng các quyền vốn bị cắm bởi bản quyền, gồm các quyền về sử dụng, thay đổi và tái phân phối Một vài giấy phép phần mềm nguồn mở đã được thẩm định thuộc giới hạn của Định nghĩa Nguồn mở [1§]
- Mục lục tra cứu trực tuyến: (tiếng Anh là Online Public Access
Catalog, viết tắt là OPAC), ra đời từ kết quả của sự phát triển của các tiêu
chuẩn biên mục và sự phát triển mạnh mẽ của các công nghệ máy tính và truyền thông _ Theo Từ điển Thông tin Thư viện học trực tuyến- ODILIS: OPAC là một cơ sở dữ liệu gồm các biểu ghi thư mục mô tả sách hoặc các tài
liệu khác được sở hữu bởi một thư viện hoặc hệ thông thư viện mà người
dùng có thể truy cập qua các trạm làm việc hoặc thiết bị đầu cuối thường tập trung ở gần bàn tra cứu hoặc dịch vụ tra cứu đề giúp họ yêu cầu trợ giúp từ cán bộ tra cứu dễ đàng OPAC đã xuất hiện trong các thư viện trên thế giới từ những năm 80, song OPAC trên Web mới bắt đầu ra đời từ cuối những năm 90 Đó là một tiến bộ dựa trên các OPAC truyền thống, nó phục vụ như một cổng vào để tiếp cận đến các nguồn tin không chỉ của một thư viện riêng lẻ
mà tới các kho của các thư viện được liên kết khác và hơn nữa, tới các nguồn
tin khu vực, quốc gia cũng như quốc tế Tại Việt Nam, đặc biệt từ những năm
2000, ngày càng nhiều thư viện kết nói Internet và đã tạo lập, phục vụ tra cứu bằng các OPAC Nhằm giúp người dùng thư viện có thể khai thác OPAC có
hiệu quả, bài báo này nêu một số đặc điểm của các OPAC, liên hệ với một số
'OPAC của các thư viện lớn, từ đó đưa ra các kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng OPAC [18]
Trang 10Ngoài việc mang các đặc trưng của một nguồn lực thông tin truyền
thống, nguồn lực thông tin số có những đặc trưng ưu việt đối với người dùng
tin, thể hiện ở những điểm cơ bản sau:
~ Khả năng kiểm sốt tài ngun thơng tin
So với nguồn lực thông tin truyền thống dạng ấn phẩm, nguồn lực thông
tin số tạo ra khả năng kiểm sốt tài ngun thơng tin rất mạnh ở nhiều cấp độ trong hệ thống thông tin
Trước hết, nguồn lực thông tin số bao gồm thông tin, tài liệu, các cơ sở dữ liệu được tổ chức và quản lý trên hệ thống mạng và máy tính, có thể truy nhập và truy xuất đễ dàng, „ có thể thống kê các tài liệu có trong thư viện
nhanh chóng, thuận lợi
Đứng ở góc độ quản lý vật lý, tài nguyên thông tin số tạo ra sự thuận lợi cho người quản lý và người dùng tin trong quá trình tiếp xúc với các kho tài
liệu (dạng ấn phẩm) và trực tiếp tới các tài liệu (toàn văn dạng số), đồng thời
giảm thiểu tối đa không gian lưu trữ (lưu trữ trên các server); bảo vệ cho các tài liệu quý hiếm, có giá trị dạng giấy khỏi bị hủy hoại trong quá trình đưa ra phục vụ; đễ chia sẻ các dạng tài nguyên và thông tin hữu ích; dễ tạo lập các
kênh thông tin giữa các nhóm người dùng tin
Việc phân cấp, phân quyền rất đễ dàng tùy theo yêu cầu công việc và sự phân nhóm người dùng tin Việc kiểm soát các nguồn tài nguyên cũng trở nên chặt chẽ hơn qua các phần mềm quản lý, đảm bảo tối đa lợi ích với mỗi người dùng tin
Đứng ở góc độ khai thác và sử dụng, người dùng tin sẽ có những lợi ích và quyền hạn nhất định khi tham gia khai thác hệ thống thông tin khi trở
thành những thành viên của hệ thống
~ Bảo vệ an toàn và lâu dài các tỉ gốc:
Việc sô hóa các tài liệu mở ra một hướng đi mới trong việc bảo vệ an
Trang 11
ưu trữ vật lý sẽ chuyển dần sang việc lưu trữ trên hệ thống máy tính và mạng,
có các cơ chế sao lưu và bảo mật, bảo vệ an toàn cho tài liệu
Khả năng định dạng của tài liệu cũng sẽ thay đổi rất đa dạng Ví dụ như một tài liệu dạng ấn phẩm khi được số hóa sẽ có thẻ được lưu dưới các dạng khác nhau tùy theo yêu cầu như dạng file TIEF (đối với tài liệu gốc), dạng file Doc với đạng văn bản có thẻ chỉnh sửa, dạng file PDF để đọc và có thể tùy biến sang các dạng đa phương tiện như âm thanh, hình ảnh, slide
Khả năng sao chép các dạng tài liệu số cũng đơn giản hơn rất nhiều so với dạng ấn phẩm truyền thống Chỉ với những thao tác rất đơn giản, các tài liệu có thể được sao chép và mở rộng diện khai thác để chuyển tới người dùng, vấn đề hạn chế số lượng bản (dạng ấn phẩm) sẽ không còn là vấn đề cần lưu tâm đối với các thư viện mà thay vào đó sẽ là vấn đề băng thông sử dụng (với mặt bằng công nghệ hiện nay, vấn đề băng thông rộng cũng dẫn trở
thành vấn đề thứ yếu)
Các tài nguyên số sẽ được bảo hộ bản quyền bởi các phương tiện kỹ thuật công nghệ Khi đã thống nhất giải quyết vấn đề bản quyền theo Luật Bản quyền và các thỏa thuận giữa tác giả, nhà xuất bản, thư viện và người dùng, việc bảo vệ bản quyền tài liệu số trên các hệ thống sẽ chỉ còn là các thao tác đơn giản Người dùng tin với các quyền được phân hợp lý sẽ có thể truy cập ở nhiều mức độ cho phép để đảm bảo tác quyền đã được quy định
Tuổi thọ tài liệu số cũng sẽ trở nên không giới hạn Các dạng tài liệu số sẽ có thể tồn tại vĩnh viễn trên các không gian lưu trữ, có khả năng chuyển đổi hình thức lưu trữ nhanh chóng và cơ động và đặc biệt trong xu thế mở của công nghệ, việc trao đổi tương thích giữa các chuẩn cũng rất đơn giản Ví dụ như việc chuyền đổi khung phân loại của cả một thư viện truyền thống là một vấn đề rất quan trọng nhưng với các tiện ích chuyền đổi do các phần mềm,
các thao tác có thể chỉ diễn ra trong khoảng thời gian rất ngắn và hoàn toàn tự
động
Trang 12Người dùng tin sẽ dễ dàng tiếp cận với các tài liệu, thông tin qua các phương tiện công nghệ, song song cùng với sự phát triển của hạ tằng công nghệ và thói quen sử dụng máy tính Điều này sẽ nâng cao khả năng khai thác thông tin của người dùng tin với các tùy biến và kỹ năng do sự phát triển công,
nghệ mang lại
Các cơ sở dữ liệu số cũng dễ đàng tạo ra nhiều điểm truy cập cho người
dùng tin Vấn đề khai thác thông tin trên các cổng thông tin sẽ là sự kết hợp
giữa tìm kiếm thông tin trực quan, qua các bộ tìm kiếm hay các bộ sưu tập đã được tổ chức Người dùng tin cũng có thẻ chủ động tạo ra các bộ sưu tập
riêng trên các tài khoản của mình
Co ché tìm kiếm, khai thác thông tin cũng được mở rộng hơn nữa với các siêu liên kết và siêu dữ liệu Người dùng tin có thể thay đổi các môi trường thông tin hay các nguồn lực thông tin chỉ bằng những click chuột đơn giản và ngay lập tức có thể tiếp cận được với các nguồn lực thông tin số thuộc các đơn vị chủ quản khác nhau Điều này sẽ càng trở nên hiệu quả hơn khi các nguồn lực thông tin được gắn kết với nhau qua các mối quan hệ liên kết hợp
tác giữa các trung tâm thông tin
Quá trình khai thác thông tin của người dùng tin khi sử dụng các nguồn lực thông tin số cũng là quá trình phát triển kỹ năng khai thác của người dùng tin Nhu cầu thông tin của người dùng tin thông thường không định hình cố định mà sẽ có những nhu cầu phát sinh Chính các nhu cầu phát sinh này tạo nên cho người dùng tin những kỹ năng khai thác thông tin mới khi tham gia vào nhiều hệ thống thông tin Người dùng tin ban đầu chỉ với những kỹ năng tìm kiếm cơ bản sẽ có thể nâng cao năng lực tìm kiếm của mình như biết cách
tạo ra các tài khoản, các cách thức trả phí dữ liệu online và tận dụng tối đa các
thông tin miễn phí hữu ích Chính những điều này đã góp phần nâng cao mặt bằng sử dụng công nghệ của người dùng tin trên các hệ thống thông tin
cùng với sự phát triển kỹ năng người dùng tin nói chung trên mạng trực tuyến
Trang 13~ Dễ dàng tạo lập các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin mới
Với các dạng tài liệu số, việc tạo lập ra các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin mới sẽ trở nên rất đơn giản Trước hết là bởi tính cơ động của việc tổ chức thông tin dưới dạng các bộ sưu tập, cơ sở dữ liệu Với sự hỗ trợ của các siêu dữ liệu, thông tin, tài liệu có thể được tổ chức thành những dạng tủy biến theo yêu cầu, nhu cầu của người dùng tin Nếu như trước đây, việc lựa chọn các bài báo, tạp chí trên các chuyên san để đóng thành các tập tài liệu tham khảo là một công việc có khối lượng lớn thì nay chỉ cần thay đổi các tiêu chí tùy chọn, người quản trị cơ sở dữ liệu có thể nhanh chóng tạo ra các bộ sưu tập số, thậm chí còn có thể phục vụ từng yêu cầu tin cụ thể của người ding tin,
Tinh co động trong việc tạo lập ra các bộ sưu tập thông tin số cũng đồng nghĩa với việc thư viện có thể tạo ra các sản phẩm thông tin mới như các chuyên đề số theo yêu cầu hoặc các dịch vụ truy xuất thông tin hỗ trợ người dùng tin Đây là một hướng đi phù hợp với xu thế hiện nay là xã hội hóa thư viện, nhằm tạo ra nguồn kinh phí chủ động để nâng cao năng lực phục vụ
Một hệ quả khác của vấn dé nay là việc tạo ra sự tăng tốc độ tìm kiếm thông tin, tài liệu của người dùng tin với sự hỗ trợ của hệ thống và nhân viên thư viện Khi các yêu cầu cụ thể của người dùng tin đặt ra, nhân viên thư viện cũng sẽ tham gia vào quá trình tìm kiếm thông tin và chia sẻ với chỉ phí và công sức thấp nhất, tăng hiệu quả sử dụng thông tin và vận hành hệ thống thông tin - Thúc đả
mở rộng việc chia sẽ thông tin trong các hệ thống thông tin
Khả năng sao chép dễ dàng với các tài liệu, thông tin số là một trong yếu tố quan trọng tạo nên việc chia sé tài liệu Thay vì việc sử dụng các phương, tiên sao chép phổ thông như photocopy, scanner, người dùng tin có thể nhân
bản các tài liệu, thông tin cần thiết trong một thời gian ngắn nhất và có thê
nhận được kết quả qua hệ thống mạng chứ không phải trực tiếp đến các phòng
Trang 14Với các giao diện thân thiện và các điểm kết nối liên tục được mở rộng, người dùng tin cũng dễ dàng trao đổi, chia sẻ tài liệu, thông tin mình có với các chuyên gia, giáo viên hướng dẫn hay đồng nghiệp
Trong môi trường công nghệ hiện đại, việc chia sẻ không những là một nhu cầu mà còn đang trở thành một nét “văn hóa mạng” với việc trao đổi, giao lưu thông tin bởi chính việc giao lưu, trao đổi đó sẽ mang lại lợi ích cho cả công đồng mạng, đồng thời nhân rộng phạm vi và tần suất sử dụng thông tin, tài liệu
Triển vọng của việc chia sé tai nguyên cũng sẽ không chỉ dừng lại ở mức độ giữa người dùng tin với người dùng tin mà còn giữa các hệ thống thông tin Xu thế này thể hiện rất rõ ở việc gia tăng các cộng đồng mạng chia sẻ có tính chuyên môn sâu và trao đổi các cơ sở dữ liệu có chỉ dẫn nguồn một dấu hiệu của ý thức tôn trọng bản quyền đang hình thành trong các cộng đồng
mạng 1
Những thay đỗi của môi trường công nghệ mạng ảnh hưởng đến xu
thế phát triển và quản lý nguồn lực thông tin số tại các thư viện đại học
'Những xu thế phát triển của môi trường công nghệ mạng ảnh hưởng đến việc phát triển và quản lý nguồn lực thông tin số
* Xu thế Web 2.0
Từ khi ra đời, khái niệm world wide web (WWW) đã nhanh chóng trở
thành một khái niệm quen thuộc đối với tất cả những người tham gia vào môi
trường thông tin Internet Bên cạnh những sự phát triển về số lượng cũng như
nội dung thông tin, sự thay đổi về phương thức sử dụng của người dùng đối với thông tin trên các hệ thống đã tạo ra những khái niệm mới Đó là khái
niệm Web 2.0 ra đời trên cơ sở của sự thay đổi này
Sự thay đổi về phương thức sử dụng thông tin cũng như sự tác động của người dùng tin vào hệ thống thông tin sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc phát
Trang 15có hệ thống thông tin thuộc các trường đại học Sự thay đổi này thể hiện trực tiếp ở các khía cạnh sau:
- Người dùng tin tham gia tích cực vào hệ thống thông tin
'Ngoài việc được phân quyền khai thác, sử dụng các tài nguyên thông tin
trong hệ thống, người dùng tin sẽ có thê tự thiết kế, tổ chức thông tin một
cách chủ động trên các không gian mạng cũng như chia sẻ các nguồn tài nguyên thông tin đó với các đối tượng người dùng khác một cách chủ động Điều này đồng nghĩa với việc các nhà cung cấp thông tin cần có cách thức
tiếp cận mới trong việc phát triển và quản lý nguồn tài nguyên số trong mối
quan hệ giữa hệ thống thông tin với người dùng tin
- Người dùng tin là trung tâm hệ thống thông tin:
Quan điểm “người dùng tin là trung tâm hệ thống thông tin” là một quan điểm không mới nhưng vấn đề triển khai thực tiễn có những điều cần bàn Nếu như trước đây, quan điểm này hướng đến việc cung cấp các tiện ích, dịch vụ đến người dùng tin (cung cấp 1 chiều) thì nay, quan điểm này được mở rộng theo cả chiều ngược lại (người dùng tin tham gia vào việc phát triển và quản lý nguồn lực thông tin)
Trảo lưu Web 2.0 ra đời đánh dấu sự thay di
dụng của người dùng tin cũng như cách thức tổ chức các cơ sở dữ liệu, các bộ
về quan niệm, thói quen sử
sưu tập số từ các nhà quản lý, các trung tâm thông tin, trong đó có thư viện các trường đại học
* Xu thế xã hội hóa và giá trị kinh tế của các nguồn lực thông tin
‘Xu thé thir hai can được xem xét trong việc phát triển và quản lý nguồn
lực thông tin số là xu thế xã hội hóa các nguồn lực thông tin Xu thế này đã ảnh hưởng rất lớn đến sự hình thành và phát triển các cơ sở dữ liệu, các bộ sưu tập số của các tổ chức, cơ quan thông tin và cá nhân
Xung quanh các hoạt động này, có những mối liên hệ rất chặt chẽ giữa các thành tố tạo nên xu thế xã hội hóa của các nguồn lực thông tin, có thể kể
Trang 16- Méi quan hé gitta nha cung cấp théng tin, doanh nghiép muén quang ba hình ảnh, sản phẩm và người dùng tin:
Đây là mối quan hệ tương đối phổ biến trong các hoạt động thông tin với sự tham gia của ba nhóm đối tượng Nhà cung cấp thông tin tìm cách thu hút người dùng tin tham gia vào kênh thông tin của mình nhằm tạo nên số lượt truy cập lớn và thứ hạng cao trong các bảng tổng sắp để khẳng định vị trí kênh thông tin của mình đề từ đó tạo ra doanh thu bằng quản cáo Trong mối quan hệ thông tin đó, người dùng tin đóng vai trò quyết định cho sự gắn kết giữa các thành tố, do vậy, các nhà cung cấp thông tin liên tục cung cấp các thông tin hữu hiệu, dịch vụ tiện ích nhất dành cho người dùng tin để thu hút
sự đầu tư từ các doanh nghiệp
Đối chiếu sang hoạt động thông tin của các trường đại học, xu thế xã hội
hóa các nguồn lực thông tin cũng xảy ra tương tự và dần trở thành một xu thế
tat yếu Ngoài việc sử dụng nguồn kinh phí đầu tư từ ngân sách nhà nước, đã có rất nhiều thư viện đại học đã chủ động nâng cao chất lượng hoạt động, thu hút người dùng tin, tạo sự liên kết với các nhà đầu tư để có được những nguồn lực kinh tế Nguồn kinh phí này chủ yếu sẽ được tái đầu tư vào các hoạt động
phát triển các ngun lực thông tin, tiếp tục nâng cao chất lượng phục vụ, thực
hiện mục đích hoạt động của các thư viện đại học
- Méi quan hệ giữa thông tin dành cho người dùng tin (nguồn lực thông tin) và các thông tin trả phí để quảng bá hình ảnh, giới thiệu sản phẩm doanh
nghiệp
'Việc nâng cao chất lượng các nguồn lực thông tin cũng như kha nang phục vụ có sự đóng góp chủ đạo của nội dung các thông tin được cung cấp cho người dùng tin Người dùng tin chỉ bị thu hút bởi các nguồn tin có giá trị, phủ hợp với nhu cầu khai thác thông tin của mình Tuy nhiên, song song với việc khai thác các thông tin đã định hướng trước (các thông tin theo nhu cầu, yêu cầu), người dùng tin vẫn dành những khoảng thời gian nhất định vào việc
Trang 17điểm mu chốt gắn kết giữa các hoạt động quảng cáo với hoạt động thông tin trong môi trường chủ đạo là các nguồn lực thông tin cung cấp cho người dùng,
tin
Tại Việt Nam, sự đầu tư của các doanh nghiệp vào các hệ thống thông tin thư viện đại học chưa nhiều nhưng đã hình thành một xu thế Người dùng tin trong các trường đại học không chỉ là các giáo viên, cán bộ giảng dạy, sinh viên của mỗi trường mà còn là những người dùng tin có quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với các chuyên ngành đảo tạo của các trường Trong trường
hợp một thư viện trường đại học phát triển tốt các nguồn lực thông tin chuyên
ngành, thu hút được số lượng người dùng tin đông đảo thì việc thu hút các nguồn đầu tư tài chính để phối hợp nâng cao chất lượng hệ thống thông tỉn là
một hướng đi rất quan trọng
- Mối quan hệ giữa người dùng tin và các nguồn thông tin được cung
cấp
Một điều không thể phủ nhận là nguồn lực thông tin từ hệ thống thư viện
đại học đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển chung của xã hội, đồng thời mang lại những giá trị kinh tế cụ thể Trong xu thế xã hội hóa các nguồn lực thông tin từ các thư viện đại học, mối quan hệ giữa người dùng tin và các nguồn thông tin có một số điểm cần lưu ý đối với việc phát triển và quản lý
như sau
Trang 18dùng tin trong khi vấn đề trả phí không áp dụng trực tiếp đối với người dùng
tin
Đối với các trường đại học, đặc biệt tại Việt Nam, nguồn kinh phí chủ yếu vẫn đang trong giai đoạn quá độ từ bao cấp sang xã hội hóa nên việc cung, cắp miễn phí thông tin cũng là phương thức chủ yếu Hai hoạt động này giống nhau về hình thức nhưng khác nhau về nội dung và quan điểm của nhà cung
cấp thông tin Do vậy, trong xu thế phát triển đã nói ở trên, việc cung cấp
thông tin từ các thư viện đại học cần hướng đến việc nâng cao tối đa các tiện ích cho người dùng tin, đồng thời tìm cách thu hút lượng người dùng tin rộng rãi, từ đó chủ động tạo ra những nguồn kinh phí từ các nhà đầu tư bên ngoài ngân sách nhà nước để nâng cao chất lượng, hiệu quả của các nguồn lực thông tin
+ Vấn đề giới hạn quyền của người dùng tin: Hiện nay, quyền khai thác thông tin của người dùng tin khi tham gia các hệ thống thông tin thuộc thư viện đại học tại Việt Nam vẫn chủ yếu là quyền đọc và copy (read only) Trong khi đó, người dùng tin lại sở hữu những tri thức rất có giá trị có thể chia sẻ với công đồng Khi xu thế Web 2.0 ra đời, đường như người dùng tin cảm thấy thuận tiện hơn trong việc chia sẻ các nguồn thông tin của riêng mình thông qua các kênh họ chủ động đăng tải thông tin (ví dụ như các diễn đàn trao đổi hay qua các blog cá nhân),
Một kênh thông tin được cung cấp từ một thư viện đại học có sự tham
gia của người dùng tin sẽ mạnh hơn rất nhiều nếu người dùng tin có thể trực
tiếp đăng tải, chia sẻ các nguồn lực thông tin mà họ có được Tuy nhiên, bài toán đặt ra là vấn đề quản lý, đòi hỏi rất nhiều nhân lực, kinh phí và các điều khoản quy định về nội dung thông tin đăng tải Vậy, cần đặt ra những câu trả lời cho bài toán này trong quá trình thay đổi giới hạn quyền của người dùng tin một cách thụ động sang chủ động mà vẫn kiểm soát được các nội dung thông tin chia sẻ, đồng thời có những quy định cho việc kiểm soát nội dung
Trang 19được công tác quản lý, cùng phối hợp với bộ phận đào tạo khi gắn liền trách nhiệm của người dùng tin với nội dung đăng tải, đồng thời mở ra hướng phát triển của hệ thống thông tin có sự tham gia tích cực, chủ động hơn từ phía
người dùng tin, chắc chắn hiệu quả của hoạt động thông tin trong các trường
đại học nói chung và hệ thống thư viện đại học nói riêng sẽ có những bước phát triển đáng kể
* Xu thế liên kết, chia sẻ nguồn lực thông tin
Trong xu thế phát triển liên kết, chia sẻ chung của xã hội, việc liên kết,
chia sẻ nguồn lực thông tin cũng không phải một ngoại lệ Xu thế này được xác định trên các mối quan hệ giữa các chủ thể sở hữu hay khai thác các nguồn thông tin (các nhà cung cấp dịch vụ, người dùng tin) Hệ thống thông
tin thuộc các thư viện đại học cũng nằm trong xu thế này, cụ thể là sự liên kết giữa các thành tổ như sau:
- Mối liên kết, chia sẻ giữa hệ thống thông tin quốc gia và các thư viện
đại học:
Nếu xét thư viện đại học như một đối tượng tách khỏi hệ thống thông tin quốc gia một cách tương đối (ở đây là các Trung tâm thông tin cỡ lớn thuộc các Vụ, Viện ) thì hiện xu thế liên kết, hợp tác này đang phát triển rất mạnh mẽ tại Việt Nam Sự liên kết này thể hiện ở các hoạt động như việc hợp tác nâng cao chất lượng nhân sự thông qua các khóa đảo tạo, chia sẻ các nguồn lực thông tin được mua, tặng từ các nhà cung cấp các nước Tuy nhiên, vấn đề
còn tồn tại là việc liên kết, chia sẻ thông tin vẫn chưa trở thành một hoạt động
rộng khắp, chưa có được những quy trình hợp tác toàn diện trên phạm vi toàn lãnh thổ quốc gia Tuy nhiên, với xu thế như vậy, thư viện đại học cần có những sự chuẩn bị, nỗ lực tham gia vào hệ thống thông tin chung sẽ được
thiết lập trong tương lai
ết, chia sẻ giữa các thư viện đại học
Việc liên kết, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện đại học thuộc
Trang 20mạng lưới thông tin rộng khắp Lợi ích của việc liên kết này đã mang lại những thay đổi lớn đối với cách thức sử dụng thông tỉn, thậm chí, chính sự ra đời của mạng lưới Internet hiện nay cũng là một ví dụ điển hình
'Nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả mang lại, việc liên kết, hop tác giữa các thư viện tại Việt Nam (trong đó có thư viện đại học) trên cơ sở liên kết giữa các hệ thống thông tin và nguồn lực thông tin đã và dang được xúc tiến thông qua Liên hiệp thư viện các trường đại học và bao gồm cả các liên kết độc lập giữa một số trường đại học có sự gần gũi về chuyên ngành đào tạo
Tuy nhiên, việc liên kết các nguồn lực thông tin đòi hỏi nhiều yếu tố từ nhiều phía, trong đó có sự chủ động từ các thư viện đại học với các vấn đề cần được thực hiện bao gồm:
+ Bản bạc thảo luận tiến đến giao ước liên thông
+ Thống nhất kiểm soát thư tịch
+ Thống nhất phân tích về kiểm soát thư tịch trong những phần mềm quản lý thư viện Dần dần tiến đến thiết lập cơ sở dữ liệu ảo nhằm thành lập thư viện ảo cho mô hình liên thông này
+ Lập kế hoạch xây dựng CSDL luận văn, luận án sau đại học và những 'CSDL chuyên ngành
+ Phân công bổ sung tap chi va chia sẻ sử dụng;
+ Phân công bổ sung tài liệu điện tử chia sẻ sử dụng trực tuyển + Mượn liên thư viện
- Méi liên kết giữa các nhà kinh doanh (bao gồm các tổ chức, đơn vị thông tin trong và ngoài nước) và các thư viện đại học
Trang 21Trong khi nhà kinh doanh có những nhu cầu quảng bá hình ảnh, triển khai các dự án phát triển, một trong những kênh quảng bá tương đối hữu hiệu hướng đến đối tượng người dùng tin có mặt bằng tri thức cao là hợp tác với các kênh thông tin thuộc các trường đại học Có thể kể đến một số nhóm lĩnh vực kinh doanh đã và đang triển khai hoạt động này như
+ Các công ty tư vấn du học
+ Các Trung tâm đào tạo ngoại ngữ, tin học
+ Các công ty sản xuất, kinh doanh dịch vụ và sản phẩm liên quan đến giáo duc va dao tạo (đặc biệt là các sản phẩm công nghệ)
+ Các công ty kinh doanh trên lĩnh vực quảng cáo, phát triển thương mại điện tử
+ Các công ty, tổ chức có hướng đầu tư vào mạng lưới thông tin thuộc các trường đại học
Điểm tiếp cận quan trọng của các nhà kinh doanh là hướng đến một cộng đồng người dùng tin có tri thức, có khả năng sáng tạo, có kỹ năng khai thác và sử dụng thông tin ở một tầm nhất định Cộng đồng người dùng tin này bên cạnh việc có nhu cầu về thông tin, còn có các nhu cầu khác như nâng cao trình độ, có nhu cầu học tập tại các nước có nền giáo dục cao, có khả năng đánh giá, lựa chọn, ra quyết định mua sắm các sản phẩm, dịch vụ thông tin
Sự lựa chọn hợp tác và đầu tư vào các kênh thông tin, đặc biệt là các hệ thống thông tin thuộc các thư viện đại học đã mang lại những lợi ích không nhỏ đối với các nhà kinh doanh
Ngược lại, đối với các thư viện đại học, với số kinh phí có được từ nguồn hợp tác này, việc nâng cao chất lượng các nguồn lực thông tin sẽ trở nên dễ dàng hơn với các chính sách mua sắm, bỗ sung, thu hút người dùng tin tham gia tích cue vào hệ thống, đồng thời thực hiện được các nhiệm vụ của đơn vị trong hoạt động thông tin phục vụ giảng dạy, học tập của nhà trường
Trang 22hoạt động của các đơn vị kinh doanh Trong khi đó, thư viện dai học lại nằm trong một hệ thống lớn nên cần có những chính sách linh hoạt để có thể nhanh chóng tiếp cận, khai thác lợi ích từ các mối quan hệ hợp tác song phương
~ Sự hợp tác của người dùng tin và thư viện đại học:
Đối tượng người dùng tin sử dụng hệ thống thông tin thuộc các thư viện đại học là nhóm đối tượng không những chỉ khai thác các thông tỉn, dữ liệu phục vụ mục đích sử dụng của mình mà còn đóng vai trò tạo ra một nguồn lực thông tin hữu hiệu, có giá trị cho hệ thống Nguồn chất xám dồi dào này đã tao ra những tài liệu có giá trị đối với hệ thống thông tin nói riêng và đóng góp hữu ích cho xã hội nói chung
Sản phẩm thông tin của nhóm người dùng tin này có thể là các luận văn, luận án, các đồ án tốt nghiệp, các công trình nghiên cứu khoa học mà nguồn lực thông tin này không thể thiếu đối với mỗi thư viện đại học
Trong điều kiện hiện nay, với sự hỗ trợ của công nghệ, các sản phẩm thông tin đó không những chỉ tồn tại ở dạng ấn phẩm truyền thống mà còn được thể hiện dưới các dạng thông tin số, tăng khả năng khai thác, sử dụng đối với người dùng tin
Tại một số trường đại học, hiện đã có các quy định nộp lưu chiểu dạng ấn phẩm điện tử về thư viện song song với dạng ấn phẩm, song việc thực hiện công việc này tại mỗi trường đại học lại có nét đặc thù Đồng thời, việc xử lý, khai thác nguồn lực này vẫn chưa có những quy trình chuẩn nhất định nên vẫn tồn tại hiện tượng người dùng tin vì một lý do nào đó khó tiếp cận với các nguồn tài liệu giá trị này (đặc biệt là việc tham khảo các luận văn, đỗ án tốt nghiệp sinh viên) Vấn đề trở nên phức tạp hơn khi xuất hiện hiện tượng tồn tai các “chợ luận văn”, “chợ đồ án” ngay tại khu vực gần với các trường đại học; kéo theo hiện tượng sao chép thụ động luận văn, đồ án ở một số sinh viên có năng lực kém
Trang 23nhiều bởi đây là một nguồn lực nội sinh, chiếm ưu thế hơn loại hình thư viện khác Việc bỗ sung và phát triển nguồn tài liệu lưu chiểu cần lưu ý một số điểm sau:
+ Cần có quy định dành cho sinh viên khi tốt nghiệp bên cạnh việc nộp luận văn, đồ án dưới dạng ấn phẩm in cần phải nộp luận án luận văn dưới dạng xuất bản điện tử để bổ sung vào nguồn lực thông tin của thư viện nhà
trường
+ Cần có những chuẩn thống nhất (font chữ, định dạng dữ liệu, dạng xuất bản ) để giảm thiểu các công đoạn xử lý sơ bộ sau quy trình bỗ sung
+ Cần có những quy định, quy chế rõ ràng về các vấn để bản quyền, phạm vi và các nguyên tắc sử dụng nguồn tài liệu, đồng thời giữ mối liên hệ với tác giả
+ Nên tổ chức nguồn lực thông tin này thành một cơ sở dữ liệu có tính độc lập tương đối trong hệ thống, đồng thời cung cắp quyển truy cập cho mọi đối tượng người dùng tin (đặc biệt là các giáo viên hướng dẫn và sinh viên các khóa sau) để có thể khai thác hiệu quả, hợp lý, tránh hiện tượng trùng lặp đề tài và các vấn đề đã được nghiên cứu
+ Cần có những diễn đàn trao đổi học thuật để sinh viên có thể trao đổi, khai thác thông tin Có thể sử dụng chính các sinh viên được chọn làm quản lý khu vực (moderator) đồng thời làm tốt công tác quản lý hồ sơ người dùng cũng như nội dung bài đăng tải
1.2 Vai trò của nguồn lực thông tin số đối với hoạt động đào tạo trong trường đại học
1.2.1 Môi trường thông tin và các mỗi quan hệ thông tin trong trường đại học
* Môi trường thông tin trong trường đại học:
Trang 24trong hệ thống thông tin này có những đặc điểm về yêu cầu công việc, mức độ khai thác thông tin, mục đích sử dụng thông tin đặc thù nên có những nhu cầu, yêu cầu thông tin khác nhau ở cả nội dung và hình thức thông tin
Trường đại học là nơi đào tạo các cán bộ có tri thức như cử nhân, thạc
sỹ, hàng năm cung cấp cho quốc gia một lượng “chất xám” dồi dào, giữ các vị trí quan trọng trong xã hội, góp phần quyết định sự tiến bộ xã hội, thúc đẩy
nền kinh tế, trình độ văn hóa, giáo dục
Hoạt động chủ yếu của các trường đại học là giáo dục, đào tạo trí thức, nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học áp dụng vào thực tiễn Môi trường thông tin trong các trường đại học có sự tác động qua lại giữa giáo viên và sinh viên; giữa các nhà nghiên cứu với các hội nghị, hội thảo; giữa hoạt động nghiên cứu và ứng dụng: giữa công đồng sinh viên trong các diễn đàn thảo luận học tập, nghiên cứu Các hoạt động này xoay quanh việc trao đổi trí thức mà thông tin chuyên ngành là nền tảng, từ đó, môi trường thông
tin sẽ có ý nghĩa tích cực hơn khi biêu đồ thông tin phát triển về số lượng và tần suất khai thác, sử dụng
* Các mối quan hệ thông tin trong trường đại học
Về cơ bản, có thể kể đến các mối quan hệ thông tin như sau
- Mối quan hệ của người dùng tin và các hệ thống thông tin cung cấp: Đây là mối quan hệ đóng vai trò quyết định chất lượng sử dụng, khai thác và ứng dụng thông tin vào thực tế Nhu cầu, yêu cầu của người dùng tin có những yếu tố đặc thù theo các tiêu chí phân loại, đồng thời thay đổi theo
tiến độ chung của phát triển xã hội Các hệ thống thông tin cũng song song
phát triển và luôn cần đạt được mục đích là đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng, toàn điện, thuận tiện cho người dùng tin
- Mối quan hệ thông tin giữa các đơn vị, tổ chức thông tin trong trường
đại học:
Môi trường thông tin các trường đại học hiện nay thẻ hiện mối thông tin
Trang 25viên, các khoa, phòng đào tạo, phòng công tác sinh viên, đoàn thể Hoạt động của hệ thống thông tin có tác dụng gắn chặt đào tạo và các hoạt động hỗ trợ, thúc đẩy sự phát triển chung của trường đại học trong đó thư viện đóng vao trò trung tâm thông tin học thuật, cung cấp thông tin tư liệu nhưng hoạt động đó cần được sự hỗ trợ, phối hợp từ các thành tố khác trong hệ thống
- Méi quan hệ thông tin giữa hệ thống cung cấp thông tin và các chuyên gia: Đây là nguồn cung cấp thông tin có hàm lượng chất xám cao, ảnh hưởng,
trực tiếp đến chất lượng giảng dạy, học tập, nghiên cứu của các đối tượng
người dùng tin trong trường đại học Xu thế liên kết với chuyên gia của các thư viện hiện đang được coi là một trong những kênh thông tin hữu ích, quan
trọng và được ưu tiên phát triển trong các trường dai hoc
- Dịch vụ thông tin trong các trường đại học:
Là một xu thế phát triển tất yếu, việc cung cấp tốt thông tin cho người
dùng tin liên quan chặt chẽ đến các yếu tố kinh phí dành cho các hoạt động,
của các trung tâm cung cấp thông tin và người dùng tin sẵn sàng trả phí cho
các thông tin này Đây là một hướng đi đúng đắn thúc đẩy sự phát triển nguồn lực thông tin của trường đại học nói riêng trong sự phát triển sự nghiệp giáo dục, đào tạo của nhà trường Ngoài ra, có được nguồn kinh phí từ các hoạt động dịch vụ, mức thu nhập của các cán bộ, nhân viên thông tin tăng sẽ tương, ứng với thái độ tích cực trong hoạt động, tạo ra môi trường làm việc năng động, thoát khỏi trạng thái ỳ trệ, bao cấp mà tàn dư của nó còn ảnh hưởng đến
hiện nay
1.2.2 Vai trò của nguồn lực thông tin số với hoạt động giảng dạy, nghiên
cứu, học tập trong trường đại học
Trong những điều kiện thực tế và đặc trưng của công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập tại trường đại học, nguồn lực thông tin số với không những là một kênh cung cấp hữu ích đối với người dùng tin mà còn góp phần
Trang 26Cũng như các đối tượng người ding tin trong hệ thống thông tin thuộc các trường đại học, có những sự thay đôi về các dạng thông tin với thông tin
mạng, các dữ liệu khai thác qua máy tính và hệ thống các cơ sở dữ liệu
Sự thay đổi này thể hiện trên các tiện ích tối ưu hóa đối với công tác giảng đạy, học tập và nghiên cứu đối với mỗi đối tượng người dùng tin như
bài giảng điện tử trực tuyến, chia sẻ thông tin và nguồn tham khảo
Khi thói quen sử dụng các dạng thông tin, tài liệu số đã thay đổi, nhu cầu
thông tin số sẽ tăng trưởng theo cấp số nhân, từ đó, người dùng tin hoàn toàn
chủ động trong việc tiếp cận những tài liệu mình cần một cách nhanh chóng, đặc biệt là việc có được những tài liệu cần thiết đối với nhu cầu thông tin phát
sinh trong quá trình tìm kiếm
Vai trò của nguồn lực thông tin số trong hệ thống thông tin của nhà
trường chủ yếu thể hiện trong các hoạt động giảng dạy, nghiên cứu và học tập
của người dùng tin trong các mi quan hệ thông tin, cụ thể như sau:
* Đối với hoạt động giảng dạy của giáo viên:
Với các nguồn lực thông tin số, giáo viên sẽ có điều kiện trau đồi kiến thức với lượng tài liệu mở rộng, chất lượng cao của nguồn lực thông tin số được bổ sung từ các cơ sở dữ liệu từ các nguồn Đồng thời, khi tiếp xúc với môi trường thông tin năng động cùng với các nguồn lực thông tin số, giáo viên có thể nhanh chóng cập nhật được các kiến thức chuyên ngành theo nhịp
độ phát triển của xã hội, từ các quốc gia có nền khoa học kĩ thuật tiên tiền
Thời gian tìm kiếm các tài liệu phục vụ cho các bài giảng của giáo viên cũng sẽ rút xuống đáng kể khi khai thác các nguồn lực thông tin số Thay vì việc tìm kiếm các loại tài liệu dạng ấn phẩm truyền thống từ nhiều nguồn, cũng như bỏ ra những khoản kinh phí lớn để mua tài liệu tham khảo, giáo viên có thể sử dụng ngay các tài liệu từ nguồn này một cách hữu hiệu chỉ thông qua những phép tìm kiếm đơn giản được hỗ trợ từ các bộ tìm kiếm
Việc hướng dẫn sinh viên đọc các tài liệu tham khảo, chỉ nguồn, chia sé
Trang 27thông tin số Điều này về cơ bản cũng có thể thay đổi phương pháp sư phạm, khuyến khích khả năng tự học của sinh viên dưới sự hướng dẫn của giáo viên
* Đối với hoạt động nghiên cứu của nghiên cứu sinh, sinh viên nghiên cứu khoa học
Sử dụng các bộ tìm kiếm mạnh theo nội dung tài liệu ở dạng toàn văn sẽ giúp người nghiên cứu tránh được sự trùng lặp khi chọn lựa dé tài Đây là một ưu điểm giúp khắc phục việc lãng phí trong nghiên cứu Đồng thời, với các đề tài đã được nghiên cứu trước, người nghiên cứu sẽ nhanh chóng tiếp cận được các nguồn tài liệu tham khảo, có tầm nhìn về vấn đề rộng hơn để hoàn thành
tốt các công trình của mình
Với lượng tài liệu thao khảo rộng rãi trong khi được miễn phí hoặc trả những khoản phí rất nhỏ, người nghiên cứu sẽ tiết kiệm được chỉ phí dành cho công trình nghiên cứu của mình Điền hình với việc photocopy các tài liệu cần thiết, đôi khi người nghiên cứu thường sẽ không sử dụng hết những tư liệu mình phải tra phi vi lý do thời gian tiếp cận trực tiếp với tài liệu gốc, trong khi chỉ bằng các thao tác copy, sao chép, người nghiên cứu sẽ có được
lượng tài liệu, thông tin lớn với chỉ phí khai thác tài liệu thấp hơn
Thời gian khai thác tài liệu trực tiếp từ các nguồn cũng sẽ giảm đáng kẻ
Thay vì việc đến thư viện, các trung tâm thông tin, các nơi lưu trữ rải rác,
người nghiên cứu sẽ nhanh chóng có được tài liệu tại nơi cung cấp thông tin
chính của nhà trường (thường là các thư viện đại học) và có thê tham khảo tài
liệu qua các kênh liên thông,
* Đối với hoạt động học tập của sinh viên
Trong mối quan hệ giảng dạy — học tập, các sinh viên cũng được hưởng lợi ích từ các nguồn thông tỉn số tương tự như giáo viên và người nghiên cứu, đó là thời gian, chỉ phí, khả năng tiếp cận tri thức mới, tham khảo mở rộng và đặc biệt là trong các hoạt động đào tạo từ xa, đào tạo trực tuyến Đặc biệt, trong cùng một thời gian học tập tại các trường đại học, sinh viên có thể trang
Trang 28giai đoạn tới, khi việc đào tạo tín chỉ được áp dụng mở rộng, các nguồn lực thông tin số sẽ trở thành kênh thông tin chủ yếu được lựa chọn khai thác, sử dụng của sinh viên do mặt bằng trình độ tin học, điều kiện công nghệ thông tin đang phát triển
* Đối với xu thế đào tạo tín chỉ trong trường đại học
'Nhu cầu đào tạo tín chỉ đối với các trường đại học hiện đang trở thành một xu thế tất yếu, đồng thời có những đòi hỏi nhất định về thời gian sử dụng, và cách thức khai thác thông tin đối với các nhóm người dùng tỉn
Với các yêu cầu của việc đào tạo tin chi, vai trò của nguồn lực thông tin số sẽ có những ưu điểm nỗi trội như sau
- Giáo viên có thể cung cấp cho sinh viên các nguồn thông tin số và hướng dẫn cách thức, nguồn tìm kiếm để sinh viên nhanh chóng tiếp cận được
thông tin cần thiết
- Việc xây dựng, thu thập, phân loại, hướng dẫn sử dụng các tài liệu sẽ dé đàng hơn khi giáo viên khai thác được thế mạnh của cách thức tổ chức các cơ sở đữ liệu để tạo nên những tổ hợp tài liệu cần thiết cho sinh viên một cách
nhanh chóng, dễ sử dụng
~ Các nguồn tài liệu giáo viên cung cấp có thể được mở rộng bởi khả
năng tìm kiếm hỗ trợ từ các công cụ tìm kiếm, được thực hiện bởi sinh viên,
có thể tham khảo những tài liệu tìm kiếm phát sinh để mở rộng diện nghiên
cứu
- Thời gian khai thác, truy cập các dạng tài liệu sẽ được rút ngắn Các bộ tìm kiếm đủ mạnh với các chỉ dẫn từ giáo viên sẽ giúp sinh viên sử dụng thời gian của mình chủ động, hiệu quả
- Sinh viên có thể tiếp cận thông tin, tài liệu ngay tại gia đình, tự nghiên
cứu „ giảm bớt thời gian học tập tại giảng đường, phù hợp với phương thức
đào tạo tín chỉ
Trang 29ích, phát huy được tối da khả năng làm việc nhóm đồng thời phủ hơp với thói quen sử dụng mạng hiện nay của giới trẻ trên một mặt bằng công nghệ đang phát triển
- Sinh viên có thể tham khảo ý kiến của cộng đồng mạng với vấn đề của mình, tạo nên những kênh trao đổi, cập nhật thông tin mới
1.3 Nhu cầu sử dụng nguồn lực thông tin số của các đối tượng người
dùng tin tại trường Đại học Kiến trúc Hà Nội
1.3.1 Vài nét tổng quan về các hoạt động giảng dạy, đào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập tại trường Đại học Kiến trite
Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội là một trong những trường đại học hàng đầu tại Việt Nam đào tạo các kiến trúc sư, kỳ sư thuộc các chuyên ngành kiến trúc ~ xây dựng Đặc trưng đào tạo của trường Đại học Kiến trúc Hà Nội thể hiện ở việc đào tạo đại học, trên đại học và sau đại học ở các chuyên ngành kiến trúc xây dựng, quy hoạch đô thụ và nông thôn, kỹ thuật ha ting va môi trường đô thị và quản lý đô thị
“Trong giai đoạn phát triển của trường Đại học Kiến trúc từ năm 2001 đến 2010, nhà trường đã đặt ra các mục tiêu phát triển với phương châm “tự chủ, nâng cao chất lượng đào tạo, hội nhập và phát triển bền vững” với các chương trình và mục tiêu cụ thể, trong đó có công tác tăng cường hiệu quả hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học, lao động sản xuất và chuyển giao công nghệ
Chương trình nâng cao chất lượng đào tạo tập trung vào việc củng cố các khoa, hoàn thiện các bộ môn và các chương trình đào tạo khung sau đại học; phát triển đội ngũ giảng viên; xây dựng các chương trình kế hoạch đào tạo hợp lý, soạn thảo đề cương, giáo trình và tài liệu giảng dạy các môn học theo chương trình khung do Bộ giáo dục và đào tạo phê duyệt, cải tiến phương pháp dạy và học kết hợp với việc chỉnh đốn kỷ luật học đường
Trang 30tế thông qua các dự án, hội nghị, hội thảo nhằm nâng cao chất lượng đào
tạo, trao đôi thông tin, phương pháp trong nghiên cứu khoa học và phát triển,
chuyển giao công nghệ xây dựng, đầu tư nâng cấp , hiện đại hóa các trang
thiết bị phục vụ đào tạo
Xuyên suốt trong các hoạt động, chương trình và kế hoạch phát triển của nhà trường, việc xây dựng hệ thống thông tin, đặc biệt là phát triển nguồn lực
thông tin là một yêu cầu rất quan trọng Trong đó, việc phát triển nguồn lực
thông tin số được coi là một trong những hướng đi quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu trong nhà trường
1.3.2 Nhu cầu sử dụng nguồn lực thông tin số của các nhóm người dùng
tin tại trường Đại học Kiến trúc Hà Nội
* Nhu cầu sử dụng nguồn lực thông tin số của đối tượng giáo viên giảng
dạy
Một đặc điểm của nhóm đối tượng người dùng tin ảnh hưởng đến nhu cầu thông tin số là vấn đề thời gian Các giáo viên trong quỹ thời gian của mình chủ yếu đầu tư cho hoạt động giảng dạy Thời điểm các giờ lên lớp và có hướng dẫn sinh viên tại các xưởng chủ yếu vào giờ hành chính, trong khi đó, Trung tâm Thông tin Thư viện của nhà trường cũng chỉ mở cửa trong thời
gian này Ngoài các tài liệu dạng ấn phẩm truyền thống có thể mượn từ thư
viện, giáo viên sẽ không có đủ thời gian tham khảo các tài liệu quý, hiếm trực
tiếp tại thư viện Chính vì vậy, để đáp ứng vấn đề cung cấp thông tin, tài liệu cho giáo viên cần được thực hiện qua các dạng thông tin số, khai thác qua hệ
thống mạng Intranet và Internet
Với số lượng giáo viên lớn, trong khi phòng đọc dành cho giáo viên và nghiên cứu sinh, sinh viên nghiên cứu khoa học hiện nay lại có hạn về không gian, đồng thời các tài liệu dạng ấn phẩm ở đây không được phép mượn về nhà Trong khi đó, điều kiện sử dụng mạng Internet tại nhà riêng ở khu vực
Trang 31liệu, thông tin chuyên ngành qua mạng sẽ thuận lợi hơn cho giáo viên trong việc tham khảo tài liệu, nâng cao trình độ
'Với khả năng truy cập từ xa, nguồn lực thông tin số với các cơ sở dữ liệu của Trung tâm Thông tin Thư viện cũng sẽ được đón nhận cùng với thói quen sử dụng máy tính và khai thác thông tin mạng Đây cũng là xu thé tat yếu của việc phát triển một thư viện điện tử tại một trường đại học lớn như trường Đại
học Kiến trúc Hà Nội
Đối với hoạt động hướng dẫn sinh viên hoàn thành các đồ án, các công trình nghiên cứu khoa học cũng cần có sự trao đổi tài liệu giữa giáo viên và sinh viên Trong trường hợp Trung tâm Thông tin Thư viện của nhà trường có được những nguồn lực thông tin số đủ mạnh, hoạt động này sẽ càng trở nên tích cực và có ý nghĩa hơn Giáo viên có thể cung cấp, hướng dẫn sinh viên đọc các dạng tài liệu tham khảo dưới dạng File khai thác hay chỉ nguồn truy cập vào các cơ sở dữ liệu của thư viện cùng với việc sinh viên hoàn thành các
nhiệm vụ học tập Cũng tương tự, trong trường hợp nhiều sinh viên có chung
người hướng dẫn, tài liệu, thông tin số cũng dễ chia sẻ hơn dạng tài liệu truyền thống, giảm chỉ phí học tập cho sinh viên
Về nội dung các tài liệu thuộc nguồn lực thông tin số, đối tượng giáo viên có nhu cầu tài liệu được cập nhật, có hàm lượng tri thức cao hơn đối tượng sinh viên trong xu thế phát triển của từng chuyên ngành Để nâng cao trình độ đáp ứng việc truyền đạt những kiến thức mới cho sinh viên, nhu cầu của giáo viên đòi hỏi các tài liệu có giá trị, được bổ sung, cập nhật liên tục Trong khi đó với đặc thù đào tạo của trường Đại học Kiến trúc, các tài liệu có giá trị về mặt nội dung như tài liệu ngoại văn lại có giá thành rất cao hay số lượng bản rất ít đối với các luận văn, luận án, các công trình nghiên cứu khoa học lưu chiểu tại thư viện Như vậy, hiện đang có sự chênh lệch trong khả năng cung cấp và nhu cầu về tài liệu, nhưng điều này hoàn toàn sẽ trở nên đơn giản hơn khi các dạng tài liệu này được số hóa hoặc được bổ sung dưới dạng
Trang 32Việc tiếp cận các cơ sở dữ liệu chuyên ngành của giáo viên tại thư viện cũng chưa được đặt trong một chu trình khai thác nhất quán Hiện tại, với các cơ sở dữ liệu trao đổi, đặt mua, với mỗi cơ sở dữ liệu, giáo viên phải tiếp xúc với các giao diện, cách thức sử dụng và khai thác thông tin khác nhau Các kỹ năng khai thác thông tin này chủ yếu là do kinh nghiệm cá nhân khi sử dụng mạng bởi thư viện chưa có khả năng tổng hợp các nguồn lực thông tin số từ các cơ sở dữ liệu thành một hệ thống thông tin thống nhất
* Nhu cầu sử dụng nguồn lực thông tin số của đối tượng nghiên cứu sinh,
cán bộ nghiên cứu, sinh viên nghiên cứu khoa học
Đối tượng nghiên cứu sinh, cán bộ nghiên cứu, sinh viên nghiên cứu khoa học đến Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Kiến trúc về cơ bản bao gồm các nhà nghiên cứu thuộc các trung tâm, viện nghiên cứu, các cán bộ nghiên cứu chuyên môn và các sinh viên thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học đăng kí với nhà trường
Việc nghiên cứu của các nhóm đối tượng này chủ yếu tập trung vào việc giải quyết các vấn đề khoa học, nhằm đưa ra các sản phẩm nghiên cứu ứng dụng thực tế theo các chuyên ngành Từ đó, nhóm đối tượng người dùng tin này có nhu cầu mở rộng tham khảo thông tin, tài liệu với các dạng thức khác nhau, đặc biệt là thông tin dạng số hóa Trong trường hợp mở rộng được diện tra cứu, khai thác thông tin, tài liệu dưới dạng số, các nhóm người dùng tin sẽ dễ dàng thỏa mãn nhu cầu mở rộng diện tham khảo của mình
Về nội dung yêu cầu, các thông tin dành cho các nhóm đối tượng này là những thông tin khoa học chuyên sâu, có tính cập nhật cao, có sự hướng đến các thành tựu khoa học kỹ thuật đã đạt được trong thời gian gần nhất So với
các dạng ấn phẩm truyền thông được bổ sung, tính cập nhật của thông tin số
có những ưu điểm vượt trội với tần suất sử dụng cao, mở rộng diện khai thác từ các truy cập Nếu với một ấn phẩm, người dùng tin sẽ phải chờ đợi các xuất
Trang 33cùng các bộ tìm kiếm, tốc độ cập nhật tài liệu, thông tin chắc chắn có những
sự khác biệt đáng kê
Thông tin đáp ứng nhu cầu của các đối tượng này cần phải được xử lý chuyên sâu, có các chỉ dẫn tra cứu thuận lợi đồng thời giúp họ dễ dàng tiếp cân với tài liệu gốc một cách nhanh chóng nhất Đây chính là nhu cầu sử dụng, thông tin, tài liệu trong thời gian hữu ích nhất Với những kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và những thao tác tìm kiếm, khai thác cơ sở dữ liệu, thời gian dành cho việc lựa chọn các tài liệu cần thiết để tải về sẽ rút ngắn đáng kể với
các bộ tìm kiếm trên các cơ sở dữ liệu
Các nhóm đối tượng này, ngoài việc nghiên cứu chuyên sâu còn đảm nhiệm các nhiệm vụ khác như công việc tại cơ quan, học tập nâng cao, hoàn thành các luận văn đối với thạc sỹ, học tập thường niên đối với sinh viên
nên thời gian đến với các phòng đọc của thư viện rất hạn chế Điều này đồng nghĩa với việc thời gian của họ sử dụng tại thư viện là thời gian được đầu tư cho công việc một cách hiệu quả nhất cũng như dành thời gian nhiều hơn cho việc khai thác thông tin từ xa Đây cũng là điểm khác biệt cơ bản giữa việc sử
dụng các nguồn lực thông tin số và các dạng ấn phẩm truyền thống
Nhu cầu giao lưu, trao đôi, chia sẻ thông tin cũng là một nhu cầu tất yếu
Trong quá trình thực hiện các nghiên cứu của mình, các nhóm người dùng tin này cũng cần sự hỗ trợ nguồn tài liệu từ hệ thống cung cấp thông tỉn, từ người hướng dẫn và các bộ máy tra cứu thông tin Trên cùng một hệ thống thông tin hay môi trường mạng, người dùng tin và các kênh thông tin hỗ trợ có thể chia sẻ các nguồn lực thông tin, thay cho việc chỉ dẫn các nguồn ấn phẩm truyền thống và sử dụng các hình thức sao chép vật lý đơn thuần Bên cạnh nhu cầu chia sẻ, trao đổi thông tin, các kênh thông tin được tạo ra lại có khả năng tái tạo, mở rộng các chia sẻ khác tạo nên những nhu cầu thông tin mới
* Nhu cầu sử dụng nguồn lực thông tin số của đối tượng sinh viên các hệ
Trang 34Cũng như nhiều trường đại học khác, Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội có các hệ đảo tạo sinh viên chính quy tập trung dài hạn và các hệ tại chức, bỗ túc Nhu cầu chủ yếu của các đối tượng sinh viên trường Đại học Kiến trúc Hà Nội cũng như các trường đại học khác là nhu cầu thông tin phục vụ mục đích học tập, nghiên cứu ở cấp đại học để hoàn thiện chương trình học từ 4 đến 5 năm tùy theo chuyên ngành đào tạo
Đối với thông tin, tài liệu, nhu cầu trước tiên của nhóm đối tượng nay là tham khảo các tài liệu cơ bản bao gồm các giáo trình, môn học từ đại cương đến chuyên ngành
Ngoài các giờ học trên lớp và tại các xưởng dưới sự hướng dẫn, giảng dạy trực tiếp của các giáo viên, sinh viên cần trang bị kiến thức từ nguồn sách giáo trình và tài liệu tham khảo Tuy nhiên, do số lượng sinh viên tương đối đông, đồng thời số lượng tài liệu cung cấp có hạn nên nhiều sinh viên dé đáp ứng nhu cầu về tài liệu vẫn phải chỉ trả những khoản kinh phí dành cho việc mua giáo trình và sao chụp tài liệu học tập
Đối với sinh viên chính quy, thời gian học tập tại giảng đường chủ yếu lại trùng với thời gian thư viện mở cửa phục vụ (từ 8h00 đến 16h30 hàng ngày) nên việc tham khảo trực tiếp tài liệu tại thư viện có phần hạn chế
Cơ cấu tài liệu giữa phòng đọc và phòng mượn cũng có sự khác biệt Do đặc thù chuyên ngành kiến trúc và xây dựng, các tài liệu tham khảo chuyên sâu, đặc biệt là tài liệu ngoại nhập có giá thành rất cao, do đó sinh viên chỉ có thể tham khảo các tài liệu này tại phòng đọc Ngoài ra, thư viện cũng không có khả năng đáp ứng việc phục vụ đại trà các tài liệu có giá trị khác thuộc phòng đọc dành cho giáo viên và cán bộ nghiên cứu tới toàn thẻ sinh viên
Nếu như sinh viên các năm đầu cần trải qua các bộ môn cơ bản thì sinh viên các năm cuối càng có nhu cầu tài liệu chuyên ngành sâu Với các môn học cơ bản, hiện số lượng đầu sách chỉ nằm trong một giới hạn nhất định
Trang 35
Số lượng tài liệu cơ bản trong thư viện được bổ sung nhiều về số lượng bản nhưng vẫn không đáp ứng được hết yêu cầu của sinh viên Trong trường hợp được số hóa, vấn đề bổ sung sẽ thay đổi vi các tài liệu sẽ chỉ mắt một lần số hóa, trong khi đó việc sử dụng có thể nói là vĩnh viễn Kinh phí dành cho việc bổ sung này có thể chuyển hướng sang đầu tư các cơ sở dữ liệu dạng số để phục vụ sinh viên
Từ đó, đối với các tài liệu dạng số trong một nguồn lực thông tỉn số, các nhu cầu của sinh viên có thể được đáp ứng tốt hơn trong quá trình phục vụ, cụ thể
Nhu cau tham khảo các tài liệu cơ bản ở dạng thông tỉn số sẽ tăng, thay thế cho các dạng ấn phẩm truyền thống bởi tính tiện ích về thời gian sử dụng cũng như phủ hợp với thói quen sử dụng công nghệ thông tin và mạng như
hiện nay
Sinh viên sẽ có thể tận dụng tối đa thời gian học tập, làm việc ở nhà với các kênh truy cập, thay vì dành quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm và khai thác thông tin trực tiếp tại thư viện trong quỹ thời gian vào giờ phục vụ hành chính
Tài liệu số sẽ không có sự hạn chế về số lượng như tài liệu ấn phẩm mà sinh viên có thể mượn từ thư viện Sinh viên còn có thể chia sẻ với nhau những tài liệu mình đã tìm kiếm chỉ bằng một email hay tin nhắn Đồng thời, với khả năng đáp ứng cao của nguồn lực thông tin số, kinh phí dành cho việc
mua sách giáo khoa và tài liệu tham khảo sẽ giảm di rất đáng kẻ
'Nhu cầu tham khảo tài liệu mở rộng của sinh viên cũng tăng khi tiếp xúc với các tài liệu quý hiểm, có giá trị đã được số hóa Nếu như trước đây, chỉ một số lượng sinh viên nghiên cứu khoa học nhất định mới có thể tiếp cận được với các nguồn tài liệu dành cho các đối tượng giáo viên, nghiên cứu sinh, thì nay, sinh viên các năm cuối cũng có thể tiếp cận các nguồn tài liệu
này qua thê thức tài liệu số Điều này sẽ góp phần nâng cao chất lượng đào
Trang 36'Với mặt bằng công nghệ và khả năng khai thác sử dụng máy tính và mạng như hiện nay, sinh viên có thể tiếp cận các nguồn thông tin số khác kết nối với thư viện Khi đó, các cơ sở dữ liệu được bổ sung cho thư viện sẽ được sinh viên tiếp cận trên diện rộng như một kênh théng tin chủ dao, dan thay thé cho việc tham khảo các ấn phẩm truyền thống, hạn chế về việc mở rộng tham khảo như hiện nay
Một nhu cầu khác của sinh viên đối với nguồn lực thông tin số chính là nhu cầu chia sẻ tài liệu, thông tin Quá trình học tập, trao đổi với các giáo viên hướng dẫn cũng như trao đổi với các sinh viên khác sẽ thuận lợi hơn rất nhiều với khả năng chia sẻ mạnh của thông tin số Việc chia sẻ này được thực hiện còn có khả năng khuyến khích các nhu cầu thông tin khác của sinh viên trong quá trình học tập, nghiên cứu, mở rộng diện nghiên cứu, nâng cao trình độ chuyên môn
Đối với sinh viên các hệ khác chính quy, quỹ thời gian là vấn đề rất quan
trọng vì chủ yếu thời gian trong ngày họ sử dụng vào các công việc tại các vị trí công tác Do đó, việc tham khảo các tài liệu từ xa với các cơ sở dữ liệu số
là rất quan trọng, này cũng đúng với phương thức giảng dạy trực tuyến
Trang 37iểu kết chương 1
Từ việc nghiên cứu các đặc trưng, xu thé phat triển và vai trò của nguồn lực thông tin số cũng như tìm hiểu nhu cầu của các nhóm người dùng tỉn tại “Trường đại học Kiến trúc Hà Nội đối với nguôn lực thông tin số, đề tài đưa ra
một số kết luận như sau:
- Thứ nhất, nguồn lực thông tin số có những đặc trưng nôi trội với những
tính năng ưu việt hơn hẳn so với thông tin ở dạng truyền thống
~ Thứ hai, trong xu thế phát triển chung của toàn xã hội, có những yếu tố
có mối quan hệ tác động qua lại với việc phát triển nguồn lực thông tin số, từ đó có những ảnh hưởng và đòi hỏi nhất định đối với việc phát triển cũng như quản lý nguồn lực thông tin số, đặc biệt đối với những cơ quan thông tin đang xây dựng cho mình các chương trình hành động như trường Đại học Kiến trúc
Hà Nội
- Thứ ba, nguồn lực thông tin số đóng vai trò rất quan trọng trong việc
thực hiện các mục tiêu đề ra đối với việc giảng dạy, nghiên cứu, học tập trong
các trường đại học và cần thiết có sự chuyển đổi từ nguồn lực thông tin truyền
thống sang nguồn lực thông tin số nhằm đáp ứng xu thế phát triển tất yếu
trong các hoạt động
- Thứ tư, nhu cầu sử dụng nguồn lực thông tin số của các nhóm người dùng tin trong trường Đại học Kiến trúc Hà Nội hiện rất lớn tương ứng với sự phát triển của các hoạt động giảng dạy, nghiên cứu, học tập trong nhà trường, đo đó đòi hỏi phải có sự nghiên cứu thực trạng tổ chức nguồn lực thông tin để tìm hiểu khả năng đáp ứng nhu cầu người dùng tin của Trung tâm Thông tin “Thư viện và có những phát triển nguồn lực thông tin số đề đáp ứng tối đa các
Trang 38CHƯƠNG 2: THỰC TRANG PHAT TRIEN VA QUAN LY NGUON
LUC THONG TIN SO TAI TRUNG TAM THONG TIN THU VIEN
TRUONG ĐẠI HỌC KIÊN TRÚC HÀ NỘI
2.1 Thực trạng phát triển nguồn lực thông tin số tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Kiến trúc Hà Nội
2.1.1 Nguồn lực thông tin số * Nguồn thông tin dạng CD Rom
* Hiện trạng:
Trong các nguồn thông tin dạng số có tại Trung tâm Thư viện trường Đại học Kiến trúc Hà Nội, trước hết có thể kể đến nguồn thông tin dang dia CD, trong đó bao gồm các đĩa CD dữ liệu độc lập và các CD dữ liệu kèm theo ấn
phẩm
Hiện tại ở Trung tâm Thông tin Thư viện nhà trường chưa có chế độ dành riêng cho việc bổ sung các đĩa CD cơ sở dữ liệu hay CD tài liệu số Các CD hiện có tại Trung tâm Thông tin thư viện chủ yếu là các CD cơ sở dữ liệu được tài trợ hay các CD kèm theo sách và tạp chí với số lượng khoảng 20 CD Các đĩa CD này hiện đang được lưu trữ, bảo quản tại Phòng đọc dành cho giáo viên và cán bộ nghiên cứu, phục vụ các nhóm người dùng tin có khả
năng khai thác dữ liệu tại đây
Việc quản lý các đĩa CD này hiện đang do các nhân viên phục vụ trực tiếp tại phòng đảm nhiệm, được cất giữ trong nghiệp vụ và do số lượng quá ít nên được giới thiệu linh động bằng danh mục tài liệu đặt trên quầy phục vụ,
Hiện trang của các đĩa CD hầu hết là dạng đơn bản, không có khả năng, tích hợp vào hệ thống quản lý của Libol dưới dạng các cơ sở dữ liệu mà được
quản lý tương tự như một ấn phẩm truyền thống (Trong hệ thống tra cứu
Trang 39'Với số lượng hạn chế, các đĩa CD hiện chỉ có thể phục vụ các đối tượng người dùng tin có quyền sử dụng Phòng đọc đành cho giáo viên và cán bộ nghiên cứu, đồng thời các cá nhân nhóm người dùng tin này chỉ có thể sử dụng đơn tuyến nên rất hạn chế việc phổ biến thông tin đến người dùng tin
Người dùng tin có thể có được thông tin về các đĩa CD này qua hướng dẫn hoặc thông tin thư mục đi kèm với ấn phẩm xuất bản Theo nguyên tắc, khi khai thác các dạng đĩa CD cần phải có các máy tính chuyên dụng với các đầu đọc để người dùng tin có thể tiếp cận các thông tin Tuy nhiên, hiện nay việc sử dụng các đĩa CD này cũng đang có rất nhiều khó khăn do Trung tâm Thông tin Thư viện chưa được trang bị các máy tính chuyên dụng để khai
thác nguồn thông tin này
Đặc trưng của các cơ sở dữ liệu lại là khả năng cung cấp thông tin diện rông bao gồm hai hướng: nhiều thông tin cung cấp đến một người dùng tin và
nhiều người có thể cùng khai thác cơ sở dữ liệu Mặt khác, CD chứa các cơ sở dữ liệu, việc khai thác thông tin trên đĩa CD hiện chỉ được thực hiện nhất thời
trên một máy tính duy nhất, không có khả năng chia sẻ trên hệ thống mạng do không thể sao lưu các đĩa CD vì lý do bản quyền Với hiện trạng như vậy, vô hình chung đã làm giảm thiểu tính hữu ích của CD được tổ chức dưới dạng cơ
sở dữ liệu
Do vấn đề bản quyền và các khóa chức năng bảo vệ, các đĩa CD không được nhân bản cũng đồng thời không có khả năng sao lưu Trong khi đó, dạng lưu trữ thông tin bằng đĩa CD là một dạng lưu trữ có nhiều rủi ro vì các vấn đề bảo quản, thương tổn vật lý Trong trường hợp các đĩa CD kém chất lượng, đo điều kiện bảo quản hay qua sử dụng nhiều lần, việc thất thốt các tài ngun thơng tin là khó tránh khỏi và gây nên những tổn thất rất lớn đối với
hệ thống cũng như đối với người dùng tin
Do chưa có một giải pháp tổng thể về quản lý nguồn lực thông tin số, dữ
Trang 40không thể thực hiện được Từ đó, các thông tin này trở nên kém ý nghĩa với việc triển khai các dịch vụ thông tin dành cho người dùng tin
Từ các yếu tố phân tích trên, có sự đòi hỏi việc phát triển và quản lý nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin Thư viện với chế độ đưa nguồn thông tin này vào khai thác sử dụng dưới dạng mở rộng và thực hiện các công đoạn bảo quản, lưu trữ tài nguyên dưới các dạng thông tin tích hợp để phục vụ nhu cầu sử dụng của nhiều đối tượng người dùng tin
* Hướng phát trién:
'Về hình thức, đây là các dạng thông tin đã có yếu tố số hóa nhưng để
phát triển nguồn thông tin này trong một nguồn lực thông tin số sẽ còn có
những công đoạn thực hiện nhất định Từ đó, nguồn thông tin này sẽ trở thành
một tiềm năng quan trọng đối với hệ thống thông tin của Trung tâm Thông tin
Thư viện
Khi Trung tâm Thông tin Thư viện đã có một nguồn lực thông tin số đi vào vận hành sẽ có sự thay đổi trong phương thức quản lý thuộc lĩnh vực công nghệ mà từ đó sẽ thay đổi phương thức quản lý và khai thác sử dụng thông tin như hiện nay
Trong chế độ bổ sung, Trung tâm Thông tin Thư viện có thể mua các đĩa CD cơ sở dữ liệu với các gói dành cho người dùng tin mở rộng Với các gói này, các đĩa CD có thể tích hợp vào phần mềm quản lý thông tin số để chia sẻ, sử dụng khai thác trên mạng Intranet/Internet Phương thức quản lý này cũng đồng nghĩa với việc phân quyền và cấp quyền dành cho người dùng tin và từ đó có thể tiến hành thu phí địch vụ khai thác để chỉ trả cho việc bổ sung Điều quan trọng ở đây là với các thông tin thực sự hữu ích và dễ khai thác, người
dùng tin sẽ trả phí và nguồn thông tin tiếp tục được bô sung, tạo ra một kênh
thông tin liên tục Khi cách thức này được vận hành trong một thời gian, chỉ phí khai thác thông tin sẽ giảm xuống do khuyến khích được người dùng tin