Bài giảng Kế toán tài chính 3: Chương 1 - Ngô Hoàng Điệp

17/10/2016 Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán Mục tiêu ► Sau học xong chương sinh viên có thể:
Giải thích ý nghĩa, vai trị chứng từ kế tốn;
Phân loại chứng từ kế tốn;
Phân tích quy định pháp lý lên quan đến lập, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán;
Thực hành lập chứng từ;
Tổ chức chứng từ kế toán cho doanh nghiệp
Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn 17/10/2016 Nội dung ► Tổng quan chứng từ kế toán ► Lập chứng từ kế toán ► Tổ chức chứng từ kế toán ► Xử lý viết sai hóa đơn Tài liệu tham khảo ► Luật kế tốn 03/2003/QH11 (1)
Nghị định 129/2004/NĐ-CP ► Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 ► Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 ► Thông tư 119/2014/TT- BTC ngày 25/8/2014 ► Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 (1) Luật kế tốn 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 có hiệu lực từ ngày 01.01.2017 17/10/2016 Tổng quan chứng từ kế tốn ╗ Khái niệm, vai trị ╗ Phân loại ╗ Yêu cầu chứng từ ╗ Các yếu tố chứng từ ╗ Lập, lưu chuyển, bảo quản lưu trữ Khái niệm ► Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hoàn thành, làm để ghi sổ kế toán 17/10/2016 Phân loại Chứng từ Chứng từ gốc Chứng từ tổng hợp Phân loại (tiếp) ► Chứng từ gốc:
Theo nội dung: Lao động tiền lương; Hàng tồn kho; Bán hàng; Tiền tệ; Tài sản cố định
Theo công dụng: Chứng từ mệnh lệnh; Chứng từ chấp hành
Theo nguồn gốc: Chứng từ bên trong; Chứng từ bên ► Chứng từ tổng hợp: tập hợp từ nhiều chứng từ gốc loại 17/10/2016 Phân loại (tiếp) ► Danh mục chứng từ theo thông tư 200/2015/TT-BTC I Lao động tiền lương Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm Bảng toán tiền lương Bảng toán tiền thưởng Giấy đường Phiếu xác nhận sản phẩm công việc hồn thành Bảng tốn tiền làm thêm Bảng tốn tiền th ngồi Hợp đồng giao khoán 10 Biên lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khốn 11 Bảng kê trích nộp khoản theo lương 12 Bảng phân bổ tiền lương bảo hiểm xã hội II Hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Phiếu báo vật tư lại cuối kỳ Biên kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố Bảng kê mua hàng Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ III Bán hàng Bảng toán hàng đại lý, ký gửi Thẻ quầy hàng Phân loại (tiếp) V Tài sản cố định IV Tiền tệ Biên giao nhận TSCĐ Phiếu thu Biên lý TSCĐ Biên bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy toán tiền tạm ứng Biên đánh giá lại TSCĐ Giấy đề nghị toán Biên kiểm kê TSCĐ Biên lai thu tiền Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng kê vàng tiền tệ Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) 10 Bảng kê chi tiền 17/10/2016 Thí dụ 1: ► Hãy chọn nội dung thích hợp cho Phiếu nhập kho: Chứng từ mệnh lệnh Chứng từ Hàng tồn kho Chứng từ bên Chứng từ tổng hợp Chứng từ Bán hàng Chứng từ chấp hành □ □ □ □ □ □ Vai trò chứng từ kế tốn ► Ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng chất lượng thơng tin kế tốn ► Phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý ► Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp nghiệp vụ kinh tế ► Có ý nghĩa pháp lý việc giải vụ tranh chấp, kiện tụng 17/10/2016 Thí dụ 2: ► Ơng An nhân viên phịng kinh doanh, ơng An cử công tác Đà Nẵng Theo dự tốn, ơng An cần khoản chi phí 20.000.000đ Theo anh/chị, ơng An kế tốn cơng ty cần phải làm thủ tục để chi số tiền cho ơng An? ► Các chi phí phát sinh q trình cơng tác: Chi vé máy bay, phí lưu trú khách sạn, tiền taxi, chi phí ăn uống tiếp khách,… Ơng An cần phải làm để chứng minh khoản chi phí có thực? ► Đề toán số tiền tạm ứng với số chi tiêu, ơng An phải làm thủ tục gì? Bài tập thực hành 1: ► Công ty Việt Hưng ký hợp đồng mua 20 thép từ công ty Hồng Minh Trong hợp đồng qui định, thời gian nhận hết 20 thép tháng kể từ ngày ký hợp đồng Công ty Việt Hưng phải ứng trước 20% giá trị hợp đồng cho công ty Hồng Minh ► Do gặp khó khăn nguồn hàng nên cơng ty Hồng Minh giao xuất hóa đơn cho công ty Việt Hưng 16 thép Theo hợp đồng, Cty Hồng Minh bị phạt 20 triệu đồng trừ vào số tiền mà Việt Hưng nợ ► Cơng ty Việt Hưng chuyển khoản tốn tồn tiền hàng cho công ty Hồng Minh sau trừ 20 triệu đồng tiền phạt Yêu cầu: Hãy nêu chứng từ phát sinh công ty Việt Hưng Hồng Minh 17/10/2016 Yêu cầu chứng từ ► Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính xác số liệu ► Chứng từ kế tốn phải có đầy đủ yếu tố theo qui định ► Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần trống, khơng tẩy xóa, sửa chữa chứng từ Các yếu tố chứng từ Tên gọi số hiệu chứng từ kế toán Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) đơn vị cá nhân lập chứng từ Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) đơn vị cá nhân nhận chứng từ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số; tổng số tiền ghi chữ Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt chứng từ người có liên quan đến chứng từ kế tốn 17/10/2016 Thí dụ 3: Thí dụ (tiếp): Xem mẫu chứng từ điền nội dung phù hợp cho yêu cầu sau: Tên gọi số hiệu Ngày, tháng, năm lập chứng từ Tên đơn vị lập Tên đơn vị nhận Nội dung nghiệp vụ Số liệu giao dịch 17/10/2016 Trình tự Luân chuyển chứng từ kế toán Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra ký chứng từ kế tốn trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; Phân loại, xếp chứng từ kế toán, định khoản ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán ► ► ► ► ► Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ tiêu, phải rõ ràng, trung thực Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt Số tiền viết chữ phải khớp với số tiền viết số Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính, máy chữ viết lồng giấy than 10 17/10/2016 Thí dụ 4: Ngày 15/3/2016, Công ty Vĩnh Phát bán hạt nhựa PP cho Cơ sở Tân Hưng, số lượng 500kg, đơn giá 34.000đ/kg, giá chưa có thuế GTGT 10%, thu tiền mặt 10 triệu đồng Giá xuất kho lô hàng 27.000đ/kg, mã lô hàng 034 Thông tin người mua bán: • Cơng ty Vĩnh Phát- Lơ 8, KCN Sóng Thần, Bình Dương- MST: 3700151088 • Cơ sở Tân Hưng- Minh Phụng, Q11- MST 0309729158 Yêu cầu: a Nêu tên chứng từ có liên quan b Lập chứng từ kế tốn cho cơng ty Vĩnh Phát Kiểm tra ký duyệt ► Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra ký chứng từ kế tốn trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế toán;
Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với tài liệu khác có liên quan;
Kiểm tra tính xác số liệu, thông tin chứng từ kế toán 11 17/10/2016 Kiểm tra ký duyệt (tiếp) ► Tất chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút bi bút mực, không ký mực đỏ, bút chì, chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên ► Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký lần trước ► Người có trách nhiệm khơng ký khống chứng từ Kiểm tra ký duyệt ► Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung chữ số khơng rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau làm ghi sổ ► Quá trình ký, kiểm tra xét duyệt thường trình bày dạng lưu đồ 12 17/10/2016 Kiểm tra ký duyệt (tiếp) Lưu đồ lập ký duyệt phiếu chi Nguồn: trang web công ty Misa Bài tập thực hành 2: Bạn dự tuyển vào chức danh kế toán viên Người vấn yêu cầu bạn sau: 1- Trình bày lưu đồ liên quan đến lập ký duyệt chứng từ Phiếu xuất kho Hãy tham khảo lưu đồ lập lưu chuyển phiếu chi để mô tả lưu đồ Phiếu xuất kho bạn 2- Hãy nêu cách xử lý bạn trường hợp phát có phiếu chi tiền khơng với quy định đơn vị? 13 17/10/2016 Hoàn chỉnh chứng từ ghi sổ ► Trước ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng từ:
Ghi giá vào chứng từ cần tính giá;
Phân loại chứng từ;
Lập chứng từ tổng hợp lập định khoản kế tốn chứng từ Thí dụ 5: Tiếp theo thí dụ 4: Dưới phiếu nhập kho Thủ kho chuyển đến cho kế tốn Bạn hồn chỉnh chứng từ này? 14 17/10/2016 Thí dụ 5: Tiếp theo thí dụ 4: Dưới phiếu nhập kho Thủ kho chuyển đến cho kế toán Bạn hoàn chỉnh chứng từ này? 15 17/10/2016 Lưu trữ bảo quản chứng từ ► Sau ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải xếp, phân loại, bảo quản lưu trữ theo quy định Luật kế toán
năm chứng từ khơng dùng để ghi sổ kế tốn lập BCTC
10 năm chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên tiêu hủy tài liệu kế toán , tài liệu kế toán đơn vị chủ đầu tư, tài liệu kế toán liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập , hồ sơ kiểm toán
Vĩnh viễn tài liệu kế tốn có tính sử liệu ► Khi cần lý phải lập biên ghi lại tài liệu lý Tổ chức chứng từ kế tốn Cơng tác tổ chức chừng từ Yêu cầu Danh mục chứng từ 16 17/10/2016 Yêu cầu ► Tuân thủ quy định pháp lý ► Phù hợp với đặc điểm đơn vị
Đáp ứng yêu cầu quản lý
Phù hợp khả đơn vị Công tác tổ chức chứng từ ► Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng ► Quản lý, thiết kế, sử dụng biểu mẫu chứng từ ► Hướng dẫn phận liên quan thực chế độ chứng từ kế toán ► Lập tổ chức thực quy trình lưu chuyển chứng từ ► Tổ chức xử lý chứng từ phịng kế tốn ► Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ 17 17/10/2016 Danh mục chứng từ ► Thông tư 200/2014/TT-BTC ► Thông tư 39/2014/TT-BTC (liên quan đến hố đơn bán hàng hố dịch vụ) ► Thơng tư 26/2015/TT-BTC (bổ sung thông tư 39/2014) Bài tập thực hành 3: Công ty thương mại Thiên Thời gởi đơn đặt hàng đến công ty sản xuất Địa Lợi với liệu sau: Mặt hàng: Hàng Q; Quy cách: loại AA; Số lượng 1.000cái; Đơn giá chưa có thuế GTGT 10% 250.000đ/cái Ngày 20/6/2016, công ty Thiên thời nhận 800 hàng Q chuyển khoản toán cho Địa Lợi Giả sử bạn kế toán công ty Thiên Thời Liệt kê tên chứng từ có liên quan đến giao dịch mua hàng Vẽ lưu đồ trình mua hàng Lập chứng từ có liên quan đến giao dịch 18 17/10/2016 Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn Gạch chéo xóa bỏ liên sai Chưa giao hóa đơn cho khách hàng Lập hóa đơn Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn (tiếp) Sai tên địa Đã giao cho khách hàng Lập BB điều chỉnh Không cần lập HĐ 19 17/10/2016 Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn (tiếp) Sai MST, đơn giá, số lượng, … Đã giao cho khách hàng Khách hàng chưa kê khai Khách hàng kê khai Lập BB thu hồi HĐ sai Lập BB điều chỉnh Lập HĐ Xuất HĐ điều chỉnh 20