Bài giảng Kế toán tài chính 3: Chương 1 - ThS. Trần Tuyết Thanh

Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm tốn Mục tiêu • Sau học xong chương sinh viên có thể: – Phân tích ý nghĩa, vai trị chứng từ kế tốn – Phân loại, xử lý lập số chứng từ kế toán – Phân tích quy định pháp lý lên quan đến lập, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán – Áp dụng kiến thức học số chứng từ kế toán Nội dung Tài liệu tham khảo • Tổng quan quy trình kế tốn • Luật kế tốn 03/2003/QH11 • Nghị định 129/2004/NĐ-CP • Chứng từ kế toán • Chế độ chứng từ kế tốn: Thơng tư 200/2014/TT-BTC • Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn • Thơng tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 • Thông tư 119/2014/TT- BTC ngày 25/8/2014 • Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 Khái niệm, vai trò Chứng từ kế tốn • Chứng từ kế tốn giấy tờ vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh Khái niệm, vai trị Phân loại Yêu cầu Các yếu tố Lập, lưu chuyển, bảo quản lưu trữ hoàn thành, làm để ghi sổ kế toán Khái niệm, vai trị (tiếp) Ví dụ • Khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng chất lượng thơng tin kế tốn • Phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý • Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp nghiệp vụ kinh tế • Có ý nghĩa pháp lý việc giải vụ tranh chấp, kiện tụng • Ơng A phải cơng tác Đà Nẵng – Chi nhánh Công ty Theo dự tốn, ơng A cần có khoản tiền chi phí 10.000.000đ Theo anh/chị, ơng A cần phải làm để ứng số tiền từ công ty công ty phải làm để chi số tiền cho ơng A • Có nhiều khoản chi phí phát sinh: Chi phí máy bay, chi phí lưu trú khách sạn, chi phí taxi, chi phí ăn uống tiếp khách,… Ơng A phải làm gì? • Để tốn với số tiền tạm ứng, ơng A phải làm gì? Bài tập thực hành Phân loại chứng từ • Cơng ty X ký hợp đồng mua 20 thép từ công ty Y Trong hợp đồng qui định, thời gian nhận hết 20 thép tháng kể từ ngày ký hợp đồng Công ty X phải ứng trước 20% giá trị cửa hợp đồng cho cơng ty Y • Cơng ty Y gặp khó khăn nguồn hàng nên cơng ty Y giao xuất hóa đơn cho cơng ty X 16 thép Theo hợp đồng, Cty Y bị phạt 20 triệu đồng trừ vào số tiền X nợ Y • Cơng ty X chuyển khoản tốn tồn tiền hàng cho công ty Y sau trừ 20 triệu đồng tiền phạt Yêu cầu: Hãy nêu chứng từ phát sinh công ty X Y • Theo nội dung kinh tế • Theo cơng dụng • Theo nguồn gốc 10 PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ (tiếp)  PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ (tiếp) Phân loại theo nội dung phản ảnh Phân loại theo công dụng chứng từ Chứng từ tiền tệ • Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có Chứng từ hàng tồn kho • Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Chứng từ lao động tiền lương • Bảng chấm cơng, Bảng tốn tiền lương Chứng từ11về bán hàng • Hố đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) Chứng từ TSCĐ • biên giao nhận TSCĐ, biên lý • Chứng từ mệnh lệnh • Chứng từ chấp hành • Chứng từ liên hợp Phân loại theo nguồn gốc chứng từ • Chứng từ bên • Chứng từ bên 12 11 12 CÁCH PHÂN LOẠI KHÁC CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 001/x0 Ngày 31 tháng 01 năm 20x0 Chứng từ gốc Chứng từ mệnh lệnh Chứng từ chấp hành CHỨNG TỪ Thu nợ khách hàng TK đối ứng NỢ CÓ 111 131 Doanh thu bán hàng 111 511 47.000.000 PT01, 03 20.000.000 PT02 Doanh thu bán hàng 111 333 2.000.000 PT02 Thu khác 111 138 2.000.000 PT04 X X Trích yếu Chứng từ tổng hợp 13 TỔNG CỘNG Số tiền Ghi 71.000.000 14 CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ Yêu cầu chứng từ • Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính xác số liệu • Chứng từ kế tốn phải có đầy đủ yếu tố theo qui định • Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần cịn trống, khơng tẩy xóa, sửa chữa chứng từ 15 • Tên gọi số hiệu chứng từ kế toán • Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán • Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) đơn vị cá nhân lập chứng từ • Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) đơn vị cá nhân nhận chứng từ • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh • Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số; tổng số tiền ghi chữ • Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt chứng từ người có liên quan đến chứng 16 từ kế toán 2 Bài tập thực hành • Căn vào mẫu Phiếu chi, cho biết trình tự ký duyệt chứng từ 18 17 Trình tự Luân chuyển chứng từ kế toán Lập chứng từ kế toán Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra ký chứng từ kế toán trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; Phân loại, xếp chứng từ kế toán, định khoản ghi sổ kế tốn; • Chứng từ kế tốn lập lần cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh • Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ tiêu, phải rõ ràng, trung thực • Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt • Số tiền viết chữ phải khớp với số tiền viết số • Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính, máy chữ viết lồng giấy than 20 Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn 19 Bài tập thực hành • Ngày 1/3/2014, Công ty TNHH Sunrise bán hạt nhựa PP cho Cơ sở Tân Hưng, số lượng 500kg, đơn giá 34.200đ/kg, giá chưa có thuế GTGT 10%, thu tiền mặt Giá xuất kho lô hàng 27.600đ/kg, mã lơ hàng 034 • Thơng tin người mua bán: • Cơng ty TNHH Sunrise- Lơ 8, Đường số 7, KCN Sóng Thần, Bình Dương- MST: 3700151088 • Cơ sở Tân Hưng- Minh Phụng, Q11- MST 0309729158 Yêu cầu: a Nêu tên chứng từ có liên quan đến giao dịch 21 b Lập hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu xuất kho 22 23 24 Ký duyệt chứng từ Minh họa lưu đồ liên quan đến chi tiền • Kế tốn viên, kế tốn trưởng kiểm tra ký chứng từ kế toán trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; • Q trình ký, xét duyệt thường trình bày dạng lưu đồ 25 Nguồn: trang web công ty Misa Nguyên tắc ký chứng từ 26 Nguyên tắc ký chứng từ (tiếp) • Chữ ký người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng • Tất chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút bi bút mực, không ký mực đỏ, Giám đốc, Giám đốc người uỷ bút chì, chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi quyền), kế toán trưởng (hoặc người uỷ tiền phải ký theo liên quyền) dấu đóng chứng từ phải phù hợp • Chữ ký chứng từ kế tốn người phải thống với mẫu dấu chữ ký giá trị đăng ký phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định, ngân hàng trường hợp không đăng ký chữ ký chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký lần trước 27 • Chữ ký kế toán viên chứng từ phải giống chữ ký đăng ký với kế tốn trưởng 28 Ví dụ Nguyên tắc ký chứng từ (tiếp) • Những cá nhân có quyền uỷ quyền ký chứng từ, khơng ký chứng từ kế toán chưa ghi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm người ký • Việc phân cấp ký chứng từ kế toán Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm sốt chặt chẽ, an tồn tài sản 29 • Dựa vào lưu đồ chi tiền để giải thích: Nếu kế tốn tốn vắng, việc lập Phiếu chi giao cho thực hiện? Kế toán toán làm cơng việc trước lập Phiếu chi? Giám đốc bận nên đề nghị sau kế tốn trưởng ký chi; cuối ngày trình Giám đốc ký sau Theo bạn có khơng? Nếu chứng từ nhập in từ máy tính, kế tốn tốn ghi Sổ kế tốn nhập liệu xong khơng? 30 Kiểm tra chứng từ kế toán Kiểm tra chứng từ kế tốn (tiếp) • Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế tốn; • Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế tốn với tài liệu khác có liên quan; • Kiểm tra tính xác số liệu, thơng tin chứng từ kế tốn • Khi kiểm tra chứng từ kế toán phát hành vi vi phạm sách, chế độ, quy định quản lý kinh tế, tài Nhà nước, phải từ chối thực (Khơng xuất quỹ, tốn, xuất kho,…) đồng thời báo cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành • Đối với chứng từ kế tốn lập không thủ tục, nội dung chữ số khơng rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh 32 sau làm ghi sổ 31 Bài tập thực hành Hồn chỉnh chứng từ ghi sổ kế tốn • Hãy nêu nội dung cần kiểm tra liên quan đến chứng từ sau: • Trước ghi sổ kế tốn cần hoàn chỉnh chứng từ: – Ghi giá vào chứng từ cần tính giá; – Phân loại chứng từ; – Lập chứng từ tổng hợp lập định khoản kế toán chứng từ 33 34 35 36 Bài tập thực hành • Dưới phiếu nhập kho Thủ kho chuyển đến cho kế toán, bạn hoàn chỉnh chứng từ Bảo quản lưu trữ chứng từ Thời hạn lưu trữ chứng từ • năm chứng từ không dùng để ghi sổ kế tốn lập BCTC • 10 năm chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên tiêu hủy tài liệu kế toán , tài liệu kế toán đơn vị chủ đầu tư, tài liệu kế toán liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập , hồ sơ kiểm tốn • Vĩnh viễn tài liệu kế tốn có tính sử liệu • Sau ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải xếp, phân loại, bảo quản lưu trữ theo quy định Luật kế tốn • Khi cần lý phải lập biên ghi lại tài liệu lý 37 38 Bài tập thực hành TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TỐN • Nêu hồ sơ kế toán làm sở để lập chứng từ gốc sau: – Hóa đơn bán hàng doanh nghiệp Yêu cầu – Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng Công tác tổ chức chừng từ – Phiếu thu tiền mặt Danh mục chứng từ 39 40 Công tác tổ chức chứng từ kế tốn u cầu • Xây dựng danh mục chứng từ kế tốn sử dụng • Tuân thủ quy định pháp lý • Quản lý, thiết kế, sử dụng biểu mẫu chứng từ • Phù hợp với đặc điểm đơn vị • Hướng dẫn phận liên quan thực chế độ chứng từ kế toán – Đáp ứng yêu cầu quản lý – Phù hợp khả đơn vị • Lập tổ chức thực quy trình lưu chuyển chứng từ • Tổ chức xử lý chứng từ phịng kế tốn 41 Danh mục chứng từ • Danh mục chứng từ chế độ kế toán theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC • Thơng tư 39/2014/TT-BTC liên quan đến hố đơn bán hàng hố dịch vụ 43 • Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ 42