Bài giảng: Khoa học quản lý đại cương - Nguyễn Văn Chiều

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - o0o Nguyễn văn chiÒu BÀI GIẢNG KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG Hà Nội, 6/2009 PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ KHOA HỌC QUẢN LÝ Phần gồm chương: Chương Quản lý môi trường quản lý Chương Quản lý với tư cách khoa học CHƯƠNG 1: QUẢN LÝ VÀ MÔI TRƯỜNG QUẢN LÝ Chương làm rõ nội dung bản: - Khái luận quản lý + Tiếp cận quan niệm khác quản lý + Bản chất quản lý + Vai trò quản lý + Phân loại quản lý - Môi trường quản lý + Khái niệm “Môi trường quản lý” + Phân loại môi trường quản lý + Một số nhân tố môi trường vĩ mô tác động tới quản lý    Nhân tố trị Nhân tố kinh tế Nhân tố văn hóa - xã hội 1.1 Khái luận quản lý 1.1.1 Tiếp cận quan niệm khác quản lý Quản lý dạng hoạt động đặc biệt quan trọng người Quản lý chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng phức tạp vận động, biến đổi, phát triển Vì vậy, nhận thức quản lý, có nhiều cách tiếp cận quan niệm khác F.W Taylor (1856-1915) người khai sinh khoa học quản lý “ông tổ” trường phái “quản lý theo khoa học”, tiếp cận quản lý góc độ kinh tế - kỹ thuật cho rằng: Quản lý hồn thành cơng việc thơng qua người khác biết cách xác họ hồn thành công việc cách tốt rẻ H Fayol (1886-1925) người tiếp cận quản lý theo quy trình người có tầm ảnh hưởng to lớn lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận - đại tới nay, quan niệm rằng: Quản lý hành dự đốn lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp kiểm tra M.P Follet (1868-1933) tiếp cận quản lý góc độ quan hệ người, nhấn mạnh tới nhân tố nghệ thuật quản lý cho rằng: Quản lý nghệ thuật khiến cho công việc bạn hồn thành thơng qua người khác C I Barnarrd (1866-1961) tiếp cận quản lý từ góc độ lý thuyết hệ thống, đại biểu xuất sắc lý thuyết quản lý tổ chức cho rằng: Quản lý công việc tổ chức mà cơng việc chun mơn để trì phát triển tổ chức Điều định tồn phát triển tổ chức sẵn sàng hợp tác, thừa nhận mục tiêu chung khả thông tin H Simon (1916) cho định cốt lõi quản lý Mọi công việc tổ chức diễn sau có định chủ thể quản lý Ra định quản lý chức cấp tổ chức Paul Hersey Ken Blanc Harh tiếp cận quản lý theo tình quan niệm khơng có phương thức quản lý lãnh đạo tốt cho tình khác Người quản lý lựa chọn phương pháp quản lý vào tình cụ thể J.H Donnelly, James Gibson J.M Ivancevich nhấn mạnh tới hiệu phối hợp hoạt động nhiều người cho rằng: Quản lý trình người hay nhiều người thực nhằm phối hợp hoạt động người khác để đạt kết mà người hành động riêng rẽ đạt Stephan Robbins quan niệm: Quản lý tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hành động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đặt Harold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weichrich nhóm gộp tiếp cận quản lý thành loại: - Tiếp cận theo kinh nghiệm thoe trường hợp - Tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân - Tiếp cận theo hành vi nhóm - Tiếp cận theo hệ thống hợp tác xã hội - Tiếp cận theo hệ thống kỹ thuật - xã hội - Tiếp cận theo lý thuyết định - Tiếp cận hệ thống - Tiếp cận toán học “ khoa học quản lý” - Tiếp cận theo điều kiện theo tình - Tiếp cận theo vai trò quản lý - Tiếp cận tác nghiệp Trong số tiếp cận trên, Harold Koontz đồng đặc biệt lưu ý đồng quan điểm với tiếp cận tác nghiệp (tiếp cận gọi trường phái quy trình quản lý) Tiếp cận đề cao “Trường phái tác nghiệp thừa nhận tồn hạt nhân trung tâm khoa học quản lý lý thuyết đặc dụng cho quản lý rút tỉa đóng góp quan trọng từ trường phái cách tiếp cận khác” Chính vậy, Harold Koontz đồng nghiệp cho rằng: Bản chất quản lý phối hợp nỗ lực người thông qua chức lập kế hoạch, xây dựng tổ chức, xác định biên chế, lãnh đạo kiểm tra Điều đáng lưu ý tác giả “Những vấn đề cốt yếu quản lý” cho rằng: “khu rừng lý thuyết quản lý khơng tiếp tục nở hoa mà cịn rậm rạp gần gấp đôi số trường phái cách tiếp cận tìm hai mươi năm trước” Những tiếp cận quan niệm khác tạo tranh đa dạng phong phú quản lý, góp phần cho việc nhận thức ngày đầy đủ đắn quản lý Tuy nhiên, tiếp cận quan niệm xem xét quản lý góc độ khía cạnh định mà chưa nhìn nhận chỉnh thể với quan hệ bản, vậy, chưa vạch chất quản lý Sở dĩ có khác tiếp cận quan niệm nguyên nhân sau: - Quản lý lĩnh vực chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng, phức tạp biến đổi với thay đổi điều kiện kinh tế - xã hội giai đoạn định - Nhu cầu mà thực tiễn quản lý đặt giai đoạn lịch sử khơng giống nhau, vậy, địi hỏi phải có quan niệm, lý thuyết quản lý làm sở lý luận cho việc giải vấn đề thực tiễn khác - Trình độ phát triển ngày cao khoa học khả ứng dụng thành tựu chúng vào lĩnh vực quản lý làm xuất trường phái với lý thuyết quản lý - Vị thế, chỗ đứng, lập trường giai cấp nhà tư tưởng quản lý không giống 1.1.2 Bản chất quản lý Để làm rõ chất quản lý, trước hết cần phải xác định điểm xuất phát nghiên cứu quản lý Quản lý vô lượng hoạt động người, loại hình hoạt động đặc biệt lao động siêu lao động, lao động lao động, nghĩa lấy loại hình lao động cụ thể làm đối tượng để tác động tới nhằm phối kết hợp chúng lại thành hợp lực từ tạo nên sức mạnh chung tổ chức Vì vậy, quản lý vừa có đặc điểm chung, có quan hệ hữu với hoạt động cụ thể khác, vừa có tính độc lập tương đối mang đặc trưng riêng Chúng ta biết rằng, người tồn phát triển thông qua hoạt động để thỏa mãn nhu cầu định Bất kỳ hoạt động tiến hành theo quy trình: Chủ thể (con người có ý thức) sử dụng công cụ, phương tiện cách thức định để tác động vào đối tượng (tự nhiên, xã hội, tư duy) nhằm đạt tới mục tiêu xác định Hoạt động sản xuất vật chất loại hình hoạt động tất hoạt động người đóng vai trò định tồn phát triển người xã hội Hoạt động sản xuất vật chất thực theo quy trình: Chủ thể sản xuất (con người với kinh nghiệm, kỹ tri thức lao động họ) sử dụng công cụ, phương tiện cách thức sản xuất để tác động vào đối tượng sản xuất nhằm tạo sản phẩm phục vụ nhu cầu người Ngoài việc tn theo quy trình hoạt động nói chung hoạt động sản xuất nói riêng, hoạt động quản lý cịn có đặc trưng riêng Tính đặc thù hoạt động quản lý so với hoạt động sản xuất vật chất biểu tất phương diện: Chủ thể; Đối tượng; Công cụ, phương tiện; Cách thức tác động Mục tiêu Sự phân biệt hoạt động sản xuất vật chất hoạt động quản lý minh hoạ sơ đồ sau: Tuy nhiên, phân biệt hoạt động quản lý hoạt động sản xuất vật chất có ý nghĩa tương đối tồn lĩnh vực nhận thức Trong thực tế (về mặt thể luận) hoạt động quản lý có quan hệ hữu với hoạt động sản xuất hoạt động cụ thể khác người, vì, biết: Quản lý hoạt động tất yếu nảy sinh có tham gia hoạt động chung người vậy, hoạt động mang tính phổ quát Từ xuất phát điểm trình bày trên, kế thừa nhân tố hợp lý tiếp cận quan niệm quản lý lịch sử tư tưởng quản lý, tổng hợp rút định nghĩa quản lý sau: Quản lý tác động có ý thức, quyền lực, theo quy trình chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp nguồn lực nhằm thực mục tiêu tổ chức điều kiện mơi trường biến đổi Từ định nghĩa này, thấy rằng: - Quản lý biểu mối quan hệ người với người, quan hệ chủ thể quản lý với đối tượng quản lý - Quản lý tác động có ý thức - Quản lý tác động quyền lực - Quản lý tác động theo quy trình 10 - Kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng khí văn hoá tổ chức - Kiểm tra phải tiết kiệm hiệu - Kiểm tra phải tạo động lực để hoàn thiện phát triển tổ chức Chủ đề ôn tập thảo luận: Làm rõ khái niệm kiểm tra Phân tích đặc điểm vai trị kiểm tra quản lý Phân tích quy trình kiểm tra quy trình kiểm tra chi tiết Phân tích yêu cầu công tác kiểm tra Tài liệu tham khảo chương 8: James H Donnelley tác giả: Quản trị học bản, NXB Thống Kê, Hà Nội, 2004, trang 304 327 CHƯƠNG 9: THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 242 Chương bao gồm nội dung bản: - Khái niệm thông tin thông tin quản lý + Định nghĩa thông tin thông tin quản lý + Vai trị thơng tin quản lý + Phân loại thơng tin quản lý - Q trình thơng tin quản lý + Thông tin cho việc xây dựng định quản lý + Thông tin cho việc triển khai thực định quản lý + Thông tin kiểm tra, đánh giá việc thực định quản lý - Những trở ngại q trình thơng tin yêu cầu sử dụng thông tin quản lý + Những trở ngại q trình thơng tin quản lý + Yêu cầu sử dụng thông tin quản lý 243 9.1 Khái niệm thông tin thông tin quản lý 9.1.1 Định nghĩa thông tin thông tin quản lý Thông tin vấn đề phức tạp bao chứa đựng nội dung đa dạng phong phú hiểu theo nhiều cách khác Theo nghĩa chung thơng tin hiểu tri thức sử dụng để định hướng, tác động tích cực để điều khiển nhằm trì tính đặc thù chất, hồn thiện phát triển hệ thống Thông tin quản lý hệ thống tri thức thu thập xử lý để phục vụ cho việc ban hành, tổ chức thực kiểm tra đánh giá định quản lý Từ định nghĩa này, thấy thơng tin quản lý bao gồm: - Hệ thống tri thức thu thập xử lý (thông tin đầu vào) - Thông tin tổ chức thực định quản lý (quá trình truyền thơng) - Thơng tin cho việc kiểm tra, đánh giá định quản lý (thông tin phản hồi) 9.1.2 Đặc trưng thông tin quản lý 244 - Thơng tin khơng phải vật chất, tồn nhờ “vỏ vật chất”, tức vật mang thông tin (tài liệu, sách báo, tivi…) Chính vậy, thường xảy tượng: vật mang thông tin người nhận tin thu lượm giá trị khác tuỳ thuộc vào trình độ vấn đề mà họ quan tâm - Thông tin quản lý có số lượng lớn tính chất đa dạng phong phú hoạt động quản lý, vậy, chủ thể quản lý, tổ chức trở thành trung tâm thu phát thông tin - Thông tin quản lý phản ánh trật tự cấp bậc quản lý Trong tổ chức tồn cấp quản lý khác Do dó, việc tiếp nhận xử lý thơng tin sử dụng cấp quản lý khác có khác biệt Nói cách khác, khơng thể có bình đẳng tuyệt đối tiếp nhận, xử lý sử dụng thông tin cấp quản lý thành viên tổ chức 9.1.3 Vai trị thơng tin quản lý Thơng tin có vai trị đặc biệt quan trọng quản lý Trong tổ chức, hoạt động quản lý có hiệu điều thiếu phải xây dựng hệ thống thơng tin tối ưu Vai trị thơng tin quản lý thể nội dung sau: 245 - Vai trị thơng tin việc lập kế hoạch định Lập kế hoạch định công việc phức tạp khó khăn lại có ý nghĩa tiên nhà quản lý Để có kế hoạch định đắn, nhà quản lý cần nhiều thơng tin Nhờ có thơng tin mà nhà quản lý giải đắn hiệu vấn đề sau: + Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch định + Xác định hội thách thức tổ chức + Xác lập sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu + Lựa chọn phương án để thực định quản lý - Vai trị thơng tin cơng tác tổ chức Trong q trình thực chức tổ chức, thơng tin có vai trị quan trọng phương diện sau: + Nhận thức vấn đề liên quan tới việc thiết kế mơ hình cấu tổ chức, phân cơng phân nhiệm giao quyền 246 + Cung cấp liệu cần thiết nhân lực, vật lực tài lực + Xây dựng phương án để bố trí, xếp, sử dụng nhân lực phân bổ nguồn lực khác + Giải vấn đề liên quan tới cơng tác tổ chức - Vai trị thông tin công tác lãnh đạo Khi thực chức lãnh đạo, thông tin giúp nhà quản lý giải đắn hiệu nội dung sau: + Nhận thức vấn đề liên quan tới động thúc đẩy nhân viên + Cung cấp liệu để làm sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế sách tổ chức + Lựa chọn phương pháp phong cách quản lý hiệu - Vai trị thơng tin công tác kiểm tra Trong lĩnh vực kiểm tra, thơng tin có vai trị quan trọng phương diện: + Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra 247 + Cung cấp liệu cho việc xây dựng tiêu chuẩn + Xây dựng phương án để đo lường giải pháp sửa chữa sai lầm chủ thể Như vậy, thấy thơng tin mạch máu liên kết tồn chức quy trình quản lý, nhân tố thiếu để xây dựng, triển khai thực kiểm tra đánh giá định quản lý Thông tin cầu nối tổ chức với môi trường 9.1.4 Phân loại thông tin quản lý Thông tin quản lý dạng thông tin đặc biệt, tồn nhiều dạng thức khác Tuỳ vào khác mà phân chia thơng tin thành loại: - Căn vào mức độ xử lý thông tin + Thông tin ban đầu Thông tin ban đầu thông tin chưa xử lý để phục vụ cho hoạt động quản lý, thơng tin xử lý phương diện khác với mục đích khác + Thơng tin trung gian 248 Thông tin trung gian loại thông tin xử lý mức sơ cấp Vì vậy, nhà quản lý phải cẩn trọng việc xử lý thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý + Thông tin cuối Thông tin cuối thông tin xử lý cách triệt để sử dụng cho hoạt động quản lý - Căn vào mức độ phản ánh thông tin + Thông tin đầy đủ (Thông tin tổng thể) Thông tin đầy đủ thông tin chỉnh thể đối tượng xử lý + Thông tin không đầy đủ (Thông tin phận) Thông tin không đầy đủ thơng tin mặt, khía cạnh đối tượng - Căn vào tính pháp lý thơng tin + Thơng tin thức Thơng tin thức thông tin công bố cấp quản lý xác định tổ chức + Thông tin phi thức 249 Thơng tin phi thức thơng tin khơng phải người có trách nhiệm tổ chức công bố - Căn vào chức quy trình quản lý: + Thơng tin phục vụ trình lập kế hoạch định + Thông tin phục vụ công tác tổ chức + Thông tin phục vụ công tác lãnh đạo + Thông tin phục vụ công tác kiểm tra - Căn hướng chuyển động thông tin: + Thông tin theo chiều dọc Thông tin theo chiều dọc thông tin từ cấp chuyển xuống cấp cấp chuyển lên cấp tổ chức quan hệ tổ chức cấp tổ chức cấp + Thông tin theo chiều ngang Thông tin theo chiều ngang thông tin cấp quản lý đồng cấp người bị quản lý với - Căn vào nội dung lĩnh vực liên quan 250 tới hoạt động quản lý + Thơng tin kinh tế, thơng tin tài chính.v v + Thông tin pháp luật + Thông tin văn hố - xã hội.v.v - Theo hình thức truyền đạt thông tin + Thông tin văn + Thông tin lời nói + Thơng tin khơng lời Ngồi ra, phân loại: thơng tin nhân sự, thơng tin tài ; thơng tin mới, thơng tin lạc hậu (đã lão hố),… 9.2 Q trình thơng tin quản lý 9.2.1 Q trình thơng tin cho việc xây dựng định quản lý Quá trình gồm: Thu thập thông tin; Xử lý thông tin Sử dụng thông tin Thu thập, xử lý sử dụng thông tin liên quan tới vấn đề thực trạng, khả tổ chức thông tin bên nhằm xây dựng mục tiêu chương trình hoạt động phù hợp 251 9.2.2 Quá trình thông tin triển khai thực định quản lý - Ban hành định quản lý - Truyền đạt việc thực định quản lý - Giải thích, hướng dẫn thực định Đây trình truyền tin quản lý Quá trình bao gồm: Nguồn tin (Quyết định quản lý), Thơng điệp, Mã hố, Truyền đạt qua kênh, Giải mã, Nơi nhận, Thông tin phản hồi 9.2.3 Q trình thơng tin cho việc kiểm tra, đánh giá việc thực định quản lý - Thông tin cho việc xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra - Thông tin kết thực định quản lý - Thông tin kết đánh giá - Những thông tin giải pháp điều chỉnh 252 9.3 Những trở ngại trình thông tin yêu cầu sử dụng thông tin quản lý 9.3.1 Những trở ngại q trình thơng tin quản lý Những trở ngại trình thơng tin quản lý: - Những trở ngại việc thu thập, xử lý sử dụng thông tin cho việc xây dựng định quản lý + Tình trạng q tải thiếu thơng tin hữu ích + Hạn chế lực kĩ xử lý thông tin - Những trở ngại việc truyền đạt thông tin + Đối với chủ thể truyền đạt + Đối chủ thể tiếp nhận + Kênh truyền đạt (phương tiện, hình thức.v.v) + Nhiễu - Những trở ngại việc xử lý thông tin phản hồi + Cơ cấu tổ chức 253 + Phong cách quản lý + Văn hoá tổ chức 9.3.2 Những yêu cầu sử dụng thông tin quản lý - Thông tin quản lý phải khách quan, xác, đầy đủ - Thơng tin quản lý phải kịp thời, không sử dụng thông tin lạc hậu - Thiết lập hệ thống xử lý thông tin hữu hiệu - Truyền đạt thông tin phải rõ ràng, dễ hiểu - Sử dụng thông tin phản hồi Chủ đề ôn tập thảo luận: Làm rõ khái niệm thông tin thông tin quản lý Phân tích q trình thơng tin quản lý Trình bày trở ngại trình thơng tin quản lý biện pháp khắc phục Phân tích u cầu sử dụng thơng tin quản lý 254 Tài liệu tham khảo chương 9: H Koontz tác giả: Những vấn đề cốt yếu quản lý, NXB KHKT, Hà Nội, 1994, trang 519 - 535 James H Donnelley tác giả: Quản trị học bản, NXB Thống Kê, Hà Nội, 2004, trang 663 670 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Gaston Courtois, Lãnh đạo quản lý - nghệ thuật, NXB LĐXH, Hà Nội, 2002 H Koontz tác giả, Những vấn đề cốt yếu quản lý, NXB KHKT, Hà Nội, 1994 P Hersey Ken Blanc Hard, Quản lý nguồn nhân lực, NXB CTQG, Hà Nội, 1995 James H Donnelley tác giả, Quản trị học bản, NXB Thống Kê, Hà Nội, 2004 Phạm Thị Doan tác giả, Các học thuyết quản lý, NXB CTQG, Hà Nội, 1995 Phạm Cao Hoàn, Thực tế quản trị, NXB Đồng Nai, 1998 Nguyễn Thanh Hội, Phan Thăng, Quản trị học, NXB Thống Kê, Hà Nội, 2005 255 Nguyễn Ngọc Huyền, Giáo trình quản trị học, NXB GTVT, Hà Nội, 2006 Nguyễn Hải Sản, Quản trị học, NXB Thống Kê, Hà Nội, 1998 10 Nguyễn Anh Thái, Lịch sử giới đại, NXB Giáo dục, Hà Nội, 2005 11 Viện NC&ĐTQL, Tinh hoa quản lý, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội, 2003 12 Lê Hồng Lôi, Đạo quản lý, NXB ĐHQGHN, Hà Nội, 2004 13 Hồ Văn Vĩnh (CB), Giáo trình khoa học quản lý, NXB CTQG, Hà Nội, 2003 14 Hồ Văn Vĩnh, Một số vấn đề tư tưởng quản lý, NXB CTQG, Hà Nội, 2003 -Tập thể lớp Khoa học quản lý K8 Khoa Văn - Xã hội trường Đại học Khoa học Điện thoại lớp trưởng: Email: khqlk8@gmail.com 256