Giáo trình kỹ năng đàm phám làm việc nhóm

0 I KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN Nội dung • • • • • • • • • Khái niệm đàm phán Bản chất hoạt động đàm phán Các hình thức đàm phán Quy trình đàm phán Đo lường thành công đàm phán Ba yếu tố quan trọng đàm phán, thương lượng Xác định phong cách hành vi đối tác đàm phán, thương lượng Hành vi phi ngôn ngữ đàm phán Một số điều cần tránh đàm phán thương lượng Mục tiêu • • Trang bị cho học viên kiến thức đàm phán thương lượng Giúp học viên có khả tiến hành đàm phán/ thương lượng hiệu Kỹ đàm phán Tình dẫn nhập Tình 1: Chung đàm phán với người nhân viên xuất sắc Chung hiểu công ty anh phát triển thuận lợi nhờ vào nhân viên cốt cán công ty Một người Đức, cánh tay đắc lực anh Gần đây, Chung nghe thông tin có cơng ty khác săn đón Đức với mức lương hấp dẫn Nếu Đức chuyển đi, công ty phải tuyển người thay Điều chắn gây thiệt hại ngồi việc phí khoản lớn để tuyển chọn người mới, công ty nhân viên đầy triển vọng Chung nghĩ đến thương lượng với Đức để đưa thoả thuận thuyết phục Đức lại tiếp tục đóng góp cho cơng ty Tình 2: Thành đàm phán đòi bồi thường Thành sang Trung Quốc để yêu cầu công ty Fang bồi thường khoản tiền lô hàng xe đạp không theo đơn hàng mà công ty Thành đặt trước Tuy biết có nhiều nhà cung cấp khác sẵn sàng cung cấp sản phẩm xe đạp cho công ty Thành khơng muốn xáo trộn tuyến cung cấp ổn định thiết lập từ năm với công ty Fang Trong đàm phán, Fang cho biết, cơng ty khơng có khả bồi thường tiền mặt cho công ty Thành, đổi lại xe không theo yêu cầu đơn đặt hàng mà Thành cho nếu, Fang không bồi thường tiền mặt cơng ty anh khơng phục hồi uy tín trước khách hàng mua phải xe đạp bị lỗi Khi nghe Fang giải trình tình trạng bế tắc cơng ty, Thành khơng giấu vẻ mặt thất vọng Sau anh bực bội rời khỏi phòng đàm phán sân bay nước Fang bối rối sợ thể diện nên khơng mời Thành quay lại Sự hợp tác hai công ty chấm dứt sau đổ vỡ đàm phán Tình 3: Lan đàm phán kỳ nghỉ phép không lương Lan nhân viên giỏi phịng Kỹ thuật Cơ đến gặp người trưởng phòng tên Phong để xin nghỉ phép không lương tháng Trước đây, Lan bày tỏ nguyện vọng kỳ nghỉ phép kéo dài cô đặt vấn đề với người trưởng phịng cách thức Theo bạn, Chung tiến hành đàm phán với người nhân viên nào? Theo bạn đàm phán Thành Fang thất bại? Bạn rút học từ thất bại đàm phán này? Thực ra, Phong nghe loáng thoáng ý định Lan từ lâu anh khơng để ý cơng việc phịng Kỹ thuật diễn cách trôi chảy Phong khơng muốn nghĩ đến việc phịng anh làm việc thời gian dài mà khơng có Lan Anh tự nhủ “rồi cô thay đổi ý định qn thơi” Nhưng trái với suy nghĩ Phong, Lan chuẩn bị cho kỳ nghỉ phép cách chu đáo Cơ hỏi phịng Nhân sách nghỉ phép vấn đề nhân Cô xác định ngày bắt đầu ngày kết thúc kỳ nghỉ Cô dự báo vấn đề mà cấp nêu ra, ví dụ như: Ai thực cơng việc khó ``khăn phịng? Khi cô quay trở lại? Ai chỗ hoạt động nhóm? Lan chuẩn bị phương án trả lời cho câu hỏi Khi gặp Lan Phong diễn ra, trái với vẻ tự tin Lan, Phong lại lúng túng Anh khơng thích kỳ nghỉ phép kéo dài Lan, không muốn cho Lan nghỉ phép Nhưng câu hỏi, câu chất vấn anh đưa ra, Lan đáp lại câu trả lời giải thích hợp tình, hợp lý Phong muốn đề xuất giải pháp thay kỳ nghỉ dài Lan chưa nghĩ cách Cuối cùng, Lan nghỉ phép với điều kiện Vì Lan thành công đàm phán với trưởng phịng mình? Bạn rút kinh nghiệm qua đàm phán Lan Khái niệm chất hoạt động đàm phán 1.1 Khái niệm đàm phán Khi khơng có khả chiếm giữ giành mà mong muốn, người thường phải tiến hành hoạt động đàm phán/thương lượng Vậy đàm phán/ thương lượng gì? Mời bạn tìm hiểu định nghĩa sau: • Đàm phán q trình giải vấn đề có liên quan hai hay nhiều bên để đến thỏa thuận, trí với • Đàm phán phương tiện để đạt mà ta mong muốn từ người khác Đó q trình giao tiếp thiết kế nhằm đạt tới thỏa thuận ta đối tác có quyền lợi chia sẻ với có quyền lợi đối kháng • Nói cách khác, đàm phán phương cách để người thoả thuận trao đổi khác biệt 1.2 Bản chất hoạt động đàm phán • Đàm phán hoạt động mang tính tất yếu người Mỗi người chủ thể nhận thức có lực, tính cách, quan điểm, sở thích riêng Con người tồn phát triển xã hội có hợp tác, đồng tâm, hợp lực đồn kết với Con người tồn nên phải tìm cách thỏa thuận hợp tác với người khác để tồn Để chia sẻ nguồn tài nguyên, chia sẻ lợi ích để chung sống, người phải tiến hành đàm phán, thương lượng với theo cách mà bên chấp nhận Xu hướng giới đối thoại không đối đầu Khi đời sống kinh tế trị ngày phát triển hơn, ngày người chấp nhận độc đốn người khác đám phán trở thành phương tiện để người đảm bảo lợi ích định Cùng với phát triển văn minh vật chất nhận thức người vai trị văn hố phát triển xã hội nâng lên Con người ngày trọng nhiều đến tính nhân văn hoạt động đa số họ nhận thức có hồ hợp, ổn định doanh nghiệp, xã hội phát triển bền vững Chính vậy, hoạt động đối thoại, đàm phán, thương lượng luôn lựa chọn thay cho xung đột, đối đầu bạo lực • Đàm phán hoạt động mang tính phổ biến người Trên thực tế, hoạt động đàm phán diễn khắp nơi, lĩnh vực (kinh tế, văn hóa, xã hội…) Ví dụ: • Trong gia đình, hoạt động đàm phán biểu thoả thuận ý kiến/quan điểm thành viên để đến thống chung đảm bảo cho mối quan hệ bền vững người thân yêu, ruột thịt • Trong quan hệ láng giềng, hoạt động đàm phán tiến hành để trao đổi lợi ích, tâm tư, tình cảm người cư trú cạnh nhau, gần • Trong môi trường doanh nghiệp, hoạt động đàm phán tiến hành lãnh đạo với nhân viên, cán bộ, nhân viên, người đồng nghiệp, thành viên doanh nghiệp với đối tượng hữu quan bên ngồi • Trên giới, trình đàm phán quốc gia lợi ích kinh tế, quốc phịng, an ninh, văn hóa thường xuyên diễn Các tổ chức quốc tế, liên minh quốc gia có lợi ích kinh tế, an ninh, văn hoá tiến hành đàm phán với tổ chức, liên minh khác Cả giới không ngừng đàm phán Mọi hoạt động đàm phán diễn Thế giới bàn đàm phán khổng lồ Những đặc điểm hoạt động đàm phán/ thương lượng: • Đàm phán hoạt động xuất phát từ nhu cầu chia sẻ lợi ích người • Mục đích hoạt động đàm phán đạt thỏa thuận vấn đề lợi ích bên q trình đàm phán • Kết đàm phán/ thương lượng là: + Cả hai bên thất bại (lose – lose) + Một bên thất bại bên thắng lợi (win – lose) + Cả hai bên thắng lợi hay hai bên có lợi (win – win) * Kết win – win kết lý tưởng để trì mối quan hệ bên đàm phán Các hình thức đàm phán Dựa vào thái độ, phương pháp mục đích người đàm phán, chia thành kiểu đàm phán: • • • Đàm phán kiểu mềm Đàm phán kiểu cứng Đàm phán kiểu nguyên tắc 2.1 Đàm phán kiểu mềm (đàm phán hữu nghị) Kiểu đàm phán mềm thường sử dụng gia đình, mối quan hệ bạn bè thân thiết người đàm phán cần nhượng để giữ gìn mối quan hệ Người đàm phán lựa chọn kiểu đàm phán này, họ muốn: • • • • Chú trọng đến việc xây dựng trì mối quan hệ tốt đẹp hai bên Đề xuất giải pháp tạo điều kiện cho đối tác theo phương châm “lọt sàng xuống nia” Nhấn mạnh mối quan hệ khơng đặt nặng lợi ích kinh tế Nếu hai bên lựa chọn kiểu đàm phán khả thành cơng đàm phán lớn, tốc độ đàm phán nhanh, quan hệ hai bên tốt đẹp Tuy nhiên, gặp đối tác khơng có tinh thần hợp tác việc áp dụng kiểu đàm phán dễ gây thua thiệt cho nhà đàm phán Ví dụ: Trong tình dẫn nhập số 1, giám đốc Chung muốn thuyết phục Đức, người nhân viên cốt cán tiếp tục lại đóng góp cho phát triển cơng ty, sử dụng kiểu đàm phán mềm với Đức Một mức lương hấp dẫn, vị trí cao cơng ty sách ưu đặc biệt đưa để thuyết phục Đức lại Như nói trên, sử dụng kiểu đàm phán mềm, người đàm phán chịu nhượng để giữ gìn quan hệ Trong trường hợp này, Đức người thụ hưởng ưu từ cấp tài đóng góp anh ghi nhận 2.2 Đàm phán kiểu cứng (đàm phán lập trường) Đàm phán kiểu lập trường thực tranh đấu ý chí để đạt thỏa thuận có lợi cho phía Với kiểu đàm phán này, người đàm phán chủ trương áp đảo, đè bẹp đối phương Kiểu đàm phán thường dẫn đến kết thắng – thua (win – lose) Khi lựa chọn kiểu đàm phán này, người đàm phán thường: • Dồn sức vào việc bảo vệ lập trường mình; • Tỏ thái độ kiên quyết, cứng rắn; • Liên tục gây sức ép buộc đối phương lùi bước Cách thức đàm phán giúp nhà đàm phán áp đảo đối phương để đạt thỏa thuận hoàn tồn có lợi cho Tuy nhiên, kiểu đàm phán dễ gây cho đối phương cảm xúc bất bình, tức giận bị thua thiệt Cuộc đàm phán rơi vào tình trạng giằng co, kéo dài, làm quan hệ đơi bên căng thẳng, dẫn đến mối quan hệ bị cắt đứt Ví dụ: Trong tình dẫn nhập số 2, đàm phán Thành công ty sản xuất xe đạp Trung Quốc coi đàm phán kiểu cứng Các bạn thấy tình này, Thành Fang cứng rắn Thành kiên đòi bồi thường tiền mặt Fang kiên không chịu nhượng Nếu xem xét đàm phán đàm phán đòi bồi thường Thành anh khơng đạt ý nguyện (lose) Fang thắng (win) cơng ty Fang làm sai hợp đồng mà bồi thường Tuy nhiên, xét cách tổng thể thực chất đàm phán có kết lose – lose sau đàm phán này, hai bên hội hợp tác với lập trường hai bên cứng rắn 2.3 Đàm phán kiểu nguyên tắc Khi lựa chọn kiểu đàm phán nguyên tắc, người đàm phán chủ trương tách rời mâu thuẫn công việc người, cơng việc cứng rắn cịn người ơn hịa Đặc điểm kiểu đàm phán ngun tắc là: • • • • Tách biệt cảm xúc cơng việc; Hai bên tập trung vào lợi ích thực không cố giữ lấy lập trường; Đưa phương án khác để lựa chọn thay thế; Kết thỏa thuận cần dựa tiêu chuẩn khách quan Kiểu đàm phán ý đến việc trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác trọng đến lợi ích thân có tính đến lợi ích đối tác Nhà đàm phán phải xây dựng phương án mang tính thay vừa phù hợp với lợi ích mình, vừa phù hợp với lợi ích bên đối tác khiến hai bên từ đối kháng đến điều hịa Ví dụ: Trong tình dẫn nhập số 3, Lan thành công đàm phán với người trưởng phịng cô vận dụng tốt kiểu đàm phán nguyên tắc Một mặt, Lan nắm rõ quy định công ty việc nghỉ phép nhân viên Mặt khác, cô chuẩn bị kỹ phương án thay cô vắng mặt Với thái độ ơn hồ kiên hiểu rõ nguyên tắc làm việc công ty, Lan thuyết phục trưởng phịng kỳ nghỉ phép cách hợp tình, hợp lý Tổng hợp so sánh hình thức đàm phán: Đàm phán kiểu mềm Đàm phán kiểu cứng Đàm phán kiểu nguyên tắc Đối tác Coi đối tác bạn bè Mục tiêu Đạt thỏa thuận, giữ Giành thắng Giải vấn đề hiệu mối quan hệ lợi giá thân thiện Điểm phát Coi đối tác địch Coi đối tác cộng thủ xuất Nhượng để giữ Bắt ép đối tác quan hệ nhượng Tách biệt cảm xúc công việc Chủ trương Việc người Việc người Ơn hịa với người, ngun tắc ơn hịa cứng rắn với việc Phương pháp Đề xuất kiến nghị Phương án Đưa phương án Đưa phương án Tìm nhiều phương án để bên mà đối phương có có lợi cho lựa chọn thể tiếp thu Biểu Tránh xung đột đến Tranh đua sức mạnh Căn tiêu chuẩn khách quan mức tối đa ý chí để đạt thỏa thuận Kết Khuất phục sức ép Tăng sức ép khiến Khuất phục nguyện tắc đối tác đối tác khuất phục không khuất phục sức ép Uy hiếp đối tác Cùng tìm kiếm lợi ích chung Nguồn: TS Thái Trí Dũng, Kỹ giao tiếp thương lượng kinh doanh, Nxb Thống Kê, 2007 Quy trình đàm phán Đàm phán kiện mà phải trình Nếu muốn đạt kết đàm phán muốn, người đàm phán phải đầu tư thời gian công sức Tuỳ vào tính chất quan trọng đàm phán mà mức độ đầu tư khác Một quy trình đàm phán cần giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị đàm phán; Giai đoạn tiến hành đàm phán; Giai đoạn kết thúc đàm phán Độ dài ngắn khác giai đoạn phụ thuộc vào tính chất đàm phán cụ thể Tuy nhiên để đàm phán thành cơng giai đoạn chuẩn bị đàm phán cần phải thực cách cẩn thận, chu đáo 3.1 Giai đoạn chuẩn bị đàm phán 3.1.1 Xác định mục tiêu đàm phán Việc xác định mục tiêu đàm phán quan trọng Mục tiêu đàm phán cần đề cụ thể tốt Tuy nhiên, muốn đề mục tiêu đàm phán, bạn phải tính đến yếu tố như: tính thực tế, chi phí, khả thực hiện, thời gian thực hiện… Tham khảo phương pháp SMART để xác định mục tiêu đàm phán: • • • • • Specific: cụ thể Measurable: đo lường Achievable: đạt Realistic: có tính thực tế Time bound: thời gian thực Để chủ động linh hoạt trình đàm phán, bạn nên đề mục tiêu đàm phán cấp độ khác Có thể là: Một mục tiêu cao - kết tốt nhất, kết bạn mong muốn đạt Một mục tiêu thấp - kết mức độ thấp mà bạn chấp nhận Một mục tiêu trọng tâm - mà bạn thực mong muốn giải Khi xác định mục tiêu, bạn cần xây dựng phương án lựa chọn tương thích với mục tiêu để chủ động, linh hoạt bàn đàm phán 3.1.2 Tìm hiểu thơng tin đối tác Để hiểu đầy đủ đối tác, người đàm phán phải tiến hành thu thập thơng tin Thơng tin nhiều, xác bạn có khả thắng lợi bàn đàm phán Các loại thông tin cần thu thập là: • Thu thập thơng tin thị trường: + Luật pháp tập quán buôn bán + Đặc điểm nhu cầu thị trường + Các loại thuế chi phí + Các nhân tố trị xã hội + Các điều kiện khí hậu, thời tiết • Thu thập thơng tin sản phẩm, hàng hoá kinh doanh: Trước đàm phán kinh doanh, bạn cần tìm hiểu đầy đủ thơng tin sản phẩm, dịch vụ, hàng hoá liên quan đến q trình đàm phán Cần ý đến hàng hố, sản phẩm khía cạnh: + Cơng dụng đặc tính + Xu hướng biến động cung cầu, giá + Các tiêu số lượng, chất lượng… Trước đàm phán, cần phải thu thập thật nhiều thơng tin đối tác Ví dụ: + Lĩnh vực hoạt động, quy mô hoạt động, tiềm phát triển đối tác + Tổ chức nhân sự, quyền hạn tổ chức, người có thực quyền định + Lịch làm việc, thời hạn hợp đồng, công việc liên quan + Xác định nhu cầu, mong muốn đối tác đàm phán… 3.1.3 Nhận diện thực lực ta đối tác trước đàm phán Sau thu thập thông tin cần thiết, bạn sử dụng phương pháp phân tích SWOT để nhận diện thực lực ta đối tác trước đàm phán khác với Tuy nhiên, bàn tay ngón cịn có ngón dài ngón ngắn, tất hợp lại tạo thành bàn tay khéo léo Cũng thiên nhiên, hoa màu sắc hình dáng khác nhau, hợp lại thành vườn hoa đa sắc Con người vậy, nhờ suy nghĩ khơng giống nhau, tính cách không giống nên xã hội phát triển phong phú Hình: Như bàn tay có ngón ngắn ngón dài, yếu mạnh khác nhau, ngón có chức riêng Chẳng hạn: + Xã hội cần nhà lãnh đạo giỏi để dẫn đường, cần phải có người nhân viên giỏi để thực thi + Xã hội cần chuyên gia, cần thầy, cần có thợ + Xã hội cần người lý trí để xử lý vấn đề, cần người tình cảm để yêu thương chăm sóc + Xã hội cần người hoạt bát để hoạt náo truyền lửa, cần người trầm tĩnh để suy nghĩ, tính tốn kỹ lưỡng phịng tránh rủi ro - Vì thế, tham gia tập thể nào, bạn tập chấp nhận đồng nghiệp giỏi đồng nghiệp theo bạn chưa giỏi, đồng nghiệp nói nhiều đồng nghiệp nói mình, chấp nhận bạn tự tin bạn nội tâm nhút nhát Tất có giá trị riêng họ họ gặp mơi trường / hồn cảnh "Nếu bạn đánh giá cá khả leo đời nghĩ người ngu ngốc" (Albert Einstein) - Ngồi ra, hoạt động chung, chắn có lúc mâu thuẫn xảy Khi đó, tranh luận cách văn minh bình tĩnh, trao đổi cơng khai trước tập thể, trình bày 48 điểm điểm chưa thành viên khác để tập thể ý kiến Tuyệt đối không xúc phạm nhau, khơng bỏ mặc nhóm, khơng lập Hình minh họa: Đừng vội bỏ mặc nhóm xảy mâu thuẫn, tìm cách giải nó, khơng, bạn khơng có nhóm làm việc thật - Tuyệt đối khơng nói xấu người với người kia, dẫn đến nghi ngờ lẫn từ nội bắt đầu chia rẽ - Hãy biểu cần thiết tôn trọng ý kiến số đông dù khác với ý kiến thân BÀI TẬP - Bước 1: Liệt kê thành viên mà bạn cảm thấy "khó ưa" tập thể - Bước 2: Tìm lý để thực tâm chấp nhận bạn (Ưu điểm bạn gì? Xã hội cần người bạn để làm gì? Bạn giúp nhiệm vụ chung tập thể? Có hành xử bạn ấy?) - Bước 3: Bước đến trò chuyện bạn chia sẻ suy nghĩ tốt đẹp bạn Nếu ngại, ghi vào giấy suy nghĩ tốt đẹp bạn gấp lại ghi tên người nhận bên Giảng viên tổ chức chuyển thư đến người cần nhận - Bước 4: Từ nay, tập chơi với tất dạng người tập thể bạn, để thân trở thành người có lực "hoà đồng" nghĩa nhé! Đây phẩm chất giúp bạn làm việc nhiều dạng người khác nhóm cơng việc tương lai Cùng có mục tiêu chung 49 Hình minh họa: thành viên đồn kết có mục tiêu chung - Kiến hợp tác chặt chẽ với mục tiêu tha mồi đầy tổ - Bầy vịt trời hợp tác khắng khít với muốn di cư xuống phương Nam - Một lớp đoàn kết tất thấm nhuần mục tiêu đầy kích thích: xây dựng trại thật to, đạt kết thật cao buổi thuyết trình, có chuyến dã ngoại đáng nhớ, có khoảnh khắc thật kỷ niệm đáng nhớ thi, giúp đỡ để tất học giỏi có thời sinh viên thật đẹp - Một tập thể thật đoàn kết tất hướng tới kết mà thành viên khao khát: tạo sản phẩm giúp triệu người, xây dựng công ty kiếm triệu đô, xây dựng tổ chức giúp thành viên kiếm thu nhập thật ổn định để ni sống gia đình, xây dựng đội làm việc để tạo nên cơng trình để đời - Vì thế, sau thành lập nhóm trước hành động, cần có mục tiêu chung đầy kích thích với thành viên Mụctiêu giúp tất thành viên nhìn hướng "Mục tiêu chung vừa đèn phía trước soi sáng cho tập thể, vừa chất keo kết dính tất thành viên lại thành đội để di chuyển nhau" BÀI TẬP - Hãy suy ngẫm xem, tập thể bạn có mục tiêu chung (ngắn hạn, dài hạn) đủ kích thích tất thành viên? - Hãy suy ngẫm xem, nhóm bạn thân bạn có mục tiêu chung (ngắn hạn, dài hạn) đủ kích thích tất thành viên? - Hãy suy ngẫm xem, gia đình bạn có mục tiêu chung (ngắn hạn, dài hạn) đủ kích thích tất thành viên? - Hãy suy ngẫm xem, nhóm học tập bạn có mục tiêu chung đủ kích thích tất thành viên? Cùng tổ chức hoạt động chung 50 - Hoạt động chung tạo kỷ niệm, mà kỷ niệm thức ăn ni sống tình cảm Vì thế, tập thể có nhiều kỷ niệm nhau, tập thể u thương đồn kết - Ban cán sự/ ban lãnh đạo/ ban chấp hành/ ban giám đốc chủ động đề hoạt động chung cho tập thể như: tổ chức làm việc chung, tổ chức sinh hoạt dã ngoại chung, tổ chức chúc mừng sinh nhật cho thành viên, tham gia thi, tập tiết mục văn nghệ, chơi thể thao, chụp ảnh tập thể, chung tay giúp đỡ thành viên tập thể Thông thường, làm, cơng ty có phận Cơng đồn - admin nội - phòng nhân phụ trách tổ chức hoạt động chung - Mỗi thành viên cần tích cực tham gia hoạt động tập thể với thành viên khác để hiểu gần gũi với Nếu cá nhân thành viên cảm thấy hoạt động chung chưa hấp dẫn, đề xuất ý tưởng cải tiến để hoạt động chung hấp dẫn thay chọn cách rời bỏ lập - Tuyệt đối khơng tự ý hành động hành động ngược lại với ý kiến số đông gây rối loạn nội Thay vào đó, hỏi ý tập thể phát hoạt động chung gặp rủi ro - Khi xác định mục tiêu chung, thành viên thử vài lần hết lịng việc đảm nhận Sau vài lần có kết tốt đẹp, tập thể bắt đầu có khí tạo "đà" để hăng hái cho lần hợp tác BÀI TẬP - Hãy thảo luận lên kế hoạch để tổ chức hoạt động chung để gắn kết tất thành viên tập thể mà bạn thành viên (Gợi ý: tổ chức chụp ảnh chung, tổ chức dã ngoại chung, tổ chức sinh nhật hàng tháng cho thành viên tập thể ) - Hãy thảo luận với gia đình để tổ chức hoạt động chung để gắn kết tất thành viên gia đình (Gợi ý: nấu bữa ăn chung, tham gia chuyến picnic vào cuối tuần, xem phim ) - Hãy thảo luận với nhóm bạn thân để tổ chức hoạt động chung để gắn kết tất thành viên tập thể (Gợi ý: nhóm làm video clip ý nghĩa cho cộng đồng mạng, tham gia tiết mục văn nghệ có dịp ) BÀI TẬP 51 Một ông lão ngồi câu cua bãi biển với hai rọ: có nắp khơng có nắp Anh chàng niên qua thấy quái lạ nên hỏi: - Ông ơi, có nắp cịn khơng? - Chàng trai à, biển có hai loại cua: cua nhập, hai cua địa Giống cua nhập để vào rọ vài con, chúng đứng người để trèo nên phải đậy nắp chặt Cịn giống cua địa không cần đậy nắp, định trèo bị khác kéo giị lơi xuống Hãy rút học cho thân từ câu chuyện chia sẻ lại học với lớp PHẦN KỸ NĂNG PHỐI HỢP Nhóm làm việc gì? Nhóm làm việc tập hợp người hợp tác hành động nhằm đạt mục tiêu chung; mà mục tiêu đạt khả thành viên riêng lẻ Ví dụ: - Một nhóm thảo luận để tìm câu trả lời cho đề khó giảng viên - Một nhóm học tập chia tìm kiếm tài liệu, xây dựng thuyết trình để trình bày lớp Ai dùng Google search thục phụ trách tìm tài liệu Ai có khả quản lý phụ trách điều hành chung Ai có tư logic tốt phụ trách khâu tổng hợp biên tập nội dung Ai giỏi Powerpoint phụ trách thiết kế trình chiếu Ai nói chuyện lưu lốt hoạt ngơn phụ trách trình bày Ai nhanh trí, hiểu biết rộng phụ trách trả lời câu hỏi từ khán giả - Ban chấp hành/ Ban thư ký/ Ban tổ chức gồm người phân chia nhiệm vụ: tự tin có óc tổ chức phụ trách vị trí trưởng ban để điều hành chung, thơng minh sáng tạo làm phó ban phụ trách mảng nội dung, "nhiều lửa" làm phó ban phụ trách mảng phong trào, "thanh niên nghiêm túc" tiếng nói có uy làm phó ban mảng kỷ luật, kỹ tính cẩn thận nhận làm thủ quỹ Tất tuỳ hứng thú lực người - Trong hội trại trường, tập thể chia nhiệm vụ: nhóm xây dựng phụ trách dựng trại, nhóm hậu cần phụ trách đồ ăn – nước uống, nhóm văn nghệ phụ trách tiết mục giao lưu, nhóm kinh doanh phụ trách gian hàng bn bán, nhóm vận động viên phụ trách thi đấu thể thao Mỗi nhóm lại phân chia cơng việc cụ thể tuỳ theo mạnh người 52 - Một gia đình tổ chức chuyến dã ngoại, người hay sáng tạo có hiểu biết điểm đến phụ trách thiết kế lịch trình, người đặt phịng, người th xe, người chuẩn bị đồ ăn bánh trái - Một đội thiết kế website thường có vị trí như: designer phụ trách khâu thiết kế layout, coder phụ trách lập trình code, người chuyên làm html hiệu ứng cho web, QC chuyên kiểm tra check lỗi, người điều phối chung phụ trách đầu mối liên lạc với khách hàng - Một công ty chia nhiều phận chức năng: Ban giám đốc – Phòng sản xuất – Phòng kinh doanh – Phòng hành chánh nhân sự.v.v Mỗi phịng ban có kế hoạch làm việc riêng để phục vụ kế hoạch chung nhằm đặt mục tiêu chung Năm bước hợp tác nhóm a Nhóm ngắn Là nhóm hình thành để thực nhiệm vụ đơn giản tồn thời gian ngắn Nhóm ngắn cịn gọi nhóm giải vấn đề Ví dụ: - Nhóm thảo luận câu hỏi giảng viên - Nhóm thuyết trình/ làm dự án trình học tập - Đội thi văn nghệ - Ban tổ chức chương trình dã ngoại 26/3 Năm bước làm việc nhóm ngắn: 53 Sơ đồ: Năm bước làm việc nhóm ngắn BÀI TẬP THỰC HÀNH 1: * Chia nhóm quy mơ – người * Trong vịng phút, nhóm hồn thành danh sách nhiệm vụ sau nộp cho giáo viên: Đặt tên cho nhóm & sáng tác hai câu thơ lục bát nói tên nhóm Tìm giày nhỏ tốt Tìm đồ vật có màu vàng Tìm đáp án phép tính sau: 45 + 16 x 32 + 77 – 44 Tìm đáp án câu đố: "Cái có nhiều nước mà khơ?" Hình vẽ chân dung nhóm trưởng Tất để túi có ghi/dán tên nhóm thân túi Gợi ý: - Bước 1: Dành 45 giây để bầu trưởng nhóm, bầu thư ký để canh tổng hợp kết - cần – trưởng nhóm kiêm ln thư ký, tiến hành đặt tên cho nhóm - Bước 2: Dành 15 giây để trưởng nhóm thống lại đề bài, thống thời gian cho phép, thời điểm xác phải nộp sản phẩm 54 - Bước 3: Dành phút để thảo luận cách thực nhiệmvụ khó cho thơng minh - Bước 4: Trưởng nhóm chia nhiệm vụ cho thành viên cho thành viên xung phong nhận nhiệm vụ phù hợp với - Bước 5: Tiến hành thực & trưởng nhóm/thư ký canh thời gian để đốc thúc nhắc nhở cho kịp * Sau nộp sản phẩm giáo viên chấm điểm/ đánh giá kết quả; cho biết em rút học trình tổ chức hợp tác nhiệm vụ vừa rồi? BÀI TẬP THỰC HÀNH 2: * Chia nhóm quy mơ - 10 người * Giả sử, nhóm bạn giao nhiệm vụ sau: "Trong vòng ngày chủ nhật, để gây quỹ 2.000.000đ để giúp đỡ bạn lớp có hồn cảnh khó khăn nằm bệnh viện" Hãy thảo luận để tìm phương án phân chia nhiệm vụ cho người nhóm để thực phương án * Sau 15 phút, cử đại diện trình bày trước lớp ý tưởng thực sơ đồ phân cơng nhiệm vụ nhóm b Nhóm lâu dài Là nhóm hình thành để thực nhiệm vụ phức tạp cần nhiều thời gian nhiệm vụ lặp lặp lại tồn thời gian dài Nhóm lâu dài cịn gọi nhóm chức Ví dụ: - Ban cán lớp - Ban chấp hành Chi đoàn - Một tổ chức, doanh nghiệp, phòng ban Năm bước làm việc nhóm dài: 55 Sơ đồ: Năm bước làm việc nhóm dài BÀI TẬP THỰC HÀNH 3: * Chia nhóm quy mơ 10 - 15 người * Giả sử, thành viên nhóm bạn muốn khởi nghiệp để bán hàng online theo kiểu doanh nghiệp nhỏ Nhóm thực đủ bước làm thành kế hoạch có đầy đủ mục tiêu chung, cấu tổ chức, kế hoạch kinh doanh doanh nghiệp thật * Trình bày kế hoạch trước lớp Năm điều cần ghi nhớ hợp tác Điều 1: Trong nhóm, phải có người đứng đầu để điều hành chung Điều 2: Tất thành viên phải nắm rõ mục tiêu chung cần đạt, thời hạn cần hoàn thành Điều 3: Phải bàn bạc chiến thuật trước bắt đầu hành động Điều 4: Phân công nhiệm vụ phải đầy đủ (khơng sót nhiệm vụ) – việc phân công phải phù hợp tối đa với sở trường thành viên Điều 5: Cần liên tục giải cố phát sinh phạm vi nhiệm vụ nhận – cố sức phải phản hồi cho nhóm để kịp tìm cách xử lý – phải đảm bảo thời hạn đặt để không gây hiệu ứng dây chuyền làm trễ tiến độ tồn nhóm 56 BÀI TẬP THỰC HÀNH 4: * Chia nhóm quy mơ người * Trong vịng 15 phút, nhóm phải xây tháp đảm bảo tiêu chí: cao – – đẹp – độc đáo * Lưu ý: Phải bàn bạc chiến thuật trước hành động Bước thường bước định chất lượng sản phẩm nhóm * Lưu ý: Khi phân cơng công việc, phải phát huy tối đa sở trường thành viên Ví dụ: thành viên có óc sáng tạo, phân cơng thành viên nghĩ ý tưởng để biến tháp trở nên “độc đáo nhất” Mỗi số kỹ thuật hợp tác + Khi mâu thuẫn ý kiến, biểu theo số đông + Khi số lượng biểu hai luồng ý kiến tương đương nhau, hỏi ý kiến trọng tài (ví dụ: giảng viên chủ nhiệm) trưởng nhóm định cuối + Khi phân cơng nhiệm vụ, cho thành viên tự giác xung phong nhận việc phù hợp với sở trưởng họ trước Tuy nhiên, họ nhận công việc nhẹ nhàng, tập thể cần phân công thêm để đảm bảo công thành viên + Sau giao việc xong, phải có thời hạn ho àn thành (deadline) + Sau giao việc xong, phải đề nội quy thưởng phạt: * Người làm tốt có đóng góp nhiều cho tập thể thưởng (ví dụ: hưởng nhiều điểm hơn, chia phần nhiều hơn, miễn đóng quỹ ) * Cần đề hình phạt dành cho người không tham gia, đùn đẩy công việc không hoàn thành nhiệm vụ BÀI TẬP THỰC HÀNH 5: Trong kỹ làm việc nhóm, có vơ số kỹ con, kỹ thuật thành phần Do đó, khn khổ giáo trình khơng thể trình bày tất Vì vậy, lớp cần chia thành nhóm người, nhóm phụ trách tìm hiểu chủ đề sau thuyết trình kết để tập thể học hỏi: 57 ĐỀ TÀI 1: KỸ NĂNG TRUYỀN THƠNG a Truyền thơng nhóm gì? Cho ví dụ cụ thể b Hậu truyền thông sai - hậu truyền thông trễ - hậu truyền thông tắc nghẽn? Cho ví dụ cụ thể c Có kênh truyền thơng tồn nhóm? Ưu nhược điểm kênh? Mỗi loại kênh nên sử dụng hồn cảnh phù hợp? Cho ví dụ cụ thể ĐỀ TÀI 2: KỸ NĂNG HỘI HỌP a Có kiểu hội họp nào? (nếu chia theo mục đích họp, quy mơ họp, đối tượng họp, nội dung họp…) b Cần lưu ý khâu: chuẩn bị - mở đầu - tiến hành – kết thúc – sau kết thúc buổi họp? Cho ví dụ cụ thể c Những đề thường xảy họp cách khắc phục? Cho ví dụ cụ thể ĐỀ TÀI 3: HUY ĐỘNG TRÍ TUỆ TẬP THỂ a Giới thiệu phương pháp huy động trí tuệ tập thể họp công não b Triển khai thực nghiệm để chứng minh hiệu phương pháp lớp học ĐỀ TÀI 4: KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC a Giới thiệu kỹ thuật để thuyết phục người khác làm việc nhóm b Cho ví dụ cụ thể để minh họa cho kỹ thuật ĐỀ TÀI 5: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TẬP THỂ Giả sử bạn sinh viên thực tập nhân viên a Làm để thành viên nhóm làm việc u mến anh chị trước sẵn sàng giúp đỡ mình? b Nếu có thành viên nói xấu sau lưng bạn, bạn làm gì? Cho ví dụ cụ thể để minh họa 58 c Nếu có thành viên vu oan cho bạn buổi họp chung, bạn làm gì? Cho ví dụ cụ thể để minh họa d Nếu có thành viên lợi dụng bạn để sai vặt, bạn làm gì? Cho ví dụ cụ thể để minh họa ĐỀ TÀI 6: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TẬP THỂ (tiếp theo) a Nếu có thành viên cướp cơng bạn trước mặt sếp, bạn làm gì? Cho ví dụ cụ thể để minh họa b Nếu bạn bị thành viên quấy rối, sàm sỡ, bạn làm gì? Cho ví dụ cụ thể để minh họa c Nếu bạn phạm lỗi công việc, gây ảnh hưởng đến khách hàng ảnh hưởng đến tập thể, bạn làm gì? Cho ví dụ cụ thể để minh họa d Khi sếp khen bạn thành tích làm việc trước tập thể mời bạn phát biểu, bạn nói gì? e Khi sếp thưởng cho nhóm bạn số tiền khuyến khích, bạn thấy trưởng nhóm phân chia không bạn ĐỀ TÀI 7: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TẬP THỂ (tiếp theo) Có số kiểu người sau xuất làm việc nhóm, tìm cách ứng xử với họ cho hiệu quả: - Kiểu người bảo thủ - Kiểu người bị ỳ, rề rà chậm chạp - Kiểu người hay trễ deadline - Kiểu người bất cần ĐỀ TÀI 8: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TẬP THỂ (tiếp theo) Có số kiểu người sau xuất làm việc nhóm, tìm cách ứng xử với họ cho hiệu quả: - Kiểu người hay đến trễ - Kiểu người hay vắng mặt 59 - Kiểu người ỷ ông cháu cha, tỏ hách dịch, chây lười - Kiểu người hay cơng kích, phê phán ĐỀ TÀI 9: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TẬP THỂ (tiếp theo) Có số kiểu người sau xuất làm việc nhóm, tìm cách ứng xử với họ cho hiệu quả: - Kiểu người nham hiểm, hay hãm hại người khác - Kiểm người hay nói móc, nói bóng gió, hàm ý chê bai khơng nói rõ ràng - Kiểu người đồng ý - Kiểu người hay đùn đẩy công việc với lý ĐỀ TÀI 10: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TẬP THỂ (tiếp theo) Có số kiểu người sau xuất làm việc nhóm, tìm cách ứng xử với họ cho hiệu quả: - Kiểu người muốn làm, ôm việc, không yên tâm người khác - Kiểu người chuyên môn không phù hợp với đặc trưng cơng việc nhóm (bị phân cơng nhầm lực, khó giảm biên chế) - Kiểu ngơi (giỏi, có lực kén việc) - Kiểu người hay than khó, địi tăng quyền lợi làm - Kiểu người hay đau ốm, bệnh tật, làm ảnh hưởng đến tiến độ chung chất lượng chung ĐỀ TÀI 11: KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI SẾP Có số kiểu sếp (ở cấp team leader, cấp trưởng nhóm, cấp trưởng phịng, cấp quản đốc… khơng phải chủ doanh nghiệp) sau xuất làm việc nhóm, tìm cách ứng xử với họ cho hiệu quả: - Sếp độc đoán - Sếp dự, yếu đuối, dễ bị chi phối - Sếp nể, trọng mối quan hệ, từ dẫn đến dễ dãi 60 - Sếp nóng tính, hay xúc phạm nhân viên - Một số kiểu sếp thường gặp khác BÀI TẬP THỰC HÀNH Tình huống: Sắp tới ngày hội trại truyền thống trường Mỗi lớp cần thực nhiệm vụ sau: Dựng trại có diện tích 5mx5m Chất liệu hình dáng tuỳ lớp Trước trại có gian hàng bán thức ăn, nước uống dịch vụ khác tuỳ sáng tạo lớp Có tiết mục văn nghệ tham gia Hội diễn văn nghệ vào chương trình sân khấu buổi tối Cử đội tham gia thi đá bóng tồn trường Cử thành viên tham gia thi hùng biện "Nếu làm hiệu trưởng vòng ngày, em định giúp trường phát triển"? Một tiết mục trình diễn thời gian chất liệu hồn tồn tự nhiên Mỗi trại cần có tiết mục tiếp đón thầy ghé thăm => Giả sử, bạn lớp trưởng, em viết kế hoạch tổng thể, ghi lại nhiệm vụ cần làm, phương án làm người ph trỏch 61 Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình Giao tiếp kinh doanh TS Hà Nam Khánh, Giáo trình giao tiếp kinh doanh (2010), NXB Lao động xã hội John V Thill – Courtland L.Bovee, Excellence in Business communication, Prentice Hall TS Trịnh Quốc Trung (chủ biên) (2010), Kỹ Giao tiếp Kinh doanh, NXB Phương Đơng 5.TS Nguyễn Hồng Khắc Hiếu (Chủ biên) (2018), ThS Phạm Thái Sơn, ThS Hoàng Thị Thoa, Kỹ làm việc theo nhóm, NXB Trường Đại học Công nhiệp thực phẩm Tp HCM 62