Quản lý công tác lưu trữ của văn phòng bộ kế hoạch và đầu tư

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN TUẤN ANH QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHỊNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2023 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN TUẤN ANH QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ THANH HƢƠNG HÀ NỘI - NĂM 2023 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong Luận văn có tham khảo cơng trình nghiên cứu tác giả sử dụng số thông tin văn Nhà nƣớc, Bộ Kế hoạch Đầu tƣ nhƣng đƣợc thích, trích dẫn đầy đủ rõ ràng Cơng trình chƣa đƣợc tác giả cơng bố TÁC GIẢ Trần Tuấn Anh ii LỜI CẢM ƠN Để thực hoàn thành đề tài luận văn thạc sĩ “Quản lý cơng tác lưu trữ Văn phịng Bộ Kế hoạch Đầu tư’’, nhận đƣợc giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện Ban Giám đốc Học viện Hành Quốc gia tồn thể thầy giáo cơng tác Học viện Hành Quốc gia tận tình truyền đạt kiến thức quý báu, giúp đỡ trình học tập nghiên cứu Trƣớc hết, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Thị Thanh Hƣơng - giảng viên hƣớng dẫn dành nhiều thời gian, công sức để định hƣớng, lắng nghe ý kiến, nhận xét đƣa lời khuyên để hoàn thành Luận văn Tác giả xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ, phòng Văn thƣ - Lƣu trữ, số đơn vị thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tƣ tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ q trình nghiên cứu hồn thành Luận văn Xin chân thành cảm ơn gia đình ngƣời thân bên cạnh động viên giúp đỡ tơi học tập hồn thành Luận văn Do thời gian có hạn, kinh nghiệm kiến thức cịn chƣa sâu, Luận văn cịn hạn chế, kính mong nhận đƣợc góp ý Q Thầy/Cơ bạn bè để tơi tiếp tục hồn thiện Luận văn cách tốt Xin trân trọng cảm ơn./ Hà Nội, ngày tháng năm 2023 TÁC GIẢ Trần Tuấn Anh iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Luận văn Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Luận văn 5 Phƣơng pháp nghiên cứu 6 Ý nghĩa lý luận ý nghĩa thực tiễn Luận văn 7 Kết cấu Luận văn Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHỊNG BỘ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm quản lý 1.1.2 Khái niệm tài liệu lƣu trữ, công tác lƣu trữ 10 1.1.3 Khái niệm quản lý công tác lƣu trữ 12 1.1.4 Văn phòng Bộ 13 1.2 Vai trò, nhiệm vụ quản lý cơng tác lƣu trữ Văn phịng Bộ 14 1.2.1 Vai trị quản lý cơng tác lƣu trữ Văn phòng Bộ 14 1.2.2 Nhiệm vụ cơng tác lƣu trữ Văn phịng Bộ 15 1.3 Nội dung quản lý cơng tác lƣu trữ Văn phịng Bộ 17 1.3.1 Phổ biến, xây dựng ban hành văn đạo công tác lƣu trữ 17 1.3.2 Tổ chức máy nhân làm công tác lƣu trữ 18 1.3.3 Tổ chức thực công tác lƣu trữ 19 1.3.4 Kiểm tra, đánh giá thực công tác lƣu trữ 21 1.3.5 Tổ chức, bảo đảm sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ 22 1.4 Cơ sở pháp lý quản lý cơng tác lƣu trữ Văn phịng Bộ 23 Tiểu kết chƣơng 26 iv Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ 27 2.1 Khái quát Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ tài liệu lƣu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tƣ 27 2.1.1 Bộ Kế hoạch Đầu tƣ 27 2.1.2 Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ 27 2.1.3 Khái quát tài liệu lƣu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tƣ 32 2.2 Quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ 36 2.2.1 Tổ chức máy nhân làm công tác lƣu trữ 36 2.2.2 Phổ biến, xây dựng ban hành văn đạo, quản lý công tác lƣu trữ 38 2.2.3 Tổ chức thực nghiệp vụ lƣu trữ 41 2.2.4 Kiểm tra, đánh giá thực công tác lƣu trữ 50 2.2.5 Cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ 51 2.2.6 Ứng dựng khoa học kỹ thuật vào công tác lƣu trữ 52 2.3 Nhận xét, đánh giá thực trạng quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ 54 2.3.1 Ƣu điểm 54 2.3.2 Nhƣợc điểm 56 2.3.3 Nguyên nhân 58 Tiểu kết Chƣơng 60 Chƣơng 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƢU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ 61 3.1 Xu hƣớng phát triển công tác lƣu trữ giai đoạn 61 3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ 64 3.2.1 Tăng cƣờng đạo lãnh đạo Văn phòng Bộ hoạt động quản lý công tác lƣu trữ 64 3.2.2 Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện văn quản lý công tác lƣu trữ 67 v 3.2.3 Tăng cƣờng công tác đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ chuyên trách làm công tác lƣu trữ 69 3.2.4 Tổ chức thực hiệu nghiệp vụ lƣu trữ 71 3.2.5 Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá khen thƣởng việc thực nhiệm vụ công tác lƣu trữ 75 3.2.6 Bố trí đầu tƣ kinh phí, hạ tầng sở vật chất cho công tác lƣu trữ 76 Tiểu kết Chƣơng 79 KẾT LUẬN 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Quản lý nhà nƣớc tác động chủ thể có quyền lực nhà nƣớc pháp luật đến đối tƣợng đƣợc quản lý nhằm thực chức nhà nƣớc Hiểu theo nghĩa hẹp, quản lý nhà nƣớc thực quyền hành pháp hai mặt ban hành văn quy phạm pháp luật dƣới luật tổ chức điều hành để đƣa pháp luật vào sống Hoạt động đƣợc thực hệ thống hành nhà nƣớc từ trung ƣơng đến địa phƣơng mà đứng đầu Chính phủ Trong giai đoạn nay, quan hệ thống hành nhà nƣớc tiếp tục triển khai thực Nghị số 76/NQCP ngày 15/7/2021 Chính phủ ban hành Chƣơng trình tổng thể cải cách hành nhà nƣớc giai đoạn 2021 – 2030 với mục tiêu “Tiếp tục xây dựng hành dân chủ, chuyên nghiệp, đại, tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả, ….” Với vấn đề quản lý nhà nƣớc nhƣ quản lý hành nhà nƣớc ngành, lĩnh vực, tổ chức máy nhà nƣớc, cơng vụ, cơng chức, tài cơng, bảo đảm thông tin, văn cho hoạt động quản lý nhà nƣớc kỹ thuật nghiệp vụ hành khác bảo đảm thơng tin văn cho hoạt động quản lý nhà nƣớc nội dung quan trọng trình hoạt động quan, tổ chức nhằm giữ gìn đầy đủ chứng, chân thực, hiệu lực pháp lý giúp nhà quản lý có đủ sở để ban hành định quản lý xác, đắn ngành, lĩnh vực quản lý Nội dung nhiệm vụ cơng tác lƣu trữ, công tác lĩnh vực hoạt động Nhà nƣớc, tồn quy trình quản lý nhà nƣớc quản lý nghiệp vụ lƣu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lƣu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tƣ quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nƣớc kế hoạch, đầu tƣ phát triển thống kê, bao gồm: Tham mƣu tổng hợp lƣợc, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch đầu tƣ công quốc gia; chế, sách quản lý kinh tế; đầu tƣ nƣớc, đầu tƣ nƣớc vào Việt Nam đầu tƣ nƣớc vào Việt Nam; khu kinh tế; nguồn hỗ trợ phát triển thức (ODA), ƣu đãi vốn viện trợ phi phủ nƣớc ngồi; đấu thầu; phát triển doanh nghiệp, kinh tế tập thể, xã hợp tác; thống kê; quản lý nhà nƣớc công việc dịch vụ lĩnh vực, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nƣớc theo quy định pháp luật Vì văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động Bộ Kế hoạch Đầu tƣ có ý nghĩa vơ quan trọng việc phát triển hình thành hệ thống văn ngành Kế hoạch Đầu tƣ, phản ánh tồn diện hoạt động quan trọng việc thực chức quản lý nhà nƣớc công tác kế hoạch, đầu tƣ phát triển toàn quốc Cho nên việc tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ nội dung quan trọng đƣợc trọng đặc biệt Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ thuộc Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ Nhận thức đƣợc vai trò, tác dụng tài liệu lƣu trữ hoạt động quan nhà nƣớc quản lý công tác lƣu trữ nội dung nghiên cứu ngành học Quản lý công, tác giả bƣớc đầu tìm hiểu tình hình, khảo sát hoạt động quản lý cơng tác lƣu trữ Văn phịng Bộ kế hoạch Đầu tƣ nhận thấy công tác cần có điều chỉnh, hồn thiện để góp phần nâng cao chất lƣợng công tác đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc Bộ Kế hoạch Đầu tƣ giai đoạn nay, chọn vấn đề: “Quản lý cơng tác lưu trữ Văn phịng Bộ Kế hoạch Đầu tư’’ làm đề tài luận văn cao học chun ngành Quản lý cơng Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Quản lý công tác lƣu trữ cấp Bộ nói chung đóng vai trị quan trọng góp phần bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin chân thực, hiệu lực pháp lý để lãnh đạo Bộ ngƣời có thẩm quyền ban hành định quản lý trình thực chức năng, nhiệm vụ mình, có tác động đến hiệu chất lƣợng công tác quan hệ thống hành nhà nƣớc Chính từ năm đầu thống đất nƣớc, Nhà nƣớc ta quan tâm, ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật quản lý công tác lƣu trữ Chẳng hạn nhƣ Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lƣu trữ đƣợc ban hành Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ, Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 1982 2001, Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác lƣu trữ, Luật Lƣu trữ năm 2011 Bên cạnh cịn có nhiều văn đạo khác Bộ Kế hoạch Đầu tƣ nhƣ: Chỉ thị số 02/CT-BKHĐT ngày 17/12/2013 Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ việc thi hành Luật Lƣu trữ quan Bộ Kế hoạch Đầu tƣ; Quyết định số 456/QĐ-BKH ngày 12/5/2004 Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ việc ban hành quy định thực nội quan, có quy định cơng tác lƣu trữ; Quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10 tháng 10 năm 2007 Bộ Kế hoạch Đầu tƣ việc ban hành hệ thống văn áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000 (Quyết định đƣợc sửa đổi, bổ sung năm 2013 sau có Luật Lƣu trữ đời) nhiều văn đạo khác Về mặt lý luận, pháp lý thực tiễn quản lý công tác lƣu trữ đƣợc nghiên cứu xuất phẩm, giáo trình, từ điển, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, viết nhƣ: - Các giáo trình, sách tham khảo dùng giảng dạy trƣờng Đại học nhƣ: Giáo trình “Hành văn phịng quan Nhà nƣớc” (Học viện Hành Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2004); Giáo trình “Lý luận thực tiễn công tác lƣu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm; Từ điển 73 trữ Nhà nƣớc việc ban hành Hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Việc chỉnh lý thực theo nội dung sau: Kiểm tra tài liệu kho tiến hành tháo dỡ tài liệu kho chuẩn bị cho chỉnh lý, đánh giá mức độ tài liệu lƣu trữ để có sở chỉnh lý Phân loại tài liệu theo hƣớng dẫn phân loại Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hƣớng dẫn lập hồ sơ Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp cũ, tiến hành thay để đƣa tài liệu vào bìa hồ sơ Đƣa hồ sơ vào hộp cặp, viết, dán nhãn hộp cặp, vận chuyển xếp lên giá Thứ tư, xác định giá trị tài liệu Việc thực xác định thời hạn bảo quản cho nhóm tài liệu Văn phịng Bộ chủ yếu hình thành trình hoạt động Bộ chia tài liệu thành hai mức độ Thời hạn bảo quản vĩnh viễn: bảo gồm nhóm tài liệu có giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn, phản ánh đến chức năng, nhiệm vụ Bộ Kế hoạch Đầu tƣ Bảo quản tài liệu có thời hạn dƣới 70 năm trở xuống áp dụng tài liệu thuộc tài liệu Trung ƣơng đạo, hƣớng dẫn, liên quan trực tiếp đến Bộ Kế hoạch Đầu tƣ, tài liệu liên quan đến ngành, có tác dụng phục vụ lâu dài công tác nghiệp vụ, công tác cán nhƣng tài liệu không thuộc danh mục tài liệu đƣợc bảo quản vĩnh viễn Thứ năm, tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ - Văn phòng Bộ cần tham mƣu kịp thời với lãnh đạo Bộ việc bố trí kinh phí phục vụ cơng tác văn thƣ – lƣu trữ nói chung cơng tác lƣu trữ nói riêng kho lƣu trữ, đầu tƣ trang thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ phù hợp để kéo dài tuổi thọ tài liệu lƣu trữ - Tiến hành số hóa tài liệu, số hóa tài liệu có tác dụng kéo dài tuổi thọ tài liệu lƣu trữ gốc, đồng loại hình tài liệu quản lý, khai thác tập trung Với tối ƣu số hóa, tồn liệu số hóa phân biệt 74 chúng có nguồn gốc tài liệu mang, quản lý sở liệu, tạo tối ƣu cho ngƣời sử dụng Để tiết kiệm đƣợc diện tích kho lƣu trữ phƣơng tiện bảo quản tài liệu giấy cồng kềnh, cần thiết phải tiến hành số hóa tài liệu lƣu trữ, xây dựng sở liệu toàn văn để tổ chức quản lý, khai thác phần mềm tích hợp Các tài liệu lƣu trữ Bộ có nhiều dạng nhƣ: tài liệu thông thƣờng, tài liệu quý hiếm, tài liệu đặc biệt quý hiếm, tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật để tiến hành số hóa cần thành lập Hội đồng để xác định tài liệu khơng thể số hóa Các tài liệu thuộc danh mục quý đặc biệt quý việc lƣu giữ gốc cần thiết vĩnh viễn nên việc số hóa cung cấp để sử dụng, khai thác không làm tổn hại đến gốc đƣợc lƣu trữ Các tài liệu đƣợc xác định lƣu trữ từ 10 năm trở xuống số hóa để thay gốc Khi triển khai số hóa tài liệu, công chức làm công tác lƣu trữ theo định Hội đồng xác định giá trị tài liệu để lập danh mục hồ sơ đƣợc số hóa, tổ chức chỉnh lý tài liệu theo quy định trƣớc số hóa, tiến hành chuẩn hóa, số hóa tài liệu lƣu trữ (file lƣu trữ xuất file WORD scan thành file PDF), lập hồ sơ lƣu hệ thống phần mềm, sau chuyển liệu sở liệu tồn văn Khi triển khai đƣợc nhƣ nâng cao chất lƣợng cơng tác lƣu trữ, góp phần thực chƣơng chuyển đổi số mà Chính phủ phát động Thứ sáu, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Hiện việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ Văn phòng Bộ chƣa đa dạng, hầu hết dừng lại hình thức khai thác sử dụng tài liệu phịng đọc Việc áp dụng hình thức nhƣ khơng phát huy đƣợc hết giá trị tài liệu lƣu trữ Để việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ đạt hiệu quả, Văn phòng Bộ cần: 75 Đẩy mạnh hoạt động công bố giới thiệu, quảng bá tiềm giá trị tài liệu lƣu trữ nhà khoa học, quan nghiên cứu, cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu Đa dạng hoá, đại hố hình thức phục vụ theo hƣớng giúp ngƣời khai thác thuận lợi việc tiếp cận khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Xây dựng hệ thống thông tin sở liệu tài liệu lƣu trữ để phục vụ nghiên cứu khoa học 3.2.5 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá khen thưởng việc thực nhiệm vụ công tác lưu trữ Song song với việc ban hành văn bản, đạo hƣớng dẫn công tác lƣu trữ lãnh đạo Văn phịng Bộ cần có trách nhiệm tham mƣu giúp Bộ trƣởng kiểm tra, đánh giá tình hình thực cơng tác lƣu trữ phạm vi quan Bộ đơn vị thuộc Bộ Hàng năm Văn phịng Bộ xây dựng chƣơng trình định kỳ theo quý, theo đợt, theo giai đoạn trình lãnh đạo Bộ để thực việc kiểm tra công tác lƣu trữ Đồng thời lãnh đạo Văn phòng Bộ thƣờng xuyên kiểm tra/kiểm tra chéo nghiệp vụ lƣu trữ nhằm hƣớng dẫn chấn chỉnh công tác lập hồ sơ, thu thập chỉnh lý tài liệu khai thác sử dụng tài liệu Để chất lƣợng công tác lƣu trữ đƣợc nâng cao vào nề nếp đề xuất lãnh đạo Văn phịng Bộ tăng cƣờng cơng tác kiểm tra, đánh giá công tác lƣu trữ Tăng cƣờng công tác kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ nói chung cơng tác lƣu trữ nói riêng đơn vị Rà sốt, sửa đổi, bổ sung văn Bộ Kế hoạch Đầu tƣ công tác văn thƣ, lƣu trữ để phù hợp với văn quản lý Nhà nƣớc Ngồi hình thức kiểm tra thơng qua báo cáo, thống kê công tác văn thƣ – lƣu trữ, lãnh đạo Bộ cần ủy quyền cách công khai văn cho Văn phòng Bộ để thƣờng xuyên theo dõi kiểm tra việc thực quy định văn thƣ – lƣu trữ Thực 76 thƣờng xuyên đột xuất chế độ báo cáo, thống kê tổng hợp văn thƣ – lƣu trữ theo quy định Công tác kiểm tra, đánh giá, tổng kết phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, liên tục nhƣ nhiệm vụ quan trọng quan Sau đợt kiểm tra cơng tác lƣu trữ, Văn phịng Bộ cần có đánh giá để tìm giải pháp tối ƣu Cụ thể việc đánh giá cần đạt đƣợc mục đích nhƣ: Việc tham mƣu ban hành văn công tác lƣu trữ đƣợc kịp thời phù hợp với thực tế hay chƣa; trình thực nghiệp vụ lƣu trữ có gặp khó khăn khơng; việc phối hợp đơn vị để lƣu trữ tài liệu có tuân thủ quy tắc hay khơng; thực có tồn vƣớng mắc thách thức tƣơng lai; qua đƣa đƣợc giải pháp để xử lý công việc đƣợc tốt hơn, đồng thời tham mƣu, đề xuất Lãnh đạo Bộ có điều chỉnh phù hợp với yêu cầu thực tiễn Bên cạnh việc kiểm tra, đánh giá công tác lƣu trữ cần có hình thức khen thƣởng phù hợp kịp thời việc thực cơng tác Văn phịng Bộ cần phối hợp với Vụ Thi đua – Khen thƣởng Truyền thông để kịp thời có hình thức khen thƣởng đội ngũ làm cơng tác lƣu trữ Văn phịng tạo đợt thi đua Văn phòng đơn vị khác Bộ lĩnh vực lƣu trữ, qua tạo khơng khí sơi nổi, tinh thần thi đua đơn vị, tạo động lực khích lệ công chức làm lƣu trữ hăng hái thực nhiệm vụ cách tốt nhất, hiệu 3.2.6 Bố trí đầu tư kinh phí, hạ tầng sở vật chất cho công tác lưu trữ Hiện nay, Bộ Kế hoạch Đầu tƣ nói riêng chƣa có nguồn kinh phí riêng để phục vụ cho cơng tác lƣu trữ mà hầu nhƣ đƣợc trích từ nguồn kinh phí chi thƣờng xuyên quan Để nâng cao đƣợc chất lƣợng công tác lƣu trữ Lãnh đạo Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ cần quan tâm, đề xuất lãnh đạo Bộ đầu tƣ sở vật chất nhƣ trang thiết bị phục vụ cho cơng tác lƣu trữ Để tổ chức khai thác, sử dụng hiệu tài liệu Lƣu 77 trữ Bộ cần bổ sung phòng đọc tài liệu thoáng mát, đủ ánh sáng cho độc giả, cần trang bị máy tính có mục lục hồ sơ đơn vị để độc giả tự tra cứu hồ sơ, tài liệu cần Tại Lƣu trữ Bộ cần phải trang bị thêm máy photocopy để chụp tài liệu cho nhanh, tránh trƣờng hợp phải di chuyển tài liệu gây thất thoát, mát tài liệu Ngoài ra, cần quan tâm đến phịng kho bảo quản tài liệu yếu tố quan trọng việc phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu Do diện tích kho chật hẹp mà tài liệu sinh trình hoạt động nhiều nên tiến hành xếp tài liệu lƣu trữ vào kho, ngƣời làm lƣu trữ phải xếp chồng tài liệu lên nhau, độc giả đến khai thác việc lấy hồ sơ, tài liệu phục vụ khai thác gặp nhiều khó khăn, trở ngại Chính vậy, cần đầu tƣ kho tàng rộng rãi tài liệu đƣợc xếp khoa học việc lấy tài liệu thực dễ dàng Trong xu phát triển ngành Lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ điện tử đời tất yếu Vì thế, ngồi việc đƣợc đầu tƣ hạ tầng cơng nghệ việc đào tạo lƣu trữ chun trách sử dụng kỹ sƣ tin học để đƣa công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động lƣu trữ Để ứng dụng công nghệ thông tin đạt đƣợc hiệu tốt công tác lƣu trữ, cần ý đến: - Xây dựng sở hạ tầng CNTT, phần mềm quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử sở có kết nối sở liệu giai đoạn văn thƣ, cần có biện pháp hƣớng dẫn công chức chuyên môn lập hồ sơ điện tử, tránh tình trạng văn điện tử đƣợc lƣu theo tình trạng rời lẻ thiết bị điện tử - Xây dựng ban hành tài liệu hƣớng dẫn nghiệp vụ biên mục thông tin tài liệu; - Xây dựng ban hành quy chế khai thác sử dụng mạng thơng tin; - Xây dựng sách phần mềm để bảo đảm vấn đề bảo mật thông tin, đảm bảo tính xác thực an tồn liệu thông tin tài liệu lƣu trữ; 78 - Cập nhật thơng tin thƣờng xun, có chế lƣu, bảo hiểm tài liệu Nhƣ vậy, nói ứng dụng CNTT quản lý tài liệu lƣu trữ mục tiêu cần phải thực với khâu nghiệp vụ công tác lƣu trữ giai đoạn Nhƣng để thực có hiệu cịn tùy thuộc vào khả năng, thực tế Bộ đội ngũ công chức Bộ nhƣ công chức làm văn thƣ, lƣu trữ Văn phòng Bộ 79 Tiểu kết Chƣơng Tóm lại, Chƣơng tác giả trình bày số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác lƣu trữ, để nâng cao hiệu hoạt động quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ, cụ thể gồm giải pháp sau: - Tăng cƣờng đạo lãnh đạo Văn phịng Bộ hoạt động quản lý cơng tác lƣu trữ; - Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện văn quản lý công tác lƣu trữ; - Tăng cƣờng công tác đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ chuyên trách làm công tác lƣu trữ; - Tổ chức thực hiệu nghiệp vụ lƣu trữ; - Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá khen thƣởng việc thực nhiệm vụ công tác lƣu trữ; - Bố trí đầu tƣ kinh phí, hạ tầng sở vật chất cho công tác lƣu trữ Tác giả mong giải pháp đóng góp phần hoạt động quản lý lƣu trữ Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ 80 KẾT LUẬN Có thể thấy cơng tác văn thƣ - lƣu trữ nói chung cơng tác lƣu trữ nói riêng đóng vai trị quan trọng hoạt động quản lý, điều hành quan, đơn vị, giúp lãnh đạo quan, đơn vị có để đƣa định quản lý đắn, xác kịp thời Các quan, đơn vị muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ cần phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trƣơng, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tƣợng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng, quan trực tiếp giúp lãnh đạo quan, đơn vị tổ chức điều hành máy, có chức thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thƣ - lƣu trữ lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phòng Trong thời gian qua, đƣợc quan tâm lãnh đạo Bộ Kế hoạch Đầu tƣ lãnh đạo Văn phòng Bộ nhƣ đội ngũ công chức Bộ, công tác lƣu trữ đạt đƣợc kết định, góp phần vào phát triển chung Bộ Kế hoạch Đầu tƣ Văn phòng Bộ thực nhiệm vụ đƣợc giao Trong quản lý công tác lƣu trữ, Lãnh đạo Bộ Văn phòng Bộ trọng, ban hành văn đạo, hƣớng dẫn, Văn phòng Bộ tổ chức thực nâng cao chất lƣợng công tác lƣu trữ nhƣ: thu thập tài liệu, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, lƣu trữ tài liệu… tạo đƣợc nhiều thuận lợi cho trình thực khâu nghiệp vụ công tác lƣu trữ quan Bộ Bên cạnh kết đó, cơng tác lƣu trữ Văn phịng Bộ cịn mặt tồn hạn chế thuộc phạm vi quản lý nhƣ hoạt động nghiệp vụ truyền thống đại Những hạn chế đố làm cho chất lƣợng 81 công tác lƣu trữ quan Bộ chƣa đƣợc đảm bảo, chƣa theo kịp xu vận động phát triển lĩnh vực hành nhà nƣớc nói chung nhƣ cơng tác lƣu trữ nói riêng bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0 Để công tác lƣu trữ quan Bộ ngày đƣợc tốt lên, hoạt động quản lý công tác lƣu trữ ngày hiệu việc nghiên cứu, hệ thống hóa lý luận, khảo sát thực tiễn đƣa giải pháp khả thi, phù hợp vấn đề đƣợc tác giả nghiên cứu Luận văn Mong với kết nghiên cứu đƣợc lãnh đạo Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ quan tâm, áp dụng vào thực tiễn quản lý công tác lƣu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tƣ đem lại hiệu cao việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ, phát huy giá trị vốn có chúng để phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc Bộ lĩnh vực Kế hoạch Đầu tƣ 82 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Kế hoạch Đầu tƣ (2008), Quyết định số 995/2008/QĐ-BKH ngày 05 tháng năm 2008 việc ban hành Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước ngành Kế hoạch Đầu tư; Bộ Kế hoạch Đầu tƣ (2013), Chỉ thị số 02/CT-BKHĐT ngày 17 tháng 12 năm 2013 việc thi hành Luật Lưu trữ quan Bộ Kế hoạch Đầu tư; Bộ Kế hoạch Đầu tƣ (2016), Quyết định số 1868/QĐ-BKHĐT ngày 21 tháng 12 năm 2017 quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Bộ Kế hoạch Đầu tƣ (2016), Quyết định số 669/QĐ-BKHĐT ngày 31 tháng năm 2021 quy định sửa đổi, bổ sung cấu tổ chức Văn phòng Bộ Bộ Kế hoạch Đầu tƣ (2017), Quyết định số 1298/QĐ-BKHĐT ngày 20 tháng năm 2017 việc ban hành Quy chế làm việc Bộ Kế hoạch Đầu tư; Bộ Kế hoạch Đầu tƣ (2017), Quyết định số 1868/QĐ-BKHĐT ngày 21 tháng 12 năm 2017 chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phịng Bộ; Bộ Nội vụ (2011), Thơng tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bộ Nội vụ (2011), Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày tháng năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bộ Nội vụ (2012), Thông tƣ số 10/2012/TT-BNV ngày tháng năm 2012 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị; 83 10 Bộ Nội vụ (2017), Công văn số 5709/BNV-VTLTNN ngày 30 tháng 10 năm 2017 việc hướng dẫn triển khai thực Chỉ thị số 35/CTTTg Thủ tướng Chính phủ 11.Bộ Nội vụ (2019), Thơng tƣ số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; 12 Bộ Nội vụ (2020), Quyết định số 1032/QĐ-BNV ngày 01 tháng12 năm 2020 ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ Bộ Nội vụ; 13 Bộ Tài (2016), Thơng tƣ số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ 14.Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01năm 2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; 15.Chính phủ (2016), Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ; 16.Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 quy định quản lý sử dụng dấu; 17.Chính phủ (2017), Nghị định số 86/2017/NĐ-CP ngày 25 tháng năm 2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Kế hoạch Đầu tư 18.Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn thư; 19.Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam; 20 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 84 21 Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ (2017) Nâng cao hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ quan Bộ Kế hoạch Đầu tư, 22 Đinh Văn Mạnh (2009), Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật cơng trình giao thơng Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải giải pháp, Luận văn thạc sĩ ngành Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 23.Dƣơng Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ, Nhà xuất Văn hóa Thơng tin; 24 Hồ Anh Chuyên (2015), Nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Quảng Bình, Luận văn thạc sĩ ngành Lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội; 25 Hồ sơ phông Phông lƣu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tƣ; 26.Học viện Hành Quốc gia (2006), Kỹ thuật xây dựng soạn thảo văn quản lý hành nhà nước, Hà Nội; 27.Học viện Hành Quốc gia (2009), Hành văn phịng quan hành nhà nước, nxb Đại học Quốc gia Hà Nội; 28 Lâm Thu Hằng (2011), Nâng cao lực tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữ Lãnh đạo văn phòng quan cấp Bộ, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành lƣu trữ, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 29 Lê Thị Hằng (2014), Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư, Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 85 30 Lƣơng Thị Tuyền (2009), Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác phụ vận quan Trung ương Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 31 Lƣu Kiếm Thanh (2010), Văn phòng, văn thư lưu trữ quan nhà nước, nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội; 32 Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy vấn đề công tác văn phòng, văn thư lưu trữ thời kỳ đổi mới, nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội; 33 Nguyễn Duy Dịu (2015), Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ Bộ Công thương, Luận văn thạc sĩ ngành Lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội; 34 Nguyễn Thị Thƣ (2020), Quản lý công tác lưu trữ quan Ủy ban Kiểm tra trung ương, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành lƣu trữ, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 35 Nguyễn Văn Hàm (2003), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ nhìn nhận từ thực tiễn Việt Nam, Tạp chí khoa học, Đại học Quốc gia Hà Nội, số 3; 36 Nguyễn Vinh Sáu (2015), Tổ chức lưu trữ khai thác sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học Viện Hàn lâm khoa học Công nghệ Việt Nam, Luận văn thạc sĩ ngành Lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội; 86 37 Phạm Thị Chung (2009), Nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục Đào tạo, Luận văn thạc sĩ ngành Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 38 Phạm Thị Nga (2014), Tổ chức quản lý khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức quan nhà nước cấp Bộ, Luận văn thạc sĩ ngành Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 39 Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ, Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ, Sổ khai thác hồ sơ tài liệu đầu tư nước ngoài, sổ khai thác hồ sơ tài liệu đầu tư nước, sổ khai thác hồ sơ tài liệu mật, sổ khai thác hồ sơ tài liệu phục vụ công an, sổ chụp hồ sơ tài liệu, sổ chứng thực hồ sơ tài liệu năm 40 Phùng Thị Hiền (2014), Tổ chức khai thác sử dụng tư liệu, tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động trưng bày bảo tàng, Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 41 Quốc hội (2015), Luật Tổ chức phủ; 42 Quốc hội khóa XIII (2011), Luật Lưu trữ 43 Thủ tƣớng Chính phủ (2017), Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 44 Thủ tƣớng Chính phủ (2017), Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử; 45 Trần Phƣơng Hoa (2007), Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia III phục vụ cho biên soạn lịch sử quan cấp 87 Bộ, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành lƣu trữ, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 46 Trần Thị Bình (2020), Nâng cao hiệu hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự, Luận văn thạc sĩ định hƣớng ứng dụng chuyên ngành lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội; 47 Trần Thị Mai (2015), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp huyện phục vụ công tác quản lý nhà nước địa phương, Luận văn thạc sĩ ngành Lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 48 Trần Việt Hà (2008), Nghiên cứu giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động trưng bày, triễn lãm tài liệu lưu trữ Việt Nam, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lƣu trữ học Tƣ liệu học, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 49 Trịnh Thị Nguyệt (2014), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Kho lưu trữ Tổng cục hải quan phục vụ cơng tác kiểm sốt hải quan, Luận văn thạc sĩ ngành Lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 50 Từ điển Bách khoa Việt Nam (2003), Nhà xuất Từ điển Bách khoa, Hà Nội; 51.Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ (2021), Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 52 Vũ Dƣơng Hoan chủ biên (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất Khoa học xã hội, Hà Nội;