Quản lý công tác lưu trữ tại ubnd huyện việt yên, tỉnh bắc giang

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG Mã số: ĐTSV.2023.005 Chủ nhiệm đề tài : Hoàng Thị Mơ Lớp : 1905LTHA Cán hướng dẫn : ThS Trịnh Thị Kim Oanh Hà Nội, 2023 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG Mã số: ĐTSV.2023.005 Chủ nhiệm đề tài Lớp : Hoàng Thị Mơ : 1905LTHA Hà Nội, 2023 LỜI CẢM ƠN Trong chương trình đào tạo Học viện Hành Quốc gia nói chung, Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng nói riêng, việc thực đề tài nghiên cứu khoa học nội dung cần thiết giúp học viên có khả tổng hợp kiến thức, kỹ nghiên cứu dựa sở kết hợp lý thuyết thực tiễn Được đồng ý Học viện Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phịng, tơi tiến hành thực đề tài: “ Quản lý công tác lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” làm hướng nghiên cứu Để hồn thành đề tài nghiên cứu, xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo UBND huyện Việt Yên tạo điều kiện giúp đỡ tơi q trình khảo sát thực tế cung cấp thông tin để tiến hành nghiên cứu đề tài thuận lợi Tôi xin cảm ơn sâu sắc tới Học viện thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ tơi việc hồn thành chương trình học tập, điều góp phần nâng cao kiến thức kỹ để thực đề tài nghiên cứu Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh – người trực tiếp hướng dẫn, bảo tận tình cho tơi q trình từ thực đến lúc nghiệm đề tài nghiên cứu Trong trình khảo sát quan để thu thập thông tin phục vụ cho công tác nghiên cứu thân cố gắng tìm hiểu qua tài liệu, nghiên cứu, tham khảo giáo trình, báo, tạp chí, khơng tránh khỏi thiếu sót Để đề tài nghiên cứu hoàn thiện mong nhận ý kiến đóng góp q thầy Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Đề tài nghiên cứu khoa học: “ Quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang”, tơi xin cam đoan thân tự tìm hiểu qua tài liệu tham khảo, giáo trình, khóa luận, chọn lựa hướng nghiên cứu Từ trước tới chưa có đề tài nghiên cứu khoa học Quản lý công tác lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang Những thông tin, số liệu đề cập nghiên khoa học hoàn toàn trung thực Hà Nội, ngày tháng năm 2023 Tác giả Hoàng Thị Mơ DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 01 HĐND Hội đồng nhân dân 02 HĐND & UBND Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân 03 NXB Nhà xuất 04 UBND Uỷ ban nhân dân 05 TLLT Tài liệu lưu trữ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3.Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu 6.Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 8.Bố cục đề tài PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Cơ sở lý luận việc quản lý công tác lưu trữ 1.1.Một số khái niệm 1.1.1.Tài liệu 1.1.2.Tài liệu lưu trữ 1.1.3.Quản lý 1.1.4.Công tác lưu trữ 1.1.5.Quản lý công tác lưu trữ 1.2.Trách nhiệm quản lý lưu trữ 1.3.Nội dung quản lý công tác lưu trữ .9 1.3.1.Quản lý nhà nước công tác lưu trữ 10 1.3.2.Quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức .11 Tiểu kết chương 11 Chương 2: Thực trạng quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên 13 2.1 Khái quát lịch sử hình thành phát triển UBND huyện Việt Yên 13 2.1.1.Vị trí địa lý 13 2.1.2.Về lịch sử hình thành 13 2.1.3.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Việt Yên, Bắc Giang 13 2.2.Giới thiệu Phòng Nội vụ - UBND huyện Việt Yên 14 2.2.1.Vị trí chức 14 2.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 15 2.2.3.Cơ cấu tổ chức 15 2.3.Thành phần, nội dung giá trị tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Việt Yên, Bắc Giang 16 2.3.1.Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ 16 2.3.2.Giá trị tài liệu lưu trữ 17 2.4.Tình hình quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên 18 2.4.1.Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác lưu trữ 18 2.4.2.Công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác lưu trữ 19 2.4.3.Công tác tra, kiểm tra, giải khiếu nại xử lý vi phạm pháp luật công tác lưu trữ 19 2.4.4.Nhận xét tình hình quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên 19 2.4.Tình hình quản lý cơng tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên 22 2.4.1.Xây dựng văn quy định công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên 22 2.4.2.Quản lý thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ UBND huyện Việt Yên, Bắc Giang 23 2.4.3.Chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán làm công tác lưu trữ 32 2.4.4.Thanh tra, kiểm tra, đôn đốc công tác lưu trữ 32 2.4.5.Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác lưu trữ .33 2.4.6.Nhận xét việc quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên 33 Tiểu kết chương 2: 36 Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên 37 3.1.Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên .37 3.1.1.Nhân làm công tác lưu trữ 37 3.1.2.Nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo UBND huyện Việt Yên tầm quan trọng việc quản lý công tác lưu trữ 39 3.1.3.Đào tạo, bồi dưỡng chế tài cán lưu trữ 39 3.1.4.Tổng kết, đúc rút kinh nghiệm sau tra, kiểm tra công tác lưu trữ 40 3.2.Nhóm giải pháp nâng cao quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên 41 3.2.1.Xây dựng hoàn thiện hệ thống văn quy định quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên 41 3.2.2.Hồn thiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ 41 Tiểu kết chương 3: 45 PHẦN KẾT LUẬN .46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC 50 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Nâng cao đổi chất lượng công tác quản lý lĩnh vực quan nhà nước, tổ chức kinh tế trị - xã hội xã hội ngày vấn đề cấp thiết vô quan trọng Một công tác quản lý cần quan tâm, trọng nâng cao quan, tổ chức quản lý công tác lưu trữ Nếu thân không tự nhận thức tầm quan trọng TLLT đem lại nhiều thông tin giá trị, tài liệu lưu giữ nhiều thông tin lịch sử, cần phải có ý thức gìn giữ, bảo quản, giao nộp tài liệu thuộc quan, tổ chức hệ tương lai sau khơng có vốn học liệu để tìm hiểu lịch sử hình thành từ giai đoạn trước Có thể nói việc quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức, tổ chức trị - xã hội, đóng góp phần khơng nhỏ vào cơng xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Đồng thời qua tài liệu lưu trữ bảo quản, giữ gìn đến tận thời minh chứng lịch sử chân thật phản ánh trình đấu tranh dân tộc Việt Nam hai thời kì kháng chiến chống Pháp kháng chiến chống Mỹ Khối lượng tài liệu lưu trữ sản sinh hai thời kì tài liệu quý báu, minh chứng sống động cần giữ gìn thật tốt để giáo dục cho hệ cháu mai sau lòng yêu nước hào hùng dân tộc Việt Nam Có thể thấy việc quản lý cơng tác lưu trữ có đóng góp khơng nhỏ nghiệp phát triển đất nước khơng phải có nhìn coi trọng mà coi giấy tờ đơn Nhận thức nhiều người xem nhẹ giá trị tài liệu lưu trữ đem lại quan, tổ chức quan tâm, chưa trọng vào việc quản lý công tác lưu trữ theo quy định Vì nhận thức chưa nên cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ tồn nhiều mặt hạn chế dẫn đến việc chưa phát huy việc giá trị TLLT Trong thời gian học tập Học viện, khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng tạo điều kiện thuận lợi có hội tiếp xúc với cơng tác lưu trữ qua môn học chuyên ngành, qua buổi khảo sát học tập thực tế Qua giúp cho tơi có hội kiểm chứng kiến thức lý thuyết học so với thực tiễn Bản thân người sinh lớn lên mảnh đất quê hương Việt Yên, Bắc Giang, tơi mong muốn đóng góp vào phát triển cơng tác lưu trữ q hương Trong thời gian tới khảo sát trực tiếp Ủy ban nhân dân huyện Việt Yên, thu thập thông tin, số liệu cần thiết để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài khoa học UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang quan hành nhà nước thực chức quản lý nhà nước địa phương UBND huyện Việt Yên có đóng góp tích cực vào việc bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Trong q trình hoạt động, UBND huyện Việt n ngồi thực văn đạo nhà nước song song với ban hành nhiều loại văn để đạo, phối hợp công tác hay tham mưu ý kiến vấn đề liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Việt Yên Trong năm vừa qua, nhờ có đạo cấp lãnh đạo với nỗ lực phấn đấu cán lưu trữ nên việc quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên vào nề nếp tổ chức khoa học Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm việc quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt n cịn tồn vài hạn chế cần khắc phục để công tác quản lý ngày hoàn thiện Với lý với trình tiếp nhận kiến thức Học viện, định chọn đề tài “ Quản lý công tác lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” làm đề tài nghiên cứu Thông qua đề tài nghiên cứu này, muốn nghiên cứu việc vận dụng lý luận vào thực tiễn quản lý cơng tác lưu trữ, từ phân tích, đánh giá, nhận xét kết đạt hạn chế cịn tồn đọng để đưa giải pháp nâng cao hiệu quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên giúp ích cho quan, tổ chức nhà nước khác 3.2.Nhóm giải pháp nâng cao quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên 3.2.1.Xây dựng hoàn thiện hệ thống văn quy định quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên Vấn đề quy định quản lý công tác lưu trữ quan cần có trợ giúp từ cơng chức lưu trữ tham mưu cho Phịng Nội vụ Qua để phịng Nội vụ hệ thống hố lại văn quy định công tác lưu trữ ban hành trước đó, kiểm tra rà sốt lại nội dung văn để phịng có hướng triển khai điều chỉnh, bổ sung theo quy định Việc UBND huyện Việt Yên đạo cán lưu trữ hệ thống hóa lại văn quy định cơng tác lưu trữ giúp tránh tình trạng xảy mâu thuẫn văn hướng dẫn quan quản lý cấp với văn quan ban hành UBND huyện Việt Yên cần có văn ban hành hướng dẫn việc thực quy chế công tác văn thư - lưu trữ, cần bổ sung văn liên quan tới chế tài thi đua, khen thưởng kỷ luật công tác lưu trữ Nội dung cần bổ sung vào văn quản lý cần tập trung vào vấn đề sau: - Trách nhiệm công chức chun mơn cần xây dựng, hướng dẫn phịng/ ban lập hồ sơ cơng việc - Trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ quan công việc bắt buộc phải thực theo định kỳ nên yêu cầu cơng chức cần có trách nhiệm để cơng tác hồn thiện 3.2.2.Hồn thiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ * Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: Cần thường xuyên tiến hành công tác thu thập bổ sung hồ sơ, tài liệu thiếu hồ sơ đến hạn nộp để làm cho Phông lưu trữ quan ngày hồn thiện, đa dạng Trong cơng tác cơng chức muốn thực tốt cần chủ động việc đôn đốc, nhắc nhở đơn vị, phòng/ ban, cá nhân tiến hành việc lập hồ sơ, tài liệu - Xác định rõ nguồn tài liệu cần thu thập vào kho lưu trữ: Để lựa chọn 41 khối tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp vào lưu trữ lịch sử cán lưu trữ cần nhanh chóng thu thập tài liệu HĐND, Uỷ ban nhân dân, mà chưa giao nộp tài liệu hình thành trước * Công tác xác định giá trị tài liệu: Sau nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu quy trình nghiệp vụ định đến số phận tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu bảo quản vĩnh viễn có thời hạn giúp cho UBND huyện Việt n tối ưu hố thành phần phơng lưu trữ kho việc lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản loại tài liệu hết giá trị UBND huyện Việt Yên muốn làm tốt nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu cần đạt yêu cầu sau: - UBND huyện Việt Yên đạo phận lưu trữ tiến hành xác định lại giá trị tài liệu khối tài liệu lưu trữ xác định thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời - Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo văn quy định nhà nước: việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu để quan xem xét đánh giá lại tài liệu hết thời hạn bảo quản có giá trị để bảo quản tiếp đồng thời loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ - Việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần lập hồ sơ tiêu huỷ tài liệu theo quy định Luật Lưu trữ năm 2011 * Công tác chỉnh lý tài liệu: Thực tế khảo sát kho UBND huyện Việt Yên bên cạnh tài liệu chỉnh lý theo quy định tình trạng hồ sơ, tài liệu chưa chỉnh lý chờ công chức xử lý Đối với hồ sơ, tài liệu công chức làm công tác lưu trữ cần ghi chép lại báo cáo để có phương án xin ý kiến đạo lãnh đạo UBND huyện tiến hành việc chỉnh lý tài liệu Khi tiến hành nghiệp vụ chỉnh lý khối tài liệu công chức lưu trữ cần xem xét, lựa chọn phương án phân loại phù hợp với hồ sơ, tài liệu Tài liệu sau đưa vào chỉnh lý cần phải lập thành hồ sơ hồn chỉnh Trong q trình chỉnh lý hồ sơ, tài liệu công chức lưu trữ UBND huyện Việt Yên 42 không tùy ý loại huỷ tài liệu cách tuỳ tiện chưa có đạo cấp mà cần phải đưa tài liệu xem xét phương diện để xem giá trị hay khơng Có thể tài liệu quan phương diện, lĩnh vực hết giá trị cần tiêu huỷ đặt vào phương diện khác tài liệu giá trị khai thác Sau bước chỉnh lý, sau loại số tài liệu cần tiêu huỷ công chức lưu trữ cần phải kiểm tra lại lần trước đem tài liệu tiêu huỷ * Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Nhận thấy hoạt động quan khối lượng sản sinh ngày nhiều nên UBND huyện Việt Yên bố trí xây dựng thêm kho để lưu trữ để bảo quản khối tài liệu tương lai diện tích xây dựng kho cịn hạn hẹp Kho lưu trữ kho bổ sung thêm UBND huyện chưa đáp ứng hết khối lượng tài liệu ngày tăng Khi khảo sát kho UBND huyện Việt Yên, quan trang thiết bị kho trang bị giá cố định theo tiêu chuẩn, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, điều hồ nhiệt độ hai chiều thích hợp cho thời tiết miền Bắc, Bên cạnh trang thiết bị mà kho lưu trữ cần có cần phải trang bị thêm thiết bị hỗ trợ công tác bảo quản như: hệ thống báo cháy tự động, thiết bị quạt thơng gió góc, Qua việc trang bị trang thiết bị bảo quản đại hỗ trợ cho công tác bảo quản điều tạo điều kiện tốt giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu Với khí hậu miền Bắc, sau Tết thời điểm thời tiết xuất mưa phùn kéo theo độ ẩm tăng cao Độ ẩm yếu tố phá hoại mạnh tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ UBND huyện Việt Yên đặt tầng nên đến mùa mưa phùn, độ ẩm tăng cao điện khơng thể sử dụng điều hồ nhiệt độ gây bất lợi công tác bảo quản tài liệu Vì bất cập cịn xảy kho lưu trữ nên công chức làm công tác lưu trữ nên có phương án chủ động việc tiến hành thơng gió tự nhiên, áp dụng điều kiện khơng khí kho ẩm ướt khơng khí ngồi trời để bảo quản tài liệu mức tốt 43 Yếu tố gây hư hại đến tài liệu không kể tới tác động nấm, mốc gây cho tài liệu Điều kiện bên kho lưu trữ thuận lợi giúp cho phần tử nấm, mốc sinh sôi phát triển tài liệu nên để phịng chống nấm, mốc kho tàng thiết bị bảo quản phải vệ sinh Cơng chức lưu trữ có trách nhiệm phải thường xuyên quét, dọn lau bụi bẩn cặp, hộp hồ sơ Công việc lau, dọn cần tiến hành theo định kì hàng tháng ( tiến hành vệ sinh vào tuần thứ ba tháng) để bào tử nấm, mốc khơng có hội phát triển bám vào tài liệu Công tác cần đặc biệt ý nhiệt độ, độ ẩm thay đổi thất thường * Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Trong năm trở lại quan, tổ chức khác áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ để xây dựng công cụ tra cứu tài liệu Tuy nhiên kho lưu trữ UBND huyện Việt Yên xây dựng công cụ tra cứu tài liệu mục lục hồ sơ, ngồi cơng chức lưu trữ tập huấn, bồi dưỡng kiến thức để xây dựng thêm công cụ tra cứu đại cho quan Trong thời kì mà công nghệ 4.0 phát triển mặt Mục lục hồ sơ UBND huyện Việt Yên cần xây dựng thêm công cụ tra cứu tài liệu đại Cơng chức lưu trữ quan nghiên cứu, đề xuất với cấp lãnh đạo để triển khai xây dựng thêm công cụ tra cứu tài liệu đại Phần mềm tra cứu tài liệu điện tử để thuận tiện việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ độc giả * Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu: Đối với công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên từ việc đưa tài liệu để khai thác, sử dụng tài liệu phát huy hết giá trị qua có đánh giá khách quan kết thực nghiệp vụ như: - Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu - Chỉnh lý tài liệu - 44 Công chức lưu trữ kho lưu trữ UBND huyện Việt Yên cần tiến hành công tác lập sổ để theo dõi công tác khai thác, sử dụng tài liệu quan Thông qua sổ theo dõi công tác khai thác, sử dụng tài liệu cơng chức nắm rõ tình hình độc giả tới quan khai thác tài liệu Hoặc cơng chức theo dõi thông qua sổ xuất TLLT phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu Qua hình thức để cán lưu trữ thống kê số lượng năm có độc giả tới quan khai thác nắm nhu cầu họ quan tâm đến vấn đề ( Phụ lục 6) * Thống kê công tác lưu trữ: Công tác chỉnh lý tài liệu kho lưu trữ quan chưa khoa học tình trạng tài liệu bó gói, xếp lộn xộn thứ tự hay việc khai thác tài liệu chưa để hồ sơ, tài liệu chỗ nên việc thống kê trở nên khó khăn Để có thống kê cách xác cơng tác lưu trữ cơng chức lưu trữ phải thống kê cách trực tiếp cách trực tiếp đếm số lượng tài liệu cặp, hộp, bó, gói, kho, phịng/ ban chun mơn Báo cáo thống kê cần thống kê đối tượng dựa theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV Bộ Nội vụ ngày 31 tháng 10 năm 2013 quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ, bao gồm: - Các văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ - Tổ chức nhân làm công tác lưu trữ - Tiểu kết chương 3: Quá trình khảo sát thực tế việc quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên nhận thấy quan đạt kết định Tuy nhiên, bên cạnh khơng tránh khỏi hạn chế cịn tồn tại, đặc biệt vấn đề tổ chức đạo hoạt động nghiệp vụ Trên sở thực trạng việc quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên đề cập chương mạnh dạn đưa số đề xuất đưa việc quản lý công tác lưu trữ huyện vào nề nếp Các giải pháp đề xuất chương dựa sở khảo sát UBND huyện Việt Yên dựa sở lý luận nhằm đưa lĩnh vực lưu trữ huyện hoàn thiện phát triển 45 PHẦN KẾT LUẬN Quản lý công tác lưu trữ công việc mà quan phải thực để đảm bảo an toàn tài liệu Sau khoảng thời gian khảo sát UBND huyện Việt Yên, nhận thấy việc quản lý công tác lưu trữ quan có làm tốt hay khơng? Điều phụ thuộc vào lãnh đạo quan, tổ chức Để làm tốt nhiệm vụ này, lãnh đạo quan cần giao trách nhiệm cho cấp phạm vi trách nhiệm Lãnh đạo quan gương mặt đại diện cho quan trực tiếp ký văn quan trọng quan, tổ chức theo quy định nhà nước Công chức UBND huyện Việt Yên cần làm rõ trách nhiệm tài liệu quan, Tại UBND huyện Việt Yên cần nâng cao tinh thần trách nhiệm xây dựng phát triển việc quản lý cơng tác lưu trữ để có biện pháp hiệu phát huy tốt giá trị tài liệu, phục vụ cho nghiên cứu phát triển Trong trình hoạt động UBND huyện Việt Yên tài liệu quan lưu giữ lại nguồn sử liệu quan trọng phục vụ cho công tác nghiên cứu sau đóng giữ vai trị quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định sách, chiến lược Cho nên, quan cần hiểu rõ vai trò ngành lưu trữ để bảo đảm an tồn cho tài liệu Quản lý cơng tác lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng hoạt động, quản lý UBND huyện Việt Yên, Bắc Giang năm vừa qua Việc quản lý công tác lưu trữ quan đạt thành tích bật cần phát huy Nhờ có đóng góp tích cực nên kết hoạt động lưu trữ UBND năm qua có thay đổi đáng kể Bên cạnh ưu điểm tồn số hạn chế lãnh đạo, công chức UBND huyện ngày cố gắng để hồn thiện cơng tác lưu trữ ngày tốt Ngồi kĩ chun mơn nghiệp vụ cần thiết cơng chức lưu trữ quan cần quan tâm việc cho công chức trau dồi thêm kỹ công nghệ thông tin để kịp với xu hướng, với thời Những nghiệp vụ mà thân tiếp xúc trình học áp dụng vào thực tế nghiên cứu, tìm hiểu thơng tin tài liệu để phục vụ cho đề tài 46 nghiên cứu khoa học giúp tơi có nhìn đầy đủ, sâu sắc Qua nghiên cứu việc quản lý công tác lưu trữ tơi có sở làm tiền đề để so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý thuyết thực thọc, thân rút cho học kinh nghiệm Khi thực đề tài nghiên cứu để thấy lý luận lúc tồn song song với thực tiễn, thấy khó khăn thân tương lai tích luỹ cho nhiều kinh nghiệm, học quý giá trình làm việc 47 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNNNVTW ngày 19 tháng 05 năm 2004 việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, Hà Nội 2.Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 3.Giao trình: “Khoa học tổ chức quản lý - số vấn đề lý luận thực tiễn”, Nguyễn Văn Bình chủ biên, NXB Thống kê năm 1999 4.Giáo trình Khoa học quản lý – Tập (2002), Đoàn Thị Thu Hà chủ biên, NXB Khoa học Kỹ thuật 5.Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình “Lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ”, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động, Hà Nội 6.Nguyễn Mạnh Cường (2022), Sách chuyên khảo “ Lý luận thực tiễn tổ chức, quản lý lưu trữ cấp tỉnh Việt Nam”, NXB Đà Nẵng 6.Vũ Dương Hoan (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội 7.Quốc hội (2015), Luật Tổ chức quyền địa phương số 77/2015/QH13 ban hành ngày 16 tháng năm 2015, Hà Nội 8.Nguyễn Lê Hoa Văn (2022), Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 9.Đinh Thị Trang (2018), Quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ - Thực UBND thành phố Hịa Bình – Thực trạng giải pháp, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 10.Trần Văn Quang (2014), Tổ chức quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, Thành phố thuộc Tỉnh, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội 11.Trịnh Thị Kim Oanh Cộng (2016), Tập giảng Nghiệp vụ lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 48 12.Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức tổ chức văn thư - lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp 13.Quốc hội khố XIII, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội khoá XIII thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011, Hà Nội 14.Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 quy định thời hạn bảo quản tài liệu, Hà Nội 15.Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 16.Bộ Nội vụ (2013), Thông tư 03/2018/TT-BNV ngày 06 tháng 03 năm 2018 quy định chế độ báo cáo thống kê ngành nội vụ, Hà Nội 17 UBND huyện Việt Yên (2015), Quyết định số 04/2015/QĐ – UBND ngày 20/10/2015 UBND huyện Việt Yên quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Nội vụ 18.UBND huyện Việt Yên (2018), Quyết định số 06/2018/QĐ-UBND ngày 28 tháng 12 năm 2018 UBND huyện Việt Yên sửa đổi, bổ sung số điều Quy chế công tác văn thư - lưu trữ kèm theo Quyết định 06/2014/QĐUBND ngày 06/06/2014 Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên 19.UBND huyện Việt Yên (2020), Quyết định 09/QĐ-UBND ngày 09/01/2020 việc ban hành Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ huyện Việt Yên 20.UBND huyện Việt Yên (2020), Công văn số 1196/UBND - NV ngày 24/8/2020 việc hướng dẫn thực giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, Việt Yên 21.Một số trang web - http://www.chinhphu.vn - http://vbpl.vn/hanoi - http://vietyen.bacgiang.gov.vn/ 49 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Hình ảnh trụ sở UBND huyện Việt Yên, Bắc Giang chụp vào ngày 14/11/2022 quan tự chụp [ Nguồn: Cổng thông tin điện tử huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang] 50 Phụ lục 2: Cơ cấu tổ chức UBND huyện Việt Yên [Nguồn: Cổng thông tin điện tử huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang] 51 Phụ lục 3: Một số tài liệu giao nộp, bổ sung vào kho lưu trữ chưa chỉnh lý [ Nguồn: Do cán lưu trữ quan cung cấp vào ngày 11/12/2022] Phụ lục 4: Hình ảnh hồ sơ chưa chỉnh lý, chưa xếp vào hộp [ Nguồn: Cán lưu trữ cung cấp ngày 11/12/2022 hình ảnh tài liệu vào kho chưa chỉnh lý, tình trạng bó gói] 52 Phụ lục 5: Hình ảnh hồ sơ đưa vào cặp [ Nguồn: Cán văn thư cung cấp hình ảnh hồ sơ đưa vào cặp đựng tài liệu theo quy định Hình ảnh cung cấp ngày 15/01/2023] 53 Phụ lục 6: Mẫu số xuất tài liệu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ UBND huyện Việt Yên - Cấu tạo sổ xuất tài liệu: STT Thời gian xuất tài liệu Căn xuất tài liệu Xuất đâu, lí Số tên phơng Mục lục số Số lượng tài liệu Ghi - Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ TÊN CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …….ngày…tháng…năm… PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU Số… 1.Họ tên độc giả: 2.Cơ quan công tác: 3.Số, ngày tháng công văn, giấy giới thiệu: 4.Đề tài nghiên cứu: 5.Mục đích nghiên cứu: 6.Thời gian nghiên cứu: STT Tên, số phông Mục lục số Hồ sơ số Tờ số Nội dung tài liệu Độc giả Họ tên, chữ ký) 54 Phụ lục 7: Hình ảnh buổi tập huấn cơng tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên Hình ảnh tập huấn trực tiếp nghiệp vụ công tác lưu trữ năm 2022 quan tổ chức (Nguồn: phòng Nội vụ cung cấp) 55