(Luận văn) tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại ubnd huyện ý yên

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG lu an n va to p ie gh tn KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP d oa nl w TÌM HIỂU VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN Ý YÊN u nf va an lu ll Khóa luận tốt nghiệp ngành : THS TRẦN VIỆT HÀ z at nh Mã số sinh viên oi Sinh viên thực m Người hướng dẫn : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : NGUYỄN THỊ ĐÀO : 1305QTVB011 z : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13B m co l gm @ Khóa an Lu HÀ NỘI - 2017 n va ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, tất thầy giáo tận tình giảng dậy giúp đỡ suốt thời gian học tập nghiên cứu Đồng thời xin cảm ơn ban lãnh đạo UBND huyện Ý Yên- tỉnh Nam định tạo điều kiện để tơi khỏa sát, thu thập thơng tin để hồn thành nghiên cứu Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến cô Ths Trần Việt Hà cán UBND huyện Ý Yên giảng dậy hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tơi q trình thực đề tài lu an Tuy cố gắng nhiều, chắn khố luận tơi cịn nhiều n va thiếu sót Rất mong đóng góp thầy giáo để hồn tn to thiện Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2017 p ie gh Xin chân thành cảm ơn! d oa nl w Sinh viên lu ll u nf va an Nguyễn Thị Đào oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khố luận riêng tơi, tất nội dung kết nghiên cứu trung thực Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2017 lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT - UBND: Uỷ ban nhân nhân - TL: tài liệu - TLLT: tài liệu lưu trữ - VTLT: văn thư, lưu trữ lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU Chương KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN Ý YÊN - TỈNH NAM ĐỊNH .7 1.1.Khái quát chung UBND huyện Ý Yên 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 10 1.2.1.Chức .10 1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 11 lu 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 12 an 1.3 Chức năng, quyền hạn văn phòng UBND huyện Ý Yên 12 va n 1.3.1 Vị trí, chức 12 gh tn to 1.3.2 Nhiệm vụ quyền hạn 12 1.3.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện 14 p ie Tiểu kết .14 w Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN oa nl PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN- TỈNH NAM ĐỊNH 15 d 2.1 Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 15 lu an 2.1.1 Tổ chức phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ 15 u nf va 2.1.2 Tổ chức nhân làm công tác văn thư, lưu trữ 16 2.1.3 Tổ chức xây dựng ban hành văn bản, hướng dẫn công tác văn ll oi m thư, lưu trữ .18 z at nh 2.1.4.Tổ chức hoạt động kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ 20 2.2.Tổ chức thực nghiệp vụ văn thư UBND huyện Ý Yên 21 z 2.2.1 Soạn thảo ban hành văn 22 @ gm 2.2.2 Quản lý giải văn (xem phụ lục 1) 25 l 2.2.3 Quản lý giải văn đến (xem phụ lục 2) .27 m co 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu 30 an Lu 2.2.5 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 31 n va ac th si 2.3.Tổ chức thực nghiệp vụ công tác lưu trữ UBND huyện Ý Yêntỉnh Nam Định .33 2.3.1 Công tác quản lý, đạo công tác lưu trữ UBND huyện Ý Yên 34 2.3.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu kho lưu trữ quan 35 2.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 36 2.3.4.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 38 2.3.5.Công tác thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 39 2.3.6.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 39 2.3.7.Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 41 2.4.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 41 lu an Tiểu kết .43 n va Chương MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TÁC 3.1 Nhận xét chung .44 3.1.1 Kết đạt 44 p ie gh tn to VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN Ý YÊN- NAM ĐỊNH 44 w 3.1.2 Hạn chế 45 oa nl 3.1.3.Nguyên nhân 47 d 3.2.Các giải pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, lưu trữ an lu UBND huyện Ý Yên .48 u nf va 3.2.1.Giải pháp nhận thức 48 3.2.2.Tăng cường đại hố cơng tác văn thư 50 ll oi m 3.2.3 Về chất lượng cán bộ: 50 z at nh 3.2.4 Tăng cường công tác tra, kiểm tra đánh giá xếp loại 51 Tiểu kết .52 z KẾT LUẬN 53 @ gm DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .54 m co l PHỤ LỤC 55 an Lu n va ac th si PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời gian tìm hiểu UBND huyện Ý Yên- tỉnh Nam Định, tiếp xúc với cơng việc văn phịng, em có điều kiện để tìm hiểu hoạt động UBND.Với hướng dẫn thầy, cô với nghiên cứu, thu thập tài liệu em định chọn đề tài: “Tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữtại UBND huyện Ý Yên” Tài liệu giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động quan, lu an cần phải giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Mặt khác, công việc n va quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu tn to cơng văn giấy tờ có làm tốt khơng, việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn gh thận khơng, điều có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu công tác p ie quản lý lãnh đạo w Trong hoạt động quản lý hành nhà nước hầu hết oa nl công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực d gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ lu va an chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do u nf đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành ll nhà nước quan trọng m oi Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản z at nh lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích z trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin gm @ khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý l quan m co Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất an Lu cơng việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công n va ac th si việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Thứ ba, tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia lu an UBND huyện Ý Yên từ thành lập đến trọng công tác n va văn thư lưu trữ xem nhiệm vụ quan trọng việc quản lý tn to hoạt động quan Vì cơng tác văn thư lưu trữ quan tâm gh vào nề nếp, quản lý chặt chẽ từ khâu nghiệp vụ đến khâu quản lý p ie Bên cạnh kết đạt cịn thiếu sót hệ thống văn w quản lý văn thư lưu trữ hạn chế, đội ngũ cán thiếu oa nl chuyên môn, công tác kiểm tra giám sát cịn mang tính hình thức… d Để khắc phục tình trạng tăng cường công tác văn thư lưu trữ lu va an đồng thời làm tốt khả khai thác thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động u nf quản lý, nhanh chóng tìm biện pháp nâng cao hiệu tổ chức văn ll thư lưu trữ Xuất phát từ thực tế, chọn đề tài“Tìm hiểu cơng tác văn m oi thư, lưu trữ UBND huyện Ý Yên” làm đề tài Thơng qua đề tài z at nh nhằm xem xét nghiên cứu thực trạng công tác văn thư lưu trữ để đề xuất z số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quan gm @ Lịch sử nghiên cứu vấn đề l Công tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng hoạt động m co quan, doanh nghiệp, chủ đề công tác văn thư lưu trữ an Lu khai thác nhiều khóa luận, nghiên cứu trước Một số là: n va ac th si - Đề tài nghiên cứu khoa học TS Dương Văn Khảm “ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ 1999- 2000” đề tài chủ yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ, hệ thống đào tạo cán công chức nước ta giai đoạn từ có ngành lưu trữ hình thành Đề tài đề xuất chế quản lý nhà nước công tác lưu trữ - Nghiên cứu khoa học Nguyễn Thị Tâm “ đổi công tác văn thư, lưu trữ cải cách hành nhà nước 2002-2005 - Nghiên cứu khoa học Lê Thị Minh Hằng” công tác văn thư lưu trữ Chi Cục Thuế Quận Thanh Xuân- khảo sát kiến nghị” lu an - Nghiên cứu khoa học Đặng Thị Nhung “ công tác văn thư lưu trữ n va UBND tuyên quàn số ý kiến” tn to - Luận văn thạc sĩ khoa học giáo dục Huỳnh Thị Thanh Quyên “ gh số biện pháp quản lý công tác văn thư lưu trữ trường Đại Học Quảng p ie Nam” w - Luận văn: Đề tài Cơng tác văn thư Văn phịng UBND xã Lai Uyên oa nl huyện Bến Cát tỉnh Bình Dương d - Khoá luận sinh viên Nguyễn Thị Hiền” tổ chức công tác văn thư lu va an lưu trữ UBND huyện Thiệu Hoá” u nf - Khoá luận tốt nghiệp sinh viên Trần Thị Thuý “ thực trạng ll biện pháp hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ Công Ty Đầu tư Xây lắp m oi Điện Hải Phịng” khố luận đề cập đến thực trạng công tác văn thư, lưu trữ z at nh quan vầ đề biện pháp hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ z quan gm @ Mục tiêu nghiên cứu l Làm rõ nội dung công tác văn thư quan, bao gồm nội dung m co sau: an Lu - Làm rõ số vấn đề lí luận cơng tác văn thư lưu trữ n va ac th si Cơ quan gặp khó khăn kinh phí chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 3.1.3 Nguyên nhân Vẫn thiếu văn quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn cụ thể số nội dung công tác văn thư, lưu trữ như: lập hồ sơ công việc lưu trữ hành; ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Điều gây khó khăn việc triển khai, thực nội dung văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Ngồi ra, cơng tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ lu an cho cán công chức thành phố chưa đạt yêu cầu Do kinh phí n va tổ chức lớp học cịn gặp khó khăn nên lớp học bồi dưỡng cơng tác văn tn to thư lưu trữ thường tổ chức với số lượng đông, thời gian ngắn Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác hành văn phịng cịn p ie gh nên khơng truyền tải hết kiến thức, kỹ yêu cầu w nhiều hạn chế.Vì cơng tác văn phịng gặp nhiều khó khăn oa nl Cán chưa đào tạo bồi dưỡng chun mơn nên nhiều d cịn có hạn chế cơng việc lu va an Ngồi tác động môi trường xung quanh tiếng ồn, tiếng ll công việc bị giảm u nf chuông điện thoại reo tập trung làm việc khiến cho hiệu suất m oi Số lượng nhân viên ít, với việc nhân viên đảm nhận z at nh cơng việc điều ảnh hưởng tới tiến độ hồn thành cơng việc z Do nhận thức lãnh đạo công tác văn thư lưu trữ chưa đầy đủ gm @ dẫn đến việc quản lý lãnh đạo chưa nghiêm ngặt, cịn bng lỏng l q trình quản lý chưa có biện pháp quản lý phù hợp với quan m co Bên cạnh thủ trưởng đơn vị chưa thấy rõ tầm quan trọng việc an Lu lập hồ sơ công việc nên chưa có kiên đạo, kiểm tra nghiêm túc n va 47 ac th si chưa lấy việc lập hồ sơ công việc thực trở thành têu chí thi đua khen thưởng 3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Ý Yên Công tác văn thư lưu trữ lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trị vậy, cơng tác văn thư lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải lu an công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động n va quan, tổ chức Xác định vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư lưu trữ nên tn to năm gần đây, công tác văn thư UBND huyện Ý Yên gh Lãnh đạo Viện quan tâm, đạo sát sao, đưa công tác vào nề p ie nếp Tuy nhiên, cơng tác văn thư cịn tồn nhiều hạn chế, chất lượng w công tác chưa cao, chưa đáp ứng yêu cầu điều kiện Sau oa nl xin đưa số giải pháp để hồn thiện cơng tác tổ chức văn thư, lưu trữ d 3.2.1 Giải pháp nhận thức lu u nf thư- lưu trữ va an - Nâng cao nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dụng công tác văn ll Phần lớn nhận thức cán bộ, công chức, viên chức m oi quan chưa ý thức việc lập hồ sơ công việc nhiệm vụ z at nh thân, chưa coi hồ sơ, tài liệu tài sản quan, nhà nước cần phải z lưu trữ cẩn thận hàng năm chưa giao nộp tài liệu vào lưu trữ gm @ hành theo quy định Thật dễ nhận thấy tài liệu hình thành l trình giải cơng việc cán chun mơn lập hồ sơ, tài m co liệu người người tự cất giữ, tra tìm Tại quan cán nghỉ an Lu hưu thun chuyển cơng tác khơng có chịu trách nhiệm tài liệu bị thất lạc, mát Thực trạng nói gây nhiều khó khăn n va 48 ac th si việc lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ lịch sử việc tra tìm, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác chuyên môn Do cần đưa cán vào nề nếp, thay đổi nhận thức họ, đặc biệt cấp lãnh đạo văn phịng, cần có đội ngũ tốt nghiệp cán chuyên môn, đạo quán hoạt động quan, điều hành công tác văn thư, lưu trữ, cập nhật phổ biến văn quy phạm pháp luật nhằm nâng cao vị trí tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ, thực nghiêm túc quy định nhà nước, văn đạo UBND tỉnh, sở Nội Vụ Nam Định Lãnh đạo Văn Phòng phải tăng cường kiểm tra, giám sát, đạo, động lu an viên khen thưởng vi phạm công tác văn thư, lưu trữ Các chuyên n va viên văn phòng phải ý thức việc lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu tn to quan, đảm bảo việc sử dụng tài liệu, khai thác tài liệu cách tối ưu - Hồn thiện hình thức tổ chức cơng tác văn thư kiện toàn p ie gh w phận làm công tác văn thư, lưu trữ oa nl Công tác văn thư, lưu trữ thiếu hoạt động UBND d huyện, công tác đảm bảo phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, điều hành lu va an công việc lãnh đạo quan Hiện nay, UBND huyện áp dụng u nf hình thức văn thư tập trung, tất văn bản, cơng việc có liên quan đến ll phòng ban gửi đến quan tập trung phòng văn thư, văn thư m oi tiếp nhận chuyển giao cho phòng ban khác Đối với hình thức z at nh giảm bớt thủ tục, tiết kiệm nhân lực đảm bảo thống z chức nhiệm vụ gm @ Việc xây dựng kiện toàn tổ chức máy văn thư lưu trữ chuyên l trách quan, cần phải thiết kế cho phù hợp với nội dung công việc m co công tác văn thư, lưu trữ Hơn thế, công tác văn thư, lưu trữ có mối quan an Lu hệ mật thiết với cơng tác hành cơng tác văn phòng nên thiết kế phải đặt tổng thể hoạt động văn phịng cơng tác hành n va 49 ac th si UBND huyện Ý Yên cần phải xếp bố trí lại cán làm công tác văn thư, lưu trữ cho chuyên môn, đáp ứng yêu cầu công việc, cần tuyển chọn thêm cán làm công tác lưu trữ có đủ kinh nghiệm chun mơn để thực công việc cách tốt 3.2.2 Tăng cường đại hố cơng tác văn thư Đầu tư trang thiết bị sở vật chất, tăng cường trang thiết bị yêu cầu cấp thiết, đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo, giúp lãnh đạo định đắn kịp thời, xác Phịng làm việc cán văn thư, lưu trữ phải bố trí nơi lu an thuận lợi tăng cường sở trang thiết bị đầy đủ bàn ghế, máy n va tính, máy photo, máy fax, máy in, tủ kệ, điện thoại, điều hoà, cặp hồ tn to sơ….theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Bố trí phịng kho lưu gh trữ có đủ điều kiện trang thiết bị, vận dụng bảo quản tài liệu an toàn, hàng p ie năm dành khoản chi phí đầu tư cho công tác chỉnh lý, xếp tài liệu, tu w sửa lại kho lưu trữ oa nl Sau xin đưa số phần mềm phục vụ cho công tác văn thư, d lưu trữ phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Foldio, phần mềm va an lu Clond office u nf Kịp thời sửa chữa máy móc hư hỏng, máy photo; cần thiết nên ll mua sắm máy photo đại, có chất lượng cao Đồng thời yêu cầu m oi bên cung cấp phải hướng dẫn cụ thể cách sử dụng cho cán công chức z at nh Quy định cụ thể nơi đảm bảo cho việc in tài liệu Mật, Tối mật, z Tuyệt mật, tránh xảy trường hợp lọt, lộ bí mật nhà nước thiếu gm @ sót thiếu hiểu biết cán bộ, cơng chức l 3.2.3 Về chất lượng cán bộ: m co Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức Chánh văn an Lu phòng cán bộ,cơng chức văn phịng cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ n va 50 ac th si Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ như: cử cán học lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, lớp tập huấn ngắn hạn… Tăng cường công tác đào tạo trình độ ngoại ngữ tin học văn phịng cho cán cơng chức để đáp ứng nhu cầu giải cơng việc Văn phịng Mỗi cán bộ, cơng chức phải chủ động đổi hồn thiện thân chuyên môn đạo đức để hồn thành nhiệm vụ Cơng chức văn thư phải tự đánh giá hoạt động công tác văn thư, lu an yên tâm công tác, xem công tác đảm nhiệm sợi đỏ xuyên n va suốt trình hoạt động quan, mà thiếu hoạt động tn to quan bị đình trệ Văn thư nơi quản lý đầu vào, đầu sản phẩm làm gh việc quan, tổ chức Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt u cầu p ie văn thư phải góp phần nhiều Mỗi người có phân công lao động riêng, w nhiệm vụ có vị trí khác Những vị trí liên kết với oa nl thành tổ chức có sức mạnh Khi nhận thức đầy đủ cơng tác văn thư d văn thư quan tồn thể cán bộ, cơng chức nỗ lực phấn đấu để hoàn va an lu thành nhiệm vụ u nf Cơng tác tuyển dụng có ảnh hưởng tới chất lượng nhân viên, ll chánh văn phịng cần quan tâm mức Vì cơng tác tuyển dụng văn m oi phịng thơng qua hình thức thi viên chức, cơng chức, văn phịng khơng trực z at nh tiếp tuyển dụng, nên để đảm bảo chất lượng nhân viên lãnh đạo văn phịng z cần lập yêu cầu ứng viên vị trí cần tuyển, chuyển cho Phòng gm @ Nội vụ Việc hạn chế tình trạng nhân viên không đáp ứng l nhu cầu công việc m co 3.2.4 Tăng cường công tác tra, kiểm tra đánh giá xếp loại an Lu Để đảm bảo tổ chức công tác văn thư, lưu trữ hoạt động tốt cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát, đánh gia công việc khâu then n va 51 ac th si chốt giúp quan nắm tình hình thực quy định nhà nước nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Kiểm tra, đánh giá tiến hành kiểm tra văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ nhà nước công tác văn thư, lưu trữ quan theo thời gian thực định Nội dung công tác tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: kiểm tra tổ chức công tác văn thư, lưu trữ quan, trình độ, số lượng cán chuyên môn, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ việc thực nghiệp vụ theo quy định hướng dẫn cuae nhà nước Từ lu an tổng hợp kết đưa đánh giá xác công tác văn thư, lưu trữ n va đồng thời xây dựng phương án khắc phục hạn chế nhằm mục tn to đích hồn thiện phát triển công tác văn thư, lưu trữ quan Trong thời gian thực tế, em thấy cơng tác tổ chức văn thư, lưu trữ có vị p ie gh Tiểu kết w trí quan trọng hoạt động Văn phịng Chính văn phòng oa nl cần phải nâng cao hiệu chất lượng cơng việc cách đại hóa d phương tiện làm việc, mua sắm thêm phần mềm quản lý chuyên dụng, lu va an máy móc, trang thiết bị văn phịng Ngồi ra, lãnh đạo Văn phịng cần tổ chức u nf thêm lớp huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên để cập ll nhật phương pháp làm việc đại nâng cao suất lao động m oi Vì khối lượng công việc công tác văn thư, lưu trữ lớn cán z at nh chun mơn lại đảm nhân nhiều vai trò, nhiệm vụ khác nên tính z chun nghiệp cơng việc chưa cao Chính lý đó, Chánh văn phịng gm @ nên bố trí thêm nhân cho Văn phịng Đồng thời nên phân công công việc l cụ thể, bàn giao trách nhiệm cho phận, cá nhân để thống quy m co trình làm việc chức văn thư lưu trữ UBND huyện Ý Yên n va 52 an Lu Những giải pháp nêu góp phần giúp cải thiện cơng tác tổ ac th si KẾT LUẬN Công tác văn thư, lưu trữ trở thành yêu cấu cấp thiết mà quan cần có, khơng phương tiện truyền tải thơng tin mà cịn lưu trữ tài liệu quan trọng có liên quan mật thiết đến hoạt động quan đơn vị làm tốt công tác tổ chức văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ xác, kịp thời Thực tế cho thấy quan cần có cơng tác văn thư, lưu trữ để làm giải cơng việc, tìm thơng tin cần thiết đáng tin cậy phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình hoạt động quan, lu an đúc kết kinh nghiệm, vạch chủ trương sách… n va Công tác tổ chức văn thư, lưu trữ UBND huyện Ý Yên tn to năm qua quan tâm từ cấp lãnh đạo đến cá nhân đơn vị, gh nhận thức tầm quan trọng công tác kiểm tra, đánh giá có biện p ie pháp phù hợp góp phần nâng cao hiệu làm việc quan w Từ việc hệ thống lý luận cơng tác văn thư, lưu trữ, phân tích oa nl thực trạng công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Ý Yên, từ đưa d giải pháp để nâng cao hiệu chất lượng công tác văn thư, lưu trữ lu va an Trong q trình nghiên cứu, có nhiều cố gắng song hạn u nf chế thời gian kiến thức nên báo cáo khoonng tránh khỏi thiếu sót Rất ll mong giúp đỡ thầy cô! m oi Em xin chân thành cảm ơn! z at nh z m co l gm @ an Lu n va 53 ac th si DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO lu an n va p ie gh tn to Th.s Triệu Văn Cường- Trần Như Nghiêm (2006), soạn thảo ban hành văn bảnvà công tác văn thư, lưu trữ, NXB Văn Hố thơng tin, Hà Nội PGS Dương Đình Quyền (2011), Lý luận chung phương pháp công tác vănthư, NXB Đại học quốc gia, Hà Nội Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc Hội luật lưu trữ Luật số 77/2015/QH13 ngày 19/06/2015 Quốc Hội luật tổ chức quyền địa phương Nghị định số 99/2016/NĐ-CP hướng dẫn sử dụng dấu Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ cơng tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ- CP ngày 08/02/2010 phủ sửa đổi bổ sung số điều nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính Phủ công tác văn thư Nghị Định số 01/2013/NĐ- CP ngày 03/01/2013 phủ quy định chi tiết thi hành số điều luật lưu trữ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố 10 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06/05/2005 cảu Nội Vụ Văn phịng phủ hướng đẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 11 Thơng tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành 12.Thơng tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 13 Một số trang web - http://yyen.namdinh.gov.vn - http://vanthuluutru.com/ d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va 54 ac th si lu an n va p ie gh tn to PHỤ LỤC d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si l u a n v a n to t n g hi e Phụ lục 01 p Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Ý Yên d o w nl o a d Ơng Hồng Xn Thành a lu n v a nf u Bà l lm Ông Hà Quang Thiện Trịnh Thị Kim Tình a t z i n h o Ơng Nguyễn Quang Liệu z @ gm Phịng nội vụ m Văn phịng l.c o Phịng nơng nghiệp phát triển nơng thơn Lu an v an Phịng lao động thươn g binh xã hội Phòng tư pháp Phịng tài ngun mơi trường Phịng tra Phịng văn hố thơng tin Phịng tài kế hoạch Phịng giáo dục Phịng y tế Phịng cơng thương t h a c si Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng UBND huyện Ý Yên Văn phịng UBND Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng lu an n va Bộ phận quản trị mạng p ie gh tn to Bộ phận Văn thư, lưu trữ Bộ phận tổng hợp tham mưu Bộ phận kế toán tài vụ Bộ phận tiếp dân tiếp nhận hồ sơ hành d oa nl w Bộ phận hành quản trị ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục 03 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Kiểm tra văn Đăng ký văn Đóng dấu lu an Chuyển phát văn theo dõi việc chuyển phát văn n va Lưu văn xếp bảo quản văn lưu p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục 04 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN lu Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn an n va Chuyển trực tiếp cho người nhận Loại phải vào sổ đăng ký Đóng dấu đến Trình chuyển giao văn đến Vào sổ đăng ký văn đến p ie gh tn to Loại vào sổ đăng ký d oa nl w Đôn đốc theo dõi việc giải văn đến ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỘT SỐ HÌNH ẢNH TẠI UBND HUYỆN Ý N Hình 1: Hội nghị giao ban cơng tác tôn giáo quý I/2017 lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Hình 2: Hoạt động chào mừng ngày quốc tế phụ nữ 8/3 lu an n va huyện Ý Yên p ie gh tn to Hình 3: thẩm định xã đích nơng thơn năm 2016 UBND d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si