SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng của lao động đã qua sự tác động của con người Trong đó vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua chế biến Vật liệu được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu.
Vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng nhất cho một quá trình xây dựng Tổ chức kế toán nguyên vật liệu là một trong những bộ phận chủ yếu của công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp Để tổ chức công tác kế toán vật liệu tốt thì trước hết phải tìm hiểu rõ về đặc điểm của vật liệu tại doanh nghiệp đó.
Sản phẩm của công ty Cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát là các công trình xây dựng, có cấu tạo khá phức tạp sử dụng nhiều loại nguyên liệu chính như: xi măng, tụn lỏ trỏng thiếc và dây thép mạ kẽm Mặt khác quy cách, kích cỡ của các công trình cũng rất đa dạng (nhỏ, trung bình và lớn ) Với đặc điểm về sản phẩm như trên, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty cũng khá phức tạp
- Khi NVL mà thiếu thì lúc đó sẽ làm cho quá trình SX tạo ra sản phẩm bị gián đoạn, không được diễn ra thường xuyên Mà trong các DNSX CP về các loại NVL thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ CP SX do vậy nếu tình trạng này xảy ra sẽ làm cho CP tăng lên vì phát sinh thêm CP ngưng SX, từ đó sẽ làm tăng giá thành sản phẩm
- Khi NVL thừa sẽ gây ra tình trạng ứ đọng, DN bị chiếm dụng vốn, làm tăng thêm CP bảo quản vật liệu trong kho Do vậy đòi hỏi mỗi DN cần xây dựng định mức NVL hợp lý để làm sao CP bỏ ra của DN là ít nhất, đạt hiệu quả KD cao.
- Tổ chức tốt công tác kế toán NVL là một biện pháp quan trọng để quản lý NVL nhằm chống thất thoát, lãng phí, đảm bảo cung cấp kịp thời và đầy đủ cho quá trình SX.
1.1.2 Yêu cầu quản lý vật liệu
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố định ở nơi sản xuất (thi công) cũn cỏc điều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng làm cho công tác quản lý, sử dụng vật liệu phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn của môi trường bên ngoài nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau.
Hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội.Việc sử dụng vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng.Công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất Công việc hạch toán vật liệu ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trước hết cũng phải hạch toán vật liệu chính xác. Để làm tốt công tác hoạch toán vật liệu trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mmoij khâu từ thu mua, bảo quản tới kkhaau dự trữ và sử dụng Trong hâu thu mua vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bộ phận kế toán – tài chính cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ, cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng Đồng thời thông qua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua vật liệu, các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển Việc tổ chức tổ kho tàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ động vốn do dự trữ quá nhiều.
Tóm lại, quản lý vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh vật liệu, , từ chức năng của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu Tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu tư về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp.
+ Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.
1 2 PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU
1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị … cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Trước hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Nguyờn vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm.
ĐẶC ĐIỂM, QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU 11
Toàn bộ nguyên vật liệu của công ty là do mua ngoài Trước đây nguyên vật liệu thường phải nhập khẩu, nhưng những năm gần đây, trong nước đã sản xuất được, do đó công ty đã mua ở trong nước để tiết kiệm chi phí.
Các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu trong kỳ thường không nhiều, do đó công việc kế toán nguyên vật liệu ở công ty cũng không quá phức tạp Tuy nhiên quá trình nhập nguyên vật liệu khá chặt chẽ: từ khõu tỡm nhà cung ứng, ký kết hợp đồng, giao nhận hàng, lập chứng từ đến xử lý chứng từ.
Có thể tóm tắt quy trình nguyên vật liệu nhập kho bằng sơ đồ sau:
Biểu số: 01 Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu nhập kho
Nhà cung cấp Phòng kinh doanh Thủ kho Phòng kế toán Giám đốc Nhu cầu mua
Hợp đồng mua NVL( lập, ký)
Ký vào hợp đồng Xuất hàng theo hợp Kiểm nhận Hàng về Ghi sổ cung cấp xuất hàng theo hợp đồng, qua kiểm nhận của phòng kinh doanh, thủ kho xem xét nhập kho và chuyển hoá đơn cho phòng kế toán ghi sổ.
Các nguyên vật liệu của công ty đều do mua ngoài, do đó để đánh giá trị giá nguyên vật liệu, kế toán sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá.
Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho từ mua ngoài bao gồm: trị giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, thuế không được hoàn lại (nếu có) Nếu chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho chỉ bao gồm trị giá mua – là giá bán ghi trờn hoỏ đơn ( giá chưa có VAT ) cộng (+) thuế không được hoàn lại (nếu có).
Ví dụ: ngày 03/06/2011, công ty nhập kho vật liệu tôn lá mạ thiếc loại
MR, phiếu nhập kho số 54, ngày 03/06/2011, số lượng 30.000kg Số vật liệu này mua của công ty TNHH Perstima ( KCN Việt Nam – Singapore, Ba Đình – Hà Nội ), hoá đơn GTGT số 01625 ngày 02/03/2010
Giỏ bỏn chưa có thuế : 457.986.720 đ
Theo thoả thuận ( ghi trong điều 5 của hợp đồng mua bán số PVC0503006S ngày 01/06/2011), toàn bộ các chi phí vận chuyển, bốc xếp sẽ do bên bán chịu.
Với tài liệu trên, công ty tính trị giá vốn thực tế nhập kho của vật liệu tôn lá mạ thiếc loại MR như sau:
Trị giá vốn thực tế nhập kho = 457.986.720 đ, tức bằng giá mua chưa VAT
Trong trường hợp đặc biệt phải nhập lại nguyên vật liệu trước đó ( có thể thay đổi đơn đặt hàng, hoặc do thừa ) thì trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập lại kho sẽ bằng trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho trước đó.
1.3.2 Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu xuất kho
* Quy trình luân chuyển Ở công ty, xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu là xuất cho sản xuất sản phẩm Nơi lập ra phiếu xuất kho là bộ phận sản xuất ( phân xưởng sản xuất ). Khi các tổ sản xuất cần nguyên liệu để sản xuất sẽ báo cho quản đốc phân xưởng sản xuất biết Căn cứ kế hoạch sản xuất, tình hình sản xuất thực tế của phân xưởng sản xuất, quản đốc sẽ lập phiếu xuất kho, sau đó giao cho người ở phân xưởng đi lĩnh nguyên vật liệu ở kho, thủ kho tiến hành cho xuất kho và ghi vào phiếu xuất và giao lại cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ
Có thể tóm tắt quy trình luân chuyển nguyên vật liệu xuất kho bằng sơ đồ:
Biểu số: 02 Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu xuất kho
Phân xưởng Thủ kho Kế toán
Phiếu xuất kho ( ghi, ký )
Phiếu xuất kho ( hoàn chỉnh )
* Phương phỏp tớnh giỏ Để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, công ty áp dụng phương pháp “nhập trước xuất trước” Đây là phương pháp dựa trên giả thiết
+ Nhập ngày 03/03: SL:30.000kg, ĐG: 15.266,224 – TT: 457.986.720 + Xuất ngày 04/03: SL: 25.000kg
+ Nhập ngày 25/03: SL:15.000kg, ĐG:14.600 - TT:219.000.000
Với tài liệu trên, công ty tính trị giá vốn thực tế xuất kho của nguyên liệu tụn lỏ MR trong tháng cho từng phiếu xuất như sau:
Phiếu xuất số PX28 ngày 01/03 5.500x14.334,8 = 78.841.400
Phiếu xuất số PX30 ngày 04/03/2010 25.000x15.266,2243 81.655.608
TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU
Để thực hiện tốt công tác quản lý nhập xuất vật tư hàng hoá tại công ty đồng thời nhằm đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán phục vụ cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp, doanh nghiệp đã thực hiện tốt các yêu cầu sau đây:
+ Trong khâu thu mua: quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sử dụng của đơn vị.
+ Trong khâu dự trữ, bảo quản: doanh nghiệp đã tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại nguyên vật liệu để giảm bớt hư hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng nguyên vật liệu.
+ Ở khâu sử dụng: Doanh nghiệp tuân thủ việc sử dụng hợp lý, đúng mục đích, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Để đáp ứng được những yêu cầu quản lý kế toán nguyên vật liệu kể trên, doanh nghiệp đã thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây:
+ Ghi chép, phản ánh kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác phục vụ cho yêu cầu lập các báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp.
+ Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất.
+ Tổ chức kế toán nguyên vật liệu phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin, phục vụ lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. Đối với mỗi cá nhân, phòng ban trong công ty đều nắm giữ những nhiệm vụ, vai trò khác nhau trong vấn đề quản lý nguyên vật liệu Cụ thể:
+ Giám đốc nhà máy quy định:
- Vật tư hàng hoá mua về sau khi được kiểm tra chất lượng về quy cách sản phẩm mẫu mã nếu đạt yêu cầu bắt buộc phải nhập kho trước khi đi vào sản xuất và làm thủ tục nhập kho ngay trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng.
- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, cán bộ mua vật tư phải sử dụng mẫu “phiếu đề nghị nhập kho” dùng cho trường hợp hàng về chưa có hoá đơn làm chứng từ nhập kho Mẫu này phải được sự ký duyệt của giám đốc, phòng kế toán, thủ kho Trường hợp cán bộ vật tư không lập “phiếu đề nghị nhập kho” cho trường hợp hàng về không cú hoỏ đơn, thủ kho không được phép cho vật tư hàng hoá vào kho Thủ tục này tuy quản lý được vật liệu nhập vào chặt chẽ nhưng lại quá nguyên tắc, nếu cán bộ vật tư chưa thể lập phiếu đề nghị nhập kho hoặc phiếu đề nghị nhập kho chưa có đầy đủ chữ ký phê duyệt thì nguyên vật liệu sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp cả về quá trình nhập cũng như việc bảo quản chất lượng nguyên vật liệu.
+ Phòng Kỹ thuật: Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu đồng thời cũn cú nhiệm vụ kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào, chất lượng thành phẩm đầu ra.
+ Phòng Kinh doanh: Có kế hoạch sản xuất, tìm kiếm nhà cung ứng nguyên vật liệu.
+ Phòng Kế toán: Chức năng chính là thu nhận, xử lý các thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình hình hiện có của tài sản và sự biến động của tài sản
+ Bộ phận kho: Quy định về xếp dỡ các loại nguyên vật liệu Căn cứ vào điều kiện kho bãi và yêu cầu sản xuất, tổng kho tổ chức bảo quản vật liệu đầu vào của công ty trong quá trình nhập xuất.
HỆ THỐNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÔNG TY
Để đáp ứng nhu cầu quản lý chi tiết nguyên vật liệu, kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, cung cấp thông tin về tình hình tăng, giảm, tồn kho của nguyên vật liệu một cách chi tiết tới từng thứ nguyên vật liệu trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị Xuất phát từ đặc điểm sản xuất sản phẩm của công ty – chỉ sản xuất một loại sản phẩm (vỉ nướng thực phẩm), nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất không nhiều nên công ty đã sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Biểu số: 03 Trình tự kế toán theo phương pháp thẻ song song
Sổ chi tiết nguyên vật liệu Phiếu nhập kho
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
Ghi định kỳ: Đối chiếu:
Tại kho: Hằng ngày thủ kho sẽ căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho để ghi số lượng nhập – xuất – tồn của từng nguyên vật liệu vào Thẻ kho. Mỗi thẻ kho chỉ ghi cho một loại nguyên vật liệu.
Tại phòng kế toán: Định kỳ 3 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký vào sổ giao nhận chứng từ với thủ kho để nhận chứng từ Căn cứ vào chứng từ đã nhận kế toán ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Theo chế độ chứng từ kế toán, ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC của
Bộ trưởng Bộ tài chính thỡ cỏc chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm:
Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT); Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT); Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 03- VT); Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (Mẫu số 04 - VT); Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05 - VT); Bảng kê mua hàng (Mẫu số
06 - VT); Bảng phân bổ NVL (Mẫu số 07 - VT).
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, tuỳ thuộc vào đặc diểm cụ thể của từng DN có thể sử dụng thờm cỏc chứng từ kế toán hướng dẫn như:
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu số 03 PXK-3LL)
- Hoá đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT-3LL)
1.6.1.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu
Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:
Sổ (thẻ) kho; Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu; Sổ đối chiếu luân chuyển; Sổ số dư
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở thờm cỏc bảng kê nhập, xuất, bảng kê luỹ kế, tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.
* Trong DNSX sử dụng sổ (thẻ) kho, sổ này được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu, theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho.
+ Thẻ kho: Thẻ kho được sử dụng ở kho, do thủ kho ghi chép theo từng danh điểm vật liệu Thẻ kho được phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho Thẻ kho ghi chép về mặt số lượng, phản ánh tình hình biến động của từng danh điểm vật liệu trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
* Sổ đối chiếu luân chuyển: Sổ này dùng để ghi chép số lượng và số tiền của từng danh điểm vật liệu theo từng kho Sổ này được ghi mỗi tháng một lần vào cuối thỏng trờn cơ sở các bảng kê nhập- xuất từng loại vật tư. Cuối tháng kế toán đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho.Đồng thời đối chiếu số tiền của từng danh điểm vật liệu với kế toán tổng hợp.
* Sổ chi tiết NVL, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá: Sổ này dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng thứ NVL ở từng kho làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho.
* Sổ số dư: Sổ này do kế toán mở ở từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối mỗi tháng để ghi số lượng tồn kho vật liệu vào sổ Trong sổ số dư, các danh điểm vật liệu được in sẵn xếp theo từng loại, nhóm Sau khi ghi số lượng từng loại vật liệu tồn kho vào sổ số dư, thủ kho sẽ chuyển sổ cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
* Phiếu giao nhận chứng từ: Phiếu này do thủ kho lập trên cơ sở phân loại chứng từ nhập - xuất kho theo từng loại vật liệu Phiếu này kờ rừ số lượng và số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu và được lập riêng cho phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản sau đó kẹp kèm theo các phiếu nhập - xuất kho để giao cho kế toán.
1.6.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu
Hạch toán chi tiết vật liệu là sự chi tiết hoỏ cỏc thông tin tổng quát được hình thành bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu nhập thông tin rộng rãi cho việc giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn hàng ngày về mặt số lượng, ngoài ra còn sử dụng các sổ khác như: Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư tuỳ theo phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà DN áp dụng, DN còn có thể mở thờm cỏc bảng kê nhập, xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất- tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng kịp thời.Hiện nay các DN có thể áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau:
1.6.2.1 Phương pháp thẻ song song
- Ở kho: Ghi chép về mặt số lượng và hiện vật
- Ở phòng kế toán: Ghi chép cả số lượng và giá trị từng thứ vật liệu. Trình tự ghi chép
- Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất ghi số lượng vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Thẻ kho được thủ kho sắp xếp trong hòm thẻ kho theo loại, nhóm vật liệu để tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu
Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn ghi trên sổ, (thẻ) kho với số tồn vật liệu thực tế Hàng ngày (định kỳ) sau khi ghi thẻ song song, thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán, kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập.
PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU 24 1 Kế toán NVL theo phương pháp KKTX
- Phương pháp KKTX phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán.
Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập
- Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hoá Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định trên bất kì thời điểm nào trong kì kế toán.
- Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.
*TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường: Tài khoản dùng để phản ánh trị giá thực tế của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của DN nhưng chưa về nhập kho còn đang trên đường vận chuyển, đang ở bến cảng, bến băi hoặc đã về đến DN nhưng đang chờ kiểm nghiệm nhập kho.
* TK 152 - Nguyên vật liệu: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế của DN.
* TK 331 - Phải trả cho người bán: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của
DN cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp lao vụ dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đó kớ kết, người thầu xây dựng chính, phụ.
1.7.1.2 Phương pháp hạch toán kế toán vật liệu
* Phương pháp hạch toán vật liệu (xem sơ đồ 1.4)
SƠ ĐỒ 1.4 KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU (THEO
Nhập kho NVL thuê ngoài gia công, chế biến xong, tự chế
Chi phí thu mua, bốc xếp, vận chuyển NVL mua ngoài Thuế GTGT (nếu có)
Thuế NK, thuế TTĐB của NVL phải nộp NSNN
Thuế GTGT NVL nhập khẩu phải nộp (nếu không được khấu trừ)
TK 33312 Được cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh, liên kết bằng NVL
NVL xuất dùng cho SXKD hoặc XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ không sử dụng hết nhập kho
Thu hồi vốn góp vào công ty liên kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát bằng NVL
NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
Xuất kho NVL dùng cho SXKD, XDCB,SC TSCĐ
NVL xuất thuê ngoài gia công
Giảm giá NVL mua vào 331…
Trả lại NVL cho người bán,CKTM nếu có
Nguyên vật liệu xuất bán
Nguyên vật liệu xuất dùng cho SXKD phải phân bổ dần
NVL xuất kho đầu tư vào C.ty liên kết hoặc cơ sở KD đồng kiểm soát
NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê thuộc hao hụt trong định mức
NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý
1.7.2 Kế toán NVL theo phương pháp KKĐK
* TK 611- Mua hàng: Tài khoản này phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mua vào, nhập kho hoặc sử dụng trong kỳ.
TK 611- Mua hàng có 2 tài khoản cấp 2
- TK 6111- Mua nguyên liệu, vật liệu
* TK 151- Hàng mua đang đi trên đường
- Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, tài khoản này dùng để phản ánh số kết chuyển đầu kỳ và cuối kỳ giá trị của từng loại hàng đang đi trên đường.
* TK 152- Nguyên vật liệu: Tài khoản này dùng để phản ánh số kết chuyển giá trị các loại nguyên liệu, vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ
* Và các TK liên quan đến quá trình hạch toán theo phương pháp kiểm kê đinh kỳ.
* Phương pháp hạch toán (xem sơ đồ 1.5)
Sơ đồ 1.5 Hoạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Trị giá hàng đã mua đang đi đường trị giá hàng tồn kho
Trị giá hàng đã mua đang đi đường đầu kỳ và trị giá hàng tồn kho đầu kỳ
Mua vật tư, hàng hoá về nhập kho trong kỳ
(giá mua, chi phí thu mua…) Thuế GTGT
Thuế nhập khẩu vật liệu, công cụ, hàng hoá phải nộp NSNN
156, 157, 158 và gửi đi bán cuối kỳ
Thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp NSNN
Thuế GTGT của (nếu không được hàng nhập khẩu phải nộp NSNN
TK 133 khấu trừ) (Nếu được
Hàng mua bị trả lại Chiết khấu thương mại
Cuối kỳ, xác định và kết chuyển trị giá NVL, CC, DC xuất kho sử dụng cho SXKD, XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ
Cuối kỳ, xác định và kết chuyển trị giá hàng xuất kho để bán, trao đổi, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ
CÁC HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN ÁP DỤNG
Hiện nay các doanh nghiệp sản xuất có thể chọn một trong năm hình thức kế toán sau:
1.8.1 Hình thức kế toán Nhật Ký chung Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế , tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trờn cỏc sổ Nhật Ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
1.8.2 Hình thức kế toán Nhõt ký – Sổ Cái Đặc trưng cơ bản: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết…
1.8.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, cú cựng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
1.8.4 Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ Đặc trưng cơ bản:
- Tập hợp và hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản và kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ sau:
+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TÂN VIỆT PHÁT
Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát là một công ty tư nhân và có tư cách pháp nhân Hiện nay trụ sở làm việc của Công ty tại Đống Đa - Hà Nội Có tài khoản tại ngân hàng.
2.1.1 Quỏ trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát
Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát là một công ty thương mại và xây dựng Nhiệm vụ của công ty là chuyên gia sửa chữa và cải tạo các công trình ở Việt Nam và kinh doanh thương mại.
Theo quyết định số 22/BXD-QL XD ngày 24/4/1993 Bộ Xây dựng đã cấp giấy phép hành nghề kinh doanh cho công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát.
Số đăng ký kinh doanh:
Nội dung giấy phép bao gồm:
- Làm các công việc: nề, mộc, bê tông, lắp đặt trang thiết bị điện, nước công trình công nghiệp trang trí nội thất, xây dựng công trình dân dụng, sản xuất cấu kiện và vật liệu phục vụ công trình xây dựng các công trình có quy mô vừa và nhỏ.
- Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát đã tiến hành
Các chỉ tiêu Thực hiện năm 2009
6 Lương bình quân một người/ tháng
2.1.2 đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần thương mai và xây dựng Tân Việt Phát
Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát có 9 đơn vị sản xuất trực thuộc công ty hoạt động với chức năng cụ thể:
- Xây dựng các công trình dân dụng
- Sản xuất cấu kiện bê tông, phụ tùng phục vụ xây dựng
- Kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng
- Xây dựng những công trình hạ tầng.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát
- Bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát bao gồm: Giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư, tiếp thị, phòng tổ chức lao động - tài chính, phòng tài chính kế toán. Đứng đầu là giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người điều hành quản lý vĩ mô toàn công ty Trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế giao, nhận thầu và thanh lý bàn giao các công trình hoàn thành cho bên A Giám đốc công ty còn là người chủ tài khoản của doanh nghiệp.
- Phó giám đốc công ty là người giúp việc cho giám đốc và được giám đốc phân công một số việc của giám đốc Phó giám đốc là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về những mặt phân công và đồng thời có thay mặt giám đốc giải quyết việc phân công.
- Phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư, tiếp thị có trách nhiệm tham gia làm hồ sơ dự thầu và lập kế hoạch tiến độ thi công trên cơ sở các hợp đồng đã được ký trước khi thi công, búc tỏch bản vẽ, tiên lượng, dự toán tiến độ thi công.
- Phòng tổ chức lao động - hành chính: Có chức năng, nhiệm vụ giúp giám đốc công ty tổ chức bộ máy điều hành và quản lý của công ty cũng như các đơn vị trực thuộc, đáp ứng yêu cầu sản xuất về công tác tổ chức cán bộ lao động, đồng thời giỳp giỏm đốc nắm được khả năng trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên, đề ra chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên lành nghề phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh. Đảm bảo chi lương cho cán bộ công nhân trong toàn công ty và kiểm tra chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp - Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán của công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát
Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát tiến hành theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung theo hình thức tổ chức này thì toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công
Phó giám đốc Kế toán trưởng
KH, KT, vật tư, tiếp thị
Phòng tổ chức lao động-hành chính
Phòng tài chính kế toán
XD 2 quản lý mới và theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán nhà nước và điều lệ kế toán trưởng hiện hành.
- Tổ chức bộ máy kế toán, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ và đội ngũ cán bộ tài chính kế toán trong công ty Phổ biến hướng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thơì các chớnh sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán nhà nước.
- Tổ chức việc tạo nguồn vốn và sử dụng các nguồn vốn.
- Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán Chỉ đạo về mặt tài chính việc thực hiện các hợp đồng kinh tế.
- Tổ chức kiểm tra kế toán
- Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế.
- Chỉ đạo lập kế hoạch tài chính tín dụng.
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và kế toán trưởng về toàn bộ công tác tài chính kế toán.
+ Kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ.
- Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng.
- Theo dõi thanh lý TSCĐ, Kiểm tra quyết toán sửa chữa lớn TSCĐ, tái đầu tư, lập hồ sơ thủ tục về đầu tư xây dựng cơ bản, quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản.
- Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, điều động nội bộ trong công ty.
- Theo dõi công tác thu vốn các công trình do công ty thi công.
- Lập báo cáo định kỳ và thường xuyên về vốn chủ sở hữu của công ty và tổng hợp toàn công ty.
+ Kế toán thanh toán và kế toán tiền gửi ngân hàng.
- Theo dõi tiền vay và tiền gửi ngân hàng
- Theo dõi thanh toán với ngân sách - thanh toán nội bộ, thanh toán với cung cấp, các khoản phải thu của khách hàng.
- Theo dõi công tác thu vốn các công trình, quyết toán chi phí với các xí nghiệp, đội xây dựng trực thuộc công ty hàng tháng lập cáo báo cáo theo dõi tình hình thu vốn toàn công ty Lập báo cáo trình đơn vị các công trình trọng điểm khi phát sinh.
- lập séc, uỷ nhiệm chi, lập kế hoạch tín dụng vốn lưu động, kế hoạch lao động tiền lương các tờ khai về thuế và thanh toán với ngân sách, biên bản đối chiếu với cụ thể.
- tính toán các khoản phải thu của các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trực thuộc.
- tham gia các báo cáo kế toán và quyết toán tài chính
+ kế toán vật tư và kế toán tiền lương.
- theo dõi tình hình n - x - t kho vật liệu của công ty
- theo dõi thanh toán tạm ứng
- theo dõi thanh toán lương, bhxh toàn công ty
- lập phiếu nhập, xuất vật tư
- tập hợp, theo dõi chi phí khối cơ quan công ty, tham gia lập báo cáo kế toán và quyết toán tài chính của công ty.
+ thủ quỹ kiêm thống kê:
- báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh từng tháng
- bảo quản theo dõi sổ số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của quỹ.
- ghi chép thường xuyên việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- thanh toỏn các khoản bằng ngân phiếu hoặc tiền mặt.
+ kế toán ở xí nghiệp xây lắp số 1 và ở các đội xây dựng trực thuộc công ty là các nhân viên kế toán dưới sự hướng dẫn kiểm tra của phòng kế toán xí toán và tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cuả từng đội và xí nghiệp xõp lắp số 1 giao cho phòng tài chính kế toán vào cuối tháng.
TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TÂN VIỆT PHÁT
VIỆT PHÁT 2.2.1 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Để đáp ứng nhu cầu quản lý chi tiết nguyên vật liệu, kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, cung cấp thông tin về tình hình tăng, giảm, tồn kho của nguyên vật liệu một cách chi tiết tới từng thứ nguyên vật liệu trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị Xuất phát từ đặc điểm sản xuất sản phẩm của công ty , nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất không nhiều nên công ty đã sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Sơ đồ: 03 Trình tự kế toán theo phương pháp thẻ song song
Sổ chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
Tại kho: Hằng ngày thủ kho sẽ căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho để ghi số lượng nhập – xuất – tồn của từng nguyên vật liệu vào Thẻ kho. Mỗi thẻ kho chỉ ghi cho một loại nguyên vật liệu.
Tại phòng kế toán: Định kỳ 3 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký vào sổ giao nhận chứng từ với thủ kho để nhận chứng từ Căn cứ vào chứng từ đã nhận kế toán ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Định kỳ, căn cứ vào số chi tiết kế toán lập Bảng tổng hợp Nhập- xuất – tồn cho nguyên vật liệu.
2.2.2 Chứng từ kế toán và thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỡnh, cỏc nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhập, xuất kho nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 15 ban hành năm 2006 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến kế toán nguyên vật liệu gồm:
- Giấy đề nghị mua vật tư
- Phiếu yêu cầu xuất vật tư
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Đơn đặt hàng sau khi được ký kết, bộ phận sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, tính toán số nguyên vật liệu đầu vào cần thiết, quy cách, chủng loại, để trình giám đốc Căn cứ kế hoạch đó, giám đốc xem xét, chỉ đạo phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm nhà cung ứng thích hợp thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán.
Dưới đây là ví dụ minh hoạ về quá trình mua nguyên vật liệu tôn lá mạ thiếc loại MR giữa công ty với nhà cung cấp:
Hóa đơn số 01625 ngày 02/06 năm 2011, công ty mua 30 tấn tôn lá mạ thiếc loại MR nhập kho, đơn giá mua là 15.266.224 đồng/kg, thuế GTGT 5% của công ty TNHH Perstima chưa thanh toán tiền, phiếu nhập kho số 54 ngày 03/06 năm 2011, số lượng 30 tấn.
Theo ví dụ trên, xuất phát từ yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu, ngày28/05/2011, bộ phận sản xuất đề nghị lĩnh vật tư cho sản xuất sản phẩm,xưởng trưởng làm giấy đề nghị mua vật tư gửi lên phòng kinh doanh.
Biểu số: 04 Công ty CPTM và XD Tân Việt
Nam Đồng - Đống Đa – Hà Nội
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ
Kính gửi: Giám đốc Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát Đồng kính gửi: Phòng kinh doanh
Tờn tôi là: Trần văn Phát
Bộ phận: Đội xd số 1 Đề nghị mua các loại vật liệu để tiện cho việc sản xuất sản phẩm.
TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú
1 Tôn lá mạ thiếc loại MR Tấn 30
Lý do : Phục vụ cho xd công trình
Căn cứ vào giấy đề nghi mua vật tư, phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp và lập hợp đồng mua bán.
Biểu số 05 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-o0o - Hợp đồng mua bán hàng hoá
Xét thấy bên mua có nhu cầu mua hàng hoá của bên bán, được đề cập trong mục 2 và bên bán sẵn sàng cung cấp cho bên mua theo những điều khoản và điều kiện được quy định trong hợp đồng sau đây Do đó, trên cơ sở những thoả thuận và cam kết sau khi hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá sau:
1 Đơn đặt hàng của bên mua số : PVC0503006S
2 Hàng hoá: Tôn lá mạ thiếc theo tiêu chuẩn chất lượng Nhật Bản JIS G3303, SPTE, loại MR.
Bộ cứng Bề mặt Độ mạ Số lượng
Tổng giá trị hợp đồng bằng chữ là: bốn trăm tám mươi triệu tám trăm tám mươi sỏu nghỡn khụng trăm năm mươi sáu đồng
… Để làm cơ sở pháp lý, căn cứ vào những điều khoản và điều kiện nêu trên, đại diện 2 bên tham gia đồng ý ký hợp đồng này
Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát
(Bên mua) Phạm Thị Thanh
Trần Trung Thông Trong quá trình mua nguyên vật liệu, chứng từ rất quan trọng là hoá đơnGTGT Hóa đơn GTGT cùng với hợp đồng sẽ được gửi về phòng kế toán.
HOÁ ĐƠN GTGT Ngày 02/06/2011 Liên 2 (giao cho khách hàng) Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Perstima Địa chỉ: Cầu Giấy – Hà Nội
Số tài khoản : VNĐ 001 – 073469 – 001 Đơn vị mua hàng: Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thị Bình Địa chỉ: Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
Số tài khoản: 000002020315 Mã số thuế: 4600818845
Hình thức thanh toán: Mua chịu
TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá
1 Tôn lá mạ thiếc MR Tấn 30 15.266.224 457.986.720 Cộng tiền hàng 457.986.720 Thuế suất GTGT(5%) Tiền thuế GTGT 22.899.336
Tổng cộng 480.886.056 Tổng số tiền(bằng chữ): bốn trăm tám mươi triệu tám trăm tám mươi sỏu nghỡn khụng trăm năm mươi sáu đồng.
( Ký, ghi rõ họ tên)
( Ký, ghi rõ họ tên)
( Ký, ghi rõ họ tên)
Trong quá trình mua, khi hàng mua chuẩn bị về tới doanh nghiệp, người đi nhận hàng sẽ thông báo về cho công ty Nhận được thông báo, phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu nhập kho(03 liên )giao cho thủ kho Đối với những hàng hoá mua về có giá trị lớn, nhiều chủng loại cần phải được kiểm tra trước khi tiến hành nhập kho thì cán bộ phụ trách kỹ thuật sản xuất, thủ kho và người của phòng kinh doanh sẽ được bố trí kiểm tra Sau khi nhập kho, thủ kho cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho Liên 1 thủ kho gửi lại cho phòng kinh doanh (nơi lập phiếu), liên 2 thủ kho dùng để ghi số thực nhập vào thẻ kho sau đó sẽ giao lại cho phòng kế toán liờn 3 cán bộ mua vật tư giữ.
Công ty CPTM và XD Tân
Việt Phát Địa chỉ: Phòng kinh doanh PHIẾU NHẬP KHO
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ–BTC
Họ tên người giao hàng: Hoàng Văn Thông Địa chỉ: Công ty TNHH Perstima
Theo HĐKT số PVC0503006S ngày 01 tháng 06 năm 2011, hoá đơn GTGT số 01625 (02/06/2011)
Nhập tại kho : Kho 1( kho nguyên vật liệu chính)
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hoá Mã số ĐVT
( VNĐ ) Thành tiền Ghi chú
1 Tôn lá mạ thiếc loại MR Tấn 30 30 15.266.224 457.986.720
Tổng số tiền (viết bằng chữ): bốn trăm năm mươi bảy triệu chín trăm tám mươi sỏu nghỡn bảy trăm hai mươi đồng
Số chứng từ gốc kèm theo: 02 Nhập ngày 03/06 năm 2011
Phiếu nhập kho sau khi được đưa về phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại và căn cứ vào hoá đơn GTGT, các chứng từ liên quan khác để hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu đơn giá và thành tiền trên phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sau khi được hoàn chỉnh dùng để ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ nhật ký chung và sổ cái TK152 Cuối kỳ, toàn bộ số nguyên vật liệu đã nhập trong kỳ được kế toán phản ánh trên “bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoỏ”. Bảng này sẽ cung cấp thông tin về tổng số lượng, tổng giá trị của từng thứ nguyên vật liệu ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ và cuối kỳ.
Ví dụ minh hoạ về nhập kho dây thép mạ kẽm mua ngoài: PN51, ngày 01/06, nhập kho 12.000kg dây thép mạ kẽm mua của công ty xây dựng Hựng Phỏt, hoỏ đơn GTGT số 01612 ngày 01/06, chưa thanh toán tiền cho người bán.
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu dây thép mạ kẽm phát sinh ở nghiệp vụ này được thực hiện tương tự như ví dụ về thủ tục nhập kho tôn lá mạ thiếc loại MR đó nờu ở trên Bộ phận sản xuất sẽ làm giấy đề nghi mua vật tư gửi lên phòng kinh doanh Căn cứ giấy đề nghị mua vật tư, phòng kinh doanh tìm kiếm nhà cung cấp ( công ty Hựng Phỏt) và lập hợp đồng mua bán Sau khi hợp đồng mua bán giữa 2 bên được ký kết, hoá đơn GTGT sẽ được lập ra và gửi về phòng kế toán cùng với hợp đồng.
Biểu số: 08 HOÁ ĐƠN GTGT
Ngày 01/06/2011 Liên 2 (giao cho khách hàng) Đơn vị bán hàng: Công ty xây dựng Hựng Phỏt Địa chỉ: Hoàng Mai – Hà Nội
Số tài khoản : VNĐ 001 – 073469 – 001 Đơn vị mua hàng: Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Sơn Địa chỉ: Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
Số tài khoản: 000002020315 Mã số thuế: 4600818845
Hình thức thanh toán: Mua chịu
TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá
1 Dây thép mạ kẽm kg 12.000 14.800 177.600.000 Cộng tiền hàng 177.600.000 Thuế suất GTGT(5%) Tiền thuế GTGT 8.880.000 Tổng cộng 186.480.000 Tổng số tiền( bằng chữ ): một trăm tám mươi sáu triệu bốn trăm tám mươi nghỡn khụng trăm đồng.
( Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị( Ký, ghi rõ họ tên)
Công ty CPTM và XD Tân
Việt Phát Địa chỉ: Phòng kinh doanh PHIẾU NHẬP KHO
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ–BTC
Họ tên người giao hàng: Hoàng Văn Thông Địa chỉ: Công ty xây dựng Hựng Phỏt Theo HĐKT số PVC0503001S ngày 28 tháng 05 năm 2011, hoá đơn GTGT số 01612 (01/06/2011)
Nhập tại kho : Kho 1( kho nguyên vật liệu chính)
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hoá Mã số ĐVT
( VNĐ ) Thành tiền Ghi chú
1 Dây thép mạ kẽm kg 12.000 12.000 14.800 177.600.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): một trăm bảy mươi bảy triệu sáu trăm nghìn đồng
Số chứng từ gốc kèm theo: 02 Nhập ngày 01/06 năm 2011 Người lập phiếu
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Tân Việt Phát
3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu Để phát huy hơn nữa vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong quản lý, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu
Một là: thành lập ban kiểm nghiệm vật tư
Vật tư hàng hoá nói chung và nguyên vật liệu nói riêng cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập kho để xem xét loại hàng nhập kho cú đỳng, đủ với những điều khoản ghi trong hợp đồng mua hàng hay không, tránh tình trạng nhập kho phải những hàng kém chất lượng, sai quy cách hoặc là nhập không đủ số lượng so với thực mua Do đó, tiến tới công ty cần thành lập ban kiểm nghiệm vật tư hàng hoá Ban kiểm ngiệm nên ít nhất cần phải có: một đại diện phụ trách bộ phận mua hàng, thủ kho, một đại diện phụ trách bộ phận kỹ thuật Những người trong ban kiểm nghiệm phải thành thạo về mẫu mã, phẩm chất và quy cách của hàng mua Sau khi kiểm nhận hàng mua về, ban kiểm nhận cần lập “ biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoỏ” theo mẫu ban hành. Đối với những chuyến hàng mua về có giá trị lớn, nhiều chủng loại thì nhất thiết phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. Trong trường hợp nguyên vật liệu không đúng với số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn thì lập thêm một liên nữa và kèm theo các chứng từ liên quan để gửi cho đơn vị bán nhằm giải quyết.
Hai là: Kế toán nguyên vật liệu cần phải theo dõi chặt chẽ hơn nữa tình hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu trong kỳ của các tổ sản xuất ở phân xưởng sản xuất.
Hiện nay việc sử dụng nguyên vật liệu không hết, cuối kỳ còn thừa vẫn chưa được kế toán nguyên vật liệu theo dõi chặt chẽ Điều đó thể hiện ở chỗ, cuối kỳ kế toán bộ phận sản xuất ( phân xưởng sản xuất ) không nhất thiết phải báo cáo số nguyên liệu thừa lại cuối kỳ, trừ trường hợp thừa quá nhiều, nhưng công ty lại không quy định rõ ràng mức thừa bao nhiêu thì được coi là “thừa quá nhiều” Trong thực tế việc xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất không hết, thừa lại cuối kỳ là chuyện thường xảy ra Nguyên nhân có thể là do sản xuất trong kỳ quá nhiều, do tiến độ sản xuất chậm ( có thể do mất điện thường xuyên trong kỳ, máy móc hỏng, lao động thiếu, năng suất lao động giảm ) Số vật liệu thừa cuối kỳ có thể nhập lại kho hoặc để lại kỳ sau để tiếp tục sản xuất Do đó kế toán nguyên vật liệu cần phải nắm được trị giá của số nguyên vật liệu thừa cuối kỳ làm cơ sở tớnh đỳng, tớnh đủ giá thành sản phẩm bởi vì:
Chi phí nguyên vật liệu
Trị giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho - Trị giá nguyên vật
Học viện tài chính Khoa Kế Toán Để khắc phục hạn chế trên, kế toán cần phải yêu cầu cuối kỳ phân xưởng sản xuất phải báo cáo số nguyên vật liệu thừa bằng “phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” theo mẫu quy định
“Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” do quản đốc phân xưởng lập ra trên cơ sở đã kiểm tra kỹ số lượng nguyên vật liệu thừa cuối kỳ ở phân xưởng Nếu số nguyên vật liệu thừa không cần sử dụng nữa thì sẽ nhập lại kho và lập phiếu nhập kho
3.2.2 Về phương pháp kế toán
Trong trường hợp số nguyên vật liệu thừa được để lại kỳ sau để tiếp tục sản xuất thì quản đốc lập ra phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( lập 2 liờn ). Liờn 1 lưu lại, liên 2 gửi lên cho phòng kế toán Căn cứ vào phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, kế toán xác định chi phí nguyên vật liệu trong kỳ theo công thức bên trên thông qua bỳt toỏn điều chỉnh ( ghi âm )
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ( trị giá nguyên vật liệu thừa cuối kỳ )
Có TK 152 – nguyên liệu, vật liệu ( trị giá vật liệu thừa cuối kỳ ) Đồng thời mở sổ chi tiết chi phí cho kỳ sau và ghi bỳt toỏn ( mực thường)
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ( trị giá nguyên vật liệu thừa cuối kỳ )
Có TK 152 – nguyên liệu, vật liệu ( trị giá vật liệu thừa cuối kỳ )
Công ty nên xây dựng một hệ thống danh điểm vật tư, xây dựng danh điểm vật tư là việc quy định những ký hiệu cho từng thứ vật tư một cách khoa học, phù hợp với từng thứ vật tư, đảm bảo được tính dễ nhớ, dễ nhận diện, dễ kiểm tra Tuy hiện nay chủng loại nguyên vật liệu của công ty chưa phải là nhiều, nhưng trong chiến lược phát triển sản xuất, mở rộng quy mô hoạt động thì chắc chắn chủng loại vật tư sẽ tăng lên nhiều Nếu không xây dựng được một danh điểm vật tư phù hợp thì sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác quản lý, kiểm tra, hạch toán nguyên vật liệu Mặt khác, công ty thường xuyên sản xuất theo các đơn đặt hàng, mỗi đơn đặt hàng có những yêu cầu khác nhau về kích cỡ, chủng loại, chất lượng của từng thứ nguyên vật liệu sử dụng Ví dụ đơn đặt hàng số 01 yêu cầu sử dụng loại dây thép 1 và tụn lỏ loại MR nhưng đơn đặt hàng số 02 lại sử dụng dây thép 1.5 và tôn lá mạ thiếc loại Prime. Cho nên nếu không xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư sẽ rất hay nhầm lẫn giữa nguyên vật liệu sử dụng cho đơn đặt hàng kia, dẫn đến sự không chính xác trong hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Về cách xây dựng danh điểm đối với nguyên vật liệu, có thể thực hiện bằng việc mở các tài khoản chi tiết theo nội dung kinh tế của nguyên vật liệu. Chẳng hạn, TK 152 - nguyên liệu, vật liệu, các tài khoản chi tiết cho tài khoản này như:
TK 1522 – vật liệu phụ Đối với vật liệu chính ở công ty có thể quy định các danh điểm vật liệu như sau:
Học viện tài chính Khoa Kế Toán
Một khi danh điểm vật tư được xây dựng và công ty áp dụng tin học vào công tác kế toán thì sẽ phát huy được hiệu quả quản lý, hạch toán nguyên vật liệu.
3.2.4 Tiến tới đầu tư trang thiết bị công nghệ tin học vào công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng.
Hiện nay, công nghệ tin học phát triển không ngừng, tạo ra những ưu việt trong công tác quản lý, kế toán Nhiều doanh nghiệp hiện nay cũng đã mạnh dạn đầu tư nhằm tin học hoá công tác quản lý, kế toán, cho phép nâng cao hiệu quả quản lý đồng thời tiết kiệm được chi phí sản xuất kinh doanh, qua đó tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát là một công ty nhỏ, cho nên công tác quản lý và kế toán ở công ty cũng không quá phức tạp như các doanh nghiệp có quy mô lớn Nhưng điều đó không có nghĩa là không cần phải đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác quản lý và kế toán Vấn đề ở chỗ lãnh đạo cần tính toán kỹ lưỡng giữa chi phí đầu tư bỏ ra với kết quả thu lại để có phương án thích hợp Dù sớm hay muộn với quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì vấn đề đưa tin học vào quản lý, kế toán cũng sẽ là một tất yếu.
3.2.5.Về phương pháp tớnh giỏ
Công ty đang áp dụng tớnh giỏ nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước Để cập nhập được kịp thời thông tin về trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, công ty nên áp dụng phương pháp tớnh giỏ thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn, đặc biệt nếu công ty áp dụng kế toán mỏy thỡ việc sử dụng phương pháp này sẽ trở nên vô cùng đơn giản.
Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho
Số lượng nguyên vật liệu xuất kho
* Đơn giá bình quân gia quyền liên hoàn
Học viện tài chính Khoa Kế Toán
Với phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn ta có thể theo dõi được ngay sự biến động giá của nguyên vật liệu trong tháng Việc sử dụng phương pháp này vừa mang tính thời điểm, vừa dàn đều công việc trong tháng, lại đảm bảo độ chính xác cao trong công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Công ty hoàn toàn có thể áp dụng tớnh giỏ nguyên vật liệu theo phương pháp này nếu sử dụng kế toán máy Cứ sau mỗi lần nhập phiếu xuất vào mỏy, mỏy sẽ tính đơn giá, thành tiền và tự động tính vào 2 ụ đú Đơn giá tính được sẽ giúp kế toán cung cấp thông tin được kịp thời hơn và cũng không làm tăng khối lượng công việc của kế toán, công ty lại nhận được sự biến động giá nguyên vật liệu trong kỳ, từ đó có sự điều chỉnh hợp lý.
3.2.6 Về sổ sách kế toán
