Tổ chức quản lý vật tư tại Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát

Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu xuất kho

Căn cứ kế hoạch sản xuất, tình hình sản xuất thực tế của phân xưởng sản xuất, quản đốc sẽ lập phiếu xuất kho, sau đó giao cho người ở phân xưởng đi lĩnh nguyên vật liệu ở kho, thủ kho tiến hành cho xuất kho và ghi vào phiếu xuất và giao lại cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ. + Trong khâu dự trữ, bảo quản: doanh nghiệp đã tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại nguyên vật liệu để giảm bớt hư hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng nguyên vật liệu. - Vật tư hàng hoá mua về sau khi được kiểm tra chất lượng về quy cách sản phẩm mẫu mã nếu đạt yêu cầu bắt buộc phải nhập kho trước khi đi vào sản xuất và làm thủ tục nhập kho ngay trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng.

Thủ tục này tuy quản lý được vật liệu nhập vào chặt chẽ nhưng lại quá nguyên tắc, nếu cán bộ vật tư chưa thể lập phiếu đề nghị nhập kho hoặc phiếu đề nghị nhập kho chưa có đầy đủ chữ ký phê duyệt thì nguyên vật liệu sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp cả về quá trình nhập cũng như việc bảo quản chất lượng nguyên vật liệu.

Tài khoản sử dụng

*TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường: Tài khoản dùng để phản ánh trị giá thực tế của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của DN nhưng chưa về nhập kho còn đang trên đường vận chuyển, đang ở bến cảng, bến băi hoặc đã về đến DN nhưng đang chờ kiểm nghiệm nhập kho. * TK 152 - Nguyên vật liệu: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế của DN. * TK 331 - Phải trả cho người bán: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của DN cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp lao vụ dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đó kớ kết, người thầu xây dựng chính, phụ.

Kế toán NVL theo phương pháp KKĐK .1.Tài khoản sử dụng

Trị giá hàng đã mua đang đi đường đầu kỳ và trị giá hàng tồn kho đầu kỳ. Mua vật tư, hàng hoá về nhập kho trong kỳ (giá mua, chi phí thu mua…). Cuối kỳ, xác định và kết chuyển trị giá NVL, CC, DC xuất kho sử dụng cho SXKD, XDCB, sửa chữa.

Cuối kỳ, xác định và kết chuyển trị giá hàng xuất kho để bán, trao.

ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TÂN VIỆT PHÁT

- Bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát bao gồm: Giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư, tiếp thị, phòng tổ chức lao động - tài chính, phòng tài chính kế toán. Đứng đầu là giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người điều hành quản lý vĩ mô toàn công ty. - Phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư, tiếp thị có trách nhiệm tham gia làm hồ sơ dự thầu và lập kế hoạch tiến độ thi công trên cơ sở các hợp đồng đã được ký trước khi thi công, búc tỏch bản vẽ, tiên lượng, dự toán tiến độ thi công.

- Phòng tổ chức lao động - hành chính: Có chức năng, nhiệm vụ giúp giám đốc công ty tổ chức bộ máy điều hành và quản lý của công ty cũng như các đơn vị trực thuộc, đáp ứng yêu cầu sản xuất về công tác tổ chức cán bộ lao động, đồng thời giỳp giỏm đốc nắm được khả năng trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên, đề ra chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên lành nghề phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh. - Theo dừi thanh lý TSCĐ, Kiểm tra quyết toỏn sửa chữa lớn TSCĐ, tỏi đầu tư, lập hồ sơ thủ tục về đầu tư xây dựng cơ bản, quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản. - lập séc, uỷ nhiệm chi, lập kế hoạch tín dụng vốn lưu động, kế hoạch lao động tiền lương các tờ khai về thuế và thanh toán với ngân sách, biên bản đối chiếu với cụ thể.

- Ở phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, theo sự phân công thực hiện các công việc kế toán từ kiểm tra phân loạiu, xử lý chứng từ, lập các chứng từ, nhật ký cho tới việc ghi sổ tổng hợp, hệ thống hoá số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý. Đồng thời dựa trên các báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành hoạt động của các công trình. Để phù hợp với hệ thống kế toán của các nước đang phát triển, thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới ra ngày 1/10/1994 trên máy vi tính theo hình thức kế ttoỏn nhật ký chung và sử dụng gần hết 71 tài khoản do Bộ Tài chính ban hành.

Hàng tháng căn cứ chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái. (2) tổng hợp cần mở thờm cỏc sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái.

TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TÂN

Tại kho: Hằng ngày thủ kho sẽ căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho để ghi số lượng nhập – xuất – tồn của từng nguyên vật liệu vào Thẻ kho. Tại phòng kế toán: Định kỳ 3 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký vào sổ giao nhận chứng từ với thủ kho để nhận chứng từ. Chứng từ kế toán và thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần thương mại và xây dựng Tân Việt Phát.

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỡnh, cỏc nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhập, xuất kho nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Đơn đặt hàng sau khi được ký kết, bộ phận sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, tính toán số nguyên vật liệu đầu vào cần thiết, quy cách, chủng loại, để trình giám đốc. Căn cứ kế hoạch đó, giám đốc xem xét, chỉ đạo phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm nhà cung ứng thích hợp thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán.

Theo ví dụ trên, xuất phát từ yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu, ngày 28/05/2011, bộ phận sản xuất đề nghị lĩnh vật tư cho sản xuất sản phẩm, xưởng trưởng làm giấy đề nghị mua vật tư gửi lên phòng kinh doanh. Căn cứ vào giấy đề nghi mua vật tư, phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp và lập hợp đồng mua bán. Xét thấy bên mua có nhu cầu mua hàng hoá của bên bán, được đề cập trong mục 2 và bên bán sẵn sàng cung cấp cho bên mua theo những điều khoản và điều kiện được quy định trong hợp đồng sau đây.

Tổng giá trị hợp đồng bằng chữ là: bốn trăm tám mươi triệu tám trăm tám mươi sỏu nghỡn khụng trăm năm mươi sáu đồng. Để làm cơ sở pháp lý, căn cứ vào những điều khoản và điều kiện nêu trên, đại diện 2 bên tham gia đồng ý ký hợp đồng này.