Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại và xây dựng 899

Lêi nãi ®Çu Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Xây dựng cơ bản (XDCB) là một ngành sản xuất vật chất độc lập, có chức năng tái sản xuất tài sản cố định (TSCĐ) cho tất cả các ngành trong nền kin[.]

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Xây dựng (XDCB) ngành sản xuất vật chất độc lập, có chức tái sản xuất tài sản cố định (TSCĐ) cho tất ngành kinh tế quốc dân (KTQD), tạo nên sở vật chất cho xã hội, tăng tiềm lực kinh tế quốc phịng cho Đất nước Vì phận lớn thu nhập quốc dân nói chung tích luỹ nói riêng với vốn đầu tư từ nước sử dụng lĩnh vực đầu tư XDCB Bên cạnh đầu tư XDCB ln lỗ hổng lớn làm thất thoát nguồn vốn đầu tư Nhà nước Vì quản lý vốn đầu tư XDCB vấn đề cấp bách giai đoạn Tổ chức hạch toán kế toán, phận cấu thành quan trọng hệ thống cơng cụ quản lý kinh tế, tài có vai tích cực việc quản lý, điều hành kiểm sốt hoạt động kinh tế Quy mơ sản xuất xã hội ngày phát triển yêu cầu phạm vi cơng tác kế tốn ngày mở rộng, vai trị vị trí cơng tác kinh tế ngày cao Với đổi chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu kinh tế thị trường, kinh tế mở buộc doanh nghiệp mà đặc biệt doanh nghiệp XDCB phải tìm đường đắn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu để đứng vững kinh tế thị trường, dành lợi nhuận tối đa, chế hạch toán đòi hỏi doanh nghiệp XDCB phải trang trải chi phí bỏ có lãi Mặt khác, cơng trình XDCB tổ chức theo phương thức đấu thầu giá trị dự án tính tốn cách xác sát Điều khơng cho phép doanh nghiệp XDCB sử dụng lãng phí vốn đầu tư Đáp ứng yêu cầu trên, doanh nghiệp trình sản xuất phải tính tốn chi phí sản xuất bỏ cách xác, đầy đủ kịp thời Hạch tốn xác chi phí sở để tính tính đủ giá thành Trong doanh nghiệp sản xuất vật chất, khoản mục chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn toàn chi phí doanh nghiệp, cần biến động nhỏ NVL ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập doanh nghiệp Vì bên cạnh vấn đề trọng tâm kế tốn tập hợp chi phí tính giá thành tổ chức cơng tác kế tốn NVL Chun đề thực tập tốt nghiệp vấn đề đáng doanh nhgiệp quan tâm điều kiện Ở Công ty cổ phần Thương mại Xây dựng 899 với đặc điểm lượng NVL sử dụng vào cơng trình lại lớn vấn đề tiết kiệm triệt để coi biện pháp hữu hiệu để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty Trong thời gian thực tập, nhận giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo Cơng ty Cổ phần Thương mại Xây dựng 899 , đặc biệt anh chị phịng kế tốn, em làm quen tìm hiểu cơng tác thực tế cơng ty Em nhận thấy kế tốn vật liệu Cơng ty giữ vai trị quan trọng có nhiều vấn đề cần quan tâm Vì em xin trình bày đề tài “Hồn thiện kế tốn ngun vật liệu Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng 899 ” Ngoài phần mở đầu kết luận chuyên đề gồm có chương Chương : Đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu Công ty Cổ phầnThương mại Xây dựng 899 Chương : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu Công ty CP Thương mại Xây dựng 899 Chương : Hồn thiện kế tốn ngun vật liệu Công ty CP Thương mại Xây dựng 899 Tuy nhiên thời gian trình độ có hạn với hiểu biết thực tế hạn chế nên Chuyên đề thực tập không tránh khỏi thiếu sót Vì em mong chân thành cám ơn ý kiến đóng góp bảo Thầy cô giáo TS Phạm Thị Thuỷ Cô, Chú Công ty CP Thương mại Xây dựng 899 để Chuyên đề em thêm phong phú lý luận thiết thực với thực tiễn Do thời gian thực tập kiến thức hạn chế nên báo cáo thực tập em tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận bảo góp ý thầy giáo Chun đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG 899 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty Cổ Phần Thương mại Xây dựng 899 Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng 899 đơn vị xây dựng phí NVL chiếm tới 80% giá trị sản lượng, mà NVL sử dụng xây dựng nói chung đa dạng, phong phú Theo báo cáo hạch tốn chi phí, báo cáo vật tư Cơng ty có gần 1.000 NVL khác Đây vật liệu xây dựng mà tính chất lý hóa chúng khác nhau, yêu cầu đặt phải tổ chức, quản lý hạch toán NVL tư khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ sử dụng NVL Ngày nay, điều kiện kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi cho việc thu mua loại NVL mang tính chất đặc thù Cơng ty, với sách giao khốn sản phẩm đến đội thi cơng nên cơng ty bố trí hệ thống kho tàng nhỏ mà chủ yếu bãi dự trữ NVL phục vụ cho nhu cầu thi công cơng trình tổ chức chân cơng trình ( dự trữ lượng vừa đủ cho cơng trình ) Bộ phận quản lý vật tư phòng vật tư thiết bị phải tiến hành kiểm kê để tham mưu cho Giám đốc chủng loại vật tư cần dùng cho sản xuất thi công Những loại vật tư tồn đọng, phát thiếu sót, ngăn chặn hao hụt, mát loại vật tư giúp cho Giám đốc có biện pháp giải hợp lý việc điều động lượng vật tư dư thừa công trường tránh tình trạng ứ đọng vốn hay thiếu vật tư Điều khơng làm giảm tiến độ sản xuất mà cịn gây lãng phí, làm tăng chi phí Cán phịng vật tư, kế tốn thủ kho phối hợp quản lý nhập, xuất vật tư theo phiếu nhập, xuất thủ tục chứng từ đảm bảo quản lý vật tư chế độ quy định Kế toán NVL người chuyên theo dõi NVL kết hợp với phòng vật tư thủ kho để hạch tốn đối chiếu ghi sổ NVL Cơng ty Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đối với số vật tư đặc chủng nhập ngoại : neo cầu, cáp dự ứng lực, thép dự ứng lực, gối cầu cao su, khe co giãn vật tư chủ yếu phịng vật tư thiết bị trực tiếp mua sắm quản lý Một số vật tư có kết cấu giá trị thấp Cơng ty giao cho đội tự mua sắm, quản lý sử dụng theo khốn Do đặc điểm NVL xây dựng có đặc thù riêng nên việc bảo quản NVL đòi hỏi phải bảo quản nơi sẽ, cao ráo, thoáng mát, không ẩm ướt, Đối với vật tư dự ứng lực thấp : cáp, thép cường độ cao, neo cầu, khe co giãn, có giá trị cao lại nhanh rỉ nên phải bao bì cẩn thận, để nơi khô ráo, tránh nắng mưa; định kỳ phải kiểm tra, bảo dưỡng, lau dầu Đối với vật tư để trời : cát, sỏi, đá phải quy hoạch gọn gàng, kê cao, che đậy cẩn thận, hạn chế hư hỏng mát Nguyên vật liệu đối tượng lao động, yếu tố trình xây lắp thể dạng vật hóa – sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm xây lắp Trong doanh nghiệp xây lắp , kế hoạch thi công phụ thuộc nhiều vào việc cung cấp NVL có đầy đủ, kịp thời, chất lượng hay khơng ? nguyên vật liệu có chất liệu tốt, quy định tạo điều kiện cho sản xuất, thi công tiến hành thuận tiện, chất lượng sản phẩm cao có khả cạnh tranh thị trường Do đó, ngồi việc tn theo quy trình cơng nghệ phải ý tới chất lượng NVL, điều kiện đảm bảo cho q trình thi cơng tiến độ Việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm đồng nghĩa với việc tiết kiệm giảm chi phí NVL cách hợp lý, yếu tố định thành công công tác quản lý sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Xét mặt vật : NVL sở vật chất để hình thành nên sản phẩm Trong trình sản xuất tạo sản phẩm mới, tham gia vào chu kỳ sản xuất tiêu dùng tồn bộ, khơng giữ ngun hình thái vật chất ban đầu Xét mặt giá trị : Trong trình sản xuất giá trị NVL dịch chuyển toàn lần vào giá trị sản phẩm tạo Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Xét mặt vốn : NVL thành phần quan trọng vốn lưu động doanh nghiệp, đặc biệt với vốn dự trữ NVL Vì vậy, việc tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động tách rời việc dự trữ sử dụng NVL cách hợp lý , tiết kiệm có kế hoạch Do NVL có vị trí đặc biệt quan trọng doanh nghiệp xây lắp, xuất phát từ vị trí quan trọng NVL sản phẩm xây lắp điều kiện kinh tế thị trường nay, việc phấn đấu giảm chi phí NVL cách hợp lý có ý nghĩa trực tiếp đến hạ giá thành cơng trình tăng lợi nhuận 1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu Công ty Cổ Phần Thương mại Xây dựng 899 1.2.1 Chứng từ kế toán tài khoản sử dụng : 1.2.1.1 Chứng từ kế toán : Mọi tượng kinh tế xảy trình hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan đến việc nhập xuất NVL phải lập chứng từ kế tốn cách đầy đủ xác, kịp thời theo chế độ ghi chép ban đầu vật liệu ban hành Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết phải thực theo kho, loại nhóm, thẻ vật liệu phải tiến hành đồng thời kho phịng kế tốn sở chứng từ : - Phiếu nhập kho văn khác - Biên kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa - Hóa đơn GTGT Ngồi chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống theo quy định Nhà Nước doanh nghiệp sử dụng thêm chứng từ kế toán hướng dẫn : Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức Biên kiểm nghiệm vật tư Phiếu báo vật tư cuối kỳ Và chứng từ khác tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể loại doanh nghiệp thuộc lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đối với chứng từ kế toán thống bắt buộc phải kịp thời, đầy đủ quy định mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Mọi chứng từ kế tốn NVL phải tổ chức ln chuyển theo trình tự thời gian kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép tổng hợp kịp thời phận cá nhân liên quan 1.2.1.2 Tài khoản sử dụng : Hiện doanh nghiệp xây lắp áp dụng hệ thống TKKT ban hành kèm theo định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 Bộ tài chính, bao gồm 72 TK tổng hợp bảng CĐKT 8TK bảng cân đối Về bản, ký hiệu, tên gọi, nội dung TK quán với hệ thống TKKT áp dụng doanh nghiệp khác ban hành theo định số 1141TC/CĐKT ngày 01/11/1995 Bộ tài 1.2.2 Các phương pháp kế toán chi tiết : Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu nhiều phận tham gia Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày thực chủ yếu phận kho phịng kế tốn doanh nghiệp Trên sở chứng từ kế toán nhập, xuất vật liệu thủ kho kế toán vật liệu phải tiến hành hạch tốn kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày theo loại vật liệu Sự liên hệ phối hợp với việc ghi chép thẻ kho, việc kiểm tra đối chiếu số liệu kho phòng kế tốn hình thành nên phương pháp hạch tốn chi tiết vật liệu kho phịng kế tốn Hiện Cơng ty, phịng kế tốn thực theo phương pháp thẻ song song - Ở kho : Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày thủ kho tiến hành thẻ kho ghi số lượng Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp chứng từ tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho Cuối ngày tính số tồn kho ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi ( kế toán xuống kho nhận ) chứng từ xuất, nhập phân loại theo thứ vật liệu cho phịng kế tốn - Ở phịng kế tốn : Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo tiêu vật giá trị Về Chuyên đề thực tập tốt nghiệp bản, sổ (thẻ) kế tốn chi tiết vật liệu có kết cấu giống thẻ kho có thêm cột để ghi chép theo tiêu giá trị Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Ngồi để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ sổ chi tiết vào bảng Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo nhóm, loại vật liệu Có thể khái quát nội dung, trình tự kế tốn chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau : Thẻ kho (1) (1) (3) Chứng từ nhập (2) Sổ kế toán chi tiết Chứng từ xuất (2) (4) Bảng kê tổng hợp N – X - T Sơ đồ 1.1 : Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Ghi : : Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Với tư cách kiểm tra, đối chiếu trên, phương pháp thẻ song song có ưu điểm : ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát sai sót việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động số có loại vật liệu theo số liệu giá trị chúng Tuy nhiên theo phương pháp thẻ song song có nhược điểm lớn việc ghi chép ghi chép thủ kho phịng kế tốn cịn trùng lặp tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép lớn chủng loại vật tư nhiều tình hình nhập, xuất diễn thường xuyên hàng ngày Hơn việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, hạn chế chức kế toán Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1.2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu : Nguyên vật liệu TSLĐ thuộc nhóm hàng tồn kho doanh nghiệp Việc mở tài sản tổng hợp ghi chép sổ kế toán tùy thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ Tuy nhiên Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp KTTX : phương pháp ghi chép, phản ánh liên tục tình hình X – N – T kho loại vật liệu tài khoản sổ kế toán tổng hợp, vào chứng từ nhập, xuất hàng tồn kho mà phương pháp áp dụng cho loại hình doanh nghiệp 1.2.3.1 Tài khoản sử dụng : Sự biến động vật liệu doanh nghiệp sản xuất sau phản ánh chứng từ kế toán phản ánh trực tiếp vào tài khoản cấp một, cấp hai vật liệu Đây phương pháp kế toán phân loại vật liệu để phản ánh với Giám đốc cách thường xun, liên tục có hệ thống tình hình có biến động vật liệu, để tiến hành hạch toán kế toán sử dụng tài khoản : tài khoản 152 “ NVL ” tài khoản dùng để phản ánh số có tình hình tăng giảm loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Tài khoản 152 mở thành tài khoản cấp hai để kế toán chi tiết theo loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế yêu cầu kế toán giá trị doanh nghiệp, bao gồm : Tài khoản 1521 : Nguyên vật liệu Tài khoản 1522 : Nguyên vật liệu phụ Tài khoản 1523 : Nhiên liệu Tài khoản 1524 : Phụ tùng thay Tài khoản 1525 : Vật liệu thiết bị xây dựng Tài khoản 1528 : Vât liệu khác Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trong tài khoản cấp hai lại chi tiết thành tài khoản cấp ba, cấp bốn, tới nhóm, thứ vật liệu tùy thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản doanh nghiệp - TK 151 “ hàng mua đường ” – Tài khoản phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa mà doanh nghiệp mua, tốn chưa nhập kho hàng đường cuối tháng trước, tháng nhập kho - TK 152 “ Nguyên liệu vật liệu ” – Tài khoản phản ánh số ngun vật liệu có tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế ( hay giá thành thực tế ) Ngoài kế tốn cịn sử dụng tài khoản liên quan khác : TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 411, TK 128 1.2.3.2 Sơ đồ tổng hợp nhập xuất vật liệu : Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TK 151 (1) (11) (2) TK 627,641,642,241 (12) TK 333 TK 411,441 TK 621 TK 152 (3) (13) TK 154 TK 154 (4) (14) TK 3381 TK 138(1) (5) TK 128,222 (15) (6) (16) TK 412 TK 128,222 TK 412 (7) TK 111,112,331 TK 632,157 (17) (8a) (8b) TK 133 (10a) TK 621,627,641,642 (9a) (9b) Sơ đồ :Tổng hợp nhập - xuất vật liệu theo phương pháp KKTX 10 (10b) Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trong : (1) Nhập kho hàng đường tháng trước (2) Thuế nhập hàng NK ( Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế ) (3) Nhập vốn góp liên doanh, cổ phần cấp phát (4) Nhập kho vật liệu tự chế thuê ngồi gia cơng chế biến (5) Phát thừa kiểm kê, chờ xử lý (6) Nhận lại vốn góp liên doanh (7) Chênh lệch tăng đánh giá lại ( 8a) Nhập kho vật liệu mua gồm thuế GTGT (phương pháp tính thuế trực tiếp) (8b) Nhập kho vật liệu mua ngồi (phương pháp tính thuế khấu trừ) (9a) Mua vật liệu sử dụng vào sản xuất (phương pháp tính thuế khấu trừ ) (9b) Mua nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất gồm thuế GTGT (phương pháp tính thuế trực tiếp) (10a) Giảm giá hàng bán hàng bán bị trả lại (phương pháp khấu trừ thuế) (10b) Giảm giá hàng bán hàng bán bị trả lại (phương pháp tính thuế trực tiếp) (11) Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất kinh doanh (12) Xuất dùng cho quản lý phục vụ sản xuất (13) Xuất bán, gửi bán (14) Xuất tự chế th ngồi gia cơng chế biến (15) Phát thiếu kiểm kê, chờ xử lý (16) Xuất góp vốn kinh doanh (giá thỏa thuận) (17) Chênh lệch giảm giá đánh giá lại 11 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1.2.4 Tổ chức sổ kế toán : Sổ kế toán tờ số xây dựng theo mẫu định có liên quan chặt chẽ với nhau, sử dụng để ghi chép hệ thống hóa thơng tin hoạt động kinh tế tài sở số liệu chứng từ kế toán theo phương pháp kế toán nhằm cung cấp thơng tin có hệ thống phục vụ cơng tác lãnh đạo quản lý hoạt động tài đơn vị Sổ kế toán phải xây dựng theo nguyên tắc định , phải có kết cấu khoa học, hợp lý đảm bảo đầy đủ yếu tố quy định ngày, tháng ghi sổ số tiền ghi rõ đảm bảo việc nhận biết thông tin phục vụ công tác lãnh đạo quản lý hoạt động đơn vị Sổ kế toán chi tiết loại sổ kế toán sử dụng để ghi hoạt động kinh tế tài cách chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể đơn vị Sổ kế toán tổng hợp loại sổ kế toán sử dụng để ghi chép hoạt động kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán dạng tổng quát phản ánh tài khoản tổng hợp Hiện Công ty áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung, nhiên có số vận dụng mẫu sổ phù hợp với thực tế phát huy tốt chức kế tốn Hình thức kế tốn Nhật ký chung hình thức phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào gọi Nhật ký chung Sau vào nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào sổ Mỗi bút toán phản ánh sổ nhật ký chuyển vào sổ cho tài khoản có liên quan Đối với đối tượng có nghiệp vụ phát sinh nhiều để đơn giản giảm bớt khối lượng ghi sổ kế tốn mở sổ nhật ký chuyên dùng để ghi chép nghiệp vụ liên quan Định kỳ cuối tháng tùy thuộc khối lượng nghiệp vụ tổng hợp sổ nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào sổ TK liên quan loại trừ số trùng lặp nghiệp vụ ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký chuyên dùng Sổ sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh niên độ kế toán Mỗi tài khoản mở trang sổ riêng, sổ mở cho bên nợ, có TK, cuối kỳ khóa sổ lấy số liệu lập bảng CĐTK Sau đối chiếu số liệu gữa sổ sách tiến hành lập báo 12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp cáo tài Ngồi kế tốn sử dụng thêm số sổ chi tiết hình thức kế tốn khác (3) Chứng từ gốc (3) (2) Sổ nhật ký đực biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết (1) (4) (2) Sổ (6) Bảng tổng hợp chi tiết (5) Bảng cân đối số phát (7) sinh Báo cáo kế toán Sơ đồ : Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung Ghi : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Giới thiệu chung phần mềm kế tốn mà cơng ty sử dụng : Về việc thực cơng tác kế tốn kỹ thuật hạch toán, ghi chép chuyển sổ sổ kế tốn phục vụ cho cơng tác hạch tốn, tập hợp chi phí, tính giá thành thực tế khối lượng thi cơng hồn thành sở phần mềm kế tốn Afsys 5.c mơ theo sơ đồ sau : 13 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chứng từ gốc Nhập liệu Ghi thẳng vào sổ chi tiết TK liên quan, sổ chi phí,bảng kê Máy vi tính Mã đối tượng kế tốn Nội dung nghiệp vụ Tổng hợp số liệu ghi vào sổ cái, Nhật ký chung Máy tự động kết chuyển dư nợ, dư có TK bị kết chuyển sang TK kết chuyển, phản ánh theo mẫu có sẵn in báo cáo, sổ kế toán cần thiết Sơ đồ : Sơ đồ luân chuyển chứng từ phần mềm kế tốn Afsys 5.c Quy trình xử lý hệ thống hóa thơng tin kế tốn máy vi tính hiểu sau : Thơng tin đầu vào : Hằng ngày định kỳ kế toán vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ghi chép chứng từ gốc cập nhật liệu vào máy theo đối tượng mã hóa, cài đặt phần mềm : hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, danh mục vật tư, danh mục khách hàng quan hệ đối ứng tài khoản máy tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo đối tượng tự động tổng hợp ghi vào sổ tài khoản có mặt định khoản, bảng kê liên quan Phần mềm tự động thực toán tử đơn giản : cộng, trừ xác định số phát sinh, số dư tài khoản Đối với nghiệp vụ kết chuyển cần thiết ( kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn ) với chương trình Afsys 5.c làm tự động qua bút toán kết chuyển cài đặt chương trình mà người sử dụng lựa chọn Khi người sử dụng lựa chọn bút toán kết chuyển máy tự động kết chuyển toàn giá trị dư nợ, dư có thời tài khoản kết chuyển sang bên có, bên nợ tài khoản nhận kết chuyển 14 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Thơng tin đầu : Kế tốn in lúc sổ chi tiết sổ tài khoản sau thông tin từ nghiệp vụ cập nhật vào máy Các sổ, báo cáo kết bút toán kết chuyển tự động Nhờ sử dụng phần mềm với khả tổng hợp tự động máy mà hai phận kế toán chi tiết kế toán tổng hợp thực đồng thời Kế tốn khơng phải cộng dồn, ghi chép chuyển sổ theo kiểu thủ công Do thơng tin sổ tài khoản ghi chép thường xuyên sở cộng dồn từ nghiệp vụ cập nhật cách tự động máy Kế tốn khơng phải thiết đến cuối kỳ (tháng, quý) có sổ Tuy nhiên doanh nghiệp lập sổ theo tháng, quý để phù hợp với quy chế quản lý tài Theo quy định tài mẫu sổ kế tốn, bảng kê mở theo hình thức nhật ký chung mà Cơng ty áp dụng mã hóa máy ghi sổ theo nguyên tắc ghi sổ Ngoài loại sổ sách, bảng biểu theo quy định phần mềm kế tốn Afsys 5.c cịn cho phép kế tốn sử dụng thơng tin bảng biểu theo mẫu riêng : Bảng kê chứng từ nhập, xuất dể phục vụ cho công tác công ty 1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu Công ty Cổ Phần Thương mại Xây dựng 899 Quản lý NVL công tác thiếu quản lý SXKD doanh nghiệp xây lắp Nó tất yếu khách quan sản xuất xã hội Tuy nhiên, trình độ sản xuất khác nên phạm vi, mức độ phương pháp quản lý khác Vì vậy, cơng tác quản lý NVL địi hỏi ngày phải hồn thiện Đó yêu cầu phương thức kinh doanh kinh tế thị trường nhằm tới hao phí vật tư lại mang nhiều hiệu kinh doanh cao Công tác quản lý NVL quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, dự trữ sử dụng Ở khâu thu mua : Vật liệu tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh , thường xuyên biến động, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho q trình sản xuất kinh doanh, thi cơng, chế tạo sản phẩm nhu cầu khác doanh nghiệp, khâu đòi hỏi quản lý khối lượng, quy cách, chủng loại giá hợp lý 15 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ở khâu bảo quản : Cần phải bảo quản theo quy định, theo tính chất lý hóa cơng dụng vật tư Tổ chức tốt kho hàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện cân đo, thực chế độ bảo quản với loại vật liệu, tránh hư hỏng, mát, hao hụt, đảm bảo an toàn yêu cầu quản lý NVL Ở khâu dự trữ : Để q trình thi cơng cơng trình tiến hành liên tục phải quản lý tốt khâu này, dự trữ vật liệu hợp lý tức không để khối lượng NVL lượng cần thiết tối thiểu gây ứ đọng vốn, tốn diện tích kho Ngược lại khơng để tình trạng thiếu NVL gián đoạn thi cơng Nhất doanh nghiệp xây lắp thi công theo hợp đồng vấn đề cần quan tâm đặc biệt Ở khâu sử dụng : Doanh nghiệp phải sử dụng định mức tiêu hao NVL tương đối xác chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trình giá thành sản phẩm Cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng vật liệu trình hoạt động SXKD Bởi vậy, sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm yêu cầu công tác quản lý vật liệu doanh nghiệp xây lắp Công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, dự trữ, sử dụng nội dung quan trọng công tác quản lý tài sản doanh nghiệp Để tiến hành thi công xây dựng nhiều coogn trình khác nhau, đáp ứng nhu cầu thị trường Công ty phải sử dụng khối lượng NVL lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, loại vật liệu có vai trị, tính lý hóa riêng Muốn quản lý tốt hạch tốn xác vật liệu phải tiến hành phân loại vật liệu cách khoa học, hợp lý Tại Công ty CP Đầu tư xây dựng GTVT tiến hành phân loại vật liệu Song việc phân loại vật liệu để thuận tiện đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản NVL kho Nhưng cơng tác hạch tốn sử dụng mã vật tư nên đơn vị không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh loại vật liệu mà Công ty xây dựng, thứ vật tư mã riêng, quy định lần bảng mã vật tư máy tính chữ đầu vật liệu Vì tất loại vật liệu sử dụng hạch toán tài khoản 152 “nguyên vật liệu ” Cụ thể Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng 899 sử dụng mã vật tư sau : 16 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CV : Cát vàng BD : Bột đá ND : Nhựa đường DA 1x2 : Đá 1x2 * Đối với vật liệu Công ty phân loại sau : + NVL khơng phân loại thành NVL chính, NVL phụ mà coi chúng vật liệu : “ Là đối tượng lao động chủ yếu Công ty, sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng bản” Nó bao gồm hầu hết loại vật liệu mà công ty sử dụng : Nhựa đường, xi măng, sắt, thép, gạch, vôi ve, đá, gỗ, Trong loại chia thành nhiều nhóm khác : xi măng trắng, xi măng P300, xi măng P400, thép  6, thép 10, thép 20 thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng + Nhiên liệu : Là moại vật liệu sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho loại máy móc, xe cộ xăng, dầu Diezen, dầu marut + Phụ tùng thay : Là chi tiết phụ tùng loại máy móc thiết bị mà Công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay loại máy móc thiết bị thi cơng : động cơ, lõi lọc, chiết áp phụ tùng thay ôtô : mũi khoan, săm lốp ôtô + Phế liệu thu hồi : bao gồm đoạn thừa thép, tre, gỗ không dùng nữa, vỏ bao xi măng Cơng ty có kho công ty chuyên cung cấp dầu phụ tùng thay cho xe công trường Xưởng sửa chữa Công ty sửa chữa, bảo dưỡng cơng trình kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi cơng xây dựng Vì vậy, kho bảo quản phải khơ ráo, tránh xy hóa vật liệu kho chứa chủng loại vật tư giống khác Riêng loại cát, sỏi, đá vôi đưa thẳng tới cơng trình Cơng ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trình vận chuyển bảo quản dựa kế hoạch sản xuất phòng kinh tế kế hoạch vật tư đề Để phục vụ cho yêu cầu cơng tác hạch tốn quản lý NVL, Công ty phân loại NVL cách khoa học công ty chưa lập sổ danh điểm loại vật liệu công ty sử dụng chữ đầu tên vật liệu Yêu cầu thủ kho kiến thức ghi chép ban đầu, 17 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp phải hiểu biết định loại NVL ngành xây dựng để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép xác việc nhập, xuất bảo quản NVL kho CHƯƠNG THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG 899 2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty Cổ Phần Thương mại Xây dựng 899 2.1.1 Thủ tục nhập kho : Trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua : Căn phương pháp tổ chức thi công, thiết kế khối lượng thi công, tiến độ thi công, đội phải làm giấy đề nghị xin lĩnh vật tư Đội trưởng ký giấy đề nghị sau trưởng ban cơng trình xác nhận gửi cho Giám đốc phê duyệt Sau Giám đốc ký gửi lên cho phịng vật liệu, phòng vật tư cử cán mua sắm Khi đến Công ty hay kho đơn vị thi công ( xuất thẳng không qua kho ) có bảo vệ xác nhận thủ kho ký xác nhận vào mặt sau tờ hóa đơn kho nhận hàng, đồng thời gửi hóa đơn cho cho phòng vật tư để lập phiếu nhập kho Khi nhập kho, thủ kho kiểm tra chủng loại, số lượng , số lượng ghi hóa đơn cho tiến hành nhập kho ghi vào sổ thực nhập sau ký xác nhận vào phiếu nhập kho Đối với mặt hàng có nhiều chi tiết nhỏ dễ mát, dễ vỡ, dễ hỏng, khó bảo quản hàng nhập kho phải lập biên giao nhận hàng làm sở ràng buộc gữa bên giao bên nhận Phiếu nhập kho lập thành ba liên : - Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc phòng vật tư - Liên 2: Do thủ kho giữ gửi lên cho phịng kế tốn - Liên 3: Cho cán mua sắm kèm theo với hóa đơn GTGT Thủ tục nhập kho thực theo sơ đồ sau : 18 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hóa đơn Vật liệu Phòng kinh doanh Phiếu nhập kho Nhập kho Phịng kế tốn Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ thủ tục nhập kho vật liệu Căn vào từ chứng từ gốc hóa đơn, phiếu nhập kho, biên kiểm nghiệm ( có ), kế toán vật liệu ghi chứng từ vào bảng kê nhập vật liệu theo tháng Ví dụ : Ngày 04/03/2010 Cơng ty Cổ phần Thương mại Xây dựng 899 có mua Công ty CP Sivico loại vật tư Sơn trải đường Bi phản quang Khi vật tư kho, cán vật tư ban huy công trường thủ kho tiến hành kiểm tra chất lượng, chủng loại quy cách vật tư Khi số vật tư đảm bảo chất lượng, chủng loại cần phải có biên xác nhận khối lượng vật tư biên xác nhận giá trị vật tư Có biên giúp cho ban huy cơng trình nắm rõ số lượng vật tư theo yêu cầu đủ hay chưa, giúp thủ kho theo dõi đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp Từ làm để lập bảng tổng hợp giá trị tốn cịn giúp cho số phịng tốn lượng vật tư 19 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bảng 2.1: Mẫu biên xác nhận khối lượng vật tư (trang bên) CƠNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÂY DỰNG GTVT Độc lập- Tự – Hạnh phúc Số: 10/ KD -***** Hà Nội, ngày 04 tháng 03 năm 2010 BIÊN BẢN XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG VẬT TƯ Căn hợp đồng kinh tế số: 504/HĐKT ngày 29 tháng 02 năm 2010 ký Công ty CP Sivico Công ty CP Thương mại Xây dựng 899 Hôm nay, ngày 04 tháng 03 năm 2010, chúng tơi gồm có: Bên A: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ & XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI Người đại diện: - Ông: Lê Vĩnh Tường Chức vụ: Trưởng phòng kinh tế kế hoạch - Ông: Nguyễn Trường Lâm Chức vụ: Cán kỹ thuật Bên B: CÔNG TY CP SIVICO Người đại diện: - Ông: Đặng Phú Quốc Chức vụ: Giám đốc Hai bên xác định khối lượng vật tư sau: Stt Ngày nhập Chủng loại Đơn vị Khối Ghi lượng 04/03/2010 Sơn trải đường Kg 5.000 04/03/2010 Bi phản quang Kg 500 Biên lập thành 04 có giá trị pháp lý Bên A giữ 02 bản, bên B giữ 02 ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊNB Cùng với biên xác nhận khối lượng vật tư biên xác nhận giá trị vật tư hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ thiếu để làm lập phiếu nhập kho 20 ... ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG 899 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty Cổ Phần Thương mại Xây dựng 899 Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng. .. Cổ phầnThương mại Xây dựng 899 Chương : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu Công ty CP Thương mại Xây dựng 899 Chương : Hồn thiện kế tốn ngun vật liệu Công ty CP Thương mại Xây dựng 899 Tuy nhiên... ngành xây dựng để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép xác việc nhập, xuất bảo quản NVL kho CHƯƠNG THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG 899 2.1 Kế toán