Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần giống cây trồng và vật nuôi thừa thiên huế

- ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ́ nh tê ́H uê KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH ho ̣c Ki KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC ại HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG Đ – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG Tr ươ ̀ng VÀ VẬT NUÔI THỪA THIÊN HUẾ TRẦN THỊ NGỌC THÚY KHÓA HỌC: 2018 – 2022 - ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ́ nh tê ́H uê KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH ho ̣c Ki KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG ại – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG ̀ng Đ VÀ VẬT NUÔI THỪA THIÊN HUẾ ươ Sinh viên thực hiện: Trần Thị Ngọc Thúy Giảng viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Tr Ngành: Kiểm toán Lớp: K52 Kiểm toán HUẾ, THÁNG 01, NĂM 2022 - LỜI CÁM ƠN Được đồng ý Trường Đại học Kinh tế Huế, khoa Kế toán –Tài với giúp đỡ nhiệt tình cô Nguyễn Ngọc Thủy, cho phép công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế, em hoàn thành ́ uê tốt đợt thực tập cuối khóa Để hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp, em xin chân thành cảm ơn trường ́H quý thầy cô trường Đại học Kinh tế Huế, đặc biệt cô Nguyễn Ngọc Thủy tận tình hướng dẫn, góp ý cho em thời gian qua Bên cạnh đó, em cảm ơn tê cô, chú, anh, chị làm việc công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi nh Thừa Thiên Huế tạo điều kiện cho em tìm hiểu công việc thực tế hỗ trợ em suốt trình em thực đề tài tốt nghiệp Ki Mặc dù cố gắng để hồn thành khóa luận mong đợi, song kiến thức hạn chế hạn chế mặt thời gian điều kiện thực tập ̣c giai đoạn cịn khó khăn, nên khóa luận em khơng thể tránh khỏi ho sai sót Vì vậy, em mong nhận ý kiến góp ý quý thầy cô Tr ươ ̀ng Đ ại để khóa luận hồn thiện - TĨM TẮT KHĨA LUẬN Đề tài: “Hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế” thực nhằm hệ thống hóa sở lý luận hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu ́ uê tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế ́H Khóa luận gồm có phần chính: Phần I: Đặt vấn đề tê Nội dung chương chủ yếu trình bày tính cấp thiết, ý nghĩa đề tài, mục tiêu nghiên cứu, đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài, phương pháp nh nghiên cứu kết cấu khóa luận tốt nghiệp Ki Phần II: Nội dung kết nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp ̣c Nội dung chương khái quát hệ thống kiểm soát nội ho doanh nghiệp khái quát chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền ại Cơng ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Đ Nội dung chương bao gồm phần giới thiệu tổng quan Công ty giới thiệu hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty ̀ng Chương 3: Một số giải pháp góp phần hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội ươ chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Tr Nội dung chương gồm: Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty đưa số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Phần III: Kết luận kiến nghị Nội dung chủ yếu phần đánh giá tổng quát mục tiêu đạt rút hạn chế đề tài, từ đưa kiến nghị, hướng nghiên cứu đề xuất cho đề tài - MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT i DANH MỤC BẢNG ii ́ uê DANH MỤC BIỂU ii DANH MỤC SƠ ĐỒ ii ́H DANH MỤC LƯU ĐỒ ii PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ .1 tê Tính cấp thiết, ý nghĩa đề tài Mục tiêu nghiên cứu cụ thể nh Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Ki Phương pháp nghiên cứu đề tài Kết cấu khóa luận tốt nghiệp ̣c PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .4 ho CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP .4 1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp ại 1.1.1 Định nghĩa hệ thống KSNB Đ 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 1.1.3 Vai trò hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp ̀ng 1.1.4 Các phận hình thành hệ thống kiểm soát nội ươ 1.1.4.1 Mơi trường kiểm sốt (Control Environment) 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro (Risk Assessment) 10 Tr 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát (Control Activities) 10 1.1.4.4 Thông tin truyền thông (Information and Communication) .11 1.1.4.5 Giám sát (Monitoring) .12 1.1.5 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 12 1.2 Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp 12 1.2.1 Mô tả chu trình bán hàng – thu tiền 12 1.2.2 Mục tiêu chu trình bán hàng – thu tiền 14 - 1.2.3 Những sai sót rủi ro xảy chu trình bán hàng – thu tiền 14 1.3 Kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp .15 1.3.1 Sự cần thiết lợi ích kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền 15 1.3.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền 15 1.3.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu chu trình bán hàng – thu tiền .16 ́ ́H uê CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG VÀ VẬT NUÔI THỪA THIÊN HUẾ .19 tê 2.1 Giới thiệu tổng quan Công ty Cổ Phần Giống Cây Trồng Và Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 19 2.1.1 Thông tin chung công ty 19 nh 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển 20 2.1.3 Sứ mệnh chiến lược công ty 21 Ki 2.1.4 Cơ cấu tổ chức Công ty 22 2.1.5 Chế độ kế toán áp dụng Cơng ty sách kế tốn chủ yếu 24 ho ̣c 2.2 Hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cổ Phần Giống Cây Trồng & Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 41 2.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cổ Phần Giống Cây ại Trồng & Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 41 Đ 2.2.1.1 Mô tả hoạt động chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty .41 ̀ng 2.2.1.2 Ví dụ nghiệp vụ chu trình bán hàng – thu tiền Công ty 46 ươ 2.2.2 Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Giống Cây Trồng & Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 52 Tr 2.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt .52 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 54 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 55 2.2.2.4 Thông tin truyền thông 61 2.2.2.5 Giám sát 61 - CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG VÀ VẬT NUÔI THỪA THIÊN HUẾ .63 3.1 Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 63 3.1.1 Về mơi trường kiểm sốt .63 ́ uê 3.1.2 Đánh giá rủi ro 64 3.1.3 Hoạt động kiểm soát .64 ́H 3.1.4 Thông tin truyền thông .65 tê 3.1.5 Giám sát 65 nh 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cổ phẩn Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 66 Ki PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .68 Kết luận .68 ̣c Kiến nghị 68 ho Hướng nghiên cứu đề xuất 68 Tr ươ ̀ng Đ ại DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 - BCTC Báo cáo tài CTCP Cơng ty Cổ phần DN Doanh nghiệp ĐĐH Đơn đặt hàng GTGT Giá trị gia tăng HĐQT Hội đồng quản trị HTK Hàng tồn kho KSNB Kiểm soát nội KTBH Kế toán bán hàng KH nh tê ́H ́ Biên giao hàng uê BBGH Ki DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Khách hàng Nông nghiệp Phát triển nông thôn ̣c NN & PTNT Phiếu xuất kho ho PXK TNDN Thu nhập doanh nghiệp Tài sản cố định Tr ươ ̀ng Đ TSCĐ Trách nhiệm hữu hạn ại TNHH i - DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Tình hình cấu tài sản – nguồn vốn Công ty năm từ năm 2018 đến năm 2020 phân tích theo chiều ngang .36 Bảng 2.2: Tình hình cấu tài sản – nguồn vốn Công ty năm từ năm 2018 đến năm 2020 phân tích theo chiều dọc 38 ́ uê Bảng 2.3: Tình hình kết hoạt động kinh doanh Công ty năm từ năm ́H 2018 đến năm 2020 39 tê DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1: Mẫu đơn đặt hàng Công ty 47 nh Biểu 2.2: Mẫu phiếu xuất kho Công ty .48 Biểu 2.3: Biên bàn giao hàng hóa Cơng ty khách hàng 49 Ki Biểu 2.4: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng chuyển đổi từ hóa đơn điện tử 50 Biểu 2.5: Mẫu phiếu thu Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa ho ̣c Thiên Huế 51 ại DANH MỤC SƠ ĐỒ Đ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức máy Công ty 22 ̀ng Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn Công ty .23 DANH MỤC LƯU ĐỒ ươ Lưu đồ 2.1: Giai đoạn xử lý đơn đặt hàng 41 Lưu đồ 2.2: Giai đoạn xuất kho giao hàng hóa 43 Tr Lưu đồ 2.3: Giai đoạn lập hóa đơn thu tiền khách hàng (đối với khách trả tiền ngay) 44 ii - PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ Tính cấp thiết, ý nghĩa đề tài Hệ thống KSNB coi tảng doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp hoạt động cách hiệu đạt mục tiêu mong đợi, ́ định mặt tích cực hạn chế doanh nghiệp giúp chủ doanh nghiệp kiểm sốt tình hình hoạt động doanh nghiệp, nhận ́H Bên cạnh hệ thống KSNB nhân tố quan trọng để giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, doanh nghiệp có thành cơng hay khơng, tê phần dựa vào hệ thống hoạt động có hiệu khơng nh Cơng ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế công ty kinh doanh chuyên giống trồng giống vật nuôi, đặc biệt giống lúa, Ki liên quan đến lương thực, thực phẩm Vì có lợi mặt thị trường, nên công ty thường thu lợi nhuận lớn từ việc kinh doanh sản phẩm lúa Do đó, q ̣c trình bán hàng – thu tiền khâu quan trọng công ty ho Hằng ngày, nghiệp vụ phát sinh liên tục làm xuất sai sót, rủi ro gian lận khơng đáng có Vì vậy, cơng ty cần xây dựng hệ thống ại KSNB chặt chẽ để giúp cho nhà quản lý thực mục tiêu đề ra, Đ trì hoạt động kinh doanh công ty Nhận thức tầm quan trọng vấn đề này, em chọn đề tài “Hệ thống ̀ng kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế” để làm đề tài nghiên cứu đợt thực tập tốt ươ nghiệp Việc thực tập đề tài giúp cơng ty đánh giá lại cơng tác quản lý từ cải thiện hiệu kinh doanh thời gian tới Bên cạnh đó, cịn cung Tr cấp cho em kiến thức thực tế hệ thống KSNB doanh nghiệp Mục tiêu nghiên cứu cụ thể Mục tiêu chung: Tìm hiểu, nghiên cứu hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Mục tiêu cụ thể bao gồm: - Phân chia trách nhiệm đầy đủ Các phận Công ty phân công rõ ràng, minh bạch tránh kiêm nhiệm chức Mỗi phòng ban nắm nhóm chức định Trong chu trình bán hàng, phận hành – kinh doanh phận nhận ́ uê việc tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng khách hàng Tiếp đến phận kế toán nơi tiến hành việc lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng, đồng thời tiến ́H hành cập nhật đơn đặt hàng khách hàng phần mềm Công ty Bộ phận kho nơi chịu trách nhiệm lập phiếu xuất kho, giao hàng cho khách hàng tê lập hợp đồng giao nhận chứng từ liên quan đến việc giao xuất nh hàng hóa Trong chu trình thu tiền, phận kế tốn đóng vai trò lập phiếu thu, Ki khách hàng trả tiền sau kế tốn bán hàng phải cập nhật khoản nợ đầy đủ phần mềm Pro Accounting theo dõi khoản nợ, nhắc khách trả hạn ho ̣c Tuy nhiên số lượng kế tốn Cơng ty giới hạn người nên kế toán bán hàng kiêm nhiệm vụ thu tiền ghi sổ kế tốn, cập nhật thơng tin đơn ại hàng lên phần mềm kế tốn Cơng ty phân tách chức nhận đơn hàng chức phê duyệt đơn Đ hàng riêng để tránh gian lận xảy ra, thường kiêm nhiệm, đơn hàng ̀ng mua trả sau không đủ điều kiện phê duyệt để tăng doanh số bán hàng hệ lụy khách hàng không đủ khả trả tiền, làm thâm hụt nguồn Tr ươ tài sản Cơng ty 56 - Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin nghiệp vụ Phần mềm kế tốn mà Cơng ty sử dụng phần mềm Pro Accounting, Công ty triển khai sử dụng cho toàn nhân viên phân hành truy cập rõ ràng Khi nhân viên truy cập vào phần mềm phải có mật riêng định Mỗi máy tính Cơng ty cài sẵn dùng mạng nội ́ uê suốt trình làm việc để hạn chế gian lận xảy ́H Toàn liệu sau nhập vào phần mềm lưu để tránh rủi ro làm liệu Công ty tê Đối với nghiệp vụ chu trình bán hàng – thu tiền, nghiệp vụ xảy nh cần có phê duyệt từ cấp Ví dụ xử lý đơn hàng trả sau, trưởng phận kinh doanh người trực tiếp phê duyệt đơn hàng xác nhận đơn Ki hàng đủ điều kiện mua không Phê chuẩn đắn công cụ đắc lực để hạn chế gian lận chu trình bán hàng – thu tiền ̣c + Phê chuẩn chung: Công ty ban hành sách chung cho tồn đơn vị, ho nhân viên vào sách để xét duyệt nghiệp vụ giới hạn mà sách nêu Như Cơng ty quy định hạn mức tín dụng khách mua Đ khách hàng ại hàng Cơng ty, sách hàng tồn kho đảm bảo yêu cầu để bán cho ̀ng + Phê chuẩn cụ thể: trường hợp mà nhà quản lý xét duyệt riêng cho nghiệp vụ Đối với nghiệp vụ thu tiền, chia hai hình thức thu thu ươ tiền mặt thu tiền gửi ngân hàng, phiếu thu phải cấp kế Tr toán trưởng giám đốc phê chuẩn trước giảm trừ khoản phải thu Kiểm soát chứng từ sổ sách Đối với hệ thống chứng từ sổ sách: Chứng từ lưu trữ sổ sách phần mềm kế toán, để dễ dàng đối soát Sau nghiệp vụ bán hàng – thu tiền diễn ra, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, biên giao nhận hàng, phiếu thu, … lưu thành tập, theo nghiệp vụ đánh dấu liên tục phòng bị đánh Đối với chứng từ phiếu thu Công ty lập riêng đáp 57 - ứng đủ yêu cầu Bộ tài Sau đánh dấu chứng từ kế tốn bán hàng lưu trữ chứng từ nơi khơ ráo, bảo quản tốt, sổ sách sổ cái, sổ chi tiết phải cất giữ cẩn thận Các hóa đơn, chứng từ lưu thành nhiều liên, giao cho phận liên quan nắm giữ Các chứng từ hóa đơn sau phát hành thời điểm ́ uê diễn nghiệp vụ phải có chữ ký nhà quản lý nhân viên có vai trị quan ́H trọng nghiệp vụ Cụ thể, chứng từ hóa đơn phát hành ngang thời điểm diễn tê nghiệp vụ phải đánh số thứ tự liên tục, có chữ ký nhà quản lý nhân viên có liên quan đến nghiệp vụ Ví dụ lúc ghi phiếu thu, phiếu thu phải nh có chữ ký Tổng Giám Đốc (ơng Đặng Văn Chung), Kế tốn trưởng (bà Thái Thị Ki Thanh Thanh), người lập phiếu (Đỗ Thị Khánh Hịa – kế tốn bán hàng) người nộp tiền Ở Cơng ty, Kế tốn trưởng kiêm Thủ quỹ ho ̣c Kiểm soát vật chất Đối với tài sản tiền mặt, Kế toán trưởng (bà Thái Thị Thanh Thanh) kiêm Thủ quỹ cơng ty, có nhiệm vụ cất giữ tiền mặt Công ty, tiền phải ại cất két sắt gửi ngân hàng Đ Đối với tài sản cơng cụ dụng cụ, hàng hóa giao cho phận kho, kế toán ̀ng kho, kế toán bán hàng quản lý, thường xuyên định kỳ đối chiếu sổ sách với tài sản có thực tế, đảm bảo không bị hao hụt tài sản Trong kho cần có camera để ươ theo dõi hoạt động xuất, nhập kho Công ty treo bảng “Không phận miễn vào” người khơng có vai trị liên quan đến xuất, nhập hàng hóa Tr kho, để dễ dàng quản lý phân công nhiệm vụ rõ ràng phận với Kiểm soát độc lập việc thực Là việc kiểm tra tiến hành cá nhân phận khác với cá nhân phận thực nghiệp vụ Mục đích thủ tục giảm nhân viên kiểm tra có mối quan hệ độc lập với người thực nghiệp vụ 58 - b Thủ tục kiểm soát giai đoạn Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Đối với chu trình bán hàng: ́ uê - Giai đoạn tiếp nhận xử lý đơn hàng: + Công ty bán theo giá niêm yết nên khách có nhu cầu mua hàng, kế toán ́H bán hàng cần gửi bảng giá cho khách hàng tham khảo, khách hàng lớn, cần tê làm hợp đồng có tính chiết khấu bán hàng + Kế toán bán hàng cần kiểm tra tập tin khách hàng cẩn thận, phải xem xét nh khách hàng có thực tồn khơng để tránh nhận đơn hàng ảo Có thể gọi điện Ki để trao đổi rõ ràng phía khách hàng, cập nhật thông tin khách hàng kịp thời + Kiểm tra tập tin hàng tồn kho để xác định số lượng có đủ khả cung ứng ̣c cho khách hàng hay khơng ho + Phịng kinh doanh có nhiệm vụ phê duyệt đơn đặt hàng khách, khách hàng khách hàng có nhu cầu mua trả sau, dựa vào quy định ại bán chịu Công ty, nhiên phải linh hoạt trường hợp Đ - Giai đoạn lập hóa đơn: ̀ng + Khi lập hóa đơn, kế tốn cần phải đối chiếu đơn đặt hàng hóa đơn, tránh ghi nhầm ghi sai thơng tin hóa đơn ươ + Các hóa đơn lập phải có chữ ký xác nhận bên liên quan Tr đánh số theo thứ tự + Các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ phải cập nhật phần mềm liên tục ngày + Chứng từ sau lập cần lưu trữ cẩn thận - Giai đoạn xuất hàng giao hàng hóa 59 - + Phải có phiếu xuất kho đối chiếu với hóa đơn bán hàng đơn đặt hàng khách hàng, hàng xuất kho + Phiếu xuất kho xét duyệt lưu trữ theo số thứ tự + Cần lập biên giao nhận hàng hóa, giao hàng cho khách, khách ký ́ uê vào xác nhận dòng chữ “Đã nhận đủ hàng” + Không kiêm nhiệm chức năng: duyệt đơn xuất kho, thủ kho giao hàng ́H Đối với chu trình thu tiền: tê + Sau nhận tiền toán khách hàng, kế toán cần phải lập phiếu thu rõ ràng, có chữ ký Giám đốc, Thủ quỹ, người nhận khách hàng, nhằm xác nh minh nghiệp vụ diễn Sau đó, phiếu thu đánh số thứ tự lưu giữ cẩn thận Hằng ngày, kế toán bán hàng phải tổng hợp lại số tiền thu Ki ngày đối chiếu với phiếu thu ngày sổ ̣c Cơng ty khuyến khích khách hàng toán qua ngân hàng, hạn chế tối ho đa việc sai phạm chu trình thu tiền + Đối với khách hàng trả tiền sau: kế toán bán hàng thường xun theo dõi ại tình hình cơng nợ để nhắc nhở khách hàng thường xuyên Cụ thể định kì Đ tháng, tháng, tháng năm, kế toán bán hàng thường xuyên liên lạc với khách hàng, thông qua email gọi điện trực tiếp làm biên đối chiếu công nợ xác ̀ng nhận với khách hàng Đối với khách hàng có số dư nợ lớn phải tập ươ trung theo dõi thường xuyên, hạn chế tình trạng nợ hạn, thâm hụt nguồn tài sản Công ty Sau khách hàng trả số tiền nợ, kế toán bán hàng cần lập phiếu Tr thu tiến hành giảm nợ cho khách hàng Thẩm định xóa số khoản phải thu khơng thu được: Đối với trường hợp khoản phải thu Công ty không thu tiền số lý khơng thể giải phải thẩm định sau cần chuyển thành nợ khó địi xóa sổ khoản 60 - 2.2.2.4 Thông tin truyền thông Về thông tin bên Nhờ vào phần mềm kế tốn, nhân viên kế tốn kiểm sốt xác hoạt động bán hàng – thu tiền Cơng ty dễ dàng cập nhật thông tin ́ uê khách hàng Cơng ty tạo nhóm liên lạc nhân viên lãnh đạo qua ứng dụng ́H zalo, facebook, nhằm cung cấp thông tin Công ty, cập nhật thông báo giá bán sản phẩm, đơn hàng đặc biệt Mỗi phịng ban Cơng ty tạo tê nhóm riêng để bàn thay đổi q trình làm việc Khi có thay đổi, nh phận kế toán phận kinh doanh hay phận kho liên hệ với để điều chỉnh kịp thời, hạn chế sai sót làm cho phận có mối ̣c Về thơng tin bên ngồi Ki liên kết với ho Mặc dù cơng ty có đăng ký website, nhiên tin tức cập nhật Các thơng tin Cơng ty truyền ngồi dạng Báo cáo tài cho ại khách hàng, đối tác liên lạc qua gmail liên lạc trực tiếp với phận kinh Đ doanh Cơng ty Các thơng tin bên ngồi Cơng ty tìm số điện thoại ̀ng gmail thức Cơng ty, khách hàng muốn tham khảo thêm thơng tin ươ gọi điện gửi gmail trực tiếp cho Công ty 2.2.2.5 Giám sát Tr Về giám sát thường xuyên Các phòng ban thường xuyên báo cáo tình hình bán hàng, doanh thu cho Ban giám đốc để từ Cơng ty nắm bắt góp ý thêm, mục đích thúc đẩy doanh thu bán hàng Công ty Về giám sát định kỳ 61 - Việc kiểm soát định kỳ kiểm tra BCTC, sổ cái, số chi tiết diễn hàng quý, tháng năm để từ phát hiện, ngăn chặn xử lý sai phạm cách kịp thời Đồng thời BCTC năm Công ty cơng ty TNHH Kiểm tốn kế tốn AAC thực nhằm đảm bảo tính xác, trung thực khách quan ́ uê cho nhà đầu tư , cổ đông công ty thành phần cần thơng tin Tr ươ ̀ng Đ ại ho ̣c Ki nh tê ́H xác công ty (như quan thuế, nhà đầu tư ) 62 - CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG VÀ VẬT NUÔI THỪA THIÊN HUẾ ́ uê 3.1 Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế ́H 3.1.1 Về mơi trường kiểm sốt tê a Ưu điểm Nguồn lao động Công ty lựa chọn kĩ càng, nhân viên bán hàng nh nhân viên kế toán tuyển chọn kĩ, nhân viên bán hàng, yêu cầu Ki phải người nhanh nhẹn, khéo ăn nói để giao tiếp với khách hàng, nhân viên kế tốn phải u cầu thêm người cẩn thận, làm tốt nghiệp vụ Bên cạnh ̣c đó, vị trí cao kế tốn trưởng, Cơng ty u cầu ho người có kinh nghiệm năm nghề phải có chứng bồi dưỡng kế tốn trưởng ại Bên cạnh đó, Cơng ty đưa nhân viên huấn luyện, học hỏi thêm kiến Đ thức, nâng cao nghiệp vụ giao lưu với Cơng ty nước ̀ng b Nhược điểm Vì lúc tuyển dụng, Công ty chưa yêu cầu cao kỹ tin học phần ươ mềm kế tốn Cơng ty phần mềm thiết kế riêng, nên nhân viên chưa quen với việc sử dụng phần mềm kế tốn Cơng ty nên thường xuyên xảy Tr việc bất cập lúc sử dụng phần mềm máy Nguồn lực nhân công phịng kế tốn có hạn, nên xuất kiêm nhiệm chức thu tiền ghi sổ 63 - Bên cạnh đó, Cơng ty chưa có phận KSNB riêng biệt để đánh giá tình hình hoạt động chu trình bán hàng – thu tiền sai phạm xảy cách nhanh chóng hiệu 3.1.2 Đánh giá rủi ro ́ uê a Ưu điểm Nhìn chung, doanh nghiệp xác định rõ rủi ro mà gặp phải ́H tương lai có sách, hành động phù hợp để giảm thiểu tối đa tê mức rủi ro Trong chu trình bán hàng – thu tiền, Cơng ty ln u cầu kế tốn bán hàng nh theo dõi công nợ khách hàng trả tiền sau nhắc nhở khách hàng trả tiền hạn Ngồi ra, kế tốn bán hàng phải lập dự phòng khoản phải Ki thu ̣c b Nhược điểm ho Việc đánh giá rủi ro chủ yếu cơng việc ban lãnh đạo có góp ý từ thành viên khác, nhiên Công ty chưa áp dụng phương pháp ại đánh giá rủi ro Đ 3.1.3 Hoạt động kiểm soát ̀ng a Ưu điểm Công ty tổ chức hoạt động kiểm soát rõ ràng, theo mục tiêu chung ươ mục tiêu riêng, theo giai đoạn, điều giúp cho việc kiểm soát nội chặt chẽ Tr Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền xảy có chứng từ kèm cụ thể hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu xuất kho,… chứng từ đánh số, thuận tiện việc theo dõi lưu trữ Công ty sử dụng phần mềm kế toán Pro Accounting áp dụng vào chu trình bán hàng – thu tiền có tổ chức phân quyền truy cập chức nhập 64 - thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa dịng tiền thu vào khoản nợ trả sau khách hàng giúp hạn chế thay đổi xảy việc bị đánh cắp thông tin Công ty thực lưu trữ tiền chứng từ tốt, tiền kế toán lưu trữ ́ uê két sắt riêng, chứng từ lưu trữ tủ đàng hoàng b Nhược điểm ́H Hoạt động kiểm sốt Cơng ty tổ chức rõ ràng nhiên chu trình bán hàng – thu tiền chưa có giám sát lại, đánh giá lại hiệu tê hoạt động kiểm sốt nh 3.1.4 Thơng tin truyền thơng Có thể kể đến ưu điểm Cơng ty làm tốt việc trao đổi thông tin bên Ki đơn vị Tuy nhiên, thông tin bên ngồi, việc trao đổi cịn ̣c hạn chế, Cơng ty khơng cập nhật thơng tin tình hình hoạt động lên website nên ho khách hàng muốn tìm hiểu sản phẩm Cơng ty khó, bảng giá sản phẩm khơng cập nhật thường xuyên xảy sai phạm nhân viên ại bán hàng báo giá sai cho khách Đ 3.1.5 Giám sát Vì Cơng ty phân cơng cụ thể nên trưởng phận phải chịu trách ̀ng nhiệm giám sát nhân viên Trong chu trình bán hàng – thu tiền, kế tốn ươ trưởng người giám sát việc bán hàng thu tiền, thực kế toán bán hàng Giám sát thường xuyên hạn chế sai phạm xảy để có Tr thể giải kịp thời Tuy nhiên điểm yếu Cơng ty khơng có phận kiểm sốt nội hay phận độc lập để giám sát công việc nhân viên có khả trưởng phận thông đồng với nhân viên che giấu sai phạm 65 - 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cổ phẩn Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Thông qua việc theo dõi nghiên cứu cách khái quát, hệ thống KSNB Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế tồn ́ uê thiếu sót định Do đó, Cơng ty cần có giải pháp phù hợp để hoàn ́H thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền: Ngay khâu tuyển dụng, Công ty cần yêu cầu ứng viên tốt mặt cơng tê nghệ thơng tin để tiết kiệm thêm chi phí nâng cao tay nghề cho nhân viên sau nh Ví dụ yêu cầu kỹ tin học văn phịng (Word, Excel, ) Cơng ty nên tuyển thêm nhân viên để tránh việc kiêm nhiệm chức năng, ví dụ Ki chu trình bán hàng, kế toán bán hàng vừa người lập hóa đơn bán hàng ghi sổ, nên xảy gian lận, khai khống hóa đơn ho ̣c Bên cạnh đó, Cơng ty chưa có phận KSNB riêng biệt để đánh giá tình hình hoạt động sai phạm xảy cách nhanh chóng hiệu Bởi có phận này, chức phận độc lập với ại phận khác không chịu ràng buộc chức khác Đ Công ty cần xây dựng hệ thống đánh giá rủi ro cụ thể nhân công, thị ̀ng trường, đối thủ đề phương án lâu dài rủi ro xảy Ví dụ đại dịch, Cơng ty phải dự trù trước khả nhân viên bị nhiễm Covid hoạt động ươ Cơng ty thực Cơng ty cần phải có kế hoạch cụ thể trường hợp Hoặc rủi ro từ thiên nhiên bão, lũ, Tr giống lúa Công ty cung cấp không đáp ứng chất lượng, dễ uy tín, nên Cơng ty dự trữ giống hoạt chọn lọn phối giống mạnh, đa dạng, có khả sống tốt Hoạt động kiểm sốt Cơng ty hoạt động hiệu quả, nhiên tồn nhiều vấn đề cần ý, Công ty cần phải thắt chặt quy định đề ra, người vi phạm bị khiển trách 66 - Công ty nên cơng bố bảng giá thức Cơng ty trang web Công ty, phải cập nhật thông tin để khách hàng biết Mạng xã hội thị trường rộng, nên Công ty cần phải tận dụng thi trường Công ty cần phải có quy định sách lập dự phịng nợ phải thu khó địi Kiểm tra đối sốt cơng nợ định kỳ để khơng xảy tượng nợ ́ xấu, nợ khó địi, làm tài sản Công ty Việc kiểm tra công nợ phải diễn ́H định kỳ, thường xuyên liên lạc với khách hàng để giữ liên lạc nhắc khách trả hạn tê Ngoài việc kiểm tra định kỳ thường xuyên, Công ty cần phải tổ chức kiểm tra ngẫu nhiên sổ sách chứng từ, hoạt động kiểm soát lúc làm việc nh xem có vi phạm xảy khơng Ki Có ưu đãi, sách chiết khấu cho khách hàng thân thiết, nhằm Tr ươ ̀ng Đ ại ho ̣c thu hút khách hàng cũ cạnh tranh với Công ty khác 67 - PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Trong suốt thời gian thực tập Công ty CTCP Giống Cây Trồng Vật Ni Thừa Thiên Huế, nhờ giúp đỡ tận tình anh, chị, cô, công ty ́ uê hỗ trợ nhiệt tình giảng viên Ths Nguyễn Ngọc Thủy, em hoàn thành đề tài: “Tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu ́H tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế” Cùng với kiến thức học trình tìm hiểu, quan sát thực hành thực tế tê giúp em hoàn thiện đề tài Trong khuôn khổ phạm vi nghiên cứu, luận văn nh giải vấn đề sau: Thứ nhất, đề tài hệ thống hóa sở lý luận KSNB chu trình bán hàng - Ki thu tiền doanh nghiệp Thứ hai, đề tài tìm hiểu phân tích thực trạng cơng tác KSNB chu trình ho ̣c bán hàng - thu tiền Công ty CTCP Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Thứ ba, đề xuất giải pháp nhằm góp phần hồn thiện cơng tác KSNB ại chu trình bán hàng – thu tiền Công ty CTCP Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Đ Thiên Huế nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động KSNB việc ngăn ngừa rủi ro chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty CTCP Giống Cây ̀ng Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế ươ Kiến nghị Cần nghiên cứu mối quan hệ phận liên quan đến hoạt động bán Tr hàng – thu tiền nghiên cứu hệ thống KSNB tồn Cơng ty Sau đó, nghiên cứu, so sánh với hệ thống KSNB Cơng ty ngành để có góc nhìn khách quan Hướng nghiên cứu đề xuất Đề tài dừng lại việc nghiên cứu hệ thống KSNB thông qua việc quan sát hoạt động ngày nhân viên chu trình bán hàng – thu tiền 68 - Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế nên hạn chế định Các nhận định giải pháp góp ý để hồn thiện hệ thống KSNB cịn đơn giản chưa mang tính thực tế Cần xây dựng hệ thống tiêu chí cụ thể làm sở đánh giá hệ thống KSNB doanh nghiệp, nghiên cứu thêm chu trình khác đánh giá rõ liên ́ Tr ươ ̀ng Đ ại ho ̣c Ki nh tê ́H uê kết, phối hợp với phận cấu thành hệ thống KSNB Công ty 69 - DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) VSA 400 Bộ tài (2001), Chuẩn mực kế tốn Việt Nam (ban hành công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, ngày 31 tháng 12 năm 2001 Bộ trưởng Bộ ́ uê Tài chính) Bộ tài (2001), Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam (ban hành cơng bố theo ́H Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC, ngày 21 tháng 12 năm 2001 Bộ trưởng Bộ tê Tài chính) Nguyễn Thị Dương Khanh (2017), khóa luận tốt nghiệp “Đánh giá thực trạng nh cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Dệt Ki May Huế”, trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế Tr ươ ̀ng Đ ại ho ̣c Giáo trình Kiểm sốt nội (2016), NXB Kinh tế TP Hồ Chí Minh 70