Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần viglacera hữu hưng

Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Ngày nay, với phát triển chung giới, kinh tế Việt Nam bước lên.Từ sau đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI (12/1986) kinh tế nước ta chuyển sang kinh tế thị trường định hướng XHCN có quản lý vĩ mơ Nhà nước Hiện nay, Việt Nam hội nhập vào khu vực giới, thành viên tổ chức quốc tế AFTA, ASEAN, APEC… thức gia nhập WTO, kinh tế thị trường phát triển mạnh, cạnh tranh ngày trở nên gay gắt, DN phải đứng trước hội thách thức Để tận dụng hội đối phó với khó khăn, thân DN phải nỗ lực khẳng định vị trí mình, khơng chiêu thức giá cả, chất lượng sản phẩm, dịch vụ… mà quan trọng phải có cấu tổ chức quản lý hoạt động hữu hiệu, máy quản lý quan đầu não doanh nghiệp, nơi đưa chủ trương sách, đường lối hoạt động cho toàn doanh nghiệp Một vấn đề đáng ý là: Trong cấu kinh tế, thành phần kinh tế, loại hình doanh nghiệp lại có đặc điểm khác Do việc xây dựng cấu tổ chức phải khác để phù hợp với tính chất trình độ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Như góp phần khơng ngừng tăng suất lao động, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Đó điều kiện đủ định thành cơng doanh nghiệp thương trường Công ty Cổ phần Viglacera Hữu Hưng tiền thân Công ty gốm xây dựng Từ Liêm đầu lĩnh vực sản xuất sản phẩm từ đất sét nung đơn vị đưa cơng nghệ lị sấy nung Tuynen liên hợp đại vào sản xuất vật liệu xây dựng Với lực sản xuất lớn, dây chuyền thiết bị đại Italia, đội ngũ cán công nhân trẻ, có tay nghề cao Cơng ty có khả cung cấp sản phẩm gạch ngói đất sét nung với nhiều chủng loại khác phục vụ cho lĩnh vực xây dựng sản phẩm theo đơn đặt hàng Tuy nhiên để phát huy hết lực cán cơng nhân viên địi hỏi cấu tổ chức cơng ty phải có mơ hình thích hợp phù hợp tính chất trình độ sản xuất kinh doanh Công ty Cổ phần Viglacera Hữu Hưng thành lập từ năm 1959 theo định Bộ trưởng Bộ xây dựng tên gọi nhà máy gạch Từ Liêm, sau đổi tên thành công ty gốm xây dựng Từ Liêm Thời gian thành lập cấu tổ chức chưa hợp lý, công tác tổ chức quản lý chưa ổn định nên sản lượng sản phẩm sản xuất thấp, mẫu mã chất lượng chưa cao, chủng loại chưa phong phú (sản xuất từ đến 10 triệu viên QTC/năm) Nhận thức tầm quan trọng cấu tổ chức cơng ty có sửa đổi Cơ cấu tổ chức công ty tổ chức theo kiểu trực tuyến, phù hợp điều kiện thực tiễn Tuy nhiên nhược điểm bật cấu tổ chức công ty phối hợp phịng ban chức cơng ty chưa chặt chẽ Trong thời gian tới công ty dự định xuất sản phẩm sang thị trường châu Âu, đòi hỏi cần phải tăng số lượng chất lượng sản phẩm Việc cấu tổ chức cơng ty cịn có bất cập chưa đáp ứng chiến lược kinh doanh cơng ty cần phải cải thiện Đó tất yếu có ý nghĩa sống cịn với tồn phát triển công ty Bởi cấu tổ chức có ảnh hưởng to lớn tới hoạt động kinh doanh cơng ty, hồn thiện cấu tổ chức yêu cầu cấp thiết Xác lập tuyên bố vấn đề đề tài Xuất phát từ thực tế cấu tổ chức doanh nghiệp nói chung Cơng ty cổ phần Viglacera Hữu Hưng nói riêng Trong thời gian thực tập công ty em nhận thấy tầm quan trọng vấn đề Đồng thời bảo tận tình TS Nhâm Phong Tuân, Thiện, chị Dung anh chị Công ty , em định chọn đề tài “Hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Cổ phần Viglacera Hữu Hưng” làm luận văn tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu:  Nghiên cứu vấn đề lý luận cấu tổ chức doanh nghiệp  Nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức doanh nghiệp  Đưa giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp Với việc chọn đề tài em muốn hoàn thiện kiến thức học nhà trường, tiếp thu kinh nghiệm thực tế Đồng thời áp dụng kiến thức, kỹ học để đề xuất số giải pháp góp phần hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty Cổ phần Viglacera Hữu Hưng mà em thực tập Mặt khác tìm hiểu thực tế cấu tổ chức Cơng ty cổ phần Viglacera Hữu Hưng giúp ta thấy ưu điểm, nhược điểm cấu rút học kinh nghiệm cơng tác nói chung Phạm vi nghiên cứu:  Về nội dung nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Viglacera Hữu Hững  Về không gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần Viglacera Hữu Hưng Tên giao dịch quốc tế: Huu Hung Joint-Stock Company Địa chỉ: Đường chùa Tổng - Xã La Phù – Huyện Hoài Đức - Hà Nội Điện thoại: 04.22163981 / 04.22163982 Fax: 04.33656806 E-mail: Huuhung@fpt.vn  Về thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu liệu năm gần 2008, 2009, 2010 Công ty Cổ phần Viglacera Hữu Hưng Kết cấu luận văn: Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục bảng, sơ đồ, hình vẽ ,danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo Nội dung luận văn chia thành ba chương:  Chương 1: Tổng quan nghiên cứu cấu tổ chức Công ty Cổ phần Viglacera Hữu Hưng  Chương 2: Lý luận chung cấu tổ chức công ty cổ phần Viglacera Hữu Hưng  Chương 3: Thực trang cấu tổ chức công ty cổ phần Viglacera Hữu Hưng  Chương 4: Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức công ty cổ phần Viglacera Hữu Hưng Chương 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP 2.1 Một số khái niệm cấu tổ chức doanh nghiệp 2.1.1 Khái niệm tổ chức Tổ chức thường hiểu tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục đích chung Các tổ chức tồn xã hội vô phong phú đa dạng Có có nhiều loại hình tổ chức khác tùy theo tiêu thức phân loại, lại tổ chức thường có đặc điểm sau:  Mọi tổ chức mang tính mục đích: Tổ chức mang mục đích tự thân mà cơng cụ để thực mục đích định Đây yếu tố tổ chức Mặc dù mục đích tổ chức khác khác khơng có mục đích tổ chức khơng có lý để tồn  Mọi tổ chức hoạt động theo cách thức định để đạt mục đíchcác kế hoạch Thiếu kế hoạch nhằm xác định điều cần phải làm để thực mục tiêu, khơng tổ chức tồn phát triển hiệu  Mọi tổ chức hoạt đông mối quan hệ tương tác với tổ chức khác Một doanh nghiệp cần vốn, ngun vật liệu, lương, máy móc, thơng tin…từ nhà cung cấp, cần hoạt động khuôn khổ vĩ mô Nhà Nước, cần hợp tác cạnh tranh với doanh nghiệp khác, cần hộ gia đình tổ chức mua sản phẩm họ  Cuối cùng, tổ chức cần nhà quản trị , chịu trách nhiệm liên kết phối hợp người bên bên tổ chức nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu cao 2.1.2.Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức hình thức tồn tổ chức, biểu thị đặt theo trật tự phận tổ chức mối quan hệ chúng Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa, có nhiệm vụ , quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu xác định Như vậy:  Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý nguồn lực  Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trị đơn vị, cá nhân, mối liên hệ đơn vị cá nhân này, hình thành nhóm thức tổ chức  Cơ cấu tổ chức xác định rõ dịng thơng tin, góp phần quan trọng việc định quản trị 2.1.3 Phân quyền cấu tổ chức Phân quyền trình chuyển giao nhiệm vụ quyền hạn cho người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ (Giáo trình quản trị học Ts Đồn Thị Thu Hà, Ts Nguyễn Thị Ngọc Huyền chủ biên – Trường đại học KTQD, NXB Tài Hà Nội) 2.2 Một số lý thuyết cấu tổ chức doanh nghiệp 2.2.1 Lý luận cổ điển cấu tổ chức Lorsch cho rằng, kinh nghiệm chủ yếu học giả tiếng lý luận cổ điển người theo họ kinh nghiệm thực tế doanh nghiệp thời ký đầu kỷ XX Đối với nhà lý luận quản lý cổ điển, việc điều hịa, phối hợp nội bơ doanh nghiệp không quan trọng Họ nhận định cách đơn giản rằng, sau phân công nội doanh nghiệp, mục tiêu nhỏ tổ hợp lao động tổng hợp lại trở thành mục tiêu lớn doanh nghiệp Nếu cần điều phối hồn tồn dựa vào nhân viên quản lý kinh doanh tầng lớp giải Lý luận họ công nhân viên phải nghe theo huy giám đốc Do đó, cấu tổ chức có hiệu tầng lớp giám đốc Những lý luận cổ điển cấu tổ chức cịn có nhiều khiếm khuyết:  Nó khó khích lệ tính tích cực doanh nghiệp  Sự hạn chế lý luận dễ biểu doanh nghiệp lớn đó, tầng nấc phân công phức tạp  Trên thực tế giám đốc ngày nhận thức rằng, dựa vào lãnh đạo tầng cao doanh nghiệp khó thực điều hòa, phối hợp tổ chức lao động sở khơng tự động hợp thành mục tiêu lớn doanh nghiệp 2.2.2 Lý luận đại cấu tổ chức Trường phái quản lý hệ thống lý luận quản lý đại cho thiết kế tổ chức nhiệm vụ sản xuất tố chất công nhân viên doanh nghiệp định Đã có nhiều học giả Mỹ thừa nhận tính hữu hiệu lý luận Họ trình bày yếu tố cấu thành cấu tổ chức doanh nghiệp thành công, lại chưa đề cách có hệ thống 2.2.3 Lý luận cấu tổ chức Lorsch Những suy nghĩ thiết kế cấu tổ chức Lorsch đề coi hệ thống hoàn chỉnh thiết kế câú tổ chức, bao hàm khái niệm bản: “Sự dị biệt” “ Tổng thể hóa” Sự dị biệt ở trình độ nhận thức tinh thần, tư tưởng người quản lý phận khác doanh nghiệp khác cấu tổ chức thức phận Khơng học giả theo lý luận cổ điển, coi phân công nhân tố định suất lao động hiệu kinh tế doanh nghiệp đơn vị nhỏ doanh nghiệp Những thành viên phận xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất tố chất nhân viên mà hình thành phương hướng phát triển cấu tổ chức cách tự nhiên Là phận khác có mơi trường làm việc khác phải thiết kế cấu tổ chức có tính liên kết linh hoạt, điều hòa phận nội doanh nghiệp chịu nhiều sức ép thách thức địi hỏi nhiều hồn cảnh 2.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu cấu tổ chức cơng trình năm trước Vấn đề hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị cơng ty có nhiều người nghiên cứu, số cơng trình nghiên cứu năm gần Đề tài 1: “Hoàn thiện cấu tổ chức công ty cổ phần may Hưng Yên” : Luận văn tốt nghiệp/ Đào Thị Nhinh PGS-TS Nguyễn Thị Bích Loan hướng dẫn- Khoa Quản trị doanh nghiệp: 2010 - 51tr, 29cm Đề tài 2: “Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị công ty TNHH vàng bạc ,đá quý Huy Thành”.: Luận văn tốt nghiệp/ Nguyễn Thị Lơ Bùi Hữu Đức hướng dẫn- Khoa Quản trị doanh nghiệp: 2010 - 55tr, 29cm Đề tài 3: “ Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH thành viên in Quảng Ninh: Luận văn tốt nghiệp/ Phạm Ngọc Phương: PGS- TS Nguyễn Bích Loan hướng dẫn- Khoa Quản trị doanh nghiệp: 2010 – 51tr, 29cm Đề tài 4: “Một số giải pháp hồn thiện cấu tổ chức cơng ty TNHH Nam Thanh” – luận văn tốt nghiệp, 2009 Hà Thị Tình – lớp 41A7 – ThS Hồng Thị Phi Yến hướng dẫn – Trường Đại Học Thương Mại Đề tài 5: “Hoàn thiện cấu tổ chức công ty cổ phần xây lắp thương mại Coma 25” – luận văn tốt nghiệp, 2009 Mai Thị Hồng Ngọc – PGS.TS Phạm Cơng Đồn hướng dẫn – Trường Đại Học Thương Mại Trong trình thực tập công ty, qua nghiên cứu khảo sát, vấn em nhận thấy có tới 75% cho cần phải hồn thiện cấu tổ chức cơng ty Đồng thời năm trở lại đây, cơng ty khơng có cơng trình nghiên cứu hồn thiện cấu tổ chức, mà vấn đề cấp thiết cần giải Công ty nên em chọn đề tài làm đề tài luận văn tốt nghiệp 2.4 Phân định nội dung cấu tổ chức doanh nghiệp 2.4.1 Vai trò cấu tổ chức doanh nghiệp  Nhằm cụ thể hóa mục tiêu, nhiệm vụ thành công việc chuyên môn hóa tạo dựng nên phận chức để thực công việc  Xây dựng mối quan hệ, mối liên hệ quyền hạn, trách nhiệm quyền lợi phận, tạo nên môi trường nội doanh nghiệp thuận lợi cho việc thực mục tiêu chung tổ chức  Xác định rõ mối tương quan hoạt động cụ thể  Ổn định phát triển hoạt động kinh doanh 2.4.2 Những nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp a Tổ chức máy phải gắn với phương hướng , mục đích hệ thống Phương hướng, mục đích hệ thống quy định cách thức tổ chức máy quản lý hệ thống Chính quy định phận hợp thành tổ chức hệ thống Chính tổ chức máy quản lý phải gắn với mục tiêu phương hướng hoạt động hệ thống Có gắn với mục tiêu phương hướng máy quản lý hoạt động hiệu b Chun mơn hóa cân đối Theo nguyên tắc tổ chức máy quản lý phải xác định rõ phạm vi, chức nhiệm vụ phận hệ thống phải đảm bảo cân đối, loại trừ chức năng, nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp, thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng Mặt khác số lượng cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế c Linh hoạt thích nghi với mơi trường Theo nguyên tắc tổ chức máy quản lý khơng bảo thủ, trì trệ quan liêu mà ln phải linh hoạt, thích ứng với thay đổi hay biến động yếu tố tác động Tuy nhiên cần phải hiểu thay đổi thay đổi tồn mà biến đổi nhỏ cấu để thích nghi với môi trường mới, để không bị môi trường đào thải Sự linh hoạt thể việc thiết kế phận phù hợp đầu mối trung gian, số lượng cấp quản lý phù hợp đảm bảo cho phận mức độ tự sáng tạo để đạt hiệu cao phát triển tài cán công nhân viên chức phận Nói khơng có nghĩa cấu tổ chức chịu chi phối môi trường mà chừng mực thay đổi tác động vào mơi trường theo hướng định phù hợp với mục đích d Bảo đảm tính hiệu quản lý Hiệu hiêu lực ln mục đích mục tiêu tiến tới tổ chức Mỗi tổ chức ln đặt cho mục tiêu định để đạt tới Vì tổ chức máy qản lý phải:  Tăng cường lãnh đạo tập trung thống cấp cao nhất, phát huy tính tích cực quan quản lý cấp, khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc phối hợp chặt chẽ với công việc Dựa nguyên tắc nâng cao hiệu quản lý để xác định biên chê tổ chức chế độ quản lý Đảm bảo phối hợp cấp cách tốt nhất, phải lựa chọn phương thức truyền tin cách nhanh phận công hợp lý để phận có người phụ trách  Gắn cấp quản lý thành dây xích Trách nhiệm, quyền hạn phận cấp rõ ràng, gắn bó với Mỗi cấp có người lệnh, tránh mâu thuẫn làm tổn hao công sức phải tăng cường hợp tác doanh nghiệp  Gọn nhẹ, phải có định biên rõ ràng, tổ chức công việc biện pháp kiểm tra e Tính hệ thống Tính hệ thống thể ở:  Tính tập hợp: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhiều yếu tố khác nhận lực, vật lực, thông tin hợp thành  Tính liên hệ: Các yếu tố tạo nên tập hợp ln có mối quan hệ với Trong tổ chức yếu tố tác động qua lại, bổ xung cho chỉnh thể thống Yếu tố chịu chi phối yếu tố khác ngược lại Đơi tác động dẫn đến xung đột, nhiên xung đột lại sơ để tạo thích hợp hơn, đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu  Tính mục đích: Mọi tổ chức có mục đích định, rõ rang Mục đích tổ chức mà người tổ chức cố gắng đạt tới Tuy nhiên tổ chức khác mà mục đích khác  Tính thích ứng với mơi trường: Mọi tổ chức chịu tác động hai môi trường mơi trường bên bên ngồi Trong mơi trường bên ngồi hình thành nên mơi trường bên ảnh hưởng gián tiếp tới doanh nghiệp Song doanh nghiệp tác động tới mơi trường bên mà khơng thể chí tác động làm biến đổi mơi trường bên ngồi, mà thay đổi cho thích ứng trước thay đổi mơi trường bên ngồi, từ điều chỉnh tác động đên mơi trường bên  Tính chỉnh thể: Các yêu tố tổ chức nên doanh nghiệp kết hợp với cách hữu cơ, phát huy hiệu chỉnh thể, khơng phải dàn trải cộng lại cách giản đơn 2.4.3 Yêu cầu xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp Khi xây dựng cấu tổ chức quản trị dù theo quan điểm, phương pháp cần phải tuân theo số yêu cầu chủ yếu sau: Một là, phải đảm bảo tính chun mơn hóa Đảm bảo tính chun mơn hóa nhằm tổ chức hoạt động quản trị theo hướng chun mơn hóa phận cá nhân quản trị Nguyên tắc nâng cao tính chun mơn hóa cao Hai là, phải đảm bảo tiêu chuẩn hóa Xác định nhiệm vụ phận, cá nhân quy định, quy tắc, quy trình thực hiện, tiêu chuẩn chất lượng nhiệm vụ Quy định hoạt động kiểm tra, đánh giá công việc theo hướng tiêu chuẩn hóa Ba là, phải đảm bảo phối hợp nhịp nhàng phận, cá nhân Trước hết phải xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm phận, cá nhân từ cấp cao đến cấp thấp nhât máy quản trị Tiếp phải định rõ mối liên hệ quản trị thông tin máy Phải cân đối nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn quyền lợi, liên kết hoạt động cá nhân, phận quy chế hoạt động làm hòa hợp tổ chức thức Bốn là, phải đảm bảo tính thống quyền lực hoạt động điều hành Điều phải ý lựa chọn cấu tổ chức hợp lý, xác định tính thống quyền lực tồn hệ thống, thể quy chế hoạt động doanh nghiệp 2.4.4 Một số mơ hình cấu tổ chức doanh nghiệp a Cơ cấu theo trực tuyến Cơ cấu theo trực tuyến mơ hình tổ chức quản lý, nhà quản trị định giám sát trực tiếp cấp ngược lại, người cấp nhận điều hành chịu trách nhiệm trước người lãnh đạo trực tiếp cấp Cơ cấu theo trực tuyến minh họa qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Người lãnh đạo 10