Tính cấp thiết của đề tài
Dưới góc độ lý thuyết
Giá trị nguyên vật liệu là biểu hiện của vốn lưu động, là một phần của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp; vì vậy, sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả cũng chính là một biện pháp bảo toàn và đẩy nhanh vòng quay của nguồn vốn.
Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất chủ yếu tạo nên sản phẩm, do vậy công tác kế toán vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp Điều này sẽ góp phần tích cực cho quá trình sản xuất và giảm bớt được các chi phí không đáng có của doanh nghiệp Ngoài ra, nguyên vật liệu còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho nên việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là một yêu cầu tất yếu của quản lý.
Dưới góc độ thực tiễn
Khi đất nước có sự chuyển biến từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp được chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp càng được chú trọng và đòi hỏi ngày càng phải hoàn thiện theo sự thay đổi của nền kinh tế, công tác kế toán nguyên vật liệu cũng không nằm ngoài đòi hỏi đó.
Quá trình quản lý, hạch toán tốt, chặt chẽ sẽ cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kịp thời, sẽ kiểm tra, giám sát được quá trình sử dụng nhằm tránh những tiêu hao lãng phí; qua đó góp phần làm giảm giá thành sản phẩm, tăng tính cạnh tranh trên thị trường, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tạo đà phát triển vững chắc cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc hạch toán tốt nguyên vật liệu ở mọi khâu sẽ giúp cho nhà quản lý rất nhiều trong việc ra các quyết định: kế hoạch thu mua hay sử dụng,bảo quản vật liệu, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được diễn ra thuận lợi.Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp Trong thời gian thực tập tại Công ty CP thương mại và xây dựng 368 em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài “Kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây lắp 368” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình Trong quá trình nghiên cứu về lý luận thực tế để hoàn thành đề tài, em nhận được sự tận tình giúp đỡ của cô giáo Nguyễn Phú Giang, cùng các bạn, các cô phòng tài chính kế toán công ty 368 Kết hợp với kiến thức học hỏi ở trường và sự nỗ lực của bản thân nhưng do thời gian và trình độ chuyên môn còn hạn chế, nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo hướng dẫn của thầy cô để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Qua quá trình thực tập tại Công ty CP thương mại và xây lắp 368, em đã quyết định chọn đề tài nghiên cứu: “Kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thương mại và xây lắp 368”.
Nghiên cứu và đưa thực trạng công tác hạch toán kế toán NVL xây dựng tại doanh nghiệp; từ đó đề ra giải pháp hoàn thiện công tác kế toán NVL tại doanh nghiệp.
- Xác định đặc điểm NVL và kế toán NVL tại doanh nghiệp xây lắp.
- Hạch toán NVL tại doanh nghiệp.
- Ưu điểm, nhược điểm công tác kế toán NVL tại doanh nghiệp.
Các mục tiêu nghiên cứu
- Phân tích tình hình phân loại, quản lý và công tác hạch toán kế toán NVL tại doanh nghiệp.
- Đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty.
Một số khái niệm và phân định nội dung nghiên cứu về kế toán NVL
Một số khái niệm
a Khái niệm về Nguyên vật liệu:
Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là những đối tượng lao động,thể hiện dưới dạng vật hoá là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm xây lắp. b Khái niệm về các loại nguyên vật liệu:
- Nguyên liệu và vật liệu chính: là những thứ mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên hình thái vật chất cụ thể của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào).
+ Nguyên liệu: là những thứ chưa qua chế biến công nghiệp như xi măng, cát, đá… khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó cấu thành thực thể của công trình, sản phẩm xây lắp.
+ Vật liệu chính: là những thứ đã qua công đoạn chế biến công nghiệp như sắt, nhựa đường…
- Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của công trình hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật, quản lý, như: vôi, ve, sơn, xà phòng…
- Nhiên liệu là những vật liệu cung cấp nhiệt năng như than, củi, xăng, dầu Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường Nhiên liệu được sử dụng trong Công ty bao gồm: xăng, dầu, mỡ, củi, nhựa đường…
- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết hoặc bộ phận được dùng cho hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất, thi công Hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa này đòi hỏi doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những vật liệu, thiết bị phục vụ cho quá trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp bao gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…
- Phế liệu là những vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh hay thanh lý tài sản như gạch, sắt vụn.
- Vật liệu mua ngoài: là những loại vật liệu do doanh nghiệp mua trên thị trường được sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.
- Vật liệu tự sản xuất: là các vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và được đưa vào sử dụng ngay trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
- Vật liệu từ các nguồn khác như được cấp phát, biếu tặng, góp vốn liên doanh, tặng thưởng…
- Vật liệu tự có: gồm các loại vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
- Vật liệu của bên ngoài: là các vật liệu nhận giữ hộ. c Một số khái niệm khác:
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam – Chuẩn mực số 02 Hàng tồn kho có nêu:
“Hàng tồn kho: Là những tài sản:
(a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
(b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
(c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
- Chi phí dịch vụ dở dang.”
Vì vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu được xác định theo nguyên tắc xác định giá trị Hàng tồn kho Nguyên tắc xác định giá trị Hàng tồn kho như sau:
* Hàng tồn kho được tính theo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. _ Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
_ Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Nội dung kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
1.5.2.1 Kế toán nguyên vật liệu theo chuẩn mực kế toán Việt Nam ( VAS 02):
* Hàng tồn kho được tính theo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
- Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
+ Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.
+ Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm.
Chi phí sản xuất chung cố định là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường không thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí khấu hao, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng, và chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng sản xuất.
Chi phí sản xuất chung biến đổi là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí nguyên liệu, vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp.
Chi phí sản xuất chung cố định phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm được dựa trên công suất bình thường của máy móc sản xuất Công suất bình thường là số lượng sản phẩm đạt được ở mức trung bình trong các điều kiện sản xuất bình thường.
Trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra cao hơn công suất bình thường thì chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh.
Trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thường thì chi phí sản xuất chung cố định chỉ được phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo mức công suất bình thường Khoản chi phí sản xuất chung không phân bổ được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Chi phí sản xuất chung biến đổi được phân bổ hết vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh.
Trường hợp một quy trình sản xuất ra nhiều loại sản phẩm trong cùng một khoảng thời gian mà chi phí chế biến của mỗi loại sản phẩm không được phản ánh một cách tách biệt, thì chi phí chế biến được phân bổ cho các loại sản phẩm theo tiêu thức phù hợp và nhất quán giữa các kỳ kế toán.
Trường hợp có sản phẩm phụ, thì giá trị sản phẩm phụ được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được và giá trị này được trừ (-) khỏi chi phí chế biến đã tập hợp chung cho sản phẩm chính.
+ Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho Ví dụ, trong giá gốc thành phẩm có thể bao gồm chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể.
+ Chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm:
_ Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường;
_ Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản quy định ở đoạn 06;
_Chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Chi phí cung cấp dịch vụ bao gồm chi phí nhân viên và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp dịch vụ, như chi phí giám sát và các chi phí chung có liên quan.
Chi phí nhân viên, chi phí khác liên quan đến bán hàng và quản lý doanh nghiệp không được tính vào chi phí cung cấp dịch vụ.
_ Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
_ Giá trị thuần có thể thực hiện được và lập dự phòng giảm giá Hàng tồn kho:
Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề
Quan sát là phương pháp ghi lại có kiểm soát các sự kiện hoặc các hành vi ứng xử của con người Phương pháp này thường được dùng kết hợp với các phương pháp khác để kiểm tra chéo độ chính xác của dữ liệu thu thập Nhờ phương pháp này mà em có thể biết được cách thức làm việc cũng như hành vi , thái độ của nhân viên đối với công việc của mình.
Là phương pháp dùng các bảng câu hỏi ( có sẵn câu trả lời hoặc câu hỏi mở ) về các vấn đề có liên quan tới những đối tượng muốn điều tra sau đó thu thập kết quả, phân loại và đánh giá Phương pháp này cho em kết quả tổng thể và chính xác
Phát ra 5 mẫu điều tra thu về 5 phiếu ( Mẫu phiếu : phụ lục) điều tra với: Giám đốc, Kế toán trưởng, kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ, thủ kho, trưởng phòng kinh tế kế hoạch.
Trực tiếp gặp và phỏng vấn xung quanh vấn đề còn thắc mắc Phương pháp này giúp em có kết quả chính xác và cụ thể nhất Có sự trao đổi qua lại làm cho vấn đề được hiểu sâu sắc và toàn diện hơn ( Mẫu bảng câu hỏi : phụ lục ).
Mẫu phiếu điều tra chủ yếu có nội dung:
- Xác định việc doanh nghiệp tổ chức kế toán NVL có đúng với Quy định kế toán
- Tìm hiểu thông tin và tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty.
Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến vấn đề nghiên cứu
2.2.1 Đánh giá tổng quan tình hình :
Công ty CP thương mại và xây lắp 368 được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0101635623 với tổng vốn pháp định là 6 tỷ đồng Hiện nay, số vốn điều lệ của Công ty đã đạt 30 tỷ đồng Công ty hoạt động trong các lĩnh vực : thi công xây dựng các công trình giao thong, thủy lợi; thẩm tra các dự án đầu tư xây dựng công trình; tư vấn thiết kế các công trình thủy lợi và buôn bán hóa chất.
Hiện nay công ty có trụ sở tại : phòng 504 N6C, khu đô thị Trung Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Bộ máy quản lý, sản xuất tại công ty hiện nay bao gồm 8 phòng ban, các xí nghiệp và kho bãi.
2.2.2 Ảnh hưởng của nhân tố bên trong doanh nghiệp:
2.2.2.1.Đặc điểm cơ cấu tổ chức:
Số cán bộ công nhân viên trong công ty là 95 người, trong đó có 50 người có trình độ đại học trở lên, số nhân lực tốt nghiệp khối kinh tế và quản trị kinh doanh là 23 người trong đó tốt nghiệp đại học thương mại là 2 người.
Hệ thống bộ phận quản lý trong công ty được bố trí từ cao đến thấp xong đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, mỗi bộ phận phụ trách một nhiệm vụ nhưng lại có chung một mục tiêu là phát triển công ty Chủ tịch hội đồng quản trị là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty Ban giám đốc ra các quyết định, các phòng ban thực hiện theo kế hoạch đã duyệt của ban giám đốc Các xí nghiệp hoạt động dựa trên sự lãnh đạo của ban giam đốc, mỗi xí nghiệp đều có bộ máy lãnh đạo riêng nhằm bảo đảm cho hoạt động của mỗi xí nghiệp ổn định Các bộ phận, phòng ban của công ty hỗ trợ nhau để hoạt động đạt hiệu quả cao nhất.
2.2.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán:
Bộ máy kế toán ở công ty cổ phần thương mại và xây lắp 368 được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung dựa trên mối liên hệ trực tuyến Theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán này, Công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm ở đơn vị chính, còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.
Theo mô hình này, Công ty cồ phần thương mại và xây lắp 368 chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở các thành phần kế toán Phòng kế toán Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu thập, ghi sổ đến xử lý thông tin kế toán Các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ Mối quan hệ giữa kế toán trưởng và các kế toán viên khác trong bộ máy kế toán của Công ty là mối quan hệ trực tuyến Theo đó, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành Mô hình tổ chức bộ máy kế toán này phù hợp với Công ty Cổ phần thương mại và xây lắp 368 hiện nay với tính chất là một đơn vị thống nhất độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính. Ưu điểm của hình thức tổ chức bộ máy kế toán này là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán, dễ phân công công tác, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán kịp thời, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên kế toán, nâng cao hiệu suất công tác kế toán.
Nhược điểm của hình thức này là hạn chế trong việc giám sát, kiểm tra của kế toán các đơn vị phụ thuộc,…
2.2.3 Ảnh hưởng của nhân tố bên ngoài của doanh nghiệp:
_ Ảnh hưởng của nền kinh tế vĩ mô:
Tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế dù có hoạt động dưới hình thức gì cũng đều chịu sự tác động của các nhân tố môi trường vĩ mô, đều phải đặt dưới sự quản lý của nhà nước Các nhân tố thuộc môi trường vĩ mô có ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Tình hình kinh tế-xã hội ở nước ta đang diễn ra trong bối cảnh có nhiều khó khăn, thách thức Giá các hàng hóa chủ yếu trên thị trường thế giới biến động theo chiều hướng tăng Một số nền kinh tế lớn mặc dù vừa phục hồi sau khủng hoảng tài chính toàn cầu nhưng đang tiềm ẩn nhiều yếu tố rủi ro và bất ổn Ở trong nước, lạm phát tăng cao, thời tiết diễn biến phức tạp, giá cả các mặt hàng nguyên vật liệu biến động từng ngày đòi hỏi nhân viên kế toán cũng như nhân viên kinh doanh của công ty cập nhật thông tin thường xuyên và đưa ra những biện pháp tài chính phù hợp để quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả.
_ Chính sách, chế độ của nhà nước về kế toán
Các chính sách, chế độ của nhà nước về kế toán là ảnh hưởng đầu tiên và quan trong nhất đối với kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng.
Nó quy định, doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán như thế nào, kế toán viên phải thực hiện công tác kế toán ra sao Ở Việt Nam, hệ thống các chính sách và chế độ về kế toán thường xuyên được cập nhật để phù hợp với sự phát triển của nên kinh tế và khoa học kỹ thuật tạo điều kiện để các doanh nghiệp có thể tổ chức công tác kế toán một cách thuận lợi, phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập
2.3.1 Thực trạng kế toán NVL tại công ty
2.3.1.Đặc điểm, nhiệm vụ kế toán NVL tại công ty:
2.3.1.1.Đặc điểm NVL tại công ty xây lắp :
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm xây lắp.
Trong các doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu là những đối tượng lao động do doanh nghiệp tự sản xuất hoặc mua ngoài hoặc nhận của bên giao thầu công trình (bên A) để dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh xây lắp và các hoạt động khác của doanh nghiệp Phần lớn nguyên vật liệu trong hoạt động xây lắp vẫn mang đặc điểm chung của nguyên vật liệu như trong các ngành sản xuất khác là khi tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Tuy nhiên, do đặc điểm của hoạt động xây lắp nên có một bộ phận vật liệu không mang đặc điểm trên.
Công ty cổ phần thương mại và xây lắp 368 là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, sản phẩm sản xuất ra là các công trình. Trong quá trình thi công cần rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau như: cát, đá, xi măng, nhựa đường…, mỗi loại có đặc tính riêng, do vậy việc tiến hành phân loại vật liệu một cách hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng, tạo điều kiện cho việc sử dụng và quản lý có hiệu quả cao nhất.
Căn cứ vào nội dung kinh tế của vật liệu mà Công ty chia nguyên vật liệu ra thành các loại sau:
- Vật liệu chính: nhựa đường, xi măng, đá các loại, cát các loại, đất cấp phối và cấu kiện bê tông Trong đó, đất cấp phối là loại đất lẫn đá được dùng để làm nền cho những con đường mà Công ty thi công Cấu kiện bê tông là loại bê tông đúc sẵn thường làm nắp cống.
- Vật liệu phụ: dầu bôi trơn máy móc, sơn kẻ đường, vôi…
- Nhiên liệu: xăng các loại, củi, dầu Diezel
- Phụ tùng thay thế: các chi tiết máy móc, thiết bị
Qua cách phân loại ở trên ta thấy việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng nguyên vật liệu là rất phức tạp, đòi hỏi cán bộ kế toán nguyên vật liệu phải có trình độ chuyên môn cao và có trách nhiệm trong công việc.
Trong giai đoạn hiện nay, nguyên vật liệu phục vụ cho ngành xây dựng cơ bản được thị trường cung cấp kịp thời, giá cả ít biến động Ngoài ra, Nhà nước quy định giá bán theo Thông tư 1216 và quy định cho một số mặt hàng trong ngành xây dựng Hiện nay, Công ty đang áp dụng theo quyết định số 15 của Bộ tài chính về bảng giá của Bộ xây dựng ban hành.
Doanh nghiệp không lập sổ danh điểm để theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu.
2.3.1.3.Đánh giá tình hình sử dụng NVL trong công ty:
Là doanh nghiệp được thành lập theo hình thức công ty cổ phần trực thuộc sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội, Công ty cổ phần thương mại và xây lắp
368 mặc dù trải qua nhiều năm tháng thăng trầm và biến động của nền kinh tế, Công ty đã không ngừng lớn mạnh và phát triển hoà nhập được với cơ chế thị trường, với phương trâm đặt chất lượng của các công trình lên hàng đầu Chính vì vậy, để công trình thi công của Công ty được Nhà nước chấp nhận, có khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực xây dựng cơ bản và để có thể đứng vững trong thị trường, Công ty đã nhanh chóng đổi mới cách quản lý, tổ chức sản xuất Cùng với việc triển khai các hoạt động tìm hiểu thị trường, tìm nguyên vật liêu đảm bảo chất lượng của công trình và tiến độ bàn giao công trình cho khách hàng… thì công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty được coi trọng đúng mức Điều đó đã giúp cho giá thành công trình hợp lý và là cơ sở để Công ty xác định giá bàn giao công trình mà khách hàng có thể chấp nhận được Với công trình có chất lượng cao, giá thành hợp lý của Công ty như hiện nay, Công ty đã có được sự tín nhiệm của Nhà nước, ngày càng nhận được nhiều hợp đồng với giá trị lớn Đó là kết quả của những cố gắng hết sức to lớn của Ban giám đốc cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, cùng với sự linh hoạt nhạy bén trong công tác quản lý sản xuất nói chung và quản lý nguyên vật liệu nói riêng.
2.3.1.4.Phương pháp tính giá và quản lý NVL tại doanh nghiệp: a Phương pháp tính giá NVL tại Doanh nghiệp: a.1 Tính giá vật liệu mua ngoài
Nguyên vật liệu của Công ty cổ phần thương mại và xây lắp 368 chủ yếu là mua ngoài, Công ty không tự gia công chế biến được vật liệu để phục vụ cho hoạt động sản xuất của mình Do vậy, khi mua vật tư với số lượng lớn và vật tư không thông qua nhập kho mà đổ tại chân công trình (nơi đơn vị đang thi công) thì chi phí vận chuyển là hoàn toàn do bên cung cấp chịu, thường thì chi phí này được cộng luôn vào giá mua Ngoài ra, khi Công ty mua nhựa đường hoặc cấu kiện bê tông thì giá bán ghi trên hoá đơn cộng thêm với chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có)
Ví dụ: Trong tháng 03/2010, Công ty mua 100.000 kg nhựa đường của công ty thiết bị vật tư – bộ Giao Thông với giá 12.000 đ/ kg, thuế suất thuế GTGT là 10 % Chi phí vận chuyển bốc dỡ số vật liệu trên bên bán chịu
Giá thực tế vật liệu = 12.000 * 100.000 = 1.200.000.000 đ nhập kho a.2 Tính giá vật liệu xuất kho
Tại Công ty cổ phần thương mại và xây lắp 368, nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá bình quân gia quyền Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.
Theo phương pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính theo công thức sau:
Trị giá nguyên = Số lượng x Đơn giá bình vật liệu xuất kho xuất kho quân gia quyền
Mức giá bình quân gia quyền được xác định hàng tháng theo công thức sau:
Trị giá vật liệu + Trị giá vật liệu Đơn giá bình quân = tồn đầu tháng nhập trong tháng gia quyền tháng Số lượng vật liệu + Số lượng vật liệu tồn đầu tháng nhập trong tháng
Ví dụ: Trong tháng 03 năm 2011, xí nghiệp duy tu Gia Lâm được lệnh duy tu 2000 m 2 đường Gia Lâm Để thực hiện hợp đồng Phòng vật tư phải xuất 11.770 kg nhựa đường Giá thực tế xuất kho Nhựa đường sẽ được tính như sau: Giá trị Nhựa đường tồn đầu tháng là 332.750.000 đ với số lượng là 27.500 kg, giá trị vật liệu nhập trong tháng là 1.200.000.000 đ, số lượng 100.000 kg Đơn giá bình quân = 332.750.000 + 1.200.000.000 = 12.060 đ/kg gia quyền tháng 27.500 + 100.000
Trị giá NVL xuất kho = 11.770 x 12.060 = 141.946.200đ
Trong thực tế, do đặc điểm sản xuất nên Công ty chỉ nhập vật liệu chính là nhựa đường còn các loại nguyên vật liệu khác mua về không thông qua nhập kho mà đổ tại chân công trình Vì vậy, đối với các loại nguyên vật liệu này giá thực tế xuất kho chính là giá thực nhập Còn nhựa đường Công ty mua về và làm thủ tục nhập kho, sau đó xuất kho đưa vào sử dụng cho các đối tượng, đơn giá vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền. b Công tác quản lý NVL:
Khi Công ty được Nhà nước giao hoặc trúng thầu một công trình xây dựng thì bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch, đồng thời lập dự toán cho công trình Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu thiết kế thì bộ phận kỹ thuật dựa vào dự toán công trình để bóc tách vật tư theo định mức đã được xây dựng Sau đó, bộ phận vật tư dựa trên hạn mức công trình làm giấy xin mua vật tư trình lên cho Giám đốc duyệt; nếu được Giám đốc chấp nhận thì sẽ cử người đi mua vật tư.
Do đặc điểm kinh doanh của Công ty là xây lắp cầu đường, các công trình xây lắp và duy tu mang quy mô khá lớn, khối lượng nguyên vật liệu sử dụng rất nhiều, nếu mua nguyên vật liệu về nhập kho thì sẽ tiêu hao một khoản chi phí thuê kho bãi và chi phí vận chuyển từ kho ra chân công trình, vì vậy việc nhập thẳng xuất thẳng vật tư tức là mua vật tư về rồi đổ thẳng đến chân công trình là khá hợp lý.
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
Các ưu điểm và nhược điểm tại công ty :
- Về hệ thống sổ sách kế toán: Công ty đã sử dụng hệ thống sổ sách kế toán tương đối hợp lý, đầy đủ, việc ghi chép trên sổ thường xuyên, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu; việc tổ chức luân chuyển chứng từ sổ sách ở phòng Tài vụ với các nhân viên thống kê kinh tế dưới phân xưởng góp phần thuận lợi cho việc tính toán giá thành sản phẩm nhanh chóng, kịp thời.
- Công ty áp dụng hợp lý quyết định số 15 của Bộ tài chính về bảng giá và định mức vật tư của Bộ xây dựng đã tiết kiệm tối đa chi phí nguyên vật liệu, vừa hạ được giá thành, vừa đảm bảo chất lượng công trình, tạo được uy tín với Nhà nước Đồng thời công tác quản lý vật liệu được thực hiện dựa trên định mức tiêu hao này.
- Về tổ chức chứng từ: các mẫu chứng từ cũng như quy trình lập và luân chuyển được tuân theo đúng chế độ quy định Chứng từ được sử dụng tại Công ty có nhiều loại, phù hợp với chủng loại vật tư đa dạng và yêu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.
- Về công tác hạch toán nguyên vật liệu: Công ty đã bố trí một nhân viên phụ trách phần hành kế toán nguyên vật liệu Công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty về cơ bản là tuân theo chế độ kế toán mới ban hành, việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX là rất phù hợp với đặc điểm, tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu tại Công ty, góp phần quản lý chặt chẽ tình hình tăng giảm vật liệu; giá trị tồn kho vật liệu trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
- Việc áp dụng tính giá nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền có nhược điểm là đến cuối tháng mới tính được giá xuất kho của nguyên vật liệu Để hạn chế nhược điểm này, Công ty đã áp dụng việc tính toán giá nguyên vật liệu đối với nguyên vật liệu không thông qua nhập kho mà giao tận chân công trình là giá thực nhập của nguyên vật liệu đó Đây là một trong những ưu điểm mà thông qua đó Công ty kiểm soát được chi phí thực tế của nguyên vật
SV: Nguyễn Thị Hà Ngân Khoa: Kế toán – Kiểm liệu trong sản xuất và đã giảm bớt công việc cho công tác kế toán nguyên vật liệu vào cuối tháng.
- Trong khâu xuất vật liệu: mọi nghiệp vụ xuất vật liệu đều phải thông qua phòng kế hoạch để xem xét tính hợp lý của nhu cầu; do vậy, nguyên vật liêu sử dụng tại Công ty đều đúng mục đích, có hiệu quả, hạn chế được lãng phí, hao hụt không đáng có Vì vậy, để đảm bảo cho việc sử dụng vốn lưu động được tốt nhất Công ty đã chọn biện pháp chỉ dự trữ nhựa đường (giá cả hầu như không biến động), những vật liệu còn lại được thu mua theo tiến độ thi công từng công trình. Chính vì thế, các công trình thi công hầu như không có phế liệu thu hồi, không có vật liệu lãng phí Biện pháp này rất hợp lý với các công trình ở xa.
- Việc áp dụng phương pháp Thẻ song song đối với kế toán chi tiết nguyên vật liệu và hình thức Nhật ký chứng từ trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Công ty là phù hợp, đảm bảo chứng từ luân chuyển kịp thời, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên mà công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty đã đạt được thì vẫn còn có một số vấn đề cần giải quyết như sau:
- Về công tác hạch toán ban đầu của Công ty:
Thẻ kho của Công ty không cộng luỹ kế ở phần tồn kho nên khó theo dõi được lượng hàng tồn sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất.
- Về công tác ứng dụng tin học:
Hiện nay ở phòng Tài vụ chỉ được trang bị một số lượng máy tính rất hạn chế, trong khi khối lượng công việc kế toán lớn, giá trị mỗi lần nhập xuất vật liệu cũng như mật độ nhập - xuất vật liệu thường xuyên Những máy vi tính mà phòng Tài vụ đang sử dụng cũng chưa được trang bị phần mềm kế toán đầy đủ nên chưa tận dụng được hết ưu điểm cũng như tiện ích của việc sử dụng máy vi tính.
- Do đặc trưng của ngành sản xuất xây lắp là khối lương vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất là lớn và đa dạng về số lượng cũng như chủng loại Do đó, một điều dễ nhận thấy là công tác quản lý vật liệu sẽ rất phức tạp, công tác kế toán đòi hỏi phải tỉ mỉ, chi tiết tuy nhiên cho đến nay Công ty vẫn chưa sử dụng
“Sổ danh điểm vật liệu” mà mới chỉ chia ra từng nhóm, từng loại vật tư Điều này đã gây không ít khó khăn cho công tác kế toán vật liệu cả trong công tác đối chiếu và quản lý vật tư.
SV: Nguyễn Thị Hà Ngân Khoa: Kế toán – Kiểm
Các đề xuất kiến nghị với vấn đề nghiên cứu
Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu ở
Công ty em xin có một số ý kiến đề xuất sau, mong rằng Công ty sẽ xem xét để hoàn thiện và phát huy hơn nữa vai trò của công tác kế toán nguyên vật liệu trong
Ý kiến 1: Hoàn thiện Thẻ kho ở Công ty
Thường thì Công ty mở Thẻ kho cho cả năm để theo dõi tình hình từng loại nguyên vật liệu Tuy nhiên việc chỉ cộng vào cuối trang để chuyển sang trang sau chưa phản ánh kịp thời số tồn kho tại một thời điểm; vì vậy Công ty nên áp dụng phương pháp công luỹ kế ở cột tồn kho thì sẽ luôn luôn phản ánh được số lượng tồn trong kho Khi đó, sẽ thuận lợi cho việc cung cấp cũng như mua vật liệu về kho, đảm bảo đầy đủ kịp thời vật tư cung cấp cho sản xuất.
Thẻ kho được mở như sau:
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Nhựa đường Singapore
Mã s : 152.1 ối số Đơn vị tính: kgn v tính: kgị tính: kg
Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Số lượng Ghi chú
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
2/03 05 Ông Minh mua nhập kho
16/03 118 XN duy tu Đông Anh 6.420 111.450
18/03 125 XN duy tu Gia Lâm 11.770 99.680
22/03 130 XN duy tu Sóc Sơn 11.770 87.910
Cộng luỹ kế cuối tháng 87.910
Ý kiến 2: Hoàn thiện bảng phân bổ nguyên vật liệu
SV: Nguyễn Thị Hà Ngân Khoa: Kế toán – Kiểm
Vì hiện nay Công ty không áp dụng tính giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán vi vậy trên Bảng phân bổ số 2 nên bỏ hẳn cột Giá hạch toán Cụ thể Bảng phân bổ sẽ như sau:
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Đơn vị tính: kgn v tính: 1.000 ị tính: kg đ
TK 152: nguyên liệu, vật liệu
XN duy tu Gia Lâm 174.085,2 4.600
XN duy tu Sóc Sơn 141.946,2 4.600
XN duy tu Đông Anh 77.425,2 2.550
XN xây dựng số 4 Đường Láng Trung 53.796,2 2.300 Đường An Dương 73.300
XN xây dựng số 5 Đường Cao Sơn 43.638,1 2.300 Đường vào Kiêu Kỵ 99.189,1
XN duy tu Gia Lâm 105 925
XN duy tu Sóc Sơn 275,5 462,5
XN duy tu Đông Anh 350 925
XN xây dựng số 4 Đường Láng Trung 175 462,5 Đường An Dương 1.705,1
XN xây dựng số 5 Đường Cao Sơn 315 555 768 Đường vào Kiêu Kỵ 1.110
Ý kiến 3: Hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu
Hiện nay cũng như những đơn vị thuộc ngành xây dựng cơ bản khác, Công ty đang áp dụng định mức tiêu hao vật liệu đối với các công trình; tuy nhiên để quản lý tốt hơn nữa thì đối với nhựa đường - vật liệu duy nhất được dự trữ trong kho – Công ty nên xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật liệu phục vụ cho sản xuất hoặc dự
SV: Nguyễn Thị Hà Ngân Khoa: Kế toán – Kiểm trữ vật liệu quá nhiều gây ứ đọng vốn, không hiệu quả Định mức dự trữ này sẽ liên tục được hoàn thiện để phù hợp với tình hình sản xuất của Công ty trong từng thời kỳ.
Nguyên vật liệu công ty xuất dùng cho các công trình nhưng không sử dụng hết phải nhập lại kho, nếu không sẽ gây ra lãng phí nguyên vật liệu, tổn thất về chi phí của công ty Phần nguyên vật liệu được nhập lại kho kế toán phải theo dõi trên tài khoản 152, cụ thể kế toán ghi:
Nợ TK 152 : Giá trị nguyên vật liệu không sử dụng hết nhập lại kho
Có TK 621 : Giá trị nguyên vật liệu không sử dụng hết nhập lại kho
Ý kiến 4: Về việc lập Sổ danh điểm vật liệu Để đảm bảo quản lý tốt và hạch toán một cách xác chính xác từng loại vật liệu, Công ty nên sử dụng Sổ danh điểm vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại nguyên vật liệu mà Công ty đang sử dụng Sổ này phản ánh chi tiết đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách có hệ thống, giúp cho doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ, rõ ràng Theo sổ này, thì mỗi loại nguyên vật liệu có một mã riêng và sắp xếp có trật tự nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại một nhóm, một thứ nguyên vật liệu nào đó.
Sổ danh điểm có thể được mở bằng cách: ký hiệu mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loại vật liệu trong mỗi loại, dựa vào một số thứ vật liệu, số nhóm vật liệu trong mỗi loại, dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ nhưng nhưng trên cơ sở phải được kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán.
- Tương tự gạch, cấu kiện bê tông là: 152.1-5 và 152.1-6
- Nhóm vật liệu phụ khác 152.2-3
SV: Nguyễn Thị Hà Ngân Khoa: Kế toán – Kiểm
Trên đây là cách lập mã vật tư theo từng nhóm vật liệu, ta phải lập mã vật tư cho từng thứ, từng quy cách.
Việc xây dựng hệ thống sổ danh điểm và mã hoá vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu theo thứ tự các loại vật liệu sẽ giúp cho việc quản lý, hạch toán vật liệu được thuận tiện, chính xác Công việc này thực hiện tốt sẽ giảm bớt khối lượng công việc tính toán sau này, khi Công ty có sự phân cấp quản lý tài chính thì Sổ danh điểm vật liệu vẫn phát huy tác dụng là thống nhất mã, ký hiệu vật liệu trong toàn Công ty.
Căn cứ vào nguyên vật liệu chính mà Công ty sử dụng, ta lập Bảng danh điểm vật liệu chính như bảng sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU CHÍNH – KÝ HIỆU 152.1
Xi măng Hoàng Thạch tấn QĐ 15
Xi măng Bỉm Sơn tấn QĐ 15
152.1-2- Xi măng trắng Hải Phòng tấn QĐ 15
SV: Nguyễn Thị Hà Ngân Khoa: Kế toán – Kiểm
Xi măng trắng Trung Quốc tấn QĐ 15
Nhóm đá xanh m 3 Giá thị trường
05 Đá dăm tiêu chuẩn m 3 Giá thị trường
Cát đen đổ nền cự ly < 7 km QĐ 15
Cát đen đổ nền cự ly <
Cát đen đổ nền cự ly < 13 km
Cát đen đổ nền cự ly > 13 km
Gạch đỏ 7x10x20 viên Giá thị trường
Gạch lát vỉa hè viên Giá thị trường
152.1-6 Nhóm cấu kiện bê tông
Vỉa đường 20x20 m 2 Giá thị trường
Nắp cống m 2 Giá thị trường
152.1-7 Nhóm vật liệu chính khác m 3 Giá thị trường
152.1-7- Đất cấp phối cự ly < 10 km m 3 Giá thị trường
SV: Nguyễn Thị Hà Ngân Khoa: Kế toán – Kiểm
Ý kiến 5: Trích lập dự phòng giám giá hàng tồn kho
Nguyên vật liệu tồn kho của công ty cuối tháng khá lớn nhưng công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trong trường hợp giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động giảm thì công ty sẽ bị thiệt hại do giá mua số nguyên vật liệu tồn kho cao hơn giá hiện tại trên thị trường Vì vậy kế toán cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và theo dõi trên tài khoản 159, cụ thể kế toán ghi:
Nợ TK 632: Số dự phòng trích lập
Có TK 159: Số dự phòng trích lập
Hằng tháng, căn cứ vào giá cả nguyên vật liệu và số lượng nguyên vật liệu tồn kho, kế toán quyết định cho trích lập thêm dự phòng hoặc giảm dự phòng, cụ thể kế toán ghi:
* Trích lập thêm dự phòng: Nợ TK 632: Số dự phòng trích lập thêm
Có TK 159: Số dự phòng trích lập thêm
* Giảm dự phòng: Nợ TK 159: Số dự phòng giảm
Có TK 632: Số dự phòng giảm
Ý kiến 6: Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào công tác hạch toán vật liệu
Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của các đơn vị ngày càng lớn, tính chất hoạt động phức tạp thì việc thu nhận, xử lý thông tin kế toán ngày càng khó khăn và phức tạp Bên cạnh đó, không chỉ có các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm, sử dụng thông tin kế toán mà còn có rất nhiều các đối tượng khác cũng quan tâm đến thông tin kế toán của doanh nghiệp Do đó, kế toán của doanh nghiệp phải được tổ chức sao cho cung cấp đầy đủ thông tin cho các đối tượng khác đó Việc thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin theo cách thủ công hoặc các phương tiện máy tính đơn giản trong kế toán sẽ không thể đáp ứng được yêu cầu phát triển của nền kinh tế, yêu cầu kiểm soát của mỗi đơn vị. Để giải quyết triệt để và lâu dài vấn đề trên, việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán là một yêu cầu tất yếu.
Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý Đây chính là công tác lập sổ danh điểm
SV: Nguyễn Thị Hà Ngân Khoa: Kế toán – Kiểm
Việc mã hoá này cho phép nhận diện và tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, giảm thời gian nhập số liệu.
Tổ chức chứng từ kế toán
Xây dựng được hệ thống danh mục chứng từ cài trong phần mềm kế toán, từ chứng từ gốc kế toán có thể vào máy Chương trình phải được lập để tự động luân chuyển, xử lý các chứng từ đó và các sổ sách thích hợp (từ các phiếu xuất nhập kho vật liệu máy sẽ tự động vào Bảng kê nhập xuất tồn kho, các NKCT tự động chuyển vào Bảng kê số 3…), đảm bảo tính hợp lý và dễ kiểm tra.
