Các giải pháp tăng cường hiệu lực quản trị kho tại công ty tnhh kỹ nghệ thái dương

Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại “Các giải pháp tăng cường hiệu lực quản trị kho Cơng ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương” Đồn Thị Thịm _K42C1 Khoa Kinh doanh thương mại Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài - Từ nhận thức lý luận: Trong hệ thống hoạt động logistics, nghiệp vụ kho hoạt động logistics tiếp nối hỗ trợ cho trình cung ứng đặc biệt trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng Do đó, nghiệp vụ kho chịu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng bán, quản trị dự trữ quản trị mua hàng Mặt khác, quản trị kho góp phần làm gia tăng dịch vụ khách hàng Việc quản lý tốt nghiệp vụ kho cịn giúp giảm chi phí logistics cho doanh nghiệp Do vậy, ngày doanh nghiệp quan tâm nhiều đến công tác quản trị kho hàng Nghiên cứu quản trị kho vấn đề có ý nghĩa việc bổ sung kiến thức cho sinh viên - Từ thực tế: Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp Việt Nam chưa có quan tâm mực hoạt động hậu cần nói chung hoạt động quản trị nghiệp vụ kho nói riêng Đây nguyên nhân ảnh hưởng đến phát triển ngành Logistics nước ta Bên cạnh đó, khơng nhận thức tầm quan trọng hoạt động logistics công tác quản trị nghiệp vụ kho hoạt động kinh doanh nên việc tổ chức thực hoạt động hầu hết doanh nghiệp Việt Nam yếu Để nâng cao hiệu công tác quản lý kho hàng, đồng thời hỗ trợ trình hoạt động sản xuất kinh doanh đạt kết cao, doanh nghiệp nên quan tâm đặc biệt đến công tác quản trị kho Qua trình thực tập tổng hợp, nghiên cứu phân tích thực trạng Công ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương, phát tồn Công ty, nhận thấy vấn đề cộm công tác quản trị kho cơng ty cịn nhiều hạn chế, ảnh hưởng tới kết hoạt động sản xuất kinh doanh Là doanh nghiệp chuyên sản xuất cung ứng bao bì cơng nghiệp nên mật độ sử dụng nhà kho dự trữ hàng hóa, nguyên vật liệu kho lớn Vì mà việc tổ chức tốt nghiệp vụ kho doanh nghiệp quan tâm ý Vấn đề cấp thiết đặt cần có giải pháp khắc phục hạn chế công tác quản lý kho Công ty Do đó, cần nghiên cứu, phân tích thực trạng, tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp khắc phục kịp thời, hợp lý Đoàn Thị Thịm _K42C1 Khoa Kinh doanh thương mại Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề đề tài Từ nhận thức vai trị, vị trí, tính cấp thiết vấn đề qua trình thực tập tổng hợp Cơng ty Kỹ Nghệ Thái Dương chọn đề tài nghiên cứu “Các giải pháp tăng cường hiệu lực quản trị kho Công ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương” 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu Việc nghiên cứu trình nghiệp vụ quản trị kho công ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương nhằm mục đích sau: Đối với cá nhân: Qua trình nghiên cứu giúp thân rèn luyện phương pháp nghiên cứu tiếp cận khoa học, củng cố kiến thức cần thiết cho trình học tập, vận dụng lý thuyết học tập nhà trường vào tình kinh doanh thực tế doanh nghiệp Đồng thời hồn thành khóa luận tốt nghiệp sinh viên trước trường Đối với doanh nghiệp: Trên sở lý luận nhận thức vai trị, vị trí hậu cần kinh doanh thương mại với việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản trị kho Công ty ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh để từ có đề xuất giải pháp nhằm tăng cường hiệu nghiệp vụ kho Công ty 1.4 Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian: Nghiên cứu công tác quản trị nghiệp vụ kho tai Công ty khoảng thời gian từ 2006 - 2009 - Về nội dung: Nghiên cứu nghiệp vụ quản tri kho bao gồm mặt công tác sau: + Nghiệp vụ tiếp nhận hàng + Nghiệp vụ bảo quản, dự trữ hàng hóa + Nghiệp vụ xuất hàng + Quy hoạch mặt thiết bị kho + Tổ chức lao động kho Đoàn Thị Thịm _K42C1 Khoa Kinh doanh thương mại Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại - Mặt hàng nghiên cứu: Nghiên cứu nghiệp vụ kho sản phẩm bao bì cơng nghiệp; hạt nhựa, hạt nhựa tái chế (ngun liệu sản xuất bao bì), … Cơng ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương 1.5 Kết cấu luận văn Kết cấu luận văn tốt nghiệp bao gồm chương: Chương I: Tổng quan nghiên cứu nghiệp vụ quản trị kho hàng Chương II: Tóm lược số vấn đề lý luận quản trị kho Chương III: Phương pháp nghiên cứu thực trạng công tác quản trị kho công ty TNHH Kỹ nghệ Thái Dương Chương IV: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý kho hàng Công ty TNHH Kỹ nghệ Thái Dương Đoàn Thị Thịm _K42C1 Khoa Kinh doanh thương mại Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại CHƯƠNG II: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHO 2.1 Mục tiêu nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho 2.1.1 Khái niệm chức kho Kho phận hệ thống logistics, thực chức tồn trữ bảo quản, nơi cất giữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm,… suốt trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp thông tin tình trạng, điều kiện lưu giữ vị trí hàng hóa lưu kho Ngày nay, nhà kho không đơn giản nơi lưu giữ hàng hóa mà cịn sử dụng nơi “trung chuyển” hàng hóa Các doanh nghiệp ngày thu thập, cập nhật thông tin, tổ chức hoạt động logistics để giảm, tiến tới khơng phải lưu kho, mua hàng với số lượng thích hợp sử dụng nhà kho địa điểm đến để gom, ghép, tách đồng bộ, hồn thiện hàng hóa, để phục vụ tốt nhu cầu khách hàng với trình độ dịch vụ cao chi phí thấp Các chức kho hàng bao gồm: Hỗ trợ cho sản xuất: Nhà kho đóng vai trị quan trọng việc hỗ trợ cho sản xuất Để sản xuất sản phẩm, cơng ty cần nhiều loại nguyên vật liệu khác nhập từ nguồn cung ứng khác nhau, nguyên vật liệu chuyển kho nhà máy theo đơn hàng / hợp đồng Hàng hóa giữ kho giao cho phận sản xuất có nhu cầu Nhờ có kho đảm bảo vật tư nên việc cung cấp hàng cho sản xuất chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, giúp trình sản xuất diễn cách thường xuyên, liên tục Do đó, kho hỗ trợ đắc lực cho sản xuất phát triển Tổng hợp sản phẩm: Trường hợp công ty có nhiều nhà cung cấp, nhà cung cấp sản xuất mặt hàng khác đầu cơng ty có nhiều khách hàng, khách hàng lại cần sản phẩm khác Hàng hóa vận chuyển kho công ty Tại hàng hóa phân loại, tổng hợp theo đơn hàng theo yêu cầu khách hàng Chức gom hàng: Cấu trúc mức độ vận chuyển, đặc biệt mức độ gián đoạn ảnh hưởng đến việc sử dụng phương tiện tồn trữ Nếu hàng hóa lấy từ nguồn, kinh tế thiết lập điểm tập trung để hợp đợt chuyển hàng lẻ thành đợt lớn để giảm tổng chi phí vận chuyển Do vậy, chức kho gom hàng từ nhà cung cấp kho sau phân phối cho khách hàng Tách hàng thành nhiều lơ nhỏ: Có nhứng khách hàng cần lơ hàng nhỏ, để đáp ứng nhu cầu này, hàng đưa từ nhà máy kho Tại kho tiến hành Đoàn Thị Thịm _K42C1 Khoa Kinh doanh thương mại Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại tách lơ hàng lớn thành nhiều lơ nhỏ, có số lượng, chất lượng phù hợp với yêu cầu khách hàng tổ chức vận chuyển cho khách 2.1.2 Vai trò, mục tiêu nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng 2.1.2.1 Vị trí nội dung quản trị nghiệp vụ kho hàng Nghiệp vụ kho hàng hóa hệ thống mặt công tác thực hàng hóa q trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho trình vận động mua, bán hàng hóa qua kho với chi phí thấp Quản trị nghiệp vụ kho có vai trị to lớn hệ thống logistics kinh doanh thương mại: - Nghiệp vụ kho đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho qua trình bán hàng, trình logtistics trực tiếp - Nghiệp vụ kho tạo điều kiện thuận lợi để thực định quản trị mua dự trữ hàng hóa - Q trình nghiệp vụ kho sử dụng phương pháp công nghệ tiên tiến hợp lý, mặt nâng cao chất lượng dịch vụ trình, mặt khác giảm chi phí nghiệp vụ kho giảm chi phí tồn hệ thống logistics Quản trị nghiệp vụ kho bao gồm định sau: 1- thiết kế trình nghiệp vụ kho; - quy hoạch mặt nghiệp vụ kho; - Quản trị thiết lập nghiệp vụ kho; - Tổ chức lao động kho Trong đó, nội dung quan trọng thiết kế trình nghiệp vụ kho định nội dung nội dung sau 2.1.2.2 Mục tiêu nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng Xuất phát từ vị trí vai trị, quản trị nghiệp vụ kho cần tập trung vào mục tiêu sau: Thứ nhất: Mục tiêu đáp ứng nhanh yêu cầu trình mua bán hàng hóa qua kho Mục tiêu gắn liền với chức hỗ trợ nghiệp vụ kho hàng hóa Thứ hai: Mục tiêu hợp lý hóa việc phân bổ dự trữ hàng hóa kho Mục tiêu liên quan đến việc dự trữ hàng hóa sử dụng hợp lý diện tích dung tích kho Thứ ba: Mục tiêu chất lượng hàng hóa bảo quản Mục tiêu liên quan đến việc quản trị chất lượng hàng hóa kinh doanh thương mại tập trung chủ yếu kho hàng hóa Các tiêu đánh giá việc thực mục tiêu bao gồm: Số lần vi phạm hợp đồng cung cấp hàng hóa cho khách hàng; tỷ lệ lơ hàng bị trả lại; thời gian trung bình chuẩn bị lơ hàng để phát cho khách hàng; tốc độ chu chuyển hàng hóa kho; hệ số sử dụng dung tích diện tích kho; tỷ lệ hao hụt hàng hóa kho; giá thành nghiệp vụ kho… Đoàn Thị Thịm _K42C1 Khoa Kinh doanh thương mại Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại Các nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng: + Nguyên tắc hiệu quả: đạt mục tiêu với chi phí thấp + Nguyên tắc tiến kỹ thuật + Nguyên tắc hệ thống + Nguyên tắc giảm hao hụt 2.2 Quá trình nghiệp vụ kho hàng hóa 2.2.1 Nghiệp vụ tiếp nhận hàng Tiếp nhận hàng hệ thống mặt công tác kiểm tra tình trạng số lượng chất lượng hàng hóa thực nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất bên giao nhận, vận chuyển hàng hóa việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lý hàng hóa theo văn pháp lý quy định a) Các yêu cầu tiếp nhận hàng hóa kho: - Phải xác định trách nhiệm vật chất cụ thể đơn vị cung ứng người nhận hàng - Phải kiểm tra việc thực kế hoạch nhập hàng doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hợp đồng mua bán vận chuyển bên - Đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng xác Thực tốt cơng tác tiếp nhận hàng hố kho góp phần hạn chế tình trạng thiếu hụt, mát, nguyên vật liệu chất lượng, tạo điều kiện giảm chi phí bảo quản, chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận đơn vị kinh doanh b) Nội dung tiếp nhận hàng  Tiếp nhận số lượng Là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập xác định trách nhiệm vật chất bên việc giao nhận hàng hóa mặt lượng Tiếp nhận số lượng hàng hóa bao gồm bước: - Tiếp nhận sơ bộ: Tiếp nhận hàng hóa theo đơn vị bao bì hàng hóa phương pháp đếm số lượng bao bì chứa lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn để xác định tổng lượng hàng hóa - Tiếp nhận chi tiết: Áp dụng trường hợp hàng hóa qua tiếp nhận sơ bộ, hàng hóa khơng có bao bì, bao bì khơng an tồn Tiếp nhận chi tiết theo đơn vị hàng hóa phương pháp đơn vị đo lường hợp pháp nhà nước Tiếp nhận chi tiết tiến hành mẫu đại diện , thường từ 15 - 20 % quy mô hàng Tuy nhiên, tùy thuộc vào cam kết bên mà hàng hóa cần qua bước tiếp nhận sơ nguyên đai kiện chuyển vào kho mà không cần qua bước tiếp nhận chi tiếp Trong q trình tiếp nhận, phát hàng hóa thừa thiếu, phải lập biên để quy trách nhiệm vật chất Đoàn Thị Thịm _K42C1 Khoa Kinh doanh thương mại Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại Hình 2.1: Sơ đồ tổng quát trình nghiệp vụ kho Kế hoạch nhập hàng chuẩn bị nhập hàng Kiểm tra điều kiện giao hàng Từ chối tiếp nhận Kiểm tra bao bì, số lượng hàng theo đơn vị bao bì Lập biên 1.1 Kiểm tra số lượng theo đơn vị hàng hóa, cấu chủng loại, kiểm tra chất lượng cảm quan 1.2 Xử lý Quyết định tiếp nhận 1.1a Kiểm tra, đánh giá chất lượng 1.1b Làm chứng từ nhập hàng Xác định vị trí phân bố hàng hóa Kiểm tra lần cuối số lượng hàng hóa Chất xếp hàng hóa vào vị trí bảo quản Chăm sóc, giữ gìn hàng hịa Quản lý nhiệt độ, độ ẩm Xây dựng kế hoạch phát hàng Vệ sinh, sát trùng kho Chuẩn bị phát hàng Giao hàng Đồn Thị Thịm _K42C1 Phịng chống cháy, bão lũ Giám sát chất lượng hàng Hàng có bao bì Hàng khơng có bao bì Giao hàng theo số lượng, chất lượng hàng hóa cụ thể Giao hàng nguyên đai nguyên kiện 1.1a- Hàng phải qua kiểm tra, đánh giá chất lượng chi tiết 1.1b- Hàng kiểm tra số chi tiết cảm quan bên Khoa Kinh doanh thương mại Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại  Tiếp nhận chất lượng hàng hóa: Bao gồm mặt cơng tác nhằm kiểm tra tình trạng chất lượng hàng hóa thực nhập xác định trách nhiệm vật chất bên giao nhận tình trạng khơng đảm bảo chất lượng hàng hóa nhập kho Tiếp nhận chất lượng hàng hóa phải vào văn có tính pháp lý như: hợp đồng, văn tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa, chế độ quy định tiếp nhận hàng hóa; đồng thời phải vào chứng từ kèm hóa đơn, giấy đảm bảo chất lượng, … Tiếp nhận chất lượng hàng hóa phải tiến hành theo bước sau: - Thứ nhất, phải lấy mẫu kiểm tra chất lượng: Việc kiểm tra chất lượng tiến hành tồn lơ hàng được, phải lấy mẫu để kiểm tra Mẫu kiểm tra phải lấy khoa học theo quy định thỏa thuận giũa bên - Thứ hai, phải xác định phương pháp kiểm tra đánh giá chất lượng: Tùy thuộc vào đặc điểm hàng hóa, quy định thỏa thuận bên mà sử dụng phương pháp kiểm tra thích hợp Có phương pháp kiểm tra chủ yếu: phương pháp cảm quan phương pháp phân tích thí nghiệm Phương pháp cảm quan: phương pháp sử dụng giác quan người để kiểm tra chất lượng Phương pháp phân tích thí nghiệm: phương pháp sử dụng thiết bị phân tích phịng thí nghiệm để xác định tiêu chất lượng lý, hóa, sinh, … Thời gian tiếp nhận chất lượng hàng hóa khơng vượt thời hạn quy định Thời gian tiếp nhận phụ thuộc vào tính chất hàng hóa, khoảng cách nơi giao nơi nhận, điều kiện giao thông vận tải, phương thức giao nhận, … - Trong trình kiểm tra, đánh giá, phát thấy chất lượng hàng hóa khơng đảm bảo tiêu chuẩn cam kết, bao bì hàng hóa khơng quy cách, phải lập biên tình trạng chất lượng có mặt bên giao hàng quan giám định chất lượng hàng hóa  Làm chứng từ nhận hàng Làm chứng từ nhận hàng bao gồm công tác nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhận hàng Sau kiểm tra số lượng chất lượng hàng hóa, lơ hàng đảm bảo người nhận hàng (thủ kho) ký vào hóa đơn giao hàng kết thúc việc nhận hàng Trường hợp hàng hóa khơng đảm bảo số lượng chất lượng khơng có chứng từ kèm phải tiến hành lập biên tùy theo tình hình cụ thể để xử lý Sau tiếp nhận phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhận hàng vào kho Mỗi lô hàng nhập kho phải ghi sổ theo dõi tình hình nhập hàng, đồng thời phải ghi chép số liệu hàng nhập vào thẻ kho để nắm tình hình nhập xuất tồn kho Đồn Thị Thịm _K42C1 Khoa Kinh doanh thương mại Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại 2.2.2 Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa kho  Yêu cầu nghiệp vụ bảo quản: Bảo quản hàng hóa hệ thống mặt công tác nhằm đảm bảo giữ gìn ngun vẹn số lượng chất lượng hàng hóa trình dự trữ, tận dụng đến mức cao diện tích dung tích kho, nhằm nâng cao suất thiết bị lao động kho Trong toàn q trình nghiệp vụ kho, bảo quản cơng đoạn nghiệp vụ phức tạp nhất, định chất lượng công tác kho Công đoạn nghiệp vụ có ảnh hưởng rõ rệt đến chất lượng công đoạn nghiệp vụ tiếp nhận phát hàng, thực mục tiêu trình nghiệp vụ kho Yêu cầu: + Phải giữ gìn tốt số lượng chất lượng hàng hóa bảo quản kho, phấn đấu giảm đến mức thấp hao hụt hàng hóa kho + Nâng cao suất loại thiết bị lao động kho + Tạo điều kiện để thưc tốt trình nghiệp vụ kho Quá trình bảo quản hàng hóa kho bao gồm mặt cơng tác bản: Phân bổ chất xếp hàng hóa kho; Chăm sóc giữ gìn hàng hóa bảo quản kho; Quản trị định mức hao hụt hàng hóa kho a) Phân bổ chất xếp hàng hóa kho Phân bố chất xếp hàng hóa kho quy hoạch vị trí hàng hóa bảo quản, phương pháp để hàng hóa nơi quy định thích hợp với đặc điểm, tính chất hàng hóa, kho, bao bì thiết bị kho Phân bổ chất xếp hàng hóa hợp lý đảm bảo thuận tiện cho việc bảo quản hàng hóa, tiếp nhận phát hàng, đồng thời tận dụng tốt diện tích dung tích kho hàng hóa - Nguyên tắc chất xếp phân bố hàng hóa: Phải theo khu vực theo loại hàng, tránh ảnh hưởng có hại lẫn loại hàng mơi trường bảo quản; bố trí lân cận hàng hóa có liên quan với tiêu dùng; đảm bảo trật tự vệ sinh, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm kê hàng hóa; đảm bảo mỹ quan cho kho hàng - Yêu cầu chung phân bổ chất xếp hàng hóa: Đảm bảo thuận tiện cho việc tiến hành nghiệp vụ kho; đảm bảo an toàn cho người, hàng hóa phương tiện; đảm bảo tiết kiệm sức lao động, giảm chi phí, khơng ngừng nâng cao suất lao động, tận dụng sức chứa kho, công suất thiết bị - Những để tiền hành phân bổ chất xếp: Tính chất, đặc điểm hàng hóa, kho thiết bị; phương pháp điều kiện kỹ thuật bảo quản hàng hóa; điều kiện khí hậu khu vực kho; tiêu chuẩn định mức kinh tế - kỹ thuật người, hàng hóa thiết bị Đồn Thị Thịm _K42C1 Khoa Kinh doanh thương mại