Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần công nghệ điện tử và thương mại việt hàn

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ VÀ THƯƠNG MAI VIỆT HÀN

Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty

1.1.1 Khái niệm, danh mục nguyên vật liệu tại Công ty

♦ Khái niệm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá. Trong các doanh nghiệp, vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp

♦ Danh mục nguyên vật liệu

Lĩnh vực sản xuất của Công ty Cổ phần Công nghệ Điện tử và Thương mại Việt Hàn là các loại thiết bị chiếu sáng mà chủ yếu là các loại bóng đèn chiếu sáng. Mỗi sản phẩm đều có bảng mạch điện tử riêng, trong bảng mạch lại có khoảng từ mười lăm loại linh kiện khác nhau chính vì lẽ đó mà nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm tại Công ty chủ yếu là các linh kiện điện tử Hơn thế nữa, sản phẩm của Công ty rất phong phú về chủng loại nên số lượng vật liệu là rất đa dạng cả về chủng loại lẫn số lượng Dưới đây là các đầu mục nguyên vật liệu của Công ty.

Bảng số 1.1: Bảng danh mục nguyên vật liệu

BẢNG DANH MỤC NGUYÊN VẬT LIỆU

1 Tụ 10 Bóng đèn 19 Băng dính

2 Tụ hóa 11 Khớp nối 20 Thiếc nhúng

3 Trở 12 Nước Clo in 21 Lút súng

4 Tran 13 Kéo cắt 22 Tem bảo hành

5 Fip mạch 14 Bộ đui đèn 23 Dầu Diesel

6 Đi ắc 15 Đui sắt 24 Xăng

7 Đi ốt 16 Bộ đui chấn lưu 25 Vỏ hộp - vỏ thùng

8 Cuộn cảm - Xuyến 17 Dây điện 26 Keo sữa

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Trường: Đại học Kinh tế quốc dân

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều thứ, loại khác nhau với nội dung kinh tế, công cụ và tính năng lí hoá khác nhau Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị và cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu

Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nội dung kinh tế và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty Việt Hàn được chia thành các loại sau:

Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm : các con tụ, tụ hóa, trở, tran, đi ắc, đi ốt, E, fip mạch, xuyến, cuộn cảm, bóng đèn, bộ đui đèn… với số lượng và chủng loại đa dạng

Vật liệu phụ: là đối tượng lao động không cấu thành lên thực thể sản phẩm nhưng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bao gồm: dây điện, thiếc nhúng mạch, keo sữa, lót mạch… vật liệu phụ được kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm.

Phế liệu: là các loại vật liệu ra trong quá trình sản xuất sản phẩm phế liệu chủ yếu của Công ty là thiếc nhúng mạch

Nhiên liệu: là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu diezen…

Phụ tùng thay thế: gồm các phụ tùng chi tiết dễ thay thế, sửa chữa như: Dây curoa, vòng bi, ốc vít…

Nguyên vật liệu khác: bao gồm các loại nguyên vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên.

1.1.3 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để tính toán xác định giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo tính thống nhất và trung thực Nguyên vật liệu tại Công ty được tính theo nguyên tắc giá thực tế (giá gốc) theo đúng qui định của chuẩn mực kế toán hiện hành.

♦ Đối với nguyên vật liệu nhập kho:

* Đối với vật liệu mua ngoài: Tất các các nguyên vật liệu mà Việt Hàn sử dụng đều được mua ngoài Công ty tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo “ giá thực tế ” Đơn vị áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nên giá trị nguyên vật liệu thực tế nhập kho của Công ty bao gồm: giá ghi trên hoá đơn không tính đến thuế GTGT cộng với chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ… từ nơi mua về đến Công ty.

Công thức : tính giá vật liệu nhập kho

Giá thực tế NVL nhập kho

= Giá mua ghi trên hóa đơn

+ Chi phí thu mua (nếu có)

- Các khoản giảm trừ (nếu có)

VD 1.1 Ngày 01 tháng 3 năm 2012 Công ty mua và nhập kho 10.000 chiếc tụ hóa 10M - 250V của Công ty Cổ phần Viettech Theo HĐ GTGT số 0000123, giá lô hàng có thuế VAT 10% là 27.500.000 đồng Sau khi nhận hàng Công ty thanh toán ngay bằng chuyển khoản.

Trị giá thực tế của tụ hóa nhập kho = 27.500.000 25.000.000

Giá đơn vị nhập kho tụ 10M - 250V là 2.500 đồng/chiếc

* Đối với vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi: những phế liệu có thể tái sử dụng(tụ, trở tran ) thì giá trị phế liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị ước tính, còn những phế liệu không thể tái sử dụng( bộ đui nhựa, bóng vỡ ) thì sẽ được nhập thẳng vào kho và không cần một hình thức cân đo đong đếm nào.

♦ Đối với vật liệu xuất kho:

Do giá của nguyên vật liệu trong mỗi lần nhập có sự thay đổi không lớn, để phản ánh theo dõi được chặt chẽ, phù hợp khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán tính toán giá trị thực tế nguyên vật liệu theo phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ Kỳ tính giá trị bình quân của nguyên vật liệu xuất là một tháng

Theo phương pháp này, đến cuối tháng kế toán nguyên vật liệu mới tính giá xuất Căn cứ vào giá mua, giá nhập và số lượng tồn đầu kỳ - nhâp trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân Các lần xuất nhập nguyên vật liệu khi phát sinh chỉ phản ánh về số lượng mà không phản ánh về giá trị Toàn bộ giá trị xuất được phản ánh vào

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Trường: Đại học Kinh tế quốc dân cuối tháng Mặc dù cách tính giá này đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung.

Theo phương pháp bình này thì giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau:

Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ

Mà giá đơn vị bình quân được xác định theo công thức sau:

Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL xuất trong kỳ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL xuất trong kỳ

VD 1.2.Tính giá thực tế xuất kho trở 30Ω - 1/4W

Số lượng tồn đầu tháng 3: 5.000 (chiếc), giá trị tồn là 7.500.000 (đồng)

Trong tháng tổng số lượng nhập kho là: 100.000 (chiếc)

Giá trị nhập trở trong kỳ: 149.370.000 đồng

Trong tháng 3 phát sinh các nghiệp vu xuất sau:

Ngày 03/03 xuất: số lượng 4000 (chiếc)

Ngày 12/03 xuất: số lượng 10.000 (chiếc)…

Trị giá nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau: Áp dụng theo công thức trên đơn giá bình quân tháng 3 của trở 30Ω - 1/4W =(A)

* Giá đơn vị bình quân tháng 3 trở 30Ω - 1/4W (Ω - 1/4W (W (A )

* Trị giá NVL xuất kho tháng 3 = (A) x số lượng xuất kho tháng 3

Tại mỗi lần xuất ta chỉ phản ánh được số lượng mà không phản ánh được giá trị đến cuối tháng mới xác định được giá hàng xuất.

Trị giá NVL xuất kho ngày 03/3 = (A) x 4000 = 1.494 x 4000 = 5.976.000 đồng. Trị giá NVL xuất kho ngày12/3= (A) x 10.000= 1.494 x 10.000= 14.940.000 đồng.

1.1.4 Mã hóa nguyên vật liệu

Do số lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của Công ty là rất đa dạng và phong phú Nên để tiện cho việc bảo quản theo dõi, Việt Hàn đã thiết lập bảng mã nguyên vật liệu đầu vào để giúp việc theo dõi trên máy tính thuận lợi hơn, nhằm giúp công tác kế toán dễ kiểm soát hơn Bảng mã được mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu

Bảng 1.2 : Bảng mã hóa nguyên vật liệu chính

Bảng mã nguyên vật liệu chính Tài khoản sử dụng: TK1521

STT Loại NVL Chỉ số Đơn vị tính Mã NVL

Bảng 1.3 : Bảng mã hóa nguyên vật liệu phụ

Bảng mã nguyên vật liệu phụ Tài khoản sử dụng: TK1522

STT Loại NVL Đơn vị tính Mã NVL

Bảng 1.4 : Bảng mã nhiên liệu

Bảng mã nhiên liệuTài khoản sử dụng: TK 1523

STT Loại NVL Đơn vị tính Mã NVL Tài khoản theo dõi

Bảng 1.5 : Bảng mã phụ tùng thay thế

Bảng mã phụ tùng thay thế Tài khoản sử dụng: TK 1524

STT Loại NVL Đơn vị tính Mã NVL Tài khoản theo dõi

Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty

1.2.1 Biến động tăng nguyên vật liệu

Sơ đồ 1.1: Quy trình thu mua nguyên vật liệu

( Nguồn: Tài liệu Phòng Kế toán )

Việt Hàn là công ty sản xuất nhỏ nên toàn bộ nguyên vật liệu mà doanh nghiệp sử dụng đều được thu mua bên ngoài Quy trình thu mua nguyên vật liệu của công ty được hình thành qua 8 bước sau đây: Ước tính nhu cầu và hình thành đơn đặt hàng

Tìm kiếm thì trường và các nhà cung ứng tiềm năng

Chuyển giao đơn đặt hàng

Tiếp nhận hàng Thanh toán các khoản phải trả

Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng

Lựa chọn nhà cung ứng chính thứcXét duyệt nhu cầu

Căn cứ vào định mức vật liệu cho từng loại sản phẩm, số lượng sản phẩm sản xuất, tình hình dự trữ nguyên vật liệu thực tế tại Công ty và các đơn đặt hàng của khách hàng mà Phòng Kinh doanh chuyển sang, Phòng Vật tư tiến hành ước tính nhu cầu dựa theo bảng định mức và hình thành đơn đặt hàng mua vật tư Đơn đặt hàng nguyên vật liệu này sẽ được trình lên cho Phó Giám đốc Kỹ thuật xét duyệt.

Có được sự chấp thuận của cấp trên Phòng Vật tư sẽ tiến hành tìm kiếm thị trường và chọn nhà cung cấp

Phòng Vật tư sẽ ký kết hợp đồng kinh tế hoặc liên hệ đặt hàng với nhà cung cấp bằng fax hoặc điện thoại, đồng thời bộ phận này cũng chịu trách nhiệm về thời hạn giao hàng đã ký ở hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng Khi bên cung cấp giao hàng và hoá đơn GTGT Công ty sẽ tiến hành kiểm nghiện hàng trước khi nhập kho Ban Kiểm nghiệm (gồm cán bộ KCS, cán bộ kỹ thuật, cán bộ thu mua, thủ kho) để xác định phẩm chất, chủng loại, quy cách, số lượng vật liệu mua về và lập biên bản kiểm nghiệm Nếu vật liệu đảm bảo yêu cầu thì thủ kho kiểm tra số lượng vật liệu mua về và ghi vào hoá đơn thực nhập

Căn cứ vào hoá đơn (theo các hợp đồng kinh tế), biên bản kiểm nghiệm vật tư, tiến hành lập phiếu báo nhập kho vật liệu thành ba liên và được người phụ trách ký ghi rõ họ tên, trên ba phiếu đều được ghi rõ ngày của hoá đơn, kho nhập vật liệu, tên vật liệu, quy cách, số lượng thực hiện, ghi ngày tháng nhập kho, thủ kho cùng người nhập kí tên vào phiếu Thủ kho gửi một liên để làm căn cứ ghi thẻ kho Cán bộ phụ trách việc thu mua cũng giữ một liên và kế toán vật tư sẽ giữ một liên để làm căn cứ ghi sổ kế toán chi tiết và đối chiếu Còn hóa đơn GTGT hàng mua sẽ được chuyển cho kế toán công nợ phải trả người bán để làm căn cứ thanh toán, lưu trữ, đối chiếu số nợ Trường hợp Ban Kiểm nghiệm số vật liệu mua về không đúng yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì Ban Kiểm nghiệm sẽ tiến hành lập biên bản và ghi rõ vào biên bản kiểm nghiệm Số vật liệu này thủ kho không nhập chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo Công ty.

1.2.2 Biến động giảm nguyên vật liệu

Sơ đồ 1.2: Quy trình xuất nguyên liệu, vật liệu tại Công ty

(Nguồn:Tài liệu Phòng Kế toán)

Với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất nên việc xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất, một số ít được dùng cho QLDN và chi phí sản xuất chung

Tại phân xưởng khi có nhu cầu xin cấp vật tư cho sản xuất sẽ lập phiếu yêu cầu xuất vật tư, phiếu này sẽ được chuyển cho Phòng Vật tư kiểm tra sau đó sẽ được chuyển cho kế toán vật tư lập phiếu xuất Sau khi phiếu xuất có chữ ký của kế toán trưởng hoặc Ban lãnh đạo Công ty sẽ được chuyển cho thủ kho để là các thủ tục xuất kho vật tư.

Tại kho, thủ kho sẽ xuất vật tư theo đúng số lượng cũng chủng loại theo đúng phiếu xuất, bộ phận có nhu cầu xin xuất sẽ xuống kho để lấy vật tư.

Tại Công ty không có bảng định mức vật tư để lắp ráp bên ngoài ra các sản phẩm như bóng đèn, chấn lưu, đui điện tử, máng điện Vì cấu trúc bên ngoài khá đơn giản thông thường chỉ gồm sáu đến bảy loại vật tư nhưng kết cấu bên trong các sản phẩm điện tử thì khá phức tạp.

Nói cách khác là hiện nay tại Công ty chỉ quản lý định mức linh kiện cắm mạch còn các vật tư khác như bóng đèn, bộ đui nhựa, đui sắt thì không quản lý về định mức tiêu hao.

Giấy đề nghị xuất vật tư

Kế toán trưởng, giám đốc

Thẻ kho, phiếu xuất khoThủ kho, kế toán Vật tư

Bên trong bất cứ một sản phẩm nào của Công ty cũng đều có một bảng mạch điện tử Cấu tạo của bảng mạch lại phức tạp với nhiều loại linh kiện điện tử khác nhau, chính vì lẽ đó mà hiện tại Công ty chỉ có bảng định mức linh kiện cắm mạch. Với mỗi một loại sản phẩm sẽ có một bảng định mức cắm mạch riêng Dưới đây là một số ví dụ về bảng định mức cắm mạch điện tại Công ty.

Bảng 1.6: Bảng định mức mạch điện bóng đèn

TT Thành phần Chi tiết Định mức

(Nguồn: Tài liệu Phòng Kĩ thuật)

Từ các bảng định mức trên có thể thấy rằng để cấu tạo thành một sản phẩm hoàn chỉnh cần rất nhiều các linh kiên Chính vì vậy để tránh thất thoát, lãng phí cũng như công tác quản lý trong quá trình sản xuất, Công ty thường xuất nguyên vật liệu sản xuất theo định mức tiêu hao

Sau khi đã xác định được lượng nguyên vật cần cho sản xuất, Phòng vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu xuất vật tư, phiếu này được lập thành hai liên và có ý kiến của trưởng bộ phận vật tư Một liên được lưu giữ tại nơi lập, một liên được chuyển qua

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Trường: Đại học Kinh tế quốc dân cho kế toán nguyên vật liệu lằm căn cứ lập phiếu xuất kho vật tư.

Phiếu xuất kho được xác lập thành ba liên và có chữ ký phụ trách chung là kế toán trưởng và Phó Giám đốc Kĩ thuật Sau đó kế toán vật tư sẽ giữ lại một liên làm căn cứ ghi sổ, các liên còn lại được chuyển cho thu kho Thủ kho sẽ giữ một liên để ghi chép thẻ kho và tiến hành xuất vật liệu theo phiếu xuất Thủ kho sẽ giao nguyên vật liệu và một liên phiếu xuất cho bộ phận có nhu cầu sử dụng Liên này sẽ được lưu tại nơi sử dụng nguyên vật liệu.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty

2.1.1 Tổ chức chứng từ ban đầu

Vật liệu trong doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu.

Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, là tài sản cần phải được tổ chức, hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho

Hạch toán chi tiết vật liệu được hiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp, nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, quản lý vật liệu nói riêng Để kế toán chi tiết vật liệu, Việt Hàn dụng một số chứng từ ban đầu như:

- Phiếu nhập kho - (Mẫu 01 - VT)

- Phiếu xuất kho - (Mẫu 02 - VT)

- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 03 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá - (Mẫu 08 - VT)

Ngoài những biểu mẫu chứng từ về hàng tồn kho theo quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ban hành ra, Công ty còn sử dụng thêm một số các chứng từ khác như:

- Đơn đặt hàng mua vật tư

- Phiếu yêu cầu vật tư

- Phiếu lĩnh linh kiện mạch theo hạn mức

♦ Tổ chức chứng từ nhập kho nguyên vật liệu Đối với vật liệu: căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ, phòng Kinh doanh sẽ tìm kiếm nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng đi Khi hàng về, cán bộ vật tư đưa hàng

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Trường: Đại học Kinh tế quốc dân phải báo cho phòng Kỹ thuật để tiến hành kiểm tra chất lượng Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào phiếu kiểm nghiệm và nếu đạt chất lượng thì phòng Vật tư sẽ lập lệnh nhập kho Căn cứ vào Hoá đơn (GTGT) và phiếu kiểm nghiệm, lệnh nhập kho phòng kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành ba liên, một liên kế toán vật tư giữ, một liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho, một liên được lưu tại Phòng Vật tư, Hoá đơn (GTGT) sẽ được chuyển tới cho kế toán công nợ phải trả để theo dõi, thanh toán cho nhà cung cấp. Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà không cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nào Nghĩa là không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của công ty trên sổ sách.

Sơ đồ 2.1: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho:

( Nguồn:Tài liệu Phòng Kế toán )

Nhập kho nguyên vật liệu

Người giao hàng Đề nghị nhập

Lập biên bản kiểm nghiệm

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Trường: Đại học Kinh tế quốc dân Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Công ty ta có thể xem các chứng từ thủ tục nhập kho các linh kiện mạch trong tháng 3/2012 tại Công ty theo ví dụ sau:

VD 2.1: Ngày 10/3 Công ty có nhu cầu đặt hàng linh kiện mạch phục vụ cho việc cắm mạch Đơn vị cung ứng là Công ty TNHH An Khánh Vì giá trị đơn đặt hàng không lớn nên Công ty không tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế Công ty sẽ lập đơn đặt hàng và fax cho nhà cung ứng để có thời gian chuẩn bị lượng hành giao đúng quy cách, chất lượng và đảm bảo theo thời gian mà đơn đặt hàng đã ghi. Đơn đặt hàng này được Phòng vật tư lập, trước khi fax cho nhà cung cấp đơn đặt hàng này sẽ được Phó Giám đốc Kĩ thuật ký duyệt.

Biểu số 2.1: Đơn đặt hàng ngày 10 tháng 3 năm 2012

Công ty CP Công nghệ Điện tử & TM Việt Hàn Địa chỉ: 50A/109-Ngừ 72/1-Nguyễn Trói-Thanh Xuõn -Hà Nội Điện thoại: 042.212.9106 043.681.4837 Fax:043.681.4837 ĐƠN ĐẶT HÀNG

 Ngày 10 tháng 3 năm 2012 Kính gửi: Công ty TNHH An Khánh Địa chỉ: số 78 Thanh Nhàn - Hà Nội ĐT: 043 5638742 Fax:043 5638742 Công ty CP Công nghệ Điện tử & TM Việt Hàn chúng tôi có nhu cầu đặt hàng ở quý Công ty theo nội dung đặt hàng dưới đây

STT Tên mặt hàng Đơn vị tính Số lượng

Thời gian giao hàng: từ 9h tới 10h ngày 12 tháng 3 năm 2012 Địa điểm giao hàng: Tại kho hàng của Công ty số 4 ngõ 148/20 đường Ngọc Hồi

- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

- Thanh toán hết toàn bộ tiền hàng khi hàng nhập kho.

Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2012

(Ký, ghi rõ họ tên) (Nguồn: Tài liệu Phòng Kế toán)

Ngày 12/3 Công ty TNHH An Khánh giao hàng theo đúng đơn đặt hàng mà Công ty đã fax

Biểu số 2.2: Mẫu hóa đơn GTGT số 0000452

Liên 2: Giao người mua Ngày 12 tháng 3 năm 2012

Số HĐ: 0000452 Đơn vị bán hàng Địa chỉ Điện thoại

: CễNG TY TNHH AN KHÁNH : Số 78 Thanh Nhàn - Hai Bà Trưng - Hà Nội : 043.356.8742

: 0101632809 : 1020100223693 tại ngân hàng VietinBank Hai Bà Trưng

Họ tên người mua hàng

Tên đơn vị mua Địa chỉ

: Anh Hiếu : Công ty CP Công nghệ Điện tử & TM Việt Hàn : 50A/109-Ngừ 72/1-Nguyễn Trói-Thanh Xuõn -Hà Nội : 3180201012368 tại ngân hàng NN&PTNT Thanh Xuân : CK MST: 0101965156

STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 14.020.000

Số tiền viết bằng chữ:Một trăm năm mươi tư triệu hai trăm hai mươi hai nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghĩ rõ họ tên) (Ký, ghĩ rõ họ tên) (Ký, ghĩ rõ họ tên)

(Nguồn: Tài liệu Phòng Kế toán)

Trước khi nhập kho, vật tư sẽ được kiểm nghiệm Nội dung của cuộc kiểm nghiệm sẽ được phản ánh trong “Biên bản kiểm nghiệm” Biên bản này được cán bộ cung ứng của Phòng Vật tư lập thành hai liên Thủ kho giữ một liên để làm căn cứ nhập kho vật tư và một liên Phòng Vật tư giữ.

Biểu số 2.3: Biên bản khiểm nghiệm vật tư số 03.0024

Công ty CP Công nghệ Điện tử

(Ban hàng theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của

(Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa) Ngày 12 tháng 3 năm 2012

Số: 03.0024 Căn cứ HĐGTGT số: 0000543 ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Công ty TNHH

Ban kiểm nghiệm gồm: Ông : Phùng Cao Kha Ông : Nguyễn Văn Trọng

Phòng ban: Phòng Vật tư Phòng ban: Phòng Kĩ thuật Phòng ban: Thủ kho

Trưởng ban Ủy viên Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại:

STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính

Số lượng theo chứng từ

SL đúng quy cách phẩm chất

SL không đúng quy cách phẩm chất

3 Trở 680KΩ - 1/2W 0327 Chiếc 20.000 20.000 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Hàng mua đúng số lượng, chủng loại, quy cách kĩ thuật Được phép nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Sau khi tất cả các thủ tục kiểm tra được hoàn tất, nếu chất lượng hàng nhập đảm bảo đúng yêu cầu như trong đơn đặt hàng, thủ kho sẽ tiến hành các thủ tục nhập kho và ghi phiếu nhập kho.

Biểu số 2.4: Phiếu nhập kho vật liệu chính số 0032

Họ tên người giao: Anh Quang

Theo HĐ GTGT số 0000453 ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Công ty TNHH

Nhập tại kho: Vật tư

STT Tên vật tư Mã số ĐVT

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng số tiền: (Một trăm bốn mươi triệu hai trăm nghìn đồng)

Số chứng từ gốc kèm theo: 02

Người lập Người giao Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên

Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:

- 01 liên Phòng vật tư giữ

- 01 liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho trong công tác hạch toán chi tiết.

- 01 liên được giao cho kế toán nguyên vật liệu giữ.

Trong trường hợp có sai sót về số lượng thì ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản báo cáo cho bên bán biết để bổ xung lượng hàng còn thiếu Nếu có sai sót về chất lượng, hàng giao không có đủ quy cách phẩm chất thì sẽ bị trả lại người bán.

VD 2.2: Ngày 15/3/2012 Công ty Việt Hàn mua hàng nguyên vật liệu phụ của Công ty TNHH Hồng Kỳ Sau khi nhận hàng Công ty thanh toán bằng chuyển khoản.

Biểu số 2.5: Hóa đơn GTGT số 0000376

Liên 2: Giao cho người mua Ngày 15 tháng 3 năm 2012

Số HĐ: 0000376 Đơn vị bán hàng Địa chỉ Điện thoại

: CễNG TY TNHH HỒNG KỲ : Số 21A Trường Chinh - Thanh Xuân - Hà Nội : 043.764.4795

: 0101779340 : 1020595953009 tại ngân hàng VietinBank Thanh Xuân

Họ tên người mua hàng

Tên đơn vị mua Địa chỉ

: Anh Hiếu : Công ty CP Công nghệ Điện tử & TM Việt Hàn : 50A/109-Ngừ 72/1-Nguyễn Trói-Thanh Xuõn -Hà Nội : 3180201012368 tại ngân hàng NN&PTNT Thanh Xuân

: CK MST: 0101965156 STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.150.000

Số tiền viết bằng chữ: (Mười hai triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng)

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghĩ rõ họ tên) (Ký, ghĩ rõ họ tên) (Ký, ghĩ rõ họ tên)

Cũng tương tự như đối với vật liệu chính, trước khi nhập kho vật liệu phụ cũng được kiểm nghiệm về chất lượng, phẩm chất của từng loại.

Biểu số 2.6: Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 03.0036

(Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa) Ngày 15 tháng 3 năm 2012

Số: 03.0036 Căn cứ HĐGTGT số: 0000376 ngày 15 tháng 3 năm 2012 của Công ty TNHH Hồng Kỳ.

Ban kiểm nghiệm gồm: Ông : Phùng Cao Kha Ông : Nguyễn Văn Trọng

Phòng ban: Phòng Vật tư Phòng ban: Phòng Kĩ thuật Phòng ban: Thủ kho

Trưởng ban Ủy viên Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại:

STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư

Mã số Đơn vị tính

Số lượng theo chứng từ

SL đúng quy cách phẩm chất

SL không đúng quy cách phẩm chất

2 Thiếc nhúng T02 Kg 10 10 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Hàng mua đúng số lượng, chủng loại, quy cách kĩ thuật Được phép nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, và phiếu nhập kho của bộ phận cung ứng lập, thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu phụ đúng theo phiếu nhập Sau khi nhập xong thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho cho kế toán.

Biểu số 2.7: Phiếu nhập kho vật liệu phụ số 0036

Họ tên người giao: Anh Quang

Theo HĐ GTGT số 0000376 ngày 15 tháng 3 năm 2012 của Công ty TNHH Hồng Kỳ

Nhập tại kho: Vật tư

STT Tên vật tư Mã số ĐVT

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng số tiền: (Mười một triệu năm trăm nghìn đồng chẵn)

Số chứng từ gốc kèm theo: 02

Người lập Người giao Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên

VD 2.3: Ngày 19/3/2012 Công ty tạm ứng cho anh Hiếu, là nhân viên Phòng Vật tư đi mua nhiên liệu

Biểu số 2.8: Hóa đơn GTGT số 0000662

CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC I - CễNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN Mẫu số: 01GTKT3/002

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu mà công ty áp dụng là theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này theo dõi phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng môt cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại Phương pháp này được sử dụng khá phổ biến vì nó có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời

2.2.1 Tài khoản , sổ sách kế toán Công ty sử dụng

TK 152 “ Nguyên vật liệu ”: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm NVL của doanh nghiệp theo giá thực tế.

Tại Công ty tài khoản 152 còn được mở chi tiết thành 3 tiểu khoản cấp 2

TK 1521: Nguyên vật liệu chính

TK 1522: Nguyên vật liệu phụ

Ngoài ra còn có các tài khoản khác như:

Số dư đầu tháng : xxx

- Mua, nhập kho nguyên vật liệu

- Phát hiện thừa khi kiểm kê

- Xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh

- Xuất trả lại hàng do hàng kém chất lượng.

- Phát hiện thiếu khi kiểm kê

- Hao hụt NVL trong định mức

Số dư cuối kỳ : xxx

TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: Phản ánh giá trị vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận mua nhưng chưa về kho.

TK 331 “Phải trả người bán”: Phản ánh quan hệ thanh toán giữa DN và nhà cung cấp vật liệu, hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng, đơn đặt hàng

TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp”: theo dõi giá trị NVL trực tiếp sử dụng cho sản xuất, trị giá NVL không dùng hết nhập kho, giá trị phế liệu thu hồi.

Và một vài tài khoản khác có liên quan như:

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng

- TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

- TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

- TK 331: Phải trả người bán

- TK 627: Chi phí sản xuất kinh doanh

♦ Hệ thống sổ sách mà Công ty sử dụng

Hình thức sổ kế toán hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng là hình thức: “Nhật ký chung” và sử dụng các loại sổ tổng hợp và sổ chi tiết phù hợp với tổ chức kế toán hạch toán trong Công ty

Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung có ưu điểm là ghi chép đơn giản, sổ cấu tạo đơn giản, rõ ràng nên dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng số liệu ghi chép trùng lặp nhiều Hình thức này phù hợp với mọi lạo hình hoạt động cũng như quy mô, trình độ Để theo dõi về biến động tăng giảm nguyên vật liệu, Công ty sử dụng các loại sổ sau:

Sổ Chi tiết nguyên vật liệu: sổ này để theo dõi cho từng nguyên vật liệu, phán ánh số lượng nhập – xuất, giá trị Cách thức ghi sổ này dự trên phiếu nhập kho, xuất kho. Để theo dõi các nghiệp vu mua nguyên vật Công ty sử dụng sổ Nhật ký mua hàng.

Các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu cho sản xuất hay cho quản lý đều được theo dõi trên sổ Nhật ký chung.

Và cuối cùng là sổ cái tài khoản 152 sẽ theo dõi toàn bộ các biến động tăng giảm nguyên vật liệu trong tháng.

2.2.2 Quy trình kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Sơ đồ 2.4: Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Hàng ngày, kế toán vật tư căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn, chứng từ khác có liên quan để vào sổ Nhật ký chung, Nhật ký mua hàng và căn cứ từ sổ Nhật ký chung, Nhật ký mua hàng để sang sổ cái tài khoản 152. Đến cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào sổ cái tài khoản 152 để vào Bảng cân đối số phát sinh và đến cuối năm lên Báo cáo tài chính.

Chứng từ gốc (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,

Bảng tổng hợp chi tiết TK 152

Bảng cân đối số phát sinh

Biểu số 2.28: Trích sổ nhật ký mua hàng

& TM Việt Hàn Mẫu số: S03a3 – DN

(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/

QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG

Tháng 3 năm 2012 Đơn vị tính: đồng

Số hiệu NT Hàng hóa NVL TK khác

Mua nhập kho tụ 10M-250V của Cty Viettech, VAT

Mua nhập kho Thiếc cuộn của Cty Hồng Bàng, VAT 10%

Mua, nhập kho đui đèn bóng 2U, 3U, 4U của Cổ phần và Đầu tư Nhật Kim VAT 10%

Mua, nhập kho linh kiện mạch (tụ, trở) của Cty An Khánh, VAT 10%

Mua nhập kho dây điện, thiếc nhúng của Cty Hồng Kỳ, VAT 10%

Mua dầu diesel, mazut của Cty Xăng dầu khu vực

Mua nhõp kho linh kiện của Cty An Khánh, VAT 10%

28/3 Mua nhập kho linh kiện của Cty Vạn Phúc, VAT 10%

Mua, nhập kho bóng thủy tinh 2U trắng của Công ty TNHH Sao Mai, VAT 10%

Ngày 31 tháng 3 năm 2012 Người ghi sổ

(Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán Trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)

Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên)

Biểu số 2.29: Trích sổ nhật ký chung

Công ty CP Công nghệ Điện tử Mẫu số: S03a – DN

(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/

QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

Tháng 3 năm 2012 Đơn vị tính: đồng

Diễn giải Đã ghi sổ cái

Số hiệu NT Nợ Có

0001 01/3 Xuất Tran 13007 cho phân xưởng 1  621 5.625.000

30Ω-1/4W,Fip mạch 2U cắm mạch cho PX1

0019 05/3 Xuất thiếc nhúng, dây đồng cho PX1  621 8.700.000

0024 12/3 Xuất vật tư cắm mạch cho PX1  621 14.940.000

0032 16/3 Xuất dầu diezen, mazut cho PX2  627 280.005

0032 20/3 Xuất kho keo sữa cho

0040 23/3 Xuất Thiếc nhúng cho phân xưởng 1 

Nhập lại bóng xoắn 5W do không sử dụng hết

Phát hiện thiếu NVL khi kiểm kê, giá trị hao hụt tính vào chi phí

Ngày 31 tháng 3 năm 2012 Người ghi sổ

Biểu số 2.30: Trích sổ cái tài khoản 152

(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng

Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu

Số hiệu: 152 Tháng 3 năm 2012 Đơn vị tính: đồng

Số hiệu TK đối ứng

Số hiệu NT Nợ Có

Số phát sinh trong tháng

0001 01/3 Xuất Tran 13007 cho phân xưởng 1 cắm mạch 01 621 5.625.0000

0007 02/3 Mua nhập kho Thiếc cuộn của Cty Hồng Bàng, VAT 10%

0010 02/3 Xuất dầu diesel cho PX1 627 486.375

Xuất tụ 100V-223,trở 30Ω- 1/4W,Fip mạch 2U cắm mạch cho PX1 01 621 17.676.000

0019 05/3 Xuất thiếc nhúng, dây đồng cho PX1 01 621 8.700.000

Mua, nhập kho đui đèn bóng 2U, 3U, 4U của Cổ phần và Đầu tư Nhật Kim VAT 10%

0024 12/3 Xuất vật tư cắm mạch cho

0034 14/3 Mua đui sắt E4, E7 của Cty

0036 15/3 Mua nhập kho thiếc nhỳng,dõy đồng của Cty Hồng Kỳ,VAT 10%

0032 16/3 Xuất dầu diezen, mazut cho

0048 19/3 Mua nhập kho dầu Diesel,

Mazut VAT 10% Công ty Xăng dầu khu vực I

0032 20/3 Xuất kho keo sữa cho PX2 04 621 284.000

0040 23/3 Xuất thiếc nhúng cho phân xưởng 1 05 621 2.400.000

Mua nhõp kho tụ 100V -223, của Cty An

Nhập lại bóng xoắn 5W do không sử dụng hết 05 621 1.666.000

0060 28/3Mua nhập kho linh kiện, VAT

10% của Cty Vạn Phúc, chưa thanh toán

NVL 31/3Phát hiện thiếu NVL khi kiểm kê, phần hao hụt tính vào chi phí

(Nguồn: Tài liệu Phòng Kế toán )

2.2.3 Kiểm kê nguyên vật liệu

Tại Công ty thì việc kiểm kê NVL thường được diễn ra vào cuối các quí, và việc kiểm kê này được giao cho Phòng Vật tư phụ trách với mục đích của việc kiểm

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Trường: Đại học Kinh tế quốc dân kê vật tư là nhằm xác định một cách chính xác số lượng thực tế của các nguyên vật liệu tồn kho Ngoài ra công tác kiểm kê vật tư còn có một mục đích là đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và sử phạt các hao hụt, hỏng,mất các vật tư trong kho Qua công tác này nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của từng người trong việc bảo quản, sử dụng vật tư cũng như việc quản lý NVL phải có nề nếp. Trước khi tiến hành kiểm kê phải xác định được lượng NVL tồn kho ở thời điểm kiểm kê trên sổ sách rồi mới tiến hàng kiểm kê số vật tư còn lại trong kho Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kê vật tư Trong biên bản này sẽ ghi rõ từng loại vật tư được kiểm kê về số lượng, đơn giá, lượng tồn thực tế trên sổ sách cũng như mức chênh lệch giữa sổ sách và thực tế Căn cứ và kết quả kiểm kê để xác định nguyên nhân thiếu thừa của NVL từ đây đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp. Trong trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê: nếu nguyên nhân khách quan thì được hạch toán vào chi phí, còn do nguyên nhân chủ quan thì cá nhân phài bồi thường cho doanh nghiệp Tuy nhiên Công ty cũng rất linh động cho nhân viên thủ kho vì số lượng nguyên vật liệu nhiều mà thủ kho nguyên vật liệu chỉ có một người. Nếu phát hiện thiếu do nguyên nhân chủ quan nhưng giá trị hao hụt nằm trong khoảng 0.03% thì phần hao hụt đó sẽ được tính vào chi phí Phần chênh lệch nằm ngoài 0.03% kia thì nhân viên thủ kho sẽ phải bồi thường cho Công ty.

Trong trường hợp phát hiện thừa khi kiểm kê thì sau khi tìm hiểu nguyên nhân thì kế toán sẽ tiến hành hạch toán Thường thì kế toán sẽ ghi giảm chi phí Trong trường hợp đặc biệt thì mới hạch toán vào Nợ TK 002 “Hàng hóa nhận giữ hộ, nhân gia công chế biến”

Ngày 31/3/2012 Ban lãnh đạo Công ty quyết định kiểm kế nguyên vật liệu tồn trong kho Ban lãnh đã cử trưởng Phòng Vật tư làm trưởng ban kiêm kê.

Sau khi kiểm kê kho vật tư, ban kiểm kê sẽ lập biên bản kiểm kê

Dưới đây là biên bản kiểm kê nguyên vật liệu

Biểu số 2.31: Biên bản kiểm kê vật tư

Công ty CP Công nghệ Điện tử & TM Việt Hàn Địa chỉ: 50A/109-Ngừ 72/1-Nguyễn Trói-Thanh Xuõn -Hà Nội Điện thoại: 042.212.9106 043.681.4837 Fax:043.681.4837

Mẫu số: 08-VT (Ban hàng theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/3/2006 củaBộ trưởng BTC)

BIÊN BẢN KIỂM Kấ VẬT TƯ

Thời điểm kiểm kê: 9h30 ngày 31 tháng 3 năm 2012

Ban kiểm kê bao gồm: Ông: Phùng Cao Kha

Chức vụ: Trưởng Phòng Vật tư Chức vụ: Kế toán nguyên vật liệu Chức vụ: Thủ kho

Trưởng Ban Ủy viên Ủy viên Đã kiểm kê những mặt hàng dưới đây:

Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, dụng cụ

Mã số Đơn vị tính Đơn giá (đồng)

Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất

Số chất lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền

Giám đốc (Ký,ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng (Ký,ghi rõ họ tên)

Thủ kho (Ký,ghi rõ họ tên)

Trưởng ban kiểm kê (Ký,ghi rõ họ tên)

( Nguồn: Tài liệu Phòng Kế toán)

Sau khi kiểm kê kho thấy giá trị nguyên vật liệu thiếu 334.073 đồng tương ứng với 0.021% Nguyên nhân thiếu vật tư là do thủ kho gây thất thoát, bảo quản lưu kho vật tư chưa đúng quy cách Tuy nhiên, theo chính sách của Công ty nếu kiểm kê thiếu nguyên vật liệu do nguyên nhân chủ quan nhưng hao hụt nằm trong khoảng 0.03% thì cá nhân chịu trách nhiệu về hao hụt này và sẽ không phài bồi thường thiệt hại cho Công ty Chính vì vậy, Ban lãnh đạo Công ty đã quyết định phần thiếu hụt nguyên vật liệu này được tính vào chi phí.

Có ý kiến chỉ đạo của Ban lãnh đạo Công ty kế toán nguyên vật liệu sẽ hạch toán giá trị hao hụt nguyên vật liệu này vào chi phí sản xuất Giá trị thiếu sẽ được kết chuyển thằng vào giá vốn hàng bán

2.2.4 Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Hàng năm vào thời điểm cuối năm kế toán Công ty vẫn chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá hành tồn kho mà cụ thể là lập dự phòng giảm giá NVL Tuy nhiên,nền kinh tế hiện nay khá là bất ổn định có nhiều chuyển biến phức tạp như trượt giá,lãi suất ngân hàng cao Trước tình hình đó, Công ty thực sự cần xem xét và triển khai việc lập dự phòng giảm giá NVL.

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT HÀN

Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phương án hoàn thiện

Trong nền kinh tế thị trường nhiệm vụ của kế toán vượt ra khỏi việc ghi chép đơn thuần mà được nâng cao hơn là để cung cấp các thông tin kế toán để làm cơ sở cho nhà quản lý ra quyết định Thị trường là cạnh tranh, ai nắm được các thông tin trước nhất về giá cả thì càng có nhiều cơ hội chiến thắng Các thông tin phục vụ cho việc quản lý cũng như đưa ra các quyết định về chiến lược, kế hoạch kinh doanh cho nhà quản lý cần phải được cung cấp một cách nhanh chóng và chính xác Để thực hiện được điều này cần phải xây dựng các mô hình chung áp dụng trong việc hạch toán kế toán cũng như cung cấp các thông tin kế toán nói chung và về phần hành kế toán NVL Chính vì vậy, việc xây dựng các nguyên tắc hoàn thiện công tác hạch toán NVL của công ty là không chỉ dựa trên hướng vừa đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam, vừa hướng theo các chuẩn mực kế toán quốc tế để góp phần nhằm làm hoàn thiện thêm chế độ, trong đó quan trọng hơn cả là việc xây dựng các biện pháp hoàn thiện phải xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì phần hành kế toán NVL là một phần hành vô cùng quan trọng, nó quyết định tới toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty

Qua thời gian thực tập ở Công ty Cổ phần Công nghệ Điện tử và Thương mại Việt Hàn, vận dụng lý luận và thực tiễn hạch toán nguyên vật liệu tại công ty em có những nhận xét chủ quan sau:

* Trong công tác quản lý NVL: Công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng.

- Đối với công tác thu mua: Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua tương đối linh hoạt, am hiểu về chất lượng và thị trường nên việc thu mua NVL tương đối ổn định Đồng thời, công ty thường xuyên ký hợp đồng với các nhà cung cấp có mặt

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Trường: Đại học Kinh tế quốc dân hàng tốt, chất lượng cao, giá cả phù hợp, luôn đảm bảo đúng, đủ về số lượng cũng như quy cách chất lượng của NVL, giao hàng đúng hẹn, kịp thời để công ty có thể sử dụng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm được tiến hành liên tục.

- Đối với công tác dự trữ, bảo quản: Công ty có một hệ thống kho được tổ chức một cách khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng cũng như yêu cầu bảo quản của từng NVL, phù hợp với tính chất lý, hóa học của từng loại vật tư. Bên cạnh đó, công ty đã xây dựng được định mức dự trữ NVL tối thiểu để phục vụ quá trình SXKD được tiến hành liên tục Ngoài ra, với một đôi ngũ cán bộ quản lý kho có tinh thần trách nhiệm cũng như trình độ chuyên môn cao, việc quản lý NVL ở công ty được thực hiện khá nề nếp, đảm bảo vật tư được quản lý chặt chẽ, tránh được tình trạng thất thoát vật tư, gây thiệt hại cho công ty.

- Đối với công tác sử dụng: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao linh kiện điện tử cắm mạch Thông qua hệ thống định mức tiêu hao linh kiện điện cắm mạch, NVL sẽ được xuất kho sử dụng đúng mục đích, tránh thất thoát lãng phí NVL, do đó sẽ tiết kiệm được chi phí về NVL Ngoài ra, công ty không ngừng tìm mọi biện pháp để có thể tiết kiệm được NVL trong sản xuất mà chất lượng thuốc vẫn bảo đảm, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng Nhờ có định mức tiêu hao NVL, công ty có thể tính toán một cách hợp lý mức thu mua, dự trữ.

* Về hệ thống sổ kế toán: Hệ thống chứng từ, sổ sách của công ty đang áp dụng hiện nay là tương đối đầy đủ, đúng với qui định của chế độ kế toán, đồng thời đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế của công ty Tại công ty không sử dụng các chứng từ, các loại sổ đặc thù nhưng chứng từ sổ sách đã được tổ chức luân chuyển một cách khoa học, chặt chẽ đáp ứng nhu cầu thông tin và tạo ra mối quan hệ mật thiết lẫn nhau giữa các bộ phận trong toàn hệ thống kế toán Việc áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung là rất phù hợp với một doanh nghiệp có qui mô vừa như Công ty.

- Về phương pháp hạch toán tổng hợp NVL: Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Với phương pháp này, NVL được quản lý chặt chẽ và tình hình nhập, xuất, tồn kho cũng sẽ được cung cấp một cách thường xuyên và kịp thời.Đây cũng là phương pháp được sử dụng phổ biến ở nước ta vì có độ chínhxác cao.

- Về hạch toán chi tiết NVL: Công ty hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song là rất phù hợp với qui mô Doanh nghiệp cũng như đặc điểm NVL của công ty Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, và tồn kho NVL kịp thời, chính xác.

- Về phân loại NVL: Công ty dựa vào vai trò, công dụng của NVL để chia thành NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế Việc phân loại này thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán chi tiết NVL.

Ngoài ra, công tác kế toán NVL được thực hiện khá nề nếp, vừa đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán, vừa phù hợp với tình hình thực tế của công ty, đồng thời đáp ứng được nhu cầu thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn NVL, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán và phân bổ chính xác giá trị NVL cho từng đối tượng sử dụng, góp phần nâng cao hiệu quả của thông tin kế toán.

Tuy nhiên bên cạnh đó, công ty cũng gặp phải những hạn chế mà công ty cần phải khắc phục và hoàn thiện, để có thể đáp ứng được cho nhu cầu ngày càng cao về thông tin cho công tác quản lý.

* Việc lập hệ thống danh điểm và sổ danh điểm NVL: Tuy hiên nay doanh nghiệp có lập danh điểm NVL nhưng số lượng lớn NVL, đa dạng về chủng loại, quy cách đã có một vài nguyên vật liệu phụ không được đánh mã và theo dõi Do đó đã gây khó khăn cho việc theo dõi NVL Không chỉ vậy danh điểm NVL không được cập nhật một cách thường xuyên, có nhiều linh kiện điên tử đã không còn sử dụng nữa làm cho hệ thống danh điểm NVL quá lớn ảnh hưởng tới việc quản lý

* Về tính giá NVL xuất kho: Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá NVL Sử dụng phương pháp này thì phải đến cuối tháng, công ty mới cung cấp được giá trị NVL xuất kho trong tháng Điều này khiến cho việc cung cấp thông tin cho công tác quản lý không được kịp thời và thường xuyên trong khi cần Mặt khác, trong một số trường hợp để đáp ứng yêu cầu thông tin cho cấp trên kế toán vật tư đã lấy giá thực tế nhập NVL làm giá xuất kho cho một số phiếu xuất kho.Việc làm này vi phạm nguyên tắc nhất quán trong kế toán.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu

* Cập nhập hệ thống danh điểm NVL cũng như số danh điểm NVL: Để phục vụ cho nhu cầu quản lý NVL tránh nhầm lẫn, thiếu sót công ty cần hoàn thiện danh điểm của tất các các NVL mà doanh nghiệp đang sử dụng, lập hệ thống danh điểmNVL và ghi vào sổ danh điểm vật tư theo dõi cho từng thứ, nhóm, loại NVL một

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Trường: Đại học Kinh tế quốc dân cách chặt chẽ, giúp cho công tác hạch toán và quản lý được thực hiện dễ dàng. Nhất là trong điều kiện hiện nay, công ty đang ứng dụng tin học vào kế toán thì việc lập hệ thống danh điểm NVL càng cần thiết vì nó sẽ giúp cho việc quản lý NVL trên máy tính được dễ dàng hơn

Bảng danh điểm mà Công ty sử dụng không có tính nhất quán, đối với nguyên vật liệu chính mã nhóm là số, còn đối với nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu thì mã nhóm lại là các chữ cái Công ty nên thống nhất một cách thức chung về quy định mã nhóm nguyên vật liệu Với số lượng lớn về chủng loại nguyên vật liệu chính, Công ty nên đặt mã nhóm là các chữ cái, mã của một nguyên vật liệu cụ thể nào cũng sẽ gồm hai phần là mã bằng chữ cái thể hiện mã nhóm và phần mã bằng số thay vì mã nguyên vật liệu là một dãy số dài có thể làm giảm tình trạng sai sót nhầm lẫn trong khâu ghi chép, nhập xuất

Sau khi lập hệ thống danh điểm NVL, công ty có thể mở Sổ danh điểm NVL

(Biểu số 3.1 ) theo kho hoặc theo nhóm.

Bảng số 3.1: Sổ danh điểm NVL

Nhóm Mó nhóm Mã VL Tên Danh điểm

NVL Đơn vị tính Đơn giá

Nguyên liệu, vật liệu chính

Nguyên liệu, vật liệu phụ

Nhiên liệu AP AP1 Dầu Diesel 0.05S 1523.AP1 Lít 19.455

Sổ danh điểm được lập và sử dụng ở bốn nơi: Phòng Vật tư, Phòng Kế toán,kho, và tại các phân xưởng sản xuất Sổ này nên thường xuyên được cập nhật kho

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Trường: Đại học Kinh tế quốc dân có các loại nguyên vật liệu mới, đồng thời các bộ phận sử dụng phải đối chiếu với nhau để đảm bảo tính thống nhất.

* Xây dựng định mức tiêu tiêu dùng: Doanh nghiệp cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật cho từng thành phầm Tại Công ty đã có bảng định mức cắm mạch nhưng lại bảng này lại không được cập nhật thường xuyên, không còn phù hợp với nguồn nguyên liệu hiện có Phòng kĩ thuật cần thường xuyên xem xét chỉnh sửa bổ xung bảng định mức sao cho phù hợp với nguồn nhiên liệu hiện có tại Công ty.

* Hoàn thiện việc nhập-xuất-tồn kho vật liệu: Công ty cần phải xây dựng một quy chế cụ thể về quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng Quy định rõ trách nhiệm của cản bộ thu mua vật liệu, khi mua vật liêụ về phải bàn giao chứng từ một cách đầy đủ kịp thời cho phòng kế toán để kế toán hạch toán kịp thời, chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập kho và theo dõi giám sát tình hình biến động của nguyên vật liệu trong quý

Sau khi sản xuất các phân xưởng thường có phế liệu thu hồi Cuối mỗi quý Công ty mới xử lý và thu hồi phế liệu, thời gian thu hồi phế liệu của Công ty nên diễn ra thường xuyên hơn, hàng tháng công ty nên thu hồi và xử lý phế liệu trong sản xuất tại các phân xưởng Đối với các nguyên vật liệu không thể tái sửa dụng được nên thanh lý ngay, còn những phế liệu có thể tái sử dụng thì nên phân loại và kiểm tra chất lượng xem có thể tái sử dụng ngay hay không, tránh tình trạng các phế liệu có thể tái sử dụng được nhưng do việc thu hồi và xử lý phế liệu diễn ra quá lâu làm giảm chất lượng nguyên liệu và không thể tái sử dụng được nữa.

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá

Trong khi đó tài khoản 152 lại được mở thành 3 tài khoản cấp hai như sau:

TK 1521: Nguyên vật liệu chính

Phụ từng và vật liệu còn lại khác không được mở và theo dõi trên tài khoản,doanh nghiệp nên mở thêm tài khoản cấp 2 của TK152 là TK 1524 để theo dõi phụ

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Trường: Đại học Kinh tế quốc dân tùng và TK 1528 để theo dõi các vật liệu còn lại tránh được tình trạng mất mát, sử dụng lẵng phí.

Với đặc điểm tình hình SXKD và đặc điểm NVL của công ty như hiện nay công ty nên đổi phương pháp tính giá NVL xuất kho từ phương pháp bình quân gia quyền sang phương pháp hệ số giá Nghĩa là kế toán vật tư sẽ sử dụng giá hạch toán để tính giá NVL Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước đã được quy định thống nhất tại Sổ danh điểm NVL (Giá hạch toán không có giá trị giao dịch với bên ngoài, chỉ sử dụng hạch toán nội bộ) Việc nhập, xuất kho NVL hàng ngày được phản ánh theo giá hạch toán Cuối kỳ kế toán vật tư phải tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp Việc tính giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ được thực hiện như sau:

Xác định hệ số giá (H) giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL luân chuyển trong kỳ:

Giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập kho trong kỳ Tính trị giá của NVL xuất trong kỳ:

Trị giá thực tế của NVL xuất trong kỳ = Trị giá hạch toán của NVL xuất trong kỳ x Hệ số giá

Phương pháp hệ số giá giúp cho việc hạch toán được tiến hành thuận lợi hơn, công tác tính giá nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL.

Nguyên vật liệu là những tài sản lưu động thường xuyên có biến động theo thời gian Đối với công ty, nguyên vật liệu chủ yếu được mua ngoài, mà giá cả ngày càng không ổn định Hiện nay, Công ty không tổ chức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tức là chưa đề cập đến những rủi ro có thể xảy ra do sụt giá nguyên vật liệu Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Theo Thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 7 tháng 12 năm 2009 của Bộ tài chính hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dụ phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp đã quy định về đối tượng cũng như nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và cụ thể là nguyên vật liệu như sau:

_ Về đối tượng lập dự phòng:

+ Phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho

+ Là những vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

Tiêu đề	Hoàn Thiện Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Điện Tử Và Thương Mại Việt Hàn
Tác giả	Vũ Thúy Hằng
Người hướng dẫn	TS. Bùi Thị Minh Hải
Trường học	Đại học Kinh tế quốc dân
Thể loại	báo cáo chuyên đề thực tập

Định dạng
Số trang	86
Dung lượng	1,25 MB