ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CƠ NHIỆT NGỌC HIẾU
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty
Khái niệm : Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nên có đặc điểm tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của của sản phẩm được sản xuất r Đăc điểm : Đây là một doanh nghiệp chuyên sản xuất gia công cơ khí các sản phẩm dùng cho sản xuất và tiêu dùng như : Khung nhà, xưởng hệ thống kệ chứa hàng công nghiệp trong nhà kho, xưởng, kệ chứa tài liệu, kệ sách, kệ siêu thị, kệ đựng linh kiện, các loại bàn ghế, tủ, các loại cửa, đây là các sản phẩm đơn chiếc được cấu thành chủ yếu từ các loại nguyên vật liệu : Sắt, thép, inox, que hàn, các phụ tùng thay thế…
Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ
Về mặt giá trị: Giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra
Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại thậm chí còn có cả những vật liệu quý hiếm Mỗi loại nguyên vật liệu lại có tính chất hoá lý khác nhau, nếu không có biện pháp quản lý sẽ dẫn đến hiện tượng hao hụt mất mát Ở những doanh nghiệp này chi phí về nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm được tạo ra.
Do vậy nếu không quản lý tốt sẽ làm tăng chi phí nguyên vật liệu, tăng giá thành sản phẩm làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp.
Xét về hình thái vật chất, nguyên vật liệu là biểu hiện của một phần tài sản lưu động Nhưng về mặt giá trị đó chính là vốn lưu động của doanh nghiệp Hiệu quả của việc sử dụng nguyên vật liệu chính là hiệu quả của việc sử dụng vốn sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp mà cụ thể ở đây chính là vốn lưu động.
Từ những lý luận trên cho thấy nguyên vật liệu có một vai trò rất quan trọng trong sản xuất, nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quát trình sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất được liên tục Vì vậy việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu phải được đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả.
* Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất
- Nguyên, vật liệu chính: là những thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm, ở một doanh nghiệp cơ khí như Công ty Ngọc Hiếu thì nguyên vật liệu chính chủ yếu là các loại kim khí: Thép, tôn, inox
- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất,được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng,mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của cán bộ công nhân: dầu nhờn, hồ keo, sơn tạo màu tạo bóng, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, kẽm nhúng, các chất tẩy rửa (phụ gia hóa học, cát, khí nén), khí gas, oxy (phục vụ cho việc cắt nguyên vật liệu chính như là thép các loại)
- Nhiên liệu: là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốtv.v ;
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải ;
- Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, sắt vụn )
* Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu, nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành:
- Nguyên vật liệu mua ngoài
- Nguyên vật liệu tự gia công chế biến
- Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
* Theo mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu bao gồm:
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác như: quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm
Tính giá NVL phục vụ cho việc mở sổ sách kế toán chi tiết nhằm kiểm tra, theo dõi, giám sát tình hình nhập xuất tồn kho NVL về mặt giá trị. Nguyên vật liệu được đánh giá theo nguyên tắc giá phí Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các loại nguyên vật liệu hiện có ở doanh nghiệp phải được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó.
Vận dụng nguyên tắc giá phí, trị giá vốn của vật liệu được phân biệt ở các giai đoạn khác nhau như trị giá vốn của vật liệu Nhập mua kho, trị giá vốn của vật liệu xuất kho.
Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng như chi phí SXKD Tuỳ theo đặc điểm cụ thể của NVL tại công ty mà mỗi đơn vị lựa chọn một phương pháp tính giá riêng
Công ty TNHH Cơ nhiệt Ngọc Hiếu tuân thủ quy định của Bộ Tài chính về thuế giá trị gia tăng, áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Tức là thuế GTGT mà doanh nghiệp phải nộp được tính bằng công thức:
Giá bán NVL, Sản phẩm x Thuế suất thuế GTGT
Giá mua NVL, Sản phẩm x Thuế suất thuế GTGT
Do vậy giá trị NVL mà công ty theo dõi, vào sổ là giá không có thuế. a Tính giá nhập kho NVL
* Trường hợp mua ngoài: NVL của công ty chủ yếu nhập kho từ hoạt động mua ngoài, giá nhập kho NVL được tính bằng công thức.
Giá thực tế Giá mua Chi phí + Các khoản Các khoản
= NVL ghi trên hóa đơn
+ thu mua thuế ( Nếu có)
Chi phí thu mua ở đây chủ yếu là chi phí vận chuyển bốc dỡ
Các khoản thuế ở đây bao gồm các loại thuế không được khấu trừ: Tiêu thụ đặc biệt, nhập khẩu…
Các khoản gỉam trừ gồm: giảm giá, chiết khấu thương mại
Ví dụ 1.1: Theo HĐGTGT 0000298 số ngày 10/01/2012 Công ty Ngọc Hiếu Nhập mua kho 1 lô 10 tấn thép V của Công ty Cổ phần Thương mại Văn Long trị giá 178.200(nghìn đồng) (Bao gồm 10% Thuế GTGT) Chi phí vận chuyển bốc dỡ hết 7.000(nđ) Công ty thanh toán tiền hàng ngay bằng tiền mặt và được nhà cung cấp giảm giá 2% tổng giá trị lô hàng.
Giá mua thép chưa thuế = 178.200 /110% = 162.000 (nđ)
Chi phí thu mua = 7.000 (nđ)
Các khoản giảm trừ = 162.000 x 2% = 3.420 (nđ)
Giá trị thực nhập kho = 162.000 + 7.000 - 3.420 của lô thép = 165.580 (nđ)
Vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu.
V t li u thuê ngo i ch bi n:ật liệu thuê ngoài chế biến: ệu thuê ngoài chế biến: ài chế biến: ế biến: ế biến:
Giá thực tế NVL nhập kho
= Giá xuất vật liệu đem đi chế biến
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu
Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài.Việc thu mua vật tư do bộ phận tiếp liệu chịu trách nhiệm dựa trên các kế hoạch sản xuất mà Phòng kế hoạch đã tính toán Bộ phận này liên hệ mua vật tư và cùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho hoặc tới công trình.
Công ty có một bộ phận là phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ lập ra kế hoạch sản xuất sản phẩm, định mức rồi tiến hành mua NVL.
Sau khi có các kế hoạch về tình hình vật tư,các bộ phận tiến hành thu mua các loại vật tư để đưa vào sản xuất Vật tư chủ yếu là đi mua trên thị trường Các loại vật liệu chính dùng để sản xuất các loại sản phẩm như các loại thép (thép ống, thép lá, thép tròn, ), nhôm, đồng, gang được mua ở các công ty vật tư nhập khẩu tổng hợp, các doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh hàng nguyên vật liệu kim khí, các đại lý phân phố ở địa bàn Hà Nội và một số tỉnh lân cận Tất cả đều là các nhà cung cấp có uy tín, đã hợp tác vớiCông ty Ngọc Hiếu nhiều năm, trên cơ sở đó nguyên vật liệu đâu vào của đơn vị được đảm bảo về chất lượng giá cả, về tính liên tục kịp thời cho sản xuất.
Do NVL cho sản xuất phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cao nên doanh nghiệp rất coi trọng chất lượng của chúng Mọi nghiệp vụ nhập kho đều phải được tiến hành rất nghiêm ngặt.
1.2.2 Phương thức sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra không ngừng và nhằm hạn chế sự ảnh hưởng của biến động thị trường vật liệu đến hoạt động kinh doanh của mình, Công ty Ngọc Hiếu luôn chú trọng đến khâu dữ trữ vật liệu. Công ty có một hệ thống kho rộng rãi thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ sản xuất Kho được đặt liền kề với xưởng sản xuất, nhà kho được xây dựng kiên cố với diện tích 15x 40m 2, lợp mái tôn, tường gạch bao quanh đảm bảo cho các nguyên vât liệu trong kho được bảo quản trong môi trường tốt, hạn chế các tác động của môi trường như hiện tượng oxy hóa, ẩm ướt… làm hỏng, hao hụt nguyên liệu, gây lãng phí thất thoát Diện tích kho rộng rãi không chỉ giúp cho việc lưu trữ mà còn tạo điều kiện cho việc tiên hành vệ sinh các nguyên vật liệu trước khi đưa vào sử dụng.Khi có nhu cầu sử dụng , vật liệu sẽ được một bộ phận công nhân thực hiện công đoạn làm sạch bằng các chất tẩy rửa ( khí nén), cát Như vậy vật liệu sau khi xuất kho thì được chuyển thẳng sang xưởng sản xuất và sử dụng ngay Là một doanh nghiệp có quy mô vừa, lượng nguyên vật liệu dữ trữ trong kho của Công ty không quá lớn ,thường ở mức 30 đến 40 tấn nguyên vật kiệu chính, và một số lượng vật liệu phụ tương ứng Dưới kho có thủ kho chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vật tư, ghi chép thẻ kho, sắp xếp kho theo nguyên tắc ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy và dễ lấy Việc nhập, xuất vật liệu đều phải tuân theo các thủ tục đã quy định.
Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm
Chỉ một biến động nhỏ trong NVL cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.Do đó, công tác quản lý,hạch toán chi phí NVL là một khâu quan trọng của Công ty
Các nguyên vật liệu đầu vào sau khi được mua về, có thể được nhập khi hoặc đưa ngay vào quá trình sản xuất Quy trình công nghệ trình sản xuất ởCông ty được tiến hành tại bốn phân xưởng, các sản phẩm được sản xuất qua nhiều giai đoạn, chu kỳ của sản phẩm kéo dài do được chuyển qua nhiều phân xưởng khác nhau.Tuy gồm nhiều loại sản phẩm khác nhau, nhưng đều được chế tạo từ sắt thép nên quy trình công nghệ tương đối giống nhau
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CƠ NHIỆT NGỌC HIÊU
Kế toán chi tiết NLVL
Tại Công ty Ngọc Hiếu, vật tư mua về đều được làm thủ tục nhập kho ngay dựa trên các hóa đơn, hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm
Người được giao nhiệm vụ cung ứng vật tư, khi nhập kho vật tư, lập giấy đề nghị nhập kho kèm theo hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra Phòng kế hoạch vật tư lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 01 liên lưu Phòng vật tư, 01 liên giao kế toán vật liệu, 01 liên giao thủ kho
Khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho Phòng kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Đối với vật tư mua về được chuyển ngay đến bộ phận sử dụng thì cũng được làm đầy đủ thủ tục xuất kho.
Phụ trách bộ phận sử dụng cử người chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký phiếu nhập kho và xuất kho Phiếu nhập, xuất kho sau khi ký được chuyển cho thủ kho để vào sổ theo dõi và luân chuyển chứng từ như quy định.
Biểu 2.1 Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng
Liên 2: giao cho khách hàng TV/11P
Ngày 15 tháng 03 năm 2012 0005378 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp kinh doanh thép hình Địa chỉ: Km3- Phan Trọng Tuệ - Thanh Trì- Hà Nội
Số tài khoản: Điện thoại:
Họ tên người mua hàng Trần Văn Mạnh
Tên đơn vị: Công ty TNHH Cơ nhiệt Ngọc Hiếu Địa chỉ: Xã Tả Thanh Oai- Thanh Trì- Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế:
STT Mặt hàng Đơn vị tính
Số lượng Đơn gía Thành tiền
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 6.480.0000
(Số tiền bằng chữ): Bảy mươi mốt triệu hai trăm tám mươi nghìn.
Biểu 2.2 Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng
HOÁ ĐƠN GTKT3/001 Mẫu số 01
Liên 2: giao cho khách hàng PR/11P
Ngày 15 tháng 03 năm 2012 0000234 Đơn vị bán hàng: Cty cổ phần kết cấu thép Thái Nguyên Địa chỉ: 255 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên – Hà Nội
Số tài khoản: Điện thoại: 04.37282812
Họ tên người mua hàng Trần Văn Mạnh
Tên đơn vị: Công ty TNHH Cơ nhiệt Ngọc Hiếu Địa chỉ: Xã Tả Thanh Oai- Thanh Trì- Hà Nội
Hình thức thanh toán: Công nợ Mã số thuế: 0104932864
STT Mặt hàng Đơn vị tính
Số lượng Đơn gía Thành tiền
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 16.160.000
(Số tiền bằng chữ): Một trăm bảy mươi bảy triệu bảy trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn.
Trước khi đưa vào nhập kho, số vật tư trên phải được kiểm nghiệm theo quy định Nếu đúng mới tiến hành nhập và thanh toán với người bán Biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau:
Biểu 2.3 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hóa
CÔNG TY TNHH CƠ NHIỆT NGỌC HIẾU Mẫu số 03-VT
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ SẢN PHẨM HÀNG HÓA
Ngày 15 tháng 03 năm 2012 Căn cứ Hóa đơn GTGT ngày 15 tháng 03 năm 2012 của Xí nghiệp kinh doanh thép hình
1.Ông Trần Viết Xuân Đại diện: Phòng Kỹ thuật - Trưởng ban
2.Ông Ngô Văn Thêm Đại diện: Phòng Vật Tư - Uỷ viên
3 Nguyễn Văn Long Đại diện:Thủ kho - Uỷ viên ã ki m nghi m các lo i: Đã kiểm nghiệm các loại: ểm vật liệu phụ ệu thuê ngoài chế biến: ại:
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách
Số lượng không đúng quy cách
Kg 10.000 10.000 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm : Số vật tư trên đủ điều kiện để nhập kho Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng Ban
Biểu 2.4 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hóa
CÔNG TY TNHH CƠ NHIỆT NGỌC HIẾU Mẫu số 03-VT
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ SẢN PHẨM HÀNG HÓA
Ngày 15 tháng 03 năm 2012 Căn cứ Hóa đơn GTGT ngày 15 tháng 03 năm 2012 của Cty cổ phần kết cấu thép Thái Nguyên
1.Ông Trần Viết Xuân Đại diện: Phòng Kỹ thuật - Trưởng ban
2.Ông Ngô Văn Thêm Đại diện: Phòng Vật Tư - Uỷ viên
3 Nguyễn Văn Long Đại diện:Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách
Số lượng không đúng quy cách
Kg 10.000 10.000 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm : Số vật tư trên đủ điều kiện để nhập kho Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng Ban
Số vật tư trên sau khi được kiểm nghiệm sẽ đem nhập kho Phiếu nhập kho đối với hoá đơn trên được lập như sau:
Công ty TNHH Cơ nhiệt Ngọc Hiếu Mẫu số: 01- VT
Tả Thanh Oai –Thanh Trì- Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC ngày
-Họ và tên người giao hàng: Xí nghiệp kinh doanh thép hình
- Địa chỉ: Km3- Phan Trọng Tuệ - Thanh Trì- Hà Nội
- Nội dung: Theo HĐ GTGT số 0005378 ngày 15 tháng 03 năm 2012
- Kho: Kho Công ty Ngọc Hiếu
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t, dụng cụ, sản phẩm ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng ( bằng chữ): Sáu mươi tư triệu tám trăm nghìn đồng
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Công ty TNHH Cơ nhiệt Ngọc Hiếu Mẫu số: 01- VT
Tả Thanh Oai –Thanh Trì- Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC ngày
-Họ và tên người giao hàng: Cty cổ phần kết cấu thép Thái Nguyên
- Địa chỉ: 255 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên – Hà Nội
- Nội dung: Theo HĐ GTGT số 000234 Ngày 15 tháng 03 năm 2012
: Kho Công ty Ngọc Hiếu
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư dụng cụ, sản phẩm ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng ( bằng chữ): Một trăm sáu mươi mốt triệu hai trăm nghìn đồng
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Thủ kho xem xét cụ thể số vật tư về thấy đầy đủ thì tiến hành nhập kho và ghi vào phiếu nhập kho số thực nhập Sau đó ghi vào thẻ kho tương ứng về mặt số lượng.Khi giao hàng vào kho người giao hàng ký tên để xác nhận, làm căn cứ cho việc thanh toán tiền hàng sau này.Ngoài ra nếu thu mua một lúc cùng nhiều mặt hàng Công ty đã lập Bảng kê vật tư mua hàng như sau:
Biểu 2.7 : Bảng kê vật tư mua hàng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Bảng kê vật tư mua hàng
Hóa đơn số 0000873 : ngày 19 tháng 3 năm 2012
STT Quy cách Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
10 Thuốc tẩy hóa học Lít 30 17.000 510.000
Cộng thành tiền(bằng chữ) : Ba trăm bốn mươi hai mươi triệu hai trăm sáu mươi tư nghìn đồng.
Nhập, ngày tháng năm Người mua hàng Chủ cửa hàng
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên) b Thủ tục xuất kho
Tại Công ty vật liệu xuất kho chủ yếu là để phục vụ sản xuất sản phẩm.Ngoài ra còn xuất cho công tác bán hàng, xuất phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất chung.
Trên cơ sở định mức tiêu hao vật tư và căn cứ vào yêu cầu nguyên vật liệu dùng cho sản xuất từ các phân xưởng do Phòng kỹ thuật cung cấp và đơn xin lĩnh vật tư do quản đốc phân xưởng trình lên, Phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch cấp vật tư và lập phiếu để xuất vật tư sau đó trình lên giám đốc
Sau khi được giám đốc đồng ý và ký vào phiếu đề xuất cấp vật tư và kế hoạch cấp vật tư kế toán vật liệu lập phiếu xuất kho Nếu trong kho không còn vật tư thì Phòng kế hoạch cử cán bộ tiếp liệu đi mua vật tư khi nào trong kho có vật tư kế toán mới lập phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
- 01 liên giao phòng vật tư.
- 01 liên do kế toán vật liệu giữ
- 01 liên người nhận vật liệu giữ để ghi sổ theo dõi tình hình sử dụng vật liệu
Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho do quản đốc phân xưởng đem xuống xin lãnh vật tư, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất kho sau đó xuất vật liệu theo đúng số lượng yêu cầu ghi trong phiếu xuất Thủ kho ghi sổ thực xuất vào cột số thực xuất trong phiếu xuất kho và cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu xuất kho
Trong tháng 3 năm 2012, tại Công ty có một số tài liệu về tình hình xuất kho nguyên vật liệu như sau:
Biểu 2.8 :Phiếu đề nghị xuất vật tư
Công ty TNHH Cơ nhiệt Ngọc Hiếu Mẫu số: BM- MD- KHTT-20
Tả Thanh Oai- Thanh Trì- Hà Nội
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Họ và tên người nhận: Anh Nguyễn Văn Đức
Bộ phận đề nghị: Xưởng sản xuất số I
Xuất tại kho: Kho Công ty
TT Tên vật tư ĐVT Số lương Ghi chú
Lãnh đạo duyệt Trưởng bộ phận Người đề nghị
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Công ty TNHH Cơ nhiệt Ngọc Hiếu Mẫu số: 01- VT
Tả Thanh Oai- Thanh Trì- Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC ngày
Có TK: 152 -Họ và tên người nhận hàng: Anh Nguyễn Văn Đức
- Địa chỉ: Xưởng sản xuất số 1
- Lý do xuất: Phục vụ sản xuất
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t, dụng cụ, sản phẩm ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng ( bằng chữ):
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Biểu 2.10 Phiếu đề nghị xuất vật tư
Công ty TNHH Cơ nhiệt Ngọc Hiếu Mẫu số: BM- MD- KHTT-20
Tả Thanh Oai- Thanh Trì- Hà Nội
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Họ và tên người nhận: Anh Nguyễn Hải Anh
Bộ phận đề nghị: Xưởng sản xuất số II
Xuất tại kho: Kho Công ty
TT Tên vật tư ĐVT Số lương Ghi chú
Lãnh đạo duyệt Trưởng bộ phận Người đề nghị
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Công ty TNHH Cơ nhiệt Ngọc Hiếu Mẫu số: 01- VT
Tả Thanh Oai- Thanh Trì- Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC ngày
Có TK: 152 -Họ và tên người nhận hàng: Anh Nguyễn Văn Đức
- Địa chỉ: Xưởng sản xuất số 1
- Lý do xuất: Phục vụ sản xuất
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng ( bằng chữ)
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) c Các chứng từ kế toán
- Phiếu nhập kho MS 01-VT
- Phiếu xuất kho MS 02 –VT
- Biên bản kiểm nghiệm MS 05-VT
- Biên bản kiểm kê MS 08-VT d Phương pháp kế toán chi tiết NLVL XN áp dụng
Hiện nay Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau:
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về số lượng và giá trị.
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn vật liệu.
Hệ thống chứng từ ban đầu được sử dụng trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Thẻ kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư
Ghi chú : Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Biểu số 2.12: Thẻ kho Đơn vị: Công ty Ngọc Hiếu Mẫu số 10 - VT
Tả Thanh Oai- Thanh Trì-Hà Nội
THẺ KHO Tên vật liệu: Thép U
Ngày lập thẻ kho: ngày 31 tháng 3 năm 2012
Tên hàng :Thép U Mã số Đơn vị tính: Kg
Số lượng Chữ ký xác nhận của kế
SH NT Nhập Xuất Tồn toán
15/3 Nhập mua của Xí nghiệp kinh doanh thép hình
23/3 Nhập mua của Công ty CP
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu số 2.13: Thẻ kho Đơn vị: Công ty Ngọc Hiếu Mẫu số 10 - VT
Tả Thanh Oai- Thanh Trì-Hà Nội
Ngày lập thẻ kho: ngày 31 tháng 3năm 2012
Tên hàng: Thép V Mã số n v tính: Kg Đã kiểm nghiệm các loại:ơn vị tính: Kg ị tính: Kg
Số lượng Chữ ký xác nhận của kế toán
SH NT Nhập Xuất Tồn
03/3 Nhập mua của Đại lý
15/3 Nhập mua của Công ty CP
Kết cấu thép Thái Nguyên
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
Khi kế toán vật liệu nhận được phiếu nhập, xuất do thủ kho gửi lên thì phân loại chứng từ theo nguyên vật liệu, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và đối chiếu với thẻ kho
Sau đó ký xác nhận vào thẻ kho Đồng thời căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ.
Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu Đồng thời cộng số liệu trên sổ chi tiết để vào bảng kê nhập, xuất theo từng nhóm, loại vật tư
Bảng 2.14: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Đơn vị: Đơn vị: Công ty Ngọc Hiếu
Tả Thanh Oai- Thanh Trì- Hà Nội
SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
( Trích) Đã kiểm nghiệm các loại:VT: VNĐã kiểm nghiệm các loại:
Diễn giải TK đối ứng
Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
PX 01 05/3 Xuất cho sản xuất 621 800 12.912.000 200 2.888.000
PN05 15/3 Nhập mua của Xí nghiệp kinh doanh thép hình
PX 02 18/3 Xuất cho sản xuất 621 4.000 64.650.000 200 3.038.000
PN07 23/3 Nhập mua của Công ty CP
Xuất Nhập Khẩu Đức Minh 331 10.000 161.500.000 10.200 164.538.000
PX12 28/3 Xuất cho sản xuất 621 8.000 129.120.000 2.200 35.418.000
Kế toán Trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc(Ký, họ tên)
Bảng 2.15: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Đơn vị: Đơn vị: Công ty Ngọc Hiếu
Tả Thanh Oai- Thanh Trì- Hà Nội
SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
( Trích) Đã kiểm nghiệm các loại:VT: VNĐã kiểm nghiệm các loại:
Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
PN01 03/3 Nhập mua của Công ty
PX 01 05/3 Xuất cho sản xuất 621 3.000 48.345.000 2.300 36.715.000
PX02 10/3 Xuất cho sản xuất 621 500 8.057.500 1800 8.021.000
PN06 15/3 Nhập mua của Công ty
CP Kết cấu thép Thái Nguyên
PX03 22/3 Xuất cho sản xuất 621 7.000 112.805.000 4.800 56.716.000
Kế toán Trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc(Ký, họ tên) Đơn vị: Đơn vị: Công ty Ngọc Hiếu
Tả Thanh Oai- Thanh Trì-Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CƠ NHIỆT NGỌC HIẾU
Đánh giá chung về thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu
Hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường với sự chi phối của các quy luật của nền kinh tế thị trường đã gây ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty TNHH Ngọc Hiếu nói riêng.
Muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, thu nhập bù đắp chi phí vẫn còn có lãi Đây là một thách thức lớn đối với Công ty , song với đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, nhạy bén với kinh tế thị trường và đội ngũ cán bộ công nhân viên có quyết tâm cao, Công ty đã bắt nhịp rất nhanh với các qui luật của nền kinh tế thị trường và chính sách của Nhà nước Bởi vậy Công ty không ngừng đứng vững và ngày càng mở rộng và phát triển ngày càng quy mô trong nền kinh tế thị trường Đây là một thành tích rất lớn với Công ty
Cùng với sự lớn mạnh của Công ty , bộ máy kế toán ngày càng được hoàn thiện hơn, đặc biệt là hạch toán nguyên vật liệu Những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất như: nguyên vật liệu, tài sản cố định phải mua ngoài thị trường cho nên đòi hỏi kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác Đối với vật liệu kế toán đã phản ánh được cả được cả mặt số lượng và mặt giá trị,trong đó kế toán luôn chú ý đến mặt giá trị của vật liệu ở từng thời điểm bởi giá cả thị trường luôn biến động Do đó việc quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, sử dụng hợp lý, hạch toán đầy đủ đúng đắn sẽ là cơ sở của việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm Để làm được như vậy Công ty luôn cải tiến công tác quản lý và hạch toán của mình Để quản lý vật liệu nhập kho, Công ty đã có hệ thống kho tàng khá tốt với diện tích và chiều cao hợp lý, đạt tiêu chuẩn Có đội ngũ cán bộ có tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo tài sản của Công ty ít bị hao hụt mất mát, luôn tổ chức phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học Trên cơ sở phân loại này các nhà quản lý có những biện pháp sử dụng hiệu quả hơn từng loại nguyên vật liệu
Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật tư hàng tháng được các phòng ban của đơn vị thực hiện một cách khá tốt Khối lượng vật tư sử dụng tương đối lớn mà vẫn đáp ứng được đầy đủ cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị luôn được đảm bảo liên tục.
Bộ phận vận chuyển, bảo quản luôn thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình Đơn vị đã tổ chức bộ phận vận tải riêng đã giảm bớt ít nhiều chi phí mà đơn vị phải bỏ ra để thuê vận chuyển Vật tư khi về đơn vị được bảo quản tốt với hệ thống kho rộng và thuận lợi.
Nhân viên kinh tế ở các phân xưởng đã thực hiện tốt việc theo dõi tình hình cung cấp và sử dụng vật tư, cung cấp đầy đủ chứng từ cho kế toán vật liệu và kế toán tập hợp chi phí tính giá thành.
Trong khâu sử dụng: nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xưởng đều được kiểm tra xét duyệt trên cơ sở nhiệm vụ xuất.
Việc áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp khai thường xuyên, đánh giá vật liệu theo giá là phù hợp với Công ty , đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư, tiền vốn. Việc sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu
Công ty đã nhanh chóng tiếp thu và vận dụng chế độ kế toán mới doNhà nước ban hành vào thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu Một mặt
Công ty tuân thủ các chế độ kế toán mới ban hành, mặt khác phản ánh một cách kịp thời đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn vật tư cung cấp số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành Tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán kế toán được chính xác nhanh gọn Công ty đã vận dụng linh hoạt các quy định trong chế độ vào thực tế sản xuất kinh doanh để tạo các biểu mẫu chứng từ phù hợp nhất hỗ trợ công tác quản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao hơn Việc áp dụng hình thức nhật ký chung như hiện nay Công ty ở là phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ quản lý, trình độ hạch toán của Công ty Đây là một hình thức kế toán cho phép phân công công việc được dễ dàng thuật tiện.
Sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải luôntìm cách đổi mới, hoàn thiện mình, phát huy những mặt mạnh, hạn chế và loại bỏ những điểm yếu đã tồn tại và thắng thế trong cạnh tranh Với xu thế chung như vậy Công ty TNHH Ngọc Hiếu đang cố gắng khắc phục những khó khăn trước mắt, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm sản xuất ra, tạo công ăn việc làm ổn định và thu nhập cho người lao động.
3.1.2 Những tồn tại cần phải hoàn thiện a Về công tác quản lý vật liệu Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, Công ty phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu, trong mỗi loại lại có nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại có nhiều quy cách khác nhau Do vậy phải lập bảng mã hóa nguyên vật liệu sao cho thật rõ ràng, dễ nhận biết nhất, đây là điều mà chúng ta chưa thấy được trên bảng Danh điểm vật liệu của Công ty Ngọc Hiếu, cách mã hóa bằng chữ cái viết tắt tên vật liệu không phù hợp với một doanh nghiệp hạch độc lập và có đội ngũ Kế toán chuyên nghiệp.
Nhà kho của Công ty tuy đã đạt tiêu chuẩn về diện tích và độ cao nhưng vẫn còn điểm hạn chế là nền nhà còn thấp, kho được xây tường gạch kín, có ít cửa sổ nên chưa tận dụng được độ thông thoáng tự nhiên Đồng thời tại kho thì một số vật liệu kim loại được đặt tiếp xúc trực tiếp với nền nhà mà không có hệ thống vật nâng đỡ, điều này góp phần tạo nên tình trạng một số nguyên vật liệu bị ẩm ướt, oxy hóa gây ra hao hụt lãng phí một lượng vật liệu.Với đặc trưng của Công ty cơ khí, các nguyên vật liệu ở đây có trọng lượng rất lớn, việc vận chuyển ra khỏi kho mất rất nhiều công sức và có thể gây nguy hiểm cho người lao động, mà doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp thủ công, dùng sức người là chưa hợp lý.
Hơn nữa cho đến nay Công ty chưa sử dụng nhiều các thiết bị máy vi tính vào công việc của phòng kế toán để phục vụ cho công tác kế toán, cho nên hiện nay việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu là dựa trên sổ sách kế toán Khối lượng công việc kế toán chưa được giảm nhẹ. b Việc vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu:
Mặc dù đã xây dựng được định mức vật tư cho một đơn vị sản phẩm nhưng khi xuất vật tư Công ty vẫn chưa sử dụng phiếu xuất vật tư theo hạn mức để tiện cho việc theo dõi số lượng vật tư xuất kho và tình hình sử dụng vật tư theo như định mức đã xây dựng.
Công tác quản lý phế liệu thu hồi cũng chưa được chú trọng Phế liệu thu hồi nhập kho mà không qua thủ tục nhập kho, không được phản ánh trên sổ sách cả về số lượng và giá trị.
Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
Để công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu được hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, Công ty cần phải khắc phục những mặt còn hạn chế Sau thời gian thực tập tại Công ty cùng với những kiến thức đã có của mình em xin được mạnh dạn đưa ra một số ý kiến để có thể góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại đơn vị như sau:
3.2.1 Trang bị máy vi tính cho công tác kế toán:
Kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt Kế toán với vai trò là người cung cấp thông tin kinh tế để giúp lãnh đạo ra quyết định Nhưng việc lấy thông tin từ sổ sách là rất lâu, không kịp thời vì vậy máy vi tính là phương tiện này cho phép truy cập thông tin rất nhanh Hiện nay Công ty đã trang bị cho phòng kế toán ba máy vi tính, một máy in Tuy nhiên do có một máy tính đã được trang bị từ rất lâu nên hay bị trục trặc, hỏng hóc Đặc biệt là vào các kỳ cuối tháng, cuối quý, cuối năm khối lượng công việc khá lớn, nhu cầu sử dụng máy lại càng cần thiết
Vì vậy Công ty nên đầu tư mới thêm máy tính mới để đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử dụng máy tại phòng kế toán Mặt khác, việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán sẽ làm giảm nhẹ công việc của kế toán, việc tính toán rất thuận tiện, cho phép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời
3.2.2 Hoàn thiện hệ thống kho Để việc bảo quản lưu trữ nguyên vật liệu đạt hiệu quả tối ưu, hạn chế thấp nhất lãng phí, hao hụt do yếu tố môi trường tác động, Công ty nên hoàn thiện thêm bộ phận kho: nâng cao nền nhà lên so với nền, trong kho phải đặt các dụng cụ nâng đỡ vật liệu tránh tiếp xúc trực tiếp với nền nhà bằng các thanh gỗ tà vẹt mở thêm một số cửa sổ để nhà kho được thông thoáng hơn. Một điều quan trọng nữa là với diện kho rộng rãi Công ty hoàn toàn có thể trang bị cho mình một số máy móc phục vụ cho việc dỡ nguyên vật liệu từ kho và chuyển sang xưởng sản xuất như là hệ thống cẩu cổng, điều này sẽ giúp Công ty giảm bớt sức lao động cho công tác di chuyển vật liệu và góp phần nâng cao độ an toàn lao động cho công nhân, giúp quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi nhờ được cung cấp nguyên liệu lịp thời, nhanh chóng.
3.2.3 Kế toán kết quả kiểm kê kho nguyên vật liệu,
Căn cứ và đặc điểm lý tính của các loại vật liệu và những điều kiện khách quan, Công ty phải đặt ra một đinh mức hao hụt nguyên liệu cho phép. Định kỳ hoặc đột xuất Công ty có thể tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu để xác định lượng tồn kho của từng danh điểm, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách và trên cơ sở định mức hao hụt để xác định số thừa, thiếu
TK sử dụng: + 138: Tài sản thiếu chờ xử lý
+ 338: Tài sản thừa chờ giải quyết
- Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân
- Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kê toán ghi:
- Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi:
- Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân
- Căn cứ vào biên bản kiểm kê
- Khi có quá trình xử lý
Nếu vật liệu thiếu hụt trong định mức cho phép
Có TK 1381 Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường
- Giá trị hàng thiếu hụt còn lại sau khi trừ đi phần đã được bồi thường được phản ánh giá vốn hàng bán.
3.2.4 Lập sổ danh điểm vật liệu: Để đảm bảo nhu cầu vật liệu cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bởi vậy các vật liệu cần phải được phân chia một cách chi tiết tỷ mỉ hơn theo tính năng lý, hóa, theo quy cách phẩm chất của vật liệu Việc phân chia này được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà Công ty đã và đang sử dụng Sổ danh điểm vật liệu phản ánh đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách có hệ thống và rõ ràng giúp cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ và dễ dàng Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại
, mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu được mã hoá một mã số riêng và được sắp xếp một cách có trật tự, cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại, một nhóm, một thứ vật liệu nào đó Chính vì vậy để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng, giá trị đối với từng vật liệu, công ty nên lập sổ điểm danh vật tư
Xuất phát từ những ưu điểm trên của việc sử dụng sổ danh điểm vật tư và thực trạng sản xuất của Công ty có sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, mỗi loại lại có nhiều nhóm, mỗi nhóm lại rất phong phú về mẫu mã quy cách Cho nên việc sử dụng sổ danh điểm vật tư là rất cần thiết.
Sau đây là một cách lập bảng danh điểm nguyên vật liệu mà em cho là Công ty nên áp dụng:
Trước hết, để xây dựng được sổ danh điểm vật tư, Công ty phải xây dựng được bộ mã vật tư một cách chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những mã vật liệu được thuận tiện và hợp lý Công ty có thể xây dựng mẫu mã vật tư dựa vào những đặc điểm sau:
- Dựa vào loại vật liệu.
- Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại.
- Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm.
- Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Căn cứ để xây dựng bộ mã vật liệu là dựa trên số hiệu các tài khoản cấp
II của tài khoản 152 nhưng trong Công ty nên chỉ áp dụng đối với
Ta sử dụng một chữ số để biểu thị cho nhóm và đặt mã như sau:
- Đối với vật liệu chính:
- Đối với vật liệu phụ :
+ Nhóm vật liệu dạng khí: 152.2- 2
+ Nhóm vật liệu hóa chất: 152-4
Trên đây là mã vật tư của nhóm, ta cần phải lập mã vật tư cho từng thứ, từng quy cách Chúng ta nhận thấy Công ty sử dụng vật tư mỗi nhóm cũng không thể vượt quá 1000 thứ cho nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị thứ Còn trong mỗi thứ cũng không thể có quá 100 quy cách do vậy ta dùng hai chữ số để biểu thị quy cách Như vậy mỗi mã vật liệu sã bao gồm 10 chữ số, trong đó
4 số đầu là số hiệu tài khoản cấp hai, một số sau biểu thị nhóm, ba số tiếp theo biểu thị thứ và hai số cuối cùng biểu thị quy cách.
Ví dụ: Lập sổ danh điểm vật liệu chính của Công ty như sau:
Bảng 3.1 : Sổ danh điểm nguyên vật liệu chính
Công ty TNHH Ngọc Hiếu
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Loại vật liệu: VL chính- ký hiệu 152.1
Nhóm Ký hiệu danh điểm vật tư
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu đơn vị tính 152.1-
Thép U Thép V Thép I Thép Tròn
-Tôn cán mỏng + Tôn 1 ly + Tôn 1,2 ly + Tôn 1,5 ly -Tôn tấm
Kg Kg Kg Kg Kg Kg
Inox nhiễm từ Inox không nhiễm từ
Bảng 3.2 : Sổ danh điểm nguyên vật liệu phụ
Công ty TNHH Ngọc Hiếu
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Loại vật liệu: VL phụ- ký hiệu 152.2
Nhóm Ký hiệu danh điểm vật tư
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu đơn vị tính
Sơn chống rỉ Sơn tạo màu Sơn bóng
B ng 3.3: S danh i m nhiên li uảng 1.2 Sổ danh điểm vật liệu phụ ổ danh điểm vật liệu phụ điểm vật liệu phụ ểm vật liệu phụ ệu thuê ngoài chế biến:
Công ty TNHH Ngọc Hiếu
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Loại vật liệu: Nhiên liệu - ký hiệu 152.2
Nhóm Ký hiệu danh điểm vật tư
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu đơn vị tính 152.3-
Xăng Dầu Diezen Than đá
3.2.5 Hoàn thiện thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Việc xuất vật tư trong Công ty tương đối nhiều và thường xuyên Nếu sử dụng chứng từ ban đầu là Phiếu xuất kho như hiện nay thì phải ghi khá nhiều phiếu Bởi vì những chứng từ này chỉ có hiệu lực một lần Do vậy mỗi lần xin lĩnh vật tư lại phải lập phiếu mới Trong khi đó tại Công ty đã có định mức tiêu hao vật tư cho mỗi loại sản phẩm. Để khắc phục tồn tại trên, Công ty nên tạo lập hệ thống sổ đề nghị lĩnh vật tư cho bộ phận kế hoạch ký duyệt Công ty có thể sử dụng Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức Phiếu này được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất một lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng Phân xưởng xin lĩnh vật tư sau khi được bộ phận kế hoạch ký duyệt vào phiếu thì đem phiếu này xuống kho để lĩnh.Thủ kho ghi tuần tự số thực xuất từng ngày và sau mỗi ngày lĩnh, người lĩnh vật tư phải ký xác nhận vào đó Lần lĩnh tiếp theo chỉ việc mang phiếu xuống kho lĩnh tiếp mà không cần phải qua ký duyệt Cuối kỳ thủ kho sẽ thu lại phiếu để ghi vào thẻ kho số thực xuất trong kỳ và chuyển về phòng kế toán Cụ thể:
Biểu số 3.1: Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức Đơn vị: Công ty TNHH Ngọc Hiếu Địa chỉ: Xã Tả Thanh Oai - Thanh trì- Hà nội
PHIẾU XUẤT KHO VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Bộ phận sử dụng: Phân xưởng I
Lý do xuất: Sản xuất sản phẩm
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư
Ngày tháng năm Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho
3.2.4 Hoàn thiện hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Để góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, kế toán nên bổ sung thêm hai tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi trên đường, và tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” vào hệ thống tài khoản đư- ợc sử dụng tại doanh nghiệp. a Việc sử dụng tài khoản phản ánh nguyên vật liệu đang đi trên đường Công ty nên sử dụng tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi trên đường” để hạch toán trong trường hợp công ty mua nguyên vật liệu nhưng cuối tháng nguyên vật liệu chưa về nhập kho.
TK 151 “ Hàng mua đang đi trên đường”: Tài khoản này phản ánh tình hình và sự biến động về các loại nguyên vật mua đang đi trên đường của doanh nghiệp mà doanh nghiệp đã mua hoặc chấp nhận mua, nguyên vật liệu đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho.
Bên nợ: Phản ánh nguyên vật liệu, hàng mua đang đi trên đường cuối tháng chưa về nhập kho.
Bên có: Trị giá nguyên vật liệu đi đường về nhập kho hoặc chuyển bán
D bên nợ: Trị giá hàng mua đang đi trên đường hiện còn lại cuối kỳ
