LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG CÁC
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THƯƠNG MẠI ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động lưu thông phân phối hàng hóa trên thị trường buôn bán hàng hóa của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia với nhau Nội thương là lĩnh vực hoạt động thương mại trong từng nước, thực hiện quá trình lưu chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất, nhập khẩu tới nơi tiêu dùng.
Tổ chức đơn vị kinh doanh thương mại có thể theo một trong các mô hình: Tổ chức bán buôn, tổ chức bán lẻ, chuyên doanh hoặc kinh doanh tổng hợp, hoặc chuyên môi giới… ở các quy mô tổ chức : Quầy, cửa hàng, công ty, tổng công ty… và thuộc mọi thành phần kinh tế kinh doanh trong lĩnh vực thương mại.
Trong kinh doanh thương mại nói chung và hoạt động nội thương nói riêng, cần xuất phát từ đặc điểm quan hệ thương mại và thế kinh doanh với các bạn hàng để tìm phương thức giao dịch, mua, bán thích hợp đem lại cho đơn vị lợi ích lớn nhất.
Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất với tiêu dùng. Hoạt động thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hay giữa thương nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hay thực hiện chính sách kinh tế xã hội.
Thương nhân có thể là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự đầy đủ, hay các hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo quyết định của pháp luật ( được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) Kinh doanh thương mại có một số đặc điểm chủ yếu sau:
- Đặc điểm về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của sự kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hóa Lưu chuyển hàng hóa là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa.
- Đặc điểm về hàng hóa: Hàng hóa trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất cụ thể hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.
- Lưu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thương mại bao gồm hai giai đoạn: Mua hàng và bán hàng qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng.
- Đối tượng kinh doanh thương mại là các hàng hóa phân theo từng ngành hàng:
+ Hàng vật tư, thiết bị ( tư liệu sản xuất – kinh doanh).
+ Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng.
+ Hàng lương thực, thực phẩm chế biến.
- Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hóa: Lưu chuyển trong kinh doanh thương mại có thể theo một trong hai phương thức là bán buôn và bán lẻ.
+ Bán buôn hàng hóa: Là bán cho người kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho người tiêu dùng.
+ Bán lẻ hàng hóa: Là việc bán thẳng cho người tiêu dùng trực tiếp, từng cái, từng ít một.
- Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thương mại.
- Đặc điểm về sự vận động của hàng hóa: Sự vận động của hàng hóa trong kinh doanh thương mại cũng không giống nhau, tùy thuộc vào nguồn hàng, ngành hàng, do đó chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hóa cũng khác nhau giữa các loại hàng hóa.
Như vậy chức năng của thương mại là tổ chức và thực hiện việc mua bán, trao đổi hàng hóa cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân.
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
1.2.1 Khái niệm, vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hoá, tức là chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ. Nói cách khác, bán hàng là quá trình doanh nghiệp đem bán hàng hoá của mình Quá trình này được thực hiện khi doanh nghiệp giao hàng hoá cho người mua, đồng thời nhận được tiền hoặc người mua chấp nhận thanh toán theo giá cả quy định.
1.2.1.2 Vai trò của bán hàng
Bán hàng có vai trò to lớn trong việc cân đối giữa cung và cầu, thông qua việc tiêu thụ có thể dự đoán được nhu cầu của xã hội nói chung và của từng khu vực nói riêng, là điều kiện để phát triển cân đối trong từng ngành, từng vùng và trên toàn xã hội Qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa mới được thực hiện.
Bán hàng là cơ sở hình thành nên doanh thu và lợi nhuận, tạo ra thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh thông qua các phương thức bán hàng.
Nếu khâu bán hàng của mỗi doanh nghiệp được triển khai tốt nó sẽ làm cho quá trình lưu thông hàng hóa trên thị trường diễn ra nhanh chóng giúp cho doanh nghiệp khẳng định được uy tín của mình, nhờ đó doanh thu được nâng cao Như vậy, bán hàng có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Cùng với việc bán hàng, xác định đúng kết quả bán hàng là cơ sở đánh giá cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định tại doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện với nhà nước, lập các quỹ công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động tốt trong kỳ kinh doanh tiếp theo, đồng thời nó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm như các nhà đầu tư, các ngân hàng, các nhà cho vay… Đặc biệt trong điều kiện hiện nay trước sự cạnh tranh gay gắt thì việc xác định đúng kết quả bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong việc xử lý, cung cấp thông tin không những cho nhà quản lý doanh nghiệp để lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả mà còn cung cấp thông tin cho các cấp chủ quản, cơ quan quản lý tài chính, cơ quan thuế… phục vụ cho việc giám sát sự chấp hành chế độ, chính sách kinh tế tài chính, chính sách thuế…
Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để doanh nghiệp đứng vững trên thị trường Do đó công tác bán hàng cần phải được nắm bắt, theo dõi chặt chẽ, thường xuyên quá trình bán hàng từ khâu mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toán thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả kinh doanh đúng, tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật.
1.2.2 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
1.2.2.1 Các phương thức bán hàng.
Bán buôn là việc bán hàng cho các đơn vị, cá nhân ( những người trung gian) để họ tiếp tục chuyển bán hoặc bán cho người sản xuất để tiếp tục sản xuất ra sản phẩm Hàng hóa sau khi bán vẫn còn nằm trong lưu thông, hoặc trong sản xuất, chưa đến tay người tiêu dùng cuối cùng Bán hàng theo phương thức này thường bán với khối lượng lớn và có thời hạn thu hồi vốn nhanh.
Trong doanh nghiệp thương mại, bán buôn hàng hóa thường áp dụng hai phương thức :
Bán buôn qua kho: là phương thức bán hàng mà hàng hóa được đưa về kho của đơn vị rồi mới tiếp tục chuyển bán Bán buôn qua kho được tiến hành dưới hai hình thức:
- Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp đến nhận hàng trực tiếp tại kho của bên bán Số hàng được xác định là tiêu thụ khi đại diện bên mua ký nhận hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ.
- Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : theo hình thức này bên bán xuất kho để giao hàng cho bên mua tại địa điểm người mua đã quy định trong hợp đồng kinh tế giữa hai bên bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài Khi hàng hóa vận chuyển thì vẫn thuộc bên bán Chứng từ gửi hàng đi là phiếu gửi hàng, vận đơn vận chuyển Chứng từ bán hàng cũng là hóa đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm hóa đơn Hàng hóa gửi đi chưa phải là bán mà vẫn thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp Hàng gửi đi được xác định là tiêu thụ khi bên mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.
Bán buôn vận chuyển thẳng : Là trường hợp hàng hóa bán cho bên mua được giao thẳng từ kho của bên cung cấp hoặc giao thẳng từ bến cảng nhà ga chứ không qua kho của công ty Bán buôn vận chuyển thẳng là phương thức bán hàng tiết kiệm nhất vì nó giảm được chi phí lưu thông, tăng nhanh sự vận động của hàng hóa Nhưng phương thức này chỉ áp dụng trong trường hợp cung ứng hàng hóa có kế hoạch, khối lượng hàng hóa lớn, hàng bán ra không cần chọn lọc, bao gói Phương thức này có thể thực hiện theo các hình thức sau:
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp ( hình thức giao tay ba ): Theo hình thức này, doanh nghiệp tiến hành buôn bán với bên cung cấp về mua hàng đồng thời tiến hành thanh toán với bên mua về bán hàng Cả ba bên cùng chứng kiến việc giao nhận hàng hóa Khi bên mua ký nhận đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ thì hàng hóa được xác định là bán.
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức vận chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bên mua tại địa điểm đã quy định trong hợp đồng kinh tế Hàng hóa được xác định là bán khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán.
Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng để thỏa mãn nhu cầu cá nhân và tập thể Hàng hóa sau khi bán đi vào tiêu dùng trực tiếp, kết thúc khâu lưu thông Khối lượng hàng bán thường nhỏ, phong phú đa dạng cả về chủng loại, mẫu mã Trong bán lẻ có thể áp dụng các hình thức sau:
- Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: Đây là hình thức bán hàng mà nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách Trong hình thức này nhân viên bán hàng là người chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận ra quầy để bán lẻ Để phản ành rõ số lượng hàng nhận ra và đã bán thì nhân viên bán hàng phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ trên các thẻ hàng ở quầy hàng Thẻ hàng được mở cho từng mặt hàng để ghi chép sự biến động của hàng hóa trong từng ca, từng ngày Cuối ca, cuối ngày nhân viên bán hàng phải kiểm tiền, làm giấy nộp tiền bán hàng trong ca, cuối ngày để ghi chép vào thẻ và lập báo cáo bán hàng. Phương thức này áp dụng phổ biến ở những công ty thương mại bán lẻ vì tiết kiệm được lao động, khách mua hàng thuận tiện nhưng nếu không quản lý chặt chẽ dễ xảy ra tiêu cực, mất tiền…
KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
1.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
- Giấy báo có của ngân hàng.
- Các chứng từ liên quan khác.
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp.
- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 511:
+ Số thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và được xác định là đã bán trong kỳ kế toán;
+ Số thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp;
+ Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển vào cuối kỳ, khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ, khoản chiết khấu thương mại kết chuyển vào cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”.
+ Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán.
Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ.
- Tài khoản 511 có 6 TK cấp 2:
+ TK 511: Doanh thu bán hàng hoá.
+ TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm.
+ TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ.
+ TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá.
+ TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư.
Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại.
Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng ( sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ, với khối lượng lớn và theo thoả thuận bên bán sẽ dành cho bên mua một khoản chiết khấu thương mại ( Đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng).
- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 521:
Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng.
Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang bên Nợ Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần của kỳ báo cáo.
Tài khoản 521 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại.
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của số sản phẩm, hàng hoá bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân : vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách Giá trị của hàng bán bị trả lại phản ánh trên tài khoản này sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá bán ra trong kỳ báo cáo.
Tài khoản này chỉ phản ánh giá trị của số hàng đã bán bị trả lại ( tính theo đúng đơn giá bán ghi trên hoá đơn ) Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại mà doanh nghiệp phải chi được phản ành vào TK 641 “ Chi phí bán hàng”.
- Kết cấu và nội dung phản ánh TK 531.
Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào khoản phải thu khách hàng về số sản phẩm, hàng hoá đã bán.
Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại vào bên Nợ TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, hoặc TK 512 “ Doanh thu bán hàng nội bộ” để xác định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo.
Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán.
Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do sản phẩm, hàng hoá kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế.
Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá sau khi đã bán hàng và phát hành hoá đơn ( giảm giá ngoài hoá đơn) do hàng bán kém, mất phẩm chất…
- Kết cấu và nội dung phản ánh TK 532.
Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua hàng do hàng bán kém, mất phẩm chất hoặc sai quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế.
Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán sang tài khoản “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, hoặc tài khoản “ Doanh thu bán hàng nội bộ”.Tài khoản 532 không có số dư cuối kỳ.
Các nghiệp vụ phát sinh trong kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu được phản ánh qua sơ đồ kế toán xác định doanh thu bán hàng.
Sơ đồ 01 : KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ DOANH THU CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU
TK 111,112 TK 521,531,532 TK 511,512 TK111,112,131… Giảm trừ doanh thu K/c các khoản ghi Doanh thu bán hàng
Phát sinh giảm doanh thu vào cuối kỳ
( theo phương pháp trực tiếp)
Thuế TTĐB, thuế XK phải nộp
Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng
1.3.2 Kế toán giá vốn hàng bán
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Các chứng từ liên quan khác.
- TK 151 : Hàng mua đang đi đường.
Ngoài ra còn có các TK khác liên quan như : 111,112,131…
Tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632) dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư, giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp ( đối với doanh nghiệp xây lắp).
Ngoài ra, tài khoản này còn dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư như : chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí nghiệp vụ cho thuê BĐS đầu tư theo phương thức cho thuê hoạt động ( Trường hợp phát sinh không lớn), chi phí nhượng bán, thanh lý BĐS đầu tư…
- Kết cấu và nội dung phản ánh TK 632 :
Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
* Bên Nợ : o Đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, phản ánh :
+ Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán ra trong kỳ.
HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN THEO DÕI BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
Tuỳ thuộc từng hình thức kế toán áp dụng ở doanh nghiệp mà hệ thống sổ kế toán được mở để ghi chép, theo dõi, tính toán xử lý và tổng hợp số liệu trên các báo cáo kế toán Dưới đây là các loại sổ sách được tổ chức theo 5 hình thức:
1.4.1 Hình thức nhật ký - sổ cái Đặc điểm của hình thức kế toán này là sử dụng sổ Nhật ký - sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế.
Sơ đồ 07: TRÌNH TỰ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.4.2 Hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức Chứng từ ghi sổ được hình thành sau các hình thức Nhật ký chung và hình thức Nhật ký - sổ cái Nó tách việc ghi nhật ký với việc ghi sổ cái thành hai công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán, khắc phục những hạn chế của hình thức Nhật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế và được ghi sổ theo các trình tự sau :
Chứng từ kế toán liên quan đến bán hàng và xác định KQBH như PXK, HĐBH
Sổ,thẻ kế toán chi tiết.
Bảng tổng hợp chi tiết.
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại
NHẬT KÝ SỔ CÁI TK 511,521,531,632,641,642,911
Sơ đồ 08 : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ
TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.4.3 Hình thức nhật ký chung
Là hình thức kế toán đơn giản, sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép
Sổ,thẻ kế toán chi tiết.
Bảng tổng hợp chi tiết.
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian Bên cạnh đó, thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi Sổ Cái.
Sơ đồ 09: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
1.4.4 Hình thức Nhật ký chứng từ Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là mỗi nghiệp vụ kinh tế đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại ghi vào nhật ký chứng từ theo thứ tự thời gian Cuối tháng, căn cứ vào số liệu tổng hợp ở từng nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái Do Nhật ký chứng từ vừa mang tính chất của sổ nhật ký, vừa
Sổ,thẻ kế toán chi tiết.
Bảng tổng hợp chi tiết.
Sổ nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối số phát sinh mang tính chất của một chứng từ ghi sổ nên gọi là nhật ký chứng từ Nhật ký chứng từ kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế và kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán vào trong cùng một quá trình ghi chép.
Sơ đồ 10 : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.4.5 Hình thức kế toán máy Đây là một hình thức kế toán mới, công việc kế toán được thực hiện trên một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình
Sổ,thẻ kế toán chi tiết.
Bảng tổng hợp chi tiết.
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Bảng kê
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
SỔ CÁI thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây.
Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo đúng quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó.
Sơ đồ 11: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC
KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
- Báo cáo kế toán quản trị
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HỒ BẮC
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY DƯỢC HỒ BẮC
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Hồ Bắc là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, được thành lập theo Giấy Đăng ký kinh doanh số: 0102014953 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà nội cấp lần đầu ngày 15 tháng 11 năm 2004 Đăng ký thay đổi lần 02 ngày 01 tháng 07 năm 2008.
Tên công ty: CÔNG TY TNHH HỒ BẮC
Tên viết tắt: HO BAC CO.,LTD Địa chỉ trụ sở chính: Lô số 30, tổ 33, cụm 5, phường Vĩnh Phúc, quận
Ba Đình, thành phố Hà Nội.
Mã số thuế: 0101572758 Điện thoại: 04 /37618056
Công ty TNHH Hồ Bắc là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, được mở tiền Việt Nam và tiền ngoại tệ tại Ngân hàng theo qui định của pháp luật.
Công ty được thành lập và tổ chức hoạt động theo nguyên tắc dân chủ, công khai thống nhất nhằm mục đích phát triển kinh doanh, giải quyết việc làm và đời sống cho người lao động trong công ty, đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước, tạo quỹ cho công ty nhằm mở rộng và phát triển công ty.
Công ty có quyền lựa chọn qui mô hoạt động kinh doanh, cách thức hoạt động vốn, tuyển dụng và thuê mướn lao động theo yêu cầu Công ty có nghĩa vụ ghi chép sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật về kế toán thống kê, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của cơ quan quản lý Nhà nước Nộp thuế và tình hình các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật là một trong số nghĩa vụ luôn được công ty quan tâm coi trọng.
Công ty TNHH Hồ Bắc hoạt động với ngành nghề kinh doanh chính là:
Buôn bán tư liệu sản xuất: Thiết bị, lò luyện kim, thiết bị thăm dò địa chất, máy công cụ, nguyên vật liệu phục vụ ngành luyện kim, vật liệu điện và cơ khí.
Buôn bán kim loại màu,kim loại đen,hợp kim.
Buôn bán mỹ phẩm, hóa chất thực phẩm, hóa chất công nghiệp ( trừ hóa chất Nhà nước cấm).
Buôn bán thức ăn chăn nuôi.
Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa.;
Sản xuất và mua bán trang thiết bị y tế.
Sản xuất và mua bán thực phẩm bổ sung dinh dưỡng, thực phẩm chức năng, nông sản thực phẩm.;
Nghiên cứu chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực dược.
Nghiên cứu chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực mỹ phẩm.
Nghiên cứu chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực thực phẩm bổ sung dinh dưỡng, thực phẩm chức năng và các loại thực phẩm khác.
Kinh doanh vận tải, dịch vụ giao nhận dược phẩm, thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất ( trừ hóa chất Nhà nước cấm).
Tổ chức nuôi trồng, thu mua, sơ chế các loại cây, con làm thuốc ( trừ những loại Nhà nước cấm).
Tổ chức nuôi trồng, thu mua chế biến nông sản thực phẩm.
In và dịch vụ ngành in.
Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh./.
Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty là kinh doanh dược phẩm,sản phẩm không thể thiếu trên thị trường Đây là loại hàng hoá đặc biệt liên quan đến sức khoẻ và tính mạng của con người.
Là một loại hình doanh nghiệp được Nhà nước khuyến khích phát triển theo xu hướng mới, nhưng trong quá trình hoạt động, công ty đã gặp không ít khó khăn, còn nhiều bất bình đẳng giữa doanh nghiệp quốc doanh và doanh nghiệp tư nhân trong việc chấp hành các nghĩa vụ cũng như quyền lợi trong các hoạt động như: kiểm tra, kiểm soát, quan hệ tín dụng, quan hệ hợp đồng kinh tế Nhưng với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh doanh lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là phương châm hoạt động, cùng với sự nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm cao của đội ngũ cán bộ công nhân viên, Công ty TNHH Hồ Bắc đã dần tháo gỡ được khó khăn, có một thị phần tương đối ổn định và ngày một phát triển được các bạn hàng, khách hàng xa gần tín nhiệm.
Hàng hóa của doanh nghiệp đã có mặt ở khắp các nơi trên thị trường trong khu vực Hà Nội, các tỉnh lân cận và thị trường các tỉnh trên toàn quốc Đội ngũ cộng tác viên của công ty khá đông và phân bố rộng khắp trong cả nước. Doanh thu bán hàng và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng tăng và giải quyết việc làm cho nhiều lao động Có thể nói, trong nền kinh tế suy thoái toàn cầu mà Công ty TNHH Hồ Bắc vẫn có bước tăng trưởng lớn về doanh thu và tỷ lệ lao động tăng qua các năm là một mốc đáng ghi nhận Doanh thu bán hàng tăng nhanh làm cho lợi nhuận của Công ty tăng lên một cách đáng kể với số vốn kinh doanh ban đầu của Công ty khoảng 1 tỷ đồng từ khi mới thành lập, trải qua 3 năm xây dựng và phát triển đến nay công ty Hồ Bắc đã đứng vững trên thị trường, tự trang trải chi phí và kinh doanh có lãi.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh TNHH Hồ Bắc
2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty.
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, công ty thực hiện các hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký vớiNhà nước Trong qua trình hoạt động kinh doanh, Công ty TNHH Hồ Bắc phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ:
- Quản lý và sử dụng vốn theo đúng yêu cầu của các chủ sở hữu, tuân thủ chế độ hiện hành, thực hiện bảo toàn và tăng trưởng vốn, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi.
- Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm mở rộng quy mô kinh doanh, tăng doanh số, tiết kiệm chi phí, thu lợi nhuận tối đa.
- Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty là kinh doanh dược phẩm Bên cạnh đó kinh doanh dược mỹ phẩm cũng đóng góp một phần nhỏ Song sản phẩm dược phẩm đang chiếm thị phần lớn, và nó đang được phân phối rộng rãi.Với trên 500 mặt hàng, thị trường của Công ty trải rộng từ Bắc đến Nam, gồm: Các doanh nghiệp, các trung tâm y tế,.v.v Nhưng đáng kể hơn cả là kênh phân phối tới nhà thuốc trên địa bàn Hà Nội, và các tỉnh, thành phố trong cả nước và các doanh nghiệp như:
Bệnh viện Da Liễu Quốc Gia
Bệnh viện Đa khoa Bình Định
Công ty kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi kinh tế đồng thời chịu trách nhiệm trước Bộ Y tế về bảo quản, sử dụng và lưu hành sản phẩm.
Với đặc điểm của một doanh nghiệp thương mại, công việc kinh doanh chủ yếu là mua vào, bán ra, nên công tác tổ chức kinh doanh là tổ chức quy trình luân chuyển hàng hóa chứ không phải là quy trình công nghệ sản xuất. Công ty thực hiện các nghiệp vụ linh hoạt, theo đó áp dụng cả hai phương thức mua bán qua kho và giao thẳng không qua kho Quy trình luân chuyển hàng hóa của công ty được thực hiện dưới dạng sơ đồ sau:
(Bán giao thẳng không qua kho)
* Mô hình mạng lưới kinh doanh của Công ty
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HỒ BẮC
2.2.1 Đặc điểm hàng hoá và phương thức kinh doanh của công ty
Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty là kinh doanh dược phẩm, sản phẩm không thể thiếu trên thị trường Đây là loại hàng hoá đặc biệt liên quan đến sức khoẻ và tính mạng của con người.
Hàng hóa của doanh nghiệp đã có mặt ở khắp các nơi trên thị trường trong khu vực Hà Nội, các tỉnh lân cận và thị trường các tỉnh trên toàn quốc Đội ngũ cộng tác viên của công ty khá đông và phân bố rộng khắp trong cả nước : Thái Bình, Thanh Hoá, Hải Phòng
Các hình thức bán hàng
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề tiêu thụ hàng bán ra nênCông ty đã đề ra nhiều biện pháp đẩy mạnh công tác bán hàng như: Nâng cao chất lượng hàng hóa, nghiên cứu thị trường, thực hiện các chính sách quảng cáo và có chính sách giá phù hợp….
Về phương thức bán hàng, hiện nay Công ty áp dụng hình thức là bán hàng trực tiếp và gửi hàng đi cho khách hàng.
* Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho của doanh nghiệp Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua, công ty đã nhận được tiền hoặc có quyền thu tiền của người mua, giá trị của hàng hoá đã được thực hiện vì vậy quá trình bán hàng đã bán hoàn thành.
- Bán buôn : Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi đó kế toán của công ty lập hoá đơn GTGT Hoá đơn được lập thành ba liên : liên
1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán Phòng kế toán cũng lập phiế xuất kho, phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn GTGT được dùng làm căn cứ để thu hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ tiền hàng.
Khi đã kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT của nhân viên bán hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết 3 liên phiếu thu sau đó sẽ đưa 1 liên đóng dấu cho khách hàng thể hiện việc thanh toán đã hoàn tất.
Trong phương thức bán buôn này, công ty sử dụng hình thức bán buôn qua kho: công ty sẽ xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng.Nhân viên bán hàng cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đến kho để nhận đủ hàng và mang hàng giao cho người mua Hàng hoá được coi là bán khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Việc thanh toán tiền hàng có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi.
Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
* Phương thức gửi hàng đi cho khách hàng.
Phương thức gửi hàng đi là phương thức bên bán gửi hàng đi cho khách hàng theo các điều kiện của hợp đồng kinh tế đã ký kết số hàng gửi đi vẫn thuộc quyền kiểm soát của bên bán, khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hợp ích và rủi ro được chuyển giao toàn bộ cho bên mua, giá trị hàng hoá đã được thực hiện là thời điểm bên bán được ghi nhận doanh thu bán hàng.
*Các phương thức thanh toán tiền hàng
Hiện nay, Công TNHH Hồ Bắc áp dụng hai hình thức thanh toán là:
- Hình thức thanh toán ngay: Khi hàng hóa xuất giao cho khách hàng, Công ty thu được tiền ngay (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,…)
+ Thanh toán bằng tiền mặt : Tiền Việt Nam ( TK 1111), Ngoại tệ (TK 1112: USD).
+ Thanh toán bằng chuyển khoản : mở các tiểu khoản thuộc ngân hàng Vietcombank ( TK 1121) và ngân hàng Agribank ( TK 1122)
- Hình thức thanh toán chậm: Áp dụng đối với những khách hàng thường xuyên, lâu dài cho phép khách hàng thanh toán chậm sau một thời gian nhất định và còn tuỳ vào mối quan hệ giữa khách hàng với công ty và khối lượng hàng hoá bán ra.
2.2.2 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Hồ Bắc
* Các chứng từ kế toán sử dụng:
Trong công tác kế toán bán hàng, chứng từ kế toán ban đầu được sử dụng để hạch toán là:
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu Thu, giấy báo có ngân hàng ……….
- Bảng kê bán hàng hóa dịch vụ
- Báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền của các đơn vị cơ sở.
Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng Để hạch toán doanh thu bán hàng và thuế GTGT kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511 : Doanh thu bán hàng
- TK 521 : Các khoản giảm trừ doanh thu
- TK 111, 112 : Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- TK 333(1) : Thuế GTGT đầu ra phải nộp
- TK 131 : Phải thu của khách hàng
* Quy trình ghi sổ Kế toán bán hàng như sau:
Hàng ngày khi nhận được các hóa đơn bán hàng và giấy nộp tiền của nhân viên thu tiền, kế toán sẽ hạch toán và ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, và vào Sổ chi tiết tài khoản liên quan Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
2.2.2.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu.
Với chính sách cởi mở để thúc đẩy hàng bán ra, Công ty cho phép khách hàng giảm giá hàng bán, trả lại hàng kém chất lượng thông qua đơn đề nghị trả lại hàng và biên bản kiểm tra chất lượng
Trong thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH Hồ Bắc, khi hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu chỉ phát sinh khoản giảm giá hàng bán, kế toán sử dụng TK 532 “Giảm giá hàng bán”.
Hàng ngày, khi phát sinh các khoản giảm giá hàng bán, kế toán bán hàng và theo dõi công nợ ghi vào “Sổ Nhật ký chung”, sau đó ghi vào sổ
“Sổ chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu” Cuối tháng tổng hợp vào “Sổ doanh thu”
Ví dụ: Khi phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán, kế toán tiền hành định khoản:
Có TK 1111: 15.750.000đ Cuối tháng 11/2011, Kế toán kết chuyển và ghi sổ Cái
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HỒ BẮC
ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
Sau khi thành lập, Công ty TNHH Hồ Bắc đã đi vào ổn định và hoạt động có hiệu quả Sự trưởng thành của Công ty không chỉ thể hiện ở cơ sở vật chất kỹ thuật mà còn thể hiện ở trình độ quản lý kinh tế đã và đang từng bước hoàn thiện và nâng cao Trong nền kinh tế thị trường đầy thử thách, các doanh nghiệp luôn phải tìm cách đi lên bằng chính nội lực của mình, phải tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về mọi mặt Có biết bao doanh nghiệp đã bị đào thải bởi không thích nghi được với cơ chế này, Công ty đã nhận ra những mặt yếu kém không phù hợp với cơ chế mới nên đã có nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả, khắc phục mọi khó khăn, hoà nhịp với nền kinh tế thị trường, trong đó có thực hiện tốt tổ chức kế toán bán hàng.
Ngoài ra để tiêu thụ được hàng hoá nhanh, hạch toán chính xác, đầy đủ các yếu tố đầu vào, Công ty giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh luôn nghiên cứu thăm dò thị trường, thăm dò thị hiếu khách hàng để từ đó không ngừng đổi mới nâng cao chất lượng hàng hoá.
Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Hồ Bắc, được quan sát thực tế về tổ chức kế toán của công ty, với những kiến thức đã học tại trường và khả năng tuy còn hạn chế nhưng Em xin đưa ra một vài nhận xét của mình về tổ chức kế toán chung và công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng như sau:
Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay,xét đến cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp từ tổ chức, kỹ thuật, quản lý Song, một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm thực hiện và có hiệu quả hơn cả là không ngừng tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm Tuy nhiên với doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì mục tiêu tối đa là tìm được nguồn hàng đầu vào với giá thành thấp mà chất lượng vẫn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Cùng với sự phát triển của công ty, tổ chức kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện và đạt được những thành tựu đáng kể sau:
* Về bộ máy kế toán:
Công tác kế toán trong công ty được tổ chức có kế hoạch sắp xếp các cán bộ nhân viên kế toán một cách phù hợp với năng lực, trình độ của từng người.
Do vậy mọi công việc đều hoàn thành kịp thời theo đúng sự chỉ đạo hướng dẫn của kế toán trưởng.
* Về chế độ ghi chép ban đầu: Đối với công tác hạch toán, từ lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ đều được công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ ban hành. Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ và trình tự ghi chép đm bo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và cơ sở quản lý giúp cho công tác giám sát tình hình nhập xuất hàng hoá được kịp thời, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận có liên quan.
* Về hình thức Sổ kế toán:
Theo chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức Sổ kế toán là: Nhật ký chung, Nhật ký- Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký- Chứng từ Mỗi hình thức đều có những ưu điểm riêng và điều kiện áp dụng thích hợp Hiện nay, Công ty TNHH Hồ Bắc sử dụng các loại Sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Qua nghiên cứu tình hình thực tế, Em nhận thấy hình thức Nhật ký chung mà Công ty đang áp dụng là khá hợp lý.
*Về các khoản nghĩa vụ đối với Nhà Nước:
Công ty luôn thực hiện đầy đủ và đúng hạn các khoản thuế đối vớiNhà Nước, các cơ quan cấp trên, với cơ quan chủ quản như nộp thuế Giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, hay Sở Y tế
Nhờ có sự cố gắng, nỗ lực trong công việc, Phòng Kế toán đã góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập kế hoạch kinh doanh từng thời kỳ sát với thực tế, có tính khả thi cao. Bên cạnh những ưu điểm nói trên, Công ty TNHH Hồ Bắc còn vướng mắc một số khó khăn mà đội ngũ lãnh đạo và nhân viên đang từng bước khắc phục và không ngừng hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty.
Mặc dù công tác kế toán tại Công ty cổ TNHH Hồ Bắc đã đáp ứng được yêu cầu quản lý về hai khía cạnh: Tuân thủ chuẩn mực kế toán chung và phù hợp với tình hình quản lý thực tế của công ty nhưng vẫn còn một số tồn tại trong công tác kế toán, đặc biệt là trong công tác quản lý kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
* Về chi phí mua hàng:
Chi phí mua hàng như: Cước vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá Công ty không hạch toán vào giá mua của hàng hoá mà hạch toán vào chi phí bán hàng (TK641) cùng với các chi phí khác phát sinh trong quá trình bán hàng Do đó cuối kỳ chi phí thu mua không được phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ và hàng tồn kho còn lại theo đúng quy định của Bộ Tài chính mà hạch toán luôn vào kết quả của kỳ đó, điều này dẫn đến tình trạng xác định không đúng giá vốn của hàng hoá bán ra, cũng như xác định không chính xác kết quả kinh doanh trong kỳ Đồng thời Công ty sẽ gặp khó khăn trong việc xây dựng đánh giá chi phí phát sinh cũng như khó khăn trong việc xây dựng một chiến lược kinh doanh hợp lý.
* Về việc lập dự phòng phải thu khó đòi:
Mạng lưới tiêu thụ hàng hoá trong phạm vi thành phố Hà Nội củaCông ty khá rộng, bên cạnh các khách hàng thường xuyên, lâu dài công ty luôn mở rộng quan hệ, tìm ra các khách hàng mới Do đó cũng thường phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi, nhất là khối Nhà Thuốc Nhưng hiện nay Công ty không trích lập dự phòng phi thu khó đòi.
* Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
Trong việc hạch toán hàng tồn kho, Công ty TNHH Hồ Bắc lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên liên tục sự biến động của tài sản, hàng hoá của công ty trong mọi thời điểm.
Công ty áp dụng phương pháp tính theo giá bình quân cả kỳ dự trữ xác định giá vốn hàng bán Phương pháp này có ưu điểm là giúp cho việc ghi chép sổ sách thuận lợi, đơn giản.
* Về chính sách khuyến khích tiêu thụ: Đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá là một trong những mục tiêu Công ty đặt ra nhằm không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh, chiếm lĩnh thị trường, tăng nhanh vòng luân chuyển vốn và ngày càng thu được lợi nhuận cao Tuy nhiên hiện nay, Công ty TNHH Hồ Bắc chưa có chính sách mạnh trong khuyến khích tiêu thụ như: Chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá, bớt giá,… mà chỉ giảm giá trong từng trường hợp cụ thể.
3.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Hồ Bắc.
CÁC YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
- Việc hoàn thiện phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế toán và chế độ quản lý Tài chính hiện hành của Nhà Nước.
- Các biện pháp hoàn thiện đưa ra cần mang tính khả thi, có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất Chính vì vậy, việc hoàn thiện phải dựa trên nguồn nhân lực hiện có, bộ máy quản lý Công ty không thay đổi, phù hợp với đặc điểm của Công ty.
- Hoàn thiện kế toán phải đảm bảo kết hợp thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết Nguyên tắc này thể hiện ở việc sử dụng khoa học hệ thống tài khoản bảo đảm hiệu quả của tổ chức kế toán, đồng thời có một hệ thống Sổ chi tiết, gọn nhẹ và đầy đủ.
- Cuối cùng, việc hoàn thiện tổ chức kế toán phải đảm bảo được việc cung cấp thông tin kịp thời cho cán bộ quản lý.
Tóm lại, để đưa hàng hoá của Công ty đến tay người tiêu dùng, thảo mãn nhu cầu của họ đòi hỏi phi có sự kết hợp hài hoà, sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HỒ BẮC
* Giải pháp 1: Về phương pháp hạch toán:
-Việc hạch toán và phân bổ chi phí mua hàng (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho bãi, hoa hồng thu mua ) cho hàng tồn kho và hàng tiêu thụ cần được hạch toán theo quy định của bộ Tài Chính Điều này sẽ giúp cho Công ty phản ánh chính xác trị giá vốn của hàng bán ra và phản ánh đúng kết quả tiêu thụ của kỳ đó Đồng thời giúp cho Công ty xây dựng một chiến lược kinh doanh hợp lý
Số Ngày Nợ Có chú
Chi phí mua hàng tồn kho
Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ 22.288.00
0 Phân bổ chi phí mua hàng cho số hàng bán ra trong kỳ Chi phí mua hàng tồn cuối kỳ
- Để tiện theo dõi, kế toán nên mở “Sổ chi tiết chi phí mua hàng”, hàng ngày hàng tháng căn cứ vào các chứng từ liên quan đến chi phí mua hàng, kế toán phản ánh ghi chép vào sổ.
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ MUA HÀNG
* Giải pháp 2: Về việc lập dự phòng phải thu khó đòi
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Hồ Bắc có những khoản thu mà người nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ, nhưng Công ty vẫn chưa có kế hoạch lập dự phòng phải thu khó đòi.Vì vậy, để quán triệt nguyên tắc “Thận trọng” trong kế toán, công ty nên tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi là cho phép doanh nghiệp được tính dự phòng bằng cách dành một phần lợi nhuận kinh doanh trong năm để chuyển sang năm sau nhằm để trang trải nợ phải thu khó đòi có thể phải xử lý trong năm sau, không làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của năm sau:
Theo quy định về lập dự phòng phải thu khó đòi (Thông tư 13/2006/TT- BTC ngày 27/2/2006) thì:
- Điều kiện lập dự phòng phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán được ghi trong Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
- Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi:
- Trình tự kế toán dự phòng phải thu khó đòi:
Trên cơ sở những đối tượng và điều kiện lập dự phòng về nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch của các khoản nợ và tiền hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên Mức lập dự phòng theo quy định như sau:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam gữi, xét xử hoặc đang thi hành án thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Sau khi trích lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu hồi được (Nợ phải thu khó đòi), kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập
+ Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, kế toán ghi:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 1592- Dự phòng phải thu khó đòi + Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, kế toán ghi:
Nợ TK 1592- Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642- Chi phí quản lý kinh doanh (Chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi).
+ Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì được phép xoá nợ Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi:
Nợ TK 1592- Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh (Nếu chưa lập dự phòng)
Có TK 131- Phải thu của khách hàng
Có TK 138- Phải thu khác Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”
+ Đối với những khoản phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Có TK 711- Thu nhập khác Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”.
* Giải pháp 3: Về các chính sách khuyến khích tiêu thụ:
Hiện nay, Công ty TNHH Hồ Bắc chưa có hình thức chiết khấu thương mại cho những đơn vị mua hàng với khối lượng lớn Công ty nên áp dụng chính sách này thì sẽ hấp dẫn khách hàng hơn và vì vậy thiết lập được mối quan hệ lâu dài với khách hàng nhằm không ngừng nâng cao doanh số bán hàng. Để hạch toán các nghiệp vụ này, công ty sử dụng TK 521- Chiết khấu thươg mại.
Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán ghi:
Nợ TK 521- Chiết khấu thương mại
Có TK 111, 112, 131 Đồng thời cuối kỳ kết chuyển giảm doanh thu:
