Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

MƠN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN 1.1 Khái niệm, ý nghĩa nguyên tắc tổ chức công tác KT 1.1.1 Sự cần thiết khách quan tổ chức cơng tác kế tốn Tổ chức cơng tác kế tốn phân hệ thơng tin hệ thống quản lý, tổ chức kế tốn có vai trị cung cấp thơng tin hữu ích tình hình tài đơn vị hạch tốn thơng qua hệ thống ghi chép, tổng hợp chứng từ, sổ tài khoản biểu mẫu báo cáo nhằm phục vụ đắc lực cho công tác quản lý Tổ chức công tác kế toán khoa học học ký doanh nghiệp giúp cho việc cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến động tài sản, doanh thu, chi phí, kết hoạt động kinh doanh, qua giảm bớt khối lượng cơng tác kế tốn trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường đánh giá hiệu kinh tế, xác định lợi ích Nhà nước, chủ thể kinh tế thị trường … Việc tổ chức công tác kế tốn khoa học hợp lý doanh nghiệp khơng đảm bảo ch việc thu nhận, hệ thống hóa thơng tin kế tốn đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài mà cịn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa hành vi làm tổn hại đến tài sản doanh nghiệp Xuất phát từ vai trị quan trọng cơng tác kế tốn tổ chức tốt cơng tác kế tốn vấn đè đơn vị quan tâm Nếu doanh nghiệp tổ chức tốt công tác kế tốn mang lại nguồn lợi lớn cho doanh nghiệp, ngược lại gây lãng phí, thất thoát, giảm lực sản xuất kinh doanh Nền kinh tế Việt Nam giai đoạn chuyển mạnh mẽ, với chủ trương Đảng Nhà nước đa dạng hóa thành phần kinh tế thành phần kinh tế Nhà nước đóng vai trị chủ đạo, lấy Tổng công ty Nhà nước hay tập đoàn kinh tế Nhà nước làm tảng thúc đẩy tăng trưởng kinh tế công cụ điều tiết kinh tế vĩ mô Nhà nước để định hướng phát triển kinh tế 1.1.2 Khái niệm tổ chức cơng tác kế tốn Tổ chức cơng tác kế toán tổ chức việc thực chuẩn mực chế độ kế tốn để phản án tình hình kết hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thơng tin tài liệu kế tốn nhiệm vụ khác kế toán 1.1.3 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn Tổ chức cơng tác kế tốn bao gồm nội dung chủ yếu sau đây: - Tổ chức thực chế độ chứng từ kế toán - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoảng kế toán doanh nghiệp - Tổ chức thực chế độ sổ kế toán doanh nghiệp - Tổ chức thực chế độ báo cáo tài báo cáo kế toán quản trị - Tổ chức thực chế độ kiểm tra kế toán - Tổ chức thực chế độ kiểm tra tài sản - Tổ chức thực chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tốn 1.1.4 Ý nghĩa việc tổ chức cơng tác kế toán Kế toán việc thu nhập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thơng tin tài hình thức giá trị, vật thời gian lao động Kế toán công cụ quản lý nhằm phản ánh giám đốc tồn diện mặt hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp Trong kế toán nghiệp kinh tế ghi chép đầy đủ, liên tục, có hệ thống sở chứng từ hợp lệ Chính điều làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát kế toán Nhiệm vụ kế tốn thu nhập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn theo đối tượng nội dung cơng việc kế toán theo quy định chuẩn mực chế độ kế toán; kiểm toán, giám sát khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, tốn nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản nguồn hình thành tài sản; Phát ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật kế tốn; Phân tích thơng tin, số liệu kế tốn giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; Cung cấp thơng tin số liệu kế tốn theo quy định pháp luật -> Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý doanh nghiệp giúp cho việc cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời,k đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến động tài sản, doanh thu, chi phí, kết hoạt động kinh doanh, qua làm giảm bớt khối lượng cơng tác kế tốn trùng lặp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường đánh giá hiệu kinh tế, xác định lợi ích Nhà nước chủ thể kinh tế thị trường … Tóm lại, việc tổ chức cơng tác kế tốn khoa học hợp lý doanh nghiệp đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thơng tin kế tốn đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho việc công tác quản lý kinh tế, tài mà cịn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa hành vi làm tổn hại đến tài sản doanh nghiệp 1.1.5 Vai trò tổ chức cơng tác kế tốn cơng tác quản lý doanh nghiệp Trong quản lý doanh nghiệp, tổ chức cơng tác kế tốn nội dung quan trọng Với chức cung cấp thông tin kiểm tra hoạt động kinh tế - tài nên cơng tác kế tốn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu chất lượng công tác quản lý doanh nghiệp Thêm vào đó, cịn ảnh hưởng đến việc đáp ứng yêu cầu quản lý khác đối tượng có quyền lợi trực tiếp gián tiếp liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, có quan chức nhà nước Trong giai đoạn nay, kinh tế Việt Nam hội nhập vào kinh tế khu vực giới vấn đề cạnh tranh diễn ngày thường xuyên khốc liệt Lúc này, chất lượng thông tin kế toán coi tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo an toàn khả thắng lợi định kinh doanh Thông tin kế tốn tài kế tốn quản trị hợp thành hệ thống thơng tin hữu ích cần thiết cho nhà quản trị Để tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp cần vào qui mô hoạt động, đặc điểm ngành lĩnh vực hoạt động; đặc điểm tổ chức sản xuất quản lý tính chất quy trình sản xuất doanh nghiệp đồng thời phải vào sách, chế độ nhà nước ban hành Tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với tình hình hoạt động doanh nghiệp khơng chi tiết kiệm chi phí mà cịn đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với yêu cầu quản lý khác 1.2 Các ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Việc tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Tổ chức cơng tác kế tốn phải đảm bảo tuân thủ Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế tốn, qui định, thơng tư hướng dẫn thực chế độ kế toán doanh nghiệp văn pháp qui khác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động kế toán luật thuế, Luật doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần nắm vững hệ thống văn pháp quy việc vận hành thực tế hệ thống - Tổ chức cơng tác kế tốn cần đảm bảo thu nhận hệ thống hố thơng tin tồn hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp nhằm cung cấp thơng tin kế tốn đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài nhà nước quản trị kinh doanh doanh nghiệp - Phù họp với quy mô đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh đặc điểm tổ chức quản lý doanh nghiệp - Phù họp với trình độ khả đội ngũ cán kế toán doanh nghiệp khả trang bị phương tiện kỹ thuật tính tốn ghi chép doanh nghiệp - Nguyên tắc thống nhất: Theo ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn phải đảm bảo tính thống kế tốn quản lý Vì kế tốn phân hệ hệ thống quản lý với chức thông tin kiểm tra hoạt động tài đơn vị hạch toán Do việc thống kế toán quản lý tất yếu Mặt khác, đảm bảo tính thống đơn vị hạch toán với đơn vị quản lý cịn hiểu thống khơng gian quản lý tổ chức hạch toán theo yêu cầu quản lý đảm bảo hoạt động kế toán phải sát với quản lý đáp ứng nhu cầu thông tin chơ phận quản lý khác - Nguyên tắc phù hợp: Theo nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn phải đảm bảo tính phù hợp hệ thống kế toán (giữa đối tượng phương pháp, hình thức sổ kế tốn máy kế toán) Mặt khác phần hành kế tốn cần phải tổ chức khép kín qui trình kế tốn, theo phương pháp riêng biệt mối quan hệ chúng phải cụ thể hoá thích họp với phần hành cụ thể Đồng thời tuỳ theo tính phức tạp đối tượng để xác định bước qui trình kế tốn chọn hình thức sổ kế tốn cách thích hợp - Nguyên tắc quốc tế nghề nghiệp kế toán: Theo nguyên tắc văn pháp lý tác nghiệp kế toán trang bị kỹ thuật phải hướng tới trình độ chuẩn mực quốc tế kế toán Mặt khác cần nghiên cứu đầy đủ nguyên tắc chuẩn mực kế toán quốc tế thực tiễn tổ chức quản lý Việt Nam để vận dụng cách phù hợp với yêu cầu quản lý cấp chủ thể, đơn vị hạch toán - Nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả: Theo nguyên tắc này, chi phí cho tổ chức máy kế tốn, cơng tác kế tốn đơn vị hạch toán phải đảm bảo mức thấp thơng tin cho quản lý phải đáp ứng mức tối đa nhằm giúp cấp đưa định kinh doanh cách hiệu 1.3 Đối tượng nghiên cứu: 1.3.1.Đối tượng nghiên cứu chung: Tài sản vận động tài sản qua giai đoạn khác trình tái sản xuất 1.3.2.Đối tượng nghiên cứu cụ thể: - Giai đoạn kế tốn bước cơng việc phải thực qui trình kế tốn đơn vị Gồm giai đoạn + Giai đoạn : Công tác hạch toán ban đầu Là việc vận dụng hệ thống chứng từ ban hành để lựa chọn số lượng chủng loại chứng từ cho phù hợp với đơn vị hạch toán để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị hạch toán + Giai đoạn 2: Ghi sổ kế toán Là việc vận dụng chế độ sổ kế toán Nhà nước ban hành để lựa chọn số lượng sổ phù hợp với đơn vi hạch tốn với hình thức sổ kế tốn lựa chọn nhằm phân loại hệ thống hố thơng tin kế toán để phản ánh số liệu kế toán phát sinh từ chứng từ gốc + Giai đoạn 3: Lập báo cáo tài Là việc vận dụng hệ thống BCTC chế độ ban hành chế độ báo cáo kế toán nội để phản ánh thơng tin từ sổ kế tốn vào hệ thống BCTC nhằm cung cấp thông tin cho đối tượng quan tâm - Tổ chức kế toán theo phần hành Phần hành kế toán đối tượng kế toán cụ thể Như Phần hành kế toán Nguyên vật liệu Phần hành kế toán Hàng tồn kho Phần hành kế toán thuế Phần hành kế toán TSCĐ, CCDC Phần hành kế toán toán: Với người mua, người bán, Ngân sách Nhà nước, Ngân hàng, toán nội Phần hành kế tốn tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm Phần hành kế tốn lao động tiền lương Phần hành kế toán tiêu thụ xác định kết tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ Phần hành kế toán kết phân phối kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp 1.3.3 Tổ chức máy kế toán Tổ chức máy kế toán xếp, phân cơng cơng việc (phần hành) cho kế tốn viên phịng kế tốn (hoặc phận kế tốn) doanh nghiệp, bao gồm : tổ chức nhân sự, tổ chức phần hành kế toán, tổ chức mối quan hệ phần hành tổ chức mối quan hệ phịng kế tốn phịng ban khác có liên quan Việc tổ chức máy kê toán doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu: - Việc tổ chức nhân phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Điều tránh tình trạng người xử lý nhiều công việc dẫn đến gian lận mà doanh nghiệp khơng thể kiểm sốt Bên cạnh đó, việc xác định rõ trách nhiệm nhân viên doanh nghiệp tránh tình trạng đùn đẩy công việc đổ trách nhiệm cho - Tính đồng cơng việc: Tính đồng cơng việc thể chỗ tồn công việc phân bổ cho tất phịng ban nhân viên, khơng để xảy tình trạng giao nhiều việc cho phận, nhân viên việc cho phận, nhân viên khác, nhiều việc vào thời điểm việc vào thời điểm khác Tính đồng cơng việc giúp cho cơng tác kế tốn doanh nghiệp vận hành trôi chảy, đảm bảo cung cấp số liệu xác kịp thời cho đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn - Đảm bảo lực nhân viên: Việc đảm bảo lực nhân viên vấn đề mà lãnh đạo doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm chất lượng cơng tác kế tốn phụ thuộc chủ yếu vào trình độ khả thành thạo cơng việc người Ngoài việc tuyển dụng nhân viên có lịng u nghề trình độ chun môn cao, doanh nghiệp cần trọng đến công tác đào tạo bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên để họ đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc, đồng thời thường xuyên phổ biến yêu cầu qui định đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên Định kỳ, doanh nghiệp nên tổ chức “luân chuyển cán bộ” để tránh tình trạng nhân viên giải cơng việc theo “lối mòn”, điều giúp doanh nghiệp phát nhân viên làm tốt cơng việc mà trước họ chưa phân công, đồng thời tránh gian lận nhân viên có thâm niên lĩnh vực họ đảm nhiệm Ngồi ra, ln chuyển cán cịn giải pháp giúp doanh nghiệp đào tạo nhân viên có hiểu biết tồn quy trình kế tốn doanh nghiệp, đặc biệt đối tượng phát triển thành cán quản lý 1.3.4 Các phương thức tổ chức máy kế toán - Bộ máy kế toán theo kiểu trực Theo kiểu trực tuyến kế toán trưởng trực tiếp điều hành kế toán viên không thông qua khâu trung gian nhận lệnh Với cách tổ chức máy kế toán kiểu trực tuyến mối quan hệ phụ thuộc máy kế toán trở nên đơn giản, phương thức điều hành gọn nhẹ Kiểu tổ chức máy kế toán trực tuyến thường áp dụng trường hợp hoạt động kế toán tập chung hoạt động sản xuất kinh doanh quy mô nhỏ Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu - Theo kiểu trực tuyến tham mưu máy kế tốn hình thành vừa có tính trực tuyến tương tự phương thức trực tiếp đồng thời vừa có tính tham mưu giữ kế tốn trưởng phận kế toán Mối liên hệ tham mưu đạo kế toán trưởng thường áp dụng phận đảm nhiệm măng cơng việc chun sâu phức tạp Cịn phận khác khơng chun sâu, kế tốn trưởng đạo trực tiếp - Bộ máy kế toán kiểu chức Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức chia thành nhiều phận độc lập đảm bảo chức hoạt động riêng rẽ, thường gọi ban, phịng kế tốn Kế tốn trưởng đơn vị đạo kế tốn nghiệp vụ thơng qua trưởng ban (phịng) kế tốn Mối liên hệ chi đạo từ kế toán trưởng đến phận phương thức tổ chức giảm nhẹ so với phương thức khác Kiểu tổ chức máy kế toán thường áp dụng quy mô máy kế tốn lớn, nhiều thành viên - Mơ hình máy kế tốn theo hình thức tổ chức cơng tác kế tốn: Việc lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác kế toán phụ thuộc vào mức độ phạm vi phân cấp quản lý kinh tế - tài nội đơn vị Trong thực tế tổ chức công tác kế tốn đơn vị, tồn hình thức tổ chức cơng tác kế tốn Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tập trung Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn phân tán Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn vừa tập trung vừa phân tán + Hình thức tổ chức máy kế tốn tập trung: Theo hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tập trung, đơn vị lập phịng kế tốn tài (đơn vị kế tốn cấp sở) để thực tồn cơng tác kế tốn, cơng tác tài cơng tác thống kê đơn vị Còn đơn vị trực thuộc, phận trực thuộc khơng có tổ chức kế tốn riêng, mà bố trí nhân viên hạch tốn ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ ban đầu để hàng ngày định kỳ lập bảng kê chuyển chứng từ phịng kế tốn đơn vị để tiến hành ghi chép kế toán Ưu điểm: Tập trung hố cơng tác kế tốn, cung cấp thơng tin kế toán kịp thời phục vụ cho quản lý kinh tế - tài tập trung đơn vị Thuận tiện cho việc phân cơng lao động Phịng kế tốn, cho việc sử dụng máy vi tính cơng tác kế tốn tài thống kê đơn vị thích hợp với đơn vị có quy mơ vừa nhỏ Nhược điểm: Hạn chế việc kiểm tra chỗ kế toán viên nghiệp vụ kinh tế - tài phát sinh đơn vị trực thuộc Không cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho cán quản lý đơn vị trực thuộc, tiến độ lập báo cáo kế tốn định kỳ đơn vị chậm việc tổ chức luân chuyển chứng từ ban đầu không tốt địa bàn hoạt động đơn vị trực thuộc xa đơn vị + Hình thức tổ chức máy kế tốn phân tán: Theo hình thức tổ chức cơng tác kế tốn này, đơn vị tổ chức Phịng kế tốn - Tài trung tâm (đơn vị kế tốn cấp sở) cịn đơn vị trực thuộc phân cấp quản lý kinh tế - tài mức độ cao có tổ chức kế tốn riêng (các đơn vị kế tốn phụ thuộc) Ưu điểm: Hình thức thích hợp với đơn vị lớn có-nhiều đơn vị trực thuộc phân cấp quản lý kinh tế tài nội mức độ cao, tăng cường việc kiểm tra, giám sát trực tiếp kế toán viên chỗ hoạt động kinh tế tài đơn vị trực thuộc, cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời phục vụ cho việc điều hành quản lý hoạt động kinh tế tài đơn vị trực thuộc Nhược điểm: Khơng cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời tồn hoạt động kinh tế tài tồn đơn vị tổng thể Khơng thuận lợi cho việc giới hố cơng tác kế tốn Kế tốn trưởng khơng kiểm tra, kiểm sốt cách kịp thời, thường xun liên tục tồn cơng tác kế tốn tài thống kê đơn vị phụ thuộc tồn đơn vị tổng thể + Hình thức tổ chức máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán Theo hình thức tổ chức cơng tác kế tốn này, đơn vị lập Phịng 10